PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Vigencia: Julio de 2012

PROGRAMA

Terminal de Transporte S.A.

Pág. 1 de 23

gar

2012 PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS

PIRE TERMINAL DE TRANSPORTE S.A.

Terminal de Transporte S.A. 18/07/2012 ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 2 de 23

CONTENIDO

CONTENIDO............................................................................................................................... 2 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3 2. EQUIPO RESPONSABLE DEL PIRE ......................................................................................... 3 3. ALCANCE ............................................................................................................................ 3 4. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................... 4 4.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS…………………………………………………………….……………4 5. ORGANIZACIÓN EN LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS PARA EL DISTRITO ....................... 5 5.1. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL SCI ................................................................................. 7 5.2. TURNOS EN LA EMERGENCIA: ............................................................................................... 12 5.3. FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESQUEMA DE TURNOS .......................................... 13 6. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS CON BASE EN LOS PROTOCOLOS DISTRITALES DE RESPUESTA DEL PEB.................................................................................. 15 7. IMPLEMENTACIÓN DEL PIRE.............................................................................................. 22 8. AUDITORIA ........................................................................................................................ 22 9. ACTUALIZACIÓN ............................................................................................................... 22 10. SEGUIMIENTO .................................................................................................................... 23 ANEXOS ................................................................................................................................. 233

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 3 de 23

1. INTRODUCCIÓN Frente a la imposibilidad de eliminar por completo la probabilidad de una emergencia, se ha evidenciado la necesidad de establecer un proceso que permita contrarrestar y minimizar las consecuencias adversas que se presentan en una situación. Como entidad adscrita a la Secretaría Distrital de Movilidad, estamos comprometidos en trabajar a nivel Distrital en prevención ante cualquier eventualidad. Dentro de la Alcaldía Mayor de Bogotá, por lo cual La Terminal está comprometida con la estructura del Plan Institucional de Respuesta a Emergencias PIRE, que es lo que permite establecer la organización apropiada para la coordinación y administración de las emergencias que ocurran en Bogotá Distrito Capital. La Terminal se encuentra dentro del Comité de Infraestructura, Movilidad y Servicios Públicos. El Plan Institucional de Respuesta a Emergencias - PIRE, es el documento que define los lineamientos y establece las acciones para que las entidades del SDPAE respondan eficaz y eficientemente en situaciones de emergencia y/o desastre en el marco de los objetivos estratégicos y la misión de cada entidad del SDPAE y del Sistema Organizacional y los Protocolos Distritales de Respuesta definidos en el Plan de Emergencias de Bogotá - PEB, adoptado mediante la Resolución FOPAE 004 de 2009.1 2. EQUIPO RESPONSABLE DEL PIRE El equipo responsable de la documentación, actualización, seguimiento y auditoria del PIRE es la Gerencia de Planeación y de las funciones e implementación son la Gerencia de Planeación y la Gerencia Operativa. 3. ALCANCE La cobertura del Plan Institucional de Respuesta a Emergencias - PIRE, es para la atención de cualquier tipo de emergencia en que se requiera el apoyo de La Terminal de Transporte S.A., según los protocolos del Plan de emergencias de Bogotá. Misión de La Terminal Ofrecer un excelente servicio a las empresas transportadoras y conjuntamente con ellas, el comercio y las entidades públicas y privadas, a todos los ciudadanos. 1

Guía para elaborar Planes Institucionales de Respuesta a Emergencias – PIRE, del Plan de Emergencias de Bogotá

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

PROGRAMA

Terminal de Transporte S.A.

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 4 de 23

4. OBJETIVO GENERAL Proporcionar a La Terminal, la guía para que de acuerdo a lo establecido en los Protocolos Distritales instaurar la organización para garantizar la atención cualquier tipo de emergencia. 4.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.

Identificar, cuantificar y valorar la afectación de los sistemas vial arterial intermedio y complementario de la Terminal.

2.

Restablecer el sistema de infraestructura vial necesario para la atención de la emergencia.

3.

Definir, implementar, hacer seguimiento y controlar el plan de acción de la emergencia.

4.

Reacondicionar y recuperar el personal.

5.

Manejar eficientemente los suministros disponibles para la emergencia.

6.

Verificar sobre la afectación de los sistemas y equipos de comunicación.

7.

