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SIIGO Versión 5.1
BASICO WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION PROCESO DE COMPRAS
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION................................................................................. 2 1. PROCESO DE COMPRAS.................................................................. 3 2. REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO ..................... 4 3. NOTA DE ENTRADA ........................................................................ 6
3.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA ............................................... 6
4. REGISTRO DE COMPRAS .............................................................. 15
4.1 ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA .......................................15 4.1.1. Registro De Compras De Inventarios ......................................... 15 4.1.2 Como Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras... 27 4.1.3. Registro De Compras De Otras Causaciones (Servicios) ............ 28 4.1.4. Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras (Servicios)........................................................................................... 38
5. COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE........................................ 39
5.1. ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO................................41 5.2 IMPRESIÓN DE CHEQUES ..................................................................45 5.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES.........................................48 5.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS .....................52
6. NOTA DEBITO .............................................................................. 55 6.1
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO ......64
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INTRODUCCION
En esta cartilla presentamos el proceso de compras a partir de dos premisas o requerimientos como son la definición de los documentos y la definición de catálogos (creación de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras. Existe cruce entre los documentos de compras, con el fin de mostrar que efecto tiene en el inventario y para que sirve, y finalmente nos permitirá conocer el proceso de compras de inventarios, servicios y los diferentes pagos respectivos.
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1. PROCESO DE COMPRAS
Definición de Catálogos
Casos Cruces Documentos
Definición de Documentos
Elaboración de Documentos
Transformación Materia Prima
Informes de Verificación y Gestión A partir de dos requerimientos como son la Definición de los Documentos y la Definición de Catálogos (creación de productos y terceros), se elaboran los documentos relacionados al proceso de compras (Nota de Entrada – Registro de Compra) a partir de los cuales se pueden generar y analizar Informes de Verificación y Gestión. Al final de este proceso se obtendrán las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los proveedores de la empresa.
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2. REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:
Cuentas Contables
Definición De Documentos Documentos
Proceso de Compras
Proveedores
Productos
Formas de Pago
Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como nota de entrada, registro de compras, nota débito, nota de producción, nota de traslado y comprobante de egreso; de tal manera que en un momento dado se identifique qué documentos se utilizarán dentro de este proceso. Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicación que se dará más adelante sobre estos cruces. Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Inventarios Compras y servicios Descuentos Descuentos comerciales en compras Retención en la Fuente Cargos Fletes Seguros Impuesto a las Ventas (IVA) ICA 4 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
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¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Proveedores y cuentas por pagar Formas de pago Proveedores nacionales Proveedores del exterior Anticipo a proveedores
Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de los productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado. Proveedores: Al momento de realizar cualquier registro se debe identificar al proveedor, aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catálogo de terceros. Formas de pago: Corresponden a la contra partida utilizada en la contabilización del documento. Las más importantes son: ¾ ¾ ¾ ¾
Proveedores nacionales Proveedores del exterior Anticipo a proveedores Bancos
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3. NOTA DE ENTRADA Este documento es utilizado para realizar ingreso de mercancías, por conceptos diferentes a la compra;
IMPORTANTE…. Es necesario aclarar que las compras que efectúe la empresa se deben registrar con el documento Registro de Compra (P), el cual afectará cantidades y valores.
3.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA Para elaborar una nota de entrada en SIIGO se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos – Notas – Documentos notas.
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos - Notas
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Se debe elegir el tipo de entrada a utilizar.
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Al ingresar a elaborar este documento, el sistema presenta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la entrada. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se va a afectar, con el icono creados.
o con las teclas de función F2 ó F3, permite consultar los previamente
Nit: Se debe ingresar el Nit del tercero de quien se recibe el producto o mercancía. Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que este asociado al Nit digitado anteriormente. RECUERDE… El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el numero de NIT o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla
de consulta.
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Vendedor: Se digita el código de uno de los vendedores de la compañía. presente campo es de carácter informativo.
El
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
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Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema y al activar permite consultar los productos que están creados con el ícono esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla. Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B
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Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Centro de costo: Se debe incluir el código de centro de costo a donde se ingresaran los productos. Nit: Presenta automáticamente con Enter, el Nit anteriormente digitado. OPCION DE INVENTARIO Producto: El sistema traerá el producto anteriormente digitado.
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Bodega: Se debe incluir el código de la bodega a donde ingresaran las respectivas cantidades de producto. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a dar entrada.
Valor:
Se debe digitar el valor total de las cantidades ingresadas.
