GH-pr-01

SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS

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1. OBJETIVO Y ALCANCE Asegurar que el personal requerido por el COPNIA, se seleccione cumpliendo con los requisitos (competencias y habilidades) exigidos para el cargo. Inicia con la identificación de necesidades de personal, el reclutamiento, evaluación de candidatos hasta la vinculación del funcionario.

2. NORMATIVIDAD Tipo

Número

Titulo

Fecha

Ley

842

Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones

2003

Resolución

078

Por la cual se establece el proceso de selección del Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería — COPNIA

2012

Nota: Como referencia para la definición del procedimiento se tomaron algunos artículos del Decreto Ley 2400 de 1968, la Ley 190 de 1995 (Art. 5 y 15), Decreto 1950 de 1973 (Art. 22, 23, 54, 56, 58 y 59), Decreto 2232 de 1995, Decreto 736 de 1996, Decreto 4567 de diciembre de 2011, en lo referente a empleos de libre nombramiento y remoción. 3. DEFINICIONES 3.1. SELECCIÓN DE PERSONAL: Conjunto de pasos o actividades mediante los cuales se escoge e incorpora un aspirante que cumple los requisitos especificados por el COPNIA en el manual de funciones y requisitos para el desempeño de un determinado empleo de su planta de personal. 3.2 DECLARACION DE BIENES Y RENTAS: Declaración juramentada de los bienes y rentas, así como la información de la actividad económica privada de todos los funcionarios de la entidad. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Todas las necesidades de personal diferentes a las de la Planta de Personal detectadas en la Dirección General, las Subdirecciones y los Seccionales, deben ser informadas a la Subdirección Administrativa y Financiera para su correspondiente estudio.

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4.2 Dentro del perfil, se encuentran definidas las competencias exigidas para cada empleo en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades apropiadas. 4.3 El Profesional de Gestión de Talento Humano proyecta la descripción y el perfil de los empleos, bajo los lineamientos establecidos en el Manual de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales para los empleos del COPNIA. 4.4 Para proveer un empleo de planta en caso de vacancia definitiva la vinculación del personal, posterior a su selección, se realiza con nombramiento ordinario a través de resolución proyectada por el Profesional de Gestión de Talento Humano, revisada por el Subdirector Administrativo y Financiero y aprobada y suscrita por el Director General del COPNIA. 4.5 Las vacancias temporales, excepto las comisiones de servicio, se proveerán de la siguiente manera:  Para el empleo de Director General, por encargo que realice la Junta Nacional de Consejeros, que recaerá únicamente en alguno de los empleos del nivel Directivo.  Para los empleos de Subdirectores de cada una de las Subdirecciones, por encargo que realice el Director General, dentro de los profesionales de mayor clasificación de cada una de las Subdirecciones.  Para los empleos del nivel Profesional, por encargo que realice el Director General en otros profesionales coordinado con los Subdirectores de área respectiva.  Para los empleos del nivel técnico auxiliar, el Director o Subdirector debe informar por escrito a la Subdirección Administrativa y Financiera para que determine quién será la persona que reemplace las vacaciones del titular, ya sea un funcionario de planta o un supernumerario. 4.6 Para suplir necesidades por carga de trabajo se realizará con la vinculación del personal supernumerario; posterior a su selección, se realiza el nombramiento a través de resolución proyectada por el Profesional de Gestión de Talento Humano, revisada por el Subdirector Administrativo y Financiero y aprobada y suscrita por el Director General del COPNIA. 4.7 El Profesional de Gestión de Talento Humano prepara oficio para la firma del Subdirector Administrativo y Financiero en el que se informe al interesado el nombramiento en el empleo. Contiene como mínimo el nombre de la persona seleccionada, nombre del empleo, número y fecha de resolución de nombramiento, relación de los documentos y requisitos para posesionarse en el empleo; según modelo, comunicado de nombramiento (ANEXO 6.4). En el caso de los nombramientos supernumerarios se informa sobre la fecha de finalización de labor.

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4.8 El Profesional de Gestión de Talento Humano prepara el acta de posesión. Esta acta es firmada como acto de posesión, por el funcionario competente para tal efecto y la persona nombrada en el empleo. 4.9 Las personas designadas por el Director General del COPNIA para realizar las posesiones de personal son:  El Presidente del COPNIA para el empleo de Director General.  El Director General para los empleos de Subdirectores y Secretarios Seccionales.  Los Subdirectores, para los empleos de sus respectivas áreas.  Los Secretarios Seccionales para los empleos de planta correspondientes a su Seccional. 4.10         

La declaración de bienes y rentas debe contener como mínimo: Nombre completo, documento de identidad y dirección de domicilio permanente. Nombre y documento de identidad del cónyuge o compañero permanente y parientes en primer grado de consanguinidad. Relación de ingresos del último año. Identificación de las cuentas corrientes y de ahorros en Colombia y en el extranjero, si la hubiera. Relación detallada de las acreencias y obligaciones vigentes. Calidad de miembro de juntas o consejos directivos. Mención sobre su carácter de socio en corporaciones, o sociedades o asociaciones. Información sobre existencia de sociedad conyugal vigente o de sociedad de hecho entre compañeros permanentes. Relación de bienes patrimoniales actualizada, de acuerdo al formato “Declaración de bienes y renta” GH-fr-03 (ANEXO 6.6). Este documento debe actualizarse cada año y es el Profesional de Gestión de Talento Humano el encargado de solicitar al personal el cumplimiento de esta política.

