UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

UNIDAD I

:

PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DE PERSONAL

LECCIÓN N° 01 EL FUNDAMENTO DE LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN

OBJETIVOS: - Definir y conocer el fundamento, naturaleza y propósito de la Administración. - Comprender la evolución del pensamiento administrativo.

1. EL FUNDAMENTO DE LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN

1.1 ¿QUÉ ESTUDIA LA ADMINISTRACIÓN? La administración estudia a las organizaciones para comprender su naturaleza, su funcionamiento, su evolución, su crecimiento, su conducta y, asimismo, para lograr su conducción eficiente. La administración trata en general de las organizaciones, sean: económicas (empresas), culturales, políticas, sociales, religiosas, etc. El objeto de estudio de la administración no es solamente la empresa con fines de lucro, sino que ésta es tan solo una de las muchas organizaciones que existen. Una escuela, una empresa, un hospital, un partido político, un ministerio, una institución militar, una asociación vecinal, la cárcel, un club de fútbol, etc., constituyen organizaciones y son objeto de estudio de la administración.

Una

empresa

Una Escuela

Una Hospital

Una Institución Militar

Un Ministerio

FIGURA N° 1.- La Administración estudia a las Organizaciones. Las organizaciones son sistemas sociales compuestos por individuos y grupos de individuos que, mediante la utilización de recursos, desarrollan un sistema de actividades interrelacionadas y coordinadas para el logro de un objetivo en común, dentro de un contexto con el que establecen una influencia recíproca. Las problemáticas centrales de los distintos tipos de organizaciones ofrecen características comunes, que permite postularse como hipótesis la universalidad de las organizaciones. Pero, también, las organizaciones son en extremo diversificadas y diferenciadas. No existen dos organizaciones iguales, así como no existen dos personas idénticas. Cada una tiene sus objetivos, su campo de actividad, sus directivos y su Pág. 1

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI personal, sus problemas internos y externos, su mercado, su situación financiera, su tecnología, sus recursos básicos, su ideología y su política de negocios, etc. 1.2 DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN: SU NATURALEZA Y PROPÓSITO La administración es una de las actividades humanas más importantes. Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para cumplir propósitos que no podían alcanzar de manera individual, la administración ha sido esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad empezó a depender crecientemente del esfuerzo grupal y que muchos grupos organizados tendieron a crecer, la tarea de administrar se volvió más importante. La administración es una disciplina científica y una tecnología. Esto es, una ciencia que tiene por finalidad la explicación del comportamiento de las organizaciones, y también un conjunto de técnicas aplicables a la conducción de organizaciones. La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. Esta definición básica debe ampliarse:

1. Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer las 2. 3. 4. 5.

funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones. Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales. La intención de todos los administradores es la misma: generar un superávit. La administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.

No obstante, también los supervisores de nivel intermedio y de primera línea realizan importantes contribuciones a las metas de las organizaciones en forma eficaz y eficiente. Todos ellos llevan a cabo actividades administrativas. Todos administran organizaciones, a las que definiremos como un grupo de personas que trabajan en común para generar un superávit. En las organizaciones comerciales, este superávit son las utilidades. En las organizaciones no lucrativas, tales como las filantrópicas, el superávit puede estar representado por la satisfacción de necesidades. Las universidades también generan un superávit por medio de la creación y difusión de conocimientos, así como de la prestación de servicios a la comunidad o sociedad. 1.2.1

Funciones de la Administración Muchos estudiosos se han percatado de que la clara y útil organización de los conocimientos facilita el análisis de la administración. Así pues, al estudiar la administración es de gran utilidad dividirla en cinco funciones administrativas: planeación, organización, integración de personal, dirección y control, en torno de las cuales pueden organizarse los conocimientos que se hallan en la base de esas funciones. Es por ello que los conceptos, principios, teorías y técnicas de la administración se agrupan en esas cinco funciones. Este marco de referencia se ha usado y probado durante muchos años. Aunque existen diferentes maneras de organizar los conocimientos administrativos, la mayoría de los autores de libros de textos de la actualidad han adoptado este marco, o uno similar tras, incluso, haber experimentado en ocasiones con otros sistemas de estructuración de los conocimientos.

1.2.2

La Administración como elemento esencial de todas las organizaciones Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales. En consecuencia, la administración se aplica lo mismo a organizaciones grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas, industrias manufactureras y de servicios. Con el término "empresa" se alude a Pág. 2

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI compañías, organismos gubernamentales, hospitales, universidades y otras organizaciones. La eficacia administrativa es de interés para los presidentes de compañías, administradores de hospitales, supervisores de primera línea de organismos gubernamentales, dirigentes de boy scouts, obispos de iglesias, administradores de equipos de béisbol, rectores de universidades, etc. 1.3 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL Robert L. Katz identificó tres tipos de habilidades para los administradores. A ellos se les puede agregar un cuarto: la capacidad para diseñar soluciones.

