SISTEMA CENTRALIZADO DE INFORMACION. UN MODELO OPERACIONAL PARA INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR

ROBERTO ARIZMENDI RODRIGUEZ*

INTRODUCCION El presente trabajo se ofrece como respuesta a una de las exigencias derivadas de las actividades cotidianas de la planificaci´ on, con un modelo aplicable a las instituciones de educaci´on superior del pa´ıs. Tres problemas, enlazados entre s´ı, han dificultado hist´oricamente la operaci´on exitosa de la planificaci´ on en los pa´ıses de Am´erica Latina. un marcado divorcio entre los centros de decisi´on y los ´organos de ejecuci´on, una toma de decisiones determinadas m´as por intereses pol´ıticos que por concepciones racionales de inter´es mayoritario, con la consecuente nulificaci´on de las propuestas de los ´organos de planeaci´ on, y una carencia de mecanismos adecuados de informaci´on que permitan el conocimiento de la realidad sobre la que se opera y ofrezcan de manera sistem´atica y oportuna los elementos que la planeaci´ on requiere. Los dos primeros problemas enunciados rebasan los alcances de este trabajo, pero podr´an resolverse con medidas administrativas de organizaci´ on y comunicaci´on interna, y una toma de conciencia por parte de los dirigentes de su papel social en el puesto que desempe˜ nan. El tercer problema es eminentemente operativo y por ello se presenta esta propuesta tendiente a cubrir uno de los aspectos que menos atenci´ on han recibido y que representa en u ´ltima instancia la base fundamental e indispensable para el ´exito de cualquier organismo planificador y en consecuencia tambi´en de cualquier instituci´ on; y es que no podemos negar que en un organismo o instituci´on, es su capacidad de informaci´ on lo que las distingue y califica. El presentar una aplicaci´ on en instituciones de educaci´on superior, responde a tres cuestiones: a) Se presupone la necesidad de la planeaci´on para el funcionamiento exitoso de cualquier entidad, en tanto que a trav´es de ella es posible prever y determinar su desarrollo, conociendo su realidad, fijando objetivos, tomando decisiones racionales y optimizando recursos. b) Se puede establecer como generalidad, que las instituciones de educaci´on superior en M´exico est´an comenzando a incluir dependencias de planeaci´on dentro de sus estructuras de organizaci´on ante el imperativo de salir de la etapa de improvisaci´ on. c) Las instituciones educativas deben aprovechar la experiencia de los tres primeros lustros de planificaci´ on en Am´erica Latina, dada la riqueza que esa experiencia entra˜ na para el pa´ıs por las caracter´ısticas similares en cuanto a los problemas y condiciones que enfrentan el resto de pa´ıses de la regi´on. Una de esas experiencias nos conduce a valorar adecuadamente los requerimientos de informaci´on por parte de los ´ organos planificadores, y a dise˜ nar sistemas informativos capaces de satisfacer tales requerimientos de manera eficiente. * Programa

Nacional de Formaci´ on de Profesores de la ANUIES.

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La alternativa que aqu´ı se presenta, intenta desplazar el concepto period´ıstico de la informaci´on y afirmarle a ´esta su papel determinante como fuente insustituible de elementos para la planeaci´on, la toma de decisiones, los procesos cognocitivos, la investigaci´ on cient´ıfica y la divulgaci´on. Se considera tambi´en que la operaci´ on eficiente de una instituci´on de ense˜ nanza superior exige la implantaci´ on de sistemas racionales de planeaci´ on, los cuales a su vez requieren, como ya se ha se˜ nalado, de un manejo adecuado de la informaci´ on como requisito de eficacia. Las universidades necesitan establecer canales adecuados para transmitir informaci´on clasificada y sistematizada que les permita una eficiente operaci´ on interna en lo acad´emico y administrativo, un servicio sustancial a la sociedad y una proyecci´ on real de su imagen, todo esto en dos planos temporales: a presente y a futuro. Por u ´ltimo, la informaci´ on que se recibe y genera en las instituciones de educaci´on superior carece de una coordinaci´ on central, que deriva en un manejo asistem´atico de ella y consideramos que esta situaci´on conduce generalmente a duplicar esfuerzos, a obstaculizar la recepci´on y a subutilizar recursos. LA INFORMACION EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR Las universidades e institutos de ense˜ nanza superior han concebido y manejado la informaci´on como proceso comunicacional de hechos, lo cual ha limitado las posibilidades de conocimiento y an´alisis profundos de los fen´ omenos sociales y los avances cient´ıficos. La excepci´ on la constituyen algunas instituciones que ante las exigencias de sus ´organos de planeaci´on, han comenzado a sistematizar y clasificar, en alguna medida, la gran cantidad de datos que reciben o generan constantemente, cubriendo as´ı otro campo distinto al de divulgaci´on. Quienes han adelantado en ese campo han sido instituciones que ejercen presupuestos altos y que han diversificado sus actividades por presi´ on misma de su acelerado crecimiento. Sin embargo, ´estas no representan sino un escaso porcentaje en cuanto al total de dichas instituciones y se encuentra en ´ıntima relaci´on con el surgimiento en su seno de dependencias encargadas de la planificaci´on. Aunque no es intenci´ on de este trabajo evaluar la actividad de las dependencias encargadas del planeamiento, se percibe la deficiencia con que hasta ahora han laborado, generalmente dedicadas a la recopilaci´on simple de informaci´ on estad´ıstica y a establecer planes de acci´on producto de estimaciones ligeras y con poco rigor cient´ıfico. Causa de ello ha sido en su mayor´ıa, la carencia de personal especializado y la escasez de recursos disponibles. Otros campos en los que se ha incursionado son los servicios de documentaci´on y de materiales audiovisuales, como extensi´ on de las actividades bibliotecarias y en el ejercicio de la docencia, respectivamente; pero estas experiencias son casos aislados y generalmente no sistematizados en relaci´on con los objetivos y estructuras generales de la instituci´ on. Independientemente de las instituciones que por exigencia de las labores de planeamiento han trabajado informaciones y datos con intenciones sistem´aticas y aquellas que han tenido o tienen experiencia en otros campos como los mencionados, la actividad de informaci´on generalmente se ha reducido a la creaci´ on y mantenimiento irregular de publicaciones peri´odicas con objetivos de divulgaci´on al exterior y escasamente para fortalecer sistemas organizados de comunicaci´on interna, as´ı como la creaci´on de oficinas de prensa o relaciones p´ ublicas para mantener un contacto permanente con los ´organos period´ısticos locales. Sin embargo, la caracter´ıstica de las actividades se˜ naladas ha sido: el operar una labor de informaci´ on unidireccional al exterior y haber estructurado sistemas de almacenamiento de datos con pocos conductos de servicio externo y subaprovechamiento por parte de personas y dependencias que integran la instituci´ on.

