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UNIVERSIDAD DR. JOSE MATIAS DELGADO FACULTAD DE ECONOMIA DR. SANTIAGO I BARBERENA ESCUELA DE CONTADURIA PUBLICA
TEMA: "Auditoría Interna en Entidades Gubernamentales Autónomas para el cumplimiento de Leyes y Reglamentos de la Corte de Cuentas de la República”
PRESENTADO POR: Julio César Bolaños Barrera José Alberto Pérez Escalante Oscar Armando Aguirre López PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIADO EN CONTADURIA PUBLICA
ASESOR:
Lic. José Arturo Chachagua
Antiguo Cuscatlán, 15 de enero de 2004
Índice
Página
Introducción Capítulo 1 1
Plan de solución
1
1.1
Antecedentes
1
1.1.1
Auditoría interna
3
1.1.2
En El Salvador
4
1.2
Rol que desempeña la auditoría interna en las entidades gubernamentales autónomas
12
1.2.1
Control interno
12
1.2.2
Eficiencia operativa
28
1.2.3
Soporte a la administración-vigilancia
34
1.2.4
Desarrollo de personal
35
1.2.5
Investigación de problemas especiales
39
1.2.6
Ahorro de costos
41
1.2.7
Detección / cuantificación de fraudes
43
1.2.8
Asistencia al auditor externo
47
1.2.9
Asegurar cumplimiento de metas y objetivos de la entidad
51
1.2.10
Promover la ética e integridad de la entidad
52
1.2.11
Evaluar la gestión de negocios
55
1.2.12
Proveer un canal de comunicación
56
1.2.13
Comunicación de resultados
57
1.3
Aspectos legales aplicables a las entidades gubernamentales autónomas.
59
1.3.1
Ley de creación de cada Entidad Gubernamental Autónoma
59
1.3.2
Ley de la Corte de Cuentas de la República de El Salvador
59
1.3.3
Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República
64
1.3.4
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado
66
1.3.5
Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública
67
1.3.6
Código de Trabajo
68
1.3.7
Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones
70
1.3.8
Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social
70
1.3.9
Ley de Impuesto sobre la Renta
72
1.3.10
Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios
73
1.3.11
Subsistema de Contabilidad Gubernamental
75
1.3.12
Leyes y normas del Sistema Financiero
77
1.3.13
Ley del Servicio Civil
77
1.3.14
Código Tributario
78
1.4
Situación actual
81
1.4.1
Organización
81
1.4.1.1
Auditoría interna
81
1.4.1.2
Auditoría externa
83
Capítulo 2 2
Marco teórico
86
2.1
Importancia de la auditoría
86
2.2
Alcance de auditoría
86
2.2.1
Alcance del trabajo sobre cumplimiento y controles internos
87
2.3
Objetivos de la auditoría
87
2.4
Normas de auditoría
89
2.4.1
Normas generales
89
2.4.2
Normas relativas a la ejecución del trabajo
90
2.4.3
Normas relativas al informe
90
2.5
Clasificaciones de auditoría
91
2.5.1
Auditoría independiente
91
2.5.2
Auditoría interna
94
2.5.2.1
Objetivos de la auditoría interna
94
2.5.3
Auditoría gubernamental
99
2.5.4
Auditoría financiera
100
2.5.5
Auditoría operativa
101
2.5.5.1
Normas para el trabajo de campo de auditorías operativas
104
2.5.5.2
Proceso de auditoría operativa
108
2.5.6
Auditoría de cumplimiento
111
2.5.6.1
Entidades de gobierno
111
2.5.6.2
Entendiendo los efectos de las leyes y reglamentos
112
2.5.6.3
Procedimientos cuando se descubre incumplimiento
117
2.5.7
Auditoría fiscal
122
2.5.7.1
Norma para auditoría de cumplimiento de obligaciones tributarias
122
2.5.7.2
Concepto general
123
2.5.7.3
Dictamen e informe fiscal
126
2.5.8
Auditoría especial
126
Capítulo 3 3
Investigación de campo
131
3.1
Objetivos de la investigación
131
3.1.1
Objetivo general
131
3.1.2
Objetivos específicos
131
3.2
Hipótesis de la investigación
132
3.2.1
Hipótesis general
132
3.2.2
Hipótesis específicas
132
3.3
Metodología de la investigación
132
3.3.1
Población a investigar
132
3.3.2
Diseño y selección de la muestra
134
3.3.2.1
Fórmula finita
135
3.3.3
Resultados de la investigación
136
Capítulo 4 4
Conclusiones y recomendaciones
158
Capítulo 5 5
Propuesta de un modelo para mejorar la función de las unidades
de
auditoría
interna,
en
las
entidades
gubernamentales autónomas, en la aplicación de normas de
auditoría interna, de la ley y reglamentos de la Corte de Cuentas de la República 5.1
Contenido
de
la
propuesta
169 de
un
modelo
para
el
cumplimiento de normas de auditoría interna 5.1.1
170
Manual de descripción de puestos y operaciones de las unidades de auditoría interna
170
5.1.2
Proceso de planificación de la auditoría
171
5.1.2.1
Reunión inicial ( equipo de auditoría )
172
5.1.2.2
Información básica a requerir
172
5.1.2.3
Reunión de planificación con la administración superior
173
5.1.2.4
Proceso de evaluación del sistema de control interno
173
5.1.2.5
Identificación de factores de riesgo
174
5.1.2.6
Determinación de riesgos de auditoría
175
5.1.2.7
Estructura del memorando de planificación
179
5.1.3
Proceso de ejecución del trabajo de campo de la auditoría
183
5.1.3.1
Papeles de trabajo
183
5.1.3.2
Indices, referencias y marcas
185
5.1.3.3
Procedimientos para la preparación de los papeles de trabajo
187
5.1.4
Comunicación de resultados
189
5.1.4.1
Componentes del hallazgo
189
5.1.4.2
Estructura del informe de auditoría interna
194
6
Caso práctico
206
Glosario
207
Bibliografía
Anexos
INTRODUCCIÓN Es conveniente destacar la importancia que se le debe dar a las unidades de auditoría interna de las instituciones autónomas en El Salvador; en su carácter de unidad de apoyo a la máxima autoridad de la entidad, tanto como asesor, auditor, etc.
El artículo No. 34
de la Ley de la Corte de Cuentas de la
República, señala que en las entidades y organizaciones gubernamentales, se establecerá una sola unidad de auditoría interna, bajo la dependencia directa de la máxima autoridad.
Para la práctica de la auditoría administrativa-financiera y especiales, se requiere de los recursos necesarios que faciliten el eficiente y eficaz desempeño de los auditores.
Este documento es una recopilación de las normas y procedimientos
de
auditoría interna que permitan la práctica de la auditoría interna en las entidades gubernamentales autónomas. Para ello se ha tomado en cuenta la forma de como debe estar estructurada la unidad de auditoría interna incluyendo las diferentes fases en que debe ejecutarse la auditoría: Planificación, ejecución y comunicación de resultados. Para cada fase, se presentan los aspectos más importantes que debe tomar en cuenta el auditor interno a efecto de cumplir con los objetivos de la auditoría a ejecutar plasmados en la planificación anual de su trabajo.
El objetivo de este trabajo no es sustituir el juicio profesional y experiencia de los auditores, si no que sirva de instrumento técnico que describa los procesos para el desarrollo de auditorías administrativas-financieras.
Este documento se ha estructurado en cinco capítulos; el primero plantea el plan de solución, el rol que desempeñan las unidades de auditoría interna, concluyendo
con
los
aspectos
legales
aplicables
a
las
entidades
gubernamentales autónomas y se hace referencia a la estructura organizativa que deben tener las unidades de auditoría interna, de conformidad a las regulaciones establecidas por la Ley de la Corte de Cuentas de la República de El Salvador.
En el capítulo dos se exponen los conceptos de auditoría, su importancia, objetivos y alcances de esta, además se establecen las responsabilidades y autoridad que deben tener las unidades de auditoría interna, la aplicación de normas y tipos de auditoría.
En el capítulo tres, se establecen los objetivos para el desarrollo de la investigación de campo, así como las hipótesis y la metodología utilizada.
En el capítulo cuatro se presentan las conclusiones y recomendaciones que resultaron del trabajo de investigación de campo, con base a los resultados obtenidos en el capítulo tres.
El capítulo cinco, se refiere a la propuesta de solución del trabajo, en la cual se incluyen los perfiles de cada uno de los puestos de la unidad de auditoría interna y con lo relacionado a la auditoría que estos ejecutan, se contemplan los objetivos de la auditoría, importancia, responsabilidades, desempeño, proceso de planificación, estructuración de papeles de trabajo, comunicación de resultados y control de calidad. En general se presentan los estándares que deben cumplir
las unidades de auditoría interna, para el cumplimiento de
normas de auditoría interna, de la Ley y Reglamento de la Corte de Cuentas de la República.
Además, se incluye un caso práctico de una área específica, que facilitará la comprensión y la aplicación práctica del modelo propuesto.
1. PLAN DE SOLUCION 1.1 Antecedentes Históricamente podemos determinar tres grandes etapas. La primera que inició con los antiguos imperios antes de nuestra era, hasta el final del siglo XIX, la segunda, hasta principios de la década de los setenta, y la tercera, hasta nuestros días.
Para referirnos a la primera etapa, podemos inicialmente ubicarnos en el segundo milenio, antes de nuestra era, en la cual el tesoro principal de los 60 distritos de Egipto, era vigilado permanentemente por el Visir, quien a su vez entregaba al Faraón un estado de ingresos y egresos con información adicional para efectos de control y proyección futura de su reino.
Un paso importante en materia de control fiscal fue en el año 1319, en el cual el Rey Felipe V, creó una Cámara de Cuentas, dotada de poderes administrativos y jurisdiccionales para el control de los negocios financieros de la Corona. Sin embargo, independiente del control de los negocios financieros, la Cámara poseía atribuciones administrativas que le hacían sobresalir frente al Parlamento y al Poder Judicial, tanto que tenía la posibilidad de decretar la pena de muerte para aquellas personas que manejaran o se apoderaran en forma fraudulenta de los fondos del estado.
En Francia después de la revolución, la Asamblea Constituyente asumió gran parte de las funciones de la denominada Cámara de Cuentas; posteriormente,
1
es sustituida por las Oficinas de Contabilidad que funcionaron hasta 1807, año en el cual Napoleón Bonaparte creó la Corte de Cuentas, institución que posteriormente fue adoptada en algunos países de Europa y por supuesto, en algunos americanos.
A la Corte de Cuentas se le otorgaron funciones eminentemente fiscales como la revisión y fenecimiento de las cuentas de todos los funcionarios o particulares que desempeñaban funciones de recaudo, inversión o gasto de fondos y bienes públicos.
A partir de la Revolución Industrial, que marcó el inicio de la segunda etapa, las revisiones eran practicadas con la finalidad de determinar si las personas que se encontraban en posiciones de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio estaban actuando honestamente y proporcionado informes veraces.
En la gran Bretaña, el crecimiento de las empresas durante la revolución industrial y después de ella, estaba acompañado de un adelanto en los sistemas de contabilidad, los cuales fueron mejorados y unificados como una forma para la prevención del fraude y para la obtención de información financiera digna de confianza.
Alrededor de 1895, en Gran Bretaña se utilizó la estrategia del muestreo y en los Estados Unidos también apareció como consecuencia del crecimiento de
2
las empresas norteamericanas y por consiguiente, en lugar de pretender examinar todas las transacciones comerciales realizadas en un período, la revisión se limitaba a una parte seleccionada de las cuentas.
Antes de 1940, los objetivos de la auditoría eran: a.
Determinar la razonabilidad de los estados financieros, y ,
b.
Descubrir los fraudes y errores.
En la década de los setenta, se inició la tercera etapa. Básicamente en los países que habían perfeccionado una metodología para la auditoria financiera, se hizo muy eficiente, aunado al esfuerzo administrativo, por la presentación de información financiera exacta, veraz y oportuna y el fortalecimiento de sus sistemas de control interno contable y administrativo.1
1.1.1 Auditoría interna La auditoría interna es una función de valoración independiente establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades. El objetivo de la auditoría interna es asistir a los miembros de la organización en el cumplimiento efectivo de sus responsabilidades. Con esta finalidad auditoría interna les proporciona análisis, valoraciones y recomendaciones sobre las actividades revisadas. El objetivo de auditoría interna también incluye la promoción de un control efectivo a un costo razonable. 2
1 2
Seminario Auditoría Operacional-FEPADE, abril de 1997, sección Hacía La Auditoría Integral Declaración de Responsabilidad de la Auditoría Interna – Revista de AUDISAL No. 12, de 1996
3
La auditoría interna emerge como un segmento especial del campo general de la contabilidad, utilizando las técnicas y métodos básicos de auditoría. El hecho de que el auditor independiente y el interno utilicen muchas técnicas similares, existe una pequeña diferencia en su trabajo o en los objetivos de ambos.
El auditor interno, como tal, está interesado en la investigación de la validez de la información contable-administrativa; sin embargo existen manifestaciones que más le interesan y que cubren un campo más amplio, y tienen relación con más asuntos en los que, frecuentemente, la relación contable es hasta cierto punto más remota.
Adicionalmente, por ser un empleado de la entidad, tiene mayor interés en todos los tipos de operaciones de la misma, y es natural que intente conseguir que estas operaciones sean tan rentables como sea posible. Estos motivos influyen ampliamente en su pensamiento y enfoque general.
1.1.2 En El Salvador La contaduría pública en El Salvador, se inició legalmente el 21 de septiembre de 1940, cuando se promulgó la Ley del Ejercicio de las Funciones de Contador Público, publicada en el Diario Oficial No. 233, Tomo 129 de fecha 15 de octubre del mismo año, con el fin de regular las actividades de los contadores públicos autorizados por el Estado.
4
Esta ley dio origen al Consejo Nacional de Contadores Públicos, que tenía las facultades de conceder los certificados para el ejercicio de las funciones de contador público, previo a la realización de los exámenes respectivos.
Con el Decreto Legislativo No. 510 del 9 de noviembre de 1967, se autorizó al Ministerio de Educación para otorgar la calidad de contador público certificado, durante un año a partir de la vigencia del presente Decreto. Con forme a este Decreto fue creado el Tribunal Examinador, que tenía la función de conceder la licencia de contador público certificado, adscrito al Ministerio de Educación.3
La auditoría gubernamental o la revisión de los recursos del Erario público, adquirió categoría constitucional, en el año de 1872, cuando se creó el Tribunal Superior o Contaduría Mayor de Cuentas.
A medida que los ingresos y los gastos públicos crecían, se hizo evidente la necesidad de reorganizar la administración fiscal salvadoreña, incluso de ampliar el control fiscal relativo a los actos de ejecución del presupuesto, en lo que no era cubierto por el Tribunal Superior de Cuentas, es decir el aspecto administrativo.
En fecha 7 de noviembre de 1929, fue creada la Auditoría General de Hacienda, anexa al Ministerio de Hacienda, quien llevó a la práctica diversas reformas en 3
Historia de la Contaduría Publica en El Salvador- Revista de AUGES, diciembre de 2000
5
el sistema de contabilidad y estableció el control preventivo sobre el gasto de las rentas públicas.
La Corte de Cuentas de la República, fue instituida por la Constitución Política del 20 de enero de 1939, y en el artículo 159, se estableció que su organización y funcionamiento serían objeto de una ley especial, en el artículo 195, de la misma constitución, se dispuso que mientras no se dictara la Ley Orgánica de la Corte de Cuentas, continuarían en el ejercicio de sus actividades el Tribunal Superior de Cuentas y la Auditoría General de la República.
La Ley Orgánica de la Corte de Cuentas, fue aprobada según Decreto Legislativo No. 101, de fecha 29 de diciembre de 1939, de la Asamblea Nacional Legislativa, iniciando sus labores legalmente el 7 de enero de 1940.
El sistema de fiscalización comprendía: El control administrativo y el control jurisdiccional. El primero ejercido por varios Departamentos, entre estos el de Control de Instituciones Autónomas, Control de Aduanas, Control del Presupuesto, Control Municipal y Control del Tesoro, los cuales tenían la responsabilidad de ejercer el control a priori y a posteriori.
La naturaleza de este control era de carácter numérico y legal, todas las entidades públicas, principalmente sus cuentadantes tenían la responsabilidad de enviar periódicamente los meses-cuenta de sus operaciones, los que eran
6
examinados posteriormente por los Departamentos correspondientes; esta forma de controlar, con el tiempo fue generando atraso y un enorme volumen de información, al grado que fue requiriendo de más espacio para archivar y custodiar la documentación recibida.
Este mismo sistema de control administrativo, era ejercido a priori o previo por el Departamento de Control de Presupuesto, y consistía en llevar el control de las asignaciones presupuestarias, a través de la autorización o reprobación de los compromisos y pagos de todas las erogaciones de fondos del gobierno central y algunas entidades descentralizadas.
Este tipo de control convertía a la Corte de Cuentas, en juez y parte, porque las autorizaciones que hacia el Departamento de Control de Presupuesto, después, en la información recibida para el examen posterior, eran examinadas por los demás Departamentos de la misma Corte de Cuentas. El control previo fue eliminado al aprobarse la nueva Ley de la Corte de Cuentas.
En cuanto al segundo componente del sistema de fiscalización, o sea, el control jurisdiccional, prácticamente se mantiene inalterable hasta la fecha, por una poderosa razón, ya que desde que se instituyó en la Constitución Política del 20 de enero de 1939, la estructura del control se ejerce en su doble aspecto,
7
administrativo y jurisdiccional, o sea, auditor y juez; convirtiendo a la misma Corte de Cuentas en juez y parte, en todo este sistema de control fiscal. 4
Con fecha 29 de noviembre de 1985, se presentó al Ministerio de Hacienda un “Perfil del Proyecto de Modernización de la Corte de Cuentas”, y sobre esta base se contrató la consultoría de la firma internacional PriceWaterhouse, para que elaborara un diagnóstico de la Institución.
El 30 de mayo de 1986, la firma internacional PriceWaterhouse, presentó un informe de 42 páginas el cual contiene el análisis de la situación actual del control fiscal y de la Corte de Cuentas en El Salvador, la organización y funcionamiento de la administración financiera del Estado.
El 4 de junio de 1987, se inició el proyecto de modernización de la Corte de Cuentas con la asistencia técnica de la firma internacional PriceWaterhouse, y el apoyo financiero de la Agencia para el Desarrollo Internacional, de los Estados Unidos de Norte América (USAID).
Lo iniciado en la década de los 80, donde se sistematizaron los procesos de control y auditoría; sirve de base para el salto cuali-cuantitativo para la administración del Estado, que debe responder a los retos y desafíos de la globalización y la internacionalización de los controles de la gestión de la 4
Historia de la Auditoría Gubernamental en El Salvador- Revista de AUGES, diciembre de 2000
8
hacienda pública que están normados con estándares de calidad y mejora continua.5
Después de la Firma de los Acuerdos de Paz en El Salvador, el gobierno entró en el proceso de reconstrucción y mejoramiento de los servicios básicos públicos, en consecuencia, se encaminó a la modernización del Estado, para mejorar la gestión pública, principalmente en el área financiera.
Con el proceso de modernización del Estado, se hace necesario la centralización normativa y descentralización operativa, con el propósito de normar y armonizar la gestión financiera del sector gubernamental.
Es así, que la Asamblea Legislativa, el 31 de agosto de 1995, mediante Decreto Legislativo No. 438; decreta la Ley de la Corte de Cuentas de la República, que sustituye la ya desfasada Ley Orgánica de la Corte de Cuentas.
Con la nueva ley se introducen metodologías modernas acordes a las exigencias de la realidad salvadoreña y su entorno mundial frente a sus homólogas.
5
www.cortedecuentas.gob.sv/historia.htm
9
Como producto de la nueva ley y la modernización misma de la Corte de Cuentas, la auditoría gubernamental pasa hacer una evaluadora del control de la hacienda pública; además de las auditorías financieras y operacional o de gestión enfocadas a las entidades y organismos que administren recursos del Estado.
La Corte de Cuentas de la Republica, también es protagónica en dictar las normas técnicas de control interno, además ha establecido los requisitos mínimos que deben cumplir los que ejercen tanto la auditoria interna y externa, en los organismos y dependencias gubernamentales.
La Ley de la Corte de Cuentas, establece que en las entidades y organismos del sector público, el control interno y externo se efectuará mediante la auditoría gubernamental.
La auditoría gubernamental podrá examinar y evaluar en las entidades y organismos del sector público, lo siguiente: 1. Las transacciones, registros informes y estados financieros 2. La legalidad de las transacciones y el cumplimiento de otras disposiciones. 3. El control interno financiero 4. La planificación, organización, ejecución y control interno administrativo
10
5. La eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos humanos, ambientales, materiales, financieros y tecnológicos. 6. Los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y metas.
La Ley de la Corte de Cuentas de la República, también menciona que en las entidades y organismos que administren recursos públicos, se establecerá una unidad de auditoría interna, bajo la dependencia directa de la máxima autoridad.
La unidad de auditoría interna efectuará auditoria de las operaciones, actividades y programas de la respectiva entidad u organismo y de sus dependencias.
También menciona que la unidad de auditoría interna tendrá plena independencia
funcional.
No
ejercerá
funciones
en
los
procesos de
administración, control previo, aprobación, contabilización o adopción de decisiones dentro de la entidad.
Las recomendaciones, de auditoría interna serán de cumplimiento obligatorio en la entidad u organismo, y por tanto, objeto de seguimiento por el control posterior interno y externo.6
6
Ley de la Corte de Cuentas de la República, Capitulo IV, Sección I, II – Auditoría Gubernamental
11
1.2
Rol
que
desempeña
la
auditoría
interna
en
las
entidades
gubernamentales autónomas. 1.2.1 Control interno
Componentes del sistema de control interno El control interno está formado por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera como la administración dirige un negocio, y están integrados en el proceso de administración. Tales componentes son: a. Ambiente de control b. Valoración de riesgos. c. Actividades de control. d. Información y comunicación. e. Monitoreo.
a. Ambiente de control El ambiente de control establece el tono de una organización, para influenciar la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; además, la filosofía de los administradores,
el estilo de operación; la manera como la administración
12
asigna autoridad, responsabilidad, organización, la atención y dirección que le presta el consejo de directores.9
El ambiente de control tiene una influencia profunda en la manera como se estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos. El ambiente de control está influenciado por la historia y por la cultura de la entidad. Influye en la conciencia de control de la gente.
Las entidades efectivamente controladas se esfuerzan por tener gente competente, inculcan actitudes de integridad y conciencia de control a todo lo ancho de la empresa, y establecen un tono por lo alto positivo. Establecen las políticas y los procedimientos apropiados, incluyen a menudo un código de conducta, el cual fomenta la participación de los valores y el trabajo en equipo, en aras de conseguir los objetivos de la entidad. Factores del ambiente de control 1. Integridad y valores éticos 2. Incentivos y tentaciones 3. Proporcionando y comunicando orientación moral 4. Compromisos para la competencia 5. Consejo de directores o comité de auditoría 6. Filosofía y estilo de operación de la administración
9
Control Interno – Committee of Sponsoring organizations of the treadway commission (COSO), Segunda Edición, pág. 25
13
7. Estructura organizacional 8. Asignación de autoridad y responsabilidad 9. Políticas y prácticas sobre recursos humanos.
b. Valoración de riesgos Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes internas o externas, los cuales deben valorarse. Una condición previa para la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente.
La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, reguladoras y de operación continuarán cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.10
Todas las entidades, sin hacer caso de tamaño, estructura, naturaleza o clase de industria, enfrentan riesgos en todos los niveles de sus organizaciones. Los riesgos afectan la habilidad de la entidad para sobrevivir, afortunadamente 10
Control Interno – Committee of Sponsoring organizations of the treadway commission (COSO),
Segunda Edición, pág. 39
14
compiten dentro de su industria; mantienen su fortaleza financiera y la imagen pública positiva y mantienen la calidad total de sus productos, servicios y gente.
No existe una manera práctica para reducir los riesgos a cero. En verdad, la decisión de estar en los negocios crea riesgos. La administración debe determinar cuantos riesgos es prudente aceptar, y se esfuerza por mantenerlos dentro de esos niveles.
Primero que todo, deben definirse los objetivos a fin de que la administración pueda identificar los riesgos y tomar
las acciones necesarias para
administrarlos. Los objetivos no son un componente del control interno, pero es un prerrequisito para hacer posible el control interno.
Categoría de objetivos a. De operaciones b. De información financiera c. De cumplimiento
Riesgos: El proceso de identificación y análisis de riesgos es un proceso interactivo y componente
crítico
de
un
sistema
de
control
interno
efectivo.
Los
administradores se deben centrar cuidadosamente en los riesgos en todos los niveles de la entidad y realizar las acciones necesarias para administrarlos.
15
Identificación de riesgos: Es un proceso interactivo y a menudo está integrado con el proceso de planeación. También es útil considerar los riesgos desde una aproximación, y no relacionar únicamente los riegos de la revisión previa. Los riesgo del nivel global de la entidad pueden provenir de factores externos o internos, ejemplos:
Factores externos: 1. Los desarrollos tecnológicos pueden afectar la naturaleza y oportunidad de la investigación y desarrollo, o dirigir hacia la procura de cambios. 2. Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes pueden afectar el desarrollo del producto, el proceso de producción, el servicio al cliente, los precios o garantías. 3. La legislación y regulaciones nuevas pueden forzar cambios en las políticas y en las estrategias de operación. 4. Las catástrofes naturales pueden orientar los cambios en las operaciones o en los sistemas de información y hacer urgente la necesidad de planes de contingencia. 5. Los cambios económicos pueden tener un impacto sobre las decisiones relacionadas con financiación, desembolso de capital y expansión.
Factores internos 1. Una ruptura en el procesamiento de los sistemas de información puede afectar adversamente las operaciones de la entidad.
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2. La calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y motivación pueden influenciar el nivel de conciencia de control en la entidad. 3. Un cambio en las responsabilidades de la administración puede afectar la manera como se efectúan ciertos controles. 4. La naturaleza de las actividades de la entidad, y el acceso de los empleados a los activos, pueden contribuir a una equivocada apropiación de los recursos. 5. Un consejo o comité de auditoría que no actúa o que es inefectivo puede proporcionar oportunidades para indiscreciones.
Se han identificado muchas técnicas para valorar riesgos. La mayoría particularmente desarrolladas por auditores internos y externos para determinar el alcance de sus actividades, implican el uso de métodos cualitativos y cuantitativos para priorizar e identificar las actividades altamente riesgosas.
c. Actividades de control Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad.
17
Las actividades de control se dan a todo lo largo y ancho de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de responsabilidades.
Las actividades de control son políticas y procedimientos, son acciones de las personas para implementar las políticas, para ayudar a asegurar que se están llevando a cabo las directrices administrativas identificadas como necesarias para manejar los riesgos. 11
Las actividades de control se pueden dividir en tres categorías, basadas en la naturaleza de los objetivos de la entidad con los cuales se relaciona: operaciones, información financiera, o cumplimiento.
Tipos de actividades de control Revisiones de alto nivel: Se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos, pronósticos, períodos anteriores y competidores.
11
Control Interno – Committee of Sponsoring organizations of the treadway commission
(COSO), Segunda Edición, pág. 59
18
Funciones directas: Los administradores dirigen las funciones o las actividades, revisando informes de desempeño.
Procesamiento de información: Se implementa una variedad de controles para verificar que estén completos y la autorización de las transacciones. Los datos que ingresan están sujetos a chequeos o cotejarse con los archivos de control. Controles físicos: Equipos, inventarios, valores y otros activos se aseguran físicamente en forma periódica son contados y comparados con las cantidades presentadas en los registros de control.
Indicadores de desempeño: Relacionar unos con otros los diferentes conjuntos de datos-operacionales o financieros, además de analizar las interrelaciones e investigar y corregir las acciones, sirven como actividades de control.
Segregación de responsabilidades: Las responsabilidades se dividen, o segregan entre diferentes empleados para reducir el riesgo de error o de acciones inapropiadas.
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Estos son solamente unos pocos entre una gran cantidad de procedimientos que cada día se aplican en las empresas y que sirven para forzar la adherencia a los planes de acción establecidos, y que mantienen a las entidades en la dirección adecuada hacia el cumplimiento de sus objetivos.
d. Información y comunicación Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio. Ella se relaciona no solamente con los datos generados
internamente, si no también con la información sobre sucesos,
actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones y la información externa de negocios.
También debe darse una comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la alta administración respecto a que las responsabilidades de control interno deben asumirse seriamente. Ellos deben tener un medio de comunicación de la información significativa en sentido
20
contrario. Ellos también necesitan comunicación efectiva con las partes externas, tales como clientes, proveedores y accionistas.12
Cada empresa debe capturar información pertinente, financiera y no financiera, relacionada con actividades y eventos, tanto externos como internos. La información debe ser identificada por la administración como relevante para el manejo del negocio. Debe entregársele a la gente que lo necesita, en forma y oportunidad que le permita llevar a cabo su control y sus otras responsabilidades.
Información: La información se requiere en todos los niveles de una organización para operar el negocio y moverlo hacia la consecución de los objetivos de la entidad en todas las categorías, operaciones, información financiera y cumplimiento.
La información es identificada, capturada, procesada y reportada mediante sistemas de información. El término sistemas de información, frecuentemente, es usado en el contexto de procesamiento de datos generados internamente, relacionados con las transacciones como compras, ventas y actividades de operación interna, tales como producción en proceso. Los sistemas de
12
Control Interno – Committee of Sponsoring organizations of the treadway commission (COSO),
Segunda Edición, pág. 71
21
información también se relacionan con información sobre eventos, actividades y condiciones externas.
Los sistemas de información pueden ser formales e informales. Las conversaciones con clientes, proveedores, reguladores, y empleados proveen a menudo de la información más crítica requerida para identificar riesgos y oportunidades. De manera similar, la asistencia a seminarios profesionales o industriales y la participación como miembros de asociaciones de comercio u otras pueden proporcionar información valiosa.13 Comunicación La comunicación es inherente a los sistemas de información. Como se dijo anteriormente, los sistemas de información pueden proporcionar información al personal apropiado a fin de que ellos puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento. Pero las comunicaciones también deben darse en un sentido amplio, relacionándose con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y de los grupos, y otros asuntos importantes.14
13
Control Interno – Committee of Sponsoring organizations of the treadway commission (COSO), Segunda Edición, pág. 72 14
Control Interno – Committee of Sponsoring organizations of the treadway commission (COSO),
Segunda Edición, pág. 76
22
Interna: Además de recibir datos relevantes para administrar sus actividades, todo el personal particularmente aquel que tiene importantes responsabilidades de administración operativa o financiera, necesita recibir un mensaje claro de parte de la alta administración respecto de que las responsabilidades de control interno deben tomarse seriamente.
Las responsabilidades específicas deben definirse claramente. Cada individuo necesita entender los aspectos relevantes del sistema de control interno, como trabaja y cuál es su papel y su responsabilidad en el sistema. Sin ese entendimiento los problemas aparecerán fácilmente. El personal también necesita conocer cómo sus actividades se relacionan con el trabajo de otros. Este conocimiento es necesario para reconocer un problema o para determinar su causa y sus acciones correctivas, necesita conocer qué comportamiento es esperado o aceptable y cual es inaceptable.
Externa: Mediante canales de comunicación abierto, los clientes y proveedores pueden proporcionar datos de entrada altamente significativos respecto del diseño o calidad de los productos o servicios, facilitando a la entidad orientarse al desarrollo de las demandas o preferencias de los clientes. Las comunicaciones recibidas de las partes externas con frecuencia proporcionan información importante sobre el funcionamiento del sistema de control interno.
23
La
comunicación
adopta
formas
tales
como
manuales
de
políticas,
memorandos, boletín de noticias del consejo y mensajes en videocintas. Otra forma poderosa de comunicación es el trato con los subordinados.
e. Monitoreo Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Ello es realizado mediante acciones de monitoreo en el tiempo real, evaluaciones separadas o una combinación de las dos.
El monitoreo en el tiempo real ocurre durante el curso de las operaciones, Incluye las actividades regulares de administración y supervisión, así como otras acciones personales tomadas en el desempeño de sus obligaciones. El alcance
y
la
frecuencia
de
las
evaluaciones
separadas
dependerá
primeramente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo en el tiempo real. Las deficiencias del control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos delicados a la gerencia, a la junta directiva. 15
15
Control Interno – Committee of Sponsoring organizations of the treadway commission (COSO),
Segunda Edición, pág. 83
24
Los sistemas de control interno cambian con el tiempo. La manera como se aplican los controles tiene que evolucionar, debido a que los procedimientos pueden tornarse menos efectivos, o quizás no se desempeñen ampliamente. Ello puede ocurrir a causa de personal nuevo, la variación de la efectividad del entrenamiento y la supervisión, la reducción de tiempo y recursos u otras presiones adicionales. Además, las circunstancias para las cuales se diseñó el sistema de control interno pueden también cambiar, originando que se llegue a ser menos capaces de anticiparse a los riesgos originados por las nuevas condiciones, por consiguiente, la administración necesita determinar si el sistema de control interno continúa siendo relevante y capaz de manejar los nuevos riesgos. El monitoreo asegura que el control interno continúa operando efectivamente. Este proceso implica la valoración, por parte del personal apropiado, del diseño y de la operación de los controles en una adecuada base de tiempo, y realizando las acciones necesarias.