1. La habilidad técnica es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y técnicas específicas. Por ejemplo, los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben poseer la capacidad de enseñarles a usarlas. De igual modo, los contadores aplican técnicas específicas en sus labores.

2. La habilidad humana es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.

3. La habilidad de conceptualización es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos.

4. La habilidad de diseño es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces, y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema. Deben poseer además la habilidad de un buen ingeniero de diseño para deducir la solución práctica de un problema. Si se limitaran a detectar problemas y a fungir como "observadores de problemas", fracasarían. Por lo tanto, también deben poseer la valiosa habilidad de ser capaces de diseñar soluciones funcionales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan.

FIGURA N° 2.- Habilidades y Niveles Administrativos

Habilidades de conceptualización y diseño

Alta dirección

Mandos medios

Habilidades humanas

Habilidades técnicas S Supervisores Las habilidades varían de importancia de acuerdo con los niveles administrativos.

Pág. 3

Porcentaje de trabajo

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI La importancia relativa de estas habilidades puede diferir de acuerdo con el nivel de la jerarquía organizacional de que se trate. Tal como se muestra en la figura N° 2, las habilidades técnicas son las de mayor importancia para el nivel de supervisión. Las habilidades humanas también son útiles en las frecuentes interacciones con los subordinados. Por otra parte, las habilidades de conceptualización no suelen ser decisivas para los supervisores de nivel inferior. La necesidad de habilidades técnicas decrece en el nivel administrativo intermedio, en el que sin embargo las habilidades humanas siguen siendo esenciales al tiempo que las habilidades de conceptualización cobran mayor importancia. En el nivel administrativo superior son especialmente valiosas las habilidades de conceptualización, de diseño y humanas, mientras que la necesidad de habilidades técnicas es relativamente menor. Especialmente en las grandes organizaciones, se supone que los directores generales pueden utilizar las habilidades técnicas de sus subordinados. En las pequeñas empresas, en cambio, es probable que la experiencia técnica sea de gran importancia en este nivel. 1.4 EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO Numerosas y muy diferentes contribuciones de autores y especialistas han dado como resultado diferentes enfoques de la administración, los cuales han originado el surgimiento de la "selva de las teorías administrativas". En la tabla N° 1 se resumen las principales contribuciones de autores y especialistas en administración. Aquí destacaremos la administración científica de Frederick Taylor; las aportaciones de Henri Fayol, padre de la teoría administrativa operacional moderna, y los estudios de Hawthorne de Elton Mayo y F. J. Roethlisberger. Tabla N° 1.Surgimiento del pensamiento administrativo AUTORES, TÍTULO Y AÑO DE LAS OBRAS IMPORTANTES

PRINCIPALES CONTRIBUCIONES A LA ADMINISTRACIÓN Administración Científica

Frederick W. Taylor Shop Management (1903) Principles of Scientific Management (1911) Testimony before the Special House Committee (1912)

Reconocido como “padre de la administración científica”. Su principal interés fue la elevación de la productividad mediante una mayor eficiencia en la producción y salarios más altos a los trabajadores, a través de la aplicación del método científico. Sus principios insisten en el uso de la ciencia, la generación de armonía y cooperación grupales, la obtención de la máxima producción y el desarrollo de los trabajadores.

Henry L. Gantt (1901)

Instó a la selección científica de los trabajadores y a la “armónica cooperación” entre trabajadores y administradores. Creó la Gráfica de Gantt. Destacó la necesidad de capacitación.

Frank y Lilian Gilbreth (1900)

A Frank Gilbreth se le conoce sobre todo por sus estudios de tiempo y movimiento. Lilian Gilbreth, psicóloga Industrial, se centró en los aspectos humanos del trabajo y en el conocimiento de la personalidad y necesidades de los trabajadores. Teoría Moderna de la Administración Operacional

Henri Fayol Administration Industrielle et Générale (1916)

Conocido como “padre de la teoría administrativa moderna”. Dividió las actividades industriales en seis grupos: técnicas, financieras, de seguridad, contables y administrativas. Advirtió la necesidad de enseñanza de la administración. Formuló el proceso administrativo y 14 principios de la administración, como los referidos a la autoridad y responsabilidad, la unidad de mando, la cadena escalar (jerarquía) y el espíritu de cuerpo.

