UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

AUTOMATIZACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE CLIENTES EN LA PLATAFORMA LOGIS AIR EN LA COMPAÑÍA DHL REGIONAL CONTROL TOWER

: Julio Andrés Torres Pulido

Proyecto de Grado

Ing. Msc. Pedro Sanchez Caimán Docente Universidad Militar Nueva Granada

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE INGENIERIA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA LOGISTICA INTEGRAL BOGOTA 2012

1. ELEMENTOS DE LA PROPUESTA DE GRADO 1.1 DATOS DEL AUTOR(ES) Y DEL TUTOR Julio Andres, Torres Pulido Ingeniero Industrial, Supply Chain Coordinator, DHL - Control Tower, Bogotá, D.C., Colombia [email protected] Pedro, Sanchez Caimán Ingeniero Industrial, Docente Universidad Militar Nueva Granada, Bogotá, D.C., Colombia [email protected] 1.2 HIPÓTESIS ¿Es posible eliminar las actividades manuales de administración de clientes en Logis Air haciendo uso de recursos de ofimática básica? 1.3 TÍTULO “AUTOMATIZACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE CLIENTES EN LA PLATAFORMA LOGIS AIR EN LA COMPAÑÍA DHL REGIONAL CONTROL TOWER” 1.4 RESUMEN Tradicionalmente la administración de cuentas es realizada a través del ingreso de información directamente en Logis Air, dado que el mantenimiento de información de clientes juega un role fundamental en los procesos de embargues y rastreo de carga, ya sea desde el punto de vista del proceso logístico, o desde el punto de vista financiero. A través de ERPs de consulta vinculados a la plataforma Logis Air, los clientes pueden realizar el rastreo de su carga, saber el status de las tarifas negociadas con la compañía y el crédito disponible actual entre muchas otras opciones, que permiten interactuar con los clientes para poder satisfacer las necesidades que estos puedan tener. La centralización de operaciones en Torres de control Regionales ha tomado gran fuerza en DHL debido al gran volumen de operaciones que se deben realizar para el seguimiento de carga y el grado de detalle que requiere este tipo de actividades, Dado lo anterior las operaciones realizadas en las torres de control tienden a tener actividades altamente repetitivas, generando escenarios de gran volumen de trabajo y tiempos largos de procesamiento que afectan los tiempos de respuesta en detrimento de la calidad del servicio prestado, bajo el anterior escenario se presenta una gran oportunidad para implementar herramientas de mejoramiento de procesos. Para el desarrollo de este proyecto de grado se propone implementar una herramienta que permita eliminar la administración manual de la información, por medio de la identificación y documentación de las diferentes actividades asociadas al proceso analizado, con el objetivo de identificar las diferentes variantes y excepciones inherentes al proceso, permitiendo recopilar la información necesaria para implementar herramientas de infomatica que permitan automatizar el proceso, con el propósito de lograr la disminución de tiempos de procesamiento, eliminación de tareas manuales, liberando capacidad de personal y mejorando el tiempo de respuesta.

INTRODUCCIÓN La administración de cuentas de clientes es un proceso fundamental para el control de operaciones de seguimiento de carga y manejo financiero de clientes, dentro de las actividades de este proceso se encuentran la creación, actualización y eliminación de cuentas en la plataforma Logis Air, esta plataforma se puede encajar dentro de la categoría de software ERP, y fue desarrollada por la empresa IBM en 1985, a pesar de ser una plataforma bastante antigua dada la robustez de su desarrollo inicial esta no a perdido vigencia y es usada globalmente para el manejo de las operaciones aéreas de DHL. Con los proceso de centralización de operaciones realizados por DHL, el proceso de creación de clientes que inicialmente se realizaba de manera interna en cada uno de los departamentos de operaciones de los países, fue trasladado a Air Tariff Maintenance (ATM), un equipo especializado en este tipo de procesos con el objetivo de eliminar actividades adicionales al personal de operaciones de los países. Como consecuencia de dicha centralización, se han venido presentando escenarios de gran volumen de trabajo de actividades rutinarias que son realizadas de forma manual con un alto consumo de tiempo en operaciones que son fácilmente realizables, pero que debido a la cantidad causan retrasos frecuentes en los tiempos de respuesta, monotonía laboral debido a la alta repetición de actividades rutinarias. El objetivo del proyecto de este trabajo es presentar una propuesta de uso de herramientas informáticas para la automatización de estas actividades, eliminando la operación manual y mejorando los tiempos de respuesta. Uno de los puntos centrales de este trabajo tiene que ver con el marco teórico. En esta parte, se desarrollan temas importantes basados en automatización de tareas, programación orientada a objetos y sistemas de información gerencial, a partir de las propuestas de autores como Laudon Kenneth, Ivar Jacobson, Timothy Budd y James O'Brien entre otros Como propuesta al problema planteado se busca la automatización de administración de clientes en la plataforma logis air en la compañía DHL Regional Control Tower Bogotá Colombia , haciendo uso de herramientas de infomatica básica que permitan servir de complemento a la plataforma facilitando el procesamiento de información y la generación de información para la toma de decisiones Por último se presentan dos puntos importantes para poder comprender claramente el presente trabajo. Primero mostrar la posibilidad que con el uso eficiente de herramientas básicas de infomatica, se pueden mejorar considerablemente procesos de integración de software sin incurrir en grandes inversiones en complementos de software, segundo se recomienda para la implementación de la automatización el conocimiento de programación orientada a objetos en lenguaje Visual Basic.

2. MARCO TEÓRICO

2.1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN [5] [4]: Un sistema de información es un grupo de gente , procedimiento y recursos que recolectan datos los cuales son transformados y diseminados, las sociedades humanas han desarrollado exitosamente maneras más poderosas de comunicación unos con otros a través del espacio y del tiempo , los humanos primitivos se comunicaban por medio de señas , pinturas y dibujos , el desarrollo de la escritura y de los símbolos numéricos y especialmente el desarrollo de la tecnología de impresión , permite a la gente registrar datos en papel , transformarlos en información y luego presentarlo a alguien más en otro lugar, los sistemas de información computacionales disminuyen significativamente el costo de manejo de información , y a el vinculo entre os sistemas computacionales y los sistemas de comunicación hacen incluso más fácil el manejo rápido y económico de intercambio de información por medio de procesamiento de transacciones. Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de información que procesan datos resultantes de la ocurrencias de transacciones empresariales , las transacciones son eventos que ocurren como parte de la realización de negocios , y en las operaciones regulares de las compañías, así , las actividades de procesamiento de transacciones se requieren para capturar y procesar los datos como reflejo de información real de las operaciones, sin este procesamiento las operaciones de una empresa cesarían. Por lo tanto, los sistemas de procesamiento de transacciones desempeñan un papel en las operaciones de una organización. Las actividades de procesamiento de transacciones capturan y procesar datos que describen transacciones empresariales, Posteriormente actualizan archivos y bases de datos organizacionales y generar una serie de productos para el uso interno y externo. Estas actividades deben considerarse como un ciclo de actividades básicas de procesamiento de transacciones el consta de 5 etapas: 1) actividades de ingreso de datos, 2) actividades de procesamiento de transacciones, 3) actividades de procesamiento de archivos y bases de datos, 4) generaciones de informes y documentos, y 5) actividades de procesamiento de consultas 2.2 PROCESO DE INGRESO DE DATOS [4] La actividad de ingreso de procesamiento de transacciones comprende un proceso de ingreso de satos, en este proceso, los datos se reúnen mediante la grabación, codificación y edición de actividades. Luego, los datos pueden convertirse en un formato que pueda ingresarse a un sistema computacional. Las actividades de ingreso de datos han sido siempre un cuello de botella en el uso de computadores para el procesamiento de transacciones, Siempre ha sido un problema ingresar datos al computador con la suficiente exactitud y rapidez, para igualar sus velocidades de procesamiento. De esta manera los métodos manuales tradicionales de ingreso de datos que hacen uso intenso de medios de datos están siendo reemplazados por medios automatizados directos. Estos métodos son más eficientes y confiables y se conocen como métodos de automatización de datos fuentes 2.2.1

