Sistemas de Información Gerencial Tema: Enfoque Sistémico

Juan Manuel Cubillos Avellaneda 2004

Introducción I N T R O

• Conocer los principales elementos del enfoque de sistemas y su aplicación a nivel organizacional. • Concebir a las organizaciones como sistemas abiertos • 70-80 minutos • Fundamentos de la TGS • Afianzar los conceptos del enfoque de sistemas para su aplicación posterior en resolución de problemáticas empresariales.

Agenda • Teoría general de sistemas (TGS) • Concepto “Sistema” • Características y componentes de los sistemas • Sistemas abiertos y cerrados • La organización como sistema abierto • Bibliografía • Cuestionario • Casos empresariales

Teoría General de Sistemas (TGS) •

Trabajo de Ludwing Von Bertalanffy. Biólogo Alemán. Año 1925. Estudios de los sistemas abiertos. Toma vida propia a partir de 1945.

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Se complementó con temas de Cibernética (Wiener y Ashby) y con la Investigación de Operaciones. La TGS a través del análisis de las totalidades y las interacciones internas de éstas y las externas con su medio es una herramienta que permite la explicación de los fenómenos que suceden en la realidad y también hace posible la predicción de la conducta futura de esa realidad. [JOHANSEN, 2000]. La TGS lleva una visión integral y Total. Es un corte horizontal que pasa a través de todos los diferentes campos del saber humano para explicar y predecir la conducta de la realidad. [JOHANSEN, 2000]. Ejemplo: Recursividad y Sinergia. --> Citología, Biología, Botánica, Psicología Social, Sociología, Ecología y Astronomía Sistemas particulares de estudio: Organizaciones Humanas, en particular la Empresa.

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Teoría General de Sistemas (TGS) •

La TGS es una disciplina interdisciplinaria (físico-química, psicología social, bioquímica, biofisioquímica, sociopsicobiofisioquímica)

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El reduccionismo y el análisis totalizante. Muchos fenómenos necesitan ser explicados tomando en cuenta su totalidad, más aquellos como los seres humanos que son sistemas muchos más complejos que un mineral o una célula. Subdivisiones contra totalidades en el análisis de diferentes fenómenos. Ejemplo: Fútbol

Ordenamiento de Boulding [Boulding, 1956]. • Estructuras estáticas • Sistemas dinámicos simples • Sistemas cibernéticos de control • Sistemas abiertos • Genético social • Animal • El hombre • Las estructuras sociales • Los sistemas trascendentes

Aplicación práctica de la TGS • La cibernética • La teoría de la información • La teoría de juegos • La teoría de la decisión • La topología • El análisis factorial • La ingeniería de sistemas • La investigación de operaciones

Concepto de Sistema •

Se refiere a un método o modelo teórico, con enfoque interdisciplinario, para el análisis del comportamiento de fenómenos inorgánicos (físicos) y orgánicos (seres vivos, seres humanos). Que a través de una estructura en interacción con su ambiente en movimiento, logran unos procesos, un producto [GUEVARA y MARTINEZ, 1974]

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Un todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes componentes o subsistemas interdependientes y delineado por los límites identificables de su ambiente o suprasistema. [KATZ y ROSENZWEIG, 1974] Es un conjunto de partes coordinadas y en interacción para alcanzar un conjunto de objetivos. [JOHANSEN, 2000] Un sistema es un grupo de partes y objetos que interactúan y que forman un todo o que se encuentran bajo la influencia de fuerzas en alguna relación definida. [JOHANSEN, 2000]

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Características del sistema (1) •

ELEMENTOS: – CORRIENTES DE ENTRADA: Insumos. Energía necesaria para su funcionamiento y mantenimiento. Ley de la conservación de la energía (menos la información). – PROCESO DE CONVERSIÓN: Todo sistema realiza alguna función. Hombre, empresa, plantas. Transformación de la energía. Unidades encargadas de la elaboración del producto. – CORRIENTE DE SALIDA: Exportación que el sistema hace al medio. Varias corrientes de salida.Positivas y Negativas para el medio y el entorno: Cuando es útil para la comunidad. Concepto de sistema viable (Autoorganizado, Autocontrolado y Autónomo). Ejemplo: Amapola – LA RETROALIMENTACIÓN: ¿Cómo sabe el sistema que ha alcanzado su propósito?. Feedback. Es la información que indica al sistema cómo está buscando su objetivo. Es un mecanismo de control que posee el sistema para asegurar el logro de su meta. – AMBIENTE: Relaciona al sistema con el todo, es su entorno, su universo, contexto, eco-esfera con la cual interactúa.

