GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

UNIDAD II ORGANIGRAMAS EMPRESARIALES

COMPETENCIAS E INDICADORES DE DESEMPEÑO

•Conocer el diseño de la organización de una empresa. •Identificar los tipos de organigramas empresariales. •Distinguir la gestión organizacional. •Identificar la organización de su empresa.

Un error muy frecuente que cometen algunos emprendedores y empresarios cuando están organizando su negocio es comenzar dibujando un organigrama, en la creencia de que el bonito diagrama resultante es la representación exacta de la organización.

Gestión Empresarial Unidad 2

Diseño de la organización de una empresa

Undécimo 1

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

Este error también lo cometen, aunque forzadamente, la mayoría de los líderes que acometen la misión de formalizar algún tipo de organización social, impelidos legalmente por la casi obligación de usar un ‘estatuto tipo’ que de ninguna manera refleja la enorme variedad de objetivos, de recursos y de estilos de trabajo que poseen estas organizaciones. El diseño de la estructura organizacional y de los mecanismos de control es lo último que se hace, después de haber recorrido todo el proceso de planificación de las actividades de la empresa u organización. El diseño organizacional es un proceso donde los gerentes toman decisiones y los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. El diseño organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de su organización y hacia el exterior de esta. Los conocimientos del diseño organizacional han ido evolucionando, y al principio los procesos de este giraban en torno al funcionamiento interno de una organización. Los cuatro pilares para el diseño de la organización –la división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía y la coordinación– tienen toda una larga tradición en la historia del ejercicio de la administración. El diseño organizacional es un conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas. De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtención de objetivos, en donde se definan las relaciones y aspectos más o menos estables de la organización. En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de toda la organización.

La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la organización, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el logro de los objetivos. Una estructura es eficiente si permite esa consecución con el mínimo de costo, o evitando consecuencias imprevistas para la organización

Gestión Empresarial Unidad 2

A través del diseño de la estructura de la organización se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización.

Undécimo 2

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

Alfred Chandler, legendario profesor de historia de los negocios en Harvard, decía que la estructura sigue a la estrategia. Primero, determine lo que quiere hacer y después vea cómo se organiza para hacerlo. Sin embargo, es común la tendencia a construir la casa por el techo, es decir, a diseñar la estrategia a partir de la estructura organizativa. De hecho, muchos negocios han nacido y crecido al hilo de una oportunidad en un mercado, sin más estrategia que aprovecharla lo mejor posible, apoyados en una estructura que soportaba el ‘qué hacemos’ y ‘cómo lo hacemos’, aunque faltaba el ‘por qué lo hacemos’. En el día a día de la empresa, se debe llevar a cabo una serie de funciones, es decir, hacer cosas. Algunas son rutinarias, otras no; algunas pueden automatizarse o externalizarse, otras deben desarrollarse internamente por personal con ciertas habilidades o conocimientos. Y, desde luego, estas funciones o actividades deben tener un responsable, una persona que se asegure de que el trabajo se realice en tiempo y forma. Precisamente, la estructura nos ayuda a definir qué se debe hacer y quién debe hacerlo. Así, la estructura es una de las bases de la organización de las actividades de una empresa. Ahora bien, a lo largo de la historia diversas compañías se han organizado de diferentes formas. Veamos las estructuras más comunes: 

Estructura funcional

En la estructura funcional, el trabajo se divide según las funciones que se realizan. En estas organizaciones, las áreas de ventas, marketing o finanzas se distinguen claramente como funciones diferentes que necesitan distintas habilidades y conocimientos. Estructura divisional

En la estructura divisional, frecuente en empresas con varias líneas de productos, las distintas unidades tienen una miniestructura funcional propia. Es decir, cada unidad tiene su propia área de marketing, recursos humanos, finanzas, etc. El criterio para hacer la división puede ser geográfico, por mercado, por línea de producto, por temas legales u otros.

Gestión Empresarial Unidad 2



Undécimo 3

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

De esta forma, la corporación divisional es, simplificando, como un gran conglomerado compuesto por pequeñas empresas organizadas funcionalmente. 

Estructura horizontal

Típicamente, las estructuras funcionales o divisionales de las grandes corporaciones resultan en una proliferación de mandos intermedios, con la tarea de vincular las políticas emanadas de la alta dirección con el trabajo cotidiano de los empleados de línea. Sin embargo, es frecuente que esta estructura obstruya los flujos de información, la transmisión de la cultura y los valores, y distancie la dirección general y la estrategia de los trabajadores en contacto con el cliente. De esta forma, en los últimos años muchas empresas han adoptado estructuras horizontales, caracterizadas por una menor cantidad de niveles jerárquicos y un mayor contacto entre empleados y alta dirección. 

Estructura matricial

En las estructuras matriciales, frecuentes en consultoría y otras empresas que organizan su trabajo por proyectos, los empleados tienen dos jefes.