4.11 Todo funcionario debe suministrar la información requerida en el formato “Hoja de Vida-COPNIA” GH-fr-02 (ANEXO 6.5), el cual es archivado en la historia laboral correspondiente en el momento de la apertura de la misma. 4.12 Para las inscripciones a seguridad social, el funcionario escoge las empresas que le prestarán los servicios de salud y pensión, para cesantías se realiza la afiliación con el Fondo Nacional del Ahorro, para riesgos profesionales y caja de compensación familiar la afiliación se realiza con la empresa seleccionada por el COPNIA. 4.13 Los Secretarios Seccionales son los responsables de verificar y gestionar las inscripciones a salud, pensión, Fondo Nacional del Ahorro y Caja de Compensación de sus colaboradores en la ciudad donde funciona el Seccional, en coordinación con el Profesional de Gestión de Talento Humano. Cuando sea necesario el Subdirector

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Administrativo y Financiero delegará en los Secretarios Seccionales la firma de dichas afiliaciones. 4.14 El Profesional de Gestión de Talento Humano conserva en su archivo de manera organizada, la evidencia de los procesos de selección realizados y las hojas de vida de acuerdo con el procedimiento establecido. 4.15 Los registros generados en la aplicación de este procedimiento son parte de la historia laboral y su manejo y conservación está dada según lo establecido en la tabla de retención documental para archivo de Historias laborales. 4.16 El Profesional de Gestión de Contabilidad debe mantener actualizado al Profesional de Gestión de Talento Humano, en lo relacionado con el Banco y sucursales para apertura de cuentas de nómina. 4.17 Para la selección del personal del nivel técnico, el Profesional de Gestión de Talento Humano presentará a la Subdirección Administrativa y Financiera, preferiblemente una terna por cada empleo vacante definitivo, con el fin de que el Subdirector Administrativo y Financiero junto con el Subdirector correspondiente seleccionen el candidato que debe ser vinculado. El Director General firmará el acto administrativo correspondiente. En el caso de los supernumerarios para el cubrimiento de vacaciones, si la persona ha hecho reemplazos antes, se tendrá en cuenta el concepto de los Secretarios Seccionales y Profesionales de Gestión según el caso. 4.18 Para la selección del personal de los empleos de Subdirector es el Director del Consejo quien decide la vinculación previo proceso de selección apoyado en empresas especializadas de selección de Directivos. Se debe presentar preferiblemente una terna habilitada. 4.19 Para la selección del personal del nivel Profesional es el Subdirector de cada dependencia quien decide la vinculación previa entrevista, según sea el caso. Se debe presentar preferiblemente una terna habilitada. El Director General decidirá si realiza entrevista o no, complementando las ya realizadas. 5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD No. 1

2

Nombre de la actividad

Descripción

Responsable

Inicio del Procedimiento Analizar necesidades de personal

Revisa la planta de personal, para verificar los empleos que están vacantes por alguna de las siguientes causas: VACANCIA DEFINITIVA - Vacancia no suministrada de acuerdo con el organigrama.

Director General Subdirector Administrativo y Financiero

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No.

Nombre de la actividad

Descripción Declaratoria de insubsistencia. Renuncia regularmente aceptada. Invalidez absoluta. Revocatoria del nombramiento Declaratoria de nulidad de nombramiento Traslado o ascenso Mandato de la ley. Destitución. Declaratoria de vacante en los casos de abandono del cargo. - Por retiro con derecho a pensión de jubilación. - Por edad - Por muerte del empleado - Por supresión del empleo. - Por declaratoria de insubsistencia. - Las demás que determine la ley o la Constitución Nacional. VACANCIA TEMPORAL - Vacaciones, licencia, servicio militar - En comisión, salvo en la de servicio. - Cuando se encarga al funcionario de otro empleo desligándolo de las funciones que ejerce - En los casos de suspensión en el ejercicio del empleo - Las demás que determine la ley o la Constitución Nacional. -

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Responsable Subdirector Jurídico Subdirector de planeación y Comunicaciones.

Director General

3

4

5

6

Determinar necesidad de proveer empleos vacantes definitivas

Solicitar disponibilidad presupuestal

Realizar reclutamiento de hojas de vida

Preseleccionar candidatos.

Determina si: - Es viable distribuir las cargas de trabajo dentro del personal existente; - Es posible proveer el cargo vacante con personal existente en la entidad, según lo establecido en el procedimiento de “Situaciones Administrativas” (GH-pr04); ó - Es necesario proveer el empleo vacante con personas externas.

-

-

-

Subdirector Administrativo y Financiero Subdirector Jurídico Subdirector de planeación y Comunicaciones

Solicita al área respectiva la expedición del certificado Profesional de de disponibilidad presupuestal, según sea el caso, Gestión de Talento (considerando salario base y tiempo) para iniciar el Humano proceso de selección y contratación. Profesional de Compila hojas de vida para la selección de personal. Gestión de Talento Las hojas de vida reunidas por los Secretarios Humano Seccionales, para los supernumerarios son enviadas al Secretario Nacional para el estudio correspondiente. Seccional Preselecciona candidatos que cumplan con requisitos Profesional de del perfil. Gestión de Talento Informa a la Subdirección Administrativa y Financiera Humano

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No.

