SOLUCIONES PARA LA GESTIÓN DE GASTOS DE EMPRESA

Notas para el usuario @ Work Reporting: introducción de mejoras en las funciones Scheduling (Programar), Report Sharing (Compartir informe) y Create Report (Crear informe) 28 de octubre de 2005

Esta actualización se aplica a American Express @ Work® Enhanced Reporting: • Tarjeta Corporate (local y global) • Tarjeta Purchasing (local y global) • Viajes de Empresa (todos los productos: puesta en marcha prevista para mediados de Diciembre)

CONFIDENCIAL: el contenido de este documento es confidencial y está sometido a derechos de propiedad. La información proporcionada se dirige únicamente a los destinatarios de esta documentación. Por tanto, le notificamos que queda totalmente prohibida la difusión, copia o distribución del contenido de este documento.

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Estimado Cliente: En nuestro esfuerzo constante por mejorar American Express @Work Reporting, nos complace anunciarle las mejoras previstas para todos los productos American Express @Work Enhanced Reporting, que afectarán a las Tarjetas Corporativas (Corporate) y Tarjetas para Compras de Empresa (Purchasing), y a todos los servicios de gestión de informes para Viajes de Empresa. La puesta en marcha de las actualizaciones está prevista para mediados de Diciembre. El objetivo de estas mejoras es que la gestión de informes resulte más eficaz y flexible, y que se ajuste a sus necesidades de informes en diversos mercados, tanto locales como globales.

A partir del lunes, 31 de octubre, notará los siguientes cambios al iniciar la sesión: Nueva función Report Scheduling (Programar informe) Nueva función Report Sharing (Compartir informe) Aumento de la capacidad de almacenamiento: History List (Lista del histórico) Mejora de la función Create Report (Crear informe) Información de los recursos para el usuario

(Haga clic en cada uno de los enlaces anteriores para acceder directamente a la explicación de cada nueva función).

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IMPORTANTE: INSTRUCCIONES QUE DEBE SEGUIR EL USUARIO Nos complace anunciar que no se interrumpirá el funcionamiento del sistema durante el proceso de actualización y que podrá seguir utilizándolo para preparar informes. Una vez terminado el proceso de renovación, el usuario dispondrá de acceso inmediato a la nueva función Programar y a la versión mejorada de Crear informe.

Función Report Sharing (Compartir informes) Para beneficiarse de esta opción, el usuario deberá solicitar al Gestor de su Cuenta American Express que le de de alta para acceder a la misma. Durante el proceso de configuración, deberá designar usuarios avanzados (autorizados únicamente a crear carpetas secundarias, guardar, modificar, ejecutar y eliminar informes) y usuarios estándares (autorizados únicamente a consultar y ejecutar informes). No existen límites en cuanto al número de usuarios asignados a cada categoría. Por tanto, esta decisión recaerá en la empresa y deberá basarse en el número de empleados al que se desea conceder la capacidad de crear informes personalizados, según su conocimiento de @Work y su acceso al programa. Los usuarios mantendrán el mismo grado de acceso a la información que en la actualidad, independientemente de la categoría (avanzado o estándar) a la que pertenezcan.

Informes guardados - Mínimas repercusiones Se han logrado grandes avances para reducir las repercusiones de la nueva versión en los informes guardados. Los indicadores de tiempo se han perfeccionado para que incluyan selecciones de plazos dinámicos (es decir, que toman como referencia la fecha actual) y estáticos (un año, un mes y día determinados). Por esta razón, es posible que algunos usuarios pierdan los valores predeterminados de los indicadores de tiempo . Sin embargo, el informe y el resto de los valores seleccionados no se verán afectados..

History List (Lista del histórico) •

Los datos de la Lista del histórico no experimentarán variaciones. Tenga en cuenta que se ejecutará automáticamente una actualización para eliminar de la Lista del histórico cualquier informe que no se haya confirmado o ejecutado nuevamente en un plazo de quince días. Para conservar datos de mayor antigüedad, se recomienda al usuario que imprima o exporte los resultados de dichos informes.

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Help Desk (Servicio de atención) Si tiene alguna pregunta sobre el servicio American Express @Work Reporting o sobre las mejoras descritas en las Notas del usuario, póngase en contacto con el departamento de atención al cliente. Podrá encontrar el número de teléfono y el horario de atención haciendo clic en el botón Help Desk, situado en la página de inicio de Reports (Informes). Le atenderemos encantados.