A menudo, las evaluaciones toman la forma de auto-valoraciones, en la que las personas responsables por una unidad o función particular determina la efectividad de los controles para sus actividades
Los auditores internos normalmente realizan evaluaciones del control interno como parte de sus obligaciones regulares, o por petición especial del consejo de directores, la gerencia o los ejecutivos de subsidiarias o divisiones. De la
25
misma manera, la administración puede usar el trabajo de los auditores externos para considerar la efectividad del control interno.
Evaluación: Algunos asuntos que se pueden considerar para el monitoreo del control interno: Monitoreo en tiempo real: 1. Extensión en la cual el personal, en el desempeño de sus actividades regulares obtiene evidencia de sí el sistema de control interno continúa funcionando. 2. Extensión en la cual las comunicaciones provenientes de partes externas corroboran la información generada internamente, o indica problemas. 3. Comparaciones periódicas de las cantidades registradas por el sistema de contabilidad con los activos físicos. 4. La sensibilidad frente a las recomendaciones de auditores internos y externos como medios para fortalecer los controles internos. 5. Extensión en la cual los seminarios de entrenamiento, las sesiones de planeación y las otras reuniones proporcionan retroalimentación a la administración sobre si los controles operan efectivamente. 6. Si el personal es preguntado periódicamente para establecer si entiende y cumple con el código de conducta de la entidad y desempeña regularmente actividades críticas de control.
26
7. Efectividad de las actividades de auditoría interna.16 Evaluaciones separadas: 1. Alcance y frecuencia de las evaluaciones separadas del sistema de control interno 2. Conveniencia del proceso de evaluación 3. Si la metodología del sistema de evaluación es lógica y apropiada 4. Conveniencia del nivel de documentación
Reporte de deficiencias: 1. Existencia de mecanismos para capturar e informar las deficiencias del control interno identificadas. 2. Conveniencia de los protocolos de reportes 3. Conveniencia de las acciones hacia arriba.
El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos. Permite que la información financiera sea confiable y asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias. En suma puede contribuir a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino. 16
Control Interno – Committee of Sponsoring organizations of the treadway commission (COSO),
Segunda Edición, pág. 94
27
1.2.2 Eficiencia operativa La eficiencia operativa, que debe observarse en toda unidad de auditoría interna comprende los siguientes aspectos.
Competencia El auditor o grupo de auditores gubernamentales designados para realizar la auditoría deberán tener individualmente y en conjunto respectivamente, la capacidad técnica, entrenamiento y experiencia necesaria para lograr los objetivos de auditoría
Las organizaciones de auditoría deben asignar los recursos humanos necesarios para garantizar que el examen sea ejecutado por personal que, colectivamente, posea los conocimientos y habilidades necesarias para llevarla a cabo. A tal efecto, se podrán contratar los servicios de consultoría que se requieran.
El equipo de auditoría debe poseer conocimiento de los métodos y técnicas aplicables al examen
que se realiza, así como la educación, habilidades y
experiencia para aplicar tales conocimientos.
Las organizaciones de auditoría deben diseñar e implementar un programa de educación y capacitación continua que asegure la calidad profesional de su
28
personal para satisfacer las exigencias de esta norma en particular y aplicar adecuadamente las presentes normas de auditoría gubernamental en general.
Independencia En toda auditoría, los auditores gubernamentales deberán estar libres de impedimentos que puedan comprometer su imparcialidad u objetividad. Además deberán mantener una actitud y apariencia de independencia.
Los auditores gubernamentales individualmente y la organización de auditoría deben preservar la objetividad en la consideración de los hechos y la imparcialidad
en
la
formulación
de
las
opiniones,
conclusiones
y
recomendaciones.
Es fundamental no solo que los auditores gubernamentales y la organización de auditoría sean de hecho independientes, si no también que aparenten serlo, evitando
situaciones que
puedan
llevar a
terceros a
cuestionar
su
independencia y consecuentemente, desvalorizar sus opiniones, conclusiones y recomendaciones, así como generar pérdida de confianza pública en la organización.
Los auditores gubernamentales, deben considerar la existencia de ciertos impedimentos que podrían vulnerar su independencia. Los principales impedimentos son:
29
a. Relaciones oficiales, profesionales, personales o financieras con los servidores públicos sujetos a examen. b. Prejuicios sobre personas, grupos o actividades incluyendo los derivados de convicciones sociales, políticas, religiosas o de género. c. Desempeño previo en la administración de la entidad o área sujeta a auditoría d. Impedimentos ajenos a la voluntad del auditor gubernamental y a la organización de auditoría que pudieran restringir o interferir su capacidad de formarse opiniones independientes y objetivas.
Para contribuir a la independencia de los auditores internos dentro de la entidad, estos deben informar los resultados de su trabajo a la máxima autoridad. Asimismo, no deben prestar asesoría
directa a las unidades
funcionales en cuanto a la toma de decisiones.17
Ética. En el ejercicio de sus funciones, el auditor gubernamental deberá regirse a los principios éticos contenidos en el código de ética, adoptado por la Asociación de Auditores Gubernamentales de El Salvador (AUGES)
17
Normas de Auditoría Gubernamental – GAO, Capitulo 3, Normas Generales- Independencia.
30
Diligencia profesional. El auditor observará las disposiciones legales y las políticas y normas de auditoría expedidas por el organismo superior de control y por organismos profesionales, siempre procurando perfeccionar y mejorar su competencia y la calidad de sus servicios.18
Se ejercitará el debido cuidado y diligencia profesional en la ejecución del examen y preparación del informe. La diligencia profesional obliga a cada una de las personas del equipo de auditoría a realizar su trabajo de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental. Asimismo, se refiere a qué hace el auditor gubernamental, y a que también lo hace durante la ejecución del examen. El ejercicio del debido cuidado y diligencia profesional, también requiere una revisión crítica en cada nivel de supervisión del trabajo y del criterio empleado para determinar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, técnicas, pruebas y demás procedimientos que serán aplicados. También debe emplearse correctamente ese criterio para evaluar los resultados obtenidos y para presentar los informes correspondientes.
Control de calidad. Las organizaciones de auditoría deberán establecer políticas e implantar un sistema interno de control de calidad. Este sistema deberá estar sujeto periódicamente a revisiones.
18
Código de Ética Profesional del Auditor Gubernamental- AUGES, Diligencia
31
El sistema de control de calidad es un conjunto de políticas y procedimientos orientados a obtener una seguridad razonable de que: 1. La unidad de auditoría ha adoptado y cumple las Normas de Auditoría Gubernamental. 2. Se han establecido políticas y procedimientos de Auditoría adecuadas
Las políticas que deben incluir un sistema interno de control de calidad, estarán dirigidas a lo siguiente : a. Preservar la independencia tanto de hecho como de apariencia. b. Asignar el personal adecuado a las características del examen a realizar. c. Contar con el personal idóneo para evacuar consultas técnicas de los auditores gubernamentales. d. Asegurar
una
supervisión
adecuada
que
proporcione
seguridad
razonable sobre el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la unidad. e. Mantener un sistema de selección del personal que brinde seguridad razonable de incorporar personal competente. f. Promover el desarrollo profesional del personal para proporcionarles conocimientos que contribuyan al adecuado cumplimiento de sus obligaciones. g. Velar para que la promoción del personal asegure que éste cuente con las cualidades necesarias para asumir adecuadamente sus nuevas obligaciones
32
h. Evaluar periódicamente el desempeño del personal. i. Proporcionar una seguridad razonable de que todos los procedimientos de control estén siendo debidamente aplicados.
Los procedimientos para aplicar las políticas señaladas dependen de varios factores, entre ellos, el tamaño de la organización, su grado de autonomía, su estructura organizativa, etc.
Las unidades de auditoría interna, en el desempeño de sus actividades deben aplicar la economía, eficiencia y eficacia, las cuales comprenden lo siguiente:
Economía: Se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquiere recursos humanos, físicos y financieros. Una operación es económica si se adquieren en una cantidad y calidad apropiada, al menor costo y de manera oportuna. Insumos: humanos, financieros, equipamiento y materiales.
Eficiencia: Se mide como la unidad que utiliza sus recursos para producir sus servicios aceptables en comparación con una norma o estándar.
Eficacia: Es el grado en el cual un plan o programa logra sus objetivos u otros efectos deseados.19
19
Seminario Auditoría Operativa- FEPADE, abril de 1997, Sección las 3E
33
1.2.3 Soporte a la administración-vigilancia Asistir a la administración, en la vigilancia de cumplimiento de las políticas e instrucciones de la misma.
Propiciar que la ejecución de sus acciones se ajuste al ordenamiento legal y normativo que regula el funcionamiento de la entidad.
Comprobar que el manejo de los recursos humanos, materiales y/o financieros, se ejecuten en términos eficientes, eficaces y económicos, así como, que las metas y objetivos de la organización se cumplan con efectividad.
Propiciar el autocontrol y promover la probidad administrativa.
Promover el mejoramiento de la gestión, la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas que se señalen.
Responsabilidades. Es responsable de evaluar en forma permanente, el funcionamiento de los controles internos establecidos por la administración y recomendar las medidas que signifiquen mejorar su efectividad.
34
Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos y políticas, así como, las metas de corto, mediano y largo plazo, señalados por la dirección superior y/o que emanen del proceso de planificación pertinente.
Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y formas de generación de información para el proceso de toma de decisiones. Determinar el grado de economía y eficiencia con que se utilizan los recursos de la entidad, considerando aspectos técnicos, criterios económicos, sociales y culturales existentes.
Campo de acción Verificar el cumplimiento de políticas, instrucciones generales, instrucciones particulares y pruebas sustantivas de los estados financieros en segundo término.20
1.2.4 Desarrollo de personal A la unidad de auditoría interna en las entidades del sector público, la administración debe proporcionar el apoyo necesario, para que su trabajo sea realizado profesionalmente, asignando una partida presupuestaria anual destinada para capacitación del personal de dicha unidad.
20
www.comunidades.calle 22.com diagonalcomunidadesdiagonal727diagonalcom727con4.asp, Auditoría Interna
35
Por sólida que sea la unidad de auditoría interna de la entidad y adecuados los procedimientos implantados, en el sistema de control interno, no puede cumplir su objetivo si las actividades de auditoría interna no están en manos de personal idóneo.
La organización de auditoría deberá establecer un programa de educación y capacitación continua, con el objeto de garantizar que su personal mantendrá su capacidad profesional.
Según las normas de auditoría gubernamental establece que los auditores responsables de planear, dirigir o ejecutar auditoría gubernamental o de preparar los informes respectivos deberán completar, cada dos años por lo menos 80 horas de educación y capacitación continua que contribuyan a mantener su competencia profesional.
Deben completarse por lo menos 20 horas en cualquier año de ese período de dos años.
Los responsables de planear, dirigir y ejecutar partes sustanciales del trabajo de campo o de preparar los informes de auditoría gubernamental deben completar por lo menos 24 horas de las 80 horas de educación y capacitación con el gobierno y auditoría gubernamental. Si la entidad auditada opera en un medio
36
específico o peculiar, los auditores deberán recibir capacitación relacionada con ese medio.21
La jefatura de auditoría es responsable de establecer y de aplicar un programa para garantizar que los auditores cumplan con los requisitos de educación y capacitación continua. Deberá conservar documentación de la educación y capacitación que haya recibido el personal.
La educación y la capacitación continua pueden versar sobre los últimos avances alcanzados en la metodología de auditoría, contabilidad, evaluación de control interno, principios de administración y supervisión, administración financiera, muestreo estadístico, diseño de programas de evaluación, y análisis de datos.
También puede tratar sobre materias relacionadas con el trabajo de campo del auditor, como la administración pública, política y estructura gubernamental, ingeniería industrial, economía, ciencias sociales y procesamiento electrónico de datos.
La unidad de auditoría interna, en la vigilancia del sistema de control interno, deberá tomar en cuenta los siguientes pasos:
21
Normas de Auditoría Gubernamental-GAO, Capitulo 3, Normas Generales- Requisitos de Educación Continua.
37
1. Entrenamiento: mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigor, más apto será el personal. 2. Eficiencia: después del entrenamiento, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado en cada actividad. 3. Moralidad: es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre la que descansa la estructura del control interno, esto aplica a la unidad de auditoría interna. 4. Determinar, en coordinación con la administración de la entidad, las necesidades de capacitación. 5. Realizar los eventos de capacitación, de conformidad al plan respectivo y otros que fueren necesarios. 6. Proponer y evaluar las técnicas pedagógicas y los medios utilizados en el proceso enseñanza-aprendizaje. 7. Evaluar los eventos de capacitación y su impacto en el rendimiento de los participantes en la aplicación de sus labores
Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través de una formación permanente. 1. Los auditores internos son responsables de continuar su formación a fin de mantener sus capacidades. Deben estar informados de las mejoras y actualizaciones de las normas, procedimientos y técnicas de auditoría interna. La formación continua se puede conseguir a través de las asociaciones y de la participación en sociedades profesionales, por la
38
asistencia a conferencias, seminarios, cursos universitarios, programas de preparación y por la participación en proyectos de investigación.22
El jefe de auditoría interna debe establecer un programa para la selección y desarrollo de los recursos humanos del departamento.
El programa debe contemplar: a. Una descripción escrita de los puestos de trabajo, por niveles de la plantilla de auditoría. b. La selección de personal competente y cualificado c. La preparación y posibilidad de formación permanente de cada auditor interno. d. Una evaluación del rendimiento de cada auditor interno, al menos una vez al año. 2. Informar y aconsejar a los auditores internos sobre su rendimiento y desarrollo profesional.
1.2.5 Investigación de problemas especiales Dentro del plan de trabajo de auditoría interna, se debe establecer tiempo para la investigación de trabajos especiales. Una investigación especial puede definirse como un examen que exige unos procedimientos de auditoría
22
Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, 200 - Aptitud Profesional- 270 Formación Permanente.
39
extraordinarios o ampliados; o un examen de alcance limitado, en donde los procedimientos que se utilizan están en concordancia al caso a investigar.
Auditorias especiales Generalmente este tipo de trabajo incluye una investigación especial o limitada sobre una cuenta o tipo de transacciones concretas. Por lo general, las áreas que se investigan son:
Cuentas de efectivo, nóminas, inventarios. En este caso se puede sospechar de la existencia de irregularidades o estar interesado en obtener cierta información relacionada con las cuentas referidas. Normalmente, se realiza un examen extenso sobre un período determinado, en la mayoría de los casos tales investigaciones van enfocadas a descubrir el fraude en los registros o un robo en la propiedad.
Pérdidas por siniestros. Otros tipos de auditorías especiales pueden ser a las diferentes clases de pérdidas por siniestro, en las cuales el propósito es cuantificar la pérdidas para efectos de efectuar los reclamos a las compañías de seguros.
Personal. Algunos de estos estudios miden o clasifican las actitudes y características del personal, otros
pueden valorar el desempeño de los empleados, con la
40
finalidad de evaluar el rendimiento de un departamento, con relación al cumplimiento de metas y objetivos.23
1.2.6 Ahorro de costos Los auditores internos juegan un papel importante en promover el ahorro de costos, a través del uso adecuado de los recursos materiales y financieros asignados a su unidad. El sistema de control puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad, así como prevenir desperdicio de recursos, puede ayudar a fortalecer la credibilidad de la información financiera, además, a cumplir con las leyes y reglamentos a que está sujeta una institución.
Es responsabilidad de la alta dirección, administrar de la mejor forma posible los recursos con que cuenta la institución. Los resultados deben ser buenos y obtenidos dentro de un marco de legalidad y honestidad, además deben estar sujetos a un proceso continuo de optimización.24
La alta dirección debe asegurarse de la calidad de los resultados y que los criterios utilizados estén acordes con políticas, procedimientos y sistemas
23
Enciclopedía Auditoria- Grupo Editorial Océano- Segunda Edición, Sección 2, Capitulo 12,
24
Seminario Técnicas Modernas en el Desarrollo de la Auditoria Interna- Colegio de Contadores Públicos Académicos de El Salvador – Mayo 1993.
41
aceptados, tanto por la institución como por las leyes y reglamentos que la rigen.
Una seguridad razonable es obtenida cuando acciones efectivas (incluyendo dentro de la consideración de efectivo los costos relativos) son tomadas para restringir desviaciones hasta un nivel tolerable. Esto implica, por ejemplo, que errores materiales o actos impropios o ilegales serán prevenidos o detectados y corregidos dentro de un período oportuno de tiempo.
La relación costo-beneficio es considerada por la administración durante el diseño de sistemas. La pérdida potencial asociada con cualquier exposición al riesgo es sopesada contra el costo de controlarla.
Auditoría Interna debe garantizar que la entidad, cuenta con buena información, esto permite implantar estrategias operativas, fiscales, legales. Auditoría interna antes de realizar su trabajo, debe conocer la naturaleza de la institución, sus estrategias y objetivos, para con ello enfocar sus esfuerzos y lograr evaluar el costo-beneficio.
Debe definir indicadores cuantificables que sirvan como base en la evaluación de cada área y a la vez permita a cada responsable conocer anticipadamente un posible riesgo. Debe presentar el objetivo de la auditoría, para que sea
42
aceptada como una función de apoyo, que permita a cada responsable de área o negocio conocer su verdadera situación.
A la unidad de auditoría interna, le corresponde efectuar recomendaciones para el mejoramiento del sistema de control interno de la entidad.
1.2.7 Detección / cuantificación de fraudes El fraude comprende todo un orden de irregularidades y de actos ilegales caracterizados por el engaño intencional. Puede ser perpretado para beneficio o detrimento de una entidad, y por personas tanto dentro como fuera de la misma. El fraude diseñado para el beneficio de una entidad generalmente produce tal beneficio por la explotación de ventajas deshonestas e injustas que también pueden engañar a partes externas.
Los perpetradores de tales fraudes usualmente se benefician indirectamente, pues generalmente reciben beneficios personales cuando la organización es ayudada por el acto, algunos ejemplos son: a. Venta o asignación de activos ficticios o falsamente representados. b. Pagos impropios tales como contribuciones, políticas ilegales, sobornos, dádivas, y pagos externos a funcionarios del gobierno. c. Intereses entre partes relacionadas impropias e intencionales en las que una parte recibe algún beneficio que no obtendría en una transacción normal.
43
d. Falla intencional en los registros o en las divulgaciones sobre información significativa, a fin de mejorar la apariencia financiera de la organización a partes externas. e. Actividades de negocios prohibidos, tales como, aquellos que pudieran violar estatutos gubernamentales, reglas, regulaciones o contratos. f. Fraude en impuestos. g. Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos h. Malversación de activos i. Mala aplicación de políticas contables
El fraude perpretado en detrimento de la entidad generalmente, es para beneficio directo o indirecto de uno o más funcionarios o empleados, de un individuo externo, o de otra forma. Algunos ejemplos son los siguientes: a. Aceptación de sobornos o dádivas b. Desviación a un funcionario o empleado o alguien externo de una transacción
potencialmente
beneficiosa,
que
normalmente
habría
generado utilidades a la institución. c. Desfalco, tipificado como apropiación indebida de dinero o propiedad, y la falsificación de registros financieros para cubrir el acto, o para hacer su detección más difícil. d. Encubrimiento y falsificación intencional de eventos o datos. e. Reclamos presentados por servicios o mercaderías no provistas actualmente por la entidad.
44
La detección del fraude consiste en la identificación de suficientes indicios que justifiquen el recomendar una investigación. El principal mecanismo para disminuir el fraude es el control, siendo la administración la responsable de establecer, desarrollar y mantener el mismo.
La auditoría interna es responsable de disminuir el fraude, por medio del examen y evaluación de lo adecuado y efectivo del control interno, identificando el riesgo potencial en los distintos segmentos de las operaciones auditadas en la entidad. Al planear la auditoría el auditor debe evaluar el riesgo que los estados financieros contengan representaciones erróneas de importancia relativa y debe consultar a la administración si ha tenido o no conocimiento de algún fraude o error importante.
En
la
conducción de las asignaciones de la
auditoría interna, las
responsabilidades del auditor interno para la detección del fraude se dirigen hacia: a. Tener suficientes conocimientos de la presunción del fraude como para ser capaz de identificar indicadores de que un fraude pudiera haber ocurrido. Este conocimiento incluye la necesidad de conocer las características del fraude, las técnicas utilizadas para cometerlo, y los tipos de fraudes asociados con las actividades auditadas.
45
b. Estar alerta sobre oportunidades, tales como debilidades de control, que pudieran permitir fraude. Si una debilidad significativa de control es detectada, exámenes adicionales conducidos por auditores internos deberán incluir pruebas dirigidas específicamente a la identificación de otros indicadores de fraude. Algunos ejemplos de indicadores de fraude son transacciones no autorizadas, anulación de controles, descuentos en los precios no explicadas, y pérdida considerable de productos. c. Evaluar los indicadores de que un fraude pueda haber sucedido y decidir si hay acciones adicionales que es necesario que sean tomados en cuenta, o si una investigación debe ser recomendada. d. Notificar a las autoridades apropiadas dentro de la institución si se llega a la determinación de que existen suficientes indicadores de fraude que lleven a recomendar una investigación.
No se espera que los auditores internos tengan un conocimiento equivalente al de aquellas personas cuya responsabilidad primaria es la detección e investigación del fraude. Además, los procedimientos de auditoría por si mismos, aún cuando sean efectuados con el debido cuidado profesional, no garantizan que el fraude sea detectado.
46
Finalmente, el informe de auditoría preliminar o final debe incluir la conclusión del auditor interno sobre si existe suficiente información como para recomendar una investigación.25
1.2.8 Asistencia al auditor externo El alcance y objetivos del trabajo de los auditores internos difiere del alcance y objetivos del trabajo de los auditores externos independientes, aunque sus actividades pueden duplicarse si no se coordinan apropiadamente. La coordinación del trabajo entre los auditores internos y externos es esencial para asegurar adecuada cobertura de auditoría y para minimizar la duplicación de esfuerzos, y debido a que cada uno debe tener una buena comprensión del trabajo del otro.
Debido a que auditoria interna, tiene mayor conocimiento de las operaciones administrativas-financieras de la entidad, puede justificar una modificación en el alcance, naturaleza y oportunidad de los procedimientos de auditoría ejecutados por el auditor externo.
El trabajo de auditoría interna abarca igualmente las actividades y objetivos financieros y operacionales. Los exámenes ordinarios de los auditores externos 25
Declaración sobre Normas de Auditoria Interna, No. 3- Disuasión, Detección, Investigación y
Reporte del fraude
47
está diseñado para obtener evidencia suficiente a fin de soportar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros anuales.
La dirección sobre el trabajo de los auditores externos, incluyendo la asistencia de auditoría interna, es generalmente responsabilidad del comité de auditoría.
Los auditores internos pueden acordar la ejecución de trabajo para los auditores externos en conexión con su auditoría anual de los estados financieros. El trabajo desarrollado por los auditores internos asistiendo a los auditores externos en el cumplimiento de sus responsabilidades, esta sustentado en las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna.
La coordinación de los esfuerzos de auditoría interna incluyen: a. Reuniones periódicas para discutir asuntos de mutuo interés. b. Acceso a los programas de auditoría y papeles de trabajo de la contraparte c. Intercambio de reportes de auditoría y cartas a la administración d. Comprensión común de técnicas de auditoría, métodos y terminología.
El contenido de cada uno de estos elementos, se mencionan a continuación: a.
Reuniones periódicas para discutir asuntos de mutuo interés.
Las actividades de auditoría planeadas tanto de los auditores externos como de los internos, deben ser discutidas a fin de asegurar que la cobertura de auditoria esta coordinada y la duplicación de esfuerzos se minimiza. Suficientes
48
reuniones deben ser calendarizadas durante el proceso de auditoría para asegurar coordinación del trabajo de auditoría y la eficiente y oportuna conclusión de las actividades de auditoría, y para determinar si los hallazgos del trabajo ejecutado a la fecha requiere que se efectúe un ajuste al alcance del trabajo planeado. b.
Acceso a los programas de auditoría y papeles de trabajo de la contraparte.
El acceso a los programas y papeles de trabajo de los auditores externos puede ser muy importante en orden de satisfacer al auditor interno sobre lo apropiado de los propósitos de auditoría interna, basados en el trabajo de los auditores externos. Tal acceso implica cierta responsabilidad de la auditoría interna en relación con la confidencialidad de esos papeles de trabajo y programas. De igual manera, el acceso a los papeles de trabajo y programas de la auditoría interna debe concederse a los auditores externos a fin de que se satisfagan de lo apropiado de confiar en el trabajo de los auditores internos para propósitos de establecer el alcance, la naturaleza y oportunidad de los procedimientos de auditoría externa. c.
Intercambio de reportes de auditoría y cartas a la administración.
Los informes de auditoría, cartas de respuesta a tales reportes por parte de la administración, y revisiones subsecuentes de seguimiento deberán tenerse disponibles para los auditores externos. Estos reportes ayudan al auditor externo en la determinación y ajuste del alcance de su trabajo.
49
Los auditores internos necesitan acceso a las cartas enviadas por los auditores externos a la administración. Situaciones discutidas en tales cartas ayudan en la planeación de la auditoría interna sobre ciertas áreas sobre los que el trabajo de auditoría interna enfatizará en el futuro. Después de la revisión de la carta a la administración y la iniciación de cualquier acción correctiva por miembros apropiados de la administración y la junta directiva, verificando si se han atendido las recomendaciones. d.
Comprensión
común
de
técnicas
de
auditoría,
métodos
y
terminología. El jefe de auditoría interna debe comprender el alcance del trabajo planeado por los auditores externos y debe estar satisfecho del mismo, en conjunto con el de auditoría interna, satisface los requerimientos de la Norma 300 Alcance del Trabajo, de las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. Tal satisfacción requiere de la comprensión de 1) El nivel de materialidad usado por los auditores externos en su planeación, y 2) la naturaleza y extensión de los procedimientos planeados por los auditores externos.26
26
Declaración sobre Normas de Auditoria Interna No. 5- Relaciones de los Auditores internos
con los Auditores externos independientes
50
1.2.9 Asegurar cumplimiento de metas y objetivos de la entidad. Cada entidad y organismo del sector público establecerá su propio sistema de control interno financiero y administrativo, previo, concurrente y posterior, para tener y proveer seguridad razonable: 1. En el cumplimiento de sus objetivos con eficiencia, efectividad, y economía; 2. En la transparencia de la gestión, 3. En la confiabilidad de la información; 4. En la observancia de las normas aplicables.
La auditoría gubernamental podrá examinar y evaluar en las entidades y organismos del sector público: 1. Las transacciones, registros, informes y estados financieros; 2. La legalidad de las transacciones y el cumplimiento de otras disposiciones; 3. El control interno financiero; 4. La planificación, organización, ejecución y control interno administrativo; 5. La eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos humanos, ambientales materiales, financieros y tecnológicos; 6. Los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y metas.27 27
Ley de la Corte de Cuentas de la Republica,
Capitulo IV, Sección I – Auditoria
Gubernamental
51
Para verificar el cumplimiento de metas y objetivos auditoría interna evalúa los resultados de las operaciones, a través de la auditoría de gestión. El alcance de este tipo de auditoría debe estar enfocado a evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, relacionados con el rol o giro de cada entidad, además estas evaluaciones, por lo general, deben realizarse en forma trimestral, con la finalidad de verificar los resultados obtenidos con relación a lo programado para ese período.
En caso de existir incumplimiento en la meta programada, auditoría interna deberá identificar las causas que originaron el incumplimiento e informar a la máxima autoridad recomendando acciones encaminadas a corregir estas situaciones, y que en lo sucesivo no se repita.
1.2.10 Promover la ética e integridad de la entidad. El jefe de la unidad de auditoría interna debe promover la ética e integridad de la entidad a través de su conducta profesional y personal, es decir, no involucrarse en situaciones que estén relacionadas con la moral.
Todo servidor público está obligado a cumplir sus deberes con oportunidad, honradez y rectitud, sin recibir por el desempeño de sus funciones, otros beneficios personales diferentes a la retribución acordada con la entidad.
52
La ética del personal es la base principal del control interno, por lo que los requisitos de ingreso y el constante interés de las entidades por la actuación del personal en el desempeño de sus responsabilidades, son de gran importancia.
El auditor debe proceder con el debido cuidado profesional al buscar indicios de posibles irregularidades y actos ilícitos de manera que no interfirieran con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en el futuro.
El auditor debe proceder con el debido cuidado profesional al dar seguimiento a los indicios de actos ilícitos para no interferir con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en el futuro.
Principios Éticos: Preparación y calidad profesional. Para que un contador público (auditor interno), acepte prestar sus servicios, deberá mantener constante entrenamiento técnico y la capacidad necesaria para llevar a cabo las actividades con cuidado y diligencia de una persona responsable; por lo tanto, se espera de él un verdadero trabajo profesional.
Normas de actuación Un contador público no deberá aceptar trabajo si no está capacitado. Tampoco podrá aceptar trabajo que no de cumplimiento con la ética.
53
La ética como referencia para mejorar el sistema administrativo en las entidades gubernamentales autónomas, es necesario que al interior de éstas, se erradiquen deficiencias, cómo debilidades en el control de los recursos de cada una de ellas.28
Para tal fin, las entidades gubernamentales autónomas, tienen que considerar aspectos básicos que les ayuden a contrarrestar la deshonestidad de parte de funcionarios y empleados involucrados en actividades ilícitas, que llevan como resultado un detrimento patrimonial en tales entidades. Entre los aspectos básicos a considerar por parte de las entidades gubernamentales autónomas se tienen: a. Establecer un adecuado sistema de control interno en cada entidad, creando y fortaleciendo las unidades de auditoría interna como un elemento imprescindible del sistema. b. Cumplir y hacer cumplir las normas legales y técnicas aplicables a las distintas operaciones administrativas y financieras de la administración pública. c.
Sancionar conforme a las leyes, al funcionario sin importar rango o posición y someterlo a la justicia, cuando haya cometido actos de deshonestidad.
28
Código de Ética Profesional del Instituto Salvadoreño de Contadores Públicos, Código de
Ética Profesional del Auditor Gubernamental.
54
d. Capacitar a funcionarios y empleados responsables directos del manejo de los recursos de la entidad. e. Destituir o sancionar conforme a las leyes a los funcionarios o empleados responsables de ejercer control, por complicidad, negligencia o interés personal de cualquier índole, cuando estos no cumplan sus funciones o favorezcan actos de deshonestidad. f. Prohibir efectivamente el uso de bienes o recursos de las entidades en actividades de interés particular del funcionario o sus familiares. g. Mantener actitud receptiva hacia las denuncias que formulen los ciudadanos sobre actos de deshonestidad. h. Solicitar a la Corte de Cuentas de la República y Fiscalía General de la República, el trámite oportuno de los reparos y diligencias de aquellos funcionarios o empleados que resultaren involucrados en actos de deshonestidad o daños al patrimonio de las entidades gubernamentales autónomas. i. Evaluación de la calidad del trabajo personal, el cumplimiento individual de responsabilidades y la conducta de los funcionarios y empleados.
1.2.11 Evaluar la gestión de negocios La evaluación de la gestión conlleva a diagnosticar la transparencia en el manejo de los recursos institucionales.
55
Auditoría interna debe evaluar, a través de análisis estadísticos, la situación financiera de la entidad, con la finalidad de establecer, el crecimiento, decremento o una situación estática de la misma.
También puede realizar análisis relacionados con la autosostenibilidad de la institución, es decir, si los ingresos de operación cubren los gastos operativos, en caso de existir un déficit operacional, auditoría interna, debe establecer las causas y recomendar las acciones correctivas. 29
1.2.12 Proveer un canal de comunicación Se deben establecer los niveles de comunicación que han de aplicarse en las entidades gubernamentales autónomas.
Se establecerán y mantendrán líneas recíprocas de comunicación en todos los niveles de la organización. Al efecto, es indispensable utilizar terminología clara y uniforme, así como los medios normalmente establecidos. Las líneas de comunicación son los canales que emplean las entidades para lograr entendimiento o intercambio de información entre todas las unidades y sus servidores. La existencia de adecuados canales de comunicación facilita la
29
Seminario Técnicas Modernas en el Desarrollo de la Auditoria Interna- Colegio de Contadores
Públicos Académicos de El Salvador – mayo 1993.
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retroalimentación e intercomunicación y posibilita mantener en mejores niveles las relaciones humanas.
Auditoría interna debe promover la comunicación de forma escrita, en toda la entidad, tanto vertical como horizontalmente. La comunicación debe ser clara, concisa y oportuna.
La administración deberá establecer los mecanismos adecuados para el seguimiento, con el propósito de asegurarse que las instrucciones giradas se cumplan.30
1.2.13 Comunicación de resultados Los auditores internos informarán de los resultados de los trabajos de auditoría en las entidades gubernamentales autónomas a la administración superior.
Los informes parciales podrán hacerse de forma escrita u oral ya sean éstos de carácter formal o informal. Concluido el trabajo de auditoría, el auditor interno emitirá un informe por escrito, debidamente firmado por el jefe de la unidad de auditoría interna. Previo a la emisión del informe final, el auditor interno discutirá con las partes auditadas, las conclusiones y recomendaciones.
