UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Documento

CARACTERIZACION FINANCIERA

PROCESO

GESTION

ADMINISTRATIVA

Y

Código

Z-AF-SAD-001

Fecha

23-06-2015

Dependencia

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

Revisión

E Aprobado

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

Pág.

1(6)

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OBJETIVO: Administrar en forma eficiente y eficaz los recursos físicos, financieros y económicos de la institución, teniendo en cuenta los lineamientos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo. ALCANCE: Inicia con la realización de presupuesto institucional, hasta la identificación e implementación de acciones correctivas preventivas y de mejora para el proceso. LIDER DE PROCESO: SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO ENTRADA / INSUMO Plan de desarrollo Institucional. Planes operativos aplicables al proceso. Proyección de necesidades de las dependencias. Reportes Históricos de Ejecuciones. Presupuestales Activa y Pasiva, de los últimos cuatro años.

PH VA P

SALIDA

ACTIVIDADES CLAVE DEL PROCESO § § § § §

Clasificación y agrupación de rubros presupuestales Estudio de necesidades y viabilidad. Elaboración de proyecto de presupuesto. Envío del proyecto de presupuesto al Consejo Superior Universitario. Revisión, ajustes y aprobación del proyecto de presupuesto.

§ §

USUARIOS - PROCESOS

RESULTADO Presupuesto aprobado anual Plan de adquisición de bienes y servicios

INTERNO Todos los procesos

EXTERNO Entes de control

Todos los procesos

Entes de Control

Presupuesto Aprobado anual

P

§

Elaboración del Plan Anual de Caja (PAC)

§

Plan Anual (PAC)

Plan de desarrollo

P

§

Identificación de objetivos y diseño de estrategias Clasificación de actividades Establecimiento de metas Asignación de recursos y responsables Inscripción, evaluación y selección de proveedores

§

Plan de acción anual

Todos los procesos

Entes de Control

§

Listado de proveedores viabilizados

Todos los procesos

Proveedores

§ § § Normatividad vigente Procedimiento para la selección y aprobación de proveedores

H

§

de

Caja

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PROCESO

GESTION

ADMINISTRATIVA

Y

Código

Z-AF-SAD-001

Fecha

23-06-2015

Dependencia

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

Plan de adquisición de bienes y servicios Presupuesto aprobado anual

H

§ § § § § § § §

Adquisición de bienes y servicios Documentos requisito Orden de compra Cuenta

H

§ § § § §

Autorización de viáticos Liquidación de viáticos CDP Acuerdos de viáticos

H

§ § § §

Revisión

E Aprobado

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

Pág.

2(6)

Recepción de solicitudes Estudios previos Autorización Comité de Compras (> 50 SMMLV) Solicitud, estudio y aprobación de cotización Solicitud de elaboración de CDP Elaboración de la Orden de Compra. CXP Obligación

§

Adquisición de bienes y servicios

Todos los procesos

Proveedores Entes de control

Elaboración de comprobantes de egreso Aplicación de descuentos de ley Generación de las formas de pago Elaboración de cheques o transferencias bancarias Realización de consignaciones

§ § §

Todos los procesos

Proveedores Entes de control

§ §

Entrega de insumos Control de inventarios Ordenes generales, orden de prestación de servicios, contrato de prestación de servicios, orden de obra, contrato de obra, orden compra y contrato de compra Orden de pago Pago a proveedores

§

Pago de viáticos

Todos los procesos

Entes de Control

Obligación Registro de información en SIF Comprobante de egreso Elaboración de cheques o transferencias bancarias

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PROCESO

GESTION

ADMINISTRATIVA

Y

Código

Z-AF-SAD-001

Fecha

23-06-2015

Dependencia

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

Solicitud del Director y Consejo Superior Entes de Control Información contable del periodo a reportar, requerimientos, normas, cartas de solicitud de información

H

§

§ §

§

Aprobado

Elaboración de informes trimestrales, semestrales y anuales de ingresos, egresos y tributarios. Envío de información de pago de estampillas departamentales Elaboración de certificados de retención en la fuente

§

Pago de nómina: personal de planta, pensionados, contratados, OPS, catedráticos.

§

H

Extractos bancarios Consignaciones CXC, recibos de caja Tarjetas de depreciación

H

§

Elaboración de notas y ajustes contables

Información financiera contable y trimestral Informes financieros de ingresos y gastos Fichas de gestión de indicadores

V

§

Auditar y realizar seguimiento a la información financiera Calificación de proveedores Medición del proceso a través de indicadores

§ §

§ §

§ §

E

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

Información de Saldos bancarios. Liquidación de nómina Paz y salvo Gestión humana para OPS

Revisión

§ §

§ § §

Informes financieros y tributarios Liquidación y pago de estampillas Certificado de retención en la fuente

Dirección Consejo superior Todos los procesos

Comprobante de egreso, cheque o transferencias bancarias Orden de Pago Pago por Dispersión de nómina. Registro en el SIF Información contable conciliada

Todos los procesos.

