Vilches Andrés

DEPARTAMENTO ACADEMICO DE ADMINISTRACIÓN

Trabajo de Graduación Carrera: Contador Público Auditoría Interna de Gestión: Valor agregado a las compañías

Autor: Andrés Vilches Legajo: 15182 Mentor: Luis Sanchez Brot

Victoria, Marzo 2013

1

Vilches Andrés

Resumen Ejecutivo El presente trabajo centra su desarrollo en el análisis de la estructura y características de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna tiene como objetivo la realización de un trabajo independiente para agregar valor a las actividades de la organización y ayudar a lograr sus objetivos. Dentro de este marco se diferencian las Auditorías Internas, del Control Interno y las Auditorías Externas de Estados Contables, ya que éstas están dirigidas a todas las actividades tanto contables como operacionales y de gestión generando un ambiente de control y definición de los procesos para asegurar el cumplimiento de objetivos midiendo la eficiencia y eficacia de las actividades.

Una vez planteada la hipótesis se estudió el caso de aplicación de una estructura con todas sus características que cumpla la función y genere un valor agregado a una organización. En este caso se describen todas las características del grupo de Auditoría Interna de Nestlé S. A. en el cual he participado en los últimos 4 años de mi carrera profesional. Nestlé ha desarrollado un robusto sistema de Auditoría Interna, certificado por el Instituto Americano de Auditores Internos, generando prácticas de Auditoría con un alto nivel de profesionalismo y desarrolladas en más de 140 países.

En el análisis de caso se revisó y describió que prácticas y características han llevado al área de Auditoría Interna a generar un valor agregado y ser visto dentro de la organización como en ente con gran influencia en la dirección para la toma de decisiones. Dentro de las características comenzamos con una descripción y objetivos generales de la Auditoría Interna, describiendo el ámbito de aplicación, donde se aprecia que todas las actividades de la organización están bajo el espectro de la Auditoría generando una visión global de los negocios. Luego pasamos por las características y marco regulatorio del equipo, analizando el Manual de Auditoría, características del equipo y finalizando en los informes de Auditoría como resultado del trabajo realizado.

2

Vilches Andrés Por último se describe de que manera la Auditoría construye un ámbito de mejora continua para asegurar que los procesos y actividades de la misma sean los que la compañía está decidiendo para lograr el éxito de las actividades empresariales.

A través del presente trabajo, se puede concluir que un robusto sistema de Auditoría Interna con apoyo de la dirección de la compañía y con un alto nivel de profesionalismo e independencia logra crear un ambiente propicio para la concreción y de los objetivos del negocio. Palabras claves: Auditoría Interna, Auditoría Externa de Estados Contables, Control Interno, Organización, TAF, Informe de Auditoría, Valor agregado.

3

Vilches Andrés

Índice Resumen Ejecutivo ------------------------------------------------------------------------------- 2 Índice ----------------------------------------------------------------------------------------------- 4

Capítulo I: Introducción 1.1 Planteo de la Problemática de Investigación y Justificación del Estudio ------------- 7 1.2 Objetivos del Estudio ----------------------------------------------------------------------- 7 1.3 Preguntas de Investigación e Hipótesis --------------------------------------------------- 8 1.4 Metodología de de la Investigación ------------------------------------------------------- 8 1.5 Guía de Lectura ------------------------------------------------------------------------------ 9

Capítulo II: Bases Conceptuales para el Trabajo de Graduación 2.1 Definición de Control Interno ------------------------------------------------------------- 11 2.2 Definición de tipos de Auditoría---------------------------------------------------------- 12 2.3 Objeto Definido de Estudio: Auditoría Interna de Gestión --------------------------- 12 2.3.1 Características de las Auditorías Internas de Gestión -------------------------- 12

Capítulo III: Nestlé Group Audit 3.1 Nestlé y Auditoría Interna: Visión y Principios ---------------------------------------- 17 3.2 Ámbito de Aplicación ---------------------------------------------------------------------- 19 3.2.1 Scope de la Auditoría Interna ------------------------------------------------------ 19 3.2.2 Organización de Equipos de Auditoría Interna ---------------------------------- 19 3.2.3 Plan de Auditoría --------------------------------------------------------------------- 20 3.3 Manual de Auditoría ------------------------------------------------------------------------ 21 3.3.1 Revisión del Manual de Auditoría y Publicación -------------------------------- 23 3.4 Características del Equipo Auditor ------------------------------------------------------- 23 3.4.1 Proceso de Certificación Interno y Externo -------------------------------------- 24 3.5 Resultados de Auditoría ------------------------------------------------------------------- 24 3.5.1 Informes de Auditoría --------------------------------------------------------------- 24 3.5.2 Ratings -------------------------------------------------------------------------------- 26 3.6 Sistema de Control Continuo de “Follow Up” ----------------------------------------- 28 3.7 Transferencia de Conocimiento Interno y Externo ------------------------------------ 29

4

Vilches Andrés 3.8 Comunicación con la Dirección: Valor Agregado de la Auditoría ------------------- 31 3.9 Comunicación de la Auditoría Interna con Auditorías de estados contables-------- 32

Capítulo IV: Conclusión 4.1 Consideraciones Finales ------------------------------------------------------------------- 35 4.2 Futuras Investigaciones -------------------------------------------------------------------- 37

Bibliografía -------------------------------------------------------------------------------------- 38