De esta forma, durante el proyecto, un ingeniero tendrá dos jefes. El director de su departamento y el del proyecto donde está trabajando. Ambos deben coordinarse bien para no bloquear la organización con sus decisiones. Ahora bien, ¿cuál es la mejor estructura organizativa? Aquí resulta imposible brindar una respuesta válida para todos los casos. Y las modas tampoco ayudan (hasta no hace mucho, parecía que la organización horizontal era algo imprescindible para todos los negocios). Henry Mintzberg demostró que cada una de las diferentes maneras en que una empresa define las relaciones formales internas entre sus unidades es más adecuada para unos entornos, o tipo de negocios, que para otros.

Gestión Empresarial Unidad 2

Pensemos, por ejemplo, en una gran compañía de construcción donde existe un departamento de ingeniería, comandado por un director. Pero cuando comienza un gran proyecto donde colaboran varios departamentos, el proyecto tiene un director responsable.

Undécimo 4

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

TIPOS DE ORGANIGRAMAS EMPRESARIALES Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. Tipos de organigramas

Director de Producción

Director de Marketing

Director de Finanzas

Director de RR.HH.

Responsable de Producción

Responsable de Marketing

Responsable de Finanzas

Responsable de RR.HH

Departamento de Producción

Departamento de Marketing

Departamento de Finanzas

Departamento de RR.HH

Pueden clasificarse por: su naturaleza, finalidad, ámbito, contenido y presentación o disposición gráfica. 1. Por su naturaleza: este grupo se divide en tres tipos:  

Microadministrativo: corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman. Macroadministrativos: involucran a más de una organización.

Gestión Empresarial Unidad 2

Director General

Undécimo 5

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”



Mesoadministrativos: consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.



Informativo: se denominan de este modo los organigramas que se diseñan con el objeto de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por eso, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.



Analítico: este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que, presentada en un organigrama, permite la ventaja de la visión macro o global de la misma. Tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.



Formal: se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así, por ejemplo, el organigrama de una sociedad anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la Sociedad Anónima. Informal: se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.



3. Por su ámbito: este grupo se divide en dos tipos de organigramas: 



Generales: contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Específicos: muestran en forma particular la estructura de un área de la organización

Gestión Empresarial Unidad 2

2. Por su finalidad: este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Undécimo 6

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

4. Por su contenido: este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Integrales: son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. Funcionales: incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. De puestos, plazas y unidades: indican las necesidades en cuanto a puestos y al número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.











Verticales: presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual los manuales de organización recomiendan su empleo. Horizontales: despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente. Mixtos: este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. De bloque: son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos. Circulares: en este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figures.

Gestión Empresarial Unidad 2

5. Por su presentación o disposición: este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Undécimo 7

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

GESTIÓN ORGANIZACIONAL La gestión organizacional es el enfoque multidisciplinario para entender los problemas, las oportunidades y desventajas de los resultados de las acciones u omisiones gerenciales que dificultan el logro de los objetivos y la adecuada toma de decisiones.

La gestión organizacional busca amalgamar una institución claramente definida, desde sus políticas, directrices y capital humano, hasta sus operaciones y procedimientos. Las empresas hoy no son simplemente sus productos y servicios y sus clientes; ahora implica una relación que trasciende a las acciones convencionales de cantidad y calidad; actualmente la organización adquiere su propia identidad diferenciada de los demás y se involucra con todos los actores que conforman los grupos que son influenciados y afectados por sus actividades. La gestión organizacional afronta los nuevos retos y exigencias de las empresas que buscan liderar y ser activas partícipes del desarrollo sostenible de su negocio y cimentar un sólido respaldo institucional a través de su imagen y reputación exterior. Para lograr ese éxito, en principio, se deben

Gestión Empresarial Unidad 2

La gestión organizacional es llevada a todos los ámbitos de la empresa, y se resume en un concepto macro como el apoyo en el desarrollo de prácticas y conceptos que facilitan el alineamiento de las organizaciones desde su principio.

Undécimo 8

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

establecer las cuestiones de ordenamiento, comenzando por las acciones de cumplimiento, como las leyes y normas legales; las adhesiones de carácter procedimental y estándares nacionales e internacionales; los documentos de gestión fundamentales, como el código de ética, el reglamento interno, los manuales de funciones y procedimientos, políticas, entre otros; gestión del desarrollo humano y de responsabilidad social. Son algunas de las aristas organizacionales que fortalecen o debilitan el gerenciamiento. Se debe decir que el concepto de gestión aplicado a la administración de empresas obliga a que la misma cumpla con cuatro funciones fundamentales para el desempeño de la empresa; la primera de esas funciones es la planificación, que se utiliza para combinar los recursos con el fin de planear nuevos proyectos que puedan resultar redituables para la empresa; en términos más específicos nos referimos a la planificación como la visualización global de toda la empresa y su entorno correspondiente, realizando la toma de decisiones concretas que pueden determinar el camino más directo hacia los objetivos planificados. La segunda función que le corresponde cumplir al concepto de gestión es la organización, en donde se agruparan todos los recursos con los que la empresa cuenta, haciendo que trabajen en conjunto, para así lograr un mayor aprovechamiento de los mismos y tener más posibilidades de obtener resultados.