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la nota de entrada debe grabar con la tecla
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto.
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El sistema traerá automáticamente el número de la nota de entrada si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
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Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono
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4. REGISTRO DE COMPRAS Es un documento por medio del cual se registran todas las compras y/o adquisición de productos, bienes o servicios, es decir, la causación de toda transacción comercial como son: compras de materia prima, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc. 4.1 ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA 4.1.1. Registro De Compras De Inventarios La factura o registro de compra es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor entrega cuando se realiza la transacción comercial de compra de inventarios o causación de gastos. Para elaborar el registro de compra de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos – Registro de compra.
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Registro de Compra.
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Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.
Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES
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Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero que será afectado en el registro de compras. RECUERDE… El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el numero de NIT o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla
de consulta.
Factura Nro: En el primer recuadro es para incluir algún prefijo que tenga la factura del respectivo proveedor, y en el segundo recuadro se incluirá el número de la respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor. 17 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
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Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté asociado al Nit antes digitado. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se afectará, con el ícono o con la tecla de función F2, permite consultarlos. Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual se encuentra emitida la respectiva factura de compra por parte de el proveedor. Esta fecha tiene incidencia sobre los informes del Módulo de Cuentas por pagar, ya que al generar el Estado de Cuenta del Proveedor, el sistema presentará la obligación a pagar con este número.
CAMPOS DE TRANSACCIONES
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Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con la tecla y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla. Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fábrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
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Centro de costo: Se debe incluir el código de centro de costo a donde se quiere ingresar el valor de la transacción del producto seleccionado. Bodega: Se debe incluir el código de la bodega de donde se va a ingresar el respectivo producto, con
consulta.
NIT: El sistema traerá automáticamente el número y nombre del proveedor el cual ingresamos en el encabezado. Descripción: El sistema presenta automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso. Cuadro informativo: Este cuadro traerá automáticamente y de manera informativa el costo promedio unitario del producto seleccionado, el último valor de compra y cuantas cantidades se encuentran en bodegas.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades de inventario a ingresar. Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están ingresando. 20 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
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Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si fue parametrizado en el momento de la creación de el registro de compra. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra. Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras. Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el respectivo producto o servicio que se haya adquirido. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje.
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El sistema presenta en la parte derecha los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.
RECUERDE… Al terminar de ingresar cada uno de los se debe grabar con el icono
En la parte inferior de la pantalla se incluirán los descuentos y cargos en donde la base de cálculo será Subtotal o Valor Bruto.
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RECUERDE… Esta opción aplica cuando todos los productos o servicios que se adquieren tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de Retención y el mismo porcentaje de descuento.
Tipo de documento: Presenta la letra (P) automáticamente, ya que estamos trabajando la factura o Registro de Compras. Número de Comprobante: Presenta automáticamente el número del tipo de comprobante con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Número de documento: Presenta automáticamente el número de la factura del proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro., tal como aparece en el gráfico: 23 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
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Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento o cuota a pagar la obligación, en caso de trabajar crédito proveedores. Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con el es posible realizar la consulta. De igual manera el sistema presenta por ícono defecto la que se haya definido en la apertura del proveedor.
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento, o el sistema la calcula en forma automática con base a la fecha del documento y al parámetro establecido en la Apertura del Tercero, llamado Período de Pago.
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Valor: se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.
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Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto
Se presenta el número de la factura, si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario solicita la digitación del número del consecutivo.
El sistema inmediatamente comenzara a contabilizar el respectivo registro de compras.
Al actualizar el documento, el sistema pregunta si se quiere enviar el documento a impresión o no.
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Cuando se desea ignorar la impresión.
Cuando se desea imprimir directamente.
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1 o
4.1.2 Como Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes. 27 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
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Y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.
4.1.3. Registro De Compras De Otras Causaciones (Servicios) Para elaborar el registro de compra de un servicio se debe ingresar a la opción Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos – Registro de compra.
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Registro de Compra. 28 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
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Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.
Al ingresar a elaborar el registro de compra de causaciones o servicios el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de compras.
de lo RECUERDE: Si el tercero ya está creado, se puede consultar con la tecla contrario, el sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, 29 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
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solamente digitando el numero de Nit o CC del tercero y colocándole los datos principales. Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del proveedor y el segundo para digitar el número de la misma.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual viene emitida la factura de compra del proveedor.
CAMPOS DE TRANSACCIONES Producto: Con la tecla de función F7 se puede cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos en la empresa.