5

Vilches Andrés

Capítulo I Introducción

6

Vilches Andrés

Planteamiento de la Problemática y Objetivos de la Investigación

1.1 Planteo de la Problemática de Investigación y Justificación de Estudio Este estudio pretende describir el papel de las Auditorías Internas como business partner para el logro de los objetivos empresariales. Existe una vasta experiencia en casos de empresas (pequeñas, medias y grandes) que padecen de fallas de control interno, desde el incumplimiento de normas básicas hasta la falta de entendimiento de conceptos de control interno, controles de calidad, y no solos controles de activos tangibles y fraudes sino de medición de eficiencias y eficacia de los resultados del negocio. La Auditoría Interna o de Gestión ha evolucionado logrando ser un aliado del negocio para la concreción de sus objetivos, no sólo como mero controlador de los procesos sino como complemento en la definición, control y posterior evaluación de los procesos empresariales generando un proceso de mejora continua. Cada vez más las empresas están invirtiendo en Auditoría Interna de gestión debido a que es cada vez más complejo el manejo de la información dentro de la organización. Esta inversión en el control interno está basada en que hoy en día no sólo se necesita un ente controlador de la aplicación de ciertas normas sino un sistema de gestión que integre el control de la aplicación de las normas y la mejora continua en los procesos para entregar los principales drivers que colaboran la concreción de los objetivos de la empresa y la dirección. Estos drivers son muy variados y van desde el control de mermas en los procesos, la búsqueda de las causas raíces de los problemas, la definición de los proceso de entendimiento del cliente, de los proveedores, y la medición para la toma de decisiones de todos los procesos organizacionales.

1.2 Objetivos del Estudio El objetivo del estudio es indagar en las ventajas que entrega un robusto sistema de Auditoría Interna de Gestión en los resultados de una organización. Se estudiara con un caso real de empresa, cuál es la estructura de una Auditoría, cuáles son sus objetivos, sus valor agregado y como la dirección y toda la organización toma y genera valor a partir de las mismas.

7

Vilches Andrés También estudiaremos que recursos y como se estructura un equipo de Auditoría Interna evaluando las herramientas con las que cuenta, la diversidad cultural, y sus características.

1.3 Preguntas de Investigación e Hipótesis 1- ¿Cuál es el valor agregado de un sistema de Auditoría Interna en la concreción de los objetivos de una empresa? 2-¿Cuáles el objetivos de una Auditoría Interna de Gestión y de la dirección de la empresa en relación a la Auditoría? 3- ¿De qué manera se evidencia un resultado en los objetivos empresariales obtenidos por la Auditoría Interna de Gestión?

Hipótesis de investigación: Las Auditorías Internas de Gestión son parte integral y fundamental de los resultados de una organización, no solo en sus aspectos financieros sino también en los aspectos de calidad, seguridad, eficiencia, gestión de clientes, proveedores y recursos tangibles e intangibles.

1.4 Metodología de la Investigación

Para llevar a cabo el trabajo se utilizo el tipo de estudio descriptivo. En el cual se define el ámbito de estudio a realizar: Auditorías Internas como facilitadores de la concreción de los objetivos de la empresa.

Se tomó como ejemplo caso real de estudio en el cual fui parte de un proceso de Auditoría, pasando por Auditor Junior a Team Leader teniendo una solida base de conocimiento de cómo está definido el objetivo, el alcance y los resultados de la Auditoría Interna en Nestlé S. A.

Para llevar a cabo el trabajo también se incluyó fragmentos de casos reales de Auditoría y procesos de las mismas en las cuales se evidencia el cumplimiento de la tesis planteada.

8

Vilches Andrés Para recabar mayor información también me basé en entrevistas telefónicas realizadas a ex Auditores que hoy forman parte de la dirección de Nestlé en diferentes países.

-

Jose Luis Collazos - Actual CFO de Nestlé Perú S. A.

-

Ricardo Krueger - Actual CFO de Nutrition en Europa Central.

-

Germán Rodríguez - Ex Jefe de Nestlé Market Audit en Chile y Actual Manager de Control Interno Nestlé Chile.

1.5 Guía de Lectura

En el presente capítulo se ha presentado la problemática de investigación, la justificación del estudio, los objetivos que persigue el trabajo y las preguntas que motivan al mismo junto con la hipótesis. En el segundo capítulo se desarrollan las bases conceptuales y el marco teórico de la investigación. Allí se define lo que es el Control Interno, los diferentes tipos de Auditorías y la definición de Auditoría Interna de Gestión. En el tercer capítulo se expone el caso de estudio y la forma en que está estructurada la Auditoría Interna de Nestlé S. A. analizando sus características, equipo, reportes y resultados. Finalmente, en el cuarto y último capítulo, se exponen las principales conclusiones, así como también las limitaciones del estudio y posibles investigaciones futuras.

9

Vilches Andrés

Capítulo II Bases Conceptuales para el Trabajo de Investigación

10

Vilches Andrés

Bases Conceptuales para el Trabajo de Investigación 2.1 Definición de Control Interno:

Para poder analizar las Auditorías Internas es necesario primero exponer algunos conceptos para comprender el contexto y ámbito del estudio.

Control Interno: Como forma de solucionar la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno al control interno, es publicado en 1992, en EEUU, el “Informe COSO” sobre control interno (COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). El grupo de trabajo estuvo constituido por representantes de cinco organismos profesionales: - AAA – Asociación Americana de Contadores - AICPA – Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados - FEI – Instituto de Ejecutivos Financieros - IIA – Instituto de Auditores Internos - IMA – Instituto de Contadores Gerenciales

Este trabajo tuvo como resultado la siguiente definición de control interno: “ El control interno es un proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: * Eficacia y eficiencia de las operaciones * Confiabilidad de la información financiera * Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables”

Las características principales son: -

Es un proceso, con lo cual es un medio para alcanzar un fin.

-

Es efectuado por las personas de una organización a través de los que ellos hacen y dicen. Las personas diseñan los objetivos de la entidad y establecen los mecanismos de control.

