Guía para la preparación de tesis electrónicas
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN .............................................................................................................................................. 4
1.- Objetivos del Programa Cybertesis ............................................................................... 4 2.- Beneficios...................................................................................................................... 5 INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................. 6
1. Hoja de estilo .................................................................................................................. 7 1.1. Instalación de la hoja de estilo en MS Word .......................................................... 7 1.2. Descripción de los elementos de la hoja de estilo .................................................. 8 Portada ........................................................................................................................ 8 Páginas Preliminares .................................................................................................. 8 Cuerpo de la Tesis ...................................................................................................... 8 Texto........................................................................................................................... 8 Enumeración............................................................................................................... 9 Citas Textuales ........................................................................................................... 9 Ilustraciones................................................................................................................ 9 Bibliografía y Anexos............................................................................................... 10 2. Preparación de una tesis en MS Word....................................................................... 11 2.1. Creación de una tesis electrónica.......................................................................... 11 2.2. Importación de una tesis electrónica creada en otro archivo................................. 13 3. Marcación de la tesis ............................................................................................... 14 3.1. Control de la marcación........................................................................................ 14 3.2. Consideraciones previas ....................................................................................... 15 3.3. Portada y Páginas Preliminares ............................................................................ 16 3.4. Marcación de capítulos y jerarquización .............................................................. 18 3.5. Marcación de Listas y Citas................................................................................... 20 3.5.1. Listas............................................................................................................... 20 3.5.2. Citas ................................................................................................................ 22
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3.6. Marcación de imágenes y tablas........................................................................... 23 3.6.1. Imágenes........................................................................................................ 23 3.6.2. Tablas ............................................................................................................ 28 3.7. Marcación de Bibliografías y Anexos .................................................................. 30 3.7.1 Bibliografía..................................................................................................... 30 3.7.2. Anexos ........................................................................................................... 32 3.8. Marcación: Casos Especiales ................................................................................ 32 3.8.1. Caracteres especiales ..................................................................................... 32 3.8.2. Utilización de Tablas ..................................................................................... 33 3.8.3. Notas al pie de página.................................................................................... 33 3.8.4. Espacios en blanco ........................................................................................ 34 4. Limpieza ...................................................................................................................... 35 4.1 Cambio de los estilos normal y texto independiente a texto ................................. 36 4.2. Eliminar tabuladores:............................................................................................ 38 4.3. Eliminar espacios en blanco al inicio del párrafo................................................. 39 5. MODIFICACIÓN DE LOS ESTILOS......................................................................... 40 6. Envío de la Tesis para Publicación............................................................................... 43 7. BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 44 8. HERRAMIENTAS DISPONIBLES EN EL SITIO WEB CYBERTESIS .................. 44 Anexo 1: Formulario de Autorización de Publicación de Tesis Electrónicas .................. 45 Anexo 2: Generación automática de la Tabla de Contenido ............................................ 46 Anexo 3: Instalación y uso básico del capturador de imágenes MW SNAP.................... 47
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PRESENTACIÓN
El progreso de las tecnologías de información ha revolucionado nuestra concepción sobre la forma de organizar y dar acceso a la información generada por las universidades. A su vez, la cantidad de material a conservar en las bibliotecas ha crecido considerablemente, lo que ha hecho crítico su almacenamiento y recuperación. En la actualidad son las tecnologías de información las que han aportado un avance en la resolución de estas dificultades. Por un lado, con los sistemas de recuperación de información y, por otro, con las técnicas de digitalización y nuevos soportes de almacenamiento masivo de datos. En este contexto, las Bibliotecas de la Universidad Católica del Norte, están participando, desde el año 2005, en el Programa Cybertesis, liderado en el país por la Universidad de Chile, el cual tiene como objetivo promover la publicación y el almacenamiento electrónico de tesis en la UCN, instaurando un mecanismo que haga posible compartir y recuperar estos documentos con un acceso fácil a través del sitio Web institucional. De esta forma, el sitio www.ucn.cl/bidoc_new/cybertesis.asp brinda un servicio que permite la publicación y difusión a través de Internet de tesis en texto completo, utilizando una cadena de producción de documentos electrónicos, basada en los estándares internacionales. La Universidad de Chile, que inició la iniciativa de Cybertesis en el país, es miembro, a partir del año 2002, de una red mundial de tesis electrónicas, NDLTD (Networked Digital Library on Theses & Dissertations), que agrupa a más de cien universidades.
1.- Objetivos del Programa Cybertesis •
Publicar y difundir las tesis de grado, generadas por la Universidad Católica del Norte en texto completo a través del Web institucional.
•
Crear un sistema de información de tesis en formato digital a través de Internet.
•
Asegurar la conservación de las tesis de la Universidad Católica del Norte en formato XML (Extensible Markup Language).
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2.- Beneficios Con este programa se pretende promover una nueva economía política del conocimiento, que permita a los alumnos tesistas participar en una red de difusión de literatura académica y especializada. Entre los múltiples beneficios que otorga la incorporación a la red Cybertesis, destacan: •
Acceso gratuito y en texto completo a las tesis a través de Internet, ampliando su difusión y permitiendo que sean un verdadero instrumento de trabajo para la comunidad académica.
•
Una indexación eficaz y una ubicación rápida, aumentando significativamente la difusión de las tesis.
•
Una mayor visibilidad de la Universidad en el mundo, permitiendo al alumno obtener contacto con estudiantes y profesionales de la disciplina.
•
Un rápido y fácil proceso de publicación, lo que hace que las investigaciones estén disponibles en poco tiempo.
•
La plataforma aumenta las posibilidades de que el trabajo pueda ser leído y de que sea citado por otros autores.
•
La publicación electrónica de una tesis facilita un potencial financiamiento externo para futuras investigaciones.
