Strategic Sourcing

Implantação, gestão, maturação e tendências. Facilitador: Carlos Magalhaes 22 a 25 de novembro 2022

Agenda  Parte 1 – Introdução – O que é Strategic Source – Quais processos direcionam Strategic Sourcing? – O que torna Sourcing uma função ESTRATÉGICA para a organização? – O processo de Compras e sua estrutura  Parte 2 – Ações para organização e maturação de seus processos – Criação de valor em Compras – Processo de Transformação – Desenhando a área – criação da regra do jogo – Papeis e Responsabilidades – Tecnologia – Mensurando o custo de operação – Gerando o Plano Executivo – Qual seu grau de maturidade – Benchmarks e benefícios – Alguns Indicadores de gestão  Parte 3 – Automação com ferramentas BPMS – Exercícios de reflexão 1

Atenção: Este material é protegido por direitos autorais (Lei 9.610/98). É proibida a reprodução total ou parcial deste material sem autorização prévia e expressa do autor. Todos os diretos reservados – 2020. Registro CIP – ISBN 978-85-411-1479-0

O instrutor:

Carlos Magalhães Especialista em Reestruturação Organizacional e Serviços Compartilhados CARLOS MAGALHÃES Sócio da Xcellence & CO e CAP Magalhaes Assessoria [email protected] [email protected] +55 11 99104-0008

Experiência Profissional – Há mais de 25 anos atua como Assessor e Conselheiro Empresarial, com participação ATIVA em mais de 230 projetos de Transformação Organizacional (CSC e Reestruturação), no Brasil e exterior. – Advisor para gestores brasileiros em implantação de CSC Globais: Portugal, Espanha, EUA, França, Rússia, China e América Latina. – Advisor para mais de 400 profissionais em 130 empresas para maturação e evolução de seus CSCs. – Networking com mais de 900 profissionais em 830 empresas para discussão sobre CSC e sua maturação. – Atua 1998 como instrutor em capacitação para gestores e executivos para melhoria de processos em gestão Empresarial e Planejamento, desenho, evolução e automação, indicadores para o modelo de Gestão Centro de Serviços Compartilhados . Já capacitou mais de 2.800 profissionais sobre o modelo.

 Publicações – Editor da XMAGAZINE: revista com CASES de Operações e Gestão com exemplos de eficiência operacional; – Autor de dezenas de Ensaios e Estudos de Tendências sobre Serviços Compartilhados e Eficácia Organizacional; – Autor do Livro: CENTRO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS – Estratégia para Maximizar o Valor de sua Organização– Edições em Português – Inglês e Espanhol 1ª.(2013) e 2ª Edição (2018).

Prêmios, Certificações e Reconhecimentos – Prêmio Internacional sobre a defesa de Ensaio sobre CASE de implantação de CSC Brasileiro – Instituto Politécnico de Portugal 2016 – Palestrante e componente de grupos e fóruns internacionais para estudos e tendências em Serviço Compartilhados – Reconhecido como notório especialista em Serviços Compartilhados no Brasil e no exterior

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Nossas preocupações para processos de Suprimentos

A cadeia de valor em compras pela perspectiva do MAPA DE JORNADA? ATIVIDADES

EXPECTATIVAS

Fazendo COMO

O QUE O CLIENTE Vê, Pensa e Sente

O QUE O FORNECEDOR Vê, Pensa e Sente

SLA Métricas (NPS)

Pedido

Identifica necessidade de compra de um produto ou serviço “PRA ONTEM”

Efetua solicitação de Compra de acordo com suas expectativas por e-mail, WhatsApp e ERP

PRAZO, QUALIDADE E PREÇO “Espero encontrar um voo conveniente a um bom preço” Preocupado “vai ser uma longa jornada burocrática

PRAZO, QUALIDADE E PREÇO Espero encontrar um voo conveniente a um bom preço. Preocupado “vai ser uma longa jornada burocrática . Promotor

cotação

Aquisição

contratação

Cotação rápida e fácil. Expectativa que as especificações técnicas e de orçamento foram atendidas

Receba Propostas eletrônicas e estruturadas para fácil comparação e definição

Área de compras, coleta informações disponíveis, quantidades e busca no mercado conforme senso de urgência definido.

Recebe cotações, envia a solicitante aprovação e reza para estar certo

Frustrado “Tá demorando”

Inseguro “Ehhh COMPROU!!!! UFA!!! Será eu vai funcionar, sinto que falta algo, mas não tenho mais tempo – depois dou um jeito”

Frustrado “Tá demorando”, mas já tá comprado.. Vou pedir

Inseguro “Fechei a proposta do jeito que vocês queriam... Mas não necessariamente esta certo”

Frustrado Ai meu deus!! O contrato não esta assinado e já forneci, mas não consigo faturar porque não tem número de contrato aberto

Frustrado “Não entendi que o que eles querem eu explico boas práticas como pode utilizar meus produtos, mas eles não escutam.. Preciso aprender libras”

Avalia documentação e anexos para garantir regularidade e Compliance

Solicitação entra no jurídico que pode ou não aceitar termos de contratos discutidos entre fornecedor e demandantes

Entrega e manutenção

Tenha uma experiência relaxante e premium.

Gestão de entregas, medição e pagamento não integrados

Impressionado Fornecedor ruim. Não entrega no prazo, não tema a qualidade que eu pedi ( os chatos da Qualidade tem que auditar sempre) e tá caro

Impressionado Oh vida, Oh céus , Oh azar... O que faz um fornecedor para sobreviver no mercado 10 8

Neutro

6 4 2

Detrator

Oportunidades MELHORIAS

Demandas completas, com especificações mínimas para aquisição com conformidade com regras internas e fiscais

Cotação integrada por habilitação de fornecedor: Cadastro de Fornecedores

Processo de Aquisição rápido e simplificado baseado com Cadastro de Fornecedor Homologado

Alinhar SLA com Jurídico, processo de contratação deve ser padrão e em conformidade com a regulatório e regras de negócio

Monitore o CICLO DE VIDA DO CONTRATO

Pontos de dor Momento da Verdade

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O valor não percebido e o risco ao negócio

Muitas empresas focam, ás vezes, na expansão de seus mercados, mas esquecem da atenção à parte que apoia a operação visível.

Assessoria Jurídica

Em certo momento, esta falta de atenção poderá gerar risco ao perfeito funcionamento da cadeia de valor da organização, afetando sua imagem no mercado.

Contabilidade e Gestão Tributária

Este momento é conhecido como Efeito Iceberg. Para evitá-lo, a organização deve estar balanceada e preparada para sua evolução. Recomendações sob Compliance Alguns dos impactos sob responsabilidade de áreas de Sourcing

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O que é Strategic Source  Souce = Abastecimento  Strategic Source é uma metodologia utilizada em especial pelas áreas de suprimentos em que se analisa o custo total de aquisição de cada família de produtos ou serviços através de seu mapeamento, entendimento e avaliação das especificações destes materiais, níveis de serviço e de seu mercado fornecedor.  Através deste processo integrado, é possível revisar todos os custos externos que afetam os produtos finais, bem como os custos internos de utilização, financeiro e de logística, sendo possível também, avaliar otimizações na estrutura dos produtos, achar um ponto ótimo que atenda aos requerimentos e níveis de serviço que maximizem o custo benefício de determinada aquisição, ampliando o conhecimento do mercado fornecedor, melhorando a qualidade do material e agilizando assim o fluxo de atendimento da demanda.  Dessa forma, explorando o poder de compra e identificando uma vantagem competitiva, o Strategic Sourcing possibilita um maior potencial de redução de custos e aumento de desempenho da cadeia produtiva, com melhoria da qualidade e agilidade dos processos operacionais.

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Desafios na forma de pensar seu modelo de Supply As empresas enfrentam um conjunto de desafios que as obriga a repensar a forma como se encontram e como operacionalizar a sua estratégia…

Área

Desafio

Desempenho da Organização no mercado

Market-share, rentabilidade, alinhamento da performance com as expectativas e experiência do cliente.

Colaboração

Alinhamento do relacionamento com as áreas envolvidas, os principais clientes e fornecedores: processos estruturados de forma a potenciar a otimização do planejamento e execução da cadeia de abastecimento. Acesso rápido a informação relativa às operações que ocorrem na cadeia de abastecimento, desde a procura no ponto de venda às necessidades de aprovisionamento. Ex: Rupturas de estoque

Visibilidade

7

Flexibilidade

Capacidade de resposta rápida às alterações de requisitos associados à programação da produção, família de produtos, SKU, volumes, configuração (ex.: embalagem) e alocação de capacidades.

Eficiência Operacional

Iniciativas internas ou opções de investimento para obtenção de ganhos de eficiência na cadeia de abastecimento: produtividade, custo, utilização de ativos, qualidade.

Inovação

Utilização de modelos de processos e ferramentas de apoio que melhorem os proveitos, time-to-order, time-toMarket,o retorno dos investimentos em P&D e satisfação do cliente

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Quais são as prioridades relacionadas com a Estratégia de Supply Chain?

Quais são as prioridades relacionadas com a Estratégia de Supply Chain? Pouco relevante

importante

Crítico

1 1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5

5

Inovação Time-to-market Sourcing Qualidade Flexibilidade Flexibilidade Produção Lead Time Produção Logística Produtividade/Custos Produção Perfil Indústria

Serviço a Clientes

9% 26%

Custo Supply Chain

8% 7%

Fonte: Global Manufacturing Industry Benchmark Survey, 2020 21% 29%

8

Automóvel

Farmacêutico

Consumer Goods

High Tech

Química

Outros

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Os 5 Paradoxos Os 5 Paradoxos da Complexidade na Indústria Num ambiente de elevada complexidade, surgem paradoxos que evidenciam a necessidade de alterações profundas na forma como as empresas industriais se preparam para os desafios do futuro…

Otimização

Embora o potencial de integração de toda a cadeia de abastecimento seja elevado, grande parte das indústrias integra apenas pequenas frações da mesma.

Colaboração

Embora entenda a necessidade de ser mais próximo e entender melhor as necessidades dos clientes, poucos têm uma colaboração próxima destes.

Inovação

A inovação de produtos e serviços continua a acelerar, embora poucas empresas preparam a sua cadeia de abastecimento para a adequada introdução de processos inovadores. Exemplo: internet, tecnologia 4.0, o futuro 5G

Flexibilidade

Flexibilidade é uma prioridade-chave, mas tem sido sacrificada em detrimento de cortes no custo unitário e por silos departamentais. Manter a qualidade na cadeia de abastecimento é critico, embora os riscos associados a falhas continuem a aumentar.

