Resolución de Secretaría General N°003 -2013-0EFA/SG Lima ,

3 1 ENE 2013

CONSIDERANDO: Que, el Literal k.4) del Artículo 1oo del Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, aprobado por Decreto Supremo No 007-2008-VIVIENDA, establece entre las funciones, atribuciones y obligaciones de las entidades realizar Inventarios Anuales; Que, el Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una fecha determinada, con el fin de verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable , investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan ; Que, el Artículo 121 o del Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, aprobado por Decreto Supremo N o 007-2008-VIVIENDA, señala que bajo responsabilidad del Jefe de la Oficina General de Administración o la que haga sus veces, se efectuará un inventario anual en todas las entidades, con fecha de cierre el 31 de diciembre del año inmediato anterior al de su presentación, y deberá ser remitido a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) entre los meses de enero y marzo de cada año, asimismo la información deberá remitirse a través del Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI), la que será acompañada del Informe Final de Inventario y del Acta de Conciliación. Para realizar el Inventario se conformará necesariamente la Comisión de Inventario designada por la Oficina General de Administración o la que haga sus veces, la que deberá elaborar el Informe Final de Inventario y firmar el Acta de Conciliación Patrimonial-Contable; Que, en concordancia con ello, la Resolución Jefatura! W 118-80-INAP/DNA "Normas Generales del Sistema de Abastecimiento" que aprobó la Norma General del Sistema de Abastecimiento SA. 07: Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios, indica que las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios que dispone la entidad; Que, la Resolución Jefatura! No 335-90-INAP-DNA que aprobó el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional establece normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la administración de almacenes en organ ismo del sector público nacional; Que, el Literal h) del Artículo 1r del Reglamento de Organización y Funciones del Ambiental - OEFA, aprobado por Decreto W 022-2009-MINAM, establece como funciones de la Secretaría General

expedir directivas sobre asuntos administrativos de la Entidad para el adecuado funcionamiento de las unidades orgánicas que se encuentran bajo su supervisión; Que, en el marco de las normas citadas precedentemente, se ha visto por conveniente aprobar una Directiva que regule la realización de la Toma de Inventario General de las Existencias Físicas en el Almacén Central del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental- OEFA; Con el visado de las Oficinas de Administración , de Planeamiento y Presupuesto y de la Oficina de Asesoría Jurídica; De conformidad a lo establecido en la Ley N° 29151 - Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, la Resolución Jefatura W 118-80-INAP/DNA "Normas Generales del Sistema de Abastecimiento", la Resolución Jefatura! N° 335-90-INAP-DNA que aprobó el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional, y en uso de las funciones establecidas por el Literal h) del Artículo 17° del Reglamento de Organización y Funciones del OEFA, aprobado por el Decreto Supremo N° 022-2009MINAM; SE RESUELVE: Artículo 1°.- Aprobar la Directiva N° 001-2013-0EFA/SG denominada "Toma de Inventario de las Existencias Físicas en el Almacén Central del Organismo de Evaluación • y Fiscalización Ambiental - OEFA", la misma que forma parte integrante de la presente Resolución . Artículo

la publicación de la presente Resolución en el portal de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA

Regístrese y comuníquese.

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Ministerio del Ambiente

"Decen1o de las Personas con Discapacidad en el Perú" "AI'\o de la Inversión para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria"

DIRECTIVA N°

00 4-2013-0EFA/SG

TOMA DE INVENTARIO DE LAS EXISTENCIAS FÍSICAS EN EL ALMACÉN CENTRAL DEL ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTALOEFA

l.

OBJETIVO

Establecer las disposiciones que normen la realización de la Toma de Inventario General de las existencias físicas en el Almacén Central del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA.

11.

FINALIDAD

Determinar la existencia física del os suministros, insumas, repuestos y otros bienes o materiales que se encuentran en el almacén central del OEFA.

111.