Ingreso tradicional de datos [4]:

Por lo general los métodos de ingreso tradicional de datos dependen de los usuarios finales de un sistema de información para capturar datos en documentos fuente como órdenes de compra, platillas de nomina, formularios de pedidos de ventas, cotizaciones, etc. Posteriormente, estos documentos fuente se acumulan en lotes y se ingresan periódicamente a un sistema computacional, ese proceso lo realizan los empleados o los especialistas de ingreso de datos, quienes deben ingresar los datos

utilizando los teclados o terminales de ingreso de datos o los comp computadores utadores personales conectados a una red. No debe sorprender el hecho de descubrir que ha habido un alejamiento importante del ingreso tradicional de datos. Primero, se requieren demasiadas activ actividades, idades, personas medios de datos. Segundo, esto genera como resultado altos costos e incrementa el potencial otencial de errores. Por P tanto, la respuesta de los usuarios y de la industria de los computadores ha sido moverse hacia la automatización de datos fuente 2.2.2

Automatización de datos fuente [4]:

El uso de métodos automatizados utomatizados de ingreso de datos se conoce como automatización de datos fuente, Se han desarrollado varios métodos para lograr esta automatización, aunque muy pocos automatizan por completo el proceso de ingreso de datos. Todos se en tratar de reducir o eliminar el muchas de las actividades, personas y medios de datos que requieren los métodos tradicionales de ingreso de datos. 2.2.3 Tipos de sistemas de información COORDINACIÓN ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

APLICACIONES FUNCIONALES DE NEGOCIO

PROCESOS

SISTEMAS ESTRATEGICOS

PROCESOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS DE ANALISÍS

PROCESOS

PROCESOS

VENTAS Y MERCADEO

INFRAESTRUCTURA DE IT

MANUFACTURA

HARDWARE

FINANZAS

SOFTWARE

SISTEMAS OPERACIONALES

CONTABILIDAD

TECNOLOGIA DE DATOS

CRM

REDES

Figura 1. Tipos de sistemas de información Fuente. Laudon & Laudon , 2008. Los sistemas de información nformación se clasifican en estratégicos, administrativos, de análisis y operacionales, estos a su vez pueden ser divididos dentro de cinco áreas funcionales , ventas y marketing, manufactura, finanzas contabilidad y administración de relaciones con el cl cliente,, iente,, los sistemas de información estratégicos ayudan a los gerentes a administrar y direccionan los aspectos estratégicos así como las tendencias a largo plazo , tanto dentro de la organización como con el entorno externo,

están enfocados a coordinar las interacciones entre los cambios del ambiente externo y su repercusión con la compañía. Los sistemas de información administrativos, están diseñados para contribuir al monitoreo, control, toma de decisiones y actividades administrativas de los administradores de rango medio, su enfoque principal es poder visualizar si las operaciones de la compañía se están realizando de manera apropiada. Los sistemas de información de análisis, sirven de apoyo a los analistas y a los procesadores de datos, su propósito principal es contribuir a la compañía a descubrir, organizar e integrar el análisis de información que ayude al mejoramiento de la rentabilidad de la compañía y a mantener un buen flujo de información de las operaciones. Por último los sistemas de información operacionales apoyan a los administradores operativos a mantener el rastreo de las actividades elementales ,y las transacciones de información tales como las ventas, la nomina, información de clientes, el flujo de materiales en la compañía etc., su principal enfoque es responder a las actividades rutinarias, y rastrear las transacciones de información a través de la organización , garantizando que la información usada en la operación este fácilmente disponible actualizada y sea adecuada, 2.3 PROCESO UNIFICADO DE SOFTWARE [6]: Conjunto de actividades necesarias para transformar requisitos de usuario en un sistema de software, el proceso se considera unificado ya que es un marco genérico de trabajo que puede especializarse para una gran variedad de software, para diferentes aéreas de aplicación, diferentes tipos de organizaciones y tamaños de proyecto. 2.3.1

Caso de uso [7]:

Un sistema de software ve la luz para dar servicio a sus usuarios, por tanto, para construir un sistema exitosamente se debe conocer lo que los usuarios necesitan y desean, el termino usuario no solo hace referencia a personas sino a otros sistemas, el usuario representa alguien o algo que interactúa con el sistema a desarrollar la descripción detallada del proceso de una interacción entre software y usuario, se denomina caso de uso. 2.3.2

Subrutina [2]:

El desarrollo de software se realiza de manera modular, integrando pequeñas partes de las actividades a desarrollar por una aplicación con el objetivo de tener un nivel de detalle especifico para cada tarea para luego ser integradas como una totalidad, una descripción en lenguaje de programación asociada a un subgrupo de casos de uso interrelacionados por un tarea en común se define como subrutina 2.4 PROGRAMACIÓN ORIENTADA A OBJETOS [11] [7]: La programación orientada a objetos u OOP por sus siglas en inglés, es una técnica de programación que usa objetos y sus interacciones, para diseñar aplicaciones y programas informáticos. Su uso se popularizó a principios de la década de los años 1990. En la actualidad, existe variedad de lenguajes de programación que soportan la orientación a objetos.

2.4.1 Conceptos [7]: La programación orientada a objetos es una forma de programar que trata de encontrar una solución a estos problemas. Introduce nuevos conceptos, que superan y amplían conceptos antiguos ya conocidos. Entre ellos destacan los siguientes: •

Clase: Definiciones de las propiedades y comportamiento de un tipo de objeto concreto. La instanciación es la lectura de estas definiciones y la creación de un objeto a partir de ellas.

•

Herencia: (por ejemplo, herencia de la clase C a la clase D) Es la facilidad mediante la cual la clase D hereda en ella cada uno de los atributos y operaciones de C, como si esos atributos y operaciones hubiesen sido definidos por la misma D. Por lo tanto, puede usar los mismos métodos y variables públicas declaradas en C. Los componentes registrados como "privados" (private) también se heredan, pero como no pertenecen a la clase, se mantienen escondidos al programador y sólo pueden ser accedidos a través de otros métodos públicos. Esto es así para mantener hegemónico el ideal de OOP.

•

Objeto: entidad provista de un conjunto de propiedades o atributos (datos) y de comportamiento o funcionalidad (métodos) los mismos que consecuentemente reaccionan a eventos. Se corresponde con los objetos reales del mundo que nos rodea, o a objetos internos del sistema (del programa). Es una instancia a una clase.