Risco

Complexidade crescente Entregar Comprar Desenhar Configurar

Entregar Produzir

Comprar Desenhar

Entregar

Servir

Produzir Comprar

Entregar Entregar

Planejar e Suportar

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Nossa visão para processos de Suprimentos Busca de excelência nas operações

Modelo Plataforma: Um Dia na Vida de uma organização Gestão de políticas Melhor análise da força de trabalho

Relatórios de Gestão e otimização operacional

2

6

1 Talento Externo

Recursos Humanos

Financeiro

Gerentes Visões integradas de conformidade com compras, processamento automatizado

Operações, Compras

Melhor capacidade de reporte e otimização de iniciativas de conformidade Melhor transparência & controles internos

5

Vendas, Projetos Serviços

3

Cadeia de Fornecedores

4 Processos Empresariais Integrados & Padronizados

Controles internos e testes automáticos, visão consolidada da eficácia operacional

Visões atualizadas de clientes, tratamento automatizado incl. verificação on line sobre o status da operação

Clientes & Canais

Processos Ponta-a-Ponta em Conformidade, Automatizado e padronizado, Gestão da Exceção 11

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Como é tratado o processo de Compras Tradicional Estratégico

Tático

• • • • • • •

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Foco tático Foco no custo de aquisição Função departamental Visão administrativa da função Reativo Membros de uma equipe Compradores da área

Moderna

Estratégico

Tático

• Foco estratégico • Foco no custo total • Função estratégica e corporativa • Visão processual da função • Proativo • Líderes de equipe • Focados em atender as necessidades da organização

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Quais processos direcionam Strategic Sourcing? Avaliar Supply Chain Interno

Identificar Oportunidades

Identificar Criar Necessidades Requisição

Avaliar Mercado Fornecedor Definir a Estratégia de Seleção

Seleção

• Compreensão das necessidades • Conhecimento do mercado • Estratégia clara de categoria de compras • Fornecedores qualificados e aprovados • Relação clara de qualidade / preço na análise de decisões de seleção • Acordos contratuais claros e sem surpresas (SLAs, bônus, penalidades, etc.)

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Compras

(Sourcing)

Executar a Estratégia de Seleção Institucionalizar Estratégia de Fornecimento

Criar/Refinar Grupo de Fornecedores

(Purchasing)

Gestão de Fornecedores

Iniciar Relacionamento

Definir Expectativas de Performance (SLA)

Pagamento

Avaliar Nível de Relacionamento

Gerir a Performance

• Relações com fornecedores monitoradas constantemente • Gestão da performance do fornecimento e do contrato

Alçadas de Aprovação Gerar OC

Distribuição Recebimento de Produtos e Serviços

• Compliance e estratégia de compras • Verificação automática nas compras e recebimento (3 way match) • Pagamento ao fornecedor conforme prazo contratado

• Melhoria contínua na gestão de fornecedores

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O que torna Sourcing uma função ESTRATÉGICA para a organização? Pessoas • Alta capacitação, treinamento contínuo e programas de desenvolvimento • Qualificação profissional • Remuneração por metas e competências

Organização & Estrutura • • • • • •

Valor Percebido

Importância da função de suprimentos Estrutura centralizada Estrutura e responsabilidades regionais Equipe com foco em categorias Equipe multidisciplinar Prestação de contas sobre ganhos

Tecnologia • • • • • • • •

14

e-Procurement Portais de Relacionamento Sistemas de mensuração e divulgação Alçadas de compras (A/P) Ferramentas de fluxo de aprovação Recursos de inteligência de mercado Automação de Processos Mobilidade

Processos, Políticas e Procedimentos • Simples e consistente • Define o processo e as regras de compras de forma clara • Autonomia para conduzir as ações de compras • Foco na análise de valor percebido • Acesso simplificado a informações de qualidade • Foco em gerenciamento de categoria e serviços ao cliente • Visão de compra, financeiro, patrimônio, fiscal e contabilização como processo único • Critérios de Governança definidos e claros

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Suprimentos é um grupo de processos e atividades associadas à execução de uma compra de fornecedores externos  Suprimentos pode ser classificado nos seguintes processos principais:  Strategic sourcing – Atividades estratégicas Orçamento / Análise de gastos

Seleção de fornecedores

Negociação

Contratação

– Compras operacionais - Lado tático de Suprimentos Requisição

Ordem de compra

Recebimento

Pagamento

- Gerenciamento de demanda – Muitas vezes esquecido, mas um componente crítico do processo Análise de custos

Padronização

Causas Especiais

- Gerenciamento de fornecedores e administração de contratos Classificação

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Organização

Avaliação

Gerenciamento da Informação

Gerenciamento do Relacionamento

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Nossa abordagem para o processo de Compras Ações para organização e maturação de seus processos

Criação de Valor em Compras  As alavancas de criação de valor devem ser exploradas através da implantação de um novo modelo de compras que permita a sustentação e evolução dos benefícios ao longo do tempo. Sustentação do Valor Criado

Alavancas de Benefício

    



Gerenciamento Efetivo da Demanda

Melhoria das Práticas/ Processos de Aquisição

17

 

   

Consolidar o poder de negociação Criar “ameaça” sustentável de alternativa de fornecimento Aumentar a transparência de preços Reestruturar o relacionamento Acompanhamento dos contratos Garantir conformidade Padronizar e racionalizar especificações Melhorar os processos e ferramentas de planejamento e gerenciamento da demanda

Otimizar a organização, papéis e responsabilidades Definir e controlar políticas Simplificar os processos e torná-los mais efetivos Avaliar e implementar a melhor solução de tecnologia

Benefícios

Gerenciamento Efetivo do Fornecimento



Ganhos Sustentados



Modelo de Compras de Alto Desempenho • + agilidade • + eficiência (= mais econômico) • + sinergia (= ganho de escala)

Novo Modelo Processos, organização e TI (melhores práticas) Ganhos Melhores práticas de sourcing

Risco Não sustentação dos benefícios devido a falta de patrocínio Tempo

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Programa Integrado de Transformação  Acreditamos que a transformação deve ocorrer através de um programa integrado de mudanças envolvendo organização, processos e tecnologia.

Organização

   



Programa Integrado

Processos

    

Tecnologia

 

Criação da estrutura da área Capacitação das pessoas Criação dos acordos de nível de serviço – SLA Limpeza dos cadastros de itens e fornecedores Padronização dos processos de compra e de gestão Estruturação dos cadastros de itens e fornecedores Aplicação de processos integrados (visão fim-a-fim) Estruturação de indicadores de desempenho Criação de mecanismos de “compliance” Integração com Financeiro, fiscal e contábil

Alavancagem da tecnologia existente (ERPs) Introdução de outras tecnologias disponíveis (Portais Marketplace / BPMS)

Foco e pragmatismo para capturar os benefícios rapidamente e sustentá-los a longo prazo

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Princípios do Desenho

Modelo de Compras- criando as regras do jogo  O programa de transformação deve ser baseado em alguns princípios fundamentais para o desenho do novo modelo. NÃO-EXAUSTIVO

Princípios do Desenho Balanceamento da Centralização

Especialização

Eficiência e Transparência

Flexibilidade

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 

     

 

Focos em ganhos de escala Garantia absoluta da agilidade/ nível de serviço aos usuários

Modelos Básicos de Compra

Compra de AutoServiço

Strategic Sourcing Aprimoramento em Operações de Compras Expertise em arquitetura de processo

Compra Assistida Padronização do processo de compras Automação e racionalização Visibilidade de controles, auditorias (Sarbanes Oxley)

Habilidade para resolver emergências e particularidades Agilidade

Compra Controlada

 

Contratos de fornecimento Catálogo sob contrato (ata de registro)

 

Cotações spot Negociações especializadas



Compras nãoestruturadas ou urgentes

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Componentes da Organização

Definição de Papeis de Responsabilidades  A nova organização de compras deve possuir os componentes que atendam aos princípios fundamentais do desenho, segregando as atividades mais estratégicas das mais operacionais.

Custo Total e Melhores Práticas 

Definição de políticas e processos



Strategic Sourcing das principais categorias



Gestão de Fornecedores

Componentes da Organização Acordos de Fornecimento

Centro de Excelência

Industrialização do Processo



Help Desk e resolução de problemas

Nível de Serviço

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

Atendimento de requerimentos específicos



Aproveitamento de sinergias locais



Foco em agilidade

Materiais



Serviços



Investimento

Requisições Estruturadas

Eficiência 



Central de Compras



Itens de estoque, ativo ou padronizados



Demandas para cotação e compra regional/nacional

Requisições não estruturadas

Compras Regionais / Locais



Serviços com alta dependência de interação com usuário



Compras de baixo valor ou emergências

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Solução de Tecnologia Visão Conceitual

 A solução de tecnologia deve garantir o funcionamento do modelo, alavancar os sistemas existentes e trazer maior benefício agregado EXEMPLO

Processo de Compras Requisição

Aprovação

SAP - MM

Negociação e Cotação

Emissão de Pedido

Compras Eletrônicas

Recebimento Físico

Processamento de N.F.’s

Pagamento

SAP -– FI MM e FI

Alternativas de Tecnologia – SAP SRM vs. BPMS BPMS SRM - SAP

Vantagens

    

Alavancagem da tecnologia existente Integração nativa com os módulos do SAP Tratamento de impostos nacionais já configurado Interface única para todos os usuários Alavancagem do conhecimento ferramenta

 Maior custo e tempo de implementação  Maior tempo para captura de benefícios  Não oferece serviços de suporte, como: Desvantagens • Manutenção de catálogos ou Riscos • Adoção de fornecedores • Follow-up de cotações e pedidos

 Elimina a necessidade de customizações no ERP  Rápido e Fácil implantação (disponibilidade para operação em prazo reduzido)  Modelado por usuários não TI  Baixo investimento em tecnologia  Fácil monitoramento em tempo real da operações

 Risco de subestimar o processo  Tentação de substituir o ERP  Falta de patrocínio da TI para prover integrações

Integração entre os Sistemas 21

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Desenho Futuro para a Transformação  A etapa de desenho detalha as diversas dimensões que vão assegurar a sustentabilidade do novo modelo da área de compras de indiretos: processos, organização e tecnologia. Questões-chave 

Como alinhar a organização de compras à estratégia operacional da Organização?



Qual a segmentação de compras adotada? Como ela direciona o desenho organizacional?



Como gerar um modelo híbrido e flexível?



Quais são as capacidades e habilidades necessárias?



Quais são os gaps?

Abordagem

Fase 1 : Modelo Operacional

5. Define processos e quebra em Tarefas / atividades



Missão Core Values

Visão Vision

Valores

2. Define Modelo de Processos

 6. Define papéis e responsabilidades

Processos de gestão



Processos operacionais



3. Define Modelo de Organização 4. Define/seleciona parceiros e tecnologia

22

 

Processos de sourcing

7. Define Estrutura Organizacional President

Sports Cars

Mini Vans

Trucks

 Luxury Cars

Quais são os processos-chave? Como adequar os processos às características de demanda e complexidade de cada categoria?



Qual é a solução de governança e racionalização dos cadastros?



Qual a melhor maneira de alavancar a solução tecnológica existente? Qual solução complementar alavanca a plataforma atual? Qual o retorno para um investimento deste tipo? Tempo para operação? Produtos Finais

Fase 2 : Organização de Compras

 1. Define Modelo ou alinhamento Estratégico



Desenho do novo modelo integrado de compras, processos e tecnologia necessária. Definição de regras para compras indiretas, diretas, reguladas, etc. Descrição de cargos, papéis e responsabilidades. Definição das políticas de compras. Indicadores de desempenho de compras. Macro business case (estimativas de benefícios e custos). Plano de implantação e identificação dos esforços para gestão da mudança. Definição de requerimentos de soluções de tecnologia (complementar ao ERP; melhorias no ERP).