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LA INFORMACION Y EL PLANEAMIENTO La Informaci´ on Un concepto amplio de informaci´ on nos lleva necesariamente a rebasar los l´ımites de la concepci´on tradicional de enterar a alguien de una cosa o hecho, y a considerarla como el an´alisis e interrelaci´on de un grupo de datos1 rigurosamente ordenados. En el mundo actual ning´ un organismo es ajeno a la informaci´on, sea cual fuere su objetivo y su funcionamiento, pero s´ı depende del nivel de manejo de informaci´on su operaci´on cotidiana exitosa, en tanto que su utilizaci´ on adecuada aportar´ a la fundamentaci´on de las acciones que realice. La Planeaci´ on La planeaci´ on surge como el instrumento capaz de considerar objetivamente los recursos econ´omicos y humanos de una instituci´ on, sus objetivos y las alternativas de acci´on a corto y largo plazo para la previsi´ on de su desarrollo. En las instituciones de educaci´ on superior la planeaci´on es apenas un intento en proceso de consolidaci´ on. Su fortalecimiento y eficacia est´ a dependiendo de factores econ´omicos, humanos y organizativos racionalmente coordinados y ´ optimamente utilizados. Informaci´ on y Planeaci´ on Al implantarse mecanismos de planificaci´ on, se plantean tareas derivadas de la necesidad de recopilar informaci´ on cualitativamente distinta, en tanto que los ´organos receptores que la requieren internamente, la manejan con una visi´ on y a un nivel superiores a la utilizaci´on hecha por los ´organos anteriores; pero tambi´en se plantean tareas m´ as estrictas para sistematizar la recopilaci´on de esa informaci´on. La UNESCO ha reconocido que “el planeamiento de la ense˜ nanza entra˜ na necesariamente un estudio de car´ acter general. . . ”2 para lo cual le es indispensable consumir informaci´on esencial, rigurosamente clasificada no s´ olo de la instituci´ on, sino del medio ambiente, de las necesidades y exigencias de la regi´on que recibe directamente los beneficios de la acci´ on institucional, y de los requerimientos nacionales que de alguna manera le ata˜ nen. La recolecci´ on de datos sobre las situaciones presente y pasada, para analizarla, conocer y evaluar los problemas, y definir las posibles soluciones, es uno de los procesos fundamentales de la planeaci´on, ya que, como lo considera Greniewsk,3 un modelo -aun el m´as sencillo- dentro de cualquier sistema planificado, debe estar en contacto con el medio ambiente. Sin embargo, la informaci´ on para la planeaci´on se ha ce˜ nido casi exclusivamente al trabajo estad´ıstico, marginando consciente o inconscientemente el resto de informaciones igualmente importantes y v´alidas. La UNESCO registra que particularmente en los pa´ıses en v´ıas de desarrollo, la estad´ıstica es la actividad central de muchos servicios de planificaci´ on educativa. Informaci´ on y ejecuci´ on Si los organismos de planeaci´ on se consideran de vital importancia para la previsi´on del desarrollo de las instituciones, no menos importantes son los ´organos de administraci´on. La administraci´on educativa, para lograr niveles ´ optimos de eficiencia, requiere tambi´en del “establecimiento de un sistema de informaci´ on 1 El concepto dato se considera aqu´ ı como el detalle de una cosa o un fen´ omeno, necesario para llegar al conocimiento profundo de ello, y por lo tanto, como elemento b´ asico integrante de una informaci´ on. 2 DlEZ-HOECHLEITNER, R., “Planeamiento de la Educaci´ on”, en Aspectos sociales y econ´ omicos del planeamiento de la educaci´ on UNESCO, p. 87. 3 GRENIEWSK, HENRY, “Informaci´ on y Planificaci´ on”, en El Concepto de Informaci´ on en la ciencia contempor´ anea, p. 169.

