Selecci´ on de Sistema de Gesti´ on Documental Electr´ onico para la Facultad Polit´ ecnica, UNE. Bogado Gonz´ alez, Julio C´ esar1 y Gonz´ alez Marecos, Alexis2 . Facultad Polit´ ecnica, Universidad Nacional del Este. Ciudad del Este, Paraguay. 1 [email protected] 2 [email protected]

Resumen El presente trabajo trata el problema de la falta de un Sistema de Gesti´ on Documental Electr´onico (SGDE) para la Facultad Polit´ecnica, UNE. El prop´ osito de este trabajo consiste en seleccionar el m´as adecuado SGDE para ´esta instituci´on. Primeramente se ha realizado una preselecci´on de sistemas de gesti´on documental, para el efecto se analizaron cuatro de ellos: Alfresco, M.Files, Nuxeo y OpenKM. Para el an´ alisis correspondiente fueron empleados dos m´etodos: Expert Choice que utiliza el m´etodo AHP de Thomas Saaty, y otro de elaboraci´on propia que asigna puntuaciones respecto a las caracter´ısticas escogidas para la comparaci´on, luego de varias pruebas donde los resultados de ambos m´etodos coincidieron, el sistema escogido como el m´as apto para la Facultad Polit´ecnica result´ o ser el OpenKM. Descriptores: comparaci´ on de SGDE, gesti´ on documental, open source.

Abstract This paper addresses the problem of the lack of an Electronic Document Management System (EDMS) for the Polytechnic Faculty, UNE. The purpose of this paper is to select the most appropriate EDMS for this institution. First, a preselection has been made of document management systems. For the effect, four of them were analyzed: Alfresco, M.Files, Nuxeo and OpenKM. For the corresponding analysis, two methods were employed: Expert Choice using the Thomas Saaty AHP method, and other homemade method that assigns scores to features selected for comparison. After several tests where the results of both methods agreed, the system chosen as the most suitable for the Polytechnic Faculty proved to be the OpenKM. Keywords: EDMS, document management, open source.

1. Introducci´ on. Actualmente (a˜ no 2013) la Facultad Polit´ecnica de la Universidad Nacional del Este (FPUNE) guarda sus documentos en una sala de archivos, mientras que los documentos digitalizados son guardados en varias estaciones de trabajo destinadas a usos varios en la Secretaria de la Facultad. Por lo general estos documentos no se encuentran protegidos, y son compartidos en la red de datos por todos los funcionarios de la Secretaria. La Facultad no cuenta con un sistema dedicado a la gesti´ on documental electr´onica y resguardo de estos documentos. Esta situaci´on dificulta un mejor control y manejo de los documentos e impide su puesta a disposici´ on de manera eficiente a las personas que los necesitaren. El trabajo realizado se circunscribe a la gesti´ on de documentos electr´onicos relacionados a las actividades propias de una

instituci´ on de altos estudios como es la FPUNE. El constante crecimiento del volumen de informaci´on institucional de la FPUNE amerita y por ende justifica el presente estudio. La gesti´on documental seg´ un la sociedad de la informaci´ on consiste, en el tratamiento y conservaci´ on que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producci´on del mismo, hasta su eliminaci´ on o conservaci´on permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto atendiendo el principio de orden original y el principio de procedencia [3]. Los sistemas de gesti´on documental facilitan el manejo y la administraci´on de los documentos generados, recibidos y enviados por una entidad. Todos los procesos relacionados, tales como archivar, copiar, mover, enviar, recibir, crear, eliminar

