UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO

FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN

La Administración de Cuentas por Cobrar en una empresa que comercializa tubería y accesorios de acero inoxidable para las industrias Alimentaría y Farmacéutica.

TRABAJO PROFESIONAL

QUE PARA OBTENER EL TITULO DE:

LICENCIADA EN ADMINISTRACION PRESENTA: ADRIANA MORALES OROZCO

ASESOR: L.C. ROLANDO SÁNCHEZ PELÁEZ

CUAUTITLAN IZCALLI, EDO. DE MÉX.

2012

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

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CAPÍTULO 1 DESEMPEÑO PROFESIONAL

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1.1 Coca Cola FEMSA

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1.2 Despacho Mexía Ungsson Guerrero Lobera & Asociados S.C.

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1.3 Trabajo Actual

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CAPÍTULO 2 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

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2.1 Antecedentes

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2.2 Ubicación

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2.3 Misión

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2.4 Visión

26

2.5 Objetivo

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2.6 Organigrama

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2.7 Tipos de Acero

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2.8 Productos y Servicios

29

2.9 Proveedores

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2.10 Procesos Productivos y de Calidad

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2.11 Clientes

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CAPÍTULO 3 MARCO TEÓRICO

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ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR 3.1 Definición de Administración

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3.2 Concepto de Administración

42

3.3 Características de la Administración

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3.4 Proceso Administrativo

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3.5 Concepto de Finanzas

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3.6 Concepto de Administración Financiera

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3.7 Concepto de Cuentas por Cobrar

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3.8 El Crédito

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3.8.1 Políticas de Crédito

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3.8.2 Planeación de la Investigación de Crédito

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3.8.3 Análisis de Crédito

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3.8.4 Línea de Crédito y sus Condiciones

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3.8.5 Riesgo de Crédito

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3.9 Cobranza

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3.10 Vigilancia sobre los Saldos Pendientes de Cobro

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3.10.1 Inversión de las Cuentas por Cobrar

69

3.10.2 Rotación de Cuentas por Cobrar

69

3.11 Efectividad de las cuentas por cobrar.

70

3.12 Financiamientos con Cuentas por Cobrar

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CAPÍTULO 4 COMO SE HACEN REALMENTE LAS COSAS

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4.1 Otorgamiento de un Crédito

74

4.2 Cobranza

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CAPÍTULO 5 ANÁLISIS Y DISCUSIÓN

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CAPÍTULO 6 RECOMENDACIONES

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CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

Las Cuentas por Cobrar representan una inversión considerable que se determina a través del volumen de ventas a crédito esta inversión se considera como propiedades de un negocio, el dinero, las mercancías y las cuentas por cobrar a los clientes están ligados en una secuencia, ya que el dinero se transforma en mercancías y éstas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se convierten en dinero, iniciándose así un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las actividades de una empresa. En cada una de estas transformaciones se opera tanto una recuperación de capital invertido, como un resultado que puede ser una utilidad o una pérdida.

La conversión de las mercancías en cuentas por cobrar, cuyo importe debe ser proporcional a los demás elementos financieros que concurran en una empresa deberán recuperarse en un plazo normal de crédito que la misma empresa conceda y que debe estar acorde con el que ordinariamente concede la mayoría de los negocios. Puede suceder un desequilibrio financiero en la empresa si el importe de la inversión en clientes no guarda la debida proporción con los otros elementos financieros ya que si no esto podría significar una deficiencia y toda deficiencia produce un desperdicio y este produce una reducción en las utilidades.

Para ello es necesario contar con una política de crédito, la cual va a ser la pauta para determinar si se debe conceder éste a un cliente y que monto. La empresa no debe solo de ocuparse de los estándares de crédito, deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito.

La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la administración exitosa de las cuentas por cobrar. Las condiciones de crédito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa.

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El presente trabajo se desarrolla en 6 capítulos, en los cuales se plasma el papel que juega la Administración de las cuentas por cobrar en la empresa Pierre Harry, S.A. de C.V..

En el primer capítulo se hace referencia a mi desarrollo profesional, en que lugar comencé mi vida laborar y que funciones desempeñaba.

El segundo capítulo habla de las generalidades de la empresa haciendo mención de sus antecedentes, misión, visión, productos y servicios que ofrece, los proveedores que abastecen sus necesidades y los clientes a los que atiende principalmente.

En el tercer capítulo se desarrolla el marco teórico de las cuentas por cobrar, mencionado conceptos, políticas, proceso de análisis de información, y las medidas de cobranza en las que la empresa se puede apoyar.

El capítulo cuatro nos habla de cómo se hacen realmente las cosas, los procedimientos que ocupa la empresa para el desarrollo de sus actividades, reflejando las carencias administrativas que existen.

En el capítulo 5 se hace un análisis de lo que se hace con el cómo se debería hacer, para mostrar las áreas de oportunidad que tiene la empresa.

Finalmente en el capítulo 6 se hacen recomendaciones que podrían ayudar a convertir las áreas de oportunidad en fortalezas, para así filtrar a los clientes morosos de los buenos, otorgar créditos lo mas acertadamente, viéndose esto reflejado en la liquidez de la empresa.

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CAPÍTULO 1 DESEMPEÑO PROFESIONAL

La Administración de Cuentas por Cobrar en una empresa que comercializa tubería y accesorios de acero inoxidable para las industrias Alimentaria y Farmacéutica.

CAPÍTULO 1. DESEMPEÑO PROFESIONAL

Mi primer trabajo lo desempeñé como Becario de Administración en la empresa Coca Cola FEMSA en Planta Cuautitlán, mientras cursaba el 7° Semestre de la Carrera de Administración, decidí empezar a trabajar para ir obteniendo experiencia laboral.

Así que empecé a buscar vacantes en las cuales yo pudiera cubrir el perfil que deseaban las empresas, durante mi búsqueda pude darme cuenta que no iba a ser tan fácil, pues había muy pocas vacantes en las que yo cumplía con los requisitos al 100% y reconocí que empecé muy tarde a buscar trabajo, debí haber empezado al inicio de mi carrera, pero pues en ese momento ya no podía hacer nada pues el tiempo ya había pasado ahora me debía enfocar en el presente y no lamentarme por lo que no había hecho. Recuerdo que revisaba las bolsas de trabajo cada tercer día para ver que había de “nuevo”. A pesar de que eran pocas las vacantes en las que yo cumplía con los requisitos solicitados, debo decir que yo enviaba mi Currículum en todas, pues siempre pensé que no había nada que perder y tal vez en una de esas me llamarían para concertar alguna entrevista.

Y así fue, finalmente después de enviar muchos curriculum así como de ir a entrevistas, un día me llamaron de Coca cola FEMSA para una entrevista con el área de Recursos Humanos, yo ya no recordaba que hubiera mandado el Curriculum Vitae sin embargo cuando recibí la llamada me emocioné demasiado pues Coca Cola FEMSA estaba interesada en tener una entrevistar conmigo para una de sus vacantes, fue la mejor noticia que recibí en ese tiempo. Sin pensarlo dos veces accedí, por fin llegó el día de la entrevista, yo estaba muy nerviosa,

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pero segura de mi misma, pues ya la señorita que me llamo me dijo que la vacante era de Becario y pues para mí esa oportunidad era perfecta.

Primero me entrevisté con la responsable de Recursos Humanos, la entrevista fue como todas, me hizo las preguntas de rigor, ¿Qué estudias? ¿Por qué estudias esa carrera? ¿A qué te dedicas?, ¿Cuáles son tus metas a largo plazo? y demás. Estaba muy nerviosa por la empresa de la que se trataba, además que yo quería dar una buena imagen y demostrar que era la persona indicada para la vacante que necesitaban cubrir.

La entrevista duro máximo 30 minutos, cuando terminó la Licenciada cuyo nombre es Rosario, me indicó que cubría el perfil que necesitaba, sin embargo debía entrevistarme con la persona responsable del área Administrativa; en ese momento esta persona no estaba disponible, por lo que tuvimos que agendar otro día dicha entrevista.

Nuevamente llegó el día de la segunda entrevista, estaba yo muy nerviosa, sin embargo estaba muy animada ya que en la primer entrevista me dijeron que cubría el perfil, lo cual indicaba que tenia la posibilidad de ser la seleccionada.

