Universidad de Guadalajara Centro Universitario de Ciencias de la Salud Secretaría Académica Coordinación de Servicios Académicos Unidad de Tutoría Académica

Guía para el administrador del Sistema Integral de Tutoría de la Universidad de Guadalajara Propuesta elaborada por miembros del Comité Técnico de Tutorías del Centro Universitario de Ciencias de la Salud Este apartado es exclusivo para las personas que se les otorgan derechos para asignar tutores y tutorados, así como para dar seguimiento y evaluación al proceso tutorial en el Centro Universitario de Ciencias de la Salud (CUCS). Los administradores del CUCS, son: Coordinador de Servicios Académicos, Jefe de la Unidad de Tutoría Académica, Responsables de Tutoría de División (RTDi) y Responsables de Tutoría de Departamento (RTDe). De manera que, tutores y tutorados no tienen acceso a este apartado. Se conforma por los siguientes apartados:

Búsqueda de usuario Relación tutor/tutorado

Reporte de interacción tutor-tutorado Reporte socioeconómico

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Búsqueda de usuario Este apartado permite identificar quién está asignado con quién, es decir, si un tutorado necesita saber quién es su tutor, o viceversa, se podrá identificar por medio de esta función. Para localizar a la persona se procederá por medio del código de la persona, nunca por el nombre, y se seleccionará la opción “Buscar”.

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Ingresar código 2

Dar click en “Buscar”.

A manera de ejemplo, si un tutorado quiere saber quién es su tutor, se ingresa el código del tutorado.

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Aparecerán los datos del tutor (nombre del tutor y código)

Datos del tutor

Si el tutor quiere saber quién(es) es(son) su(s) tutorado(s), deberá ingresar su código de trabajador y dar click en “Buscar”. Se reportará el listado de tutorados (código y Carrera).

Código del tutor Buscar Datos del tutor

Lista de tutorados

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Si por algún error, se le asignó al tutorado otro Centro Universitario diferente al de adscripción, se puede subsanar con la función “Eliminar Centro”. Cuando el administrador establezca la relación tutor-tutorado, es importante que el tutor y tutorado sean asignados a su Centro Universitario al que pertenece.

Relación tutor/tutorado En este apartado se asignan tutores y tutorados, pertenecientes a este Centro Universitario.

“¿Cómo realizar por primera vez la asignación de tutores y tutorados?” Se sugiere verificar previamente, si el tutor ya está dado de alta en el listado de tutores, por medio de su código o nombre (emplear el nombre, es más cómodo para la búsqueda, en caso de que no se tenga el código disponible). Para la búsqueda por nombre, solamente se deben emplear mayúsculas o minúsculas (sin acentos), porque el sistema no los identificará. Si el tutor ya está dado de alta en el listado con sus respectivos tutorados, revisar el apartado “¿Si ya existe un tutor con tutorados asignados?”.

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En caso de que se asigne por primera vez, seleccionar la opción “Nueva relación tutortutorado”.

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Nueva relación tutor-tutorado

Se procederá a realizar lo siguiente: 1. Ingresar el código del tutor. 2. Dar click en “Verificar”.

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3. Se deberá revisar que el código corresponda con el nombre del tutor. Es importante resaltar que el código del tutor es de siete dígitos.

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4. Ingresar el código del tutorado(s).

5. De igual manera se da click en “Verificar”.

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6. Se deberá comprobar que corresponda con el nombre del tutorado. El código de un alumno, está conformado por nueve dígitos. 7. Si no se desea asignar a ese tutorado, se deberá dar click en “Cambiar”. 8. En caso de que se asigne dicho tutorado, dar click en “Agregar tutorado”.

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A continuación, aparecerá una ventana para indicar que los datos del tutorado han sido guardados correctamente.

9. La opción de “vigente”, no es una opción que tenga actualmente una función en particular.

10. Cuando se decida que el tutorado ya no aparezca en la lista de tutorados, se puede suprimir, a través de la opción “Quitar”.

11. Al término de haber asignado o quitado tutorados, se dará a click a “Cerrar ventana”. Los cambios realizados se mantendrán.

