Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN INFORME DE CALIDAD SISTEMA DE CONTROL INTERNO PRIMER SEMESTRE VIGENCIA 2012 OBJETIVOS GENERAL ESPECIFICOS MISIÓN VISIÓN 1. ESTRUCTURA ORGANICA 2. MANUALES MANUAL DE FUNCIONES IDENTIFICACION DEL EMPLEO NATURALEZA DE LAS FUNCIONES REQUISITOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3. EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y RESULTADOS CONCLUSIONES

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

INTRODUCCIÓN

El presente informe de control interno de la alcaldía de Majagual sucre, correspondiente al primero de la vigencia 2012, ha sido elaborado conforme a la ley 87 de 1993 y su s decretos reglamentarios, aplicado a las necesidades y objetivos de esta entidad. Es esta unidad la que tiene que ejercer el control del buen uso de los recursos financieros y humanos, lo mismo que velar por el patrimonio en general de la alcaldía de majagual – sucre. Recae sobre el alcalde municipal la responsabilidad que la unidad de control interno tenga los elementos indispensables para ejecutar la labor que legalmente le compete. Este trabajo se diseño de acuerdo a la estructura organizacional de la alcaldía municipal de majagual, y evaluando con responsabilidad sus fortalezas y debilidades de las distintas dependencias, todo con el animo de seguir cumpliendo con las necesidades básicas de la población, que es el objetivo que se persigue. Se han recomendaciones a fin de que cada dependencia de lo mejor de ella. Este informe va dirigido a la Contraloría General Del Departamento De Sucre conforme a lo establecido en la resolución Nº 032 del 12 de enero del 2001. OBJETIVO GENERAL Presentar el informe de la Oficina de Control Interno de la Alcaldía Municipal de Majagual – sucre, durante el primer semestre de la vigencia 2012.

OBJETIVOS ESPECIFICOS  Describir la composición de la estructura orgánica de la Entidad.

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

 Describir de manera clara y precisa el manual de Funciones y manuales de procedimientos de la Alcaldía Municipal de Majagual – sucre. Y los actos administrativos mediante los cuales fueron aprobados.  Describir y evaluar todos los procesos realizados en Alcaldía Municipal de Majagual – sucre.  Describir y evaluar procedimientos, actividades y metas de cada una de las dependencias de la Entidad.  Verificar que los procesos, procedimientos, actividades y recursos existentes estén acordes con la misión y objetivos de la entidad.  Detención oportuna de las desviaciones presentadas en el periodo a través de la Oficina de Control Interno.  Realizar las recomendaciones necesarias para el mejoramiento de los procesos. MISION “El municipio de Majagual como entidad territorial está comprometida con gestionar y promover el desarrollo integral de todos sus habitantes a través de la prestación óptima de servicios básicos, garantizando para ello, el mejoramiento continuo de la calidad de vida de toda la población Majagualera y promoviendo la participación comunitaria en los diferentes sectores de la producción, especialmente en el sector agropecuario, el cual es el eje del desarrollo económico, humano y ambiental de nuestra región; y el cual se administrara con equidad y Justicia Social”. VISIÓN “El municipio de Majagual para el año 2020 será líder y modelo regional de desarrollo económico, humano y ambiental sostenible; y centro social y cultural de la Mojana Sucreña”.

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

1. PLANTA DE CARGOS DE LA ENTIDAD.

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

2. ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD

3. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD. 3.1.

FUNCIONES GENERALES DE LOS EMPLEOS POR NIVELES JERÁRQUICOS

A las categorías de empleos de acuerdo a los diferentes niveles jerárquicos establecidos en el Decreto Nacional 785 de 2005 les corresponde las siguientes funciones generales: 1. NIVEL DIRECTIVO: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. 2. NIVEL ASESOR: Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta dirección territorial (Alcalde o Secretarios de Despacho). 3. NIVEL PROFESIONAL: Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas, les pueda corresponder funciones de

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales. 4. NIVEL TÉCNICO: Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. 5. NIVEL ASISTENCIAL: Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución. COMPETENCIAS LABORALES: Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. COMPETENCIAS FUNCIONALES: Las competencias funcionales precisarán y detallarán lo que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán una vez se haya determinado el contenido funcional de aquél, conforme a los siguientes parámetros:  Los criterios de desempeño o resultados de la actividad laboral, que dan cuenta de la calidad que exige el buen ejercicio de sus funciones.  Los conocimientos básicos que se correspondan con cada criterio de desempeño de un empleo.  Los contextos en donde deberán demostrarse las contribuciones del empleado para evidenciar su competencia.  Las evidencias requeridas que demuestren las competencias laborales de los empleados. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES: Las competencias comportamentales se describirán teniendo en cuenta los siguientes criterios:    

Responsabilidad por personal a cargo. Habilidades y aptitudes laborales. Responsabilidad frente al proceso de toma de decisiones. Iniciativa de innovación en la gestión.

