SIIGO STANDAR PUNTO NET PROCESO DE CAPACITACION ACTIVOS FIJOS

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por Informática y

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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ................................................................................ 4 1. CUENTAS CONTABLES ................................................................... 5 2. PARAMETROS DE ACTIVOS FIJOS.................................................. 7 2.1. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS ....................................... 7 2.2 CREACION DE ACTIVOS FIJOS.......................................................... 9 2.3. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS............................................................................................... 15 2.4. SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS............................................ 17 2.5 CONCEPTOS PARA LAS REQUISICIONES .......................................... 27 2.6. ASIGNACION ACTIVOS FIJOS EN MONTAJE..................................... 28 2.7 CONCEPTOS DE GASTOS DE ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO................ 30 2.8 ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS ...................... 31 2.9. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES Y/O DEPRECIABLES..... 33

3. PROCESOS DE ACTIVOS............................................................... 36

3.1. AJUSTES POR INFLACIÓN............................................................. 36 3.1.1 Captura De Índices ...................................................................... 36 3.1.2. Proceso De Los Ajustes Por Inflación Activos Fijos............................... 37 3.1.3. Proceso De Los Ajustes Por Inflación P.A.A.G..................................... 40 3.2. DEPRECIACION ........................................................................... 42 3.2.1. Depreciación Línea Recta ............................................................. 42 3.2.2. Depreciación Suma de Dígitos....................................................... 48 3.3 COMPROBANTE BAJA DE ACTIVOS .................................................. 50 4. VALORES NO AJUSTABLES.............................................................. 56 5. MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO ................................................. 57 6. MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS ................................................. 59 6.1 REQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS:.................................................. 59 6.2. MANTENIMIENTO DE REQUISICIONES ........................................... 65 6.3. ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE ACTIVOS...................... 66 6.4 Mantenimiento de Órdenes de Compra ............................................ 72 7. OTROS INFORMES .......................................................................... 75 7.1 INFORME ACTIVOS POR DEPENDENCIA ........................................... 76 7.2 INFORME ACTIVOS DEPRECIADOS COMPLETAMENTE ........................ 77 7.3 INFORME PLANILLA INVENTARIO FÍSICO........................................ 78 7.4 INFORME ACUMULADO DE ACTIVOS................................................ 79 7.5 INFORME SALDOS POR DEPRECIAR ................................................ 81 TALLER............................................................................................. 82

INTRODUCCION Los activos fijos de una compañía representan los bienes tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción con el fin de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos o para usarlos en la administración del ente económico. Por lo anterior el módulo de Activos Fijos de SIIGO .NET brinda una herramienta eficiente para el control y administración de los activos fijos de la empresa, optimizando los procesos de ajustes por inflación y depreciación de los mismos.

1. CUENTAS CONTABLES Las cuentas contables que intervienen en el proceso de activos fijos se relacionan a continuación:

 Activo: Se deben definir las cuentas que corresponde a los activos fijos que posee la compañía. Los signos de interrogación hacen referencia a la clasificación de las diferentes cuentas que corresponden al grupo 15 – Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la estructura indicada en e l Plan Único de Cuentas, ejemplo: 152405 Muebles y Enseres, 152010 Maquinaria y Equipo, 154010 Flota y Equipo de Transporte, etc.  Depreciación Acumulada: Los activos fijos sufren un proceso de desgaste llamado depreciación que se origina por el uso, obsolescencia por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de bienes productivos o de los servicios prestados. Para el manejo contable es necesario definir la cuenta 1592 – Depreciación Acumulada, donde los signos de interrogación clasifican los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas, ejemplo: 159215 Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres, 159210 Depreciación Acumulada de Maquinaria y equipo, 159235 Depreciación Acumulada de Flota y Equipo de Transporte, etc.

 Gasto Depreciación: El proceso de depreciación de los activos fijos genera un gasto para la empresa y para tal efecto se debe definir la cuenta 5160 – Gasto Depreciación Acumulada. Los signos de interrogación clasifican los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas  Ajuste por Inflación: Los activos fijos actualmente no se ajustan por inflación, es importante crear las respectivas cuentas para asociarlas en la creación de los grupos de activos y los signos de interrogación corresponden a los diferentes tipos de activos del grupo 15 – Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la clasificación establecida en el Plan Único de Cuentas, ejemplo: 152499 Ajustes por Inflación de Muebles y Enseres, 1520999 Ajustes por Inflación de Maquinaria y Equipo, etc.  Corrección Monetaria: Corresponde a la contrapartida en los Ajustes por Inflación de los activos fijos y la depreciación acumulada. Los signos de interrogación hacen referencia a las Subcuentas 470515 - Corrección Monetaria para el Ajuste por Inflación de los Activos Fijos y la 470545 Corrección Monetaria para el Ajuste por Inflación de la Depreciación Acumulada. Esta última cuenta debe ser de naturaleza débito.

IMPORTANTE… Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 – Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el Efecto de la inflación, pero si se deben crear las cuentas correspondientes según lo estipula el Plan Único de Cuentas, esto con el fin de que si se reactivan los ajustes el sistema este parametrizado de forma correcta y así evitar reparametrizaciones.

2. PARAMETROS DE ACTIVOS FIJOS

2.1. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Catálogo – Apertura de Grupos Menú tipo proceso Activos Fijos – Parámetros - Catálogo – Apertura de Grupos En esta opción se realizará la clasificación general de los activos fijos a través de los siguientes campos:

 Grupo Activo: En este campo se debe digitar un código para identificar a cada uno de los grupos de activos, de acuerdo a las necesidades de la empresa y a los activos que posea. El programa permite crear hasta 9999 grupos de activos.  Descripción: En este campo se deberá digitar la descripción del grupo de activos, de acuerdo a las necesidades de la empresa y a los activos que posea.  Cuenta Activo: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde al grupo de activos que se está creando (15).

 Cuenta Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta de depreciación acumulada que corresponde al grupo de activos que se está creando (1592).  Cuenta Gasto: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto de depreciación acumulada que corresponde al grupo de activos que se está creando (5160).  Cuenta Ajuste Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de ajuste por inflación al costo histórico que corresponde al grupo de activos que se está creando (15??99).  Cuenta Contrapartida Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de la corrección monetaria que corresponde a la contrapartida del ajuste por inflación al activo fijo (470515).  Cuenta Ajuste Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflación a la depreciación acumulada (159299).  Cuenta Contrapartida Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta corrección monetaria del ajuste por inflación a la depreciación (470545).  Cuentas Garantía: En este campo se deben digitar las cuentas correspondientes a cada opción siempre y cuando el activo se encuentre en garantía. Recuerde que estas cuentas solo serán utilizadas en los procesos de Ajustes por Inflación y Depreciación.

 Cuentas Para dar de Baja Activos: En estos campos deberá digitar las cuentas correspondientes para que el sistema realice el proceso automático para dar de baja un activo teniendo en cuenta la causa por la cual se está dando de baja el activo en este caso usted podrá utilizar la cuenta del gasto correspondiente 5310?? Perdida en venta y retiro de bienes.

IMPORTANTE… Las cuentas mencionadas anteriormente, serán marcadas como cuentas de activos. Si las cuentas que se seleccionen contienen movimiento, no serán tenidas en cuenta, ya que no se puede modificar la marcación por poseer movimiento. Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el Efecto de la inflación.

2.2 CREACION DE ACTIVOS FIJOS RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Catálogo – Apertura de Activos Menú tipo proceso Activos Fijos – Parámetros - Catálogo – Apertura de Grupos En esta opción se deben crear los activos fijos de la empresa, por cada uno de los grupos de activos creados anteriormente. Aquí se detallarán las características principales de los activos. Para la creación de activos fijos se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación:

 Grupo Activo: Se debe colocar el código del grupo automáticamente aparecerá el nombre correspondiente al grupo.

creado

y

 Código Activo: Se pueden digitar hasta cinco dígitos se debe colocar el código que se desea asignar al activo fijo que se va a crear, posteriormente el programa habilitará un campo para el nombre del activo fijo. El programa permite crear hasta 99999 activos fijos por cada grupo y este código será la identificación del activo en SIIGO Net.  Responsable: En este campo se debe digitar el número de cédula del responsable del manejo del activo fijo que en este caso será uno de los empleados de la empresa. Con la tecla de función F2 o con el icono de búsqueda se pueden efectuar las consultas de los empleados creados previamente.  Centro de Costo y Subcentro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo fijo, con el fin de controlar cada uno de los movimientos contables como compras, saldos iniciales, ajustes por inflación, depreciación, adiciones y mejoras por centro de costo. El Subcentro de costo lo solicitará el programa en caso de que el centro de costo lo maneje, en caso contrario el programa no habilitará este campo.  Fecha de Compra: En este campo se debe digitar el año (4 dígitos), el mes (dos dígitos) y el día (2 dígitos) AAAA/MM/DD, en que se adquirió el activo fijo.

Es importante digitar la fecha correcta de compra para efectos del cálculo de la depreciación.  Numero de Serial: Esta opción aplica para aquellos activos que están identificados con un número de serial asignado por el fabricante. Normalmente aplica para los equipos de cómputo y equipos de oficina co mo calculadoras, máquinas de escribir eléctricas, etc.  Número de Placa: Este campo es utilizado para colocar el número del serial del propietario del activo, es muy utilizado para el tema de las placas de los Vehículos.  Activo: Cuando se está creando un activo fijo se debe seleccionar “Activo” para activar el activo fijo y se tenga en cuenta en los procesos e informes relacionados con los ajustes por inflación y depreciación. Si el activo ya no pertenece a la compañía o fue dado de baja se debe desactivar, debido a que posee movimiento y el sistema indica que con esta marcación no se realiza ajuste por inflación y Depreciación del mismo.

