UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN

GESTIÓN DE CUENTAS POR PAGAR EN UNA EMPRESA COMERCIAL.

TRABAJO PROFESIONAL

Que para obtener el Título de: LICENCIADA EN CONTADURIA Presenta: Yuliana Juncos Pasten

CUATITLÁN IZCALLI, EDO. DE MÉXICO.

2012.

AGRADECIMIENTOS: Agradezco enormemente: A la Universidad Nacional Autónoma de México: Gracias por darme la oportunidad de pertenecer a la Máxima Casa de Estudios y por apoyarme durante mi formación profesional, es un orgullo decir que pertenezco a una Universidad de excelencia, que nos da sentido de pertenencia y con que su gran diversidad de ideas y pensamientos me enseño a tener una convicción humanística. A la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán: Gracias por proporcionarme las herramientas necesarias para enfrentar los retos profesionales que me da la vida, por sus profesores que con dedicación me enseñaron y transmitieron sus conocimientos para crear profesionistas de calidad y calidez humana. A mi asesor Mtro. Aldo Vigueras García: Gracias por todo el apoyo, tiempo y dedicación, por ser el guía de este proyecto. Sobre todo por su paciencia en el desarrollo del trabajo, le agradezco infinitamente porque me ensenó a trabajar con mayor disciplina y a darme cuenta que puedo hacer más de lo que creo. A los profesores del jurado L.A. María Margarita Ángeles Parra, L.C. Verenice Trujillo Albarrán , C.P. Gabriel Alcántara Salinas, L.A. Andrea Caro Jiménez y Perdigón , por el tiempo dedicado a la revisión y mejoramiento del presente trabajo. DEDICATORIAS A mis padres Antonio y Emilia: Gracias por todo su amor y apoyo incondicional, por todo el esfuerzo y sacrificios que han hecho para darme la mejor herencia que es la educación, por estar conmigo en todo momento, su ejemplo es lo que me ha servido para seguir adelante y sin el no seria lo que soy hasta ahora. A mi esposo Andrés: Gracias por apoyarme en todo momento, por impulsarme a ser mejor cada día, por ser mi compañero, confidente y amigo, tu amor es el mejor regalo que pudo darme la vida. TE AMO

A mis hermanas Silvia, Lina y Cristina: Por ser mis amigas y compañeras de toda la vida, gracias. A Dios: Por protegerme y hacer siempre un sendero en donde pienso que no hay. Gracias.

II

ÍNDICE Página

Introducción…………………………………………………………………………….

1

Breve descripción de mi desempeño profesional………………….………….......

3

Capítulo 1. Acerca “Tools SA de CV” 1.1. Historia…………………………………………………………………………….

5

1.2. Visión………………………………………………………………………………

6

1.3. Misión. …………………………….………………………………………………

6

1.4. Valores…………………………………………………………………………….

6

1.5. Objetivo de la empresa...………………………………………………………..

7

1.5. Objetivo de la empresa...………………………………………………………..

7

1.6. Organigrama de la empresa….…………………………………………………

7

1.7. Funcionamiento...………………...………………………………………………

8

Capítulo 2. Actividades de un analista de cuentas por pagar en “Tools SA de CV” 2.1. Generalidades de las cuenta por pagar.………………………………………

9

2.2.Índice de actividades del analista de cuentas por pagar….…………………

11

2.3. Manual de normas y procedimientos de cuentas por pagar de la empresa “Tools, SA de CV”…………………………………………………..………………… 13 Análisis y Discusión…………………………………………………...……………… 53

Recomendaciones…………………………………………………………………….

55

Conclusiones…………………………………………………………..………………

57

III

Referencias Bibliográficas……………………………………………………………

IV

59

INTRODUCCIÓN Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso. Es un área que permite manejar las compras a crédito que se realizan a proveedores, así también registrar los pagos parciales o totales. También se puede saber cuáles son las deudas que tiene por proveedor, las deudas que están por vencer y los saldos que tiene cada proveedor. Tiene relación con manuales administrativos que establecen políticas y procedimientos para el control interno de cuentas por pagar, es decir, desde el proceso de compras, luego la recepción de los materiales en el almacén, la presentación de la factura por el proveedor a revisión, la recepción del documento, y teniendo la evidencia de haber recibido la mercancía o el servicio solicitado, se procederá a liquidarlo y por último el de pago. De acuerdo a mi experiencia, considero que el adecuado registro de los pasivos es fundamental para el control de los egresos dentro del proceso contable y mostrar una situación confiable dentro de lo que es la deuda de una empresa a una fecha determinada. Indudablemente existen varios motivos por los cuales hay que revisar este tema como contador general o como especialista en cuentas por pagar, cuya función aparte de la orientación que tiene sobre el control de las operaciones tiene que ser de asesor, tanto de forma interna como externa en la relación con los proveedores de bienes y de servicios. El presente trabajo tiene la finalidad de dar a conocer mi experiencia profesional en el departamento de cuentas por pagar, para su desarrollo se divide en tres capítulos: En el primer capítulo haré una descripción de mi desempeño profesional en los distintos lugares en donde he tenido la oportunidad de poner en práctica mis conocimientos. Para el segundo capítulo describiré brevemente a la empresa en la que actualmente estoy laborando, sus objetivos, misión, visión, así como el funcionamiento y el puesto que ocupo dentro de la empresa. En lo que respecta al tercer capítulo, detallaré las actividades y el proceso de un analista de cuentas por pagar en una empresa de herramientas.

1

Y por último haré un análisis y discusión sobre la importancia de esta área en una empresa. De igual forma daré algunas recomendaciones en algunas áreas de oportunidad que tiene el departamento de cuentas por pagar en la organización que actualmente laboro.

2

Breve descripción de mi formación profesional.

Estudié la Licenciatura en Contaduría en la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Durante mi proceso educativo me di cuenta que la UNAM se da a la tarea de crear profesionales con una marcada orientación hacia un marco reflexivo, crítico y con responsabilidad social. Mi formación profesional como Licenciada en Contaduría me dio una visión ética y comprometida, orientada a las decisiones y la responsabilidad social, me brindo la parte teórica para comprender y describir los problemas de las empresas y la posibilidad de practicar y aplicar los conocimientos. Esta es una de las profesiones que juega un papel importante en el desarrollo de todas las sociedades, ya que la responsabilidad recae en que la información debe ser transparente, objetiva, confiable y ecuánime, que además soporte la toma de decisiones empresariales en lo económico y financiero. A medida que adquirí experiencia laboral, me di cuenta de mi capacidad para administrar el sistema contable, además de emitir y evaluar informes contables que permitiera a los gerentes tomar las decisiones más adecuadas. Mi experiencia abarca desde septiembre 2002 a mayo 2004, en Transportes Easo, S.A. de C.V., en el puesto de auxiliar de tesorería, las funciones de mi puesto eran llevar el control de caja chica, hacer las conciliaciones bancarias, los flujos de efectivo, las transferencias bancarias a proveedores, así como la elaboración de cheques, tenía trato con casas de cambio y proveedores, realizaba cartas a bancos, me relacionaba con otras áreas como liquidaciones, cuentas por pagar, contabilidad general, crédito y cobranza, etc. En lo personal creo que el primer trabajo determina lo que te vas a dedicar en el futuro, desde que entre en Tesorería, los trabajos que siguieron siempre estuvieron relacionados. De mayo 2004 a junio 2005 entre a trabajar en Waldos Dólar Mart, S.A. de C.V, como asistente de administrativo, en esta empresa realizaba la trascripción de órdenes de compras, contactaba y atendía a los proveedores, realizaba la cotización de materiales, seguimiento de pedidos, gestión compras (elección de proveedores, negociación de precios y seguimiento), facturación. Las áreas con las que me relacionaba eran Cuentas por Pagar, Logística, Auditoria y Recursos Humanos.