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Información sobre las actualizaciones

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Nueva función Report Scheduling (Programar informe) A partir de ahora, podrá programar la ejecución de informes regularmente (diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.). Los resultados se incluirán en la Lista del histórico para su consulta. De este modo, se agilizará el proceso de elaboración de informes, ya que se podrá programar la ejecución automática de los más utilizados.

Función Scheduling Reports (Programar informes) 1. En la carpeta "My Reports" (Mis informes), se añadirá el nuevo enlace “Subscriptions” (Suscripciones) a todos los informes personalizados. Este vínculo permite a los usuarios configurar los informes para su procesamiento automático con una periodicidad determinada. Para ello, solo tienen que seleccionar el informe al que desean suscribirse en la carpeta Mis informes. 2. Tras la selección, haga clic en “Add Subscription” (Añadir Suscripción) para suscribirse a dicho informe. A continuación, seleccione la periodicidad en el menú desplegable. Se han añadido plazos dinámicos a los indicadores de tiempo existentes para facilitar la programación, p. ej., Current Month (Mes en curso), Previous Month (Mes anterior), Yesterday (Ayer), Current 3Months Rolling (Trimestre en curso), etc. Se puede crear una gran variedad de programaciones conforme al tipo de informe para permitir que los usuarios elijan cuándo y con qué frecuencia desean que se ejecuten. 3. Una vez que el usuario se haya suscrito a un informe, este aparecerá en la lista "My Subscriptions" (Mis suscripciones). Para cancelar la suscripción a un informe de la lista, el usuario deberá marcar la casilla "Unsubscribe" (Cancelar la suscripción) situada al lado del informe y hacer clic en el botón "Unsubscribe" (Cancelar la suscripción). * Tenga presente que los datos de la lista se corregirán cada vez que se ejecute el informe programado. * Con el fin de beneficiarse de la función “Programar”, se eligirá la opción 1 para guardar los informes “Save the report as a static definition” (Guardar el informe como definición estática).

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Nueva función Report Sharing (Compartir informe) A partir de ahora, los usuarios podrán compartir plantillas de informes creadas con otros usuarios de la empresa y sacar partido de los informes exclusivos utilizados en la compañía. Para beneficiarse de esta opción, el usuario deberá solicitar al Gestor de su Cuenta American Express que le de de alta. . Asimismo, durante el proceso de configuración, deberá designar usuarios avanzados (autorizados a crear carpetas secundarias, guardar, modificar, ejecutar y eliminar informes) y usuarios estándares (autorizados únicamente a consultar y ejecutar informes). No existen límites en cuanto al número de usuarios asignados a cada categoría. Por tanto, esta decisión recaerá en la empresa y deberá basarse en el número de empleados al que se desea conceder la capacidad de crear informes personalizados, según su conocimiento de @Work y su acceso al programa. Los usuarios mantendrán el mismo grado de acceso a la información que en la actualidad, independientemente de la categoría (avanzado o estándar) a la que pertenezcan.

Función Sharing Reports (Compartir informes) 1. Se creará una nueva carpeta dentro de "Shared Reports" (Informes compartidos), llamada "Company Reports" (Informes de la empresa). 2. Una vez que el primer usuario de la compañía este dado de alta para utilizar la función Report Sharing (Compartir informe), aparecerá una carpeta destinada al cliente con el nombre de la compañía. Solamente los usuarios con acceso a Report Sharing (Compartir informe) podrán ver esta carpeta.. Además, los usuarios solo podrán ver y tener acceso a la carpeta de su propia empresa. 3. Los usuarios avanzados están autorizados a crear carpetas secundarias, guardar, modificar y ejecutar informes para que otros usuarios los utilicen a través de la carpeta de la compañía. Por otra parte, los usuarios estándares solo pueden consultar y ejecutar informes. Se mantendrá el mismo grado de seguridad de la información, es decir, los usuarios solo tendrán derecho a elaborar informes a partir de los datos a los que tienen acceso. Arriba

Mayor capacidad de almacenamiento y actualización de la lista del histórico (History List) Se ha incrementado a cincuenta informes la capacidad de almacenamiento de la lista del histórico. (hasta ahora el límite era de cuarenta). Además, se ejecutará automáticamente una actualización para eliminar de la Lista del histórico cualquier informe que no se haya confirmado o ejecutado nuevamente en un plazo de quince días. Esta función garantiza que la capacidad de la lista del histórico se utilice únicamente para almacenar los informes consultados regularmente o aquellos que el usuario precisa de forma habitual. Recuerde que podrá siempre exportar los resultados de informes antiguos, si desea guardar los cambios, pero no le hará falta ejecutar de nuevo el informe..