Identificar y gestionar los requerimientos de instalaciones, infraestructura tecnológica, requerida para hardware, software y transmisión de datos, para el manejo de las emergencias.

8.

Identificar y gestionar el requerimiento de los medios de transporte solicitados.

9.

Identificar y gestionar las instalaciones requeridas.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

5.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 5 de 23

ORGANIZACIÓN EN LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS PARA EL DISTRITO

La estructura organizacional de La Terminal está basada en el sistema que estableció el Distrito, que es el Sistema Comando de Incidentes SCI2, el cual debe buscar la articulación con el SDPAE. Este sistema de administración involucra acciones preventivas, de preparación, de respuesta, recuperación y mitigación de las emergencias, así como el apoyo interinstitucional, sin importar la clase, el tamaño o la magnitud de las mismas, quiere decir que el manejo exitoso en la escena de un incidente depende de una estructura bien definida que esté planeada en procedimientos normalizados o estandarizados de operación, prácticas rutinarias y usos para todos los incidentes. Una operación sin un Sistema de Comando del Incidente conduce a un mal uso de los recursos y pone en peligro la salud y seguridad del personal de respuesta3.

2

OFICINA DE ASISTENCIA PARA DESASTRES. Sistema Comando de Incidentes: Agencia para el desarrollo internacional de los Estados Unidos de América USAID/ OFDA, Edición 2003.

3

Plan de Emergencias de Bogotá

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 6 de 23

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 7 de 23

5.1. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL SCI 5.1.1. Comandante de Incidente: Es el responsable de la emergencia y de todas las actividades que de ésta se deriven, incluyendo el desarrollo e implementación de decisiones estratégicas y la aprobación, solicitud y descargo de los recursos. La persona encargada de la activación ante alguna eventualidad es el Gerente de Operaciones como Comando del SCI. Funciones:  Seguimiento a los protocolos y procedimientos de esta Plan.  Asumir el comando y establecer el PC  Velar por la seguridad del personal y la seguridad pública  Evaluar las prioridades del incidente  Determinar los objetivos operacionales  Desarrollar y ejecutar el Plan de Acción del Incidente (PAI)  Desarrollar una estructura organizativa apropiada  Mantener el alcance de control  Administrar los recursos  Mantener la coordinación general de las actividades  Coordinar las acciones de las instituciones que se incorporan al SCI  Autorizar la información a divulgar por los medios de comunicación pública  Mantener una cartelera de comando que muestre el estado y despliegue de los recursos  Llevar la documentación y control de gastos y presentar el Informe Final  Identificar a los representantes de cada una de las instituciones, incluyendo su ubicación y líneas de comunicación.  organizaciones.  Vigilar las operaciones del incidente para identificar problemas actuales o potenciales entre las diversas organizaciones. 5.1.2. Jefe de Información Pública: Es el responsable tanto de la formulación y emisión de información acerca de la emergencia a los medios de prensa y otras instituciones. Además de verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE. Funciones:  Descritas en los procedimientos de la empresa.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 8 de 23

 Obtener un informe breve del Comandante del Incidente.  Establecer contacto con la institución jurisdiccional para coordinar las actividades de  información pública.  Establecer un centro único de información siempre que sea posible.  Hacer los arreglos para proporcionar espacio de trabajo, materiales, teléfonos y personal.  Obtener copias actualizadas de los SCI-201 y 211.  Preparar un resumen inicial de información después de llegar al incidente.  Respetar las limitaciones para la emisión de información que imponga el Comandante del  Incidente.  Obtener la aprobación del Comandante del Incidente para la emisión de información.  Emitir noticias a los medios de prensa y enviarlas al Puesto de Comando y otras instancias  relevantes.  Participar en las reuniones para actualizar las notas de prensa.  Responder a las solicitudes especiales de información.  Responder a las solicitudes del personal del incidente para establecer contactos con otras organizaciones. 5.1.3. Líder de Planeación: Es la responsable de la recolección, evaluación, diseminación y uso de información acerca del desarrollo de la emergencia y del estado de los recursos de la entidad asignados para una adecuada respuesta. De igual forma, es la sección encargada de elaborar el Plan de Acción de la emergencia, el cual define las actividades de respuesta y el uso de los recursos durante un periodo operacional. Funciones:  Definir, implementar, hacer seguimiento y controlar el plan de acción de la emergencia.  Las actividades descritas en el protocolo 5.1. del numeral 7.  Obtener información breve del Comandante del Incidente.  Asignar al personal de intervención a las posiciones del incidente en forma apropiada.  Establecer las necesidades y agendas de información para todo el Sistema de Comando del Incidente (SCI).  Establecer un sistema de adquisición de información meteorológica cuando sea necesario.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 9 de 23