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Aunque podría pensarse que en este trabajo no realizaba nada relacionado con la carrera, me ayudo a entender la otra parte de la gestión de las cuentas por pagar, es decir, la que hacen los compradores. De junio de 2005 a abril de 2008 en Inelap, S.A. de C.V. ocupe el puesto de encargada del área de cuentas por pagar, al ser una empresa más pequeña me encargué de más actividades, aunque a menor proporción como pago a proveedores y acreedores, elaboración y registro de pólizas cheque, conciliaciones bancarias, flujos de efectivo, antigüedad de saldos, registro de pasivos, manejo de bancos (transferencias, elaboración de cheques, depósitos bancarios, saldos de bancos), trato con casas de cambio, elaboración de cartas con bancos, control de efectivo, elaboración de arqueos de caja, caja chica, depuración de cuentas de proveedores y acreedores. Las áreas con las que me relacionaba eran compras, crédito y cobranza, impuestos, contabilidad general. De abril de 2008 a la fecha me encuentro trabajando en una empresa que se dedica a manufacturar y distribuir herramientas a nivel nacional que llamaremos “Tools SA de CV “, como analista de cuentas por pagar, realizando pago a proveedores y acreedores, elaborando solicitudes de pago y registro de pólizas, gestionando la antigüedad de saldos, registro de pasivos, altas de proveedores y acreedores, elaboración de propuestas y programación de pagos, depuración de cuentas de proveedores y acreedores. Las áreas con las que me relaciono son logística, tesorería, contabilidad general, compras, costos. Como se podrá observar, en éste último trabajo podría pensarse que llevo menos actividades que en las anteriores, pero en realidad, el volumen es mayor por ser una empresa grande en comparación de una empresa pequeña, donde se llevan más actividades pero en menor proporción.

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CAPÍTULO 1 Acerca de “Tools, S.A. de C.V.”

1.1 Historia “Tools” nació hace 50 años como una modesta fábrica de marros, zapapicos, cucharas prensas y sargentos. Cinco décadas más tarde es la empresa líder en Latinoamérica, en la manufactura, la distribución y la comercialización de herramientas y productos para todos los segmentos de la industria ferretera. En los años 60’s se hizo una alianza con una empresa estadounidense adquiriendo mayor tecnología, maquinaria y diseños para fabricar martillos, rastrillos y barretas que comercializaban. Gracias a su creciente demanda de productos se mudan a una planta más grande. En los 70`s, instalan una segunda planta en Vallejo, Distrito Federal, para fabricar carretillas y productos troquelados y compran un terreno en Jilotepec, Estado de México, después se disuelve la alianza con la empresa norteamericana y se introduce una nueva marca para realizar exportaciones a Centroamérica. Gana el premio internacional de calidad. En los 80`s, se inauguran las primeras sucursales con inventario en Guadalajara y Monterrey. Se hacen las primeras exportaciones a los Estados Unidos (USA). Ya para principios del siglo XXI, nace un nuevo modelo de negocios que moderniza el almacén central en Jilotepec. Crece el centro de Distribución para Norteamérica, se inaugura la sucursal “Tools” Tijuana. La empresa gana el premio a la excelencia empresarial mexiquense. También introducen nuevas marcas para satisfacer las necesidades de productos eléctricos en el mercado. La fuerza laboral se ajusta un 20% para hacer frente a la crisis Internacional. En el 2010, se introducen marcas con el fin de satisfacer necesidades de productos de plomería en el mercado ferretero”Tools” desarrolla el concepto de autoservicio y ponen como modelo tres tiendas en Puebla. Nace otra marca para el manejo de productos para sujeción y productos de acero. Se inicia una relación comercial con el conglomerado ferretero más grande del Mundo: Home Depot USA.

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1.2. Visión. Ser el proveedor más importante del mercado ferretero en México y líder mundial en la fabricación de herramientas de mango largo, de impacto y carretillas, asegurando la estabilidad de la empresa en el largo plazo a través de un crecimiento y rentabilidad congruentes con el entorno, promoviendo así, el desarrollo de nuestros colaboradores y de México.

1.3. Misión. Mantener un modelo de negocio de mejora continua acelerada para lograr maximizar la satisfacción de nuestros clientes a través de la excelencia en la calidad de nuestros productos y servicio, logrando así un exitoso equilibrio donde ganen los consumidores, clientes, colaboradores y empresa (Modelo G4).

1.4. Valores Congruencia Honestidad Manejar con integridad y transparencia todas las relaciones. Respeto Honrar a todos los clientes, colaboradores, proveedores y accionistas aplicando nuestras políticas y estrategias con objetividad y transparencia. Profesionalismo Lograr el reconocimiento de los socios comerciales a través de un destacado desempeño. Pasión Lograr la excelencia.

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1.5. Objetivo de la empresa. La pasión por la perfección de la empresa nació hace medio siglo en un céntrico barrio en el corazón de la Ciudad de México. Desde entonces se dedicaron a la producción de herramientas con el objetivo de convertirse en los mejores fabricantes y comercializadores del ramo ferretero en México. Hoy es un de las marcas más reconocidas en el mercado ferretero de nuestro país y sus productos compiten exitosamente alrededor del mundo en más de 30 mercados, incluyendo el más exigente de todos: el estadounidense, por ser el país que más demanda herramientas y es altamente exigente en cuanto a la calidad de los productos que importan desde cualquier país del mundo. Por esta razón, la entrada a este mercado requiere el cumplimiento de las normas internacionales de calidad. Alcanzar y mantener un lugar tan destacado en la industria ferretera ha sido posible gracias a su filosofía de trabajo que los impulsa a realizar las actividades diarias con la máxima eficiencia. Así aseguran de que cada artículo que vendan con la marca “Tools, S.A. de C.V.” cumpla la promesa de poner en el mercado los productos con la mejor calidad en su categoría, aun de aquellas en las que ya son líderes absolutos.