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INTRODUCCIÓN
La producción de una tesis electrónica comienza con la estructuración de los contenidos de acuerdo a la "Pauta para la presentación de tesis en la Universidad Católica del Norte", desarrollada a base del documento del Sistema de Servicios de Información y Bibliotecas (SISIB) de la Universidad de Chile, como guía para los alumnos tesistas. Para la publicación de la tesis se ha desarrollado una hoja de estilo para MS Word, con el fin de facilitar la preparación del documento y su estandarización gráfica. La hoja de estilo – llamada ucn.dot – es una plantilla que tiene predefinidas las diferentes secciones de una tesis y el formato adecuado para cada contenido y que genera un documento en formato de Texto (puede ser un archivo de texto Microsoft Word o RTF1 (Rich Text Format). El proceso culmina con la conversión del documento a los formatos estándar requeridos para la publicación en Web – PDF y HTML – y para el almacenamiento y conservación de la tesis en la norma XML (Extensible Markup Language).
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RTF: Rich text format es un formato de archivo que permite intercambiar documentos entre procesadores
de textos de distintos sistemas operativos, sin que pierdan sus atributos gráficos.
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1. Hoja de estilo La hoja de estilo de Cybertesis es una plantilla desarrollada para ser usada en conjunto con el programa MS Word. Denominada ucn.dot, es compatible con cualquier PC con sistema operativo Windows 95, Windows 98 o Windows NT y puede ser abierta desde MS Word. El objetivo principal de esta hoja es ayudar a estructurar un documento de tesis, identificando sus contenidos para un posterior proceso de conversión y almacenamiento en formato digital. Sin embargo, también puede llegar a ser una herramienta útil para la presentación final impresa de una tesis. Cada uno de los estilos que contiene la barra de menú de tesis está asociado a un formato gráfico predefinido (usted lo notará al ir aplicando la marcación), lo que permite homogeneizar la presentación. A continuación, explicaremos cómo se instala y en que consiste esta hoja de estilo. En los capítulos posteriores (2, 3 y 4) veremos cómo aplicarla sobre un documento de tesis para dar forma al archivo de pre-conversión. Si usted también desea utilizar esta hoja de estilo para la presentación final impresa de su tesis, lea además el capítulo 5.
1.1. Instalación de la hoja de estilo en MS Word •
Copie el archivo ucn.dot en
C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas si tiene la versión Microsoft Office 97 o en: C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Templates si tiene la versión Microsoft Office 2000.
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1.2. Descripción de los elementos de la hoja de estilo A continuación se describen los componentes del menú de la hoja de estilo.
Portada Agrupa todos los elementos que pueden llegar a integrar la portada de la tesis. En caso de ser necesario, el estilo Facultad se puede utilizar como un estilo común para las facultades e institutos. Lo mismo ocurre con Departamento, que también es válido para marcar las escuelas.
Páginas Preliminares Comprende los elementos previos al cuerpo de la tesis. El resumen, los agradecimientos y las calificaciones deben ser marcados como Páginas Preliminares.
Cuerpo de la Tesis Este menú agrupa la organización jerárquica de una tesis. Permite marcar dos tipos de estructura: •
Organizada en Partes y en Capítulos (Parte I: Capítulo 1, Capítulo 2, etc., Parte II: Capítulo 3, etc.)
•
Organizada solamente en Capítulos.
El número de partes y capítulos puede variar, no existiendo un número límite. Sin embargo, cada capítulo puede tener sólo hasta 7 niveles de estructuración interna.
Texto Este estilo permite marcar los contenidos de la tesis que no estén marcados con algún otro estilo del menú y que estén conformados solo por caracteres. Se incluyen los espacios en blanco.
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Enumeración Bajo el concepto de enumeración se agrupan los diferentes tipos de listas que pueden ser incorporados en el texto de una tesis. Se consideran listas numeradas y con viñetas, con dos niveles de estructuración cada una. Además, la Lista Simple sin numeración- y las Notas Lexicográficas, que corresponden a listas de abreviaturas y símbolos, entre otras.
Citas Textuales Se definen tres estilos de citas textuales: Cita inserta en el texto: permite marcar frases de otras obras incluidas dentro de un párrafo. Este estilo no se aplica a todo el párrafo, sino que sólo al texto de la cita. Cita en bloque de texto: permite marcar una cita de un texto que ha sido incorporada como párrafo independiente (debido a su extensión). Este formato se aplica sólo a los textos en prosa. Cita de versos: permite marcar trozos de poemas. Cada estrofa debe estar separada por una línea y cada verso debe separarse con el comando Shift+Enter (salto de línea).
Ilustraciones En esta opción se encuentran los estilos para identificar y marcar todos los elementos gráficos que integran una tesis. En esta categoría se consideran figuras, gráficos, fórmulas, tablas y cualquier elemento inserto dentro del cuerpo del texto.
•
Rótulo: se usa para marcar la identificación o nombre de todo tipo de ilustración o tablas.
•
Rótulo de figura: Se utiliza para las imágenes que están compuestas de una serie de imágenes y que podrían eventualmente estar en una tabla.
•
Rótulo de tabla: Permite marcar tablas en formato de imagen, realizadas con otros software y donde el cuerpo de la tabla no es posible convertirlo a texto.
•
Figura: Se utiliza para marcar el nombre del archivo de la imagen que corresponde desplegar dentro de la visualización del texto.
•
Fuente: Permite identificar la fuente de información desde donde fue extraída alguna imagen.
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Bibliografía y Anexos A través de estas opciones es posible marcar bibliografía y anexos con una estructura simple o jerarquizada. Bibliografía 1 define la bibliografía total, mientras que Bibliografía 2, 3 y 4 permiten jerarquizar el contenido de la bibliografía hasta en tres niveles. La misma estructura se aplica a los Anexos: Anexo1, identifica la sección general y Anexo 2 y Anexo 3, a la estructura jerárquica.
La opción Referencias bibliográficas permite marcar los ítemes que componen cada bibliografía. En resumen, podemos estructurar los contenidos de este menú en 3 partes: i) Una primera parte que contiene los elementos preliminares: Portada y Páginas preliminares. ii) Una segunda parte que reúne los elementos constituyentes del cuerpo de la tesis: Cuerpo de la Tesis, Texto, Enumeración, Citas Textuales e Ilustraciones. iii) Una tercera parte que agrupa las secciones finales de una tesis: Bibliografías y Anexos. Secciones Preliminares Cuerpo de la Tesis
Secciones Finales
· · · · · · · ·
Portada Páginas preliminares Cuerpo de la Tesis Texto Enumeración Citas Textuales Ilustraciones. Bibliografías y Anexos.