Selecci´on de Sistema de Gesti´on Documental Electr´ onico para la Facultad Polit´ecnica, UNE. y
clasificar
forman
parte
de
la
administraci´on
efectuadas
a
trav´es
de
estos
sistemas
especializados. La
gesti´ on
documental
electr´ onica
implica
la participaci´ on
de
un
sistema
inform´ atico
en
todos los
procesos
contemplados
en
la
gesti´ on
documental,
el
uso
de
estas
herramientas
agrega
funciones usqueda
eficiente tales
como
la
digitalizaci´on
y
la
b´ de
documentos,
haciendo
que
todos
los
procesos sean
m´ as
r´ apidos
y
precisos.
Esta
gesti´ on
ayuda a
reducir
la
utilizaci´on
de
espacio
f´ısico
y
personal
necesario
para
el
trabajo,
ya
que
las
informaciones
son
almacenadas
dentro
de
discos
duros
en computadoras
o
servidores
espec´ıficamente
preparados
para
dicho
efecto. 1.1.
Objetivo
del
trabajo. El
objeto
de
estudio
de
este
trabajo
es
la
identificaci´ on
de
la
tecnolog´ıa
inform´atica
m´ as
adecuada
para
agilizar
estos
procesos;
de
esto
se
deriva el
objetivo
general:
seleccionar
de
entre
cuatro
de los
Sistemas
de
Gesti´ on
Documental
Electr´onico m´ as
conocidos
del
mercado,
el
m´as
adecuado
a los
requerimientos
de
la
Facultad
Polit´ecnica
de la
Universidad
Nacional
del
Este. 1.2.
Sistemas
de
Gesti´ on
Documental Electr´ onicos
considerados. Alfresco.
La
Corporaci´ on
fue
fundada
en
2005 y
en
noviembre
de
ese
a˜ no
lanzØ
su
versi´ on
inicial.
Este
producto
estaba
enfocado
a
la
gesti´ on
de
documentos,
en
mayo
de
2006
se
anunci´o
la
intenci´on de
expandirlo
hasta
abarcar
la
gesti´ on
de
contenido
web
tras
contratar
personal
t´ecnico
y
directivo
de
Interwoven.
En
2007,
Alfresco
contrat´o
al principal
ingeniero
de
ventas
de
Vignette.
Es
un sistema
de
administraci´on
de
contenidos
libre,
basado
en
est´ andares
abiertos
y
de
escala
empresarial
para
sistemas
operativos
tipo
Unix
y
Otros. Est´ a
dise˜ nado
para
usuarios
que
requieren
un
alto
grado
de
modularidad
y
rendimiento
escalable. Alfresco
incluye
un
repositorio
de
contenidos,
un framework
de
portal
web
para
administrar
y
usar contenido
est´ andar
en
portales,
una
interfaz
que provee
compatibilidad
de
sistemas
de
archivos
en Windows
y
sistemas
operativos
tipo
Unix,
un
sistema
de
administraci´on
de
contenido
web,
capacidad
de
virtualizar
aplicaciones
web
y
sitios
est´ aticos
v´ıa
Apache
Tomcat,
b´ usquedas
v´ıa
el
motor Lucene
y
flujo
de
trabajo
en
jBPM1 ;
este
sistema
est´ a
desarrollado
en
lenguaje
Java. Alfresco
fue
fundado
por
John
Newton,
cofundador
de
Documentum
y
John
Powell,
ex
CEO2
de
Business
Objects.
Entre
sus
inversionistas
se
incluyeron
SAP,
AccelPartners
y
MayfieldFund.
El
staff

t´ecnico original estaba compuesto por ingenieros provenientes de Documentum y Oracle [1, 2]. OpenKM. Es un sistema de gesti´ on documental open source que proporciona una interfaz web para la gesti´ on de archivos arbitrarios. OpenKM incluye un repositorio de contenido, sistema de indexaci´ on Lucene, y flujo de trabajo jBPM. El sistema de OpenKM se ha desarrollado utilizando tecnolog´ıa Java. En 2005, dos desarrolladores que participan en tecnolog´ıas de c´ odigo abierto y la experiencia con algunas soluciones de gesti´on de documentos comerciales (SharePoint, Documentum, Hummingbird, entre otros) como motor de b´ usqueda de Excalibur o el motor OCR de Kofax, decidi´ o iniciar un proyecto de c´odigo abierto basado en tecnolog´ıas de alto nivel para construir una sistema de gesti´ on documental que decidieron llamar a OpenKM. Al inicio del proyecto, que recibi´o la ayuda de los fondos del programa PROFIT del gobierno espa˜ nol. La primera versi´on de OpenKM fue liberada a finales de 2006 [4]. Nuxeo. Es un sistema de administraci´on de contenidos libre, basado en est´andares abiertos y de escala empresarial para Windows y sistemas operativos similares a Unix. Est´a dise˜ nado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Nuxeo est´ a desarrollado en lenguaje Java [5]. M-Files. Es un sistema de gesti´ on de contenido de documentos y procesos empresariales, disponible como un servicio basado en la nube conocida como M-Files que se ejecuta en la plataforma Microsoft Windows Azure y como una soluci´ on h´ıbrida. M-Files tambi´en proporciona acceso puro basado en web con navegadores web est´ andar, como Internet Explorer y Firefox, posee tambi´en una interfaz m´ovil que soporta los tel´efonos inteligentes y tabletas, como el iPhone, IPAD, Android, Windows Phone, etc. M-Files cabe sin problemas en pr´acticamente cualquier entorno de negocios y trabaja con todas las aplicaciones de Windows y la mayor´ıa de los sistemas de bases de datos, incluyendo CRM, ERP, sistemas de contabilidad y mucho m´as. MFiles soporta copia escaneada en disco duro, los documentos electr´ onicos como el correo electr´onico, y otros definidos por el usuario la informaci´on que no est´a asociada con un documento, como las cuentas y clientes, contactos, proyectos, etc. Dicha informaci´ on, en M-Files puede existir en forma de metadatos puro. El sistema de indexaci´ on utilizado por M-Files para etiquetar cada documento facilita a los trabajadores a encontrar r´ apidamente el documento que est´ a buscando. En 2011, M-Files fue uno de los once finalistas en el negocio de Infosys de la concesi´ on del a˜ no,

