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SEDEIW Servicio de Desarrollo 1 de las Empresas Públicas I Productivas I
La Paz, 06 de febrero de 2015 GERENCIA GENERAL SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA SEDEM/GG/N° 009/2015 TEMA: APROBACIÓN DEL MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS DE LA EMPRESA PÚBLICA PRODUCTIVA LÁCTEOS DE BOLIVIA - LACTEOSBOL. VISTOS:
La solicitud de aprobación del Manual de Adm inistración de Almacenes en Plantas y Oficinas de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, cursada mediante Inform e IN F /G G /LB /2014-1552 de 28 de noviem bre de 2014, em itido por el Encargado de Contabilidad de LACTEOSBOL; Nota Interna N I/G ID /2 0 14-0322 de 29 de diciembre de 2014 del Gerente de Investigación y Desarrollo del SEDEM; el Inform e Legal INF/GG/LB/2015-0161 de 06 de enero de 2015, expedido por el Asesor Legal de LACTEOSBOL y antecedentes adjuntos. CONSIDERADO I.
Que m ediante Inform e IN F/G G /LB /2014-1552 de 28 de noviembre de Contabilidad de LACTEOSBOL, Lic. Juan Gabriel Apaza Guarachi, via el Financiero, Lic. Eduardo Daza Sandoval, recomienda al Gerente Técnico aprobación del Manual de Adm inistración de Almacenes en Plantas y docum ento elaborado y revisado por las instancias respectivas.
2014, el Encargado de Gerente Adm inistrativo a.i. de LACTEOSBOL la Oficinas, adjuntando el
Que por Nota Interna N I/G ID /2014-0322 de 29 de diciem bre de 2014, el Gerente de Investigación y Desarrollo del SEDEM, Lic. Marco Aurelio Fernández Capriles, rem ite a la Asesoría Legal el Manual de Adm inistración de Almacenes en Plantas y Oficinas de LACTEOSBOL, indicando que el mismo fue revisado correspondiendo su aprobación m ediante Resolución Adm inistrativa. Que el Inform e Legal INF/G G /LB/2015-0161 de 06 de febrero de 2015, expedido por el Asesor Legal de LACTEOSBOL, Abog. Wilge Antonio Céspedes Suarez, recomienda rem itir el Inform e IN F /G G /LB /2014-1552 de 28 de noviembre de 2014, la Nota Interna N I/G ID /2014-0322 de 29 de diciem bre de 2014, el Inform e Legal y el Manual de Adm inistración de Almacenes en Plantas y Oficinas de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL ante la Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, para que en su calidad de Máxima Autoridad Ejecutiva, determ ine su aprobación mediante Resolución Adm inistrativa y en consecuencia se aplique sin excepción por todas las unidades organizacionales y servidores públicos de la entidad. CONSIDERANDO II:
Que m ediante Decreto Supremo N° 29254 de fecha 05 de septiembre de 2007, se crea la Empresa Pública Nacional Estratégica Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, con el objetivo de incentivar la producción nacional con valor agregado, generando mayores fuentes de empleo en procura de la soberanía productiva, teniendo como principal actividad la producción y comercialización de lácteos y productos relacionados. Que por Decreto Supremo N° 0404 de 20 de enero de 2010, se amplían las actividades y las fuentes de financiam iento de LACTEOSBOL a la producción y comercialización de lácteos, bebidas alim enticias analcóholicas y productos relacionados. Que m ediante Decreto Supremo N° 0590 de 4 de agosto de 2010, vigente a p artir de 06 de septiem bre de 2010, se crea el Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas SEDEM, como institución pública descentralizada de derecho público, con personalidad jurídica y autonomía de gestión adm inistrativa, financiera, legal, técnica y patrim onio propio; teniendo como finalidad apoyar la puesta en marcha de las Empresas Públicas Productivas bajo su dependencia directa,, entre ellas, Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL. Que la Ley N° 1178 de Adm inistración y Control Gubernamentales de 20 de ju lio de 1990, regula los sistemas de Adm inistración y Control de los recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública, conforme el objeto que dispone la indicada Ley.