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Grau de Contribuição para a Adição de Valor

A evolução de Suprimentos para padrão Classe Mundial

• • • • • • • • • • • •

Estratégia da área de suprimentos alinhada e apoiando plenamente os objetivos da empresa Gerencia o risco de abastecimento, enquanto identifica e aproveita as vantagens competitivas Fortalece o relacionamento com fornecedores Fornecedores compartilham das metas de custo e inovação em conjunto com a empresa Plena visibilidade e confiança em toda a cadeia de valor em suprimentos Suprimentos mantém uma rede de fornecedores racionalizada e oferecendo qualidade e inovação

Estágio 5: Liderança

Suprimentos padrão Classe Mundial

Estratégia de suprimentos alinhada a da corporação Fornecedores selecionados conforme necessidades estratégicas Estágio 4: 80% do tempo investido na gestão e não na transação Alta Performance Decisão baseada em dados Suporte completo ao ciclo de compras Plano de negócios otimizando todas as funções comerciais, tributárias, de investimento e pessoas

Estágio 3: Aprimorando

Estágio 2: Em Desenvolvimento

Estágio 1: Reativo Compras Táticas

• • • •

• • • •

• • • • • •

Profissionais treinados e qualificados Processos formalizados e monitorados através de indicadores 50 – 60% do tempo investimento em gestão e não em transação Foco na gestão de contratos com fornecedores de longo prazo e valor de contrato Colaboração no controle e melhoria de custos e riscos de negócio Uso avançado das tecnologias disponíveis (P2P)

Utilização de alguns atributos na estratégia de categorias Mantém rastreabilidade da performance comercial e metas de economia Consolidação da base de fornecedores selecionados Mapeamento das necessidades de treinamento da equipe de compras

Compras reativas e ausência de identificação antecipada de necessidades Ausência de uma estratégia corporativa de compras e base de fornecedores muito extensa Pouco tempo investido na gestão e muito tempo no transacional Profissionais com atributos superficiais em compras e não especializados; ausência de planejamento de carreira

Linha do Tempo 23

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Roadmap para maturidade de um Strategic Sourcing

2 Aja rápido

1 Inicie pequeno

PLANEJE E DESENHE Explore novas oportunidades de melhoria

3 Pense Grande

ENTREGUE Priorize e crie um impacto rápido ENTREGUE

1ª ONDA

OPERE Meça o desempenho e amplie o escopo

2ª ONDA

ENTREGUE

3ª ONDA

ENTREGUE

ENTREGUE

Controle gastos e Gerencie Contratos Centralize e digitalize sua base cadastral e identifique os custos de seu processo

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Desenvolva seu Sourcing Strategy Categorize produtos, serviços e fornecedores e defina regras e parâmetros de compras e ressuprimentos

4ª ONDA

Seja Eficiente e Rápido Automatize suas rotinas Integre e automatize seu processo operacional retornando resultados financeiros

Gerencie Fornecedores Proativamente Aprimore recursos de SEM e gestão de riscos com tecnologias automatizadoras (ERP- RPA – BPMS)

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Qual a sua maturidade?

Referência

Poucos métodos de compra e processo unificado

Organização centralizada, foco estratégico

Análise estratégica e parcerias com fornecedores

Processo de aquisição padrão para todas as unidades de negócios

Aplicativo, infraestrutura e desktops padronizado

Acesso a dados centralizados, precisos e oportunos

Processos com assinatura digital

SRM estratégico organizacional

Vários métodos alternativos, processo unificado

Organização Centralizada, com foco em transação

Compra como commodities

Alguns processos padrão

Aplicativo, infraestrutura e desktops personalizado

Acesso a dados distribuido, sem padronização

Processo sem papel nas exceções

Relações de fornecedores divisionais

Vários métodos alternativos, vários processos

Organização descentralizada, processo transacional

Seleção de fornecedores ad hoc

Processo de aquisição exclusivo para todas as unidades de negócios

Solicitação por e- mail

Sem acesso a dados eletrônicos

Processos em papel

Relações de “combate a incêndios” com fornecedores

Organização

Strategic sourcing

Padrões de processos

Padrões de Sistemas

Qualidade de Dados

Automação

Avançado

Básico Em Desenvolvimento

Não existente

Estratégia de compras

25

Competencias

SRM Gestão de Relacionamento com Fornecedor

Atenção: Este material é protegido por direitos autorais (Lei 9.610/98). É proibida a reprodução total ou parcial deste material sem autorização prévia e expressa do autor. Todos os diretos reservados – 2020. Registro CIP – ISBN 978-85-411-1479-0

Mensurando o custo da operação Indicadores

Plano de trabalho Roadmap do Projeto 2. Despesas Operacionais

Processo Acesso a Internet

2

Acesso a Internet

3

Acesso a Internet

4 5 6 7 19 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Acesso a Internet Acesso a Internet Administração de Banco de Dados Administração de Banco de Dados Administração de Banco de Dados Administração de Banco de Dados Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede

Responsável

Tecnologia da Informação Produto / Serviço

ANS (norma/procedimento)

Verificação de -Desempenho Liberação Sites, -Serviços e Softwares Bloqueio de Sites, -Serviços e Softwares Liberação de Acesso à -Internet Bloqueio de Acesso à Área -Internet Concessão de Direitos -de Acesso # Processo Alteração de Direitos -de Acesso Geração de Relatórios e -Acesso a Internet Informações 1 Verificação de -Acesso a Internet Desempenho2 Reinicialização do -Acesso a Internet Servidor 3 Atualização de -Acesso a Internet Hardware 4 Atualização de -Acesso a Internet Software 5 Administração--de Banco de Dados Criação de Tarefa Administração--de 7 Agendada em Servidor Banco de Dados Remoção de Tarefa Administração--de 19 Agendada em Servidor Banco de Dados Alteração de Direitos Administração de -de Acesso 24 Banco de Dados Verificação de Administração--de Desempenho25 Recursos de Rede Atualização de Administração--de Hardware 26 Recursos de Rede Atualização de Administração--de Software 27 Recursos de Rede Geração de Relatórios e Administração de -28 Informações Recursos de Rede Administração--de Configuração29 Recursos de Rede Administração--de Instalação de Servidor 30 Recursos de Rede Desinstalação de Administração--de Servidor 31 Recursos de Rede Verificação de Administração--de Desempenho32 Recursos de Rede Verificação do Espaço Administração de -33 em Disco em Servidor Recursos de Rede Acompanhamento de Administração de -Acesso Remoto34 ao Recursos de Rede Servidor Administração de 35 Recursos de Rede Administração de 36 Recursos de Rede Administração de 37 Recursos de Rede Administração de 38 Recursos de Rede Administração de 39 Recursos de Rede Administração de 40 Recursos de Rede Configuração 6

41

Administração de Recursos de Rede

Indicador Relacionado

--

Data Entrada Sistema de Tempo no CSC Controle de ANS 4:30:00

Data da solicitação

6:30:00

Data da solicitação

6:30:00

Data da solicitação

6:30:00

Data da Tecnologia da-- Informação solicitação

6:30:00

--

--

Produto / Serviço

--

Data da solicitação

ANS Data da (norma/procedimento) solicitação

Resumo das Atividades abrangidas pelo ANS

Pré-requisito

Fornecedor

Internet

--

Todas as áreas

--

Internet

--

--

--

--

Cliente

Todas as áreas

Todas as áreas

Internet

--

Todas as áreas

Internet David Castelo Branco

--

Todas as áreas

3:45:00

Banco de Dados Data Entrada Sistema de Tempo no CSC Controle de ANS Banco de Dados

--

--

Indicador Relacionado 6:30:00

Todas as áreas

Todas as áreas

Acordo de NívelInternet de Serviço - Catálogo de Produtos

-Responsável

--

--

Resumo das Atividades abrangidas pelo ANS --

Todas as áreas Todas as áreas Todas as áreas

Todas as áreas Todas as áreas

Todas as áreas

Pré-requisito

Todas as áreas

----

Desinstalação de Servidor 31 Verificação de Desempenho32 Verificação do Espaço 33 em Disco em Servidor Acompanhamento de Acesso Remoto34 ao Servidor 35 36 37 38 39 40 41

Administração de Recursos de Rede

Configuração29 Instalação de Servidor 30 Desinstalação de Servidor 31 Verificação de Desempenho32 Verificação do Espaço 33 em Disco em Servidor Acompanhamento de Acesso Remoto34 ao Servidor 35 36 37 38 39 40 41

Administração--de Recursos de Rede Administração--de Recursos de Rede Administração--de Recursos de Rede Administração--de Recursos de Rede Administração--de Recursos de Rede Administração de -Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede

Criação de Tarefa -Agendada em Servidor Remoção de Tarefa -Agendada em Servidor Alteração de Direitos -de Acesso Verificação de -Desempenho Atualização de -Hardware Atualização de -Software Geração de Relatórios e Informações

--

Data da --solicitação

--

Data da --solicitação

--

Data da --solicitação

--

Data da --solicitação

--

Cliente

solicitação

Servidor de Banco Data da 6:30:00 -- de Dados -solicitação

-12:00:00Servidor de--Arquivos

Servidor de Banco Data da 6:30:00 -- de Dados -solicitação

-25:30:00Servidor de--Arquivos

Todas as áreas

Servidor de Banco Data da 7:00:00 -- de Dados -solicitação

-4:00:00 Servidor de--Arquivos

Todas as áreas

Todas as áreas Todas as áreas

5:00:00

Servidor-- Web

Data da --solicitação

5:00:00

-- Web Servidor --

Data da --solicitação

12:00:00

--

--

--

Todas as áreas

Todas as áreas Banco de Dados -Todas as áreas Banco de Dados --

Servidor de Arquivos--

-Servidor de Banco 4:30:00 -- de Dados

Todas as áreas

Data da solicitação

Servidor de Banco -5:00:00 -- de Dados

Todas as áreas Servidor de Arquivos-- Todas as áreas

Data da solicitação

Servidor de Banco 7:00:00 -- de Dados

Data da solicitação

Custo Médio do Serviço

-----Data de Atualização --

Fornecedor

Cliente

Custo Médio do Serviço

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

--

Todas as áreas--

Servidor de Arquivos--

Servidor de Arquivos--

Todas as áreas-Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Todas as áreas

--

Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--Data de Atualização --

Pré-requisito Todas as áreas-Todas as áreas

Fornecedor

Cliente

Custo Médio do Serviço

Todas as áreas--

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

-- Todas as áreas

--

Todas as áreas--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Todas as áreas--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Todas as áreas--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Todas as áreas--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Todas as áreas--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Todas as áreas--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Todas as áreas--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Todas as áreas--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Todas as áreas--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Todas as áreas

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Data da --solicitação

7:00:00

--

--

Data da solicitação

Servidor de Banco 7:00:00 -- de Dados

Servidor de Arquivos--

Todas as áreas

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

28:00:00

--

--

Servidor de Banco 6:30:00 -- de Dados

Servidor de Arquivos--

Todas as áreas

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Data da --solicitação

Data da solicitação

28:00:00

--

--

Data da solicitação

Servidor de Banco 6:30:00 -- de Dados

Servidor de Arquivos--

Todas as áreas

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

Data da --solicitação

7:00:00

--

--

Data da solicitação

Servidor de Banco -- de Dados 7:00:00

Servidor de Arquivos--

Todas as áreas

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

--

--

Data da solicitação

--

--

4:30:00

--Data da solicitação

6:30:00

--

--

5:00:00

Servidor-- Web

Data da solicitação

5:00:00

Servidor-- Web

Data da solicitação

12:00:00

--

-Servidor de Banco de Dados

Todas as áreas

Servidor de Banco de Dados --

Todas as áreas

Servidor de Banco de Dados

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

-- Todas as áreas

Todas as áreas--

Todas as áreas

--

--

Todas as áreas

Todas as áreas

--

Configuração

--

--

Data da solicitação

7:00:00

--

Servidor de Banco de Dados

--

Todas as áreas

Todas as áreas

--

Instalação de Servidor

--

--

Data da solicitação

28:00:00

--

Servidor de Banco de Dados

--

Todas as áreas

Todas as áreas

--

Desinstalação de Servidor Verificação de Desempenho Verificação do Espaço em Disco em Servidor Acompanhamento de Acesso Remoto ao Servidor

Data da solicitação

28:00:00

--

Servidor de Banco de Dados

--

Todas as áreas

Todas as áreas

--

--

Data da solicitação

7:00:00

--

Servidor de Banco de Dados

--

Todas as áreas

Todas as áreas

--

--

--

Data da solicitação

4:30:00

--

Servidor Web

--

Todas as áreas

Todas as áreas

--

--

--

Data da solicitação

6:30:00

--

Servidor Web

--

Todas as áreas

Todas as áreas

--

--

--

--

Custos

--

Todas as áreas-Todas as áreas--

Data da --solicitação

Data da --solicitação

Mapeamento da quantidade de pessoal, frequência das atividades, duração estimada, volume estimado, responsabilidade/atribuições do pessoal envolvido e tipo de atividade.