Gestión Empresarial Unidad 2

La dirección de la empresa, con base en el concepto de gestión, implica un muy elevado nivel se comunicación por parte de los administradores para con los empleados, y esto nace a partir de tener el objetivo de crear un ambiente adecuado de trabajo y así aumentar la eficacia del trabajo de los empleados aumentando las rentabilidades de la empresa.

Undécimo 9

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

GESTIÓN EMPRESARIAL Capacidades y habilidades de la función gerencial

La función gerencial implica tener capacidad para conducir personas, un don especial para ser reconocidos y seguidos por los subalternos. Indudablemente para esto se requiere capacidad técnica profesional espontánea y otros aspectos directivos, como los que se señalan a continuación: • Capacidad para tomar decisiones • Imaginación, honestidad, iniciativa e inteligencia

• Habilidad para visualizar la actividad hacia el futuro • Habilidad para despertar entusiasmo • Habilidad para desarrollar nuevas ideas • Disposición para asumir responsabilidades y correr riesgos inherentes • Capacidad de trabajo

Gestión Empresarial Unidad 2

• Habilidad para supervisar, controlar y liderar

Undécimo 10

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

• Habilidad detectar oportunidades y generar nuevos negocios • Capacidad de comprender a los demás y manejar conflictos • Imparcialidad y firmeza • Capacidad de adaptarse al cambio • Deseo de superación • Capacidad técnica de marketing para promocionar los productos de la empresa • Capacidad para el análisis y solución de problemas • Paciencia para escuchar • Capacidad para relacionarse Algunos de los puntos críticos y determinantes de la competitividad a diferentes niveles en la organización son: Nivel micro

• Capacidad de gestión • Estrategias empresariales • Gestión de innovación • Prácticas en el ciclo de producción • Capacidad de integración en redes de cooperación tecnológica • Logística empresarial • Interacción entre proveedores, productores y compradores

• Política de infraestructura fiscal • Política educacional • Política tecnológica • Política de infraestructura industrial • Política ambiental • Política regional • Política de comercio exterior

Gestión Empresarial Unidad 2

Nivel macro

Undécimo 11

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

Clasificación de la gestión empresarial según sus diferentes técnicas

Gestión empresarial es un término que abarca un conjunto de técnicas que se aplican a la administración de una empresa y, según el tamaño de esta, dependerá la dificultad de la gestión del empresario o productor. El objetivo fundamental de la gestión del empresario es mejorar la productividad, sostenibilidad y competitividad, asegurando la viabilidad de la empresa en el largo plazo.

 

 

Análisis estratégico: diagnosticar el escenario, identificar los escenarios político, económico y social internacionales y nacionales más probables, analizar los agentes empresariales exógenos a la empresa. Gestión organizacional o proceso administrativo: planificar la anticipación del quehacer futuro de la empresa y la fijación de la estrategia y las metas u objetivos a cumplir; organizar, determinar las funciones y estructura necesarias para lograr el objetivo, establecer la autoridad y asignar responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones. Gestión de la tecnología de información: aplicar los sistemas de información y comunicación intra y extra empresa a todas las áreas de esta, para tomar decisiones adecuadas en conjunto con el uso de Internet. Gestión financiera: obtener dinero y crédito al menor costo posible, así como asignar, controlar y evaluar el uso de recursos financieros de la empresa, para lograr máximos rendimientos, y llevar un adecuado registró contable.

Gestión Empresarial Unidad 2

Algunas de las técnicas de gestión empresarial de más uso son:

Undécimo 12

GIMNASIO VIRTUAL SAN FRANCISCO JAVIER “Valores y Tecnología para la Formación Integral del Ser Humano”

 



Gestión de recursos humanos: buscar utilizar la fuerza de trabajo en la forma más eficiente posible, preocupándose del proceso de obtención, mantenimiento y desarrollo del personal. Gestión de operaciones y logística de abastecimiento y distribución: suministrar los bienes y servicios que irán a satisfacer necesidades de los consumidores, transformando un conjunto de materias primas, mano de obra, energía, insumos, información, etc., en productos finales debidamente distribuidos. Gestión ambiental: contribuir a crear conciencia sobre la necesidad de aplicar, en la empresa, políticas de defensa del medio ambiente.

Algunas pautas básicas fundamentales para una gestión adecuada son: • • • • •

Querer y cuidar a los clientes compradores Encuentre a los compradores que usted quiera Descubra qué quieren sus clientes compradores Oriente a su cliente comprador a obtener lo que quiera Entregue siempre un valor agregado

El éxito de una gestión empresarial dependerá de muchos factores; por ejemplo, la localización, competencia, etc. Sin embargo, el empresario agrícola puede crear su propio modelo según gestión, adaptándose a sus habilidades empresariales y recursos disponibles actuales y futuros. Por otro lado, cuando el buen empresario productor o administrador crea su propio modelo de gestión, deberá siempre efectuar lo siguiente: Planear a corto, mediano y largo plazo Usar herramientas cuantitativas en la toma de decisiones Reducir y controlar de costos Generar valor agregado Prever el cambio Mantener una visión amplia del negocio Gestión Empresarial Unidad 2

• • • • • •

Undécimo 13