Tema 3.2 Comienzo de proyecto y estudios de viabilidad Luis Fernández Sanz Universidad Europea de Madrid

© Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Inicio Inicio del del proyecto proyecto 1. Decisión de emprender un proyecto – Idea inicial: • • • • •

Constatar cambios en requisitos de SW existente Petición específica Generada en organización de desarrollo Mantenimiento o marketing realiza recomendación A partir de información de usuarios

– Contrato o petición comercial • Labor comercial o concurso • Estudios: beneficios, convencer, gastos de estudio © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Inicio Inicio del del proyecto proyecto 1. Decisión de emprender un proyecto – Gastos de estudio: seguir o retirarse – Informe de necesidades – Alternativas y su viabilidad: • Producto ya construido • Desarrollo interno • Desarrollo externo • Desarrollo parcial – Especificar alternativa elegida – Establecer fechas y compromisos de trabajo © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Inicio Inicio del del proyecto proyecto 2. Jefe de proyecto – Liderazgo – Comprensión técnica – Competencia en la gestión – Decisión y rapidez de reacción – Flexibilidad – Previsión – Integridad con personal y cliente

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Viabilidad Viabilidad • Viabilidad: Económica : Técnica & Legal ü Operativa 6 De plazos JDe motivación

• Método de análisis económico: – Análisis de costes/beneficios – Cálculo de gastos e ingresos – Análisis de inversiones © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Costes Costes yy beneficios beneficios • Análisis de costes/beneficios: – Interés inicial del proyecto – Al final de la fase de análisis, estudio más detallado – Costes: • Personal de proyecto, consultoría, software adicional, hardware, infraestructura, costes debidos al usuario – Beneficios: • Nuevas funciones, eliminar o reducir errores, aumento de velocidad, volumen o de fiabilidad, productividad © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Análisis Análisis • Información previa necesaria: – Estimación de costes de operación: • del sistema actual • del sistema propuesto – Estimación de costes de fases de desarrollo – Descripción de beneficios intangibles – Base para estimar la evolución de costes y beneficios en los siguientes años – Identificación de riesgos asociados a desarrollar o no el proyecto © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Costes Costes • Típicos: – Hardware y software, con mantenimiento e infraestructura – Viajes y formación – Conversión de sistemas, consultoría, etc. – Esfuerzo (personal): coste dominante en proyectos • Costes salariales completos: SS, cuotas, etc. • Costes indirectos: total infraestructura entre número de personas (habitualmente el doble del coste salarial): – – – –

Oficinas: alquiler, calefacción, iluminación. Personal de apoyo: secretaría, contabilidad, etc. Redes y comunicaciones Infraestructuras: biblioteca, etc.

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Beneficios Beneficios • Típicamente difíciles de cuantificar: – Tangibles: • Principalmente ahorros en recursos humanos por reducción de personal o evitar nuevas contrataciones • Reducir costes de mala calidad, errores, repetición de trabajos, etc. • Reducir o evitar otros recursos – Intangibles o difícilmente cuantificables: • Mejora de competitividad • Mayor satisfacción de empleados

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Indicadores Indicadores de de evaluación evaluación económica económica • Primero, contabilizar bien costes y beneficios • Métodos de evaluación de rentabilidad: – Período de recuperación de inversión y punto de equilibrio (BET) – Valor actual neto (VAN) – Tasa interna de retorno (TIR) – Rentabilidad inmediata – Razón beneficio/coste – ROI: beneficio acumulado

• Aplicación de cálculos financieros © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Punto Punto de de equilibrio equilibrio (break (break even) even) • Momento en el que los ingresos (Cash Flow) igualan los costes – Beneficio = 0 – Costes totales = fijos + variables (según ventas)

• Período de recuperación (BET) – BET = Inversión inic. act. fijo / Ingresos anuales – Activos fijos: aportaciones socios, inmovilizado • Gastos de establecimiento • Inmaterial - amortización • Material (- amortización) • Financieros • Acciones propias © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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VAN VAN (I) (I) • VAN: valor actualizado de todos los ingresos (CF) • Compara todos los ingresos y gastos en un momento del proyecto – Normalmente el momento inicial o cero

• El VAN es menor que suma simple de conceptos – Se quita el coste del capital – Refleja lo que queda después de pagar costes y “pagar” al inversor lo que pide – Hay un gasto no considerado: la inversión

• El VAN es el valor actual de flujos menos la inversión © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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VAN VAN (II) (II) • Inversión y recuperación de un pago: – VF = VA · (1+k)n → VF =VA · Tk,n (T10,3 = 1,331) • VF = v.futuro; VA = v.actual; k=interés; n = años Capital inicial 10.000 11.000 12.100