11

Vilches Andrés -

Proporciona una seguridad razonable sobre las actividades de la organización.

2.2 Definición de Tipos de Auditoría:

Existen dos tipos principales de Auditoría en las organizaciones. Auditoría Externa de estados contables y Auditoría Interna de Gestion u Operacional.

Auditoría Externa de Estados Contables: Consiste en el examen de los Estados Contables de una empresa o ente, por parte de un profesional independiente – Contador Público Matriculado -, con el propósito de emitir un informe (dictamen), con una opinión técnica sobre los mismos o sobre la razonabilidad de los mismos (Wolinsky, 2003). En este caso, éste tipo de Auditorías abarca el análisis financiero – económico de una situación que ya pasó y sólo realiza un control sobre los estados contables que una empresa emite.

La Auditoría Interna de Gestión u Operacional: es según el Instituto de Auditoría de los Estados Unidos “una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgo, control y gobierno.”

2.3 Objeto Definido de Estudio: Auditoría Interna de Gestión. Dado el campo elegido se estudiará y se definirá que entendemos como Auditoría Interna y sus características.

2.3.1 Características de las Auditorías Internas de Gestión. A diferencia de cualquier otro tipo de Auditoría, éstas se basan en un concepto integral de las organizaciones y tienen una visión estratégica de cada una de las tareas que la

12

Vilches Andrés organización realiza midiendo su eficacia y eficiencia en dirección a la concreción de los objetivos del negocio. Las Auditorías Internas y los auditores se basan en normas para la aplicación de su trabajo. Así como lo define el Instituto de Auditoría Interna de los Estados Unidos, “Las actividades de Auditoría Interna son ejercidas en ambientes legales y culturales diversos; dentro de organizaciones que varía en propósito, tamaño y estructura; y por personas dentro o fuera de la organización. Estas diferencias pueden afectar la práctica de la Auditoría Interna en cada ambiente. Sin embargo, el cumplimiento de las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna (Normas) es esencial para el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos”. “El propósito de las Normas es: 1. Definir principios básicos que representen el ejercicio de la Auditoría Interna como debería ser. 2. Proveer un marco para ejercer y promover un amplio rango de actividades de Auditoría Interna de valor añadido. 3. Establecer las bases para medir el desempeño de la Auditoría Interna. 4. Fomentar la mejora de los procesos y operaciones de la organización. Junto con las normas emitidas por el Instituto, los auditores internos deben cumplir con un código de ética para ser auditores internos de gestión. Este código enuncia los principios que daremos en forma de resumen en este apartado: 1. Integridad La integridad de los auditores internos establece confianza y, consiguientemente, provee la base para confiar en su juicio. 2. Objetividad Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias

13

Vilches Andrés relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas. 3. Confidencialidad Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo. 4. Competencia Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de Auditoría Interna. REGLAS DE CONDUCTA 1. Integridad Los auditores internos: 1.1. Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad. 1.2. Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión. 1.3. No participarán a sabiendas en una actividad ilegal o de actos que vayan en detrimento de la profesión de Auditoría Interna o de la organización. 1.4. Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización. 2. Objetividad Los auditores internos: 2.1 No participarán en ninguna actividad o relación que pueda perjudicar o aparente perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la organización. 2.2 No aceptarán nada que pueda perjudicar o aparente perjudicar su juicio profesional. 14

Vilches Andrés 2.3 Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión. 3. Confidencialidad Los auditores internos: 3.1 Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo. 3.2 No utilizarán información para lucro personal o que de alguna manera fuera contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la organización. 4. Competencia Los auditores internos: 4.1 Participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia. 4.2 Desempeñarán todos los servicios de Auditoría Interna de acuerdo con las Normas para la Práctica Profesional de Auditoría Interna. 4.3 Mejorarán continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicios.

15

Vilches Andrés

Capítulo III Caso de estudio: Nestlé Group Audit

16

Vilches Andrés

Nestlé Group Audit 3.1 Nestlé y Auditoría Interna: visión y principios: Antes de comenzar a analizar nuestro caso de estudio, comenzaré con una descripción sintética de de la organización en cuestión, Nestlé S. A. Nestlé tiene presencia en más de 140 países y es la empresa más grande de alimentos de mundo. Comenzó a operar en el año 1866, fundada por Henri Nestlé y su primer negocio estuvo enfocado en la producción de leche. Su facturación supera los 100 billones de Francos Suizos. En el siguiente cuadro vemos la facturación de las empresas del rubro alimentación más importantes del mundo.

El equipo de Auditoría Interna tiene como objeto todas las actividades Nestlé en el mundo. A partir de aquí comenzaremos a describir sus actividades y procesos. La importancia de contar con una definición de la visión y los principios de los auditores internos en una organización radica en que genera un compromiso y un objetivo de largo plazo que fortalece el trabajo interno de la Auditoría y presenta a los “clientes internos” una primera visión de para qué sirve la Auditoría, que hace y cuál es su objetivo para el logro de las metas de la organización.

17

Vilches Andrés Nestlé Group Audit ha definido su visión de la siguiente manera: “Nuestra misión es crear la función de Auditoría como un “Trusted Business Partner”, que agrega valor a los negocios y ayuda en la disciplina para la ejecución de la estrategia de la organización”. Los principios son: a) Integridad absoluta: -

Nosotros seguimos las normas.

-

Practicamos los que predicamos en todo momento.

-

Elegimos el camino “complicado y correcto vs fácil e incorrecto”

b) Trabajo en equipo: -

Respeto incondicional a todas las culturas.

-

Se valora feedback constructivos y abiertos.