Información financiera y contable verificada Listado de proveedores evaluados y aprobados Indicadores medidos y analizados

Todos los procesos

Todos los Procesos

Pág.

3(6)

Entes de Control Gubernamen tales Contratistas Entidades bancarias Contaduría general de la nación DIAN MEN Distrito capital BRC Entes de Control y Bancos

Entes de control Entidades bancarias Contaduría general de la nación Entes de control

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GESTION

ADMINISTRATIVA

Y

Código

Z-AF-SAD-001

Fecha

23-06-2015

Dependencia

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

Información financiera y contable verificada Listado de proveedores evaluados y aprobados Informes de auditorías internas y externas Indicadores medidos y analizados RECURSOS HUMANOS Subdirector administrativo Secretarias Jefe de la unidad de Contabilidad auxiliares contables Jefe de la unidad de Presupuesto Jefe de la unidad de almacén Coordinador de inventarios Conductores Mensajeros

A

§

Aprobado

§ §

Plan de mejoramiento del proceso Acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas

INFRAESTRUCTURA Equipos de cómputo, oficinas, Internet, caja fuerte, software contable y financiero, Sistema de seguridad especial, almacén.

· · · · · ·

REQUISITOS LEGALES

Todos los procesos

Pág.

4(6)

Entes de control Comunidad

PARAMETROS DE CONTROL

·

Ver Normograma

E

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

Toma de acciones correctivas preventivas y de mejora para el proceso

Revisión

Características de calidad del producto y/o servicio Tiempos de entrega bienes y/o servicio Proveedor Costo/ beneficio Cumplimiento de la normatividad y las leyes Administración de los bienes (consumo y devolutivos) Eficiencia financiera

REQUISITOS SIG SGC 5.2 Enfoque al cliente 6. Gestión de los recursos 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.4 Adquisición de bienes y servicios 8.2 Seguimiento y medición 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora

MECI 1. Módulo de control de planeación y gestión 1.2 componente direccionamiento estratégico 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos 1.2.4 Indicadores de Gestión

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PROCESO

GESTION

ADMINISTRATIVA

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Código

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Fecha

23-06-2015

Dependencia

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

RIESGOS Ver mapa de riesgos

· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Revisión

E Aprobado

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

SEGUIMIENTO Acta de baja de elementos Acta de entrega de inventario Arqueo de caja Conciliaciones bancarias Constancias de prestación de servicios Control de inventarios Cotizaciones Cronograma de presentación de informes Cumplimiento de requisitos legales Ejecución presupuestal Estados financieros Estudios de necesidad, conveniencia y oportunidad Informes de interventoría y supervisión Listado de proveedores aprobados Listas de chequeo de cumplimiento de requisitos Normograma Pago y cobro de estampillas Plan anual de adquisiciones Presupuesto aprobado mediante acuerdo Relación del IVA pagado Salidas de elementos Seguimiento a las solicitudes Selección y evaluación de proveedores Sistema de información financiero Solicitud de disponibilidad presupuestal Tiempos establecidos en contratos y órdenes Verificación de las ordenes de pedido, facturas y elementos

Pág.

5(6)

MEDICION Ver manual y fichas de indicadores para el control sobre: · · · · ·

Nivel de Respuesta frente a solicitudes de bienes Nivel de desempeño de los proveedores. Nivel de recaudo financiero IVA no recaudado Recepción de elementos solicitados a proveedores

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Fecha

23-06-2015

Dependencia

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

Aprobado Firma:

FECHA 13-09-2010 22-08-2011 05-06-2012 31-10-2013

23-06-2015

E Aprobado

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

ASPECTOS – IMPACTOS Ver matriz de identificación de aspectos e impactos http://www.ufpso.edu.co/siga/mai.html

Cargo: SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

CONTROL DE CAMBIOS Creación del documento Actualización de las actividades claves del proceso Se agregaron el alcance del proceso y los parámetros de control del proceso. Se ampliaron los mecanismos de seguimiento y medición y el objetivo Cambio en el objetivo y alcance del proceso Actualización de todas las actividades del PHVA Actualización de los recursos humanos Inclusión de los Peligros-Riesgos y Aspectos-Impacto del proceso Actualización de la plantilla del documento Actualización de los Parámetros de control, mecanismos de seguimiento y medición Actualización de los requisitos del MECI con vigencia 2014 y los requisitos SGC

Pág.

6(6)

PELIGROS - RIESGOS PELIGROS Y RIESGOS MODERADOS: Psicosocial: Características del grupo de social Biomecánico: Postura mantenida y prolongada en sedente; movimientos repetitivos Condiciones de Seguridad: Locativos orden y aseo. Condiciones de Seguridad: Publico: Robos, asaltos y atentados de orden público.

Nombre: JORGE CAÑIZARES AREVALO

Revisión

REVISIÓN A B C D

E