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SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES INFORME :
EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA ANTICIPO DE SUELDOS CONCEDIDOS A LOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE FINANZAS
DEPENDENCIA
MINISTERIO DE FINANZAS
AREA
ANTICIPO DE SUELDOS
PERÍODO
01-01-2008 AL 31-12-2008 INF. No. AI-2010-01-06
Seguimiento de Recomendaciones
Formularios para Solicitud de Anticipos de Sueldo no son prenumerados
Para la concesión de Anticipos de Sueldo Tipo A y B, no se implantó formularios de solicitud prenumerados, lo que no permitió llevar un archivo secuencial con su documentación de respaldo que facilite su ubicación, revisión y análisis posterior.
Recomendación
A la Coordinadora Financiera Institucional
1. Dispondrá la impresión de los formularios para Solicitud de Anticipos de Sueldo, los que serán prenumerados y utilizados manteniendo un orden cronológico. El archivo de los mismos incluyendo los anulados se realizarán con la documentación de respaldo, respetando su secuencia numérica, lo que permitirá eficiencia y transparencia en el trámite de las solicitudes y facilitará su control posterior.
No se efectuó control previo para la concesión de Anticipos de Sueldo
La falta de control previo en el proceso de concesión de Anticipos de Sueldo Tipo A y B para los funcionarios del Ministerio de Finanzas, ocasionó que se aprueben varios de ellos sin observar la normatividad y reglamentación interna vigente. Recomendaciones
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES A la Subsecretaria Administrativa
2. Dispondrá a la Coordinadora Financiera Institucional autorice los Anticipos de Sueldo para los funcionarios del Ministerio de Finanzas, una vez que las solicitudes y documentación sustentatoria presentadas, cumplan con los requisitos y condiciones constantes en el Reglamento vigente para la concesión de Anticipo de Remuneraciones, lo que redundará en beneficio de los funcionarios de esta Cartera de Estado, a nombramiento y contrato.
3. Aprobará Anticipos de Sueldo en forma simultánea, siempre y cuando la capacidad de pago del funcionario, le permita cubrir las obligaciones contraídas dentro del plazo establecido
en la normatividad vigente y el monto de los
mismos no exceda las tres Remuneraciones Mensuales Unificadas del solicitante.
4. Dispondrá a la Coordinadora de Tecnología Informática implante en el Módulo de Anticipos de Remuneraciones en el aplicativo e-SIPREN, un mecanismo que permita liquidar el primer Anticipo, cuando el funcionario del Ministerio de Finanzas solicite una renovación.
A la Coordinadora Financiera Institucional
5. Dispondrá a los funcionarios responsables del proceso para la concesión de Anticipos de Sueldo, analicen y verifiquen que la documentación de soporte presentada para obtener estos beneficios, sea suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, observando la normatividad y la reglamentación interna vigente, luego de lo cual, sumillarán el control previo y remitirán a la Coordinadora Financiera Institucional para su aprobación y trámite correspondiente.
6. Dispondrá al funcionario responsable del manejo y custodia de las letras de cambio que sirven de garantía a los Anticipos de Sueldo que, una vez recuperado la totalidad del Anticipo de Sueldo,
previa la firma de entrega-
recepción proceda a la devolución al librador de este documento adjuntando a su rol de pagos. Diligencia que será registrada en el libro de control de garantías.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
Se concedieron Anticipos de Sueldo Tipo A sin que se hayan suscrito y legalizado los Contratos de Servicios Ocasionales y de Asesoría
Los Subsecretarios de Administración en su turno, no observaron los reglamentos internos y la normatividad vigente, lo que ocasionó que se concedan Anticipos de Sueldo a personas que no contaban con los contratos suscritos y legalizados a esas fechas con el Ministerio de Finanzas. Recomendación
A la Ministra de Finanzas
7. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, disponga a la Coordinadora Financiera Institucional, autorice la concesión de Anticipos de Sueldo únicamente a funcionarios con Nombramiento y Contrato, sean éstos
de
Servicios Ocasionales o Asesoría, mismos que serán suscritos y legalizados por los funcionarios y las autoridades competentes del Ministerio.
El aplicativo e-SIPREN no contempla registros auxiliares para la Cuenta Anticipos de Sueldo
La falta de implementación de un módulo de Anticipo de Remuneraciones en el aplicativo e-SIPREN, no permitió contar con Registros Auxiliares para conciliar y verificar los saldos por auxiliares (funcionario), lo que ocasionó que el control se efectúe en forma manual. Recomendaciones
A la Subsecretaria de Estado
8. Dispondrá a la Coordinadora de Tecnología Informática, continúe y concluya con la ejecución del proyecto de implementación del módulo de Anticipos de Remuneraciones en el aplicativo e-SIPREN, que permita contar con registros auxiliares por funcionario para su control posterior.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES A la Coordinadora Financiera Institucional
9. Dispondrá al Líder del Subproceso Contable, que una vez implementado el Módulo de Anticipos de Remuneraciones en el sistema e-SIPREN, obtenga los auxiliares por beneficiario, con la finalidad de conciliar con los saldos generados en el Libro Mayor.
Anticipos de Sueldo con saldo sin depurar
La compensación o neteo de la cuenta se efectuó a otra distinta, lo que no permitió contar con un saldo real en la cuenta Anticipos de Sueldo al 1 de enero y al 31 de diciembre de 2008. Recomendación
A la Coordinadora Financiera Institucional
10.
Dispondrá al Líder del Microproceso de Contabilidad, coordine con la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, a fin de que efectúe la compensación o neteo de la cuenta por 165,00 USD, lo que permitirá contar con el saldo real y confiable en Anticipos de Sueldo.
Recomendación
A la Coordinadora Financiera Institucional
11.
Dispondrá al funcionario responsable de Archivo, conjuntamente con un delegado
de
la
Coordinación
Financiera
Institucional,
procedan
al
levantamiento de la documentación existente en el Archivo, misma que será detallada por años. Este documento será elaborado en original y dos copias, legalizado por los funcionarios que intervengan en la diligencia y aprobado por la Coordinadora Financiera Institucional. El original se mantendrá en el archivo permanente de esta Coordinación y las copias para los actuantes entrante y saliente, lo que permitirá ubicación posterior.
conocer la documentación real y facilitará su
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL A LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR EL MINISTERIO DE FINANZAS Y LA COMPAÑÍA DE SEGUROS SUCRE S.A.
DEPENDENCIA
SUBSECRETARIA ADMINISTRATIVA
AREA
CONTRATOS
SUSCRITOS
POR
EL
MINISTERIO
DE
FINANZAS Y LA COMPAÑÍA DE SEGUROS SUCRE S.A. PERÍODO
01-01-2006 AL 31-12-2009 INF. No. AI-2010-02-06
RESULTADOS DEL EXAMEN
A parir de 2009-04-04 hasta el 2011-04-04, el Ministerio de Finanzas aseguró sus bienes con la Compañía de Seguros Sucre S. A., en cumplimiento a la Resolución INCP 006-08 de 2008-10-06 y oficio circular T. 4258-SGJ-09-943 de 2009-03-04, suscrito por el Secretario General Jurídico de la Presidencia de la República.
Han ocurrido dos siniestros con los bienes del Ministerio,
los que han sido
cubiertos en su totalidad por la Compañía de Seguros Sucre S. A.
Recomendación
La Coordinadora de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad
Dispondrá al funcionario encargado de los seguros de los bienes del Ministerio, que cuando ocurran siniestros, cumpla con los procedimientos previstos en el ordenamiento jurídico en forma oportuna, a fin de comunicar a la compañía aseguradora para su reposición inmediata, precautelando de esta manera los recursos del Estado.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL A LA LIQUIDACIÓN DE LA CUENTA ESPECIAL “REACTIVACIÓN PRODUCTIVA Y SOCIAL DEL DESARROLLO CIENTIFICO – TECNOLÓGICO Y DE LA ESTABILIZACIÓN FISCAL “ (CEREPS)
DEPENDENCIA
MINISTERIO DE FINANZAS
AREA
SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN
PERÍODO
01-02-2007 AL 10-04-2008 INF. No. AI-2010-03-06
Distribución y Delegación de Funciones en la Subsecretaría de Tesorería de la Nación
La ausencia de un Manual de Procedimientos en las Coordinaciones de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación y de autorización por escrito de las funciones que deben cumplir cada funcionario, a fin de asegurar el control de las operaciones, ocasionó que las actividades se realicen a base de la costumbre.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación que conjuntamente con la Coordinación General Estratégica, desarrollen el Manual de Procedimiento de esta Subsecretaría, ajustándose a la estructura actual y sus competencias.
2.
Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, establezca por escrito las actividades que de manera específica deben realizar sus colaboradores y que no constan entre sus labores habituales.
