Secretaría de Hacienda y Crédito Público

NEIFGSP 006 - NORMA PARA REGISTRAR LA ESTIMACIÓN Y LA CANCELACIÓN DE CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR IRRECUPERABLES Norma Específica de Información Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal

Emitida por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública

2011

NEIFGSP 006 Av. Constituyentes 1001, Edificio C1, 2° piso ala Norte, Col. Belén de las Flores, Del. Álvaro Obregón, México, D.F., C.P. 01110, Tel. (52) 55 3688 4605, www.hacienda.gob.mx

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NEIFGSP 006 - NORMA PARA REGISTRAR LA ESTIMACIÓN Y CANCELACIÓN DE CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR IRRECUPERABLES ÍNDICE Norma Específica de Información Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal PÁRRAFO

PÁGINA OBJETIVO

1

ÁMBITO DE APLICACIÓN

1

2-3

MARCO LEGAL

1

2

Leyes

1

3

Reglamentos

1

1

4

MARCO TÉCNICO

1

5

DEFINICIONES

1

6

NORMA

2

7-17

PROCEDIMIENTO CONTABLE

18-21

OTRAS DISPOSICIONES LEGALES

4

22

PRESENTACIÓN

4

23

VIGENCIA

4

24

INTERPRETACIÓN

4

ANEXO Acta de Depuración y Cancelación de Saldos

2-4

5-11 7-11

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NEIFGSP 006 - NORMA PARA REGISTRAR LA ESTIMACIÓN Y CANCELACIÓN DE CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR IRRECUPERABLES OBJETIVO Que las entidades paraestatales registren las estimaciones contables que muestren razonablemente las cuentas por cobrar que consideren de difícil cobro, y den de baja en su contabilidad las cuentas por cobrar irrecuperables. ÁMBITO DE APLICACIÓN 1

Es de aplicación obligatoria lo establecido en esta Norma a las entidades del Sector Paraestatal de la Administración Pública Federal.

MARCO LEGAL 2

Leyes Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley del Impuesto Sobre la Renta.

3

Reglamentos Reglamento de la Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

MARCO TÉCNICO 4

Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental Acta de Depuración y Cancelación de Saldos (Anexo)

DEFINICIONES 5

Para los efectos de la presente Norma, los términos que siguen se usan con los significados que a continuación se les asigna: Estimación de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables.- Es la afectación que una entidad hace a sus resultados, con base en experiencias o estudios y que permiten mostrar, razonablemente el grado de cobrabilidad de esas cuentas o documentos, a través de su registro en una cuenta de mayor de naturaleza acreedora Cancelación de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables.- Es la baja en registros contables de adeudos a cargo de terceros y a favor de la entidad, ante su notoria imposibilidad de cobro. NEIFGSP 006 NRECCDCI

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Las entidades mostrarán razonablemente en sus registros y presentarán en su información financiera, las cantidades que esperan recibir en pago de sus cuentas por cobrar, para lo cual darán efecto a estimaciones contables por sus cuentas consideradas de difícil cobro o incobrables.

PROCEDIMIENTO CONTABLE 7

Estimación de cuentas de difícil cobro ó incobrables: a) La entidad, de acuerdo con estudios o conforme a su experiencia determinará la base más adecuada para realizar los incrementos mensuales a una cuenta complementaria de activo de naturaleza acreedora que se recomienda denominar "Estimación para Cuentas Incobrables", empleando para esos aumentos el registro indicado más adelante para “el incremento en las cuentas consideradas de difícil cobro o incobrables”. b) La entidad cuando menos anualmente analizará las cuentas por cobrar y procederá a identificar y relacionar aquellas con características de incobrabilidad atendiendo en primer término a lo dispuesto por las “Normas y Bases para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor de la Entidad” las cuales deberán ser aprobadas por su Órgano de Gobierno e informar a su Coordinadora de Sector de la existencia de éstas. Una vez concluida la relación, se elaborará con apoyo en ella una constancia en la cual deberán figurar como mínimo los siguientes datos:

8

−

Fecha de elaboración

−

Nombre o razón social del deudor

−

Importe de sus adeudos vencidos

−

Antigüedad de los adeudos

−

Descripción del motivo por el cual se consideran de difícil cobro o incobrables

−

Nombres, firmas y cargos del personal que obtuvo y que supervisó la información contenida en la constancia.

Es el Órgano de Gobierno de la Entidad el que al aprobar las citadas Normas y Bases autoriza y facilita la cancelación de los adeudos determinados como incobrables y a favor de la Entidad. Con apego a las disposiciones del documento se procederá a su cancelación.

