TALLER ACTIVOS FIJOS Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS SIIGO CONTADOR Importante: Para que puedas poner en práctica lo visto en la sesión de capacitación puedes ingresar a SIIGO en la empresa 98 – Empresa Demo - taller.

Una vez ingreses a la empresa demo, puedes definir los siguientes parámetros y ejecutar los siguientes procesos:

1. Grupos de activos fijos

Es necesario crear grupos de activos fijos, para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Grupo o puedes ingresar por la ruta: Activos fijos – Catálogos - Apertura de grupos. La compañía desea clasificar los activos para llevar un control de compra y existencia de los mismos, así mismo controlar su depreciación y vida útil. Para esto se creara inicialmente el grupo de vehículos

Descripción Grupo Activo Depreciación acumulada Gastos Ajustes por inflación del activo Contrapartida AxI del activo Ajustes por inflación de la depreciación Contrapartida AxI de la depreciación Cuentas de garantía Activo Depreciación acumulada Gastos Ajustes por inflación del activo

Detalle 0100 – Vehículos 15400500 15924000 51604000 15400599 47051500 15924099 47054500

Contrapartida AxI del activo Ajustes por inflación de la depreciación Contrapartida AxI de la depreciación Cuentas para dar de baja Activo y depreciación 53104000 Ajuste y Depreciación 53104000

2. Apertura de activos fijos

Es necesario crear los activos que tiene la empresa, para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Activo o puedes ingresar por la ruta: Activos fijos – Catálogos - Apertura de activos. En esta empresa va a crear el siguiente activo digitando cada uno de los datos que el sistema solicita de acuerdo a tus necesidades.

Grupo Código del activo 0100

000001

Nombre del activo Camioneta marca Blazer 4X4 con placas SYT MEC

Fecha de compra 2015 / 07 / 18

3. Definición de documentos

Para los procesos que se realizan a los activos fijos como el ingreso de saldos iniciales, la depreciación, el dar de baja un activo es necesario definir algunos documentos que registran esta contabilización; para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Definición o puedes ingresar por la ruta: Contador – Control de comprobantes - Parámetros de documentos – Definición de documentos.

a. Documentos tipo A. SIIGO requiere la parametrización del comprobante Tipo A – Ajustes; en este caso se sugiere el tipo A – 099, el cual el sistema requiere de manera informativa para la contabilización para dar de baja activos fijos, para ello es necesario que definas el documento teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

Documento

Campo

A– 099

Descripción Numeración inicial Número de ítems Modificar descripción de las secuencias

Sugerencia BAJA ACT 1 10 SI

b. Documentos Tipo L - Otros La contadora sugiere parametrizar los siguientes documentos Tipo L, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según tus necesidades. Documento

Campo

L– 099

Descripción Numero de ítems Solicita marca para base gravable

Documento

Campo

L– 080

Descripción Numero de ítems Solicita marca para base gravable

Documento

Campo

L– 081

Descripción Numero de ítems Solicita marca para base gravable

Sugerencia Saldos iniciales 250 N

Sugerencia Depreciación 250 N

Sugerencia Baja activos 250 N

4. Saldos iniciales de activos fijos

La empresa a decidió incluir los saldos iníciales al programa el día 31 de junio de 2015 con la siguiente información, para ello utilizaremos el comprobante Tipo L – 099 - Saldos iniciales.

Para el ingreso de esta información al programa puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Comprobantes o puedes ingresar por la ruta: Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes BALANCE DE COMPROBACION INICIO DE ACTIVIDADES CUENTA

DETALLE

S. Inicial Activos Fijos S. Inicial 15924000 Depreciación Cuenta 99999999 Puente TOTAL ACTIVOS FIJOS 15400500

TERCERO Empresa Demo taller Empresa Demo – taller Empresa Demo taller

CC 003 003

ACTIVO Camioneta Blazer 4X4 Camioneta Blazer 4X4

marca marca

COMPRA MEJORA Compra

DÉBITO $

97.500.000

Compra

$

CRÉDITO

97.500.000

$

4.500.000

$

93.000.000

$ 97.500.000

5. Proceso de depreciación

Para contabilizar el proceso de depreciación en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Depreciación o puedes ingresar por la ruta: Activos fijos – Proceso de activos – Comprobante de depreciación. El área de contabilidad requiere iniciar la contabilización del proceso de depreciación en línea recta de los activos existentes, eso es necesario realizarlo con la siguiente información: Fecha 31 de julio

Documento L - 080

Tercero 800.100.200 (Nit de la empresa)

6. Proceso para dar de baja

Rango de activos Todos

Para contabilizar el dar de baja un activo fijo puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Baja o puedes ingresar por la ruta: Activos fijos – Proceso de activos – Comprobante baja de activos. El área de contabilidad requiere dar de baja el activo fijo (Computador DELL) debido a que fue robado de las instalaciones de la empresa el día 4 de agosto, para ello es necesario registrar en SIIGO la siguiente información: Fecha 5 de agosto

Documentos A – 099 L – 081

Tercero 800.100.200 (Nit de la empresa)

Activo fijo Computador DELL

7. Cambio clave de administrador

La contadora de la empresa por políticas de seguridad requiere realizar cambio de clave de administrador, para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Clave o puedes ingresar por la ruta: Parámetros – Cambio clave administración.