Cierre y Liquidación de la cuenta “Reactivación Productiva y Social, del Desarrollo Científico -Tecnológico y de la Estabilización Fiscal” CEREPS
Del análisis a una muestra de Decretos Ejecutivos, se determinó que éstos respaldaban legalmente las asignaciones realizadas a las respectivas entidades
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES beneficiarias, sin embargo no se pudo verificar que todas las Instituciones beneficiarias de fondos de la cuenta CEREPS, hayan reintegrado los valores no devengados a dicha cuenta, por cuanto no se dispone de la información necesaria para realizar este análisis y por ende tampoco se pudo comprobar que hayan sido transferidos a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional todos los fondos de la cuenta CEREPS, una vez cerrada.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
3. Considerando que la cuenta CEREPS fue cerrada, con la transferencia de sus recursos a la Cuenta Corriente Única del Tesoro de la Nación, conforme lo señala la disposición transitoria quinta de la Ley Orgánica para la Recuperación del Uso de los Recursos Petroleros del Estado y Racionalización Administrativa de los Procesos de Endeudamiento y por cuanto el Banco Central del Ecuador no nos proporcionó los saldos de las cuentas de todos los beneficiarios de fondos de la CEREPS, a la fecha de liquidación, es necesario que el Señor Ministro de Finanzas solicite al Señor Contralor General del Estado, disponga a las Direcciones de Auditoría Interna de las entidades beneficiarias de estos fondos, realicen el Examen Especial a las asignaciones efectuadas desde la cuenta CEREPS y su uso, con el fin de determinar la correcta utilización de estos recursos y el reintegro de los valores no devengados a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA BIENES INMUEBLES DE PROPIEDAD
DEL
GOBIERNO
CENTRAL,
EN
LA
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL DEPENDENCIA
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
AREA
BIENES INMUEBLES
PERÍODO
01-01-2008 AL 31-12-2008 INF. No. AI-2010-04-06
Registro de inmuebles en el sistema de gestión financiera por parte de las entidades públicas impide a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental emitir observaciones al respecto
Los montos por bienes inmuebles de propiedad de varias entidades del sector público mantienen en sus registros contables, no guardan consistencia con el valor real de los mismos, ocasionando que las cuentas por inmuebles se encuentren subvaloradas tanto en las instituciones como en las del Gobierno Central.
Recomendación
Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental
1. En consideración a los nuevos roles establecidos para el Ministerio de Finanzas, solicitará a las entidades públicas remitan la información de los bienes inmuebles de su propiedad con valores actualizados y documentación de soporte, a fin de validar la misma e incorporar en los estados financieros del Gobierno.
Entidades públicas no son administradas como un solo ente contable
Entidades del sector público, no cuentan con una unidad administrativa que consolide su información financiera como un solo ente contable, debido a que la normativa del SAFI faculta la descentralización de las actividades contables, ocasionando que los saldos por bienes inmuebles en la administración central de las entidades no se encuentre con montos reales.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
Recomendación
Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental
2. Considerando a lo establecido en la normativa del SAFI, respecto de los entes contables en el sector público, asesorará a los funcionarios financieros de las entidades, sobre esta materia. Bienes inmuebles en las entidades públicas se encuentran subvalorados
Los saldos de las cuentas de bienes inmuebles en los registros de varias entidades, no se ajustan a la situación económica actual del país en unos casos y en otros, no se refleja ningún valor por este concepto, afectando directamente a las cuentas de inmuebles de las entidades y por ende a los estados financieros del Gobierno Central.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
3. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios, dispongan a las unidades financieras de su ámbito, depuren y actualicen los saldos de las cuentas de bienes inmuebles, para ello realizarán las gestiones pertinentes en las unidades de catastros de los municipios o en el Ministerio de la Vivienda a fin de que se proceda con el avalúo y revalúo de los bienes inmuebles de su propiedad y los valores obtenidos reflejen en sus registros y en los estados financieros del Gobierno Central.
Los resultados por la valoración y revaloración de bienes inmuebles, serán puestos en conocimiento de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR, a fin de que ésta cuente con datos reales de los bienes que le corresponde administrar y controlar.
Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES 4. Dispondrá al Director de Análisis y Consolidación de los Estados Financieros del Sector Público, asesore técnicamente a los Directores Financieros en los procedimientos contables que deben adoptar las entidades públicas para regular y ajustar las cuentas de bienes inmuebles. Propiedad de varios bienes inmuebles no se encuentra legalizada
Entidades públicas no tienen legalizada la posesión efectiva de varios bienes inmuebles, sin que las autoridades de turno de esas instituciones hayan realizado los trámites respectivos, para definir la situación de los mismos, lo que implica que las cuentas de inmuebles se encuentren subvaloradas aspecto que afecta a los saldos de los estados financieros del Gobierno Central. Recomendación
Al Ministro de Finanzas
5. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios, dispongan a sus unidades jurídicas, iniciar o continuar según el caso, con los trámites legales pertinentes, hasta su conclusión con el objeto de definir la situación de los bienes inmuebles, los resultados serán incluidos en sus registros, procedimiento que permitirá contar con saldos reales en las cuentas de bienes inmuebles institucionales y estados financieros del Gobierno Central. Las acciones adoptadas y los resultados obtenidos serán puestos en conocimiento de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental y de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR, con el fin de que actualice su base de datos.
Dificultad en el seguimiento de bienes inmuebles de las entidades públicas
Los cambios de razones sociales por la división de las entidades públicas ocasionan dificultad en la identificación de los bienes inmuebles, toda vez que de acuerdo a la información remitida por los Registradores de la Propiedad y Unidades Catastrales Municipales no se puede determinar en que institución se encuentran registrados estos activos, afectando a los estados cuentas de inmuebles de las instituciones y estados financieros del Gobierno Central.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
6. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios sujetos a estudio, dispongan a las unidades responsables del control de bienes, elaboren un catastro de los bienes inmuebles y actualicen los datos en las entidades registradoras de la propiedad y catastros municipales de los respectivos cantones en donde se hallen ubicados los mismos.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN
ESPECIAL
AL
PROCESO
PRESUPUESTARIO
INSTITUCIONAL DEL AÑO 2008 DEPENDENCIA
COORDINACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL
AREA
PROCESO PRESUPUESTARIO INSTITUCIONAL
PERÍODO
01-01-2008 AL 31-12-2008 INF. No. AI-2010-05-06
Cumplimiento de Recomendaciones
La no implementación de las recomendaciones 3, 13 y 14 del Informe AI-07-02-06 de 2007-07-10 en lo referente a la elaboración, evaluación de indicadores
y
remisión de la información financiera y presupuestaria a la Subsecretaría de Presupuesto, no permitió mejorar en su totalidad el Control Interno. Recomendación
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a la Coordinadora General Administrativa Financiera, exija a los servidores que se encuentren inmersos en las recomendaciones descritas en este comentario los implementen, pues tienen el carácter de obligatorias. Manual de Procedimientos
El no disponer de un Manual de Procedimientos Específico que señale los pasos a seguir en cada una de las fases presupuestarias, ocasiona que las actividades para la preparación del presupuesto institucional se lo realice a base de la experiencia de los servidores de la Coordinación Financiera.
Recomendación
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES 2. Dispondrá a la Directora Financiera que conjuntamente con el Director de Administración de Recursos Humanos, concluyan con la revisión y actualización del Manual Específico de Procedimientos de la Dirección Financiera, en el que se detallarán entre otros, los pasos a seguir para el desarrollo de las fases presupuestarias relacionadas con la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del Ministerio de Finanzas, documento que deberá ser expedido mediante Acuerdo para que entre en vigencia.
La Programación Presupuestaria del Ministerio de Finanzas no esta vinculada con la planificación institucional.
Las Unidades Financiera y Fortalecimiento Institucional no se integraron con el fin de proyectar objetivos comunes que permitan vincular el plan operativo y la programación presupuestaria, lo que no permitió medir la gestión financiera institucional. Recomendación
Al Ministro de Finanzas
3. Dispondrá
a
Planificación,
las que
Coordinadoras de
manera
General coordinada,
Administrativa elaboren
la
Financiera
y
programación
presupuestaria y planificación operativa, cuidando que los objetivos se encuentren enmarcados y vinculados, lo que permitirá evaluar periódicamente el cumplimiento de las metas institucionales.
Los
requerimientos
de
necesidades
para
incluir
en
la
Proforma
Presupuestaria, no fueron remitidos oportunamente
Las unidades administrativas no enviaron en forma oportuna sus requerimientos a la Coordinación Financiera Institucional para ser considerados en la Proforma Presupuestaria, por lo que esta se elaboró a base del presupuesto anterior, Directrices y Techos Presupuestarios, más el incremento previsto en la Codificación de la Ley de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal, ocasionando que se tenga que realizar modificaciones en más y en menos a fin de satisfacer las
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES necesidades de la Institución, sin que haya afectado el presupuesto institucional aprobado. Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
4. Dispondrá por escrito a los Subsecretarios y éstos
a su vez a los niveles
directivos y servidores del Ministerio de Finanzas, elaboren sus requerimientos de necesidades de recursos con la oportunidad que el caso lo requiere, a fin de que lo remitan a las Coordinadoras General de Planificación y Administrativa Financiera, lo que permitirá que de manera coordinada preparen la Proforma Presupuestaria y se ponga en consideración de la Subsecretaría de Presupuestos para su revisión y trámite de aprobación a través de la página web del eSIGEF.
A las Coordinadoras General de Planificación y Administrativa Financiera
5. Deberán fijar y comunicar las fechas límite para que las Unidades del Portafolio presenten los requerimientos de necesidades de recursos, a fin de que sean considerados en la proforma presupuestaria del año fiscal. Al Presupuesto Institucional se incrementaron recursos que no fueron administrados por el Ministerio de Finanzas
En el presupuesto aprobado del Ministerio de Finanzas, se incluyó 1 100 000,00 USD para el funcionamiento del eSIGEF Unidad Ejecutora independiente de este Portafolio, ocasionando que el presupuesto institucional no sea real y se encuentre sobrestimado. Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
6. Cuidará que el presupuesto de la Institución contenga recursos para atender la ejecución de proyectos y actividades propias de la Institución y que consten en
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES los correspondientes planes y programas, lo que le permitirá ejercer la evaluación y control pertinente.
7. Dispondrá a la Directora Financiera, vigile que los recursos presupuestados destinados al eSIGEF estén acordes con las necesidades para sus operaciones, lo que permitirá su adecuado funcionamiento.