Nombre de la actividad

Descripción

-

7

Coordinar entrevistas -

-

-

-

8

Entrevistar y seleccionar.

-

-

9

Proyectar y comunicar la designación

-

los resultados de la preselección donde se evidencie el cumplimiento del perfil exigido anexando los documentos que así lo acredita. El Subdirector Administrativo y Financiero presenta a los Subdirectores y Secretarios Seccionales las hojas de vida de los candidatos preseleccionados para su estudio y aprobación. Coordina con el (los) responsable(s) la realización de la(s) entrevista(s). Prepara y envía al (los) responsable(s) de realizar la(s) entrevista(s) la documentación necesaria: formato de “Informe entrevista” GH-fr-01 (ANEXO 6.1), listado de personal preseleccionado y hoja de vida, según aplique. Cita a los candidatos seleccionados para entrevista(s). En el caso de los Seccionales, las citaciones las realiza el Secretario Seccional o la Subdirección Administrativa y Financiera si el empleo a proveer es el de Secretario Seccional. Basados en los conocimientos propios del empleo, prepara cuestionario para la entrevista en el formato “Informe entrevista” GH-fr-01 (ANEXO 6.1) Realiza entrevista, da concepto sobre el candidato en el formato “Informe entrevista” GH-fr-01 (ANEXO 6.1) y entrega los resultados al Profesional de Gestión de Talento Humano Para las ternas de los empleos de Director General y Subdirectores se realizarán las entrevistas conforme lo establecido en la Resolución 78 de 2012 y este procedimiento, respectivamente. Para los empleos supernumerarios y de planta del nivel técnico, el Profesional de Gestión de Talento Humano entrega al Subdirector Administrativo y Financiero las hojas de vida con los informes de entrevista, preferiblemente de tres candidatos preseleccionados, con el fin de que se seleccione uno (ver numeral 4.17 de las generalidades). Para los empleos del nivel Profesional y Directivo es discrecional del nominador junto con el Directivo que corresponda, indicar la persona seleccionada para vinculación. Proyecta y gestiona la resolución de nombramiento de la persona seleccionada, según modelo (ANEXOS 6.2 y 6.3). Proyecta y gestiona el oficio informando a la persona seleccionada su nombramiento en el empleo, según modelo (ANEXO 6.4); en el caso de un empleo de planta el nombrado tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles a partir del comunicado para confirmar de manera escrita su aceptación. Informa a la persona que ha sido escogida para el desempeño del empleo. Solicita examen médico ocupacional de ingreso.

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Responsable

Subdirector Administrativo y Financiero

Profesional de Gestión de Talento Humano,

Presidente Director General Subdirector Administrativo y Financiero Subdirector Jurídico Subdirector de Planeación y Comunicaciones Secretarios Seccionales, Profesionales de Gestión

Profesional de Gestión de Talento Humano

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No.

Nombre de la actividad

Descripción -

-

-

-

10

Verificar la designación -

-

-

11

Realizar inscripciones a seguridad social

-

12

Posesionar

-

Verifica la existencia de causas para revocar, modificar, aclarar, sustituir o derogar el nombramiento:  Cuando el nombrado no manifestó su aceptación o no se posesionó dentro del plazo establecido.  Cuando el nombrado manifiesta no aceptar.  O las demás que la Ley determine Verifica existencia de causas para que no se de la posesión:  La persona nombrada desempeña otro empleo público del cual se ha separado en virtud de licencia.  Tiene vigente auto de detención preventiva.  El nombramiento haya sido realizado por personal no competente.  Están vencidos los términos para aceptar el nombramiento Solicita carta de aceptación del nombramiento, la cual debe indicar la aceptación al empleo y la denominación del empleo en el cual fue nombrado y los demás documentos necesarios para la posesión Revisa los documentos exigidos para la posesión. Deja evidencia en el formato de hoja de vida (ANEXO 6.5), de la verificación de las competencias de personal a vincular, donde se observe el cumplimiento del perfil en cuanto a educación y experiencia, una vez la persona se haya posesionado y antes de los 4 próximos meses de su vinculación. Coordina con el designado la fecha de llegada para posesión (la cual debe ser máximo dentro de los 10 días siguientes a la aceptación) Prepara acta de posesión, según modelo, (ANEXO 6.7), El acta de posesión debe ser firmada por el Director General o Subdirector Administrativo y Financiero o Subdirector Jurídico o Subdirector de Planeación y Comunicaciones o Presidente o Secretario Seccional. Para salud, pensión, cesantías y caja de compensación familiar el funcionario diligencia el formato de la entidad escogida o la que corresponda, los entrega al Secretario Seccional o al Profesional de Gestión de Talento Humano, según corresponda para que se diligencie la información del empleador y firma del Subdirector Administrativo y Financiero o Secretario Seccional; radica con la documentación exigida y entrega copia al Profesional de Gestión de Talento Humano para actualización del expediente, “Historia Laboral” GH-fr05 (ANEXO 6.8). Para ARP, el Auxiliar de Talento Humano realiza la afiliación, actualiza expediente, “Historia Laboral” GHfr-05 (ANEXO 6.8) y prepara el envío de la copia de afiliación al funcionario. (la afiliación a la ARP debe ser el día anterior al inicio de labores o fecha de posesión) Toma el juramento, las dos partes firman el acta de

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Responsable

Profesional de Gestión de Talento Humano Secretarios Seccionales

Funcionario, Subdirector Administrativo y Financiero Profesional de Gestión de Talento Humano, Secretario Seccional

Presidente del

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No.