1.6. Organigrama de Cuentas por pagar Director de Finanzas

Especialista en impuestos Contralor Corporativo

Gerente de Cuentas por Pagar

Gerente de Contabilidad

Contador

Jefe (líder) de Impuestos Analista cuentas por pagar IMPORTACION

Contador Analista cuentas por pagar IMPORTACION

Analista cuentas por pagar NACIONALES

Analista cuentas por pagar NACIONALES

Contador

Contador

Contador

7

1.7. Funcionamiento. Director de finanzas: Es responsable de la planeación de informes financieros para la alta dirección, la generación de indicadores de desempeño de negocio, elaboración del presupuesto financiero, desarrollar el plan anual de negocios de la empresa; sus funciones principales son el mantenimiento y mejora de la calidad de los procedimientos y protocolos financieros, implementa estrategias para asegurar los recursos financieros de la empresa.

Contralor: Las principales funciones que realiza son actividades contables relativas a impuestos, presupuestos, auditoría interna, procesamiento de informes y estadísticas, contabilidad financiera y de costos, etc. Además revisa, examina y evalúa los resultados de la gestión administrativa y financiera de la empresa con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellos, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia de la empresa.

Gerente de cuentas por pagar: Es el responsable de la operación de cuentas por pagar, reportes de cierre mensual, responsable de mantener actualizada la información para consultas del área de contabilidad, trato con proveedores, revisar que los pagos a proveedores se generen en tiempo y forma, revisión y status de facturas y pagos, administración y control de archivo muerto, cumplir con las normas con un enfoque a resultados

Analista de cuentas por pagar Nacionales: las funciones son manejo de proveedores, requisitos fiscales de facturación, contabilidad general, preparar la programación de los pagos, registrar en el Sistema Administrativo las Cuentas, verificar que la documentación soporte de las Cuentas por Pagar cumpla con las disposiciones legales (IVA, ISR e IETU), registrar las órdenes de compra a proveedores nacionales de bienes y servicios. Emitir los anticipos para la nacionalización de mercancías ante los agentes aduanales, así como también asegurarse el uso racional de los anticipos mediante la revisión y aprobación de la conciliación de la cuenta de anticipos.

Y éste último es el puesto en el que actualmente me desempeño, por lo que a continuación revisaremos a detalle las funciones y actividades propias del analista de cuentas por pagar.

8

CAPÍTULO 2 Actividades del analista de cuentas por pagar en “Tools, S.A. de C.V.”

2.1 Generalidades de las cuenta por pagar. Concepto.

Se puede decir que las cuentas por pagar son parte del pasivo, que representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo. A grandes rasgos, las cuentas por pagar se dividen en: Proveedores: Registrará los compromisos a favor de proveedores por adquisiciones de bienes o servicios. Retenciones: En esta subcuenta deberán registrarse las retenciones de impuesto sobre la renta, seguridad social, formación profesional, embargos judiciales, cuotas alimenticias y otras retenciones al personal. Dividendos: En esta subcuenta se registrarán los dividendos declarados, pendientes de pago. Otros: Se registrará el importe de otras Cuentas por Pagar, cuyos conceptos no encajen dentro de las subcuentas anteriores.

9

Importancia de las cuentas por pagar

La importancia de las cuentas por pagar se puede ver tanto del ámbito administrativo como financiero y el contable.

Administrativo: Desde este ámbito, la importancia tienen relación con los manuales administrativos ya que establecen políticas y procedimientos para el control interno en cuentas por pagar, es decir, desde el proceso de compras, luego la recepción de los materiales en el almacén, con la presentación de la factura por el proveedor a revisión y teniendo la evidencia de haber solicitado la mercancía o el servicio, se procederá al de pago. Financiero:

Se tiene que considerar que la importancia que tiene las cuentas por pagar dentro de la administración financiera, que consiste en el manejo del flujo de efectivo tratando de hacer buen uso del mismo ya que el abuso puede tener consecuencias graves. La idea general consiste en hacer efectivas las cuentas por cobrar tan pronto sea posible y diferir lo más que se pueda el pago de las cuentas por pagar, pero manteniendo el mismo tiempo la imagen de crédito de la organización con los proveedores. En la actualidad la mayor parte de las organizaciones de cierto tamaño utilizan técnicas sofisticadas para acelerar los cobros y controlan en forma estrecha los pagos. Así mismo, se tienen que evaluar las proporciones que deben existir de las otras fuentes de financiamiento, tanto operativas como financieras, que permita lo solvencia y liquidez de una empresa. Contable La adecuada contabilización de los pasivos, a través de las Normas de Información Financiera es fundamental, así como las provisiones para efectos de control dentro del proceso contable de egresos es necesaria para mostrar una situación confiable dentro de lo que es la deuda de una empresa a una fecha determinada. Fiscal Los requisitos fiscales son esenciales en la deducción de las cuentas por pagar, tanto en el plano del impuesto sobre la renta y del impuesto empresarial a tasa 10

única, como en el impacto al impuesto al valor agregado. Así mismo el efecto fiscal que tiene los pasivos se tiene que analizar con detenimiento para encontrar el adecuado nivel para el desembolso en materia de pago de impuestos.

Indudablemente existen varios motivos por los cuales revisar este tema como contador general o como especialista en cuentas por pagar, cuya función tiene que ser de asesor, tanto de forma interna como externa (en la relación con los proveedores de bienes y de servicios).

2.2. Índice de actividades del analista de cuentas por pagar. ANÁLISIS DE ACTIVIDADES POR PUESTO Datos. Nombre completo Luliana Juncos Pasten Área Contabilidad y Cuentas por Pagar No.

Puesto Analista de Cuentas por Pagar Jefe inmediato Gerente de cuentas por pagar

Actividad

Operación

Se recibe la valija, se verifica la relación que adjuntan o copia según sea el caso, se separa por fecha de pago y se les regresa su relación sellada o copia sellada como 1 acuse Recibir solicitudes de pago de acreedores y empleados 2 para programarse.

Recepción y envío de valija

Recepción de solicitudes

Revisar las solicitudes y su fecha de pago para su Administración de la documentación soporte 3 clasificación, archivo en su caso y revisión para su pago. Revisar los soportes de las solicitudes de pago (datos fiscales, firmas de autorización, centros de costos, forma Revisión de solicitudes 4 de pago) Contabilizar 5 Registro en SAP de las solicitudes de pago Una vez contabilizado se prepara la relación de pago a Preparar relación para tesorería 6 tesorería Una vez realizado los procesos anteriores se pasan lo Revisión validación y firma del pagos para su autorización (gerente de cuentas por gerente de cuentas por pagar 7 pagar) Se Genera relación y propuesta de pago con las Elaborar propuestas para solicitudes originales y sirve para cotejarlo contra lo tesorería 8 registrado en SAP Se revisa que no falta ninguna firma de autorización de Revisar que todas las solicitudes estén firmadas 9 los pagos que se están programando. Entrega de documentos y Entrega de documentos y relación de pagos a tesorería. relación de pagos a tesorería 10

11

Se envía correo a tesorería con la relación de pagos.