La responsable del área era la Licenciada Myriam Vélez su cargo era el de Gerente. Por fin empezó la entrevista con ella, empezó con las mismas preguntas que la de Recursos Humanos, y después me hizo otras más, durante la entrevista me platicó sobre las actividades a realizar y sobre la vacante, ésta era por un proyecto que estaba desarrollando el corporativo. Al término de la entrevista me dijo que yo cubría el perfil por lo que indicaría a recursos humanos que iniciaran el proceso de contratación para mí.

Esas palabras fueron las mejores durante todo ese proceso, pues ya era un hecho, estaba adentro de Coca Cola FEMSA.

Y así fue como empecé mi experiencia laboral.

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1.1 Coca Cola FEMSA.

Ingreso: Diciembre de 2004. Puesto: Becaria de Administración. Salida: Diciembre de 2005.

Mis primeras actividades fueron apoyando a las personas del área Administrativa, Cuentas por pagar, Contabilidad, Costos, Compras, Auditoría. Yo me encargaba de archivar documentos, tomaba facturas a revisión y las registraba en el sistema, sacaba copias; recuerdo que tuve que organizar las carpetas que resguardaba el área, como era facturación, documentos de permisos y trámites, etcétera. Esa parte era tediosa pero aun así la hacia con mucho gusto pues el hecho de ser parte de esa empresa me animaba bastante.

El sistema que Coca Cola FEMSA utiliza para administrar sus procesos, es el SAP (System Administration Bussines).

Cada mes había una junta con todas las áreas de la planta, se le denominada “Junta de Resultados” en ella se mostraban los logros obtenidos durante el mes, así como las necesidades, que habían surgido y como se habían resuelto y lo que faltaba por hacer. Para esta junta cada área llevaba a cabo una encuesta que se realizaba hacia las demás áreas para saber la calidad de servicio que se brindaba entre las áreas, creo que es una actividad importante que se debe realizar en las organizaciones, pues la retroalimentación es una herramienta importante y de gran ayuda para el mejoramiento de las actividades y desarrollo de la organización.

Otra actividad que me gustaba mucho, eran las comidas de integración, estas también se llevaban a cabo cada mes, y solo era por área, la finalidad era la integración del personal que conformaba cada una de las áreas, y de esta manera poder conocernos fuera del ambiente laboral. También considero que es una práctica importante ya que de esta manera, el personal se conoce en un ambiente

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más relajado y el responsable del área tiene un acercamiento más humano con su equipo, lo cual es importante para el buen desarrollo del equipo.

Después de tres meses me asignaron de lleno al Departamento de Compras, el encargado era el Licenciado César Marín, él me motivo mucho durante mi estancia pues siempre me decía que había que ser positivo en todo lo que hace uno, hacerlo con gusto y sobre todo aprovechar todas y cada una de las oportunidades que se nos presentan, también recuerdo que me decía que a pesar de que las circunstancias que nos rodean a veces no son las que uno espera, debemos enfrentarlas de la mejor manera, y con una buena actitud pues solo así podremos salir victoriosos de ellas.

Con él las actividades que desempeñaba era recibir cotizaciones de parte de los proveedores, solicitar el material por decirlo así de “base” como era, papelería, algunas refacciones, o insumos de materia prima, ya que en el sistema ya estaban definidos los parámetros para esos requerimientos; por lo tanto cuando alguno de estos productos llegaba al mínimo establecido en el sistema, se generaba en automático una orden de compra, que debía ser autorizada jerárquicamente, es decir, por el solicitante, su jefe y el gerente del área correspondiente, una vez autorizada y liberada por estas personas, la orden de compra quedaba colocada en el módulo de Abastecimientos para que el Lic. César pudiera colocar el pedido con el proveedor correspondiente. Cuando él me dejo desempeñar esa actividad me sentí importante pues era yo quien se encargaba de solicitar los insumos básicos de la empresa para su funcionamiento.

Recuerdo que en una ocasión el personal Administrativo tuvo que asistir a una junta en otra planta, ese día me quede yo solita en el área, justamente ese día surgió una urgencia en el área de producción, necesitaban que se solicitara cierto insumo, y sino mal recuerdo no podía solicitarse porque no estaba autorizado por el gerente del área correspondiente, yo me estrese mucho porque al yo ser la única en Administración, me veían como la responsable y la única persona que en ese momento podía dar solución a su necesidad, pero al no estar liberada su solicitud en el sistema yo no podía hacer nada, así que el solicitante termino acusando a César y a mi por no cubrir su necesidad; yo estaba preocupada pero 10

de alguna manera sabia que yo no era culpable porque para empezar no estaba liberada su orden de compra y después,

yo de alguna manera no tenia la

autorización para hacer pedidos. Al otro día César recibió reclamos, pero pues no paso a más porque obviamente el gerente de la planta estaba consciente de la situación.

También me encargaba de archivar documentos, ordenar carpetas de cotizaciones, así como armar los expedientes de los proveedores, para eso tuve que solicitarles ciertos documentos, recuerdo que la solicitud la hacía vía telefónica. Al hablar por teléfono mi voz se escucha de alguien muy joven, y al hablar con los proveedores como que me ponía nerviosa, César me dijo que yo me sintiera segura de lo que hacía, y que no me preocupara por quien me fuera a tomar la llamada o a que empresa estuviera yo llamando, pues quien atendiera mi llamada no sabría que se trataba de una estudiante, así que por lo tanto yo no debía de preocuparme por nada. Incluso me dijo que dijera “habla la Licenciada Adriana Morales, del departamento de Abastecimientos de Coca Cola FEMSA”, me dijo que ese argumento causaría mayor impacto en la persona que me tomara la llamada, y así lo hice, recuerdo que fue mucho más fácil y la respuesta que recibía de los proveedores era mucho más positiva.

Me gustaba mucho estar en ese departamento, pues siento que con César aprendí mucho ya que él es una persona muy capaz y humana, además Abastecimientos es el departamento donde las negociaciones son básicas y las urgencias están a la orden del día, lo cual hace interesante el trabajo que se desarrolla ahí.

Mientras fueron pasando los meses, hubo cambios en la Administración de la empresa, por parte del corporativo. Lo cual trajo como consecuencia que el área de Cuentas por pagar se centralizara en el corporativo, y por lo tanto ese departamento desapareció de la planta.

La persona que se encargaba de ese departamento era el Lic. Juan Manuel Elías, quien por cierto, también es egresado de la carrera de Contaduría que imparte esta facultad. Él fue transferido a otra planta. 11

Después de otros tres meses me asignaron con la persona de Contabilidad, pues estaba por empezar un proyecto denominado “Identificación de Activos”, el cual consistía como su nombre lo dice en identificar los activos que estaban registrados como propiedad de la planta, la persona que lo llevaría a cabo era precisamente la de Contabilidad, para esto el corporativo entregó una lista de los activos con los que cada planta contaba. Sin embargo había activos que ya no se encontraban en la planta, ya sea porque los habían transferido a otra planta o porque habían sido vendidos.

Este proyecto fue por el que se abrió la vacante que yo ocupaba y trajo como consecuencia que la persona encargada del departamento de contabilidad, quien era la Licenciada Irasema Tinoco, tuviera que estar ausente de su lugar de trabajo (oficina) por tener que ubicar los activos tanto en la planta como trasladándose a las diferentes plantas para la identificación de los activos que aparecían bajo la propiedad de Planta Cuautitlán, porque además de ubicarlos, se tenia que manifestar en que condiciones se encontraba el activo, o si ya había sido dado de baja o si se había vendido o traspasado a otra planta y documentarlo.

Por lo tanto, las actividades que realice mientras estaba este proyecto, fueron de alguna manera las de contabilidad.

Cada Lunes tenía que hacer la conciliación de producto, esta era entre contabilidad y el

área de operaciones (esta área se encarga de distribuir el

producto hacia las diferentes distribuidoras, o clubes y plantas), así como también entre las diferentes plantas y distribuidora; cada planta o distribuidora enviaba su conciliación y así de esta manera se cotejaba la información. Al principio me costo mucho trabajo, porque había producto que se quedaba en tránsito, aparecía facturado pero aun no era recibido por el destinatario, aunque ahora me parece algo tan sencillo y le encuentro lógica, en ese momento a mí se me hacia muy confuso y complicado, pero con el paso de las semanas fue entendiéndole hasta que no tuve problema alguno.