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

El manual de funciones de la Alcaldía de Majagual – Sucre presenta un enfoque de cuales son las tareas que cada funcionario debe realizar en el desempeño de su cargo. El manual de funciones fue reajustado mediante resolución Nº 082 de Junio 8 de 2011. El manual de funciones esta reflejado de la siguiente forma. 2.1.1. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO Aquí se presenta el nombre del cargo o empleo, su código y grado, dependencia orgánica y jerárquica. 2.1.2. NATURALEZA DE LAS FUNCIONES Se define el nivel, bien sea administrativo, operativo, profesional o técnico y funciones en general. 2.1.3. REQUISITOS Establece los niveles de conocimiento y experiencia mínimos para el ejercicio del cargo. 2.2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS El manual de procedimientos de la Alcaldía de Majagual – Sucre fue actualizado mediante decreto 033 del 14 de abril de 2004. Este manual permite que todos los procedimientos sean totalmente técnicos y normados evitando así posibles sanciones, describe los procedimientos de la Administración de tal manera que facilita las consultas sobre las rutinas de trabajo y asegura que el conocimiento sea divulgado. Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los funcionarios, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol.

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el Manual de Procesos y Procedimientos de la Alcaldía Municipal de Majagual, se define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas dentro de la alcaldía municipal. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construcción por fases del Manual referido, soportando cada uno de los procesos específicos, como son: procesos Estratégicos, Misionales, de apoyo y de evaluación. La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente auditables, para atender a los requerimientos de los entes de control y la oficina de control interno de la alcaldía; con el fin de verificar los parámetros claves de los procedimientos de este ente territorial, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación. El Manual hace parte integral de la documentación total, implementada por la actual Administración, conociendo de antemano el compromiso de la Oficina de Control Interno en su construcción, ejecución y revisión permanente para la debida actualización. Corresponde a todos los servidores públicos documentar los demás procedimientos; el Representante de la alta dirección es el responsable de la conservación y manejo del manual. Todos los servidores tendrán una copia en medio magnética, el original se conserva en medio impreso en un fólder de manera que permita su modificación. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATATIVOS DE LA ALCALDÍA DE MAJAGUAL ESTA CONFORMADO POR LOS SIGUIENTES PROCESOS.      

Procedimientos desarrollados por el Despacho del Alcalde. Procedimientos de la Oficina de Control Interno. Procedimientos desarrollados por el Almacén General. Procedimientos de la Oficina de Planeación y Obras Públicas. Procedimientos de la Oficina de Gobierno y Vivienda. Procedimientos de la División de Hacienda, Presupuesto y Contabilidad.

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

 Procedimientos de la oficina De Asuntos agropecuarios, Pesqueros y Ambientales (UMATA). 3 DESCRIPCIÓN DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD 3.1 ALTA GERENCIA Esta área corresponde al despacho del Alcalde quien es el encargado de la alta gerencia institucional. 3.2 DEPENDENCIAS Corresponde a cada una de las oficinas de la entidad en cabeza de cada secretario de despacho. 4. EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y RESULTADOS DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DE MAJAGUAL – SUCRE. La presente evaluación tiene como objetivo principal determinar el cumplimento de metas y resultados del sistema de control interno a través del desarrollo de las funciones en cada una de las dependencias de la entidad; para lo cual se tiene en consideración la eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos y en la optimización de los procesos para poder cumplir con la misión y los objetivos institucionales. DESPACHO DEL ALCALDE El Alcalde y su Organización Administrativa implementada desde comienzos de su gestión le han permitido mejorar en gran porcentaje la calidad de vida de la población y la atención de las necesidades básicas, especialmente en los sectores salud y educación. El personal al servicio de la Alcaldía de Majagual día a día ha mejorado sus políticas de atención al público, haciendo de la Alcaldía Municipal y sus dependencias un espacio armónico y eficaz que permita construir la paz social y la excelente convivencia. Dentro de las obras y programas desarrollados y ejecutados en la presente vigencia, se ha priorizado la

