Sistema Integral de Gestión Electrónica de Documentos para el Recinto de Río Piedras SIGELDoc Dr. Mariano Maura, Consultor Lillian Irizarry Martínez, Administradora de Documentos UPR-RP 28 de abril de2014

“La aparición de los documentos y entornos electrónicos, ha obligado a la archivística a repensar y replantear todos sus principios, conceptos y metodologías” M. Paz Martín-Pozuelo

Introducción • En este momento vivimos en una obesidad digital organizacional. • Las organizaciones hoy se están convirtiendo en sociedades de Infoxicacion. • ¿Somos capaces de manejar toda la información que se produce?

Introducción Encomienda:

Dra. Ethel Ríos Orlandi, Rectora Interina UPR-RP

Inicio del Proyecto:

2 de agosto de 2013

Título del Proyecto: Sistema Integral Gestión Electrónica de Documentos (SIGELDoc) Consultor :

Dr. Mariano Maura

Directora :

Lillian Irizarry Martínez Archivo Universitario

Ciclo Vital del Documento

Identificación del problema • Ausencia, en el UPR-RRP, de un sistema integral de administración de los documentos electrónicos que genera el Recinto.

• En las condiciones actuales, se necesita garantizar: la

autenticidad, integridad, fiabilidad y uso práctico de los documentos digitales.

• “Es importante que el récord conserve su contenido, contexto y estructura” (Política de documentos públicos,2008, p.4) imagen

Atributos del SGD Prevenir modificación (escritura, eliminación)

Portabilidad Integridad

Autenticidad procedimiento que autentique los procedimientos de generación de la información; su conservación temporal cuando fuere necesario, y almacenamiento definitivo

Garantizar vigencia en los medios electrónicos SW y HW

Disponibilidad

Confidencialidad

Prevenir denegación del servicio para las partes autorizadas

Prevenir accesos no autorizados (lectura, impresión)

Impacto del problema • El manejo adecuado de los documentos afecta el funcionamiento de una institución.

• Al garantizarse la validez de los documentos que se crean, reciben, manejan y conservan (mediante su ciclo de vida) “permiten una sana administración y fomentan la transparencia en los procesos” (Idem, p.4)

Objetivos del SIGELDoc 1. Poder crear, mantener, proteger y conservar los

documentos electrónicos necesarios para cumplir con los aspectos legales y operacionales del RRP.

2. Conservar la autenticidad, integridad, fiabilidad y uso práctico de los documentos electrónicos en cumplimiento con los estándares aplicables.

Objetivos del SIGELDoc (2) 1.Conservar los documentos electrónicos durante el tiempo necesario, de acuerdo con las regulaciones vigentes.

2.Disponer de los documentos, una vez cumplido su ciclo de vida, conforme a las leyes y reglamentos vigentes.

Fuente: Ebla Gestión Documental

Gestión de Documentos – Visto desde la perspectiva del Programa de Gestión Documental y la normalización

Puntos de vista

• Los documentos deben contemplarse desde muchas perspectivas, no son estáticos, sino elementos que pueden ser utilizados en cualquier entorno. Creador del Documento Quienes los usan Quienes los reciben Quienes los usan más allá del uso de la Gestión Inicial

Metodología: Norma ISO 15489 Etapa A Investigación Preliminar

Etapa B Análisis de las actividades UP

Etapa C Identificación de requisitos en UP

Etapa E Identificación de las estrategias

Etapa F Diseño del SIGELDoc

Selección Unidades Piloto (UP)

Etapa D Evaluación de los sistemas existentes

Política Normas

Etapa H Revisión y ajustes de la Implantación

Diseño Implantación

Etapa G Implantación del SIGELDoc en UP

Recorrido Principal Retroalimentación

Capacitación

Documentos Físicos y Electrónicos desde la Archivística Aplicando la Norma ISO 15489Record Continuum Medio: El portador Físico del documento

Procesos de planeación documental

Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento).