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adecuado y de instrumentos de an´ alisis m´ as apropiados que faciliten a todas las partes interesadas un mejor conocimiento de la forma en que est´ a funcionando el sistema. . . y les brinde por lo tanto, una base m´ as racional para tomar decisiones y para aplicar medidas”.4 Para que no se le consigne de espontane´ısmo, la toma de decisiones deber´a tener tras de s´ı todo un c´ umulo de informaci´ on esencial y precisa. De su an´alisis profundo y el manejo de variables de interrelaci´on, deber´ an surgir las alternativas factibles y en u ´ltima instancia, la decisi´on final. Sabemos que “. . . la planificaci´ on real es fuente y destino de informaci´on. . . (y que, en su mayor´ıa). . . , las decisiones se adoptan en medio de incertidumbre generada por un horizonte de ignorancia, m´as o menos cercano en el tiempo y en el espacio”; por ello consideramos que “la informaci´on adecuada es esencial para aumentar las posibilidades de decisiones acertadas”.5 INFORMACION, DECENCIA E INVESTIGACION CIENTIFICA Una de las m´ as altas responsabilidades atribuidas a las instituciones de educaci´on superior lo es el ejercicio de la ense˜ nanza y la creatividad cient´ıfica, a trav´es de la docencia y la investigaci´on. Si aqu´ellas son tareas ineludibles para cualquier universidad, especial atenci´on deben darle las latinoamericanas -sobre todo a la investigaci´ on-, dado que ello representa un paso significativo en el intento de sus pa´ıses por salir de la etapa de subdesarrollo. Al margen de las metodolog´ıas que la ense˜ nanza utiliza y ha utilizado a trav´es del tiempo, el proceso educativo implica una aprehensi´ on de la acumulaci´ on hist´orica de la ciencia, sus t´ecnicas y m´etodos. Esta aprehensi´ on requiere a su vez, de la utilizaci´ on de informaci´on por diversos canales comunicacionales. Las tendencias actuales de renovaci´ on educativa, tratan de superar la ense˜ nanza basada en la comunicaci´ on de informaciones -en la cual el maestro asume el papel de emisor-, y establecer una metodolog´ıa basada en la tarea de coordinar y estimular el descubrimiento de la informaci´on por parte de los alumnos. Este cambio en el proceso ense˜ nanza-aprendizaje requiere de auxiliares del alumno en el trabajo de investigaci´on para allegarse la informaci´ on necesaria, tales como bibliotecas, hemerotecas, centros de documentaci´on, centros auxiliares de medios de comunicaci´ on, archivos, etc., perfectamente sistematizados y de f´acil acceso. Ya se ha se˜ nalado que toda teor´ıa del aprender, tiene que ser a la larga una rama de la teor´ıa de la informaci´ on. Y es que “ll´ amesele conocimiento o ll´amesele experiencia, es indispensable estar en posesi´on de una informaci´ on ampl´ısima. En el pasado, la mayor parte de esta informaci´on b´asica se transmiti´o verticalmente. . . actualmente, en cambio, la producci´ on de informaciones es tan amplia que en buena parte se transmite simult´ aneamente por medio de ´ organos no encuadrados en el sistema educativo formal. . . ”6 a los cuales deben acudir maestros y alumnos de manera permanente en busca de informaci´on. El tener una informaci´ on perfectamente clasificada facilita al usuario el acceso a ella y minimiza el tiempo utilizado en la investigaci´ on. En cuanto a la investigaci´ on cient´ıfica, ´esta es un proceso de avance acumulativo, en el cual la aportaci´ on de investigaciones anteriores sirven de base a las nuevas investigaciones y ´estas a su vez ser´an el punto de partida de las futuras incursiones en el campo de la ciencia. Por ello, para los investigadores es de importancia fundamental contar con sistemas de informaci´on cuyo acervo sea adecuadamente seleccionado a fin de ofrecer solamente informaciones esenciales y significativas. Adem´ as de considerar a la investigaci´ on como una de las m´as altas responsabilidades universitarias, no debemos olvidar que la planificaci´ on exige un apoyo continuo y creciente de la investigaci´on cient´ıfica para el desarrollo de las actividades que le son propias. Cuando las instituciones plantean innovaciones y actualizaciones en el campo de la ense˜ nanza o la investigaci´ on cient´ıfica, frecuentemente olvidan plantearse la reestructuraci´on de recursos auxiliares para adecuarlos 4 El