ALCANCE

Las disposiciones establecidas en la presente Directiva son de aplicación obligatoria por las áreas que conforman la Oficina General de Administración , así como por los demás órganos del OEFA de acuerdo a su competencia, a nivel de Sede Central del OEFA. IV.

BASE LEGAL

./ Decreto Ley W 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento . ./ Resolución Jefatura! No 118-80-INAP/DNA, Normas Generales del Sistema de Abastecimiento (SA. 07 -Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios) ./ Resolución Jefatura! N° 335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional. ./ Directiva W14-76-EF/73-20, Determinación del valor mínimo para que un bien material sea considerado como activo fijo en las entidades del Gobierno Central. ./ Plan Contable Gubernamental - Cuenta 1301 Bienes y Suministro de funcionamiento . ./ Decreto Supremo N° 0022-2009-MINAM , que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental. ./ Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno . ./ Resolución de Contraloría No. 094-2009-CG, que aprueba la Directiva N° 02-2009-CG/CA "Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República-CGR y los Órganos de Control Institucional- OCI.

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V.

"Decenio de las Personas con D1scapac1dad en el Perú" "Año de la Inversión para el Desarrollo Rural y la Segundad Allmentana"

VIGENCIA

La presente directiva entra en vigencia al día siguiente de su publicación en la página web institucional. VI.

DISPOSICIONES GENERALES

6.1 La Toma de Inventario General de las Existencias físicas en el Almacén Central de la OEFA, tiene por finalidad: a) b) e) d)

Determinar las clases y cantidad actual de las existencias del Almacén. Determinar las existencias obsoletas y/o deterioradas del Almacén . Viabilizar las futuras adquisiciones en el proceso de la programación. Determinar y sustentar los saldos correspondientes para los efectos del Balance General al 31 de diciembre de cada Año Fiscal.

6.2 La Toma de Inventario General de las Existencias Físicas en el Almacén Central de la OEFA, estará a cargo de una Comisión de Toma de Inventario General de Existencias de Almacén , la misma que será presidida por el representante de Logística de la Oficina de Administración de la OEFA. 6.3 Por principio general, en el acto de inventario no intervendrá el personal encargado del almacén, lo que no impide su presencia para facilitar la identificación y constatación del acto por interés individual. 6.4 Previa a la Toma de Inventario, se elaborara el acta de corte documentario respecto de la documentación sustentatoria de ingreso y salida de bienes del año a inventariar, la misma que deberá estar debidamente suscrita por el responsable del almacén, el Presidente de la Comisión de Inventario, de sus miembros y el veedor del Órgano de Control Institucional. 6.5 El responsable de almacén, entrega al Presidente de la Comisión de Inventario , las llaves del almacén bajo su custodia , quien será el único responsable que abrirá y cerrara el almacén durante la toma de inventario físico de existencias del almacén. 6.6 Al inicio y al final de la toma del inventario, se levantara un acta de conformidad de la recepción y entrega del almacén, siendo firmada por el presidente, secretario y miembros designados de la Comisión. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1 La Comisión de Toma de Inventario General de Existencias de Almacén , será designada por Resolución del Jefe de la Oficina de Administración y estará conformada por los miembros siguientes: a) b)

Un representante de Logística, quien la presidirá y actuara como Secretario de la Comisión. El representante de Contabilidad, quien actuara como miembro.

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e) d)

"Decemo de las Personas con D1scapaodad en el Perú" "Año de la Inversión para e l Desarrollo Rural y la Segundad Alimentaria"

El representante de Control Patrimonial, quien actuara como miembro. Un representante de la Oficina de Control Interno, quien actuara como Veedor y será designado por el Jefe del Órgano de Control Institucional.