Reportes que produce el sistema eSIGEF sobre Programación y Formulación Presupuestaria no contienen información completa
La falta de información en los formularios de ruta de pantalla eSIGEF- Formulación, ocasionó que no se tenga evidencia documentada de las fechas de ingreso aprobación de la proforma, así como de los valores globales de ingresos y gastos aprobados. Recomendación
Al Ministro de Finanzas
8. Dispondrá a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, encargada del manejo del eSIGEF que para la elaboración de la Proforma Presupuestaria, agregue en el formato “ Formulación del Ciclo Presupuestario” los casilleros de las fechas de ingreso y aprobación de este documento así como los valores totales de los ingresos y gastos; información que permitirá a la Dirección Financiera sustentar los procesos ejecutados y demostrar lo ingresado y gastos aprobados en la fase de
programación
presupuestaria.
Ejecución del presupuesto del Ministerio de Finanzas
El Presupuesto Inicial Institucional aprobado para el año 2008, fue reformado en la fase de ejecución, sin haber sido utilizados los montos de las modificaciones hasta el cierre del ejercicio económico, lo que afecto a la programación y ejecución del presupuesto institucional.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES Recomendación Al Ministro de Finanzas
9. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, solicite al Ministro de Relaciones Exteriores disponga que previo al requerimiento oportuno al Ministerio de Finanzas, realicen la estimación real de necesidades de especies fiscales que utilizarán en el correspondiente ejercicio económico para incluir los requerimientos en la Proforma Presupuestaria Institucional y facilite un adecuado servicio público, lo que evitará presupuestar recursos que no se vayan a utilizar. Con cargo al Presupuesto Institucional se emiten resoluciones para transferir recursos a otros beneficiarios
La asignación de recursos destinados a otras Instituciones públicas que no forman parte de la Estructura Orgánica del Ministerio, modifico el Presupuesto aprobado del Portafolio, ocasionando que el monto asignado sobreestime el presupuesto institucional y subestime el de las instituciones beneficiarias con este procedimiento. Recomendación Al Subsecretario de Presupuestos
10. Cuidará que en el Presupuesto General del Estado se creen partidas específicas para transferir los recursos a empresas del Gobierno, lo que evitará se desvirtúe el gasto institucional y se mantenga el Presupuesto del Portafolio en los niveles específicos de la Institución, procurando un equilibrio con los ingresos. Para la creación de estas partidas se debe vigilar que no consten en el distributivo del Ministerio de Finanzas y se las realicen con códigos que formen parte del Sistema de Administración Financiera y Control.
Fase de Evaluación Presupuestaria
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES Las evaluaciones presupuestarias del año 2008 se realizaron cuatrimestralmente en forma cuantitativa, sin relacionarlo con la planificación operativa del Ministerio, no se consideraron indicadores de eficiencia y eficacia frente a los objetivos que permita medir el logro respecto del cumplimiento de metas institucionales, sin directrices que normen su evaluación y a la falta de un módulo en el sistema eSIGEF, que permita evaluar la ejecución presupuestaria, aspectos que impiden conocer el impacto de la gestión institucional entre lo planificado y ejecutado y lograr los objetivos planteados por la institución. Recomendaciones Al Ministro de Finanzas
11. Dispondrá a la Coordinadora General Administrativa Financiera y Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, implementen el módulo de evaluación presupuestaría, lo que permitirá a las instituciones que utilizan el Sistema de Administración Financiera eSIGEF, aplicar procedimientos para la obtención de resultados y determinar el comportamiento del presupuesto, tomando acciones correctivas en forma oportuna cuando no se cumplan los objetivos institucionales.
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
12. Dispondrá a la Directora Financiera y Director de Administración de Recursos Humanos que con la orientación de la Coordinación General de Planificación mientras entre en vigencia el Manual de Procedimientos, elaboren un instructivo que facilite el desarrollo de las fases presupuestarias institucionales.
13. Dispondrá a la Directora Financiera, que al elaborar la programación presupuestaria, coordine con la Coordinación General de Planificación, a fin de que exista vinculación entre el presupuesto y el Plan Operativo Anual Institucional, los que deberán contener indicadores de gestión que permitan medir la eficiencia, eficacia y efectividad en el logro de metas institucionales.
Eficiencia en la utilización de recursos presupuestarios
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
El presupuesto de la institución demuestra una ejecución óptima del 95.79%, durante el período se realizaron modificaciones destinadas para el funcionamiento de otras entidades del Sector Público en más y en menos, donde se demuestra una sobreestimación del presupuesto institucional. Recomendación
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
14. Dispondrá a la Directora Financiera que de manera conjunta con la Coordinación General de Planificación elaboren la programación presupuestaria y operativa de manera vinculada a fin de que se logre una adecuada consistencia a nivel de programas y actividades. Fase de Liquidación Presupuestaria
Liquidación presupuestaria no se remitió a la Subsecretaría de Presupuesto
El proyecto de liquidación presupuestaria no fue enviado a la Subsecretaría de Presupuesto, además el eSIGEF no dispone de un módulo que permita la liquidación automática del presupuesto institucional, lo que impide el cumplimiento de disposiciones legales. Recomendaciones Al Ministro de Finanzas
15. Dispondrá a los Subsecretarios de Presupuestos, de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas y Coordinadora General Administrativa Financiera se implemente el módulo de la liquidación presupuestaría, lo que permitirá a las instituciones que utilizan el Sistema de Administración Financiera eSIGEF, apliquen procedimientos para la obtención de resultados que serán utilizados en la liquidación integral del presupuesto.
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
16. Dispondrá a la Directora Financiera, que luego de elaborar el proyecto de liquidación presupuestaria envíe a la Subsecretaría de Presupuestos para que esta consolide los presupuestos a nivel de Gobierno Central.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN
ESPECIAL
A
LOS
PAGOS
DUPLICADOS
A
PROVEEDORES Y FONDOS DE TERCEROS A TRAVÉS DEL e.SIGEF AL GOBIERNO CENTRAL DEPENDENCIA
SUBSECRETARIA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN
AREA
PAGOS DUPLICADOS A PROVEEDORES Y FONDOS DE TERCEROS
A
TRAVÉS
DEL
e-SIGEF
AL
GOBIERNO
CENTRAL PERÍODO
01-01-2008 AL 31-12-2008 INF. No. AI-2010-06-06
Pagos duplicados efectuados en el año 2008
Se realizaron pagos duplicados a Fondos de Terceros, Proveedores y demás beneficiarios del Gobierno Central, por un monto de 8 463 241,24 USD, los que se produjeron en razón de que el sistema no mantenía controles sobre estos procesos, ocasionando que el Ministerio de Finanzas haya transferido valores que no estaban presupuestados, encontrándose pendiente de recuperación el valor de 148 488,16 USD. (Anexo 3) Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a las Subsecretarias de Tesorería de la Nación e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, procedan a depurar y conciliar la información sobre los pagos duplicados, a fin de confirmar la totalidad de los valores pendientes de recuperación.
2. Disponga a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, adopte los procedimientos necesarios para recuperar todos los valores pendientes de reintegro, con el fin de precautelar los intereses institucionales y evitar el perjuicio al Estado.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES 3. Solicitará a las entidades del sector público su colaboración para la recuperación
de
los
valores
pendientes,
considerando
las
siguientes
alternativas:
Banco Central establezca la probabilidad de descontar a través del Sistema Bancario los valores pendientes de recuperación.
Servicio de Rentas Internas, analice la pertinencia de emitir títulos de crédito a nombre de los beneficiarios de los pagos duplicados cuando el caso así lo amerite.
Superintendencia de Bancos, analice y determine la conveniencia de incluir en la central de riesgos a los beneficiarios que no han reintegrado los valores.
Instituto Nacional de Compras Públicas, incluya en su base de datos a los deudores morosos del Estado o sus Instituciones.
4. Dispondrá a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, implemente en el sistema e - SIGEF controles que detecten que las obligaciones generadas por pagos a Fondos de Terceros, Proveedores y demás beneficiarios, deben ser canceladas por una sola vez al bien o servicio recibido. Pagos duplicados efectuados en el mes de diciembre de 2008
El 2 y 3 de diciembre de 2008, se efectuó duplicación de la transferencia contable 8805 por 7 162 570,19 USD, correspondiente a 278 beneficiarios de diferentes instituciones del Gobierno Central, situación que se presentó por la falta de controles en el sistema y de coordinación entre los funcionarios de la Coordinación de Transferencias Financieras de la Tesorería de la Nación, encargados de remitir las transferencias al Banco Central del Ecuador, ocasionando que se hayan producido pagos duplicados, de los cuales se recuperó 7 055 748,05 USD. Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación:
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
5. Adopte los mismos mecanismos aplicados en las Recomendaciones 2 y 3, a fin de recuperar todos los valores pendientes y evitar el perjuicio al Fisco.
6. Insista al Banco Central del Ecuador, la ampliación de sus validaciones, de tal forma que no permita que un mismo número de transferencia se cargue dos veces, independientemente de la fecha de envío, lo que permitirá mantener un mejor control de dichas operaciones.
A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación
7. Dispondrá al Director de Pago y Transferencias Financieras, exija por escrito a los funcionarios de la unidad a su cargo, que intervienen en el proceso de envío de transferencias de recursos financieros al Banco Central del Ecuador, la obligación que tienen de coordinar sus acciones, para que exista un mayor control, a fin de evitar que las operaciones se repitan bajo cualquier figura, ya sea de “pago contable” o de “pago a beneficiario” Valores duplicados reintegrados y que se encuentran como cuentas por cobrar
La falta de comunicación y de coordinación interdepartamental, produce que los valores duplicados en su pago y reintegrados oportunamente por los beneficiarios consten como cuentas por cobrar, ocasionando que la información generada en el sistema e – SIGEF y Subsecretaría de Tesorería de la Nación no se encuentre actualizada y conciliada y estas aún mantengan como cuentas por cobrar sobrevalorando la misma.