Planeamiento de la Educaci´ on, UNESCO, pp. 20-21. ARDITO BARLETTA Y OTROS,“La planificaci´ on para el desarrollo y los instrumentos reales de acci´ on gubernamental”, en Experiencias y problemas de la planificaci´ on en Am´ erica Latina, p. 116. 6 KENNETH RICHMOND, W., La Revoluci´ on de la Ense˜ nanza, pp. 36-37. 5 NICOLAS

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a tales innovaciones, tales como el dise˜ no arquitect´onico y el servicio de fuentes de informaci´on, con la consecuente anexi´ on a este u ´ltimo, de innovaciones tecnol´ogicas en materia de comunicaci´on. Si reconocemos la funci´ on b´ asica que cumplen estas fuentes de informaci´on, desde la biblioteca hasta el m´ as avanzado recurso electr´ onico auxiliar de la ense˜ nanza, como las videograbadoras o las computadoras, tenemos que reconocer tambi´en la inoperancia de nuevos sistemas de ense˜ nanza que operen con recursos auxiliares y t´ecnicas obsoletas. LA INFORMACION Y LA OPERACION ADMINISTRATIVA Dentro de la operaci´ on de cualquier organismo, la administraci´on intenta siempre la eficacia en la ejecuci´ on de sus actividades propias. Una administraci´ on eficaz cuenta con ´ organos de decisi´on y ´organos de ejecuci´on. Si los primeros han de considerar todos los factores internos y externos a la organizaci´on en su mayor profundidad para la toma de decisiones, les es inherente, pues, la exigencia de sistemas y canales de informaci´on adecuados para que las decisiones adoptadas sean las convenientes y oportunas para la organizaci´on en un momento dado. Ser´ an sus fuentes directas las dependencias encargadas de la planeaci´on institucional y el manejo de datos e informaci´ on. Los ´ organos de ejecuci´ on, a su vez, requieren para su funcionamiento exitoso de un flujo permanente de informaci´ on que les permita conocer en detalle cada una de las acciones a realizar. Adem´as, los elementos humanos que integran el n´ ucleo de ejecuci´ on, deber´an recibir incentivos que los haga part´ıcipes de la unidad coordinada que representa la acci´ on de cada uno para el logro final del objetivo propuesto. Esta segunda necesidad de los ´ organos de ejecuci´ on puede valerse de recursos comunicacionales diversos para satisfacerla. Mencionamos aqu´ı los requerimientos de los ´organos de ejecuci´on, por la posibilidad eventual de utilizar tambi´en los servicios de un sistema centralizado de informaci´on para el logro del ´exito administrativo de una instituci´ on. Sin embargo, para nuestra intenci´ on representa mayor importancia el hacer hincapi´e en el servicio que el sistema puede ofrecer a los ´ organos de planeaci´on y decisi´on, as´ı como a los de docencia e investigaci´ on, por ser su fuente primaria e imprescindible, aunque sin olvidar que cualquier dependencia encargada del planeamiento no le es posible realizar un trabajo eficaz, si no dispone de la colaboraci´on de una buena administraci´ on. LAS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR Y LA ESTRUCTURA SOCIAL Resulta redundante a estas fechas se˜ nalar una vez m´as que la universidad, las instituciones de educaci´ on superior, no son islas ni estructuras desligadas o aisladas de una sociedad. El Instituto Internacional de Estudios sobre la Educaci´on, en el encuentro latinoamericano promovido conjuntamente con el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educaci´on Superior, celebrado en septiembre de 1972, hizo hincapi´e nuevamente en que “la universidad debe cumplir con respecto a la sociedad las siguientes responsabilidades: a) Una responsabilidad cultural que consiste en conservar, acrecentar y transmitir la cultura al m´ aximo nivel, en forma escolarizada y no escolarizada. b) Una responsabilidad cr´ıtica que consiste en enjuiciar cient´ıficamente la realidad nacional. c) Una responsabilidad social que consiste en contribuir al desarrollo dando unidad a todos los sectores de la vida nacional.”

