Módulo 2: Técnicas Administrativas de Compra-Venta

Unidad didáctica 1: El inicio de las relaciones comerciales

Técnicas administrativas de compra-venta

UNIDAD DIDÁCTICA

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El inicio de las relaciones comerciales

Créditos Innovación y cualificación

Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L. © 2003 Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, 2 - 29200 ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 e-mail: [email protected] página web: www.antakira.com

El inicio de las relaciones comerciales

Presentación

Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación, etc.). Las personas o empresas que suministran productos o servicios a otras empresas se denominan proveedores. Las empresas deben realizar un proceso de búsqueda y selección de los proveedores; en esta unidad didáctica estudiaremos este proceso.

Temporalización

3 horas.

Objetivos de la Unidad Didáctica

Redactar correctamente cartas de solicitud de ofertas a proveedores. Confeccionar fichas de proveedores. Seleccionar los proveedores idóneos de acuerdo con unos criterios preestablecidos.

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Unidad Didáctica 1

Contenidos de la Unidad Didáctica

1. Búsqueda de posibles proveedores. 2. Criterios de selección. Resumen. Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.

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El inicio de las relaciones comerciales

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Búsqueda de posibles proveedores

Antes de empezar la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cuáles son los productos que se necesitan adquirir, de qué calidad y en qué cantidad para que la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden plantear diferentes situaciones de partida, por ejemplo: a) La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores. b) La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se encuentra satisfecha con ellos. c) Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial. Se ha de tener en cuenta que este proceso tiene un coste económico para la empresa (aunque únicamente se considere el tiempo dedicado por las personas encargadas de la selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los productos que se compren con más asiduidad, o en los que el ahorro final que se obtenga sea superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de los proveedores. El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información, solicitud de información y selección de proveedores (observa el siguiente esquema).

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Unidad Didáctica 1

– Internet – Prensa, radio y televisión – Publicaciones especializadas – Ferias y exposiciones – Asociaciones empresariales y profesionales – Bases de datos públicas y privadas – Anuarios económicos

1ª Búsqueda de información

Sobre: – Condiciones económicas – Condiciones técnicas – Servicio posventa

2ª Solicitud de información

Mediante:

Esquema

– Cartas – Representantes – Visitas personales

Realización de:

3ª Evaluación y selección del proveedor

– Una ficha por proveedor – Cuadro comparativo de condiciones ofrecidas

Criterios de selección: – Económicos – De calidad

1.1. Búsqueda de información Algunas de las fuentes de información para localizar proveedores son las siguientes: – Internet. – Páginas amarillas. 14

El inicio de las relaciones comerciales – Prensa de información general. – Radio y televisión. – Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa. – Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro. – Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector. – Asociaciones empresariales y profesionales. – Cámaras de comercio. – Bases de datos de organismos públicos (ministerios, comunidades autónomas, ayuntamientos, universidades, organismos oficiales, etc.). – Información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases de datos.

1.2. Solicitud de información Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contacto directo para solicitar la información que interesa recabar. Se ha de procurar que respondan claramente a los aspectos que más interese conocer, como: 1. Condiciones referidas a la calidad: – Calidad de los productos. – Características y especificaciones técnicas. – Periodo de garantía.

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Unidad Didáctica 1 – Formación de los usuarios, si fuese necesario. – Servicio posventa. – Servicio de atención al cliente. 2. Condiciones económicas: – Precio unitario. – Descuento comercial. – Rappels. – Forma de pago. – Plazo de pago. – Precios de envases y embalajes. – Pago del transporte. – Pago del seguro. – Recargos por aplazamiento de pago. 3. Otras condiciones: – Periodo de validez de la oferta. – Causas de rescisión del contrato. – Circunstancias que pueden dar lugar a revisiones en los precios.