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2. Preparación de una tesis en MS Word El desarrollo de un documento de tesis requiere de la aplicación de la hoja de estilo. La hoja permite: •
Crear un documento de tesis desde el comienzo.
•
Importar una tesis creada en otro archivo
2.1. Creación de una tesis electrónica •
Cree una carpeta en su disco duro cuyo nombre esté compuesto por el apellido completo y la inicial de su nombre, separados por underscore (“_”). Por ejemplo: rodriguez_a (sin acentos y en minúsculas).
•
Dentro de esa carpeta, cree una carpeta llamada images. Ésta se utilizará en la última fase de marcación, para almacenar las imágenes que se hayan incluido en su documento de tesis.
•
Abra un archivo Nuevo... de MS Word.
•
Una vez abierta esta hoja en blanco, en la barra de trabajo de MS Word seleccione Herramientas y luego Plantillas y complementos...
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•
En la opción “Adjuntar” busque y seleccione el archivo ucn.dot en la siguiente ruta: C:\Archivos de Programa\Microsoft Office\Plantillas\ucn.dot o C:\Archivos de Programa\Microsoft Office\Templates\ucn.dot (Office 2000), marque la casilla “Actualizar los estilos automáticamente” y presione Aceptar.
Importante: Debe seleccionar la casilla “Actualizar los estilos automáticamente”.
•
Podrá observar que se instalará una nueva barra de menú en su MS Word (que revisamos en 1.2.) con las opciones para escribir y dar formato a su tesis:
Nuevo Menú •
Seleccione todo el contenido que aparece en la hoja (que corresponde a una hoja de prueba) y bórrelo.
•
Ahora, guarde este documento en blanco, nombrándolo así:
apellido + underscore (_) + iniciales del nombre. •
Debe ir todo sin acentos y en minúsculas. Por ejemplo: rodriguez_pe (Patricio Ernesto Rodríguez). Debe guardarlo en la carpeta que creó para almacenar la tesis y sus imágenes. El archivo puede ser guardado como Documento de Word o bien como RTF.
•
A partir de este momento, usted puede o redactar su tesis sobre este documento o bien importar uno o varios archivos donde tenga guardado su trabajo. Este segundo paso será revisado a continuación en profundidad.
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2.2. Importación de una tesis electrónica creada en otro archivo Para marcar una tesis electrónica creada en otro documento o software, proceda de la siguiente forma: • En el documento creado en 2.1. (con la hoja de estilo de tesis asociada), vaya a la opción Insertar y seleccione Archivo. •
Escoja el o los archivos donde tenga almacenada su tesis y que desea importar. De inmediato se abrirá el documento dentro de la plantilla y quedará listo para comenzar a marcar.
•
Guarde este nuevo documento como se indica en el punto anterior.
Importante: Si usted va a importar varios archivos, debe hacerlo en el orden correspondiente. Solo puede traer un archivo a la vez, por lo que una vez importado el primer archivo, coloque el cursor al final de los contenidos de éste y repita los pasos para importar el siguiente.
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3. Marcación de la tesis El proceso de marcación de la tesis se realiza en forma automática, al seleccionar las opciones de la barra de menú de formato de la plantilla. El procedimiento es el mismo para los dos casos mencionados en el punto 2: tesis creada directamente en la plantilla o tesis importada desde otro documento electrónico.
3.1. Control de la marcación Para controlar y visualizar el tipo de estilo con que se marcará su tesis: •
En el menú Ver de la barra de menú de MS Word, seleccione la opción Normal.
•
Luego, de este mismo menú, seleccione Herramientas y escoja Opciones.
Aparecerá una ventana con varias posibilidades. •
Seleccione la lengüeta Ver y en la parte inferior de la ventana, indique el ancho que desea para el despliegue del Área de Estilo. Se desplegará a la izquierda un área de control de estilos.
Área de Estilo
Definición del ancho del Área
A partir de este momento usted está en condiciones de marcar su tesis.
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3.2. Consideraciones previas En primer lugar, seleccione todo el contenido del documento y luego márquelo como Texto. Este procedimiento se realiza por dos razones. La primera es que todo lo que aparezca en su tesis debe quedar marcado con alguno de los estilos definidos en el menú de tesis. De esta forma, cualquier estilo extraño (ya sea Normal, Texto Independiente, etc.) será reemplazado por el estilo Texto. En segundo lugar, los contenidos de los capítulos – y de cualquier otra sección que esté conformada por un título y un contenido – que no sean títulos, ni listas, ni citas, ni figuras deben ser marcados como Texto. En palabras más simples: todo lo que no esté marcado con otro de los estilos del menú de tesis, debe ir marcado como Texto, incluidos los espacios en blanco. De manera general, podemos diferenciar dos tipos de marcación. i) Cuando el elemento a marcar es simple, es decir, cuando sólo está formado por un segmento (que puede estar constituido por una o varias líneas). Es el caso de los elementos como los que forman parte de la portada de la tesis (Facultad, Título, etc.), la Dedicatoria y los Índices (ambos considerados en Páginas Preliminares), las citas y las listas. ii) Cuando el elemento a marcar es complejo, es decir, que está constituido por un título de sección y contenido. Es el caso del estilo Páginas Preliminares del menú del mismo nombre, de los correspondientes a Cuerpo de la Tesis (que sirven para estructurar la tesis en partes y capítulos), la Bibliografía y los Anexos. En todos estos casos, salvo en la Bibliografía (ver 3.4.1.), los contenidos deben ser marcados como Texto, o bien – según sea el caso – con las opciones de Listas (Enumeración), Citas (Citas textuales) o Ilustraciones. De esta forma, en las secciones consideradas en ii), la marcación se realizará de la siguiente manera: •
El título de la sección se marca con la opción que le corresponde.
•
El contenido se marca como Texto (o con las opciones de listas, citas o ilustraciones, si corresponde).