Hugo Munsterberg (1912)

Aplicación de la psicología a la industria y la administración.

Walter Dill Scott (1911)

Aplicación de la psicología a la publicidad, la comercialización y el personal.

Ciencias de la conducta

Max Weber (traducciones al inglés, 1946, Teoría de la burocracia. 1947) Vilfredo Pareto (libros 1896-1917)

Conocido como “padre del enfoque de sistemas sociales” de la organización y la administración.

Pág. 4

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI Elton Mayo y F.J. Roethlisberger (1933)

Realizaron los famosos estudios en la planta de Hawthorne de la Western Electric Company. Influencia de las actitudes y relaciones sociales de los grupos de trabajo en el desempeño.

Chester Barnard The Functions of the Executive (1938)

La tarea de los administradores es mantener un sistema de esfuerzo cooperativo en una organización formal. Propuso un muy completo enfoque de sistemas sociales de la administración.

Teoría de sistemas

Surgimiento del pensamiento administrativo moderno y contribuciones recientes a la administración Peter F. Drucker (1974)

Prolífico autor sobre abundantes temas administrativos generales.

W. Edwards Deming (después de la Introdujo el control de calidad en Japón. Segunda Guerra Mundial) Laurence Peter (1969)

Observó que, al paso del tiempo, la gente asciende hasta un nivel en el que es incompetente.

William Ouchi (1981)

Explicó prácticas administrativas japonesas selectas adaptadas a las condiciones de Estados Unidos.

Thomas Peters y Robert Waterman (1982)

Identificaron las características de compañías a las que consideraron excelentes.

Fuente: Parte de la información de esta tabla se basa en Claude S. George, Jr., The History of Management Thought (Englewood Cliffs, N.J., Prentice- Hall, 1972).

1.4.1

Frederick Taylor y la administración científica Frederick Winslow Taylor abandonó los estudios universitarios y se inició como aprendiz de confección de moldes y mecánico en 1875. Tres años después, en 1878, entró a trabajar como mecánico a la Midvale Steel Company, con sede en Filadelfia, empresa en la que llegaría a ocupar el puesto de jefe del departamento de ingeniería tras obtener un grado universitario en esta disciplina estudiando en las noches. Inventó herramientas de alta velocidad para el corte de acero y dedicó la mayor parte de su vida a la consultoría en ingeniería. Se le reconoce generalmente como "padre de la administración científica". Quizá ninguna otra persona haya ejercido mayor impacto que él en el desarrollo inicial de la administración. Sus experiencias como aprendiz, obrero, capataz, maestro mecánico y después como director de ingeniería de una compañía acerera le ofrecieron la gran oportunidad de conocer de primera mano los problemas y actitudes de los trabajadores y de descubrir las grandes posibilidades para la elevación de la calidad de la administración. Su famoso libro, titulado The PrincipIes of Scientific Management, se publicó en 1911. Éstos son los principios fundamentales que Taylor determinó como la base del enfoque científico de la administración: 1. Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos (conocimientos). 2. Obtención de armonía en la acción grupal, en lugar de discordia. 3. Consecución de la cooperación de los seres humanos, en lugar del individualismo caótico. 4. Obtención mediante el trabajo de la producción máxima, no de una producción restringida. 5. Desarrollo de la plena capacidad de todos los trabajadores, en favor de su máxima prosperidad personal y de la compañía. Como seguramente podrá usted darse cuenta, estos preceptos básicos de Taylor no están muy lejos de los conceptos fundamentales de los administradores modernos.

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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI 1.4.2

Fayol, padre de la teoría moderna de la administración operacional Tal vez el verdadero padre de la teoría administrativa moderna sea el industrial francés Henri Fayol, quien advirtió la inmensa necesidad de principios y enseñanzas administrativas. En consecuencia, identificó 14 principios, aunque hizo notar que se trataba de normas flexibles, no absolutas, utilizables de cualquier modo más allá de la ocurrencia de cambios en las condiciones imperantes. Detengámonos en algunos de estos principios.

1.

Autoridad y responsabilidad. Fayol señaló que autoridad y responsabilidad deben estar relacionadas entre sí, y que la segunda debe desprenderse de la primera. Concebía la autoridad como una combinación de factores oficiales, los cuales se derivan del puesto que ocupe el administrador y de factores personales, "compuestos por la inteligencia, la experiencia, la integridad moral, la hoja de servicios, etcétera".

2.

Unidad de mando. Esto significa que los empleados deben recibir órdenes de un solo superior.

3.