-

Alineamos los objetivos para dar soporte al logro de los objetivos de la organización.

c) Pasión por la mejora continua : -

Desafiamos el status-quo.

-

Facilitamos la identificación y compartimos las buenas prácticas en beneficio de la organización.

d) Profesionalismo: -

Preparamos y ejecutamos nuestro trabajo con alta calidad.

-

Escuchamos y respetamos la opinión de los demás.

-

Respaldamos nuestros hallazgos con hechos reales.

e) Independencia: -

Expresamos nuestras convicciones dejando de lado cualquier interés personal.

-

Definimos el scope de Auditoría siguiendo un correcto análisis de riesgo.

18

Vilches Andrés

3.2 Ámbito de aplicación: La Auditoría Interna de gestión tiene como ámbito de aplicación todas las actividades de la organización. Tomando como unidades físicas 3 principales:

3.2.1 Scope de la Auditoría Interna: Oficina Central: Aquí se audita todo lo que concierne a un negocio propiamente dicho, con sus respectivas áreas: Ventas, Marketing, Supply Chain, Finanzas, Recursos Humanos, Legales, Trade Marketin y Compras. Cada país donde Nestlé tiene presencia (140 Países en el mundo) cuenta con una oficina central dividido en 3 zonas: -

Zona AMS: Comprende todos los países del continente Americano.

-

Zona AOA: Comprende todos los países de África y, Oceanía y Asia.

-

Zona EUR: Comprende todos los países en el continente Europeo.

Fabricas: Aquí se audita todo lo relacionado al proceso productivo, abarcando desde el ingreso de materiales hasta el producto final. Tomando como áreas principales: Costos y presupuestos, Calidad, Manufactura; Seguridad e Higiene, Ingeniería, Supply Chain. Existen aproximadamente más de 460 Fábricas en el mundo distribuidas en 80 países. Centros de Distribución: Aquí se audita lo relacionado al manejo de mercancías hacía los clientes, manejo de materiales y red de distribución. En general los Centros de distribución son auditados en conjunto con las fábricas u oficinas centrales.

3.2.2 Organización de equipos de Auditoría Interna: Para hacer frente a todas las unidades y actividades de la compañía existen dos tipos de organizaciones en los equipos de Auditoría Interna: Nestlé Group Audit: Tiene su base central en la oficinas de Nestlé en su casa madre, en Vevey, Suiza. El quipo de Auditoría consta de 70 auditores divididos en equipos de 3 a 5 personas recorriendo cada una de las unidades auditadas independientemente del país o región que se trate. 19

Vilches Andrés Nestlé Market Audit: Como complemento del equipo central de Auditoría cada Region o País cuenta con un equipo interno de Auditoría de 3 a 6 personas en promedio, el cual da servicios a su región o país únicamente. En conjunto existen más de 200 auditores divididos en los equipos de Nestlé Market Audit. Volveremos en el apartado 3.4 a introducirnos en cómo estos dos grupos de auditores se complementan y refuerzan para cubrir todas las unidades auditables y sean percibidos en la organización con el mismo nivel de conocimiento y cumpliendo los principios del equipo de Auditoría.

3.2.3 Plan de Auditoría Para poder cumplir con los objetivos planteados por la Auditoría Interna y asegurar que todas las unidades sean auditadas se debe generar un plan que contenga y asegure que todas las actividades de la organización sean cubiertas. Con este objetivo se ha diseñado un sistema de evaluación de riesgos y tamaño de las unidades que determinan las prioridades, el foco y que unidades serán auditadas y la frecuencia de estas Auditorías. El “Plan de Auditoria” es confeccionado cada año y se toman como drivers de decisión los siguientes aspectos: Oficinas Centrales: Ventas en dólares, Cantidad de empleados y cantidad de unidades de negocio (Helados, Café, culinarios, bebidas, etc.). Fábricas: Costo de producción anual y Cantidad de empleados. Centro de Distribución: Costo de distribución asociado. Una vez integrados todos estos datos como input para conformar el plan de Auditoría, el mismo es presentado al Board de la organización en su casa matriz para ser aprobado. En este proceso de aprobación, el Board de la compañía evalúa si el plan de Auditoría cubre las necesidades y genera un sistema de control que abarque todas las unidades que la organización posee.

20

Vilches Andrés Hasta el momento el criterio definitorio se resume en que cada unidad debe ser auditada en un promedio de 1 vez cada 3 años para asegurar que sus procesos se encuentran adecuados para cumplir los objetivos empresariales. En este apartado se cubre una de las partes de la definición de la Auditoría Interna, que hace referencia a que todas las unidades la organización están bajo la órbita de la Auditoría.

3.3 Manual de Auditoría: Una vez definido el scope y el ámbito de aplicación el departamento de Auditoría Interna crea y gestiona un manual de Auditoría que sirve como base de todas las actividades que debe revisar para asegurar un razonable control interno dentro de cada unidad auditada. Para esto es muy importante que las actividades de la organización sean divididas y desmenuzadas poniendo énfasis en los riesgos de cada una de ellas y la forma de control. El manual de Auditoría se divide en lo que se denomina End to End process. Los E2E tienen como objetivo describir y dar marco a todas las actividades de la organización. Nestlé ha definido 32 E2E que describen cada una de las actividades.