7.2 Funciones de la Comisión: a)

b) e) d) e) t)

g)

Planificar y organizar la Toma de Inventario General de Existencias de Almacén, supervisando, coordinando y verificando la conformidad del baloteo de las existencias a inventariar. Designar a las personas que se encargaran de la ejecución misma de la Toma de Inventario General de Existencias del Almacén. Verificar el correcto ordenamiento de los bienes, antes de iniciar el inventario físico de existencia del almacén. Proporcionar el material indispensable para la toma y procesamiento del inventario físico de existencias del almacén. Efectuar la verificación de las diferencias de las tarjetas de conteo y reconteo. Emitir un informe final con respecto a la Toma del Inventario Físico de Existencias de Almacén a la jefatura de la Oficina de Administración , bajo responsabilidad . Asegurar que el proceso de organización de tarjetas se concluya en la fecha señalada.

7.3 Responsabilidades de la Comisión de Inventario 7.3.1 Previas al inventario a)

Con anticipación a la Toma de Inventario, la Comisión debe: ./ Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos para la preparación del Inventario Físico de Existencias de Almacén , bajo responsabilidad . ./ Verificar el corte documentario del Área de Almacén. b) Efectuar la Inspección Física del ordenamiento de existencias físicas en el almacén para autorizar el inicio del conteo. 7.3.2 Durante el inventario a)

b) e) e)

Si se hallaran documentos retenidos en almacén correspondientes a movimientos de existencias efectuadas antes del inventario físico de bienes, se coordinará con el Presidente de la Comisión de Inventario, a fin de elevar un acta destacando dicha circunstancia . Asegurar que el inventario se haga con doble contada. Tomar nota de la cantidad de tarjetas emitidas para confrontarlas con la relación que alcanzara el responsable de almacén. Solicitar al responsable de almacén el listado de control de tarjetas de inventario y efectuar la verificación respectiva, sin omitir ningún dato.

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d) e)

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Una vez culminado el inventario físico revisar que no queden tarjetas de inventario sin trabajar. Coordinar la apertura del almacén con el responsable de este, cuando se haya culmi nado con el conteo físico y las correcciones necesarias.

7.3.3 Después del inventario. a)

b)

Entregar al responsable de almacén, las tarjetas de inventario trabajadas y verificadas, a fin de elaborar el cuadro respectivo del resultado del inventario. Preparar el informe final del inventario con sus comentarios y sugerencias, programas de trabajo, Planillas de Corte Documentario, copia del listado de control de tarjetas em itidas y entregarlo a la Jefatura de la Oficina de Administración , bajo responsabilidad, en un plazo que no excederá los tres (03) días útiles a partir de la culminación del inventario.

7.4 Funciones y Responsabilidades del Responsable de Almacén: Como responsable de la ejecución del inventario del almacén a su cargo, debe cumplir con las siguientes funciones: 7.4.1 Previas al Inventario a) b)

Verificar el correcto ordenamiento de las existencias antes de iniciarse el inventario físico de bienes. Tener en orden las tarjetas de inventario y colocarlas un día antes del inicio del Inventario.

7.4.2 Durante el Inventario a) b) e)

d)

e)

Ubicar un espacio adecuado a los miembros de la comisión, a fin de que ellos efectúen su trabajo con eficacia. Orientar a los miembros de la Comisión cuando estos se lo soliciten. Coordinar con el Presidente de la Comisión de Inventario Físico de Existencia de Almacén, o quien haga sus veces sobre los asuntos de Toma de Inventario de Bienes. Otras funciones internas, tales como aviso oportuno al personal, usuario, proveedores, etc. , sobre la fecha de ejecución del inventario. El encargado del almacén no deberá ausentarse hasta concluir la revisión de las tarjetas de inventario.