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Nit: Aparecerá automáticamente el número del respectivo Nit que se digitó en el encabezado del documento. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre de la cuenta contable. Naturaleza: El sistema solicita si la transacción es débito o crédito. Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están ingresando. Porcentaje de Descuento: Permite colocar un porcentaje de descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra. Valor del descuento: Permite colocar un valor en el descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocar el porcentaje de un cargo, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras. Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya adquirido.
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Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje.
RECUERDE: Cuando se incluye la cuenta de retención, siempre solicitará la base de cálculo para multiplicarlo por el porcentaje definido en la apertura de cuentas contables, si ésta se definió como R de retención.
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RECUERDE: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos y los cargos calculados producto por producto, para este caso, en el campo Porcentaje y/o valor del los Descuento – Cargo se deben borrar con F9 o el ícono cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con el ícono
.
Cuando se elabora una compra de acuerdo al tipo de contribuyente se le harán las respectivas retenciones adicionales exigidas por ley, como son la retención del ICA y la retención del IVA.
Tipo de documento: Aparecerá la letra (P) automáticamente, ya que se está elaborando una factura o registro de compras. Número de tipo de documento: Aparecerá automáticamente el número de tipo de documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea se podrá incluir el prefijo de la compra con el fin que salga impreso. Número de documento: Aparecerá automáticamente el número de la factura del proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro. Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento 34 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
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Forma de Pago: El sistema traerá automáticamente la que se haya definido en la apertura del proveedor, o se puede escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con
consulta las existentes.
Fecha de Vencimiento: Se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura. Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.
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Por último, el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.
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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento
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4.1.4. Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras (Servicios) Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes. Y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.
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5. COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE
El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, etc. Afecta directamente los módulos de Proveedores, Presupuesto, Nómina y Contabilidad.
RECUERDE: Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos – Parámetros Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Parámetros de Documentos
–
Parámetros
–
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RECUERDE… SIIGO permite imprimir los documentos bajo un formato estándar, formato minerva y bajo el manejo del generador de documentos para los documentos preimpresos. En el comprobante de egreso la pregunta Pag.com./Minerva? : Pag.com./Minerva? : (S) El sistema imprimirá el comprobante de egreso y el cheque. Pag.com./Minerva? : (N) El sistema unicamente imprimira el comprobante de egreso. Pag.com./Minerva? : (M) El imprimirá de acuerdo a los tamaños minerva.
sistema
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Me despliega la pregunta si quiere imprimir encabezado, se le dirá que (S) siempre y cuando se quiera imprimir el encabezado de el comprobante de egreso, caso contrario se le dirá que (N). 5.1. ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO Para la elaboración del comprobante de egreso se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos – Giros (Egresos).
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Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Giros (Cheques)
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del comprobante de egreso. Banco: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero por concepto del pago. El sistema presenta por defecto aquella que se tenga definida dentro de la creación del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite.
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Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. Cheque: Se debe digitar el número del respectivo cheque con el cual se va a hacer el comprobante de egreso. Nit: Se debe ingresar el NIT o C.C. del tercero del cual se va a pagar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del comprobante de egreso, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla
de búsqueda.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.
Además me aparecerá informativamente el saldo que tengo en el banco que estoy moviendo el comprobante de egreso y el valor total que tiene la empresa por pagar al tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso. SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: ¾ ¾
Contabilización Tipo P Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo P: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de la empresa a los proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento, automáticamente digitando la tecla Enter. Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo P solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Pagar.
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Al terminar el sistema muestra el mensaje:
RECUERDE… Con la tecla Escape el sistema permite pasar de una factura a otra, si se desea cancelar algunas facturas o una en especial.
Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del comprobante de egreso contabilizaciones como: pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a proveedores, cancelación de facturas a nivel de servicios, etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con
consulta.
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Para grabar el documento con el ícono
.
El sistema presenta por defecto el número de comprobante de egreso si la numeración se encuentra parametrizada como automática, en caso contrario solicita la digitación del número consecutivo.
Inmediatamente el sistema comienza a contabilizar el respectivo Comprobante de Egreso. 5.2 IMPRESIÓN DE CHEQUES Luego de realizar la contabilización del comprobante, el sistema presenta la opción de imprimir cheques:
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Al seleccionar SI, el sistema permite enviar el comprobante a impresión o presentar por vista preliminar:
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Al determinar las opciones de impresión, se debe elegir el tipo de cheque que se requiere imprimir. SIIGO presenta las siguientes opciones:
Al elegir el tamaño de cheque, se define el formato de fecha:
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Si se imprimirá en formas continúas:
Posteriormente, se confirma a quien se pagará:
Y se ejecutan los comandos de impresión. El sistema presenta líneas para comentarios, cuando se necesite grabar y salir de ellas, se hace clic sobre el icono Finalmente, el sistema pide confirmar si se imprimió bien el comprobante.
