Proyecto de Impulso y Masificación de la Factura Electrónica

Segunda Reunión de Coordinación Técnica

Subdirección de gestión de Fiscalización Tributaria-proyecto “Impulso y Masificación de la factura electrónica en Colombia”

Bogotá D.C., 12 de mayo de 2016

Agenda Tema Presentación de hitos y detalle de cronograma para el proyecto piloto Ratificación elección de líderes de grupos de trabajo Acordar agendas de trabajo para las próximas reuniones de los grupos Solución a las preguntas recibidas hasta el 6 de mayo de 2016

Responsable Equipo de proyecto DIAN Participantes de los grupos de trabajo Participantes de los grupos de trabajo Equipo de proyecto DIAN

Subdirección de gestión de Fiscalización Tributaria-proyecto “Impulso y Masificación de la factura electrónica en Colombia”

Hitos a tener en cuenta en ejecución plan Piloto Liberación ambiente de Pruebas

Pruebas de habilitación Dian

15 may

24 may

Inicio Transmisión en producción

Dian

28 Abril

18 jun

18 jul

26 ago

Inicio transmisión Oficial 18 Oct

Comités técnicos

Comités Ejecutivos

Comités Directivos Subdirección de gestión de Fiscalización Tributaria-proyecto “Impulso y Masificación de la factura electrónica en Colombia”

HITOS A TENER EN CUENTA EN EJECUCIÓN PLAN PILOTO

Subdirección de Fiscalización Tributaria.

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

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Análisis: tener claro qué hay que hacer Diseño: decidir cómo se hace Producción: hacerlo Mantenimiento: mejorar y actualizarse

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

• Identificación del sistema: Aun que es de lo más obvio en el diseño de software es de vital importancia para el proyecto de su empresa.

Identificar el alcance e impacto informático y organizacional generado por el desarrollo. Esta es una tarea de análisis.

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

• Toma de requisitos: Tradicionalmente se ha llamado así a la actividad de plasmar por escrito o gráficamente, pero de manera lo más formal posible, todas aquellas cosas que el software debe hacer. Se entiende por "formal" una forma de expresarse lo más completa posible y sin ambigüedades, es decir, con poco o ningún margen a la interpretación.

Esta también es una tarea de análisis.

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

• Estudio de procesos: Todas las organizaciones basan su trabajo en procesos. Rutinas más o menos establecidas para tratar un determinado asunto. El estudio de procesos se basa en identificar cuáles son esos pasos, para qué sirven, quién los realiza, etc. Es una actividad de análisis.

Suelen utilizarse diagramas gráficos para esta labor.

Plan Piloto - ¿Y ahora que? • Reingeniería de procesos: “La gran olvidada en la producción del software”.

A menudo, los procesos empresariales están viciados por la tradición, la costumbre y la burocracia. Es bueno pararse a pensar si un proceso puede reorganizarse e incluso obtener otro equivalente de tal manera que el resultado siga siendo el mismo, pero de manera más eficiente e incluso más eficaz. Eso es la reingeniería. Si un proceso es ineficiente o ineficaz y se automatiza directamente, lo único que conseguiremos es que se muestre más rápidamente su ineficiencia o ineficacia.

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

• Diseño: Las actividades de diseño cubren todo tipo de decisiones, pero especialmente las relacionadas con "cómo va a ser el software y los nuevos procesos“. Por hacer un símil con la arquitectura, el diseño es al proyecto de software como los planos son a un edificio. También forma parte del diseño, el decidir qué actores forman proceso, cuál es la función de cada uno de ellos, y cómo se comunican con los demás.

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

• Planificación: Cuando se conoce el diseño, es necesario decidir cómo se organizará el trabajo hasta la conclusión del proyecto, desde el punto de vista de la administración de recursos, tanto humanos como materiales, de tiempo, espacio y dinero.

Es una tarea de diseño.

Plan Piloto - ¿Y ahora que? •

Codificación/Implementación/Programación: Nos referimos a la programación propiamente dicha de cada uno de los componentes que formarán el software, siguiendo el diseño. Cada componente debe realizar la función que se le exige, y debe comunicarse con otros componentes de la manera que haya sido fijada en el diseño. Es una tarea de producción.

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

• Integración: Integrar es unir dos o más componentes del proyecto de software y verificar que todo funciona según lo diseñado, prestando especial atención al funcionamiento conjunto de los componentes. Es una tarea de producción.

