Acta de apertura de la documentación técnica o no sujeta a formulación de las proposiciones del concurso para adjudicar, mediante procedimiento abierto y tramitación ordinaria, de los servicios de:

Servicios de hostelería Ref: DOUE-2014-035 Se procede al acto de apertura pública de la documentación técnica de la convocatoria referida de Bilbao Exhibition Centre, que tiene lugar en su sede de Barakaldo a las 10,30 horas del 3 de octubre de 2014 según reza el anuncio hecho en el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE) el 31 de julio de 2014, reproducido también en la Plataforma de contratación del Estado el 26 de agosto y en el Perfil de contratante de BEC el 1 de agosto. En representación de Bilbao Exhibition Centre comparece: Ø D. Juan José Calderón. Ø D. Francisco José Goitia. Asimismo, comparecen al acto público: Asiste

Licitador

D. Enrique Alonso Floridita Bilbao (Grupo Iruña) D. Ander Etxebarria Singularis (Serunión) Comienza el acto dando lectura del objeto del contrato, fecha de anuncio y otras características del mismo, cuyo objeto es la contratación de los servicios de “Servicios de hostelería”, con las características descritas en las Prescripciones técnicas. Se recuerda que la adjudicación se tramitará según Regulación armonizada, por procedimiento abierto previsto y regulado por el RDL 3/2011, de 14 de noviembre. Acta de calificación También se cita el Acta de calificación de acreditaciones, enviado previamente a los licitadores y publicado en el Perfil de contratante de BEC, y cuyo resultado fue el siguiente: Licitador

Floridita Bilbao (Grupo Iruña) Singularis (Serunión)

CIF/DNI

Calificación

A48795850 A59376574

Apto Apto

Ninguno de los presentes expresa duda ni alegación alguna respecto a dichas calificaciones. Documentación sujeta a la “apertura técnica” Recordamos que los pesos específicos o ponderaciones de valoración serán: Tipo de valoración

Sujeto a fórmula No sujeto a fórmula No sujeto a fórmula

Criterio de adjudicación

Oferta económica Propuesta técnica y profesional Mejoras

-Acta de apertura de plicas 1-

Pond.

35% 55% 10%

Se recuerdan los aspectos que el Pliego administrativo indica que serán considerados en las propuestas a ser abiertas. Se valorarán los aspectos siguientes para la Propuesta técnica y profesional: Ø Adecuación del plan de trabajo propuesto a las necesidades específicas de BEC y las prescripciones técnicas. Ø Capacidad y tiempo de respuesta a peticiones puntuales/incidencias en el servicio. Ø Valoración de los Recursos Humanos que el plan vincule al contrato. Ø Valoración de los otros aspectos: Instalaciones o medios materiales vinculados al contrato, patentes y otros contratos. Ø Plan de mantenimiento de las instalaciones. El criterio de Mejoras: Ø Se valorarán aquellas propuestas de mejora a implantar que supongan un aumento de los ingresos o una reducción de gastos para el licitador con una misma calidad del servicio y/o mejoras cualitativas en el servicio y la atención al cliente. Se hace la reseña de que “Mejora” y “Variante” son dos conceptos distintos en las licitaciones de BEC y que la definición de lo que es una mejora aparece especificada en el propio pliego de condiciones. Ninguno de los asistentes expone duda alguna sobre lo dicho, el proceso de apertura o el procedimiento de puntuación al ser requeridos para ello. Contenido de las propuestas Se recuerda que las proposiciones deberán contener un formato físico o escrito (papel) que, en caso de no cumplirse, dejaría al candidato fuera de la licitación. Que, la documentación de carácter obligatorio, deberá también encontrarse en un soporte digital, siendo la misma versión que la que pueda leerse en el soporte escrito. Se aclara que la falta del soporte digital puede ser subsanable en el plazo de tres días, pero no si adolece una propuesta del soporte escrito, ya que no podría darse lectura pública a la propuesta sin medios previstos para ello. Las propuestas deberán contener, al menos, lo siguiente: a) Planificación o desarrollo de trabajo. b) Relación de recursos humanos. c) Instalaciones técnicas. d) Acuerdos, concesiones, patentes y otros relativos a la capacidad. e) Principales suministros, servicios o trabajos similares. f) Partidas que serán objeto de subcontratación. Se recuerda que la subcontratación de tareas principales no se acepta, aunque sí de aquellas accesorias, como la limpieza, el mantenimiento de instalaciones y aparatos y otros de dicha índole.

