Tamaño de la Fuerza de Ventas Mtro. Sabino Valentín Olivares

Destacamento de la fuerza de ventas El tamaño de la fuerza de ventas o la cantidad de territorios

La asignación de esfuerzo total de las ventas a las cuentas

El diseño de los territorios individuales

El método del desglose

N = S/P Donde: N= cantidad de personal de ventas que se necesita S= volumen pronosticado de ventas P= productividad estimada para la unidad vendedora

El método del desglose Ejemplo: Una empresa que pronóstico ventas por $ 5’000,000 y se espera que cada unidad de ventas vendiera $250,000. Entonces: N= 5’000,000/250,000

N= 20 vendedores

El método de la carga de trabajo La premisa es que todo el personal de ventas debe cargar sobre su hombros una cantidad igual de trabajo.

Clasificar a los clientes por categorías

Determina r la frecuencia y la duración de las visitas a las cuentas dentro de cada categoría

Calcular la carga de trabajo para cubrir todo el mercado

Determina r el tiempo disponible de cada vendedor

Dividir el tiempo del vendedor por tarea realizada

Calcular la cantidad de vendedore s que se necesitan

Clasificar a los clientes por categorías Con frecuencia esta clasificación esta basada en la cantidad de ventas a cada cliente. Por ejemplo, suponga que una empresa tuviera 1030 cuentas que clasificaría, en tres tipos o categorías básicas: Tipo A: Grandes o muy atractivas, 200 Tipo B: Medianas o moderadamente atractivas, 350 Tipo C: Pequeñas, pero no obstante atractivas, 480

Determinar la frecuencia y la duración de las visitas

Se obtiene: Directamente, en las opiniones de la administración

En un análisis más formal de la información histórica

Determinar la frecuencia y la duración de las visitas Ejemplo, una empresa estima que las cuentas de la Clase A merecen una visita cada dos semanas, las de Clase B, una vez al mes y las de Clase C un mes si y otro no. Asimismo, calcula que la visita debe durar 60, 30 y 20 minutos, respectivamente. Por lo tanto, la cantidad de horas de contacto al año, para cada tipo de cuentas seria así: Clase A: 26 veces al año X visita de 60 min = 1,560 min o 26 hrs Clase B: 12 veces al año X visita de 30 min = 360 min 0 6 hrs Clase C: 6 veces al año X visita de 20 min = 120 min o 2 hrs

Calcular la carga de trabajo para cubrir todo el mercado El total del trabajo necesario para cubrir cada una de las categorías de cuentas se obtiene multiplicando la cantidad de estas cuentas por la cantidad de horas de contacto al año. Después se suman los resultados para calcular el trabajo de todos los tipos de cuentas: Clase A: 200 cuentas X 26 horas/cuenta Clase B: 350 cuentas X 6 horas/cuentas Clase C: 480 cuentas X 2 horas/cuentas Total

= = =

5,200 2,100 960 8,260

hrs hrs hrs hrs

Determinar el tiempo disponible de cada vendedor Primero hay que saber la cantidad de horas que el vendedor trabaja por semana y, después, multiplicarlo por la cantidad de semanas que el representante trabajará en el año: Si la jornada semanal es de 40 horas y el vendedor promedio seguramente trabajará 48 semanas al año (dejando margen para vacaciones, enfermedades, permisos, días festivos, etc.)

40 hrs/semana X 48 semanas/año = 1,920 horas/año

Dividir el tiempo del vendedor por tarea realizada El vendedor no solo dedica su tiempo frente al cliente, sino también dedica una gran parte de él a actividades que no significan vender, por ejemplo: preparar informes, asistir a juntas, a viajar y hacer visitas de servicios. Supongamos, que el estudio del tiempo del esfuerzo de un vendedor arroja la siguiente división: Ventas No ventas Viajes

40% 30% 30% 100%

= = = =

768 hrs/año 576 hrs/año 576 hrs/año 1,920 hrs/año

Calcular la cantidad de vendedores que se necesitan Se obtiene dividiendo el numero total de horas que se necesitan para atender todo el mercado entre el numero de horas de las que dispone el vendedor para vender, es decir calculando:

8,260 hrs/ 768 hrs/vendedor = 10.75 u 11 vendedores

El método Incremental Se debe de ir sumando representantes de ventas en la medida que el incremento de las utilidades que produce su suma supere el incremento de los costos. Si un vendedor más tal vez genere $300,000 por concepto de ventas nuevas, dos podrían obtener apenas $550,000 como se ve a continuación:

El método Incremental Cantidad Total de de ingresos vendedores adicionales adicionales

Incremento de ingresos debido a la adición de un vendedor

Total de utilidades adicionales

Incremento de utilidad debido a la adición de un vendedor

Total de costos adicionales

Incremento de costos debido a la adición de un vendedor

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

1

$300,000

$300,000

$60,000

$60,000

$50,000

$50,000

2

550,000

250,000

110,000

50,000

100,000

50,000

3

775,000

225,000

155,000

44,500

150,000

50,000

4

975,000

200,000

195,000

40,000

200,000

50,000

Diseño de los territorios de ventas

Etapas para diseñar los territorios de ventas Elegir una unidad básica de control Calculara el potencial del mercado para unidad de control

Combinar las unidades de control en territorios tentativos

Hacer un análisis de la carga de trabajo Ajustar los territorios tentativos para dar cabida a las diferencias del potencial de ventas y la dificultad para cubrirlos Asignar los territorios a los vendedores

Paso 1: Elegir una unidad básica de control La unidad básica de control es la zona geográfica más elemental para la configuración de ventas; por ejemplo, el municipio o la ciudad.

Por regla general, las unidades pequeñas de control geográfico son preferibles a las grandes.

Los estados

Las zonas comerciales

Los municipios

Las ciudades y las zonas metropolitan as

Códigos postales

Paso 2: Calculara el potencial del mercado para unidad de control Se puede establecer una relación entre las ventas del producto en cuestión y alguna otra variable, entonces se aplicará la relación a cada unidad básica de control.

Paso 3: Combinar las unidades de control en territorios tentativos Requiere la combinación de las unidades básicas de control continuas para formar agregados geográficos más grandes. Se combinan las unidades adjuntas para evitar que los vendedores trabajen en una red de rutas entrecruzadas y tengan que saltarse zonas geográficas cubiertas por otro representante.

Paso 4: Hacer un análisis de la carga de trabajo Ya establecidas las fronteras iniciales tentativas para todos los territorios de ventas, hay que determinar cuanto trabajo se necesita para cubrir cada territorio.

En un ideal debe de contener cada territorio un igual potencial y carga de trabajo.

Paso 4: Hacer un análisis de la carga de trabajo Análisis de las cuentas

Determinar el total de la carga de trabajo

Determinar la frecuencia de visitas cuenta por cuenta

Criterios para clasificar las cuentas

Establecer los porcentajes de visitas a las cuentas

Paso 5: Ajustar los territorios tentativos Ajusta los limites de los territorios tentativos, para compensar las diferencias en la carga de trabajo que se encontraron.

Paso 6: Asignar los territorios a los vendedores No todos los vendedores tienen la misma capacidad ni son igual de efectivos con los mismo clientes o productos. Se debe tomar en cuenta estas diferencias y tratar de asignar a cada vendedor al territorio donde pueda ser mayor su aportación relativa al éxito de las empresa.