SUSPENSIÓN O CANCELACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN PDI-04
CONTROL DE CAMBIOS Y MODIFICACIONES Número de Revisión
Descripción del cambio
Fecha de emisión
00
Emisión
Diciembre 2009
Encargado del Sistema de Gestión Elaboró
PDI-04
Gerencia de Operaciones Revisó
Dirección General Autorizó
1 de 6 ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN CON SENTIDO
Rev. 0 Diciembre 2009
1 OBJETIVO Describir los criterios y el método utilizado para tomar la decisión de la suspensión o cancelación de la certificación de un Cliente. Así como establecer los periodos aplicables. 2 ALCANCE. Inicia desde que se genera un incumplimiento a los criterios de ACCM para el Otorgamiento o mantenimiento de la Certificación, suspensión, subsanación de los motivos de suspensión hasta la cancelación. 3
REFERENCIAS. Manual del Sistema de Gestión de ACCM ISO/IEC 17021:2006 “Requisitos para los organismos que realizan la auditoria y la certificación de sistemas de gestión. Procedimiento PPL-01 “Programación de Auditorias” Procedimiento PGO-06 “Auditorías a Sistemas de Gestión” Procedimiento PDI-03 “Quejas, apelaciones, recursos y litigios” Procedimiento PDI-01 “Decisión de la Certificación y Criterios del Certificador” ANEXO 1 “Reglas del comité de partes”
4 Definiciones Suspensión. La suspensión de la certificación, significa la prohibición temporal de exhibir los logotipos o marcas que indican la condición de organización certificada o hacer referencia alguna, así como del uso del certificado expedido por ACCM como prueba de cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia dentro de las actividades y localizaciones incluidas en el alcance de la certificación suspendida. Cancelación. La cancelación de la certificación, significa la prohibición total de exhibir los logotipos o marcas que indican la condición de organización certificada o hacer referencia alguna, así como del uso del certificado expedido por ACCM como prueba de cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia dentro de las actividades y localizaciones incluidas en el alcance de la certificación. 5 ACTIVIDADES. 5.1 Decisión de suspensión de la certificación La decisión se toma considerando los siguientes criterios: a) El Cliente NO ha cumplido uno o algunos de los siguientes Criterios del Certificador: 1. El Cliente ha evidenciado la implantación o mantenimiento de su Sistema de Gestión de manera SUFICIENTE de acuerdo con los requisitos establecidos en las normas de referencia, así como en los acuerdos legales firmados con ACCM. Entendemos por manera suficiente aquella en la que ACCM no ha detectado no conformidades y/o el Cliente ha presentado evidencia de su cumplimiento para las observaciones señaladas durante el proceso de auditoria y ha cumplido con los acuerdos legales.
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2. No realizar ninguna actividad que pueda perjudicar a ACCM como organización ni a sus actividades2. 3. Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios que afecten al proceso o alcance que se desee certificar. b) El Cliente NO ha cumplido alguno de los siguientes criterios de la Gerencia de Operaciones: 1. El Cliente Certificado no permite la realización de las auditorias de seguimiento o de re-certificación de acuerdo con la periodicidad requerida. 2. El Cliente ha dejado de cumplir con el pago estipulado en el contrato firmado con ACCM. 5.2 Periodos de suspensión de la Certificación. La suspensión de un Cliente no podrá exceder los 180 días naturales de acuerdo a lo siguiente: a) Para un incumplimiento a los criterios del Certificador:
Se deberá realizar una re-auditoria para lo cual se otorgará un plazo de 90 días naturales para realizar y concluir el proceso de re-auditoria hasta la decisión del certificador.
b) Para un incumplimiento a los criterios del Gerente de Operaciones:
Cuando el cliente no permita la realización de las auditorias de seguimiento y/o de recertificación, se le otorgara un plazo de 90 días naturales para realizar y concluir el proceso de auditoria hasta la decisión del certificador. El cliente puede solicitar mediante un escrito dirigido a ACCM una prorroga al plazo de suspensión, para lo cual ACCM podrá otorgar dicha prorroga hasta por 80 días naturales para realizar y concluir el proceso de auditoria hasta la decisión del certificador. Sí al concluir el proceso de auditoria hasta la decisión del certificador el cliente no ha realizado el pago de acuerdo a lo estipulado en el contrato firmado con ACCM se procederá a la suspensión otorgando un plazo de 30 días naturales.