Av. Camacho esq. Bueno No 1488 (Piso 3) - Edificio "Ex - R E FO " Teléfonos . 2147001{fax) - 2145707 - 2145697 La Paz - Bolivia
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Que el artículo 7 - b) de la mencionada Ley, establece que toda entidad pública organizará internam ente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades, los sistemas de adm inistración y control interno de que trata la indicada ley. Que en su Art. 27, señala que cada entidad del Sector Público elaborará en el marco de las normas básicas dictadas por los órganos rectores, los reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas de Adm inistración y Control Internos regulados por la indicada Ley y los sistemas de Planificación e Inversión Pública y que corresponde a la máxima autoridad de la entidad la responsabilidad de su im plantación. Que el Inform e Técnico em itido por el Encargado de Contabilidad de LACTEOSBOL, señala que la Unidad de Almacenes en coordinación con las gerencias involucradas ha desarrollado el Manual de Adm inistración de Almacenes en Plantas y Oficinas para el buen uso y manejo de los almacenes en los cuales se realiza el alm acenam iento de los insumos, material de escritorio y otros relacionados al normal desenvolvim iento de las unidades organizacionales de la entidad. Que el Inform e Legal, concluye que compulsados los antecedentes con las normas descritas y siendo necesario garantizar el buen m anejo de los almacenes corresponde la aprobación del Manual de Adm inistración de Almacenes en Plantas y Oficinas de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, con CÓDIGO GAF-MAN-011, Versión 01, compuesto de Treinta y Seis (36) fojas numeradas útiles. El Art. 7 incisos c) y j) del Decreto Supremo 0590, establece que es función del Gerente General del SEDEM aprobar la organización, estructura, planes, programas, proyectos, reglamentos y manuales necesarios para el funcionam iento y cum plim iento de las actividades del SEDEM y em itir Resoluciones A dm inistrativas en el marco de sus competencias. POR TANTO:
La Gerente General del SEDEM, en uso de sus funciones y atribuciones legales conferidas por el Decreto Supremo N° 0590 de fecha 04 de agosto de 2010. RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO.- Aprobar el Manual de Administración de Alm acenesen Plantas y Oficinas
de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, con CÓDIGO GAF-MAN-011, Versión 01, compuesto de Treinta y Seis (36) fojas numeradas útiles. ARTÍCULO SEGUNDO.- Encomendar a la Gerencia Técnica de LACTEOSBOL instruir la difusión del
Manual de Adm inistración de Almacenes en Plantas y Oficinas aprobado por la presente Resolución. Asimismo, se dispone su aplicación sin excepción por todas las unidades organizacionales y servidores públicos de LACTEOSBOL. Regístrese, comuniqúese y cúmplase.
Lic. Patricia Ballivian Estenssoro GERENTE GENERAL SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEM
Aboq. Wiiae An
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ASESOR ASESOft LEGAL-LACTEOSBOL LEG AL-LACTEOSBOL Servicio de Desarrollo de !as Em p resas Públicas Productivas
SEDEM
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SEDEM
CODIGO GAF-MAN-011
MANUAL
3 Ö 3 E ä is O
ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
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MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
NOMBRE
CARGO
FECHA
Lic. Juan Gabriel Apaza Guarachi
Encargado de Contabilidad
14/ 11/2014
REVISADO:
Lic. Eduardo Daza Sandoval
Gerente Administrativo Financiero
REVISADO:
Lic. José Luis Zúñiga Tarifa
Gerente Técnico-:
REVISADO:
Lic. Nancy Ávila Gutiérrez
Jefe Planificación y Calidad
Lic. Patricia Ballivián Estenssoro
Gerente General
ELABORADO:
APROBADO:
K c h z /^ c iy
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MANUAL
ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
CODIGO GAF-MAN-011 Ver. Pag. 01 2 de 36
ÍNDICE DE CONTENIDO
1
OBJETO............................................................................................................ ....4
2
ÁMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................ .. 4
3
TÉRMINOS Y ABREVIATURAS........................................................................4
4
MARCO L E G A L ..................................................................................................5
5
ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN DEL M A N U A L .................................. ...6
6
ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN ...................................................................6 6.1 O fic in a s ...................................................................................................... .. 6 6.2 Plantas dependientes de LA C TE O S B O L............................................ .. 7
7
FUNCIONES DE LOS ENCARGADOS DE A LM A C É N ............................. ...7
8
PROHIBICIONES (OFICINAS Y PLANTAS DE LA EM P R ES A )............... .. 8
9
OBLIGACIONES (OFICINAS Y PLANTAS DE LA E M PR ESA)................ .. 8
10
PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES.............10 A. SOLICITUD DE COMPRA EN OFICINAS - FLU JO G R AM A ............. 10 B. SOLICITUD DE COMPRA EN OFICINAS - DESCRIPCIÓN............. 11 C. SOLICITUD DE COMPRA EN PLANTAS - FLU JO G R AM A ............. 13 D. SOLICITUD DE COMPRA EN PLANTAS - DESCRIPCIÓN ........... ..14 E. INGRESO AL ALMACÉN - FLUJOGRAMA.........................................16 F. INGRESO AL ALMACÉN - DESCRIPICIÓN..................................... ..18 G. DEVOLUCIÓN INTERNA - FLU JO G R AM A ........................................ 21 H. DEVOLUCIÓN INTERNA - DESCRIPCIÓN .........................................22 I.
DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR EN OFICINAS - FLUJOGRAMA 23
J. DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR EN OFICINAS - DESCRIPCIÓN
24
K. DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR EN PLANTAS - FLUJOGRAMA
25
L. DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR EN PLANTAS - DESCRIPCIÓN
26
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M. ENTREGA O SALIDA DEL ALMACÉN - FLUJOGRAMA...............
27
N. ENTREGA O SALIDA DEL ALMACÉN - DESCRIPCIÓN ..............
28
11
USO Y D IFU S IÓ N ............................................................................................
29
12
CONTROL DE C A M B IO S ...............................................................................
29
13 A N E X O S ............................................................................................................
29
1. NOTA DE INGRESOS A ALMACÉN DE PRODUCTOS Y/O IN S U M O S ............................................................................................ 2. SALIDA DE MATERIALES Y/O IN SU M O S......................................
30 31
3. NOTA DE DEVOLUCIÓN Y/O REINGRESO A ALMACÉN DE PRODUCTOS O IN SU M O S................................................................