7.5 DE LA VERIFICACIÓN 7.5.1 Cuantitativa.- El verificador deberá contar los bienes almacenados, para comprobar que las cantidades sean iguales a las que se consignan en las Tarjetas de Control Visible (BINCARD). 4 www.oefa gob.pe

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7.5.2 Cualitativa.- El verificador deberá constatar que las características y propiedades de los bienes (marca, modelo, color, N° de serie, lote, vencimiento, dimensiones, peso, capacidad, volumen, etc.) estén de acuerdo con lo consignado en la descripción del BINCARD. 7.6 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO 7.6.1 La toma de inventario se inicia con la verificación documentaria de la última orden de compra ingresada y la última pecosa atendida a la fecha de la toma de inventario. 7.6.2 Una vez verificada la documentación se inicia con la toma de inventario, para lo cual se utilizará el método al barrer a partir del primer estante del Almacén, continuando con el conteo de todos los bienes almacenados. 7.6.3 Al término del conteo de cada bien, la comisión de toma de inventario suscribirá en la tarjeta BINCARD, fecha y rúbrica. 7.6.4 Sobrantes de Inventario: Si en el desarrollo de la verificación se detectará bienes sobrantes se procederá de la siguiente manera: a) Determinar su origen: • Documentos fuente no registrados en las tarjetas KARDEX , • Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el PECOSA, Entrega de un bien similar en lugar del que figura como • sobrante) b) Cuando los sobrantes tiene origen de las dos (2) primeras causas , éstas deben ser ingresadas al almacén con una Nota de Entrada a Almacén. e) Cuando el sobrante tiene origen de un bien similar en lugar del sobrante, indica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en el bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencia Valorada de Almacén , consignando en el Informe de la Comisión. 7.6.5 Faltante de Inventario: Si en el desarrollo de la verificación se detectará bienes faltantes se procederá de la siguiente manera:

Determinar su origen, por las siguientes razones: a)

Determinar su origen: ./ Documentos fuente no registrados en las tarjetas KARDEX , ./ Bienes entregados en mayor cantidad a la autorizada en el PECOSA,

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b) e)

d) e) f)

Entrega de un bien similar en lugar del que figura como faltante) Cuando los faltantes tiene origen en las dos (2) primeras causas, éstas deben salir con almacén con PECOSA. Cuando el faltante tiene origen de un bien similar en lugar de otro, indica que la misma cantidad del bien faltante debe figurar como sobrante en el bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar el ajuste respectivo, consignado en el Informe de la Comisión . Faltante por robo o sustracción : Organizar un expediente con las investigaciones realizadas , acompañadas de la denuncia policial. Faltante por merma: Si se trata de bienes sólidos o líquidos, que por su naturaleza se volatilizan. Faltante por negligencia: El encargado de almacén y el encargado de la custodia de bienes almacenados son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida de algún bien.

7.6.6 El inventario se elaborará en base al reporte alcanzado por el encargado de almacén, consignando datos, según Formato. W1 u otra observación que fuera conveniente , suscrita por la comisión de toma de inventario. 7.7 REGISTRO Y VALORIZACIÓN El verificador cerrará la Tarjeta de Control Visible luego de la verificación del último registro y anotará la fecha correspondiente, con indicación del acto administrativo (inventario físico) y la cantidad verificada , firmando en la última columna del lado derecho. El verificador evidenciará la conformidad en el " Reporte de Toma de Inventario Físico de Existencia en Almacén" - Kárdex, la descripción del bien considerando especificaciones Técnicas, unidad de medida, lote, fecha de vencimiento, cantidad verificada y cantidad consignada en la Tarjeta de Control Visible (BINCARD) , finalmente firmarán el Formato W 1 los integrantes de la comisión de toma de inventario. 7.8 CONCILIACIÓN 7.8.1 El equipo de toma de inventario efectuará la conciliación entre las existencias físicas, Tarjetas de Control Visible y Saldo del Reporte de movimiento de Almacén, estableciendo los sobrantes y/o faltantes , tanto en unidades físicas como en unidades monetarias. (Formato W 2) 7.8.2 De presentarse bienes sobrantes debido a que no se registró un ingreso o se entregó en menor cantidad que la autorizada , se incorporarán en el registro de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada, informando al respecto.