El inicio de la suspensión comenzara a partir de la detección de algún(os) incumplimiento(s) de acuerdo a los criterios señalados en el presente documento y será registrado en el formato “Carta de suspensión” (FO-PDI-04-01). Pueden producirse suspensiones parciales tanto de las actividades afectadas por la suspensión como en cuanto al alcance geográfico, en estos casos ACCM comunicará a la organización certificada las actividades y/o localizaciones afectadas por la suspensión.
2
A juicio del Certificador.
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Una vez subsanados los motivos de la suspensión de la certificación en los periodos establecidos por ACCM, se podrá continuar con el proceso de Decisión en la etapa adecuada, de acuerdo al procedimiento PDI-01 “Decisión de la certificación y Criterios del Certificador”. El cliente tiene la opción de presentar apelaciones a las decisiones de reducción o suspensión de la certificación, de acuerdo al procedimiento PDI-03 “Quejas, apelaciones, recursos y litigios”. 5.3 Decisión de cancelación de la certificación. La responsabilidad de la decisión de la cancelación será del Certificador y/o Gerente de Operaciones. La Gerencia de Operaciones emitirá al cliente la “Carta de Cancelación” en el formato (FO-PDI-0402). Así mismo, el cliente podrá o no estar suspendido para hacerse acreedor del estatus de Cancelado de acuerdo a los siguientes criterios: a) Incumplimiento muy grave o reiterativo, de alguna(s) de la(s) cláusula(s) estipulada(s) en el contrato firmado con ACCM. b) Por la no subsanación de las causas que motivaron la suspensión. El cliente tiene la opción de presentar apelaciones a la decisión de cancelación de la certificación, de acuerdo al procedimiento PDI-03 “Quejas, apelaciones, recursos y litigios”. 6
Formatos para la generación de registros. CLAVE
NOMBRE
FO-PDI-04-01
Carta de suspensión
FO-PDI-04-02
Carta de cancelación.
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DIAGRAMA DE FLUJO. Se detecta el incumplimiento del Cliente de alguno o algunos criterios establecidos por ACCM
¿Criterios del Certificador?
NO
Criterios del Gerente de Operaciones
1
SI
Cumplimiento insuficiente al sistema de gestión
Incumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios
Actividades que puedan perjudicar a ACCM
FO-PDI-04-01 Se emite carta de suspensión otorgado un plazo de 90 dias naturales para solventar el incumplimiento
¿El cliente esta de acuerdo?
SI NO
Presenta disconformidad por escrito y se trata de acuerdo al PDI-03
¿Se han solventado el o los incumplimientos?
NO
B
SI
A
FO-PDI-04-02
Se emite la decisión de la cancelación y la Gerencia de Operaciones emite la Carta de Cancelación al cliente
¿El cliente presenta disconformida a la decisión de la cancelación de la certifcación?
A
SI
Se continua con el Proceso de Decisión de acuerdo al PDI-01
Se trata de acuerdo al PDI-03
NO
FIN
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¿Se permite la realización de la auditoria de seguimiento o recertificación?
¿ha concluido el proceso de auditoria hasta la decisión del certificador y no se ha realizado el pago?
Incumplimiento con el pago SI estipulado
SI
NO A
SI
NO
FO-PDI-04-01 FO-PDI-04-01 ¿El cliente esta de acuerdo?
NO
Se emite carta de suspensión otorgando un plazo de 30 días naturales para realizar el pago.
Se emite carta de suspensión otorgando un plazo de 90 días naturales para realizar y concluir con el proceso de auditoria hasta la decisión del certificador
¿El cliente esta de acuerdo? SI
NO
SI NO B
Presenta disconformidad por escrito y se trata de acuerdo al PDI-03
¿se concluyo con el proceso de auditoria hasta la decisión del certificador en los 90 días?
SI
¿se realizo el pago?
Presenta disconformidad por escrito y se trata de acuerdo al PDI-03
A SI
A
NO
¿El Cliente solicita una prorroga al Plazo de Suspensión por escrito?
NO
B
SI ACCM otorgara una prorroga hasta por 80 días naturales para realizar y concluir con el proceso de auditoria hasta la decisión del certificador
¿Se han solventado el o los incumplimientos?
NO
A
Se continua con el Proceso de Decisión de acuerdo al PDI-01