30
Normas de Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de La República, 1.15
Organización, 1.15 06 Canales de Comunicación
57
Podrán emplearse informes parciales para comunicar información que requiera atención inmediata, para comunicar un cambio en el alcance de la auditoría sobre la actividad que se está revisando, o para mantener informada a la administración sobre el progreso de aquellas auditorias que se desarrollan en períodos largos. El empleo de informes parciales no diminuye ni elimina la necesidad de un informe final. 31
Los informes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos: 1. Informes objetivos, son aquellos que contienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones. 2. Informes claros son aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos. 3. Informes concisos son aquellos que van al grano y evitan detalles innecesarios. 4. Informes constructivos son los que como resultado de su tono y contenido ayudan tanto a los auditados como a la organización y promueven el mejoramiento en donde es requerido. 5. Informes oportunos son emitidos sin retraso y permiten la pronta y efectiva toma de acciones.
31
Declaración sobre Normas de Auditoría Interna No.2- Comunicación de Resultados
58
1.3 Aspectos legales aplicables a las entidades gubernamentales autónomas. 1.3.1 Ley de creación de cada entidad gubernamental autónoma Generalmente, las leyes de creación de las entidades gubernamentales autónomas, establecen que la fiscalización sobre las operaciones financieras y presupuestarias estará a cargo de la Corte de Cuentas de la República, de conformidad a lo que regule la Ley de dicha Corte.
Adicionalmente, sin perjuicio de la fiscalización de la Corte de Cuentas, establecen que la máxima autoridad designará un auditor externo propietario y suplente para que proceda a la inspección y vigilancia de sus operaciones.
Por otra parte, la Ley de la Corte de Cuentas de la República, establece como parte del control interno posterior, la existencia de la unidades de auditoria interna en cada entidad del sector público.
1.3.2 Ley de la Corte de Cuentas de la República de El Salvador La Asamblea Legislativa, el 31 de agosto de 1995, mediante Decreto Legislativo No. 438; decretó la Ley de la Corte de Cuentas de la República, que sustituye la ya desfasada Ley Orgánica de la Corte de Cuentas.
Art. 1, Finalidad de la Corte, menciona que la Corte de Cuentas de la República, que en esta Ley podrá denominarse “ la Corte” es el organismo encargado de la
59
fiscalización de la Hacienda Pública en general y de la ejecución del presupuesto en particular....
El Art. 3, Jurisdicción de la corte, establece que están sujetas a la fiscalización y control de la corte todas la entidades y organismos del sector público y sus servidores, sin excepción alguna. La jurisdicción de la corte alcanza también a la actividades de entidades, organismos y personas que, no estando comprendidas
a
las
actividades,
reciban
asignaciones,
privilegios,
o
participaciones ocasionales de recursos públicos.
El Art. 5 Atribuciones y funciones, en el numeral 2, establece que la corte tendrá las atribuciones y funciones de dictar las políticas, normas técnicas y disposiciones para: a. La práctica del control interno b. La práctica de la auditoría gubernamental ( interna o externa) financiera y operacional. c. La determinación de las responsabilidades de que trata esta ley.
El Art. 24, Normas técnicas y públicas, en el numeral 2, establece que para regular el funcionamiento del sistema, la corte expedirá con carácter obligatorio, las políticas de auditoría que servirán como guía general para las actividades de auditoría interna y externa que deban realizarse en el sector público.
60
El Art. 27, Distribución, en el segundo párrafo, menciona que el control interno posterior, que evalúa la efectividad de los otros controles, se hará profesionalmente por la unidad de auditoría interna, de acuerdo con lo que establezcan las normas técnicas de control interno.
El Art.30, Contenido, menciona que la auditoría gubernamental podrá examinar y evaluar en las entidades y organismos del sector público, entre otros, los siguientes . 1. Las transacciones, registros, informes y estados financieros 2. La legalidad de las transacciones y el cumplimiento de otras disposiciones. 3. El control interno financiero 4. La planificación, organización, ejecución y control interno administrativo 5. La eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos humanos, ambientales, materiales, financieros y tecnológicos. 6. Los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y metas.
El Art. 31, Clases de auditoría, establece que la auditoría gubernamental será interna cuando la practiquen las unidades administrativas pertinentes de las entidades y organismos del sector público; y, externa cuando la realice la corte o las firmas privadas de conformidad con el artículo 39 de esta ley; será financiera cuando incluya los aspectos contenidos en los numerales 1,2 y 3 del
61
Art. 30, y operacional cuando se refiera a alguno de los tres últimos numerales del mismo articulo. El análisis o revisión puntual de cualesquiera de los numerales del artículo anterior se denominará examen especial.
El Art. 34, Organización, se refiere a que en las entidades y organismos a que se refiere el inciso primero del articulo 3 de esta ley, se establecerá una sola unidad de auditoría interna, bajo la dependencia directa de la máxima autoridad. La unidad de auditoría interna efectuará auditoria de las operaciones, actividades y programas de la respectiva entidad u organismo y de sus dependencias.
El Art. 35, Independencia, menciona que la unidad de auditoría interna tendrá plena independencia funcional. No ejercerá funciones en los procesos de administración, control previo, aprobación, contabilización o adopción de decisiones dentro de la entidad.
El Art. 36, Coordinación de labores, establece que las unidades de auditoría interna presentarán a la corte, a más tardar el 31 de marzo de cada año, su plan de trabajo para el siguiente ejercicio fiscal y le informarán por escrito y de inmediato, de cualquier modificación que se le hiciere. El Art. 38, Acceso irrestricto, establece que las unidades de auditoría interna y su personal tendrán el acceso irrestricto a que se refiere el Art. 45.
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El Art. 47, comentarios, conclusiones , recomendaciones, menciona que los informes tendrán el contenido que los reglamentos y las normas de auditoría establezcan.
El Art. 48, Obligatoriedad de las recomendaciones, se refiere que las recomendaciones de auditoría serán de cumplimiento obligatorio en la entidad u organismo, y por tanto, objeto de seguimiento por el control posterior interno y externo.
El Art. 49, Discrepancias, menciona que las diferencias de opinión entre los auditores gubernamentales y los servidores de la entidad u organismo auditado serán resueltas, en lo posible, dentro del curso del examen. De subsistir y si fueran de importancia, aparecerán en el informe, haciéndose constar la opinión divergente de los servidores.
El Art. 101 Obligaciones del personal de auditoría, establece que quienes realicen auditoría gubernamental deberán cumplir sus funciones de acuerdo con esta ley, reglamentos, normas de auditoría y cualesquiera otras disposiciones dictadas por la corte. Deberán informar de inmediato al presidente de la corte sobre cualquier acto delictivo o falta grave que verifiquen, en el cumplimiento de sus funciones. Están obligados a guardar reserva sobre los asuntos que conozcan en razón de ellas.
63
1.3.3 Normas Técnicas de Control Interno, de la Corte de Cuentas de la República. Decreto Legislativo No. 15, publicado en el Diario Oficial Número 21, Tomo 346, del 31 de Enero del 2000 El conjunto de normas técnicas de control interno, constituyen las regulaciones establecidas por la Corte de Cuentas de República, aplicables a todas las entidades y organismos del sector público y sus servidores, así como en aquellas que no siendo públicas reciban recursos públicos, asignaciones, privilegios o participaciones ocasionales en la República del El Salvador.
Las normas técnicas de control interno, constituyen directrices básicas para el funcionamiento de una actividad, unidad administrativa, proyecto o programa. Regulan y guían las acciones a desarrollar, señalan una línea de conducta general y aseguran uniformidad de procedimientos para actividades similares llevadas
a
cabo
por
diferentes
funcionarios,
empleados,
unidades
administrativas o entidades y organismos del sector público.
La NTCI 1-12 auditoría interna, establece que el control interno posterior se lleva a cabo mediante la auditoría interna, actividad profesional sujeta a normas de aceptación general, que mide la efectividad de los demás controles internos y alcanza su mejor expresión cuando recomienda mejoras a la administración y estas se concreten.
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La NTCI1-13 Independencia de la auditoría interna, menciona que a fin de garantizar la independencia de la unidad de auditoría interna dentro de la entidad, deberá considerarse lo siguiente: 1. Estará ubicada bajo la dependencia directa de la máxima autoridad 2. No ejercerá funciones en los procesos de administración, finanzas ni en la toma de decisiones de la entidad. 3. Formulará y ejecutará con total independencia funcional el plan anual de auditoría.
Remitirá a la Corte de Cuentas de la República, su plan anual de trabajo en el plazo establecido legalmente, así como copia de los informes de las auditorías que realicen.
El ejercicio del control posterior implica una especie de juzgamiento administrativo, por ello quien lo lleva a cabo debe ostentar el mayor grado posible de independencia. Las normas de auditoría así lo entienden y lo exigen a los auditores. Si bien la unidad de auditoría interna, por encontrarse inmersa en la organización institucional, no puede alcanzar total independencia, consigue aproximarse a ella, si cumplen las exigencias que plantea esta norma.
El auditor interno debe ser nombrado por las autoridades superiores de la entidad ejemplo: Junta Directiva, en las instituciones autónomas; por el Ministro, en los ramos del ejecutivo; por el Concejo Municipal, en la Alcaldías.
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1.3.4 Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado Ultima reforma a esta ley es con el Decreto Legislativo No. 172 del 04 de Diciembre de 1997, publicado en el Diario Oficial Nº232, Tomo 337 del 11 de Diciembre de 1997
El Art. 7 de la referida ley, establece que se crea el Sistema de Administración Financiera integrado, con la finalidad de establecer, poner en funcionamiento y mantener en las entidades e instituciones del sector publico en el ámbito de esta Ley, el conjunto de principios, normas, organización, programación, dirección y coordinación de los procedimientos de presupuesto, tesorería, inversión y crédito publico, y contabilidad gubernamental.
El SAFI estará estrechamente relacionado con el Sistema Nacional de Control y auditoría de la Gestión Publica, que establece la Ley de la Corte de Cuentas de la República.
El Art. 19 establece que las unidades financieras institucionales conservarán, en forma debidamente ordenada, todos los documentos, registros, comunicaciones y cualesquiera otros documentos pertinentes a la actividad financiera y que respalde las rendiciones de cuentas e información contable, para los efectos de revisión por las unidades de auditoría
interna respectivas y para el
cumplimiento de las funciones fiscalizadoras de la Corte de Cuentas de la República.
66
1.3.5 Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública Decreto Legislativo No. 868 del 05 de abril del 2000. Publicado en el D.O. N° 88 Tomo 347 del 15 de mayo del 2000. El presente Decreto entró en vigencia cuarenta y cinco días después de su publicación en el Diario Oficial. Objeto de la Ley Art. 1. La presente Ley tiene por objeto regular las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios, que deben celebrar las instituciones de la Administración Pública para el cumplimiento de sus fines; entendiéndose para los alcances y efectos de ésta, que la regulación comprende además los procesos enunciados en esta Ley.
Alcance de la Ley Art. 2. Quedan sujetas a las disposiciones de esta Ley: a. Las adquisiciones y contrataciones de las instituciones del Estado, sus dependencias y organismos auxiliares, de las instituciones y empresas estatales de carácter autónomo, inclusive la Comisión Ejecutiva Hidroeléctrica del Río Lempa y el Instituto Salvadoreño del Seguro Social; b. Las
adquisiciones
y
contrataciones
de
las
entidades
que
comprometan fondos públicos; y c. Las
adquisiciones
y
contrataciones
costeadas
con
fondos
municipales.
67
A los órganos, dependencias, organismos auxiliares y entidades a que se hace referencia, en adelante se les denominará “Instituciones de la Administración Pública” o solo “las instituciones.”
1.3.6 Código de Trabajo Decreto Legislativo No. 682, del 11 de abril de 1996, publicado en el Diario Oficial, Tomo No. 331 del 3 de mayo de 1996.
En el capítulo preliminar, disposiciones generales, en los primeros artículos regula las aplicaciones a los trabajadores en general de la siguiente forma: Art.1- El presente código tiene por objeto principalmente armonizar las relaciones entre patronos y trabajadores, estableciendo sus derechos, obligaciones y se funda en principios que tiendan al mejoramiento de las condiciones de vida de los trabajadores, especialmente en los establecidos en el capítulo II del título II de la Constitución.
Art.2- Las disposiciones de este código regulan: a. Las relaciones de trabajo entre los patronos y trabajadores privados; y b. Las relaciones de trabajo entre el Estado, los Municipios, las Instituciones oficiales Autónomas y Semi-autónomas y sus trabajadores.
No se aplica este código cuando la relación que une al Estado, Municipios e Instituciones Oficiales Autónomas o Semi-autónomas como sus servidores,
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fuere de carácter público y tuviere su origen en un acto administrativo como el nombramiento de un empleo que aparezca específicamente determinado en la Ley de Salarios con cargo al fondo general y fondos especiales de dichas instituciones o en los presupuestos municipales; o que las relación emane de un contrato para la prestación de servicios profesionales o técnicos.
Los trabajadores de las instituciones oficiales autónomas tienen el derecho de asociarse libremente para la defensa de sus respectivos intereses, formando asociaciones profesionales o sindicatos y de celebrar contratos colectivos de conformidad a las disposiciones de este código.
El Art. 204, de dicho código establece lo siguiente: Tienen derecho de asociarse libremente para defender sus intereses económicos
y sociales comunes, formando asociaciones profesionales o
sindicatos, sin distinción de nacionalidad, sexo, raza, credo o ideas políticas, las siguientes personas: a. Los patronos y trabajadores privados b. Los trabajadores de las instituciones autónomas
El Art. 302, establece que: Todo patrono privado que ocupe de modo permanente diez o más trabajadores y las instituciones oficiales autónomas o semi-autónomas, tienen la obligación de elaborar un reglamento interno de trabajo, que deberá someter a la
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aprobación del director general de trabajo, sin cuyo requisito no se considerará legítimo.
1.3.7 Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones Decreto Legislativo No.927, del 23 de diciembre de 1996, Diario Oficial No. 243, Tomo No.333, del 23 de diciembre de 1996
Para efectos de esta ley, son empleadores, tanto el patrono del sector privado como de las instituciones del gobierno central, instituciones descentralizadas no empresariales, municipales e instituciones del sector público con regímenes presupuestarios especiales.
1.3.8 Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social Decreto Legislativo Nº 1263 del tres de Diciembre de 1953, Diario Oficial No. 226, Tomo 161, del once de Diciembre de 1953, reformado con Decreto Legislativo Nº517, Diario Oficial Nº 95, del veintitrés de Mayo de 1993
En el capítulo VIII, DISPOSICIONES GENERALES Y TRANSITORIAS, Art. 99, establece que: El término trabajador usado en esta ley comprende también a los funcionarios, empleados y demás personal civil que presten sus servicios al Estado, a los Municipios y a las Entidades Oficiales Autónomas.
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El término correlativo patrono deberá aplicarse en su caso, al Estado, a los Municipios y a las Entidades Oficiales Autónomas o Semi-autónomas. El Instituto establecerá un Régimen Especial del Seguro Social obligatorio para la cobertura de las contingencias de Enfermedad, accidente común y Maternidad, el cual será aplicable únicamente a los trabajadores del sector público que indique el Reglamento correspondiente.
A las personas incluidas en dicho Régimen Especial, se otorgarán las prestaciones médicas y en especie por los beneficios
de enfermedad y
accidente común,(Art.48), riesgo profesional (Art.53), por invalidez total o parcial (Art.55), por maternidad (Art.59), beneficios a compañera de vida (Art.60) y medicina preventiva (Art.71)
El costo del régimen especial se determinará por los reglamentos y deben determinar el monto de las cuotas o contribuciones para cubrir el costo del programa de Seguro Social determinado,(Art.31), La ley de presupuesto general y de presupuestos especiales de Instituciones Oficiales Autónomas incluirán las partidas correspondientes para el pago de las aportaciones que corresponden al estado como tal y como patrono, las cuales deben declararse intransferibles en dicha ley.(Art.32)
Se exceptúan del régimen del Seguro Social, a los trabajadores al servicio del Instituto Salvadoreño del Seguro Social, de la Comisión Ejecutiva Portuaria
71
Autónoma, del Banco Central de Reserva de El Salvador, de la Administración Nacional de Acueductos y Alcantarillados, del Instituto Salvadoreño de Fomento Industrial, del Banco de Fomento Agropecuario, del Fondo Social para la Vivienda, por estar protegidos por el régimen General.
Se exceptúa igualmente a los siguientes trabajadores del sector público; al personal protegido por la ley de Servicios Médicos y Hospitales del Magisterio; al personal de la Comisión Ejecutiva Hidroeléctrica del Río Lempa, al personal del Ministerio de Defensa y al personal Diplomático y Consular destacado en el exterior, cubiertos por otros sistemas de prestaciones (Art.1 del RISSS).
1.3.9 Ley de Impuesto sobre la Renta Decreto Legislativo No. 134 del 12 de septiembre de 1996, publicado en el Diario Oficial No.176, Tomo No.332 del 20 de septiembre de 1996.
Las Entidades Gubernamentales Autónomas, en sus operaciones normales deberán regirse por esta ley, a excepción de aquellos casos en la que la ley de creación de la entidad autónoma las exima de esta ley, ya que en el artículo 6EXCLUSION DE SUJETOS PASIVOS, dice lo siguiente: No son sujetos obligados al pago de este impuesto: a. El Estado de El Salvador; b. Las Municipalidades; y
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c. Las corporaciones y fundaciones de derecho público y las corporaciones y fundaciones de utilidad pública
Visto lo anterior en los casos que se aplique, las unidades de auditoría interna de las Entidades Gubernamentales Autónomas, deberán incluir en su plan de trabajo verificar el cumplimiento, para cada una de las leyes a las que están sometidas, en caso sea necesario apoyarse en un especialista de cada ley, que los asesore en el transcurso de la revisión en la entidad.
1.3.10 Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios Decreto Legislativo Nº 296 del veinticuatro de julio de mil novecientos noventa y dos. Publicado en el D.O. No. 143 Tomo 316 del 31 de julio de 1992 Entró en vigencia en nuestro país el uno de septiembre de mil novecientos noventa y dos
El Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios, conocida comúnmente como IVA, es un impuesto que se aplica al valor agregado de los productos o en su caso cuando se presta un servicio. Además establece un valor neto de cada producto y es sobre el cual se debe aplicar el impuesto, es decir cuando un productor o distribuidor vende productos al consumidor final.
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El impuesto al Valor Agregado, llegó a sustituir al Impuesto de Timbres, el cual tenía su aplicación en forma de cascada, es decir, que en cada una de las etapas de comercialización, se le aplicaba un 5%, de impuesto llegando de esta manera a pagar al final, un 20%, 25% y en algunas ocasiones el 30% en la transacción comercial. Del impuesto Art. 1 Por la presente ley se establece un impuesto que se aplicará a la transferencia, importación, internación, exportación y al consumo de los bienes muebles corporales; prestación, importación, internación, exportación y el auto consumo de servicios, de acuerdo con las normas que se establecen en la misma.
Interpretación del hecho generador Art. 3. Para interpretar si un hecho constituye o no uno de los hechos generadores del impuesto, y para determinar la procedencia de la aplicación del mismo, se entenderá a su realidad efectiva, prescindiendo de la forma o denominación de los actos, convenciones o figuras jurídicas con que los interesados la exterioricen.
Capacidad tributaria. representación Art. 20. Serán sujetos pasivos o deudores del impuesto, sea en calidad de contribuyente o de responsables: a. Las personas naturales o jurídicas;
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b. Las sucesiones; c.
Las sociedades nulas, irregulares o de hecho;
d. Los fideicomisos; y e. Las asociaciones cooperativas.
Igual calidad tendrán las instituciones, organismos y empresas de propiedad del Gobierno Central y de instituciones públicas descentralizadas o autónomas, cuando realicen los hechos previstos en esta ley, no obstante que las leyes por las cuales se rigen las hayan eximido de toda clase de contribuciones o impuestos; salvo cuando realicen actividades bursátiles.
Tasa Art. 54. La tasa del impuesto es del trece por ciento, aplicable sobre la base imponible.
1.3.11 Subsistema de Contabilidad Gubernamental Con la entrada en vigencia de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado por Decreto Legislativo No. 516 de fecha 23 de noviembre de 1995, se crea el subsistema de contabilidad gubernamental.
El subsistema de contabilidad gubernamental es el elemento integrador del sistema de administración financiera y está constituido por un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar
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y controlar en forma sistemática toda la información referente a las transacciones del sector público, expresable en términos monetarios, con el objeto de proveer información sobre la gestión financiera y presupuestaria.
La contabilidad Gubernamental se estructurará como un sistema integral y uniforme, en el cual se reconocerán, registrarán y presentarán todos los recursos y obligaciones del sector público, así como los cambios que se produzcan en el volumen y composición de los mismos.
Existirá un único sistema contable en cada entidad u organismo público que satisfaga sus requerimientos operacionales, gerenciales, además, que permita y facilite la integración entre las transacciones patrimoniales y presupuestarias.
Constituyen elementos básicos del subsistema de contabilidad Gubernamental, los siguientes: a. El conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos relativos a la contabilidad gubernamental; b. La contabilidad específica de las entidades y organismos del sector público; c. La consolidación de la información financiera; d. Los informes de análisis financiero/contable.
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1.3.12 Leyes y normas del Sistema Financiero Estas leyes son aplicables a entidades que por su naturaleza tiene giro financiero, siendo obligatoria el cumplimiento de estas disposiciones legales, tal es el caso del: Fondo Social Para la Vivienda, Banco de Fomento Agropecuario y Fondo Nacional de Vivienda Popular, entre otras.
1.3.13 Ley del Servicio Civil El Directorio Cívico Militar, por Decreto Ley No. 507 del 24 de noviembre de 1961, publicado en el Diario oficial No. 239 del 27 de diciembre de 1961, crea la Ley de Servicio Civil
Las consideraciones para la creación de esta Ley sustentan que el artículo 109 de la Constitución Política de 1950, establece la carrera administrativa, reconoce la garantía de permanencia a los funcionarios y empleados comprendidos en ella y dispone que una ley especial regulará el servicio civil.
Que de conformidad con el precepto constitucional citado por
la ley, debe
comprender especialmente las condiciones de ingreso a la administración, las reglas relativas a promociones, ascensos, traslados, suspensiones y cesantías de los funcionarios y empleados comprendidos en la carrera administrativa; y los recursos contra las resoluciones que los afecten.
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Que para garantizar la eficiencia de la administración en beneficio del interés público, es indispensable que la ley especial sobre la materia regule también los deberes y prohibiciones a que deben quedar sujetos los funcionarios y empleados.
Esta normativa tiene por finalidad regular las relaciones del Estado y el Municipio con sus funcionarios y empleados; y garantizar la protección de éstos y la eficiencia de la administración pública y municipal, y organizar la carrera administrativa mediante la selección y promoción del personal sobre la base del mérito y la aptitud. Creando para ello orgánicamente el Tribunal de Servicio Civil, con sus atribuciones.
1.3.14 Código Tributario Por Decreto Legislativo No. 230 del 14 de diciembre de 2000 publicado en el Diario Oficial No. 241 del 22 de diciembre de 2000, se crea el Código Tributario.
Las consideraciones para la creación de esta Ley establecen que en la actualidad no existe un marco jurídico tributario unificado que regule adecuadamente la relación entre el fisco y los contribuyentes, que permita garantizar los derechos y obligaciones recíprocos, elementos indispensables para dar cumplimiento a los principios de igualdad de la tributación y el de la seguridad jurídica.
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Que es necesaria la unificación, simplificación y racionalización de las leyes que regulan los diferentes tributos internos, a efecto de facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de las obligaciones reguladas en ellas, así como la aplicación homogénea de la normativa tributaria por parte de la administración tributaria.
Que es indispensable corregir una serie de vacíos y deficiencias normativas que poseen las leyes tributarias, a efecto de contar con mecanismos legales adecuados que expediten la recaudación fiscal, viabilizando además la utilización de medios de cumplimiento de obligaciones tributarias acordes con los avances tecnológicos y con el proceso de modernización de la administración tributaria.
Que en razón de lo antes expuesto, se hace necesario emitir un marco legal que facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, desarrolle los derechos de los administrados, mejore las posibilidades de control por parte de la administración y garantice un adecuado flujo de recursos financieros que permitan atender las responsabilidades que competen al Estado.
Contiene los principios y normas jurídicas, aplicables a todos los tributos internos bajo la competencia de la administración tributaria. Ámbito de aplicación.
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Este Código se aplicará a las relaciones jurídico tributarias que se originen de los tributos establecidos por el Estado, con excepción de las relaciones tributarias establecidas en las legislaciones aduaneras y municipales. Sujeto activo de la obligación tributaria es el Estado, ente público acreedor del tributo.
La obligación tributaria es el vínculo jurídico de derecho público, que establece el Estado en el ejercicio del poder de imponer, exigible coactivamente de quienes se encuentran sometidos a su soberanía, cuando respecto de ellos se verifica el hecho previsto por la ley y que le da origen.
Se considera sujeto pasivo para los efectos del presente Código, el obligado al cumplimiento de las prestaciones tributarias, sea en calidad de contribuyente o en calidad de responsable.
El Dictamen Fiscal e Informe Fiscal que emita el Auditor deberá corresponder a períodos anuales comprendidos del uno de enero al treinta y uno de diciembre de cada año.
El Auditor deberá opinar sobre las obligaciones tributarias formales y sustantivas del sujeto pasivo, dejando constancia en el cuerpo del dictamen del cumplimiento o no de dichas obligaciones, sea que éstas correspondan a períodos tributarios mensuales o, a períodos o ejercicios de imposición regulados por este Código o por las leyes tributarias respectivas, incluidos en el
80
período del dictamen, con excepción de las establecidas en la Ley del Impuesto sobre Transferencia de Bienes Raíces.
1.4
Situación actual
1.4.1 Organización 1.4.1.1
Auditoría interna
1.4.1.2
Auditoría externa
1.4.1.1 Auditoría interna La auditoría interna, es una variante especializada de la auditoría general, aplicada a una determinada entidad, y es entendida como la acción para el logro y superación de los objetivos y metas trazadas por la organización.
La auditoría interna es una herramienta de gestión que apoya a la alta dirección de la entidad, calificando y evaluando el grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía con que se manejan los recursos institucionales, así como el cumplimiento de las normas legales y los lineamientos de políticas y planes de acción, evaluando
además
la eficiencia
de los sistemas
administrativos y de control para de esta manera coadyuvar al logro de los propósitos fundamentales de la organización.
81
El alcance de la auditoría interna debe abarcar el examen y evaluación de la adecuación y efectividad de los sistemas de organización o control interno y la calidad de ejecución en la realización de las responsabilidades asignadas.
Los auditores internos deben : 1. Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera, operativa y de los medios utilizados para identificar, evaluar, clasificar, y comunicar dicha información. 2. Revisar los sistemas establecidos para asegurar que estén de acuerdo con aquellas políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos que pudieran tener un efecto significativos en las operaciones e informes, determinando si la organización los está aplicando. 3. Revisar los medios de salvaguarda de los activos y, si procede verificar su existencia. 4. Valorar la economía y eficacia con que son utilizados los recursos. 5. Revisar
las operaciones o programas para verificar si los resultados
están de acuerdo con los objetivos y metas establecidas, y si las operaciones o programas se llevan a cabo en la forma prevista.32
La Corte de Cuentas, tiene la necesidad de mejorar su efectividad y eficacia en el contexto del control fiscal y político, ya que es cuestionada su objetividad,
32
Declaración de Responsabilidades de la Auditoría Interna, Revista AUDISAL
82
imparcialidad y oportunidad, elementos indispensables para un control efectivo que satisfaga los fines del Estado y la sociedad salvadoreña.
La Ley de la Corte de Cuentas de la República, regula que en las entidades y organismos del sector público, se establecerá una sola unidad de auditoría interna, bajo la dependencia directa de la máxima autoridad.
Este disposición solamente regula la posición jerárquica que debe tener la unidad de auditoría interna dentro de la estructura organizativa de una entidad.
La misma Ley de la Corte de Cuentas, establece las actividades y operaciones que debe revisar la auditoria gubernamental, clasificándolas en
auditoría
financiera, y auditoría operacional. La Corte de Cuentas, no establece la organización interna de la unidad auditoría interna, así como, el número de personas con que debe contar, por lo cual, la organización de dichas unidades en las diferentes entidades, depende del tamaño de la misma, y del número de personas contratadas.33
1.4.1.2 Auditoría externa Una función pública que tiene por objeto autorizar a los comerciantes y demás personas que por Ley deban llevar contabilidad formal, un adecuado y 33
Ley de la Corte de Cuentas de la Republica, Capitulo IV Sección I, Auditoria Gubernamental
83
conveniente sistema contable de acuerdo a sus negocios y demás actos relacionados con el mismo; vigilar que sus actos, operaciones, aspectos contables y financieros, se registren de conformidad a los principios de contabilidad y de auditoría aprobados por el consejo y velar por el cumplimiento de otras obligaciones que conforme a la Ley fueren competencia de los auditores.
Comprende los servicios profesionales para la práctica de la auditoría independiente en sus diversas formas de ejecución, además proporciona servicios de asesoría a la administración superior de empresas sean éstas del sector público o privado y la prestación de servicios propios de su competencia.
La auditoría externa puede ser conducida por personas naturales o jurídicas que cumplan con los requerimientos académicos, legales, de reconocida competencia y principios éticos.
La auditoría externa se desarrolla entorno a: objetivo, principios generales, normas internaciones de auditoría, alcance, certeza razonable para expresar una opinión sobre las cifras de los estados financieros.
En las auditorías de entidades del sector público, el auditor necesitará tomar en cuenta los requerimientos específicos de cualesquier otros reglamentos,
84
ordenanzas, o directivas ministeriales importantes que afecten el mandato de auditoría y cualesquier requerimientos especiales de auditoría. 34
34
Ley para el Ejercicio Profesional de Contaduría Pública
85
CAPITULO 2 2- MARCO TEORICO 2.1 Importancia de la auditoría La importancia de la auditoría trasciende en la prestación de servicios profesionales a entidades públicas o privadas logrando que el personal de éstas trabajen con mayor entusiasmo y dedicación, acierto y eficacia. Es importante porque transmiten a sus clientes datos, ideas y opiniones que de otras forma perdería y le sirven para que las actividades sean más eficientes y lucrativas.
La auditoría posee valores agregados que adiciona a sus clientes en materia de asesoría, comentarios y análisis sólidos y actualizados, sin descuidar la formulación de la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros.
2.2 Alcance de auditoría Se refiere a las actividades cubiertas por una auditoría ya sea externa e interna, tales como: a. Objetivos de la auditoría b. Naturaleza y extensión de los procedimientos de auditoría desarrollados c. Período de tiempo auditado d. Actividades relacionadas no auditadas en orden a delinear los límites de la auditoría.
86
El término “alcance de una auditoría” se refiere a los procedimientos de auditoría considerados necesarios en las circunstancias para lograr el objetivo de la auditoría.38
2.2.1 Alcance del trabajo sobre cumplimiento y controles internos El auditor debe informar el alcance de sus pruebas sobre cumplimiento de las leyes, regulaciones y controles internos. Si las pruebas no exceden aquellas que el auditor considera necesarias para una auditoría de estados financieros, será suficiente que el auditor declare que realizó pruebas sobre el cumplimiento de ciertas leyes y regulaciones, que obtuvo entendimiento de los controles internos y que evaluó los riesgos de control.
En resumen puede definirse que el alcance de auditoría es la aplicación de procedimientos, técnicas o métodos que permitan el desarrollo de la misma logrando en un plazo mediato el dictamen final.
2.3 Objetivos de la auditoría El objetivo de un examen ordinario de los estados financieros por parte de un auditor independiente, es la expresión de una opinión sobre la razonabilidad con la que presentan la situación financiera, resultados de las operaciones y
38
Normas Internacionales de Auditoría – Glosario de términos.
87
cambios en la situación financiera de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados .39
Es la expresión de una opinión a cerca de la adecuación por la cual ellos presentan su posición financiera, el resultado de sus operaciones y los cambios en su posición financiera, de conformidad con las normas internacionales de contabilidad.
En el sector Gubernamental, la auditoría tiene como objeto contribuir al cumplimiento de la obligación que tienen los funcionarios públicos, de responder por su gestión.
El objetivo de una auditoría es hacer posible que el auditor exprese una opinión sobre si los estados financieros están preparados, respecto de todo lo sustancial, de acuerdo a un marco de referencia para informes financieros.
De conformidad con las normas internacionales de auditoría, estas se inician con el establecimiento de objetivos, los que determinan el tipo de auditoría que debe practicarse y las normas a observarse.
39
Declaraciones Sobre Normas de Auditoría, SAS 1 Párrafo 110-01 Responsabilidades y Funciones del Auditor Independiente
88
La auditoría de estados financieros tiene por objeto determinar de manera razonable si los estados financieros de la
entidad auditada presentan
razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo conforme a
principios de contabilidad generalmente
aceptados. 40
2.4 Normas de auditoría Las normas de auditoría difieren de los procedimientos, en cuanto que los “procedimientos” se refieren a actos que han de ejecutarse, en tanto que las “normas” tienen que ver con medidas relativas a la calidad en la ejecución de esos actos y los objetivos que han de alcanzarse mediante el uso de los procedimientos adoptados.