Recomendaciones
A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación
8. Dispondrá al Director de Ingresos Efectivos y Presupuestos del Tesoro, solicite a la persona encargada de revisar y registrar la documentación recibida sobre pagos duplicados el detalle de los valores recuperados, verifique si estos han
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES sido depositados en la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional y procedan a conciliar los saldos de las cuentas por cobrar.
Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental
9. Dispondrá al Director de Análisis y Consolidación de los Estados Financieros del Sector Público, coordine con la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, respecto de los pagos duplicados, valores reintegrados por las instituciones y beneficiaros, y proceda a su análisis y depuración de las cuentas por cobrar, a fin de que los estados financieros consolidados del sector público no financiero presenten saldos razonables. Valores duplicados sin identificar la entidad que solicitó el pago
La falta de análisis y seguimiento a los pagos duplicados realizados en el año 2008, ocasionó que no se pueda identificar la entidad que solicitó el pago, ya que únicamente consta Ingresos y Transferencias, situación que limitó a la Auditoría efectuar procedimientos con el fin de recuperar estos valores.
Recomendación A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación
10. Dispondrá al Director de Ingresos Efectivos y Presupuestos del Tesoro, que conjuntamente con la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, revisen la información de pagos duplicados que constan como Ingresos y Transferencias, e identifiquen que instituciones del Gobierno Central ordenaron el pago, a fin de solicitar su reintegro inmediato.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL A LOS CONVENIOS
DE PAGO Y
CONTRATOS DE SERVICIOS OCASIONALES SUSCRITOS EN EL MINISTERIO DE FINANZAS DEPENDENCIA
SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA
AREA
CONVENIOS OCASIONALES
PAGO
Y
CONTRATOS
SUSCRITOS
EN
EL
DE
SERVICIOS
MINISTERIO
DE
FINANZAS PERÍODO
01-01-2007 AL 31-12-2008 INF. No. AI-2010-07-06
Desempeño de cargos públicos
Varias personas desempeñaron cargos públicos en la institución, sin contar con los contratos respectivos, procediéndose en forma posterior a la suscripción de convenios de pago. Otras cumplieron funciones en varias unidades administrativas, existiendo una diferencia de hasta 94 días entre el inicio de las actividades y la suscripción de estos documentos. En ciertos casos en que el Subsecretario Administrativo solicitó la renovación de varios contratos, a partir del mes de agosto de 2008, no se procedió a su suscripción, entre otras razones por la expedición tardía del informe de la SENRES y en un caso por cuanto la persona de la que se requirió sus servicios, se encontraba registrada en la SENRES como deudora de la Agencia de Garantía de Depósitos, sin embargo se procedió a cancelar las remuneraciones y aporte patronal al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social correspondientes al mes de agosto de 2008. Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, instruya al Coordinador de Recursos Humanos, elabore el plan anual de requerimientos de personal a base de la actual estructura orgánica del Ministerio, en el que se recojan las solicitudes efectuadas por las diferentes autoridades de la institución, en base a
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES las necesidades detectadas, documento que servirá de base para iniciar oportunamente los respectivos procesos de contratación.
2. Solicitará a la Subsecretaria Administrativa, designe a un servidor, para que prepare un reglamento para la contratación ocasional de personas requeridas, para laborar en la institución, en el que se detallen los procedimientos que debe cumplir cada unidad administrativa, las funciones que debe desarrollar cada servidor y los plazos máximos en que se deben despachar los trámites relacionados con el proceso de contratación. 3. Dispondrá a los Subsecretarios de esta Cartera de Estado, no permitan el ingreso a sus dependencias, de personas que no cuenten con los respectivos contratos suscritos y debidamente registrados en la Coordinación de Recursos Humanos.
A la Subsecretaria Administrativa
4. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, aplique los procedimientos necesarios para velar por la aplicación de la recomendación anterior.
5. Dispondrá al Coordinador Financiero Institucional, proceda al pago de las remuneraciones del personal contratado, conforme a las disposiciones de la LOSCCA y su Reglamento.
6. Instruirá a la Coordinadora Financiera Institucional, efectúe inmediatamente las gestiones necesarias tendientes a la recuperación de los valores señalados en Anexo 5, los resultados de las acciones adoptadas serán comunicados oportunamente al Auditor General.
Viáticos por residencia y otros valores
En varios convenios de pago, se incluyó la obligatoriedad de cancelar el valor del viático mensual por residencia, dispuesto en la Resolución SENRES 2007-000017 de 12 de marzo de 2007, para autoridades y funcionarios públicos del nivel jerárquico superior que trasladen su domicilio a la ciudad de Quito, además se procedió a pagar a varias personas que suscribieron estos documentos, viáticos,
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES subsistencias y pasajes al interior. Lo expuesto dio lugar a que se haya desembolsado 12 914,25 USD por estos conceptos. Recomendación
Al Ministro de Finanzas
7. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa se abstenga de comprometer y cancelar
recursos
por
concepto
de
viáticos
por
residencia,
viáticos,
subsistencias y pasajes al interior, a favor de personas que no hayan suscrito sus contratos ocasionales respectivos para la prestación de servicios en la institución, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones de los Servidores Públicos y demás normativa.
Concesión de licencias con remuneración
Se concedió licencias con remuneración a dos personas que prestaron sus servicios en la institución en los cargos de Asesores de la Subsecretaría General de Economía y Despacho Ministerial, sin haber suscrito ni registrado los contratos respectivos, con el fin de que se desplacen a Madrid – España, Lima - Perú y Chicago – USA, para participar en dos Conferencias Internacionales y en una Reunión Técnica. El Ministerio de Finanzas cubrió con cargo a su presupuesto institucional el valor correspondiente a honorarios, pasajes aéreos de ida y retorno y viáticos. El 26 de junio de 2007, fecha posterior al cumplimiento de las comisiones de servicio, se procedió a la suscripción de los documentos denominados convenios de pago, lo que dio lugar a que la entidad haya desembolsado 8 219,03 USD por estos conceptos. Recomendación
Al Ministro de Finanzas
8. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, previo el trámite de licencias con remuneración para las autoridades y servidores de la entidad que tengan los
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES nombramientos o contratos debidamente registrados en la Coordinación de Recursos Humanos, observe las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. Contratos modificatorios
El Subsecretario Administrativo suscribió varios contratos modificatorios, mediante los cuales sustituyó con carácter retroactivo, la cláusula sexta de los contratos suscritos inicialmente, relacionada con las Actividades a cumplir y Productos a entregar por parte de varios contratados, lo expuesto impidió la identificación e inclusión adecuada en los diferentes contratos suscritos, de las actividades a cumplir y los productos a entregar por cada uno de los contratados . Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
9. Dispondrá al Subsecretario Administrativo se abstenga de firmar contratos modificatorios con carácter retroactivo.
10. Dispondrá al Subsecretario Administrativo previa suscripción de contratos, observe el plazo máximo de duración en un ejercicio fiscal, establecido en el Reglamento a la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público. En caso de que por la naturaleza del trabajo se requiera un plazo mayor, se hará constar esta situación en el informe técnico favorable de la Coordinación de Recursos Humanos.
Contratación de personal
Varias personas contratadas para desempeñar cargos públicos en diferentes dependencias del Ministerio de Finanzas, fueron seleccionadas sin que cuenten con título profesional, en otros casos no se encontró en el expediente estos documentos y tampoco están registrados en el CONESUP. Existen casos en que los títulos profesionales de las personas contratadas, corresponden a ámbitos diferentes de
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES las actividades que desarrollaron. Lo señalado dio lugar a que la SENRES haya observado ciertos procedimientos de contratación realizados por el Ministerio. Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
11. Dispondrá a todos los Subsecretarios y demás autoridades de esta Cartera de Estado, soliciten la suscripción de contratos de servicios ocasionales con personas que reúnan requisitos de preparación académica, experiencia profesional y competencias necesarias para cada puesto, con el fin de garantizar el acceso a los cargos públicos requeridos, de los mejores candidatos.
12. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, instruya a los servidores a su cargo, que una vez que se cuente con los requerimientos del personal a ser contratado en cada ejercicio fiscal, los cuales deben estar contenidos en los planes anuales respectivos de conformidad con la recomendación No. 1 del presente informe, se proceda a seleccionar en los casos pertinentes, a los candidatos que reúnan los requisitos necesarios para cada puesto.
13. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, designe un servidor para que realice el análisis del proyecto de Índice Ocupacional y Manual de Competencias y/o Clasificación de Puestos del Ministerio de Economía y Finanzas, elaborado en el año 2006, a fin de que se lo actualice y se realice el trámite pertinente para su aprobación y puesta en vigencia inmediata.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL AL MINISTERIO DE FINANZAS
DEPENDENCIA
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
AREA
CUENTAS POR COBRAR POR PAGOS DUPLICADOS DEL SISTEMA CONTABLE DEL GOBIERNO CENTRAL
PERÍODO
01-01-2008 AL 31-12-2009 INF. No. AI-2010-08-06
Cumplimiento de recomendaciones
Contabilización de valores recuperados por pagos duplicados
El registro contable de los valores recuperados en los ejercicios fiscales 2008 y 2009, por concepto de pagos duplicados efectuados en el ejercicio fiscal 2008, se empezó a realizar por parte de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, a partir del mes de marzo de 2010, sin que hasta la fecha de conclusión del presente examen, se haya terminado con este proceso. La situación expuesta dio lugar a que los saldos de la cuenta Egresos realizados por Recuperar, al 31 de diciembre de 2008 y 2009 no reflejen valores reales, pues se encontraban sobrevaloradas.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación y Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, adopten las acciones necesarias para concluir con el proceso de registro contable de los valores recuperados por los pagos efectuados por duplicado, en la cuenta 112-21 Egresos realizados por Recuperar, situación que permitirá contar con información real.