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“La Universidad debe estar integrada dentro del sistema general de la sociedad, concretamente con los sistemas cient´ıfico, tecnol´ ogico y cultural. De lo contrario dif´ıcilmente podr´a colaborar al desarrollo en forma efectiva, puesto que se dedicar´ a, probablemente, a actividades irrelevantes o est´eriles con relaci´on al progreso del pa´ıs”.7 De la condici´ on de las universidades, de ser subestructuras enclavadas en la estructura social global, aunada a las tareas cient´ıficas que les son inherentes, se deriva su capacidad para ofrecer alternativas factibles para el desarrollo de la naci´ on o de las zonas de beneficio. Pero a su vez, estas caracter´ısticas nos llevan necesariamente a reafirmar la exigencia de que los modelos y planes derivados de la planificaci´ on educativa en las instituciones de ense˜ nanza superior, sean parte integrante de todo un plan de educaci´ on, el que a su vez ser´a s´olo la expresi´on sectorial de un planeamiento de desarrollo general, sin que esto implique un menoscabo en el r´egimen de autonom´ıa que gozan algunas de esas instituciones, ni un detrimento en las acciones derivadas de su responsabilidad cr´ıtica. Los an´ alisis y alternativas que elaboren las instituciones de educaci´on superior deber´an tener como meta u ´ltima la participaci´ on cient´ıfica en las tareas de cambio y progreso. S´olo una acci´on en este sentido justifica la caracter´ıstica esencial del ejercicio cient´ıfico, que presupone un criterio humanista en la acepci´on m´ as amplia del t´ermino. La b´ usqueda y experimentaci´on de modelos y formas nuevas en el desarrollo general y en el sistema social de relaciones, ser´ an, pues, aportaciones fundamentales de las universidades a la estructura social; el ejercicio de esa b´ usqueda y esa experimentaci´on, aunado a su aplicaci´on en el medio social, es lo que delinear´ a en u ´ltima instancia los contornos de una nueva sociedad, cimentada en bases racionales de convivencia. Esta aportaci´ on de las universidades al sistema social deber´a realizarse paralelamente a las actividades docentes y de ninguna manera deber´ a releg´arsele como actividad secundaria. No menos importantes son las actividades que las universidades realizan para beneficio directo de la poblaci´ on, tal es el caso de los trabajos enmarcados bajo los rubros de extensi´on universitaria o difusi´on cultural. La acci´ on universitaria de aportaci´ on, deber´a ser conocida y comprendida por la poblaci´on para recibir de ella su apoyo, y en u ´ltima instancia, su identificaci´on desde el momento en que se concibe y formula como plan, hasta la ejecuci´ on detallada de cada acci´on concreta. De la misma manera, los planes de expansi´on de las instituciones de ense˜ nanza superior, estar´an supeditados a la opini´ on p´ ublica, a la comprensi´ on y apoyo de la poblaci´on que integra el n´ ucleo central de beneficio. No hay que olvidar en ning´ un momento, el peso de una opini´on p´ ublica en el ´exito o fracaso de la actividad de un ´ organo de planificaci´ on. El manejo eficiente de informaci´ on y la utilizaci´on de los canales adecuados, ser´an el determinante de medici´ on del ´exito de una empresa. DIRECCION CENTRAL DE INFORMACION Hemos se˜ nalado ya algunas de las ´ areas -dentro de las instituciones de educaci´on superior-, que de alguna manera requieren para su funcionamiento, de un servicio de informaci´on. Sirva ello como antecedente obligado y marco sustancial para el funcionamiento del sistema centralizado de informaci´on en instituciones de educaci´ on superior.

7 Misi´ on

de la Universidad en Am´ erica Latina, IIEE, p. 125.

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OBJETIVOS Objetivo general Analizar, clasificar, conservar y canalizar la informaci´on que se recibe o genera en la instituci´on, de tal manera que pueda ser utilizada adecuada y eficientemente por los ´organos directivos de la instituci´ on como fundamento de sus decisiones, y por personas, dependencias u organismos que requieran de ella. Objetivos particulares Proporcionar a la instituci´ on, la informaci´on y los datos requeridos para la planeaci´on, y a sus ´organos directivos los elementos necesarios para la toma de decisiones. Tener disponible material informativo rigurosamente organizado, que pueda ser utilizado por personas o dependencias -internas y externas- en sus investigaciones y procesos de conocimiento. Proporcionar a la opini´ on p´ ublica, la informaci´on elaborada o reelaborada por la instituci´on, a trav´es de los medios de comunicaci´ on de que ´esta disponga. Establecer mecanismos operativos que permitan implantar sistemas permanentes de retroalimentaci´ on entre la instituci´ on y sus elementos integrantes, y la instituci´on y las personas o entidades externas a ella.

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ORGANIZACION Aun cuando la estructura administrativa y los recursos de que dispone cada instituci´on de educaci´ on superior, determinar´ an la manera en que se organizar´a la Direcci´on central de informaci´on o la dependencia que, bajo cualquier nominaci´ on, se encargue del funcionamiento del sistema, deber´an considerarse ciertos lineamientos generales que confluyan en una estructura organizativa tipo, factible de operar de esa manera o bien adicionando o suprimiendo funciones y ´organos de ejecuci´on. Esta dependencia deber´ a estar colocada jer´arquicamente en el segundo nivel, esto es, en el nivel de las direcciones o departamentos -seg´ un la estructura adoptada por la instituci´on (ver gr´afico 1). En el modelo se nominar´ a Direcci´ on central de informaci´on.

Deber´ a contar con una jefatura de la direcci´on y tres unidades b´asicas: de recepci´on, de producci´ on y de servicios. Cada unidad contar´ a con oficinas o secciones especializadas en el ejercicio concreto del trabajo propio del sistema centralizado de informaci´on (ver gr´afico 2). Se˜ nalaremos en seguida los objetivos, funciones y relaciones de cada uno de los elementos que integran esa estructura.