También me encargaba de solicitar cheques por concepto de gastos a comprobar, la solicitud se hacía al corporativo, bueno era como un departamento de staff del 12

corporativo que estaba ubicado en Planta Cedro, la cual se encuentra por la colonia Santa María la Rivera. La solicitud de estos cheques generaba algunos conflictos con los solicitantes pues aunque en teoría ya sabían que tenían que hacer su solicitud con anticipación, en la práctica era lo contrario, ya que pedían los cheques a la mera hora, y el corporativo enviaba los cheques a una semana. Hay fue donde me di cuenta que por más que exista un procedimiento por escrito y este se de a conocer, es difícil que se lleve a cabo pues los usuarios no siempre siguen los procedimientos, además que también a veces las circunstancias nos orillan a no apegarnos a lo establecido.

La comprobación de los gastos también era algo de lo que yo me encargaba, así que debía solicitar a los usuarios que me entregaran una relación de sus gastos y los comprobantes correspondientes; lo cual también era otro problema, pues a veces tardaban mucho en entregarlos, mi jefa decía que si los gastos son inmediatos, no debían tardar en su comprobación.

También me encargaba de solicitar cheques para el pago, de agua, teléfono, luz, así como registrar el pago en el sistema.

Cada fin de mes registraba en el sistema las provisiones de cada área, generaba facturas de los desperdicios que se venden (cartón, tarima y plástico).

Después de 6 meses terminó el proyecto y con eso mi participación dentro de la empresa. Aunque la Lic. Myriam platicó conmigo sobre la posibilidad de quedarme más tiempo en la planta siempre fue muy clara con el hecho de que la vacante que ocupaba era por un proyecto y que terminando éste ya no había razón que justificara mi permanencia en la Planta. Por lo tanto, el término del proyecto fue la razón de mi salida de Coca Cola FEMSA.

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1.2 Despacho Mexía Ungsson Guerrero Lobera & Asociados, S.C.

Ingreso: Marzo 2006 Puesto: Asistente Administrativo. Salida: Septiembre 2007.

En Marzo de 2006 entre a trabajar al Despacho Mexía Ungsson Guerrero Lobera & Asociados, S.C.

Esta organización se encarga de brindar el servicio de Contabilidad y Auditoria a los clientes que conforman su cartera.

El Despacho esta conformado de la siguiente manera. El dueño es el CP. Javier Mexía Ungsson, quien se encarga de relaciones publicas es decir, de buscar posibles clientes y atraerlos. El CP. Ignacio Guerrero es quien se encarga supervisar y presentar los resultados contables mensuales de las empresas a cada uno de los interesados. La CP. Laura Pérez es quien coordinaba a los auxiliares contables, en ese tiempo eran la Srita. Ana Aguilar y Víctor Ocampo, ella también lleva algunas contabilidades (actualmente, son cuatro auxiliares a los que ella coordina). Después en el organigrama estaba yo, que me encargaba de las actividades Administrativas, que más adelante describiré.

El área de Auditoría es coordinada por el CP Pedro Herrera, él tiene dos auxiliares el CP Julio Cesar Peñalosa Nava y el CP. Jesús Brito Naar.

Al principio, se me encomendó la tarea de codificación de pólizas de ingresos, y de egresos solo hacia los reembolsos; también hacia un concentrado de las ventas que había generado la empresa. Todo esto lo hacía solo de dos empresas, Tianjín, S.A. de C.V. y Pierre Harry, S.A. de C.V.

Al ser un Despacho contable, es normal que los giros de las empresas que son sus clientes sean diferentes, por lo que los catálogos de cuentas entre una y otra de alguna manera son diferentes.

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Posteriormente se me asignaron las actividades administrativas como: atención a clientes, dentro de esta tarea debía hacer llamadas para saber si tenían alguna necesidad, queja o sugerencia; labor de cobranza, manejo de caja chica, emisión de cheques y comprobaciones de gastos, abastecimiento de papelería, cafetería y botiquín, contestar llamadas, control de los libros Contables con que contaba el Despacho

(la

intención

era

formar

una

pequeña

Biblioteca);

solicitar

mensualmente la revista contable PAF, control del archivo.

También aquí pude darme cuenta de lo importante que es que las organizaciones tengan un buen ambiente de trabajo, así como que las relaciones laborales entre los integrantes sean sanas.

Pues a diferencia de Coca Cola, el clima laboral era muy tenso, estresante y voluble, además de que no se esta consciente de la importancia que es el trabajo en equipo y a esto hay que agregar que no se tiene el sentido de urgencia.

La suma de todas estas situaciones traen como consecuencia que la calidad del servicio que se brinda a los clientes sea deficiente, ya que más bien parece que el cliente es quien brinda el servicio y no viceversa. La velocidad de respuesta es bastante lenta, de hecho mientras yo estuve trabajando ahí los clientes llamaban buscándome para que les atendiera y resolviera sus necesidades. La mayoría de las veces, los clientes ya se comunicaban molestos, pues se quejaban de la demora en la respuesta por parte del personal encargado o muchas veces la persona responsable en darle respuesta ya no le tomaba la llamada, solo pedía que el cliente dejara recado. Con todas estas situaciones me fue muy difícil adaptarme, pues como comente unas líneas arriba, el ambiente laboral era muy pesado; el dueño es una persona impaciente y de carácter fuerte que en ocasiones hace sentir a las personas inferiores, considero que desde ahí radica el problema. Pues al ser el dueño de una organización que está conformada por un número pequeño de integrantes, el clima laboral debiera ser más sano.

A él le reporta la coordinadora, quien también es de carácter fuerte y no sé si por la responsabilidad que tiene, le es difícil dirigir al personal, o también podría ser 15

que no le gusta la responsabilidad de tener personal a su cargo, ya que al ser ella la encargada si algo se hacía mal ella es quien se llevaba el regaño y obviamente todo esto se reflejaba en el desempeño de las actividades de cada una de las personas que ahí trabajábamos.

Yo dependía de ella jerárquicamente. El adaptarme a la forma de ser y modo de trabajo de la Coordinadora me complicó mucho mi desempeño laboral, así como también vi afectada mi autoestima, ya que honestamente nunca me había relacionado con alguien así; la gente que yo conocía era con la que convivía en la escuela y cuando no congeniaba con alguien lo más que pasaba es que no nos habláramos; pero trabajar con alguien con quien no congenias es difícil.

Y aunque las actividades que realizaba eran sencillas, el trabajar así hacia que yo no me sintiera a gusto y por lo tanto mi trabajo se me hacia tedioso. Siempre que le preguntaba algo, ella contestaba “no pues no sé”, de alguna manera yo no sentía la seguridad para decidir algo ya que ella tampoco daba una opinión o sugerencias, y lo que uno decidiera solo era responsabilidad de uno, pero considero que aquí es donde aplica perfectamente el que “la responsabilidad se comparte”. Sin embargo, cualquier cosa que hiciera sin consultarla estaba mal.

Las relaciones interpersonales no eran sanas ya que aunque aparentemente se había generado una amistad, la realidad era otra pues los comportamientos eran muy volubles; creo que por eso también se me hizo muy difícil pues de alguna manera yo no encajaba en ese ambiente; entonces, trabajar en una organización donde el ambiente de trabajo es pesado y además las relaciones personales que se daban entre empleados tampoco eran sinceras, me desanimaron demasiado. A los seis meses pensé en renunciar, pues el ambiente de trabajo ya me había afectado mucho, en ese corto tiempo ya había perdido la seguridad y confianza en mi persona. Yo no estaba acostumbrada a todo eso y me generó un desequilibrio emocional, me sentía triste, frustrada, y angustiada. En el fondo yo sabia que en cualquier lado iba a encontrar ese tipo de personas y ambiente laboral, y que no podía estar huyendo de eso a cada rato, más bien tenía que afrontarlo y aprender a manejarlo, siempre he pensado que afrontar las

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circunstancias de la mejor manera ayuda al crecimiento personal y madurez emocional.

Esa fue la razón por la que no renuncie, siguieron pasando los meses y con ello fui aprendiendo a sobre llevar a las personas y a manejar de manera positiva las circunstancias, de hecho me acostumbré al ambiente laboral, lo cual me ayudó a que no me siguieran afectando las actitudes de los demás; pero al decir “me acostumbré” no significa que yo tomara la misma actitud, al contrario, yo continué con mi ideología pero yo no hacia el esfuerzo por generar esa empatía dentro de la organización.