IMPORTANTE: Algunos formatos como las negritas, cursivas o subrayados pueden desaparecer una vez que haya aplicado el estilo Texto. Vuelva a aplicarlos de ser necesario.
A partir de ahora, usted puede comenzar a marcar los contenidos específicos.
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3.3. Portada y Páginas Preliminares Para marcar una tesis, se debe i) seleccionar el texto del documento que desea marcar ii) seleccionar en el menú la opción correspondiente al texto.
De inmediato el documento adoptará las letras, tamaño y estilo que se ha predefinido en la plantilla.
Importante:
La identificación del estilo debe
aparecer en el Área de estilos
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Se recomienda que los elementos de portada de una misma categoría queden en una sola línea o párrafo, es decir, sin separaciones hechas por la tecla enter. En el caso de los autores, de los profesores guía o de los profesores informantes, siempre deben ir precedidos por un salto de línea (apretando las teclas shift [ ] + enter [↵] al mismo tiempo), aún cuando vayan precedidos por algún texto (por ejemplo: “Autor”, “Por”, etc.). Luego, se procede a marcar con el estilo correspondiente.
El símbolo representa el salto de línea. Como se puede observar, hay sólo una identificación de Autor en el área de control para todo el párrafo. De igual manera, para los Profesores Guías. Nota: Para obtener la vista de los saltos de línea, presione la opción Mostrar u ocultar ¶ del menú Estándar de MS Word:
Para marcar las secciones preliminares, existe un estilo, Páginas Preliminares, para identificar los títulos de los diferentes apartados que se incluyan. Esta sección puede contener: •
Calificaciones
•
Agradecimientos
•
Resúmenes (incluyendo versiones en otros idiomas)
•
Cualquier otro título que se quiera incluir en esta parte.
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Las dedicatorias se marcan con la opción Dedicatoria.
El estilo Páginas Preliminares se utiliza para los títulos de las secciones preliminares, mientras que los contenidos se marcan como Texto. La tabla de contenido, por su parte, se debe eliminar por completo del cuerpo de la tesis. Se recomienda hacer esto al final del proceso de marcación. Si usted ha decidido utilizar la plantilla para dar también forma a la versión impresa, el título de la tabla de contenido se debe marcar como Índices, y el contenido como Texto (para la generación automática de la tabla de contenidos, ver el Anexo 2).
3.4. Marcación de capítulos y jerarquización Para utilizar el menú Cuerpo de la Tesis es necesario tener claridad sobre la estructura jerárquica de los contenidos de la tesis, es decir, cuáles son los capítulos o secciones principales y cuáles son los que forman parte de éstos. Los títulos de los capítulos deben ser marcados con las opciones contenidas en Cuerpo de la Tesis.
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Se puede estructurar una tesis de dos maneras: En partes y capítulos. Cada parte consta de un número ilimitado de capítulos, los que a su vez pueden estar constituidos en subcapítulos.
Ejemplo 1: Marcación como partes:
En el caso de los títulos, la numeración indica jerarquía: Título 1 esta subordinado a la marca de Partes; Título 2 está subordinado o forma parte de Título 1; Título 3 está subordinado o forma parte de Título 2; etc. En el ejemplo, “Capítulo 1” y “Capítulo 2” forman parte de "Primera Parte", en un segundo nivel jerárquico, por lo tanto a ambos se les asigna la marca Título 1. Por su parte, “Capítulo 1.1” está subordinado a “Capítulo 1”, en un tercer nivel jerárquico, por lo que recibe la marca Título 2. Importante: Los estilos Título1, Título2, etc., no indican el número del capítulo, sino su estructura jerárquica o nivel dentro del o los capítulos. ii) En Capítulos. Es la forma más común. La tesis se estructura en capítulos, los que a su vez se subdividen en subcapítulos. El menú permite que sea estructurada hasta en 7 niveles jerárquicos de profundidad.
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Ejemplo 2: Marcación como capítulos:
3.5. Marcación de Listas y Citas Estos elementos forman parte del contenido o cuerpo de la tesis, pero requieren una marcación especial que permita distinguirlos jerárquica y gráficamente.
3.5.1. Listas Para marcar listas que aparezcan en el texto de una tesis hay tres opciones: i) Para listas numeradas. Se pueden incluir hasta dos niveles de numeración. Ejemplos:
Ejemplo de Lista con sólo un nivel jerárquico.
Ítems, marcados como Lista Numerada 1.
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Ejemplo de lista con dos niveles jerárquicos. Ítemes de una lista de primer nivel
(Marcada
como
Lista
Numerada 1). Ítems de una lista de segundo nivel
(Marcada
como
Lista
Numerada 2).
ii) Para listas con viñetas. También con dos niveles de profundidad:
iii) Lista simple. Esta es la que no lleva numeración ni viñetas.
Para estas tres alternativas existe la posibilidad de agregar y marcar un título con la opción Título de la Lista. Además, se pueden agregar Notas Lexicográficas, las que se marcarán de manera similar a las listas anteriores. Las notas lexicográficas corresponden a listas de abreviaturas o glosarios.
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3.5.2. Citas Para las citas también hay tres alternativas. Cita inserta en el texto. En este caso se marca sólo la sección correspondiente a la cita, dejando el resto del párrafo como Texto.
ii) Cita en bloque de texto. Esta opción se utiliza para marcar citas extensas, que van como párrafo independiente:
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iii) Cita de versos. Se utilizará cuando corresponda citar algún poema o texto similar: Importante: Los versos deben separarse mediante un salto de línea (shift + enter).