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

Pruebas: Las pruebas son muy importantes en el desarrollo del software. Consisten en verificar que lo que se está haciendo va de acuerdo al diseño planteado. Aunque puede haber muchos tipos de pruebas hay algunos grandes grupos: • Las pruebas unitarias, en las que un componente del software se prueba de manera individual. Es una tarea de producción. • Las pruebas de integración, en las que se prueba el funcionamiento conjunto de dos o más componentes del software. Es una tarea de producción. • Las pruebas de aceptación, en las que se verifica que el software está cumpliendo los requisitos iniciales. Es una tarea de análisis.

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

• Las pruebas funcionales, en las que se verifica que, globalmente, el sistema cumple todos y cada uno de los requisitos especificados en el diseño. • Las pruebas de carga, en las que se verifica que el sistema será capaz de soportar ampliamente la carga de trabajo que se exigirá. Es una tarea de producción. • Las pruebas de robustez del diseño, en las que se verifica que el diseño es eficaz, eficiente y permite responder con solidez a situaciones imprevistas. Es una tarea de diseño.

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

Los elementos resaltados deberán estar en cualquier caso.

Identificación del sistema Toma de requisitos Estudio de procesos Reingeniería de procesos Diseño Planificación Codificación/Implementación/Programación Integración Pruebas Unitarias de Integración de Aceptación Funcionales de Carga de Robustez del diseño

Diseño propio x x x x x x x x x x x x x x x

Integración ERP

Proveedor Tecnológico

x x

x x

x

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Depende x x x x x x x

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

CONCEPTOS Implantación. Implantar un software es ponerlo en marcha en su ubicación definitiva. Es una tarea de producción. Explotación: No es una actividad o tarea en sí. Se denomina así al hecho de utilizar el sistema y sacarle partido. Mejora: Cuando el sistema está en explotación, es decir, en marcha, a veces es necesario introducir mejoras. Es una tarea de mantenimiento.

Plan Piloto - ¿Y ahora que?

CONCEPTOS

Ampliación: Al igual que con las mejoras, a veces es necesario introducir nuevas funcionalidades (requisitos) en el producto de software cuando ya está en marcha. Es una tarea de mantenimiento. Corrección de errores: Los errores suelen aparecer con frecuencia en el software cuando está ya en marcha, aun cuando se dedique gran cantidad de esfuerzo a las pruebas. Es una tarea de mantenimiento. Aunque en general, la palabra "error" cubre cualquier mal funcionamiento del software, se puede afinar un poco más, y localizar al menos tres orígenes de mal funcionamiento.

Razones - Alcances del Plan Piloto

• Acometer todo ejercicio de Prueba funcional técnica sobre el Sistema de Información de FE, (modelo de producción en 4ta capa de producción)

• Someter a esfuerzo y/o Carga al Sistema de Información de FE • Dar a Conocer de primera mano el Sistema de Información de FE al usuario externo y final del aplicativo.

• Lograr con base en la integración de equipos de trabajo (Multiempresas) emular el comportamiento real de Producción del sistema de Información de FE, el sistema de Información de Numeración, otros sistemas. • Evaluar Procedimientos técnicos, Administrativos, normativos a implementar a nivel País. Con base en los alcances de cada uno de los aplicativos.

Comités factura electrónica COMITÉ DIRECTIVO DIRECTOR DIAN DIRECTOR DE GESTIÓN DE FISCALIZACIÓN GERENTES GENERALES EMPRESAS PILOTO

COMITÉ EJECUTIVO COORDINACION TECNICA FUNCIONAL SUBDIRECTOR FISCALIIZACION DIAN REPRESENTANTES DE EMPRESAS PILOTO

Director /Jefe/Coordinador de proyecto Superior jerárquico integrantes comité técnico - funcional

59

COMITÉ FUNCIONAL Equipo funcional DIAN Representantes grupo de empresas Equipo funcional

COMITÉ TECNICO INGENIEROS DIAN INGENIEROS REPRESENTANTES EMPRESAS PILOTO

6

Grupo de empresas voluntarias

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6

Próximas reuniones Representantes de los grupos Preferiblemente 1 funcional y 1 técnico Diferentes empresas

COMITÉ TECNICO INGENIEROS DIAN INGENIEROS REPRESENTANTES EMPRESAS PILOTO

COMITÉ FUNCIONAL Equipo funcional DIAN Representantes grupo de empresas Equipo funcional

10 de mayo 24 de mayo 7 de junio 21 de junio 5 de julio 19 de julio 2 de Agosto 16 de Agosto 30 de Agosto 13 de Septiembre 27 de Septiembre 18 de Octubre