32
4. SOLICITUD DE MATERIALES, INSUMOS Y O T R O S ....................
33
5. INGRESO DE SOLICITUD AL SISTEMA CORBAN - PASO 1 .....
34
6. INGRESO DE SOLICITUD AL SISTEMA CORBAN - PASO 2 .....
35
7. TARJETA VALORADA DE PRODUCTOS - K A R D E X ..................
36
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1. OBJETO El presente Manual, tiene como finalidad constituir el marco de aplicación del Manejo de Almacenes con los siguientes Objetivos: a) Ser un instrumento que regule la Administración de Almacenes de Bienes de Consumo y Materiales según lo estipulado por la Ley N° 1178 y las NB SABS, ajustándose a las características de LACTEOSBOL. b) Mantener un adecuado control sobre las existencias de los diferentes almacenes de LACTEOSBOL, así como la verificación de la rotación existente en los mismos y su respectiva conciliación. c) Establecer los elementos desde su requerimiento hasta la disposición final de los mismos. d) Vigilar y controlar el volumen de producción y stocks de productos terminados precautelando las fechas de vencimiento. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN El
presente
Manual
es
de
aplicación
obligatoria
de
todas
las
Unidades
Organizacionales, así como también de todos los Almacenes de las Oficinas y de las Plantas dependientes de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia LACTEOSBOL. 3. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Almacén: Es el espacio físíco que permite el cuidado y custodia de Bienes de Consumo o Insumos sobre la base del presente Manual. Tipos de Alm acén: Dentro de los ambientes de cada Planta deberán existir distintos Tipos de Almacén, los cuales se detallan a continuación: •
Alm acén de Insum os y Materia Prima, en el cual se deberán almacenar insumos, materiales de producción, etc.
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MANUAL ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
•
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Alm acén de P roductos en Proceso, para almacenar productos en proceso cuando así se requiera.
•
Alm acén de P roductos Terminados, en el cual se deberá almacenar los Productos Terminados debidamente identificados por lotes.
•
Alm acén
en
Tránsito,
se
almacena
los
productos
destinados
a
la
comercialización y/o traspaso entre Almacenes para los diferentes mercados cubiertos por LACTEOSBOL. Dentro de los Almacenes de las Oficinas se implementarán los siguientes: •
Alm acén de Material de E scritorio y Oficina, se almacena todo el Material de Escritorio y Papelería de la Empresa.
•
Alm acén de Productos para C om ercialización, se resguardan productos destinados a la venta y/o distribución.
•
Alm acén de P roductos en Tránsito de Logística, almacena insumos y/o productos
destinados
a
la
distribución
de
las
diferentes
Plantas
y
Distribuidoras. 4. MARCO LEGAL •
Ley
N°
1178 de 20 de julio de
1990 de Administración
y Control
Gubernamental y sus Decretos Reglamentarios N° 23215 y 23318-A. •
Decreto Supremo N° 0181 de 28 de junio de 2009, por el cual se aprueba las Normas Básicas de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) Título II, Subsistema de Manejo de Bienes, Capítulo II (Administración de Almacenes).
•
Resolución Administrativa SEDEM/GG/Nro. 015/2012
de 14 de febrero de
2012, por la cual se aprueba el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de las Empresas Públicas Productivas Capitulo II, Titulo II, Subsistema del Manejo de Bienes.
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MANUAL
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ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
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5. ACTUALIZACION Y APROBACION DEL MANUAL Los
Gerentes
Administrativo
Financiero
y
de
Operaciones
Productivas
de
LACTEOSBOL en coordinación con el Encargado de Almacén de Oficina Central son los responsables de revisar y actualizar el presente Manual según las necesidades de la Empresa, de acuerdo a la experiencia en su aplicación y sobre la base de nuevas disposiciones emitidas al respecto. La Máxima Autoridad Ejecutiva es responsable de la aprobación del presente Manual para su posterior aplicación. 6. ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN 6.1 O ficinas: •
El Almacén Central depende de la Gerencia Administrativa Financiera, a través del Encargado de Almacenes.
•
El Encargado de Almacenes administra los materiales. Así como también lo mantiene actualizado y emite los Reportes de Ingresos y Salidas de Materiales.
•
Los reportes manejados por Almacenes serán emitidos periódicamente (mínimamente 1 vez al año, al 31 de diciembre de cada gestión), o a solicitud de
la Gerencia
General,
Gerencia Técnica
o Gerencia Administrativa
Financiera. •
El Almacén deberá estar especialmente diseñado y habilitado para facilitar el ingreso y salida de Bienes, procurar condiciones de seguridad, armonizar la asignación de espacios según las características de los bienes, simplificar sus operaciones, facilitar la manipulación y el transporte.
•
En función del volumen, complejidad y características técnicas de los Bienes que administra, un Almacén deberá contar con personal calificado.
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6.2 Plantas dependientes de LACTEOSBOL: •
El Almacenero en Planta es el responsable del manejo de los materiales, así como también de mantener actualizados los Reportes de Ingreso y Salida de Materiales.
•
El Encargado Administrativo Financiero es el responsable de supervisar y controlar la administración del Almacén de esa Planta.
•
El Almacenero en Planta, en coordinación con el Encargado Administrativo Financiero deben remitir Reportes periódicos para informar sobre el Manejo de Almacenes a la Gerencia Administrativa Financiera de la Oficina Central.