•

Método: Algoritmo asociado a un objeto (o a una clase de objetos), cuya ejecución se desencadena tras la recepción de un "mensaje". Desde el punto de vista del comportamiento, es lo que el objeto puede hacer. Un método puede producir un cambio en las propiedades del objeto, o la generación de un "evento" con un nuevo mensaje para otro objeto del sistema.

2.4.2 Características [2] [7]:

Existe un acuerdo acerca de qué características contempla la "orientación a objetos", las características siguientes son las más importantes: •

Abstracción: denota las características esenciales de un objeto, donde se capturan sus comportamientos. Cada objeto en el sistema sirve como modelo de un "agente" abstracto que puede realizar trabajo, informar y cambiar su estado, y "comunicarse" con otros objetos en el sistema sin revelar cómo se implementan estas características.

•

Encapsulamiento: Significa reunir a todos los elementos que pueden considerarse pertenecientes a una misma entidad, al mismo nivel de abstracción.

•

Modularidad: Se denomina Modularidad a la propiedad que permite subdividir una aplicación en partes más pequeñas (llamadas módulos), cada una de las cuales debe ser tan independiente como sea posible de la aplicación en sí y de las restantes partes.

•

Principio de ocultación: Cada objeto está aislado del exterior, es un módulo natural, y cada tipo de objeto expone una interfaz a otros objetos que específica cómo pueden interactuar con los objetos de la clase.

•

Polimorfismo: comportamientos diferentes, asociados a objetos distintos, pueden compartir el mismo nombre, al llamarlos por ese nombre se utilizará el comportamiento correspondiente al objeto que se esté usando. O dicho de otro modo, las referencias y las colecciones de objetos pueden contener objetos de diferentes tipos

•

Herencia: las clases no están aisladas, sino que se relacionan entre sí, formando una jerarquía de clasificación. Los objetos heredan las propiedades y el comportamiento de todas las clases a las que pertenecen.

2.5 OFIMÁTICA [13]: El software de Ofimática se define como el conjunto de cosas o aplicaciones que en conjunto sirven de herramienta para la organización, presentación y manipulación en general de la información en un lugar de trabajo, así como de forma doméstica. En la actualidad, debido a los inmensos volúmenes de información que deben procesar muchas organizaciones, y contando con los adelantos tecnológicos de la época, se debe hacer uso intensivo de equipos de cómputo adecuados para hallar solución a los diversos problemas que involucra el manejo de la información. Para ello se ha de emplear una serie de herramientas ofimáticas que permitan a los usuarios acceder a la información de forma eficiente, garantizando así la marcha normal de las actividades y el cumplimiento de las tareas. Este software de ofimática se encuentra disponible bajo diversas presentaciones, versiones y productores en el mercado actual de productos para computadores. Puede ser usado no sólo en empresas y oficinas, sino que también resulta útil e incluso indispensable en ambientes académicos y caseros, donde puede potenciar y facilitar muchas actividades cotidianas (solución de problemas matemáticos y estadísticos, presentación de documentos y trabajos escritos, diseño y presentación de exposiciones mediante diapositivas, almacenamiento de información en bases de datos, planeación de actividades, administración de correo, etc.). 2.5.1 Funcionalidad [14] Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet. Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc. La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado. • • • • •

Herramientas y procedimientos ofimáticos Procesamiento de textos: Hoja de cálculo Herramientas de presentación multimedia. Base de datos.

• • • •

Utilidades: agendas, calculadoras, etc. Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros. Herramientas de reconocimiento de voz. Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, Open Office, etc.

2.5.2 Origen [13] [15] La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales. Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos. Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980. La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.). 2.5.3 Ofimática en línea [15] Este tipo de aplicaciones permiten crear y compartir el trabajo en línea. Los documentos se pueden crear desde cero o importarlos a partir de archivos de texto, presentaciones y hojas de cálculo existentes. Una de las principales aportaciones de estas herramientas es que permiten compartir o editar documentos entre varios usuarios (o simplemente visualizarlos) en tiempo real. Aplicaciones educativas Acceder, editar, formatear, compartir y revisar documentos. Crear contenidos de forma colectiva y colaborativa. Fomentar el trabajo en equipo. Colaborar en proyectos conjuntos de forma no presencial. Editar contenidos de manera simultánea por diferentes usuarios. La ofimática con red de área local (LAN) permite a los usuarios transmitir datos, correo electrónico e incluso voz por la red. Todas las funciones propias del trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografía, archivado, copias, fax, télex, microfilmado y gestión de archivos, operación de los teléfonos y la centralita, caen en esta categoría. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980, cuando los ordenadores de sobremesa se popularizaron.1 2.6 ERPs [5] [10]: Los sistemas de planificación de recursos empresariales, son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

2.6.1

Logis Air [1]:

Plataforma ERP desarrollada por IBM para Danzas Air compañía que fue comprada por DHL Global Forwarding a inicios del año 2000, actualmente es usada para el manejo de operaciones de transporte aéreo de carga , con excepción del manejo de facturación, la plataforma permite la interconexión entre programas de Microsoft office por medio del uso de lenguaje de programación Visual Basic. 2.6.2

Características de Logis Air [8]:

Logis Air funciona a través del ingreso manual de datos, permite realizar consultas acerca de: estatus financiero de los clientes, información de contacto de clientes, así como de estaciones de DHL alrededor del mundo, códigos de aeropuertos, tarifas de fletes aéreos, cargos a cobrarse adicional a los fletes aéreos, notificaciones de cargamentos, estatus de cargamentos, y generación de documentos de transporte aéreo tales como guía de transporte aéreo y manifiestos de carga. 2.6.3

Elementos Constitutivos [8]:

Logis Air esta divido en dos nodos denominados como Logis Air London y Logis Air Darien, la división de los nodos está asociada a una división geográfica, dentro del nodo London se realizan todas las operaciones de Europa y áfrica y el nodo Darien es usado para las operaciones de América, Asia y demás países. 3. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA La propuesta se desarrollara de acuerdo a las siguientes 3 etapas

ETAPAS

PLANEACION DE LA APLICACIÓN

DESARROLLO DE LA APLICACIÓN

DOCUMENTACION DE LA APLICACION Fuente: El autor

TABLA 1. Estructura de la propuesta. ACTIVIDADES ITEMS • Diseño de formatos de recepción de solicitudes Requerimientos de la aplicación • Diseño de casos de uso • Revisión de casos de uso • Diagrama de entidad relación Diseño de la • Diseño de Interfaz grafica de usuario aplicación (GUI) • GUI Revision • Estandarización de formatos Subrutina de limpieza de • Menu de formularios información • Opciones de auto envío Subrutina de entrada • Creación/actualización e inactivación de automática de cuentas datos Excel- Logis cuenta única Subrutina de entrada automática de • Auto envío de confirmaciones y rechazos datos Excel- Logis cuentas múltiples Manual de usuario

•

Manual de usuario

3.1

PLANEACION DE LA APLICACIÓN

3.1.1

Estandarización de formatos de solicitudes:

Actualmente la solicitud de cuentas se realiza mediante 3 tipos de formatos: Formato de WORD, IIB y COIN. Ver anexo 1. Con el objetivo de permitir la identificación de campos específicos para cada ítem de información del cliente, es necesario la creación de formato de solicitud En Excel para poder realizar la automatización, en los formatos se incluyo la información referente a cada uno de los ítems necesarios para la creación de clientes en el sistema, como resultado se obtuvieron 2 tipo de formato: • •

Formato se solicitud única: Este formato permite la creación de un cliente ya sea embarcador o consignatario. Ver anexo 2 Formato de solicitud múltiple: es te formato permite la creación simultanea de diferentes clientes ya sean embarcador o consignatario. Ver anexo 2

3.2

DISEÑO DE CASOS DE USO

Se elaboraron los siguientes casos de uso de acuerdo a los respectivos de formato 3.2.1

Caso de uso validación de campos obligatorios

Existen reglas establecidas por algunos países en relación a la información en relación al código postal (ZIP CODE) y la identificación tributaria (TAX ID) que debe contener las cuentas creadas para operaciones de transporte de sus países.