---

Acordo de Nível de Serviço - Catálogo de Produtos

da Remoção de Tarefa -- AdministraçãoData de Geração de28:00:00 Relatórios e---solicitação 19 Agendada em Servidor Banco de Dados Informações da Alteração de Direitos -- AdministraçãoData 28:00:00 de Verificação de --solicitação -de Acesso 24 Banco de Dados Desempenho Data da Verificação de -- Administração--de 7:00:00do -Reinicialização solicitação Desempenho25 Recursos de Rede Servidor Data da Atualização de -- Administração--de 4:30:00 Atualização de -solicitação Hardware 26 Recursos de Rede Hardware Atualização de Administração--Data de da Atualização de -6:30:00 Software 27 -- Recursos de Rede solicitação Software Geração de Relatórios e Administração de --Configuração Informações28 Recursos de Rede

Energia, água, outros (utilidades)

--

-Data de Atualização

Fornecedor

Acordo de Nível de Serviço - Catálogo de Produtos

Administração--de Recursos de Rede Administração--de Recursos de Rede Administração--de Recursos de Rede Administração--de Recursos de Rede Administração de -Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede Administração de Recursos de Rede

Detalhameno

3. Cobranças Internas

Custo Médio do Serviço

Data da Verificação de Data da -12:00:00 --Todas as áreas --solicitação -4:30:00 Banco de--Dados -- Todas as áreas Todas as áreas-Todas as áreas Internet solicitação Desempenho Data da Liberação Sites, Data da 25:30:00 ---Todas as áreas --solicitação -6:30:00 Banco de--Dados -- Todas as áreas Todas as áreas-Todas as áreas Internet solicitação Serviços e Softwares Data da Bloqueio de Sites, -Data da 4:00:00 --Todas as áreas --solicitação -6:30:00 Servidor de--Arquivos -- Todas as áreas Todas as áreas-Todas as áreas Internet solicitação Serviços e Softwares Data da Liberação de Acesso à -Data da 4:30:00 --Todas as áreas --solicitação -6:30:00 Servidor de--Arquivos -- Todas as áreas Todas as áreas-Todas as áreas Internet solicitação Internet Data da Bloqueio de Acesso à -Data da 5:00:00 --Todas as áreas Servidor de--Arquivos David Castelo Branco 6:30:00 -- Todas as áreas Todas as áreas-Todas as áreas Internet Área --solicitação Tecnologia da-- Informação Responsável solicitação Internet Data da Concessão de Direitos -Data da 7:00:00 -Todas as áreas --solicitação -3:45:00 Servidor de--Arquivos -- Todas as áreas Todas as áreas-Todas as áreas Banco de Dados -solicitação de Acesso ANS Data Entrada Sistema de Indicador Relacionado # -ProcessoData da Produto 7:00:00 / Serviço Tempo Resumo dasTodas Atividades pelo ANS Pré-requisito Alteração de Direitos Data da --as áreasabrangidas no CSC Controle de ANS --solicitação -- (norma/procedimento) 6:30:00 Servidor de--Arquivos -- Todas as áreas Todas as áreas-Todas as áreas Banco de Dados solicitação de Acesso Data da Geração de Relatórios e-Data da 6:30:00 --Todas as áreas de--ArquivosData da de --solicitação Verificação -12:00:00Servidor -- Todas as áreas Todas as áreas---solicitação -4:30:00 Banco de--Dados -- Todas as áreas Acesso a Internet Internet Informações 1 solicitação Desempenho Data da Verificação de Data da -6:30:00 --Todas as áreas de--ArquivosData da Sites, --solicitação Liberação -25:30:00Servidor -- Todas as áreas Todas as áreas---solicitação -6:30:00 Banco de--Dados -- Todas as áreas Acesso a Internet Internet Desempenho2 solicitação Serviços e Softwares Data da Reinicialização do -Data da --Todas as áreas de--ArquivosData da de Sites, ---solicitaçãoBloqueio7:00:00 4:00:00 Servidor -- Todas as áreas Todas as áreas---solicitação -6:30:00 Servidor de--Arquivos -- Todas as áreas Acesso a Internet Internet Servidor 3 solicitação Serviços e Softwares Data da Atualização de Data da -5:00:00 --Todas as áreas Servidor de Banco Liberação de Acesso à -Data da --solicitação 4:30:00 -- de Dados -- Todas as áreas Todas as áreas---solicitação -6:30:00 Servidor de--Arquivos -- Todas as áreas Acesso a Internet Internet Hardware 4 solicitação Internet Data da Atualização de Data da -5:00:00 -as áreas Servidor de Banco Bloqueio de Acesso à -Data da --solicitação 5:00:00 -- de Dados -- Todas as áreas Todas as áreas-Servidor de--Arquivos--David CasteloTodas 6:30:00 -- Todas as áreas Acesso a Internet Internet Área --solicitação Tecnologia da-- Informação Responsável Branco Software 5 solicitação Internet Data da Data da -- Administração--de 12:00:00 --Todas as áreas Todas as áreas -Servidor de Banco de Dados Concessão de Direitos Data da -7:00:00 --Todas as áreas Configuração 6 Servidor de Arquivos solicitação --solicitação 3:45:00 ---- Todas as áreas Banco de Dados solicitação Banco de Dados de Acesso ANS Data Entrada Sistema de da Criação de Tarefa -- AdministraçãoData Data da Produto / Serviço 7:00:00 -Todas as áreas áreas Indicador Relacionado -# -Processo Tempo dasTodas Atividades pelo ANS Servidor de Banco de Alteração de Direitos Data da --solicitação 7:00:00 -- de Dados -- Todas as Resumo as áreas--abrangidas no CSC Controle de ANS 7 --solicitação -- (norma/procedimento) 6:30:00 Servidor de--Arquivos -- Todas as áreas Banco de Dados Agendada em Servidor solicitação Banco de Dados de Acesso da Remoção de Tarefa -- AdministraçãoData Data da -Todas as áreas Servidor de Banco de Geração de28:00:00 Relatórios e-Data da --solicitação 6:30:00 -- de Dados -- Todas as áreas Todas as áreas-de--Arquivos--Data da de 19 --solicitação Verificação -12:00:00Servidor -- Todas as áreas Agendada em Servidor --solicitação -4:30:00 Banco de--Dados Acesso a Internet Internet Banco de Dados Informações 1 solicitação Desempenho da Alteração de Direitos -- AdministraçãoData Data da 28:00:00 -Todas as áreas Servidor de Banco de Verificação de Data da --solicitação -6:30:00 -- de Dados -- Todas as áreas Todas as áreas-de--Arquivos--Data da Sites, --solicitação Liberação -25:30:00Servidor -- Todas as áreas de Acesso 24 --solicitação 6:30:00 Banco de--Dados -Acesso a Internet Internet Banco de Dados Desempenho2 solicitação Serviços e Softwares Data da Verificação de Data da -- Administração--de 7:00:00do --Todas as áreas Reinicialização Data da -- de Dados -- Todas as áreas Todas as áreas-de--Arquivos--Data da de Servidor Sites, --de Banco solicitação --solicitaçãoBloqueio7:00:00 4:00:00 Servidor -- Todas as áreas Desempenho25 --solicitação -6:30:00 Servidor de--Arquivos Acesso a Internet Internet Recursos de Rede Servidor 3 solicitação Serviços e Softwares Data da Atualização de Data da -- Administração--de 4:30:00 --Todas as áreas Atualização de Data da 5:00:00 --- Web -- Todas as áreas Todas as áreas-Servidor de Banco Liberação de Acesso àServidor solicitação Data da --solicitação 4:30:00 --- de Dados -- Todas as áreas Hardware 26 --solicitação -6:30:00 Servidor de--Arquivos Acesso a Internet Internet Recursos de Rede Hardware 4 solicitação Internet Atualização de Data da Administração--Data de da Atualização de Data da -5:00:00 -- Web -- Todas as áreas Todas as áreas-Servidor de Banco Bloqueio de Acesso àServidor 6:30:00 ---Data da Todas as áreas --solicitação -5:00:00 -- de Dados -- Todas as áreas Software 27 -- Recursos de Rede --solicitação -6:30:00 Servidor de--Arquivos Acesso a Internet Internet solicitação Software 5 solicitação Internet Geração de Relatórios e Administração de Data da Data da --- Administração--de --Todas as áreas Todas as áreas Servidor de Banco Concessão12:00:00 de Direitos -Data da 7:00:00 -- de Dados Configuração 6 solicitação Informações28 --solicitação -3:45:00 Servidor de--Arquivos Banco de Dados -Recursos de Rede solicitação Banco de Dados de Acesso da Administração--de Criação de Tarefa -- AdministraçãoData Data da 7:00:00 --Todas as áreas Todas as áreas Configuração29 Servidor de Banco de Alteração de Direitos -Data da --solicitação 7:00:00 -- de Dados 7 --solicitação 6:30:00 Servidor de--Arquivos -Banco de Dados -Recursos de Rede Agendada em Servidor Banco de Dados de Acesso

Instalação de Servidor 30

Limpeza, transporte, consultorias, etc

3.1. Energia e outros 3.2. Aluguel e Condomínio 3.3. Pessoal 3.4. Informática 3.5. Serviços Gerais 3.6. Administração 3.7. Outros

Data de Atualização

David Castelo Branco

Data da solicitação

---

Detalhameno

2.1. Viagens e entretenimento 2.2. Seguros 2.3. Reparos e Manutenção 2.4. Depreciação 2.5. Contratos com terceiros 2.6. Treinamento e Desenvolvimento 2.7. Energia (combustível direto) 2.8. Outros serviços externos

Acordo de Nível de Serviço - Catálogo de Produtos Área #

Provisões de salários, férias, horas extras, INSS, FGTS, etc.