3.6. Marcación de imágenes y tablas Se recomienda que la marcación de imágenes y tablas – así como también la eliminación del Índice – se haga una vez finalizada toda la tesis, ya que en esta fase el documento para la conversión digital podría necesitar separar o eliminar algunas de las imágenes u otros elementos gráficos insertos en él. Si usted decide utilizar la hoja de estilo ucn.dot también para crear la versión impresa de su documento, debe guardar en este momento una versión diferente con este fin (en el menú Archivo, seleccione Guardar como... y renombre el archivo, por ejemplo, tesis_impresión.rtf). En esta versión para imprimir usted no debe separar ninguna imagen u objeto del cuerpo de la tesis, ni tampoco eliminar la tabla de contenido (ver 3.3. y capítulo 5). Solamente debe limitarse a marcar los encabezamientos o títulos de imágenes con el estilo Rótulo y las fuentes con el estilo Fuente. Para más detalles sobre cómo utilizar la hoja de estilo para una versión impresa, vea el capítulo 5. Si usted decide utilizar la hoja de estilo sólo para entregar el documento formateado a Cybertesis, siga adelante con los procedimientos descritos a continuación.
3.6.1. Imágenes Para procesar los elementos gráficos de una tesis distinguiremos dos tipos:
i) Imágenes insertadas desde archivo de imagen Corresponden a las que se agregan utilizando la opción “Insertar” y luego “Imagen”, desde el menú principal de Word. Pueden ser imágenes predeterminadas por Word (desde “Insertar”, y luego “Imágenes Prediseñadas...”) o bien archivos de imágenes creados por el usuario (desde “Insertar” y luego “Desde archivo...”).
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En este caso se debe marcar el título o encabezado de imagen (si lo tiene) como Rótulo. La imagen se mantiene en el documento siempre y cuando su disposición no sea “flotando sobre el texto”. Esto se puede regular al momento de insertar la imagen. En el cuadro de diálogo de “Insertar” y luego “Imagen desde archivo”, se debe desactivar la casilla “Flotar sobre el texto”.
Las imágenes que ya han sido insertadas, y que están en modalidad “Flotando sobre el texto”, pueden modificar esa condición. Cabe señalar que estas imágenes no se pueden visualizar en la vista “Normal” de MS Word. Entonces, para realizar la modificación, cambie a vista “Diseño de página”. •
Seleccione la imagen con el botón secundario del mouse y presione “Formato de imagen”.
•
Dentro del cuadro de diálogo que se abrirá, seleccione la lengüeta “Diseño” y seleccione la opción “En línea con el Texto”.
•
Presione Aceptar.
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•
Vuelva a la vista de trabajo Normal y verifique que la imagen ahora se visualiza.
En caso de que usted esté trabajando con MS Office 2000 o versiones superiores, al seleccionar la figura con el botón secundario, presione “Formato de imagen” y luego seleccione a lengüeta diseño.
Este procedimiento es necesario para que la figura pueda ser procesada sin necesidad de capturarla y guardarla como archivo externo.
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Importante:
El título o encabezado de figura debe ir siempre sobre la imagen, marcado como Rótulo.
El párrafo donde se inserta la imagen no necesita marca (salvo la de Texto, que ya está por defecto). La información con respecto a la fuente debe ir bajo la figura y marcada como Fuente.
En caso de figuras sin título o encabezado – que funcionan como complementos gráficos de un párrafo y no pertenecen a ninguna lista de figuras – el tratamiento es similar: también se debe verificar y modificar (si es necesario) la disposición de la imagen a “no flotante”. La única diferencia es que no se utiliza la marca rótulo.
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ii) Objetos gráficos cuyo origen no es un archivo de imagen •
Dentro de este grupo podemos considerar:
•
Objetos generados por editores de ecuaciones.
•
Gráficos generados por Excel.
•
Figuras generadas por la opción de autoformas de MS Word.
•
Cuadros de texto generados por MS Word.
Para procesar estos tipos de elementos gráficos es necesario utilizar algún capturador de imágenes (en el Anexo Nº 3 se explica el uso básico de MWSnap para captura y almacenamiento). Estos programas permiten capturar imágenes o secciones de la pantalla del computador. En primer lugar tenga en cuenta que dentro de la carpeta o directorio que contiene el archivo de tesis electrónica, se debe crear una carpeta para las imágenes (ver 2.1), donde se almacenarán los archivos gráficos correspondientes a la tesis. El procedimiento para la marcación de estos elementos es el siguiente: •
Capture el objeto gráfico inserto en la tesis por medio del programa capturador o fotógrafo y conviértalo en archivos de imagen. El título o encabezado de la figura debe permanecer en el documento, no debe ser integrado a la imagen.
Importante: Los archivos de imagen de la tesis deben ser guardados en los formatos .gif o .jpg para que puedan ser visualizados. •
Almacene o guarde la imagen. Se recomienda utilizar nombres de archivo cortos, numerados (si es necesario), en minúsculas, sin espacios en blanco entre medio, sin acentos y sin usar caracteres problemáticos o extraños (por ejemplo: ñ, +, =, &, etc.). Algunos ejemplos de nombres de archivos: fig001.gif, tabla003.jpg, grafico012.gif, formula025.gif, etc...).
•
Una vez almacenada la imagen como archivo gráfico en la carpeta correspondiente, elimine el objeto gráfico del cuerpo de la tesis. El encabezado o título de la figura se debe mantener.
•
Luego re-inserte la imagen que acaba de capturar en el lugar que corresponda. Recuerde desactivar la opción de “Flotar sobre el texto”. La imagen debe poder visualizarse en vista Normal. También recuerde insertar la imagen bajo el título o encabezamiento.
•
Marque el título de la imagen como Rótulo.
En caso de que el objeto gráfico sea un elemento sin título, el tratamiento es similar al descrito arriba, con la excepción de que no se marcará nada como Rótulo. En caso de imágenes con Rótulo que aparezcan una tras otra, se recomienda separarlas por un espacio en blanco:
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Espacio en blanco entre dos figuras con Rótulos
De esta manera se evitan ambigüedades en el proceso de conversión. De no existir ese espacio, el rótulo de la “Figura 2” quedaría entre dos figuras (el rótulo podría corresponder a ambas). Al existir el espacio en blanco antes del rótulo “Figura 2”, éste se asocia de manera definitiva a la figura que lo sucede. Importante: En algunas ocasiones, en modalidad de vista Normal, las imágenes no son visibles (en especial, las autoformas de MS Word). Por tanto, para capturarlas y sacarlas del cuerpo de la tesis es recomendable trabajar en modalidad de vista Diseño de Página. Luego, para continuar con la marcación, retome la vista Normal.