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5.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES Los anticipos a proveedores son aquellos pagos anticipados que realiza la compañía a los terceros con el fin de adelantar la entrega de alguna mercancía o por exigencia directa del proveedor. Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los proveedores, la cuenta 133005 debe estar marcada como por Pagar.
Adicionalmente se debe crear una forma de pago de anticipo de proveedores con esta cuenta por Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Formas de pago. Ruta Menú Nuevo: Administración – Parámetros – Parámetros Generales – Formas de Pago.
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En el momento de recibir el anticipo a través de un Comprobante de egreso se debe realizar la siguiente contabilización: ¾
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar:
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso los campos a diligenciar son: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del egreso. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero por concepto del anticipo. Generalmente se coloca la cuenta de Bancos. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a utilizar, con el ícono
permite consultar los existentes.
Cheque: Se debe digitar el número de cheque con el cual se girará el egreso. Es importante tener en cuenta, que si la salida de dinero es de la caja o en efectivo se 49 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
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debe colocar un número para que permita seguir elaborando el comprobante de egreso. Nit: Si ya esta creado el tercero al cual se va a pagar, se puede consultar con la o se puede crear directamente en la elaboración del comprobante de tecla egreso, digitando el número de identificación del tercero y colocándole los datos principales. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 133005 (anticipo de proveedores), colocándole el valor correspondiente al anticipo.
Para grabar el documento se debe dar clic al icono 50 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
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El sistema traerá automáticamente el número del Comprobante de egreso si la numeración esta parametrizada como automática, de lo contrario solicita el número de consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar
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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono
.
5.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS Para cruzar el anticipo en le registro de compras se debe realizar la elaboración de la factura por la opción de Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos – Registro de compras.
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos - Registro de Compra
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Después de elaborar el registro de compra y de realizar los respectivos registros (cuentas y/o productos), en la ventana Vencimientos, se debe ubicar el cursor en la opción de Tipo:
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Con la tecla de función F9 o el sistema abrirá una ventana con la lista de los comprobantes de egreso con los cuales se han contabilizado los anticipos al Proveedor. Con Enter o doble clic se elige el anticipo correspondiente, ubicándose sobre el Egreso que se desea asociar al Registro de Compra que se está elaborando:
Y se termina el proceso de digitación del Registro de Compra. Para verificar la contabilización del anticipo, se debe ingresar: Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes. Y llamar el registro de compras.
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6. NOTA DEBITO Uno de los documentos utilizados en el proceso de Compras es la Nota Débito, un documento contable utilizado para registrar diferentes registros que afecten las cuentas por pagar, impuestos, inventarios; adicionalmente descuentos no registrados en la compra, y hacer las devoluciones de facturas. Para la elaboración de la Nota Débito se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos - Notas – Documentos Notas – Nota Débito.
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Notas
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Al ingresar al documento Nota Débito el sistema muestra la siguiente pantalla
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CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Debito Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o
permite consultarlos
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Debito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Debito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar
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CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto o Cuenta: permite consultar los (alfabéticamente), F3 barras) o Centro de
se debe colocar el código del producto, para esto el sistema productos que están creados con las teclas de función F2 (numéricamente), F4 (Referencia de fabrica), F5 (código de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a
permite consultarlos y al activar esta opción encontraremos manejar, con F2 o diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla. Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B
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Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
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Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta) o . Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente) permite consulta
. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta contable Debito/Crédito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento
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Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se está utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar. En esta opción se debe colocar el número de la factura o registro de compra que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de documento (P), número del tipo (001), número de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago con los binoculares
.
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NOTA: Los campos de bodega y cantidad únicamente solicita siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que se este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o con el ícono
.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades que se afecten en la Nota Débito siempre y cuando se este utilizando un producto. RECUERDE… Al terminar de ingresar la información de cada una de las cuentas o de los productos de la nota crédito se debe grabar con la tecla de función f1 o con el ícono
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Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto
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El sistema traerá automáticamente el número de la nota debito si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
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Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono
6.1
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO
Para verificar la contabilización de la Nota Débito, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Debito.
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