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Director Objetivo: Lograr la eficiencia del sistema a trav´es del cumplimiento de los objetivos propuestos y las funciones asignadas. Funciones: Coordinar y supervisar las actividades programadas por las diversas unidades que integran el sistema. Establecer el punto de contacto entre los o´rganos directivos de la instituci´on y los elementos integrantes de la Direcci´on. Coordinar junto con otras dependencias de la instituci´on, las actividades de responsabilidad compartida en las que participe. Relaciones Internas: Con los jefes de unidad para la decisi´on y supervisi´on del trabajo de la Direcci´on. Con todas las dependencias y direcciones (o departamentos) para coordinaci´on general de las labores de la instituci´on. Relaciones Externas: Con las oficinas, dependencias, instituciones, entidades u organismos que sean usuarios o fuentes del sistema.

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Unidad de Recepci´ on Objetivo: Captar y analizar la informaci´on que recibe la instituci´on. Funciones: Realizar an´ alisis permanente de las fuentes para la selecci´on de los datos e informaci´on de importancia para la instituci´on. Registrar toda la informaci´ on externa que se recibe en la instituci´on. Seleccionar la informaci´ on significativa, en funci´on de su uso. Realizar an´ alisis de contenido de la informaci´on recibida. Clasificar la informaci´ on. Canalizar la informaci´ on a los centros de servicio. Relaciones Internas: Con cada una de las oficinas dependientes de la unidad de servicios para la canalizaci´on de la informaci´ on debidamente procesada. Con las oficinas de la unidad de producci´on para conocer sus requerimientos de informaci´ on externa. Con todas las dependencias de la instituci´on para saber de las necesidades que en cuanto a informaci´ on tienen, y considerarlas en sus an´alisis de fuentes y sus decisiones de adquisici´ on. Relaciones Externas: Con las diversas fuentes externas de informaci´on.

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Unidad de Producci´ on Esta unidad ser´ a la base del sistema, en tanto que ser´a la que coordine todo el material informativo elaborado por la instituci´ on. Tendr´ a el apoyo de la unidad de recepci´on y coordinar´a centralmente la producci´ on del material de las oficinas que operen en cualesquiera de las dependencias administrativas y acad´emicas de la instituci´on. Elaborar´a o propiciar´a la elaboraci´on de los materiales e informaciones requeridas y que no estuvieren dise˜ nados (ver gr´afico 3).

Objetivo: Coordinar internamente toda la producci´on de material informativo que realice la instituci´ on. Funciones: Producir material informativo requerido, a criterio de la unidad o a petici´on expresa de cualquier dependencia de la instituci´on. Coordinar la producci´ on de material informativo que se realiza en otras dependencias de la instituci´ on. Relaciones Internas: Con todas las dependencias de la instituci´on que producen o requieren de material informativo.

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Oficina de Investigaci´ on Cient´ıfica Objetivo: Coordinar todos los trabajos de investigaci´on cient´ıfica que se realizan en la instituci´on. Funciones: Promover la realizaci´ on peri´odica de reuniones por ´area, en las que participen todos los directores de Centros de investigaci´on especializada que operan en la instituci´on, a fin de evitar duplicidad y establecer convenios de cooperaci´on. Por ejemplo, el coordinador del ´ area de ciencias sociales y administrativas reunir´a peri´odicamente a los directores de los centros de investigaci´on especializada, dentro del campo de tales disciplinas, sin importar su dependencia org´anica, sino s´olo las tareas de investigaci´on asignadas. Realizar por cuenta propia investigaciones especiales, estando sujetas tambi´en a la coordinaci´ on de trabajos del ´ area a que corresponda la investigaci´on dise˜ nada. Relaciones Internas: Con los centros de investigaci´on cient´ıfica de la instituci´on. Relaciones Externas: Con otros centros de instituciones de investigaci´on cient´ıfica. Con dependencias o entidades externas que soliciten investigaciones a la instituci´on. Oficina de Estad´ıstica Objetivo: Realizar todos los trabajos estad´ısticos que requiera la instituci´on o cualquiera de sus dependencias administrativas y docentes. Funciones: Realizar el trabajo de acumulaci´on y an´alisis estad´ıstico requerido. Relaciones Internas: Con todas las dependencias de la instituci´on. Relaciones Externas: Con otras oficinas encargadas de labores estad´ısticas. Con las fuentes externas de datos o informaciones estad´ısticas.