3.6.2. Tablas Las tablas siempre se marcan como Texto. El título o encabezado se marcará como Rótulo. Las leyendas de las tablas –si las tuviera– se deben incorporar en una celda al final de misma (no llevan ninguna marca especial, todo el cuerpo de la tabla se marca como texto). Por ejemplo:
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Título de la Tabla (marcado como Rótulo) Cuerpo de la Tabla (marcado como Texto) Leyenda, incluida al final de la tabla.
El estilo Rótulo se utiliza para generar en forma automática índices de imágenes y de tablas de la tesis electrónica. Por lo tanto: •
Rótulo seguido de la marca Figura, genera un índice de imágenes
•
Rótulo seguido de una marcación Texto, generará un índice de tablas.
Al igual que las figuras, la información con respecto a la fuente se debe agregar bajo la tabla, y se marcará como Fuente. Cuando no es posible convertir una tabla a texto, ya sea por que la tabla fue realizada con otro programa (por ejemplo: Excel), o bien porque en el interior de sus celdas se encuentra algún objeto inserto que no es un carácter (por ejemplo: imágenes, ecuaciones, etc.), o algunas celdas presentan colores de fondo significativos y que se requieren para una interpretación fiel, se recomienda el siguiente procedimiento: •
Capture la tabla como si fuera un objeto gráfico (ver 3.6.1., sección ii) y almacénela como archivo de imagen. Se recomienda que, como nombre de archivo, se utilice la siguiente nomenclatura: tab001.gif o tab001.jpg.
•
Elimine la tabla del cuerpo de la tesis e inserte en su lugar el archivo que acaba de capturar y almacenar. Recuerde desactivar la casilla “Flotar sobre el Texto” al momento de insertar la imagen, y de poner ésta bajo el título o encabezamiento de la tabla (si lo tiene).
•
Marque el rótulo como Rótulo de cuadro.
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Tabla compleja: contiene una imagen dentro de una celda
Tenemos en este caso una tabla compleja, imposible de convertir a texto sin que la imagen que contiene una de sus celdas se pierda. Entonces se debe capturar, convertir en archivo de imagen, eliminarla del cuerpo de la tesis, re-insertarla (como “no flotante”) y marcar:
3.7. Marcación de Bibliografías y Anexos La bibliografía y los anexos deberán ir siempre luego del cuerpo de la tesis, es decir, al final de ésta.
3.7.1 Bibliografía La marcación de una bibliografía se hace de la siguiente forma: •
Título General de la Bibliografía, marcado como Bibliografía nivel 1.
•
Ítemes bibliográficos, marcados como Referencias Bibliográficas.
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Título General de la Bibliografía, marcado como Bibliografía nivel 1.
Ítemes bibliográficos, marcados como Referencias Bibliográficas.
En caso de que una tesis contenga bibliografía separada por cada capítulo, se recomienda el siguiente procedimiento: •
Agregue siempre toda la bibliografía al final de la tesis.
•
Estructúrela y diferénciela por capítulo y márquela con las opciones contenidas en el menú Bibliografía y Anexos. En este caso, cada capítulo se puede marcar como subsección dentro la Bibliografía general. Ejemplo:
Título General de la bibliografía, marcado como Bibliografía nivel 1.
Subsecciones, marcadas como Bibliografía nivel 2.
Ítemes Bibliográficos, marcados como Referencias Bibliográficas.
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3.7.2. Anexos En el caso de los anexos, se marcará el título principal como Anexo nivel 1. Si existieran subniveles o subsecciones, se marcarán como Anexo Nivel 2 y 3. Los contenidos de los anexos se marcarán como Texto, si solamente son párrafos, o bien con las marcas correspondientes a listas, citas y/o imágenes, si fuera necesario.
3.8. Marcación: Casos Especiales Durante el proceso de marcación del contenido de la tesis es frecuente encontrar ciertas situaciones especiales que requieren de soluciones acorde con la estructura de la hoja de estilo y su posterior transformación a formato de textos electrónicos.
3.8.1. Caracteres especiales Cuando sea necesario utilizar caracteres especiales –ya sean letras griegas, símbolos matemáticos u otros– no utilice los caracteres de la fuente Symbol. Por el contrario, se recomienda usar el set de caracteres (texto normal) o bien los pertenecientes a Times New Roman. Este set se encuentra al abrir en el menú de MS Word Insertar, y luego elegir la opción Símbolo....
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A continuación seleccione la fuente recomendada (se encuentra en el primer lugar del listado de fuentes) y el carácter requerido:
De este set se puede elegir una gran gama de símbolos.
3.8.2. Utilización de Tablas Muchas veces se pueden utilizar tablas para diagramar contenidos que lo requieran. En esos casos, sólo es necesario marcar la tabla como texto. Ejemplo:
3.8.3. Notas al pie de página El único tratamiento para las notas al pie de página, es que deben ser marcadas como Texto.
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Para poder visualizar las notas en el modo Normal, vaya a la opción Ver del menú principal de MS Word y seleccione Notas al pie. Se desplegará una ventana en la parte inferior de su pantalla, y dentro de ella aparecerán todas las notas contenidas en su tesis. Selecciónelas y márquelas como Texto. Luego cierre esta ventana.
3.8.4. Espacios en blanco Como ya se mencionó (ver 3.2.) los espacios en blanco deben ser marcados como Texto. Pero además, deben ser reducidos al máximo, especialmente los que sólo cumplen funciones de diagramación y que tienen sentido para la impresión del documento. Para efectos de la conversión a tesis electrónica, estos espacios pierden su valor. Se recomienda, entonces, que se mantenga un solo espacio o salto de párrafo entre párrafo y párrafo y entre párrafos y título de sección.
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4. Limpieza La limpieza es el procedimiento utilizado para eliminar estilos que hayan quedado insertos en el texto y que no están definidos en la plantilla. Este proceso se aplica tanto al cuerpo de la tesis como a las notas al pie de página. Importante Para efectos de la conversión del documento marcado a formato digital, no debe quedar ninguna sección del documento con algún estilo que no pertenezca a la barra de menú de la plantilla de tesis. Estos estilos extraños provocan errores en el proceso de conversión. El documento debe limpiarse completamente de: •
Estilos Normal o Textos independientes, que deben ser reemplazados por el estilo Texto.