INICIO EL PAIS ES PE?

CUENTA SHIPPER?

NO INGRESAR ZIP CODE

EL PAIS ES BR,CL O MX?

INGRESAR ZIP CODE

EL PAIS ES BR,CL, MX, PE ,VE?

INGRESAR TAX ID

FIN Figura 2. Requerimientos de información de cuentas por países fuente Fuente. El autor

De acuerdo a los requisitos mostrados en la figura 2. Se especificaron las validaciones necesarias para cumplir con estos lineamientos 3.2.2 Caso aso de uso solicitud de múltiples cuentas: se especificaron las opciones y características que debería tener el formato múlti múltiple ple con el fin de facilitar el diligenciamiento del mismo. mismo Ver anexo 4 3.2.3 Caso de uso solicitud de cuenta única única:: se especificaron las opciones y características que debería tener el formato múltiple con el fin de facilitar el diligenciamiento del mismo mismo.. . Ver anexo 4 3.2.4 Caso de uso limpieza de formatos: existen algunas restricciones de símbolos que no están permitidos como validos idos dentro de la plataforma lo logis gis air: por lo tanto se especifico un caso de uso que identificara estos símbolos en los forma formatos tos y los eliminara sin alterar la integridad de la información solicitada.. . Ver anexo 4 3.3 DISEÑO DE INTERFAZ GRAFICA DE USUARIO (GUI) 3.3.1 • • • •

Objetos: arra de menú de herramientas Barra Botón limpieza y validación de información Botón de solicitud de cuenta única Botón de solicitud de cuentas múltiples

Para la interfaz grafica de usuario se diseño siguiendo los pasos que el usuario debería seguir para usar la aplicación para lo cual se def defieran los siguientes tres pasos Cada vez que llega un requerimiento se debe realizar una limpieza y verificación de la información: Paso 1. De la barra de de menú creado por la aplicación seleccione la opción “Clean Form”.

Figura 3. Barra de herramientas botón de limpieza y verificación de información Fuente. El Autor Paso 2.Sii la cuenta llega en el formato de solicitud de cuenta única seleccione la opción “Action acct using single form”

Figura 4. Barra de herramientas botón de solicitud de cuenta única Fuente. El Autor

Paso 3. Si la cuenta llega en el formato de solicitud d de e cuentas múltiples, seleccione la opción “Action acct(s) using multiple form”

Figura 5. Barra de herramientas botón de solicitud de cuentas múltiples Fuente. El Autor 4.

DESARROLLO DE LA APLICACIÓN

4.1

SUBRUTINA DE CREACION DE BARRA DE HERRAMIENTAS

La a subrutina se desarrollo de acuerdo al siguiente diagrama de flujo

INICIO CARGAR LIBRO PERSONAL EXCEL

CREAR BARRA DE HERRAMIENTAS

ACTIVAR BOTONES

FIN

Figura 6. Subrutina de creación de barra de herramientas Fuente. El Autor

4.2

SUBRUTINA DE LIMPIEZA DE INFORMACIÓN

La subrutina se desarrollo de acuerdo al siguiente e diagrama de flujo

COMENTARIOS Seleccionar campos Customer name, city, country, street

INICIO SELECCIONAR INFO CLEINTE

BUSCAR CARACTERES INVALIDOS

REEMPLAZAR CARACTERES POR ESPACIOS EN BLANCO

VALIDAR FORMATO DE CAMPOS

FORMATO OK?

ALERTAR USUARIO

IR A MENU SCUST

FIN

Figura 7. Subrutina de limpieza de información Fuente. El Autor

Se buscan los caracteres inválidos. Ver anexo 5 Se buscan los caracteres inválidos. Ver anexo 5 Se valida que el formato del campo se cumpla Si el formato no es correcto mostrar mensaje al usuario si esta bien se ingresa al menú SCUST y se espera instrucción del usuario

4.3 SUBRUTINA DE ENTRADA AUTOMÁTICA DE DATOS EXCEL- LOGIS CUENTA ÚNICA (Creación/actualización e inactivación de cuentas) La subrutina se desarrollo de acuerdo al siguiente diagrama de flujo

Conectar Excel – Logis

INICIO

Cargar los datos de Excel en la memoria virtual del ordenador

CONECTAR LOGIS AIR

CARGAR DATOS

Cargar la plataforma Logis-Air Solicitar confirmación de creación de cuenta al usuario

CARGAR LOGIS AIR

CREAR CUENTA?

IR A MENU FIND

INGRESAR NOMBRE Y ESTACION DE CONTROL

2 CUENTA EXISTE?

CAPTURAR NUMERO DE CTA EXISTENTE

IR A MENU SCUST

GENERA NUMERO DE CUENTA #DISPONIBL E?

INGRESAR DATOS CARGADOS CAPTURAR NUMERO DE CTA CREADO

FIN

Abrir menú FIND en logis Air Validar existencia de cuenta en el sistema Si existe se captura el número y se imprime en Excel de lo contrario se abre el menú SCUST y se genera un numero aleatorio de cuenta Validar disponibilidad del número de cuenta Ingresar datos capturar número

y

2

Para Actualizar cuenta ir a menú CUST e imprimir pantalla de cuenta existente

ACTUALIZ ARCUENT

Abrir menú CUST y solicitar confirmación de actualización

IR A MENU CUST

INGRESAR # DE CTA IR A MENU CUST

Ingresar datos cargados SACAR PANTALLAZO

INGRESAR # DE CTA

CONFIMAR ACTUALIZACIO

SACAR PANTALLAZO

IR A MENU SCUST

IR A MENU SCUST

INGRESAR DATOS CARGADOS

INGRESAR COMANDO INA

CAPTURAR NUMERO DE CTA ACTUALIZADO

CAPTURAR NUMERO DE CTA INACTIVADO

FIN

Figura 8. Subrutina entrada automática de datos Excel- Logis cuenta única Fuente. El Autor

Si es actualización de inactivación de cuenta ingresar el comando INA Capturar número de cuenta actualizada Imprimir número de cuenta en EXCEL Mostrar mensaje actualizado al usuario

de

4.4 SUBRUTINA DE ENTRADA AUTOMÁTICA DE DATOS EXCEL- LOGIS CUENTAS MÚLTIPLES (Creación/actualización e inactivación de cuentas). La subrutina se desarrollo de acuerdo al siguiente algoritmo:

Conectar Excel – Logis

INICIO CONECTAR LOGIS AIR

Cargar los datos de Excel en la memoria virtual del ordenador

CONTAR REGISTROS REGISTROS 0

CREAR CUENTA?