2. Dispondrá al Coordinador General Jurídico que efectúe un estudio del Acuerdo Ministerial 119, con el fin de identificar y delimitar adecuadamente las funciones de las Subsecretarías de Tesorería de la Nación y de Contabilidad Gubernamental dentro del modelo del Sistema de Administración Financiera vigente.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES Regulaciones efectuadas por la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental
Varias cuentas auxiliares del mayor general 112-21 Egresos Realizados por Recuperar, reportadas como reguladas por parte del Subsecretario de Contabilidad Gubernamental en oficio SCG-CCEEF-2010-0394 de 30 de abril de 2010, fueron verificadas por Auditoría Interna, mostrándose con saldo deudor en los reportes del sistema informático eSIGEF, es decir como que no hubieran sido reguladas. Sin embargo estas regulaciones si se reflejan en el mayor general de la cuenta 112-21 Egresos Realizados por Recuperar. Situación que se presenta por la configuración y perfil de usuario, lo que impide tener la certeza del registro de las regulaciones de los valores recuperados a nivel de auxiliares Recomendación
Al Ministro de Finanzas
3. Dispondrá al Subsecretario de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, adopte las medidas correctivas del caso, a fin de que el sistema informático eSigef despliegue información contable confiable.
Reportes de recuperación y regulación por pagos duplicados
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación remitió a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, información de los valores recuperados por pagos duplicados, a fin de que proceda con la regulación respectiva en la cuenta 112-21 Egresos Realizados por Recuperar; sin embargo, esta última señala que muchos de estos valores no constan registrados y que por lo tanto no pueden realizar la regulación respectiva; no obstante, Auditoría determinó que varios de éstos si constan en la cuenta e incluso han sido regulados, situación que genera retraso en el registro de los valores reintegrados y que la información proporcionada no sea confiable. Recomendación
Al Ministro de Finanzas
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES 4. Dispondrá a los Subsecretarios de Tesorería de la Nación y Contabilidad Gubernamental, coordinen acciones a fin de acelerar el registro de los valores reintegrados y sanear la cuenta 112-21 Egresos Realizados por Recuperar en lo relacionado con los pagos duplicados. Reportes del eSIGEF sobre registro de valores recuperados
Los reportes que proporciona el sistema eSigef, respecto del mayor general de la cuenta Egresos Realizados por Recuperar, a nivel de auxiliares, de los beneficiarios de pagos duplicados y que han reintegrado dichos valores a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional CCU, arrojan saldos diferentes respecto de un mismo beneficiario, según el momento en que se consulta la información y sin que se haya efectuado ninguna operación en el proceso de la consulta para que cambie su saldo, lo que impide tener certeza de los saldos de los auxiliares de la cuenta 11221 Egresos Realizados por Recuperar.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
5. Dispondrá a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, instruya por escrito a la Directora de Desarrollo Tecnológico para que adopte los correctivos necesarios, a fin de que los reportes de los auxiliares de la cuenta 112-21 Egresos Realizados por Recuperar, desplieguen en el sistema información consistente y confiable en todo momento.
Regulaciones en los auxiliares de la cuenta 112-21
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental procedió a registrar las recuperaciones de valores por pagos duplicados en la cuenta 112-21 Egresos Realizados por Recuperar, a través de los respectivos asientos de regulación en el sistema informático eSigef, sin embargo en los auxiliares de los beneficiarios de los pagos duplicados, aparecen en el sistema en fechas posteriores, lo que ocasiona que la información proporcionada en estos reportes, no sea confiable.
Recomendación
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
Al Ministro de Finanzas
6. Dispondrá a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas imparta instrucciones por escrito a la Directora de Desarrollo Tecnológico para que adopte los correctivos necesarios, a fin de que en los reportes de los auxiliares se reflejen las regulaciones en el momento en que se efectúan, con el fin de contar con información real en cualquier momento, lo que facilitará a las autoridades la toma de decisiones.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL A LA GESTIÓN DE LA SUBSECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN DEL MINISTERIO DE FINANZAS
DEPENDENCIA
MINISTERIO DE FINANZAS
AREA
SUBSECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN
PERÍODO
17-02-2009 AL 31-12-2009 INF. No. AI-2010-09-06
Debe desarrollarse e implantarse un sistema de planificación completo en el Ministerio de Finanzas
No se ha elaborado, aprobado e implantado en forma completa un sistema de planificación específico para el Ministerio de Finanzas, coincidente con las disposiciones emitidas por la SENPLADES, lo que ha ocasionado que la planificación a largo, mediano y corto plazo, no se realice acorde a las necesidades reales del Ministerio de Finanzas si cuenta con los elementos que estructuran el sistema, pero Auditoria no comparte este criterio, debido a que la normativa que existe es general y no constituye un sistema de planificación específico para el Ministerio de Finanzas. Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a la Coordinadora General de Planificación, diseñe el sistema de planificación para el Ministerio de Finanzas, con todos sus elementos debidamente documentados y acorde con las disposiciones legales vigentes y las impartidas por la SENPLADES y presente para su revisión, aprobación, difusión e implantación
Plan Estratégico
El Ministerio de Finanzas no ha actualizado su planificación estratégica elaborada para el período 2003 – 2006, acorde con el nuevo rol asignado dentro de las atribuciones, responsabilidades y políticas de gobierno, situación que no le permite
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES contar con una herramienta que facilite orientar las acciones para el logro de los objetivos institucionales y nacionales a largo plazo. Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
2. Fijará los objetivos estratégicos institucionales, para que formen parte de la planificación estratégica institucional.
3. Dispondrá a la Coordinadora General de Planificación, Subsecretarios y Coordinadores Generales, que de manera participativa y en coordinación con la SENPLADES, concluyan la elaboración del Plan Estratégico Institucional, considerando los lineamientos emitidos por el señor Ministro, los objetivos contemplados en el Plan Nacional Para El Buen Vivir y las competencias, atribuciones y responsabilidades del Ministerio de Finanzas.
4. Dispondrá a la Coordinadora General de Planificación, que una vez aprobado y legalizado el Plan Estratégico, proceda a su difusión, aplicación y evaluación periódica. Plan Operativo Anual 2009
El Plan Operativo para el año 2009, no incluyó todos los elementos, programas, proyectos y actividades que forman parte de este documento y de la gestión que realizan, lo que impidió evaluar el trabajo de la Subsecretaría de Planificación y medir el cumplimiento del objetivo estratégico institucional. Sin embargo, en oficio MF-COORD-GRAL-PLANIF-DSyDPI-2010-017, los servidores manifestaron que en el POA 2008, si están claramente señalados los elementos antes comentados, sin adjuntar documentación que lo evidencie, por lo que Auditoria no comparte este criterio. Recomendaciones
A la Coordinadora General de Planificación
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES 5. Solicitará a la Coordinadora General Administrativa Financiera, disponga al Director de Recursos Humanos designe a un servidor, para que de manera conjunta con la Directora de Planificación e Inversión, elaboren un instructivo metodológico para el desarrollo del Plan Operativo Anual, con los formatos y matrices necesarios, considerando entre otros aspectos, los descritos en el presente comentario y las directrices de la SENPLADES.
6. Prepare un plan de capacitación para el personal del Ministerio de Finanzas, que participa en la elaboración del Plan Operativo Anual, considerando las necesidades en cada uno de los niveles de planificación y para su posterior seguimiento y evaluación, a fin de que se obtengan los resultados esperados.
A la Directora de Planificación e Inversión
7. Hasta que se desarrolle y apruebe el Instructivo Metodológico que se recomienda para la elaboración del Plan Operativo Anual, instruya al personal a su cargo y a las autoridades del portafolio, para que entre otros aspectos se consideren los siguientes:
a. A base de los objetivos del Plan Nacional para el Buen Vivir y los objetivos estratégicos definidos en los planes estratégico y plurianual, desagregue los objetivos operativos que permitan formular los programas, proyectos, acciones y actividades claves, a ser ejecutadas por cada unidad administrativa,
acorde
con
su
misión,
visión,
atribuciones
y
responsabilidades.
b. Formulen las metas en términos de tiempo, cantidad y calidad a fin de que constituyan una expresión cuantitativa o cualitativa de lo que se pretende lograr.
c. Definan los indicadores que permitan medir el logro de cada uno de los objetivos.
d.
Asignen tiempos lógicos y claros para alcanzar las metas y objetivos. En casos necesarios, elaboren cronogramas de actividades que contengan tiempos y responsables de ejecución, lo que facilitará el control.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
e. Determinen un tiempo estimado para la ejecución de actividades imprevistas.
8. Supervise en forma permanente el cumplimiento de las instrucciones emitidas para la elaboración de los Planes Operativos Anuales y tome las acciones correctivas que sean del caso.