Aquí fue donde conocí los papeles de trabajo para las Declaraciones anuales y los Dictámenes Fiscales, así como también, me pude dar cuenta de la manera en que se lleva a cabo el registro contable de las actividades de las empresas en la vida real, pues solo conocía el registro de manera teórica.

Durante el período de Declaraciones Anuales, apoyé en el llenado de los formatos, pude darme cuenta de lo que implica hacer y presentar una Declaración Anual, de hecho recuerdo bien que durante ese período regresaba después de las 12 de la noche. Durante mi estancia, se presentaron dos periodos de Dictámenes Fiscales; en el primero apoyé con la captura de información de Agentes Aduanales y pedimentos, que posteriormente el CP Ignacio utilizaría para el llenado de formatos.

Para el segundo periodo, el CP Pedro Herrera, ya formaba parte del Despacho y es quien se encarga de esta área, él me pidió que descargara el programa SIPRED a la computadora que yo utilizaba, pues le ayudaría a capturar la información de los formatos que él y su auxiliar llenarían; me gustaba realizar esta actividad pues él es una persona que si le muestras interés por aprender, te enseña; una vez capturada la información, verificaba que no tuviera errores, y si era así le comentaba a él para que revisara la información y me pasara nuevamente las correcciones a realizar. Una vez que la información del Dictamen era correcta, procedía con el encriptar y enviar la información.

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Durante el tiempo que trabaje en este Despacho, el CP. Pedro fue la única persona que apreció mi trabajo, me dijo que era buena; y el consejo que me dió fue que buscara una opción mejor para seguir con mi crecimiento profesional y así generar una mejor experiencia laboral.

Recuerdo que me alentaba a seguir adelante y a no desanimarme por la manera en que se desarrollaban las cosas en el Despacho.

Cuando termino este periodo, regresé de lleno a las actividades administrativas.

Después de año y medio renuncié, pero ya no por las razones anteriores, sino porque quería buscar otra mejor opción para desarrollarme profesionalmente.

1.3 Trabajo Actual.

Ingreso: 25 de Febrero de 2008. Puesto: Responsable de Tesorería. Funciones: 

Cuentas por Pagar: Toma de facturas a revisión, programación de pago a proveedores Nacionales y Extranjeros, emisión de cheques, manejo de caja chica, comprobaciones de gastos, solicitud de transferencias electrónicas, pago de obligaciones (2.5% sobre nómina, Impuestos, IMSS, Infonavit y RCV), aplicación de pagos a proveedores en sistema.



Cuentas por Cobrar: cobro a clientes en ventanilla, cobranza telefónica, aplicación de los cobros en sistema, Envío de Estados de Cuenta a los clientes, investigaciones de crédito.



Facturación: emisión de facturas, envío de facturas a clientes para revisión, cancelación de facturas, emisión de Notas de Crédito, emisión de Notas de Cargo.



General: Monitoreo diario de saldos bancarios, identificación diaria de saldos bancarios, preparación semanal de documentos (información) para contabilidad (la contabilidad de la empresa es llevada de manera externa

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por un Despacho Contable). Coordinación de la persona que lleva la ruta de cobranza y valija.

Las funciones que están a mi cargo las desarrollo de la siguiente manera:

Primeramente, monitoreo saldos bancarios de las cuentas que manejamos, para presentar el reporte a Gerencia. Posteriormente identifico los movimientos que aparecen en los Estados de Cuenta bancarios.

De los movimientos que se generaron en el Estado de Cuenta bancario, hago una relación diaria de los ingresos, identificando quien realizo el depósito, forma en que fue generado el ingreso (transferencia, cheque, efectivo), importe, tipo de cambio, importe en dólares, cuenta a la que fue realizado, concepto del depósito (aquí especifico que facturas está pagando el cliente, si fue anticipo, o tal vez algún acreedor o deudor), fecha en que ingresó el dinero a la cuenta y fecha en que fue aplicado en sistema.

De la misma manera, en base a los movimientos del Estado de Cuenta elaboro una relación de los egresos; debo aclarar que la mayoría de los pagos se hacen vía transferencia, para llevar un control de las mismas son identificadas de manera consecutiva. Dicha relación incluye, número de la transferencia, beneficiario, importe, concepto (aquí especifico que factura se pago o cual fue la razón del gasto), fecha, nombre del banco de donde fue realizado el pago, y moneda.

Es el mismo caso, para los cheques que se emitieron durante esa semana, Notas de Crédito y Cargo.

Tanto la identificación, como el registro de los movimientos es diario, esto me sirve para preparar toda la información que se genera semanalmente para entregarla al Contador de la empresa, cuya función es supervisar, tanto la información que yo genero para que sea entregada al Despacho de Contabilidad, como el trabajo que desarrolla el Despacho contable, entre otras actividades más.

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Una vez que el Contador reviso la información que genere y le entregue, nos reunimos para aclarar las dudas que le surgen, modificar o complementar la información.

También, semanalmente se envían Estados de Cuenta Bancario, los cuales son impresos directamente del portal bancario.

Obviamente durante el día se van presentando necesidades que en su momento requieren de mi atención, como puede ser la llamada de un proveedor para verificar pago de alguna factura, o algún cliente que solicita su factura, solicitar un Estado de Cuenta o alguna necesidad de algún cliente interno (ventas, compras o dirección).

También me encargo del cobro a clientes, hay días en que la compra de mostrador tiene demasiada demanda y hay otros en los que no se tiene venta, sin embargo, siempre hay entregas de material que fueron solicitadas previo pedido.

La toma de facturas a revisión y el pago a proveedores se lleva a cabo los días lunes; debo mencionar que es otra persona quien se encarga de realizar las transferencias, sin embargo soy yo quien se reúne con el Gerente General, para la revisión y autorización de los mismos.

La facturación se realiza diariamente; en base a una Remisiones SAE. El formato físico de las Remisiones SAE es un juego de hojas de colores (blanca, azul, amarilla, rosa, blanca), cuya finalidad es que cada área se quede con una copia, para llevar un control y registro de las ventas. Las copias azul y amarilla, se quedan bajo el resguardo de Cuentas por Cobrar, las demás copias se pasan directamente a Almacén.

Almacén es quien se encarga de entregar a los clientes el material remisionado por el área de ventas. Por lo tanto, a la mañana siguiente de que los clientes recogieron su material, las Remisiones de esas entregas pasan a Cuentas por Cobrar para conciliar con las copias azul y amarilla y en base a eso elaborar la factura del material ya entregado. 20

Una vez realizada la facturación, se envían las facturas vía mail a los clientes, y al final del día se imprimen en dos copias, verde para contabilidad y rosa para almacén. A ventas solo se le informa en cada remisión el número de factura que le fue asignado.

La aplicación de los ingresos, es otra de mis actividades que en ocasiones aplico el mismo día que los recibo o dependiendo de la carga de trabajo lo hago dos veces por semana, pero por lo regular son los días martes y viernes cuando lo hago.

Una vez aplicados los depósitos, genero el reporte Antigüedad de Saldos para identificar las fechas de vencimiento de las facturas que están pendientes de cobro e identificar a los clientes que se han atrasado en sus pagos.

Una vez realizado esto, procedo con llamadas hacia los clientes para confirmar que recibiremos pago, o que podemos pasar a recogerlo; y claro, también hago llamadas a los clientes morosos, debo ser honesta, de todas mis actividades ésta es la que se me hace más tediosa, pues a veces la persona con quien debo comunicarme no está, o no puede tomar la llamada, o pide que me comunique más tarde, a veces me dice que lo va a checar con su jefe y todo esto implica que tenga que volver a llamarle y a veces debo hacer mas de una llamada de este tipo. Ya todo esto lo hago el tercer día, y solo ese día me dedico solamente a las llamadas.

De esta manera, me entero para cuando han programado nuestros pagos, o si ya realizaron alguno. Hay ocasiones en que los clientes no notifican los depósitos que realizan, y como no manejamos Cuentas Referenciadas, es complicado saber de quien proviene el pago, por lo tanto esos depósitos son señalados como “no identificados”, y en algunas ocasiones al realizar estas llamadas para cobranza, me entero de quien realizó el ingreso.

