Sistema Integrado de Gestión

INSTRUCTIVO PARA ADQUISICIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

Versión 4

Código: GA.3,0,4.19.03.09

Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA

Junio de 2016

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Código: GA.3,0,4.19.03.09 Fecha: 24/06/2016 Versión: 4 Página 2 de 18

INTRODUCCIÓN La inclusión de las tecnologías de la información y las comunicaciones en Colombia son un hecho y para estar a la vanguardia de esta transformación, se debe implementar la Estrategia de Gobierno impulsada por el Ministerio de las TIC, buscando mejorar la calidad de los trámites y servicios, por lo cual, la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, crea este documento con el propósito de identificar las características básicas para la adquisición de Software, hardware, redes, sistemas de información y servicios de asesoría tecnológica requerida que le garanticen seguridad, calidad y pertinencia en la gestión.

1. OBJETIVO Guiar la institución en la adquisición tecnológica para reflexionar y garantizar las cotizaciones y compra de hardware, software, telecomunicaciones, asesorías y demás relacionadas. 2. ALCANCE Aplica para todos lo relacionado con tecnologías de la información y las comunicaciones institucionales que se requiera actualizar o adquirir.

3. NORMATIVIDAD La normativa aplicable a el Instructivo para Adquisición o Actualización de la Infraestructura Tecnológica, se encuentra documentado en el Portal Institucional en la URL:http://www.endeporte.edu.co/institucional/informaciongeneral/normatividad y en la Intranet Institucional en la URL:http://www.endeporte.edu.co/intranet/index.php/la-entidad/normogramainstitucional-por-procesos

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4. DEFINICIONES Las definiciones tecnológicas permiten entender con qué fin se adquieren los recursos TIC. Access Point o Punto de acceso inalámbrico: (WAP o AP por sus siglas en inglés: Wireless Access Point) En una red de computadores, es un dispositivo que interconecta dispositivos de comunicación inalámbrica para formar una red inalámbrica. Normalmente un Access Point también puede conectarse a una red cableada, y puede transmitir datos entre los dispositivos conectados a la red cable y los dispositivos inalámbricos. Administrador de Red: Es la persona encargada de la administración de la red. Entre sus actividades incluye la administración, mantenimiento y monitoreo de los equipos de comunicaciones y servidores que conforman la red: switches, routers, firewalls, entre otros. Aseguramiento de calidad: Asesoramiento externo para controlar la ejecución correcta de un proyecto, de acuerdo a los parámetros o métrica prevista. Base de Datos: (Data Base): Conjunto de datos relacionados que se almacenan de forma que se pueda acceder a ellos de manera sencilla, con la posibilidad de relacionarlos, ordenarlos en base a diferentes criterios, etc. Las bases de datos son uno de los grupos de aplicaciones de productividad personal más extendidos. Consultoría de implementación: Tareas necesarias para que el software de aplicación funcione en el entorno de su empresa. Consultoría previa: Temas de asesoría para la evaluación y selección. Desarrollos especiales: Programas necesarios para integrar a software de aplicación licenciado o libre.

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Hardware: Equipamiento necesario, Servidores nuevos o actualización de los existentes, unidades de disco nuevas, equipamiento de soporte o respaldo. Herramientas: Licencias de bases de datos, licencias de compiladores, software de seguridad, software de backup. Infraestructura técnica: Red de comunicación local; instalación de redes en plantas locales, depósito de distribución, adecuación de red eléctrica, unidades de energía ininterrumpida, monitor de desempeño de la red. Licencia de software: Autorización de uso de un producto o aplicación de negocio. Mantenimiento: Equipar, mantener y respaldar necesariamente equipos nuevos o actualización de existentes. Recurso humano: Capacitación del personal requerido para un proyecto, capacitación funcional, incorporación a nuevo perfil. Soporte: Servicio de asistencia post implementación para dar respaldo ante posibles fallas o errores del sistema. Software: Programa o conjunto de programas de cómputo que incluye datos, procedimientos y pautas que permiten realizar distintas tareas en un sistema informático. TIC: Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

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5. CONSIDERACIONES GENERALES Para realizar cualquier adquisición de Software o Hardware, se deberán considerar los siguientes puntos: Solicitud de propuesta. Requerimiento tecnológico que se origina con base a una solicitud que hace el usuario para satisfacer una necesidad específica de un área de trabajo y que para fijar los parámetros, debe calcular los objetivos y las políticas y buscar la asesoría de la Unidad de Sistemas para el análisis y clarificación con los proveedores tecnológicos y finalmente entregar a la dependencia designada para autorizar el trámite de la adquisición e implementación Evaluación de propuesta. Previamente, debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de establecer los tipos de tecnología requerida para implementación, posteriormente se hace un análisis de la información obtenida y para establecer la operatividad, viabilidad y pertinencia. Financiamiento. Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a través de créditos. Para el caso de centros de cómputo destinados a la educación pública no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institución educativa cuente con un área destinada a la producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del financiamiento. Negociación de Contrato. La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación tecnológica a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, licencias, seguridad, capacitación, asesoría técnica, entre otros. Permisos y Licencias El uso de Hardware y de Software autorizado está regulado por las siguientes normas: Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

