Curso‐Taller Aspel‐COI 6.0

Nivel: Avanzado

Tipos de Activos  Ruta de Acceso:   Menú Archivo / Tipos de  activo. Los tipos de Activos se definen para agrupar a los activos que por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciación y reevaluación.

Alta de activos  Ruta de Acceso:  Menú Archivo / Activos En el catálogo de Activos se registran individualmente los Activos (Bienes) de la empresa que requieren de un control interno.

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Nivel: Avanzado

Alta de Activos Sección: Generales

Alta de Activos  Sección: Depreciación Contable

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Nivel: Avanzado

Alta de Activos  Sección: Depreciación Fiscal

Alta de Activos  Sección: Moneda extranjera

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Nivel: Avanzado

Alta de Activos  Sección: Mantenimiento y seguro

Alta de Activos  Sección: Observaciones

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Nivel: Avanzado

Alta de Activos Cuando se da de alta un Activo y se selecciona el botón «Aceptar», se concluye la captura de los datos de dicho activo y el sistema de forma automática abre la ventana para capturar un nuevo activo, si ya no se requiere capturar en ese momento más activos de debe terminar la captura mediante el botón «Cancelar», enviando el mensaje en donde sugiere crear la póliza por la compra del grupo de activos dados de alta.

Conversión de Cuentas a Activos  Rutas de Acceso:   Menú Utilerías / Conversión de  Cuentas a Activos  Esta opción está diseñada para que los activos que se dieron de alta como cuentas (de tipo detalle) dentro del Catálogo de cuentas, se trasladen al catálogo de activos. Las sub‐cuentas desaparecen y el saldo queda integrado en la cuenta de mayor del catálogo y los nuevos activos forman parte del catálogo del sistema.

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Definir la cuenta principal del tipo de activo Seleccionar las cuentas de los activos

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Nivel: Avanzado

Reportes de Activos: «Catálogo de Activos»  Ruta de Acceso:   Menú Reportes / Activos Fijos /Activos Fijos / Catálogo de activos Este reporte muestra un listado de los activos fijos registrados en el sistema. 

Reportes de Activos: «Catálogo de Activos»

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Nivel: Avanzado

Reportes de Activos: «Inventario de Activos Fijos»  Ruta de Acceso:   Menú Reportes / Activos fijos / Activos fijos / Inventario de Activos fijos   Tipo: Interno  Este reporte permite llevar un control de la ubicación y número de serie de los activos fijos de la empresa para registrar de manera más rápida los cambios que pudieran presentarse.

Reportes de Activos: «Inventario de Activos Fijos»

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Nivel: Avanzado

Tabla de INPC  Ruta de Acceso:   Menú Archivo / Tabla de I.N.P.C. La Tabla del Índice Nacional de Precios al Consumidor sirve para re‐expresar los saldos o montos de las cuentas de una empresa, de tal forma, que se reflejen los cambios en los valores producidos por la inflación. El archivo de INPC es de vital importancia ya que sirve para realizar cálculos como los siguientes: 1. Depreciación fiscal o actualizada. 2. Revaluación. 3. Impuesto al activo. 4. Ajuste anual por inflación 5. Reexpresión de saldos.

Tabla de INPC

Los datos se pueden actualizar de manera manual

Actualización automática por FTP (Requiere conexión a Internet

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Nivel: Avanzado

Consulta de depreciación contable y fiscal  Ruta de Acceso:   Menú Archivo / Depreciación. En esta consulta se muestran los datos del activo como son: clave, descripción, monto original, depreciación acumulada, depreciación del período y depreciación actualizada de cada uno de los activos.

Consulta de depreciación contable y fiscal

Al dar doble clic sobre el activo, se podrá consultar la información detallada del Activo y su Depreciación.

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Nivel: Avanzado

Parámetros de depreciación  Rutas de Acceso:   Menú Archivo / Depreciación / Edición /  Parámetros / Depreciación. Con esta opción se pueden definir nuevos parámetros para el periodo fiscal y de depreciación para que sean considerados en los cálculos de depreciación y valores actualizados, es muy importante definirlos correctamente, ya que los cálculos de la consulta de depreciación y detalle de la depreciación se visualizan en base a estos parámetros.