De la información obtenida en las llamadas elaboro un reporte que es enviado a Gerencia y a Ventas; para informarles cual es el estatus de los clientes y así

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cuando un cliente desea realizar una compra le puede hacer presión para nos realice el pago de su adeudo (ya sea parcial o total).

Cuando un cliente desea que le otorguemos una línea de crédito, ya sea el área de ventas o yo le hacemos llegar una solicitud de crédito que deberá ser contestada y devuelta a ventas o a una servidora para comenzar con el proceso de investigación.

La investigación que se realiza para otorgar un crédito es muy sencilla pues es en base a las referencias comerciales, se solicitan 10. Mientras se realiza la investigación la venta al cliente es de contado.

Una vez realizada la investigación, se presenta al Gerente los datos obtenidos para decidir si se le otorga el crédito o no.

Cuando vamos a realizar pago para alguno de nuestros proveedores extranjeros; lo hacemos a través de una casa de cambio, Intercam SA de CV, yo doy las indicaciones, solicito la transferencia de dinero a sus cuentas y ellos pasan el dinero a las cuentas de nuestros proveedores. Como bien dije al principio, el pago a proveedores se lleva a cabo los días lunes, sin embargo a proveedores extranjeros se realiza en el transcurso de la semana, ya que algunas veces para hacer el pago, estamos en espera de recibir uno por parte de algún cliente.

Para realizar los pagos de las obligaciones de la empresa (2.5 % sobre nómina, IMSS, Infonavit y Retiro Cesantía y Vejez, Impuestos), espero a que el Despacho Contable me haga llegar la información. Una vez que la recibo, procedo a generar los pagos.

Como ya comenté en algunos párrafos anteriores, diariamente identifico los movimientos bancarios y esto lo hago descargando los Estados de Cuenta a Excel, agrego una columna para observaciones y es ahí donde plasmo de donde proviene o a quien va dirigido el movimiento.

22

Una semana antes de que termine el mes envío al Despacho Contable este Estado de Cuenta con la finalidad de que nos generen un cálculo aproximado del importe que pagaremos por concepto de impuestos (Retención por salarios, Retención por servicios profesionales, retención de IVA e IETU); para que el Despacho nos informe acerca de esta situación, y así Gerencia tome la mejor decisión; en ocasiones realizamos pagos a proveedores extranjeros por adelantado, es decir, les pagamos antes de que se cumpla el plazo del crédito de las facturas que nos han expedido.

Es una ventaja la identificación de los movimientos diariamente y entregar al contador la información semanalmente, ya que a fin de mes solo tengo que preparar la información de los últimos días para que contabilidad pueda generar el cierre mensual contable.

23

CAPÍTULO 2 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

CAPÍTULO 2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 2.1 Antecedentes.

En 1990 se funda Arulex Co. La primer empresa del Grupo OGMAN en Houston Texas, con el propósito de suministrar materiales para las industrias alimentaría y farmacéutica a través de distribuidores mexicanos.

Para disminuir costos y brindar un mejor servicio, amplia su operación a México a través de la compañía Pierre Harry, S.A. de C.V.

El nombre de esta organización se debe al metalurgista francés Pierre Berthier, quien reconoció por primera vez, en 1821, la resistencia a la corrosión de las aleaciones de hierro-cromo, pues noto una resistencia al ataque de ciertos ácidos, sugiriendo su uso en cuchillería.

Y a Harry Brearley del laboratorio de investigación Brown-Firth en Sheffield Inglaterra, pues se le acredita como el inventor del acero inoxidable. En 1913, mientras buscaba una aleación resistente a la erosión para barriles de armas descubrió y posteriormente industrializo una aleación de acero inoxidable martensítico.

2.2 Ubicación.

Pierre Harry, S.A. de C.V., se encuentra ubicada en la Calle San Nicolás No.2, Col. San Nicolás Tlaxcolpan, Tlalnepantla Estado de México, México, CP 54030

25

2.3 Misión.

Comercialización, fabricación, pulido y electropulido de tubería y conexiones de acero inoxidable, para los sectores farmacéutico y alimentario, comprometiendo nuestro esfuerzo para proporcionar

al cliente la calidad

que requiere

en

acabados y servicio.

2.4 Visión.

Ser el proveedor de tubería sanitaria y fabricante conexiones sanitarias predilecto, confiable de nuestros clientes por la calidad de nuestros productos, la riqueza del inventario, honestidad y prontitud en el trato.

26

2.5 Objetivo.

Mantener un nivel creciente de ventas y utilidades que permita la independencia económica de la empresa y el bienestar de sus integrantes, atendiendo al nicho creciente de clientes conocedores y exigentes.

2.6 Organigrama.

Para su mejor presentación se presenta el organigrama en la página siguiente.

27

II.6 Organigrama

28

2.7 Tipos de Acero.

Hay dos tipos de acero que se emplean para la elaboración de la tubería: tipo 304 y tipo 316 L.

La diferencia básica entre estos dos tipos de acero inoxidable, es que el tipo 316L contiene molibdeno y menos carbono que el 304. Ambas características, directa o indirectamente, están encaminadas a mejorar la resistencia a la corrosión. La “L” del 316L indica que el contenido del carbono es bajo (“Low”), 0.035 máximo; a diferencia del contenido en el tipo 304 que es 0.080% máximo. Estos tipos de acero inoxidable, tiene estructura metalográfica predominante austenítica, con un cierto porcentaje de ferrita.

2.8 Productos y Servicios.

INDUSTRIA FARMACÉUTICA

INDUSTRIA ALIMENTARÍA

Tubería

Tubería

Conexiones NOM. ASME BPE

Conexiones NOM. 3A

Válvulas de diafragma

Intercambiadores de calor.

Servicio de Electropulido

Válvulas de mariposa, check, bola.

Tipos de:

Tubería

Según la aplicación, tenemos: 

Tubería para vinos y licores. 29



Tubería para lácteos.



Tubería para alimentos corrosivos (salsas, tomates).



Tubería para agua para inyectables.

Conexiones: 

Conexiones Sanitarias Soldables (1)



Conexiones Sanitarias Clamp (2)



Conexiones Sanitarias Roscadas (3)



Abrazaderas, Soportes y Empaques (4)



Conexiones Farmacéuticas ASME BPE (5)

(1)

(2)

30

3)

(4)

5) Válvulas Sanitarias 

Mariposa



Bola



Check



Diafragma

31

Mirillas y filtros.

2.9 Proveedores.

Nuestros principales Proveedores son: 

United Industries: Tubería



King Lai: Tubería y conexiones.



Rohrbogen: conexiones.



Allegheny Bradford Corp.: Intercambiadores de Calor.



GEMÜ Valves Inc.: Válvulas



Rubber Fab. : Empaques.

32

PROVEEDORES

33

2.10 Procesos Productivos y de calidad.

Los procesos productivos la empresa se apegan a las normas internacionales formuladas por la organización que actualmente lleva por nombre “3-A Sanitary Standards, Inc”; la cual se encuentra bajo el liderazgo de la FDA (Food & Drug Administration) y la USDA (U.S. Department of Agriculture).

Dichos códigos y estándares son los siguientes: ASTM, AWF, ASME BPE; que se encargan de regular la sanitización e higiene de los productos, equipos, tuberías, válvulas y accesorios sanitarios.

En todos los procesos productivos que tenemos se utilizar tubería.

Podemos decir que nuestros procesos son como sigue:  Corte  Troquelado  Soldadura  Pulido o Electropulido  Inspección de calidad

Con el troquelado se deforma el tubo, si es de forma cónica se fabrica una reducción; y si es en forma cónica con un barreno para formar una boquilla y se le añade un tubo mediante soldadura se fabrica una Tee. Cabe mencionar que las conexiones son utilizadas para alimentos y productos farmacéuticos (agua para inyectables).

El pulido se realiza en varios pasos con diferentes granos de abrasivos hasta llegar a un pulido que cubra las normas de la 3-A y ASME BPE para aplicaciones en la industria farmacéutica. 34

Para aplicaciones muy delicadas la industria farmacéutica pide que el acabado además de producirse con medios abrasivos cubra un mayor grado de calidad, a esto se le conoce como electropulido. El electropulido es un proceso electrolítico que realiza una remoción de metal. Esta remoción efectúa en forma selectiva desgastando preferentemente las protuberancias y micro protuberancias de la superficie previamente pulida. Este proceso ayuda a minimizar la acumulación de bacterias y mejora la resistencia a la corrosión.