 Supervisar la preparación del Plan de Acción del Incidente (Ver la lista de chequeo del proceso de planificación).  Organizar la información acerca de estrategias alternativas.  Organizar y deshacer los equipos de intervención que no sean asignados a las operaciones.  Identificar la necesidad del uso de recursos especializados.  Llevar a cabo la planificación operativa de la Sección de Planificación.  Proporcionar predicciones periódicas acerca del potencial del incidente.  Compilar y distribuir información resumida acerca del estado del incidente. 5.1.4. Líder de Logística: Sección encargada de proveer instalaciones, servicios y materiales, incluyendo el personal que operará los equipamientos utilizados para atender la emergencia. Además, es indispensable cuando las operaciones se cumplen en grandes extensiones y cuando son de larga duración. Funciones:  Identificar y gestionar el requerimiento de los medios de transporte solicitados.  Las actividades descritas en el protocolo 5.7., del numeral 7.  Planificar la organización de la Sección de Logística.  Asignar lugares de trabajo y tareas preliminares al personal de la sección.  Notificar a la unidad de recursos acerca de las unidades de la Sección de Logística que sean activadas, incluyendo nombres y ubicaciones del personal asignado.  Conformar las ramas y proporcionar información breve a los directores y a los líderes de las unidades.  Participar en la preparación del Plan de Acción del Incidente.  Identificar los servicios y necesidades de apoyo para las operaciones planificadas y esperadas.  Proporcionar opiniones y revisar el plan de comunicaciones, el plan médico y el plan de tráfico.  Coordinar y procesar las solicitudes de recursos adicionales.  Revisar el Plan de Acción del Incidente y hacer una estimación de las necesidades de la Sección para el siguiente período operacional.  Proporcionar consejos acerca de las capacidades disponibles de servicios y apoyo.  Preparar los elementos de servicios y apoyo del Plan de Acción del Incidente.  Hacer una estimación de las necesidades futuras de servicios y apoyo.  Recibir el Plan de Desmovilización de la Sección de Planificación.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

  

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 10 de 23

Recomendar el descargo de los recursos de la unidad en conformidad con el Plan de Desmovilización. Asegurar el bienestar general y seguridad del personal de la Sección de Logística. Brinda transportación y se encarga del mantenimiento de los vehículos asignados al incidente.

5.1.5. Reacondicionamiento y recuperación del personal: Encargado de brindar al personal que realiza las labores de atención de la emergencia, las condiciones adecuadas para su reacondicionamiento y recuperación como son: transporte, apoyo psicológico, apoyo familiar, alimentación, salud, alojamiento o sitio de descanso en las mejores condiciones, entre otros. Funciones:  Reacondicionar y recuperar el personal  Las actividades descritas en el protocolo 5.2., del numeral 7. 5.1.6. Aprovisionamiento y Distribución: El alcance de esta rama incluye los procesos de abastecimiento, recepción de suministros, almacenamiento y Gestión, Control y Mantenimiento de Inventarios, de todos los suministros necesarios. Funciones:  Manejar eficientemente los suministros disponibles para la emergencia.  Las actividades descritas en el protocolo 5.3., del capítulo 7. 5.1.7. Grupo de comunicaciones: Encargado de garantizar y mantener las comunicaciones en la emergencia entre todo el personal y zona activadas en la emergencia, a través de un Plan de Comunicaciones. Funciones:  Verificar sobre la afectación de los sistemas y equipos de comunicación  Las actividades descritas en el protocolo 5.4., del capítulo 7. 5.1.8. Grupo de Informática: Responsable de elaborar, crear, emplear y mantener las comunicaciones y los sistemas de procesamiento de información, incluyendo el hardware y el software y aspectos de organización, así como de implementar procesos de transmisión de datos de modo automático.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 11 de 23