1 jBPM: 2 CEO:

Java Business Process Management (Sistema de Gesti´ on Documental Electr´ onico en Java) Chief Excecutive Officer (Director ejecutivo.)

6

Selecci´on de Sistema de Gesti´on Documental Electr´ onico para la Facultad Polit´ecnica, UNE. en la categor´ıa de programa European Business Awards. Le fue, por tanto, concedida la adjudicaci´on de Ruband’Honneur [2].

2. M´ etodos. 2.1. M´ etodo Multicriterio. AnalyticHierarchyProcess (AHP). Por exclusi´on, un m´etodo multicriterio (MC) es un procedimiento que a diferencia del tradicional an´ alisis beneficio-costo utilizado por los economistas, contempla situaciones d´ onde: 1) los puntos de vista del an´ alisis no necesariamente pueden reducirse a t´erminos monetarios; 2) los puntos de vista pueden expresarse en diferentes dimensiones y escalas, y 3) no necesariamente se obtiene una puntuaci´ on global de las alternativas bajo an´alisis [6]. El m´etodo AHP es un procedimiento dise˜ nado por Thomas Saaty para cuantificar juicios u opiniones gerenciales sobre la importancia relativa de cada uno de los criterios en conflicto empleados en el proceso de toma de decisi´on [7].

3. Resultados. 3.1. M´ etodo multicriterio. AnalyticHierarchyProcess. El m´etodo AHP fue estudiado por los autores a trav´es del software Expert Choice, cargando datos y utilizando como ejemplo las caracter´ısticas, requisitos y necesidades de la FPUNE para obtener el SGDE que sea de mayor utilidad. Tambi´en los autores han estudiado el mismo m´etodo haciendo pruebas manuales por medio de puntuaciones y tablas sigui´endo lo pasos correspondientes. El SGDE de mayor puntuaci´on fue el sistema OpenKM, superando n´ıtidamente a los dem´ as tres candidatos que fueron comparados durante la investigaci´ on y las pruebas de laboratorio, seg´ un se puede observar en el gr´afico de la figura 1. En la tabla 1 se registran los resultados para el SGDE OpenKM.

2.2 M´ etodo de desempe˜ no propuesto. El m´etodo propuesto utiliza un cuadro de valoraciones donde fueron dispuestas las caracter´ısticas deseadas que podr´ıan influenciar a la hora de seleccionar uno u otro SGDE. El cuadro posee una escala de puntuaciones con tres posibles valores. Siendo 1 en caso en que la caracter´ıstica sea opcional, 3 en caso que la caracter´ıstica sea recomendable y 5 si la caracter´ıstica es fuertemente recomendable, en la cuarta columna se registra el valor resultante de la sumatoria de las puntuaciones alcanzadas, siendo su m´ınima expresi´on el cero y como m´ aximo 9. Por ejemplo, si el SGDE pudiera implementarse utilizando una base de datos Oracle pero tambi´en pudiera ser implementado con MySQL el puntaje total para esta opci´ on, ser´ıa igual a 4; si cumple los requisitos de las columnas con puntuaci´ on 1 y 5 ser´ıa 6 el total y si cumple los requisitos de las columnas con puntuaci´on 3 y 5, ser´ıa 8 el total. Si cumple todas las columnas llegar´ıa al m´ aximo de 9. En caso que no cumpla con ning´ un requisito ser´a 0 el puntaje otorgado. Al final del cuadro la sumatoria de todas las puntuaciones, pasa a ser el valor que se le asigna al SGDE.

Figura 1. Gr´ afico de resultados comparando los cuatro SGDE considerados. Tabla 1. Prioridad de objetivos para el OpenKM seg´ un el AHP.