Aprobación de los planes Plurianual y Operativo
Los Planes Plurianual 2007-2010 y Operativo 2009 para el Ministerio de Finanzas, no han sido aprobados por la autoridad institucional competente, hecho que facilita efectuar modificaciones sin autorización y que no haya continuidad en la ejecución de las actividades planificadas, impidiendo además contar con estos documentos debidamente validados previo a su ejecución.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
9. Dispondrá al Coordinador General Jurídico, efectúe un análisis para definir la autoridad competente para aprobar los planes: estratégico, plurianual y operativos del Ministerio de Finanzas, así como el mecanismo para ello. Esta asignación será incorporada en el Acuerdo 119 emitido el 19 de mayo de 2010
A la Coordinadora General de Planificación
10. Dispondrá a la Directora de Planificación e Inversión, incluya en los instructivos y manuales de procedimientos del Sistema de Planificación que se sugiere, el proceso de aprobación de los planes estratégico, plurianual y operativos, así como los mecanismos para ello. Evaluación del Plan Operativo Anual 2009, no cumplió su objetivo
No se realiza una adecuada evaluación del cumplimiento de los Planes Operativos en las diferentes Subsecretarías y Coordinaciones que integran el Ministerio de
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES Finanzas, hecho que impide conocer el avance real en el cumplimiento del Plan Operativo y obtener información para tomar acciones correctivas oportunas, retroalimentar el sistema y mejorarlo. Recomendaciones
A la Coordinadora General de Planificación
11. Defina conjuntamente con el Director de Información, Seguimiento y Evaluación, las directrices y
estrategias de monitoreo, seguimiento y evaluación de los
planes del Ministerio de Finanzas.
12. Solicite a la Coordinadora General Administrativa Financiera, disponga al Director de Recursos Humanos que conjuntamente con el Director de Información, Seguimiento y Evaluación, desarrollen métodos específicos y apropiados de seguimiento y medición de las acciones ejecutadas, documento que formará parte del sistema de planificación.
13. Defina los elementos mínimos que deben contener los informes gerenciales y técnicos de seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos, procurando que proporcionen fundamentos para la toma de decisiones y mejora continua. Además, deberá identificar a los responsables de su elaboración y suscripción, determinar el número de ejemplares y destinatarios. El nivel de vinculación de la Planificación con el Presupuesto, no permite evaluar la gestión institucional
El Plan Operativo anual para el año 2009, ajustado por la Subsecretaría de Planificación a abril de 2009, no ha sido vinculado de manera adecuada con la programación presupuestaria, situación que no permite medir la eficiencia y efectividad en el cumplimiento de lo planificado. Recomendación
Al Ministro de Finanzas
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES 14. Dispondrá a la Coordinadora General de Planificación, que en coordinación con la Directora Financiera, asignen los recursos a nivel de objetivos operativos. Manual de procedimientos
No se ha elaborado un Manual de Procedimientos, que permita conocer en detalle las actividades que se deben desarrollar en las diferentes fases y procesos de la planificación y de su seguimiento y evaluación, debido a la falta de aprobación de la nueva estructura legal, hecho que ha ocasionado que las labores se realicen a base de la costumbre y experiencia, sin que las responsabilidades individuales sean delimitadas y facilite la rotación de funciones. Recomendación
A la Coordinadora General de Planificación
15. Solicite a la Coordinadora General Administrativa Financiera, disponga al Director de Recursos Humanos, que en coordinación con los Directores de Planificación e Inversión, Información, Seguimiento y Evaluación, procedan a elaborar el Manual de Procedimientos para los procesos de planificación. Este Manual deberá incluir los formatos, registros, formularios y documentos que se utilizarán en los diferentes procedimientos desarrollados. Documentación y Archivo
La Subsecretaría de Planificación no ha definido la documentación básica que debe generar y recopilar para sustentar las operaciones de los procesos de planificación, seguimiento y evaluación, tampoco ha implantado sus archivos físicos, situación que dificulta la verificación posterior y la retroalimentación del sistema de planificación. Recomendaciones
A la Coordinadora General de Planificación
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES 16. En coordinación con los Directores de Planificación e Inversión; Información, Seguimiento y Evaluación, definirán los registros y la documentación básica que deben generar y recopilar para sustentar el desarrollo de cada una de sus actividades y productos.
17. Solicitará al Director de Certificación y Documentación, desarrolle e implante un sistema
de
archivos
para
la
Coordinación
General
de
Planificación,
considerando entre otros, los siguientes aspectos:
a. Formas de documentar y alimentar los archivos de la Coordinación. b. Conformación de expedientes y series documentales. c. Determinación de los Niveles de Archivos y flujos de la documentación en la Coordinación General de Planificación y en las diferentes unidades administrativas del Portafolio, que participan en los procesos de planificación, seguimiento y evaluación. d. Inventario de los documentos existentes. e. Métodos y formas de archivo. f.
Registros y formularios para el control de la documentación.
g. Determinación del valor de uso de los documentos y elaboración de la Tabla de Permanencia Documental.
18. Designe por escrito a un servidor, para que se responsabilice de la administración y manejo de los archivos de la Coordinación General de Planificación,
para
ello
deberá
instruir
respecto
a
normas,
políticas,
procedimientos, registros y asignar los recursos de espacio físico, mobiliario y materiales necesarios para su funcionamiento. Gestión de Riesgos
La Subsecretaría de Planificación no consideró en su POA, las actividades relacionadas con la gestión del riesgo institucional y su articulación con el Sistema Nacional Descentralizado de Gestión del Riesgo, a pesar de que ejecutó algunas de ellas, hecho que ha impedido fijar metas y objetivos claros, a fin de que las autoridades tomen decisiones oportunas para proteger a los bienes y servidores de la institución.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES Recomendaciones
A la Coordinadora General de Planificación
19. Dispondrá a la Directora de Planificación e Inversión, incluya en el Plan Operativo Anual, las metas, objetivos operativos y actividades relacionadas con la gestión de riesgos institucionales.
20. Concluirá con el proceso de análisis, diagnóstico y recomendaciones de la situación actual del edificio del Ministerio de Finanzas, a fin de eliminar los riesgos determinados y garantizar la seguridad de las personas, bienes e información de la institución.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL AL PAGO DE INTERESES AL INSTITUTO ECUATORIANO
DE
SEGURIDAD
SOCIAL
DE
LOS
FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE FINANZAS DEPENDENCIA
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
AREA
PAGO INTERESES AL IESS DE LOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE FINANZAS
PERÍODO
01-01-2007 AL 31-12-2008 INF. No. AI-2010-10-06
Cumplimiento de Recomendaciones Pago de aportes patronales y personales se realizan en plazos superiores a los establecidos por el IESS
Se canceló aportes personales y patronales en plazos superiores a los establecidos por el IESS, por varias causas, siendo las más relevantes las siguientes: falta de oportunidad en la aprobación y legalización de los Contratos de Servicios Ocasionales, aplicación inoportuna de la nueva escala de sueldos y errores en la digitación de los datos en el sistema e-SIGEF. Lo que ocasionó la elaboración y pago al IESS de planillas de ajustes con intereses por mora por un valor de 436,66 USD. Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a la Coordinadora General Administrativa Financiera, que previó al ingreso del personal a laborar en el Portafolio, mediante Contrato de Servicios Ocasionales o Nombramiento, se legalicen los documentos que les acredite a desempeñar sus actividades y
hayan sido notificados y registrados en la
Dirección de Recursos Humanos.
A la Coordinadora General Administrativa y Financiera
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES 2. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, que una vez legalizado el contrato o nombramiento, inscriba al servidor en el sistema del IESS desde el primer día de labores y remita el correspondiente aviso de entrada, dentro de los primeros quince días. En caso de modificaciones al sueldo o separaciones de los servidores, lo efectué dentro de los tres días posteriores.
3. Al Director de Administración de Recursos Humanos, remita a la Coordinación Financiera Institucional, los avisos de entrada, modificaciones y salida de los servidores y servidoras, dentro de los plazos establecidos por el IESS.
Criterios contradictorios en la aplicación de la base de aportación, para el pago de los fondos reserva de los servidores públicos
Se cancelaron planillas de ajustes de fondos de reserva, correspondientes a los años 2004, 2005, 2006 y 2007, con los respectivos intereses de mora, por existir criterios contradictorios emitidos por la Procuraduría General del Estado, IESS y SENRES respecto al valor que debe ser considerado como base para el cálculo de los fondos de reserva de los servidores públicos.
Recomendación
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
4. Dispondrá a la Directora Financiera, efectúe los pagos por concepto de fondos de reserva, dentro de los plazos establecidos por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, a fin de evitar la generación de intereses por mora.
Intereses de mora fueron cobrados por el IESS de manera indebida
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social,
generó de manera extemporánea la
planilla por fondos de reserva, sin embargo que el Ministerio efectuó el pago dentro de los plazos establecidos. Ocasionando que se cobre intereses por mora por 390.55 USD.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES Recomendación
A la Directora Financiera
5. Dispondrá al funcionario encargado de nómina, proceda a verificar la propiedad y legalidad de los valores determinados por el IESS, por concepto de intereses y multas por mora en el pago de obligaciones de los servidores y funcionarios del Portafolio, a fin de determinar su conformidad. Pago de préstamos quirografarios se realizan en plazos superiores a los establecidos por el IESS
Se efectuaron pagos fuera del tiempo establecido por el IESS, por concepto de préstamos quirografarios, debido a que se generó erróneamente el requerimiento de pago, sin desagregar la información de préstamos quirografarios e hipotecarios. Ocasionando que se tenga que efectuar regulaciones contables, con el correspondiente pago de intereses por mora por un valor de 722,63 USD. Recomendación
A la Directora Financiera
6. Dispondrá a los funcionarios encargados del manejo de nómina, que previamente a la solicitud de pago revisen y confirmen que
los datos
ingresados en el sistema e-SIPREN de las planillas por concepto de préstamos quirografarios e hipotecarios, se encuentren desagregados de acuerdo a los códigos respectivos, a fin de evitar el pago de intereses por mora.