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12. Para que los actores del proceso tutorial (tutores y tutorados) queden asignados formalmente en la plataforma del SIT y el sistema los reconozca, ir al apartado “Búsqueda de usuario”. Se ingresará el código del tutor y tutorado(s) (revisar que corresponda a dichas personas), y posteriormente dar click en “Asignar Centro” (cerciorarse en elegir el CUCS).

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Ingresar código

Búsqueda de usuario

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Asignar el Centro Universitario 3

Seleccionar el Centro Universitario

“¿Si ya existe un tutor con tutorados asignados?” 1. Del mismo modo, se sugiere verificar previamente si el tutor ya está dado de alta en el listado de tutores. Si ya aparece en el listado, quiere decir que ya tiene alumnos asignados, como es el siguiente caso:

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2. Posteriormente, ubicarse en la columna “Modificar”, localizada del lado derecho y dar click en “Tutorados”

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Modificar

3. Aparecerá una ventana, como la que se muestra a continuación:

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Como se observa, ya no es necesario ingresar el código del tutor, pues ya está dado de alta y se han realizado asignaciones previamente, por lo que solamente se dará de alta los códigos de los alumnos.

4. Se siguen los mismos pasos que ya se mencionaron anteriormente, en el apartado “¿Cómo realizar por primera vez la asignación de tutores y tutorados?”

5. Para que los actores del proceso tutorial queden asignados formalmente en la plataforma del SIT, ir al apartado “Búsqueda de usuario”. Se ingresará el código del tutor y tutorado(s) y posteriormente dar click en “Asignar Centro” (cerciorarse en elegir el CUCS).

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1

Ingresar código

Búsqueda de usuario

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Asignar el Centro Universitario 3

Seleccionar el Centro Universitario

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Administración general Como subapartado del módulo “Relación tutor/tutorado”, está la administración general. Se visualiza la lista de tutorados y tutores dados de alta. Además, en dicho apartado se generan las constancias para los tutores (actualmente, no está habilitado para dicho fin).

Generar constancia

El listado de tutores y tutorados se puede descargar en formato de Excel, PDF, CSV o XML, de acuerdo a la información que se presenta actualmente.

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Reportes Asimismo, dentro del apartado “Relación tutor-tutorado”, está un subapartado de reportes que consta de:  Tutores con puntajes: A partir de determinado periodo de tiempo, se obtienen las interacciones que se dieron entre tutor y tutorado(s).

 Interacción tutor-tutorado: Se presenta un balance del número de tutorados, mensajes enviados por el tutor, mensajes recibidos del tutorado(s) y total de mensajes, a partir de un periodo establecido.

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El listado de tutores y tutorados se puede descargar en formato de PDF, Excel, CSV o XML, de acuerdo a la información que se presenta actualmente.

Finalmente, dentro del apartado de “Reportes”, están otras dos categorías:  Reporte de interacción tutor-tutorado: Permite genera un reporte general de la interacción de todos los tutores con sus tutorados.

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Se da click en “Generar reporte”, el cual tarda aproximadamente de 14 a 15 minutos, en descargarse.

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Para localizar a un tutor, se busca a través del código de trabajador de la Universidad. El sistema desplegará la información relativa a su desempeño como tutor.

Código de profesor

Para conocer el desempeño de cada tutor con sus tutorados, se seleccionará la “lupa”, para conocer la interacción con cada tutorado.

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Por cada tutorado, se observa la Carrera, si contestó la evaluación socioeconómica, mensajes enviados, mensajes recibidos y registros de tutoría realizados por el tutor.

De igual manera, si se quiere obtener esta información en formato electrónico, se da click a uno de los íconos (formato PDF o CSV).

 Reporte socioeconómico: En este apartado se obtienen los resultados de la evaluación socioeconómica que contestó cada tutorado, a manera de pilotaje, reportado a través del semáforo de riesgos.

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Para generar el reporte, se siguen estos pasos: 1. Seleccionar el Centro Universitario (en automático, el sistema reporta el CUCS). 2. Definir la fecha que abarcará el reporte (desde – hasta). 3. Dar click en “Buscar”.

4. Aparecerá el reporte de las carreras que han participado, el número de tutorados que contestaron y en qué situación de riesgo se encuentran, de manera general.

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Para concluir la sesión, ir a la parte superior derecha de la plataforma y dar click en Cerrar sesión.

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