21

Vilches Andrés Capítulos del Manual de Auditoría Capítulo

Función

Unidad

01 - Business Planning

Finance & Control

Oficina Central

02 - Commercial Planning and Mgmt

Marketing & Sales

Oficina Central

03 - IMS Planning to Execution

Planning & Logistics

Oficina Central/CD

04 - Order to Cash

Customer Service

Oficina Central/CD

05 - Claims Returns and Refusals

Customer Service

Oficina Central/CD

06 - Customer Life Cycle 07 - Pricing

Customer Service Customer Service

Oficina Central Oficina Central

08 - Sales Function 09 - Procure to Pay

Marketing & Sales Procurement

Oficina Central Oficina Central

10 - Material Life Cycle 11 - Vendor Life Cycle

Technical & Production Fábrica/Oficina Central Procurement Oficina Central

12 - Materials Handling Fulfillment 13 - Vendor Managed Inventory

Planning & Logistics Planning & Logistics

Fábrica/CD Fábrica/CD

14 - Planning to Produce

Planning & Logistics

Fábrica

15 - Fresh Milk and Milk Standardisation 16 - Technical Recipe

Technical & Production Fábrica Technical & Production Fábrica

17 - Rework 18 - Subcontracting

Technical & Production Fábrica Technical & Production Fábrica

19 - Asset and Maintenance Management Technical & Production Fábrica 20 - Environment SHE Fábrica 21 - Safety and Health

SHE

Fábrica/Oficina Central

22 - Trade Asset Life Cycle 23 - R and D Project Management 24 - Planning to Pay 25 - Finance Functions

Customer Service R&D Human Resources Finance & Control

Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central

26 - Costing 27 - Travel and Expense Management 28 - Purchasing Card Management 29 - General Services 30 - WHO Code - Infant Formula 31 - BCP - GLOBE 32 - GLOBE ISIT

Finance & Control Finance & Control Procurement Finance & Control Marketing & Sales IS/IT IS/IT

Fábrica Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Fuente: Nestlé S. A.

En cada uno de estos capítulos se describe cuales son los chequeos obligatorios a realizar por los auditores. Este trabajo no tiene como finalidad explicar cada uno de ellos sino expresar que las actividades de una compañía deben estar bien esquematizadas y divididas para asegurar el control total de las operaciones. 22

Vilches Andrés

3.3.1 Revisión del Manual de Auditoría y publicación. El manual de Auditoría es revisado cada 3 años, por el equipo auditor y aprobado por los responsables de cada uno de los procesos logrando un acuerdo entre las actividades de cada departamento y los objetivos de los auditores. Este acuerdo es muy importante para tener un consenso sobre las actividades y como ellas deben ser tratadas en toda la organización. Es un marco regulatorio y las reglas que cada proceso y personas deben seguir y aplicar. Un aspecto muy importante de este manual es que el mismo es público en la organización. Con lo cual cada unidad tiene la posibilidad de revisar, y aplicar cada uno de los criterios, políticas, y buenas prácticas en su unidad organizativa con el objetivo de crear un robusto sistema de control. En este apartado culminamos con la descripción de que es lo que el equipo de Auditoría Interno va a controlar y verificar y cuál es el scope de cada Auditoría para asegurar que todas las actividades son revisadas basadas en reglas y manuales.

3.4 Características del equipo auditor. Al ser una organización multinacional como fue descripta al comienzo de este capítulo es necesario definir un proceso de evaluación y nivelación de los auditores para construir un equipo con las mismas características a nivel mundial y que la organización cuente con la seguridad que todos los auditores tienen el mismo nivel de profesionalismo, independencia y cumplimiento con los principios descriptos en el apartado 3.1. El equipo mundial de Auditoría cuenta con aproximadamente 270 auditores, los cuales se dividen en un equipo con ámbito Internacional de aplicación (Nestlé Group Audit, y con ámbito regional o por país (Nestlé Market Audit). A su vez cada uno de estos equipos es dividido en grupos de 3 a 5 auditores, los cuales son encargados de realizar las Auditorías Internas. Estos equipos están compuestos por Auditores y un Team leader, que es la persona que da forma y lidera las actividades de una Auditoría. Los equipos tienen personas de varias nacionalidades, y de culturas muy diferentes que 23

Vilches Andrés hacen que se cree un ambiente con diferentes ideas y puntos de vista para enriquecer el proceso de Auditoría interno. Esta es una ventaja muy importante de los equipos de Auditoría, ya que la diversidad cultural y de ideas genera una sinergia en la revisión de los procesos.

3.4.1 Proceso de certificación interno y externo Existen dos procesos que certifican que los auditores y la estructura de Auditoría Interna se encuentran capacitados y nivelados para realizar el trabajo. La certificación Interna es un proceso en el cual se definen los criterios de aplicación, de estructura y aseguran que las revisiones son realizadas de la misma manera por todos los equipos y auditores de la organización. Esta certificación que cada equipo de Auditoría obtiene asegura a la dirección que los lineamientos impartidos son aplicados por todos los auditores. Además de esta certificación Interna, Nestlé comenzó un proceso de certificación con el cual todos los auditores deben pasar un proceso externo para ser considerados auditores, tanto en la organización como fuera de ella. Este proceso convalida y da respaldo a que los auditores están capacitados por un ente externo a la organización en el trabajo a realizar.