COMITÉ EJECUTIVO

COMITÉ DIRECTIVO

COORDIANCION TECNICA FUNICIOAL

DIRECTOR DIAN

SUBDIRECTOR FISCALIIZACION DIAN

DIRECTOR FISCALIZACION

REPRESENTANTES GRUPOS DE EMPRESAS PILOTO

GERENTES GENERALES EMPRESAS PILOTO

24 de mayo 21 de junio 19 de julio 16 de agosto 13 de septiembre 18 de octubre

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7 de junio 16 de Agosto 18 de Octubre

Próximas reunión Comité Técnico Funcional 24 de Mayo de 2016

Agenda Propuesta: Cronograma que contenga los hitos presentados del proyecto. % de Avance primeros 4 hitos. Inquietudes Sugerencias Comité Ejecutivo 26 de Mayo de 2016 Presentación avance de ejecución del piloto

Preguntas Frecuentes Tema: Funcionalidad de habilitación

Pregunta: La DIAN pondrá a disposición un servicio web de pruebas (Test Web Service)? Si la respuesta es positiva, a partir de cuándo estará disponible y cómo podemos tener acceso a éste? Respuesta: La DIAN dispondrá en la plataforma un ambiente de pruebas de habilitación para las personas naturales o jurídicas que hayan sido seleccionadas por la DIAN u opten voluntariamente por expedir factura electrónica. El 24 de mayo próximo se pondrá A disposición Su acceso se realizará a través del servicio informático electrónico de Factura Electrónica de la DIAN.

Preguntas Frecuentes Tema: Autorizaciones electrónicos

previas

para

emitir

documentos

Pregunta: Se solicita clarificar si los documentos electrónicos (facturas, notas débito y crédito) necesitan ser aprobadas por la DIAN antes de enviarlas al adquiriente o el envío debe realizarse al mismo tiempo tanto a la DIAN como al Adquiriente, independientemente si la DIAN las ha aprobado o no.

Respuesta: el modelo de facturación adoptado con el Decreto 2242 de 2015 y reglamentado con la Resolución 019 de 2016 no contempla que la DIAN apruebe previa o posteriormente las facturas electrónicas, las notas débito y/o crédito. El plazo para que la factura electrónica y demás documentos sean remitidos a la DIAN es dentro de las 48 horas siguientes a su generación.

Preguntas Frecuentes Tema: Facturación en contingencia Pregunta: Plan de contingencia de no poder facturar electrónicamente debe imprimir formatos pre impresos, ¿puede ser un pre impreso como factura por computador así no tenga resolución por computador? Respuesta: No. Según el Decreto 2242, la Factura electrónica solamente podrá convivir con la factura tipo POS, sin embargo como medida preventiva para las contingencias, la DIAN proferirá autorización de numeración para facturación por TALONARIO en Contingencia en las condiciones establecidas en la resolución No. 0019 de 2016, una vez reestablecido el sistema, el OFE deberá transcribir estas facturas en el servicio informático electrónico de factura electrónica para enviar esta información a la DIAN.

Preguntas Frecuentes Tema: Responsabilidad de los Proveedores Tecnológicos al firmar factura electrónicas de sus clientes Pregunta: ¿Al firmar electrónicamente como proveedores de servicios, documentos de un tercero se entra a ser deudor solidario? ¿Qué tratamiento se le va a dar a este caso? Respuesta: El Decreto 2242 de 2015 establece que en todos los casos el responsable es el obligado facturar de forma electrónica seleccionado por la DIAN o quien lo hace de forma voluntaria, así facture a través de un Proveedor Tecnológico. De acuerdo con lo establecido en materia tributaria, el proveedor tecnológico no se convierte en deudor solidario. Para la DIAN, el único responsable de la factura emitida es quien tiene la obligación de facturar de forma electrónica, ya sea que optó de forma voluntaria o seleccionado de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015. Sin tener en cuenta la normativa comercial y civil, por sólo nombrar algunos, que pueden regular aspectos relacionados con el servicio y las relaciones contractuales entre el proveedor y quien lo contrata. Temas que no son de la competencia de la DIAN.

Preguntas Frecuentes

Tema: Representación gráfica de la factura electrónica Pregunta: ¿Como Garantizamos la recepción de la factura electrónica cuando no hay medios electrónicos de entrega? Respuesta: El Decreto 2242 de 2015 establece la posibilidad a quienes facturen de forma electrónica, entregar la representación gráfica a aquellos adquirentes que no tiene medios para recibir electrónicamente la factura electrónica.