7. FUNCIONES DE LOS ENCARGADOS DE ALMACÉN Los Encargados de Alm acén tanto de las Oficinas como de las diferentes Plantas de la Empresa, tienen las siguientes funciones: a) Certificar la existencia o inexistencia de materiales y suministros. b) Recepcionar y registrar los Productos (insumos, materia prima, material, etc.) en los formularios establecidos. c) Registrar la salida de materiales y suministros de acuerdo a las solicitudes emitidas por las diferentes Unidades Organizacionales. d) Levantar inventarios periódicos del Almacén, en coordinación con la Gerencia Administrativa Financiera a través del Encargado de Almacén de Oficina Central. Estos reportes deberán estar firmados en señal de conformidad, por al menos el Almacenero de Planta u Oficina Central y la persona que verificó el inventario físico. e) Enviar los Reportes de Almacenes a Contabilidad de acuerdo a requerimiento para registro en los Estados Financieros.
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ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
f)
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Participar en la Recepción de Materiales y Suministros adquiridos.
g) Entregar los Materiales y Productos en buen estado previa verificación y conformidad. h) Verificar que todos los Materiales que se encuentren en Almacén estén en buen estado, de lo contrario informar sobre el incidente, daño, deterioro u otro aspecto que haya ocasionado el desperfecto o destrucción de los Materiales a sus superiores. i)
Clasificar y acomodar el producto en función de los requisitos de Buenas Prácticas, cumpliendo con el Sistema FIFO (Primeras entradas son Primeras salidas), verificando las fechas de vencimiento para evitar contar con productos vencidos o próximos a vencerse.
8. PROHIBICIONES (OFICINAS Y PLANTAS DE LA EMPRESA) Los Encargados de Almacén están prohibidos de: a) Mantener Bienes en Almacén sin haber registrado su ingreso, siendo el Formulario de Ingreso elaborado, el medio de verificación. b) Entregar Bienes sin la respectiva documentación de autorización. c) Dar Bienes en calidad de préstamo. d) Usar y/o consumir los Bienes, Materiales, Suministros y Productos para beneficio particular o privado.
9. OBLIGACIONES (OFICINAS Y PLANTAS DE LA EMPRESA) Los Encargados de Almacén están sujetos a: a) Mantener los registros actualizados de ingreso y salida de cada ítem.
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ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
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b) Efectuar la entrega de material previa presentación del Formulario de Solicitud debidamente firmado y autorizado. c) Mantener actualizados de forma diaria los Insumos, Productos en Proceso y los Productos Terminados y controlar el respectivo almacenamiento de los mismos.
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10. PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES A. SOLICITUD DE COMPRA EN OFICINAS - FLUJOGRAMA A SO LICITUD DE C O M PR A EN O FICINAS - F LU JO G R A M A Encargado de Alm acenes
Gerente Adm inistrativo Financiero
Encargado de Contabilidad
Gerente Técnico
E ncargado de P O A
Encargado de P resupuestos
Encargado de Contrataciones
' Verifica c ► Salaos
NO -------
S aldo r.n igual a
J , E labora una Nota ♦ Interna con detalle!
*
^Analiza el Docum ento
corrección
R e cib e el docum ento,y
Revisa el docum ento, s,i no existen errores, lo aprueoa y remite
Certifica el P O A y remite t para dar c on tinuidad al Proceso
RevisaL realiza la . _ C ertificación * P resupuestaria y rem ite toda la docum entación
R ecibe docum ento y analiza, de no e xistir observaciones, • ~ com ienza el Proceso a e „ _ C ontrataciori de acuerdo a l RE
. Una .vez realizada la contratación, deriva una, copia del Proceso adjuntando a l m ism o Ta F actura O riginal ecibe docum entación y mile a Contabiüdad pafa 4 Proceso ae Pago
Recibe docum entación y procesa el pago
(tÍF)
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ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
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B. SOLICITUD DE COMPRA EN OFICINAS - DESCRIPCIÓN INSUMOS / ENTRADAS:
Kardex de Materiales, Bienes y/o Insumos a ser solicitados
ACTIVIDAD Verifica físicamente y documentariamente los Saldos en Almacenes diariamente. Si cuentan con un saldo mayor a 20%, no realizan la Solicitud de Compra, simplemente vuelven a verificar cada día hasta que se presente un saldo menor.
REGISTRO Tarjeta de control de inventarios
-En caso de que los Almacenes cuenten con un saldo menor o igual al 20%, elabora una Nota Interna al Gerente Administrativo Financiero.
Solicitud de Orden de Compra y/o Contrato
-Deberá tomar en cuenta las siguientes medidas de seguridad:
Certificado de Inexistencia
RESPONSABLE
PLAZO
Encargado de Almacenes
En el día
Encargado de Almacenes
En el día
Gerente Administrativo Financiero Gerente Técnico
En el día
Gerente Administrativo Financiero Encargado del POA
En el día
Encargado de Presupuestos
En el día
1. Para los materiales y suministros de baja rotación deberá coordinar con las Unidades Solicitantes para su pedido y posterior entrega de manera inmediata, para evitar deterioro u otro incidente que pueda suscitarse por su prolongada permanencia. 2. En el caso de adquisiciones de nuevos ítems, se certificará la INEXISTENCIA de materiales y/o suministros. Toma conocimiento, analiza la Solicitud correspondiente y remite para aprobación. Recibe la documentación, la aprueba y remite para continuar con el Inicio de Proceso.
Recibe y envía para Certificación POA.