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

educación, salud y seguridad de los ciudadanos, impulsando la participación de la sociedad Majagualera. Jurídicamente por indicación del señor Alcalde se cuidan con esmero y dando estricto cumplimiento a la Constitución y la Ley, los recursos financieros, hídricos, el medio ambiente, cultural, turísticos, recreativos y sociales, dándole al Municipio el nombre y la importancia merecida dentro del Departamento TESORERÍA La oficina de tesorería hace todo lo necesario para cumplir los procedimientos necesarios en el ejercicio de sus funciones, y de esta manera alcanzar los objetivos del sistema financiero. Para ello se lleva un control de los ingresos del municipio, al igual que las órdenes de pagos cumplen con sus requisitos, en especial, que coinciden con los cheques girados, de la misma manera se realizan los pagos por concepto de nomina de planta de personal a tiempo y se realizan los respectivos aportes de salud y pensión. Al igual que existe una garantía por manejo a través de una póliza vigente. PRESUPUESTO Durante lo corrido de la vigencia cabe destacar los esfuerzos de la oficina de presupuesto para realizar una buena gestión financiera. Para ello la oficina cuenta con un software que le permite realizar las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos de manera sistematizada y correcta. Con órdenes de pagos autorizadas por el Alcalde y con los valores estipulados en el acuerdo mensual de gastos y con disponibilidad suficiente. Además los traslados cuentan con los respectivos actos administrativos de autorización. CONTABILIDAD El sistema de contabilidad corresponde a los principios y procedimientos establecidos en normas vigentes, para ello se cuenta con un software que

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

permite registros contables correctos, y que se ejecuten los ajustes contables de acuerdo a las normas que regulan la materia. De igual manera en lo corrido de la vigencia actual se están presentando los informes de manera oportuna y con sus soportes. ALMACÉN La oficina de almacén en esta vigencia ha realizado pocas actividades ya que no han entrado elementos ni devolutivos, ni de consumo, ya que para ello se esta trabajando en el plan anual de compras para dotar a las diferentes dependencias, en estos momentos se trabaja a fin de darle de baja a varios elementos de carácter devolutivos que se encuentran en estado inservible, y de esta manera hacer una depuración de los activos de la entidad. SECRETARÍA ADMINISTRATIVA La secretaria administrativa ha trabajado en la organización de las hojas de vida de los funcionarios, en la depuración de la base de datos del PASIVOCOL, se realizaron las afiliaciones en salud, pensión y fondos administradores de cesantías de los funcionarios nuevos, se están expidiendo las certificaciones laborales solicitadas ante esta oficina. Es necesario que a través de esta oficina se adelanten los programas de bienestar social, al igual que los procesos de inducción y reinducción de funcionarios de la entidad. SECRETARÍA DE SALUD La secretaria de salud viene trabajando en la depuración de la base de datos del régimen subsidiado, excluyendo a las personas que se han trasladado a otros municipios o a otro régimen. De la misma manera se esta buscando acabar con las inconsistencias presentadas con las distintas E.P.S. Esta oficina busca que las I.P.S. presten un buen servicio a través de la vigilancia ejercida por esta.

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

La secretaria de salud cuenta con un plan operativo anual vigente para desarrollar sus labores. Se recomienda el levantamiento de actas al momento de realizar visitas de vigilancia a las I.P.S. de la misma manera tener copias de la relación de pagos realizados a las E.P.S. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Uno de los aspectos mas importante para realizar en este periodo constitucional por esta secretaria es el de cumplir con la cobertura, el mejoramiento de las condiciones académicas y psicosociales de los estudiantes tanto de la zona rural como urbana del todo el territorio municipal, así como la atención y el apoyo especializado a las problemáticas intrafamiliares, la adquisición de material didáctico, pupitres, libros entre otras que caracterizaron la gestión en este periodo. En el poco tiempo de esta administración se ha mostrado un avance y cumplimiento de las metas propuestas en el plan de Desarrollo 2012-2015. Para los presentes años queda entonces un camino por recorrer que permitirá una consolidación del sistema educativo enfocado al crecimiento de las proyecciones en la capacidad productiva y laboral de la juventud Cotense SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS Esta secretaria esta cumpliendo con su principal objetivo asignado los cuales tienen como base los procesos de planeación del Desarrollo local y formular Planes, Programas y Proyectos orientados a mejorar la calidad de vida de la población de Corrales. Igualmente implementar mecanismos de implementación, gestión, seguimiento, monitoreo y evaluación a la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal y a las demás políticas nacionales y departamentales ejecutadas en el nivel municipal, incluyendo también los que tienen que ver con: 1. Realizar Semestralmente y anualmente el 100% del ejercicio de seguimiento, monitoreo y evaluación del Plan de Desarrollo Municipal conjuntamente con el respectivo ejercicio de retroalimentación a las diferentes Dependencias Municipales