3.5 Resultados de Auditorias 3.5.1 Informes de Auditoría El trabajo del auditor tiene como resultado un informe de Auditoría que es compartido con la unidad auditada y la dirección con el resultado de la misma. La Auditoría Interna cuenta con 4 Informes de Auditoría, detallados a continuación: Informe detallado de Auditoría: En este informe se expresan todas las falencias o “findings” encontrados y basados en hechos comprobables. Este informe contiene el detalle de cada revisión, sus recomendaciones para mejorar o modificar un proceso, una fecha de implementación de la recomendación y un responsable para tal caso. Audiencia: Unidad Auditada (Oficina Central, Fabrica o Centro de Distribución)

24

Vilches Andrés Informe resumido de Auditoría: En este informe se detallen los findings mas relevantes encontrados y sus recomendaciones: Audiencia: La dirección de la unidad auditada. Resumen ejecutivo: Este documento relata de forma sintética los findings relevados. Audiencia: Dirección de la unidad auditada y Casa Matriz de la organización en Suiza. Informe de Follow Up: Este informe releva todos los findings y se utiliza como base para continuar el proceso de Auditoría por la unidad auditada como método de control continuo y ejecución de las recomendaciones otorgadas. En este trabajo no haremos énfasis en los tipos de controles por área auditada y departamento, ya que el objetivo no es tal, pero si pondremos como ejemplo, un informe de Auditoría, mostrando como las observaciones son expuestas en el mismo. Aquí presentamos un ejemplo de una observación de un Informe resumido de Auditoría con sus partes ya mencionadas. (Los informes, sin importar el país o región son escritos en Ingles).

Sales Customer Complaints Management (control): needs to be reinforced to efficiently manage customer complaints and obtain customer inputs to improve business operations. Review of all customer complaints records (Apr 2010 to Jan 2011: 306 complaints; 710 machines placed at POSs) showed that: 9% (29 out of 306) of complaints have neither entry nor closing date, hindering analysis for delays in solution time. 41% (125 out of 306) of complaints have entry date but no closing date and 3% (10 out of 306) have closing date but entry dates are missing. Although reasons for complaints are recorded, no reason codes organized by clusters are defined, hampering statistical analysis of main reasons and definition of action plans.

Recommendations: 1. Ensure entry and closing date for all customer complaints are registered. 2. Establish clusters for the customer complaints reason codes in order improve the definition of action plans. Management Action Plan: Country Business Manager: Agreed.

25

Vilches Andrés Since September 2010 we implemented best practices in order to improve the process of customer complaints. This process includes entry date and closing date. Reference to Recommendations Responsible 1. Agreed. Action Plan: Based on the tool we have already developed, we will improve the follow up. Sales Manager 2. Agreed. Action Plan: We will add reason codes

Sales Manager

Resolution 05.2011 05. 2011

Fuente: Nestlé S. A.

En este ejemplo podemos ver, como una observación es dividida entre: 1. El hecho, la observación en si misma remarcada en el cuadro gris. Donde se muestra cual es la falencia. Este es un caso de control operacional y de mejora especifica en la gestión de reclamos de consumidor. 2. Recomendación de los auditores para cerrar la observación. 3. Management Action Plan con fecha de resolución a ser enviada en el informe de Follow Up. Como se puede apreciar el máximo responsable de la compañía (Country Business Manager está involucrado directamente con la resolución del issue.

3.5.2 Ratings Por último el resultado de una Auditoría es expresado haciendo referencia a como se encuentra el área con respecto su sistema de control interno y la razonabilidad del mismo. Los ratings han sido definidos de la siguiente manera: Bueno (G): Los resultados de Auditoría no incluyen una cantidad extensa de observaciones o recomendaciones. Ninguna observación es considerada significativa. El sistema de control interno es efectivo. Acción correctiva recomendada. Satisfactorio (S): Los resultados de Auditoría identificaron observaciones que necesitan atención; sin embargo, ninguna muestra debilidades significativas ni fundamentales en las operaciones y/o controles. Oportuna acción correctiva requerida. No enteramente Satisfactorio (NES): Los resultados de Auditoría encontraron observaciones que necesitan ser atendidas urgentemente para corregir un control

26

Vilches Andrés fundamental o problema operacional; y/o algunas observaciones de Auditorías previas no han sido resueltas. Rápida acción correctiva requerida. Insatisfactorio: (U): Los resultados de Auditoría identificaron debilidades significativas y controles claves inexistentes en las operaciones generando riesgos significativos para la organización (control de calidad, fraude, etc.). Inmediata acción correctiva es requerida. El siguiente cuadro resume las estadísticas de las auditorias en los últimos 3 años. Como se puede apreciar en el año 2012 se han reducido las auditorias con rating insatisfactorio e incrementado las auditorias con rating Satisfactorio. Realmente es un avance importante, ya que una Auditoría insatisfactorio asegura que no se están cumpliendo las directivas ni controles básicos de una unidad.

Fuente: Nestlé S. A.

27

Vilches Andrés En este apartado se describe como luego de realizar una Auditoría Interna se presenta la información y el resultado para que las operaciones estén dirigidas a la concreción de los objetivos empresariales.

3.6 Sistema de control continuo de “Follow Up” Como vimos en el capítulo anterior, 3.5.1 Informes de Auditoría, uno de los informes es el informe de Follow Up. Este documento consta de una importancia esencial dentro del proceso de Auditoría porque es la herramienta de gestión que asegura que las observaciones y falencias de controles internos y procesos son resueltas Como descrito en este capítulo en el apartado 3.1 Nestlé y Auditoría Interna: Visión y Principios, una de los principios de la Auditoría es la pasión por la mejora continua. El informe FUP (Follow Up) es utilizado con este principio. Al finalizar una Auditoría, el informe de follow resume todas las observaciones y se genera un acuerdo con la unidad auditada en el tiempo de respuesta o de nueva visita para revisar el cierre de todas las observaciones. El tiempo de respuesta varía entre 3 a 6 meses. Con este sistema de Follow Up, el equipo de Auditoría Interna se asegura que la unidad auditada continuará con el proceso comenzado hasta cerrarlo. La dirección del País o Region auditada es responsable por el envío del documento de Follow Up, dándole así mayor importancia al proceso. En el siguiente cuadro veremos uno de los indicadores que el equipo auditor tiene como evaluación luego de las Auditorías.

28

Vilches Andrés

Fuente: Nestlé S. A.

