Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y las acciones a seguir para asegurar la correcta planificación, ejecución, monitoreo y evaluación de las ferias internacionales de exportaciones organizadas por PROMPERÚ. 2. ALCANCE El presente procedimiento es administrado por la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable y es fuente de consulta y aplicación para la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable. El procedimiento se inicia con la designación de un responsable de la feria y de los integrantes que conformarán el comité de organización y finaliza con la elaboración del Informe Ejecutivo de Ferias. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Ley N° 30075, Ley de fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ. 3.2 Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR. 3.3 Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias 3.4 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 028-2014PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.5 Directiva Nº 004-2010-PROMPERÚ/SG/OPP.- Lineamientos para la Formulación, Modificación y Evaluación de las actividades de la Comisión de la Promoción para la Exportación y Turismo – PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General Nº 099-2010-PROMPERÚ/SG. 3.6 Política de Descuentos para la Comercialización de Servicios No Exclusivos comprendidos en la Carta de Servicios de PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General Nº 082-2010-PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.7 Carta de Servicios de PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General N° 082-2010-PROMPERÚ/SG y modificatorias y modificatorias. 3.8 Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ. 3.9 Procedimiento de Elaboración, Distribución y Difusión de Documentos de Información Comercial Especializada, aprobado por Resolución de Dirección Ejecutiva Nº 087-2013-PROMPERÚ/DE. 3.10 Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 1262014-PROMPERÚ/SG. 3.11 Manual de Normalización de Documentos de Comunicación, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 0752014-PROMPERÚ/SG 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS



SPR: Subdirección de Producción



SBS-CCP: Solicitud de Bienes y Servicios - Certificado de Crédito Presupuestario



SPI: Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable



UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos

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5. DEFINICIONES 5.1

Cliente de PROMPERÚ - Exportaciones: Persona natural o jurídica que utiliza o hace uso de los servicios de PROMPERÙ y que ha sido registrada en alguna base de datos de la organización. Los clientes de PROMPERÚ se clasifican en: 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4

Interesado en exportar: Cliente que cuenta con un producto susceptible de ser exportado, sin que este cumpla la condición de ser potencialmente exportable1. Exportador en Proceso: Cliente que tiene un producto potencialmente exportable, puede haber realizado eventuales exportaciones o se encuentra vinculado a una cadena exportadora. Exportador: Cliente que cuenta con al menos un producto con más de tres (3) años consecutivos de exportación. Comprador Internacional: Cliente extranjero interesado en comprar productos de la oferta exportable peruana.

Otros Clientes: Cliente que no califica en ninguna de las definiciones anteriores. Abarca estudiantes, consultores, investigadores, gremios, instituciones públicas y sin fines de lucro y público en general, entre otros. 5.2 Ferial Internacional de Exportaciones: Evento comercial que concentra en un mismo lugar y en un lapso reducido de tiempo la oferta y demanda especializada de productos; lo que permite a los expositores obtener un elevado número de contactos con potenciales compradores; así como analizar los productos, la comercialización, imagen y presentación de la competencia. 5.3 Oferta Exportable: Se refiere al producto con que cuenta una empresa, la cual tiene condiciones de precio, confiabilidad y calidad coherentes con la demanda del mercado internacional. 5.4 Producto: Resultado de un proceso, existen cuatro categorías genéricas de productos: a) Servicios (por ejemplo, transporte); b)

Software (por ejemplo, programas de computador, diccionario);

c)

Hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor); y,

d)

Materiales procesados (por ejemplo, lubricante).

