TALLER PROCESO DE COMPRAS

Importante: Para que puedas poner en práctica lo visto en la sesión de capacitación puedes ingresar a SIIGO en la empresa 98 – Empresa Demo - taller.

Una vez ingreses a la empresa demo, puedes definir algunos parámetros y realizar los siguientes procesos:

1. Definición de documentos Para el proceso de comprar la empresa decidió implementar el cruce completo, es decir, se van a elaborar los tres ( 3 ) documentos

Para definir los parámetros de los documentos y el correspondiente cruce puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Definición o puedes ingresar por la ruta: Contabilidad – Parámetros de documentos – Definición de documentos.

Importante: SIIGO trae definidos los parámetros de algunos documentos como la compra únicamente si al momento de instalar la empresa se marcó el plan de cuentas de empresas de servicios o comerciales y seleccionaste la casilla

Teniendo en cuenta la información anterior es necesario que repases o definas los parámetros de los siguientes documentos:

a. Orden de compra La contadora de la empresa requiere parametrizar el comprobante Tipo Y – 099 (Orden de compra), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones, los demás datos se completan según tu criterio.

Documento Y - 099

Campo El tercer descuento es retención en la fuente Descuento 3 - Rete fuente Cargo 3 - IVA descontable

Sugerencia Si 23654001 24081001

b. Nota de entrada La contadora dentro de su proceso de compras decide implementar que al momento de elaborar la nota de entrada este documento cruce con la orden de compra previamente elaborada, para esto es necesario definir el documento Tipo E - 099 teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; para los campos adicionales completas la información según tu criterio.

Documento E – 099

Campo Tipo de cruce Obliga Cruce Cruce factura compra/No cruza

Sugerencia Cruza con orden de compra S C

c. Registro de compra La contadora sugiere que se parametrice el comprobante Registro de compras Tipo P - 099, documento que cruzara con la nota de entrada teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; los demás datos se completan según lo requerido por tu empresa.

Documento

P – 099

Campo Redondea cifras Cruce Ord. Compra /Nota Entrada /No Cruza/Ord. Compra Activos Obliga cruce Actualiza Inventario El tercer descuento es retención en la fuente Generar certificado de retención al grabar el documentos IVA régimen simplificado Ica retención Cuenta Retención IVA Descuento 3 Cargo 3

Sugerencia No E Si No Si No 24083001 23680501 23670501 Rete fuente IVA Descon

23654001 24081001

d. Devolución en compras. Para contabilizar le devolución en compras es necesario en SIIGO definir el documento Tipo U - 099

Importante: Este documento deberá tener los mismos parámetros que se definieron en el registro de compra

Documento U– 099

Campo Devolución en ventas

e. Egreso La contadora sugiere definir el comprobante de egreso Tipo G - 099, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según las necesidades de tu empresa.

Documento G– 099

f.

Campo Cuenta Bancos

Sugerencia 11100501

Notas tipo L

La contadora sugiere parametrizar el documento Tipo L - 099, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según tus necesidades.

Documento L– 099

Campo Saldos Iníciales Solicita marca para base gravable

Sugerencia N

2. Saldos iniciales de proveedores

La empresa a decidió incluir los saldos iníciales al programa el día 31 de junio de 2015 con la siguiente información, para ello utilizaremos el comprobante Tipo L – 099 - Saldos iniciales.

Para el ingreso de esta información al programa puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Comprobantes o puedes ingresar por la ruta: Contabilidad – Generación de comprobantes – Entrada de comprobantes BALANCE DE COMPROBACION INICIO DE ACTIVIDADES CUENTA

DETALLE S. Inicial 22050501 Proveedor S. Inicial 22050501 Proveedor Cuenta 99999999 Puente TOTAL PROVEEDORES

TERCERO ALMACEN MIL EXITOS ALMACEN MIL EXITOS Empresa Demo - taller

CC

DOCUMENTO

VENCIMIENTO

100

P 001 1020-01

2015 / 11 / 05

$

1.500.000

100

P 001 1042-02

2015 / 12 / 15

$

1.835.000

$

3.335.000

100

DÉBITO

$

3.335.000

$

3.335.000

CRÉDITO

3. Elaboración de documentos

Una vez la empresa ha definido los parámetros de los documentos y ha contabilizado los saldos iniciales de proveedores, se inicia el proceso de compras a partir del mes de julio, para lo cual la contadora implemento el cruce completo, es decir, Orden de compra – Nota de entrada – Registro de compras; para ello es necesario iniciar la elaboración de documentos de la siguiente manera: a. Elaboración de órdenes de compras. Para registrar órdenes de compra en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Compra o puedes ingresar por la ruta: Órdenes de compra – Elaboración de órdenes de compras En este momento puedes elaborar la orden de compra y contabilizarla al proveedor DAYMONT LTDA, Nit 800.200.300; registrando la siguiente información:

DESCRIPCION TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS EQUIPO DE SONIDO LG

CANTIDAD 12 15

b. Elaboración nota de entrada Para registrar notas de entrada en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Notas o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Notas – Documentos notas – Nota de entrada. En este momento puedes elaborar la nota de entrada documento que debe cruzar con la orden de compra previamente contabilizada a DAYMONT LTDA, Nit 800.200.300; registrando la siguiente información:

DESCRIPCION TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS EQUIPO DE SONIDO LG

CANTIDAD 10 12

c. Elaboración registro de compras Para contabilizar compras en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Compras o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Registro de compra. Al momento de elaborar la compra esta cruzara con la nota de entrada previamente contabilizada a DAYMONT LTDA, Nit 800.200.300; este documento se cancelara en dos (2) cuotas, pagando 50% a crédito 30 días y el restante a 60 días. d. Elaboración comprobante de egreso Para registrar el pago o abono de la compra, lo contabilizas en el comprobante de egreso, para ello en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Egreso o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Comprobante de egresocheque Para este caso vas a contabilizar el documento Tipo G – 099 al proveedor DAYMONT LTDA, el cual hace un abono del 50% de la compra previamente elaborada.