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7.8.3 Si se entregó un bien similar en lugar del sobrante, sin alterar los valores , se efectuará el ajuste en las Tarjetas de Existencia Valorada de la base de datos, previa evaluación e informe del Comité. 7.8.4 Si se determinan bienes faltantes por robo o sustracción se organizará un expediente de las investigaciones realizadas acompañados de la denuncia policial correspondiente. 7.8.5 Si el faltante es por merma, será aceptada siempre y cuando se encuentre dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica respectiva . 7.8.6 Si el faltante es por negligencia, el encargado de almacén a cargo de la custodia de los bienes es responsable tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida. 7.8.7 El equipo de toma de inventario coordinará con el encargado de almacén y el encargado de contabilidad para la conciliación contable final. 7.9 INFORME FI NAL

Una vez culminada las acciones administrativas de conciliación contable, el equipo de toma de inventario presentará el informe adjuntando el inventario físico de bienes en almacén debidamente conciliado con los documentos respectivos en caso de sobrantes y/o faltantes. (Formato W 3). 7.1 0 CRONOGRAMA DE TOMA DE INVENTARIO

El cronograma de toma de inventario será propuesto a través de un Memorándum, programándose lo siguiente: a) b) e) d) e)

Reunión de Comisión de toma de inventario y formulación de acta de apertura o instalación. Verificación física (conteo). Conciliación con tarjetas Kárdex. Conciliación con cuentas contables. Informe final conteniendo el inventario físico de almacén debidamente conciliado , para ser distribuido: • • • •

Inventario original Primera copia Segun da copia Tercera copia

Contabilidad Logística Almacén OCI

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VIII.

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DEFINICIONES Para mejor entendimiento de la presente Directiva, se aplican las siguientes definiciones: 8.1 Bienes ingresados durante el inventario Los bienes ingresados durante el inventario serán recibidos debidamente documentados y ubicados en una zona determinada para su verificación e inclusión al final del inventario. 8.2 Bienes pendientes de atención Los bienes pendientes de atención con Pedido Comprobante de Salida numerado y valorizados no reclamados por el usuario (descargado de Kárdex) permanecerán en el Almacén; el responsable de Almacén alcanzará copia de los documentos para su procesamiento en el análisis e inclusión al inventario. La atención a los usuarios se efectuará hasta la primera quincena del mes de diciembre del año en curso. El Pedido Comprobante de Salida que no fue atendido al usuario podrá ser atendido con la autorización del Presidente de la Comisión de Inventario. 8.3 Bienes faltantes Bienes que no se encuentran físicamente después de conciliar (verificación) con las tarjetas Kárdex. IX.

ANEXOS 9.1 Formato. W1 .- Toma de Inventario de Almacén al 31 de diciembre del año que corresponda . 9.2 Formato. No 2.- Conciliación de Inventario Físico, Bincard y Kárdex al al 31 de diciembre del año que corresponda . 9.3 Formato No 3.- Inventario Físico de Almacén al 31 de diciembre del año que corresponda .

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FORMATO No 1

TOMA DE INVENTARIO DE ALMACÉN AL 31 DE DICIEMBRE DEL ........ .

No ORO

DESCRIPCIÓN

UNIDAD DE MEDIDA

SALDO ALMACÉN AL 31 DIC. DEL .......

INGRESO

TOTAL

OBSERVACIONES

1 2 3

4

5 6

7

8 9

10 /

11 12 13

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FORMATO No 2

CONCILIACIÓN DE INVENTARIO FISICO, BINCARD Y KARDEX AL 31 DE DICIEMBRE DEL .. ............ UNIDAD No INVENTARIO DESCRIPCIÓN DE BINCARD ORO FfSICO MEDIDA

KÁRDEX

DIFERENCIAS

OBSERVACIONES

MAS MENOS

1 2

3 4

5 6

7

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FORMATO W 3 INVENTARIO FISICO DE ALMACÉN AL 31 DE DICIEMBRE DEL ............. .

DESCRIPCIÓN

UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

VALOR OBSERVACIONES TOTAL

1 2 3

4

5 6

7

8

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12 13 14

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