En el cuadro se observa el compromiso en la continuación del proceso, dado que el 100% de los documentos es entregado en forma y tiempo desde Octubre 2010 hasta Diciembre 2012. Luego se evalúa si las recomendaciones son o no implementadas. En ese sentido sólo el 8% no ha sido implementado de acuerdo a lo pactado. En este apartado se analizó como la Auditoría se asegura que las actividades y procesos por los cuales emite un informe es sustentable en el tiempo y hasta la próxima Auditoría (de 2 a 3 años) el sistema de control interno y todas las actividades de la unidad auditada estarán bajo la mirada y aplicando todas las normas necesarias para el aseguramiento de los objetivos de la organización.

3.7 Transferencia de conocimiento interno y externo. Los equipos de Auditoría dedican un tiempo durante el año a capacitarse y juntar todas las observaciones que han encontrado y se reúnen con la dirección de la organización para alinear objetivos, y cuál es el foco que los auditores tienen que tener en sus revisiones.

29

Vilches Andrés Durante este tiempo de reunión y preparación para las siguientes Auditorías los auditores comparten todos los informes realizados por cada equipo, para aumentar los chequeos, los puntos de vista y nuevas prácticas, tanto malas como buenas, para ser aplicados y mantener el alto nivel de conocimiento que los caracteriza. Continuando con la definición de Auditoría dentro de Nestlé, la transferencia de conocimiento con las unidades auditadas es muy importante para la organización. La misma se encuadra en un proceso llamado TAF (Top Audit Findings). El TAF es un documento que tiene publicación 2 veces al año donde se resume las observaciones encontradas en el período auditado. Estas observaciones ayudan a que cada unidad pueda revisar como se encuentra y prevenir falencias que sean luego detectadas por la Auditoría. El TAF resume las observaciones de todas las áreas, tanto de Oficina Central, Fábricas o Centros de Distribución, y de todas las regiones y países donde Nestlé tiene participación. Esto hace que la información sea muy rica en cuanto malas prácticas y observaciones detectadas en otras unidades y que sirvan como proceso de mejora continua y anticipación de problemas futuros. Aquí exponemos un ejemplo de cómo se estructura los Top Audit Findings.

30

Vilches Andrés

Fuente: Nestlé S. A.

En este apartado se revisó como el documento TAF forma parte esencial del equipo de Auditoría en referencia a la comunicación con sus clientes (las unidades auditadas) y como estos últimos pueden prevenir desviaciones en los procesos bajo su responsabilidad.

3.8 Comunicación con la dirección: Valor agregado de la Auditoría. En este apartado final del capítulo 3 describiremos como se realiza el link con la dirección para agregar valor a la organización. Como se ha descrito anteriormente la función y objetivo principal de la Auditoría Interna es dar seguridad a la dirección y colaborar con el cumplimiento de los objetivos empresariales. Para esto la dirección en Nestlé ha invertido y tomado la decisión de que la Auditoría Interna implemente esta una robusta estructura y sistema de control, para que pueda dar la mayor seguridad posible de que las unidades realizan sus actividades regidos por las mismas normas de control y aplicando las leyes Internas y externas con una medición de eficiencia y eficacia en dirección al éxito y concreción de los objetivos empresariales.

31

Vilches Andrés Cada Auditoría tiene una fluida comunicación con la dirección de la unidad auditada y la dirección en la Casa Matriz. La Auditoría cuenta con un importante apoyo de la dirección, y los informes de Auditoría se convierten en parte fundamental en la evaluación de los resultados de cada unidad. La Auditoría está siendo utilizada como parte integrante de los pre requisitos para comenzar con prácticas avanzadas como TPM o Lean en la organización. Cada proceso productivo debe tener un resultado de Satisfactorio o Bueno, para poder avanzar con estas prácticas que la compañía está impulsando. Esta forma de evaluación hace que si o si, las unidades auditadas tengan que tener un sistema y asegurar el control interno para poder continuar con sus operaciones. Como se puede ver, las Auditorías tienen una relevancia muy importante para la organización y el apoyo de la dirección. Son uno de los input clave en la toma decisiones sobre las actividades y procesos y personas en cada unidad auditada. La visión de la dirección, recabada en entrevistas informales en mi trabajo de auditor, demostró que la misma confía plenamente en las revisiones Internas generando un ambiente de control interno y externo sobre los procesos en la organización. El apoyo de la dirección es fundamental para que el funcionamiento de la Auditoría sea el correcto y cumpla con los objetivos planteados.

3.9 Comunicación de la Auditoría Interna con Auditorías de Estados Contables. Por último describiremos como la Auditoría Interna de Gestión tiene conexión con la Auditoría Externa de Estados Contables. La Auditoría Externa se apoya en sus revisiones con la Auditoría de Gestión. Los informes de Auditoría se encuentran disponibles y son fuente permanente de los auditores externos. Esto es muy importante ya que Nestlé le da soporte y cierto grado de seguridad de sus controles internos para que los auditores externos puedan tener como respaldo y herramienta de análisis en sus chequeos. Como ejemplo de esto puede nombrarse a los controles de inventario, tanto de producto terminado como de activos fijos y materias primas.

32

Vilches Andrés Este contacto fluido entre las dos Auditorías genera una sinergia en los controles que enriquecen a la compañía en mejorar sus procesos y la fiabilidad de la información presentada a los accionistas.