Depreciación Contable y Fiscal  Rutas de Acceso:   Menú Procesos / Póliza de  Depreciación. Este proceso genera una póliza con los movimientos de depreciación del período indicado en el diálogo del proceso, esta póliza se puede grabar como modelo o contabilizarla en ese momento si se tiene activo el parámetro Contabilizar en línea. Esta póliza contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el abono respectivo a la cuenta de depreciación acumulada del activo, la cual es una cuenta del Balance General.

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Nivel: Avanzado

Reportes de Depreciación: Depreciación Contable  Ruta de Acceso:   Menú Reportes / Activos Fijos /  Depreciación contable / Depreciación  contable   Tipo: Interno Este reporte presenta los cálculos tradicionales de depreciación: valor del activo, la depreciación acumulada hasta el período anterior de depreciación indicado, la depreciación del período y el monto total de las depreciaciones.

Reportes de Depreciación: Depreciación Contable

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Nivel: Avanzado

Reportes de Depreciación: Activos que ya no se deprecian   Ruta de Acceso:   Menú Reportes / Activos Fijos /  Depreciación contable / Activos que  ya no se deprecian  Tipo: Interno Se genera un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han eliminado del catálogo. Este reporte se puede emitir tanto en la depreciación contable como en la fiscal.

Reportes de Depreciación: Activos que ya no se deprecian 

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Nivel: Avanzado

Reportes de Depreciación: Proyección de depreciación   Ruta de Acceso:   Menú Reportes / Activos Fijos /  Depreciación contable / Proyección de  Depreciación  Tipo: Interno Este reporte permite obtener una proyección de la depreciación sobre los activos de la empresa.

Reportes de Depreciación: Proyección de depreciación 

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Nivel: Avanzado

Reportes de Depreciación: Conciliación de activos  Ruta de Acceso:   Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Conciliación de  Activos  Tipo: Interno En este reporte se pueden comparar los montos que se tienen registrados en las cuentas contables del activo y depreciación definidas en los tipos de activos contra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma de las depreciaciones acumuladas de los activos de cada tipo. De esta forma, se pueden detectar anomalías en el registro de los movimientos de depreciación

Reportes de Depreciación: Conciliación de activos

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Nivel: Avanzado

Baja contable del activo  Ruta de Acceso:   Menú Archivo/ Activos / Edición / Baja Contable del Activo En esta opción se indica al sistema que el Activo fue vendido, robado o perdido y debe ser eliminado contablemente. Al ejecutar la opción, Aspel‐COI envía un mensaje como el siguiente:

Al presionar el botón «Sí», muestra el detalle con los datos del activo, los cuales no se pueden modificar, posteriormente solicita la fecha de baja del activo y sugiere elaborar la póliza de baja correspondiente con la que se afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas.

Revaluación de Activos  Ruta de Acceso:  Menú Archivo / Revaluación

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Nivel: Avanzado

Parámetros de revaluación  Ruta de Acceso:   Menú Archivo / Revaluación /  Edición / Parámetros / Revaluación Se define la forma en la que se revaluarán los Activos dados de alta en el catálogo. Los parámetros son aplicados a todos los activos que hayan sido dados de alta, no se pueden aplicar a un activo en particular.

Proceso de revaluación de Activos  Ruta de Acceso:  Menú Procesos / Revaluación de Activos El proceso de revaluación de activos consiste en el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados en el sistema, por lo que es recomendable realizar un respaldo de la información, antes de realizar este proceso.

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Nivel: Avanzado

Reporte de revaluación de activos fijos  Ruta de Acceso:   Menú Reportes / Activos Fijos /  Activos Fijos/ Revaluación de  activos fijos  Tipo: Interno Este reporte permite conocer el valor de los activos con el efecto de la inflación, la emisión de este reporte no afecta los datos del activo. Los datos de los activos relacionados con la revaluación se modifican con el proceso de Revaluación de activos.

Reporte de revaluación de activos fijos

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Nivel: Avanzado

Intercambio dinámico de datos

 Copiado Especial  Funciones tipo Matriz

Copiado de Datos

Copiado estático: • Los datos del catálogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicación para su posterior consulta. Si después de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel‐COI, estos cambios no se verán reflejados en la información copiada.