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Oficina de Prensa Objetivo: Producir toda la informaci´ on period´ıstica de la instituci´on. Funciones: Recolectar datos sobre hechos y decisiones de la instituci´on o de aquellos que sin ser de la instituci´ on, le ata˜ nan directa o indirectamente. Redactar las notas informativas. Relaciones Internas: Con todas las dependencias de la instituci´on, en tanto que fuentes internas. Relaciones Externas: Con todas las fuentes informativas externas. Oficina de Publicaciones Objetivo: Coordinar la edici´ on de todos los materiales impresos de la instituci´on. Funciones: Preparar y supervisar la impresi´on de las publicaciones peri´odicas, publicaciones institucionales (informes, anuarios, memorias, reglamentos, etc.), libros y material publicitario o de divulgaci´ on de cualquiera de las dependencias de la instituci´on. Oficina de recursos comunicacionales Objetivo: Proporcionar todos los materiales comunicacionales que la docencia, investigaci´on o administraci´ on requieran para su funcionamiento. Funciones: Elaborar todo el material auxiliar audiovisual que se necesite, como grabaciones, films, videos, filminas, placas, fotograf´ıas, sonoramas, microfilms, microfichas, etc. Relaciones Internas: Con todas las dependencias de la instituci´on. Unidad de Servicios Esta unidad ser´ a el canal emisor de la informaci´on para los usuarios internos y externos que la requieran. Para lograr la funcionalidad del sistema, coordinar´a todos los centros de servicio que operen en la instituci´ on, a fin de sistematizar la conservaci´on y el acceso a los materiales. Objetivo: Coordinar todos los canales de uso de la informaci´on que produce el sistema centralizado de informaci´ on, y que utilizan los usuarios internos y externos. Funciones: Ofrecer a los usuarios internos todo el material requerido, y a los usuarios externos el material disponible, ambos perfectamente sistematizados y f´acilmente accesibles. Relaciones: Con los usuarios internos y externos. 13

Oficina de Centros de Informaci´ on8 Objetivo: Coordinar la conservaci´ on, clasificaci´on y sistemas de acceso al acervo bibliogr´afico, hemerogr´ afico, documental, f´ılmico, grabado, microfilmado y microfichado, de cada uno de los centros de documentaci´ on de escuelas, facultades, institutos y dependencias de la instituci´ on. Funciones: Elaborar un sistema u ´nico de clasificaci´on, conservaci´on y servicios del acervo de los centros de documentaci´ on, auxiliar en la aplicaci´on de ´estos y supervisar su funcionamiento eficaz. Relaciones Internas: Con todos los centros de informaci´on. Con las dependencias internas para conocer sus necesidades y sugerencias Con las oficinas de an´ alisis y registro, de investigaci´on cient´ıfica, de estad´ıstica, de publicaciones y de recursos comunicacionales, para la recepci´on de sus productos. Relaciones Externas: Con dependencias similares para intercambio de experiencias y colaboraci´on mutua. Oficina de An´ alisis Institucional Objetivo: Coordinar la investigaci´ on y recopilaci´on de la informaci´on requerida por las dependencias internas sobre la instituci´ on. Funciones: Recabar los datos e informaciones relacionadas con la instituci´on, solicitada por las dependencias internas. Relaciones Internas: Con los ´ organos de decisi´ on. Con el ´ organo de planificaci´on. Con todas las dependencias, para la recopilaci´on de los datos e informaci´on. Oficina de Archivos Objetivo: Coordinar la conservaci´ on y clasificaci´on de los archivos de la instituci´on y ofrecer un sistema tal, que evite duplicidad de esfuerzos y agilice la utilizaci´on. Funciones: Elaborar un sistema u ´nico de clasificaci´on, conservaci´on y uso de los archivos de las diversas dependencias de la instituci´ on. Relaciones Internas: Con todas las dependencias de la instituci´on.

8 Ver

descripci´ on y concepto de centros de informaci´ on en la p´ agina 61.

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Oficina de Relaciones P´ ublicas Objetivo: Centralizar las relaciones de la instituci´on con el exterior. Funciones: Canalizar la informaci´ on period´ıstica de la instituci´on dedicada a los medios de comunicaci´ on. Atender a quienes visiten a la instituci´on. Coordinar la organizaci´ on de eventos especiales. Relaciones Internas: Con la oficina de prensa, de manera especial. Con todas las dependencias de la instituci´on. Relaciones Externas: Por su car´ acter, es la oficina a trav´es de la cual se canaliza el contacto con personas y entidades externas.

OPERACION En su operaci´ on, la Direcci´ on central de informaci´on funcionar´a precisamente como n´ ucleo central para la emisi´ on y recepci´ on de la informaci´ on interna y externa. En este sentido, ser´a una fuente de servicio para personas y dependencias internas, as´ı como para entidades externas (ver gr´afico 4), buscando fundamentalmente servir de apoyo a la instituci´ on en las tres ´areas b´asicas de su funci´on: docencia, investigaci´ on y extensi´ on.