Usuario ADMON

Nueva Clave 9999

8. Creación segunda clave de administrador

La gerencia de la empresa ha solicitado al área contable le sea asignada una clave de que tenga acceso a todas las opciones de menú pero que sea diferente a la de la contadora, para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Clave o puedes ingresar por la ruta: Parámetros – Registro de claves – Parámetros

ID USUARIO

ADMON

Nombre

Clave

GERENCIA

Si

Camilo León

CAMI23

9. Mantenimiento de terceros

El auxiliar contable al verificar la información de los terceros ha encontrado el cliente ELECTRONICA DE HOGARES S.A.S al momento de su creación no se digito el Nit correcto y es necesaria su modificación, el Nit que reporta el sistema es 830.025.456 y el correcto es 830.026.455. Para realizar esta corrección puedes realizar un mantenimiento de terceros, para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Mantenimiento o puedes ingresar por la ruta: Contador – Administración de terceros – Mantenimiento de terceros - General

10.

Bloqueo de fecha

La empresa desea bloquear el sistema a 30 de noviembre para que ningún documento pueda ser borrado, modificado o se pueda ingresar más información, debido a que la información ya se encuentra auditada y lista para la generación de certificados de retención. Para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Fecha o puedes ingresar por la ruta: Parámetros – Bloqueo de fecha

Bloqueo de Fecha 2015 / 11 / 30

11.

Certificados de retención

La empresa a 31 de diciembre requiere generar los certificados de retención. Para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Certificados o puedes ingresar por la ruta: Contador – Informes generales – Informes oficiales – Certificados de retención, allí es necesario que incluyas los siguientes datos

12.

Concepto

Datos

Bases / Certificados IVA / Ica / Generales Informe Fecha Emisión Ciudad Emisión Terceros Cuentas Con o Sin Firma Rango Fechas Impreso – Pantalla – Excel

Certificados Generales Si 2015/12/31 Bogotá D.C. Todos 0000000000 - 9999999999 Con Firma Desde - 01 Hasta – 12 Pantalla

Cierres anuales

a. Cierre parcial (precierre) Fecha del proceso 31 de diciembre de 2015

La empresa requiere empezar a ingresar información en el 2016 para ello se requiere ejecutar un cierre parcial, puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Cierre o puedes ingresar por la ruta: Cierre anual – Cierre parcial (precierre), allí es necesario que incluyas los siguientes datos: b. Cierre definitivo Fecha del proceso 31 mes cierre de 2015

La empresa requiere cerrar contablemente la información del año 2015 para ello se requiere ejecutar el cierre definitivo, puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Cierre o puedes ingresar por la ruta: Cierre anual – Cierre definitivo, allí es necesario que incluyas los siguientes datos: Concepto Comprobante Cerrar cuentas de terceros Cuentas a Cerrar Nit de cierre Centro costo Cerrar C. Costo Cerrar cuentas de resultado Maneja C.Ctos en la Cta. Utilidad Cuenta de utilidad Nit de cierre Centro costo Continua el Proceso de Cierre

13.

Datos L – 099 - Cierre Si 13551501 – 13551701 – 23654001 – 23670501 - 24080501 Dirección de impuestos y aduanas nacionales - DIAN 003 No Si Si 360505 800.100.200 Empresa Demo Taller 003 SI

Copias de seguridad

La empresa ha decido realizar copias de seguridad semanales en medios externos y una mensual en el mismo computador, para ello toma el directorio de información de la empresa 01 (SIIWI01) y se recomienda realizar el siguiente proceso:



Crear en el disco duro del computador una carpeta con el nombre BKSIIGO



Dentro del directorio existente crear una subcarpeta o subdirectorio y darle como nombre del día en que vas a realizar la copia DIC2015



Paso seguido ubicar en el mismo disco duro la Carpeta con el nombre SIIWI01



Y por último copiar la Carpeta SIIWI01 dentro de la ruta: BKSIIGO/ DIC2015