1 2 3 4 5 6

Organizaci´ on Seguridad Impacto Compatibilidad Costo Escalabilidad

36,4 % 31.12 % 5,77 % 11,37 % 4,44 % 10,89 %

3.2. M´ etodo de desempe˜ no propuesto. Del ejemplo del cuadro de medici´ on de desempe˜ no de OpenKM de la tabla 2, se puede notar que este SGDE tiene una alta compatibilidad con los sistemas operativos m´ as utilizados y con las aplicaciones de oficina com´ unmente utilizadas, en contraparte su instalaci´ on es algo compleja y la adaptaci´on de los usuarios al nuevo sistema puede llevar un cierto tiempo.

7

Selecci´on de Sistema de Gesti´on Documental Electr´ onico para la Facultad Polit´ecnica, UNE. Tabla 2. Prioridad de objetivos para el OpenKM seg´ un el AHP.

Factor/caracter´ıstica

1

3

Correo-e

Otros

Otros

Suite de oficina Sistema operativo Base de datos Escalabilidad Costo

Otros Mac Os Oracle 500 Gigabytes Comercial Procesador Quad Core, 4 Gb RAM, HD 1 Tb

Open Office Linux MySQL 1 Terabyte Parcial gratuito Procesador Dual Core, 2 Gb RAM, HD 500 Gb Posee bajo impacto en la rutina de los usuarios. Algo de entrenamiento requerido. Requisito de apoyo gerencial Media El proyecto puede ser implementado de forma paralela al servicio o tecnolog´ıa existente. Los usuarios son migrados de forma gradual

Requisitos m´ınimos Hardware

Impacto en el usuario final

Posee alto impacto en la rutina de los usuarios. Mucho entrenamiento requerido

Instalaci´ on

Compleja

Modo de implementaci´ on

El proyecto no puede ser implementado sin afectar un servicio o tecnolog´ıa existente.

Duraci´ on de la Implementaci´ on Total

1 a˜ no

4. Discusi´ on. El SGDE seleccionado por los autores de este proyecto como el m´ as adecuado por sus caracter´ısticas y herramientas para la Facultad Polit´ecnica de la UNE es el OpenKM. Como se ha visto, es una herramienta u ´til para gestionar los documentos generados dentro de la instituci´ on, para mejorar el acceso en el entorno empresarial general y minimizar la duplicaci´on innecesaria de informaci´ on. OpenKM puede coadyuvar a mejorar la gesti´ on de la Facultad en cuanto a: − Controlar el volumen creciente de informaci´on a gestionar. − Resolver la diversificaci´ on de las fuentes de almacenamiento de informaci´ on. − Evitar la duplicaci´on de la informaci´ on. 3 LODP:

6 meses

5 Servidor IMAP, POP3 MS Office Windows PostgreSql 3 Terabytes Gratuito

Puntos 8 8 8 9 5 5

Pentium 4, 1 Gb RAM, HD 80 Gb

5

Posee bajo impacto en la rutina de los usuarios. Poco entrenamiento requerido.

3

Sencilla

3

El proyecto puede ser implementado sin afectar un servicio o tecnolog´ıa existente

3

3 meses

3 60

− Obtener informaci´on v´ alida a trav´es del control de versiones de documentos. − Reducir el tiempo y los recursos utilizados en la localizaci´on de la informaci´ on. − Evitar fugas de conocimiento o acceso il´ıcito por los usuarios, cumpliendo as´ı con los requisitos establecidos en normas referentes tales como la LOPD. 3 − Restringir el acceso a la informaci´ on; solo pueden acceder a la misma usuarios autorizados. A trav´es del sistema OpenKM, informaci´ on relevante y u ´til puede ser accedida y encontrada en el menor tiempo posible para resolver problemas y tomar decisiones.

Referencias bibliogr´ aficas [1] Alfresco. En l´ınea: www.alfresco.com/ products/networks/compare/m-files. 2011.

Ley espa˜ nola de protecci´ on de datos.

8

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H.
Roche
y
C.
Vejo.
An´ alisis
multicri-terio
en la
toma
de
decisiones.
M´etodos
Cuantitativos aplicados
a
la
Administraci´on.
Material
de apoyo.
An´ alisis
multicriterio.
Facultad
de Ciencias
Econ´ omicas
y
Adminis-traci´ on, Universidad
de
la
Rep´ ublica.
2005.
En
l´ınea: http://www.ccee.edu.uy/ensenian/ catmetad/material/MdA-Scoring-AHP.pdf Acceso:
1
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agosto
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2011. M´etodos
multicriterio.
Facultad
de
Ingenier´ıa, Universidad
de
la
Rep´ ublica.
2008.
En
l´ınea: http://www.fing.edu.uy/iimpi/academica/ grado/proyecto/MetodosMulticriterioFlament(2008).pdf
Acceso:
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septiembre
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9