Nombre de la actividad

Descripción

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Responsable

posesión y entrega copia de las funciones del empleo al COPNIA, nuevo funcionario Director General Subdirector Administrativo y Financiero Subdirector Jurídico Subdirector de Planeación y Comunicaciones Secretarios Seccionales -

13

Solicitar apertura cuenta bancaria para nómina

-

-

14

Realizar apertura de historia laboral

15

Carnetizar

-

16

Comunicar vinculación -

17

Realizar inducción y entrenamiento en el cargo

18

Fin del procedimiento

6. ANEXOS

-

Proyecta para firma del funcionario competente la carta de solicitud de apertura de cuenta bancaria para el pago de nómina y prestaciones sociales, Informa al funcionario en qué sucursal y banco debe abrir la cuenta de nómina y le solicita informar el número de cuenta para grabarlo en el programa de nómina. Con la documentación entregada por el nuevo funcionario recolectada durante el proceso de nombramiento y posesión el Auxiliar Operativo de Talento Humano abre y organiza el expediente, diligencia el formato “Historia Laboral” GH-fr-05 (ANEXO 6.8), para posterior verificación y firma por parte del Profesional de Gestión de Talento Humano. Incluye al nuevo funcionario en el aplicativo de nómina. Tramita la elaboración del carné, suministrando información de nombre, cédula, cargo y anexando foto. Prepara la entrega al funcionario o envía para entrega en seccionales. Comunica a todas las sedes del COPNIA, a través de la intranet, sobre la vinculación del nuevo funcionario. Informa a las entidades con las que puede tener contacto el nuevo funcionario, según su cargo, de la vinculación (cuando sea aplicable). Informa al área de sistemas para que actualice roles en los aplicativos donde este involucrado el cargo.

Auxiliar Operativo de Talento Humano

Auxiliar Operativo de talento Humano

Profesional de Gestión de talento Humano Auxiliar Operativo de Talento Humano

Profesional de Gestión de Talento Humano

Se realiza de acuerdo a lo descrito en el procedimiento Profesional de de “Inducción, Capacitación y Desarrollo del personal” Gestión de Talento GH-pr-02 Humano

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6.1 Informe entrevista (GH-fr-01) 6.2 Modelo, Resolución de nombramiento 6.3 Modelo, Resolución nombramiento supernumerario 6.4 Modelo, Comunicado de nombramiento y posesión 6.5 Hoja de vida – COPNIA (GH-fr-02) 6.6 Declaración de bienes y renta (GH-fr-03 ) 6.7 Modelo, Acta de posesión 6.8 Historia Laboral (GH-fr-05)

7. CONTROL DE CAMBIOS No.

Fecha

Descripción del cambio o modificación

1

Abr. /08

Primera emisión

2

Sep. /09

Cambios: 1) Ya no se realiza evaluación de desempeño en periodo de prueba, sino el concepto del jefe inmediato para definir la permanencia del provisional en planta; 2) ya no se realiza visita domiciliaria.

Ago. /11

Cambios: 1) Se incluye a todo el personal para la declaración juramentada de bienes y rentas; 2) Se incluye la actuación del comité asesor de presidencia en la elección del personal del nivel técnico; 3) el reclutamiento de hojas de vida ya no se realiza a través de empresas especializadas; 4) Se incluye la delegación de firma de las afiliaciones a la Seguridad Social en los Secretarios Seccionales; 5) Se organizan las actividades en el orden como sucede en la práctica. 6) los anexos 6.1 y 6.8 fueron actualizados.

Mar. /12

Cambios: 1) Se actualiza el procedimiento y los cargos conforme la reestructuración realizada el 19 de enero de 2012. 2) desaparece el comité asesor de presidencia para dar paso a la decisión por parte de cada uno de los directivos en coordinación con la Subdirección Administrativa y Financiera. 3) Se proponen dos instructivos para el diligenciamiento de los formatos de hoja de vida única y declaración juramentada de bienes

3

4

DIANA MARIA HERNANDEZ RUEDA Profesional de Gestión de Talento Humano ACTUALIZÓ

LUZ SOFIA AGUIRRE HERNANDEZ Subdirectora Administrativa y Financiera REVISÓ Y APROBÓ

ANEXO 6.1 GH-pr-01 Pag. 1/1 INFORME ENTREVISTA

Nombres: Documento de identificación:

DATOS DEL CANDIDATO Apellidos: Empleo a desempeñar:

C.C.