 Estado del Activo: El activo fijo que se está creando puede encontrarse en tres estados que son Activo, Leasing, Garantía. Activo: Se debe marcar cuando el activo pertenece a la compañía; en este caso se ajustará por inflación y se depreciará el activo fijo. Leasing: Se marcará esta opción cuando el activo se encuentra bajo la modalidad de arrendamiento financiero leasing, en este caso el programa no ejecutará los procesos de ajustes por inflación y depreciación al activo. Garantía: Se debe marcar esta opción cuando el activo fijo fue recibido como garantía para respaldar alguna cuenta por cobrar, pero realmente el activo no pertenece a la compañía, por lo tanto este activo no será ajustado por inflación ni depreciado.

 Mantenimiento: Si el activo fijo cuenta con un contrato de mantenimiento o se controlan los mantenimientos efectuados al activo se debe marca r este campo. El programa habilitará un Tab en el que se deben digitar el Nit de la compañía que realiza el mantenimiento del activo, el nombre del contacto y la fecha en la que se debe efectuar el mantenimiento y con estos datos se puede generar un informe.

Con el tan de Mantenimiento se pueden consultar los tres últimos, que se han realizados al activo.

Si no se maneja mantenimiento para el activo se debe dejar el campo en blanco.  Ajustable Inflación: Este campo se marcar para que el programa ajuste por inflación el activo fijo que se está creando.

IMPORTANTE… . Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Si se deben crear las cuentas correspondientes según lo estipula el Plan Único de Cuentas, esto con el fin de que si se reactivan los ajustes el sistema este parametrizado de forma correcta y así evitar reparametrizaciones.

 Asegurado: Si se tiene constituida una póliza de seguros para el activo fijo se debe marcar la caja de chequeo ASEGURADO y el programa habilitará un tab denominado donde solicita los siguientes datos: Nit y Nombre de la empresa aseguradora, número de póliza, fecha de vencimiento de la póliza y el monto por el que se aseguró el activo fijo y con estos datos se puede generar un informe.

En caso de no contar con una póliza de seguros para el activo fijo se debe dejar el campo en blanco. DEPRECIACION  Depreciable: Este campo se utilizara para marcar los activos para realizar el proceso de depreciación; en caso de no ser depreciable el activo este campo se deja en blanco.  Veces a Depreciar: En este campo se debe digitar el número de veces a depreciar que se aplicará al activo fijo para que cumpla su vida útil. La vida útil de los activos fijos esta dada en años y para calcular número de veces a depreciar se debe multiplicar el tiempo en años por 12 meses y el resultado es el que se debe ingresar en este campo.

IMPORTANTE… El decreto 3019/89, determina la vida en años de los activos fijos de la siguiente manera:

ACTIVO Inmuebles Barcos, trenes, aviones, maquinaría, equipo y bienes muebles Vehículos automotores y computadores

VIDA UTIL 20 años

No. De Veces a Depreciar 240 meses

10 años

120 meses

5 años

60 meses

RECUERDE… De acuerdo a lo establecido en la dinámica de la cuenta 1592 – Depreciación Acumulada del Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 no se debe calcular depreciación a los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y a la maquinaria en montaje. Así mismo contempla que cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por lo tanto haya sido total o parcialmente depreciado, el ente económico deberá depreciarlo, teniendo en cuenta la vida útil restante.

 Fecha Última Depreciación: El programa calcula de forma automática la fecha en la que se aplicará la última depreciación al activo fijo, es decir, cuando el activo cumple su vida útil. Esta fecha la calcula con la fecha de compra y el número de veces a depreciar.  Método de Depreciación: En este campo se debe escoger el método de depreciación a utilizar en el activo, escoja "Línea Recta" o " Suma de Dígitos".

 Ubicación: En este campo se debe digitar el área exacta en la que se encuentra ubicado el activo fijo.  Código de Barras: En este campo se debe diligenciar si el activo que se está creando esta identificado por un código de barras.  Observación: En este campo se puede especificar alguna característica particular del activo que se está creando.

2.3. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS

 Compras (Tipo P): Todas las compras de los activos fijos se deben contabilizar en un documento tipo P – Compras Antes de efectuar el registro de compra, el activo debe estar previamente creado de acuerdo a los procedimientos establec idos anteriormente. En la compra de activos el valor del IVA se debe llevar como un mayor valor del activo a excepción de la importación de maquinaria en la que el IVA debe ser descontable.  Saldos iniciales (Tipo L): El ingreso de los saldos iniciales de cada uno de los activos fijos debe efectuarse en un documento tipo L – 999 (Saldos iniciales) en el que se debe contabilizar el valor del costo histórico del activo fijo en la cuenta 15???? – Propiedad Planta y Equipo y el valor de la depreciación acumulada en la cuenta 1592?? – Depreciac ión Acumulada.  Depreciación (Tipo L): Para contabilizar la depreciación acumulada de los activos fijos se debe definir un documentos tipo L – Depreciación Mensual.  Ajustes por Inflación (Tipo A): La contabilización de los ajustes por inflación al costo histórico del activo fijo y el ajuste por inflación de la depreciación quedará en un documento tipo A – Ajustes por Inflación. En un documento tipo A – 999 se debe efectuar el ingreso de los saldos iniciales de los ajustes por inflación al costo histórico del activo y el ajuste por inflación a la depreciación acumulada.

IMPORTANTE… Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 – Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al anterior punto. Se deben crear el Documento Tipo A, esto con el fin de que si se reactivan los ajustes el sistema este parametrizado de forma correcta y así evitar reparametrizaciones.

 Requisición (Tipo I): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de los diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisición debe estar creada en Contabilidad – Parámetros - Definición de Documentos – Parámetros de Documentos.  Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado compra del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe Contabilidad – Parámetros - Definición de Documentos – Documentos y debe tener la opción de poder cruzar con previamente elaborada.

para realizar la estar creada en Parámetros de una requisición

2.4. SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad – Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes Menú tipo proceso Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Documento Tipo –L-999 a utilizar con el botón de buscar.

CAMPOS GENERALES: Para llevar a cabo el ingreso de los saldos iniciales se deben diligenciar los siguientes campos:

 Tipo: Se debe escoger el documento L – Otros para el ingreso de los saldos iniciales.  Comprobante: Seleccionar el L – 999 parametrizado para el ingreso de saldos iniciales.  Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de los Saldos Iniciales de los Activos Fijos.  Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se va incluir estos saldos iniciales por lo general se utiliza el Nit de la empresa. El sistema permite crearlo directamente, solamente digitando él numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede buscar.

 Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. CAMPOS DE TRANSACCIONES: En la opción de actualizar secuencias el sistema me permite ingresar las transacciones.

 TIPO: Al estar en entrada de comprobantes a ingresar un documento donde se afecta la secuencia, forma de pago, impuesto, descuentos / cargos y la forma automática permite tener el siguiente impacto: Secuencias: Son los registros que se realizan por ítems y que en la impresión se visualizara en el cuerpo del documento. Forma de Pago: De acuerdo a la forma de pago que se asigne o que se ingrese el sistema así mismo la visualizara en la impresión del documento. Impuestos: El ingresar un registro por esta opción, permite en la impresión visualizar cada uno de los cargos relacionados como es: Retención en la Fuente, IVA, Retención de IVA Descuentos / Cargos: Se ingresa cada una de las cuentas que se tiene para descuentos y cargos, y de esta forma el sistema en la impresión los tendrá en cuenta por cada uno. Automáticos: Tiene en cuenta las cuentas contables que se necesitan para el proceso contable y no las mostrara en la impresión.

 Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del activo fijo en la que se contabilizará el costo histórico del activo fijo, la cuenta de la depreciación acumulada y la cuenta puente para que en el comprobante queden sumas iguales. Con la tecla de función F2 y/o con el icono correspondiente, se puede efectuar la búsqueda de las cuentas.  Código del Activo: Seleccionar el Activo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de función F2, se puede efectuar la búsqueda de los activos fijos creados.

 Tipo: Se debe seleccionar al cual corresponda Compra ó Adición Mejora al activo.

 Número de Veces que se ADICIONAN para Depreciar: Si se realiza una adición mejora esta aumenta la vida útil del activo, es por eso que se debe indicar cuantas veces aumenta.  Descripción: En este campo se debe indicar el detalle o descripción del movimiento que se está realizando, de la secuencia 2 en adelante al presionar la tecla F2 el sistema copia la descripción digitada en la secuencia anterior.  Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo fijo. Con la tecla de función F2 y/o con el icono correspondiente, se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo.  Débito/Crédito: Para el movimiento de la cuenta del activo se debe efectuar un movimiento Débito y para las cuentas de la de depreciación y de la cuenta puente se debe efectuar un movimiento Crédito.  Valor Total: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del costo histórico del activo fijo y en la cuenta de depreciación se debe registrar el valor de la depreciación acumulada del activo fijo y la contrapartida se debe llevar a la cuenta puente.