Campo Fecha Tipo de contabilización Nit (Proveedor) Factura No.

4. Manejo de anticipos

Factura 2015 / 08 / 15 Abono 800.200.300 P–099-??? (50% del valor de la compra)

a. Contabilización del anticipo (Egreso) Para contabilizar el anticipo realizado a un proveedor se utiliza el comprobante de egreso, para ello en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Egreso o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Comprobante de egresocheque En este caso el proveedor Almacén el gangazo S.A. Nit, 864.524.957, informa que para poder hacer envió de la mercancía es necesario realizar un anticipo de millón y medio de pesos ($ 1.500.000).

Campo

Factura

Fecha Tipo de contabilización Nit (Proveedor) Valor

2015 / 08 / 02 Anticipo de proveedores 864.524.957- ALMACEN EL GANGAZO S.A $ 1.500.000

b. Cruce del anticipo – (Elaboración registro de compra) Para contabilizar registro de compra en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Compra o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Registro de compra. Luego de contabilizar el anticipo se procede a elaborar el registro de compra documento que será el encargado de cruzar el anticipo previamente ingresado a SIIGO.

Campo Fecha Nit Forma de Pago Producto Portátil Toshiba

C.C / Subc 100 – 001

Datos 2015 / 08 / 13 864.524.957- ALMACEN EL GANGAZO S.A Cruce del anticipo Crédito 30 días saldo restante Bod / Ubi Cantidad Valor unitario % Desc. 100 - 001 3 unidades $ 1.320.000 0%

5. Manejo de devoluciones

En este caso el proveedor ALMACENES DE CADENA EL TESORO S.A.S Nit 860.321.654, compra a la empresa y días después realiza una devolución debido una unidad de los productos adquiridos tenían daños de fábrica.

a. Elaboración registro de compra Para contabilizar registro de compra en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Compra o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Registro de compra.

Campo Fecha Nit Forma de Pago Producto Portátil Toshiba

Datos

C.C / Subc 100 – 001

2015 / 08 / 28 860.321.654 - ALMACENES DE CADENA EL TESORO S.A.S Crédito 45 días Bod / Ubi Cantidad Valor % Desc. unitario 7 100 - 001 $ 1.115.000 0 % unidades

b. Elaboración nota de devolución

Para contabilizar notas de devolución de compras en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Devolución o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Devolución de compras.

Campo Fecha Nit (Cliente) Cantidad

Factura 2015 / 09 / 11 860.321.654 - ALMACENES DE CADENA EL TESORO S.A.S 1 Unidad

6. Informes

a. Parametrización edades de proveedores Para definir los parámetros de los informes de edades de proveedores en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Edades o puedes ingresar por la ruta: Cuentas por pagar – Edades de proveedores - Actualiza a 5 columnas

Descripción Actualiza a Modelo Nombre Rango

Datos 5 Columnas 10 Proveedores vencidos -120 -119 a -90 -89 a -60 -59 a -30 -29

b. Informes de cuentas por pagar Para generar informes de proveedores, puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Pagar o puedes ingresar directamente al módulo de Cuentas por pagar. Algunos de los informes de proveedores q ue se pueden y se recomiendan generar en el módulo son:

Informe

Ruta

Estados de cuenta

Cuentas por pagar – Estado de cuenta – Informe impreso

Edades de proveedores

Cuentas por pagar – Edades de proveedores – Informe a cinco columnas

Movimiento de proveedores

Cuentas por cobrar –Movimiento de cartera – Movimiento auxiliar

7. Entrada de comprobantes

Datos A un corte anterior: No Nit: Todos Cuentas: Todas Nivel: General Modelo a utilizar: 10 A un corte anterior: No Nit: Todos Cuentas: Todas Pantalla o impreso: Impreso Rango de meses: Todo el año Nit: Todos Cuentas: Todas

a. Genera copia En el mes de julio Se registra un documento tipo L registrando una causación por el pago de arriendo de la oficina por un valor de $ 2.750.000 En el mes de agosto Es necesario que registres el pago nuevamente del arriendo, en esta ocasión puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Entrada o puedes ingresar directamente por la ruta: Contabilidad – Generación de comprobantes – Entrada de comprobantes. Digitar el tipo y número del documento contabilizado en el mes de enero y marcar la opción “Genera Copia “ Confirmar que deseas realizar el proceso, luego seleccionas la opción de “Modificar” y cambias el valor ahora por $ 3.100.000 b. Comprobante predefinido En el mes de agosto Se registra un documento tipo L registrando el pago de elementos de aseo y cafetería por valor de $ 1.270.000 En el mes de septiembre Es necesario que registres al siguiente mes nuevamente el pago de los implementos de aseo y cafetería, en esta ocasión puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Predefinidos o puedes ingresar directamente por la ruta: Contabilidad – Parámetros de documentos – Comprobantes predefinidos allí seleccionas el documento Tipo L contabilizado en el mes de agosto. Por último es necesario que ingreses a SIIGO y hagas uso del buscador digitando la palabra Notas o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Notas – Documentos notas – Documentos L y digitas el tipo y numero del documento L a elaborar con ello en la parte superior se habilitara el icono el cual te permite realizar la búsqueda del comprobante predefinido; a continuación es necesario que pases con enter incluyendo los datos faltantes y cambiando el terceros y el valor por $1.180.000