Cargar la plataforma Logis-Air Solicitar confirmación de creación de cuenta al usuario

FIN

IR A MENU FIND

INGRESAR NOMBRE Y ESTACION DE CONTROL

3

Abrir menú FIND en logis Air Validar existencia de cuenta en el sistema Si existe se captura el número y se imprime en Excel de lo contrario se abre el menú SCUST y se genera un numero aleatorio de cuenta Validar disponibilidad del número de cuenta

2 CUENTA EXISTE?

CAPTURAR NUMERO DE CTA EXISTENTE

IR A MENU SCUST

GENERA NUMERO DE CUENTA #DISPONIBLE ?

INGRESAR DATOS CARGADOS CAPTURAR NUMERO DE CTA CREADO

3

Ingresar datos capturar número

y

2

Para Actualizar cuenta ir a menú CUST e imprimir pantalla de cuenta existente

ACTUALIZ ARCUENT

Abrir menú CUST y solicitar confirmación de actualización

IR A MENU CUST

INGRESAR # DE CTA IR A MENU CUST

Ingresar datos cargados SACAR PANTALLAZO

INGRESAR # DE CTA

IR A MENU SCUST

CONFIMAR ACTUALIZACIO

SACAR PANTALLAZO

IR A MENU SCUST

INGRESAR DATOS CARGADOS

INGRESAR COMANDO INA

CAPTURAR NUMERO DE CTA ACTUALIZADO

Si es actualización de inactivación de cuenta ingresar el comando INA Capturar número de cuenta actualizada Imprimir número de cuenta en EXCEL Mostrar mensaje actualizado al usuario

CAPTURAR NUMERO DE CTA INACTIVADO

3

Figura 9. Subrutina entrada automática de datos Excel- Logis cuentas múltiples Fuente. El Autor

de

Repetir proceso para cada cuenta en el formato

5. DOCUMENTACION DE LA APLICACIÓN MANUAL DE USUARIO. Ver anexo 3

5.1

En el manual de usuario se realizan especificaciones necesarias acerca de: • • • • • • • • • • • •

¿Qué hace la aplicación? ¿Porque es importante la calidad de la información al usar la aplicación? ¿Cuáles son las limitaciones de la aplicación? ¿Porque la aplicación es de código abierto? Requerimientos de Software Instalación Desinstalar Actualizar contraseña Configurar la conexión Excel –Logis Air Limpieza y verificación de información Ingreso automática de información Solución a preguntas frecuentes acerca de eventos inesperados

6. CONCLUSIONES •

Para la correcta implementación de una automatización es necesario que los procesos se encentren altamente estandarizados con el objetivo de evitar que se generen cambios frecuentes durante la etapa de diseño y desarrollo.

•

Los beneficios del uso de herramientas de infomatica básica y su uso eficiente resultan ser altamente benéficas en la automatización de tareas repetitivas eliminando errores posibles errores en el proceso de ingreso de información.

•

La eliminación de ingresos manuales de información mejora considerablemente los tiempos de respuesta de las respuesta a solicitudes de administración de clientes en Logis AIR

•

Se resalta el beneficio de Excel como hoja de cálculo y su combinación con Visual Basic como una herramienta con altos potenciales de aplicación para el procesamiento de datos mostrando que las herramientas de infomatica pueden llegar a ser bastante robusta

•

Para procesos de automatización es fundamental contar con procesos de contingencia y back up, con el objetivo de garantizar el correcto desarrollo del proceso bajo el escenario de una eventualidad que afecte la automatización.

7. RECOMENDACIONES •

Se recomienda hacer extensivo en los diferentes proyectos del regional control tower en los cuales se involucre el uso de la plataforma Logis Air y Excel realizar un aprovechamiento de las opciones de automatización de actividades rutinarias.

•

Teniendo en cuenta que el uso de macros para el manejo de información requiere de conocimientos específicos en programación en Visual Basic, se recomienda a la compañía incluir dentro de los requisitos de contratación para los nuevos aspirantes, el cumplir con un nivel de conocimiento avanzado en este lenguaje de programación.

•

Se sugiere explorar otros tipos de programas de infomatica que usan lenguaje de programación y que pueden llegar más eficientes que Excel para determinado tipo de actividades, en especial se recomienda el uso de MS Access para el manejo de bases de datos, en proyectos donde se requiera el almacenamiento y manipulación de altos volúmenes de información.

•

Se recomienda al Regional Control Tower contar con un equipo de expertos en programación con conocimientos avanzados en ofimática como herramienta para el mejoramiento continuo parad el área.

8. BIBLIOGRAFÍA

[1] Air & Ocean BP&O (2008) training Materials. Danzas, 1-5 p. [2] Kimmel Paul., (2004). Excel 2003 VBA programmer's reference. Indianapolis, IN. Wiley Pub, 934956 p. [3] Evjen Bill., (2008). Professional Visual Basic 2008, Indianapolis, IN. Wiley Pub, 420-437 p. [4] O'Brien James A., (2006). Interamericana,431-438 p.

Sistemas

de

información

gerencial.

México.

McGraw-Hill

[5] Laudon Kenneth C., (2008). Sistemas de información gerencial: administración de la empresa digital, México. Pearson Educación. 7-28, 36-37, 51-71,233-243. [6] Jacobson Ivar Booch ., (2000). The Unified Software Development Process. Madrid. Addison, 736 p. [7] Budd Timothy., (2002). Object Oriented Programming. University of California. Addison Wesley, 611 p. [8] Various Authors, (2000). Introduction to Logis Air administrator’s guide , DHL Danzas information technology multimedia training group, Southfield Michigan [9] Sarngadharan M., (2010). Management information system. Mumbai. Himalaya Pub House., 248 p. [10] Kawalek, John Paul., (2008). Rethinking information systems in organizations. New York. Routledge, 251 p. [11] Botero Tabares., Ricardo de Jesús., (2009). Lógica y programación orientada a objetos: un enfoque basado en problemas. Medellin. Tecnológico de Antioquia, 250 p. [12] Boddy, David., (2009). Managing information systems : strategy and organization, Harlow. Prentice Hall, 120-122 [13] Gonzalez Gustavo,. (2003). Manual Práctico para crear una distribución Linux. Página consultada el 8 de mayo de 2012. En: http://umeet.uninet.edu/umeet2003/spanish/talks/20031216.2.es.html [14] Instituto Nacional de Estadística e Informática del Perú,,. (1998). Automatización de la oficina. Página consultada el 8 de mayo de 2012. En: http://www.uap.edu.pe/Fac/02/enlaces/manualhtmlegl/inei/Libro-5100.pdf [15] Hirscheim Rudy,. (2005). A Social and Organizational Perspective. Página consultada el 8 de mayo de 2012. En: http://encyclopedia.thefreedictionary.com/office+automation

ANEXOS

1. FORMATOS DE SOLICITUD ANTERIORES

FORMATO WORD REQUEST FOR CONTRACT ACCOUNT IN LOGIS AIR

To:

Date:

1) From: 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

NAME: ATT: STREET: CITY: COUNTRY: TAX ID: CONSIGNEE INTERNATIONAL ACCOUNT NUMBER:

FORMATO IIB

NOTE: On September 16, 2009, this IIB form was replaced by a new automated web based workflow tool. As of October 15th, you will no longer be able to use this IIB form to submit requests. To access this new request tool, take the link managedpay.dhl.com ManagedPay and enter your LDAP ID and password. Additional information can be found on COIN - US Finance under “Utilities Internal” and select “Master File Maintenance Managed Pay Tool”. All questions regarding this new tool should be addressed to Super Users at the Station, or contact your Regional Controller or DM. For cnee accts complete lines 1-8, For shipper or billable import acct complete the entire form If urgent, type URGENT: URGENT! If the account fails to show in Ocean contact the help desk at 203-655-5741. Accounts will be set up within 24 hours, check system using find for account number. REQUESTED BY Lynne Baiori ** Billable accts will be set up as cash until application is approved ** OCEAN ACCOUNT Y=YES N=NO : Y 1 CUSTOMER NAME ¦ 2 ATTN LINE (OPT)¦ 3 STREET ADDRESS ¦ 4 CITY ¦ 5 STATE ¦ 6a COUNTRY ¦

SOUTHERN STEEL WINDOWS LTD 22-24 MERSEY STREET INVERGARGILL 6 ZIPCODE ¦ NEW ZEALAND

7 CONTROL STATION¦ CHC

(AIRPORT CODE use destn if cnee account)

8 CONTRACT IN EFFECT: YES¦ IF YES, CONTRACT NBR =

NO¦

Below info not required for cnee accts 9 EIN 11 12 12 13 14 15

MANDATORY INFO FOR EXPORT

CONTACT NAME ¦ CONTACT TELE # ¦ CORP ID ACCT # ¦ ¦ SALES REP ¦ Billing account # : unitel21 account number: AES Information - MANDATORY INFO FOR EXPORT

16 17 18 19

POA : y or n*** for export usage pls supply info *** Until Revoked : y or n POA Expire Date ________ POA Location : POA (F Option 4 (Y Self Filing (Y

ADDITIONAL COMMENTS CNEE ACCOUNT, COUNTRY CODE IS NZ

*****************************************************

2. FORMATOS DE SOLICITUD PROPUESTOS Formato de solicitud única

Formato de solicitud múltiple

3. MANUAL DE USUARIO

MANUAL DE USUARIO

INTRODUCCIÓN • • • •

¿Qué hace la aplicación? ¿Porque es importante la calidad de la información al usar la aplicación? Cuáles son las limitaciones de la aplicación? ¿Porque la aplicación es de código abierto?

INICIO • • • • •

Requerimientos de Software Instalación Desinstalar Actualizar contraseña Configurar la conexión Excel –Logis Air

USANDO LA APLICACIÓN o o

Clean Info Action accounts

PREGUNTAS FRECUENTES • • • •

¿Qué hacer si la aplicación muestra un mensaje de error? ¿La aplicación se ejecuta pero no hace nada? ¿La aplicación no se conecta con Logis? ¿Los botones de la barra de menú se encuentran deshabilitados?

MANUAL DE USUARIO INTRODUCCIÓN ¿Qué hace la aplicación? La aplicación permite agilizar el proceso de mantenimiento de cuentas shipper y consignee eliminando la entrada manual de datos. ¿Porque es importante la calidad de la información al usar la aplicación? Es importante ya que la información suministrada por los solicitantes será la misma información que será ingresada por la aplicación, por lo tanto es necesario realizar una verificación de la misma con el objetivo de garantizar que cumpla con las regulaciones de AMS y las restricciones propias de Logis Air ¿Cuáles son las limitaciones de la aplicación? La aplicación está limitada al manejo de cuentas SHIPPER y CONSIGNEE otros tipos de cuentas como TRUCKER, AIRLINE, INTERCOMPANY están excluidas. ¿Porque la aplicación es de código abierto? Para que otros programadores puedan revisar el código y realizar las modificaciones que considere pertinentes ya sea para actividades similares o como ejemplo para nuevas aplicaciones. INICIO Los requerimientos de software básicos para la instalación de la aplicación son los siguientes Windows: Windows 95, o versiones posteriores Microsoft office Excel 200 o versiones posteriores Mac OS: Microsoft office Excel 2008 o versiones posteriores Suite ofimática Microsoft Office para MAC Visual Basic for Applications Instalación

La aplicación fue desarrollada usando lenguaje Visual Basic 6.0 por lo tanto requiere del entorno de Visual Basic para funcionar, los pasos para la instalación son los siguientes:
Ingresando código en el libro personal 1. Abrir el archivo Module2.txt 2. Abrir Microsoft Office Excel 2.1 En la pestaña Ver, seleccionar la opción Macros-Grabar Macros, se mostrara el siguiente cuadro:

2.2 en la opción Store macro in, selecciona la opción “Personal Macro Workbook” y presione el botón OK 2.3 selecciones la celda A1 3. En la pestaña Ver, seleccionar la opción Macros-Stop recording 4. En la pestaña View Seleccionar la opción Unhide del menú Window

4.1 Se mostrara el siguiente cuadro.

4.2 presione el botón OK

5. Seleccione cualquier celda en la hoja de Excel y presione las Teclas alt+F11

5.1 Se mostrara la siguiente pantalla (Entorno de Visual Basic)

5.2 En el menú de exploración (lado izquierdo), seleccione el menú: VBAProject (Personal.XLSB) y despliegue la lista de elementos

5.3 Seleccione el Icono Module1

Desinstalar

Los pasos para desinstalar la aplicación son los siguientes:
Eliminar el libro personal 1. Presione las ALT+F11 y seleccione el modulo en el que ingreso el código de la aplicación 2. En el menú EDIT, selecciona la opción seleccionar todo. El código de la aplicación se visualizara como se muestra a continuación

3. Presione la tecla suprimir para eliminar el código y selecciona la opción guardar 4. Finalmente cierre todos los libros que de Excel que tenga abiertos. Actualizar contraseña Los pasos para actualizar la contraseña en la aplicación son los siguientes: La contraseña en Logis Air debe será actualizada cada tres meses razón por la cual es necesario realizar la correspondiente actualización de la aplicación. 1. Presione las ALT+F11 y seleccione el modulo en el que ingreso el código de la aplicación 2. Busque la siguiente sección del código correspondiente a la subrutina: ' Connect to LOGIS NODE .WaitForEvent rcEnterPos, "30", "0", 18, 56 .WaitForDisplayString "===>", "30", 18, 51 '///////////////////////////////////////////////////////////////////////// .TransmitANSI "LOGISD" .TransmitTerminalKey rcIBMEnterKey .WaitForEvent rcKbdEnabled, "30", "1", 1, 1

.WaitForEvent rcEnterPos, "30", "0", 11, 33 .WaitForDisplayString "ID:", "30", 11, 21 .TransmitANSI "BOGXXX" '///// PW y USER .TransmitTerminalKey rcIBMTabKey hostpassword = "PASSWORD" .TransmitANSI hostpassword .TransmitTerminalKey rcIBMEnterKey .WaitForEvent rcKbdEnabled, "30", "1", 1, 1 .Wait (3) '///////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 3. Modifique la línea de código que se muestra resaltada, de acuerdo a la información de su contraseña actual 4. Selecciona la opción guardar y cierre el ambiente Visual basic

Configurar la conexión Excel –Logis Air Los pasos para configurar la conexión entre Excel y Logis Air son los siguientes: 1. Abrir el archivo Install Resources.txt 2. Presione las ALT+F11 y seleccione el modulo en el que ingreso el código de la aplicación 3. Seleccione la opción preferencias del menú herramientas, el sistema mostrara la siguiente ventana

4. Seleccione las opciones OLE Automation, WRQ reflection for IBM 13.0 object library 5. Si el cuadro d referencias no muestra estas opciones utilice las rutas de archivo que se encuentran en Install Resources.txt 6. Seleccione la opción Browse de la ventana de referencias y busque el archivo correspondiente 7. Seleccione la opción OK de la ventana de referencias 8. Selecciona la opción guardar y cierre el ambiente Visual basic

USANDO LA APLICACION Clean Info Cada vez que llega un requerimiento se debe realizar una limpieza y verificación de la información: 1. Del menú creado por la aplicación seleccione la opción “Clean Form”.