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El inicio de las relaciones comerciales – Plazo de entrega. – Embalajes especiales. – Devoluciones de los excedentes. – Cualquier otra información que se necesite conocer. Suponiendo que a la empresa le urgiera recibir la respuesta de los posibles proveedores, se indicará en las comunicaciones una fecha límite para responder a la solicitud de información. Las fórmulas para recabar dicha información pueden ser a través de: cartas, solicitando el envío de catálogos, muestras, presupuestos, visita de representantes comerciales, o realizar visitas personales del responsable de la selección a la empresa del proveedor. Es conveniente que en las cartas que se envíen, o en la negociación, los proveedores conozcan cuáles son los criterios que se van a utilizar para evaluar sus ofertas. A continuación mostramos dos modelos de cartas de solicitud de catálogos e información.

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Unidad Didáctica 1

Servicios eléctricos, S.A.

Ambrosía, 17 03030 Vigo Tel.: 965 321 00 00 Fax: 965 321 01 01 E-mail: [email protected]

Vigo,10 de octubre de 200_

Asunto: Solicitud de información N/Ref.:MG/ df

Señores: Próximamente vamos a inaugurar un establecimiento dedicado a la distribución y venta al por mayor del material eléctrico y pequeños electrodomésticos. En estos momentos estamos inmersos en un proceso de búsqueda y selección de proveedores de cable. Con el fin de conocer los artículos que su empresa nos puede suministrar, les rogamos que nos remitan un catálogo donde aparezcan descritas las características y los precios de los artículos que ustedes fabrican. Al mismo tiempo, les agradeceremos que nos faciliten información sobre los siguientes aspectos de sus productos: – Precios unitarios. – Forma de pago. – Gastos (porte, seguros, embalajes). – Servicio posventa. – Recargo por aplazamiento.

– Descuento comercial. – Rappels. – Plazo de entrega. – Periodo de garantía.

Esperamos recibir la información solicitada, en la forma más completa posible,antes del día 25 de octubre. Aprovechamos esta primera oportunidad para saludarles atentamente, Margarita Garrido Lago

Directora comercial

Modelo 1

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El inicio de las relaciones comerciales

Calzados

Bermúdez

La Bota, 12 39100 Santander Tel.: 942 28 00 00 Fax: 942 28 02 01 E-mail: [email protected]

Santander, 1 de diciembre de 200_ Asunto: Solicitud de información N/Ref.: 123

Señores: Somos un establecimiento dedicado a la venta de calzado al por menor, y pretendemos ampliar la línea de productos que ofrecemos a nuestros clientes. Deseamos ampliar la línea de zapatos de alta calidad, por lo que en el análisis que realizaremos de los productos, de la relación calidad/precio, primará la calidad sobre el precio. Se valorará especialmente el curtido de las pieles utilizadas, el cosido, el acabado y el diseño del calzado. Asimismo, les agradeceremos que nos informen sobre las siguientes condiciones comerciales: – – – –

Precios unitarios. Forma de pago. Gastos (porte, seguros, embalajes). Plazo de pago.

– Descuento comercial. – Rappels. – Plazo de entrega. – Devolución de excedentes.

Rogamos que tengan la amabilidad de enviarnos un catálogo detallado de sus productos y, si fuese posible, les agradeceremos que envíen un agente comercial para que nos explique de forma directa las características de sus productos y sus condiciones comerciales. Dándoles las gracias por anticipado, les saluda atentamente,

Javier Márquez López

Modelo 2

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Unidad Didáctica 1

1.3. Evaluación y elección de los proveedores Con la evaluación que se recabe en el proceso de selección se realiza el siguiente trabajo: 1. Una ficha de cada proveedor, para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece .

Modelo Ficha de Proveedor

2. Un cuadro comparativo en el que se reflejan las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad-precio, forma de pago, descuen-

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El inicio de las relaciones comerciales tos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información recabada.

ARTÍCULO Características

Proveedor A

Proveedor B

Proveedor C

Precio unitario Descuento comercial Transporte Seguros Rappels Precio total Período de garantía Plazo de entrega Servicio técnico Forma de pago Observaciones Modelo de Cuadro comparativo

Una vez elegido un proveedor o proveedores, es conveniente notificar a los seleccionados la decisión que se ha tomado y cuáles son las razones que han llevado a dicha elección. A los proveedores no seleccionados se les pueden notificar las causas que han motivado el no aceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas que diesen lugar a nuevas negociaciones comerciales, no sólo en el momento, sino también en futuras ocasiones.