1.1. Salários e Encargos 1.2. Seguros de Vida 1.3. Planos de Previdência 1.4. Benefícios 1.5. Outros - relacionados a pessoal 1.6. Bônus para colaboradores 1.7. Trainees

Catalogo Produtos, itens, Fornecedores 1

Detalhameno

1. Despesas com Pessoal

2 – Coleta de informações quantitativas e qualitativas de contratos, produtos e fornecedores

1 – Coleta de informação das atividades do processo nas unidades e funções / cargos envolvidos

Volumes

Tempos

FASE 2

3 – Identificação do FTE e custos de operação

4 – Dimensionamento por atividade do esforço necessário ( com tecnologia ou sem) Nr GCP1.1 GCP1.1 GCP1.1 GCP1.5 GCP1.5 GCP1.3 GCP1.3 GCP1.4 GCP1.2 GCP1.2 GCP1.2 GCP1.2 GCP2.1 GCP2.1 GCP2.2 GCP2.2 GCP2.3 GCP2.4 GCP2.5 GCP2.5 GCP2.6 GCP2.6 GCP2.7 GCP2.7 GCP2.8 GCP3.1 GCP3.1 GCP3.2 GCP3.3 GCP3.4 GCP3.5 GCP3.5 GCP3.6 GCP3.7 GCP3.8

Processo Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar

Sub processo Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Atendimento

Atividade Ferramenta atual Receber os documentos no Guiche Manual Conferir os Documentos Recebidos Manual Retornar os Documentos com divergênciaManual Conferir os Documentos Recebidos Manual Retornar os Documentos com divergênciaManual Consultar elegibilidade Reembolso Bolsa Manual Consultar valor reembolso auxilio creche Manual Preencher formulário em papel para autoManual Conferir reembolsos diversos (gasolina, eManual Fazer o lançamento no Sistema dos reem Oracle Conferir e prestação de contas Manual Lançar Prestação de contas no sistema Oracle Fazer o Recebimento do Pedido de Comp Synchro Conferir se o Pedido de Compras está no Synchro Rodar processo de Importação no sistemaSynchro Abrir chamado para GTI Sistema Chamados Conferir NF física vs Sistema Synchro Manual Retornar os Documentos com divergênciaManual Inserir as informações do documento fisc Synchro Gravar as informações e calcular tributos Synchro Conferir o Valor Calculado vs a NF Manual Excluir lançamento com erro do Synchro Synchro Fazer a liberação física e fiscal Synchro Imprimir o Documento Fiscal (DOF) Synchro Anexar o DOF a NF e disponibilizar para o Manual Exportar para o AP Parcelas a Pagar Synchro Rodar a Interface entre ERP e Syncrho ( imOracle Validar a NF e o DOF Manual Cadastrar direto no AP (reembolsos crechOracle Verificar se é boleto ou outra forma de paManual Cadastrar o Banco do fornecedor no sistem Oracle Cadastrar o Boleto no Sistema Oracle Associar Boleto ao no Sistema Oracle Arquivar a DOF e a NF no arquivo follow uManual Atendimento as Unidades (Dúvidas, e-maManual

Volumes Volume Mensal Tempo por atividade 0:00:00 303 0:00:15 22 0:01:00 0:00:00 0:00:00 10 0:02:00 10 0:02:00 0:00:00 30 0:01:30 30 0:01:40 10 0:02:20 22 0:02:20 303 0:00:20 303 0:00:10 303 0:00:10 4 0:04:00 303 0:00:40 0:00:00 303 0:01:20 303 0:00:10 303 0:00:50 1 0:02:00 303 0:00:10 303 0:00:30 303 0:00:20 303 0:00:10 303 0:03:00 303 0:00:54 22 0:02:00 303 0:00:54 22 0:02:00 37 0:03:20 37 0:04:00 303 0:00:11 21 0:30:00

100% Total Atual 0:00:00 1:15:45 0:22:00 0:00:00 0:00:00 0:20:00 0:20:00 0:00:00 0:45:00 0:50:00 0:23:20 0:51:20 1:41:00 0:50:30 0:50:30 0:16:00 3:22:00 0:00:00 6:44:00 0:50:30 4:12:30 0:02:00 0:50:30 2:31:30 1:41:00 0:50:30 15:09:00 4:32:42 0:44:00 4:32:42 0:44:00 2:03:20 2:28:00 0:55:33 10:30:00

71:29:12

CONSELHO DE DIREÇÃO - CD

HOLDING - (SSL)

DIVISÃO COMUNICAÇÕES - SBT

M A L U F

TVS BT Can al 4 São Paul TVS o BT Can al 5 Port o TV Aleg Stúd re ios Bras ília TVS BT Can al 3 Nov a Cent Frib ral urgo SBT de Prod uçõe SBT s Braz il TV Net wor k SBT Inc. Inter Net naci wor onal k Cor

DIVISÃO CAPITALIZAÇÃO CAP

DIVISÃO COMÉRCIO UTD

JOÃO PEDR O

1 . 7 2 2

TVS BT Can al 11 Rio TVS de BT Jan Can eiro al 5 Belé m TV Stúd ios Rib eirã o TV Pret Stúd o ios Jaú Sist ema Bras ileir o Co SBT mun Inter icaç naci ões onal Ltda Pro molí der Pro mot ora Ven das

4 . 5 9 9

BF Utili dade s Do més ticas

8 . 7 3 2

3 7

SANDOVAL

pora tion

27

6 – Alinhar com SLA e Automatizar Portal de Cadastro / Compras

5 – Elaboração de cenários para definir modelo mais apropriado para o nível de maturidade da área

JOS É FRA NCI SCO

DIVISÃO FINANCEIRA - PAN

PALL ADI NO

1 9 4

Lide ranç a Capi taliz ação

Ban co Pan Ame rica no S/A Pan Ame rica no DTV M Pan S/A Ame

rica no Arre nda Pan men Ame to rica Mer n canti Pres l S/A t. Pan Serv Ame . rica S/C n Ltda Adm . SSF Cart Fom ões ento Cré Co d. mer S/C cial Ltda Ltda

2 . 1 2 2

Pan Seg Pro moç ões e Pan Ven Ame das rica Ltda na de Seg Con uros sórci S/A o Naci onal Pan Ame Vim rican ave o Pac aem bu Veíc ulos Vim Ltda ave Vila Mari a Veíc Períci ulos a Ltda Corre tagem Segur os

Sisan Empreen d. Imobiliári Eos - SEI D U A R DTelesisan OTelevenda s -SIS

2

0

Teat ro Impr ensa C TIM I N T I TV A Alph avill eG TVA U I L H ETV Cabo R Brasil M TV ECIDADE -TVC

1 6

4 0

Atenção: Este material é protegido por direitos autorais (Lei 9.610/98). É proibida a reprodução total ou parcial deste material sem autorização prévia e expressa do autor. Todos os diretos reservados – 2020. Registro CIP – ISBN 978-85-411-1479-0

DEFINIÇÃO DE FTE Full Time Equivalent (FTE)

FTE (Tempo Total Equivalente) é uma unidade de medida de esforço de execução de atividades, em tempo por período. Porque as pessoas confundem a métrica FTE como Medição de Pessoas?

1 1 Pessoa

8h de jornada 22 dias por mês

HORA / MÊS BRUTA

2

HORA / MÊS LÍQUIDA

8 horas x 22 dias

176 horas - 2 0 % FEP

176 horas / mês

140,8 horas / mês 1.478 horas/ano

1 1 Robot

24h de jornada 365 dias por ano

HORA / MÊS BRUTA

2

HORA / MÊS LÍQUIDA

24 horas x 365 dias/ano

8.760 horas - 20% setup / inatividade

8.760 horas ano

7.008 horas/ano 20 horas/dia

28

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Disponibilidade de Mão de obra

1.478 horas/ano

1.478 2.956 5.912 19.214 51.730 55

29

81.290

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Calculo de um processo

Nr GCP1.1 GCP1.1 GCP1.1 GCP1.5 GCP1.5 GCP1.3 GCP1.3 GCP1.4 GCP1.2 GCP1.2 GCP1.2 GCP1.2 GCP2.1 GCP2.1 GCP2.2 GCP2.2 GCP2.3 GCP2.4 GCP2.5 GCP2.5 GCP2.6 GCP2.6 GCP2.7 GCP2.7 GCP2.8 GCP3.1 GCP3.1 GCP3.2 GCP3.3 GCP3.4 GCP3.5 GCP3.5 GCP3.6 GCP3.7 GCP3.8

Processo Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar Contas a Pagar

Sub processo Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Receber Documentação Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Fazer Recebimento Fiscal Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Cadastrar Pagamento Atendimento

Atividade Ferramenta atual Receber os documentos no Guiche Manual Conferir os Documentos Recebidos Manual Retornar os Documentos com divergênciaManual Conferir os Documentos Recebidos Manual Retornar os Documentos com divergênciaManual Consultar elegibilidade Reembolso Bolsa Manual Consultar valor reembolso auxilio creche Manual Preencher formulário em papel para autoManual Conferir reembolsos diversos (gasolina, eManual Fazer o lançamento no Sistema dos reem Oracle Conferir e prestação de contas Manual Lançar Prestação de contas no sistema Oracle Fazer o Recebimento do Pedido de Comp Synchro Conferir se o Pedido de Compras está no Synchro Rodar processo de Importação no sistemaSynchro Abrir chamado para GTI Sistema Chamados Conferir NF física vs Sistema Synchro Manual Retornar os Documentos com divergênciaManual Inserir as informações do documento fisc Synchro Gravar as informações e calcular tributos Synchro Conferir o Valor Calculado vs a NF Manual Excluir lançamento com erro do Synchro Synchro Fazer a liberação física e fiscal Synchro Imprimir o Documento Fiscal (DOF) Synchro Anexar o DOF a NF e disponibilizar para o Manual Exportar para o AP Parcelas a Pagar Synchro Rodar a Interface entre ERP e Syncrho ( imOracle Validar a NF e o DOF Manual Cadastrar direto no AP (reembolsos crechOracle Verificar se é boleto ou outra forma de paManual Cadastrar o Banco do fornecedor no siste Oracle Cadastrar o Boleto no Sistema Oracle Associar Boleto ao no Sistema Oracle Arquivar a DOF e a NF no arquivo follow uManual Atendimento as Unidades (Dúvidas, e-maManual

Volumes Volume Mensal Tempo por atividade 0:00:00 0:00:15 303 22 0:01:00 0:00:00 0:00:00 10 0:02:00 10 0:02:00 0:00:00 30 0:01:30 30 0:01:40 0:02:20 10 0:02:20 22 0:00:20 303 0:00:10 303 303 0:00:10 0:04:00 4 0:00:40 303 0:00:00 303 0:01:20 303 0:00:10 303 0:00:50 1 0:02:00 303 0:00:10 303 0:00:30 303 0:00:20 0:00:10 303 303 0:03:00 303 0:00:54 22 0:02:00 303 0:00:54 22 0:02:00 37 0:03:20 37 0:04:00 303 0:00:11 21 0:30:00

100% Total Atual 0:00:00 1:15:45 0:22:00 0:00:00 0:00:00 0:20:00 0:20:00 0:00:00 0:45:00 0:50:00 0:23:20 0:51:20 1:41:00 0:50:30 0:50:30 0:16:00 3:22:00 0:00:00 6:44:00 0:50:30 4:12:30 0:02:00 0:50:30 2:31:30 1:41:00 0:50:30 15:09:00 4:32:42 0:44:00 4:32:42 0:44:00 2:03:20 2:28:00 0:55:33 10:30:00

71:29:12

30

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Uma área trabalha em vários processos

Estoque de horas ou Ociosidade

Robot EVA 31

1

=24*356 7.000 HORAS

1.234

244

1.192

1.764

5.115

797

18.230

984

45.258

6.472

71.029

10.261

Hipótese: 1 FTER =16FTEH

Custo SPAM of CONTROL “Administrativo” CUSTO

OPERACIONAL

“Alocável”

Resultado

Tempo de Demanda

Reduz e o de Ociosidade Aumenta

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Uma área trabalha em vários processos Dica de Indicador

• % de disponibilidade de FTEH • % de disponibilidade de FTER

Estoque de horas ou Ociosidade

Robot EVA 32

1

=24*356 7.000HORAS

1.234

244

R$ 40.000,00

13%

1.192

1.764

2 x R$ 20.000,00

13%

5.115

797

4 x R$ 10.000,00

13%

18.230

984

13 x R$ 6.000,00

26%

45.258

6.472

35 x R$ 3.000,00

35%

71.029

10.261

= 303.000,00/mês

Hipótese: 1 FTER =16FTEH

Resultado

Tempo de Demanda Reduz e o de Ociosidade Aumenta

1 x R$ 3.000,00 Potencial 16 a 60x

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Resultados atingidos em projetos para Reestruturação em Suprimentos e Strategic Sourcing  Resultados típicos atingidos por nossos clientes com a implantação do Novo Modelo de Compras e metodologia de Strategic Sourcing