•
Sangrías, tabulaciones y espacios al principio del párrafo definidos manualmente.
Para realizar la limpieza del documento se utiliza la opción Reemplazar del menú Edición
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4.1 Cambio de los estilos normal y texto independiente a texto Revise el área de estilo de su documento. Si aparecen marcas con los estilos normal y texto independiente proceda de la siguiente forma:
Área
de
Estilo
Importante: Eliminar
•
Vaya al Menú Edición y seleccione Reemplazar.
•
Presione el botón Más. Se abrirán otras opciones de reemplazo.
•
Posicione el cursor en la caja Buscar.
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•
Presione el botón Formato y Seleccione la opción Estilos.
Se abrirá una ventana en que aparecerá una lista de todos los estilos. •
Seleccione el estilo Normal.
•
Posicione el cursor en la caja de Reemplazar con:
•
Presione el botón Formato y Seleccione la opción Estilos.
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•
Seleccione el estilo Texto.
•
Finalmente, presione el botón reemplazar todos
4.2. Eliminar tabuladores: En la opción Buscar: •
Abra el menú Especial y seleccione 2 Marca de Tabulación.
•
Posicione el cursor en Reemplazar con: No colocar ningún carácter (ni siquiera un espacio en blanco):
Marca
de
Tabulador
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4.3. Eliminar espacios en blanco al inicio del párrafo •
Abra la Opción Reemplazar del menú edición.
•
Posicione el cursor en Buscar.
•
Presione el botón Especial.
•
Seleccione 1 Marca de párrafo.
•
Al lado de la marca de párrafo, marque un espacio en blanco con la barra espaciadora de su teclado.
•
Coloque el cursor en Buscar.
•
Presione el botón Especial. Seleccione 1 Marca de párrafo.
•
Presione el botón Reemplazar todos.
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5. MODIFICACIÓN DE LOS ESTILOS Como se especificó en el capítulo 1, la hoja de estilo ucn.dot asocia a la estructuración de las partes de la tesis, un formato gráfico. Este formato es variable y usted tiene la posibilidad de cambiarlo, para darle a su documento la apariencia que más le satisfaga.
Importante: Sólo la versión impresa es sensible a estas modificaciones, puesto que para la presentación digital existe una hoja de estilos css que estandariza la presentación gráfica de todos los trabajos publicados en Web.
Si usted decide utilizar esta plantilla para dar forma a la versión final para impresión de su documento, le recomendamos seguir utilizando la modalidad de vista Normal para verificar en el área de control los estilos que quiere modificar. Una vez finalizadas las modificaciones, cambie a la modalidad de vista Diseño de Página, para tener control sobre la visualización gráfica de su tesis, en especial de la ubicación real de las imágenes y de la organización de los párrafos en cada página. Le recordamos que, en este caso, es mejor trabajar con dos versiones de su tesis: •
una para la conversión digital, donde se eliminarán las imágenes y objetos insertos en la tesis, además de la tabla de contenidos.
•
otra para la impresión.
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Para modificar el aspecto gráfico de los estilos, seleccione Estilo....desde la opción Formato de la barra de menú principal de MS Word.
Se le abrirá el cuadro de diálogo de Estilo. Para modificar alguno de los estilos, selecciónelo en la lista de Estilos y oprima el botón Modificar....
Se abrirá la siguiente ventana:
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Desde el botón Formato... usted tendrá acceso para modificar diversas características del estilo elegido: Fuente, Párrafo, etc. Una vez realizados los cambios deseados presione Aceptar a todas las ventanas abiertas. En su documento, el estilo adoptará las características que usted le asignó.
Es preferible realizar las modificaciones de estilo una vez que haya marcado toda la tesis. De esta manera, usted podrá concentrarse sólo en los estilos que utilizó.
Le recordamos que para el caso de la tabla de contenidos de su trabajo, debe marcar el título de ésta como Índices, y el cuerpo como Texto (Para ver como generar una tabla de contenidos de manera automática, revise el Anexo 2).
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6. Envío de la Tesis para Publicación Una vez que ha finalizado el procedimiento de marcación de acuerdo a los pasos descritos en esta guía, usted tendrá su tesis electrónica formateada y lista para ser transformada al formato XML e incorporarse a la red de Cybertesis. Lo que se debe enviar es: •
Documento formateado (en formato .rtf o .doc)
•
Carpeta con archivos de imágenes
•
Versión original de la tesis – ya sea en formato Word o PDF –, sin formatear (optativo: se utilizará como referencia en caso de duda).
La tesis en formato digital (CD ROM) debe ser entregada, conjuntamente con la tesis en formato físico (papel), en la respectiva Secretaría de la Carrera de la Sede que corresponda (Antofagasta o Coquimbo o del Instituto de Investigaciones Arqueológicas y Museo “R. P. Gustavo Le Paige, S. J.” en San Pedro de Atacama). Deberá adjuntar el Formulario en que autoriza a las Bibliotecas de la UCN a publicar la versión electrónica de su tesis, indicando sus datos personales, unidad académica, título y tema de la tesis (Anexo Nº 1). Mayores informaciones sobre Cybertesis: Correo electrónico
[email protected] Silvia Araya Páez Fono: (56 – 55) 355305 Mayores informaciones sobre el Taller: Correo electrónico
[email protected] Ángela Peragallo Carrasco Fono: (56 – 55) 355306
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7. BIBLIOGRAFÍA 1. Cybertesis. Publicación y difusión de tesis en línea. www.ucn.cl/bidoc_new/cybertesis.asp 3. Pauta de presentación de tesis : Universidad Católica del Norte, Antofagasta : Universidad Católica del Norte, Bibliotecas, 2005. 4
Guía de marcación de tesis : Universidad Católica del Norte, Antofagasta : Universidad Católica del Norte, Bibliotecas, 2005.