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Unidad Didáctica 1

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Criterios de selección

Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de todos los proveedores seleccionados, se procederá a la elección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la empresa. Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios económicos y de calidad, aunque también se puede utilizar una combinación de ambos.

2.1. Criterios económicos La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transportes, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago. Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo. Lógicamente, cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas, se elegirá el de mayor calidad.

2.2. Criterios de calidad Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una gran importancia a la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etc. Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interese al comprador en ese momento. También se utilizan criterios de calidad cuando el producto ha de responder a unas características técnicas determinadas.

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El inicio de las relaciones comerciales Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más económico. Pero no siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que también se pueden considerar como parámetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio posventa, periodo de garantía, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atención al cliente, etc. No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los pedidos entre varios para, de este modo, garantizar el suministro en el caso de que alguno falle y así evitar un desabastecimiento de la empresa con el consiguiente perjuicio económico, al tener que parar el proceso productivo o desabastecer a los clientes. Este tipo de suministros puede tener el inconveniente de que, al distribuir la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels fuesen menores.

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Unidad Didáctica 1

En una empresa desean renovar 150 teléfonos móviles. Después de un proceso de selección, han llegado a una etapa final en la que se han considerado más interesantes las ofertas que aparecen en esta tabla:

Condiciones económicas Características

Fabricante A

Fabricante B

Fabricante C

Precio unitario

60

80

75

Descuento comercial

5%

15 %

10 %

Transporte

1,50

1,75

1,60

Seguros

Incluido el porte

Incluido el porte

0,75

Rappels

5% si la compra supera 9.000 €

10% si la compra supera 1.000 €

8 % si la compra supera 10.000 €

Condiciones de calidad

Ejemplo 1

Calidad del producto

Aceptable

Muy buena

Buena

Plazo de entraga

30 días

5 días

30 días

Facilidades de pago

Contado

30, 60, 90, 120 días

30,60,90 días sin recargo

Los criterios serán por orden prioritario: 1. Precio más bajo. 2. Calidad. 3. Facilidades de pago. 4. Plazo de entrega. Se elegirá al fabricante que responda a estos criterios de selección, siempre que los productos sean de una calidad aceptable, den una buenas facilidades de pago y condiciones de entrega adecuadas. Si un producto cumple con las condiciones de calidad tiene el precio final más bajo, será el elegido, salvo que el siguiente tenga mejores condiciones de calidad y el importe del producto no sea superior al del precio más bajo en un 8 %.

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El inicio de las relaciones comerciales

Solución: Fabricante A: Precio: 60 · 150 Descuento: 5 %

= =

9.000 - 450 8.550 €

(No se aplican rappels puesto que no llega a 10.000 Transporte: 1,50 · 150 Precio total:

= =

+ 225 8.775 P

Fabricante B: Precio 80 · 150 Descuento 15 % Rappels: 10 % Transporte: 1,75 · 150 Precio total

= 12.000 = - 1.800 10.200 € = - 1.020 9.180 € = 262,50 = 9.442,50 P

Fabricante C: Precio 75 · 150 Descuento 10 % Rappels 8 % Transporte: 1,60 · 150 Seguros: 0,75 · 150 Precio total:

= 11.250 = - 1.125 10.125 € = - 810 9.315 = 240 = 112,50 = 9.667,50 P

Continuac. Ejemplo 1

El fabricante A es el que ofrece un producto más barato. No obstante, tiene en su contra que el pago se aplaza sólo 30 días y el plazo de entrega son 30 días. El segundo precio total más bajo es el del fabricante B. Ofrece muy buena calidad, excelentes condiciones de pago y un plazo de entrega muy corto. Si la calidad del segundo es muy buena, aplicamos la condiciones del 8 %; tenemos que: Fabricante A: 8.775 · 0,08 = 9.477 € Esto supone que el fabricante elegido será el B, puesto que el incremento del 8 % el precio final del fabricante B (9.442,50 €) resulta inferior en 34,50 €.