Iniciativas  Strategic Sourcing – – – – – –

Pesquisa Qualificação Reengenharia do Modelo de Fornecimento e Inovação Negociação Desenvolvimento do contrato Administração do contrato

 Novo Modelo de Compras – Otimização da Organização de Compras - Novos papéis e responsabilidades - Critérios para a Centralização

– Otimização do Processo

Resultados em projetos  5 – 15% de redução de custos de aquisição de indiretos  4 – 8% de redução de custos de aquisição de diretos  15% - 25% de redução do custo operacional  20% - 35% de redução de estoque  20% - 50% de redução de lead-time do processo (tempo de ciclo)

- da Requisição ao Pagamento

– Otimização da Infra-estrutura de TI

- Relatórios gerenciais e indicadores - Ferramentas de suporte aos aplicativos, operações, call center, portal de compras)

33

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Bandas de potencial de melhoria (%) em programas Strategic Sourcing Elementos de Custo 0%

25%

Benefícios (Benchmark) 50%

75%

100%

Mão-de-Obra Directa Mão-de-Obra Indirecta Defeitos Níveis de Inventário Custo de Fornecimentos Espaço Ocupado Custo de Devolução Tempo de Ciclo Setup do Equipamento Aberdeen Group, Inc. Boston, Massachusetts,2019

34

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Através do Business

Analytics é possível direcionar esforços e recursos para desenvolver

Vantagem Competitiva

insights mais sofisticados e modelagem preditiva

O que “eu-robot” posso fazer (para evitar o problema)?

O que pode acontecer se…?

E se essas tendências forem mantidas, vai acontecer...? Por que e onde isso está acontecendo?

Modelagem Prescritiva

Modelagem Preditiva

Previsões

Análises Estatísticas

Foco DO Supply do Futuro

Alertas Quais ações são necessárias? Pesquisas Detalhadas Onde exatamente está o problema? Relatórios personaRela- lizados Quanto, com qual periodicidade, onde? tórios Padrão O que aconteceu?

Grau de Maturidade e inteligência 35

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Capacidade de mudar

Porque precisaremos de Cognitive Computing?

Oportunidade, necessidade ou simplesmente evolução da forma de trabalhar … novas formas de trabalhar, operar, pensar

Cognitive computing

GAP de Desempenho Ou “velocidade do cérebro humano para processar a informação”

Realização…mas seguindo as limitações das capacidades de entendimento,

coleta de informação e análise, as conquistas da organização seriam em ritmo mais lento

4V dos dados

(Volume, Variedade, Velocidade, Veracidade) 36

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Exemplo Modelagem em Ferramentas 4ª. Geração

Ferramentas com Visão Integrada Lean Manufacturing |Six Sigma

 Lean Manufacturing

 Six Sigma

– Focada na eliminação de desperdícios; – Disponibiliza conceitos e ferramentas para obtenção de melhorias na geração de valor percebido.

– Ferramenta metodológica para a redução de variações em processos e aplicações; – Baseada em conceitos científicos e ferramentas estatísticas; – Metodologias provadas (DMAIC, DMADV*).

AUTOMAÇÃO E GESTÃO DO FLUXO DO PROCESSO = BPMS Porquê a integração LM |SS?

Simplificação (Lean)

Processos “ L e a n” Baixa Fiabilidade

Lean Manufacturing Six Sigma Simples e de Alta Fiabilidade

6σ Processos Complexos Alta Fiabilidade

• Lean Manufacturing e Six Sigma são aliados naturais para a obtenção de melhorias de desempenho nos negócios; • Lean Manufacturing reduz a complexidade dos processos e do negócio; • Six Sigma melhora a fiabilidade e a eficiência dos processos de negócio; • Lean Manufacturing e Six Sigma amplificam-se e aceleram a obtenção de benefícios estratégicos.

6σ Complexo / Baixa Fiabilidade Fiabilidade (Six Sigma)

Juntos, Lean Manufacturing e Six Sigma oferecem uma significativa e elevada probabilidade de sucesso.

DMAIC – Define, Measure, Analyse, Improve, Control DMADV – Define, Measure, Analyse, Design, Verify

38

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Automação tecnológica... como é hoje.. GESTOR DA ÁREA

CLIENTE OPERAÇÃO

USUÁRIOS

FORNECEDOR

INTERFACE USUÁRIOS CUSTOMIZADO

PROCESSOS

REGRAS DO NEGÓCIO

SISTEMAS e PRODUTOS

FISCAL/CONTABIL

ORÇAMENTO

CONTROLADORIA/COMPLIANCE 39

CONTAS A PAGAR DEPARTAMENTO FINANCEIRO

PATRIMONIO ESTOQUE SUPRIMENTOS

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Como deveria ser... Visão integrada de processos automatizados, sistemas e produtos GESTOR DA ÁREA

CLIENTE OPERAÇÃO

USUÁRIOS

ANALITICO

ATENDIMENTO

TRANSACIONAL

INTERFACE USUÁRIOS

FORNECEDOR

CONFORMIDADE E ALERTAS

PROCESSOS INTEGRADOS

REGRAS DO NEGÓCIO AUTOMATIZADAS SISTEMAS e PRODUTOS

FISCAL/CONTABIL

ORÇAMENTO

CONTROLADORIA/COMPLIANCE 40

CONTAS A PAGAR DEPARTAMENTO FINANCEIRO

PATRIMONIO ESTOQUE SUPRIMENTOS

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BPMS ajuda a mensurar os benefícios A automação do processo direciona a benefícios de eficiência de processos, mas também com aumento de qualidade, escalabilidade e resiliência de forma mais rentável.

Melhora da Qualidade

Impulsiona a produtividade

41

Elimina erros Melhora conformidades e auditorias Melhora a satisfação do “cliente”

Redução do tempo médio de operação

Redução de Custos

Redução do Custo de processamento em até…

Rapidez de Implantação

Agiliza a implantação de novos processos

Automatiza serviços transacionais e reorienta a equipe para serviços de maior valor (Atendimento e análise)

Disponibilidade e monitoramento

Possibilita Payback em até 3 meses

Regras podem ser reutilizáveis em outros processos

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O que obtemos ProcessMakercom uma Solução BPM? Melhoria Contínua

Processos Automatizados e facilidade de uso pelo cliente

Otimizar processos em tempo real: fluxo vivo

Fluxos de trabalho pré-modelo

Simular / Identificar gargalos nos processos

Interface de arrastar e soltar

Aumentar a produtividade: rotinas estruturadas

Fácil personalização e implementação

OTIMIZAR

Reduzir os custos operacionais Alertar e monitorar SLAs definidos com os clientes

DESENHAR

GERENCIAR

Monitoramento Monitoramento de atividades empresariais (BAM) Indicadores de desempenho chave (KPI) Relatórios personalizados Reduz risco: alertas de pontos de não conformidade

BPM Suíte EXECUTAR

Baixa dependência de consultoria ou áreas técnicas para seu desenvolvimento

100% web Elimina instalação Interface intuitiva Acesso móvel (celular /smartphone)

Notificações e agendas automatizadas 42

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Fornecedor

CADASTRO DE FORNECEDORES

ACESSAR PORTAL FORNECEDOR E INSERIR DADOS CADASTRAIS CONFORME CATEGORIA DE FORNECIMENTO

REALIZAR PRÉ CADASTRO NO PORTAL

Usuário

NOTIFICA

INICIO

SOLICITAR CADASTRO DE FORNECEDOR

DISPONIBILIZAR PRÉ CADASTRO PARA CONSULTA/COTAÇÃO FASE DE QUALIFICAÇÃO

RECEBER INSTRUÇÃO PARA INÍCIO DO PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES

Financeiro

Central de cadastro

SIM

GRUPO DE CONTAS/EMPRESAS GRUPO TESOURARIA FORMA DE PAGAMENTO DADOS BANCÁRIO

•

CONSULTA RECEITA E SÍNTEGRA

NOTIFICA

NÃO

• • •

EFETUAR HOMOLOGAÇÃO, QUALIFICAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DO FORNECEDOR

REALIZAR CADASTRO NO ERP (FORNECEDOR BLOQUEADO)

RATING ANÁLISES DE CAPACIDADE FINANCEIRAS

REALIZAR AVALIAÇÃO FINANCEIRA

LIBERA FORNECEDOR NO ERP

FIM

ANALISAR REGULARIDADE FISCAL E REGISTRA REGRADE RETENÇÃO NO ERP

Fiscal Comercial Áreas Técnicas

NECESSITA AJUSTES/ COMPLEMENTOS?

• • • •

SELECIONAR E QUALIFICAR FORNECEDOR PARA PROCESSO DE AQUISIÇÃO

ANALISAR REGULARIDADE FISCAL E REGISTRA REGRADE RETENÇÃO NO ERP

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Fornecedor

CADASTRO DE MATERIAL

Usuário

• •

INÍCIO

JUSTIFICATIVA ESPECIFICAÇÕES

SOLICITAR CADASTRO DE MATERIAL

NOTIFICAR USUÁRIO COM MOTIVO

FIM

Central de cadastro

NÃO

AVALIAR NECESSIDADE DO CADASTRO DO MATERIAL

ESPECIFICAÇÃO INSUFICIENTE?

NÃO

REALIZAR CADASTRO?

NOTIFICA

SIM

EFETUAR CADASTRO DE ITEM NO ERP

DISPONIBILIZAR ITEM PARA CONSUMO

FIM

Financeiro

SIM

Fiscal

NÃO É ITEM DE ATIVO?

PREENCHER PARÂMETROS FISCAIS (IMPOSTOS/REGRAS E EXCEÇÕES)

Área de Competência

Patrimônio

SIM

AVALIAR NECESSIDADE DO CADASTRO DO MATERIAL

EFETUAR CONSULTA ÁREA DE COMPETÊNCIA

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Fornecedor

SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE CONSUMO

PREENCHE PLANILHA DE COTAÇÃO NO PORTAL DE COMPRAS

Usuário

• •

INÍCIO

SOLICITAR MATERIAL CADATRADO

ENVIA MATERIAL

RECEBE E EMITE NFe

JUSTIFICATIVA ESPECIFICAÇÕES

SALDO DISPONÍVEL

NÃO

ENTREGA PEDIDO

APROVA PEDIDO

NÃO

FIM

Financeiro Planejamento

Aprovador

SIM

LIBERA PAGAME NTO CONTA SA PAGAR

Fiscal

EFETUA BLOQUEIO DE ORÇAMENTO

NÃO CONCILIADOR AUTOMÁTICO Nfe OK?

Patrimônio

SIM

NOTIFICA

RECEBE NOTIFICAÇÃO DE ATIVO EM ENTREGA

NOTIFICA

Suprimentos

FIM

ABRE PROCESSO DE COMPRA

ABRE COTAÇÃO COM FORNECEDORES HOMOLOGADOS E APTOS

ENVIA COTAÇÃO PARA FORNECEDORES

RECEBE COTAÇÕES E EFETUA CLASSIFICAÇÃO

ABRE E ENVIA ORDEM DE COMPRA AO FORNECEDOR

RECEBE MATERIAL E EFETUA CONFERÊNCIA FISICA

EFETUA EMPLAQUETAME NTO E ATIVANO SISTEMA

SE ATIVO SIM

FÍSICO OK?