Por último se debe seleccionar adicionar

Cerrar

y luego contabilizar.

y si el documento esta correcto

Después de ingresar los saldos iniciales del costo histórico y la depreciación acumulada se deben ingresar los Saldos Iniciales del Ajuste por Inflación del Activo a través de un documento tipo A – Ajustes por Inflación, debido a que si se realiza con un documento diferente el sistema lo toma como un mayor valor del costo histórico en la compra o Depreciación. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad – Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes Menú tipo proceso Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Ajuste Por Inflación a utilizar con el botón de buscar.

Al ingresar a elaborar el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES:

 Tipo: Se debe escoger el documento A – 999 para el ingreso de los saldos iniciales.  Comprobante: Seleccionar el A – 999 parametrizado para el ingreso de saldos iniciales de los Ajustes por inflación de la compra y la depreciación.  Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de los Saldos Iniciales de los Ajustes por Inflación de los Activos Fijos.  Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se va incluir estos saldos iniciales por lo general se utiliza el Nit de la empresa. El sistema

permite crearlo directamente, solamente digitando él numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede buscar. CAMPOS DE TRANSACCIONES: En la opción de actualizar secuencias el sistema transacciones.

me permite ingresar las

 TIPO: Al estar en entrada de comprobantes a ingresar un documento donde se afecta la secuencia, forma de pago, impuesto, descuentos / cargos y la forma automática permite tener el siguiente impacto: Secuencias: Son los registros que se realizan por ítems y que en la impresión se visualizara en el cuerpo del documento. Forma de Pago: De acuerdo a la forma de pago que se asigne o que se ingrese el sistema así mismo la visualizara en la impresión del documento. Impuestos: El ingresar un registro por esta opción, permite en la impresión visualizar cada uno de los cargos relacionados como es: Retención en la Fuente, IVA, Retención de IVA Descuentos / Cargos: Se ingresa cada una de las cuentas que se tiene para descuentos y cargos, y de esta forma el sistema en la impresión los tendrá en cuenta por cada uno. Automáticos: Tiene en cuenta las cuentas contables que se necesitan para el proceso contable y no las mostrara en la impresión.

 Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflación al costo histórico del activo fijo, la cuenta del ajuste por inflación a la depreciación acumulada y la cuenta puente en la que se harán las contabilizaciones correspondientes. Con la tecla de función F2 y/o con el icono correspondiente, se puede efectuar la búsqueda de las cuentas.  Código del Activo: Seleccionar el Activo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de función F2, se puede efectuar la búsqueda de los activos fijos creados.

 Tipo: Se debe seleccionar al cual corresponda Compra ó Adición Mejora al activo.

 Número de Veces que se ADICIONAN para Depreciar: Si se realiza una adición mejora esta aumenta la vida útil del activo, es por eso que se debe indicar cuantas veces aumenta.

 Descripción: En este campo se debe indicar el detalle o descripción del movimiento que se está realizando, de la secuencia 2 en adelante al presionar la tecla F2 el sistema copia la descripción digitada en la secuencia anterior.  Débito/Crédito: Para el movimiento de la cuenta del ajuste por inflación del activo se debe efectuar un movimiento Débito y para las cuentas del ajuste por inflación a la depreciación y a la cuenta puente se debe efectuar un movimiento Crédito.  Valor Total: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del ajuste por inflación al costo histórico del activo fijo y en la cuenta del ajuste por inflación de la depreciación se debe registrar el valor correspondiente y la contrapartida se debe llevar a la cuenta puente.

Por último se debe seleccionar adicionar

Cerrar

y luego contabilizar.

y si el documento esta correcto

IMPORTANTE… Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 – Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al anterior punto.

2.5 CONCEPTOS PARA LAS REQUISICIONES Por esta opción se crean los conceptos que reemplazarán los códigos de los activos fijos en la Requisición (Documento Tipo-I). Estos códigos se deben crear ya que en el momento de realizar una requisición no se tiene creado el código del activo fijo. Por ejemplo: 001 COMPUTADORES 002 ESCRITORIOS 003 MAQUINA PLANA Una vez registrada la compra del activo fijo se le asignará y creara el código del activo por la Ruta: Activos Fijos – Parámetros - Catálogo – Apertura de Grupos y posteriormente se realizará un mantenimiento al documento inicialmente elaborado Tipo I ó M. Este mantenimiento corresponde a cambiar el concepto de la requisición por el código asignado al Activo fijo. RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Catálogo – Conceptos para Requisiones Menú tipo proceso Activos Fijos – Parámetros - Catálogo – Conceptos para Requisiones

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Conceptos para Requisiones a crear.

Código: Asigne el numero al concepto, máximo se pueden crear 999 Conceptos. Nombre: Escriba el nombre del concepto a utilizar para la solicitud de autorización de compra de activos fijos.

Por último se debe seleccionar Guardar.

2.6. ASIGNACION ACTIVOS FIJOS EN MONTAJE Esta opción permite asociar los componentes que pueden llegar a tener un activo, al cual se le está realizando su determinado montaje. Tanto el código en montaje como sus componentes deben ser códigos de activos creados en la apertura de activos fijos previamente. El montaje de un activo fijo se da porque no hay ningún proveedor que lo venda completo como la empresa lo desea o simplemente porque al realizar su montaje es más económico. En el momento en que el activo esta completo se debe realizar su entrada con el registro de compras, donde los valores incurridos en ajustes por inflación a sus componentes deben ser un mayor valor de compra para el mismo. RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Catálogo – Asignación de Activos en Montaje. Menú tipo proceso Activos Fijos – Procesos - Catálogo – Asignación de Activos en Montaje.

Seleccionar montaje a crear.

Nuevo y luego se debe indicar la asignación de activos fijos en

Código Activo (Montaje): Permite buscar el código previamente creado en el catalogo de activos fijos. Valida que este código no este en ceros y que exista en la tabla de activos. Activo Componente: Solicita el código

de

Activos

que

se

utilizan como

componentes de Montaje, con el botón Nuevo Permitir buscar el código (s) previamente creado(s) en el catalogo de activos fijos. Se valida que este código no esté en ceros y que exista en la tabla de activos.

Por último se debe seleccionar Guardar.

IMPORTANTE… Una vez se ha realizado el montaje del activo en el sistema, se debe digitar la entrada del mismo, con el documento P - Registro de Compras, donde los valores de los ajustes por inflación y de depreciación acumulada de sus componentes (en caso de presentarlos), deben ser registrados como un mayor valor de compra para el mismo.

2.7 CONCEPTOS DE GASTOS DE ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO Opción que se utiliza para crear los conceptos que se utilizaran para cargar los costos en que incurre un activo para su importación. Estos gastos se llevaran al activo, como un mayor valor de compra del mismo, en el momento de ingresar el artículo en el registro de compra. RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Catálogo – Conceptos de Gasto de Activos en Transito. Menú tipo proceso Activos Fijos – Parámetros - Catálogo – Conceptos de Gasto de Activos en Transito.

Seleccionar Nuevo y luego se debe indicar el código del Conceptos de Gasto de Activos en Transito a crear.

Código: Asignar el numero al código que desee crear, el sistema permite crear hasta 999 Conceptos de Gasto. Descripción: Solicita descripción del concepto, la cual debe tener relación con el costo o gasto en el cual se incurre. Cuenta: Solicita cuenta a la cual se debe enviar dicho concepto. Puede ser una de gasto o de Activos en tránsito. Forma De Pago: Se digita la forma de pago para indicar la contrapartida del gasto.

Por último se debe seleccionar Guardar.

2.8 ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Catálogo – Mantenimiento de responsables de activos. Menú tipo proceso Activos Fijos – Procesos - Catálogo – Mantenimiento de responsables de activos.

Seleccionar responsables.

Nuevo

y

luego

se

debe

realizar el

mantenimiento

de

Código del activo: Seleccionar el activo al cual se le actualizara el responsable que tiene actualmente asignado. Nit: Seleccionar el responsable que posee en la actualidad el activo fijo. Centro de Costo: Permite cambiar también el centro de costo que tiene asignado el responsable. Subcentro costos: Si utiliza subcentros de costos indicar al cual debe quedar asociado. Fecha de Asignación: esta fecha se debe tomar automáticamente según la fecha que tenga SIIGO en este momento y permite cambiarla si es una diferente.

Por último se debe seleccionar Guardar.

Al cambiar el NIT del responsable se mantendrá en su historia. Permite cambiar el nombre del responsable a los activos fijos conservando el historial, para visualizar esta información seleccionar el botón de Histórico. fechas que se desea verificar.

e indicar el rango de

2.9. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES Y/O DEPRECIABLES RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Catálogo – Mantenimiento de Activos como Depreciables.

ajustables y/o

Menú tipo proceso Activos Fijos – Procesos - Catálogo – Mantenimiento de Activos como ajustables y/o Depreciables.

Esta Opción permite marcar o desmarcar un rango de Activos Fijos para posteriormente realizar el proceso de los ajustes por inflación o Depreciación. El sistema solamente realizará el proceso correspondiente a los activos que se encuentren marcados como Ajustables o Depreciación.

Activos: Permite indicar la forma en la cual se necesita realizar la asignación masiva de la marcación de Ajuste por Inflación o Depreciación a los activos fijos.

Seleccionar la caja de chequeo que aplique, se pueden ambas o solo una.

Por último se debe seleccionar Procesar.

Genera informe con el proceso que ejecuto y la marcación con la cual quedo cada uno de los activos seleccionados.