En cuanto a proceso de inspección de calidad, éste se basa en las normas ya antes mencionadas, 3-A y ASME BPE, Este proceso consiste básicamente en conseguir que las piezas fabricadas cumplan con las normas, lo que implica inspecciones dimensionales, de acabados y de estudios metalográficos.

Las inspecciones dimensionales y de acabados son realizadas por nuestra área de

calidad;

los

estudios

metalográficos

son

realizados

por

empresas

independientes.

Cuando los productos cumplen con las especificaciones de las normas, se emiten certificaciones. La certificación de la tubería es emitida por el fabricante, nosotros solo las transmitimos a los instaladores o usuarios finales.

La certificación de las conexiones fabricadas por nosotros se lleva a cabo por nuestro departamento de calidad reuniendo la información proveniente de la tubería en conjunto con las inspecciones que realizamos.

Existe la rastreabilidad garantizada solicitada por las normas mencionadas de tal manera que cualquier pieza fabricada por nosotros puede ligarse promedio de sus marcas de colada y orden de fabricación con las características básicas del acero con que se fabricaron. Dichas características son: análisis químico y pruebas mecánicas.

35

Corte de tubería

Troquelado 36

Soldadura

Pulido interior

37

Electropulido de carcasas de luz ultravioleta

38

Control de calidad

Reporte de inspección de calidad 39

2.11 Clientes.

Nuestra cartera de clientes es muy variada, pues atendemos necesidades de los usuarios directamente o a través de instaladores, estos son algunos de ellos:

40

CAPÍTULO 3 MARCO TEÓRICO

CAPÍTULO 3. MARCO TEORICO Administración de Cuentas por Cobrar.

3.1 Definición de Administración.

Definición Etimológica. La palabra Administración se forma del prefijo “ad”, hacia, y de “ministratio”. Esta última proviene a su vez de minister, vocablo compuesto de “minus”, comparativo de inferioridad, y del sufijo “ter”, que sirve como termino de comparación. La etimología del vocablo “magíster” (magistrado) indica

una función de

preeminencia o autoridad – el que ordena o dirige a otros en una función-, “minister” expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia, el que realiza una función bajo el mando de otro, el que presta un servicio a otro.

La etimología de la Administración nos indica que esta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y Subordinación son pues los elementos principales obtenidos.

3.2 Concepto de Administración.

Agustín Reyes Ponce.

Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.1

1

Reyes Ponce, Agustín; Administración de Empresas1: Teoría y Práctica; México, Ed. Limusa, 2006.

42

Lourdes Munich Galindo.

Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad, eficiencia y calidad.2

José Antonio Fernández Arena.

Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. 3

Por lo tanto, podemos decir:

La Administración es la coordinación y realización de procesos, reglas y actividades, en conjunto con los recursos tecnológicos, técnicos, humanos, materiales y económicos de manera eficaz y con eficiencia para la satisfacción de objetivos con la máxima productividad y calidad.

La Administración busca en forma directa la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación y solo a través de ella se refiere la máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital, materias primas, maquinas, etc.

3.3 Características de la Administración.

1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en el tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.

2

Munich Galindo, Lourdes; Fundamentos de Administración; 7ª Edición, México, Ed. Trillas, 2006. Fernández Arena, José Antonio; El proceso Administrativo; México, Ed. Diana, 2da. Edición, 1991, 8ª Impresión, 2006. 3

43

2. Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta (en la empresa, funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc) es específico y distinto a los que acompañan. Cuanto mas grande sea el organismo social, la función más importante de un jefe es la administración y disminuye la importancia de sus funciones. 3. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, este es único y por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. 4. Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social participan, en distintos grados y modalidades de la administración.

3.4 Proceso Administrativo.

Todo proceso administrativo, es de suyo único, forma un continuo inseparable en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tiene que estar indisolublemente unida con las demás, y que, además, se dan de suyo simultáneamente.

El proceso administrativo en su concepto más sencillo es "la administración en acción". La administración comprende varias funciones o etapas necesarias de conocer para aplicarlas a cualquier estructura, al conjunto de las etapas se conoce con el nombre de proceso administrativo. La separación de elementos se emplea con fines metodológicos y analíticos, ya que las etapas están interrelacionadas y se

dan

como

un

proceso

integral.

Llegamos a la conclusión que un proceso es: El conjunto de etapas o pasos primordiales

para

la

realización

de

cualquier

tarea

administrativa.

44

1. Fase mecánica. Esta es la parte teórica de la administración o sea la parte estructural de la misma y tiene una proyección hacia el futuro.

Elementos de la mecánica Administrativa. 

Previsión, responde a la pregunta ¿Qué puede hacerse?



Planeación, responde a la pregunta ¿Qué se va hacer?



Organización, responde a la pregunta ¿Cómo se va hacer?

Previsión. Consiste en la determinación de lo que se desea lograr por medio de una organización, y la investigación y valoración de cuales serán las condiciones futuras que habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.

Comprende tres etapas.

1. Objetivos. Corresponde a fijar los fines. 2. Investigaciones. Se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse: información y supuestos. 3. Alternativas. Trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a través de la información a los fines propuestos.

Planeación. Consiste en la determinación del curso de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo y la fijación de criterios, tiempos, medidas, etc, necesarias para su realización.

Comprende las siguientes etapas.

1. Políticas. Principios para orientar la acción. 2. Procedimientos. Secuencia de operaciones o métodos. 45

3. Programas. Fijación de tiempos requeridos para cada acción. 4. Presupuestos. Son programas en que se precisan unidades, costos, etc, y los diversos tipos de “pronósticos” en los que aquellos descansan. 5. Estrategia y táctica. Son el ordenamiento de esfuerzos y recursos para alcanzar los objetivos amplios, en el primer caso, y concretos, en el segundo.

Organización. Se refiere a la estructura técnica de las relaciones que deben darse entre las funciones, jerárquicas y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia. Sus etapas son:

1. Funciones. Determinación de cómo deben dividirse y asignarse las grandes actividades especializadas, necesario para lograr el fin general. 2. Jerarquías. Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel existente. 3. Puestos. Las obligaciones y requisitos que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeñados por una persona.

2. Fase dinámica. Se refiere a la parte operacional, se encarga de ver que se hagan las actividades y revisar como se han realizado dentro de la organización.

Elementos de la dinámica administrativa.

Integración. Es la obtención y el agrupamiento de los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

Consiste en dotar al organismo social de los diversos recursos que requiere para lograr la eficiencia en el desempeño al momento de planear y organizar. Pare esto

46

debemos tener en cuenta los recursos con los que cuenta la empresa (materiales, tecnológicos, financieros, humanos, etc).

La integración tiene 2 puntos principales que son: 

Integración de personas.



Integración de recursos materiales.

Dirección. Es impulsar, coordinar, y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados. Comprende las siguientes etapas:

1. Autoridad y mando. Es el principio del que deriva toda la administración y, por lo mismo, su elemento principal, que es la Dirección. Dentro de este elemento tiene importancia especial el problema de las decisiones.

2. Comunicación. Es como el sistema nervioso de un organismo social, pues lleva al centro director todos los elementos que deban conocerse, y de este las ordenes de acción necesarias hacia cada órgano y célula, debidamente coordinadas. 3. Delegación. Es la forma técnica para comunicar a los subordinados la facultad de decidir sin perder el control de lo que se ejecuta. 4. Supervisión. La función ultima de la administración es revisar si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y ordenado.

Control. Consiste en el establecimiento de sistemas que permiten medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, con e l fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar, y además para formular nuevos planes.

47

Etapas.

1. Establecimiento de estándares y controles. Porque sin estos es imposible hacer la comparación, base de todo control. 2. Operación de los controles. Esta suele ser una función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos. 3. Evaluación de resultados. Esta es una función administrativa, que vuelve a constituir un medio de planeación.

Este paso cierra el ciclo, ya que resultados y objetivos tienen una conexión esencial.

3.5 Concepto de Finanzas.

Arturo Morales Castro.

Disciplina que tiene por objeto la obtención y aplicación de recursos monetarios de manera óptima y razonable.4

Guadalupe Ochoa Setzer.