C.E. PAS. No. DATOS DE LA PERSONA QUE REALIZA EL INFORME DE ENTREVISTA (EVALUADOR) Nombres: Apellidos: Empleo que desempeña:

Fecha del informe: CONCEPTO GENERAL SOBRE EL CANDIDATO



Firma del Evaluador

Concepto: Apto.

No Apto.

GH-fr-01 v.2 Ago. 11

ANEXO 6.2 GH-pr-01 Pag.1/1

REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA RESOLUCION Nº. «Número consecutivo de resolución» «Fecha, indicando día, mes y año» Por medio de la cual se hace un nombramiento El Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA en ejercicio de las facultades que le otorga el literal o) del artículo 3 de la Resolución Nacional N° 0075 del 2012 y el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales adoptado mediante Resolución Nacional N° 0077 del 2012 y; RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: Nómbrase a «NOMBRE DEL FUNCIONARIO DESIGNADO», con cédula de ciudadanía No. «número de cedulas», en el empleo de «Nombre del empleo», código «código del empleo», Grado «grado del empleo», «jornada laboral del empleo (medio tiempo ó tiempo completo», de la Planta de Personal del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – Seccional «Nombre del Seccional al cual está asignado el funcionario», con una asignación básica mensual de «VALOR DE LA ASIGNACIÓN MENSUAL EN LETRAS» («valor de la asignación mensual en números»), empleo que deberá desempeñar de lunes a viernes en el horario que se estipule en el Acta de Posesión. ARTICULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su comunicación y surte sus efectos a partir de la fecha del Acta de posesión respectiva, previa acreditación de los requisitos establecidos para el empleo.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los «días en letras» («días en números») días del mes de «mes»del año «año en letras» («año en números»).

XXXXXXXXXXXXXXXXXX Director General

«Apellido del transcriptor con mayúscula inicial» Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.

ANEXO 6.3 GH-pr-01 Pag.1/1 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA RESOLUCION Nº. «Número consecutivo de resolución» «Fecha, indicando día, mes y año» Por medio de la cual se vincula a un supernumerario El Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA en ejercicio de las facultades que le otorga el literal o) del artículo 3 de la Resolución Nacional N° 0075 del 2012 y el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales adoptado mediante Resolución Nacional N° 0077 del 2012 y; CONSIDERANDO: Que el artículo 83 del Decreto Ley 1042 de 1978, establece que para suplir las vacancias temporales de los empleados públicos en caso de licencias o vacaciones o para suplir necesidades del servicio en actividades de carácter netamente transitorio podrá vincularse personal supernumerario. Que el mencionado artículo 83, establece igualmente que la vinculación de supernumerarios se hará mediante resolución administrativa, en la cual deberá constar expresamente el término durante el cual se prestarán los servicios y la asignación básica respectiva. Que mediante certificado de incapacidad numero XXXXXX la EPS XXXX le concedió licencia de maternidad a la funcionaria XXXXX por 84 días comprendidos entre el XX de MES al XX de MES de 2008, RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: Nómbrase como supernumerario a , identificada(o) con cédula de ciudadanía No. CC, para cumplir las funciones del empleo denominado: DENOMINACION DEL EMPLEO, Código XXXX, Grado XX, con una asignación básica mensual de VALOR EN LETRAS PESOS M/CTE ($Valor en números), desde el XX de MES de 2008 al XX de MES de 2008, mientras dura la licencia concedida a NOMBRES TITULAR DEL EMPLEO, CC TITULAR EMPLEO o las vacaciones o la incapacidad, etc. ARTICULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y surte efectos desde la fecha de su comunicación al interesado. COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los «días en letras» («días en números») días del mes de «mes»del año «año en letras» («año en números»). XXXXXXXXXXXXXXXXXX Director General «Apellido del transcriptor con mayúscula inicial» Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.

ANEXO 6.4 GH-pr-01 Pag.1/2

Bogotá,

Señor (a)(ita) «NOMBRE DEL FUNCIONARIO» Bogotá

Asunto: Información sobre nombramiento y posesión Apreciada Señor (a) (ita): Me permito informarle que mediante la Resolución No. «número consecutivo de resolución» del «fecha indicando día en numeros, mes y año», usted ha sido nombrada en el empleo de «nombre del empleo según manual de funciones», Código «número de código según manual de funciones», Grado «número de grado según manual de funciones», de la Planta de Personal del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería. Dado lo anterior, le solicitamos que por medio de oficio dirigido al Director General del COPNIA, manifieste la aceptación o no del empleo en el cual fue nombrado(a). Para llevar a cabo la diligencia de posesión, usted deberá aportar como mínimo la documentación señalada a continuación: a) Oficio dirigido al Director General, aceptando el cargo para el cual fue designado. b) Formato único de hoja de vida diligenciado. c) Formato de declaración de bienes y renta diligenciado. (cuando sea superior a tres meses la vinculación) d) Copia de la libreta militar (en el caso de los hombres) e) Original y copia de la cédula de ciudadanía. f) Copia de las certificaciones laborales que respaldan su experiencia profesional. g) Copia de certificados de estudio h) Copia de la tarjeta profesional (si es del caso) i) Original del certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría j) Original del certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la Nación