5.5 Recinto Ferial: Espacio comprendido dentro de ciertos límites dentro del cual se realiza la feria. 5.6 Rueda de Negocios: Entrevista o reunión entre compradores (importadores) y vendedores (exportadores) de acuerdo a una agenda pre-establecida a fin de concretar negocios de exportación. El evento comprende el arranque de la rueda y la jornada de negociaciones; durante esta última se ejecutan las citas de negocio. 5.7 Stand Ferial: Es la carta de presentación con la que cuenta la empresa en una feria para exponer sus productos y servicios al público interesado; en éste, se ubican las muestras de los productos, catálogos de la empresa, material audiovisual y demás material promocional que de soporte a sus productos. 6. CONDICIONES BÁSICAS 6.1 La Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable es responsable de la organización de ferias internacionales de exportaciones, para lo cual, deberá contar con co-organizadores, los cuales serán definidos tomando en consideración cual es el sector que se está promocionando; estos co-organizadores pueden ser gremios, otros organismos públicos o privados, nacionales o extranjeros entre otros. 6.2 El Especialista del Sector, para convocar a las empresas para la participación en las ferias organizadas por PROMPERU, deberá tener aprobado y publicado el precio de venta respectivo; para ello, coordinará la solicitud de cálculo del precio de venta conforme a lo establecido en la normativa correspondiente y validará con la Unidad de Asuntos Financieros el precio de venta y el código de pago correspondiente. 6.3 En el caso de ferias organizadas por PROMPERÚ que se encuentren enclavadas dentro de otra feria y en el que no se cuente con un espacio arrendado, no utilizarán el Sistema de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE” y las

1

Se refiere al producto con que cuenta una empresa, la cual tiene condiciones de precio, confiabilidad y calidad coherentes con la demanda del mercado internacional.

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actividades de verificar que se cuente con precio de venta aprobado, envió de contrato de participación, y coordinación con la empresa expositora para la selección de su ubicación y emisión de credenciales. 6.4 El Especialista del Sector, deberá brindar oportunamente los insumos suficientes para que el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa elabore las notas de prensa para su difusión a lo medios de comunicación con relación al lanzamiento y los resultados de la feria. 6.5 No se permitirá la participación como expositores en los stands del recinto ferial a las empresas que no hayan cancelado el integro de su cuota de inscripción. Para estos efectos, el Especialista del Sector, solicitará a la Unidad de Asuntos Financieros, el listado respectivo. Tampoco se podrán registrar como expositores, aquellos que en la edición anterior de la Feria no hayan proporcionado las encuestas respectivas. 7. CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1 La planificación de las ferias organizadas por PROMPERÚ deberá iniciarse por lo menos seis (6) meses antes de la fecha del evento. 7.2 Todas las ferias organizadas por PROMPERÚ debe contar especificaciones técnicas, las cuales deben elaborarse en el formato Especificaciones Técnicas - Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones (Véase Anexo T). 7.3 El Especialista del Sector deberá desarrollar y ejecutar estrategias de promoción de la feria, buscando atraer al mayor número de visitantes del grupo objetivo definido. Como principales estrategias se recomienda: organización de seminarios, presentaciones de productos, degustaciones de la oferta exportable presente, concursos de productos innovadores, entre otras a considerar. 7.4 Los requerimientos de bienes y servicios, serán presentados por la secretaria de la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable, quién tramitará la aprobación de la SBS-CCP; asimismo, realizará el seguimiento del estado de las SBS-CPP presentadas a la UAAD, Unidad responsable del desarrollo de los procesos de contratación. 7.5 Como buena práctica, se recomienda que antes de la convocatoria a la feria, el Especialista del Sector se reúna con empresarios independientes o que pertenezcan a algún gremio o asociación empresarial a fin de sensibilizarlos sobre los beneficios y ventajas que pueden lograr con su participación en la feria. 7.6 La información detallada a los postulantes durante la convocatoria consistirá en lo siguiente: formas de pago y montos, información del lugar y fecha de la feria, credenciales y programas de la feria, y toda información adicional que se considere útil para el postulante. 7.7 Se recomienda que el Coordinador del Departamento o Especialista del Sector organice un evento para el lanzamiento de la feria y otro para la difusión de los resultados de la feria en la comunidad empresarial. 7.8 El Especialista del Sector deberá mantener una comunicación constante con los expositores, previa a su participación en la feria, con el fin de absolver las dudas de los participantes, brindar información sobre los objetivos que PROMPERÚ se ha fijado para la feria y el modo como la participación de las empresas contribuirá con el resultado esperado. 7.9 En el caso de ferias organizadas por PROMPERÚ que se encuentren enclavadas en otra feria y en el que no se cuente con un espacio arrendado, la SPR coordinará la emisión del email de convocatoria a la base de datos, debiendo adjuntar el Formato de Inscripción (Véase Anexo C); recibirá y confirmará la recepción de las fichas de inscripción, las enviará al Especialista del Sector; recopilará información y material gráfico de las empresas expositoras para el material promocional que elabora PROMPERÚ, así como para su inclusión en el directorio de la feria; asimismo, el Especialista del Sector realizará seguimiento a la respuesta positiva al mail de convocatoria, iniciará el contacto telefónico con los interesados para comunicar el precio de la feria y formalizar su inscripción, evaluará los formatos de inscripción utilizando el formato Evaluación de Participantes Feria Perú Natura (Véase Anexo I) y registrará las empresas aprobadas con sus datos de contacto, tipo de empresa y tamaño del stand solicitado en el formato Directorio General de Empresas (Véase Anexo T); entregará el formato Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones (Véase Anexo J) a los expositores y las tabulará en el formato Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias y Misiones (Véase Anexo K). 7.10 De ser posible, el Especialista del Sector coordinará la emisión de notas de prensa dirigidas a los medios de prensa internacionales que cubren el evento. Asimismo, podrá cursar invitaciones dirigidas a medios, gremios y empresarios d para que visiten la feria organizada por PROMPERÚ.