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El área contable, con base en la constancia ajustará por lo menos al cierre del ejercicio, con aumentos o disminuciones, los saldos de la cuenta "Estimación para Cuentas Incobrables", de tal manera que estos saldos reflejen los montos de las cuentas calificadas como de difícil cobro o incobrables de acuerdo con la mencionada constancia. Para llevar a cabo lo anterior, la entidad efectuará los registros contables indicados a continuación, según correspondan:

10

Creación o incremento por cuentas consideradas de difícil cobro o incobrables CARGO

ABONO

Gastos Estimación para Cuentas Incobrables 11

Disminución por exceso en la estimación para cuentas consideradas de difícil cobro o incobrables Gastos

(X)

Estimación para Cuentas Incobrables 12

(X)

Procedimiento para la baja de cuentas incobrables. Cuando, de acuerdo con las “Normas y Bases para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor de la Entidad”, ésta lleve a cabo la baja de dichas cuentas realizará el registro siguiente:

13

Baja de las cuentas por cobrar: Estimación para Cuentas Incobrables

X

Cuentas por Cobrar 14

X

Recuperación de Cuentas Canceladas: En el caso de que se recuperen cuentas por cobrar ya canceladas, se registrará lo siguiente:

15

Para dejar evidencia de que la cuenta por cobrar fue cubierta: Bancos Cuentas por Cobrar

X X

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17

Para incrementar la estimación, por el cobro posterior a su cancelación: CARGO ABONO Cuentas por Cobrar X Estimación para Cuentas Incobrables X Las entidades para llevar a cabo la baja de cuentas incobrables deberán requisitar el Acta de Depuración y Cancelación de Saldos conforme a su instructivo. Para tal efecto, tanto el modelo de acta como el instructivo figuran en el Anexo.

OTRAS DISPOSICIONES LEGALES 18 Las entidades, deberán informar a su Coordinadora de Sector la aprobación de sus “Normas y Bases para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor de la Entidad” y enviarle un ejemplar de dicho documento. 19 Por lo anterior, en términos de lo dispuesto por la fracción XVII del artículo 58 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, la coordinadora de sector informará a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública), exclusivamente la fecha y número de acta con que fueron aprobadas dichas normas y, en su caso, la fecha de entrada en vigor. 20 Las entidades sujetas a la Ley del Impuesto Sobre la Renta, están obligadas a observar lo dispuesto por el Reglamento de la misma. 21 Las instituciones que son supervisadas, inspeccionadas y vigiladas por las Comisiones Nacionales Bancaria y de Valores, y de Seguros y Fianzas, observarán las disposiciones que por conducto de dichas comisiones, se dicten en esta materia. PRESENTACIÓN 22

La estimación para cuentas incobrables será presentada en el Balance General o Estado de Situación Financiera deduciéndola del rubro de cuentas por cobrar o bien, mediante un saldo neto de dichas cuentas y la estimación, detallando mediante nota complementaria al Estado Financiero la composición de esas cuentas por cobrar y la estimación.

VIGENCIA 23

La presente Norma Específica de Información Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal es aplicable a partir del 2011.

INTERPRETACIÓN 24

La Secretaría de Hacienda y Crédito Público a través de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, será la instancia facultada para la interpretación de esta Norma. NEIFGSP 006 NRECCDCI

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ANEXO

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ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS En

____________(1)____________

el

día

________(2)________

del

mes

de

__________(3)____________ de dos mil ____(4)____, a las ______(5)______ horas, en las instalaciones

de___________________________________

___________________________________(6)______________________________________ ___________sitas reunieron

en

___________________(7)_____________________________, los

se

CC._____________________________

___________________________________________________________________________ ___________(8)______________________________________________________________ _quienes manifiestan, que se levanta la presente Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, que

servirá

como

sustento

para

ajustar

la(s)

cuenta(s)______________________________________________(9)____________________ __con

los

importes:___________________________(10)________________________,

respectivamente; y que en el mismo orden, la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta

es________________________________11)__________________________

_________________, al tenor de las siguientes:

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DECLARACIONES Manifiesta el____________________________12)______________________________________________ ACUERDO Procede registrar los siguientes ______________(13)____________a las cuentas__________(14)________,por las cantidades_________________(15)____________________, los cuales serán correspondidos con _________________________________(16)_______________________________________a las cuentas_________________________________(17)____________________________________, por los importes_______________________(18)_______________________, respectivamente. Los firmantes hacen constar que el examen, los documentos que se anexan y sus opiniones, se refieren al asunto que ________(19)______________de _______________________(20) ___________________________ detalla en_______________(21)_________________________; y se han rubricado de conformidad los anexos y el documento de afectación contable, correspondiente al ajuste a las cuentas indicadas en la presente Acta. Asimismo declaran que presenciaron la invalidación de _______(22)_______________________,directamente relacionados con la corrección y/o ajuste de cuentas contables. El original de esta Acta y los anexos que en la misma se mencionan, por constituir el soporte documental de los registros contables, son parte del documento de afectación contable, y las copias quedan en poder de__________________(23)___. Leída la presente Acta y no habiendo más que hacer constar, a las _______________(24)__________hrs. del día____________(25)_____________________________________ de__________(26)_________ de dos mil _____(27)_____, se dio por concluido el Acto, firmando de conformidad las personas que en el intervinieron, tanto al calce y margen de las hojas del Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, como en los anexos que forman parte de la misma. ____________________________________________(28)________________________________ (29)________(30)___________________(31)_______________________(32)________________ ____ (32)____________

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NEIFGSP 006 - NORMA PARA REGISTRAR LA ESTIMACIÓN Y CANCELACIÓN DE CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR IRRECUPERABLES Instructivo de llenado I.