Contenido

Documentos electrónicos

Análisis de características Cuatro personas (las entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador).

Formato de presentación del Documento

Proceso que da origen al Documento

Aplicando la Norma ISO 15489 – Análisis organizacional interno • Para la implantación de un SGD y controlar el CVI es importante: Definición de procesos

Política y Responsables

Análisis del Entorno Normativo. • Leyes aplicables. • Normas de obligatorio cumplimiento. • Códigos de buenas practicas • Código de ética

• Documentar Políticas, Procesos y practicas enfocado a Gestión de Documentos. • Creación de la política de Documentos (CVI)

Record Continuum

• Elaborar tres tipos de procesos • Diseño y puesta en funcionamiento del SGD. • Proceso de Gestión de Documentos. • Procesos de mejora.

Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma Evaluación de los sistemas existentes

Análisis de todos los sistemas existentes para valorar en qué medida estos mantienen documentación que evidencie el proceso administrativo. Ayudará a establecer vacíos en los requisitos de la organización.

Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma Análisis de las actividades de la organización

Identificación de los requisitos

• Determinar qué hace la organización y cómo lo hace. Ésta mostrará la relación entre las actividades, la documentación producida y su tratamiento teniendo en cuenta la información electrónica.

• Identificar las obligaciones legales y normativas, además de las responsabilidades a las que debe estar sujeta la organización en materia de documentación y conservación.

-Comunicación del Sistema

-Revisión de la Documentación - Aprobación

-Diagnostico -Conocimiento de Procesos -Entrevistas -Realizar Normograma -Documentar y Caracterizar procesos

Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma INCORPORACIÓN REGISTRO

DISPOSICIÓN

CUADRO DE CLASIFICACIÓN CALENDARIO DE CONSERVACIÓN

TRAZABILIDAD

CLASIFICACIÓN

TABLA DE ACCESO Y SEGURIDAD VOCABULARIOS CONTROLADOS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ACCESO

ALMACENAMIENTO

VALORACIÓN

Reflejadoe Integradoel modelo con las T.R.D

Actividades • Desarrollo de cuestionario • Administración de cuestionario electrónico en UP • Análisis de respuestas al cuestionario • Establecimiento de plataforma en UP • Diseño de taxonomía documental • Desarrollo de sistema de clasificación de documentos de UP

• Desarrollo de niveles y esquemas de auditoría en UP

Actividades (2) • Desarrollo de estándares de digitalización de documentos

• Adiestramientos al personal de UP • Documentación del SIGELDoc • Desarrollo de borrador de política • Aprobación de política • Desarrollo de certificación para administradores de documentos digitales

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – ¿Por qué es necesario un SGD? • La necesidad de gestionar documentos de manera eficiente siempre ha estado latente, que los documentos sirvan como soporte. • Propósitos contables, fiscales, administrativos, económicos y legales. • Preservación y continuidad del “Know-How” empresarial.

• Cambios Tecnológicos. • Analizando riesgos reales. • Impactos legales, jurídicos y reputacionales.

Nivel Operativo

Nivel Estratégico

Una visión estratégica del manejo de la información organizacional

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Proceso de Certificación Investigación Preeliminar Análisis de las actividades de la Organización

Mantenimiento y Auditorias

Identificación de Requisitos

Certificación

Revisión posterior de la implementación

Evaluación de los sistemas existentes

Identificación de las estrategias para cumplir requisitos

Implementación del SGD Diseño del Sistema de Gestión de Documentos

Productos del SIGELDoc • Aplicación de una metodología normalizada y validada • Procedimientos para: • • • • • • •

Captura de documentos Clasificación de documentos Asignación de períodos de retención Disposición de documentos digitales Determinación del tipo de resguardo Plan de migración de la información Plan de conversión de la información

• Política de los documentos digitales

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Relación Estratégica y CVD •Mejoramiento continuo e implementación del proceso de auditorias de información. •Integrar con otros modelo de Gestión. •Eficiencia en el negocio. •Cumplimient o de la normativida d.