-Acta de apertura de plicas 2-

Asimismo, que los RRHH deberán seguir las premisas del Equipo de trabajo de las prescripciones y que los Servicios y trabajos similares han de ser estrictamente similares para su valoración y que los medios materiales serán los que efectivamente se pongan al servicio del objeto del contrato: la hostelería de BEC. No existen dudas respecto al proceso e indicaciones realizadas, por lo que se procede a la apertura de las proposiciones recibidas. Licitadores y comprobación de cierre Antes de proceder a la apertura, se conminó a los presentes a comprobar que su proposición o cualquier otra (en sendas cajas) no había sido violada, como pueden comprobar ante ellos. Debido a que una lectura pormenorizada de las propuestas alargaría en exceso el acto, se propone la lectura en voz alta de los índices de los candidatos y, dado en gran número de preguntas que suscitó el apartado del personal, una lectura más pormenorizada de los apartados o contenidos de aquello referente a los RRHH. Ambos representantes de los candidatos se muestran de acuerdo. A quienes se añade que podrán solicitar la lectura en voz alta o análisis propio de cualquiera de los contenidos, ya que BEC no tiene constancia de petición alguna de confidencialidad. La documentación de ambos licitadores incluye formatos en papel y en soporte digital, si bien el contenido de estos últimos no puede comprobarse en la sala de la apertura de plicas. Ambos índices, prácticamente idénticos, siguen fielmente el índice antes indicado, al cual han antepuesto una presentación de la empresa y añadido al final un apartado de mejoras. Relación de recursos humanos Se procede a la lectura del índice referido a los recursos humanos y algunos de los puntos relacionados con el equipo que conformará el objeto de contrato. Floridita Bilbao-Grupo Iruña Relación de Recursos Humanos 3.1. Organigrama y Equipo de Trabajo 3.1.1. Gestión de Recursos Humanos – Dinámica de Trabajo 3.1.2. Plan de Contingencias 3.2. Certificado de Plantilla Media Anual 3.3. Acuerdo “Gueridon E.T.T.” 3.4. Plan de Formación de Empleados 3.4.1. Plan de formación continúa 3.4.2. Formación de Manipuladores de Alimentos 3.4.3. Formación de Prevención de Riesgos Laborales 3.4.3.1. Certificaciones 3.5. Prevención de Riesgos Laborales 3.5.1. Vigilancia de la salud, plan de PRL y documentación CAE 3.5.1.1. Documentación CAE -Acta de apertura de plicas 3-

La propuesta nomina a las personas que, dedicadas a BEC, ocuparán las posiciones siguientes: a) Dir. Operaciones Gr. Iruña. b) Gerente del contrato. c) Jefe de Servicio. d) Responsable Mantenimiento. e) Responsable Área Comercial. f) Equipo Área Comercial. g) Responsable Calidad. h) Resp. Equipo de Limpieza. i) Resp. Almacén y Transporte.

Aunque no nos detenemos en los nombres y currículos de cada uno de ellos, la propuesta también incluye los mismos. Singularis-Serunión El equipo de servicio estará dirigido por un gerente: Ø Cafetería Edificio de Convenciones. Ø Cafeterías de Pabellones. Ø Autoservicio - MaxBEC. Ø Restaurante Torre BEC.