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7.11 El Coordinador del Departamento o Especialista del Sector es responsable de la identificación de los potenciales compradores internacionales que serán invitados a participar en la feria. Las principales fuentes de referencia para ésta identificación, serán, entre otras: los consejeros económicos comerciales en el exterior e información adicional que se pueda haber recopilado en eventos previos o en bases de datos que los co-organizadores puedan proporcionar. Cuando el comprador confirme su presencia, se procederá a la emisión del ticket aéreo correspondiente, que es el único gasto que asumirá PROMPERÚ. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº ACCIÓN Pre-Feria Planificación de la Feria 1 Designa, en reunión de trabajo, al Coordinador de Dpto. responsable de la feria y a los integrantes que conformarán el comité de organización. 2 Consulta las Especificaciones Técnicas - Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones (Véase Anexo E) de la feria a organizar para determinar el formato de la feria, el perfil de los expositores y las fuentes de información para identificarlos. 3 Elabora el Cronograma de Trabajo (Véase Anexo B), el cual especifica las acciones y los responsables de estas para alcanzar los objetivos de la feria, y en el cual establece los plazos y actualiza el estado situacional de las acciones, esta actividad se realiza inmediatamente luego de terminada la edición anterior de la feria. En el caso sea necesario determina otras acciones y sus respectivos responsables. 4 Elabora el Brief con los requerimientos de las piezas comunicacionales que se manejarán con la SPR, de acuerdo al Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, y lleva a cabo coordinaciones con los especialistas de la SPR para su perfeccionamiento, esta actividad se realiza con una anticipación de por lo menos 75 días calendario al inicio de la feria, sujeto a disposición presupuestal. 5 Determina cuales serán las fuentes de información a utilizar para la identificación de potenciales expositores. 6 Revisa el estado de las bases de datos de potenciales expositores que se utilizará para la emisión del email de convocatoria; de ser necesario, actualiza o crea una nueva base de datos. 7 Elabora el texto del mensaje del email de convocatoria, el cual deberá contener lo siguiente: a) b) c) d) e) 8 9 10

RESPONSABLE

Subdirector de Promoción Internacional de la Oferta Exportable Coordinador del Departamento correspondiente

Coordinador del Departamento/ Especialista del Sector correspondiente

Especialista del Sector correspondiente

Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente

Una descripción clara de la feria; Argumentos de venta sólidos que puedan comunicarse a los potenciales participantes; Datos del contacto para brindar informes e inscripciones; Información del lugar y fecha de realización de la feria; Principales líneas de producto que se exhiben en la feria.