Las normas de auditoría generalmente aceptadas, tal como fueron aprobadas y adoptadas por el Instituto Americano de Contadores Públicos son:
2.4.1 Normas generales 1. El examen debe llevarse a cabo por una persona o personas que tengan el entrenamiento técnico y la capacidad profesional como auditores. 2. En todos los asuntos relacionados con el trabajo encomendado, el o los auditores mantendrán una actitud mental independiente. 40
Normas de Auditoría Gubernamental (GAO), Capitulo 2, Auditoría Financiera
89
3. Se ejercitará el cuidado profesional en la ejecución del examen y en la preparación del informe.41
2.4.2 Normas relativas a la ejecución del trabajo 1. El trabajo se planeará adecuadamente, y se supervisará apropiadamente la labor de los ayudantes. 2. Deberá haber un estudio apropiado y evaluado del sistema de control interno existente como una base para confiar en él, y para determinar la extensión necesarias de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de auditoría. 3. Se obtendrá material de prueba suficiente y adecuado, por medio de la inspección, observación, investigación, indagación y confirmación, para lograr una base razonable y así poder expresar una opinión en relación con los estados financieros que se examinan.42
2.4.3 Normas relativas al informe 1. El informe indicará si los estados financieros se presentan de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. 2. El informe indicará si dichos principios se han seguido uniformemente en el período actual, en relación con el período precedente 41
Declaraciones Sobre Normas de Auditoría, SAS-1 Párrafo 150-02 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas-Normas Generales.
42
Declaraciones Sobre Normas de Auditoría, SAS-1 Párrafo 150-02 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas-Normas Relativas a la Ejecución del Trabajo.
90
3. Las revelaciones informativas contenidas en los estados financieros deben considerarse como razonablemente adecuadas, a ,menos que en el informe se indique lo contrario. 4. El informe contendrá ya sea una expresión de la opinión en relación con los estados financieros tomados en conjunto, o una aseveración en el sentido de que no puede expresarse una opinión.43 Proceder con el debido cuidado profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, técnicas, pruebas y demás procedimientos que habrán de aplicarse en ella. También debe emplearse correctamente ese criterio para aplicar las pruebas y demás procedimientos para evaluar los resultados y para presentar los informes correspondientes.
2.5. CLASIFICACIONES DE AUDITORIA 2.5.1 Auditoria independiente La auditoría independiente tiene como principal función emitir una opinión sobre los estados financieros. El informe del auditor independiente añade credibilidad a las manifestaciones financieras de las empresas.
43
Declaraciones Sobre Normas de Auditoría, SAS-1 Párrafo 150-02 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas-Normas Relativas al Informe.
91
Para que la opinión del auditor añada credibilidad a los estados financieros presentados por la administración, debe estar fuera del control de ésta y por lo tanto, no debe ser un empleado de la empresa. Los actos de los auditores independientes no están sujetos a supervisión de la dirección de la empresa, y esta situación por si sola ya crea una credibilidad independiente y con actitud mental.
La actitud y el pensamiento independiente son igualmente importantes en relación con la independencia del auditor y su cliente. La actitud independiente es el ingrediente individual más importante y debe continuamente mantenerse. Sin su independencia respecto al cliente, la opinión del auditor seria sospechosa y no serviría a las necesidades de los usuarios de los estados financieros. 44
El objetivo de un examen de los estados financieros por parte de un auditor independiente, es la expresión de una opinión sobre la razonabilidad con la que se presentan la situación financiera, resultados de las operaciones y cambios en la situación financiera de conformidad a normas internacionales de contabilidad.
44
Enciclopedia de la Auditoría – Grupo Editorial Océano, Capitulo 7, Auditoría Independiente.
92
El informe del auditor es el medio por el que él expresa su opinión o, si las circunstancias lo requieren se abstiene de opinar. En cualquier caso, dirá si su examen ha sido hecho de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.45
Las cualidades profesionales que se requieren de un auditor independiente son los de una persona con la educación y experiencia necesaria para actuar como tal. No incluye los atributos de una persona entrenada o calificada para actuar en el campo de otra profesión u ocupación.
En cumplimiento a las normas internacionales de auditoría, el auditor independiente debe usar su criterio para determinar cuales procedimientos de auditoría son necesarios, de acuerdo con las circunstancias, para tener una base razonable para soportar su opinión. Se requiere que su juicio sea el que corresponda a un profesional capaz.
El auditor independiente también tiene una responsabilidad con su profesión, la responsabilidad de cumplir con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
45
Declaraciones Sobre Normas de Auditoría, SAS-1 Párrafo 110-01 Responsabilidades y Funciones Del
Auditor Independiente
93
Las normas de auditoría difieren de los procedimientos, ya que estos últimos se refieren a los actos que han de ejecutarse, en tanto las normas tienen que ver con medidas relativas a la calidad en la ejecución de esos actos y los objetivos que han de alcanzarse mediante el uso de los procedimientos adoptados.
2.5.2 Auditoria interna La existencia de un adecuado sistema de control interno como factor fundamental de operación, a fin de lograr un óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros es de gran importancia dentro de cada entidad.
Es responsabilidad de la máxima autoridad, el diseño e implantación del sistema de control interno y como necesidad imperante la existencia de una unidad especializado para velar por el cumplimiento del mismo.
2.5.2.1 Objetivos de la auditoría interna 2.5.2.1.1 Objetivo principal. El objetivo principal de la Auditoría Interna es vigilar permanentemente a la entidad
a
fin
de
verificar
que
las operaciones,
políticas,
controles,
procedimientos administrativos y financieros, así como los métodos de trabajo utilizados sean los aprobados por los niveles de dirección, además, por el
94
debido cumplimiento de las leyes, reglamentos y otras disposiciones aplicables a la entidad.46
2.5.2.1.2 Objetivos específicos. a. Verificar y evaluar la efectividad y suficiencia de los controles internos, administrativos, operacionales financieras, a efecto de establecer si los controles proporcionan un método adecuado para el pronto y exacto registro de las transacciones, así como la protección de los activos. b. Verificar el comportamiento del presupuesto, verificando las cuentas y los hechos económicos que afectan los Estados Financieros, principalmente aquellos de mayor incidencia. c. Verificar el cumplimiento de las políticas de concesión de créditos y recuperación. d. Realizar todas las actividades de verificación rutinarias afines y aquellas que le fueran solicitadas.
2.5.2.1.3 Funciones. La función principal de la Auditoría Interna es prestar un servicio de asistencia constructiva a la administración, con el propósito de mejorar la conducción de
46
Declaración de Responsabilidades de la Auditoría Interna, emitida por el Instituto Americano de
Auditores Internos – Revista de AUDISAL
95
las operaciones y de obtener un mayor beneficio económico, a través del cumplimiento eficaz de sus objetivos.
Para el logro de esta función al examinar las operaciones deberán considerarse aspectos generales como las siguientes: a. Que los planes y las políticas de las entidades, así como los procedimientos aprobados para su ejecución, se cumplan de manera satisfactoria. b. Que los resultados de los planes y de las políticas respondan a su ejecución práctica, a los objetivos establecidos. c. Que los bienes patrimoniales se encuentren debidamente protegidos y contabilizados. d. Que las transacciones diarias se registren en su totalidad, correcta y oportunamente. e. Que los medios internos de comunicación transmitan información fidedigna, adecuada
y oportuna a los niveles de dirección y de
ejecución, responsables de la buena marcha de la Institución. f. Que las tareas individuales se cumplan con eficiencia, prontitud y honestidad.47
47
Seminario Técnicas Modernas en el Desarrollo de la Auditoría Interna – Colegio de Contadores Públicos Académicos de El Salvador, mayo de 1993
96
2.5.2.1.4 Atribuciones de la auditoría interna. Son atribuciones de Auditoría Interna las siguientes: a. Actuar con independencia de acción respecto de las demás unidades de la entidad. b. Tener libre acceso en cualquier momento a la contabilidad, archivos y documentos, así como otras fuentes de información relacionadas con las actividades de la Institución. c. Requerir la cooperación de cualquier funcionario o empleado de la entidad, con el fin de conseguir el más satisfactorio cometido de su misión.
2.5.2.1.5 Alcance del trabajo Con el objeto de utilizar en forma efectiva los recursos humanos y materiales disponibles, el trabajo de auditoría debe ser adecuadamente planificado. Por lo anterior, la Auditoría Interna debe contar con un plan de trabajo anual, el cual debe ser aprobado previamente por la máxima autoridad. El trabajo de auditoría debe estar diseñado para dos enfoques, el primero sobre los diferentes renglones de los Estados Financieros y el segundo, debe abarcar una auditoría operacional sobre aquellas áreas que se involucran en el control interno administrativo- financiero; el periodo de la planeación debe establecerse
97
para un año calendario, con ajustes periódicos, en base a las circunstancias que se vayan presentando.48
Dentro del plan de trabajo se desarrollarán ciertas actividades; por consiguiente se vuelve necesaria la fijación de un patrón que permita el cumplimiento del factor oportunidad en la aplicación de los procedimientos de auditoria.
Cada revisión tendrá tres etapas claramente identificadas: a. Revisión de los procedimientos en operación b. Confirmación de saldos con terceros c. Revisión y análisis de cifras de los Estados Financieros del área sujeta a examen.
Los auditores internos deben comunicar los resultados del trabajo. La comunicación debe incluir los objetivos y alcance del trabajo, así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones y los planes de acción.
La comunicación de los resultados debe ser precisa, objetiva, clara, concisa y oportuna.
48
Ley de la Corte de Cuentas de la República, Capitulo IV, Sección I
98
2.5.3 Auditoría gubernamental Se refiere a las auditorías efectuadas a los organismos, programas, actividades y funciones gubernamentales, así como a las auditorías de fondos gubernamentales recibidos por contratistas, instituciones sin fines de lucro y otras organizaciones privadas.
Los funcionarios públicos y otros a los que se les ha confiado el manejo de recursos públicos, son responsables de emplear estos recursos con eficiencia, economía y eficacia a fin de lograr los propósitos para los cuales se suministraron.49
La auditoría gubernamental, se ejerce como auditoría externa y como auditoría interna ambos tipos de auditoría, en las instituciones
gubernamentales
autónomas, está regida por las normas de la auditoría gubernamental y por la Ley de la Corte Cuentas de la República de El Salvador. Para el caso, de las instituciones autónomas, que tengan giro financiero, también es aplicable la Ley de Bancos, y son fiscalizadas por la Superintendencia del Sistema Financiero.
La auditoría interna, debe enviar copia del plan anual de trabajo a la Corte de Cuentas de la República y al Auditor Externo de la Institución.
49
Normas de Auditoría Gubernamental (GAO), Capitulo 1, párrafos 1 y 1.13, literal b
99
2.5.4 Auditoría financiera La auditoría financiera comprende la auditoría de estados financieros y asuntos financieros en particular.
Esta auditoría tiene por objeto determinar de manera razonable si los estados financieros de la entidad auditada presentan razonablemente
la situación
financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo conforme a las normas internacionales de contabilidad.
La auditoría de asuntos financieros en particular tiene como propósito determinar: a. Si la información financiera se presenta de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente b. Si la entidad auditada ha cumplido requisitos financieros específicos c. Si la estructura de control interno de la entidad con respecto a la presentación de los informes financieros y/o salvaguarda de los activos ha sido diseñada e implementada para lograr los objetivos de control.
La auditoría financiera, puede referirse a los siguientes asuntos: a. Segmentos
de
estados
financieros,
modificaciones presupuestarias;
información
y variación
financiera,
entre los resultados
financieros estimados y reales.
100
b. Controles internos sobre el cumplimiento con leyes y regulaciones como las que rigen las licitaciones, rendición de cuentas en algunas donaciones, así como los contratos. c. Los controles internos sobre la información financiera y /o salvaguarda de activos, incluyendo los controles sobre los sistemas computarizados. d. El cumplimiento con leyes, regulaciones y reclamos por fraude.50
2.5.5- Auditoría Operativa Fue apareciendo con la necesidad de vigilar no solamente las cifras de los diferentes reportes, si no también de los procedimientos que lo originaban.
Auditoría se deriva de la palabra “oir” y fue aplicada a los auditores externos que oían y comprobaban las cifras reportadas por las empresas, para certificar ante el público en general la corrección de las mismas.
A la auditoría operacional se le ha dado en llamar “ los ojos de la gerencia”, por la función de revisar el cumplimiento de los procedimientos existentes en las empresas, procurando aumentarlos y actualizarlos cada vez más, de acuerdo con las necesidades de la empresa y siempre por el conducto del departamento de organización y métodos o similar que se encargue de dicho estudio y elaboración e implementación, para dejar al auditor interno únicamente la revisión de existencia y cumplimiento.51
50 51
Normas de auditoría Gubernamental - (GAO), Capítulo 2, Auditoría Financiera. Ediciones Contables y Administrativas, México, Quinta reimpresión 1982
101
La auditoría operativa es una evaluación objetiva, constructiva, sistemática y profesional de las actividades relativas al proceso de gestión de una organización con el fin de determinar el grado de eficiencia, efectividad y economía con que son manejados los recursos, la adecuación y fiabilidad de los sistemas de información y control, y si la rendición de cuentas de sus actuaciones,
por
la
responsabilidad
conferida,
se
ha
cumplido
razonablemente.52
Es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programa, actividad o función gubernamental, que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas.
La auditoría operativa abarca la economía, eficiencia, eficacia y la auditoría de programas. La auditoría de economía, eficiencia y eficacia, tiene el propósito de determinar: a. Si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos(tales como: personal, bienes y espacio) de manera económica y eficiente b. Las causas de ineficiencia o de prácticas antieconómicas. c. Si la entidad ha cumplido las leyes y regulaciones aplicables en materia de economía y eficiencia. 52
Curso Taller de Auditoría Operativa - FEPADE.
102
La auditoría de programas está encaminada a determinar: a. El grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la legislatura o alguna otra autoridad que haya aprobado el programa correspondiente. b. La eficacia de los organismos, programas, actividades o funciones c. Si la entidad ha cumplido las leyes y regulaciones aplicables al programa.
En la auditoría de economía, eficiencia y eficacia se pueden examinar, por ejemplo, si la entidad auditada: a. Aplica políticas idóneas para efectuar sus adquisiciones b. Adquiere el tipo de recursos que requiere, con la calidad y en cantidad apropiadas, cuando se necesitan, y al menor costo posible. c. Protege y conserva adecuadamente sus recursos d. Evita la duplicación de esfuerzos de su personal y el trabajo de poca o ninguna utilidad. e. Evita el ocio y sobredimensionamiento de personal. f. Utiliza procedimientos operativos eficientes g. Emplea la menor cantidad posible de recursos (personal, instalaciones), para producir bienes o prestar servicios en la cantidad, calidad y oportunidad apropiadas. h. Cumple las leyes y regulaciones que pudieran afectar significativamente la adquisición, salvaguarda y uso de sus recursos.
103
i. Ha establecido un sistema de control adecuado para medir, preparar informes y monitorear su ejecución en términos de economía y eficiencia del programa j. Ha proporcionado informes relacionados con la economía y eficiencia que son válidos y confiables. 53
2.5.5.1 Normas para el trabajo de campo de auditorías operativas Planeamiento: Al planear la auditoría, el auditor debe definir los objetivos, el alcance y metodología dirigida a conseguir esos logros.
El alcance o límite de la auditoría, incluye, por ejemplo, el período y número de localidades que se van a cubrir. La metodología comprende el trabajo que efectuará el auditor en términos de la obtención de información y de los métodos analíticos que empleará para alcanzar los objetivos. El auditor debe diseñar la metodología que le sirva para obtener evidencia relevante, competente y suficiente para alcanzar los objetivos de la auditoría. La metodología incluye no solamente la naturaleza de los procedimientos del auditor, si no también su extensión.
Una auditoría operativa implica el examen de : a) Controles, b) Procesos y c) Sistemas, utilizados para manejar los recursos de una organización. 53
Normas de Auditoría Gubernamental – (GAO), Capitulo 2, Auditoría Operativa.
104
La auditoría puede abarcar una variedad de áreas como: a. Planeación financiera, presupuestos, contabilidad y estados financieros b. Planeación, desarrollo, capacitación y utilización de los recursos humanos c. Planeación, adquisición y utilización de propiedades planta, equipo, inventarios y otros activos d. Desarrollo y producción de la información necesaria para planear, operar y controlar la organización, así como para cumplir con la obligación de rendir cuentas.
Alcance a. Examen y verificación de la información relativa al desempeño institucional b. Revisión y elaboración de informes sobre la administración de recursos c. Análisis de actividades claves, evaluación y conveniencia de sistemas y controles d. Garantizar el debido cuidado de la eficiencia, eficacia y economía
Requisitos para la iniciación de una auditoría operativa: Mandato:
Encaminado a la evaluación de la gestión y sus resultados con fundamento en eficiencia, eficacia y economía.
105
Jurisdicción: Toda entidad o persona que maneje o disponga de recursos públicos. 54
Criterios de auditoría operativa Criterio general: La adquisición de activos debe tener lugar con la consideración por la economía. Sub-criterios: a. Justificar la necesidad de la adquisición, b. Determinación de los requerimientos técnicos, c. Consideración de opciones: arrendar reparar, comprar, construir, d. Manejo adecuado del proceso de adquisición, e. otros
Utilización adicional de los criterios de auditoría a. Mantener una buena comunicación con la administración, debido a que solicita su opinión o entendimiento sobre los criterios de auditoría desarrollados b. Indican el alcance de la auditoría en el sentido de puntualizar los objetivos de la auditoría. c. Tener la base para la fase de examen de auditoría en el desarrollo del programa de auditoría y la formulación de cuestionarios
54
Normas de Auditoría Gubernamental – (GAO), Capitulo 6, Auditoría Operativa.
106
d. En la generación de los hallazgos y la ayuda para la forma y estructura de las observaciones de auditoría. e. Durante la fase de planeación de la auditoría se identifican las fuentes para la obtención de criterios, y se desarrollan criterios generales para el plan de examen preliminar f. Durante la fase de examen los criterios son más específicos y detallados, de tal forma que el trabajo de auditoría es más exhaustivo que el realizado en el examen preliminar de la fase anterior.55
Fuentes de criterios de auditoría a. Normas o leyes que regulen el funcionamiento de la organización b. Manuales de operación y procedimientos de la entidad c. Políticas gubernamentales, estándares establecidos, directrices y guías dadas por el gobierno d. Guía y reportes de auditoría hechos por la entidad fiscalizadora superior e. Otras publicaciones hechas por la entidad auditada f. Comparación con otras entidades similares g. Organizaciones profesionales o cuerpos consultivos especializados h. Literatura sobre el tema que está en estudio
55
Curso Taller de Auditoría Operativa - FEPADE
107
2.5.5.2 Proceso de auditoría operativa Conocimiento de la entidad auditada
Análisis General
Determinación del alcance de auditoría
Planeación Planeación y conducción del examen preliminar
Examen Preliminar
Elaboración del informe del examen preliminar y el plan de auditoría
Elaboración de programas de auditorías
Ejecución de los programas, realización de pruebas y obtención de evidencia
Examen Elaboración de informes Revisión de los archivos de auditoría
Finalización del informe de auditoría Entrega del informe
Seguimiento
Reporte
Seguimiento
108
2.5.5.2.1 Fase de planeación Referencia a: Conocimiento de la entidad auditada Determinación del alcance de la auditoría Objetivos Criterios Metodología Recursos Tiempos 2.5.5.2.2 Fase del examen Referencia a: Recopilación de pruebas y análisis de evidencias en cuanto a: Calidad, y Cantidad 2.5.5.2.3 Aplicación de técnicas de auditoría: Prueba y evaluación de sistemas y controles Desarrollo de hallazgos Identificación de los efectos de acuerdo a los criterios y consideraciones de las causas principales Desarrollo de conclusiones y recomendaciones 2.5.5.2.4 Fase de reporte Discusión del Informe Comunicación de Resultados:
109
Comité de auditoría Director / Gerente Junta directiva Gobierno
2.5.5.2.5 Fase de seguimiento Es la última fase del proceso de la auditoría operativa. Verificación sobre la puesta en marcha de las medidas correctivas formuladas en las recomendaciones.
2.5.5.2.6 Puntos principales de control Fase de Planeación Plan de examen preliminar Informe del examen preliminar
2.5.5.2.7 Fase del examen Plan detallado y programas de auditoría por proyectos Revisión de los archivos de auditoría-papeles de trabajo
2.5.5.2.8 Fase de reporte Informe de auditoría
2.5.5.2.9 Seguimiento Verificación de la puesta en marcha de las recomendaciones formuladas 56
56
Curso Taller de Auditoría Operativa – FEPADE, abril de 1977
110
2.5.6- Auditoría de cumplimiento La administración es responsable de asegurar que la entidad que maneja, cumple con las leyes y reglamentos aplicables a sus actividades. Esta responsabilidad incluye la identificación de leyes y reglamentos aplicables y el establecimiento de políticas y procedimientos de control interno, para proporcionar una seguridad razonable de que la entidad cumple con esas leyes y reglamentos.
En una auditoría realizada de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas, la responsabilidad del auditor estará condicionada a las leyes y reglamentos. El SAS 54, en el párrafo 5, indica la responsabilidad del auditor en el descubrimiento de falsedades por ciertos actos ilegales cometidos en errores e irregularidades:
El auditor debe considerar las leyes y reglamentos, que son generalmente reconocidos por los auditores, por tener un efecto importante y directo en la determinación de las cifras de los estados financieros. 57
2.5.6.1 Entidades de gobierno Un aspecto importante de las Normas Contables Gubernamentales, en lo que se aplica a los gobiernos, es el reconocimiento de la variedad de consideraciones legales y contractuales típicas del entorno gubernamental. 57
Declaraciones sobre Normas de Auditoría del AICPA, No. 54, párrafo 5
111
Estas consideraciones se refieren y están reflejadas en la estructura del fondo, las bases de contabilidad y otros principios y métodos son un factor principal que distingue la contabilidad gubernamental de la comercial.
2.5.6.2 Entendiendo los efectos de las leyes y reglamentos El auditor debe obtener un conocimiento de los posibles efectos sobre los estados financieros, de las leyes y reglamentos que generalmente los auditores reconocen que tienen un efecto directo e importante sobre la determinación de las cifras en los estados financieros de una entidad gubernamental.
El auditor puede considerar desempeñar los siguientes procedimientos al evaluar la identificación por parte de la administración de dichas leyes y reglamentos y al obtener un conocimiento de sus posibles efectos sobre los estados financieros: a. Considerar el conocimiento acerca de dichas leyes y reglamentos obtenido por las auditorías de años anteriores. b. Discutir tales leyes y reglamentos con el principal funcionario financiero de la entidad, su asesor legal o con los administradores de la entidad. Obtener declaraciones de la administración por escrito, sobre la integridad de la identificación por parte de la administración. c. Revisar las porciones relevantes de cualquier contrato directamente relacionado.
112
d. Revisar las actas de las juntas del grupo legislativo de la entidad gubernamental que está siendo examinada, para la promulgación de leyes y reglamentos que tengan un efecto directo e importante sobre la determinación de cifras en los estados financieros de la entidad gubernamental. e. Consultar con la oficina del auditor federal, estatal o local u otra organización de supervisión de auditoría apropiada, acerca de las leyes y reglamentos aplicables a entidades dentro de su jurisdicción, incluyendo estatutos y requisitos de información uniforme. 58
La evaluación que hace el auditor del riesgo de control para las aseveraciones afectadas por el cumplimiento de leyes y reglamentos, puede verse influenciada por políticas y procedimientos en los tres elementos de la estructura del control interno
(ambiente de control, sistema de contabilidad y procedimientos de
control). Los siguiente factores podrán influir en la evaluación que hace el auditor del riesgo de control: a. El conocimiento o falta de éste por parte de la administración relativo a las leyes y reglamentos aplicables. b. La política de la entidad en relación a tales asuntos como la práctica de operación y códigos de conducta aceptables.
58
Declaraciones Sobre Normas de Auditoría, SAS 68 Párrafo 11, Entendiendo los Efectos de las Leyes y Reglamentos
113
c. La asignación de responsabilidad y la delegación de autoridad para tratar con asuntos tales como metas y objetivos de la organización, funciones operativas y requisitos reglamentarios. 59
Las Normas Internacionales de Auditoría, establecen criterios para efectuar este tipo de auditorias, de los cuales se mencionan los siguientes.
Consideraciones del auditor del cumplimiento con leyes y reglamentos: El auditor no es, y no puede ser considerado, responsable de prevenir el incumplimiento. El hecho de que se lleve a cabo una auditoría anual puede, sin embargo, actuar como una fuerza disuasiva o freno.
Una auditoría está sujeta al inevitable riesgo de que algunas representaciones erróneas de importancia relativa en los estados financieros no sean detectadas, aún cuando la auditoría esté apropiadamente planeada y desempeñada de acuerdo a NIAS. Este riesgo es más alto respecto de representaciones erróneas de importancia relativa resultantes de incumplimientos con leyes y reglamentos debido a factores como: a. Hay muchas leyes y reglamentos, que se refieren principalmente a los aspectos de operación de la entidad que típicamente no tienen un efecto importante sobre los estados financieros y no son capturados por los sistemas de contabilidad y de control interno. 59
Declaraciones Sobre Normas de Auditoría, SAS 68 Párrafo 14, Estructura del Control Interno
114
b. La efectividad de los procedimientos de auditoría es afectada por las limitaciones inherentes de los sistemas de contabilidad y de control interno y por el uso de comprobaciones. c. Mucha de la evidencia obtenida por el auditor es de naturaleza persuasiva y no conclusiva. d. El incumplimiento puede implicar conducta que tiene la intención de ocultarlo, como colusión, falsificación, falta deliberada de registro de transacciones, el que la administración sobrepase los controles, o representaciones erróneas intencionales hechas al auditor.60
Deberá tomarse en consideración, que el auditor al planear y desempeñar la auditoría con una actitud de escepticismo profesional reconociendo que en la auditoría puede revelar condiciones o eventos que llevarían a cuestionarse si una entidad está cumpliendo con leyes y reglamentos.
Para planear la auditoría, el auditor deberá obtener una comprensión general del marco de referencia legal y regulador aplicable a la entidad y como está cumpliendo con dicho marco de referencia.
Para obtener la comprensión general, el auditor reconocería particularmente que algunas leyes y reglamentos pueden tener un efecto fundamental sobre las
60
Norma Internacional de Auditoría No. 250 – Consideraciones de Leyes y Reglamentos en una auditoría de Estados Financieros, página 90-91
115
operaciones de la entidad. Para obtener la comprensión general de leyes y reglamentos, el auditor ordinariamente tendría que: 1. Usar el conocimiento existente del área en que se desenvuelve la entidad. 2. Averiguar
con
la
administración
respecto
de
las
políticas
y
procedimientos de la entidad referentes al cumplimiento con leyes y reglamentos. 3. Averiguar con la administración sobre las leyes o reglamentos que puede esperarse tengan un efecto fundamental sobre las operaciones de la entidad. 4. Discutir con la administración las políticas o procedimientos adoptados para identificar, evaluar y contabilizar las demandas de litigios y las evaluaciones.
El auditor deberá obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría sobre el cumplimiento con aquellas leyes y reglamentos que el auditor reconoce que tienen un efecto sobre la determinación de montos sustanciales y revelaciones en los estados financieros. El auditor debería tener una suficiente comprensión de estas leyes y reglamentos para considerarlas, cuando audita las aseveraciones relacionadas a la determinación de montos que van a ser registrados y las revelaciones que van a ser hechas.
116
2.5.6.3 Procedimientos cuando se descubre incumplimiento Cuando el auditor se da cuenta de información concerniente a un posible caso de incumplimiento, el auditor deberá obtener una comprensión de la naturaleza del acto y las circunstancias en las que ha ocurrido, y otra información suficiente para evaluar el posible efecto sobre los estados financieros.
Cuando evalúa el posible efecto sobre los estados financieros, el auditor considera: 1. Las potenciales consecuencias financieras, como multas, castigos, daños 2. Si las potenciales consecuencias financieras requieren revelación 3. Si las potenciales consecuencias financieras son tan serias como para cuestionar el punto de vista justo y verdadero (presentación razonable) dado por los estados financieros.
Cuando el auditor cree que puede haber incumplimiento, el auditor debería documentar los resultados y discutirlos con la administración. La documentación de resultados incluye copias de registros y documentos y la elaboración de minutas de las conversaciones, si fuera apropiado.61
61
Norma Internacional de Auditoría No. 250 – Consideraciones de Leyes y Reglamentos en una auditoría de Estados Financieros, página 92
117
2.5.6.3.1 Informe de incumplimiento 2.5.6.3.1.1 A la administración El auditor debería tan pronto sea factible, ya sea comunicarse con el comité de auditoría (si existe), el consejo de directores y ejecutivos, u obtener evidencia de que están apropiadamente informados,
respecto del incumplimiento que
viene a la atención del auditor. Sin embargo, el auditor no necesita hacerlo así para asuntos que son claramente sin consecuencia o triviales y puede llegar a un acuerdo por adelantado sobre la naturaleza de los asuntos que deberán comunicarse.
Si ajuicio del auditor se cree que el incumplimiento es intencional y de importancia relativa, el auditor debería comunicar el resultado sin demora.
Si el auditor sospecha que miembros de la administración, incluyendo miembros del consejo de directores, están involucrados en el incumplimiento, el auditor deberá reportar el asunto a nivel superior inmediato de autoridad en la entidad, si existe, como un comité de auditoría o un consejo de supervisión.
2.5.6.3.1.2 A los usuarios del dictamen del auditor sobre los estados financieros: Si el auditor concluye que el incumplimiento tiene un efecto sustancial sobre los estados financieros, y no ha sido apropiadamente reflejado en los mismos, el auditor debería expresar una opinión calificada o una opinión adversa.
118
Si el auditor es impedido por la entidad de obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría para evaluar si ha ocurrido o es probable que ocurra incumplimiento que sea de importancia relativa para los estados financieros, el auditor debería expresar una opinión calificada o una abstención de opinión sobre los estados financieros, basado en una limitación al alcance de la auditoría.
Si no le es posible determinar si ha ocurrido incumplimiento a causa de las limitaciones impuestas por las circunstancias y no por la entidad, el auditor deberá considerar el efecto sobre el dictamen.62
2.5.6.3.1.3 A las autoridades reguladoras y ejecutorias. El deber de confidencialidad del auditor ordinariamente le imposibilitaría reportar incumplimiento a una tercera parte. Si embargo, en ciertas circunstancias ese deber de confidencialidad es sobrepasado por el estatuto, la ley o por las cortes de justicia. El auditor puede necesitar buscar asesoría legal en tales circunstancias, dando debida consideración a la responsabilidad del auditor hacia el interés público.
62
Norma Internacional de Auditoría No. 250 – Consideraciones de Leyes y Reglamentos en una auditoría de Estados Financieros, página 94-95
119
2.5.6.3.1.4 Retiro del trabajo El auditor puede concluir que el retiro del trabajo es necesario cuando la entidad no toma acción para remediar lo que el auditor considera necesario en las circunstancias, aún cuando el incumplimiento no sea de importancia relativa para los estados financieros. Los factores que afectarían la conclusión del auditor, incluyen las implicaciones del involucramiento de la más alta autoridad dentro
de
la
entidad,
que
pueden
afectar
la
confiabilidad
de
las
representaciones de la administración, y los efectos sobre el auditor respecto de continuar la asociación con la entidad. Para este tipo de conclusión se recomienda que el auditor busque asesoría legal.63
2.5.6.3.1.5 Perspectiva del sector público Muchos trabajos del sector público incluyen responsabilidades de auditoría adicionales, respecto de la consideración de leyes y reglamentos. Aún si las responsabilidades del auditor no se extienden más allá de las del auditor del sector privado, las responsabilidades para reportar pueden ser diferentes, ya que el auditor del sector público puede estar obligado a reportar sobre casos de incumplimiento a las autoridades que gobiernan o reportarlos en el dictamen de auditoría.
63
Norma Internacional de Auditoría No. 250 – Consideraciones de Leyes y Reglamentos en una auditoría de Estados Financieros, página 95
120
Indicaciones
de que puede haber ocurrido incumplimiento con leyes o
reglamentos: 1. Investigación por departamentos del gobierno o pago de multas o castigos 2. Pagos por servicios no especificados o préstamos a consultores, partes relacionadas, empleados del gobierno. 3. Comisiones de ventas u honorarios a agentes que parecen excesivos en relación con los ordinariamente pagados por la entidad. 4. Compras a precios notablemente por encima o por debajo del precio de mercado 5. Pagos inusuales en efectivo, compras en forma de cheques de caja pagaderos al portador o transferencias a cuentas bancarias numeradas. 6. Transacciones inusuales con entidades registradas como paraísos fiscales. 7. Pagos sin documentación apropiada de control de cambios 8. Pagos por bienes y servicios hechos a algún país distinto del país de origen de los bienes y servicios. 9. Existencia de un sistema contable que falla, ya sea por diseño o por accidente, en dar un rastro de auditoría adecuado o suficiente evidencia. 10. Transacciones no autorizadas o transacciones registradas en forma impropia 11. Comentarios en los medios noticiosos. 64
64
Norma Internacional de Auditoría No. 250 – Consideraciones de Leyes y Reglamentos en una auditoría de Estados Financieros, página 95-96
121
2.5.7- Auditoria fiscal En la República de El Salvador, a partir del ejercicio 2001,
se instituyó la
auditoría fiscal, la cual se encuentra reglamentada dentro del Código Tributario vigente, mediante el Decreto Legislativo número 230 del 14 de Diciembre de 2000, publicado en el Diario Oficial número 241, tomo 349 del 22 de Diciembre de 2000. Según lo estipulado la auditoría en mención será realizada por Licenciados en Contaduría o Contadores Públicos Certificados.