Certifica el POA y remite para dar continuidad al Proceso.
Revisa, realiza la Certificación Presupuestaria y remite toda la documentación.
Solicitud de Orden de Compra y/o Contrato
1 día
En el día
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MANUAL
ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
Analiza el requerimiento y procede con el Proceso de Contratación de acuerdo a lo establecido en el RE-SABS. Una vez realizada la contratación, deriva una copia del Proceso adjuntando al mismo la Factura original. Recibe la documentación y remite a Contabilidad para proceso de pago. Recibe la documentación correspondiente.
PRODUCTOS/ SALIDAS:
y
procesa
el
pago
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Encargado de Contrataciones Encargado de Contrataciones Gerente Administrativo Financiero Encargado de Contabilidad
En el día En el día
1 día
Proceso de Solicitud de Materiales, Bienes y/o Insumos concluido
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ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
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C. SOLICITUD DE COMPRA EN PLANTAS - FLUJOGRAMA C, SOLICITUD DE COMPRA EN PLANTAS - FLUJOGRAMA Gerente de Operaciones Productivas
Almacenero en Planta
h
Unidad Organizacional de Producción
Gerente Técnico
Gerente Administrativo Financiero
Encargado de Contabilidad
Encargado de Presupuestos
Encargado de Contrataciones
Verifica diariamente los Saldos en Almacén
. . Elabora una Nota * Interna con detalles
Analiza el Documento
i la documentación. documenfición pata su
*
Solicitud, annieha v re
ra"aSK"l& ite via GQP para V aprobacion
Revisa el .documento, si no existen errores, lo aprueba y remite Recibe, el documento
CefemA
Certifia el PQA y remite 4 para dar contimüdaa al Proceso
Revisa realiza la _ Certificación documentación
Una vez realizada realu la.cpDtratación, ;rryaupaqop,adeTP^soa deriva una adjuntando ;
FIN
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D. SOLICITUD DE COMPRA EN PLANTAS - DESCRIPCIÓN INSUMOS / ENTRADAS:
Kardex de Materiales, Bienes y/o Insumos a ser solicitados
ACTIVIDAD
REGISTRO
RESPONSABLE
PLAZO
Almacenero en Planta
En el día
Almacenero en Planta
En el día
Toma conocimiento, analiza la Solicitud correspondiente y remite para aprobación.
Jefe de Planta
En el día
Recibe la Solicitud, la aprueba y remite.
Gerente de Operaciones Productivas Unidad Organizacional de Producción
1 día
Verifica físicamente y documentalmente los Saldos en Almacenes diariamente. Si cuentan con un saldo mayor a 20%, no realizan la Solicitud de Compra, simplemente vuélven a verificar cada día hasta que se presente un saldo menor.
Tarjeta de control de inventarios
-En caso de que los Almacenes cuenten con un saldo menor o igual al 20%, elabora una Nota Interna al Gerente Administrativo Financiero.
Solicitud de Orden de Compra y/o Contrato
-Deberá tomar en cuenta las siguientes medidas de seguridad:
Certificado de Inexistencia
1. Para los materiales y suministros de baja rotación deberá coordinar con las Unidades Solicitantes para su pedido y posterior entrega de manera inmediata, para evitar deterioro u otro incidente que pueda suscitarse por su prolongada permanencia. 2. En el caso de adquisiciones de nuevos ítems, se certificará la INEXISTENCIA de materiales y/o suministros.
Revisa la documentación, genera la Orden de Compra, adjunta la Ficha Técnica y las Cotizaciones y remite vía Gerente de Operaciones Productivas para aprobación.
Orden de Compra
En el día
Ficha Técnica Cotizaciones Recibe la Solicitud con la documentación correspondiente, la aprueba y remite para continuar con el Inicio de Proceso. Recibe y envía para Certificación POA.
Solicitud de Orden de Compra y/o Contrato
Gerente Técnico
1 día
Gerente Administrativo Financiero
En el día
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Certifica el POA y remite para dar continuidad al Proceso.
Encargado del POA
En el día
Revisa, realiza la Certificación Presupuestaria y remite toda la documentación.
Encargado de Presupuestos
En el día
Analiza el requerimiento y procede con el Proceso de Contratación de acuerdo a lo establecido en el RE-SABS. Una vez realizada la contratación, deriva una copia del Proceso adjuntando al mismo la Factura original. Recibe la documentación y remite a Contabilidad para proceso de pago.
Encargado de Contrataciones Encargado de Contrataciones Gerente Administrativo Financiero Encargado de Contabilidad
Recibe la documentación correspondiente.
PRODUCTOS/ SALIDAS:
y
procesa
el
pago
En el día En el día
1 día
Proceso de Solicitud de Materiales, Bienes y/o Insumos concluido
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E. INGRESO AL ALMACÉN - FLUJOGRAMA
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ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
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ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINAS
F. INGRESO AL ALMACÉN - DESCRIPCIÓN INSUMOS / ENTRADAS:
Materiales, Bienes y/o Insumos a ser ingresados
ACTIVIDAD Remite una copia de la Orden de Entrega o Pedido con su respectiva Orden de Compra.
Si se trata de bienes donados o transferidos, remite una copia del Convenio de Donación o Transferencia y del Acta de Recepción.
Recibe la documentación y firma conformidad en el Control de Entrega.