Coordina con el Especialista de la SPR la elaboración el formato gráfico del mail de convocatoria. Coordina con el Especialista de la SPR la emisión del mail de convocatoria a la base de datos. Realiza el seguimiento a la respuesta positiva que se ha obtenido con la emisión del email de convocatoria, para lo cual revisa las empresas pre-inscriptas en el Sistema de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE”, a las que confirma su pre inscripción vía mail. De ser el caso, realiza acciones de difusión adicionales a fin de asegurar el éxito de la convocatoria.

Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Nº

Código:

Versión: SPI-PRO-PR-01

ACCIÓN

11

Contacta por vía telefónica a las empresas interesadas a fin de informarles sobre el precio de la feria y formalizar su inscripción. 12 Evalúa los registros de pre inscripción en el Módulo de Evaluación de la Empresa del Sistema de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE”, cambiando la situación de “pre inscripto” a “aprobado” a las empresas aprobadas en el mismo Sistema. 13 Informa a cada empresa cuales fueron los resultados de la evaluación de su pre inscripción. 14 Remite el Contrato de Participación (Véase Anexo D ó F) para su suscripción a las empresas seleccionadas y el Compromiso de Pago (Véase Anexo G) en el caso aplique e inicia el contacto con las empresas para el pago de su participación. 15 Recibe el contrato firmado por las empresas participantes, compromiso de pago firmado si corresponde, el comprobante de depósito correspondiente; cambiando la situación de “aprobado” a “contrato y pago” en el Sistema de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE”; tramita la emisión de la factura con la Unidad de Asuntos Financieros para su entrega a la empresa expositora; registra el contrato firmado en la Intranet de PROMPERÚ, en el Módulo de Contratos y Convenios, adjuntando una copia del contrato. 16 Coordina con la empresa expositora, previo pago de la cuota de inscripción, la selección de la ubicación de su stand en recinto ferial, de acuerdo al plano de distribución. 17 Asigna usuario y password a la empresa expositora para que registren los datos de contacto de los representantes que participarán en calidad de expositores para su inclusión en el directorio de la feria y la emisión de credenciales y el nombre del friso en el caso de stands pre-decorados. Durante la Feria Ejecución y Monitoreo de la Feria 18 Sostiene una reunión con el constructor u otros proveedores para la construcción e implementación de la feria en recinto ferial; supervisa el montaje y realiza una rápida visita de reconocimiento al recinto ferial el día previo al inicio de la feria con el fin de observar los pabellones y stands, así como otros detalles que sean importantes para una óptima organización. Asimismo, recibe la carga y material promocional de PROMPERÚ. 19 Organiza y conduce la participación de los expositores en la feria; asimismo, asiste en los aspectos que sean necesarios para el correcto desarrollo del evento, tales como supervisar in situ los aspectos logísticos del evento, solucionar impases operativos, orientar a los visitantes y potenciales compradores, revisar tendencias y demandas de los compradores internacionales, mantener informado a los expositores sobre las conferencias o actividades adicionales que se desarrollan durante el evento. 20 Iniciada la participación en la feria, entrega la Encuesta de Expositores (Véase Anexo L) a los expositores y señala el plazo para su entrega debidamente completada; asimismo entrega la Encuesta de Compradores (Véase Anexo N ó P ó R) al 36% del total de compradores internacionales y solicita su entrega. Post-Feria Evaluación de la Feria 21 Solicita las encuestas de evaluación no entregadas por los expositores y/ o compradores, de ser el caso, por vía correo electrónico o vía telefónica. 22

23

Tabula las encuestas de expositores y compradores en el formato Resumen de Encuestas de Expositores (Véase Anexo M) y el formato Resumen de Encuestas de Compradores (Véase Anexo O ó Q ó S), respectivamente, en un plazo máximo de catorce (14) días hábiles luego de concluida la feria. Analiza los resultados de las encuestas y toma acciones inmediatas, preventivas y/ o correctivas o de mejora de ser necesario, de acuerdo a los Procedimientos de

02

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RESPONSABLE Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente

Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente

Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente

Coordinador del Departamento/ Especialista del Sector correspondiente

Coordinador del Departamento/ Especialista del Sector correspondiente

Especialista del Sector correspondiente

Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente Coordinador del Departamento correspondiente

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Nº 24

Código:

Versión: SPI-PRO-PR-01

02

ACCIÓN

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RESPONSABLE

Acciones Preventivas y Correctivas y Acciones de Mejora, según corresponda. Elabora el Informe Ejecutivo de Ferias (Véase Anexo H) en un plazo no mayor a veintidós (22) días hábiles posteriores a la finalización de la feria. Fin del procedimiento.