Se envía correo a tesorería

11 Recibir, revisar, contabilizar, Verificar que las cuentas por pagar de funcionarios y compensar, reembolsar y empleados no tengan saldo pendiente de comprobar, en comprobar todas las cuentas por su caso, solicitarlo o descontarlo vía nomina dependiendo pagar, según sea el caso. de la antigüedad del gasto. 12 Cierre Mensual Una vez compensadas las cuentas de gastos se archivan en carpetas por mes.

Archivar todas las comprobaciones de efectivo

13 Para alta de cuenta por pagar -entregan un formato de alta o modificación documentación que en el mismo se Recibir y dar de alta en sistema indique, para el caso de empleados deberán mandar un de acreedores y usuarios correo con Nombre, dirección RFC y forma de pago. 14

12

3.3. Manual de normas y procedimientos de cuentas por pagar de la empresa “Tools, S.A. de C.V.” OBJETIVO. Establecer los lineamientos metodológico para asegurar la correcta validación y registro de las cuentas por pagar, con la finalidad de establecer el manejo y control de dichos documentos, verificando que cumplan con las autorizaciones requeridas para cada caso, que no existan saldos pendientes y sean procesadas para su pago oportunamente.

UNIDADES QUE INTERVIENEN Departamento de cuentas por pagar Departamento de tesorería

DOCUMENTOS UTILIZADOS Solicitud de pago debidamente soportada Formato cuenta de gastos debidamente soportada Relación de pago

NORMAS 1. El departamento de cuentas por pagar es el responsable de administrar y controlar el proceso de los pasivos de la empresa. 2. Es responsabilidad del departamento de cuentas por pagar de informar a la dirección de finanzas la situación de las deudas adquiridas por la empresa 3. Cuentas por pagar no podrá realizar el proceso de pago sin la solicitud de pago autorizada por el gerente de cuentas por pagar en original y con los documentos obligatorios anexos. 4. El analista de cuentas por pagar realizará las gestiones de pago con el departamento de tesorería, de acuerdo a las políticas de la empresa. 5. El analista de cuentas por pagar realizará las liquidaciones de adeudos de acuerdo a las políticas de la empresa. 6.

El solicitante del pago es responsable de elaborar correctamente los formatos de solicitud de pago. Recabar lar firmas de autorización correspondientes. No 13

tener anticipos pendientes de comprobar tanto de funcionarios y empleados como de proveedores o acreedores. 7. El analista de cuentas por pagar es el encargado de verificar que las solicitudes estén autorizadas, que el solicitante no tenga anticipos pendientes de comprobar, validar y registrar correctamente las solicitudes de anticipo, comprobaciones, reembolsos, y gastos en general. 8. También el analista es quien canaliza las solicitudes al gerente de cuentas por pagar para su revisión y entrega la relación de pagos al área de tesorería en tiempo y forma.

14

ÍNDICE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR NACIONAL.

A. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS B. REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN O MODELO DE LA CUENTA POR PAGAR. C. CONTABILIZACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR D. PREPARACIÓN DE RELACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR PARA TESORERÍA E. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE ANTICIPO DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS O PROVEEDORES SEGÚN SEA EL CASO. F. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ALTA EN SISTEMA DE PROVEEDORES, ACREEDORES Y USUARIOS.

15

A. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES. RESPONSABLE Analista de cuentas por pagar 1.

En la recepción de documentos, las facturas que presenten los proveedores o los usuarios deben ser en original y copia, anexando copia del pedido, nota remisión y en su caso la nota de crédito.

2.

Deben incluir como anexos las copias de los documentos que acrediten la recepción del bien o servicio: nota de remisión con sello y/o firma de recibido del responsable de almacén o, en su caso, usuario si se trataran de acreedores que prestaron un servicio.

3.

Se realiza la solicitud de pago en el caso de proveedores de planta; si fuesen por prestación de servicios el usuario es el encargado de realizar la solicitud.

4.

Cuando se reciba valija (con varios acreedores) se verifica la relación que adjuntan o copia según sea el caso, se separan las solicitudes por orden de importancia, por fecha de pago y se les regresa su relación sellada o copia sellada como acuse.

5.

Se pasan las solicitudes a firma para autorización del gerente de cuentas por pagar y se programan para pago.

6.

Se elabora una relación de pagos anexando los comprobantes que después se pasara al departamento de tesorería quien realizará el pago.

7.

Después los documentos se regresan a cuentas por pagar para que realicen la aplicación del pago.

8.

Una vez registrado el pago los documentos se archivan por día y por banco.

16

B. REVISIÓN DE PAGAR.

DOCUMENTACIÓN

O

MODELO DE LA CUENTA POR

RESPONSABLE Analista de cuentas por pagar

Los datos que debe contener una factura son: a) Nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal, RFC de quien los expida. Se debe señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes.

b) Contener impreso el número de folio.

c) Lugar y fecha de expedición.

d) Clave del RFC de la persona a favor de quien se expida.

e) Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.

f) Valor unitario consignado en número e importe total señalado en número o en letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse desglosado por tasa de impuesto, en su caso.

g) Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

17

h) Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.

i) Vigencia de un plazo máximo de dos años, contados a partir de su fecha de impresión.

j) Señalar en forma expresa si el pago se hace en una exhibición.

18

Los datos que debe contener una factura electrónica adicionalmente son:

i)

Deberá contener las llaves y certificados, esto sirve para validar y corroborar que dichos elementos están vigentes y son seguros.

ii)

Deberá llevar un folio.

iii)

Como requisito también deberá llevar los datos del emisor y del receptor, estos datos deberán ser completos con su RFC, dirección fiscal, etc.

iv)

Por supuesto deberá llevar la cantidad del producto o servicios, descripción del producto o servicio, precio unitario, subtotal y total con su IVA desglosado.

v)

Cantidad en letras incluyendo el tipo de moneda.

vi)

Sello Digital, Cadena Original.

19

20

Los solicitantes de un pago, envían archivo con extensión XML para que el analista de cuentas por pagar verifique la estructura, el sello y cadena original de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) de sus gastos que vaya a comprobar o de solicitudes de proveedores y acreedores.

Por otra parte, los archivos que son CFD (Comprobantes Fiscales Digitales) se validan ingresando a una página creada por el área de sistemas de la empresa.

21

Se carga el archivo XML para su validación.

22

Indica resultado de validación si es una factura correcta o incorrecta.

Resultado de una factura correcta.

23

Resultado de una factura incorrecta

En estos casos el solicitante deberá contactar al proveedor quien le enviará el archivo correcto.