RESPONSABLE
REGISTRO
en
señal
Orden compra
de
Orden Entrega Contrato
de y/o
Si se trata de bienes donados o transferidos, recibe una copia del Convenio de Donación o Transferencia y del Acta de Recepción.
Revisa las Órdenes de Compra o Donación contra las de Entrega. Si existen observaciones devuelve para corrección.
Si no existen observaciones, registra los datos de las Órdenes en el Control del Almacén - Kardex.
Prepara el material y lo entrega en el lugar acordado.
Encargado de Contrataciones
En el día
Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta
En el día
Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta
En el día
Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta
En el día
Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta
En el día
Proveedor
En el momento de Recepción
Convenio de Donación o Transferencia
de
Elabora el Expediente de Orden de Entrega para archivar por número correlativo y espera el material. Dicho expediente debe contar con la siguiente información: • Lugar y fecha de Recepción. • Número de Orden correlativo. • Nombre del Proveedor, fecha del pedido, número de Factura y NIT del mismo. • Código del Bien o Material, Descripción, Cantidad, Unidad de Medida, Firma del Comité de Recepción. • Orden de Compra y/o Contrato.
PLAZO
Expediente de Orden de Entrega
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A la llegada del material, localiza en su archivo, la Orden de Entrega correspondiente verificándola con la Factura correspondiente.
Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta
En el momento de recepción En el momento de recepción
Proveedor
En el momento de recepción
Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta
En el momento de recepción En el momento de recepción En el momento de recepción
Nota de Ingreso a Almacén
Encargado de Almacenes
1 día
Acta de recepción y conformidad
Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta
En el día
Encargado Administrativo Financiero o Gerente Administrativo Financiero
En el día
Verifica físicamente que el material sea y cumpla con las Especificaciones Técnicas, indicadas en la Orden de Entrega o Convenio de Donación o Transferencia. Si No cumple con las Especificaciones Técnicas, devuelve el material y toda la documentación adjunta al Proveedor. Recibe el material, se lo lleva y si está dentro del plazo de presentación, cambia el material y vuelve a entregarlo. Si no está dentro del plazo, retira el material. Si cumple, firma y sella la documentación adjunta y se queda con una copia de la Nota de Remisión y/o Factura. Cuando el material recepcionado requiera una inspección más técnica, solicita apoyo a la Unidad correspondiente. Una vez que realice el recuento físico del material a ingresar al Almacén, elabora un Informe de Recepción asignándole un número correlativo, anota la fecha, cantidad recibida, número de factura, sella y firma dicho documento. Recibidos los materiales y/o suministros se deberá registrar la Recepción de los mismos en una Nota de Ingreso al Almacén, según la cantidad recibida en base a la cantidad comprada. Elabora Actas de Recepción, Conformidad del material recibido y actualiza o crea los Kardex necesarios y adjunta a la documentación recibida (Facturas, Notas, etc.).
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Informe de Recepción
Prepara 1 Juego Original y 2 copia vía Gerente Administrativo Financiero o Encargado Administrativo Financiero que distribuye a: 1. Contabilidad. 2. Almacén. 3. Contrataciones. Revisa documentación y remite a quien corresponde.
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Archiva las Ordenes de Entrega en pendientes o completadas, según sea el caso, así como la documentación y reportes generados, sellados y firmados por las áreas involucradas. Acomoda el material recibido en el lugar físico asignado teniendo en cuenta el código asignado en el Kardex y la numeración del lote. Devuelve el Informe de Recepción vía Gerente Administrativo a la Unidad de Contrataciones y archiva su copia del Reporte de Material recibido. Recibe el Informe de Recepción y lo archiva en el Proceso correspondiente. Captura los datos del Informe de Recepción a la Tarjeta Kardex correspondiente al producto, la sella, firma y archiva los documentos para consultas posteriores.
PRODUCTOS/ SALIDAS:
Tarjeta de Control de inventarios
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Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Contrataciones Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta
En el día
En el día
En el día
En el día En el día
Proceso de Ingreso de Materiales, Bienes y/o Insumos concluido
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G. DEVOLUCION INTERNA - FLUJOGRAMA
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SEDEM
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H. DEVOLUCIÓN INTERNA - DESCRIPCIÓN INSUMOS / ENTRADAS:
Materiales Bienes y/o Insumos a ser entregados ACTIVIDAD
REGISTRO
Elabora formato de “Devolución Interna” con Informe Técnico en original y 1 copia, que entrega al Almacén vía Gerente Administrativo Financiero o Encargado Administrativo Financiero junto con el material; la distribución de la documentación es la siguiente:
Nota de Devolución Interna con Informe Técnico
1. 2.
RESPONSABLE
PLAZO
Unidad Solicitante
En el mismo día
Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Unidad Solicitante
En el mismo día
Original al Almacén vía GAF o Encargado Administrativo Copia a la Unidad Solicitante
Revisa la documentación, así como el material y firma en señal de conformidad de todo lo entregado. Devuelve la copia firmada a la Unidad solicitante para su archivo.
Recibe el documento y lo archiva para su respaldo.
Identifica y acomoda correspondiente.
el
material
en
su
lugar
Registra el juego de documentos para asignar número de folio.
Registra el movimiento de Kardex correspondiente, sella y firma.
Archiva documentos para consultas posteriores.