2.5.7.1 Norma para auditoria de cumplimiento de obligaciones tributarias Objetivo. Establecer el marco de referencia a observar por los contadores públicos, a efecto de garantizar que los trabajos de auditoría fiscal sean realizados con un alto grado de profesionalismo y, tanto el dictamen como el informe fiscal, sean documentos que revelen de manera adecuada el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los contribuyentes, y garantice el interés fiscal.
Definir la responsabilidad de los contadores públicos que actúan como auditores fiscales, en cuanto a que el dictamen que emitan, exprese una opinión respecto al cumplimiento de obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes obligados a dictaminarse. Lo anterior no inhibe que la administración tributaria ejerza las facultades de fiscalización.
122
Orientar al auditor fiscal, para que al dictaminar, lo haga apegado a lo que prescriben las normas de auditoría generalmente aceptadas en El Salvador y a la presente norma.65
2.5.7.2 Concepto general Se entiende por auditoría de cumplimiento de obligaciones tributarias, el trabajo que un licenciado en contaduría pública o contador público certificado, realiza para expresar una opinión sobre el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales y sustantivas de los contribuyentes obligados a dictaminarse fiscalmente.
Para expresar dicha opinión, el profesional debe obtener evidencia suficiente y apropiada en relación con el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa legal correspondiente.
El auditor fiscal debe ejecutar su trabajo asegurándose de contar con: a. El debido cuidado en la planeación, desarrollo y evaluación de los resultados de sus procedimientos de examen. b. Un grado apropiado de escepticismo profesional para alcanzar una seguridad
razonable
de
que
incumplimientos
importantes
serán
detectados.
65
Norma para auditoría de cumplimiento de obligaciones tributarias – Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y auditoría, junio de 2002
123
En un examen del cumplimiento de las obligaciones tributarias, el auditor fiscal debe: a. Obtener un entendimiento de las obligaciones tributarias formales o sustantivas establecidas en las leyes tributarias. b. Planear y supervisar el trabajo c. Considerar
porciones
relevantes
de
los
controles
internos
del
contribuyente sobre el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. d. Obtener evidencia suficiente incluyendo pruebas de cumplimiento de las obligaciones tributarias e. Considerar eventos subsecuentes relacionados con el período a dictaminar. f. Formarse una opinión acerca de si la entidad cumplió, en todos los aspectos importantes con las obligaciones tributarias formales y sustantivas.
En algunos trabajos la naturaleza de las obligaciones tributarias formales o sustantivas
a
cargo
del
contribuyente,
pueden
requerir
habilidades
especializadas o conocimiento de un campo específico diferente al de la auditoría o contabilidad. En tales casos, el auditor puede auxiliarse en el trabajo de un especialista.
Otro factor a considerar por el auditor fiscal al planear el trabajo, es que si la entidad tiene una unidad de auditoría interna, y el grado en que los auditores
124
internos están involucrados en controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias a cargo del contribuyente.
El auditor fiscal debe obtener un entendimiento razonable del control interno aplicado por el contribuyente, suficiente para planear el trabajo y evaluar el riesgo de control para el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Cuando se busca evaluar el riesgo de control, el auditor fiscal debe llevar a cabo pruebas de control para obtener evidencia que soporte el nivel de riesgo de control evaluado.
El riesgo de emitir opinión respecto al cumplimiento de obligaciones tributarias está compuesto por los siguientes componentes: a. RIESGO INHERENTE: Es el riesgo de una falta importante de cumplimiento a los requisitos especificados que pudiese ocurrir y no ser prevenido ni detectado a tiempo por los controles del contribuyente. b. RIESGO DE CONTROL: Es el riesgo de que un incumplimiento importante pudiera ocurrir y no ser prevenido o detectado oportunamente por los controles del contribuyente c. RIESGO DE DETECCIÓN: Es el riesgo de que los procedimientos del auditor lo lleven a la conclusión de que no existe una falta importante de incumplimiento, cuando de hecho existe.
125
De acuerdo a lo anterior, el profesional en auditoría podría modificar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de cumplimiento llevados a cabo, basado en la evaluación del riesgo inherente y el riesgo de control. 66
2.5.7.3 Dictamen e informe fiscal Se entenderá por dictamen fiscal el documento en el que conste la opinión relacionada
con
el
cumplimiento
de
las
obligaciones
tributarias
del
contribuyente, emitidas por un licenciado en contaduría pública o un contador público certificado.
Por informe fiscal se entenderá el documento que contendrá un detalle del trabajo realizado por el auditor y los resultados obtenidos, lo cual constituye un fundamento de lo expresado en el dictamen fiscal.67
2.5.8- Auditoría especial La naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo que va a ser desarrollado en un trabajo de auditoría con propósito especial variará con las circunstancias. Antes de emprender un trabajo de auditoría con propósito especial, el auditor deberá asegurarse de que hay acuerdo con el cliente sobre la naturaleza exacta del trabajo y la forma y contenido del dictamen que será emitido.
66
Norma para auditoría de cumplimiento de obligaciones tributarias – Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y auditoría, junio de 2002. 67
Código Tributario Art. 29
126
Al planear el trabajo de auditoría, el auditor necesitará una clara comprensión del propósito para el que se usará la información sobre la que se dictamina, y quién es probable que la use. Para evitar la posibilidad de que el dictamen del auditor sea usado para propósitos que no son los planeados, el auditor puede indicar en el dictamen el propósito para el cual se prepara y cualesquiera restricciones sobre su distribución y uso.68
Cuando al auditor se le solicita que dictamine en un formato prescrito, el auditor deberá considerar la sustancia y texto del dictamen prescrito y, cuando sea necesario, deberá hacer los cambios apropiados para conformarlos a los requerimientos de normas internacionales de auditoría, ya sea refraseando la forma o anexando un dictamen separado.
El auditor deberá considerar si están claramente reveladas en la información financiera, cualesquiera interpretaciones significativas de un convenio sobre el que se base la información financiera.
Una base integral de contabilización comprende un conjunto de criterios usados en la preparación de los estados financieros, que aplica a todas las partidas de importancia relativa y que tiene un soporte sustancial. Los estados financieros pueden estar preparados para un propósito especial de acuerdo con una base
68
Normas Internacionales de Auditoría – El dictamen del auditor sobre compromisos de auditoría con propósito especial – Consideraciones Generales
127
integral de contabilización distinta de las normas internacionales de contabilidad o de normas nacionales relevantes. Un conglomerado de convenciones contables ideadas para acomodarse a una preferencia individual no es una base integral de contabilización. Otros marcos conceptuales integrales para informes financieros pueden incluir: 1. El que usa la entidad para preparar su declaración de impuestos 2. La base de contabilización sobre las entradas y salidas de efectivo 3. Las reglas de una dependencia gubernamental reglamentada para informes financieros.69
Puede pedirse al auditor que exprese una opinión sobre uno o más componentes de los estados financieros, por ejemplo, cuentas por cobrar, inventarios, etc. Este tipo de trabajo puede ser llevado a cabo como un trabajo separado o conjuntamente con una auditoría de los estados financieros de la entidad.
Este tipo de trabajo no da como resultado un dictamen sobre los estados financieros tomados como un todo y, consecuentemente, el auditor debería expresar una opinión sólo respecto de si el componente auditado esta preparado, respecto de todo lo importante, de acuerdo con la base identificada de contabilización. El dictamen del auditor sobre un componente de los estados 69
Normas Internacionales de Auditoría – El dictamen del auditor sobre compromisos de auditoría con propósito especial – párrafo 9
128
financieros debería incluir
una
declaración
que
indique
la
base
de
contabilización de acuerdo a la cual se presenta el componente, o que se refiera a un convenio que especifique la base.
Los compromisos para expresar una opinión respecto del cumplimiento de una entidad con los convenios contractuales debería desarrollarse solo cuando los aspectos generales del cumplimiento se relacionan con asuntos financieros y contables dentro del alcance de la competencia profesional del auditor. Sin embargo, cuando hay asuntos particulares que forman parte del trabajo que están fuera de la pericia del auditor, se deberá considerar usar el trabajo de un especialista.
Algunos de los trabajos considerados “compromisos de auditoría con propósito especial” en el sector privado no son con propósito especial en el sector público. Los dictámenes sobre estados financieros preparados de acuerdo con una base integral de contabilización distinta de normas internacionales de contabilidad o de normas nacionales, ordinariamente es la norma y no la excepción en el sector público. Hay que tomar nota de esto y dar lineamientos al auditor en su responsabilidad para evaluar si las políticas contables darán como resultado información errónea.
129
Un factor que también se tiene que considerar es que los dictámenes de auditoría del sector público son ordinariamente documentos públicos y por lo tanto, no es posible restringir el dictamen a usuarios específicos. 70
70
Normas Internacionales de Auditoría – El dictamen del auditor sobre compromisos de auditoría con propósito especial – Perspectiva del sector público
130
CAPITULO 3 3. INVESTIGACIÓN DE CAMPO 3.1- Objetivos de la investigación 3.1.1- Objetivo General a. Determinar el grado de conocimiento de las unidades de auditoría interna para el beneficio de las entidades gubernamentales autónomas, y proporcionarles un documento alternativo que oriente al cumplimiento de la Ley y Reglamentos de la Corte de Cuentas de la República, así como otras leyes aplicables al sector Gubernamental, además la aplicación de las normas de auditoría gubernamental. 3.1.2- Objetivos específicos a. Determinar si las entidades gubernamentales autónomas utilizan a las unidades de auditoría interna, como apoyo de control. b. Mejorar la gestión administrativa de las entidades gubernamentales autónomas, disminuyendo los reparos de la Corte de Cuentas de la República por el incumplimiento a la Ley y Reglamentos. c. Dar a conocer medidas preventivas para fortalecer el control interno administrativo
y
financiero
en
las
entidades
gubernamentales
autónomas.
131
3.2 HIPOTESIS DE LA INVESTIGACIÓN 3.2.1- Hipótesis General Si las unidades de auditoría interna realizaran un adecuado cumplimiento de los requerimientos de normas de auditoría, contribuirían a mejorar la administración de los recursos estatales.
3.2.2- Hipótesis Específicas a. A mayor importancia al control interno posterior, mayor será el beneficio para la administración en el manejo de los recursos. b. A mayor transparencia en la gestión administrativa-financiera en las entidades gubernamentales autónomas, mayor credibilidad por parte de la ciudadanía en general. c. A mayor identificación de riesgos potenciales por parte de la unidad de auditoría interna, mayor será el aporte en medidas preventivas que recibirá la administración de las entidades gubernamentales autónomas.
3.3- METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 3.3.1 Población a Investigar Está formado por todas las entidades gubernamentales autónomas, ya que con la modernización del Estado, se descentralizó la parte operativa, por lo cual cada institución es la encargada de la implementación del control interno, para que las operaciones se hagan con economía, eficiencia y eficacia.
132
Aunque la finalidad y estructura organizativa de las instituciones autónomas es completamente diferente, se confirma que los beneficios en cuanto a la implementación del control interno, son aplicables a cualquier entidad de esta naturaleza.
El universo de la población en estudio consta de 28 entidades gubernamentales autónomas, las que se encuentran ubicadas en el área metropolitana de San Salvador, y que se detallan así: 1.
Lotería Nacional de Beneficencia ( LNB )
2.
Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma ( CEPA )
3.
Administración Nacional de Acueductos y Alcantarillados ( ANDA )
4.
Comisión Ejecutiva Hidroeléctrica del Río Lempa ( CEL )
5.
Instituto Nacional de Pensiones de Empleados Públicos ( INPEP )
6.
Instituto Salvadoreño del Seguro Social ( ISSS )
7.
Fondo Social para la Vivienda ( FSV )
8.
Fondo de Financiamiento y Garantía para la Pequeña Empresa (FIGAPE )
9.
Fondo Salvadoreño de Estudios de Preinversión ( FOSEP )
10. Fondo Nacional de Vivienda Popular ( FONAVIPO ) 11. Instituto Salvadoreño de Fomento Cooperativo ( INSAFOCOOP ) 12.
Instituto Salvadoreño de Formación Profesional ( INSAFORP )
13.
Federación de Cajas de Crédito ( FEDECREDITO )
14.
Banco Central de Reserva de El Salvador ( BCR )
133
15. Instituto de Garantía de Depósito ( IGD ) 16. Corporación Salvadoreña de Inversiones ( CORSAIN ) 17. Superintendencia del Sistema Financiero ( SSF ) 18.
Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada ( IPSFA )
19.
Banco de Fomento Agropecuario ( BFA )
20. Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología ( CONACYT ) 21. Federación Salvadoreña de Fútbol ( FEDEFUT ) 22. Superintendencia de Pensiones 23. Superintendencia de Valores 24. Consejo Nacional de la Judicatura ( CNJ ) 25. Fondo de Inversión Social de El Salvador ( FISDL ) 26. Fondo de Saneamiento y Fortalecimiento Financiero ( FOSAFI ) 27. Banco Multisectorial de Inversiones (BMI) 28. Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal ( ISDEM )
3.3.2- Diseño y selección de la muestra Para determinar la muestra se utilizó la formula de universo finito, debido a que la población es menor de 10,000 miembros. Para este caso, se consideraron 12 entidades gubernamentales autónomas del universo total
134
3.3.2.1 Fórmula finita Para el universo con población menor a 10,000 individuos o cosas 71 N n = ______________ 1+( N*E) n =___28____________ 1+( 28*0.05) 28 n =_______________ 2.40
n = 11.66 = 12 En donde: N = Universo
n = Muestra
E = Márgen de error tolerable
Criterio de selección de la muestra: Las entidades investigadas que conforman la muestra, fueron seleccionadas al criterio aleatorio del grupo, considerando como mínimo el volumen de operaciones y mayor identificación por los servicios que prestan a los usuarios.
Las entidades seleccionadas son las siguientes: 1. Lotería Nacional de Beneficencia ( LNB ) 2. Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma ( CEPA ) 3. Administración Nacional de Acueductos y Alcantarillados ( ANDA ) 71
Estadística ll: Métodos Prácticos de Inferencia Estadística, Segunda edición Gildaberto Bonilla, UCA editores
135
4. Comisión Ejecutiva Hidroelétrica del Río Lempa ( CEL ) 5. Fondo Social para la Vivienda ( FSV ) 6. Fondo Salvadoreño de Estudios de Preinversión ( FOSEP ) 7. Fondo Nacional de Vivienda Popular ( FONAVIPO ) 8. Instituto Salvadoreño de Formación Profesional ( INSAFORP ) 9. Banco Central de Reserva de El Salvador ( BCR ) 10. Fondo de Financiamiento y Garantía para la Pequeña Empresa (FIGAPE) 11. Superintendencia de Valores 12. Federación de Cajas de Crédito ( FEDECREDITO )
3.3.3- RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN Para desarrollar esta parte del trabajo, se comenzó por hacer una revisión general de los cuestionarios contestados, con el propósito de determinar la confiabilidad de los datos aportados.
De esta revisión se estableció la necesidad de que por cada pregunta fueran tabuladas y computadas por medio de gráficos, presentado los resultados en términos absolutos y porcentuales.
Adicionalmente, se expone nuestra interpretación de los resultados más significativos obtenidos de la encuestas, siguiendo el mismo orden de
136
numeración con que se identificaron los gráficos presentados, relativo a la tabulación de respuestas. A continuación presentamos los datos referidos conteniendo los resultados de las encuestas:
ENCUESTADOS Instituciones gubernamentales autónomas - TOTAL
12
RESPUESTAS Contestadas completas
12
Contestadas con abstenciones en algunas preguntas.
0
Contestadas incompletas
0
Total Contestadas No devueltas Total encuestas
12 0 12
137
Objetivo. Conocer la jerarquía organizativa de la unidad de auditoría interna, para establecer si cumple con las disposiciones de la Ley de la Corte de Cuentas de la República. Art. 34. 1. De acuerdo a la estructura organizativa de la entidad, la unidad de auditoría interna depende de? Respuesta
Tabulación
Porcentaje
Asamblea de
0
0
Gobernadores Junta Directiva Presidente de Junta
8 4
67 33
Gerencia General
0
0
Otros
0
0
12
100
33% Si No 67%
Interpretación de la respuesta: Es evidente que en la mayoría de instituciones gubernamentales autónomas, la unidad de auditoría interna depende de Junta Directiva como máxima autoridad.
138
Objetivo. Conocer si dentro del personal de la unidad de auditoría interna, algún empleado tiene conflicto de intereses que perjudique su labor al efectuar un trabajo de auditoría en alguna área específica. 2. Todo personal de auditoría interna, presenta anualmente una declaración jurada de conflicto de intereses ? Respuesta Si No
Tabulación 4 8
Porcentaje 33 67
12
100
33% Si No 67%
Interpretación de la respuesta: Esta información nos proporciona el dato que el
67%, de las unidades de
auditoría interna, no han establecido como norma que el personal evidencie la inexistencia de conflicto de interés.
139
Objetivo. Determinar si la planificación
del trabajo de auditoria interna, se
realiza de conformidad a las normas de auditoría gubernamental. 3. En los trabajos realizados por auditoría interna, se ha evaluado la esrtructura de control interno, para determinar la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría.? Respuesta Si No
Tabulación 5 7 12
Porcentaje 42 58 100
42% Si No 58%
Interpretación de la respuesta: De acuerdo con los datos proporcionados por los encuestados, el 58% planifican su trabajo en forma general y por periodos anuales, como una base para elaborar el plan de trabajo anual, requerido por la Corte de Cuentas de la República.
140
Objetivo. Conocer si los miembros de auditoría interna, observan normas de honradez, objetividad y diligencia y lealtad. 4. La unidad de auditoría interna, ha establecido normas relacionadas con la conducta que deben observar los auditores? Respuesta Si No
Tabulación 2 10 12
Porcentaje 17 83 100
17% Si No 83%
Interpretación de la respuesta: Los auditores internos tienen conocimiento de las normas de auditoria generalmente aceptadas por la profesión, sin embargo, las respuestas revelan que el 83%, no se han establecido normas que deban observar los auditores en el desempeño de sus labores.
141
Objetivo.
Identificar el nivel académico que tiene el jefe de la unidad de
auditoría interna, para determinar si cumple con lo requerido por la Ley de la Corte de Cuentas de la República de El Salvador, Art. 32 5. Cuál es el grado académico que posee el jefe de auditoría interna? Respuesta
Tabulación
Porcentaje
Maestría
3
25
Licenciatura en Contaduría Pública
9
75
Otros
0
0
12
100
0%
25%
Maestría Lecenciatura en Contaduría Pública Otros
75%
Interpretación de la respuesta: El 75%, de los encuestados son licenciados en contaduría pública, considerándose como el grado académico deseable para el cargo de jefe de la unidad de auditoría interna.
142
Objetivo. Determinar la importancia que la administración le brinda a la unidad de auditoría interna. 6. La unidad de auditoría interna, tiene los siguientes elementos? Respuesta
Tabulación
Porcentaje
Recurso humano idoneo
7
58
Recursos materiales en
0
0
Ambas
5
42
Ninguna
0
0
12
100
optimas condiciones
Recurso Humano Idoneo
0% 42% 58% 0%
Recursos materiales en optimas condiciones Ambas Ninguna
Interpretación de la respuesta: Las unidades de auditoría interna de las entidades gubernamentales autónomas, en un 58%, únicamente cuentan con el personal idóneo, careciendo de los recursos materiales en óptimas condiciones, situación que podría afectar la oportunidad de los informes de auditoría.
143
Objetivo. Determinar sí el tamaño de la unidad de auditoría interna, permite tener mayor cobertura para auditar la entidad. 7. Cuántas personas conforman la unidad de auditoría interna? Respuesta
Tabulación
Porcentaje
De una a cinco personas
7
58
De cinco a diez personas
3
25
De diez a quince personas
2
17
12
100
17%
De una a cinco personas De cinco a diez personas
25%
58%
De diez a quince personas
Interpretación de la respuesta: La mayoría de instituciones gubernamentales autónomas encuestadas, son grandes, y el número de personas que integran la unidad de auditoría, se concentra en el rango de uno a cinco, que representa el 58%, no obstante que las unidades de auditoría interna cuentan con una partida presupuestaria, no pueden contratar más personal por la falta de adjudicación de nombramientos, de parte de la administración de la entidad.
144
Objetivo.
Determinar si la estructura de la unidad de auditoría interna, le
permite efectuar el control de calidad en el desempeño de las actividades de auditoría. 8. Cómo está estructurada la unidad de auditoría interna? Respuesta
Tabulación
Porcentaje
2
17
2
17
5 3 12
41 25 100
Jefe, supervisor y colaboradores Jefe, Supervisores y colaboradores Jefe y colaboradores Otros
Jefe, supervisor y colaboradores Jefe, supervisores y colaboradores
17%
25%
17% 41%
Jefe y colaboradores Otros
Interpretación de la respuesta: El dato más significativo muestra que el 41%, de las unidades de auditoría interna está compuesta por el jefe y colaboradores, situación que no permite establecer una estructura acorde a todos los niveles necesarios dentro de la entidad, concluyéndose que el jefe planifica, dirige y supervisa a la vez, las auditorías realizadas.
145
Objetivo. Determinar si se facilita la inducción del personal nuevo a la unidad de auditoría interna, además facilita la comprensión de las funciones y responsabilidades de la unidad. 9. Cuales de los siguientes manuales tiene la unidad de auditoría interna? Respuesta Funciones
Tabulación 7
Porcentaje 58
Inducción
0
0
Ambos
5
42
Ninguno
0
0
12
100
0% Funciones
42%
Inducción Ambos 58%
Ninguno
0%
Interpretación de la respuesta: La respuesta a esta pregunta demuestra que el 58%,
de las unidades de
auditoría interna, tienen únicamente el manual de funciones. Para estos casos, el desarrollo del trabajo es afectado por la inexistencia del manual de inducción, especialmente en lo referente a la ejecución del trabajo.
146
Objetivo. Conocer el nivel académico del personal de auditoría interna, para establecer la idoneidad de los mismos. 10. Cual es el grado académico que tiene el personal de auditoría interna? Respuesta Licenciatura en Contaduría Pública
Tabulación 11
Porcentaje 92
Egresado Universitario - Contaduría Pública
0
0
Estudios universitarios - Contaduría Pública
1
8
Bachillerato
0
0
Otros
0 12
0 100
0% 8%
Licenciado en Contaduría Pública
0%
Egresado UniversitarioContaduría Pública Estudios UniversitariosContaduría Pública Bachillerato
92%
Otros
Interpretación de la respuesta: Es evidente que en la mayoría de entidades gubernamentales autónomas, la unidad de auditoría interna cuenta con el personal idóneo, ya que el 92% del personal tiene el grado académico de licenciado en contaduría publica.
147
Objetivo. Establecer si la administración promueve el desarrollo profesional del personal de auditoría interna. 11. Existen programas de capacitación para el personal de auditoría interna? Respuesta Si No
Tabulación
Porcentaje
10 2
83 17
12
100
17% Si No 83%
Interpretación de la respuesta: El 83%, respondió afirmativamente sobre la existencia de programas de capacitación;
sin
embargo,
manifestaron
que
existen
limitaciones
presupuestarias para cumplir con el plan referido.
148
Objetivo. Conocer el grado de aplicación de las normas de auditoría gubernamental, relacionadas con el trabajo de campo. 12. El trabajo desarrollado por la unidad de auditoría interna, cumple con las normas de auditoría gubernamental? Respuesta Si No
Tabulación
Porcentaje
11 1 12
92 8 100
8%
Si No
92%
Interpretación de la respuesta: El 92% informa que su trabajo de auditoría interna se basa en normas de auditoría gubernamental,
no obstante, en la pregunta No. 3, la mayoría
manifestó que la planificación de su trabajo es de forma general y por periodos anuales, como una base para elaborar el plan de trabajo anual.
149
Objetivo. Conocer el aporte de la unidad de auditoría interna, para el fortalecimiento del control interno de la entidad. 13. Las recomendaciones de los informes de auditoría interna, tienen un enfoque preventivo ? Respuesta
Tabulación
Porcentaje
Si
4
33
No
8
67
12
100
33% Si No 67%
Interpretación de la respuesta: En esta respuesta se observa que las recomendaciones de los informes, en su mayoría (67%), carecen de un enfoque preventivo, situación que afecta el fortalecimiento del control interno de la entidad.
150
Objetivo. Identificar si auditoría interna verifica que las recomendaciones de los informes se hayan atendido oportunamente, con el propósito de minimizar sanciones o deducción de responsabilidades. 14. Se efectua seguimiento a los informes emitidos por? Respuesta Auditoría Interna
Tabulación 0
Porcentaje 0
Auditoría Externa
0
0
Corte de Cuentas de la República
0
0
Todos
12
100
12
100
Auditoría Interna 0% Auditoría Externa
100%
Corte de Cuentas de la República Todos
Interpretación de la respuesta: El 100% informa que se efectúa seguimiento a
los informes emitidos por
auditoría interna, auditoría externa y Corte de Cuentas de la República de El Salvador; sin embargo, en la pregunta No. 8, la mayoría
manifestó que la
estructura de la unidad era de jefe y colaboradores, situación que no permite establecer una estructura acorde a todos los niveles necesarios dentro de la entidad.
151
Objetivo. Establecer el respaldo que tiene la administración, a través de los informes objetivos, por parte de auditoría interna. 15. Antes de emitir el informe final de auditoría, se comentan los hallazgos encontrados con el jefe de la unidad auditada? Respuesta
Tabulación
Porcentaje
12 0
100 0
12
100
Si No
0%
Si No
100%
Interpretación de la respuesta: Esta respuesta evidencia que todos (100%), de los informes de auditoría, son discutidos con los jefes de las unidades auditadas,
previamente a la
presentación del informe final; sin embargo, manifestaron que en algunos casos, no presentan evidencias que demuestren la puesta en práctica de la totalidad de sus recomendaciones, cuando es presentado el informe final y a la vez se les da seguimiento.
152
Objetivo. Conocer si auditoría interna, examina y evalúa el cumplimiento de metas y objetivos. 16. La unidad de auditoría interna efectua auditorías operativas al plan de trabajo anual de la entidad? Respuesta Si No
Tabulación 3 9
Porcentaje 25 75
12
100
25% Si No 75%
Interpretación de la respuesta: Según los resultados, el 75% de las unidades de auditoría interna no realizan auditorías operativas al plan de trabajo de la entidad, por lo cual no existe una evaluación independiente sobre los objetivos y metas fijados por la entidad.
153
Objetivo.
Establecer si existe un comité que supervise el proceso de
información administrativa- financiara, como un apoyo de Junta Directiva. 17. Existe comité de auditoría, en la entidad? Respuesta Si No
Tabulación 4 8
Porcentaje 33 67
12
100
33% Si No 67%
Interpretación de la respuesta: Esta información nos proporciona el dato que el 67%, de las instituciones gubernamentales autónomas no tienen comité de auditoría, por lo cual la información presentada a la
máxima autoridad, carece de una revisión y
discusión previa, para presentar solamente, los asuntos de importancia relevante.
154
Objetivo. Determinar si la unidad de auditoría interna esta capacitada para identificar riesgos potenciales en áreas especiales. 18. Se tiene personal especializado en las áreas siguientes? Respuesta Informática Fiscal Ambas Ninguna
Tabulación 2 1
Porcentaje 17 8
1 8 12
8 67 100
17% 8%
67%
8%
Informática Fiscal Ambas Ninguna
Interpretación de la respuesta: Las respuestas a esta pregunta demuestran que el 67%, de las unidades de auditoría interna, carecen de personal especializado en las áreas de informática y fiscal, por lo cual existe la posibilidad que la
ocurrencia de errores o
irregularidades en las áreas referidas, no sean identificadas oportunamente.
155
Objetivo. Determinar si auditoría interna tiene acceso irrestricto en la ejecución de su trabajo. 19. El jefe del área auditada proporciona toda la colaboración e información solicitada por auditoría interna, en el desarrollo del trabajo?
Respuesta Si No
Tabulación 11 1
Porcentaje 92 8
12
100
8% Si No 92%
Interpretación de la respuesta: Según lo informado el 92% de las unidades auditadas proporcionan la colaboración e información requerida por auditoría interna.
156
Objetivo. Conocer el desempeño de las unidades de auditoría interna, para identificar sus fortalezas o debilidades. 20. Se evalúa periodicamente a la unidad de auditoría interna, por parte de ? Respuesta Corte de Cuentas de la República
Tabulación 2
Porcentaje 17
Auditoría Externa
1
8
Ambas
2
17
Ninguna
7 12
58 100
17% 8% 58%
Corte de Cuentas de la República Auditoría Externa Ambas
17% Ninguna
Interpretación de la respuesta: El dato más significativo nos muestra que el 58%, de las unidades de auditoría interna no han sido evaluadas, desconociéndose las fortalezas y debilidades de la misma, por lo tanto, existe la posibilidad que la administración de las entidades gubernamentales autónomas no están recibiendo los servicios esperados.
157
1CAPITULO 4 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusión 1. La ubicación jerárquica que se le concede a la unidad de auditoría interna dentro de las entidades gubernamentales autónomas, depende de
Junta
Directiva, como máxima autoridad, cumpliéndose las disposiciones de la Ley de la Corte de Cuentas de la Republica y las normas de auditoría gubernamental, relacionadas con la dependencia.
Conclusión 2. Las unidades de auditoría de las entidades gubernamentales autónomas, no tienen la práctica de requerir al personal que declaren si tiene o no parientes desde el segundo grado de consanguinidad hasta el cuarto de afinidad, o algún otro tipo de relaciones o compromisos personales. Contar con esta información permitirá asignar el trabajo, de tal manera, que no perjudique la independencia y objetividad que deben observar los auditores en todo momento.
Recomendación. Es conveniente que el personal de auditoría interna actualice como mínimo cada año, la información relacionada con sus datos personales, estudios y conflictos de interés.
158
Conclusión 3. La mayor parte de los auditores internos de las entidades gubernamentales autónomas, no realizan la planificación de la auditoría sobre la base de normas de auditoría gubernamental. La planificación la hacen en forma general y por períodos anuales, como parte del plan de trabajo anual, que es presentado a la Corte de Cuentas de la Republica, en consecuencia, la planificación está sustentada en el criterio personal.
Recomendación. Las unidades de auditoría interna de las entidades gubernamentales autónomas, deben planificar su trabajo, de conformidad a las normas de auditoría gubernamental, realizando como mínimo la evaluación del control interno para establecer la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría
Conclusión 4. La mayoría de los auditores internos de las entidades gubernamentales autónomas, conocen las normas de auditoría generalmente aceptadas por la profesión; sin embargo, por carecer de normativa que regule el desempeño de las labores de auditoría dentro de las entidades, existe la posibilidad que se involucren en situaciones que disminuyan la imparcialidad y la objetividad.
159
Recomendación. Con el propósito de fortalecer la eficiencia del trabajo de auditoría interna, es conveniente que se adopten normas de conducta que deben observarse durante el desempeño de las labores de auditoría. Estas normas deben estar enfocadas a mantener la honradez, objetividad, diligencia y lealtad
Conclusión 5. El
resultado
de la investigación
muestra
que
en las entidades
gubernamentales autónomas, el cargo de auditor interno está desempeñado por personas idóneas.
Conclusión 6. La eficiencia del trabajo de auditoría interna es fortalecida por la administración, asignándole recurso humano idóneo, no obstante,
por carecer de recursos
materiales suficientes y en buenas condiciones, puede afectar la oportunidad y calidad de los informes, debido a que en cualquier momento pueden fallar los equipos y ocasionar atrasos mientras se repara o adquiere equipo nuevo
Recomendación. Es conveniente que se brinde mayor apoyo administrativo a la unidad de auditoría interna, mediante la adjudicación de recursos materiales en optimas condiciones, así como la tecnología actualizada, para mejorar los resultados de auditoría interna.
160
Conclusión 7. El poco personal que la administración de las entidades, le asigna a la unidad de auditoría interna, no le permite la organización de estructuras jerárquicas integradas con todos los niveles necesarios. Esto se debe a que la partida presupuestaria
de
las
remuneraciones
autorizadas,
no
contempla
la
contratación de nuevas plazas.
Conclusión 8. Adicionalmente a la conclusión 7, en la mayoría de las entidades gubernamentales autónomas, la unidad de auditoría interna
carece de la
adecuada segregación de funciones relacionadas con las labores de supervisión, en consecuencia, el jefe de la unidad es quién dirige, planifica y supervisa el trabajo, por lo tanto el control de calidad es débil.
Recomendación 7 y 8. Para que las unidades de auditoría interna puedan cumplir sus objetivos y funciones, la máxima autoridad debería proporcionar el personal necesario para que pueda organizar su trabajo en concordancia con las necesidades de la entidad. Esta situación fortalecerá la eficiencia del trabajo de auditoría interna.
161
Conclusión 9. La eficiencia del trabajo de auditoría interna en las entidades gubernamentales autónomas, es afectada por la inexistencia del manual de operaciones, especialmente en lo referente a la ejecución del trabajo.
Recomendación. Es conveniente que se elabore el manual de operaciones de la unidad de auditoría
interna,
debiendo
contener
como
responsabilidades y estándares. Este manual facilitará
mínimo:
objetivos,
el aprendizaje al
personal nuevo.
Conclusión 10. La mayoría del personal de auditoría interna, cumple el perfil académico requerido para el desempeño de las labores de auditoría dentro de la entidad.
Conclusión 11. El resultado de las encuestas refleja la existencia de programas de capacitación, sin embargo, la mayoría de las unidades de auditoría interna, manifestaron que existen limitaciones presupuestarias para este rubro, por lo cual,
la mayor parte de la capacitación del personal es obtenida
con el
aprendizaje al desarrollar el trabajo cotidiano.