33

Vilches Andrés

Capítulo IV Conclusión

34

Vilches Andrés

Conclusión

4.1 Consideraciones Finales El presente trabajo de graduación tuvo como objetivo determinar como un equipo, estructura y determinadas características de la aplicación de un sistema de Auditoría Interna de Gestión agrega valor y se encuentra directamente relacionado con la concreción de los objetivos de cualquier organización. En primer lugar se comenzó con las definiciones de control interno y distintos tipo de Auditorías para hacer foco central en la Auditoría de gestión como herramienta de gestión para dar seguridad de que la dirección de los procesos y estrategias se encuentran correctas. El foco de la investigación ha sido la aplicación y las características de cómo Nestlé S. A. ha aplicado e invertido en un área de Auditoría interno de alcance mundial para controlar y tener una visión global de los procesos y actividades que la compañía realiza.

Hemos repasado las características de este sistema, partiendo de una definición de la visión y los principios del área de Auditoría Interna y los auditores. Hacemos énfasis en como la Auditoría Interna se define como un Business Partner para los negocios compartiendo las buenas prácticas y no como un ente simplemente controlador de los procesos. Dentro de los principios de los auditores es importante destacar la independencia con la cual desarrollan sus trabajos gracias a trabajar basados en hechos reales dejando de lado opiniones o creencias. El foco de los mismos esta dado en los procesos y como estos son llevados a cabo. Así mismo se desarrolla como los auditores crean su propio marco regulatorio definiendo un Manual de Auditoría. Este manual recoge todas las revisiones a realizar y el mismo es revisado y publicado cada 3 años. El aspecto más importante de este manual es que es público, esto quiere decir que toda la compañía tiene acceso al mismo y puede usarlo como una herramienta de gestión e implementación de buenas prácticas y chequeos haciendo que al momento de ser auditado se tenga ya conocimiento de cómo los procesos y eficiencias deben ser controlados y mejorados.

35

Vilches Andrés Con este manual y con una visión y principios claros, el equipo auditor puede comenzar a realizar las Auditorías. Las mismas se realizan en todo el mundo con auditores de todas las nacionalidades, esto hace que la diversidad cultural sea muy grande y propicia para generar un ambiente de muchos puntos de vista y conocimientos de cada parte del mundo donde Nestlé tiene presencia. Como vimos los equipos de Auditoría están divididos para su mejor gestión en un equipo con ámbito de aplicación mundial (NGA) y otros con ámbito de aplicación regional (NMA).

Por último concluimos en tres puntos importantes como outputs de las Auditorías: Sus resultados (informes y ratings), control continuo de Follow Up, y transferencia de conocimientos internos y externos al área de Auditoría. El primer resultado tiene mucha relevancia para unidad auditada y la dirección de la organización, ya muestra el detalle de cómo los procesos se desenvuelven la organización. En los mismos no solo se expresan las observaciones sino que también se expresan los comentarios del Management y los planes de acción con su fecha de implementación para mejorar los procesos y cumplir con los objetivos del negocio. Este resultado es revisado continuamente para no perder el “momentum” de la Auditoría mediante un sistema de Follow Up que garantiza que luego de la Auditoría las unidades continúan trabajando en implementar las buenas prácticas y recomendaciones. Al finalizar las Auditorías, y dos veces al año se produce la publicación de los TAF, del cual hemos hablado y asegurado que son el mecanismos que mejor refleja el principio de mejora continua y de business partner de parte de la Auditoría con sus clientes internos.

CONCLUSIÓN CENTRAL DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN

Con la evidencia expuesta se demuestra la hipótesis planteada, dando garantías que una robusta y bien aplicada estructura y sistema de Auditoría Interna genera un ambiente de control y seguridad de que los procesos y actividades de la compañía están direccionados correctamente al alcance de los objetivos de la misma. Un equipo de Auditoría capacitado y con las herramientas y características definidas es clave en las organizaciones para que sus resultados sean predecibles y cumplan las normas contables, legales y de buenas prácticas. 36

Vilches Andrés

4.2 Futuras Investigaciones

Si bien existen muchas investigaciones y manuales de Auditoría Interna no existen casos de estudio como el descripto en este trabajo en la actualidad. Es por eso que investigaciones futuras sobre este tema son muy importantes.

Una posible investigación futura, luego de haber planteado de modo más general, la estructura y características de la Auditoría Interna es ingresar de lleno en un informe de Auditoría y revisar, observación por observación, como la implementación de las recomendaciones llevan a mejorar los resultados de una compañía. Este trabajo exploratorio puede ser llevado a cabo en otro trabajo de similares características.

Otra investigación puede abarcar el tema del futuro de las Auditorías Internas, los sistemas de control informáticos y sus avances. En este caso es posible realizar un análisis de cómo los chequeos de Auditoría han cambiado en el tiempo y cambiaran a futuro con la misma velocidad que lo hace la tecnología para prevenir desviaciones de los procesos, fraudes empresariales, etc. El tema de los delitos informáticos es mucho más complejo que el enfoque de este estudio por lo cual no fue abarcado en el mismo. Sólo como mención, Nestlé tiene un departamento de Auditoría especializado en informática que si bien utiliza los principios de la Auditoría de Gestión se basa en reglas de la informática para sus análisis.

37

Vilches Andrés

Bibliografía

-

Cossio, Juan José. Auditoría y Control. Buenos Aires, 1999.

-

Chambers, Andrew. Auditoría Interna Eficaz. España, 1992.

-

Pungitore, José Luis. Sistemas Administrativos y Control Interno. Buenos Aires, 2006.

-

Wolinsky, Jaime I. Manual de Auditoría para la Gestión de Negocios. Buenos Aires, 2003.

-

Suarez Suarez, Andrés. La moderna Auditoría. España, 1991.

-

The Institute of Internal Auditors. www.theiia.org.

-

Nestlé S. A. www.Nestlé.com (Intranet sites)

-

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). www.coso.org. (Informe COSO).

38