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Para lograr un trabajo eficiente, la Direcci´on central de informaci´on deber´a adoptar mecanismos flexibles de operaci´ on a fin de evitar tr´ amites y procedimientos que conformen una estructura burocr´atica, con las consecuencias que esto entra˜ na. Se hace hincapi´e en este aspecto, ya que la enorme cantidad de material a manejar, el control central de un gran n´ umero de actividades y la coordinaci´on de diversas oficinas -labores propias del sistema-, pueden convertir a ´este en una estructura lenta, en caso de no adecuarle canales din´amicos de operaci´on, lo que entorpecer´ıa la marcha general de la instituci´on en lugar de auxiliarla en el logro de sus objetivos. Las t´ecnicas adoptadas para el an´ alisis, clasificaci´on y uso de la informaci´on deber´an ser u ´nicas para todo el sistema, a fin de facilitar su manejo y el acceso de los usuarios a ella. Tal ser´ıa el caso, por ejemplo, del r´egimen de acceso o de los sistemas de clasificaci´on, en sus rubros generales, para los centros de informaci´ on y los archivos. En tanto que la unidad de servicios ser´ a quien coordine la canalizaci´on de la informaci´on tanto interna como externamente, el flujo de informaci´ on desembocar´a en dicha unidad, de ah´ı a los usuarios, quienes retroalimentar´ an permanentemente al sistema, iniciando as´ı, nuevamente el proceso (ver gr´afico 5).

Medios a utilizar En su operaci´ on, el sistema utilizar´ a medios diversos para la canalizaci´on de la informaci´on a receptores internos y externos. Enunciaremos algunos de ellos que por su importancia merecen mencionarse, aunque en la pr´ actica cada instituci´ on dise˜ nar´ a los medios que considere m´as adecuados conforme a la experiencia en el funcionamiento espec´ıfico del sistema y a sus recursos disponibles. Destacamos, pues, tres tipos de medios, agrupados bajo los rubros de: informes, medios impresos y centros de informaci´ on. 16

Informes Los informes que elabore el sistema podemos clasificarlos en: Informes peri´ odicos. Informes espec´ıficos. Ambos informes ser´ an elaborados o coordinados fundamentalmente por la oficina de an´alisis institucional, y dirigidos a los ´ organos de planificaci´ on, de decisi´on y de ejecuci´on. Los primeros ser´ an preparados peri´ odicamente, conteniendo informaci´on relevante y significativa sobre aspectos de inter´es para los ´ organos receptores se˜ nalados. Los segundos se elaborar´an a petici´on expresa de cualquiera de esos ´ organos, bajo los lineamientos y directrices marcados por ellos en funci´on de su inter´es inmediato. Esto servir´ a como ya hemos mencionado al inicio del documento, para auxiliar en las tareas de previsi´ on del desarrollo institucional, la toma de decisiones y la ejecuci´on de ´estas. Medios impresos De gran importancia para una instituci´ on de educaci´on superior es la preparaci´on y edici´on de publicaciones peri´ odicas (revistas, peri´ odicos, boletines, etc.), publicaciones institucionales (anuarios, memorias, reglamentos, etc.), documentos, avances de investigaci´on, panfletos, folletos, carteles y material publicitario, as´ı como el impulso creciente a la labor editorial propia. Estos medios estar´ an dirigidos a receptores internos y externos, y representan para la instituci´on la proyecci´ on de su imagen. Centros de informaci´ on El centro de informaci´ on es la concepci´ on moderna de la biblioteca. Como auxiliar b´asico indispensable en las labores de investigaci´ on y el proceso ense˜ nanza-aprendizaje, el funcionamiento y estructura tradicionales de la biblioteca conducen a un ofrecimiento muy limitado de servicios. En t´erminos muy generales, el centro de informaci´on deber´a concentrar en su acervo todo lo referente a material bibliogr´ afico, hemerogr´ afico, documental, f´ılmico, grabado, microfilmado, microfichado e incorporar´ a todos los nuevos medios de comunicaci´on auxiliares de la ense˜ nanza y la investigaci´on cient´ıfica. De esta manera se evitar´ a la duplicidad de trabajo en la conservaci´on y consulta de materiales que ahora se clasifican como impresos por un lado y audiovisuales por otro, superando la instalaci´on de centros de uso independientes que normalmente conducen a una competencia irracional y a entorpecer las labores de servicio que les son propias. BIBLIOGRAFIA ARIAS, Carlos L., Fundamentos de la Comunicaci´on, edici´on mimeogr´afica del Instituto Interamericano de Ciencias Agr´ıcolas de la OEA, M´exico, s/f. ARIAS GALICIA, Fernando, Administraci´on de recursos humanos, Ed. Trillas, M´exico, 1973. DE AZEVEDO, Fernando, Sociolog´ıa de la Educaci´on, Ed. Fondo de Cultura Econ´omica, M´exico, 1973. DUHALT KRAUSS, Miguel, T´ecnicas de Comunicaci´on Administrativa, UNAM, M´exico, 1974. FAURE, Edgar, y otros, Aprender a ser, Alianza Editorial UNESCO, Madrid, 1973. FLORES, Dagoberto, “Sistemas de informaci´on en la planeaci´on y administraci´on universitarias”, ponencia presentada en el Seminario sobre planeaci´ on universitaria, UNAM, M´exico, 1969.

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