162
Recomendación. Es conveniente que la administración asigne mayores recursos económicos al rubro de capacitaciones, para que el personal de auditoría interna actualice sus conocimientos, y así fortalecer la eficiencia en el trabajo.
Conclusión 12. El resultado de la encuesta revela que el trabajo desarrollado por la unidad de auditoría interna cumple con las normas de auditoría gubernamental; sin embargo, con la pregunta 3 de la encuesta, se evidenció la inexistencia de la planificación de la auditoría, de conformidad a las normas referidas. La planificación debe considerar como mínimo la evaluación del control interno para establecer la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría
Recomendación. Las unidades de auditoría interna de las entidades gubernamentales autónomas, deben planificar, ejecutar e informar los resultados del trabajo, de conformidad con las normas de auditoría gubernamental.
Conclusión 13. El apoyo que recibe la administración de la entidad, se ve afectado porque las recomendaciones en los informes de auditoría carecen de un enfoque preventivo, en consecuencia, no se promueve el fortalecimiento del control interno.
163
Recomendación. Es conveniente que las unidades de auditoría interna, incluyan en sus informes recomendaciones con enfoque correctivo y preventivo. El correctivo tiene como propósito eliminar las causas que originaron la condición( deficiencias); y el preventivo está relacionado al establecimiento de las acciones de monitoreo para que en el futuro no se repitan las mismas deficiencias.
Conclusión 14. El resultado de la encuesta revela que la unidad de auditoría interna efectúa seguimiento a los diferentes informes emitidos por auditoría interna, auditoría externa y Corte de Cuentas; sin embargo, la pregunta 8 de la encuesta, la mayoría contestó que la estructura de la unidad era de jefe y colaboradores, situación que no permite cubrir todas las necesidades existentes.
Recomendación 14 . Para que las unidades de auditoría interna puedan realizar el seguimiento a los diferentes hallazgos y recomendaciones, deben estructurar la unidad, de tal manera, que
puedan organizar su trabajo en concordancia con el plan de
trabajo anual.
Conclusión 15. Los auditores internos comentan los hallazgos encontrados, con los jefes de las unidades auditadas, no obstante, algunos de estos jefes no presentan la
164
evidencia que demuestre haber atendido las recomendaciones en su totalidad, esta situación se debe que para atender recomendaciones pendientes es necesario realizar actividades adicionales que requieren mayor tiempo y no lo informan.
Recomendación 15. Es conveniente que los jefes de auditoría interna, sugieran los lineamientos generales
mínimos que deben contener los informes de respuesta. Esta
situación ayudará a que existan menos reparos de la Corte de Cuentas de la República, impuestas a través de la nota de antecedentes.
Conclusión 16. La mayoría de
los auditores internos de las entidades gubernamentales
autónomas, no realizan auditorías operativas al plan de trabajo de la entidad, debido al poco personal
que tienen, esto no permite la evaluación
independiente sobre los objetivos y metas alcanzados por la entidad.
Recomendación. Es conveniente que los jefes de las unidades de auditoría interna, incluyan en su plan de trabajo anual, la realización de auditorias operativas. Estas deben estar enfocadas a la evaluación del adecuado uso de los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos y ambientales.
165
Conclusión 17. El resultado de la investigación revela que la mayoría de entidades gubernamentales autónomas, no tienen comité de auditoría, esta situación se debe a que se a delegado al gerente general que presente los informes a junta directiva.
Recomendación. Se debe evaluar la posibilidad de crear el Comité de Auditoría, con la finalidad que la información financiera presentada a la máxima autoridad, haya sido evaluada previamente. Este comité puede estar integrado por dos miembros de junta directiva, auditor interno y gerente general.
Conclusión 18. El
personal
de
auditoría
interna
de
la
mayoría
de
las
entidades
gubernamentales autónomas, no realizan auditorías a las áreas de informática y fiscal, debido a las limitaciones presupuestarias para contratar especialistas o capacitar al personal de la misma. De acuerdo con el concepto moderno de auditoría interna integral, la ocurrencia de errores o irregularidades debe ser evidenciado en corto tiempo, por un efectivo sistema de control interno formado por toda la entidad en conjunto.
166
Recomendación. Es conveniente que la administración brinde mayor apoyo a la unidad de auditoría interna, mediante la capacitación o la contratación de personal especializado en las áreas de informática y fiscal, con el propósito de prevenir errores o irregularidades en las áreas referidas.
Conclusión 19. El resultado de la investigación revela que existe colaboración de parte del jefe de la unidad auditada, por lo cual, no existen limitaciones para la ejecución del trabajo de auditoría.
Conclusión 20. En la mayoría de los casos, no se ha evaluado independientemente a la unidad de a auditoría interna, ya que no es una práctica de parte de los fiscalizadores hacer esta actividad,
desconociéndose las fortalezas y debilidades de la
misma, situación que puede estar afectando la eficiencia del desempeño de la labor de auditoría.
Recomendación. Con el propósito de incrementar el rendimiento de la unidad de auditoría interna, es conveniente que periódicamente, se realicen evaluaciones independientes sobre el desempeño de dicha unidad, y así fortalecer la confianza de la administración.
167
CONCLUSIÓN GENERAL En la actualidad en El Salvador, la auditoría gubernamental se ejerce con algunas limitaciones, ya que no existe ninguna coordinación y apoyo de la Corte de Cuentas hacia los auditores internos;
se requiere mejorar el nivel de
capacitación para los auditores gubernamentales en general, y no se cuenta con la normativa técnica para el ejercicio de la auditoría.
168
CAPITULO 5 5. PROPUESTA DE UN MODELO PARA MEJORAR LA FUNCIÓN DE LAS UNIDADES
DE
AUDITORÍA
INTERNA
EN
LAS
ENTIDADES
GUBERNAMENTALES AUTONOMAS, EN LA APLICACIÓN DE NORMAS DE AUDITORÍA INTERNA, DE LA LEY Y REGLAMENTOS DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA.
La presente propuesta de solución, contiene las directrices básicas que regulan el desempeño de la Unidad de Auditoría Interna, brindando orientación general al personal, acorde a los cambios que se experimentan con la globalización.
El modelo se ha preparado para dar referencia de la importancia de la auditoría interna en las instituciones gubernamentales autónomas, ya que contiene el proceso lógico de la planificación de la auditoría, la ejecución del trabajo de campo, así como la comunicación de los resultados. Este proceso de auditoría está de conformidad a las normas de auditoria gubernamental, con la finalidad que sea adoptado por las entidades gubernamentales autónomas de la República de El Salvador.
169
5.1 CONTENIDO DE LA PROPUESTA DE UN MODELO PARA EL CUMPLIMIENTO DE NORMAS DE AUDITORIA INTERNA. 5.1.1 Manual de descripción de puestos y operaciones de las unidades de auditoría interna. 5.1.2 Proceso de planificación de la auditoria 5.1.3 Proceso de ejecución del trabajo de campo de la auditoria 5.1.4 Comunicación de resultados
5.1.1 Manual de descripción de puestos y operaciones de las unidades de auditoría interna. En toda unidad de auditoría interna debe existir un manual de funciones y de operaciones, los cuales permitan facilitar la práctica de la auditoría en las entidades gubernamentales autónomas.
Todo manual de funciones persigue definir el perfil y rol de cada uno de los miembros de la unidad de auditoría interna. Como parte de la propuesta se ha diseñado un manual de funciones que responde a las necesidades planteadas durante el proceso de investigación, además, se presenta el manual operativo que contiene los objetivos, las responsabilidades y los estándares que deben cumplir las unidades de auditoría interna. El modelo referido se presenta como anexo 1 a este documento.
170
5.1.2 Proceso de planificación de la auditoria La planificación es el proceso de identificar lo que debe hacerse en una auditoría, por quien y cuando. Abarca actividades que van desde las disposiciones iniciales para tener acceso a la información necesaria, hasta los procedimientos que se han de seguir al examinar tal información, e incluye la planificación del número y capacidad del personal necesario para realizar la auditoría.
La presente propuesta contiene los aspectos necesarios que deben seguirse para toda planificación de auditoría, tal como lo requieren las normas de auditoría gubernamental. A continuación presentamos un modelo del proceso de planificación, para que facilite la aplicación por parte de las unidades de auditoría interna de las entidades gubernamentales autónomas. El proceso de planificación debe iniciarse considerando los siguientes pasos: Reunión inicial (equipo de auditoría) Información básica a requerir Reunión de planificación con la administración superior. Proceso de evaluación del sistema de control interno Identificación de factores de riesgo Determinación de riesgos de auditoría. Estructura del memorando de planificación
171
A continuación se detallan cada uno de estos pasos: 5.1.2.1 Reunión inicial (equipo de auditoría) Esta reunión es del equipo de auditoría, para establecer las fortalezas y debilidades en el desarrollo de la auditoría del año anterior, entre otras cosas se abordarán: a.
Experiencia de la auditoría ejecutada
b.
Opiniones de los miembros del equipo para mejorar el trabajo, para el presente año.
c.
Limitaciones encontradas en la ejecución del trabajo anterior.
d.
Asignación de responsabilidades para ejecutar el proceso de planificación de la auditoría.
5.1.2.2 Información básica a requerir La obtención de información relevante, relacionada con el área o segmento a auditar, debiendo obtener como mínimo lo siguiente: a.
Ley de creación de la entidad
b.
Manual de procedimientos
c.
Estructura organizativa de la entidad
d.
Normas y políticas aplicables
e.
Estados financieros básicos
f.
Sistema Contable
g.
Plan estratégico institucional
h.
Presupuesto operativo aprobado
172
5.1.2.3 Reunión de planificación con la administración superior. Esta reunión es la que tiene lugar con la administración. Durante la reunión, el auditor debe conocer los planes o políticas que pueden afectar los estados financieros, los aspectos relacionados con el área a auditar, así como los requisitos legales y de control.
El auditor debe indagar si existen problemas especiales, como la introducción de nuevas políticas o controles. Además, debe identificar el personal clave de la administración. Es conveniente que se elabore una agenda de los puntos más importantes a tratar con la administración de la entidad, los cuales pueden ser: a. Explicación del tipo de examen a realizar b. Presentación del personal que estará a cargo de la auditoría c. Identificación del personal clave de la administración d. Solicitar un local apropiado para instalar el equipo de auditoría
5.1.2.4 Proceso de evaluación del sistema de control interno Esta revisión debe centrarse en aquellas áreas importantes. El auditor debe identificar si los controles son adecuados para fiarse de los mismos.
En la evaluación preliminar del control interno se deben identificar, las deficiencias importantes de control, las cuales deben ser comentadas con la administración, para su pronta corrección.
173
Los componentes del sistema de control interno que deben evaluarse se presentan a continuación: a. Ambiente de control b. Evaluación de riesgos c. Actividad de control d. Información y comunicación e. Vigilancia y supervisión
La evaluación del control interno puede documentarse a través de narrativa, flujograma y cuestionario.
5.1.2.5 Identificación de factores de riesgo En esta sección se deben identificar las debilidades de control interno, identificados en la evaluación
realizada. Como ejemplo, para las cuentas
seleccionadas, los factores de riesgo pueden ser: Disponible: a. Inexistencia de fianza de fidelidad del cajero(a). b. Los ingresos de caja no son remesados al banco en el tiempo estipulado por la normativa relacionada con el manejo del disponible c. El cajero(a) efectúa la remesa y realiza el registro de las operaciones relacionadas con el efectivo.
174
Inversiones en Préstamos a. Las solicitudes de préstamos son autorizadas con estudios y análisis deficientes. b. Expedientes de préstamos de algunos usuarios están incompletos c. Las gestiones de recuperación se están realizando después de 120 días de mora, incumpliendo la política que es de 60 días. Inversiones en Bienes de Uso a. Diferencia entre los saldos contables con los extracontables en la depreciación de los bienes de uso. b. Bienes de uso no registrados contablemente c. Bienes de uso no encontrados físicamente en el área asignada, no encontrando documentación que soporte el traslado o retiro.
5.1.2.6 Determinación de riesgos de auditoría. El auditor tomará en cuenta la materialidad como límite máximo de error, que está dispuesto a aceptar en el transcurso de su trabajo.
Si establece un nivel de riesgo inherente y de control bajo, y un monto mayor de materialidad, entonces se debe documentar en los papeles de trabajo las pruebas de cumplimiento o de control más extensas para sustentar las conclusiones sobre la efectividad de las políticas y actividades de control.
175
Si el nivel de riesgo inherente y de control fue evaluado como moderado o alto, y la materialidad ha sido fijada con un monto menor, se deberá realizar más pruebas analíticas y sustantivas y menos pruebas de control o de cumplimiento.
Disponible: Si el riesgo de auditoría es alto, se deben hacer más pruebas sustantivas y menos de cumplimiento y de control. Ejemplo de pruebas de cumplimiento: a. Se reciben oportunamente los estados de cuentas bancarias, por parte de los bancos ? b. Para la firma de cheques por parte de funcionarios, existen limites de autorización? c. Se encuentra actualizado el listado de registro de firmas autorizadas para emisión de cheques? Ejemplo de pruebas sustantivas: a. Arqueos de efectivo b. Confirmación de saldos bancarios c. Verificación de conciliaciones bancarias d. Corte de documentación que interviene en el control de las entradas y salidas de efectivo. e. Revisión de transacciones f. Verificación y revelación de restricciones de fondos g. Valuación de moneda extranjera y otros
176
Inversiones en préstamos Si el riesgo de auditoría es bajo, se deben hacer más pruebas de cumplimiento y de control y menos pruebas sustantivas. Ejemplo de pruebas de cumplimiento: a. Los expedientes de créditos son custodiados adecuadamente? b. Existen normas que regulan el otorgamiento, control y manejo de los préstamos? c. Se han fijado cantidades limites para la concesión de créditos? d. Mensualmente se concilia con contabilidad los saldos de la cartera de préstamos? e. Se efectúan análisis e investigaciones del solicitante antes de aprobar el crédito? f. Existe comité de crédito? g. La calificación de activos de riesgo se realiza de conformidad a lo establecido por la Superintendencia del Sistema Financiero? Ejemplo de pruebas sustantivas: a. Determinar el índice de la recuperación de los préstamos b. Conciliación de los saldos de cartera de prestamos con los saldos contables c. Ajustes en saldos de préstamos por aplicaciones indebidas d. Verificación del cálculo de la reserva de saneamiento. e. Confirmación de saldos de préstamos
177
Inversiones en bienes de uso Si el riesgo de auditoría es alto, se deben hacer más pruebas de sustantivas y menos de cumplimiento y de control. Ejemplo de pruebas de cumplimiento: a. Se tiene control de los bienes dañados o inservible? b. Todos los bienes están debidamente identificados? c. Existe política que establezca la cantidad máxima, para la capitalización de los bienes de uso? d. Existe un control extracontable de la existencia de los bienes de uso? e. Las bajas de los bienes de uso están autorizadas? Ejemplo de pruebas sustantivas: a. Verificación física de los bienes b. Verificar la autenticidad de los saldos c. Verificar la autorización para la baja de bienes obsoletos o dañados d. Revisar la prueba global de la depreciación, considerando el método adoptado por la entidad. e. Revisar los cargos a resultados por mantenimiento, para comprobar que no incluyen partidas de bienes capitalizables. f. Investigación de gravámenes g. Verificación de la vigencia de las pólizas de seguro
178
5.1.2.7 Estructura del memorando de planificación El memorando de planificación, es un documento formal en el cual se resumen los principales resultados obtenidos en la fase de planificación y la estrategia de la auditoría, debe ser aprobado por el jefe de auditoría interna. A continuación se presenta el modelo del memorando de planificación: Contenido mínimo del memorando de planificación I-
ASPECTOS GENERALES 1- Antecedentes del área o rubro a auditar Como antecedentes se deben considerar el personal encargado de las actividades auditada, así como el numero de auditorías efectuadas y su resultado. 2- Objetivos Se mencionarán los objetivos generales y específicos de la auditoría. También pueden considerarse los objetivos establecidos en el plan estratégico institucional. 3- Componentes del control interno a. Ambiente de control El ambiente de control establece el tono de una organización, para influenciar la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía de los administradores y el estilo de operación.
179
b. Evaluación de riesgos Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa para la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente. c. Actividades de control Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad d. Información y comunicación Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio e. Vigilancia o supervisión Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Ello es realizado mediante acciones de monitoreo en el tiempo real, evaluaciones separadas o una combinación de las dos.
180
4- Leyes, reglamentos y otras normas aplicables Se deben considerar las leyes aplicables a la entidad de conformidad a su finalidad según la ley de creación. Entre las leyes aplicables están: a. Ley de la Corte de Cuentas de la República b. Normas Técnicas de Control Interno c. Ley de Administración Financiera del Estado y su Reglamento d. Ley Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública e. Ley de Impuesto sobre la Renta II-
ESTRATEGIA DE LA AUDITORIA 1- Determinación de rubros importantes Deudores monetarios / Ingresos de gestión Bienes de consumo / Costo de venta Inversiones en bienes de uso / Gasto o costo de venta 2- Determinación de factores de riesgo Se presentarán las debilidades de control interno identificadas en la evaluación preliminar del control interno, algunos ejemplos se presentan en el numeral 5, del proceso de planeación de la auditoría. 3- Determinación del riesgo de auditoría Se presenta el nivel de riesgo determinado, según la evaluación del control interno, los ejemplos establecidos en este trabajo se presentan en el numeral 6, del proceso de planeación de la auditoría 4- Enfoque de la auditoría El enfoque se refiere al tipo de pruebas a realizar, de conformidad al resultado de la evaluación del control, pudiendo ser pruebas sustantivas o de cumplimiento.
181
5- Programa de auditoría Contienen los procedimientos a seguir. Estos procedimientos se aplicarán en el análisis o evaluación del ciclo o cuenta, según el tipo de auditoría que se realice para obtener la evidencia que sustentará el informe. III-
ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO 1- Integrantes del equipo de auditoría Nombre del supervisor a cargo de la auditoría 2- Personal clave de la administración Es recomendable identificar los funcionarios claves de la entidad, para coordinar las necesidades de información. Los funcionarios a identificar son desde el Presidente hasta los Jefes de área. 3- Fechas claves Planeación Ejecución Informe 4- Cronograma de actividades DESCRIPCION SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA 1
2
3
SEMANA
4
5
Planeación XXXXX Ejecución Informe
XXXXX XXXXX
182
5.1.3 Proceso de ejecución del trabajo de campo de la auditoría En esta fase el auditor debe analizar los datos y formular su juicio acerca de cada asunto. Durante la ejecución de la auditoría, el auditor discutirá sus conclusiones con el personal auditado de la entidad. Esto le dará confianza con respecto a sus hallazgos y credibilidad a su trabajo. El desarrollo de esta fase comprende los siguientes aspectos: a.
Tipos de archivo de papeles de trabajo
b.
Estructura y referenciación de los papeles de trabajo
c.
Forma de documentar los papeles de trabajo
d.
Otros procedimientos
e.
Determinación y estructura de hallazgos de auditoría
f.
Control de calidad en el proceso de auditoría
5.1.3.1 Papeles de trabajo Los papeles de trabajo sirven para documentar toda la evidencia suficiente y competente obtenida por el auditor, en donde consta el trabajo desarrollado, los procedimientos y técnicas de auditoría que han sido aplicados y las conclusiones a las que ha llegado en relación con el trabajo desarrollado. A continuación se describen los diferentes tipos de papeles de trabajo, índices, marcas y referencias, así como los procedimientos para la elaboración de los papeles de trabajo.
183
Hoja de trabajo (H/T) Esta cédula expresa los saldos de los rubros principales, debiendo realizarse hojas de trabajo para el activo, pasivo y patrimonio, así como de resultados. En anexo A, se presenta formato de hoja de trabajo. Cedula sumaria Concentran o clasifican partidas afines o similares. Cédula principal en el examen de un área de los estados financieros en particular. En anexo B, se presenta formato de hoja de trabajo. Cedulas analíticas o de detalle En ellas se aplican los procedimientos de auditoria indicados en el programa. En anexo C, se presenta formato de hoja de trabajo.
Se considera que una “Cédula” esta completa y bien estructurada cuando presenta la siguiente información: a. Rotulación del encabezado con la siguiente información: - Nombre de la institución - Titulo de la cédula de trabajo - Nombre del área examinada - Periodo que se esta evaluando, si el caso lo amerita b. Titulo de las columnas c. Marcas de auditoria indicativas de los procedimientos aplicados y sus respectivas explicaciones. d. Referencias cruzadas con otra cédulas pertinentes
184
e. Comentarios (explicaciones adecuadas de los hallazgos encontrados) f. Iniciales del auditor que preparó y del que revisó la cédula g. Fecha en que la cédula fue preparada y revisada. h. Fuente de información. i. Índice de referencia
5.1.3.2 Índices, referencias y marcas
Índices Los índices pueden ser letras, números o ambos y con ellos se representan el rubro o sección examinada y la secuencia de las cédulas. En anexo D, se presenta formato de índice de papeles de trabajo.
Referencias Son símbolos que el auditor utiliza en las diferentes cédulas que elabora para establecer una intercomunicación entre las distintas cédulas diseñadas en cuanto a la información que contiene cada una de ellas.
Las referencias se escriben a lápiz rojo con el propósito de que sea un llamado de atención en su lectura.
Los papeles de trabajo deben ser referenciados de tal manera que cualquier análisis o sección de los mismos pueda ser encontrada con facilidad.
185
Para referenciar adecuadamente los papeles de trabajo, se debe considerar lo siguiente. a. Toda referencia cruzada implica una cédula que “envía” y otra que “recibe” b. Debe asignarse a cada cédula un índice de referencia. c.
Las cédulas de observaciones del control interno, deben estar referenciados a la cédula sumaria o de detalle.
d. El índice debe ser marcado en la esquina inferior derecha, con lápiz rojo. e. Todos los cruces deben hacerse con rojo. f.
Para referenciar la información en la cédula que envía, la misma se ubica a la derecha o debajo de la cantidad.
g. La referencia en la cédula que se recibe una cantidad, se coloca a la izquierda o debajo de la misma. h. Para cruzar dos cantidades iguales anotadas en la misma cédula deberán usarse números arábigos encerrados en un circulo, en color rojo; la cifra que envía tendrá el número a la derecha y la que recibe a la izquierda. i.
Solo se pueden cruzar cifras idénticas.
j.
Los cruces deben hacerse en ambas direcciones
Marcas Las marcas son símbolos utilizados para dejar evidencia de los procedimientos aplicados al efectuar las pruebas durante el examen.
186
Las marcas de auditoría deben ser nítidas, claras y simples, agregando su respectiva explicación. Ejemplos de algunas marcas son: = Cotejado con documento original = Verificado físicamente = Registro contable apropiado = Saldo confirmado = Sumatoria Verificada
5.1.3.3 Procedimientos para la preparación de los papeles de trabajo En la preparación de los papeles de trabajo se deberá tomar en cuenta los siguientes aspectos:
a.
Los papeles de trabajo deben ser preparados a lápiz, así se facilita borrar y se evita la destrucción del papel.
b.
Se debe usar tinta para aquellos papeles de trabajo que por su propia naturaleza es conveniente que sean preparados así; por ejemplo: Los arqueos de efectivo, custodia de valores e inventarios.
c.
La información que contengan debe ser exacta, los nombres deben estar correctamente escritos y la escritura legible.
d.
Deben estar ordenados de acuerdo a la numeración correlativa y con las referencias preestablecidas en el índice.
e.
Deberán incluirse solo los datos que son pertinentes.
187
f.
Todos los papeles de trabajo deberán elaborarse con limpieza y ser matemáticamente exactos.
g.
Los papeles de trabajo deben quedar completamente terminados en forma tal que para revisarlos no se necesite la presencia de quien los preparó.
h.
Se deben evitar los comentarios incriminatorios sobre el personal auditado.
i.
Al prepararse los papeles de trabajo únicamente deben hacerse anotaciones en el anverso, ya que sí se utiliza el reverso pueden no tomarse en cuenta las anotaciones que allí se hacen y considerar que la información está incompleta.
j.
Use hoja separada para cada asunto
k.
Identifique a la persona que los elaboró y la que los revisó
l.
Al indicar cifras en crédito en cuentas de activo o cifras de débito en las de pasivo, use ( ) para resaltar tales cantidades en vez de tinta o lápiz roja.
m. Indique a través de marcas las labores de verificación efectuadas. n.
Mantenga hojas de notas para recordar asuntos pendientes de aclarar o de examinar durante el desarrollo de la auditoria. Todos estos puntos deben ser aclarados o resueltos antes de terminar la auditoria.
ñ.
Aplique el procedimiento antes de registrar la marca.
o.
Incluya observaciones generales o resúmenes sobre los resultados de cada fase, cuando sea aplicable.
p.
Archive los papeles de trabajo en el orden que les corresponde, después de prepararlos.
q.
Utilice la técnica de “referenciación” cruzada en los papeles de trabajo relacionados.
188
r.
No deben prepararse ni acumularse papeles y documentos innecesarios, y así cumplir con los objetivos de la auditoria.
s. Es necesario que al elaborar los papeles de trabajo, se eviten detalles excesivos
5.1.4 Comunicación de Resultados El informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor en el cual él presenta
sus
comentarios
sobre
hallazgos,
sus
conclusiones
y
recomendaciones.
Los hallazgos deben estructurarse de la siguiente manera: 5.1.4.1
Componentes del hallazgo
5.1.4.1.1 Condición: Por lo general se sabe que los hallazgos de auditoría es la comparación del “qué es” contra “el qué debe ser”. Los elementos que un hallazgo requiere que dependan completamente de los objetivos de la auditoría. De esta manera, un hallazgo o conjunto de hallazgos es completo en la medida en que se satisfacen los objetivos de auditoría y el informe presenta una relación clara entre esos objetivos y los elementos de los hallazgos. Formas de hallazgos: a.
Los criterios se están logrando satisfactoriamente
b.
Los criterios no se logran
c.
Los criterios se están logrando parcialmente
189
5.1.4.1.2 Criterio ( lo que debe ser): Son las normas usadas para determinar si un área satisface o supera las expectativas. Los criterios proporcionan un contexto para entender los resultados de la auditoría. El plan de auditoría, en la medida de lo posible, debe contener los criterios que se van a utilizar. Al seleccionar los criterios, los auditores deben considerar que son responsables de aplicar criterios que sean aplicables a las materias auditadas, además, que sean razonables y alcanzables. A continuación se presentan algunos ejemplos de Criterios : a.
Propósito o metas establecidos por ley o regulación o fijados por la administración
b.
Normas técnicamente desarrolladas
c.
Objetivos
d.
Leyes
e.
Reglamentos
f.
Políticas
g.
Instrucciones en forma de manuales, directivas y procedimientos
h.
Opiniones de expertos independientes
i.
Desempeño en años anteriores
j.
Desempeño de entidades similares
k.
Desempeño en el sector privado
l.
Otras disposiciones
m.
Experiencia del auditor
n.
Instrucciones verbales
190
5.1.4.1.3 Efecto ( Diferencia entre lo que es y lo que debe ser ): Tiene dos significados que dependen de los objetivos de auditoría. Cuando los objetivos de los auditores incluyen la identificación de las consecuencias reales o potenciales de una condición que varía ( positiva o negativa ) con respecto a los criterios identificados en la auditoría, el “efecto” mide esas consecuencias. Por lo general se usa la palabra efecto, con el sentido de demostrar la necesidad de acciones correctivas en respuesta a los problemas identificados.
Cuando los objetivos de los auditores comprenden la estimación del grado de cambio provocado por el programa en las condiciones físicas, sociales o económicas, el “efecto” es una medida de impacto logrado por el programa.
El efecto es especialmente importante para el auditor en los casos que quiere persuadir a la administración de que es necesario un cambio o acción correctiva para alcanzar el criterio o meta. Ejemplos de algunos efectos típicos: a.
Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros
b.
Pérdida de ingresos potenciales
c.
Violación de disposiciones generales
d.
Inefectividad en el trabajo
e.
Gastos indebidos
191
f.
Informes poco útiles, poco significativos o inexactos
g.
Control inadecuado de recursos o actividades
h.
Inseguridad en que el trabajo se esté realizando debidamente
i.
Desmoralización del personal
5.1.4.1.4 Causa ( por qué sucedió): Depende de los objetivos de auditoría. Cuando los objetivos de los auditores comprenden la explicación de por qué se produjo un desempeño deficiente o bueno, determinado en la auditoría. Las razones para tal desempeño constituyen la causa Ejemplos de algunas causas típicas : a.
Falta de capacitación
b.
Falta de comunicación
c.
Falta de conocimiento de los requisitos
d.
Negligencia o descuido
e.
Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas
f.
Conciente decisión o instrucción de desviarse de las normas
g.
Falta de recursos humanos, materiales o financieros
h.
Falta de buen juicio o sentido común
i.
Falta de honestidad
j.
Inadvertencia del problema
k.
Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios
192
l.
Falta de esfuerzo e interés suficientes
m.
Falta de supervisión adecuada
n.
Falta de voluntad para cambiar
ñ
Organización defectuosa
o.
Falta de delegación de autoridad
p.
Auditoría interna deficiente
5.1.4.1.5 Recomendación: Identificar la causa de los problemas, contribuye a que los auditores preparen “recomendaciones“ constructivas con respecto a acciones correctivas. Puesto que pueden surgir problemas debido a una serie de factores posibles, la recomendación puede ser más persuasiva si los auditores pueden demostrar y explicar claramente con evidencia y razonamiento la conexión
entre los
problemas y el factor o factores identificados como causa.
5.1.4.1.6 Comentario de la administración. Debe presentar los comentarios o acciones realizadas por la administración para atender las recomendaciones, durante el plazo concedido por la unidad de auditoría interna. Este proceso se efectúa antes de emitir el informe final.
Adicionalmente, auditoría interna debe analizar la evidencia de las respuestas de las unidades auditadas, para establecer el estatus de la recomendación, esta puede ser; Recomendación atendida, en proceso, no atendida
193
5.1.4.2
Estructura del informe de auditoría interna
El informe de auditoría constituye una herramienta para la administración que procura no solo corregir deficiencias sino mejorar las operaciones de la entidad. La estructura del informe debe contener como mínimo lo siguiente: a.
Introducción
b.
Objetivo y alcance de la auditoría
c.
Limitaciones generales
d.
Información de la entidad
e.
Principales realizaciones y/o logros
f.
Resultados de la auditoría
g.
Conclusiones generales
A continuación se presenta el contenido de cada sección: estructura el informe de auditoría interna, las reglas generales para la elaboración de informes, el control de calidad para la emisión de informes,
así como
la nota de
antecedentes que se envía a la Corte de Cuentas de la República, para la determinación de responsabilidades.
5.1.4.2.1 Modelo de informe final de auditoria interna 1. Introducción Debe contener una descripción breve de los fundamentos legales para la práctica de la auditoría, así como una descripción básica del contenido del informe en cuanto a su estructura
194
2. Objetivo y alcance de la auditoría En este apartado se describe el objetivo y alcance planteados en el plan general de auditoría 3. Limitaciones generales Se describirán las limitaciones generales, relevantes e importantes encontradas en el desarrollo del proceso de auditoría,
sin relacionar
aquellas de poca incidencia para obtener los resultados. Las limitaciones internas se pueden reflejar en este apartado para el conocimiento de la administración de la entidad y de la Corte de Cuentas, en la versión final de informe, solamente se reflejarán las de origen externo. 4. Información de la entidad Esta parte del informe incluye los asuntos relacionados con el análisis general de la entidad auditada (fase de la planeación), considerando los aspectos relacionados con el rol y posición, objetivos, funciones, estructura organizativa, presupuesto, bienes y/o servicios que produce. 5. Principales realizaciones y/o logros a.
De la entidad
En este apartado se comentarán todas aquellas actividades positivas de gestión que la entidad haya puesto en practica para mejorar la satisfacción de los usuarios, así como lo implementado para mejorar administrativa, financiera y tecnológicamente los servicios que presta.
195
Se consideran logros, aquellos que la entidad halla alcanzado de manera extraordinaria con los mismos recursos asignados. b. Logros de la auditoría Si durante el desarrollo de la auditoría, se comunicaron deficiencias y se emitieron recomendaciones, las cuales fueron atendidas por la entidad auditada, estas deberán reflejarse en este apartado. 6. Resultados de la auditoría Es la parte del informe de mayor importancia, ya que es donde se describen los resultados, estructurándose de la siguiente manera: 6.1
Nombre del Proyecto o área auditada
6.1.1 Hallazgo del Proyecto o área auditada 6.1.2 Conclusión del Proyecto o área auditada Y así sucesivamente, tantos proyectos hayan sido desarrollados. Como un proyecto puede contener muchas observaciones y recomendaciones, es conveniente que el auditor, luego de analizarlas, concluya sobre la situación general del tema, asunto, área o dependencia tratada. 7. Conclusiones generales Finalizada la incorporación de los resultados de auditoría, el equipo de auditores desarrollará conclusiones generales desde la perspectiva del área o segmento auditado, observando los resultados y conclusiones por proyecto. Firma del jefe de auditoría interna
196
5.1. 4.2.2 Reglas generales de elaboración del informe de auditoría interna Debido a la importancia que tienen los informes de auditoría, es indispensable que sean bien redactados, completos, claros y fáciles de entender.