24

También se puede validar los CFD ingresando a la página del SAT (Servicio de Administración Tributaria), los pasos a seguir para validar su factura son los siguientes: Copiar el archivo adjunto del certificado a Mis documentos. Cargar el archivo directamente a la página en donde va a validar sus facturas. La siguiente es la dirección a la que se tiene que ingresar y cargar los archivos para validar las facturas: https://www.consulta.sat.gob.mx/SICOFI_WEB/ModuloECFD_Plus/ValidadorComp robantes/Validador.asp

Para validar los CFDI, el analista de cuentas por pagar tiene que ingresar al siguiente sitio: https://www.consulta.sat.gob.mx/sicofi_web/moduloECFD_plus/ValidadorCFDI/Vali dador%20cfdi.html

25

Se carga el archivo XML para su validación:

26

Resultado de validación:

Nota: los pasos de validación para CFD y CFDI son los mismos, la única diferencia es la página a la que se ingresa.

27

También existen facturas con código de barras bidimensional, las cuales deben tener los siguientes requisitos: 1) Nombre, denominación o razón social del emisor, 2) Clave del Registro Federal de Contribuyentes del emisor, 3) Domicilio fiscal de quien los expida, 4) Lugar y fecha de expedición, 5) Clave del Registro Federal de Contribuyente de la persona a favor de quien se expida, 6) Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen, 7) Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, 8) Monto de los impuestos que deban trasladarse, en su caso, desglosados por tasas, 9) Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. De acuerdo a la 1ª RMRMF para 2010 (Regla I 2.23.2.1), 10) El CBB proporcionado por el SAT al contribuyente al momento de la asignación de los folios, mismo que deberá reproducirse con un mínimo 200/200 dpi en un área de impresión no menor a 2.75 cm. por 2.75 cm, 11) El número de aprobación del folio asignado por SICOFI, 12) El número de folio asignado por el SAT y en su caso la serie, 13) La leyenda “La reproducción apócrifa de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales”, misma que deberá ser impresa con letra no menor de 5 puntos, 14) Vigencia, la cual será de dos años contados a partir de la fecha de aprobación de la asignación de folios, 15) Señalar en forma expresa si el pago se hace en una exhibición. (Art. 29 CFF, 32 LIVA), 16) En el caso de personas físicas que tributen conforme al Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales, así como en el Régimen Intermedio; 28

además, debe imprimir la leyenda “Efectos fiscales al pago” de conformidad con lo señalado en la fracción III del Art.133 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Una vez validadas la facturas impresas, CFD, CFDI y facturas con código bidimensional se procede a su contabilización, para que a la postre se programe su pago.

29

Así mismo de acuerdo a la política de la empresa, el solicitante elabora los formatos de solicitud de pago, reembolso o comprobación según sea el caso, en el que debe indicar: Fecha de solicitud No. de acreedor en SAP Nombre completo Importe solicitado en número y letra (en dólares o pesos) Forma de pago (transferencia o cheque) En caso de transferencia número de cuenta (en dólares o pesos) Concepto o motivo del gasto Alguna observación especial Centro de costos

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TOOLS FECHA

DE

DATOS No.

DE

E X P ID ASE

A

DATOS

DEL

IM P O R TE

A

FORMA

FECHA

DE

12-nov-11

PAGO:

ACREEDOR:

AC R E E D O R

IM P O R TE

10-nov-11

SOLICITUD :

DEL

TOOLS SA DE CV 0

716785

SAP :

F AVO R

DE:

CIA. SHERWIN WILLIAMS, SA DE CV

PAGO: $

P AG AR :

EN

L E TR A:

DE

PAGO:

23,000.00

MENOS COMISION: $

5.22

T O T A L:

$

22,994.78

(VEINTIDOSMIL NOVECIENTOS NOVENTA Y CUATRO PESOS 78/100MN )

TRANSFERENCIA

BANCO:

BANAMEX

02187382788 .

CUENTA:

.

.

.

CLABE : 002180021873827883

0.00%

P O R C E N T A J E :

CARGAR

0

A:

C O N T A B I L I Z A C I O N: DOCUMENTO . . . . . . . . . .

C. C. . . . . . . . . . .

CONCEPTO

CUENTA

. 0 . . . . . . . .

DEBE

. . . . . . . . . .

HABER .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

C O N C E P T O: FACT 113 COMPRA DE PINTURA PARA CORPORATIVO -

O B S E R V A C I O N E S: -

REVISION DE PASIVOS



APLICACIÓN DE DESCUENTOS

_



REQUISITOS FISCALES



_

0

0

0

CONTADOR DE

JEFATURA DE

SOLICITO

Vo. Bo.

AUTORIZO

CUENTAS X PAGAR

CUENTAS POR PAGAR

31

32

En el caso reembolsos o viáticos, el Solicitante elabora el formato de cuenta de gastos, en el que indica los siguientes datos: Moneda (en dólares o pesos) Período Número de SAP Área a la que pertenece Nombre completo Indicar en el cuadro correspondiente que se trata de comprobación de gastos o de reembolso. De acuerdo al concepto del gasto indica el importe, subtotal e IVA. Describir el propósito o motivo del gasto. Indicar el monto a rembolsar Detallar los gastos por concepto (hospedaje, alimentos, taxis, etc.) Indica el centro de costos

33

NOTA SI TIENES

IM PORTANTE

SALDO A TU FAVOR , SOLAMENTE DA UN CLICK EN LA PESTAÑA DE SOLICITUD TRUPER, MANDALA IMPRIMIR Y ESTARA LISTA PARA SU AUTORIZACION Y PAGO

CUENTA

DE

GASTOS

TOOLS , S. A. DE C. V.

TOOLS DOCUMENTO: AL:

NUMERO S AP: N O M B R E:

SI SON PESOS DEJE EN BLANCO, SI SON DOLARES ANOTE USD

MONEDA:

PERIODO DEL:

EN CASO DE QUE EL REEMBOLSO SEA POR OTRA EMPRESA SE TENDRA QUE CAMBIAR AQUÍ ESTA RAZON SOCIAL MANUALMENTE

-

DEPARTAMENTO: INTRODUZCA UN DATO VALIDO

MARCA CON UNA X EN EL CUADRO QUE CORRESPONDA

REEMBOLSO DE GASTOS

AMEX CORPORATIVO

COMPROBACION DE GASTOS

C ONC E PTO

IM PORTE

IVA

TOTAL

SE DESGLOSARA EL IVA UNICA Y EXCLUSIVAMENTE SI VIENE POR SEPARADO EN LA FACTURA 0.00

HOSPEDA JE A LIMENTOS

0.00

GA SOLINA

0.00

TA XIS

0.00

PA PELERIA

0.00

CA SETA S

0.00

ESTA CIONA MIENTO

0.00

KILOMETRA JE

0.00

OTROS: 0.00 0.00 0.00 0.00

T O T A L E S PROPOS ITO DEL GAS TO: -

$

-

$

-

$

-

ES NECESARIO QUE ANOTE EL CONCEPTO QUE DIO ORIGEN AL GASTO

-

. ELABORA

PAGO EN EFECTIVO

$

-

ANTICIPO DE GAS TOS

$

-

S ALDO A FAVOR DE LA COMPAÑIA

$

-

S ALDO A MI FAVOR

$

-

.