Coordinador del Departamento correspondiente

9. REGISTROS

Código

Nª Ejemplares

Lugar de archivo

Tiempo de Archivo (años)

Cronograma de Trabajo

FO-PRO-026

1

Archivo del área

2 años

Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones

FO-PRO-027

1

Archivo del área

2 años

Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias Internacionales de Exportaciones

FO-PRO-030

1

Archivo del área

Permanente

Contrato de Participación Feria Perú Moda

FO-PRO-011

1

Archivo del área

Permanente

Compromiso de Pago Feria Perú Moda

FO-PRO-012

1

Archivo del área

Permanente

Especificaciones Técnicas Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones

FO-PRO-024

1

Archivo del área

Permanente

Contrato de Participación Feria Perú Gift Show

FO-PRO-013

1

Archivo del área

Permanente

Compromiso de Pago Feria Perú Gift Show

FO-PRO-014

1

Archivo del área

Permanente

Encuesta de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones

FO-PRO-015

1

Archivo del área

2 años

Resumen de Encuestas de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones

FO-PRO-016

1

Archivo del área

Permanente

Evaluación de Empresas Participantes Feria Perunatura

FO-PRO-017

1

Archivo del área

Permanente

Encuesta de Compradores Perú Moda

FO-PRO-018

1

Archivo del área

2 años

Resumen de Encuestas de Compradores Perú Moda

FO-PRO-019

1

Archivo del área

Permanente

Encuesta de Compradores Perú Gift Show Resumen de Encuestas de Compradores Perú Gift Show

FO-PRO-020

1

Archivo del área

2 años

FO-PRO-021

1

Archivo del área

Permanente

Encuesta de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura

FO-PRO-022

1

Archivo del área

2 años

Resumen de Encuestas de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura

FO-PRO-023

1

Archivo del área

Permanente

Informe Ejecutivo de Ferias Directorio General de Empresas

FO-INF-005 FO-EVE-002

1 1

Archivo del área Archivo del área

Permanente Permanente

Descripción

10.HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS No de No de Capítulo/ Párrafo / Figura / Versión ítem Tabla / Nota

Modificaciones

01

Todo el Documento

---

01

2

---

Se remplazó el texto “SPC” por el texto “SPI”, el texto “Subdirección de Promoción Comercial” por el texto “Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable”, y el texto “OST” por el texto “SPR”, en todo el documento. Se modifica el Alcance del procedimiento.

01

3

---

Se actualiza los documentos a consultar.

01

4

---

01

6

1y2

Se actualiza el glosario de términos. Se unen las condiciones 1 y 2; ya que, el procedimiento trata sobre las ferias organizadas por PROMPERÚ.

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

01

6

3

01

6

6

01

7

4

01

7

6

7

11

01

8

2

01

8

4

01

8

5

01

8

21

01

8

22

01

8

28

01

11

Anexo B

01

11

Anexo C

01

11

Anexo H

01

11

Anexo S

01

11

Anexo T

01

11

Anexo U

01

11

Anexo V

01

11

Anexo W

01

11

Código:

Versión: SPI-PRO-PR-01

02

Página: 8/40

Se modifica la redacción de la condición por error de sintaxis y aclarando que se trata de ferias organizadas por PROMPERÚ. Se modifica la redacción de la condición; ya que, lo que no se permite es la participación como expositor en los stands del recinto ferial a las empresas que no hayan cancelado el integro de su cuota de inscripción. Se elimina la condición 7.4; ya que, las responsabilidades de las acciones de construcción y decoración de stand, entre otros, que requieren la elaboración de Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas se encuentran establecidas en el formato Cronograma de Trabajo. Se elimina la condición debido a su repetición con la condición 7.7. Se elimina la condición 7.11; ya que, las actividades de verificar que se encuentren todos los elementos necesarios antes de iniciar la participación en la feria son actividades establecidas en el Cronograma de Trabajo. Se elimina del procedimiento lo correspondiente a la elaboración del Informe Inicial de la Actividad. Se modifica el enfoque del formato de Cronograma de Trabajo el cual tiene prestablecido las acciones y los responsables e incluye un campo para registrar el estado situacional de las acciones, y en el caso sea necesario se podrán determinar otras acciones y sus respectivos responsables; asimismo se incluye la temporalidad de la actividad. Se agregó en qué momento se elabora el Brief y en base a qué procedimiento. Se agrega la entrega de la encuesta de compradores, definiendo el porcentaje del total de compradores para una muestra con un margen de error del 7%. Se incluyó la gestión de solicitud de las encuestas no entregadas por los compradores; por lo que, se elimina la entrega de dicha encuesta en esta actividad. Se elimina del procedimiento lo correspondiente a la elaboración del Informe Final de la Actividad. Se actualizó el formato “Cronograma de Trabajo” a su versión 02. Se actualizó el “Formato de Inscripción Ferias Internacionales de Exportaciones” a su versión 05. Se eliminó el formato “Lista de Verificación Ferias Internacionales de Exportaciones”. Se actualizó el formato “Encuesta Compradores Expoalimentaria/ Perunatura”. Se actualizó el formato “Resumen de Encuestas Compradores Expoalimentaria/ Perunatura”. Se retiró el formato “Brief” ”; ya que, dicho formato se encuentra regulado por el Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación. Se actualizó el formato “Directorio General de Empresas” a su versión 02. Se actualizó el formato “Especificaciones Técnicas Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones” a su versión 02.

Anexos I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, Se modificó el código de los formatos. V, W

11.ANEXOS Descripción

Anexo

Diagrama de Flujo

A

Cronograma de Trabajo

B

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código:

Versión: SPI-PRO-PR-01

Descripción

02

Página: 9/40

Anexo

Formato de Inscripción Ferias Internacionales de Exportaciones

C

Contrato de Participación Feria Perú Moda

D

Compromiso de Pago Feria Perú Moda

E

Contrato de Participación Feria Perú Gift Show

F

Compromiso de Pago Feria Perú Gift Show

G

Informe Ejecutivo de Ferias

H

Evaluación de Empresas Participantes Feria Perunatura

I

Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones

J

Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias y Misiones

K

Encuesta de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones

L

Resumen de Encuestas de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones

M

Encuesta de Compradores Perú Moda

N

Resumen de Encuestas de Compradores Perú Moda

O

Encuesta de Compradores Perú Gift Show

P

Resumen de Encuestas de Compradores Perú Gift Show

Q

Encuesta de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura

R

Resumen de Encuestas de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura

S

Directorio General de Empresas

T

Especificaciones Técnicas Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones

U

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo:

Versión: 02

A

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ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO Proceso: Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones

Versión: 02

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Dirección de Promoción de las Exportaciones Subdirector de Promoción Internacional de la Oferta Exportable

Coordinador del Departamento

Coordinador del Departamento/ Especialista del Sector

Especialista del Sector

Inicio

Designa, en reunión de trabajo, al Coordinador de Dpto. responsable de la feria y a los integrantes que conformarán el comité de organización. Consulta las Especificaciones Técnicas - Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones (Véase Anexo E) de la feria a organizar para determinar el formato de la feria, el perfil de los expositores y las fuentes de información para identificarlos.

Elabora el Cronograma de Trabajo (Véase Anexo B), el cual especifica las acciones y los responsables de estas para alcanzar los objetivos de la feria, y en el cual establece los plazos y actualiza el estado situacional de las acciones, esta actividad se realiza inmediatamente luego de terminada la edición anterior de la feria. En el caso sea necesario determina otras acciones y sus respectivos responsables.

Elabora el Brief con los requerimientos de las piezas comunicacionales que se manejarán con la SPR, de acuerdo al Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, y lleva a cabo coordinaciones con los especialistas de la SPR para su perfeccionamiento, esta actividad se realiza con una anticipación de por lo menos 75 días calendario al inicio de la feria, sujeto a disposición presupuestal.