Action account

2. Si la cuenta llega en el formato de creación de una sola cuenta seleccine la opción “Action acct using single form”

3. Si la cuenta llega en el formato de creación de múltiples cuentas seleccione la opción “Action acct(s) using multiple form”

PREGUNTAS FRECUENTES ¿Qué hacer si la aplicación muestra un mensaje de error? Cada vez que visual Basic genera un error una mensaje como es mostrado en la pantalla.

Siempre seleccione la opción “End”, si el usuario tiene conocimientos de programación en Visual Basic, puede seleccionar al opción Debug para determinar el motivo del error y resolverlo. ¿La aplicación se ejecuta pero no hace nada? Verifique el campo “Action requested” del formato y seleccione una opción válida, si el problema persiste, instale de nuevo la aplicación ¿La aplicación no se conecta con Logis? Abra el entorno de Visual Basic presionando las teclas Alt+ F11 y seleccione la opción preferencias del menú herramientas, verifique que todas las referencias de la aplicación se encuentran activa de acuerdo a lo mencionado en el capitulo “Configurar la conexión Excel –Logis Air” ¿Los botones de la barra de menú se encuentran deshabilitados? Posicione el cursor sobre la banda de opciones de MS Excel y de click derecho, el siguiente menú se mostrara:

1. Seleccione la opción “Customize Quick Access Toolbar? El siguiente menú se aparecerá en pantalla.

En la parte derecha de la pantalla aparece la lista “Choose Commands From:”

Seleccione la opción Macros

2. Del listado de macros seleccione: “PERSONAL.XLSB!Accounts” , “PERSONAL.XLSB!buscar y crear cuentas” y PERSONAL.XLSB!LIMPIAR y presione el botón Add >>

3. Seleccione el botón OK, de la parte inferior derecha de la ventana

Nuevos botones en la banda de opciones de MS Excel aparecerán asignados a cada una de las rutinas los cuales pueden ser usados para ejecutar las opciones de la aplicación

4. CASOS DE USO CREAR BARRA DE HERRAMIENTAS

HISTORIAL DE REVISIONES VERSIÓN

DESCRIPCIÓN

AUTOR

FECHA 20-05-12

01

VERSION INICIAL

Andrés Torres

1. DESCRIPCIÓN GENERAL

IDENTIFICADOR: DESCRIPCIÓN:

T1

NOMBRE:

Crear barra de herramientas

2. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA

Objetivo en contexto (resumen):

Permitir al usuario tener botones de acceso rápido a las opciones de la aplicación

Actores participantes:

Usuarios

Trigger:

Abrir formato de solictud

Entradas:

•

Salidas:

• Macros habilitadas

Pre-condiciones: Post-condiciones:

FLUJO BASICO DE EVENTOS Actor: Director Técnico de Producción, Jefe de planta 1

Se abre el archivo de solicitud

Sistema :

2

Muestra una barra de herramientas en las opciones de menú de Ms Excel con los siguientes botones: • • •

Variaciones (caminos alternativos):

Variaciones (caminos de excepción): Puntos de Extension: Requerimientos asociados:

Action acct using single form Action acct(s) using multiple form Clean Form

En el paso 2 si la bba de herramientas no se muestra se debe verificar que las macros estén habilitadas en el momento de abrir el archivo de solicitud

El sistema creara la barra de herramientas para cualquier archivo de Excel que se abra.

Reglas del negocio:

3. INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE LOS DATOS 3.1. Operadores Nombre del Campo

N/A

Descripción

N/A

Tipo de Dato

N/A|

Obligatorio?

Longitud Valor por Máxima defecto

Valores posibles

Sólo lectura

Tipo de campo en interfaz

Etiqueta

N/A

N/A

N/A

N/A|

N/A

N/A

N/A

Ejemplo

N/A

LIMPIAR Y VERIFICAR LA INFORMACIÓN HISTORIAL DE REVISIONES VERSIÓN

DESCRIPCIÓN

AUTOR

FECHA 20-05-12

01

VERSION INICIAL

Andrés Torres

1. DESCRIPCIÓN GENERAL

IDENTIFICADOR:

T2

NOMBRE:

Limpiar y verificar la información

DESCRIPCIÓN:

2. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA

Objetivo en contexto (resumen):

Eliminar los caracteres no permitidos en Logis air

Actores participantes:

Usuario

Trigger:

Se da click en el botón Clean Form

Entradas:

•

Formato de solicitud diligenciado

Salidas:

•

Información de solicitud sin caracteres inválidos

Pre-condiciones:

•

Acción solicitada diligenciada

Post-condiciones:

• • • • • •

Validación manual de información Type of account requested nulo Action requested nulo Control station nulo Requestor Country nulo Ocean nulo

FLUJO BASICO DE EVENTOS Actor: Usuario 1

Sistema :

Da click en el boton Clean Form

2

El sistema verifica: Tipo de formato de solicitud cuenta única o múltiples cuentas. • Type of account requested • Action requested • Control station • Requestor Country • Ocean El sistema elimina los símbolos prohibidos en los siguientes campos: •

• • • • • • • •

Customer Name Attn Address City Country Tax ID Contact Fax number

Variaciones (caminos alternativos): Variaciones (caminos de excepción):

Puntos de Extensión:

Si en el paso 2 los campos a verificar son nulos el sistema mostrara una mensaje de advertencia y se detendrá

Requerimientos asociados: Reglas del negocio:

3. INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE LOS DATOS a. Operadores Nombre del Campo

Type of account requested

Descripción

Especificación de tipo de cuenta solicitada

Tipo de Dato

Texto

Obligatorio?