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El inicio de las relaciones comerciales

R

Resumen

Los proveedores son aquellas empresas o profesionales que facilitan a otras empresas o profesionales productos y servicios de todo tipo (materias primas, productos semielaborados, componentes, seguros, suministros, asistencia técnica, etc.). A la hora de buscar proveedores nos serviremos de las fuentes de información que son medios del que se sirve la empresa para localizar proveedores de cualquier producto o servicio; por ejemplo, Internet, páginas amarillas, ferias y exposiciones, publicaciones especializadas, etc. La información que nos interesa cuando buscamos proveedores es la siguiente: – Condiciones económicas: aspectos relativos al precio de los productos como el precio unitario, los descuentos, forma y plazo de pago, pago de los gastos accesorios, aplazamiento de pago, etc. – Condiciones de calidad: aspectos relativos a la calidad de los productos como características técnicas, calidad de las materias primas, periodo de garantía, servicio posventa. Tomaremos como criterios de selección entre varios proveedores: – Criterios económicos: son los parámetros que sirven para seleccionar los proveedores teniendo en cuenta las condiciones económicas que ofrezcan. Se elegirá al proveedor que ofrezca un precio final más bajo. A igualdad de precio se elegirá al proveedor que ofrezca mayor calidad.

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Unidad Didáctica 1

– Criterios de calidad: son los parámetros que sirven para seleccionar los proveedores teniendo en cuenta las condiciones de calidad. Se utilizan cuando lo que interesa es conseguir un producto de una determinada calidad, que no tiene por qué ser la mejor, sino la que interese en un determinado momento. A igual calidad se elegirá el proveedor que ofrezca un precio más bajo.

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El inicio de las relaciones comerciales

V EMBALAJES: Cubierta, envoltorio o caja que protege o agrupa la mercancía a transportar.

Vocabulario RAPPELS: Descuento por volumen de compra.

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El inicio de las relaciones comerciales

E

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. El hotel La Marina desea instalar aparatos de aire acondicionado en 20 habitaciones, por lo que quieren ponerse en contacto con diferentes fabricantes y distribuidores de este sector. ¿Qué fuentes de información crees serían las adecuadas par localizar fabricantes y distribuidores de aparatos de aire acondicionado? 2. Redacta la carta que sirva para ponerse en contacto con los fabricantes de aparatos de aire acondicionado y solicitar información que pueda servir par elegir al proveedor más adecuado. En la carta se solicitará un catálogo con especificaciones técnicas y la siguiente información: – Precio unitario. – Descuento comercial. – Transporte. – Seguro. – Rappels. – Periodo de garantía. – Servicio de mantenimiento. 3. Una vez realizada la información, se ha de comprobar que los criterios de calidad de los diferentes proveedores son muy similares. Con estos criterios, cualquiera de los fabricantes podría ser elegido. En consecuen-

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Unidad Didáctica 1

cia se elegirá al fabricante que ofrezca las mejores condiciones económicas. Las ofertas de los diferentes fabricantes fueron: Fabricante A: – Precio unitario: 600 €. – Descuento comercial: 5%. – Transporte 5 € por aparato, por cuenta del comprador. – Seguros: 1,5% sobre el precio. – Rappels: 5% si la compra es superior a 21.000 €. – Forma de pago: contado. Fabricante B: – Precio unitario: 750 €. – Descuento comercial: 10%. – Transporte: por cuenta del vendedor. – Seguros: por cuenta del vendedor. – Rappels: 3% si la compra es superior a 24.000 €. – Forma de pago: 50% al contado y 50% aplazado 30 días.

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El inicio de las relaciones comerciales

Fabricante C: – Precio unitario: 780 €. – Descuento comercial: 8%. – Transporte: 3,5 € por unidad. – Seguros: 1% sobre el precio, por cuenta del comprador. – Rappels: 10% si la compra es superior a 21.000 €. – Forma de pago: a 30 y 60 días, sin recargo. a. Confecciona una ficha para cada fabricante. b. Realiza un cuadro comparativo con las condiciones de los tres fabricantes. A continuación elige el más adecuado aplicando criterios económicos, para un pedido de 20 aparatos de aire acondicionado.