Copiado dinámico (o con vínculos): • Permite generar un intercambio dinámico de datos DDE (Data Dynamic Exchange), es decir, los datos del catálogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicación, si después de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel‐COI, al abrir la información copiada, automáticamente se podrá actualizar el contenido con los últimos cambios realizados en Aspel‐COI.

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Nivel: Avanzado

Copiado y Pegado Especial  Ruta de acceso: Cualquier consulta del sistema / Edición / Copiado especial.

Copiado y Pegado Especial

Función pegada en Excel:

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Nivel: Avanzado

Funciones Tipo Matriz En las fórmulas se definen con los siguientes parámetros: 1. Nombre de la aplicación de donde provienen los datos, en este caso es COIWIN. 2. Tema o tópico del que se desea obtener los datos por ejemplo, MATRIZ 3. Datos o fórmulas a evaluar desde Aspel‐COI: @CTA, @Deprecia, @Empresa, @RAN, etc. NOTA: Para conocer las fórmulas más comunes y su sintaxis, revisar el Anexo 1

Hojas fiscales y financieras

 Administrador de Hojas de Cálculo  Diferencia entre hojas Fiscales y Financieras

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Nivel: Avanzado

Administrador de Hojas de Cálculo   Ruta de acceso: Reportes / Administrador de hojas de cálculo El sistema cuenta con hojas fiscales y financieras predefinidas las cuales fueron creadas tomando como base el catálogo de cuentas ESTANDAR del sistema, por lo que si se utiliza un catálogo diferente, dichas hojas se deberán adecuar al catálogo de cuentas que maneje la empresa.

Diferencia entre hojas Fiscales y Financieras

Hojas de cálculo  financieras Este tipo de hojas de cálculo  presentan la información de  estados financieros por medio  de hojas de cálculo, como  Balance General, Estado de  Resultados, entre otros.

Expositor: M. T. I. Ricardo Aguilar E Consultor en Sistemas Administrativos E‐mail: [email protected]

Hojas de cálculo  fiscales Se utilizan para facilitar al  contribuyente el  cumplimiento de sus  obligaciones fiscales, como  determinación de IVA, ISR,  IETU, Anuales y Provisionales,  entre otros. 

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Nivel: Avanzado

Traducción de Archivos

 Consideraciones previas  Proceso de Traducción

Consideraciones previas Antes de realizar la traducción de Base de Datos de versiones anteriores de Aspel‐COI, se deben tomar en cuenta los puntos siguientes: • Realizar un respaldo de la base de datos en la versión anterior. • Ejecutar el proceso de «Recuperación de Archivos» en la versión anterior. • El sistema realiza la Traducción de Versiones 4.0 en adelante, en caso de contar con versiones anteriores, éstas se deberán traducir primero a la versión 4.0. • Después de realizar el proceso de traducción, verificar la Naturaleza de las cuentas y los Rubros a los que pertenecen. • Es probable que se requieran modificar los reportes en la nueva versión como: Balance General y Estado de Resultados.

Expositor: M. T. I. Ricardo Aguilar E Consultor en Sistemas Administrativos E‐mail: [email protected]

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Curso‐Taller Aspel‐COI 6.0

Nivel: Avanzado

Proceso de Traducción  Rutas de Acceso:   Menú Utilerías / Traducción de archivos  Esta opción ayuda a traducir la información contable capturada en versiones anteriores (Aspel‐COI 4.0 y 5.x), adaptando los datos a la estructura actual del sistema para que pueda ser leída por la versión Aspel‐COI 6.0. Es recomendable ejecutar este proceso antes de capturar movimientos para evitar que se sobrescriba la información anteriormente capturada.