3. PROCESOS DE ACTIVOS 3.1. AJUSTES POR INFLACIÓN

IMPORTANTE… . Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto.

Los activos fijos se ajustan por inflación mensualmente el primer día de cada mes con el PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable), establecido por el DANE (Departamento Nacional de Estadística). 3.1.1 Captura De Índices RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad – Ajustes Por Inflación - Captura de Índices Menú tipo proceso Contabilidad – Procesos - Ajustes Por Inflación - Captura de Índices

Para ejecutar correctamente el proceso de los ajustes por inflación se deben tener en cuenta los siguientes procedimientos:  P.A.A.G: En esta opción se debe efectuar la captura del PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable) publicado por el DANE para cada uno de los meses del año.

 ACUERDO: Esta opción aplica para entidades estatales (generalmente los hospitales), los cuales no realizan los procesos de ajustes por inflación con el P.A.A.G, sino que establecen un porcentaje que es acordado con el gobierno.

Por último se debe seleccionar Guardar.

3.1.2. Proceso De Los Ajustes Por Inflación Activos Fijos RUTAS: Menú tipo explorador

Contabilidad – Ajustes Por Inflación - Proceso Ajustes para Activos Fijos Menú tipo proceso Contabilidad – Procesos - Ajustes Por Inflación – Proceso Ajustes para Activos Fijos

Para ajustar por inflación los activos fijos, es de aclarar que el sistema toma los saldos iniciales de las cuentas que se parametrizaron como ajustables en la creación de los grupos de activos Ruta: Activos Fijos – Parámetros – Catálogos – Apertura de Grupos, se deben diligenciar los siguientes campos:

 Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente. Se debe escoger el asignado para los ajustes por inflación de los activos fijos.  Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado.  Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

RECUERDE…. Los activos fijos no se ajustan por inflación en el mes de compra, sino hasta el siguiente mes. Si el activo esta marcado como Garantía en el catalogo de Activos Fijos, la contabilización se envía a las cuentas de garantía.

Por último se debe seleccionar Procesar.

3.1.3. Proceso De Los Ajustes Por Inflación P.A.A.G RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad – Ajustes Por Inflación – P.A.A.G Menú tipo proceso Contabilidad – Procesos - Ajustes Por Inflación – P.A.A.G A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a todas las cuentas que en el momento de su creación se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G, diferentes a las de los activos fijos, diferidos e inventarios. En este caso se ajustarían las cuentas del Patrimonio.

 Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente y se debe escoger el de P.A.AG.  Nit En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado.  Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

Por último se debe seleccionar Procesar.

RECUERDE…. Cuando no se cuenta con el módulo de Activos Fijos o Inventarios y dentro de la contabilidad se manejan estas cuentas se ajustarán en el proceso descrito anteriormente. Los procesos de ajustes por inflación y ajuste por diferencia en cambio son automáticos en todos los casos, únicamente depende de la correcta parametrización de las cuentas contables. También se puede ejecutar el proceso de Ajustes por Inflación a los diferidos ajustables y por diferencia en cambio. Ruta: Contabilidad – Procesos - Ajustes Por Inflación – Ajuste al diferido. Se realiza a las cuentas de los diferidos cuyas cuentas se hayan

marcado como Ajustable - Diferidos en el momento de su creación y se ejecuta el primer día de cada mes. Ruta: Contabilidad – Procesos - Ajustes Por Inflación – Diferencia en Cambio. El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las diferentes monedas diariamente. Este es el único proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflación que se debe ejecutar el último día de cada mes, según la Tasa Representativa del mes y depende de la correcta parametrización de las cuentas contables y la alimentación diaria de las tasas de cambio. 3.2. DEPRECIACION De acuerdo a lo establecido en el decreto 2649 de Diciembre 29 de 2003 la depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación. RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Depreciación – Comprobante de Depreciación. Menú tipo proceso Activos Fijos – Procesos – Comprobante de Depreciación.

3.2.1. Depreciación Línea Recta Para la ejecución de la depreciación Línea Recta el sistema tomara únicamente los activos que estén marcados como Depreciables en Línea Recta en el campo de Método Depreciación que se encuentra en el catalogo de Apertura de Activos. Si el activo fijo esta marcado en estado del Activo - Garantía en su catalogo de Apertura de Activos, las cuentas que utilizara son las parametrizadas en el Catalogo de Apertura de Grupos en Cuentas de Garantía. El método de línea recta para la depreciación de los activos fijos se debe ejecutar el último día de cada mes. Se aplica de la siguiente manera: Depreciación

Costo Histórico + Ajuste por Inflación = ---------------------------------------

Mensual Número de veces a Depreciar En este proceso se realizan varias preguntas, las cuales cada una de ellas tiene un asiento contable diferente y un tipo de documento diferente, se recomienda para el mismo periodo fiscal ejecutarlas siempre de la misma forma. PRIMER CASO: Al dejar en blanco o no contestar la pregunt a “Desea correr la depreciación incluidos los ajustes?” solo se realiza el proceso de depreciación al costo histórico sin tener en cuenta el valor de los ajustes por inflación dentro del proceso de depreciación.

 Tipo Doc. Depreciación: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar previamente creado en el que se efectuará el registro contable de la depreciación al costo histórico de cada uno de los activos fijos.  Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las contabilizaciones de la depreciación queden cargadas a este número. SEGUNDO CASO Si se marca el campo, “Desea correr la depreciación incluidos los ajustes?” el programa calculará la depreciación acumulada sobre el costo histórico más el ajuste por inflación del activo fijo. Así mismo habilitará la siguiente pregunta:

 Tipo Doc. Depreciación: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar previamente creado en el que se efectuará el registro contable de la depreciación al costo histórico de cada uno de los activos fijos.  Tipo Doc. Ajuste: Inmediatamente, el programa solicitará un documento tipo A – (Ajustes por Inflación), para contabilizar en este comprobante la depreciación que se calcule al ajuste por inflación.  Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las contabilizaciones de la depreciación queden cargadas a este número. Al marcar esta pregunta, el sistema tendrá en cuenta, para el proceso de depreciación al valor de ajuste por inflación de cada activo, tanto el saldo del mes anterior, como el valor de ajuste registrado el primer día del mes, de lo contrario tomará los saldos del mes inmediatamente anterior. El proceso de ajustes por inflación se debe ejecutar el primer día de cada mes y el proceso de depreciación se realiza el último día del mes. Si NO se marca esta opción, el proceso de depreciación no tiene en cuenta los ajustes por inflación calculados el primer día del mes en el que se realizará el proceso de depreciación. Si se marca el campo el programa incluirá el ajuste por inflación de mes en el que se está efectuando el proceso de depreciación. TERCER CASO Si la opción anterior fue seleccionada el programa mostrará la siguiente pantalla.

Esta pregunta define la cuenta contable en la que se debe contabilizar la depreciación al ajuste por inflación. Si se marca esta opción el programa contabilizará la depreciación calculada al ajuste por inflación en la cuenta 1592?? – Depreciación Acumulada, pero al final de la vida útil del activo el valor de la depreciación será mayor al costo histórico y el valor en libros del activo será negativo. Si no se marca esta opción el programa contabilizará la depreciación del ajuste por inflación en la cuenta 159299 – Ajuste por Inflación a la Depreciación y al final de la vida útil el valor en libros del activo será cero (0). Después de haber marcado las dos primeras preguntas y dejar en blanco la última, el programa presenta los siguientes criterios, donde se deben diligenciar los siguientes campos:  Tipo Doc. Depreciación: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar previamente creado en el que se efectuará el registro contable de la depreciación al costo histórico de cada uno de los activos fijos.  Tipo Doc. Ajuste: Inmediatamente, el programa solicitará un documento tipo L – (Depreciación AXI), para contabilizar en este comprobante la depreciación que se calcule al ajuste por inflación.  Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las contabilizaciones de la depreciación queden cargadas a este número. Rango Activo: Permite indicar el rango de activos que se deben tomar para el proceso de Depreciación.

Por último se debe seleccionar Procesar.

Al dar clic en la opción SI, el programa confirma el comprobante a partir del cual realizara la contabilización

Al terminar el proceso presenta un mensaje confirmando que el proceso se ejecuto correctamente

Al dar clic en el botón Aceptar, el programa presenta una grilla con los comprobantes que se actualizaron o contabilizaron.

Así mismo, presenta una ventana adicional que presenta los activos que al momento de correr el proceso detectó con inconsistencias y que es necesario revisar, verificar y aplicar los ajustes necesarios. Esta información es susceptible de exportar a Excel.

Para generar dicha información el programa realiza las siguientes validaciones: Es necesario tener en cuenta que estos activos no se depreciaron, por lo cual si posterior a la aplicación de los ajustes o verificaciones necesarios es necesario depreciarlos, se debe hacer uno por uno, o en su defecto se deben borrar los comprobantes generados y volver a correr el proceso.

La verificación de los comprobantes se puede realizar por la Ruta : Contabilidad – Informes - Generación de Comprobantes - Informe Consulta Consecutivo de Comprobantes 3.2.2. Depreciación Suma de Dígitos. RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Depreciación – Comprobante de Depreciación. Menú tipo proceso Activos Fijos – Procesos – Comprobante de Depreciación.