8. HERRAMIENTAS DISPONIBLES EN EL SITIO WEB CYBERTESIS 1. Pauta de presentación de tesis : Universidad Católica del Norte. Antofagasta : Universidad Católica del Norte, Bibliotecas 2005. (Manual 1). 2. Guía de marcación de tesis : Universidad Católica del Norte, Antofagasta : Universidad Católica del Norte, Bibliotecas, 2005. (Manual 2). 3. Plantilla ucn.dot. 4. Formulario de autorización de publicación de tesis electrónicas. 5. Ejemplos de tesis ya digitalizadas. 6. Programa capturador de imágenes (Por ejemplo: NWSnap).
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Anexo 1: Formulario de Autorización de Publicación de Tesis Electrónicas 1. Identificación de la Tesis Nombre(s) Alumno(s): Dirección: Teléfono:
E-mail:
Facultad: Departamento: Carrera: Título al que opta: Profesor guía: Título de Tesis en español: Título de Tesis en inglés: Temas de Tesis: (Palabras claves de 5 a 8 términos)
2. Autorización de Publicación de Versión Electrónica de la Tesis (*Marque con una X que corresponda) A través de este medio autorizo a las Bibliotecas de la Universidad Católica del Norte a publicar la versión electrónica de esta tesis en www.ucn.cl/bidoc_new/cybertesis.asp Autorizo: Publicación electrónica*: Después de: Firma del Alumno(s): Firma del Profesor Guía: Firma del Decano o Secr. Acad. Facultad:
años No autorizo:
Solo Tabla de Contenido:
3. Forma de entrega*: El texto de la Tesis debe ser entregado en formato Word, como archivo .DOC o .RTF para PC. Las imágenes que la acompañen pueden ser: .GIF, .JPG o .PNG. El soporte de entrega debe ser CD ROM. Entrega a: Secretaría de Carrera respectiva en las Sedes de Antofagasta, Coquimbo o I.I.A.M. en San Pedro de Atacama.
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Anexo 2: Generación automática de la Tabla de Contenido 1. Una vez finalizada la marcación completa de la tesis, ubique el cursor en la línea que está debajo del título de la tabla de contenido (la que estará marcada como Índices). 2. En el menú Principal de MS Word seleccione Insertar y luego Índices y tablas.... Se abrirá la siguiente ventana. En el cuadro de Diálogo seleccione la lengüeta “Tabla de contenido”.
3. Seleccione un formato (los puede visualizar en Vista previa), el número de niveles que desea que aparezcan en su tabla de contenido, el tipo de carácter de relleno y si desea que aparezcan los números de páginas (estos también se generarán automáticamente. Luego, pulse “Aceptar”. La tabla de contenidos se desplegará en el lugar seleccionado. Usted podrá seleccionarla y cambiar su formato gráfico.
IMPORTANTE Los títulos de sección (ya sean capítulos, bibliografías y anexos) debe estar correctamente marcados para que el índice se genere de manera adecuada.
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Anexo 3: Instalación y uso básico del capturador de imágenes MW SNAP 1. Ejecute el archivo instalador de MW Snap (MWSnap300.exe). Seleccione el idioma y luego la ubicación donde se alojará el programa. Se recomienda dejar la ruta ofrecida por defecto. Una vez finalizado el procedimiento de instalación presione “Finalizar”. 2. Ejecute el programa desde el acceso directo creado en su escritorio o desde el botón Inicio / Programas / MWSanp. Se abrirá la siguiente pantalla:
3. Este programa cuenta con una variedad de sistemas de captura y edición de imágenes. Sin embargo, acá sólo haremos referencia a la que consideramos más útil y práctico para la captura sencilla de una imagen desde cualquier tipo de documento. Para efectos de capturar una imagen de un documento, sea del tipo que sea, se recomienda la opción Capturar Selección:
Este tipo de captura permite seleccionar el trozo exacto de la pantalla que usted quiere convertir en archivo de imagen, evitándole de esta manera tener que utilizar algún otro programa editor gráfico.
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Como se observa, este tipo de captura - al igual que los otros que aparecen en el menú - posee un sistema de combinación de teclas: Shift + Crtl + A. Para facilitar el proceso, utilizaremos éste procedimiento. 4. Para utilizar MWSnap, el programa debe estar activo, pero minimizado. Por lo tanto, minimice la ventana, preocupándose de que el icono aparezca en la barra de herramientas:
Icono activo de MWSnap
5. Diríjase al documento sobre el cual realizará la captura. Deje en pantalla la imagen que desea capturar. Le recordamos que el capturador de imágenes es una especie de cámara fotográfica, que registra lo que está viendo tal como se visualiza en pantalla, por lo tanto es importante tener en consideración lo siguiente: •
La imagen a capturar debe aparecer completa en la pantalla
•
La imagen debe verse lo más nitida posible.
•
El puntero del mouse debe quedar a un lado, nunca sobre la imagen (para evitar que “aparezca” en al fotografía).
Si usted va a capturar una imagen de algún documento de MS Word, PowerPoint o Excel, utilice la vista preliminar, ya que ésta muestra las páginas limpias. 6. Una vez que tenga la imagen en pantalla, aplique la combinación de teclas que activan Captura Selección: Shift + Crtl + A. Notará que la pantalla se queda estática, que el puntero del mouse se convierte en una Cruz y que aparece una ventana informativa como la que sigue:
Esta ventana no interfiere en la captura de la imagen, sólo muestra información con respecto al proceso de captura
7. Coloque el puntero del mouse en la orilla superior iquierda de la imagen a capturar y haga una vez click con el botón izquierdo. Mueva el mouse hasta cubrirla totalmente. Notará que un recuadro de líneas punteadas envuelve la imagen. Recuerde seleccionar sólo la imagen, sin su título o rótulo.
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Una vez que está cubierta, vuelva a hacer click. Se abrirá nuevamente la ventana del programa MWSnap, conteniendo en su seccion principal la imagen que Ud. acaba de capturar:
8. Diríjase a Archivo y seleccione Guardar. O bien seleccione el botón Guardar tendrá la opción de seleccionar el nombre del archivo , el destino y su formato.
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. Usted
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