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TITULO: ADMINISTRACIÓN STAND YPFB EN FEICOBOL 2015

Términos de Referencia Servicios de Administración y Atención de Stand de YPFB en la FEICOBOL 2015 1.

Antecedentes.YPFB es la empresa boliviana encargada de la administración y control de la cadena de hidrocarburos a través de las empresas subsidiarias que la conforman: YPFB Chaco, YPFB Andina, YPFB Refinación, YPFB Logística, YPFB Transporte, YPFB Aviación, YPFB Petroandina, YPFB Transierra, y filiales como GTB, Flamagas y Central Bulo Bulo. La misión de YPFB Corporación es "Operar y desarrollar la cadena de hidrocarburos, garantizando el abastecimiento del mercado interno, el cumplimiento de los contratos de exportación y la apertura de nuevos mercados, generando el mayor valor para beneficio de los bolivianos". La visión de YPFB es "Ser la Corporación estatal de hidrocarburos, pilar fundamental del desarrollo de Bolivia, reconocida como un modelo de gestión eficiente, rentable y transparente, con responsabilidad social y ambiental y presencia internacional". Los valores corporativos de YPFB son:  Integridad: Conducta ética, respeto, honestidad y transparencia.  Seguridad: Cuidado de la salud de las personas, el medio ambiente y los activos de la      

Corporación. Excelencia: Mejora continua, orientación a resultados, innovación, pasión por el trabajo. Proactividad: Generación y aprovechamiento de oportunidades, liderazgo, iniciativa y creatividad. Trabajo en Equipo: Creación de sinergias para el logro de objetivos comunes. Compromiso: Con nuestra gente, la Corporación y el país. Lo hacemos por convicción y no por imposición ni obligación. Responsabilidad: Asumir los resultados de nuestros actos, de manera individual y colectiva. Diversidad e Inclusión: Trato justo e igualdad de oportunidades para todos.

El plan de comunicación corporativa 2015 prevé la presencia corporativa de YPFB en las ferias más importantes del país con la premisa de promocionar los proyectos y la imagen de YPFB y sus empresas subsidiarias, por lo que se participará en la feria internacional de Cochabamba (FEICOBOL) del 23 abril al 03 de mayo de 2015. 1|Página

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El número aproximado de visitantes a la FEICOBOL 2014 fue de 350.000 visitantes. El público visitante está compuesto por Familias, Adultos, Jóvenes y Niños de diferentes clases sociales. Asimismo, por ejecutivos y empresarios de diversos rubros y tamaños de empresas. El horario de atención del stand es: Sábados, Domingos y Feriados: Hrs.: 16:00 a 24:00 Días de semana: Hrs.: 18:00 a 24:00

2.

Objetivo del servicio.Administrar y Atender el stand de YPFB en la FEICOBOL 2015 en la ciudad de Cochabamba.

3.

Temáticas del Stand.El stand de YPFB mostrará las siguientes temáticas:  

  

4.

La importancia y beneficios de la Planta de Amoniaco y Úrea en Bulo BuloCochabamba. El autoabastecimiento de gasolina especial con la Nueva Unidad de Reformación Catalítica (NURC) & la Nueva Unidad de Isomerización (NUIS) de las Refinerías Guarlberto Villarroel (Cochabamba) y Guillermo Elder Bell (Santa Cruz). Los lubricantes de YPFB. Las instalaciones de Redes de Gas y los resultados en esta área. Actividad de RSE: Apoyo al Dakar y a los corredores bolivianos Chavo Salvatierra y Walter Nosiglia.