PRODUCTOS/ SALIDAS:
Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta
En el mismo día En el mismo día En el mismo día En el mismo día En el mismo día En el mismo día
Proceso de Devolución Interna de Material, Bienes y/o Insumos concluido
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DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR EN OFICINAS - FLUJOGRAMA
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J. DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR EN OFICINAS - DESCRIPCIÓN INSUMOS/ ENTRADAS:
Materiales, Bienes y/o Insumos a ser devueltos ACTIVIDAD
Elabora formato de “Devolución al Proveedor” en original y 3 copias, la distribución de la documentación es la siguiente: 1. 2. 3. 4.
REGISTRO Nota Devolución Proveedor
RESPONSABLE de al
PLAZO
Encargado de Almacenes
En el mismo día
Gerente Administrativo Financiero Gerente Administrativo Financiero Gerente Técnico
En el mismo día En el mismo día En el mismo día En el mismo día En el mismo día En el mismo día 1 día
Original a Gerencia Técnica Copia al Almacén Copia a Gerencia Administrativa Financiera Copia al Proveedor
Revisa y si encuentra errores, remite para su respectiva corrección. Si no encuentra errores, remite para aprobación y firma.
Recibe, analiza y firma la documentación que remite para que realice las acciones que correspondan. Recibe la aprobación, la registra en la Orden de Entrega, en el Kardex, sella, firma y espera al Proveedor. Remite el original al Gerente Administrativo Financiero para que se contacte con el Proveedor.
Encargado de Almacenes
Recibe documento y avisa al Proveedor.
Gerente Administrativo Financiero Proveedor
Recibe el documento y procede a retirar el material del Almacén. Sólo si se encuentra dentro del plazo de entrega, puede cambiar o reponer el Material, Bien y/o Insumo. Devuelve todo el Material, Bienes y/o Insumos que se acordó y archiva la documentación.
PRODUCTOS/ SALIDAS:
Encargado de Almacenes
Encargado de Almacenes
En el mismo día
Proceso de Devolución de Materiales, Bienes y/o Insumos concluido
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K. DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR EN PLANTAS - FLUJOGRAMA
DEVOLUCION AL PROVEEDOR EN PLANTAS ■ FLUJOGRAMA Almaceneroen Planta
Jefe de Planta
Proveedor
(«icio;
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L. DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR EN PLANTAS - DESCRIPCIÓN INSUMIOS/ ENTRADAS:
Materiales, Bienes y/o Insumos a ser devueltos ACTIVIDAD
Elabora formato de “ Devolución al Proveedor” en original y 3 copias, la distribución de la documentación es la siguiente: 1. 2. 3. 4.
REGISTRO Nota Devolución Proveedor
RESPONSABLE de al
PLAZO
Almacenero en Planta
En el mismo día
Encargado Administrativo Financiero Encargado Administrativo Financiero Jefe de Planta
En el mismo día En el mismo día En el mismo día
Técnico en Logística
En el mismo día 1 día
Original a Gerencia de Operaciones Productivas Copia al Almacén Copia a Unidad Administrativa Financiera Copia al Proveedor
Revisa y si encuentra errores, remite para su respectiva corrección. Si no encuentra errores, remite para aprobación y firma.
Recibe, analiza y firma la documentación que remite vía Gerente de Operaciones Productivas para que realicen las acciones que correspondan. Elabora un correo electrónico y se comunica con el Proveedor explicando la situación. Recibe el correo y procede a retirar el material del Almacén. Sólo si se encuentra dentro del plazo de entrega, puede cambiar o reponer el Material, Bien y/o Insumo. Devuelve todo el Material, Bienes y/o Insumos que se acordó y archiva la documentación.
PRODUCTOS/ SALIDAS:
Proveedor
Almacenero en Planta
En el mismo día
Proceso de Devolución de Materiales, Bienes y/o Insumos concluido
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M. ENTREGA O SALIDA DE ALMACÉN - FLUJOGRAMA
M. ENTREGA O SALIDA DE ALMACÉN - FLUJOGRAMA Inmediato Superior
Unidad Solicitante
Encargado de Alm acenes o Alm acenero en Planta
IN IC IO )
T i
Jn g ,re s a la .S o lic itu d d e E ntrega de, M ate ria l, B je n e s y/o In sum os en el s is te m a vig e n te
Im prim e e F o rm ulario, lo firm a y rem ite a su In m ediato, S u p e rio r pára ap rob ación
R evisa , firm a el F orm u la rio y lo ¡vuelve pa ra qu e c o n tin u e el p ro ceso
! R evisa la d o cum e nta c ión !
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A p ru eb a la solicitud firm a nd o en señ al ! de co n fo rm id a d
r~ R egistra el , m ovirfnento en el K a rd e x corresp o n d ie n te
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A lista los M ateriales, Bie ne s y/o m sum os s olicita do s y ayjsa pa ra que los retiren
R ecib e el do cu m e n to , lo firm a y p ro c e d e a retirar lo so licita do de l A lm acé n
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N. ENTREGA O SALIDA DE ALMACÉN - DESCRIPCIÓN INSUMOS / ENTRADAS:
Materiales, Bienes y/o Insumos a ser entregados ACTIVIDAD
Ingresa la Solicitud de Entrega de Material, Bienes y/o Insumos en el sistema vigente.
REGISTRO Formulario Solicitud Entrega Material
RESPONSABLE de de de
Imprime el Formulario, lo firma y remite a su Inmediato Superior para aprobación. Revisa, firma el formulario y lo devuelve para que continúe el proceso.