Al generar este proceso de debe tener en cuenta: Para la ejecución de la depreciación por suma de dígitos el sistema tomara únicamente los activos que estén marcados como Depreciables Suma de Dígitos en el campo de Método Depreciación que se encuentra en el catalogo de Apertura de Activos. Si el activo fijo esta marcado en estado del Activo - Garantía en su catalogo de Apertura de Activos, las cuentas que utilizara son las parametrizadas en el Catalogo de Apertura de Grupos en Cuentas de Garantía. Para los activos que utilizan el método de Suma de dígitos se realizará sobre la siguiente fórmula: El cálculo de la depreciación por suma de dígitos se realizará anualmente mediante una fracción que tiene como numerador el último año de vida que le queda y como denominador la suma de los años. Ejemplo: Costo del activo depreciable $ 50.000.000; vida Útil 10 años. Se calcula la suma de los dígitos de los años 1+2+3+4+5+6+7+8+9+10 = 55 La suma se convierte en una suma de fracciones que debe ser igual a la unidad: 1/55+2/55+3/55+4/55+5/55+6/55+7/55+8/55+9/55+10/55 = 1

La depreciación de cada año se calcula así: AÑO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

FRACCION 10/55 9/55 8/55 7/55 6/55 5/55 4/55 3/55 2/55 1/55

VALOR DEPRECIABLE ($) 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000

DEPRECIACIÓN ANUAL ($) 9.090.909 8.181.818 7.272.727 6.363.636 5.454.545 4.545.454 3.636.364 2.727.273 1.818.182 909.091 50.000.000

Se debe tener en cuenta que si un activo estaba en un método (Ejemplo línea recta) y se cambia a otro (Ejemplo Suma de dígitos) el valor que debe tomar como costo histórico es el costo neto (saldo actual) dejado en el método anterior, deprecia ndo las veces que le hacen falta al anterior. En el movimiento se debe dejar la marca de que método de depreciación fue utilizado y si esta en garantía o no.

IMPORTANTE… . Los pasos para la ejecución del comprobante para la depreciación por la suma de dígitos tomara las mismas opciones del método de línea recta.

3.3 COMPROBANTE BAJA DE ACTIVOS RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Procesos De Activos - Comprobante Baja De Activos. Menú tipo proceso Activos Fijos – Procesos – Comprobante Baja De Activos.

A través de esta opción el programa permite dar de baja los activos fijos que fueron retirados de la empresa por venta, hurto, daño irreparable u obsolescencia Para realizar el proceso de baja a un activo fijo, el sistema traerá automáticamente los saldos de las cuentas de activos, depreciación, ajuste y ajuste a la depreciación, generando un comprobante tipo L y uno tipo A. Con el comprobante L se descargan las cuentas del Activo y la depreciación con su correspondiente contrapartida. El comprobante tipo A debe descargar las cuentas de Ajuste al activo fijo y Ajuste a la depreciación. Para realizar el proceso de Comprobante de Baja, se recomienda: Verificar la información correspondiente al valor del activo que se va a dar de baja. Este proceso se puede realizar por Ruta: Activos Fijos – Informes - Valor de Activos - Consulta Valor de Activos.

Posterior a la verificación de los datos y si está seguro de ejecutar el comprobante de Baja,

Código de Activo: Solicita el código del activo a dar de baja.

Tipo Histórico (L): Con el comprobante L se descargan las cuentas del Activo y la depreciación con su correspondiente contrapartida. Tipo Ajuste (A): El comprobante tipo A debe descargar las cuentas de Ajuste al activo fijo y Ajuste a la depreciación.

Se debe seleccionar el botón procesar, el programa indica el comprobante con el que comienza la contabilización, tanto para el valor Histórico como para los Ajustes por Inflación.

Al terminar el proceso presenta una grilla con los comprobantes actualizados o contabilizados.

Para este proceso el sistema toma el saldo que posee el activo como Valor Histórico, Valor de Depreciación, Valor de Ajuste activo, Valor de Ajuste Depreciación, generando el comprobante correspondiente y su debida contrapartida solicitada al correr este proceso.

Para verificar que efectivamente el proceso se ejecutó correctamente, se puede verificar por Apertura de Activos Fijos, el estado actual del activo dado de baja

Así mismo, al verificar el Activo por la opción Valor de Activo, se puede constatar que tanto Valor Histórico, Valor de Depreciación, Valor de Ajuste activo, Valor de Ajuste Depreciación, así como sus mejoras, están en ceros.

RECUERDE…. Para poder ejecutar el comprobante de baja, es necesario haber parametrizado por la Apertura de Grupo del Activo, las cuentas correspondientes a „Cuentas para baja de Activos‟

En caso contrario, al ejecutar el proceso presentará un mensaje informativo indicando que no es posible realizarlo:

Ejemplo: Se posee un activo con los siguientes saldos: Valor Histórico Valor Depreciación Valor Ajuste activo Valor Ajuste Depreciación

1540?? 1592?? 154099 159299

DB CR DB CR

$1.000.000 $100.000 $200.000 $ 50.000

Con el documento tipo L se deben afectar: Valor Histórico Contrapartida del Histórico Valor Depreciación Contrapartida depreciación

CR DB BD CR

$1.000.000 $1.000.000 $100.000 $100.000

Con el documento tipo A se deben afectar: Valor Ajuste Activo Contrapartida del Ajuste o Valor Ajuste Depreciación Contrapartida Ajuste depreciación

CR DB DB CR

$200.000 $200.000 $50.000 $50.000

4. VALORES NO AJUSTABLES RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Valores no Ajustables – Captura de Datos Menú tipo proceso Activos Fijos – Parámetros – Valores no Ajustables – Captura de Datos

Este proceso permite definir los valores de los activos que se deben excluir de los ajustes por inflación de acuerdo a lo establecido en el decreto 3019 de 1989.

Seleccionar

Nuevo para efectuar la captura de datos.

 Año: En este campo se debe digita el año en el que se va a capturar la información.  Valor Activo: En este campo se digita el valor tope establecido por cada uno de los años, el sistema excluye estos montos de los ajustes por inflación.

5. MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO A través de esta opción el programa permite actualizar las Fechas de los activos fijos en cuanto a la Fecha de Baja que fueron retirados de la empresa por venta, hurto, daño irreparable u obsolescencia o Fecha de Póliza de Seguros actualizando los campos de Numero de Póliza, Compañía aseguradora y Fecha de Vencimiento. RUTAS: Menú Tipo Explorador: Activos Fijos – Manejo de Fechas de Vencimiento – Actualización Fechas. Menú Tipo Proceso: Activos Fijos – Parámetros – Manejo de Fechas de Vencimiento Actualización Fechas.

Para ejecutar este procedimiento se deben diligenciar los campos que se describen a continuación:

 Activo Fijo: En este campo se debe digitar el código del activo que se quiere dar de baja. Con las búsquedas se puede efectuar la consulta de los activos fijos de la empresa. Posteriormente el programa mostrará los Datos Generales del activo como son: El responsable del activo, fecha de compra, centro de costo, ubicación, valor de compra, valor de la depreciación, ubicación y observaciones.

 Tipo Actualización: Permite actualizar la fecha de baja o la fecha de Póliza de Seguros.

Fecha de Baja: Se debe seleccionar el estado actual del activo como Activo, Dado de Baja o Malogrado.

Indicar la fecha de con la cual se dará de baja.

Fecha de Póliza de Seguro: Permite actualizar los campos de Numero de Póliza, Compañía aseguradora y Fecha de Vencimiento.

6. MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS Los nuevos documentos para ser utilizados en el modulo de activos fijos son:  Requisición (Tipo I): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de los diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisición debe estar creada en Ruta: Contabilidad – Parámetros – Definición de Documentos – Parámetros de Documentos.  Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado para realizar la compra del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe estar creada en Ruta: Contabilidad – Parámetros – Definición de Documentos – Parámetros de Documentos y debe tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada. 6.1 REQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS: RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Manejo documentos de activos – Requisiciones. Menú tipo proceso Activos Fijos – Procesos – Manejo documentos de activos – Requisiciones. Con esta opción se crean las solicitudes de los diferentes departamentos de la empresa para la compra de un activo o bien material. Una vez aprobado este documento en la empresa se realizará la orden de compra a un proveedor específico, estos documentos anteriores pueden trabajar el cruce de documentos, si se desea. Al ingresar a la opción Requisiciones el sistema mostrara la siguiente pantalla donde se debe seleccionar el tipo de requisición a utilizar.

Seleccionar de buscar.

Nuevo y luego se debe elegir el Requisión a utilizar con el botón

Una vez seleccionada la requisición el sistema presenta la siguiente pantalla:

CAMPOS DEL ENCABEZADO  Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la requisición.  Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando él numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede buscar.  Cliente: El sistema trae automáticamente los datos de Dirección, Ciudad, Teléfono 1 y 2 estos datos sí se digitaron en la creación del tercero.

 Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o búsqueda permite consultarlos.  Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar.  Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de la posible entrega del activo fijo por parte del proveedor. CAMPOS DE TRANSACCIONES En la opción de actualizar secuencias el sistema transacciones.

me permite ingresar las

 Requisición: Se debe incluir el código del concepto requisición que se va a solicitar en compras, para esto el sistema permite consultar los códigos que están creados con F2.

 Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a solicitar.  Precio Unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar.  Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando él numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede buscar.  Descripción: el sistema trae automáticamente el nombre del concepto de requisición el cual permite ser modificado.  Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o búsqueda permite consultarlos.  Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. (Multiplicando la Cantidad por el precio Unitario). Descuentos/Cargos/Impuestos.

 Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si se parametrizo en el momento de la creación de la requisición.  Valor del Descuento: Lo calcula de forma automática cuando se indicar el porcentaje de descuento. También permite digitar el valor del descuento y calcula el porcentaje del mismo.  Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, que se parametrizo en el momento de la creación de la requisición.  Valor del Cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de la requisición o lo calcula tomando el porcentaje del Cargo.  Porcentaje de Retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizo en el momento de la creación de la requisición.  Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el respectivo producto o servicio que se haya solicitado.  Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del iva al digitarle el porcentaje.

El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados activo por activo y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repa sar con aceptar

y luego contabilizar.

.

Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto el sistema traerá automáticamente el número de la requisición si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

Al dar clic en Aceptar el programa confirmará el Comprobante que se actualizó o contabilizó.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar y adicionalmente puede ingresar las observaciones y/o comentarios que desee ver en la Requisición.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

6.2. MANTENIMIENTO DE REQUISICIONES RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos – Manejo documentos de activos – Requisiciones. Menú tipo proceso Activos Fijos – Procesos – Manejo documentos de activos – Requisiciones – Consulta. Opción utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, Nit del solicitante, Centro de costo, en un determinado número de requisición. De igual forma, esta opción permitirá borrar o anular todo el documento. Se debe ingresar a la pestaña de Consulta y seleccionar el número de la orden de compra que se desea modificar hacer doble clic .

El sistema presenta automáticamente los productos que se realizaron en la requisición, en esta opción es posible modificar, adicionar o eliminar un activo a dicho requerimiento

Al hacer clic sobre el ícono

mostrará una venta donde pregunta:

Al ir nuevamente a la pestaña de consulta alli el programa indica que el documento se encuentra borrado. 6.3. ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE ACTIVOS RUTAS: Menú tipo explorador Activos fijos - Manejo documentos de activos - Órdenes de compra de activos Menú tipo proceso Activos fijos – Procesos - Manejo documentos de activos - Órdenes de compra de activos

Con esta opción se busca realizar las solicitudes de compra de activos fijos a los proveedores respectivos indicando el código asociado de requisición (01 Computador) y su respectiva cantidad, La orden de Compra debe estar previamente parametrizada en (Contabilidad - Definición de documentos) debe tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada.

Al ingresar a elaborar la orden de compra el sistema pregunta los siguientes campos:

RECUERDE…. Si en la Parametrización de la orden de compra marco la pregunta cruce de documentos y obliga cruce, necesariamente tendrá que llamar el documento de la requisición para poder elaborar la orden de compra.

Cuando no se utilice el cruce de los documentos se deberá registrar cada uno de los campos de la orden de compra así: CAMPOS GENERALES  Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la orden de compra.  Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con las búsquedas permite consultarlos.  Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de posible entrega de la mercancía por parte de nuestro proveedor.  Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la orden de compra.  Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado.  Forma de pago: Se debe digitar la descripción de la forma de pago acordada con el proveedor.

CAMPOS DE TRANSACCIONES  Requisición: Se debe incluir el código del concepto requisición que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los códigos que están creados con las búsquedas.  Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a solicitar.  Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar, el sistema cuando ya tiene movimiento trae por defecto el ultimo valor de compra.  Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de arrojar el valor total.  Porcentaje de Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra.  Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra.  Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra.  Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo , si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra.  Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra.  Porcentaje de iva: Permite colocarle el porcentaje del iva de el respectivo producto o servicio que se haya solicitado.  Valor del iva: El sistema calcula automáticamente el valor del iva al digitarle el porcentaje.

RECUERDE…. Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la orden de compra se debe realizar el proceso de Contabilización a través del botón.

El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados por cada código de requisición y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones.

Por se guarda el documento con estado Borrador

o realizar el proceso de

Contabilización a través del botón El sistema traerá automáticamente el número de la orden de compra si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

Al dar clic en „Aceptar‟ el programa confirmará el comprobante que se actualizó o contabilizó

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

Al realizar el envío a la impresora o por vista preliminar el programa mostrara el siguiente formato

Al guardar el documento de Orden de comprar el programa le preguntara la ruta donde se guardara el documento y el nombre del documento con el cual guardara dicho documento

6.4 Mantenimiento de Órdenes de Compra RUTAS: Menú tipo explorador Activos fijos - Manejo documentos de activos - Órdenes de compra de activos – Consulta Menú tipo proceso Activos fijos – Procesos - Manejo documentos de activos - Órdenes de compra de activos – Consulta. Opción utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, Nit del proveedor, Centro de costo en un determinado número de requisición. En esta opción permite borrar, modificar o Anular el documento, siempre y cuando el documento aun no se encuentre contabilizado.

Si la orden de Compra se encuentra en estado Borrador usted deberá ubicarse sobre la orden que va a modificar dando doble click y él lo llevara a la Pestaña de Información, donde le mostrara los datos ingresados en dicha orden de Compra RUTAS: Menú tipo explorador Documentos - Registro de compra Menú tipo proceso Documentos - Procesos - Registro de compra.

El Registro de compras se utiliza para dar el ingreso contable de los diferentes activos fijos que la empresa pueda adquirir. Con el Registro de compras se puede dar el caso que se ingrese un código de Activo que está en Montaje o en Transito. Si esta en montaje el activo tiene una formulación de sus componentes que también son activos fijos y sufren procesos de ajustes por inflación, que deben ser un mayor valor para el activo en montaje. Si el activo esta en tránsito, este pudo haber tenido gastos o costos adicionales que igual que el anterior deben ser un mayor valor para el mismo. Permite el cruce con una orden de compra de activos previamente elaborada. Siempre que en la parametrización se haya marcado cruce. Si no cruza con la orden de compras deberá digitar los activos que se requieren. Si cruza debe traer automáticamente los activos grabados en la orden de compras con enter asume los activos. En esta pantalla se permite la búsqueda de órdenes de compra de artículos sin cruzar para lo cual al invocar el icono de consulta de búsqueda de comprobantes se llama la ayuda para tal fin, que fue creada en el punto anterior. Después de confirmados los datos del proveedor y antes de solicitar los ítems de los activos al ingresar se debe implementar una ventana que realiza la siguiente pregunta “Desea tomar el valor del IVA como sobrecosto al valor del Activo“.

Si se indica que SI en el momento de contabilizar el registro de compras, el valor de IVA debe ser incrementado al valor de compra del activo. El programa en el momento de mover una cuenta que se encuentre marcada en el catalogo de activos fijos solicitará si corresponde a una compra nueva o a una mejora del mismo

Mejora: Si se marca esta opción solicita el número de veces que se adicionan para depreciar.

7. OTROS INFORMES RUTAS: Menú tipo explorador Activos Fijos - Otros informes de Activos Menú tipo proceso Activos Fijos – Informes - Otros informes de Activos

7.1 INFORME ACTIVOS POR DEPENDENCIA Este informe permite generar el listado de los activos fijos asignados por cada centro de costos, para generar este informe se deberá llenar las siguientes preguntas:

Rango de Meses: Digite el numero del mes inicio y fin a consultar el informe. Rango de Activos: digite el código del activo desde y hasta el que se desea consultar el informe. Rango de Centro de costos: Digite El código del Centro de costos desde y hasta el que se desea generar el informe. Rango de Subcentro de Costos: Digite El código del SubCentro de costos desde y hasta el que se desea generar el informe. Rango de Cuentas: si desea consultar por cuenta digite el código inicial y final de la cuenta.

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Centro de Costo Nombre del Centro de Costo Cuenta contable Código del Activo

Nombre del activo Fecha de Ingreso del activo Dependencia o Centro de costo Valor histórico del activo Valor del Ajuste Valor de la Depreciación Valor Actual Totales a nivel de las columnas numéricas

7.2 INFORME ACTIVOS DEPRECIADOS COMPLETAMENTE Este informe permite generar el listado de los activos que se encuentran completamente depreciados.

Rango de Fechas: Solicita un rango de fechas Entre (desde y hasta). Para tomar únicamente los activos que han ingresado en este rango de fechas. Activos: Solicita un rango de activos Todos, Igual a, Menor a, Mayor a, Menor Igual a, Mayor Igual a.

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+V.

CTRL+X o la opción Vista

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Código del Activo Nombre del activo Fecha de Ingreso del activo Dependencia o Centro de costo Valor histórico del activo Valor del Ajuste Valor de la Depreciación Totales a nivel de las columnas numéricas En este listado se deben mostrar únicamente los activos cuya depreciación en veces es cero, ósea están solamente depreciados. 7.3 INFORME PLANILLA INVENTARIO FÍSICO Este informe permite generar la plantilla para el conteo físico de los activos que se encuentran dentro o fuera de la empresa.

Rango de Activos: Solicita un rango de activos a consultas (desde y hasta) Rango de Centro de Costos: Solicita un rango de Centros de Costo (desde y hasta) Adicionalmente pregunta si se desea generar dicho informe con Subcentro de Costos, si se marca esta opción el programa pregunta el rango de centro de costos que se desea tomar

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Centro de costo Nombre del centro de Costo Código del Activo Nombre del activo Fecha de Ingreso Estado del bien (Espacios para llenar a mano) En uso SI o NO (Espacios para llenar a mano) Estado en que se encontró Ubicación Física (Espacios para llenar a mano) Clasificación Central (Espacios para llenar a mano) Número de Placa Nueva (Espacios para llenar a mano)

7.4 INFORME ACUMULADO DE ACTIVOS Este informe permite generar el listado de los acumulados que tiene cada uno de los activos a un determinado mes.