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● Toda dependencia podrá utilizar ÚNICAMENTE el hardware y el software que el Unidad de sistemas le haya instalado y oficializado mediante la " entrega de servicio de equipos y/o software". ● Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la institución, su copia, sustracción, daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la IU. Escuela Nacional del Deporte, será sancionada de acuerdo con las normas internas de la Institución. ● La Unidad de Sistemas llevará el control del hardware y el software instalado, basándose en el código (AS000) de creación de cada equipo (CPU) y el número oficial de inventario institucional si lo tiene. ● La Unidad de Sistemas instalará el software en cada computador e indicara al usuario las responsabilidades y en caso de ser software específico, se le recomendará el archivo en lugar seguro los instaladores si son físicos, de lo contrarios en archivo digital (local y virtual) como responsable del mismo. ● Los medios magnéticos que contienen el software original como herramientas ofimáticas, serán administradas y almacenadas por la Unidad de Sistemas, el personal de apoyo debe guardar confidencialidad sobre los mismos y entender que son herramienta de trabajo. ● La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por la Unidad de Sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializará su entrega al área respectiva mediante el formato de "Entrega del servicio” de Equipos y/o Software". ● Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por la Unidad de Sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área y usuario respectivo y será notificada a dependencia de Bienes y Servicios para el trámite administrativo pertinente.

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Para la adquisición de software en general, se deben tener en cuenta los derechos de autor. El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación a los derechos de autor. Derechos de autor y licencia de uso de software. El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de amparo jurídico pensado para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio tangible o intangible. Las obras literarias (contenidas los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor. El titular de los derechos de autor tiene el derecho especial para efectuar y autorizar las siguientes acciones: ● Realizar copias o reproducciones de las obras. ● Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor. ● Distribuir entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otro suministro de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o préstamo. ● Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor. ● Importar el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras protegidas. Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

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5.1 Software El software para Computadores se puede clasificar en los siguientes tipos: ● Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red. ● Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de cálculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, entre otros. ● Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja, adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema de contable, sistemas de Inventarios, entre otros. Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como aquellos paquetes de usuario final y de sistemas aplicativos, que la Unidad de Sistemas ha instalado, previo visto bueno para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para su uso.

Esquema de licenciamiento del software y condiciones de actualización. Si se trata de una compra de software, se debe especificar adicionalmente: Tipo de sistema operativo: indicar para que se requiere (anexar respectiva licencia si aplica) y para qué equipo de cómputo. El tipo de licencia: indicar el número de usuarios, si es para uso local (en 1 equipo) o en red (compartido entre varios: ¿cuántos usuarios a la vez?), si es de

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tiempo limitado (qué período) o permanente, y si se requiere licencia completa o de actualización. Requerimientos adicionales en la adquisición de software: requerir manuales y/o guías, medio magnéticos (CD, DVD), Virtual, licencia en papel. Garantía de la capacitación en el uso (si necesario), del soporte y la actualización de la aplicación, indicación de las opciones de contrato de soporte, si aplica y su intención de contratación. Selección de Software. Los criterios para seleccionar software son: Software: Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas, los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones. Varía de acuerdo al nivel: Básico. Sistema Operativo (Seleccionar por Standard Mundial). Soporte: Base de datos (Seleccionar por Standard Mundial). Proveedor: Las características que debe tener el proveedor de informática son:         

Reconocido prestigio mundial y nacional. Soporte técnico en instalación. Ayuda en problemas. Personal especializado. Tiempo de atención. Comunicación rápida. Servicios de capacitación: cursos, material, expositor, costos. Cartera de clientes de software iguales al adquirido. Documentación: Facilidad de uso.

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Costos: Se considerará lo siguiente:  Condición de pago.  Local.  Introducción de entrenamiento.  Costos de mantenimiento.

Requerimientos básicos para adquisición de Software:        

Seleccionar el tipo de Software Confirmar bajo qué sistema operativo funciona Confirmar si requiere bases de datos externa (que tipo de BD). Verificar las versiones y año de cambios Capacitación sobre uso y soporte. Licencia y entrega en que medio. Manuales, entrega y en que medio. Otras características que dependen del tipo de software que se deba adquirir.