Funciones:  Identificar y gestionar los requerimientos de instalaciones, infraestructura tecnológica, requerida para hardware, software y transmisión de datos, para el manejo de las emergencias.  Las actividades descritas en el protocolo 5.5., del numeral 7. 5.1.9. Líder de Operaciones: Sección responsable del manejo de todas las operaciones directamente aplicables a la misión principal, en concordancia con el Plan de Acción de la emergencia. Tales como: ejecutar las acciones de respuesta, definir la estructura interna de su función y dirigir y coordinar todas las operaciones cuidando la seguridad del personal de la operación. Funciones:  Identificar y gestionar las instalaciones requeridas  Las actividades descritas en el protocolo 5.8., del numeral 7.  Obtener un reporte rápido del Comandante del Incidente.  Desarrollar la parte operacional del Plan de Acción del Incidente.  Informar brevemente y asignar el personal de operaciones de acuerdo con el Plan de Acción del Incidente.  Supervisar las operaciones.  Determinar las necesidades y solicitar recursos adicionales.  Conformar los equipos de intervención asignados a la Sección de Operaciones.  Mantener informado al Comandante del Incidente acerca de actividades especiales y otras contingencias de la operación. 5.1.10. Rama EDAN: Rama responsable de realizar la Evaluación de Daños y el Análisis de Necesidades generados en los Sistemas Generales, el Hábitat y el Medio Ambiente evaluando además la funcionalidad y aplicabilidad de los Protocolos Distritales de Respuesta correspondientes a las Funciones 2.1. y 2.2. Funciones:  Identificar, cuantificar y valorar la afectación de los sistemas vial arterial intermedio y complementario de la Terminal  Las actividades descritas en el protocolo 2.1., del numeral 7.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 12 de 23

5.1.11. Rama Reestablecimiento: Rama responsable de aplicar y evaluar la funcionalidad del Protocolo Distrital de Respuesta definido para la Función 2.4. Reestablecimiento de los Sistemas Generales necesarios para la atención de la emergencia. Funciones:

 Restablecer el sistema de infraestructura vial necesario para la atención de 

la emergencia. Las actividades descritas en el protocolo 2.4., del numeral 7.

5.1.12. Líder Administración y Finanzas: Sección responsable de justificar, controlar y registrar todos los gastos y de mantener al día toda la documentación requerida (administrativa, contable, financiera). Funciones:  Seguimiento al numeral 11.  Obtener información breve del Comandante del Incidente.  Participar en las reuniones de información a los representantes de instituciones para recibir información.  Participar en las reuniones de planificación para obtener información.  Identificar y solicitar insumos y necesidades de apoyo para la Sección de Administración/Finanzas.  Desarrollar un plan operativo para el funcionamiento de las finanzas en el incidente.  Preparar objetivos de trabajo para sus subalternos, informe brevemente a su personal, haga las asignaciones y evalúe desempeños.  Determinar las necesidades de la operación de comisariato. 5.2. TURNOS EN LA EMERGENCIA: TURNOS DE DISPONIBILIDAD: Se refiere al periodo de tiempo en el cual una persona se encuentra alerta y en alistamiento en caso de ser requerido. TURNOS DE OPERACIÓN: Hace referencia al tiempo de operación y es el período en el cual la persona está contribuyendo a la atención de la emergencia y no debe superar las 12 horas, por lo anterior, se deben definir relevos en caso de superar este tiempo para dar cobertura permanente a la atención de la emergencia y a la ciudadanía.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 13 de 23

Se anexa (anexo 1) el esquema de turnos del SCI de la Terminal, para la atención de una emergencia y los turnos se manejaran de la siguiente manera: Para el primer llamado a atender una emergencia, estarán a disposición los turnos así: Rotación: Horario:

Semanal (7 días) Cada 12 horas es el cambio de turno

El mecanismo de comunicación de La Terminal con FOPAE y la Secretaría Distrital de Movilidad es:

5.3.

FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESQUEMA DE TURNOS

5.3.1. ACTIVACIÓN: El Comandante del Incidente de turno será el encargado de informar a los integrantes del SCI de su requerimiento y de solicitar el alistamiento de los equipos y suministros para atender la emergencia. 5.3.2. MOVILIZACIÓN: Se garantiza la movilización del grupo del SCI que este activado, contando con la camioneta de operativos externos, y contando con un provisional en caja menor, para contratar el servicio de transporte. El SCI se movilizará de acuerdo a los protocolos y los procedimientos descritos en el numeral 7.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 14 de 23

5.3.3. DESMOVILIZACIÓN: Se refiere al proceso de desmonte de los servicios utilizados en la emergencia así como la desactivación del personal cuando esta finaliza de manera ordenada, segura y del menor costo posible. Por lo anterior, el Comandante del Incidente de La Terminal determinará qué acciones desarrollará el personal que se encuentra en la emergencia para la entrega de equipos, formatos, informes y/o evaluaciones. 5.3.4. CIERRE: Corresponde a la fase final de la emergencia, en la cual el Comandante del Incidente (Gerente de Operaciones), los Jefes de Sección y el personal operativo que hubiese atendido la emergencia distrital, se reunirán para realizar el informe final de la emergencia para su entrega en la reunión posterior a la misma en el cual deberán tener en cuenta también el estado e inventario de equipos y suministros utilizados en la emergencia.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 15 de 23

6. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS CON BASE EN LOS PROTOCOLOS DISTRITALES DE RESPUESTA DEL PEB4 Se copia del Plan de Emergencias de Bogotá los protocolos donde se encuentra la Terminal, para que ésta, en una eventualidad ubique su punto de trabajo y apoyo al Distrito.

4

Pag. Web www.sire.gov.co, Componente 6: Protocolos Distritales por función de respuesta

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 16 de 23

6.1. ÁREA 2: SISTEMAS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE ÁREA: PROTOCOLO:

ACTIVIDAD

SISTEMAS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE

RESPONSABLE

RAMA EDAN DPTO. TÉCNICO 2.1. IDENTIFICACIÓN, CUANTIFICACIÓN Y PROCEDIMIENTOS SEG - 101 - Salida de Vehículos sin Línea VALORACIÓN DE LA AFECTACIÓN DE LOS SEG - 102 - Control Ingreso a Particulares SISTEMAS GENERALES DEL DISTRITO CAPITAL A Avenida Boyacá (La Virgen) NIVEL URBANO Y RURAL. SEG - 103 - Control Zona de Encomiendas SEG - 104 - Control Ingreso a Particulares Avenida Constitución SEG - 105 - Parqueadero Lote 12 SEG - 106 - Control en las Bahías de Ascenso SEG - 107 - Control en los Parqueados Operacionales (amarillo, azul y rojo) SEG - 109 - Control Canal San Francisco y Perímetro Carlos Lleras SEG - 110 - Control Salida Avenida Boyacá 2.1.1. Identificar y evaluar la afectación del sistema vial arterial, regional, intermedio y complementario de la ciudad de los sistemas de transporte masivo (transmilenio y tren de cercanías) aéreo y de carga, terminal de transporte de pasajeros, terminales de transporte de carga, aeropuertos El Dorado y Guaymaral: los centros de control de tráfico y red de semaforización, transporte y almacenamiento de combustible.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

PROGRAMA

Terminal de Transporte S.A. ÁREA: PROTOCOLO:

2.

Vigencia: Julio de 2012

SISTEMAS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE RESTABLECIMIENTO DE LOS SISTEMAS GENERALES NECESARIOS PARA LA ATENCIÓN DE LA EMERGENCIA

Pág. 17 de 23

RESPONSABLE

RAMA REESTABLECIMIENTO

DPTO. TÉCNICO SAT - 102 control salida de vehículos SAT - 103 Control ingreso bahías de ascenso SAT - 104 control entrada de vehículos SAT - 105 Solicitud de Actualización de Parque Automotor y Ex de Tarjeta de Cool Var Rehabilitación del sistema de infraestructura vial requeridos para la atención de la emergencia. 2.4.

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDAD Rehabilitación de sistemas de equipamientos rurales y urbanos.

ÁREA:

5.

ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA

PROTOCOLO:

5.1.

Definición, Implementación, Seguimiento y PROCEDIMIENTOS Control del Plan de Acción de la Emergencia Chequear permanentemente la recepción y verificación de la información sobre daños y necesidades

5.1.2. ACTIVIDAD

5.1.6.

RESPONSABLE

LÍDER DE PLANIFICACIÓN GERENCIA DE PLANEACIÓN SGC - 107 Revisiones gerenciales

Definir el Plan de actividades de intervención de acuerdo con el escenario de daños y posibilidades de respuesta efectiva.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 18 de 23

ÁREA:

5.

ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA

PROTOCOLO:

5.2. 5.2.1.