Intereses (10%) 1.000 1.100 1.210

Saldo final 11.000 12.100 13.310

• ¿Cuánto invertir para lograr 15.000? – VA = VF/Tk,n → VA = 15.000 · 1,331 = 11.269,72

• ¿Qué interés para lograr 15.000 a partir de 10.000? – Tk,n = VF/VA → Ti,3 = 1,5 → i = 14,46 (n = 3); n = 4,244 (i = 10) © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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VAN VAN (III) (III) • Inversión y recuperación de un pago: – VAN = - I + CF1/(1+k1) + CF2/(1+k2) + ... + CFn/(1+kn) I = Inversión; kn = interés de año; CFn = ingresos de año – VAN = - I + CF1/(1+k) + CF2/(1+k)2 + ... + CFn/(1+k)n • Si k1 = k2 = k3 = ... = kn

Proyecto A B C

Inversión I 200 170 120

CF1 70 60 50

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CF2 70 50 50

CF3 60 45 50

CF4 60 55 0

VAN 7,4 -2,8 4,2

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Tasa Tasa interna interna de de rendimiento rendimiento • Tipo de interés que permite hacer cero el VAN – VAN = - I + CF1/(1+k) + CF2/(1+k)2 + ... + CFn/(1+k)n – En general, n = 5 es el máximo que se debería plantear

• Interesa que la TIR sea mayor que el interés del dinero en el mercado de capitales – También conviene evaluar la rentabilidad financierofiscal

• También es conveniente analizar: – Cantidad máxima de capital requerido, endeudamiento

requerido, momento requerido, etc. © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Caso Caso de de estudio estudio • • • • • • • • •

Contabilidad manual 2 personas de coste 5.200.000 pts./año Paquete: 3.000.000 pts., mant. 15% anual Adaptación: 44 jornadas a 4.500 pts./hora Ordenador: 500.000 pts., mant. 10% anual Ahorro: 50% tiempo Vida de 4 años Formación: 1 semana con manuales Plenamente operativo: 3 meses

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Solución Solución caso caso Año Beneficio Coste hardware Coste software Coste personal Coste usuario Total costes Beneficio neto Beneficio neto acumulado

1 3.900 500

2 5.200 50

3 5.200 50

4 5.200 50

3.000

450

450

450

1.584

-

-

-

200

-

-

-

5.284 -1.384

500 4.700

500 4.700

500 4.700

-1.384

3.316

8.016

12.716

BET => 1.384 + (500/12) · t = (5.200/12) · t => 3,53 meses Valor actual = Beneficio neto / (1+t/100)n+1 © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Aspectos Aspectos importantes importantes • Estimaciones suelen consistir en rangos probables • Estimaciones conservadoras, pesimistas (Murphy) • Múltiples factores para prospectiva económica: inflación, tipos de interés, volúmenes de crecimiento,...

• Valorar y prever todos los riesgos • Dificultad en valorar o cuantificar beneficios: – Principal aportación: información

• Profundo conocimientos del mercado: – Innovaciones – Rendimiento © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Viabilidad Viabilidad técnica técnica • Tecnología práctica y disponible – Inviable cuando no hay algoritmos o no son eficientes (reconocimiento de lenguaje natural sin restricciones)

• Ejemplos: – ¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria? – ¿Equipo propuesto tiene capacidad para soportar los datos requeridos? – ¿Sistema propuesto ofrecerá salidas apropiadas para cualquier número y disposición de usuarios? – Si se desarrolla el sistema, ¿puede crecer? – ¿Hay garantías técnicas de exactitud, facilidad de acceso, etc.? © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Viabilidad Viabilidad legal legal • Respetar la normativa legal: – Específica de TI – Comercial y general

• Normativa específica: – LORTAD: Ley Orgánica de Regulación del Tratamiento Automatizada de Datos personales (Ley 5/1992 y reglamento de seguridad RD 994/1999) – Propiedad intelectual (RDL 1/1996): software, imágenes o dibujos, contenidos, etc. © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Viabilidad Viabilidad operativa operativa • Sistema apropiado para entorno de trabajo • Ejemplos: – ¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la dirección? ¿y de los usuarios? – ¿Los métodos actuales son aceptados por los usuarios? – ¿Los usuarios han participado en la planificación y desarrollo del proyecto? – El sistema propuesto ¿causa algún perjuicio? ¿se perderá el control en algún área? ¿se afecta a la productividad de usuarios? © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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Viabilidad Viabilidad de de plazos plazos yy de de motivación motivación • Plazos: calendario realista y razonable – Técnicamente – Según los requisitos del negocio • Fechas de conversión de datos a principio de año

• Motivación: aceptación de los usuarios – Colaboración con el desarrollo – Admisión de ruptura de las rutinas de trabajo – Esfuerzo de adaptación y de formación © Luis Fernández Sanz, Octubre 1998

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