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Mejora de la función Create Report (Crear informe) Se han modificado las plantillas correspondientes a Crear informe para limitar el suministro de datos a los necesarios para cada plantilla. Con ello, se facilita la creación de informes personalizados, se reduce el tiempo de inactividad del sistema y los errores debidos al uso de datos inadecuados.

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Información de recursos del usuario Help Desk (Servicio de atención) Si tiene alguna pregunta sobre el servicio American Express @Work Reporting o sobre las mejoras descritas en este documento, póngase en contacto con el servicio de atención al cliente. Podrá encontrar el número de teléfono y el horario de atención haciendo clic en el botón Help Desk, situado en la página de inicio de Reports (Informes). Le atenderemos encantados.

Centro de Documentación En el Centro de Documentación no solo le facilitaremos información sobre esta actualización, sino que también podrá acceder en cualquier momento a las últimas novedades sobre todos nuestros productos @Work Reporting, incluidas herramientas y plantillas. El vínculo de acceso al Centro de Documentación se encuentra en la página de inicio de @Work, antes de conectarse a Reports (Informes) o a Program management (Gestión del programa).

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Notas de la versión Actualización para el 28 de agosto de 2005

Esta actualización se aplica a American Express @Work® Enhanced Reporting: • Tarjeta Corporativa (Corporate) (local y global) • Tarjeta para Compras de Empresa (Purchasing) (local y global)

CONFIDENCIAL: el contenido de este documento es confidencial y está sometido a derechos de propiedad. La información proporcionada se dirige únicamente a los destinatarios de esta documentación. Por tanto, le notificamos que queda totalmente prohibida la difusión, copia o distribución del contenido de este documento.

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Estimado Cliente: En nuestro esfuerzo constante por mejorar American Express @Work, nos complace anunciarle los avances previstos para todos los productos American Express @Work Enhanced Market-Level Reporting, que afectarán a las Tarjetas Corporativas (Corporate) y a las Tarjetas para Compras de Empresa (Purchasing). El objetivo de estas mejoras es que la gestión de informes resulte más eficaz y flexible, y que se ajuste a sus necesidades en diversos mercados, tanto locales como globales. En agosto de 2005, realizamos una nueva actualización de American Express @Work® Enhanced Market para la Tarjeta Corporativa (Corporate) y para la Tarjeta para Compras de Empresa (Purchasing). En resumen, en esta primera fase se realizaron los siguientes cambios: · Nuevos informes de hoteles y alquiler de coches. · Atributos adicionales para algunas plantillas.

Haga clic en los enlaces que aparecen a continuación para acceder directamente a una visión general y a la descripción de cada una de las mejoras.

Nuevos informes estándar Principales hoteles o Lista preferente de los mismos por ciudad, país - Resumen Principales compañías de alquiler de coches o Lista preferente de las mismas por ciudad, país Resumen

Nuevos atributos en Crear informe Número de identificación fiscal (CIF) y Estatus Legal Corporativo

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Información de recursos de usuario

Información sobre las actualizaciones Arriba

Nuevos informes estándar Estos informes estarán inmediatamente disponibles para todos los usuarios de Enhanced Reporting. De momento, los informes se realizarán a partir de los datos disponibles en Europa, Canadá y Estados Unidos. Los datos correspondientes a Latino América o Asia Pacífico estarán disponibles más adelante. Principales hoteles o Lista preferente de los mismos por ciudad, país - Resumen Este informe proporciona información sobre los gastos de hotel, que podrá emplear para la negociación y elaboración de presupuestos, así como para garantizar el cumplimiento de la política de los mismos. Ofrece una gran variedad incluyendo “Top reporting” (Proveedores principales),, “Preferred reporting” (Proveedores preferentes) y “Property List” (Lista de propiedades). Los resultados están ordenados por país, ciudad y propiedad, con subtotales para cada grupo. Los usuarios pueden controlar la información que se muestra utilizando los diferentes filtros.. Este informe no se genera en papel.