Recibe la Solicitud de Materiales, Bienes y/o Insumos mediante el sistema vigente y en físico.
Revisa que el documento esté debidamente elaborado y autorizado. En caso de que falte algo, devuelve a la Unidad Solicitante para corregir. En caso de que el documento esté completo, realiza la respectiva aprobación con su firma.
Registra el movimiento en el Kardex correspondiente.
Alista los Materiales, Bienes y/o Insumos para las Unidades Solicitantes y les avisa para que los retiren del Almacén. Recibe el documento, lo firma y procede a retirar lo solicitado del Almacén. Archiva la documentación.
PRODUCTOS/ SALIDAS:
Unidad Solicitante
1 día
Unidad Solicitante
1 día
Inmediato Superior
En el mismo día En el mismo día En el mismo día
Unidad Solicitante
Recibe el formulario firmado y lo remite.
Nota Solicitud Sistema
de vía
PLAZO
Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta Unidad. Solicitante Encargado de Almacenes o Almacenero en Planta
En el mismo día
Momento de la recepción Momento de la recepción Momento de la recepción 1 día En el mismo día
Proceso de Entrega de Materiales, Bienes y/o Insumos concluido
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11. USO Y DIFUSIÓN La distribución de los documentos a los Jefes o Gerentes de Unidad estará a cargo de la Unidad de Organización y Métodos. Cada Jefe o Gerente se encargará de socializarlo con su personal dependiente y personal inducido. En el caso de inducción ya sea por incorporación de personal nuevo o por cambio de cargo de un funcionario dentro de la Empresa, la Gerencia Administrativa Financiera deberá difundir y socializar este manual. La socialización debe quedar registrada con firmas de los participantes. Este documento podrá ser consultado en la página web del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas. 12.CONTROL DE CAMBIOS Se utilizará para registrar los cambios efectuados a las versiones anteriores del Manual de Administración de Almacenes en Plantas y Oficina Central.
VERSIÓN MODIFICADA
MODIFICACIONES EN: TÍTULO
PÁGINA
CAMBIO EFECTUADO
13. ANEXOS A continuación se presentan los formularios utilizados para el presente Manual:
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ANEXO 1
NOTA DE INGRESOS A ALMACÉN DE PRODUCTOS Y/O INSUMOS
NS EMPRESA: FECHA: CANTIDAD
UNIDAD
DETALLE
ENCARGADO DE ALMACEN
P. UNIT
TOTAL
V2B2 JEFE DE PLANTA
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ANEXO 2 COPIA ALM ACENES
SALIDA DE MATERIALES Y/O INSUMOS Unidad : Nombre : Fecha: CÓDIGO
CANTIDAD
UNIDAD
Recibí Conforme
NOMBRE DEL PRODUCTO Y/O INSUMO
V2B2 JEFE DE PLANTA
DESCRIPCIÓN
Entregué Conforme COPIA SERVIDOR PÚBLICO
SALIDA DE MATERIALES Y/O INSUMOS Unidad : Nombre : Fecha: CÓDIGO
CANTIDAD
Recibí Conforme
UNIDAD
NOMBRE DEL PRODUCTO Y/O INSUMO
V?B2 JEFE DE PLANTA
DESCRIPCIÓN
Entregué Conforme
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ANEXO 3
NOTA DE DEVOLUCIÓN Y/O REINGRESO A ALMACÉN DE PRODUCTOS O INSUMOS N° EMPRESA: ______________________________________________________ FECHA: CANTIDAD
UNIDAD
DETALLE
P. UNIT
TOTAL
OBSERVACIONES
ENCARGADO DE ALMACÉN
v9Be JEFE DE PLANTA
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ANEXO 4
FORMULARIO N°
EMPRESA PÚBLICA PRODUCTIVA LÁCTEOS DE BOLIVIA LACTEOSBOL SOLICITUD DE MATERIALES, INSUMOS Y OTROS
SOLICITANTE: CARGO:
FECHA
UNIDAD DE ALM ACÉN CENTRAL
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MANUAL ADMINISTRACION DE ALMACENES EN PLANTAS Y OFICINA CENTRAL ANEXO 5
INGRESO DE SOLICITUD AL SISTEMA CORBAN - PASO 1 6!
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' sedtm.gcb.bo
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'
“ C i= f ; SÎ0EM - S-jicítcc*tG oegle
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Us Nr
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Sistema
S
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Almacén
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Usuario
(S Portal W » ¡i¡ Saír del sistíma
3
Realizar Solicitud
í ir i Categoria: ABONO
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ALFILER CON CABEZA DE COLOR ENCAJA cxmCAJA! fregar
ARCHIVADOR COLGANTE EN: PIEZA C an te REZA; Agregar
ARCHIVADOR DE PALANCA TAHAÜO OFICIO LOMOANCHO EN: UNIDAD Caridad UNIDAD[ Agregar j
BANOEJA DÉ ÜOS PISOS
BOLÍGRAFOAZUL Eft UNIDAD Cansad: UNIDAD[ Agrep
BOLIGRAFONEGRO EN: UNIDAD Cante: UNI0Ad ( Agregar |
BOLIGRAFO ROJO EN: UNIDAD Cantead. UNIDADj Agrega? j
CD GRA8ABLE DE ?0