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Unidad Didáctica 1

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El inicio de las relaciones comerciales

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Unidad Didáctica 1

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El inicio de las relaciones comerciales

Características

Proveedor A

Proveedor B

Proveedor C

Precio unitario Descuento comercial Transporte Seguros Rappels Precio total Periodo de garantía Plazo de entrega Servicio técnico Forma de pago Observaciones

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S

Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación

1. Internet, páginas amarillas, prensa de información general, radio y televisión.

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Unidad Didáctica 1

2.

Guadalmar, 27 03030- Alicante Tel.: 965 322 01 00 Fax: 965 322 01 03 E-mail: [email protected] Alicante, 10 de abril de 200_ Asunto: Solicitud de información. N/ Ref.: 123 Señores: Con motivo de la apertura de un nuevo establecimiento de nuestra cadena de hoteles en la costa alicantina, estamos interesados en conocer las condiciones comerciales en que podrían ofertarnos sus aparatos de aire acondicionado, les rogamos que nos remitan un catálogo donde aparezcan descritas las características técnicas de los aparatos que ustedes fabrican. Además, les estaríamos muy agradecidos que nos informen sobre las siguientes condiciones comerciales: – – – –

Precio unitario Descuento comercial Transporte Seguro

– Rappels – Periodo de garantía – Servicio de mantenimiento

Esperamos recibir la información solicitada, en la forma más completa posible, antes del día 25 de abril. Dándole las gracias por anticipado, le saludamos atentamente,

Antonio Martín Martín

EL JEFE DE COMPRAS

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El inicio de las relaciones comerciales

3.

AIRTECO (Fabricante A)

A-384731

C/Londres nº. 67 - 1º

Barcelona

934165600

08036

934165600

[email protected]

Fabricantes de aparatos de aire acondicionado

600 €

5 € por aparato

5 % 5 % si es superior a 21.000 €

Contado

1,5 % sobre el precio

41

Unidad Didáctica 1

HIYASU (Fabricante B) C/Brasil, 52-54 934909698

B- 02785251 Barcelona 934907358

[email protected]

Fabricantes de aire acondicionado

750 €

Por cuenta del vendedor

42

10 % 3 % si es superior a 24.000 €

Por cuenta del vendedor

50 % al contado 50 % aplazado 30 días

08028

El inicio de las relaciones comerciales

HITECSA (Fabricante C) C/Ronda de Europa, 8

B-3470042 Barcelona

08080

938939615

938934912 [email protected]

Fabricantes de aire acondicionado

780 €

3,5 € por aparato

80 € 10 % si es superior a 21.000 €

A 30 y 60 días, sin recargo

1 % sobre el precio, por cuenta del comprador

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Unidad Didáctica 1

Fabricante A: Precio: 600 · 20 = 12.000 € Descuento 5 % = - 600 € ____________ 11.400 € (No se aplica rappels puesto que no llega a 21.000 €) Transporte: 5 · 20 = 100 € Seguro: 1,5 % · 12.000 = 180 € ___________ Precio total 11.680 P

Fabricante B: Precio: 750 · 20 = 15.000 € Descuento 10 % = - 1.500 € _____________ Precio total 13.500 P (No se aplica rappels puesto que no llega a 24.000 €)

Fabricante C: Precio: 780 · 20 Descuento 8 %

= 15.600 € = - 1.248 € ____________ 14.352 €

(No se aplica rappels puesto que no supera 21.000 €)

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El inicio de las relaciones comerciales

Transporte: 3,5 · 20 = 70 € Seguro: 1 % · 15.600 = 156 € _______ Precio total 14.578 P

Características

Proveedor A

Proveedor B

Proveedor C

600 €

750 €

Descuento comercial

5%

10%

Transporte

5 €

Por cuenta del vendedor

3,5 €

1,5 €

Por cuenta del vendedor

1%

Precio unitario

Seguros Rappels Precio total

780 € 8%

5% si la compra supera 3% si la compra supera 10% si la compra los 24.000 € los 21.000 € supera los 21.000 € 11.680

13.500

14.578

Periodo de garantía Plazo de entrega Servicio técnico Forma de pago Observaciones

Según el último criterio económico, el precio más bajo lo ofrece el fabricante A.

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