ANEXO 6.4 GH-pr-01 Pag.2/2

Paralelamente al proceso de posesión en el empleo, usted deberá presentar el formulario de afiliación a EPS (salud), el formulario de afiliación a Fondo de Pensiones o en su defecto una certificación del estado activo de la afiliación. Dichos documentos deberán ser diligenciados en la parte correspondiente a los datos del empleado y su grupo familiar, para que posteriormente sean firmados por el funcionario competente (este campo varía entre Subdirector Administrativo y Financiero y Secretarios Seccionales) y devueltos para la legalización definitiva de las afiliaciones al sistema de seguridad social. En cuanto a la afiliación al fondo de cesantías, usted deberá acercarse a las oficinas del Fondo Nacional del Ahorro en , y solicitar la tarjeta de registro de firmas y el formato de afiliación, documentos de los cuales deberá remitir copia a este despacho una vez hayan sido radicados en esa entidad. Cordialmente,

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.

ANEXO 6.5 GH-pr-01 Pag. 1/3

HOJA DE VIDA - COPNIA DATOS PERSONALES Primer apellido:

Segundo apellido

Documento de identificación:

Sexo:

C.C. C.E. PAS. Libreta militar:

F

No.

Primera clase: Segunda clase: Fecha y lugar de nacimiento:

Número:

Fecha:

AAAA

DD

MM

Nombres: Nacionalidad: M

Col.

Ext.

País: D.M.:

País:

Departamento: Residencia:

Municipio:

Dirección:

Teléfonos:

Departamento:

Municipio:

E-mail: FORMACIÓN ACADÉMICA Educación básica y media: Marque con una X el último grado aprobado: 1o.

Básica Primaria 3o. 4o.

2o

Básica 5o

6o.

7o

Título obtenido: Media

8o.

9o.

10o

Centro educativo:

11o.

Fecha de grado: Educación superior (Pregrado y postgrado) Diligencie en estricto orden cronológico y relacione el frente el número de la tarjeta profesional si ha sido prevista en la ley. Las modalidades académicas se clasifican así: TC (Técnica) TL (Tecnológica) TE (Tecnológica especializada) UN (Universitaria) ES (Especialización) MG (Maestría o magíster) DOC (Doctorado o PHD) Modalidad académica

No. Semestres aprobados

Nombre de los estudios o titulo obtenido

Graduado SI / NO

FORMACIÓN NO FORMAL Las modalidades se clasifican así: CR (Curso); SM (seminario); FR (foro); si es otro especifique cual. Fecha Modalidad Duración Nombre del curso, seminario o foro finalización académica (en horas) (Mes / Año)

Terminación Año

No. Tarjeta profesional

Entidad / Instructor

GH-fr-02 v2 . Mar. 12

ANEXO 6.5 GH-pr-01 Pag. 2/3

HOJA DE VIDA - COPNIA EXPERIENCIA LABORAL Relacione su experiencia laboral o de prestación e servicios en orden cronológico comenzando por el último o actual Empresa o entidad: Dirección: Tipo de contrato: Laboral Temporal Nombre del cargo:

Ultimo empleo, empleo actual o contrato vigente Tipo: Teléfonos: Pública: Privada: País: Departamento:

Practicante Prestación de servicios Área de desempeño:

Becario Otro Cual? Fecha ingreso:

Correo electrónico entidad: Municipio:

Aprendiz Fecha retiro:

Funciones realizadas:

Empresa o entidad: Dirección: Tipo de contrato: Laboral Temporal Nombre del cargo:

Empleo o contrato anterior Tipo: Teléfonos: Pública: Privada: País: Departamento:

Practicante Prestación de servicios Área de desempeño:

Becario Otro Cual? Fecha ingreso:

Correo electrónico entidad: Municipio:

Aprendiz Fecha retiro:

Funciones realizadas:

Empresa o entidad: Dirección: Tipo de contrato: Laboral Temporal Nombre del cargo:

Empleo o contrato anterior Tipo: Teléfonos: Pública: Privada: País: Departamento:

Practicante Prestación de servicios Área de desempeño:

Becario Otro Cual? Fecha ingreso:

Correo electrónico entidad: Municipio:

Aprendiz Fecha retiro:

Funciones realizadas:

NOTA: Si requiere adicionar más experiencia adicione copias de esta hoja.

GH-fr-02 v2 . Mar. 12

ANEXO 6.5 GH-pr-01 Pag. 3/3

HOJA DE VIDA - COPNIA TIEMPO TOTAL DE EXPERIENCIA Indique el tiempo total de experiencia laboral en número de años y meses TIEMPO DE EXPERIENCIA OCUPACIÓN AÑOS

MESES

Servidor Público Empleado del Sector Privado Trabajador independiente TOTAL TIEMPO DE EXPERIENCIA FIRMA DEL SERVIDOR PUBLICO O CONTRATISTA

MANIFIESTO BAJO GRAVEDAD DEL JURAMENTO QUE SI ____ NO ____ ME ENCUENTRO DENTRO DE LAS CAUSALES DE INHABILIDAD O DE INCOMPATIBILIDAD DEL ORDEN CONSTITUCIONAL O LEGAL, PARA EJERCER EMPLEOS PÚBLICOS O PARA CELEBRAR CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. PARA TODOS LOS EFECTOS LEGALES, CERTIFICO QUE LOS DATOS POR MI ANOTADOS EN EL PRESENTE FORMATO SE HOJA DE VIDA, SON VERACES. (ARTICULO 5O. DE LA LEY 190/95)

FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO O CONTRATISTA

FIRMA TALENTO HUMANO Observaciones de Gestión de Talento Humano

CERTIFICO QUE LA INFORMACIÓN AQUÍ SUMINISTRADA HA SIDO CONSTATADA FRENTE A LOS DOCUMENTOS QUE HAN SIDO PRESENTADOS COMO SOPORTE.