Características del software            

Identificación y especificación de las necesidades Análisis de las necesidades y búsqueda de alternativas. Identificación de los posibles proveedores. Establecer contacto. Ubicar la compra y el criterio de uso. Evaluar alternativas. Disponibilidad del presupuesto. Evaluar alternativas específicas. Seleccionar preferencia y enviar con solicitud a bienes y servicios Entregar requerimientos técnicos seleccionados Instalación del software. Evaluación posterior a la compra del Software seleccionado.

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5.2 Hardware Los requerimientos de tecnología, deben realizarse con anticipación (año anterior), a través del formato Solicitud de Adquisición de Bienes o Servicios y entregado a la dependencia designada para esta labor, el cual será integrado al Plan de Compras institucional y articulado al Plan Estratégico de Sistemas de Información “PETI”. Se recomienda solicitar apoyo a la Unidad de Sistemas, para que lo guíen en la selección del tipo de tecnología que requiere.

Selección de Hardware. Los criterios para seleccionar hardware son: Equipos:  Equipos corporativos.  Configuración acorde a las necesidades del tipo de usuario.  Capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), horizontal (con otros equipos).  Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido con prestigio mundial.  Tiempo de garantía suficiente.  Tecnología de "punta"  Debe ser equipo licenciado a nivel de software Proveedor: Debe tener las siguientes características:  Reconocido prestigio local (solicitud lista de clientes)  Soporte de mantenimiento: personal especializado, stock de repuestos.  Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.  Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.  Tiempo de entrega oportuno. Precios: Se debe considerar lo siguiente: Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

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Condiciones de pago. Detallado por componentes de la configuración. Descuentos por volumen. Costo de mantenimiento.

Características de Hardware:            

El tipo de equipos depende de las necesidades del usuario. Modelo y marca Características del procesador Velocidad (MHz). Características del disco duro (marca) Características de la memoria Ram Tipo de pantalla, tamaño, marca y características. Características y marca del teclado y mouse. Características de los componentes de la tarjeta madre Tipo y cantidad de puertos de salida Características de la tarjeta de red Manuales de instalación

5.2.2 Equipos

Para la adquisición de otro tipo de hardware que no presente un volumen constante, se debe especificar de manera genérica los requerimientos básicos (marcas reconocidas, verificar la garantía de la calidad, tipo de proveedor, entre esas características), las cuales se relacionan a continuación:    

Garantía Especificaciones de equipos Soporte técnico por el tiempo de garantía. Facilidad para adquisición de respuesta y soporte técnico en la localidad.  Manuales de usuario y técnico.  Medios magnéticos para configuración. Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

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 Recomendaciones de uso.  Partes del dispositivo. Características técnicas a tener en cuenta en la adquisición de Hardware más utilizado: VIDEO BEAM  Resolución: Valor mínimo y que sirva en varias frecuencias para poder usarse en computadores portátiles nuevos de última resolución.  Lúmenes: Valor de lúmenes en color mínimo para poder usar video beam en espacios que no se pueden oscurecer. Valor de lúmenes que son insuficientes (exige ambiente oscuro).  En cuanto a resolución y lúmenes se deben tener en cuenta el tipo de uso, lugar, distancia de proyección y condiciones de trabajo que se le proporcionará a los equipos.  Sonido: Cantidad de canales de estéreo separado, o en su defecto con el adaptador de estéreo de referencia para conectar a amplificador de sonido. Posibilidad de conectar un micrófono externo.  Salida de video: Capacidad de reproducción ideal.  Desplaye: Compatibilidad con los diferentes tipos de equipos de cómputo. Con los adaptadores necesarios.  Soporte: la garantía y la provisión de insumos o repuestos de la marca, preferiblemente de adquisición local.  Marcas: Sugeridas Epson, Toshiba, Panasonic, Enfocas, Sharp, Sony que garanticen soporte y repuestos de fácil adquisición.  Proveedores: Encontrar proveedores reconocidos y con sucursal en la ciudad. ● Mantenimiento Los siguientes son algunos de los costos que se tienen que estimar en caso de daños o mantenimiento. Daños frecuentes:  Sobrecargas que afectan la fuente de poder o la board (tarjeta).  Apagado inapropiado que funde la lámpara inmediatamente.  Golpes que afectan los filtros de enfoque. Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

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 Cambio de lámparas.  Diagnóstico ● Mantenimiento pre y post Al respecto la recomendación es: ■ Garantizar los mantenimientos preventivo y correctivo de los equipos de la Institución. ■ Disponer de un fondo de mantenimiento para garantizar los insumos (lámparas de proyectores, tóner, filtros, calibradores, pesas, patrones, entre otros).