Entre otros apartados y contenidos, se pone de manifiesto que Singularis desglosa los horarios de cada bloque del Servicio de hostelería de BEC por cada función u ocupación e incluye la normativa interna del personal, entre otros apartados de su propuesta relativa a los RRHH. Propuestas de mejora D. Enrique Alonso solicita la lectura de las mejoras propuestas por Singularis, a lo que ninguno de los presentes pone objeciones. Singularis-Serunión Se concreta su propuesta en tres aspectos: 1. Convertir la actual cocina del autoservicio en una unidad productiva de proximidad, entendiendo que ésta puede aportar sinergias a ambas entidades, las cuales serán puestas de manifiesto de común acuerdo una vez se haya procedido a la adjudicación de la presente licitación favorable a Singularis. 2. Se compromete a la apertura de las barras de los pabellones en un horario comprendido entre las 09:00h y las 17:00h los dos días anteriores y los dos días posteriores a cada certamen para las tareas de montaje y desmontaje de los stands. 3. Singularis tiene interés en gestionar el servicio de vending del BEC. Entiende que la gestión conjunta de ambos servicios proporciona amplias sinergias de servicio (recursos humanos, materias primas,…), que redundarán en un beneficio económico y de gestión para el BEC. Floridita Bilbao-Grupo Iruña Dada la extensión de las mejoras propuestas por Floridita, leídas ante los presentes, tratamos a continuación de transcribir un resumen o reducido índce. Floridita desglosa sus propuestas en dos capítulos: 8.1. Mejoras comunes y 8.2. Mejoras para cada uno de los espacios.

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8.1.1. MEJORAS DE COCINA CENTRAL DE APOYO La cocina central (del Grupo Iruña) se encuentra a menos de 15 kilómetros de las instalaciones del BEC, por lo que entendemos que se trata de una cocina de proximidad, es decir, en menos de 30 minutos cualquier vehículo se puede desplazar de un centro a otro. 8.1.2. EFICIENCIA ENERGETICA Partiendo de la detección e identificación de ineficiencias, propondrá medidas y procedimientos de trabajo encaminados a “corregir” o mejorar esas ineficiencias y conseguir ahorros. Estas medidas serán llevadas a cabo a través de “auditorías energéticas”. Floridita desglosa las fases de dicho estudio. 8.1.3. EQUIPOS DE TRABAJO – PLAN DE CONTINGENCIAS Si la necesidad extraordinaria, precisase de una ampliación de la oferta gastronómica en BEC, ya sea en oferta, gama o cantidad, el jefe de servicio de BEC, coordinaría la forma en la que se dé respuesta a esa necesidad con los recursos del Grupo Iruña: cocina central en Bolueta, etcétera. 8.1.4. FOMENTO DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA LOCAL/REGIONAL Grupo Iruña es un dinamizador socio económico que genera actividad económica local cumpliendo con su responsabilidad corporativa a todos los niveles: Ø Empleo estable. Ø Priorización de proveedor local y estricto cumplimiento mutuo de las obligaciones. Ø Sede social en Bilbao. Ø Atención personalizada al cliente. 8.1.5. NUMERO DE REGISTRO SANITARIO COCINA CENTRAL BEC Propone a BEC estudiar la posibilidad de obtener el Número de Registro Sanitario como Cocina Central en las instalaciones de BEC. Dicha “autorización” se obtendría a nombre de Floridita y estaría vinculada a las instalaciones de cocina de la zona de “Autoservicio”, a las instalaciones de BEC. Todas las gestiones pertinentes de cara a la obtención de la autorización estarían asumidas por parte de Floridita. Entre las ventajas que obtendría el BEC se encuentran: Ø La posibilidad de dar servicio ante determinados eventos organizados o subcontratados a BEC fuera de las propias instalaciones de BEC. Ø Permitir que Floridita llegue a acuerdos con “terceros”, dando servicio de restauración a otros colectivos sin la petición de servicio por parte de BEC, tanto si se tratase de entidades públicas como empresas privadas. Ø Ante esta posibilidad, Floridita plantearía un acuerdo económico con BEC, de tal forma que obtenga una recompensa económica satisfactoria por el uso y explotación de las instalaciones del BEC para esta actividad. 8.1.6 MEJORA CONTINUA DE LOS SISTEMAS DE CALIDAD Grupo Iruña está inmerso en el proceso de implantación de la UNE–ISO-9001:2000.