ANOTA EL NOMBRE AQUÍ, NO SOBRE LAVo. Bo. LINEA

ANOTA EL NOMBRE AQUÍ, NO SOBRE LA LINEA

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.

AUTORIZACION

ANOTA EL NOMBRE AQUÍ, NO SOBRE LA LINEA

Según sea el caso, el solicitante realiza los formatos de pago, reembolso, y comprobación con su respectiva documentación para recabar la firma de su Gerente y/o Director de área. Posteriormente, el solicitante entrega o envía los formatos al área de cuentas por pagar para que sean revisados y procesados. El analista sella de recibido el acuse y lo regresa al solicitante como evidencia. Aquellos que recibe por valija, regresa el acuse por la misma vía. En el caso de reembolsos y anticipos se verifica que el solicitante no tenga saldos pendientes de comprobar; en caso de existir se le avisa por teléfono o correo electrónico que debe comprobar su saldo. Finalmente, el analista de cuentas por pagar valida la solicitud y los datos del solicitante: nombre, No. SAP, que el centro de costos asignado sea correcto y que la solicitud esté debidamente autorizada.

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C. CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA POR PAGAR

RESPONSABLE Analista de cuentas por pagar 1 Registro de Anticipos. Cuando se realiza el registro contable de una solicitud de anticipo en el sistema SAP, se busca el No. de SAP, se indica fecha de registro así como la referencia (concepto del gasto) y el importe del anticipo, el registro contable queda de la siguiente forma:

|

Texto breve cuenta

1601 FIDEL PALACIO ROBLES 102107 Bancomer Gpo Comp.Ch

D

H

1,500.00 1,500.00

36

Texto ANTICIPO P/SUPERVISION TDAS EXCLUSIVAS Y AUTOSERVICIOS Y LOCA

2 Comprobación de anticipos. Una vez que la comprobación de los gastos es correcta, se realiza su registro contable en el sistema SAP, confirmamos el No. de SAP del usuario, se realiza el registro de los comprobantes (facturas), indicando la fecha de registro y el concepto del gasto, en la cuenta que corresponda. Registra el saldo a cargo o a favor.

Anticipo |

Texto breve cuenta

1601 FIDEL PALACIO ROBLES 102107 Bancomer Gpo Comp.Ch

D

H

Texto SUPERVISION TIENDAS EXCLUSIVAS Y AUTOSERVICIOS Y LOCALES

1,500.00 1,500.00

Comprobación Cuenta Texto breve cuenta

D

H

1601 FIDEL PALACIO ROBLES

C. costo

1,502.50

600262 Gastos de Viaje

715.52

CMER150

600262 Gastos de Viaje

304.74

CMER150

600280 No Deducibles

107.00

CMER150

600262 Gastos de Viaje

200.00

CMER150

600262 Gastos de Viaje 118008 IVA Acreditable 16%

12.00 163.24

CMER150

37

Texto COMPROB.DE GTOS/ ARMADO DE TIENDA HD ACAPULCO 2 Y APOYO HD CUE COMPROB.DE GTOS /CASETAS / ARMADO DE TIENDA HD ACAPULCO 2 Y APOYO COMPROB.DE GTOS / ALIMENTOS / ARMADO DE TIENDA HD ACAPULCO 2 Y APOY COMPROB.DE GTOS /ESTACIONAMIENTO / ARMADO DE TIENDA HD ACAPULCO 2 COMPROB.DE GTOS / HOSPEDAJE / ARMADO DE TIENDA HD ACAPULCO 2 Y APOY COMPROB.DE GTOS / ISH HOSP / ARMADO DE TIENDA HD ACAPULCO 2 Y APOYO

38

39

3 Registro de Reembolsos. Una vez que los comprobantes sean validados para un reembolso se realiza el registro contable en el sistema SAP.

Cuenta Texto breve cuenta

D

H

FIDEL PALACIO 1601 ROBLES

600262 Gastos de Viaje

600262 Gastos de Viaje

600280 No Deducibles

600262 Gastos de Viaje

600262 Gastos de Viaje 118008 IVA Acreditable 16%

1,515.52

C.costo Texto REEM DE GTOS/ ARMADO DE TIENDA HD ACAPULCO 2 Y APOYO HD CUE 3,210.50 REEM DE GTOS /CASETAS / ARMADO DE TIENDA HD CMER150 ACAPULCO 2 Y APOYO REEM DE GTOS / ALIMENTOS / ARMADO DE TIENDA HD CMER150 ACAPULCO 2 Y APOY REEM DE GTOS /ESTACIONAMIENTO / ARMADO CMER150 DE TIENDA HD ACAPULCO 2

754.74

101

REEM DE GTOS / HOSPEDAJE / ARMADO DE TIENDA HD CMER150 ACAPULCO 2 Y APOY REEM DE GTOS / ISH HOSP / ARMADO DE TIENDA HD CMER150 ACAPULCO 2 Y APOYO

400

12 427.24

40

41

42

4 Registro de proveedores y acreedores. Se revisan las facturas, la solicitud de pago y los documentos soportes de ese gasto (sello de almacén, orden de compra etc.) que estén correctos según sea el caso, se realiza el registro contable en el sistema SAP, se confirma el No. de SAP del Proveedor o Acreedor, se realiza el registro los comprobantes (facturas), indicando la fecha de registro, el concepto del gasto, No. de factura y estos se registran en la cuenta que corresponda.

43

TOOLS FECHA

DE

DATOS No.

DE

A

DE

12-nov-11

PAGO:

716785

S AP :

F AVO R

DE:

DATOS

DEL

IM P O R TE

A

IM P O R TE

EN

L E TR A:

DE

PAGO:

FORMA

FECHA

ACREEDOR:

AC R E E D O R

E X P ID AS E

10-nov-11

SOLICITUD :

DEL

TOOLS SA DE CV 0

CIA. SHERWIN WILLIAMS, SA DE CV

PAGO: $

P AG AR :

23,000.00

MENOS COMISION: $

5.22

T O T A L:

$

22,994.78

(VEINTIDOSMIL NOVECIENTOS NOVENTA Y CUATRO PESOS 78/100MN )

TRANSFERENCIA

BANCO:

BANAMEX

02187382788 .

CUENTA:

.

.

.

CLABE : 002180021873827883

0.00%

P O R C E N T A J E :

CARGAR

0

A:

C O N T A B I L I Z A C I O N: DOCUMENTO . . . . . . . . . .