Alcance del servicio.El stand de YPFB estará ubicado en el área externa con denominación 1B – 6E (misma ubicación de stand de INCERPAZ en el 2014), la misma que tiene una superficie aproximada de 650 metros cuadrados. Para una buena administración del stand se necesitará reuniones de coordinación con la empresa que se adjudique la construcción del stand y personal de YPFB Transporte y visitas al stand en construcción, previas a la realización de la Feria. A continuación, se detallan los servicios que deberá prestar la empresa ofertante: 2|Página

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4.1. Administración: La empresa ofertante deberá cumplir los siguientes requerimientos: a) b) c)

Atención durante los días de la FEICOBOL 2015. Personal de Seguridad.- Guardias que roten en dos turnos para resguardar el stand y durante el montaje y desmontaje del stand. Azafatas.- Una lista de tres azafatas y dos anfitriones (pueden ser hombres y mujeres) que cumplan los siguientes requisitos:  Experiencia en eventos feriales.  Con amplia cultura general y conocimientos de YPFB y el sector de hidrocarburos.  Con vestimenta y zapatos apropiados para la atención al público estando de pie durante más de 6 horas seguidas. (Se sugiere dos trajes diarios y uno de gala.)  Con previa capacitación en lo que el stand quiere comunicar al público.  Sus gastos de peluquería, maquillaje, viáticos y honorarios deben ser cubiertos.

d) e)

f) g)

Refrigerio.- Un refrigerio presupuestado para las azafatas, anfitriones, personal de seguridad, personal de coordinación y apoyo durante la feria. Pases feriales.- Entregar a YPFB el total de los pases que entrega la FEICOBOL a las empresas participantes. Los pases de su personal de trabajo, azafatas y otros debe ser contemplado aparte. Atención del Salón VIP.- Prever agua, gaseosas, saladitos y otros para visitas en días especiales fuera de la Inauguración. Cóctel de inauguración.-Organizar un cóctel para 200 personas:  Preparación de lista de invitados en coordinación con YPFB.  Diseño, impresión y envío de invitaciones (debe incluirse en el sobre el pase a la feria).  Decoración de área para coctel.  Alimentación y bebidas. El menú propuesto deberá pasar por degustación previa de los organizadores del evento.  Servicio de garzones.  Mobiliario: Podio, tarima, mesas, bar, etc.  Vajillas y manteles.  Equipo de comunicación: Micrófono, parlantes, equipo música, etc. 3|Página

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 Maestro de ceremonias con experiencia en eventos feriales, quien deberá reunirse previamente con los organizadores del evento. h) i)

j)

Personal de Limpieza.- Durante los trabajos de montaje, desmontaje y durante el desarrollo de la feria. Seguros.- La empresa ofertante deberá proveer los seguros contra accidentes a azafatas, personal de seguridad, personal de limpieza y otros de coordinación y apoyo. Otros que se proponen como contratación de grupos musicales, etc.

4.2. Comunicación: Deberá ofertar los siguientes servicios: a) Propuesta de material gráfico corporativo: brochure, carpeta institucional, etc. b) Propuesta de material promocional masivo y ejecutivo. 4.3. Informe Final: La empresa que se adjudique el servicio deberá presentar un informe final en el que conste:   

5.

Una descripción de las visitas recibidas entre autoridades y visitantes, incluyendo estadísticas, una medición de impacto y fotografías. Una descripción de la cobertura mediática del stand, incluyendo fotografías, noticias y material audiovisual. Una evaluación cualitativa y objetiva del impacto logrado y recomendaciones para el próximo año.

Contenido de la Propuesta.Los proveedores deberán presentar su propuesta en sobre único cerrado conteniendo documentación técnica, propuesta económica y documentación legal. Toda la documentación deberá estar debidamente foliada y rubricada por el representante legal o apoderado especial de la empresa proponente. 5.1. Documentación Técnica La empresa ofertante deberá presentar la siguiente información adjunta a su propuesta:

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a) Carta de presentación de oferta. b) Datos generales y estructura organizativa de la empresa ofertante. c) Experiencia en organización de ferias nacionales e internacionales, para lo cual deberá presentar certificados de trabajo de las empresas a quienes haya prestado servicios en la administración y atención de stands. d) Experiencia en atención de eventos: inauguraciones, congresos, encuentros, etc. e) Experiencia en manejo de prensa. f) Certificados de premios y reconocimientos obtenidos. 5.2. Propuesta Económica Los montos presentados deben ser desglosados por trabajo e incluir todos los impuestos de ley y gastos de transacción general. El presupuesto debe incluir desglosado los costos de impresión de materiales gráficos y de producción y adquisición de material promocional. 5.3. Documentación Legal La empresa ofertante debe presentar: Certificado de Número de Identificación Tributaria con constancia de vigencia o certificación electrónica actualizada en fotocopia simple. b) Última actualización de la Matrícula de Comercio correspondiente, otorgada por FUNDEMPRESA, en fotocopia simple. a)

6.

Lugar y fecha de Presentación.Toda oferta deberá ser remitida en Sobre Cerrado (sobre único de oferta Técnica, Económica y documentación legal) a nuestras oficinas en la ciudad de Santa Cruz de la Sierra, hasta las 15:00 hrs. del día jueves 9 de abril de 2015. El rótulo del sobre deberá decir: Sres. YPFB Transporte S.A. Contratos y Servicios Att. Andrés Rodríguez Cotización QS 21090 Santa Cruz de la Sierra 5|Página

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Si YPFB TRASNPORTE S.A estimara conveniente conceder prórrogas al plazo anotado, comunicará las mismas a todos los proponentes interesados, indicando la nueva fecha y hora de presentación de manera escrita y a través del canal autorizado para el efecto.

7.

Consultas.Se recibirán consultas únicamente al siguiente correo electrónico: [email protected].

8.

Seguros.En caso de adjudicación el proveedor deberá presentar copia Original de los siguientes seguros: Póliza de Seguro contra accidentes personales con una cobertura mínima por muerte accidental e invalidez total y/o parcial permanente de US$ 10.000.Asimismo, del siguiente link podrán descargar los requisitos SSMS para contratistas, mismos que deberán cumplirse para cualquier trabajo http://www.ypfbtransporte.com/pc/prov/SitePages/DocSGN.aspx?RootFolder=/pc/prov/Doc umentacionSGN/01%29%20Requisitos%20de%20SSMS%20para%20Contratistas&FolderCTID= 0x01200042A49E631887C84599193B8A9A095E7B&View=%7bA78D3EDF-5E51-4766-AAC999B547DACB5A%7d

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FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

FORMATO MODELO DE “CONFIRMACIÓN DE PARTICIPACIÓN”

,....... de............................... de....

Señores YPFB TRANSPORTE S.A. Presente.Ref.: INVITACION No. QS 21090 “Solicitud de Servicio para Administración y Atención en Stand de YPFB en la Feria Internacional de Cochabamba FEICOBOL 2015” De nuestra consideración: Por la presente comunicamos a Uds. haber recibido en conformidad el paquete (vía e-mail) conteniendo la invitación de referencia junto a toda la documentación descrita en el mismo. Por tanto, confirmamos nuestra participación comprometiéndonos a cumplir todas y cada una de las exigencias previstas en los Términos de Referencia que acompaña a la invitación antes referida.

Atentamente,

_______________________ (Firma y Sello)

Nombre del Representante Cargo Nombre de la Empresa

: .............................. : .............................. : ..............................

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FORMATO

MODELO DE PÓLIZA DE SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES INNOMINADO

ASEGURADO

:

.....................................

DIRECCIÓN LEGAL

:

.....................................

CIA. ASEGURADORA

:

RAMO DEL SEGURO

:

RIESGOS CUBIERTOS

:

Accidentes Personales

Muerte accidental Invalidez Permanente y/o Parcial

MODALIDAD

:

Póliza flotante sujeta a declaraciones mensuales

VALORES ASEGURADOS

:

Muerte Accidental US$ 10.000.- c/u Invalidez Permanente US$ 10.000.- c/u

VIGENCIA

:

con 15 días adicionales a la finalización del plazo previsto para la ejecución de la integridad del proyecto.

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