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8.1.7 MEJORA EN LAS CONDIONES ECONOMICAS (CANON) Si la facturación anual de las ventas netas (para todos los eventos y actividades desarrolladas en el BEC): Ø Se encontrase por encima de 1.300.000 €, el canon para cada uno de sus “bloques” se incrementaría en un 0,5%. Ø Se encontrase por encima de 1.500.000 €, el canon para cada uno de sus “bloques” se incrementaría en un 1%. 8.2.1. MEJORAS PARA CADA UNO DE LOS ESPACIOS >>>>Cafetería edificio convenciones Condiciones especiales para los inquilinos de las instalaciones de BEC, a través de mejores tarifas o bonos de consumo en BEC, así como en otros establecimientos del Grupo en Bilbao, de manera que tengan facilidades de consumo y servicio en otros establecimientos. Este descuento, para los trabajadores del BEC, será de un 10%. …ofrecerá la opción de entrega del desayuno o menú en formato picnic o take away para quien quiera comer el menú en sus propias oficinas... La terraza supone una ampliación natural de las instalaciones… tanto internos del BEC como visitantes del entorno cercano… podrá valerse de otros elementos móviles de restauración que darán versatilidad al espacio, según el perfil del certamen y el tipo de público. Se activará y mejorará la ambientación de la cafetería con música, elementos expositores adecuados, cartelería e imagen corporativa adecuada. Como ha demostrado en experiencias anteriores en esta cafetería, Grupo Iruña es capaz de adaptar y reconvertir el espacio con recursos propios… para dar servicios de perfiles totalmente diferenciados, como por ejemplo, durante la última BIEMH coincidiendo con el concierto de IRON MAIDEN, la cafetería ofreció servicios de cafetería y menú acorde a los estándares feriales y tan solo unas horas después se adaptó como cafetería de acogida para los asistentes al concierto, adecuando su oferta y su ambientación a las circunstancies. La amplia experiencia adquirida por Grupo Iruña en las instalaciones de BEC, y fuera de ellas le permite adecuar su oferta, sus recursos y su perfil al cliente particular de cada evento, sin alterar ni perjudicar las instalaciones y el servicio habitual, maximizando las oportunidades de negocio y de ingresos según el perfil y la franja horaria. Mejora de capacidad de respuesta de recursos humanos y de abastecimiento. Los servicios en la Torre trabajarán con la fórmula mixta donde, además de la cocina en las propias instalaciones, se contará con el apoyo de la cocina central que diariamente abastece a los centros de trabajo del grupo, lo que permite una rotación y variedad de productos. El reparto diario de bollería del obrador propio, junto a una selección de pintxos elaborados por las cocinas centrales, se complementará con una oferta específica según el tipo de cliente (habitual, de feria o de evento concertado). Las posibilidades… contando con la cocina central de apoyo, junto a proveedores preferenciales, supone una medida que garantiza un abastecimiento que consigue variedad según temporada… dando prioridad a la frescura y calidad de los productos.

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Para el menú del día, ante posibles afluencias extraordinarias, la cafetería contará con productos elaborados de reserva ya cocinados y que solo han de ser regenerados para dar una garantía de suministro con producto elaborado de calidad (producto de V gama de las cocina centrales de Grupo Iruña). Grupo Iruña cuenta con sus recursos habituales de gestión de persona: personal de estructura, personal eventual de la bolsa de trabajo propia y de ETTs especializadas para poder dimensionar adecuadamente los recursos humanos y tener una excelente capacidad de respuesta ante picos de trabajo. >>>>Cafeterías/barras en pabellones Grupo Iruña… ha observado y detectado, en colaboración con los responsables de la Feria BEC, del cambio de tendencias y hábitos de los asistentes a ferias… actualmente el asistente a feria y/o expositor prioriza su tiempo para hacer contactos comerciales y concibe la hostelería como un servicio rápido, ágil y con cercanía. …Grupo Iruña cuenta con alianzas y acuerdos con proveedores de elementos móviles de restauración que permiten acercar la hostelería al punto de paso o de encuentro de los feriantes, facilitando su consumo inmediato y dándoles el servicio que como consumidor requieren. Grupo Iruña – Floridita Bilbao SAU, aporta elementos móviles de restauración como: Ø Gastro caravana (Gastro Burguer). Ø Puestos de perritos calientes de Oscar Mayer/ Food truck de Salsicia. Ø Telepizza. Además de estas, Grupo Iruña, valiéndose de sus contactos y proveedores, se compromete a explorar otras opciones (puestos móviles de sushi, puestos de helados). >>>>Cafeterías barra/s en el pabellón Arena …en el Bizkaia Arena en la que se abre la explotación a otros agentes hosteleros, que acudirán “puntualmente” a dar el servicio contratado, se aconseja un sistema de control que permita conocer la venta real de hostelería en el recinto… poner a disposición de BEC servicios de controller de hostelería a cambio de una tarifa de mercado para este tipo de servicios (entre un 3% y un 5%) qué permitirán supervisar todas las ventas de manera fiel y segura, dado que esas ventas llevan asociado un canon para BEC, lo que hace imprescindible un control exhaustivo de esos ingresos. Grupo Iruña mantiene una excelente relación con medios de comunicación y con promotores. Es de destacar la excelente relación mantenida entre Grupo Iruña y los medios de comunicación que no están especializados en hostelería pero que sí buscan acuerdos en los que potenciar su papel como promotores u agentes de dinamización. Con estos agentes Grupo Iruña ha realizado eventos en BEC y fuera de BEC con acuerdos satisfactorios para todos... Entre los más reseñables están: Ø Grupo Cope (Cadena 100, Rock Fm…)… Ø Cadena SER... Ø Grupo Nervión: Acuerdo de intenciones... >>>>Catering Mejora: Servicios integrales con proveedores de referencia que cubren todas las líneas de catering.