Para que esta Acta tenga validez, en el caso de las dependencias, se requiere que cuando menos estén representantes con autoridad suficiente de la Oficialía Mayor, Unidad del Órgano Interno de Control, Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto y de las áreas que hayan participado en los análisis, estudios técnicos, gestiones administrativas y judiciales, etc. En el caso de entidades paraestatales, deberán asistir representantes de las mismas áreas o equivalentes, además de la coordinadora sectorial.

II. El Acta no debe tener abreviaturas ni raspaduras. III. Llenado del Acta: (1) Indicar la localidad en la que se celebra el Acto. (2) Anotar con letra el día. (3) Asentar con letra el nombre del mes. (4) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (5) Indicar con letra la hora de inicio del Acto. (6) Anotar el nombre de la entidad o dependencia en donde se realiza el Acto. (7) Señalar el domicilio de las instalaciones en que se lleva a cabo la reunión. (8) Escribir el nombre completo, cargo que desempeña, dependencia o entidad y unidad de adscripción, de cada uno de los representantes que participan en el acto. (9) Anotar el número y denominación de la(s) cuenta(s). (10) Escribir, en el orden en que mencionan las cuentas, el (los) monto(s) con número y letra. (11) Indicar la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta. (12) Asentar en primer término el nombre del declarante y en seguida la narración de las acciones y cuando fueron realizadas al interior de la dependencia o entidad, así como las gestiones efectuadas, cuando, ante que instancia, áreas externas o personas, y los resultados obtenidos; asimismo, mencionar los nombres de los documentos y sus fechas, que apoyen lo dicho tales como estudios, dictámenes, citatorios, actas administrativas y judiciales, oficios, telegramas, etc., y la petición de que se anexen a este instrumento, como parte integrante. NEIFGSP 006 NRECCDCI Av. Constituyentes 1001, Edificio C1, 2° piso ala Norte, Col. Belén de las Flores, Del. Álvaro Obregón, México, D.F., C.P. 01110, Tel. (52) 55 3688 4605, www.hacienda.gob.mx

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NEIFGSP 006 - NORMA PARA REGISTRAR LA ESTIMACIÓN Y CANCELACIÓN DE CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR IRRECUPERABLES Asentar también, las atribuciones que tiene conferidas el declarante, y las disposiciones legales o de otra índole que les confieren, así como la opinión que tenga sobre el asunto en cuestión. (Sucesivamente se seguirá este procedimiento hasta agotar las declaraciones de los participantes en el Acto). (13) Señalar, según corresponda, cargo(s) o abono(s). (14) Especificar el número y denominación de la(s) cuenta(s) correspondiente(s). (15) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto catorce. (16) Señalar, según corresponda, cargo(s) o abono(s). (17) Especificar el número y denominación de la(s) cuenta(s) correspondiente(s). (18) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto diecisiete. (19) Anotar, según sea el caso, la Oficialía Mayor o el Órgano de Gobierno. (20) Señalar la denominación o razón social de la dependencia o entidad de que se trate. (21) Describir el nombre del documento (acta, acuerdo, memorándum, etc.), número de identificación y fecha. (22) Especificar los documentos relativos que consignen derechos u obligaciones como pagarés, facturas, cheques, etc., sus importes y fechas, respectivos. (23) Anotar el (los) nombre(s) de la(s) persona(s) que conservarán copia de esta Acta. Debe(n) corresponder a alguno(s) o todos los nombres a que se refiere el punto (8). (24) Anotar con letra la hora en que se dé por concluido el Acto. (25) Señalar con letra el día en que se dé por concluido el Acto. (26) Escribir el nombre del mes correspondiente. (27) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (28) Anotar el nombre completo y cargo del representante de la Oficialía Mayor o equivalente y recabar firma. (29) Anotar el nombre completo y cargo del representante del Órgano Interno de Control, y recabar firma. NEIFGSP 006 NRECCDCI Av. Constituyentes 1001, Edificio C1, 2° piso ala Norte, Col. Belén de las Flores, Del. Álvaro Obregón, México, D.F., C.P. 01110, Tel. (52) 55 3688 4605, www.hacienda.gob.mx

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NEIFGSP 006 - NORMA PARA REGISTRAR LA ESTIMACIÓN Y CANCELACIÓN DE CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR IRRECUPERABLES (30) Anotar el nombre completo y cargo del representante de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, o equivalente, y recabar firma. (31) Anotar, en su caso, el nombre completo y cargo del representante de la coordinadora sectorial, y recabar firma. (32) Anotar los nombres completos y cargos de los representantes de otras áreas participantes, y recabar firmas. NOTA: Este modelo de Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, no es limitativo, por lo cual las dependencias y entidades podrán agregar, conforme a sus necesidades, la información que consideren aclaratoria, complementaria o de particular interés.

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