C. C. . . . . . . . . . .

CONCEPTO

CUENTA

. 0 . . . . . . . .

DEBE

. . . . . . . . . .

HABER .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

C O N C E P T O: FACT 113 COMPRA DE PINTURA PARA CORPORATIVO -

O B S E R V A C I O N E S: -

REVISION DE PASIVOS



APLICACIÓN DE DESCUENTOS

_



REQUISITOS FISCALES



_

0

0

0

CONTADOR DE

JEFATURA DE

SOLICITO

Vo. Bo.

AUTORIZO

CUENTAS X PAGAR

CUENTAS POR PAGAR

44

45

Texto breve cuenta SHERWIN WILLIAMS SA DE CV 715382

Cuenta

600220 Mtto de edificio IVA Acreditable 118002 16%

D

H

525

C.costo

Asignación Texto FAC 503 PINTURA P / OFICINAS DE /PLANTA 609 FAC 503 FAC 503 PINTURA P / OFICINAS DE /PLANTA CMER135 FAC 503

84

FAC 503

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D. PREPARACIÓN DE LA RELACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR TESORERÍA

PARA

RESPONSABLE Analista de Cuentas por Pagar 1. Se relaciona las solicitudes de pago de acuerdo a su forma de pago (Cheques, banco y transferencia - pesos o dólares) y se pasan junto con los formatos al gerente de cuentas por pagar para su revisión y aprobación.

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Gerente de cuentas por pagar 2. Verifica que la relación y pagos, estén correctos, los firma y regresa al analista de cuentas por pagar; en caso contrario hace las observaciones correspondientes.

Analista de cuentas por pagar 3. Realiza la integración de los pagos de acuerdo a la relación y los entrega al área de tesorería. Tesorería 4. Tesorería recibe la relación y sus soportes para su pago, verificando que los formatos indicados en la relación estén físicamente anexados, y posteriormente procesa los pagos.

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E. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE ANTICIPO DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS O PROVEEDORES, SEGÚN SEA EL CASO.

RESPONSABLE Analista de cuentas por pagar 1. Una vez que la comprobación de los gastos es correcta, realiza el registro contable de los gastos en el sistema SAP. 2. Hecho el registro de los gastos, se hace la compensación contra el anticipo.

3. Por último se archiva físicamente la comprobación de los gastos para cualquier aclaración posterior.

49

F. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y PROVEEDORES, ACREEDORES Y USUARIOS.

ALTA EN SISTEMA DE

RESPONSABLE Analista de cuentas por pagar 1. El solicitante elabora el formato de alta o modificación de proveedores y acreedores, con los datos correctos, según sea el caso.

50

2. El solicitante envía su solicitud y documentación al área de cuentas por pagar para que le asigne un número en el sistema SAP con los datos de la documentación.

3. Una vez asignado el número de SAP se entrega a Tesorería para que de acuerdo a la solicitud y documentos del proveedor, registre los datos bancarios en el sistema SAP, en caso de cheque, el analista de cuentas por pagar indica en el sistema la forma de pago cheque.

4. Cuando tesorería termina el registro de los datos bancarios, informa al analista de cuentas por pagar y entrega la documentación del proveedor. 5. El analista de cuentas por pagar recibe documentos y revisa en el SAP que los datos del proveedor estén correctos.

51

6. Registra los datos del proveedor en un archivo donde los concentra y posteriormente entrega la documentación al área de archivo para que sean resguardados.

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ANÁLISIS Y DISCUSIÓN

Para empezar con este análisis es importante mencionar que como estudiante de la carrera los profesores de la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán nos dieron en la parte teórica muchos de los conceptos que nos ayudaron a comprender mejor la mecánica de trabajo en el área de cuentas por pagar. La contabilidad es una necesidad para una pequeña empresa o una compañía grande, ninguna empresa va a operar de manera eficaz sin un adecuado registro contable que maneje las finanzas de la empresa. Cada empresa requiere la gestión de cuentas a fin de recibir de manera efectiva y remitir el dinero. El departamento de cuentas por pagar, determina lo que es pagadero para una empresa, revisan que las funciones a las que la compañía deba someterse con el fin de mantener una gestión de cuentas apropiada y mantener su negocio funcionando con eficacia. Muchas empresas cuentan con sistemas automatizados que facilitan al contador el llevar registro de lo que debe y cuándo son los vencimientos El objetivo de las cuentas por pagar en cualquier negocio es crear un equilibrio entre el dinero que le ingresa y el dinero que tiene que salir con un flujo de efectivo, que permita asegurar que todas las facturas se paguen en forma oportuna, con precisión y eficiencia, ya que una mala gestión de las cuentas por pagar da como consecuencia impagos, morosidad en los pagos e incluso una pérdida de confianza entre dos empresas. Cualquier pérdida en un negocio, ya sea tangible o no, no es bueno para el equilibrio y las finanzas de la empresa. Esta es una de las áreas más importantes de una organización ya que su calidad recae en la búsqueda de financiamiento comercial con proveedores, definiendo su posición competitiva como empresa, es decir, si está en expansión, fortalecida, etcétera. Si la gestión de las cuentas por pagar está sobre una base consistente y correcta, la empresa va a operar más dócilmente y ahorrara tiempo y dinero en el largo plazo. Las estrategias de la administración dependerán de: a) Mantener contratos de suministros con proveedores. b) Buscar la integración vertical de la empresa, es decir, la incorporación de socios estratégicos integrados en la cadena productiva. c) Considerar la talla y posición de los proveedores, pues a partir de este dato se derivarán estrategias como buscar nuevas fuentes de suministro, en caso que éste dependa de sólo algunos proveedores nacionales o foráneos, y encontrar suministros complementarios o sustitutos para establecer acciones que en caso de que se presente escasez de insumos 53

se pueda contar con otras alternativas que puede mantener los niveles de producción sin esos insumos. d) Buscar una posición proveedora más fuerte, ya que de ello dependerán las condiciones comerciales de:

Plazos de pago. Condiciones de entrega y contra recibo. Política de devoluciones, descuentos y rebajas. Vulnerabilidad del precio de los insumos.