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La principal ventaja es la capacidad de Grupo Iruña para alcanzar posibles acuerdos de colaboración y generar sinergias con otras empresas del sector… que puedan dar respuesta a las… instalaciones del BEC. Se anexan los acuerdos con proveedores y aliados… sin que BEC ni el cliente final tenga que preocuparse por nada ya que a todos los efectos el proveedor sigue siendo único: Grupo Iruña Catering. El catálogo de servicios de catering se complementa con presupuesto de servicios innovadores y actuales que dan respuesta a las tendencias actuales… Nuevos servicios a incorporar al catálogo de servicio de catering a stands con el objeto de satisfacer las nuevas tendencias de consumo en ferias: Ø Servicios de bolsas de picnic con plato caliente (barqueta individual a calentar en el microondas). Ø Servicio de entrega comida en barquetas para regenerar en el stand con material desechable. Ø Servicios de entrega de sushi/ahumados y otras especialidades. Ø Cortador de jamón en vivo/sushi man/cortador de ahumados en vivo. >>>>Autoservicio y zona MaxBEC Para mejorar la rentabilidad del Self Service… se contempla mejorar la comunicación de la ubicación de la zona Self Service, actuando sobre la señalética... Fórmula de abastecimiento para dar respuesta a TODAS las necesidades de BEC: estudio de cocinas del SELF SERVICE/MAX BEC. Además de la producción “in situ” de la comida a servirse en el recinto ferial de BEC... Grupo Iruña cuenta con el apoyo de producción de su cocina central… equipo logístico y de reparto... El producto suministrado se elabora en las cocinas centrales y en el obrador de pastelería de Grupo Iruña con altos estándares de calidad homogeneizados, y por lo tanto la bollería, los pintxos y parte de la comida se abastecerá de la producción diaria de la cocina central y obrador, con total garantía de calidad y entrega… amplia variedad… adecuándose a cada temporada para un uso adecuado del producto fresco… a las novedades y tendencias del mercado. Además… Grupo Iruña cuenta con un recurso muy útil del que se puede hacer uso siempre que las circunstancias lo requieran, que es la propia línea de comida de V gama que la cocina central produce… elaborada íntegramente en la cocina central… consigue una mayor caducidad para el consumo... …de “V gama”… amplia variedad de productos, desde verduras cocidas hasta platos preparados... En las instalaciones de BEC… se requiere de este sistema de producción alimentaria mixto para poder cubrir la imprevisible demanda de las ferias y otros eventos simultáneos... …destacar que la experiencia de Grupo Iruña en las instalaciones de BEC en periodos de pleno rendimiento, ha demostrado que las cocinas instaladas en el self service y MaxBEC son absolutamente insuficientes para dar respuesta a toda la demanda… las cocinas propias de BEC no pueden producir ni almacenar con garantías las cantidades necesarias para adecuarse al ritmo de trabajo que una feria de esta categoría y dimensiones requiere… se hace necesaria una producción en fechas previas para un correcto abastecimiento sin desperdicio de recursos y al mismo tiempo con capacidad de respuesta… utilizando la fórmula mixta anteriormente descrita.