Proceso de Traducción

Expositor: M. T. I. Ricardo Aguilar E Consultor en Sistemas Administrativos E‐mail: [email protected]

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Nivel: Avanzado

¡ Gracias ! M. T. I. Ricardo Aguilar E. Consultor en Sistemas Administrativos [email protected]

Distribuidor Autorizado  Venta  Consultoría y Soporte  Cursos Seminarios y Diplomados

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Curso Taller: Aspel‐COI 6.0 

 

Nivel: Avanzado 

ANEXO 1   

@CTA  Proporciona el monto de cada cuenta general, departamental, o un rubro de cuentas; dependiendo del sufijo seleccionado.    Ejemplo:  =COIWIN|Matriz!’@CTA[1110‐000‐000..1150‐000‐000, U, N, F, C, #1]’,    Esta fórmula enviará el número de cuenta, descripción, saldo final y presupuesto acumulado de la cuenta 1110‐000‐000 a la  cuenta 1150‐000‐000, sólo de las cuentas a nivel Mayor.    La estructura de la matriz es la siguiente:    =COIWIN¡Matriz!’{@CTA[ctaini..ctafin, U, N,T,F,M,A,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] {mmaa}’       Sus campos:     Opciones  @CTA 

Función 

Ctaini 

Cuenta inicial del copiado especial.

Ctafin 

Cuenta final del copiado especial.

U 

Número de cuenta

N 

Descripción de la cuenta

I 

Saldo inicial 

F 

Saldo final 

M 

Presupuesto mensual

A 

Presupuesto anual

C 

Presupuesto acumulado

D 

Total de cargos (Debe)

H 

Total de abonos (Haber)

E 

Diferencia entre Debe y Haber (E=D‐H)

T 

Tipo de cuenta (A= acumulativa, D= detalle)

P 

Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2)

O 

Incluye sólo cuentas con movimientos.

Nn 

Número de departamento (de 1 hasta 999)

Xnn 

Número de moneda

#N 

Incluye  cuentas  de  nivel,  por  ejemplo,  si  el  sistema  maneja  los  niveles  4‐3‐3,  #1  representa las cuentas de mayor, #2 las subcuentas y #3 el auxiliar. 

{mmaa} 

Período de donde se obtendrá la información, por ejemplo 0107   (Enero 2007). 

 

 

 

  Expositor: M. T. I. Ricardo Aguilar E  Consultor en Sistemas Administrativos  E‐mail: [email protected] 

 

1 

 Curso Taller: Aspel‐COI 6.0 

Nivel: Avanzado 

 

@Deprecia  Presenta  la  depreciación  de  un  periodo,  el  cual  puede  ser  mensual,  bimestral,  semestral,  anual  etc.,  también  envía  la  depreciación  actualizada,  el  valor  actualizado  de  un  activo,  el  factor  de  actualización,  el  monto  original  de  un  activo,  así  como la cantidad faltante por depreciar. Todo esto puede ser de un activo o de todos los activos.  Ejemplo:  =COIWIN!Valor!’@Deprecia[T,0199, 0199,0]’    Esta fórmula obtendrá el monto original de todos los tipos de activos.  La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente:    @Deprecia[Sufijo,,FFinDepre>,,,] {Periodo}    Sus campos:    Opciones  @Deprecia 

Función. 

Sufijo 

Representa el tipo de información que se requiere: A si requiere información de un sólo activo   T si necesita información de un tipo de activo. 

 

Se indica la clave del activo o número del tipo de activo:  si requiere información sólo de un activo se debe capturar la clave. Si la clave del activo  contiene  espacios  en  blanco,  y/o  letras  minúsculas,  se  debe  escribir  entre  comillas,  por  ejemplo: si la clave del activo es Librero 17, se deberá escribir como “Librero 17”.  En caso de necesitar información de un Tipo de activo, se debe indicar el número  correspondiente al tipo de activo.  

 

Indica el periodo inicial de la depreciación.

 

Indica el periodo final de la depreciación.

 

Es el campo que corresponde a lo que el usuario desea obtener de la función de depreciación  pudiendo ser uno de los siguientes sufijos:  F  Factor de actualización (sólo para activos)  O Monto original del activo  V Valor actualizado del monto original del activo  P  Depreciación del período  E  Depreciación del período actualizada  A Depreciación acumulada  R Cantidad restante por depreciar  M Monto máximo deducible (valor a depreciar)  D  Valor real (Monto original –Depreciación acumulada)  L   Valor real actualizado  C  50% de la depreciación del período actualizado  I   Monto del activo para calcular el IMPAC 

 

Representan la fecha inicial del ejercicio.