IMPRESORAS Para la adquisición de impresora se debe tener en cuenta el tipo de labor que soportara, la política “Cero Papel”, la impresión a doble cara, si es para trabajo pesado, sea de red o de escritorio, cantidad de usuarios, por lo cual, se debe tener en cuenta impresoras corporativas de marca reconocida, que certifiquen soporte y garantía. Igualmente, con los avances cada vez más rápidos, se debe tener en cuenta la posibilidad de renta o leasing de este tipo de equipos, porque pueden garantizar actualización tecnológica permanente, además de ahorro en soporte preventivo, y correctivo, software de control de consumo, insumos, entre otros. Aspectos mínimos a tener en cuenta en la adquisición o renta de impresoras:  Impresoras láser de red, de impresión a doble cara automática para trabajo pesado.  Impresora láser de escritorio de impresión a doble cara para trabajo pesado.  Impresora láser personal de impresión a (recomendada para jefes de área).

doble

cara automática

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5.3. Redes SWITCHES Dispositivo corporativo de marca reconocida con posibilidad local de soporte técnico y garantía de calidad. Requisitos mínimos ● Administración: Administrable vía Web. ● Soporte incluido por el tiempo de garantía de la adquisición. ● Capacidad (velocidad) ● Capacidad de Memoria ● Soporte para facilidades especiales como VLANs (Virtual LANs - redes privadas virtuales), Port Trunking (permite juntar varios enlaces/puertos para lograr mayor ancho de banda), STP (Spanning Tree Protocolo necesario para crear enlaces redundantes), RMON (Remoto Monitoring), filtro de tráfico Multicast y Priorización de tráfico (se utiliza sobre todo en conexión con aplicaciones como videoconferencias), Seguridades por puerto, Enlaces redundantes entre otros. ● QoS con IEEE 802.1p, 802.1q y otros protocolos. ● Actualización de funcionalidades y estándares del sistema operativo por vía software. Otros parámetros de evaluación ● Número y velocidad de los puertos ● Es recomendable que todos los puertos soporten 10/100/1000 Mbps ● Tipo de puertos: Puertos UTP o Fibra Óptica (tener en cuenta la red LAN) Posibilidades y necesidades de módulos de expansión. ● Soporte para teléfonos IP ● Expandible o ampliable. ● Demás características que se den por el cambio de las tecnologías

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5.4. Sistemas de Información Los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:  Automatización de procesos operativos. ● Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. ● Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Los sistemas de información que logren automatización de los procesos operativos en la institución, son los llamados Sistemas Transaccionales, los que apoyan la toma de decisiones son los llamados Sistemas de Soporte y los sistemas estratégicos, los cuales se desarrollan en las instituciones para lograr ventajas competitivas. En la actualidad, es recomendable para la integración de los sistemas de información, adquirir plataformas que permiten ir adquiriendo por módulo, es decir que se vaya uniendo de acuerdo a las necesidades, de lo contrario debe tenerse en cuenta que para cada sistema de información que se adquiera deben incluirse adicionalmente la integración por los llamados Webservices u otros. Igualmente debe tenerse en cuenta, si estos sistemas de información incluyen todo (alojamiento, soporte, si es obligatorio u opcional). Por otra parte, con los cambios actuales de proveedores de bases de datos que han incrementado exorbitantemente los costos de licenciamiento, tendría que evaluarse que aplicaciones obligatoriamente deben estar en esta base de datos y cuales pueden adquirirse o migrarse para nivelar costos y poder incrementar servicios cloud computing.

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REFERENCIAS Plan Indicativo 2015 -2019 Plan Estrategico de Sistemas de Informaciòn PETI Manual de Políticas TIC de la IU. Escuela Nacional del Deporte.

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Aprobación de Documentos Responsable

Nombre

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Firma

Fecha

Profesional Universitario con funciones en la Coordinación de Sistemas

20/06/2016

Elaboró

Esperanza Botero Idarraga

Revisó

María Isabel Andrade

Representante de Calidad

24/06/2016

María Isabel Andrade

Vicerrector Institución Universitaria Administrativa

24/06/2016

Aprobó

Versión No.

Fecha de Aprobación

1

28/08/2014

2

24/08/2015

3

09/03/2016

Control de Cambios Descripción de los Cambios El documento pasa del proceso de Gestión de Apoyo a la Docencia al proceso de Gestión Administrativa. Se actualiza el código y se conserva el consecutivo de la versión para su trazabilidad. Se actualiza el slogan institucional que rige el Plan Indicativo 2015-2019 Se modifica el título y se ajusta el contenido en condiciones generales.

Justificación del Cambio

Reestructuración Administrativa Nuevo período de la Rectoría Actualización

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