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…el apoyo de la cocina central es un recurso imprescindible para completar la oferta de esos espacios y poder dar respuesta al resto de exigencias que se dan en otros espacios y servicios de BEC (catering, banquetes, cocteles, coffe break, catering a stands, cafeterías…). Grupo Iruña cuenta con sus recursos humanos propios (oficina centrales de Grupo Iruña que gestionan las altas y bajas con autonomía para los trabajadores eventuales) y una ETT especializada que permite adecuada a cada momento los recurso necesarios así como tener una gran capacidad de respuesta y reacción para cubrir la demanda. >>>>Restaurante Torre BEC Para este restaurante se diseñará un uniforme específico de la mano del diseñador de vestuario de hostelería Grupo Iruña... mantendrá el sello de BEC, de Grupo Iruña pero tendrá un diseño exclusivo que trasmita los valores del espacio, exclusividad y distinción.

Puntualizaciones a las mejoras a las que se dio lectura 1.- A la propuesta de Singularis, se recuerda, tal y como ya se dijo durante la Sesión de dudas, que el actual adjudicatario, Nordisven, acaba su contrato el 31 de diciembre de 2014, si bien sería posible su prórroga. 2.- Sobre la mejora 8.1.4, Fomento de la actividad económica local/regional, se aclara por parte de su representante que su significado es que el Grupo Iruña colabora en su actividad a un objetivo que es coincidente con el de BEC de dinamizar la economía del entorno. 3.- Las ofertas de tipo económico (8.1.7. Mejora en las condiciones económicas o canon) deberá ser evaluada por quienes puntúen las ofertas técnicas de los licitadores; sin embargo, el criterio Mejoras es de índole no sujeta a formulación o “subjetiva”. 4.- La oferta del “controller” realizada en el epígrafe de “Cafeterías barra/s en el pabellón Arena” resulta de escasa aplicación si nos atenemos a lo dicho en la Sesión de dudas: que lo habitual es que el promotor exija la explotación total del pabellón arrendado, incluida la hostelería. En ese caso, BEC no tendría nada que controlar. Conviene recordar la cláusula 15.4 del clausulado administrativo donde se definen las mejoras a los efectos de la licitación: Se considerarán como “mejoras“ aquellas propuestas que, respetando las premisas de metodología, materiales u otras características que se citan en las Prescripciones y Pliegos de la convocatoria, supongan una mejora de métodos, tiempos, aporten ahorros o superen las prestaciones exigidas. Las “mejoras” forman parte de la propuesta que concursa y está sometida a valoración, dado que el Cuadro de licitación es único o que dichas “mejoras” forman parte íntegra de la propuesta misma, siendo inseparable de la misma. Esto es, además de por su naturaleza, el hecho de que supongan una puntuación de las mismas, hacen que sean exigibles para el caso de adjudicación a quien las propone. Los presentes en el acto no exponen dudas al respecto, pero sí están interesados en conocer el plazo en el que las valoraciones estarán realizadas. A esto se responde que no puede precisarse por el momento pero que, en todo caso, se aportarán antes de proceder a la apertura de ofertas económicas.

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Aceptación de propuestas Reserva de un análisis más detallado de la documentación recibida, se dan por aceptadas las otras proposiciones recibidas: Licitador

Floridita Bilbao (Grupo Iruña) Singularis (Serunión)

CIF/DNI

A48795850 A59376574

Valoración “técnica” y “apertura económica” Se fijará la fecha de apertura económica o de ofertas a través del Perfil de contratante de BEC, anunciándolo también a través de correo electrónico a los licitadores con una antelación mínima de 48 horas. Los presentes asienten en conformidad, preguntando si se aplicará la fórmula a la oferta, a lo que se responde que la fórmula es aplicada a cada oferta de comisión, a cada bloque A a F2 de los recogidos en el Cuadro de licitación. Ofrecimiento del acta Habiendo solicitado las direcciones de correo electrónico para un aviso directo, se comunica que los asistentes y licitadores podrán contar con una copia del acta de esta apertura de plicas, que será publicada en el Perfil de contratante de BEC para cualquier interesado. A su redacción, podrán los asistentes realizar las alegaciones y observaciones que pudieran considerar. Agradeciendo su asistencia y colaboración, se da por concluido el acto. Y para que conste a los efectos previstos, se firma el acta, en Barakaldo, a 6 de octubre de 2014.

Comisión de compras

Anexos: ../..

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