DISTRIBUI MATERIAL PARA LOCAL DEFINIDO

Central de cadastro

NÃO

SOLICITAÇÃO AÇÃO JUNTO A FORNECEDOR E REGISTRA OCORRÊNCIA

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PLANEJAMENTO DE COMPRAS RECORRENTES

INÍCIO

RECEBER HISTÓRICO PARA PLANEJAMENTO DE AQUISIÇÃO PARA O PRÓXIMO ANO E GERAR PLANO DE COMPRAS POR FAMÍLIA DE PRODUTO

VALIDAR PLANO DE AQUISIÇÃO COM COMITÊ DE CLIENTES

GERAR ATAS DE REGISTRO COM FORNECEDORES HOMOLOGADOS

PROSPECTAR NOVO FORNECEDORES NO MERCADO

SOLICITAR QUE FORNECEDOR E CENTRAL DE CADASTRO EFETIVE O SEU PRÉCADASTRO OU ATUALIZAÇÃO NO PORTAL

PROCESSO DE COMPRAS

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

• • • • • •

INSERIR DADOS CADASTRAIS DA EMPRESA E SOCIETÁRIOS, FINANCEIROS E FISCAIS (ALÍQUOTAS E RETENÇÕES), HABILITAÇÕES DE SERVIÇOS COM RESPECTIVOS CÓDIGOS CNAE HABILITAÇÕES DE PRODUTOS COM RESPECTIVOS CÓDIGOS NCM ANEXAR TABELA NCM (SE DIFERENCIADA), ANEXAR DOCUMENTOS PARA IMUNIDADE, ISENÇÃO E DISPENSA DE PAGAMENTO E SUAS VALIDADES. ANEXAR CERTIFICADOS E DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS SOBRE SUA REGULARIZAÇÃO FISCAL, CAPACIDADE FINANCEIRA E ADEQUAÇÃO REGULAMENTAR, CONFORME EXIGÊNCIA DA EMPRESA PARA SE TRABALHAR COMO PARCEIRA DE NEGÓCIO. DADOS CADASTRAIS DE DOMICÍLIO BANCÁRIO. Nº DO CONTRATO ESCOPO DO SERVIÇO Nº DO SERVIÇO CONFORME CONTRATO (CÓDIGO DO SERVIÇO) OU DESCRIÇÃO DE ITENS CONFORME NCM (NOMENCLATURA COMUM MERCOSUL) E REGISTRO ESTADUAL ANEXAR TABELA NCM (SE REGIME ESPECIAL) VALOR GLOBAL DO CONTRATO FORMA DE PAGAMENTO: MEDIÇÃO PRÉ: VALORES FIXOS PRÉ DEFINIDOS, MEDIÇÃO PÓS: VALORES VARIÁVEIS DEFINIDOS POR ENTREGA PRAZO DO CONTRATO DADOS DO RESPONSÁVEL PELO CONTRATO (QUEM DEMANDA E AUTORIZA O FATURAMENTO) - NOME/ DEPTO/CARGO/E-MAIL/FONE) DADOS DO RESPONSÁVEL PELO FATURAMENTO DO CONTRATO (QUEM DEMANDA E AUTORIZA O FATURAMENTO) - NOME/DEPTO/CARGO/E-MAIL/FONE) DADOS DO USUÁRIO ALTERNATIVO (BACK-UP) (QUEM DEMANDA E AUTORIZA O FATURAMENTO) - NOME/DEPTO/CARGO/E-MAIL/FONE) ANEXAR CONTRATO DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA AUTORIZAÇÃO DO FATURAMENTO (DOCUMENTOS E DECLARAÇÕES ESPECÍFICAS DESTE CONTRATO) ANEXAR MODELOS/ TEMPLATES DOS DOCUMENTOS ANEXAR DOCUMENTOS DE COMPROVAÇÃO DE REGIME ESPECIAL E ALÍQUOTAS DE RETENÇÃO SE COMPRA DE MATÉRIA PRIMA: PREENCHER CHECKLIST ESPECÍFICO E ANEXAR DOCUMENTOS PERTINENTES SE EMPRESA PARA COMPRAS DIRETAS (PEQUENAS COMPRAS) SIMPLIFICAR O CADASTRO CADASTRAR LISTA DE PRODUTOS REFERÊNCIA COM PREÇO: INTEGRAÇÃO COM CADASTRO DE COMPRAS RECENTES DADOS DE RETENÇÃO DADOS DE SERVIÇOS - HABILITAÇÃO PARA O CÓDIGO DE SERVIÇO CNAE DADOS BANCÁRIOS (MONTAR UMA MÁSCARA PARA FATURAMENTO)

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FLUXO CICLO DE VIDA DO FORNECEDOR

NÃO

GESTÃO DE CONTRATOS

RECEBER CONTRATO FORMALIZANDO ENTRE A EMPRESA E O FORNECEDOR

EFETUAR FLUX DE PROVISÃO DE PAGAMENTOS

GESTÃO DE RELACIONAMENTO COM O CLIENTE

CLASSIFICAR FORNECEDORES QUANTO À FAMÍLIA

EFETUAR AVALIAÇÃO DE QUALIDADE

RESERVAR COTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

EFETUAR GESTÃO DOS CONTRATOS DE FORNECEDORES (CICLO)

NECESSÁRIO PROSPECTAR NOVOS FORNECEDORES

GERENCIAR RELACIONAMENTO

GERENCIAR INFORMAÇÕES SOBRE FORNECEDORES (ADM. CADASTRO)

NECESSÁRIO PROSPECTAR NOVOS FORNECEDORES NÃO

SIM

SIM

EMITIR ALERTA DE VENCIMENTO CONTRATO APÓS 70% DO CONTRATO TRANSCORRIDO

RECEBER ALERTA DA NECESSIDADE DE ATUALIZAÇÃO CADASTRAL E MANTER FORNECEDOR BLOQUEADO ATÉ CONCLUIR ATUALIZAÇÃO CADASTRAL • • •

ROBOT MONITORA ATUALIZAÇÃO CADASTRAL E ENVIA ALERTAS (VIA WORKFLOW) PARA ATUALIZAÇÃO CRIAR/HABILITAR ALTERAÇÃO, REGRAS/CAMPOS NO CADASTRO DO CONTRATO SE DOCUMENTAÇÃO NÃO ATUALIZADA BLOQUEAR CADASTRO DO FORNECEDOR

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TEOREMA DA PITOMBA

TESTE MÊS 1

1 CHAMADO NORMAL

= $ 1PT100 CHAMADOS NORMAIS

= $ 100PT

1 CHAMADO EMERGENCIAL = $ 10PT

100 CHAMADOS EMERGENCIAIS = $ 500PT

1 CHAMADO PREFERENCIAL = $ 15PT

20 CHAMADOS PREFERENCIAIS = $ 300PT

POTENCIAL A PAGAR = $ 220 PT

À PAGAR= $ 600 PT

PRESIDENTE RECEBE CONTA DE = $ 300 PT

PITOMBA - 8 BENEFICIOS PARA A SUA SAÚDE

1. 2. 3. 4.

VAMOS AO FAZER O TESTE MÊS 2......

5. 6. 7. 8.

Fortalece os cabelos Previne gripes e resfriados Combate infecções e problemas intestinais Deixa o sangue mais saudável - ajuda na prevenção à anemia Reduz o risco de um AVC Protege a saúde dos olhos Evita que você arranje encrenca com seus diretores logo no inicio da gestão do CSC É um excelente educador e gestor de mudança

10

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As severidades - A regra 70/30 Um conceito integrado para Severidade deve ser adotado nos Catálogo de Serviços para evitar personalização, a entender:

Demandas NORMAL

Demanda ALTA

Demanda CRÍTICA

Demandas rotineiras, seguem o tempo de atendimento definidos nos catálogos de serviços

Demandas com urgência definida por uma ocorrência, limitada aos processos internos da organização, que devem ter uma maior atenção dos atendentes

Demandas Emergencial definida por uma ocorrência grave, que ultrapassa os limites internos da organização, geram danos à imagem, vida e financeiros a organização. Devem ter total e imediata atenção dos atendentes

Nível Responsável: Superior Imediato

Nível Responsável: Gerente Imediato

Nível Responsável: Diretor Imediato

Corresponde a 100% do tempo da demanda definida

Há um desconto de 30% do tempo da demanda definida

Há um desconto de 70% do tempo da demanda definida

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Indicadores, acompanhando a gestão de fornecedores

Alguns Indicadores #

KPls

Meta Tipica

Definição

1

Economia versus gasto total

3-4%

Quantidade de economias / Quantidade de gasto total em escopo, incluindo não endereçável

2

Conformidade com gastos controlados

90%

Quantidade de gastos gastos com os fornecedores homologados / Totais de compras

3

Custos Operacionais

0,80%

Montante de custos para operar a função Suprimento / gasto total no escopo

4

Gastos médios por aquisição FTE

15 -20

Quantidade de gasto total sob influência em Milhões de Reais / tota l número de FTEs de Compras incluindo administradores, gestores de gastos, especialistas em categorias, recursos estratégicos e estratégicos de sourcing transacional

5

Proporção de Estratégia FTE + Mgt FTE

45%

Número de FTEs trabalhando em Strategic Sourcing e liderando a atividade / número total de FTEs na função de Sourcing e Procurement

6

Cobertura P2P

100%

Quantidade de gastos gerenciada com processos P2P definidos / gasto total no escopo

Satisfação das partes interessadas

85%

Número de partes interessadas com boa ou maior satisfação nos SLAs das funções de Aquisição / total das partes interessadas

Pedido Automatizados Pedidiode deCompras Compra automatizados

65-75%

Número de pedidos não solicitando qualquer intervenção manual a ser processada / número total

Utilização de leilões reversos

10-15%

Número de projetos de sourcing nos quais leilões on-line são usados ​/ número total de projetos de sourcing

Fornecimento GIobal

70%

Gastos originados em nível regional ou global / gastos totais originados influenciados

7

8

9

10

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Sobre o Instrutor

Carlos Magalhães CARLOS MAGALHÃES CEO da Xcellence & CAP Magalhães Assessoria [email protected] +55 11 99104-0008

Área de Atuação • • • •

Conselheiro Empresarial Share Manager – Gestão interina ou compartilhada Especialista em Serviços Compartilhados Instrutor para formação de Gestores

Especialidades • Primárias • Serviços Compartilhados • Planejamento Estratégico e Estudos de Viabilidade • Eficiência em Processos Organizacionais • Secundárias • Redução de Custos • Gestão de Indicadores de Desempenho • Complementares • GRC • Supply Chain Management • Tecnologia da Informação

Formação e Cursos • • • • •

53

Superior Eng. Processos Produção Pós de Administração Pós em Redes de Telecom MBA Executivo Responsável Técnico pelo curso de MBA Executivo em Gestão e Operação de Centro de Serviços Compartilhados pela FGW e diversas Universidades Corporativas de Empresas para o curso de CSC.

Experiência Profissional Atua há mais de 30 anos atua como Assessor e Conselheiro Empresarial. • Como especialista em Serviços Compartilhados atua ativamente em implantação e aperfeiçoamento de iniciativas CSCs no setor público e privado e mantém networking com centenas de CSCs no Brasil e no exterior com 47 CSC já implantados sob sua responsabilidade direta e gestão compartilhada de 6 pela inovação proposta. • Como consultor de gestão atua ativamente em implantação de projetos para simplificação, estruturação e automação de processos organizacionais com foco em eficiência organizacional e desempenho financeiro. • Reconhecido estudioso sobre implantação e maturação de modelos de Serviços Compartilhados no Brasil e Europa. Já treinou mais de 3.500 profissionais neste modelo de gestão.