Transferencias de recursos para el pago de obligaciones al IESS no son efectuadas oportunamente
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación, efectúo transferencias por préstamos quirografarios y fondos de reserva al IESS, en plazos superiores a los establecidos, debido a una decincronización en el sistema e-SIGEF, lo que obligó a la Subsecretaría de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas a efectuar los ajustes en horas no pico. Ocasionado que los CURS 5531 y 22 se paguen fuera
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES de los plazos establecidos, con el consecuente interés de mora por el valor de 243,83 USD. Recomendaciones
A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación
7. Elaborará un cronograma de actividades para el proceso de pago de obligaciones al IESS, en el que se consideren tiempos y responsables, desde la generación de la nómina hasta el pago efectivo y su verificación en el sistema del IESS, documento que será difundido a las instituciones para su cumplimiento, lo que evitará retrasos en el pago y la generación de intereses.
8.
Solicitará por escrito a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, soporte técnico oportuno, en el caso de presentarse problemas en el sistema, lo que evitará que las obligaciones sean canceladas fuera de los plazos establecidos por el IESS.
Registro de la cuenta “Egresos Realizados por Recuperar” debe contener información clara
Los registros de la cuenta 112-21-00 Egresos Realizados por Recuperar, que mantiene la Coordinación Financiera Institucional, en el año 2008, respecto a los intereses por mora pagados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, no revela en forma clara la naturaleza de las transacciones realizadas. Hecho que dificulta las labores de control posterior. Recomendación
A la Directora Financiera
9. Dispondrá, al Líder del Subproceso de Contabilidad, elabore en forma clara la descripción de las transacciones que se registran en la cuenta “Egresos Realizados por Recuperar”, a fin de facilitar la verificación interna y el control posterior.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL AL PERSONAL INCORPORADO QUE PRESTEN SUS SERVICIOS EN EL e-SIGEF
DEPENDENCIA
SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA
AREA
COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
PERÍODO
01-01-2009 AL 31-12-2009 INF. No. AI-2010-11-06
Seguimiento de Recomendaciones
Contratos por servicios ocasionales no suscritos oportunamente
En varios contratos de personal destinado a la Coordinación de Tecnología Informática, que prestaron sus servicios en el proyecto eSIGEF, se observó que la suscripción de los mismos no se realizó oportunamente, ocasionando que este personal inicie sus labores sin un documento debidamente legalizado. Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
1. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, elabore el plan anual de requerimientos de personal sustentándose en la actual estructura orgánica del Portafolio, en este se recogerán los requerimientos de personal de las diferentes autoridades de la institución, documento que servirá de base para iniciar oportunamente los respectivos procesos de contratación o renovación y la oportuna legalización previa al inicio labores.
2. Prepare un Manual de Procedimientos para la contratación ocasional de personal, observando disposiciones legales vigentes y de conformidad a la estructura orgánica vigente del Portafolio, fijando entre otras: políticas, niveles de autorización, plazos, responsables, detallando los procedimientos que debe cumplir cada unidad administrativa. Contratos registrados antes de la fecha de suscripción
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
Los inadecuados procedimientos adoptados, para la suscripción y registro de los contratos por servicios ocasionales del personal que prestó servicios en el e-SGEF, ocasionó inconsistencia en la información que consta en estos documentos. Recomendación A la Coordinadora General Administrativa Financiera
3. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, registre la fecha de aceptación de las partes en la respectiva cláusula del contrato de servicios ocasionales inmediatamente de ocurrido este acto, para luego continuar con el trámite hasta su culminación, diligencia que deberá ser considerada en el Manual que se sugiere en la recomendación 2 de este informe. Contratos ocasionales suscritos sin que el personal cumpla con los parámetros establecidos de educación, experiencia y capacitación
La transferencia de competencias del sistema e-SIGEF al Portafolio, obligó a contratar personal que laboró en el proyecto e-SIGEF, sin que cumpla con todos los parámetros establecidos por la autoridad para estos puestos, debido a que acreditaba la experiencia necesaria en el manejo y desarrollo del sistema. Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
4. Coordinará con la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, a fin efectuar un análisis del personal a contrato y establecer las reales necesidades de contar con el mismo, tomando en cuenta la actual estructura orgánica del Ministerio de Finanzas. Los resultados serán considerados en el plan anual de requerimientos de personal que consta en la recomendación 1 de este informe.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES 5. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, defina los requisitos que debe cumplir el personal a ser contratado para prestar sus servicios en la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, los que deberán estar acorde con los parámetros establecidos por las SENRES y las necesidades específicas del Portafolio, a fin de incluirlos en el Manual de Clasificación de Puestos.
Ausencia de declaración juramentada
El personal contratado del e-SIGEF no presentó la declaración
juramentada
adicional a la patrimonial y rentas, ocasionando que los expedientes no cuenten con la documentación completa que permita la verificación de los organismos de control. Recomendación Al Director de Administración de Recursos Humanos
6. Solicitará la presentación de la declaración juramentada adicional a la patrimonial que establece la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público a los servidores que se encuentren con Contratos de Servicios Ocasionales vigentes hasta el 31 de diciembre de 2010, documento que se incorporará a los respectivos expedientes. Retraso en la presentación de informes de actividades desarrolladas por los contratados
De la revisión selectiva de los informes de labores del personal de contrato se observó que estos son presentados luego de varios días de concluido el mes y en otros casos no se ubicaron, pues el contrato no contempla una cláusula que obligue a este personal presentar informe alguno, hecho que ocasionó que la Dirección Financiera no cuente con un documento que evidencie el cumplimiento de las labores asignadas a estos servidores, previo al pago de su remuneración. Recomendación
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
A la Coordinadora General Administrativa
7. Solicitará al Coordinador General Jurídico, que en la cláusula de actividades y productos de los contratos por servicios ocasionales, incluya un acápite que obligue al personal contratado a presentar a su jefe inmediato un informe mensual de labores ejecutadas, quien apruebe e informé por escrito a la Dirección Financiera, previo al pago de las remuneraciones.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN
ESPECIAL
A
LA
APLICABILIDAD
DE
LA
NORMATIVA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA EN EL eSIGEF DEPENDENCIA
COORDINACIÓ GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
AREA
APLICABILIDAD DE LA NORMATIVA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA EN EL e-SIGEF
PERÍODO
01-01-2008 AL 31-12-2009 INF. No. AI-2010-12-06
Módulo de Inventarios
La Unidad de Administración de Bienes del Ministerio de Finanzas, no cuenta con un programa informático integrado al e-SIGEF, para el registro y control de los bienes, lo que ha impedido que la Institución mantenga información centralizada del movimiento y administración de los mismos. Recomendación
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, de prioridad al desarrollo e implementación, de manera integrada al eSIGEF, el módulo de Gestión y Administración de Bienes e Inventarios, el mismo que a más de servir al Ministerio de Finanzas será utilizado por todas las entidades del Gobierno Central. Módulo de Evaluación Presupuestaria
La herramienta informática e-SIGEF, no cuenta con un módulo que apoye las actividades de evaluación institucional, lo que ha originado la utilización de mayor recurso humano con el correspondiente riesgo de errores. Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
2. Dispondrá al Subsecretario de Presupuestos, defina la metodología y los reportes necesarios para la evaluación institucional.
3. Dispondrá a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, a base de la metodología y parámetros definidos por la Subsecretaria de Presupuestos, desarrolle un módulo de apoyo a la evaluación presupuestaria institucional, integrado al e-SIGEF. Retenciones en la Fuente y Declaración de Impuestos
El sistema e-SIGEF no cuenta con opciones para la elaboración de las declaraciones de impuestos mensuales y el anexo transaccional simplificado, tampoco permite el registro y control de los anticipos de remuneraciones, a nivel de auxiliares contables, lo que demanda la utilización de tiempo adicional y el correspondiente riesgo de errores.
Módulo de Nómina
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
4. Dispondrá por escrito a los Subsecretarios y Coordinadores del Ministerio de Finanzas, determinen las necesidades de automatización de los procesos de sus unidades, para ser considerados en el sistema e-SIGEF, y soliciten su implantación a la Subsecretaría de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, con la documentación y justificativos correspondientes.
A la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas
5. Analice los requerimientos de las autoridades, determine la factibilidad de ejecución y sus prioridades, a fin de que considere dentro de su planificación anual el desarrollo de estos módulos integrados al e-SIGEF, de acuerdo a la disponibilidad de recursos.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES A la Coordinadora General Administrativa Financiera
6. Solicitará por escrito a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, le informe periódicamente sobre el avance del desarrollo del módulo tributario dentro del e-SIGEF hasta su conclusión e implementación.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL A LOS VALORES ADEUDADOS POR LAS EMPRESAS ELÉCTRICAS DE GENERACIÓN QUE FORMAN PARTE DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DEL EX INECEL Y ASUMIDOS POR EL MINISTERIO DE FINANZAS
DEPENDENCIA
MINISTERIO DE FINANZAS
AREA
VALORES ADEUDADOS POR LAS EMPRESAS ELÉCTRICAS DE GENERACIÓN QUE FORMAN PARTE DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN
DEL
EX
INECEL,
ASUMIDOS
POR
EL
MINISTERIO DE FINANZAS. PERÍODO
01-01-2008 AL 31-12-2009 INF. No. AI-2010-13-06
Cumplimiento de Recomendaciones Total adeudado por TERMOPICHINCHA S.A e HIDROPAUTE S.A., al Ministerio de Finanzas
El valor total de la deuda que asume el Ministerio de Finanzas de las Compañías de Generación Termoeléctrica Pichincha S.A, e Hidroeléctrica Paute S.A. al 23 de julio de 2008 según Auditoría sería de 477 868 163,28 USD, por los Convenios de Compensación de Adeudos 96, 97, 102 y 104. Monto no registrado en este Portafolio ni conciliado con estas Compañías. Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá al Subsecretario de Crédito Público, conciliará los saldos mantenidos por
las
Compañías
de
Generación
Termoeléctrica
Pichincha
S.A.
e
Hidroeléctrica Paute S.A. con los obtenidos por su Unidad, respecto de los Convenios de Compensación de Adeudos 96, 97, 102 y 104, tanto de intereses no considerados en los dos primeros convenios, así como el capital, intereses financieros y de diferimiento documentación de soporte.
de los dos restantes, sustentando con la
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
2. Dispondrá
a
los
Subsecretarios
de
Crédito
Público
y
Contabilidad
Gubernamental, una vez obtenidos los saldos conciliados, coordinaran el registro de los valores adeudados de las citadas Compañías, con el fin de disponer de los montos totales que asume el Ministerio de Finanzas y dar cumplimiento al Mandato Constitucional 15 de 23 de julio de 2008.