Determina cuales serán las fuentes de información a utilizar para la identificación de potenciales expositores.

Revisa el estado de las bases de datos de potenciales expositores que se utilizará para la emisión del email de convocatoria; de ser necesario, actualiza o crea una nueva base de datos.

Elabora el texto del mensaje del email de convocatoria, el cual deberá contener lo siguiente: a) Una descripción clara de la feria; b) Argumentos de venta sólidos que puedan comunicarse a los potenciales participantes; c) Datos del contacto para brindar informes e inscripciones; d) Información del lugar y fecha de realización de la feria; Principales líneas de producto que se exhiben en la feria.

Coordina con el Especialista de la SPR la elaboración el formato gráfico del mail de convocatoria.

Coordina con el Especialista de la SPR la emisión del mail de convocatoria a la base de datos.

Realiza el seguimiento a la respuesta positiva que se ha obtenido con la emisión del email de convocatoria, para lo cual revisa las empresas preinscriptas en el Sistema de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE”, a las que confirma su pre inscripción vía mail. De ser el caso, realiza acciones de difusión adicionales a fin de asegurar el éxito de la convocatoria.

1

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Proceso: Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones

Anexo:

Versión: 02

A

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Pág.2/2

Versión: 02

Dirección de Promoción de las Exportaciones

Especialista del Sector

Coordinador del Departamento/ Especialista del Sector

Coordinador del Departamento

1

Contacta por vía telefónica a las empresas interesadas a fin de informarles sobre el precio de la feria y formalizar su inscripción.

Evalúa los registros de pre inscripción en el Módulo de Evaluación de la Empresa del Sistema de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE”, cambiando la situación de “pre inscripto” a “aprobado” a las empresas aprobadas en el mismo Sistema.

Informa a cada empresa cuales fueron los resultados de la evaluación de su pre inscripción.

Remite el Contrato de Participación (Véase Anexo D ó F) para su suscripción a las empresas seleccionadas y el Compromiso de Pago (Véase Anexo G) en el caso aplique e inicia el contacto con las empresas para el pago de su participación.

Recibe el contrato firmado por las empresas participantes, compromiso de pago firmado si corresponde, el comprobante de depósito correspondiente; cambiando la situación de “aprobado” a “contrato y pago” en el Sistema de Administración de Ferias y Eventos “eSAFE”; tramita la emisión de la factura con la Unidad de Asuntos Financieros para su entrega a la empresa expositora; registra el contrato firmado en la Intranet de PROMPERÚ, en el Módulo de Contratos y Convenios, adjuntando una copia del contrato.

Coordina con la empresa expositora, previo pago de la cuota de inscripción, la selección de la ubicación de su stand en recinto ferial, de acuerdo al plano de distribución.

Asigna usuario y password a la empresa expositora para que registren los datos de contacto de los representantes que participarán en calidad de expositores para su inclusión en el directorio de la feria y la emisión de credenciales y el nombre del friso en el caso de stands pre-decorados.

Sostiene una reunión con el constructor u otros proveedores para la construcción e implementación de la feria en recinto ferial; supervisa el montaje y realiza una rápida visita de reconocimiento al recinto ferial el día previo al inicio de la feria con el fin de observar los pabellones y stands, así como otros detalles que sean importantes para una óptima organización. Asimismo, recibe la carga y material promocional de PROMPERÚ.

Organiza y conduce la participación de los expositores en la feria; asimismo, asiste en los aspectos que sean necesarios para el correcto desarrollo del evento, tales como supervisar in situ los aspectos logísticos del evento, solucionar impases operativos, orientar a los visitantes y potenciales compradores, revisar tendencias y demandas de los compradores internacionales, mantener informado a los expositores sobre las conferencias o actividades adicionales que se desarrollan durante el evento.

Analiza los resultados de las encuestas y toma acciones inmediatas, preventivas y/ o correctivas o de mejora de ser necesario, de acuerdo a los Procedimientos de Acciones Preventivas y Correctivas y Acciones de Mejora, según corresponda.