Para lograrlo es necesario que los informes se elaboren empleando algunas reglas generales, tales como: 1. Redactar en lenguaje corriente y evitando el uso de terminología muy especializada. 2. Evitar los párrafos largos y complicados 3. Revisar su contenido detenidamente, antes de que se emita. 4. Conservar la estructura preestablecida 5. Redactar en forma sencilla, concisa y clara 6. Incluir solo aspectos significativos 7. Describir e inclusive cuantificar de ser posible los efectos o impactos de cada hallazgo 8. Mantener un tono constructivo 9. Asegurar una emisión y entrega oportuna 10. Confirmar la exactitud de la información 11. Redactar de una manera objetiva 12. Identificar asuntos que requieran acción correctiva y presentar las recomendaciones correspondientes. 13. Expresar claramente las conclusiones y recomendaciones 14. Considerar en el contenido los atributos del hallazgo.
197
Ejemplos de redacción positiva y negativa del informe de auditoría interna: Redacción negativa: A
pesar
de
numerosas
que
Redacción positiva:
encontramos Aunque
deficiencias,
la varios
nuestro asuntos
administración de la entidad fue mejoras,
deseando
proyectar
la
que
ellos
receptiva a las recomendaciones, considerados
examen
reveló
necesitan
no
deben
ser
como
típicos
del
acción programa total, en muchas de las
correctiva y con el vigor necesario actividades para desarrollar tal acción.
examinadas
encontramos
no
deficiencias
significativas. El
departamento
algunos
de
sus
ha fallado en Existen oportunidades para reforzar programas
entrenamiento de operación
de los
controles
a
través
de
entrenamiento en algunas áreas de operación
El sistema de presupuesto no es el El establecimiento de un adecuado adecuado
para
ayudar
a
la sistema presupuestal ayudará a la
administración en el control de administración proyectos de inversión.
a
controlar
sus
proyectos de inversión.
198
5.1.4.2.3 Control de calidad para la preparación del informe de auditoria interna. Preparación de hallazgos 1. Determinar si existe suficiente soporte que garantice el hallazgo 2. Determinar la evidencia adicional que sea necesaria 3. Asegurarse que estén consideradas las causas y efectos ( Si no hay causas y efectos entonces no es hallazgo) 4. Determinar si existe un patrón común en las deficiencias que requiera cambios en los procedimientos o si se trata de un caso aislado. Preparación del primer informe borrador 1. Revisar que los hallazgos hayan sido adecuadamente preparados 2. Asegurarse que los hallazgos están presentados en términos específicos, en vez de generalizados 3. Asegurarse que las cifras y otras aseveraciones o hechos estén cruzados contra los papeles de trabajo 4. Revisar que los papeles de trabajo soporten de manera adecuada tanto los hallazgos como las discusiones que se pueden derivar de ellos 5. Revisar ortografía y redacción 6. Asegurarse que exista suficiente evidencia para soportar las conclusiones. 7. Comentar con los encargados de auditoria los métodos para mejorar el contenido y estilo de redacción
199
Discusión con la administración 1. Determinar si la administración fue prevenida del problema y si ha tomado acciones correctivas. 2. Asegurarse si existen hechos o circunstancias que no fueron reportadas por el auditor encargado 3. Determinar si la administración ya tomó las acciones para superar las hallazgos 4. Asegurarse que la administración tenga conocimiento de todos los aspectos relevantes contenidos en el informe 5. Procurar la obtención de acuerdos sobre cualquier punto de diferencia 6. Considerar cualquier sugerencia de cambio al contenido del informe, incluyendo redacción especifica 7. Obtener de la administración sus planes sobre acciones correctivas para el correspondiente seguimiento. Preparación del informe final de auditoría interna. 1. Asegurarse que se hayan llevado a cabo todas las recomendaciones de cambio presentadas en el primer borrador 2. Asegurarse que se hayan tomado en cuenta los puntos de vista de la administración 3. Determinar que el informe este bien redactado y que se pueda entender con facilidad 4. Asegurarse que la sección de resumen sea consistente con el cuerpo del informe
200
5. Asegurarse que las recomendaciones estén basadas para superar la condición y eliminar las causas. 6. Asegurarse que el auditor encargado este de acuerdo con los cambios que se hayan efectuado. Emisión del informe final de auditoría interna 1. Asegurarse que los cambios finales están acordes con lo discutido en la presentación del informe. 2. Revisar el informe para asegurarse que no contenga errores de ortografía. 3. Revisar que el informe tenga una presentación balanceada incluyendo comentarios positivos sobre los resultados de la auditoria. 4. Dar una leída final al informe para revisar su contenido, claridad, consistencia y cumplimiento con estándares profesionales.
201
5.1.4.2.4 Modelo de nota de antecedentes requerido por
la Corte de
Cuentas de la República.
Licenciado: Director de Responsabilidades Presente:
De
conformidad
al
art.
4
Capitulo
III
del
procedimiento
sección;
DISPOSICIONES COMUNES del reglamento para la determinación de responsabilidades, comunico a usted, antecedentes relacionados con el informe de auditoría que se describe a continuación: 1. Identificación de informe de auditoría (Transcribir textualmente el titulo contenido en la portada del informe, que debe incluir el período auditado, tipo de auditoría realizada) 2. Nombre de la entidad sujeta examen (Nombre de la entidad) 3. Descripción del contenido: a.
Nombre y apellidos, cargos y demás generales de los servidores actuantes, durante el periodo examinado: ( incluir solamente a los servidores o ex servidores que presuntamente hayan incurrido en responsabilidad administrativa y/o patrimonial: respecto a
las demás
generales incluir la edad, profesión u oficio, domicilio y estado civil)
202
b.
La definición concreta del acto u omisión que haya dado origen a la responsabilidad, como resultado del examen de los asuntos de potencial importancia.
Anotar el resumen de las condiciones encontradas, solo en caso que las recomendaciones se encuentren en proceso o no cumplidas. Asimismo señalar la norma técnica de control interno incumplida o los artículos de la ley, reglamento y/o cláusula contractual infringida.
Descripción o referencia de los actos, hechos, contratos y sus circunstancias, de los cuales se desprenda la responsabilidad. ( Utilizando el esquema del literal c,) mencionar los pormenores de la condición encontrada o las circunstancias en las cuales ocurrieron los hechos; no deben utilizarse frases que correspondan a referencias cruzadas con el informe de auditoría, tales como – véase hallazgo número- de control interno, etc.
c.
Datos para la completa identificación de las personas que a juicio del auditor pudieran tener responsabilidad, especificando su participación de acuerdo al literal anterior, señalando las funciones pertinentes, sueldo mensual y lugar habitual de trabajo:
203
Nombre y cargo Hallazgo y/o funciones
participación
y Sueldos
o Dirección,
Dietas
de
lugar
trabajo
o
domicilio.
d.
Clase de responsabilidad que a su juicio, haya incurrido cada una de las personas mencionadas. Responsabilidad administrativa: Relacionar el hallazgo con la persona responsable, mencionando nombre y cargo Responsabilidad patrimonial: Relacionar el hallazgo con la persona responsable mencionando nombre y cargo, concepto y monto del perjuicio económico ocasionado.
e.
Opinión sobre la respectiva dirección o asesoría jurídica si se hubiere solicitado Mencionar si hubo o no opinión jurídica, especialmente cuando se identifique responsabilidad patrimonial e indicios de responsabilidad penal.
f.
El concepto y monto del perjuicio que dio lugar a la responsabilidad patrimonial Aspectos financieros: Hallazgos Nos.____________ , así:
204
No.
CONCEPTO
MONTO
Hallazgos de aspectos financieros Agregar
un resumen
de
la
condición
encontrada Hallazgos de cumplimiento legal Agregar
un resumen
de
la
condición
encontrada Total
g.
Cualquier otro elemento que a juicio se estime conveniente para el pleno conocimiento de los hechos, actos u omisiones o para que la responsabilidad y su fundamento se determinen con mayor precisión:
Si hubieren más elementos de juicio habrá que mencionarlos, tales como la comunicación con el servidor, presentación de pruebas o argumentos de este, notificación de avances, etc.
San Salvador______________ de____________________ de________
Jefe de Auditoría interna
205
DESARROLLO DE CASO PRACTICO
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
6. CASO PRACTICO
Nombre de la entidad: Auditoría financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
Índice
Página
Agenda de la reunión inicial (equipo de auditoría)
AP-1
Memorando para solicitar la información básica
AP-2
Agenda de la reunión con la administración superior, para la
AP-3
planificación de auditoría Proceso de evaluación del sistema de control interno
AP-4
Identificación de factores de riesgo
AP-5
Determinación de riesgos de auditoría
AP-6
Auditoría financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
AP-7
Memorando de planificación Informe de auditoría
L-10
Nota de antecedentes
L-11
Programa de auditoría
L-12
Papeles de trabajo
L
AGENDA DE LA REUNIÓN INICIAL (EQUIPO DE AUDITORÍA)
AP-1 1 de 2
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
Nombre de la entidad: XXXX Examen: Inversiones en Bienes de Uso Período a examinar: Al 30 de abril de 200x
Reunidos en las oficinas de la unidad de auditoría interna, de la entidad xxx, a las nueve horas del día 28 de abril de 200x, y estando presentes Lic. Horacio Torres, jefe de auditoría interna, Lic. Carlos Tolentino, Supervisor de auditoría interna, y los Srs. Remberto Penado,
Julio
Valladares y Vladimir Hernández, colaboradores de auditoría interna, se procedió a iniciar el proceso de planificación del rubro inversiones en bienes de uso, correspondiente al ejercicio 200x, mencionándose lo siguiente: a. En la revisión de los papeles de trabajo de la auditoría realizada en el ejercicio anterior, se encontró que en el informe final se presentan algunas recomendaciones en proceso, las cuales a esta fecha es necesario efectuar el seguimiento, ya que no existe evidencia de que la administración atendió las recomendaciones respectivas. b
El supervisor de auditoría manifestó que para efectuar la revisión física de los bienes, se solicitaron los controles al encargado de activo fijo, sin embargo, los mismos estaban desactualizados, situación que generó un doble esfuerzo ya que posteriormente se determinó que habían proporcionado un listado equivocado, por lo tanto sugirió que toda información sea solicitada al jefe de la unidad y que esté debidamente autorizada.
b. El Sr. Julio Valladares, fue el encargado de efectuar la auditoría el año anterior, manifestando que para la verificación física de los bienes seleccionados, es conveniente que
AP-1 2 de 2
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
sea realizado por dos personas, para que una verifique físicamente el bien y el otro revise los controles. Está situación garantizará la veracidad de la información. c. Adicionalmente, manifestó que la Gerencia administrativa no proporcionó el control de los bienes que estaban fuera de la institución, en concepto de reparación. El único control que se encontró fue el libro de salida de bienes de la institución que manejan los vigilantes. d. Por otra parte, se determinó que el encargado de activo fijo también tiene a su cargo el fondo circulante, por lo tanto no tenia el tiempo disponible cuando se le consultaba. e. La auditoría a realizar estará a cargo del Sr. Remberto Penado,
con la ayuda del Sr.
Vladimir Hernández, para la verificación física de los bienes. f.
La planificación de la presente auditoría estará a cargo del Lic. Carlos Tolentino, con la ayuda del Sr. Remberto Penado.
No habiendo más que tratar, se dio por finalizada la presente reunión a las once horas del mismo día, mes y año, y para dejar constancia se procedió a las firmas respectivas. f.
f.
Lic. Horacio Torres
Lic. Carlos Tolentino
Jefe de auditoría Interna
Supervisor de auditoría
f.
f.
Sr. Julio Valladares
Sr. Vladimir Hernández
Colaborador
Colaborador
f. Sr. Remberto Penado Colaborador
AP-1 3 de 2
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso MEMORANDO PARA SOLICITAR LA INFORMACIÓN BÁSICA MEMORANDO AI/109/200X
PARA:
Lic. Zoila Flores de Pinto Gerente Administrativa
De:
Lic. Horacio Torres Jefe de Auditoría Interna
C.C.
Lic. Filadelfo Pocasangre, Jefe de contabilidad
ASUNTO:
Solicitando información
FECHA:
29 de abril de 200x
Les informo que en cumplimiento a nuestro plan de trabajo anual, efectuaremos auditoría al rubro de las inversiones en bienes de uso de larga duración, correspondiente al período del 1 de enero al 30 de abril del presente año, por lo cual solicitamos de su valiosa colaboración, en el sentido, de proporcionar a más tardar el 2 de mayo del corriente año, la siguiente información: a. Manual de procedimientos del encargado de activo fijo b. Instructivo vigente para el manejo y control de los bienes de uso. c. Estructura organizativa de la unidad d. Reporte consolidado de las inversiones en bienes de uso AP-2 1 de 2
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
e. Reporte detallado de las inversiones en bienes de uso, debidamente clasificado por naturaleza de los bienes. f. Detalle de los bienes de uso dados de baja g. Detalle de los bienes de uso que estaban fuera de la institución, a la fecha del examen. h. Manual de operaciones del sistema de activo fijo i. Reportes emitidos por el sistema de activo fijo. j.
Estado de situación financiera
k. Comprobantes contables l. Cuadros de depreciación
Atentamente,
Lic. Horacio Torres Jefe de Auditoría Interna
AP-2 2 de 2
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
AGENDA
DE
LA
REUNIÓN
CON
LA
ADMINISTRACIÓN
SUPERIOR,
PARA
LA
PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA Nombre de la entidad: XXXX Examen: Inversiones en Bienes de Uso Período a examinar: Al 30 de abril de 200x Reunidos en las oficinas de la gerencia administrativa, de la entidad xxxxx, a las10.00a.m. horas del día 3 de mayo de 200x, y estando la Licda. Zoila Flores de Pinto, gerente administrativa, Sr.Salvador Flores, encargado de activo fijo, Lic. Filadelfo Pocasangre, jefe de contabilidad, Sr.Gerson Domínguez, auxiliar de contabilidad,
Lic. Carlos Tolentino, Supervisor de auditoría
interna, y los Srs. Remberto Penado y Roberto Simón, colaboradores de auditoria interna, se procedió a iniciar la planificación de la auditoría del rubro inversiones en bienes de uso, correspondiente al ejercicio 200x, mencionándose lo siguiente: a.
El supervisor de auditoría, procedió a la presentación del equipo de auditoría que estará a cargo del examen.
b.
El supervisor de auditoría, explicó que el tipo de examen a efectuar es de carácter operativo, el cual incluye el examen de las operaciones relativas a la adquisición y baja de los bienes de uso, específicamente a los bienes mayores de $ 600.00, de conformidad a lo estipulado a las normas sobre las inversiones en bienes de larga duración, del sistema de contabilidad gubernamental.
c.
La gerente administrativo, informó que con relación al informe de auditoría del año anterior, ya atendieron las recomendaciones que estaban en proceso, sin embargo no enviaron el memorando de respuesta a la unidad de auditoría interna.
AP-3 1 de 2
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
d.
La gerente administrativo, manifestó que anteriormente el control de la ubicación física de los bienes, se manejaban en hojas de calculo de excel, actualmente se maneja en un programa especifico de activo fijo, sin embargo, están
en la fase final de pruebas,
solicitando que auditoría verifique la confiabilidad de la información emitida por el sistema. e.
El Sr. Salvador Flores, encargado de activo fijo manifestó que debido a las pruebas finales del sistema, no tiene actualizado el control de activo fijo, que lleva en excel, teniendo un atraso de dos meses.
f.
Finalmente el supervisor de auditoría solicitó que le asignen un escritorio en la gerencia administrativa para verificar la información en poder de la gerencia, caso contrario que la gerente administrativo autorice, el retiro de la documentación para ser revisada en la unidad de auditoría interna.
No habiendo más que tratar, se dio por finalizada la presente reunión a las doce horas del mismo día, mes y año, y para dejar constancia se procedió a las firmas respectivas. f.
f.
Licda. Zoila Flores de Pinto Gerente Administrativa
f. Sr. Salvador Flores
Lic. Filadelfo Pocasangre
Encargado de Activo Fijo
Jefe de Contabilidad
f.
f.
f.
Sr. Gerson Domínguez
Lic. Carlos Tolentino
Sr. Remberto Penado
Auxiliar de contabilidad
Superv. de auditoría interna
Colab. auditoria interna.
f. Roberto Simón- Colab. auditoria interna
AP-3 2 de 2
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso PROCESO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Nombre de la entidad: XXXX Examen: Inversiones en Bienes de Uso Período a examinar: Al 30 de abril de 200x INVERSIONES EN BIENES DE USO No. 1
PREGUNTA
SI
NO
COMENTARIO
Los bienes de uso tienen asignado el XX código para su identificación?
2
Se tiene control de la ubicación física de XX los bienes de uso?
3
Existe política que establezca la cantidad XX máxima, para la capitalización de los bienes de uso?
4
Se tiene control de los bienes de uso XX dañados, inservibles o dados de baja?
5
El método de depreciación es el adecuado XX y consistente?
6
Existe un control extracontable de la XX existencia de los bienes de uso?
7
Las bajas de los bienes de uso están XX autorizadas?
AP-4 1 de 2
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
8
Mensualmente se concilian los saldos de los
bienes
de
uso,
así
como
XX
la
Se
realiza
trimestralmente.
depreciación? 9
La persona encargada del control y manejo XX
No obstante por tener
físico
es
a su cargo el fondo
registros
circulante, no tiene un
de
los
independiente
bienes al
de
de los
uso,
contables? 10
adecuado control
Se efectúan periódicamente verificaciones
XX
físicas de los bienes de uso?
Solo las que realiza auditoría interna, como parte del examen.
11
La información de los bienes de uso,
XX
manejada por la gerencia administrativa, es confiable para la toma de decisiones. 12
Los registros de los bienes de uso, contienen
la
suficiente
información
XX
y
detalle.
AP-4 2 de 2
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso IDENTIFICACIÓN DE FACTORES DE RIESGO Inversiones en Bienes de Uso a. Diferencia entre los saldos contables con los extracontables en la depreciación de los bienes de uso. b. Bienes de uso no encontrados físicamente en el área asignada, no encontrando documentación que soporte el traslado o retiro. c. Controles de la existencia de los bienes de uso no se encuentra actualizada.
Con base a la evaluación de control interno, se determinó que el nivel de riesgo inherente y de control es moderado, por lo cual se realizarán pruebas analíticas y sustantivas, las cuales se detallan a continuación: a. Verificación física de los bienes b. Verificar la autenticidad de los saldos c. Verificar la autorización para la baja de bienes obsoletos o dañados d. Revisar la prueba global de la depreciación, considerando el método adoptado por la entidad.
AP-5 1 de 1
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso DETERMINACIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA. COMPONENTE
FACTORES DE RIESGO
RIESGO DE
ENFOQUE
AUDITORIA INHERENTE
DE CONTROL
Inversiones en 1- Diferencia entre los saldos Bienes de Uso contables de duración
con
larga extracontables
los en
X
Sustantivo
X
Sustantivo
la
depreciación de los bienes de uso. 2-Bienes
de
uso
no
encontrados físicamente en el área asignada, no encontrando documentación que soporte el traslado o retiro. 3-Controles de la existencia de los
bienes
de
uso
no
se
X
Cumplimiento
encuentra actualizada
AP-6 1 de 1
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN I- ASPECTOS GENERALES 1- Antecedentes del área o rubro a auditar Dentro de la estructura organizativa de la entidad XXX, la gerencia administrativa es la encargada de control y manejo de los bienes de uso, siendo el Sr. Salvador Flores, encargado de dicho control a partir de primero de enero del 200X, en sustitución de la Sra. Lidia Mendoza. A esta área se han efectuado dos auditorías, en los últimos tres años, obteniendo los siguientes resultados: a.
En la primera auditoría, se establecieron 15 hallazgos, los
cuales fueron
subsanados en su totalidad, presentando las pruebas pertinentes a cada caso. b.
En la segunda auditoría, se establecieron nueve hallazgos, de los cuales cuatro están pendientes, no obstante la gerente administrativa manifestó que ya fueron atendidas las recomendaciones del ultimo informe.
2- Objetivos Los objetivos de los procedimientos de auditoria en esta área son los siguientes: Objetivo general Verificar el sistema de control interno y los procedimientos de contabilidad que se utilizan para las adiciones, retiros y control de los bienes de uso. Objetivos especifico a.
Verificar que todos los bienes de uso mayores a $ 600.00 están registrados en el balance. AP-7 1 de 7
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
b.
Comprobar la propiedad de los bienes de uso.
c.
Comprobar que el computo de la depreciación sea razonable, consistente con el ejercicio anterior y de acuerdo con la normativa de la contabilidad gubernamental.
d.
Asegurarse del adecuado registro de las altas y bajas de los bienes de uso.
3- Componentes del control interno a. Ambiente de control Se observa que el personal está comprometido con la misión y visión de la entidad, asimismo con los valores institucionales, los cuales son observados en las actividades diarias realizadas por el personal a cargo de la actividad auditada. b. Evaluación de riesgos Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa para la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente. Factores Externos: 1. Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes pueden afectar el servicio al cliente. 2. La legislación y regulaciones nuevas pueden forzar cambios en las políticas y en las estrategias para la inversión en bienes de uso. 3. Las catástrofes naturales pueden orientar los cambios en las operaciones o en los sistemas de información y hacer urgente la necesidad de planes de contingencia. AP-7 2 de 7
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
4. Los cambios económicos pueden tener un impacto sobre las decisiones relacionadas con la adquisición de los bienes de uso. Factores Internos 1. El cambio de sistemas para el control puede afectar adversamente las operaciones de la unidad auditada, siempre y cuando no se hayan efectuado las pruebas necesarias antes de su implantación definitiva.. 2. La calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y motivación pueden influenciar el nivel de conciencia de control en la unidad auditada. 3. Un cambio en las responsabilidades de la administración puede afectar la manera como se efectúan ciertos controles. 4. La naturaleza de las actividades de la entidad, y el acceso a los activos, pueden contribuir a una equivocada apropiación de los recursos. c.
Actividades de control
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas, entre las cuales se identificaron las siguientes: 1. Las adquisiciones de los bienes de uso se realizan de conformidad a los montos presupuestados. 2. La gerencia administrativa dirige las funciones o las actividades, revisando informes de desempeño.
AP-7 3 de 7
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
3. Se tiene control de la ubicación física de los bienes, se ha implementado un reporte para controlar el traslado interno de los bines de uso. Además, se ha adquirido un software para el control de los bines de uso de la entidad. 4. Todos los bienes de uso se encuentran debidamente codificados, de acuerdo a la naturaleza del bien. 5. El responsable de las actividades de control y manejo de los bienes de uso, es independiente del registro contable de los mismos. d. Información y comunicación La información relacionada con las compras, retiros y traslado de los de bines de uso es identificada, capturada, procesada y reportada mediante sistemas de información.
Las responsabilidades específicas del encargado de activo fijo y personal de contabilidad están definidas en el manual de funciones. e.
Vigilancia o supervisión
Se tiene como norma que mensualmente se concilie la información de los bienes de uso, con los registros contables. Además, cada jefe de unidad es responsable de los bienes de uso que están asignados en su área. 4- Leyes, reglamentos y otras normas aplicables La normativa aplicable a los bienes de uso son: a. Ley de la Corte de Cuentas de la República b. Normas Técnicas de Control Interno AP-7 4 de 7
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
c. Instructivo para el manejo y control de los bienes de uso. d. Normas de contabilidad gubernamental, relaciona con los bienes de uso e. Presupuesto anual para la adquisición de los bienes de uso, debidamente autorizado. II- ESTRATEGIA DE LA AUDITORIA 1- Determinación de rubros importantes Inversiones en bienes de uso / Gasto o costo de venta 2- Determinación de factores de riesgo Los factores de riesgo determinados en las Inversiones en Bienes de Uso son: a. Diferencia entre los saldos contables con los extracontables en la depreciación de los bienes de uso. b. Bienes de uso no encontrados físicamente en el área asignada, no encontrando documentación que soporte el traslado o retiro. c. Controles de la existencia de los bienes de uso está desactualizada. 3- Determinación del riesgo de auditoría Con base a la evaluación de control interno, se determinó que el nivel de riesgo inherente y de control es moderado, por lo cual se realizarán pruebas analíticas y sustantivas. 4- Enfoque de la auditoría Debido a que el riesgo inherente y de control es moderado, se realizarán pruebas analíticas y sustantivas, entre las cuales están : AP-7 5 de 7
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
a. Verificación física de los bienes b. Verificar la autenticidad de los saldos c. Verificar la autorización para la baja de bienes obsoletos o dañados d. Revisar la prueba global de la depreciación, considerando el método adoptado por la entidad. III- ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO 1- Integrantes del equipo de auditoría El personal que estará a cargo de la presente auditoría es : Lic. Carlos Tolentino, Supervisor de auditoría interna Sr. Remberto Penado, Encargado de la auditoría Sr. Vladimir Hernández, Colaborador 2- Personal clave de la administración Los funcionarios y empleados claves del área a auditar son: Licda. Zoila Flores de Pinto, gerente administrativa Sr. Salvador Flores, encargado de activo fijo Lic. Filadelfo Pocasangre, jefe de contabilidad Sr. Gerson Domínguez, auxiliar de contabilidad 3- Fechas claves Planeación:
3 de mayo de 200X
Ejecución :
Desde el 4 al 9 de mayo de 200x
Informe final:
26 de mayo de 200x AP-7 6 de 7
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN 4- Cronograma de actividades
MES DE MAYO DE 200x DESCRIPCIÓN
Planeación Ejecución Informe borrador Discusión del informe con admón. Respuestas de la administración Análisis de respuestas de la admón. Informe final Nota de antecedentes,
3
4 - 9 11 - 15
16
18 -l 22
23
25-26
27
XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
para la Corte de Cuentas
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INFORME DE AUDITORÍA A LOS SALDOS CONTABLES DEL RUBRO BIENES DE USO DE LARGA DURACIÓN. AL 30 DE ABRIL DE 200X
MAYO DE 200X
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso INFORME DE AUDITORIA
Índice Página I
Introducción
1
II
Objetivos
1
III
Alcance
1
IV
Resultados de la auditoría
2
1. Bienes no encontrados físicamente en unidad asignada.
2
2. Capitalización de bienes de uso menores a $ 600.00
3
3. Diferencia en el saldo de depreciación acumulada
4
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso INFORME DE AUDITORIA
I.
Introducción
En cumplimiento a los establecido a nuestro plan anual de trabajo de auditoría interna, se realizó revisión a los saldos contables de los bienes de uso de larga duración, así como también la verificación física de éstos al 30 de abril del 200x. II. Objetivos 1.
Verificar que todos los bienes de uso mayores a $600.00, estén registrados en el balance.
2.
Comprobar la propiedad de los bienes de uso de larga duración.
3.
Comprobar que el computo de la depreciación sea razonable,
consistente con el
ejercicio anterior y de acuerdo con la normativa de contabilidad gubernamental. 4.
Asegurarse del adecuado registro de las altas y bajas de los bienes de uso.
III. Alcance El alcance del trabajo consistió en: 1.
La verificación del saldo de los bienes de uso al 30 de abril del 200x
2.
Verificación selectiva de los bienes de uso de larga duración.
L-10 1 de 5
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso INFORME DE AUDITORIA IV. Resultados de la auditoría Condición 1. Bienes no encontrados físicamente en unidad asignada. Al efectuar selectivamente la verificación física de los bienes de conformidad al listado proporcionado por la gerencia administrativa, dos bienes no fueron encontrados en la unidad asignada, además no se obtuvo la documentación que soporta el retiro de estos bienes, los casos son los siguientes: Nº DE
DESCRIPCIÓN
UBICACIÓN
INVENTARIO EC-107
Monitor de computadora Compaq
Recuperación judicial
V5000, modelo PE111 EC-202
Computadora
portátil
marca Proveeduría
TOSHIBA, modelo Satélite S-1800207
Criterio. El instructivo para el manejo y control de los bienes de uso de la entidad, en el numeral 5.31, establece que previo al retiro o traslado de los bienes se debe completar la hoja de movimiento de bienes, la cual debe ser firmada por el jefe de la unidad que entrega y la que recibe, y autorizada por el gerente administrativo. Efecto. Incumplimiento al instructivo para el manejo y control de los bienes de uso. Esta situación dificulta identificar la ubicación de dichos bienes.
L-10 2 de 5
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso INFORME DE AUDITORIA Causa. Estos bienes fueron trasladados a otra unidad y no se elaboró la hoja de movimiento de bienes por parte de la unidad solicitante, además el jefe de la unidad que entregó los bienes no exigió dicho documento. Recomendación. Se recomienda que el gerente general gire instrucciones a nivel institucional para que se cumpla el instructivo para el manejo de los bienes de uso. En consecuencia esta situación fortalecerá el control interno en el manejo y control de los bienes de la entidad. Comentario de la administración. La gerencia administrativa solicitará la hoja de movimiento de bienes de uso, para realizar el cargo y descargo de los bienes antes mencionados. Además manifestó estar de acuerdo con la recomendación, de que el gerente general gire las instrucciones respectivas, esperando que en el futuro se eviten esta clase de situaciones. Grado de cumplimiento: En proceso
Condición 2. Capitalización de bienes de uso menores a $ 600.00 Al revisar selectivamente el valor de adquisición de los bienes de uso de larga duración, se encontraron dos casos que en dicho valor es menor a $600.00, los cuales son: Nº DE
DESCRIPCIÓN
VALOR DE
INVENTARIO EC-118
ADQUISICION Fotocopiadora marca MITA, modelo
$590.00
PCI 10/100 EC-165
Regulador
de
voltaje,
marca
$585
TRIPPLITE, modelo LC-1800
L-10 3 de 5
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso INFORME DE AUDITORIA Criterio. La norma sobre inversiones en bienes de larga duración del subsistema de contabilidad gubernamental en el numeral 1 Valuación de los bienes de larga duración establece, que aquellos bienes muebles cuyo valor de adquisición individual sea igual o inferior a $600.00 dólares americanos deberán registrarse en cuenta de gastos de gestión. Efecto. Incumplimiento a la normativa de valuación de bienes muebles Causa. El encargado de activo fijo no se cercioró de la incorporación de los bienes menores a $600.00 Recomendación. a.
Que se hagan los registros respectivos para reconocer como gasto los dos bienes señalados anteriormente.
b.
Es conveniente que en lo sucesivo se ejerza mayor supervisión en la incorporación y depreciación de los bienes de larga duración.
Comentario de la administración. El Contador manifestó que se harán los ajustes correspondientes
para efectuar los
descargos de los bienes señalados. Grado de cumplimiento: En proceso
Condición 3. Diferencia en el saldo de depreciación acumulada Al confrontar el saldo de la depreciación acumulada total de los bienes de uso, según saldo de balance y registros extracontables de contabilidad, se determinó la siguiente diferencia: Saldo según balance
$ 2,536,099.15
Saldo según control extracontable Diferencia
2,525,099.15 $
11,000.00
L-10 4 de 5
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso INFORME DE AUDITORIA Criterio. NTCI 4-02.12 Conciliaciones. Con el propósito de verificar saldos o disponibilidades se efectuarán conciliaciones mensuales de toda clase y naturaleza de cuentas relacionadas con la información contable, presupuestaria, de tesorería y crédito público. Estas serán elaboradas y suscritas por un servidor independiente de la custodia y registro de fondos y demás valores, haciéndolas del conocimiento del funcionario competente. Efecto. Incertidumbre sobre cual de los dos saldos es el correcto Causa. No se encontró evidencia que justifique la conciliación de los bienes de uso depreciables. Recomendación. a.
Es necesario que el Contador establezca la naturaleza de la diferencia de los $11,000.00 y efectúe los registros correspondientes en caso que éstos apliquen.
b.
Es necesario que se concilien los saldos de la depreciación en forma mensual, y así identificar y corregir oportunamente cualquier diferencia existente.
Comentario de la administración El Contador manifiesta que se harán las correcciones
contables pertinentes a fin de
conciliar los saldos extracontables con los registros contables, además que harán las conciliaciones en forma mensual. Grado de cumplimiento: En proceso
Estamos a su disposición para ampliar o aclarar el contenido de este informe.