Principales compañías de alquiler de coche o Lista preferente de las mismas por ciudad, país Resumen Este informe proporciona información sobre los gastos en alquiler de vehículos, que como en el caso anterior, podrá emplear para la negociación y elaboración de presupuestos, así como para garantizar el cumplimiento de la política de los mismos. Ofrece una gran variedad incluyendo "Top reporting" (Proveedores principales), “Preferred reporting” (Proveedores preferentes) o “Car Agency List” (Lista de agencias de alquiler de vehículos). Los resultados están ordenados por país, ciudad y agencia, con subtotales para cada grupo. Los usuarios pueden controlar la información que se muestra utilizando los diferentes filtros. Este informe no se genera en papel Pasos a seguir: 1. Haga clic en la pestaña “Market level” (Categoría del mercado) para la Tarjeta Corporativa (Corporate) y la Tarjeta para Compras de Empresa (Purchasing). 2. Haga clic en Shared Reports/Supplier Management (CC) (Informes compartidos/Gestión de proveedores) para buscar estas nuevas plantillas de informes.

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Nuevos atributos en Crear informe Al crear y revisar informes, verá varias referencias sobre atributos. Los atributos (Attributes) son campos de datos descriptivos que no presentan valores asociados. Como ejemplos de atributos podemos citar: Región, Mercado, Sector, Proveedor, Dirección, etc.

Número de identificación fiscal (CIF), estatus legal corporativo Estos atributos facilitan información sobre los servicios a Establecimientos que permiten la creación de informes fiscales, principalmente en EE.UU. Actualmente están disponibles únicamente en las siguientes plantillas de creación de informes: Create A Report Templates Create Report - Account Detail (CM) - Billed Create Report - Account Detail (CM) - Daily Create Report - Top Suppliers (CC) Create Report - Industry Summary (CC) Create Report - Top Suppliers within selected SIC Code Create Report - Industry Summary (Select SIC Div/Cd) 6

Pasos a seguir: 1. Haga clic en la pestaña “Market level” (Categoría del mercado) para la Tarjeta Corporativa (Corporate) y la Tarjeta para Compras de Empresa (Purchasing). 2. Haga clic en “Create Report” (Crear informe) para la Tarjeta Corporativa (Corporate) y la Tarjeta para Compras de Empresa (Purchasing). 3. Seleccione una de las plantillas de creación de informes incluidas en la tabla anterior, en la que se ofrece el atributo de número de identificación fiscal (CIF). 4. Haga clic en “Attributes”, Atributos (filtro requerido). 5. Desplácese por la lista de atributos para resaltar el número de identificación fiscal (CIF) o el estatus legal corporativo 6. Haga clic en la flecha para mover este atributo a Selected (Seleccionado). Nota: las columnas se mostrarán en el informe en el orden en que aparecen en el apartado “Seleccionado”. 7. Siga rellenando los campos para este informe y ejecútelo.

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Información de recursos de usuario Servicio de atención Si tiene alguna pregunta sobre el servicio American Express @Work Reporting o las mejoras descritas anteriormente, por favor póngase en contacto con el departamento de atención al cliente. Podrá encontrar el número de teléfono y el horario de atención haciendo clic en el botón Help Desk, situado en la página de inicio de Reports (Informes). Le atenderemos encantados.

Botón Product Updates (Actualizaciones de producto) En la página de inicio de Reports (Informes) podrá encontrar el botón “Product Updates” (Actualizaciones de producto), donde figura un resumen de las mejoras que se producirán, la fecha de lanzamiento, así como las posibles interrupciones del sistema. Este botón aparece aproximadamente dos semanas antes de la actualización del sistema y permanecerá en la página de inicio y otras pantallas durante un máximo de 30 días después de dicha actualización. Le recomendamos que compruebe este botón con regularidad para asegurarse de que está al tanto de las fechas en que se producirán las actualizaciones del producto.

Centro de Documentación En el Centro de Documentación no sólo le facilitaremos información sobre esta actualización, sino que también podrá acceder en cualquier momento a las últimas novedades sobre todos nuestros productos @Work Reporting, incluidas herramientas y plantillas. El vínculo de acceso al Centro de Documentación se encuentra en la página de inicio de @Work, antes de conectarse a Reports (Informes) o a Program management (Gestión del programa).

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