Activos: Solicita un rango de activos a consultar (desde y hasta) Mes de Corte: Solicita mes de corte.

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

El listado debe tomar a esta fecha los saldos de cada activo. Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Código del Activo Nombre del activo Fecha de Ingreso del activo Dependencia o Centro de costo Valor histórico del activo Valor del Ajuste Valor de la Depreciación Totales a nivel de las columnas numéricas

7.5 INFORME SALDOS POR DEPRECIAR Este informe permite generar un listado con los activos que tienen saldo y no se ha efectuado su depreciación. Solicita rango de Activos desde y hasta el que se desea generar la consulta.

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Código del Activo Nombre del activo Fecha de Ingreso del activo Saldo por depreciar en valores Tiempo faltante por deprecia Totales a nivel de las columnas numéricas

TALLER

ACTIVOS FIJOS SIIGO .NET

7

1. TALLER DE ACTIVOS FIJOS La compañía “Empresa de Capacitación S.A.” requiere controlar y administrar sus activos fijos y en primer lugar debe efectuar la creación de tablas de activos, las cuales deben estar clasificadas de acuerdo con los diferentes tipos de estos como son Muebles y Enseres, Maquinaria y Equipo, Equipo de Cómputo, Vehículos, Edificios, Terrenos, etc. En la creación de las tablas de los activos fijos se utilizan las cuentas contables que afectaran los diferentes movimientos y procesos que intervienen en esta aplicación, por ello debemos definirlas con anterioridad de esta manera: 1.1. VERIFICACION DE LAS CARACTERISTICAS DE LAS CUENTAS CONTABLES RUTA: Contabilidad – Parámetros – Apertura de cuentas contables. Es importante revisar que las características de las cuentas estén marcadas de acuerdo a las normas legales y las necesidades de la empresa, también que las características de las cuentas coincidan unas con otras ejemplo: Si se manejan Centros de Costos en la Depreciación se le debe marcar (Sí Costos si se manejan) en la cuenta 1592 y en la 5160.  La primera característica es la marcación de “Si Terceros” si la empresa requiere controlar los activos fijos de su empresa por el responsable del activo fijo, también en el caso de la compra para controlar a quien se le compro, o en caso dado de venderlo a quien se le realizo la venta del activo.  La segunda característica es marcar la cuenta con “Si Centros de Costo” que cumple la función de controlar los activos por centro de costo contabilizar los movimientos de los activos fijos por centro de costo. (Activos fijos, Depreciación, Gastos de Depreciación).  La tercera característica es marcar la cuenta como PAAG para que el programa ejecute de forma automáticamente el proceso de Ajustes por Inflación. Sé deben marcar las cuentas de activos fijos, depreciación y la cuenta de Ajustes por Inflación de las dos anteriores. Una vez se ha efectuado la revisión de las cuentas que intervienen en el proceso de

activos fijos puede dar clic sobre el icono principal.

para ubicarse en el menú

1.2. APERTURA DE GRUPOS DE ACTIVOS RUTA: Activos Fijos – Parámetros - Catálogos - Apertura de grupos CODIGO: 0001 EQUIPOS DE CÓMPUTO Cuenta de Activo Depreciación Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflación al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflación de la Depreciación Contrapartida de La Depreciación

152805 159220 516020 152899 470515 159299 470545

Cuentas de Garantía Cuenta de Activo Depreciación Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflación al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflación de la Depreciación Contrapartida de La Depreciación

152805 159220 516020 152899 470515 159299 470545

Cuentas para dar de baja Activo y depreciación Ajuste y Depreciación

531015 531015

CODIGO: 0002 MAQUINARIA Y EQUIPO Cuenta de Activo Depreciación Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflación al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflación de la Depreciación Contrapartida de La Depreciación

152010 159210 516010 152099 470515 159299 470545

Cuentas de Garantía Cuenta de Activo Depreciación Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflación al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflación de la Depreciación Contrapartida de La Depreciación

152010 159210 516010 152099 470515 159299 470545

Cuentas para dar de baja

Activo y depreciación Ajuste y Depreciación

531015 531015

CODIGO: 0003 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE Cuenta de Activo Depreciación Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflación al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflación de la Depreciación Contrapartida de La Depreciación

154005 159240 516040 154099 470515 159299 470545

Cuentas de Garantía Cuenta de Activo Depreciación Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflación al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflación de la Depreciación Contrapartida de La Depreciación

152010 159210 516010 154099 470515 159299 470545

Cuentas para dar de baja Activo y depreciación Ajuste y Depreciación

531015 531015

Una vez se ha efectuado la creación de los grupos de activos puede dar clic sobre el

icono

para ubicarse en el menú principal.

1.3. CREACIÓN DE ACTIVOS RUTA: Activos Fijos – Catálogos - Apertura de Activos Digitar saldos Iniciales al 31 de Enero de 2010 Un Computador con el código 0001-00001 compuesto por un servidor DELL GX-150 con numero de serial KVC-150320 el cual fue adquirido el día 14 de junio del año 2005. Responsable

: Girón Adriana – Buscar con las teclas de Función con el icono

.

Asegurado Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicación Ajustable por Inflación Estado del Activo Mantenimiento No. De Placa Depreciable Método de Depreciación

: : : : : : : : : : :

No marcar la opción Marcar la opción 001 60 Departamento de Contabilidad No Marcar la opción Activo No marcar la opción KVC - 150320 Marcar la opción Línea Recta

Una Maquina Extrusora con el código 0002-10000 marca KENWI con número de serial MEK-181524 la cual fue adquirida el día 25 de Agosto del año 2006. Responsable

: Julie Ximena Alfonso – Buscar con las teclas de

Función con el icono . Asegurado : No marcar la opción Activar / Desactivar : Marcar la opción Centro de Costo : 001 Veces a Depreciar : 120 Ubicación : Departamento de Producción Ajustable por Inflación : No Marcar la opción Estado del Activo : Activo Mantenimiento : No marcar la opción No. De Placa : 1469874562 Depreciable : Marcar la opción Método de Depreciación : " L" Un Rodillo con el código 0002-01001 IBM con numero de serial ABC2000112 el cual fue adquirido el día 2 de Septiembre del año 2006. Responsable

: Claudia Carrillo – Buscar con las teclas de Función con el icono

Asegurado Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicación Ajustable por Inflación Estado del Activo Mantenimiento No. De Placa Despreciable Método de Depreciación

: : : : : : : : : : :

No marcar la opción Marcar la opción 001 120 Departamento de Producción Marcar la opción Activo No marcar la opción ABC - 2000112 Marcar la opción Línea Recta

Activo No. 0003-00001.Una camioneta marca MAZDA con placas SYT- 174 para el transporte de mercancía, tiene una póliza de seguro No. 73801, por un monto de 80.000.000.00 (valor del seguro), con vencimiento de Abril 01 de 2008. La camioneta fue comprada el día 1 de Abril de 2006. Responsable Asegurado Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicación Ajustable por Inflación Estado del Activo Mantenimiento Numero de placa Depreciable Método de Depreciación

: : : : : : : : : : : :

Juan Sebastián Martínez Carrillo Suramericana de Seguros S.A. Marcar la opción 002 60 Despachos No Marcar la opción Activo No marcar la opción SYT - 174 Marque la Opción Línea Recta

Una vez se ha efectuado la creación de los activos fijos puede dar clic sobre el icono para ubicarse en el menú principal. Activo No. 0003-00002.Una camioneta marca FORD con placas JDH- 789 para el transporte de mercancía, tiene una póliza de seguro No. 73801, por un monto de 95.000.000.00 (valor del seguro), con vencimiento de Abril 01 de 2008. La camioneta fue comprada el día 1 de Noviembre de 2006. Responsable Asegurado Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicación Ajustable por Inflación Estado del Activo Mantenimiento Número de placa Depreciable Método de Depreciación

: : : : : : : : : : : :

Juan Sebastián Martínez Carrillo Suramericana de Seguros S.A. Marcar la opción 002 60 Despachos No Marcar la opción Activo No marcar la opción JDH- 789 Marque la Opción Línea Recta

Una vez se ha efectuado la creación de los activos fijos puede dar clic sobre el icono para ubicarse en el menú principal.

1.4. ACTIVOS EN MONTAJE RUTA: Activos Fijos – Procesos - Catálogo – Asignación de Activos en Montaje.

Ingrese a la ruta anterior y Cree el siguiente activo en montaje Montaje -Código: Digite el código de la maquina extrusora código 0002-10000. Utilice el icono de los binóculos para llamar la base de datos de los activos. Componentes - Código: Digite el código de los componentes para la maquina extrusora con los siguientes códigos. Utilice el icono de los binóculos para llamar la base de datos de los activos. Una vez cargado el primer código de clic en la opción Continúa Rodillo Boina

0002-01001 0002-01002

Por último se debe seleccionar Guardar.

1.5 MANTENIMIENTO DE RESPONSABLES DE ACTIVOS RUTA: Activos Fijos – Procesos – Catálogos - Mantenimiento Responsables de Activos Ingrese a la ruta anterior y Realice las siguientes modificaciones Grupo : Código Activo : Responsable : Centro de Costos : Subcentro de Costos: Fecha de Asignación :

0001 00001 Adriana Girón 001 digite Enter 2010-02-05

Por último se debe seleccionar Guardar.