En diversos sectores los insumos tienen una dependencia muy fuerte de condiciones climáticas, explotación del bien y de la fluctuación de precios. Aunque estos factores los analiza el área financiera, muchas veces se requiere la opinión experta de las áreas de compras y cuentas por pagar, para conocer mejor las perspectivas de mercado. También se debe considerar dentro de este análisis, la importancia del control de las cuentas por pagar, es decir, desde la autorización de los gastos, que es cuando se toma las decisiones acerca de los compromisos que el negocio va a asumir y los desembolsos que va a hacer, hasta la verificación del proceso para asegurar que se efectúen solo los desembolsos autorizados y que estos estén de acuerdo a las políticas y procedimientos de la empresa. En una empresa grande los procedimientos generalmente ya están formalizados, con su respectiva delegación de autoridad, y que puedan aprobar qué niveles de compromisos o desembolsos y documentos deben aprobarse como son órdenes de compra, la misma celebración de contratos que comprometan a la empresa con una obligación ya sea con un proveedor o contratista. En una empresa pequeña la responsabilidad recae en una sola persona que puede ser el dueño, y puede que su proceso sea formal o informal y que esté basado solo en la confianza. Sea cual sea el caso, independientemente de si sea por escrito o no, debe haber claro entendimiento de quien puede aprobar qué cosa y no sólo saber gestionar adecuadamente al negocio sino también mantener buenas relaciones con los proveedores, contratistas y otros terceros.

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RECOMENDACIONES

Considero que para una buena gestión de las cuentas por pagar es importante clasificar estas en base a sus fechas de vencimiento, montos, líneas de negocios y tipos de acreedor como nacional, extranjero u otros. El nivel y organización de las cuentas por pagar muestran las modelos comerciales y estilo de gerencia, hábitos y valores, la forma de conocer esto es realizando un análisis de la importancia relativa de los acreedores de acuerdo a su significación en las fuentes de financiamiento y en los costos. Cruzar esa información con sus montos y fechas de vencimiento nos ayudará a establecer los niveles de prioridades y la estrategia de negociación respectiva. Las cuentas por pagar son una obligación en el balance general y en caso de generarse costos financieros por retrasos en los pagos, estos aparecen en los gastos financieros en el estado de ganancias y pérdidas, afectando a la empresa. El crédito es una herramienta poderosa siempre y cuando la organización esté en condiciones de manejarla responsablemente, cuando el crédito se utiliza de manera inadecuada, puede conducir a una deuda inmanejable.

Recomendaciones Tener al día los registros de cuentas por pagar nos permitirá evaluar y precisar la dificultad y la magnitud de las mismas. La elaboración de un análisis nos ayudará a identificar si las dificultades son en una en cuenta por pagar particular o en varias de ellas y sacar conclusiones para las negociaciones pertinentes, como por ejemplo en cuentas por pagar en moneda extranjera, proveedores, hipotecas, pasivos laborales y otros créditos no financieros. También la idea de solicitar apoyo financiero como apalancamiento permitirá acceder a mayores recursos que se convertirían en mejores niveles de ventas y/o menores costos; siempre y cuando sea bien gestionado. Realizar un informe sobre las cuentas que se han dejado de pagar y sus causas. Este informe debe complementarse con los datos de pagos que deban hacerse por concepto de nóminas, impuestos, honorarios y otros para que de esta manera se tenga un programa de pagos y se conozcan las necesidades de efectivo. Para llevar un buen control de las cuentas por pagar se deben considerar dos procesos fundamentales que son la autorización y la verificación. 55

Se debe crear conciencia de la importancia de tomar las decisiones acerca de los compromisos que el negocio va asumir y los desembolsos que va hacer antes de autorizar un gasto. Crear una cultura en los departamentos de comprender la importancia de las cuentas por pagar, para asegurar que se efectúen solamente los desembolsos autorizados y que estos se hagan de acuerdo a los términos y condiciones acordados. Entender la importancia de los controles de las cuentas por pagar nos va a servir para salvaguardar los bienes y recursos de la empresa y contribuir a una operación eficaz y eficiente.

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CONCLUSIONES

Se concluye con esta memoria que la contabilidad es un proceso, que tiene el control sobre las transacciones de la empresa y permite el buen cumplimiento de la misma. Que las cuentas por pagar representan pasivos y que estos son deudas que constituyen la mayor fuente de fondos de las empresas. Esto sucede así ya que en la mayoría de las economías se emplea el sistema de crédito automático, por el cual el proveedor entrega la mercancía y espera su pago entre 30 y 60 días. Estas surgen de la compra de mercancías o servicios a crédito (a plazo) llamándoles acreedor, la forma en la cual está representada una deuda, cuando se obtiene dinero en préstamos, es registrado en una cuenta llamada documentos por pagar. Que las compras representan desembolsos hechos por el negocio para adquirir activos tangibles o intangibles para ser revendido por lo que los pasivos a corto plazo, constituidos por la cuentas por pagar, son una forma de financiamiento espontaneo. La principal razón de llevar un buen control de las cuentas por pagar es saber exactamente a quienes debemos porque de lo contrario podríamos ser engañados por cualquier persona. Esto suele ocurrir con las empresas, cuando no hay mantenimiento en los registros o es mucho el volumen de las operaciones que se vuelve extremadamente difícil controlar las cosas. Las empresas deben analizar sus políticas y procedimientos para que estas deban ser estrictas con la puntualidad de pagar las cuentas, en este caso se convertirá en una fuente espontánea de financiamiento, que variará con el ciclo de producción de manera automática y nos beneficiará con fondos con un coste de financiación casi nulo y que consideraren además que no es muy recomendable “estirar” las cuentas por pagar, ello implica pagar fuera del plazo de vencimiento y puede acarrear una pérdida de la habilidad de la empresa para obtener crédito a futuro, en cuanto se pierde la relación favorable de cumplimiento crediticio con el proveedor. También concluimos con esta memoria que la licenciatura de contaduría tiene una gran variedad de conocimientos que se obtienen en la carrera, lo cual permite que se le facilita encajar perfectamente en tareas internas o externas de cualquier empresa, en mi caso el de realizar control interno y de gestión en el 57

área de cuentas por pagar. La profesión da al estudiante una formación introductoria a las grandes áreas que conforman la futura labor profesional del Licenciado en Contaduría que está apoyada en las Ciencias Sociales como en la Economía, las Humanísticas, la Contable, la Administración y las Ciencias Jurídicas que le abren la perspectiva para adentrarse en el campo laboral, facilitando trabajar en forma independiente o bajo relación de dependencia con absoluta seguridad y particular destreza. El presente trabajo me permitió apreciar el desarrollo profesional, que he llevado a lo largo de los años esto es tanto de conocimientos, aptitudes y habilidades en el diseño y evaluación de las funciones de planeamiento, coordinación y control en las empresas, en la definición de misiones, objetivos y políticas de las organizaciones, siguiendo una metodología adecuada para la toma de decisiones e incorporando valores éticos al cumplimiento de las responsabilidades sociales, el lograr los objetivos de la organización, en la preparación y administración de sistemas de control para una buena gestión de las cuentas por pagar.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

LIBROS

1. Anzures, Máximo (2000). Contabilidad General, Impresos Nacionales, S. A. de C.V. México, D. F. 2. Guajardo, Gerardo (1996). Contabilidad Financiera, 2ª. edición, México, Editorial Mc Graw Hill.

DIRECCIONES DE INTERNET

1. www.sat.gob.mx

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