Reacondicionamiento y recuperación del PROCEDIMIENTOS Personal Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE.

5.2.2.

Controlar los turnos de trabajo del personal vinculados con la emergencia

5.2.3.

5.2.6.

Realizar Control de Uso de Equipos de Protección Personal (EPP), y medidas de seguridad en todas las operaciones. Instalar y operar sitios para descanso de personal (alojamientos, servicios sanitarios, etc) que interviene en la emergencia. Gestionar suministros e Instalar y operar instalaciones para desarrollar los diferentes tipos de soporte tales como atención médica, alimentación, apoyo familiar, apoyo psicológico, descanso y recuperación. Garantizar adecuada alimentación e hidratación al personal que participa en la respuesta a la emergencia

5.2.7.

Garantizar la adecuada atención medica al personal que participa en la respuesta a la emergencia

5.2.8.

Garantizar el adecuado apoyo familiar y psicológico al personal que participa en la respuesta a la emergencia

5.2.9.

Garantizar el adecuado control de turnos y descanso al personal que participa en la respuesta a la emergencia

ACTIVIDAD

5.2.4. 5.2.5.

RESPONSABLE

REACONDICIONAMIENTO Y RECUPERACION DEL PERSONAL DPTO. TALENTO HUMANO SAT - 427 programación quincenal

5.2.11. Llevar adecuado control sobre todo el personal de las entidades operativas que participan en la Emergencia para los fines propios de esta función. 5.2.12. Llevar adecuado control sobre el Personal especializado y/o personal voluntario que soporta las acciones de esta Función 5.2.15. Mantener informado al COE sobre cualquier situación que afecte al personal vinculado a la emergencia. 5.2.16. Mantener informado al COE, sobre la evolución de la respuesta a la emergencia, en relación con la presente función

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

PROGRAMA

Terminal de Transporte S.A.

ÁREA:

5.

PROTOCOLO:

5.3. 5.3.1. 5.3.2.

ACTIVIDAD

5.3.3. 5.3.4. 5.3.5. 5.3.6. 5.3.7.

5.3.8.

ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 19 de 23

RESPONSABLE

APROVISIONAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN ALMACEN Manejo de suministros PROCEDIMIENTOS FIN - 420 traspaso elementos de inventario Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión al COE. Estimar en el menor tiempo posible los requerimientos de suministros e instalaciones para el manejo de estos, en coordinación con el COE Compilar los suministros (herramientas, equipos, accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios) disponibles por parte de las instituciones, agencias y demás actores reconocidos por el COE Llevar adecuado control sobre todos los suministros y recursos involucrados en el manejo de la emergencia. Recibir y manejar los suministros (herramientas, equipos, accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios) que se requieran como apoyo para la intervención en la emergencia Mantener un reporte del estado se los suministros (herramientas, equipos y accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios) Determinar las necesidades de apoyo nacional e internacional para el abastecimiento de suministros (herramientas, equipos y accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios) que se requieren como apoyo para la intervención en la emergencia Mantener informado al COE sobre la evolución de la respuesta a la emergencia en relación con la presente función

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

PROGRAMA

Terminal de Transporte S.A. ÁREA:

5.

PROTOCOLO:

5.4.

ACTIVIDAD

ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 20 de 23

RESPONSABLE

5.4.1.

GRUPO DE COMUNICACIONES DPTO. DE SISTEMAS Sistemas de comunicación PROCEDIMIENTOS GTE - S - 506 Manual plan de contingencia dpto. de sistemas Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE.

5.4.2.

Indagación sobre la afectación en los sistemas y equipos de cada entidad

5.4.3.

Indagación sobre la afectación en los sitios de repetición de cada entidad

5.4.4.

Identificación y asignación de los suministros requeridos para el restablecimiento de las comunicaciones

5.4.5.

Identificación y asignación el personal requerido para el restablecimiento de las comunicaciones

5.4.6.

Reacondicionamiento de los sistemas de comunicación afectados

5.4.7. Mantener informado al COE, sobre la evolución de la respuesta a la emergencia, en relación con la presente función

ÁREA: PROTOCOLO:

ACTIVIDAD

5.

ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA

RESPONSABLE

GRUPO DE INFORMÁTICA DPTO. DE SISTEMAS 5.5. Informática PROCEDIMIENTOS GTE - S - 506 Manual plan de contingencia dpto. de sistemas 5.5.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE. 5.5.2. Identificar los requerimientos de instalaciones para desarrollar los procesos de informática 5.5.3. Definir y ubicar el tipo de infraestructura tecnológica requerida para Hardware, Software y transmisión de datos. 5.5.4. Gestionar la infraestructura tecnológica dispuesta para el manejo de las emergencias

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

PROGRAMA

Terminal de Transporte S.A. ÁREA: PROTOCOLO:

5.

Vigencia: Julio de 2012

ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA

Pág. 21 de 23

RESPONSABLE

LÍDER DE LÓGISTICA DPTO. DE SEGURIDAD 5.7. Medios de Transporte PROCEDIMIENTOS FIN - 102 Control de Pago de Documentos de Cobro Prioritarios 5.7.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE.

ACTIVIDAD 5.7.2. Identificar los requerimiento de medios de transporte 5.7.3. Definir y Ubicar los medios de transporte disponibles por las entidades del SDPAE 5.7.4. Asignar y Gestionar los medios de transporte solicitados de acuerdo a la oferta de estos. 5.7.5. Hacer seguimiento a los medios de transporte asignados 5.7.6. Mantener informado al COE, sobre la evolución de la respuesta a la emergencia, en relación con la presente función

ÁREA: PROTOCOLO:

5.

ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA

RESPONSABLE

LÍDER DE OPERACIONES DPTO. SERVICIO AL TRANSPORTADOR 5.8. Instalaciones PROCEDIMIENTOS DEM - 402 Cronograma de Planeación de Procesos 5.8.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE. 5.8.2. Identificar los requerimiento de instalaciones 5.8.3. Definir y ubicar el tipo de Instalaciones Requeridas 5.8.4. Asignar y Gestionar las instalaciones Requeridas

ACTIVIDAD

5.8.5. Gestionar Servicios necesarios para las instalaciones 5.8.6. Hacer Seguimiento a las Instalaciones asignadas 5.8.7. Mantener informado al COE, sobre la evolución de la respuesta a la emergencia, en relación con la presente función

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 22 de 23

7. IMPLEMENTACIÓN DEL PIRE El PIRE es adoptado por La Terminal de Transporte S.A., por inclusión en el Sistema de Gestión Integrado de acuerdo al procedimiento “SGC – 102 - Control y elaboración de documentos internos”. La implementación del PIRE, se hará de acuerdo a lo establecido en el Plan Anual de Actividades de Implementación, donde estará incluido, la adopción, divulgación, simulación, simulacro, capacitación, solicitud de recursos, actualización y seguimiento. Se anexa el Plan Anual de Actividades de Implementación.

8. AUDITORIA Dentro del Sistema de Gestión Integrado La Terminal, se cuenta con un Procedimiento de Auditoría Interna (SGC-104), en el cual, de acuerdo a los parámetros de este procedimiento se incluye la auditoria del PIRE. Además, el PIRE esta a disponibilidad de quien quiera conocerlo, ya sea a nivel interno, externo o un Organismo de Control, de los cuales se reciben aportes para su mejoramiento.

9. ACTUALIZACIÓN Después de recibir aportes o modificaciones de personas naturales, jurídicas, organismos de control o auditorias internas y/o externas, el PIRE está expuesto a cambios que deberán ser ejecutados para su mejora continua. Si no hubiere ninguno de los anteriores, el PIRE de La Terminal se revisará anualmente. Después de las modificaciones y/o actualización estas se deberán informar a toda La Terminal y a las entidades que se requiera.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 23 de 23

10. SEGUIMIENTO El proceso de seguimiento al PIRE debe llevarse por medio de una bitácora o sistema de información y control, que permita conocer el progreso y los cambios realizados a la estructura del PIRE, lo cual se realizará después de que este sea aprobado por FOPAE.

ANEXOS  Anexo 1 Esquema de turnos  Anexo 2 Plan Anual de Actividades de Implementación.

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 24 de 23

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 25 de 23

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 26 de 23

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 27 de 23

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS - PIRE

CÓDIGO EEI-903 Versión # 2

Terminal de Transporte S.A.

PROGRAMA

Vigencia: Julio de 2012

Pág. 28 de 23

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Elaborado por: Técnico Administrativo III

Revisado por: Representante de la Dirección

Aprobado por: Gerente General