NOMBRE Y FIRMA DEL PROFESIONAL DE GESTION DE TALENTO HUMANO

GH-fr-02 v2 . Mar. 12

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO UNICO DE HOJA DE VIDA COPNIA El formato único hoja de vida COPNIA, tiene como propósito principal recolectar la información más importante de cada una de las personas que en determinado momento se han vinculado al Consejo Profesional Nacional de Ingeniería COPNIA, en calidad de funcionarios o contratistas, por lo tanto es necesario que tanto el formato como los datos que allí queden consignados cumplan con todas y cada una de las siguientes especificaciones: 1. El formato debe imprimirse por ambas caras de una misma hoja 2. Si el espacio destinado para registrar la experiencia laboral no es suficiente, se debe imprimir una hoja adicional para este fin y de ser necesario por ambas caras. 3. El formato no puede tener tachones ni enmendaduras hechas con esfero, lápiz o corrector, deberá ser diligenciado siempre con esfero de tinta negra y con letra legible 4. Todos los datos consignados en el formato se deben escribir completos 5. Respecto a la información académica formal y no formal se debe registrar estrictamente la que corresponda a las certificaciones de estudios aportadas, teniendo en cuenta el orden cronológico y la clasificación de las modalidades académicas establecidas. 6. Para registrar la experiencia laboral también se debe tener en cuenta que esta debe corresponder estrictamente a la contenida en las certificaciones laborales aportadas, teniendo en cuenta que las fechas de ingreso y retiro se deben escribir completas en el siguiente orden: día, mes y año, el campo funciones realizadas es obligatorio y la descripción de estas debe ser muy especifica. 7. No se puede registrar información académica ni laboral que no haya sido debidamente soportada con las certificaciones correspondientes. 8. El tiempo de experiencia laboral y la sumatoria de ésta debe corresponder al tiempo acreditado mediante las respectivas certificaciones laborales, especificando el tiempo laborado en años y en meses. 9. Es obligatorio responder el cuestionamiento bajo la gravedad de juramento, sobre las incompatibilidades e inhabilidades de orden constitucional y legal planteadas en el formato. 10. Se debe firmar el formato en el espacio destinado para este fin. 11. El formato hoja de vida tiene un campo designado para la firma y observaciones de Talento Humano, por lo tanto este deberá ser firmado por el funcionario de Gestión de Talento Humano o quien haga sus veces. 12. Para el caso de las personas que se vinculen en los Seccionales a Nivel Nacional, será el Secretario Seccional el encargado de verificar que el formato único de hoja de vida COPNIA, así mismo que los documentos soporte de estos cumplan con los requerimientos establecidos en el presente instructivo.

ANEXO 6.6 GH-pr-01 1/2

DECLARACION DE BIENES Y RENTA 1. DECLARACION DOCUMENTADA 1.1 DE BIENES Y RENTA YO, Identificado con: C.C. C.E. T.I. Con domicilio en: País: Departamento: Dirección: Y teniendo como parientes de primer grado de consanguinidad a Nombres

Apellidos

No. Municipio: Teléfono:

C.C.

C.E.

T.I.

Documento de Parentesco identidad

declaro, en cumplimiento de lo dispuesto en el articulo122, inciso 3, de la Constitución Política de Colombia y en los articulos 13 y 14 de la Ley 190 de 1995, para: Tomar posesión Para retirarme Para actualizacion Para modificar los datos consignados previamente que los unicos bienes y rentas que poseo a la fecha, en forma personal o por interpuesta personal, son los que relaciono a continuación. A. Los ingresos y rentas que obtuve en el ultimo año gravable fueron: CONCEPTO

VALOR

Salarios y demás ingresos laborales Cesantias e intereses de cesantias Gastos de representación Arriendos Honorarios Otros ingresos y rentas: TOTAL $ B. Las cuentas corrientes y de ahorro que poseo en Colombia y en el exterior son: ENTIDAD FINANCIERA

TIPO DE CUENTA

NUMERO DE CUENTA

SEDE DE LA CUENTA

SALDO DE LA CUENTA

C. Mis bienes patrimoniales son los siguientes: TIPO DE BIEN

IDENTIFICACION DEL BIEN

VALOR

GH-fr-03 v1. Abr.08

ANEXO 6.6 GH-pr-01 2/2

DECLARACION DE BIENES Y RENTA D. Las acreencias y obligaciones vigentes a la fecha son: ENTIDAD O PERSONA

CONCEPTO

VALOR

1.2 DE PARTICIPACION EN JUNTAS, CONSEJOS, CORPORACIONES, SOCIEDADES Y ASOCIACIONES

A. En la actualidad participo como miembro de las siguientes justas y consejos directivos: ENTIDAD O INSTITUCION

CALIDAD DE MIEMBRO

B. A la fecha soy socio de las siguientes corporaciones, sociales y/o asociaciones: CORPORACIÓN, SOCIEDAD O ASOCIACION

CALIDAD DE MIEMBRO

C. En la actualidad tengo sociedad conyugal o de hecho vigente: NOMBRE Y APELLIDO DEL CONYUGE O COMPAÑERO O COMPAÑERA PERMANENTE

SI

NO

con,

DOCUMENTO DE IDENTIDAD No.