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

2. Realizar una evaluación de la gestión del Esquema Básico de Ordenamiento Territorial durante el cuatrienio. 3. Implementar el Nuevo SISBEN y depurarlo permanentemente / cuatrienio. 4. Aprobar Licencias de Construcción respetando las normas del Esquema de Ordenamiento Territorial SECRETARÍA DE GOBIERNO Y VIVENDA La secretaría de gobierno esta adelantando todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones propias y de esta manera cumplir con la misión de la entidad. Dentro de las actividades realizadas se encuentran los consejos de seguridad tendientes a mejorar la misma dentro del municipio. Así como otras actividades propias del cargo referentes a los comités locales de prevención y atención de desastres, incluyendo la atención a personas afectadas por las olas invernales con ayudas humanitarias. Falta por parte de esta dependencia la creación y puesta en marcha de un plan de acción para el desarrollo de las actividades durante la vigencia en curso. Se le recomienda trabajar con base a un plan de acción anual. DIRECCIÓN UMATA Se comenzó a brindar un acompañamiento en diagnostico, creación, orientación y gestión directa con todo tipo de organizaciones referente a la producción agropecuaria. Se está realizando una brigada de vacunación para 5.000 animales casa a casa para la prevención de la peste porcina en todo el territorio municipal, esta vacuna es totalmente gratuita para los productores. El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA en el programa de jóvenes rurales para este primer semestre del 2012 ofrece a esta comunidad 5 cursos para lo cual se brindo un acompañamiento en la promoción de los cursos, contactos con los instructores, Procesos de matrículas, logística de aulas para las clases y seguimiento de los cursos para verificar el

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

cumplimiento de los mismos. Con el fin de obtener buenos resultados en los patios productivos se han empezado a realizar pequeños experimentos con personas de fincas interesadas en pagar el servicio con quienes estamos estableciendo cultivos de maracuyá y ñame en costal. La UMATA les ofrece a estas personas la asistencia técnica desde el mes de febrero. OFICINA DE CONTROL INTERNO Se han adelantado los procedimientos necesarios a fin de cumplir con cada uno de los componentes del Modelo Estándar de Control Interno, a través de la implementación de cada uno de los productos que lo conforman, y la actualización de los existentes. De igual manera la oficina de control interno esta trabajando por cumplir la parte que le corresponde en cuanto al ejercicio de la evaluación independiente. Se recomienda trabajar arduamente en la implementación del Sistema de Control Interno a fin de cumplir con los objetivos del mismo; de igual manera en las auditorias internas para darle cumplimiento al plan de acción y de auditoría de esta oficina. RECOMENDACIONES POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Se le recomienda a las distintas dependencias trabajar con un plan de acción anual para el ejercicio de sus funciones, a demás es necesario implementar todos los mecanismos necesarios para el ejercicio de un buen Control Interno de Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, el Manual de procesos y procedimientos, requiere de revisiones periódicas para su actualización, ya que el propósito a corto plazo, es enfocarlo como documento de calidad; sus modificaciones, deben ser sugeridas a la Oficina de Control Interno, para su análisis, presentación a la instancia correspondiente, aprobación e implementación. Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal profesional,

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

técnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicará responsabilidad personal y profesional. El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organización, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción de la comunidad. OBSERVACIONES AL EJERCICIO DE LA GESTIÓN FISCAL Para asegurar una gestión fiscal el municipio ha venido implementando un sistema nuevo de recaudación los cuales han aumentado los niveles de ingresos propios en el primer semestre del año mostraron una respuesta positiva por parte de los contribuyentes, por lo que el concejo municipal aprobó un nuevo estatuto de rentas donde se tubo la necesidad de actualizar las tasas en forma razonable y gradual”, lo cual ayudará a financiar y mejorar la prestación de los servicios esenciales”. Por su parte la tesorería está trabajando para mejorar concomitantemente el aprovechamiento de los recursos con que cuenta el municipio, y aplicarlos de la forma más conveniente para la prestación de servicios. Asimismo, recientemente se inició la aplicación de un modelo de gestión de la mora que permite la intimación a contribuyentes que poseen varias propiedades y tienen significativas deudas en el predial. “El propósito de este sistema es promover un mayor cumplimiento de las obligaciones fiscales, fortaleciendo así el concepto de equidad tributaria

Nit:892280057-6 Oficina de Control Interno

CONCLUSIONES El documento presentado conlleva a una descripción y evaluación presentando a la entidad en la cual cada una de las dependencias presentan sus fortalezas, debilidades y recomendaciones, manifestando en forma general que la información que fluye de estos es un tanto oportuna con mejoramiento continuo de las actividades con miras a alcanzar las metas y los objetivos. Las recomendaciones que presenta la Oficina de Control Interno han sido escogidas en un margen de seguridad administrativa, técnica y financiera.

ALVARO VANEGAS CARDOZA Alcalde Municipal

ERLYS LARA REQUENA Jefe de Control Interno