Cadena escalar (jerarquía). Fayol concebía a ésta como una "cadena de superiores" desde el rango más alto al más bajo, la cual, siempre y cuando no fuera ignorada innecesariamente, debía eliminarse en caso de que su escrupuloso seguimiento fuera perjudicial.

4.

Espíritu de cuerpo. Éste es el principio de que "la unión hace la fuerza", así como una prolongación del principio de unidad de mando, con particular insistencia en la necesidad del trabajo en equipo y en la importancia en éste de la comunicación. Fayol interpretó los elementos de la administración como funciones: previsión, organización, dirección, coordinación y control.

1.4.3

Elton Mayo y F. Roethlisberger y los estudios de Hawthorne Elton Mayo, F. J. Roethlisberger y colaboradores realizaron entre 1927 y 1932 los ahora famosos experimentos en la planta de Hawthorne de la Western Electric Company. Antes, de 1924 a 1927, el Consejo Nacional de Investigación (National Research Council) de Estados Unidos había efectuado un estudio en colaboración con la Western Electric para determinar el efecto de la iluminación y otras condiciones en los trabajadores y su productividad. Tras descubrir que, independientemente de que la iluminación aumentara o decreciera, la productividad de un grupo de prueba se elevaba, los investigadores estuvieron a punto de declarar fracasado el experimento, pero Elton Mayo, de Harvard, advirtió en él hechos inusuales y, junto con Roethlisberger y otros estudiosos, continuó la investigación. Los hallazgos de Mayo y sus colaboradores, basados en parte en ideas anteriormente concebidas por Pareto, tendrían un efecto dramático en el pensamiento administrativo. La modificación de la iluminación del grupo de prueba, la realización de cambios en los periodos de descanso, la reducción de las jornadas de trabajo y la aplicación de variantes en los sistemas de pago de incentivos no parecieron explicar los cambios en la productividad. Así pues, Mayo y sus colaboradores llegaron a la conclusión de que eran otros los factores explicativos. Descubrieron que, en general, la elevación de la productividad se debía a factores sociales como la moral de los empleados, la existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un grupo de trabajo ("sentido de pertenencia") y la eficacia de la administración, un tipo de administración capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades interpersonales como la motivación, la asesoría, la dirección y la comunicación. Este fenómeno, producto sobre todo del hecho de que se pusiera atención en los individuos, se Pág. 6

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI conoce como "efecto de Hawthorne". 1.4.4

Contribuciones recientes al pensamiento administrativo Entre las diversas contribuciones al pensamiento administrativo se encuentran las realizadas por administradores públicos, administradores de empresas y científicos de la conducta. Aquí mencionaremos sólo a unos cuantos: Peter F. Drucker ha escrito sobre muchos temas generales de la administración. Keith Davis contribuyó particularmente a nuestra comprensión de la organización informal. Los estadunidenses W. Edwards Deming, ya desaparecido, y Joseph M. Juran realizaron importantes aportaciones a la elevación de la calidad de los productos japoneses. El ya también desaparecido Laurence Peter hizo ver que, con el tiempo, los individuos ascienden hasta un nivel en el que se muestran incompetentes y en el que resulta imposible pensar en un nuevo ascenso. Lamentablemente, esto puede producir organizaciones con personal incompetente. William Ouchi, autor del libro de gran venta Theory Z, demostró la posibilidad de aplicar determinadas prácticas administrativas en Estados Unidos. Finalmente, Thomas Peters y Robert Waterman expusieron las características de las compañías de excelencia.

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AUTOEVALUACIÓN N° 01 1. El objeto de estudio de la administración son: a. Las Empresas. b. Los Partidos Políticos. c. Los Ministerios. d. Las Organizaciones. 2. Una de las siguientes alternativas no es una función administrativa: a. Dirección. b. Planeación. c. Rotación. d. Integración. 3. La siguiente expresión a qué habilidad administrativa corresponde: “es la capacidad para distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos”. a. Habilidad Humana. b. Habilidad Técnica. c. Habilidad de Diseño. d. Habilidad de Conceptualización. 4. ¿Cuál es la naturaleza de la administración? 5. ¿Quienes realizaron las principales contribuciones a la administración científica?. Explique cada una de ellas. 6. ¿Quién es el representante de la Teoría Moderna de la Administración Operacional?. Explique. 7. ¿ En qué consiste la Habilidad de Diseño? 8. ¿ En qué consistieron los estudios de Hawthorne? 9. Las organizaciones como sistemas sociales están compuestas por: a. Individuos. b. Grupos de Individuos. c. Actividades. d. A y B. 10. ¿Qué contribuciones recientes se realizaron al pensamiento administrativo?

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