Diferencial como Profissional • Participação ativa (como membro da equipe do projeto) em mais de 174 projetos de Transformação Organizacional ( CSC e Reestruturação). • Reconhecido como notório especialista em Serviços Compartilhados no Brasil e no exterior • Advisory para gestores brasileiros em implantação de CSC Globais: Portugal, México, França, Rússia. • Networking com mais de 900 profissionais em 450 empresas para discussão sobre CSC e sua maturação.

Principais Projetos e Assessorias

Serviços Compartilhados

Assessorias e Advisories

Reestruturação Empresarial para Eficiência Organizacional

Gestão Compartilhada Interina

Congresso, Simpósios, Seminários

Prêmios e Certificações • Atestados de Notório Especialista em Serviços Compartilhados • Prêmio por defesa de Ensaio sobre CASE de implantação de CSC brasileiro – Instituto Politécnico de Portugal 2016

Publicações

Automação de Processos

Capacitação

• Atua desde 1998 como instrutor nos treinamentos envolvendo: Planejamento, desenho, evolução e automação, indicadores para o modelo de Gestão Centro de Serviços Compartilhados . Já capacitou mais de 3.500 profissionais.

Abrangência internacional dos projetos em que atuou

• Editor da XMAGAZINE: revista com CASES de CSCs e Gestão com exemplos de eficiência operacional; • Autor de dezenas de Ensaios e Estudes de Tendências sobre Serviços Compartilhados; • Autor do Livro: CENTRO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS – Estratégia para Maximizar o Valor de sua Organização– Edições em Português – Inglês e Espanhol 1ª.(2013) e 2ª Edição (2018)

Atenção: Este material é protegido por direitos autorais (Lei 9.610/98). É proibida a reprodução total ou parcial deste material sem autorização prévia e expressa do autor. Todos os diretos reservados – 2020. Registro CIP – ISBN 978-85-411-1479-0

Eminência e publicações

Os outros fazem grupos de estudos e associações, mas só na Xcellence tem um especialista que constrói e evolui o conceito do modelo de gestão Serviços Compartilhados, representa o Brasil no exterior e assessora CSCs à 25 anos • NOTÓRIO RECONHECIMENTO Influente estudioso sobre o modelo de gestão e maturação de modelos de Serviços Compartilhados no Brasil e Europa, o especialista em Serviços Compartilhados da Xcellence é reconhecido como notório especialista em Serviços Compartilhados no Brasil e no exterior

 Capacitação em Serviços Compartilhados: Cursos inCompany, presenciais, on line e o HACKATHON CSC BRASIL O especialista Carlos Magalhães atua desde 1998 como instrutor nos treinamentos envolvendo: Planejamento, desenho, evolução e automação, indicadores para o modelo de Gestão Centro de Serviços Compartilhados . Já capacitou mais de 2.800 profissionais a evoluir o modelo CSC no Brasil e exterior.

• Xmagazine : Ensaios, Reflexões e CASES sobre Boas praticas de Gestão e Serviços Compartilhados

Revista trimestral com CASES de CSCs e Gestão com exemplos de eficiência operacional;

• Referências editoriais

– Publicação do Livro: CENTRO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS – Estratégia para Maximizar o Valor de sua Organização– Edições em Português – Inglês e Espanhol 1ª.(2013) e 2ª Edição (2018). – Edição Digital : 2020 – Amazon.com.br

• Estudos e Tendências

A Xcellence realiza pesquisas para avaliar a maturidade e eficiência das organizações. Os assuntos envolvem praticas de gestão, eficiência organizacional, governança corporativa com foco em eficiência e Transformação Digital.

• Artigos e Eventos - semanal

Pela sua vivência e experiencia em serviços compartilhados e reestruturação de empresas a equipe Xcellence esta sempre presente para apresentar cases e ideias inovadoras e disruptivas para desafiar os gestores a ultrapassar seus limites.

• Prêmios Internacionais

O especialista da Xcellence defendeu e trouxe para o Brasil o prêmio internacional por defesa do CASE de implantação de CSC da FIEAM instituído pelo Instituto Politécnico de Portugal em 2016 para o melhor CSC em Gestão Pública.

• Acadêmico – MBA em Gestão de CSC

– Administrador do Polo Acadêmico FGW São Paulo para parcerias empresarias em Trilhas de Treinamentos – Único curso de MBA Executivo em Gestão e Operação de Centro de Serviços Compartilhados pela FGW a e diversas Universidades Corporativas de Empresas para o curso de CSC. – https://fgw.edu.br/curso/mba-servicos-compartilhados/

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Atenção: Este material é protegido por direitos autorais (Lei 9.610/98). É proibida a reprodução total ou parcial deste material sem autorização prévia e expressa do autor. Todos os diretos reservados – 2020. Registro CIP – ISBN 978-85-411-1479-0

EXCELÊNCIA – “Somos o que repetidamente fazemos. A excelência, portanto, não é um feito, mas um hábito!” – Aristóteles

Nós somos a

UMA ASSESSORIA BOUTIQUE MULTIDISCIPLINAR FORMADA POR ESPECIALISTAS E ATUANTES DESDE 1998. NOSSO OBJETIVO É REALIZAR O VALOR COM NOSSOS CLIENTES

Gostamos tanto deste atributo que colocamos como nome da nossa empresa para lembrarmos todos os dias o que realmente entregamos ao nossos clientes

ORGANIZAÇÃO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS ORGANIZAÇÃO

FINANÇAS E GRC e ESG

GESTÃO COMPARTILHADA

6 LINHAS DE ATUAÇÃO PLANEJAMENTO

CAPACITAÇÃO EMPRESARIAL

ESCRITÓRIO DE AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS BPMS / RPA

COMPROMISSO CONJUNTO COLABORAÇÃO COMPARTILHAMENTO COACHING COOPERAÇÃO

BUSINESS CASE, SIMULAÇÕES E ANALITYCS

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Nós somos a Xcellence & CO:

Um assessoria boutique formada por especialistas que trabalha COM VOCÊ

Aquí nós somos Notorios

30 anos 300 clientes

Setores público e privado Empresas nacionais e multinacionais Atuação no Brasil e exterior em diversos portes e setores da economia

47 CSCs

POR QUE “& CO” ?

Estes são os atributos de nossas parcerias com os clientes:

Implantados e centenas assistidos

COMPROMISSO CONJUNTO COLABORAÇÃO COMPARTILHAMENTO COACHING COOPERAÇÃO

450 Networking com CSCs

3.500 profissionais para CSCs capacitados

UMA ABORDAGEM DE ACORDO COM A SUA NECESSIDADE

Com independência, imparcialidade, ética e foco no cliente, desenvolvemos perspectivas inovadoras sobre como o mercado, a tecnologia e as relações irão evoluir e acreditamos que o aumento de interconectividade entre as partes envolvidas exige uma capacidade de oferecer soluções integradas. Temos uma compreensão completa da cadeia de valor de diversos ramos de atividades Maturidade digital

Centro de Excelência

• Reorganização para tempos de incertezas • Melhoria Contínua

Transformação Organizacional

Diagnósticos Organizacionais • Processos • Pessoas • Tecnologia

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Capacitação Executiva • • • •

Gestão e Implantação de CSC Transformação Digital Redução de Custos Strategic Sourcing

Implantação, Gestão e Evolução de CSC • • • •

• Automação de Processos • Redução de Custos • Reestruturação para o Futuro Digital

Consultoria Assessoria Diagnóstico de Maturidade Gestão Interina Compartilhada

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Alguns de nossos Clientes ao longo desta jornada Serviços Financeiros

Energia e Utilidade Pública

Tecnologia e Comunicação

Automotivo

Química

Hospitality

Agronegócio e Alimentos

Siderurgia e Metalurgia Transporte e logística Educação

Arquitetura, engenharia e construção

Varejo

Há mais de 35 anos oferecendo experiência de mais de 300 projetos corporativos dos mais diferentes portes e setores

Setor público Operadoras de Saúde

Farmacêutico e biotecnologia

Grupos Muti-negócios

Serviços Gerais

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Hospitais e laboratórios

Meio Ambiente e Sustentabilidade

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Eminência e publicações

Os outros fazem grupos de estudos e associações, mas só na Xcellence tem um especialista que constrói e evolui o conceito do modelo de gestão Serviços Compartilhados, representa o Brasil no exterior e assessora CSCs à 25 anos • NOTÓRIO RECONHECIMENTO Influente estudioso sobre o modelo de gestão e maturação de modelos de Serviços Compartilhados no Brasil e Europa, o especialista em Serviços Compartilhados da Xcellence é reconhecido como notório especialista em Serviços Compartilhados no Brasil e no exterior

 Capacitação em Serviços Compartilhados: Cursos inCompany, presenciais, on line e o HACKATHON CSC BRASIL O especialista Carlos Magalhães atua desde 1998 como instrutor nos treinamentos envolvendo: Planejamento, desenho, evolução e automação, indicadores para o modelo de Gestão Centro de Serviços Compartilhados . Já capacitou mais de 2.800 profissionais a evoluir o modelo CSC no Brasil e exterior.

• Xmagazine : Ensaios, Reflexões e CASES sobre Boas praticas de Gestão e Serviços Compartilhados

Revista trimestral com CASES de CSCs e Gestão com exemplos de eficiência operacional;

• Referências editoriais

– Publicação do Livro: CENTRO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS – Estratégia para Maximizar o Valor de sua Organização– Edições em Português – Inglês e Espanhol 1ª.(2013) e 2ª Edição (2018). – Edição Digital : 2020 – Amazon.com.br

• Estudos e Tendências

A Xcellence realiza pesquisas para avaliar a maturidade e eficiência das organizações. Os assuntos envolvem praticas de gestão, eficiência organizacional, governança corporativa com foco em eficiência e Transformação Digital.

• Artigos e Eventos - semanal

Pela sua vivência e experiencia em serviços compartilhados e reestruturação de empresas a equipe Xcellence esta sempre presente para apresentar cases e ideias inovadoras e disruptivas para desafiar os gestores a ultrapassar seus limites.

• Prêmios Internacionais

O especialista da Xcellence defendeu e trouxe para o Brasil o prêmio internacional por defesa do CASE de implantação de CSC da FIEAM instituído pelo Instituto Politécnico de Portugal em 2016 para o melhor CSC em Gestão Pública.

• Acadêmico – MBA em Gestão de CSC

– Administrador do Polo Acadêmico FGW São Paulo para parcerias empresarias em Trilhas de Treinamentos – Único curso de MBA Executivo em Gestão e Operação de Centro de Serviços Compartilhados pela FGW a e diversas Universidades Corporativas de Empresas para o curso de CSC. – https://fgw.edu.br/curso/mba-servicos-compartilhados/

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Atenção: Este material é protegido por direitos autorais (Lei 9.610/98). É proibida a reprodução total ou parcial deste material sem autorização prévia e expressa do autor. Todos os diretos reservados – 2020. Registro CIP – ISBN 978-85-411-1479-0

Sucesso em sua jornada com Serviços Compartilhados e conte com a nossa experiencia

www.xcellence.com.br

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TECNOLOGIA Atenção: Este material é protegido por direitos autorais (Lei 9.610/98). É proibida a reprodução total ou parcial deste material sem autorização prévia e expressa do autor. Todos os diretos reservados – 2020. Registro CIP – ISBN 978-85-411-1479-0