1.6. MANTENIMIENTO ACTIVOS COMO DEPRECIABLES RUTA: Activos Fijos – Procesos – Catálogos -Mantenimiento Activos como deprec iables

Ingrese a la ruta anterior y Realice las siguientes modificaciones Código Activo Desde : Código Activo Hasta : Desea Aplicar Depreciables :

0002-01002 0002-01002 Marque la opción

Por último se debe seleccionar Procesar.

2. EFECTUE LA INCLUSION DE SALDOS INICIALES Documentos: Revise que la relación de los documentos que se afectan con los procesos del módulo de activos fijos son los siguientes: Saldos iniciales (Tipo L) Depreciación (Tipo L) Ajustes por Inflación (Tipo A) Para digitar saldos iniciales ubicarse al 31 de Enero de 2010. Inclusión de los saldos iniciales Para el ingreso de los saldos iniciales se debe ingresar en forma detallada por cada código de activo digitando los cuatro valores así: Valor de compra y/o histórico, y valor depreciación acumulada con un documento tipo “L” El Valor de ajustes por inflación al costo histórico y el ajuste por inflación a la depreciación a la depreciación acumulada se deben ingresar necesariamente en un documento Tipo A, para tener discriminados los rubros de cada activo en los informes del módulo. Se debe ingresar los datos de los activos fijos creados anteriormente: RUTA: Contabilidad – Procesos Comprobantes

Generación de Comprobantes – Entradas de

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Documento a utilizar con el botón de buscar.

Tipo : L – 999 Nro. : Presionar “Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa”. Cuenta: 154005 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar la camioneta Mazda. D/C : “D” Descripción : Saldos iniciales Valor : 80.000.000

se puede efectuar la búsqueda de los activos.

Cuenta: 159235 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar la camioneta Mazda. D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 21.856.221

se puede efectuar la búsqueda de los activos.

Cuenta: 999999 Nit : 800100200 D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 38.143.779 Si el documento esta correcto aceptar

y luego contabilizar

.

Ingresar el valor de los ajustes por inflación correspondientes al activo fijo. RUTA: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes – Entradas de Comprobantes

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Documento a utilizar con el botón de buscar.

Tipo : A – 999 Nro. : Presionar “Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa”. Cuenta: 154099 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar la camioneta Ford. D/C : “D”

se puede efectuar la búsqueda de los activos.

Descripción Valor

: Saldos iniciales : 6.300.000

Cuenta: 159299 Nit : 800100200 Activo : Co con el icono Seleccionar la camioneta Ford. D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 3.614.349

se puede efectuar la búsqueda de los activos.

Cuenta: 999999 Nit : 800100200 D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 2.685.651

Si el documento esta correcto aceptar

y luego contabilizar

.

Ingresar los saldos iniciales del Servidor RUTA: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes – Entradas de Comprobantes

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Documento a utilizar con el botón de buscar.

Tipo : L – 999 Nro. : Presionar “Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa”. Cuenta: 152805 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar el servidor. D/C : “D” Descripción : Saldos iniciales Valor : 10.000.000

se puede efectuar la búsqueda de los activos.

Cuenta: 159220 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar el servidor. D/C : “C”

se puede efectuar la búsqueda de los activos.

Descripción Valor

: Saldos iniciales : 2.758.379

Cuenta: 999999 Nit : 800100200 D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 7.241.621

Si el documento esta correcto aceptar

y luego contabilizar

.

Ingresar el valor de los ajustes por inflación correspondientes al activo fijo. RUTA: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes – Entradas de Comprobantes

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Documento a utilizar con el botón de buscar.

Tipo : A – 999 Nro. : Presionar “Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa”. Cuenta: 152899 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar el servidor. D/C : “D” Descripción : Saldos iniciales Valor : 750.000

se puede efectuar la búsqueda de los activos.

Cuenta: 159299 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar el servidor. D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 364.349 Cuenta: 999999 Nit : 800100200 D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 385.651

se puede efectuar la búsqueda de los activos.

Si el documento esta correcto aceptar

y luego contabilizar

.

3. PROCESO DE DEPRECIACION PARA CORRER EL PROCESO DE DEPRECIACION UBICARSE AL 28 DE FEBRERO DE 2010. RUTA: Activos Fijos – Procesos - Comprobante de Depreciación A las preguntas correspondientes al proceso de Depreciación contest ar de la siguiente manera N Tipo Nit Código Activo Desde Código Activo Hasta

: : : :

L – 2 - Depreciación 800100200 Presionar “Enter” Presionar “Enter”

Se debe seleccionar Procesar. Seguro

:

“Si”

4. PROCESO BAJA DE ACTIVOS Ruta: Activos Fijos - Procesos - Comprobante Baja de Activos Ingrese a la ruta anterior y realice el proceso de baja de activo, seleccione el activo que desee. Tipo Tipo Nit Código Activo Desde Código Activo Hasta

: : : : :

L – Histórico A – Ajustes por Inflación Activos Fijos 800100200 Presionar “Enter” Presionar “Enter”

Se debe seleccionar Procesar. Seguro

:

“Si”

Informes: Ingrese por Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes - Consulta y digite el tipo de documento L / A para consultar. 5. PROCESO CARGUE DE GASTOS A ACTIVOS FIJOS Ruta: Activos Fijos - proceso de Activos - Comprobante Cargue de gastos a Activos Ingrese a la ruta anterior y Cargue los siguientes gastos al activo que desee: Tipo Comprobante Activo Mazda Código del Gasto Valor del Gasto

: :

" P " Compras Seleccione El código 0003-00001 Camioneta

: :

1000 Fletes $1.000.000

Activo Mazda Código del Gasto Valor del Gasto Forma de pago

:

Seleccione El código 0003-00001 Camioneta

: : :

2000 Gastos Aduaneros $2.500.000 Seleccione la forma de pago que desee

6. GENERACION DE INFORMES RUTA: Activos Fijos – Informes - Catálogo - Consulta Por Ubicación – Pantalla Ubicación Desde Ubicación Hasta

:A :Z

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

Verificar el informe y posteriormente puede dar clic sobre el icono ubicarse en el menú principal.

para

RUTA: Activos Fijos – Informes - Catálogo - Consultas Generales – Impreso

Alfabético Descripción Desde Descripción Desde

: Presionar “Enter” : Presionar “Enter”

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

RUTA: Activos Fijos – Informes - Catálogo – Mantenimiento de Activos Fecha Inicial Fecha Final

: :

Código Activo Desde : Código Activo Hasta :

2010-01-01 2010-12-31 Presionar “Enter” Presionar “Enter”

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

RUTA: Activos Fijos – Informes - Catálogo – Vencimiento de Seguros Fecha Inicial Fecha Final Alfabético Código Activo Desde : Código Activo Hasta :

: :

2010-01-01 2010-12-31

Presionar “Enter” Presionar “Enter”

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+V.

CTRL+X o la opción Vista

RUTA: Activos Fijos – Informes - Activos Por Responsable – Activos por Responsable Impreso Nit Desde Nit Hasta

: :

Presionar “Enter” Presionar “Enter”

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

RUTA: Activos Fijos – Informes - Valor de Activos – Informe Discriminado el Ajuste Código Activo Desde : Código Activo Hasta :

Presionar “Enter” Presionar “Enter”

Imprime Activos en cero y/o dados de baja (S/N): “No marcar la opción”

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

RUTA: Activos Fijos – Informes - Movimiento de Activos – Movimiento Impreso Mes Inicio Mes Fin

: :

1 12

Código Activo Desde : Código Activo Hasta :

Presionar “Enter” Presionar “Enter

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

7.1 Activos por Centros de costos RUTA: Activos Fijos – Informes - Otros Informes de Activos - Reporte por Dependencia o Centro de costos Mes Inicio Mes fin Centro de Costos desde Centro de Costos hasta Cuenta desde Cuenta hasta

: : : : : :

1 12 001 001 Digite enter Digite enter

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

7.2 Activos Completamente Depreciados RUTA: Activos Fijos – Informes - Otros Informes de Activos - Activos Depreciados Código Activo Desde Código Activo Hasta Fecha inicial Fecha final

: : : :

Presione Enter Presione Enter 2010-01-01 2010-12-31

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+V.

CTRL+X o la opción Vista

7.3 Planilla Inventario Físico RUTA: Activos Fijos – Informes - Otros Informes de Activos - Planilla Inventario Físico Código Activo Desde Código Activo Hasta Centro de Costos Desde Centro de Costo Hasta

: : : :

Presione Enter Presione Enter Presionar Enter Presionar Enter

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

7.4 Acumulado de Activos RUTA: Activos Fijos – Informes - Otros Informes de Activos - Acumulado de Activos Código Activo Desde Código Activo Hasta Mes de corte

: : :

Presione Enter Presione Enter 12

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+X o la opción Vista

CTRL+V.

7.5 Saldos por Depreciar RUTA: Activos Fijos – Informes - Otros Informes de Activos - Saldos Por Depreciar Código Activo Desde Código Activo Hasta

: :

Presione Enter Presione Enter

Se debe seleccionar la opción Exportar

Preliminar

CTRL+V.

CTRL+X o la opción Vista