Si

Longitud Valor por Máxima defecto

12

Valores posibles

Sólo lectura

Air Consigne e

SI

Tipo de campo en interfaz

Etiqueta

Ejemplo

Air Shipper Action requested

Especificación de tipo de acción a realizar

Texto

Si

10

Add

SI

Update Inactivate

Control station

Estación de DHL que controla la carga del cliente

Texto

Si

3

SI

Requestor Country

Código ISO del Texto país desde el que se envía la solicitud

SI

2

SI

Ocean

Campo de vinculación de cliente a logis Ocean

Texto

NO

1

Customer Name

Nombre del cliente

Alfanume rico

SI

30

NO

Attn

Campo complementario para Customer name o address

Alfanume rico

NO

30

NO

Address

Dirección del cliente

Alfanume rico

SI

30

NO

City

Ciudad del cliente Texto

SI

30

NO

N

N

SI

Y

CO

Country

Pais del cliente

Texto

SI

30

NO

Tax Id

Numero de identificación tributaria del cliente

Alfanume rico

NO

30

NO

Contact

Nombre de contacto del cliente

Texto

NO

25

NO

Fax number

Numero de fax del cliente

Alfanume rico

NO

14

NO

ACCIONAR FORMATO CUENTA ÚNICA

HISTORIAL DE REVISIONES VERSIÓN

DESCRIPCIÓN

AUTOR

FECHA 20-05-12

01

VERSION INICIAL

Andrés Torres

1. DESCRIPCIÓN GENERAL

IDENTIFICADOR:

T3

NOMBRE:

Accionar formato cuenta única

DESCRIPCIÓN:

2. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA

Objetivo en contexto (resumen):

Accionar solicitudes recibidas en formato de cuenta única

Actores participantes:

Usuario

Trigger:

Se da click en el botón Action acct using single form

Entradas:

•

Formato de solicitud diligenciado

Salidas:

•

Información de solicitud sin caracteres inválidos

Pre-condiciones:

•

Acción solicitada diligenciada

Post-condiciones:

• • • • • •

Validación manual de información Type of account requested nulo Action requested nulo Control station nulo Requestor Country nulo Ocean nulo

FLUJO BASICO DE EVENTOS Actor: Usuario 1

Sistema :

Da click en el boton Action acct using single form

2

El sistema: • • • •

•

• • •

Se conecta con la plataforma Logis air Verifica acción solicitada Carga los datos del formato diligenciado Ingresa el código Scust (administración de clientes) en Logis Air Selecciona la opción correspondiente a la opción solicitada en el formato Transmite los datos cargados dentro de Logis Air Guarda cambios Imprime el número de cuenta en el formato de solicitud

Variaciones (caminos alternativos): Variaciones (caminos de excepción):

Puntos de Extensión:

Si en el paso 2 la acción solicitada es inactivación, se verifica el número de cuenta a inactivar y se procede con la inactivación , no es necesario ingresar ningún tipo de información relacionada con el cliente

Requerimientos asociados: Solo el país al que pertenece la estación de control de la cuenta puede solicitar la inactivación de la misma

Reglas del negocio:

3. INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE LOS DATOS a. Operadores Nombre del Campo

Type of account requested

Descripción

Especificación de tipo de cuenta solicitada

Tipo de Dato

Texto

Obligatorio?

Si

Longitud Valor por Máxima defecto

12

Valores posibles

Sólo lectura

Air Consigne e

SI

Tipo de campo en interfaz

Etiqueta

Ejemplo

Air Shipper Action requested

Especificación de tipo de acción a realizar

Texto

Si

10

Add

SI

Update Inactivate

Control station

Estación de DHL que controla la carga del cliente

Texto

Si

3

SI

Requestor Country

Código ISO del Texto país desde el que se envía la solicitud

SI

2

SI

Ocean

Campo de vinculación de cliente a logis Ocean

Texto

NO

1

Customer Name

Nombre del cliente

Alfanume rico

SI

30

NO

Attn

Campo complementario para Customer name o address

Alfanume rico

NO

30

NO

Address

Dirección del cliente

Alfanume rico

SI

30

NO

City

Ciudad del cliente Texto

SI

30

NO

N

N

SI

Y

CO

Country

Pais del cliente

Texto

SI

30

NO

Tax Id

Numero de identificación tributaria del cliente

Alfanume rico

NO

30

NO

Contact

Nombre de contacto del cliente

Texto

NO

25

NO

Fax number

Numero de fax del cliente

Alfanume rico

NO

14

NO

ACCIONAR FORMATO CUENTAS MÚLTIPLES

HISTORIAL DE REVISIONES VERSIÓN

DESCRIPCIÓN

AUTOR

FECHA 20-05-12

01

VERSION INICIAL

Andrés Torres

1. DESCRIPCIÓN GENERAL

IDENTIFICADOR:

T2

NOMBRE:

Accionar formato cuentas múltiples

DESCRIPCIÓN:

2. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA

Objetivo en contexto (resumen):

Accionar solicitudes recibidas en formato de cuentas multiples

Actores participantes:

Usuario

Trigger:

Se da click en el botón Action acct using multiple form

Entradas:

•

Formato de solicitud diligenciado

Salidas:

•

Información de solicitud sin caracteres inválidos

Pre-condiciones:

•

Acción solicitada diligenciada

Post-condiciones:

• • • • • •

Validación manual de información Type of account requested nulo Action requested nulo Control station nulo Requestor Country nulo Ocean nulo

FLUJO BASICO DE EVENTOS Actor: Usuario 1

Da click en el boton Action acct using single form

Sistema : 2

El sistema: • •

Variaciones (caminos alternativos): Variaciones (caminos de excepción): Puntos de Extensión: Requerimientos asociados: Reglas del negocio:

Verifica el numero de cuentas solicitadas Se repiten los pasos del caso de uso T3 (ACCIONAR FORMATO CUENTA UNICA)

3. INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE LOS DATOS a. Operadores Nombre del Campo

Type of account requested

Descripción

Especificación de tipo de cuenta solicitada

Tipo de Dato

Texto

Obligatorio?

Si

Longitud Valor por Máxima defecto

12

Valores posibles

Sólo lectura

Air Consigne e

SI

Tipo de campo en interfaz

Etiqueta

Ejemplo

Air Shipper Action requested

Especificación de tipo de acción a realizar

Texto

Si

10

Add

SI

Update Inactivate

Control station

Estación de DHL que controla la carga del cliente

Texto

Si

3

SI

Requestor Country

Código ISO del Texto país desde el que se envía la solicitud

SI

2

SI

Ocean

Campo de vinculación de cliente a logis Ocean

Texto

NO

1

Customer Name

Nombre del cliente

Alfanume rico

SI

30

NO

Attn

Campo complementario para Customer name o address

Alfanume rico

NO

30

NO

Address

Dirección del cliente

Alfanume rico

SI

30

NO

City

Ciudad del cliente Texto

SI

30

NO

Country

Pais del cliente

Texto

SI

30

NO

Tax Id

Numero de identificación tributaria del

Alfanume rico

NO

30

NO

N

N

SI

Y

CO

cliente

Contact

Nombre de contacto del cliente

Texto

NO

25

NO

Fax number

Numero de fax del cliente

Alfanume rico

NO

14

NO

5. LISTADO DE SÍMBOLOS NO PERMITIDOS EN LOGIS AIR: : (Dos puntos) . (Punto) , (Coma) ; (punto y coma) ( (Paréntesis izquierdo) ) (Paréntesis derecho) ´, ` (tildes) =,+,-,/,*,,|, ^ (símbolos matemáticos) ¡¡( Signos de admiración) ¿?( Signos de interrogación) “”(comillas) #(Símbolo numero) $(símbolo dinero) %(símbolo porcentaje) [](Corchetes) {} (Llaves) -(guion) _(raya al piso) ñ (letra eñe)