C.C.

C.E.

T.I.

2. ACTIVIDAD ECONOMICA PRIVADA las actividades economicas de carácter privado, adicionales a las declaradas anteriormente, que he venido desarrollando de forma ocasional o permanente son las siguientes DETALLE DE LA ACTIVIDAD

FORMA DE PARTICIPACIÓN

3. FIRMA

FIRMA DEL FUNCIONARIO O CONTRATISTA

CIUDAD Y FECHA GH-fr-03 v1. Abr.08

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO DE DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTA 1. El formato debe imprimirse por ambas caras de una misma hoja 2. El formato no puede tener tachones ni enmendaduras hechas con esfero, lápiz o corrector, deberá ser diligenciado siempre con esfero de tinta negra y con letra legible 3. Todos los datos consignados en el formato se deben escribir completos y deben ser veraces y demostrables 4. Para registrar los datos de los parientes se debe tener en cuenta que los únicos en primer grado de consanguinidad son los hijos y los padres 5. Con respecto a los valores reportados por concepto de ingresos y rentas obtenidos en el último año gravable, cuentas de ahorro, corrientes y bienes patrimoniales estos deben corresponder a lo que en caso de ser necesario pueda demostrarse documentalmente. 6. El formato debe ser firmado en el espacio destinado para este fin, al frente se escribe la ciudad y la fecha en donde fue firmado. 7. Para el caso de las personas que se vinculen en los Seccionales a Nivel Nacional, será el Secretario Seccional el encargado de verificar que el formato de declaración de bienes y renta cumplan con los requerimientos establecidos en el presente instructivo.

ANEXO 6.7 GH-pr-01 Pag.1/1 ACTA DE POSESIÓN En , a los «días en letras» («días en números») días del mes de «mes» del año «año en letras» («año en números»), siendo las «hora en que se realiza la posesión)», se presentó «NOMBRE DEL FUNCIONARIO DESIGNADO», identificado con la C.C. «número de cédula», para tomar posesión del empleo de «Nombre del empleo», código «código del empleo», Grado «grado del empleo», de la Planta de Personal del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – Seccional «Nombre del seccional al cual está asignado el funcionario, si corresponde», empleo para el cual fue incorporado o nombrado, (según el caso), mediante Resolución No. «número de resolución de nombramiento», del «Fecha, indicando día, mes y año»), y que desempeñará en el horario de lunes a viernes de «Jornada laboral , indicando hora de entrada y hora de salida». El funcionario acredita el cumplimiento de los requisitos del cargo en el cual ha sido reincorporado, de acuerdo con el manual de funciones y requisitos adoptados por el COPNIA. El , le toma el juramento de rigor: “ Jura usted cumplir fielmente la Constitución, las leyes y las funciones del cargo para el cual fue nombrado” El funcionario posesionado responde: “ Si juro” El le manifiesta: “ Si así fuere, que Dios y la Patria os lo premien y si no que El y Ella os lo demanden” Siendo las «hora de finalización de la posesión)»., se da por terminada la diligencia.

EL

EL POSESIONADO

«NOMBRE DE QUIEN POSESIONA » Empleo de quien posesiona

«NOMBRE DEL FUNCIONARIO » «Empleo, Código y grado»

Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.

ANEXO 6.8 GH-pr-01 Pag.1/1

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA HISTORIA LABORAL - HOJA DE CONTROL

Nombre Funcionario: FECHA DD/MM/AA

TIPO DOCUMENTAL

NOMBRE CLARO DEL RESPONSABLE DEL REGISTRO

FOLIO (S)

ACTO ADMINISTRATIVO DE NOMBRAMIENTO OFICIO DE NOTIFICACION DEL NOMBRAMIENTO CARTA DE ACEPTACION DEL NOMBRAMIENTO FORMATO UNICO HOJA DE VIDA COPNIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACION (CC O CE) CERTIFICADOS DE ESTUDIO PARA LA POSESION TARJETA PROFESIONAL EN LOS CASOS QUE SE REQUIERA CERTIFICADOS DE EXPERIENCIA PARA LA POSESION CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES PASADO JUDICIAL FORMATO DE DECLARACION JURAMENTADA DE BIENES Y RENTAS AFILIACIONES A SEGURIDAD SOCIAL (SALUD, PENSION, ARP, CAJA) AFILIACION AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO ACTA DE POSESION

Firma funcionario responsable manejo Historia Laboral Profesional de Gestión de Talento Humano

GH-fr-05 v3. Mar. 12