Cumplimiento del Mandato Constitucional 15 en lo relacionado con el Ministerio de Finanzas
El Ministerio de Finanzas cumplió con el Mandato 15, en la parte que corresponde a asumir las deudas de TERMOPICHINCHA S.A. e HIDROPAUTE S.A con el pago de sus obligaciones a los Organismos Internacionales de Crédito. Sin embargo, en lo que corresponde a los ajustes y el documento que libere a las citadas Compañías de la deuda con el Estado ecuatoriano a través del Ministerio de Finanzas, no se lo realizó
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
3. Una vez cumplidas las recomendaciones 1 y 2 de este Informe, dispondrá al Subsecretario de Crédito Público, deje sin efecto las deudas que constan en los Convenios de Compensación de Adeudos 102 y 104, de las Compañías de Generación Termoeléctrica Pichincha S.A. e Hidroeléctrica Paute S.A. con el Ministerio de Finanzas, dejando constancia de este acto en un documento debidamente legalizado y comunicará los resultados obtenidos, a los organismos de control pertinentes.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL A LA GESTIÓN DE LA SUBSECRETARÍA DE CONSISTENCIA MACROFISCAL
DEPENDENCIA
SUBSECRETARÍA DE CONSISTENCIA MACROFISCAL
AREA PERÍODO
01-01-2008 AL 31-12-2009 INF. No. AI-2010-14-06
Cumplimiento de Recomendaciones
No se emitieron Acciones de Personal para legitimar el cambio de los servidores a la Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal
La Coordinación de Recursos Humanos no emitió acciones de personal a los servidores que pasaron a la nueva Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal, lo que ocasionó que los expedientes no contengan estos documentos, ni exista registro de los períodos reales de actuación en cada unidad administrativa para dejar constancia de la historia laboral.
Recomendación
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
1. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, que cuando se efectúen cambios o actos relativos a la administración del recurso humano de este Portafolio, se emitan de manera oportuna las respectivas Acciones de Personal y se incorporen al expediente de cada uno de los servidores, lo que permitirá a la administración de la entidad, mantener actualizada la información y trayectoria institucional completa de los mismos. Sistema de Archivo
El proceso de documentación y archivo de la Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal, no es adecuado, pues no se ha definido la documentación básica, registros e información electrónica a ser generada, recopilada y archivada para
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES sustentar las actividades que realizan cada una de las áreas que la conforman, hecho que dificulta la verificación posterior. Recomendaciones
Al Subsecretario de Consistencia Macrofiscal
2. Solicitará al Director de Certificación y Documentación el asesoramiento necesario y emita políticas e instrucciones escritas, hasta que se desarrolle e implante el Sistema Integral de Archivos en el Ministerio de Finanzas, las que entre otros aspectos contendrán los siguientes:
a) Definirá la documentación básica, registros e información electrónica que se deben generar, recopilar o almacenar para sustentar cada una de las actividades que realizan, hasta obtener los productos.
b) Dispondrá a los servidores encargados de cumplir actividades que requieren la preparación de expedientes, ordenen los documentos generados y recibidos en el proceso, numeren las hojas que lo conforman y entreguen por escrito al Archivo General de la Subsecretaría, una vez concluido el trabajo asignado.
c) Establecerá por escrito las funciones de la secretaría, respecto a los procesos de recepción, registro, distribución y seguimiento de los trámites pendientes.
d) Asignará por escrito a un servidor o servidora que se encargue de la organización, manejo y custodia del Archivo General de la Subsecretaría, para lo cual proveerá del espacio físico, mobiliario adecuado y seguridades, para garantizar su conservación.
e) Dispondrá al responsable del Archivo de la Subsecretaría, ordene por series documentales los expedientes recibidos y elabore un inventario del acervo documental que mantiene bajo su custodia, a fin de facilitar el acceso a la información.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES Manual de Procedimientos Administrativos
La Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal no dispone de un manual de procedimientos administrativos aprobado y legalizado, que guíe el desarrollo de sus actividades, hecho que dificulta el seguimiento y evaluación posterior. Recomendaciones
Al Subsecretario de Consistencia Macrofiscal
3. Solicitará a la Coordinadora General Administrativa Financiera, disponga al Director de Administración de Recursos Humanos, que con la participación del personal de la Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal, revisen y complementen los procedimientos que constan en el proyecto de Manual de Procesos de la Subsecretaría, a fin de actualizarlo acorde a la estructura actual y los productos asignados a cada área, incluyendo además, los
formatos,
registros, formularios y documentos que deben generarse o recopilarse para sustentar los procesos y efectuar los controles necesarios.
4. Una vez revisado, aprobado y legalizado el
Manual de Procedimientos,
disponga por escrito su inmediata implantación. Planificación
La Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal no ha preparado en la parte que le corresponde, los planes estratégico y
plurianual, orientados a la Misión
Institucional y al Plan Nacional del Buen Vivir. Las matrices de los planes operativos 2008 y 2009 no contienen objetivos operativos que faciliten el cumplimiento de los objetivos estratégicos y la misión de la Subsecretaría, a través de metas, indicadores y actividades claramente definidas, situación que ha impedido que la Subsecretaría, cuente con un instrumento de planificación útil, que guíe en accionar de manera eficiente y eficaz. Recomendaciones
Al Subsecretario de Consistencia Macrofiscal
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES
5. Responsabilizará por escrito a cada uno de los Directores de la Subsecretaría, para que elaboren la planificación a largo, mediano y corto plazo de sus unidades.
6. Asignará por escrito a un servidor conocedor de las áreas que conforman la Subsecretaría, para que realice la coordinación de las actividades de planificación, previo el respectivo entrenamiento y capacitación en el tema.
7. Hasta que se desarrolle e implante un Sistema Integral de Planificación en el Ministerio de Finanzas.
a) Elaborará con la participación del personal de la Unidad y la asistencia de la Coordinación General de Planificación, los planes estratégico y plurianual de la Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal, orientados a su misión, atribuciones, responsabilidades y al Plan Plurianual del Portafolio.
b) Desagregará los objetivos operativos que sirven de base para la elaboración de los Planes Operativos Anuales de los años siguientes.
A los Directores de Programación Macrofiscal, Análisis y Estudios Fiscales y Análisis Sectorial:
8. Para la elaboración de los Planes Operativos Anuales, entre otros aspectos, consideren los siguientes:
a) Formularán metas medibles que reflejen los logros cuantitativos o cualitativos que se prevé alcanzar con determinados recursos y en un período de tiempo.
b) Definirán indicadores relacionados con los objetivos operativos que cubran todas las áreas de responsabilidad de la Dirección, a fin de que permitan monitorear la gestión y tomar las acciones correctivas oportunas.
c) Detallarán las actividades específicas por cada proyecto y programa.
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES d) Elaborarán un cronograma de actividades que especifique los pasos a ejecutarse por cada uno de los proyectos del Plan Operativo, con la identificación de los responsables, tiempos estimados de ejecución, recursos necesarios y productos a generar.
e) Considerará un porcentaje del tiempo asignado en el plan, para actividades imprevistas.
f)
Las actividades no concluidas en el período anterior, identificarlas como continuación en el nuevo año, a fin de revelar información histórica de cada una.
Evaluación del Plan Operativo Anual
No se ha realizado una adecuada evaluación del cumplimiento de los planes operativos anuales de la Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal. La información que contienen las Matrices de Seguimiento y Evaluación no evidencian en forma clara el avance y cumplimiento de las actividades planificadas, ni se acompaña un informe con los resultados de la evaluación realizada, lo que impide conocer la eficiencia y eficacia de la gestión a fin de tomar las acciones correctivas oportunas. Recomendaciones
Al Subsecretario de Consistencia Macrofiscal
9. Solicitará por escrito a la Coordinación General de Planificación, el asesoramiento necesario para que desarrolle, emita políticas y procedimientos de seguimiento y evaluación de los Planes Operativos Anuales, cuidando que:
a) Establezca canales de información que faciliten al servidor encargado de coordinar la planificación y evaluación, obtener información oportuna y confiable para realizar su trabajo.
b) Dispondrá a cada uno de los Directores de la Subsecretaría, se responsabilicen de los resultados de la evaluación a través de un informe
SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES que contenga entre otros aspectos los objetivos, metas y actividades planificadas y cumplidas, las reprogramadas y sus justificativos, las no cumplidas con sus causas y acciones correctivas, aplicación de indicadores y recomendaciones para el mejoramiento continuo.