Operacional

•Uso de un modelo internacion almente aprobado para establecer políticas y objetivos

Nivel Organizacional

Estratégicos

Beneficios: •Toma de decisiones. •Eliminación de información duplicada e innecesaria. •Mejoramiento en las aplicaciones de Gestión de información. •Defensa de los intereses de los socios. •Aseguramiento del Ciclo de Vida de la Información C.V.I •Soporte de responsabilidad social

Beneficios derivados • Permitirá al Recinto de Río Piedras: •

Realizar sus actividades de forma más ordenada, eficaz y responsable

•

Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones

•

Proveer coherencia, continuidad y productividad a las funciones administrativas

• • •

Cumplir los requisitos legales y reglamentarios Brindar protección y apoyo en los litigios Proteger los intereses del Recinto, y los derechos de sus empleados y usuarios

Beneficios derivados (2) • Apoyar y documentar las actividades de investigación, incluyendo la histórica

• Proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y administrativas

• Mantener la memoria institucional. Citado de Alonso,J.A., García,M. y Lloveras,M. (2008). La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.

Conclusión • La implantación de modelos de gestión proporciona herramientas para un acercamiento sistemático y verificable para el control organizacional en un ambiente de buenas practicas. • Mayor calidad en la gestión: Sostenibilidad y continuidad de negocio. • Gestión efectiva de recursos, control de costos y agilidad en los servicios de información. • Mayor productividad en las aplicaciones tecnológicas. • Reducción de información duplicada. • Conservación de la memoria corporativa, permitiendo la reutilización del conocimiento corporativo.

Fundamentos del Proyecto SIGELDoc • International Standard Information & Documentation- ISO 15489 pt.1-2

• National Archives & Records Administration (NARA) • PR-Administración de Servicios Generales. Política de

documentos públicos electrónicos de la Rama Ejecutiva del ELA: Informe final. 2008.

Algunas Normas relevantes a los procesos de Gestión Documental

Evaluación del Proyecto SIGELDoc

• La evaluación del desempeño del SIGELDoc estará

basada en la aplicación de indicadores aprobados por National Archives & Records Administration (NARA) y AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación)

Propuesta Dra. María Medina, Facultad de Educación

• Curso 8030—Evaluación de proyectos y sistemas educativos

Unidades Pilotos del Recinto de Río Piedras 1. Rectoría 2. Archivo Central 3. Programa de Asistencia Económica 4. Departamento de Finanzas 5. Oficina de Recursos Humanos 6. Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información

7.

División de Tecnologías Académicas y Administrativas

Grupo de Trabajo SIGELDoc del Recinto de Río Piedras • • • • • • • • •

Mariano Maura, Consultor Lillian Irizarry, Directora Juan Pablo Delerme, Escuela Graduada Ciencias y Tecnologías de la Información Milagros Archilla, Facultad Administración de Empresas Maribel Marte, Escuela Graduada de Planificación Aida Irizarry Martínez, Centro Investigaciones Sociales Orlando Alonso, Centro Recursos Educativos y Tecnológicos Iván Rivera Caraballo, Estudiante PEAF Natasha Ramos, Estudiante Jornal

Funcionario Enlace en las UP • Unidades Piloto •

Rectoría

•

•

Archivo Central

•

• • • • •

Josué Hernández

Joely Alvarado

Programa Asistencia Económica División de Finanzas Oficina de Recursos Humanos Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información División de Tecnologías Académicas y Administrativas

•

Eileen Figueroa

Estudiantes que han formado parte del Proyecto del SIGELDoc Estudiantes Curso CINF 6995 del Dr. Eliut Flores ECGTI