Elabora el Informe Ejecutivo de Ferias (Véase Anexo H) en un plazo no mayor a veintidós (22) días hábiles posteriores a la finalización de la feria. Fin del procedimiento.

Fin Iniciada la participación en la feria, entrega la Encuesta de Expositores (Véase Anexo L) a los expositores y señala el plazo para su entrega debidamente completada; asimismo entrega la Encuesta de Compradores (Véase Anexo N ó P ó R) al 36% del total de compradores internacionales y solicita su entrega.

Solicita las encuestas de evaluación no entregadas por los expositores y/ o compradores, de ser el caso, por vía correo electrónico o vía telefónica.

Tabula las encuestas de expositores y compradores en el formato Resumen de Encuestas de Expositores (Véase Anexo M) y el formato Resumen de Encuestas de Compradores (Véase Anexo O ó Q ó S), respectivamente, en un plazo máximo de catorce (14) días hábiles luego de concluida la feria.

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

ANEXO B: CRONOGRAMA DE TRABAJO

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: B

Versión: 02

Página: 12/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: B

Versión: 02

Página: 13/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo:

ANEXO C: FORMATO DE INSCRIPCION FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

C

Versión: 02

Página: 14/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: C

Versión: 02

Página: 15/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: C

Versión: 02

Página: 16/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

ANEXO D: CONTRATO DE PARTICIPACION FERIA PERU MODA

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: D

Versión: 02

Página: 17/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: D

Versión: 02

Página: 18/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

ANEXO E: COMPROMISO DE PAGO FERIA PERU MODA

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: E

Versión: 02

Página: 19/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

ANEXO F: CONTRATO DE PARTICIPACION FERIA PERU GIFT SHOW

Anexo: F

Versión: 02

Página: 20/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: F

Versión: 02

Página: 21/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

ANEXO G: COMPROMISO DE PAGO FERIA PERU GIFT SHOW

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: G

Versión: 02

Página: 22/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

ANEXO H: INFORME EJECUTIVO DE FERIAS

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: H

Versión: 02

Página: 23/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: H

Versión: 02

Página: 24/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: H

Versión: 02

Página: 25/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: H

Versión: 02

Página: 26/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

ANEXO I: EVALUACION DE EMPRESAS PARTICIPANTES FERIA PERUNATURA

Anexo: I

Versión: 02

Página: 27/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

ANEXO J: ENCUESTA DE EVALUACION DE FERIAS Y MISIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: J

Versión: 02

Página: 28/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: J

Versión: 02

Página: 29/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

ANEXO K: RESUMEN DE ENCUESTAS DE EVALUACION DE FERIAS Y MISIONES

Anexo: K

Versión: 02

Página: 30/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: L

Versión: 02

ANEXO L: ENCUESTA DE EXPOSITORES ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Página: 31/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: M

Versión: 02

ANEXO M: RESUMEN DE ENCUESTAS DE EXPOSITORES ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Página: 32/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

ANEXO N: ENCUESTA DE COMPRADORES PERU MODA

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: N

Versión: 02

Página: 33/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

ANEXO O: RESUMEN DE ENCUESTAS DE COMPRADORES PERU MODA

Anexo: O

Versión: 02

Página: 34/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

ANEXO P: ENCUESTA DE COMPRADORES PERU GIFT SHOW

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: P

Versión: 02

Página: 35/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

ANEXO Q: RESUMEN DE ENCUESTAS DE COMPRADORES PERU GIFT SHOW

Anexo: Q

Versión: 02

Página: 36/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

ANEXO R: ENCUESTA DE COMPRADORES EXPOALIMENTARIA/PERU NATURA

Anexo: R

Versión: 02

Página: 37/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: S

ANEXO S: RESUMEN DE ENCUESTAS DE COMPRADORES EXPOALIMENTARIA/ PERUNATURA

Versión: 02

Página: 38/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

ANEXO T: DIRECTORIO GENERAL DE EMPRESAS

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: T

Versión: 02

Página: 39/40

Título: PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

Código: SPI-PRO-PR-01

Anexo: U

Versión: 02

ANEXO U: ESPECIFICACIONES TECNICAS ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES

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