Rama de la Economía que se relaciona con el estudio de las actividades de inversión tanto en activos reales como en activos financieros, y con la administración de los mismos.5

4

Morales Castro, Arturo; Principios de Finanzas: para determinar flujos de efectivo; para su eficiente administración para obtener utilidades; México, Ed. Trillas, 2008 1er. Edición. 5 Ochoa Setzer, Guadalupe Angélica; Administración Financiera; México, Ed. Mc Graw-Hill, 2002, 1er. Edición.

48

Víctor García Padilla.

Conjunto de actividades que a través de la toma de decisiones, mueven, controlan, utilizan y administran dinero y otros recursos de valor. 6 Por lo tanto, podemos decir:

Las Finanzas se ocupan de la obtención y distribución de los recursos monetarios, con el objetivo de maximizar el valor económico de la organización.

3.6 Concepto de Administración Financiera.

Arturo Morales Castro.

Es el área que establece un conjunto de técnicas y métodos que buscan la optimización de los recursos monetarios de una empresa.7 Abraham Perdomo Moreno.

Fase de la Administración general mediante la cual se recopilan datos significativos, se analizan, se emplean, se controlan, y se evalúan, para tomar decisiones acertadas y alcanzar el objetivo natural de maximizar el capital contable de la empresa a largo plazo.8

James C. Van Horne, John M. Wachowicz, Jr.

Se refiere a la adquisición, el financiamiento y la administración de activos, con algún propósito general en mente.9

6

García Padilla, Víctor; Introducción a las Finanzas; México, Ed. Cía. Editorial Continental, 2006. Morales Castro, Arturo; Principios de Finanzas: para determinar flujos de efectivo; para su eficiente administración, para obtener utilidades; México, Ed. Trillas, 2008, 1er. Edición. 8 Perdomo Moreno, Abraham; Administración Financiera de Tesorería de Caja, Bancos y Valores temporales; México, Ed. PEMA, 2001. 9 Van Horne, James C; Wachowicz, Jr; Fundamentos de Administración Financiera; Ed. Pearson Educación; México 2002, Undécima Edición. 7

49

Podemos decir que:

La Administración Financiera se encarga de proporcionar técnicas y métodos para la adecuada obtención y aplicación de los recursos monetarios de la empresa.

3.7 Concepto de Cuentas por Cobrar.

Alfonso Ortega Castro.

Son créditos que se otorgan a los clientes al concederles un tiempo razonable para que paguen sus compras después de haberlas recibido.10

James C Van Horne, John M Wachowicz, Jr.

Sumas de dinero que deben los clientes a una empresa por haber adquirido bienes o servicios a crédito.11 Abraham Perdomo Moreno.

Parte de la administración financiera del capital de trabajo que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de las variables de política de crédito comercial concedido a clientes y política de cobros.12

10

Ortega Castro, Alfonso; Introducción a las Finanzas; México, 2008, Ed. Mc Graw Hill. Van Horne, James C; Wachowicz, Jr; Fundamentos de Administración Financiera; Ed. Pearson Educación; México 2002, Undécima Edición. 12 Perdomo Moreno, Abraham; Administración financiera del capital de trabajo; Ed. PEMA, 2001; 2da. Edición. 11

50

Por lo tanto podemos decir:

Son créditos que se conceden a los clientes, es decir, que son derechos exigibles para las empresas por haber adquirido un bien o servicio a un tiempo razonable para que sean pagados para maximizar su patrimonio.

3.8 El Crédito.

Definición Etimológica. La palabra “crédito” viene del latín concretamente del término “creditum” que significa deuda aunque también de deriva del verbo latín “credere” – credo, creditum – que quiere decir tener confianza en la promesa de alguien al entregarle determinada cosa.

Concepto. “Es la transferencia de bienes que se hacen en un momento dado por una persona a otra, para ser devueltos a futuro, en un plazo señalado, y generalmente con el pago de una cantidad por el uso de los mismos.”

Ventajas del otorgamiento de un crédito.

1. Para proporcionar servicios al cliente. Los clientes desean que se les otorgue crédito. Y en los negocios lo primero es “dar al cliente lo que pida”. 2. Para ganar ventas. Varias compañías no pueden pagar en efectivo o de contado, pero si a crédito. 3. Para incrementar utilidad sobre el margen o excedente. Entre más unidades produzca o venda el costo por unidad baja; por lo tanto, en el momento en

51

que el crédito eleva las ventas también incrementa la utilidad por unidad. En ese aspecto, el crédito si se paga por sí mismo. 4. Para alcanzar una gama más extensa de clientes. El crédito permitirá ampliar la cartera de clientes. 5. Para obtener precios más altos. Los clientes saben y esperan pagar un precio por el crédito que reciben. Este lo pagan en diversas formas: no obteniendo descuentos, pagan intereses, los precios de los productos son más altos, les establecen pedidos de cantidades mínimas, entre otras. Lo que para ellos representa pérdida (el costo) para usted es utilidad (los ingresos). 6. Para conseguir lealtad de los clientes. El crédito refleja lealtad a sus clientes. Ellos responderán de la misma forma. 7. Para competir. Un programa de crédito eficiente es una buena herramienta de comercialización, y es más fácil de analizar y evaluar que otros elementos intangibles como el valor o la calidad del producto o los servicios al cliente. 8. Para tener una imagen positiva de la compañía. El crédito significa algo más que un servicio solamente. Es el espejo de su negocio, el cual debería ofrecer una imagen positiva del mismo.

3.8.1 Políticas de crédito.

Las políticas de crédito son lineamientos para determinar la elección del crédito a un cliente y por cuanto se le debe conceder. Las normas, la información y los análisis de crédito son componentes importantes de la política de crédito.

Deben tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, ya que puede influir de manera importante en las ventas.

El desarrollo de una política de Crédito y cobranza deberá significar un esfuerzo de equipo, pues sus estrategias involucran por lo regular todas las áreas de la 52

empresa: Publicidad, ventas, finanzas, planeación. De esta manera se aseguran que todos los aspectos importantes sean debidamente enfocados y las políticas tengan un apoyo total.

Cada uno de los aspectos de la política

crediticia es importante para la

administración eficaz de las cuentas por cobrar, una aplicación errónea de una buena política de crédito, o la adecuada instrumentación de una eficiente política, nunca producirá resultados óptimos.

Las variables de las políticas de crédito son: Las políticas de crédito, las condiciones del crédito, el periodo del crédito, los descuentos por pronto pago, y las políticas de cobro.

Estas pueden ser:  Normales. Son las que se sitúan en el término medio; son las más convencionales y buscan el equilibrio en el riesgo de los clientes, asumiendo en algunos casos ciertos riesgos y permitiendo los plazos de pago comunes en la industria.  Restrictivas. Son aquellas en las que predomina el aspecto financiero sobre el comercial, dando prioridad al coste del crédito y no a los efectos comerciales que pueda significar la decisión de conceder o denegar un crédito.  Flexibles. Son políticas liberales se basan en que lo más importante es el aspecto comercial y el crédito es un instrumento para ganarnos al cliente, por lo que las concesiones de crédito son inversiones para fidelizar a los clientes y ganar cuota de mercado.

La administración de cuentas por cobrar tiene que fijar las políticas, siendo las principales:

53

1. Reducir al máximo la inversión en cuentas por cobrar en días cartera, sin afectar las ventas y comercialización de las mercancías o servicios. 2. Administrar el crédito, que se otorga a los clientes con procedimientos ágiles y términos competitivos que permitan a la empresa obtener un valor agregado. 3. Evaluar el crédito en forma objetiva, que de cómo resultado una mínima pérdida por cuentas incobrables. 4. Mantener la inversión en cuentas por cobrar al corriente, la inversión en cuentas por cobrar debe ser

vigilada en cada cliente en particular, de

conformidad a lo pactado o acordado tomando acción sobre la cartera vencida. 5. Vigilar la exposición de las cuentas

por cobrar ante la inflación y

devaluación de la moneda, las cuentas por cobrar son activos monetarios que están expuestos a la inflación y las cuentas. Este concepto de activo circulante tiene generalmente una influencia muy importante en las utilidades o pérdidas monetarias que reportan las empresas.

Las políticas deben ser informadas y entendidas perfectamente por los empleados de la compañía, sobre todo a los que tienen trato directo con los clientes (agentes de venta, servicio a cliente, personal de envíos, etc), así cuando surjan preguntas de parte de los clientes los empleados estarán aptos para contestarlas.