•

Grupo Consultivo—Edwin Hill y Maribel Marte

•

Grupo Técnico—Yolanda Echevarría, María León y Carlos Pagán

• •

Grupo Adiestramiento—Melvin Navarro, Joaquín Martínez y Ruth Carrión

Diseño Conceptual de un sistema de manejo documental para el Archivo Central, que forma parte de la tarea durante este semestre académico de los estudiantes, utilizando como Unidad Piloto la Oficina de Rectoría

Estudiantes del Capstone del Dr. Eliut Flores Escuela Graduada Ciencias y Tecnologías de la Información

• •

Isabel Torres

• •

Ivette López

Christian Rivera-Cuestionario Electrónico Anidza Valentín

Tema/líneas de investigación con las que se asocia el proyecto del CAPSTONE • Gestión de contenidos, tecnologías de colaboración en línea. (ALISE: Organization of Information/ Knowledge/IR Management)

Estudiantes que han formado parte del SIGELDoc (2) Objetivos de este proyecto: • Desarrollar una visión integral para manejar el ciclo de vida completo de la documentación generada en el Recinto • Elaborar las políticas y procedimientos requeridos para el manejo electrónico de contenido del Recinto a la luz de requerimientos de cumplimiento y mejores prácticas de la industria • Viabilizar la integración del sistema de manejo de contenido con sistemas de colaboración, educación a distancia y flujos de trabajo computarizados • Diseñar un plan de manejo de cambio y de capacitación que facilite al personal del Recinto adoptar esta nueva modalidad de manejo documental

•

Establecer el sistema de métricas para evaluar cumplimiento con la utilización del nuevo sistema Ejemplos de algunas de las tareas que los estudiantes podrían llevar a cabo durante el semestre • Entrevistas en profundidad. • Análisis de archivos físicos. • Investigación de literatura académica y técnica sobre sistemas de manejo de contenido. • Desarrollo de diseño conceptual de la solución. • Colaboración y supervisión del trabajo de programación. • Diseño de adiestramientos para usuarios. • Oferta de adiestramientos a usuarios. • Colaboración en la medición de adopción y efectividad del nuevo sistema.

Estudiantes y Empleados que han formado parte del Proyecto SIGELDoc (1)

Estudiante del Curso CINF 6707 del Dr. Eliut Flores EGCTI

Estudiantes y Empleados División de Tecnologías Académicas y Administrativas Evaluación equipo y conectividad en las UP

• Isamar Abreu Gómez

•

Archivo Central – Estudiante Harry Delgado (Terminado)

Estudiantes Asistentes del Archivo Central

•

Rectoría –Yadira Carrasco y estudiante Francisco Rivera (En Proceso)

•

•

Finanzas –Francisco Martinez (Terminado)

•

Recursos Humanos – Fernando Medina (En Proceso)

•

Asistencia Económica – Carla Rodríguez (Terminado)

•

DTAA-Yadira Carrasco (Terminado)

•

EGCTI (En Proceso)

Iván Rivera Caraballo

• •

PEAF

Natasha Ramos

•

Jornal

Estudiantes y Empleados que han formado parte del Proyecto SIGELDoc (2)

Edición del Vídeo sobre la Transformación de las Tecnologías en el Recinto de Río Piedras

•

Amilkar Rivera, Tecnología Educativa Facultad Educación

•

Rubén Ocasio, Tecnología Educativa Facultad Educación

•

Osvaldo Rivera, Archivo Audiovisual Colección Tommy Muñiz

•

Orlando Alonso, Facultad Estudios Generales

Gráficas Utilizadas

• Controlando el Ciclo

Vital de los Documentos utilizando las Normas ISO

• Webinar, 2013 • Didier Mauricio

Hurtado Collazos, Director Formación y Consultoría

• Bogotá, Colombia

El Proceso del Cambio Intentos físicos Intentos mentales Resistencia

Valle de la desesperación

Aceptación

Negación Desempeño actual

Papel

Electrónico

ALGUNAS DIFICULTADES…

El futuro tiene muchos nombres, para los débiles es lo inalcanzable, para los temerosos, lo desconocido, para los valientes es la oportunidad…