Características del sistema (2) •

SINERGIA: El todo NO es solamente la suma de sus partes; el sistema en sí

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puede ser explicado solamente como una totalidad. Holística es lo contrario a elementarismo, que considera a total como la suma de sus partes individuales. RECURSIVIDAD: Todo sistema puede ser dividido en subsistemas y estos a su vez poseen las mismas características de un sistema. Procesos intermediarios. NEGUENTROPIA: Intento por detener el movimiento del desorden, la falta de transformación y la muerte. Proceso de organización y capacidad para transformar los recursos.Cantidad mensurable. Medida del orden. El estado más probable es la desorganización. Segunda ley de la termodinámica. Los sistemas aislados o cerrados son entrópicos. Los sistemas abiertos tienen propiedades neguentrópicas.

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HOMEÓSTASIS: El concepto de estado estable está estrechamente

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relacionado con el el de entropía negativa. Un sistema cerrado tiende a un estado de máxima entropía. Un sistema abierto podría llegar a un estado en el que se mantiene en equilibrio dinámico por medio del flujo ocntinuo de materiales, energía e información.

Características del sistema (3) •

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SUBSISTEMA: Conjunto de partes e interrelaciones que se encuentra estructuralmente y funcionalmente, dentro de un sistema mayor, y que posee sus propias características. COMPLEJIDAD - JERARQUIA: En relación con las interacciones entre los componentes y subsistemas del sistema y con la variedad de cada uno de los subsistemas.variedad como el número de estados posibles que puede alcanzar un sistema o un componente. No se hace referencia al número de partes sino al número de interacciones posibles.La integración de sistemas agrega una mayor complejidad. FRONTERA: Límite que lo separa de su ambiente. Distinción entre sistemas abiertos y cerrados. La frontera se define con relativa facilidad en los sistemas biológicos y físicos, pero es más difícil de delinear en los sistemas sociales tales como las organizaciones.

EQUIFINALIDAD: Sugiere que ciertos resultados podrán ser alcanzados con diferentes condiciones iniciales y por medios divergentes. Las organizaciones sociales pueden lograr sus objetivos con entradas diversas y con actividades variadas. OTROS TERMINOS: GESTALT - ORGANICIDAD - AUTOORGANIZACION AUTOPOIESIS - HOLISTICA

Sistemas Abiertos y Cerrados •

ABIERTOS: Son aquellos sistemas que interactúan con su medio ya sea importando o exportando energía. Intercambian información, energía o material con su medio ambiente. Los sistemas sociales y biológicos son inherentemente abiertos. Sistemas Abiertos (SA)

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CERRADOS: No son capaces de interactuar con su medio.Los sistemas mecánicos pueden ser cerrados o abiertos. Ejemplo: Motor. Sistema Cerrado (SC)

Insumos

Insumos o Entradas

Retroalimentación

Estructura Proceso Estructura Interna y procesos • Administrativo • Técnico

Productos

Salidas o Productos

Ambiente

Organización como SA •

El enfoque del sistema abierto es ante todo una perspectiva para el análisis de relaciones de sistemas orgánicos, que poseen vida, desde el nivel de la célula hasta las organizaciones sociales.

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Este enfoque enfatiza la interacción de los sistemas con su ambiente externo dinámico y las funciones de retroalimentación, autogobierno, autodirección y autoorganización. Los componentes a tener en cuenta para una organización como sistema abierto son: • La estructura interna y los procesos • El sistema administrativo • El sistema técnico • El ambiente o estructura externa

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• Entradas o insumos • Productos • Retroalimentación y regulación

Bibliografía • MARTINEZ, Carlos Eduardo. Administración de Organizaciones Productividad y Eficacia. Universidad Nacional de Colombia. 1999. • JOHANSEN, Oscar. Introducción a la teoría general de Sistemas. Limusa. 2000. • KATZ y ROSENZWEIG. Administración en las organizaciones Enfoque de sistemas y de contingencias. • GUEVARA Y MARTINEZ. Teoría General de Sistemas - Aplicación a la teoría de la organización. Mimeo, Esap.1974.

Cuestionario • • • • •

Cuál es la finalidad de la TGS En qué consiste el pensamiento sistémico? Establecer las principales propiedades del sistema administrativo Escoja un modelo de sistema, identifique sus elementos y explíquelos Qué relación encuentra entre entropía y retroalimentación?

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Una empresa de textiles se vio afectada con una caída del 20% en sus ventas debido a un cambio político gubernamental de comercio exterior que permitió la importación de textiles de un país del sudeste asiático, de empresas con tecnología más moderna. Utilizando los conceptos de corrientes de entrada, proceso de conversión, medio ambiente, retroalimentación, autoorganización y sistema de administración estratégico, diseñe los ajustes necesarios para la subsistencia y crecimiento de la empresa. [MARTINEZ, 1999]

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Objetivos del sistema total El medio en el que vive el sistema Los recursos del sistema Los componentes del sistema La dirección del sistema

Caso Empresarial