Lic. Horacio Torres, Jefe de auditoría interna
L-10 5 de 5
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso NOTA DE ANTECEDENTES
Licenciado: Roberto Camacho Director de Responsabilidades Presente:
De conformidad al art. 4 Capitulo III del procedimiento sección; Disposiciones Comunes, del Reglamento para la Determinación de Responsabilidades, comunico a usted, antecedentes relacionados con el informe de auditoría que se describe a continuación: 1. Identificación de informe de auditoría Informe de auditoría a los saldos contables de los bienes de uso de larga duración, al 30 de abril de 200x 2. Nombre de la entidad sujeta examen (Nombre de la entidad) 3. Descripción del contenido: a. Identificación de los servidores actuantes 1. Nombre:
Filadelfo Pocasangre
Cargo:
Jefe de Contabilidad
Profesión:
Licenciado en contaduría pública
Edad:
36 años
Estado civil:
Casado
Domicilio:
Colonia San Mateo , Calle Principal No. 1430, San Salvador
2. Nombre:
Gerson Domínguez
Cargo:
Auxiliar de contabilidad
Profesión:
Estudiante universitario de contaduría pública
Edad:
26 años
Estado civil:
Casado
Domicilio:
Colonia Guadalupe , Calle Principal No. 430, San Salvador
3. Nombre:
María Martínez L -11 1 de 4
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso NOTA DE ANTECEDENTES
Cargo:
Jefe de Recuperación Judicial
Profesión:
Abogada y notaria
Edad:
35 años
Estado civil:
Casado
Domicilio:
Alpes Suizos, Calle Principal No. 45, Nueva San Salvador
Acto u omisión: No exigió la hoja de movimiento de bienes, por los traslados efectuados 4. Nombre:
Indalecio López
Cargo:
Jefe de Proveeduría
Profesión:
Licenciado en economía
Edad:
30años
Estado civil:
Casado
Domicilio:
Colonia La Coruña, pasaje L, No. 12, Soyapango
Acto u omisión: No exigió la hoja de movimiento de bienes, por los traslados efectuados b. La definición concreta del acto u omisión 1. Bienes no encontrados físicamente en unidad asignada. Incumplimiento al instructivo para el manejo y control de los bienes de uso, de la entidad. 2. Capitalización de bienes de uso menores a $ 600.00 Incumplimiento a normativa de valuación de bienes muebles, del subsistema de contabilidad gubernamental 3. Diferencia en el saldo de depreciación acumulada Incumplimiento a NTCI 4-02.12 Conciliaciones. c. Datos para la completa identificación de los servidores actuantes 1. Nombre:
Filadelfo Pocasangre
Cargo:
Jefe de Contabilidad
Hallazgo:
Capitalización de bienes de uso menores a $600.00
L -11 2 de 4
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso NOTA DE ANTECEDENTES
Participación:
Falta de supervisión en los registros contables de los bienes de uso de larga duración.
Sueldo:
$1,371.43
Domicilio:
Colonia San Mateo, Calle Principal No 1430, San Salvador
2. Nombre:
Gerson Domínguez
Cargo:
Auxiliar de contabilidad
Hallazgo:
Capitalización de bienes de uso menores a $600.00
Participación:
Descuido en los registros contables de los bienes de uso de larga duración.
Sueldo:
$571.43
Domicilio:
Colonia Guadalupe, Calle Principal No 430, San Salvador
3. Nombre:
María Martínez
Cargo:
Jefe de Recuperación Judicial
Hallazgo:
Bienes no encontrados físicamente en unidad asignada
Participación:
No exigió la hoja de movimiento de bienes, por los traslados efectuados
Sueldo:
$1,714.29
Domicilio:
Alpes Suizos, Calle Principal No 45 Nueva San Salvador
4. Nombre:
Indalecio López
Cargo:
Jefe de Proveeduría
Hallazgo:
Bienes no encontrados físicamente en unidad asignada
Participación:
No exigió la hoja de movimiento de bienes, por los traslados efectuados
Sueldo:
$1,000.00
Domicilio:
Colonia La Coruña pasaje L, No 12 Soyapango
d. Clase de responsabilidad 1.Nombre:
Filadelfo Pocasangre
Cargo:
Jefe de Contabilidad
Hallazgo:
Capitalización de bienes de uso menores a $600.00 L -11 3 de 4
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso NOTA DE ANTECEDENTES
Responsabilidad: Administrativa 2. Nombre:
Gerson Domínguez
Cargo:
Auxiliar de contabilidad
Hallazgo:
Capitalización de bienes de uso menores a $600.00
Responsabilidad: Administrativa 3.Nombre:
María Martínez
Cargo:
Jefe de Recuperación Judicial
Hallazgo:
Bienes no encontrados físicamente en unidad asignada
Responsabilidad: Administrativa 4. Nombre:
Indalecio López
Cargo:
Jefe de Proveeduría
Hallazgo:
Bienes no encontrados físicamente en unidad asignada
Responsabilidad: Administrativa
San Salvador 30 de mayo de 200x
Lic. Horacio Torres Jefe de Auditoría interna.
L -11 4 de 4
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso PROGRAMA DE AUDITORIA
Nombre de la entidad: Área: Inversiones en bienes de uso Objetivos de auditoría: 1.
Verificar que todos los bienes de uso mayores a $600.00, estén registrados en el balance.
2.
Comprobar la propiedad de los bienes de uso
3.
Comprobar que el computo de la depreciación sea razonable,
consistente con el
ejercicio anterior y de acuerdo con la normativa de contabilidad gubernamental. 4.
Asegurarse del adecuado registro de las altas y bajas de los bienes de uso.
HECHO No. 1
PROCEDIMIENTO
REF. P/T
POR
Prepare una cédula de auditoría que muestre los movimientos de los bienes de uso de
R. P.
PT/L
larga duración, como sigue: Saldo inicial, compras o incrementos, bajas, saldo final. Respecto a las compras o incrementos del
L 2.1
año, obtenga la documentación de soporte y L 3.1 revise lo siguiente: L 4.1 a. Proceso de licitación, según LACAP
L-12 1 de 4
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso PROGRAMA DE AUDITORIA
b. Proceso
de
adjudicación,
según
LACAP c. Documentación relacionada con la recepción de bienes. d. Registro del devengado y pago Con base a la documentación señalada anteriormente,
verifique
la
correcta
aplicación contable de las adquisiciones.
2
En la verificación física de los bienes efectué lo siguiente: a. Que el código asignado a cada bien, sea
R. P.
PT/L5
igual al presentado en el listado
proporcionado
por
la
gerencia
administrativa. b. Que la ubicación física de los bienes sea la correcta, según listado. c. Que la descripción del bien presentada en el listado proporcionado por la gerencia administrativa, sea la correcta
L-12 2 de 4
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso PROGRAMA DE AUDITORIA
3
Solicite a contabilidad el control de los bienes
R. P.
PT/L6
R. P.
PT/U 1.1
R. P.
PT/L7
R. P.
PT/L3.2
depreciables, y revise que el valor de los mismos sea mayor a $600.00 4
Seleccione
algunos
bienes
de
uso
depreciables y revise que el método de depreciación, esté de conformidad a lo establecido en las normas de contabilidad gubernamental, además que dicho método sea consistente con el año anterior. 5
Verifique que el saldo global del control de los bienes depreciables, sea igual al saldo reflejado
en
el
balance.
Este
mismo
procedimiento efectuarlo para la depreciación acumulada. 6
Solicite el control de los bienes declarados como dañados e inservibles dados de baja, y revise lo siguiente: a. Autorizaciones b. Documentación de soporte c. Aplicación contable, considerando la correcta
cancelación
de
la
L-12 3 de 4
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso PROGRAMA DE AUDITORIA
depreciación 7
Solicite el presupuesto institucional y verifique que los desembolsos por la adquisición de los bienes de uso, tengan su correspondiente
L-8 R. P.
L-8.1
R .P.
L-8.1
asignación presupuestaria 8
Concluya sobre la razonabilidad del saldo de los bienes de uso, así como de la efectividad del control interno
L-12 4 de 4
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
COMENTARIOS
DE
ALGUNOS
PUNTOS
DE
LOS
PROCEDIMIENTOS
DE
AUDITORIA PARA EL AREA INVERSIONES EN BIENES DE USO, PRACTICADOS AL 30 DE ABRIL DEL 200X
7- Solicite el presupuesto institucional y verifique que los desembolsos por la adquisición
de
los
bienes
de
uso,
tengan
su
correspondiente
asignación
presupuestaria. COMENTARIO Se solicitó al lic. Rubén Sosa, jefe del área de planificación estratégica, el presupuesto institucional para el ejercicio 200X, para verificar que los desembolsos
para la
adquisición de los vehículos en el período de enero a abril del 200X, están debidamente asignados en el presupuesto de la entidad.
Información presupuestaria: ENTIDAD: XXX LINEA 01 ADMINISTRACION Y DIRECCIÓN SUPERIOR EJERCICIO FINANCIERO AÑO 200X CODIGO
UNIDAD PRESUPUESTARIA
61
INVERSIONES EN ACTIVO FIJO
611
BIENES MUEBLES
61105
VEHICULOS DE TRANSPORTE
L-8.1 1 de 3
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
Monto aprobado 200X
$37,256.00
Adquisición de dos Pick Up, marca Toyota ( ver P/T L 3.1 )
36,572.00 ---------------------
Diferencia
$
684.00
La diferencia servirá para gastos de matrícula de vehículos y primas de seguro, los cuales están aprobados por Junta Directiva Por lo anterior, el desembolso en la compra de los vehículos antes mencionados están de acuerdo a lo presupuestado.
8- Concluya sobre la razonabilidad del saldo de los bienes de uso, así como de la efectividad del control interno: COMENTARIO Se realizó verificación de los saldos registrados en el balance de situación al 30 de abril del 200X, así como los registros auxiliares de los bienes de uso de larga duración, determinándose, que las cifras son razonables de acuerdo a políticas e instructivos para el registro de dichos activos.
Por otra parte, en nuestra revisión se detectó diferencia en el saldo de los registros contables y los extracontables referente al rubro de la depreciación de los bienes de L-8.1 2 de 3
Caso práctico Auditoría Financiera del rubro Inversiones en Bienes de Uso
uso, en este caso se recomendó al Sr. Contador que establezca la diferencia, la documente y realice los ajustes correspondientes, esto para fortalecer el control interno.
A excepción de lo mencionado en el párrafo anterior, creemos que las cifras presentadas en los estados financieros, son razonables a la fecha de nuestro examen.
L-8.1 3 de 3
GLOSARIO
1. Administración Incluye a individuos con responsabilidad de establecer o alcanzar los objetivos de la organización.
2. Ciudadanía Población en general, de conformidad al Código de la Familia, son personas adultas los que tengan 18 años en adelante.
3. Comunicación Implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera y de gestión dentro de una entidad.
4. Control Es cualquier acción tomada por la administración para realizar los objetivos y metas que serán logradas.
5. Control Interno Consiste en todas las políticas y procedimientos adoptadas por la administración de una entidad, para auxiliar en el logro del objetivo de la administración de asegurar hasta donde sea practicable, la conducción ordenada y eficiente de entidad.
6. Control Previo 207
Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales físicos y humanos.
7. Cumplimiento Se refiere a la habilidad para asegurar razonablemente la conformidad y adherencia a las políticas, planes, procedimientos organizacionales, leyes, regulaciones y contratos.
8. Economía En su sentido amplio, significa administración recta y prudente de los escasos recursos. Se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios al costo mínimo posible, en condiciones de calidad y precio razonable.
9. Efectividad Tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programadas por una entidad o proyecto.
10. Eficiencia Rendimiento efectivo sin desperdicio.
11. Entidades Gubernamentales Entidades que dependen del Gobierno Central, o entidades Autónomas en la parte administrativa y financiera. 12. Entidades Autónomas
208
Instituciones de Derecho Público, creadas mediante Decreto Legislativo. No reciben asignaciones del Estado, por lo que tienen autonomía en la parte administrativa y presupuestaria.
13. Entidades y Organismos Instituciones
del
Gobierno
Central,
instituciones
autónomas,
semiautónomas y gobiernos municipales. Además toda institución o persona, que se costee con fondos públicos o que tenga subvención o subsidio del gobierno.
14. Estrategia de Auditoría Se ocupa de la dirección en la cual se aplican los recursos humanos y materiales con el fin de acrecentar la probabilidad de lograr los objetivos seleccionados
15. Ética Establece las normas de conducta, demanda altas normas de honestidad, objetividad, diligencia y lealtad. Abarca una gama de actos irregulares e ilegales caracterizados por la intención de defraudar.
16. Evaluación del Control Interno Representa el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orienta a la identificación
209
de controles débiles, insuficientes o innecesarios y promueve su reforzamiento.
17. Evidencia Prueba documentada de las actividades financieras, administrativas u operativas.
18. Fondos Públicos Ingresos provenientes de la aplicación de leyes, reglamentos y disposiciones relativas a impuestos, tasas, derechos, compensaciones y otras contribuciones, así como los que resulten de operaciones comerciales, donativos o de cualquier otro título y que pertenezcan al gobierno central o a las instituciones o empresas estatales autónomas.
19. Funcionarios Persona facultada legalmente para ejecutar y autorizar las operaciones administrativas-financieras.
20. Honestidad Valor que implica no subordinar el servicio que se presta a la utilidad o ventaja personal.
21. Independencia
210
Es una actitud mental, caracterizada por integridad, objetividad y un enfoque imparcial hacia el trabajo profesional.
22. Integridad Es una calidad de la persona que mantiene principios morales sólidos, rectitud, honestidad, sinceridad y el deseo de hacer lo correcto, así como profesar y vivir en un marco de valores.
23. Irregularidad Se refiere a la falsa declaración intencional u omisión de información significativa en los registros contables,
estados financieros, u otros
reportes, documentos o registros.
24. Moral Es el conjunto de valores o principios que se asume como modelos ideales de comportamiento. Se fortalece la moral en una entidad, cuando el personal ha sido adecuadamente seleccionado y ubicado.
25. Normativa Conjunto de Leyes, Normas Técnicas de control interno de la Corte de Cuentas de la República, así como los reglamentos y procedimientos internos
de
cada
organización,
que
establecen
los
elementos
fundamentales mínimos en que los se debe enmarcar la actuación de los funcionarios y empleados públicos, en el desempeño de sus funciones y atribuciones.
211
26. Normas de Control Interno Disposiciones fundamentales que regulan el control interno o gerencial de las entidades públicas.
27. Planificación de Auditoría Debe considerar la naturaleza, el alcance y la oportunidad del trabajo que habrá de ejecutarse y debe preparar un programa de auditoría por escrito.
28. Programa de Auditoría Debe describir con razonable detalle, los procedimientos de auditoría que el auditor considere necesarios, para lograr los objetivos del examen.
29. Riesgo Es la probabilidad de que un evento o acción pueda afectar adversamente a la organización o a la actividad que esta siendo auditada.
30. Seguimiento Proceso por el cual se determina lo adecuado, efectivo y oportuno de las acciones tomadas por la administración sobre hallazgos de auditoría reportados.
31. Titular de la Entidad
212
Máxima autoridad, sea que su origen provenga de elección directa, indirecta o designación. También se conoce como autoridad competente o autoridad superior.
32. Unidad de Auditoría Interna Incluye cualquier unidad o actividad dentro de la organización que ejecuta las funciones de verificación del control interno posterior.
213
BIBLIOGRAFÍA
1. Ley de la Corte de Cuentas de la República de El Salvador 2. Normas Técnicas de Control Interno de la Ley de la Corte de Cuentas de la República de El Salvador. (NTCI) 3. Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado ( Ley AFI) 4. Declaraciones sobre Normas de Auditoría Interna (SIAS) 5. Monografía. Com (Un Estudio de Evidencia en Auditoría Interna) 6. Normas y Procedimientos de Auditoría (I.M.C.P.) 7. Normas de Auditoría Gubernamental ( GAO) 8. Normas Internacionales de Auditoría ( NIA´S) 9. Normas Internacionales de Contabilidad ( NIC´S) 10. Control Interno (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION – COSO)
ANEXO 1 A Manual de descripción de puestos de auditoría interna
NOMBRE DE LA ENTIDAD: PUESTO:
JEFE DE AUDITORIA INTERNA
DEPENDENCIA: Su nombramiento dependerá de Junta Directiva o la máxima autoridad,
debiendo
reportar directamente a la misma, con copia a la Gerencia General.
FUNCIÓN PRINCIPAL Supervisión general de toda la auditoría interna realizada dentro de la entidad, evaluación del sistema de control interno; determinación del cumplimiento con las políticas, normas regulaciones y leyes aplicables, así como de la salvaguarda de activos. CUALIFICACIONES PERSONALES 1.
Licenciado en Contaduría Pública
2.
Mínimo 10 años de experiencia en auditoría interna o /y externa, incluyendo cinco años en una posición de jefatura.
3.
Sólidos conocimientos contables y administrativos
4.
Alto grado de habilidad técnica y administrativa
5.
Habilidad para mantener buenas relaciones con los supervisores y otras personas cuyo trabajo es auditado.
6.
Habilidad para organizar efectivamente la unidad de auditoría interna y mantener buena moral
7. Habilidad para comunicarse bien oralmente y por escrito.
1 de 5
ANEXO 1 A Manual de descripción de puestos de auditoría interna
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 1.
Desarrollar y mantener programas de auditoría para todas las unidades o áreas a auditar
2.
Revisar la adecuada y aplicación de la contabilidad, así como de los controles financieros y administrativos.
3.
Informar los hallazgos de auditoría y sugerir los medios de corrección.
4.
Asegurarse de la extensión del cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en la empresa.
5.
Determinar el cumplimiento de las leyes aplicables y de otras regulaciones.
6.
Asegurarse de la certeza de la información contable.
7.
Determinar que los activos están adecuadamente salvaguardados.
8.
Coordinar los esfuerzos de auditoría con los auditores externos, para tener la máxima cobertura sin duplicaciones.
9.
Supervisar el personal de auditoría , así como la ejecución del trabajo.
10. Asesorar a los jefes de departamento y otros que tengan que establecer y mantener un sistema efectivo de control interno. 11. Contratar, entrenar, reemplazar a los miembros del personal de auditoria cuando sea necesario.
2 de 5
ANEXO 1 A Manual de descripción de puestos de auditoría interna
NOMBRE DE LA ENTIDAD: SUPERVISOR DE AUDITORIA INTERNA PUESTO: DEPENDENCIA: Su nombramiento dependerá del jefe de la unidad de auditoría interna FUNCIÓN PRINCIPAL Planificación y supervisión diaria de la auditoría, revisión de los papeles de trabajo. Debe iniciar la preparación profesional de sus asistentes con el fin de mejorar sus conocimientos, ampliar sus facultades técnicas y aumentar su capacidad para que realicen su trabajo con eficacia. Además debe evaluar objetivamente su rendimiento e informarles sus puntos fuertes y débiles cuando sea oportuno, de forma expresiva y discreta. CUALIFICACIONES PERSONALES 1.
Licenciado en Contaduría Pública
2.
Mínimo 5 años de experiencia en auditoria interna o externa, incluyendo 3 años cómo mínimo en puestos de supervisión .
3.
Conocimiento completo de las normas de auditoría, de los principios de contabilidad y habilidad para determinar si han sido aplicados correctamente.
4.
Conocimiento de leyes tributarias, mercantiles y laborales
5.
Debe poseer dotes de mando y de habilidad para organizar y dirigir el trabajo de los demás.
6.
Debe ser capaz de
expresarse fácilmente y hacer que los demás interpreten
correctamente sus opiniones. 7.
Debe mostrar hábitos personales ejemplares para los demás.
3 de 5
ANEXO 1 A Manual de descripción de puestos de auditoría interna
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 1.
Revisar los papeles de trabajo y el informe borrador
2.
Ayudar a resolver problemas técnicos y administrativos
3.
Dirigir y coordinar el trabajo de auditoría en cada una de las etapas
4.
Participar activamente en las presentaciones de resultados, a la administración
5.
Avalar los resultados de auditoría, sobre la base del trabajo realizado
6.
Autoridad administrativa sobre el personal a su cargo
4 de 5
ANEXO 1 A Manual de descripción de puestos de auditoría interna
NOMBRE DE LA ENTIDAD: PUESTO:
COLABORADOR
DE
AUDITORIA
INTERNA DEPENDENCIA: Su nombramiento dependerá del
jefe de auditoría interna, administrativamente
dependerá del Supervisor de auditoría FUNCIÓN PRINCIPAL Ejecutar las auditorías de conformidad a los programas aprobados, obtener la evidencia suficiente y competente que respalde los hallazgos, elaborar los papeles de trabajo así como el informe borrador. CUALIFICACIONES PERSONALES 1.
Estudiante o egresado de Licenciatura en Contaduría Pública
2.
Dos años de experiencia en auditoría interna o externa
3.
Conocimiento de normas de auditoría y principios de contabilidad
4.
Habilidad para redactar informes técnicos
5.
Habilidad para trabajar en grupo
6.
Acostumbrado a trabajar bajo presión
7.
Buenas relaciones interpersonales
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 1.
Ejecutar el trabajo de conformidad al programa de auditoría
2.
Obtención de evidencia que respalde los hallazgos y conclusiones de auditoria
3.
La elaboración de los papeles de trabajo
4.
Elaboración de los borradores de los informes de auditoria
5 de 5
ANEXO 1 B Manual operativo de la unidad de auditoría interna Objetivos de auditoria interna La auditoría interna , tiene como objetivos principales: 1. Apoyar a la alta dirección de la entidad, en sus esfuerzos por promover el mejoramiento de la gestión, la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas que señalen. 2. Propiciar que la ejecución de sus acciones se ajusten al ordenamiento legal normativo que regula el funcionamiento de la entidad 3. Comprobar que el manejo de los recursos humanos, materiales y/o financieros, se ejecuten en términos eficientes, eficaces y económicos, así como, que las metas y objetivos de la organización se cumplan con efectividad. 4. Promover la existencia y funcionamiento de controles internos contables y administrativos, que permita la protección de los recursos y/o bienes institucionales, contar con información contable suficiente, pertinente y oportuna. 5. Propiciar el autocontrol y promover la probidad administrativa
Responsabilidad de auditoría interna La unidad de auditoría interna, examina y evalúa los procesos de la planeación, organización y dirección, a fin de determinar si existe seguridad razonable de que los objetivos y metas serán alcanzados. Tales evaluaciones, en su conjunto, proveen información para evaluar el sistema general de control.
1 de 3
ANEXO 1 B Manual operativo de la unidad de auditoría interna Todos los sistemas, procesos, operaciones, funciones y actividades dentro de la organización son sujetas a las evaluaciones de la auditoría interna.
La auditoría interna ejecuta evaluaciones sobre puntos específicos durante el tiempo, pero también debe estar alerta sobre cualquier cambio actual o potencial en condiciones que pudieran afectar la habilidad para proveer seguridad, desde una perspectiva de visión al futuro. En tales casos, la auditoría interna debe enfocarse a los riesgos potenciales.
La auditoría interna es responsable por asistir a la disuasión del fraude por medio del examen y evaluación de lo adecuado y efectivo del control interno, conmensurado con la extensión de la exposición/riesgo potencial en los distintos segmentos de las operaciones de la entidad. Para ejecutar esta responsabilidad, la auditoría interna debe determinar sí: a. El ambiente organizacional fomenta la conciencia de control . b. Se han establecido objetivos y metas organizacionales realistas c. Políticas corporativas escritas, las cuales describen actividades prohibidas y las acciones requeridas cuando violaciones a las políticas son descubiertas. d. Apropiadas políticas de autorización de transacciones han sido establecidas y mantenidas. e. Políticas, prácticas, procedimientos, reportes y otros mecanismos son desarrollados para monitorear actividades y salvaguardar activos, en especial en áreas de alto riesgo.
2 de 3
ANEXO 1 B Manual operativo de la unidad de auditoría interna f. Los canales de comunicación proveen a la administración información confiable. g. Se necesitan recomendaciones para el establecimiento
o ampliación de
controles efectivos en términos de costo que ayuden a disuadir el fraude
Estándares que debe cumplir auditoría interna en el proceso de su trabajo profesional. a. Código de ética b. Los objetivos de la unidad de auditoría interna, políticas y procedimientos. c. Las políticas y procedimientos de la entidad, que son aplicables a la unidad de auditoría interna. d. Leyes, regulaciones y estándares
que especifican requerimientos sobre
auditoría. e. Sistemas para el establecimiento del universo de auditoría, evaluaciones de riesgo, y la determinación de la frecuencia y enfoque de las auditorías. f. Documentos sobre la planeación de la auditoría, particularmente aquellos remitidos a la administración superior y al comité de auditoría. g. El plan de organización, declaraciones sobre requerimientos del trabajo, descripción de puestos y planes para el desarrollo profesional de la unidad de auditoría interna
3 de 3
ANEXO 2 Evaluación de control interno EJEMPLO DE NARRATIVA NOMBRE DE LA ENTIDAD: NOMBRE DE UNIDAD: NOMBRE DEL PROCESO: OTORGAMIENTO DE CREDITO NOMBRE DEL ENTREVISTADO: CARGO: DESCRIPCIÓN:
DEBILIDADES DEL PROCESO:
1- Se entrevista al cliente y se le indica los requisitos que debe cumplir. 2- Se entrega solicitud al cliente 3-
Se recibe solicitud junto con la
documentación 4-
Se envía solicitud al comité de El comité de crédito aprueba solicitudes sin haber
crédito para su aprobación.
efectuado el adecuado análisis e investigación del solicitante, en consecuencia se pueden otorgar préstamos a personas que no tienen capacidad de pago o que no son sujetos de crédito.
5- Se recibe solicitud aprobada por el No existe control de calidad en el ingreso de la comité de crédito y sistema procesado
dejando
se procesa en el información evidencia
al
sistema.
Esta
situación
puede
de ocasionar que se tenga información diferenta a la
únicamente la firma de la autorizada.
persona encargada de darle ingreso. 6-
Envía
autorización
de
crédito
aprobado a tesorería para efectos de desembolso.
1 de 1
ANEXO 3 Evaluación de control interno: Flujograma NOMBRE DE LA ENTIDAD: UNIDAD: NOMBRE DEL PROCESO DIAGRAMA
PAG. No. DE: FECHA AUTORIZACIÓN: No.
DESCRICIÓN
Inicio
Cajera
Cajera
1
Recibe efectivo de clientes
2
Concilia saldo de caja al final del día, con los documentos de soporte.
No 3
Prepara remesa, siempre y cuando no existan diferencias, caso contrario, regresa al paso No. 2
4
Lleva remesa al banco.
5.
Recibe del mensajero, comprobante de remesa debidamente procesado por el banco.
Si
Mensajero
Cajera
Cajera
6
Anexa comprobante de remesa a la documentación que sustenta el deposito y archiva en sus controles copia de remesa.
2 7
1 de 2
ANEXO 3 Evaluación de control interno: Flujograma NOMBRE DE LA ENTIDAD: UNIDAD: NOMBRE DEL PROCESO DIAGRAMA
PAG. No. DE: FECHA AUTORIZACIÓN: No.
DESCRICIÓN
1 6
Cajera
7
Envía documentación a la unidad de contabilidad.
No
Cont.
8
Secretaria revisa documentación, si está completa la recibe, caso contrario, regresa al paso No. 7
Si
Aux. cont.
9
Revisa operaciones aritméticas documentación de soporte.
Aux. cont.
10
Registra operación contabilidad
11
Archiva en orden correlativa las partidas contables.
en
y
el sistema de
Aux.cont.
Fin
2 de 2
ANEXO 4
Evaluación de control interno: Cuestionario
DISPONIBLE No.
PREGUNTA
SI
NO
COMENTARIO
FONDOS DE CAJA CHICA 1
Los fondos de caja chica se manejan a través de fondo fijo?
2
El
encargado
independiente
de
caja
al
que
chica
es
maneja
los
registros contables? 3
Se hacen cortes de los fondos en efectivo por la persona encargada de su custodia?
4
Los pagos a través de caja chica, están
limitados
a
una
cantidad
máxima? 5
Están los desembolsos de caja chica debidamente
respaldados
por
comprobantes? 6
Por
lo
que
se
refiere
a
estos
comprobantes: a. Se hacen de tal forma que dificulten su alteración?
1 de 9
ANEXO 4
Evaluación de control interno: Cuestionario
b. Están firmados por las personas que recibieron el efectivo? c. Se presentan para su revisión a la persona que firma los cheques de reembolso? d. Todos
los
comprobantes
que
soportan los desembolsos de caja chica contienen adherido el sello de cancelado, así como la fecha de la misma?
7
Los cheques de reembolso se emiten a nombre de la persona encargada del fondo?
8
Existen normas para el manejo y control de los fondos de caja chica?
9
El encargado de caja chica ha rendido fianza?
INGRESOS A CAJA 1
Se depositan diariamente e intactos todos los ingresos de caja?
2 de 9
ANEXO 4
Evaluación de control interno: Cuestionario
2
Inmediatamente recibidos, se endosan todos
los
cheques
para
ser
depositados a favor de la entidad? 3
El comprobante de deposito bancario certificado por el banco se entrega a una persona independiente de caja?
4
Remite el banco todas las notas de debito y crédito directamente a una persona que no tenga acceso a los ingresos?
5
Los cheques devueltos por el banco por cualquier causa son entregados directamente a un empleado diferente de aquel que hace los depósitos?
6
El encargado del control y manejo de los fondos de caja ha rendido fianza?
CONTROL DE CUENTAS EN BANCOS 1
Las funciones de contabilidad y de caja están separadas y desempeñadas por
empleados
competentes
y
completamente independientes entre
3 de 9
ANEXO 4
Evaluación de control interno: Cuestionario
sí? 2
Están todas las cuentas de bancos y las personas que firman contra ellas, autorizadas por la Junta Directiva?
3
Se notifica al banco inmediatamente cuando una persona autorizada para firmar se retira de la entidad?
4
Están registradas todas las cuentas de cheques a nombre de la entidad?
5
Se
registran
en
los
libros
las
transferencias de fondos entre un banco y otro? EGRESOS 1
Cuando menos una de las persona de firmar
el
cheque,
revisa
los
comprobantes antes de firmar? 2
Los comprobantes presentan el sello de cancelado?
3
Está prohibido firmar cheques en blanco?
4
La maquina protectora se usa antes de
4 de 9
ANEXO 4
Evaluación de control interno: Cuestionario
firmar el cheque? 5
Para
la
emisión
de
cheques
es
necesario dos firmas? 6
Se
inutilizan
adecuadamente
los
cheques anulados de manera que no puedan utilizarse? 7
Los
cheques
adecuadamente
sin
utilizar
protegidos
están de
tal
manera que no puedan ser usados sin autorización? CONCILIACIONES BANCARIAS 1
Las cuentas bancarias son conciliadas por alguien que no firma cheques y no maneje fondos o libros de caja?
2
Se concilian las cuentas bancarias mensualmente?
3
Incluyen
los
procedimientos
de
conciliación de las distintas cuentas bancarias: a. La confrontación de los cheques cancelados con el libro de bancos,
5 de 9
ANEXO 4
Evaluación de control interno: Cuestionario
tomando en cuenta el número, la fecha, nombre del beneficiario y su valor? b. Se revisan los cheques devueltos por el banco en cuento a las firmas registradas y alteraciones posibles? c. Se verifican los endosos? d. Se revisan los traslados de fondos?
4
Las
conciliaciones
bancarias
son
revisadas por empleado responsable distinto de quien las prepara y se deja evidencia de esta revisión?
INVERSIONES EN PRESTAMOS No. 1
PREGUNTA Existen
normas
que
SI regulan
NO
COMENTARIO
el
otorgamiento, control y manejo de los préstamos? 2
Antes de otorgar un préstamo se hacen análisis y estudios adecuados
6 de 9
ANEXO 4
Evaluación de control interno: Cuestionario
de los solicitantes. 3
Se
elabora
expediente
por
cada
préstamo otorgado? 4
Los
expedientes
contienen
toda
de la
préstamos
documentación
relacionada con el proceso de análisis aprobación préstamo
y
otorgamiento
y
son
del
actualizados
periódicamente? 5
Los
expedientes
de
créditos
son
custodiados adecuadamente? 6
Se
notifica
oportunamente
departamento
de
préstamos,
al el
otorgamiento de los mismos, para que sea
ingresado
al
sistema
de
préstamos. 7
Se han fijado cantidades límites para la concesión de créditos?
8
Los
contratos
préstamos
originales están
de
los
custodiados
adecuadamente?
7 de 9
ANEXO 4
Evaluación de control interno: Cuestionario
9
Se tiene un control de los préstamos que están al día con los pagos, o en mora ?
10
Mensualmente se realiza la evaluación de los préstamos, para efectos
de
calcular la reserva de saneamiento? 11
Mensualmente
se
concilia
con
contabilidad, los saldos de la cartera de préstamos? BIENES DE USO No. 1
PREGUNTA
SI
NO
COMENTARIO
Existen normas que regulen el control y manejo de los bienes de uso?
2
Los bienes de uso tienen asignado el código para su identificación?
3
Existe
política
que
establezca
la
cantidad máxima, para la capitalización de los bienes de uso? 4
Se tiene control de los bienes de uso dañados o inservibles?
5
El método de depreciación
es el
8 de 9
ANEXO 4
Evaluación de control interno: Cuestionario
adecuado y consistente? 7
Existe un control extracontable de la existencia de los bienes de uso?
8
Las bajas de los bienes de uso están autorizadas?
9
Mensualmente se concilian los saldos de los bienes de uso, así como la depreciación?
10
La persona encargada del control y manejo físico de los bienes de uso, es independiente
al
de
los
registros
contables? 11
Se
efectúan
periódicamente
verificaciones físicas de los bienes de uso?
9 de 9
Entidad: XXXX Tipo de cédula: Sumaria Depreciación Acumulada Período examinado:Al 30 de abril de 200x
Ref. P/T U1
Concepto y/o cuenta Edificios e Instalaciones
Iniciales R.P C.T.
Preparado por: Revisado por: VALORES EN DOLARES DE E.E.U.U Saldos al 31/12/xx Decremento (288,191.43)
Fecha 4/05/200x 7/05/200x
Saldos 30/04/XX
Incremento (22,037.61)
(310,229.04)
U 1.1
U2
Adiciones,Reparaciones y Mejoras de Oficina
(117,470.47)
U3
Equipo de Transporte,Tracción y Elevación
U4
Maquinaria, Equipo y Mobiliario Diverso
(1,690,750.52)
Total
(2,154,506.63)
(58,094.21)
5,708.73 U 1.1
5,708.73
(9,917.48)
(127,387.95)
(7,259.76)
(71,062.70)
(169,809.30)
(1,860,559.82)
(209,024.15)
(2,369,239.51)
Saldo Cotejado con balance Sumatoria verificada
U