Revisiones periódicas de las políticas de crédito.

Las políticas de crédito son apropiadas según la época y las condiciones económicas vive la empresa. Deben adecuarse en forma dinámica y cambiante para elevar al máximo el rendimiento de la empresa sobre la inversión.

Es por ellos que se deben revisar periódicamente, ya sea:  Trimestralmente.  Semestralmente. 54

 Anualmente.  Cada dos años. Pues siempre habrá cambios que afecten de manera directa o indirecta a la empresa, como por ejemplo: 

Tasas de desempleo.



Condiciones económicas.



Flujo de efectivo.



Volumen de ventas.



Total de cuentas incobrables.



Etc.

3.8.2 Planeación de La Investigación del Crédito.

El tiempo que invierta investigando un cliente en particular se verá afectado por muchos factores: antigüedad de la empresa (la mayoría de los fraudes suceden en compañías que tienen menos de tres años de establecidas), el monto de la cuenta, etcétera.

El punto clave de la verificación se encuentra en el exterior, por lo que se deberá corroborar toda la información de la empresa del solicitante por medio de una segunda fuente, alguien que no pueda ser influido ni controlado por el solicitante. El procedimiento de evolución del crédito consiste en tres pasos: (1) recopilar información sobre los solicitantes, (2) analizar dicha información para determinar su solvencia, y (3) tomar la decisión crediticia. Con esta última se determina si el crédito debe autorizarse y cuál será el monto máximo.

La solicitud de crédito.

La investigación del crédito se puede hacer por medio de entrevistas personales, correo o teléfono, de acuerdo con la política de la empresa, para solicitar información con el fin de que el crédito solicitado sea autorizado. 55

La información solicitada en una solicitud de crédito debe ser precisa y completa.

La información solicitada en el formulario, varía con el tipo de crédito y la política de la empresa; la investigación se hace sobre cuestiones que afecten su crédito. La entrevista personal.

El método más satisfactorio para aceptar una solicitud de crédito es una entrevista personal con el cliente solicitante. Casi siempre se requiere una entrevista cuando éste desea crédito renovado, una cuenta a plazos o un préstamo.

Las entrevistas son mejor conducidas en un ambiente privado, cómodo y placentero. Se debe actuar con tacto. Las preguntas prudentes y necesarias durante la información se harán sin ofender, platicando libremente y con tranquilidad así el cliente estará más dispuesto a dar una buena cuenta de su situación.

La principal ventaja de la entrevista personal, es que el entrevistador tiene la oportunidad de juzgar al solicitante. Las impresiones de sinceridad, apariencia, y personalidad de éste pueden anotarse en clave en el esqueleto de la solicitud de crédito.

Antes de dar por terminada la entrevista deben comunicarse al cliente las condiciones exactas en las que se concede el crédito. Referencias comerciales.

Las referencias de compañías con las cuales haya tenido tratos mercantiles, es probable que proporcionen una información más impersonal sobre la confianza que merece, sus hábitos en materia de pagos, periodo y fecha de la última venta, crédito reciente más alto, cantidad, adecuada, cantidad vencida, condiciones de crédito, método de pago. Estos intercambios de información crediticia ayudan en

56

la determinación exacta de la capacidad del solicitante para ganar dinero y de su responsabilidad general.

Estados Financieros.

Los estados financieros

generalmente comprenden un balance

general,

usualmente la fecha de cierre del año fiscal del negocio y un estado de pérdidas y ganancias para un periodo de contabilidad. Ambos estados son esenciales para el análisis financiero ya que se complementan entre sí. Se prefieren los estados financieros auditados. El análisis de éstos va a determinar el nivel de solvencia, rentabilidad y liquidez a través del método de razones financieras.

Balance General. Es un documento contable que presenta la situación financiera de un negocio en una fecha determinada. Muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y obligaciones, así como el importe del capital.

Estado de pérdidas y ganancias. Es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la forma en que se ha obtenido la utilidad o pérdida del ejercicio. Es considerado como un estado complementario del balance general, ya que muestra únicamente la utilidad o pérdida del ejercicio.

Informes bancarios y de abogados.

Los bancos dada su naturaleza son cuidadosos investigadores de la posición de los clientes; se puede obtener información acerca de si el cliente ha pedido algún préstamo, antigüedad de la cuenta, comentarios sobre los estados financieros del cliente, una situación general de las relaciones con respecto a créditos y saldos de depósitos, puntualidad del cliente para satisfacer sus obligaciones en el banco, la reputación local del cliente y la opinión del banco sobre él.

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Los abogados siempre proporcionan información valiosa que sirve como complemento de la información ya obtenida; y en el caso que sea necesario proceder judicialmente contra los deudores.

Informe facilitado por los vendedores.

El vendedor que visita frecuentemente a su cliente, puede dar al departamento de crédito un informe valioso ya que tiene más oportunidad de juzgar lo que es el comercio del negociante, el cuidado con que realiza sus compras, forma de conceder crédito, fama que tiene en el mercado, etc

Calificaciones e informes de crédito.

Además de los estados financieros, algunas agencias ofrecen servicios de calificación crediticia. La calidad de los informes varía con la información que pueda obtenerse externamente y la disposición de las compañías estudiadas.

Experiencia de la propia compañía.

Es de gran utilidad el estudio de la puntualidad de los pagos históricos, incluidos los patrones estaciónales. El departamento de crédito elabora valoraciones por escrito sobre la calidad de la administración de una empresa a las que se les puede autorizar créditos.

3.8.3 Análisis de crédito.

Después de recopilar la información de crédito, las empresas deben realizar un análisis de crédito de los solicitantes. Si con base a la información inicial de crédito, una cuenta importante parece relativamente riesgosa, el analista de crédito deseara obtener más datos. 58

Con base en los estados financieros de un solicitante de crédito, el analista debe estudiar las razones financieras, en particular la prueba del ácido, la rotación de las cuentas por cobrar e inventarios, el periodo promedio de pago y la razón entre deuda y capital contable.

Además de revisar los estados financieros, el analista tendrá que considerar el carácter de la compañía y su administración, además de su fortaleza financiera, entre otras cosas. Después tratara de determinar la capacidad del solicitante de pagar su crédito y la probabilidad de que no pague a tiempo y, con ellos, provoque una pérdida derivada de una deuda incobrable.

Con base en estos datos, además de la información del margen de utilidad sobre el producto o servicio vendido, se debe decidir si es conveniente o no aprobar el crédito.

3.8.4 Línea de crédito y sus condiciones.

Después de que los analistas de crédito ordenan las pruebas necesarias y las analizan, se debe decidir sobre la posición de la cuenta, si se otorga o no el crédito. Al ser otorgado se establece una línea de crédito, la cual, representa la exposición máxima de riesgo a la que las empresas estarán dispuestas a someterse con determinada cuenta.

La línea debe reevaluarse con regularidad para estar al tanto sobre las actividades de la cuenta.

A pesar de los extensos procedimientos de crédito, siempre habrá situaciones especiales que deberán considerarse por separado.

59

Las condiciones del crédito.

Las condiciones del crédito especifican el periodo del crédito, los descuentos normales, por pago de contado o pago anticipado.

La responsabilidad de fijar las condiciones de crédito recae en la dirección financiera, en coordinación con la dirección de ventas. Una vez fijadas las condiciones del crédito, la dirección de finanzas a través del departamento de crédito y cobranza, es la encargada de administrar las políticas.

Cuando se produce un cambio en el mercado o en el comportamiento del cliente debe estudiarse su efecto en la empresa y tomar las decisiones que se estime convenientes para responder al cambio y defender así su participación en el mercado y su productividad.

Periodo del crédito.

Es el otorgamiento del número de días que se concede a los clientes, para pagar totalmente el valor de sus compras, sin menoscabo de las utilidades o rentabilidad de la empresa.

Pero tiene un costo financiero al inmovilizar la inversión en

cuentas por cobrar aumentando los días de cartera y disminuyendo la rotación.

Descuentos. El descuento forma parte integral de las condiciones de venta. Además de fijar el vencimiento de las facturas, las condiciones de venta pueden estipular también periodos anteriores al vencimiento durante los cuales pueden hacerse descuentos por pronto pago.  Descuentos por pronto pago. Es la cantidad que se concede por el pago con anterioridad al vencimiento de la factura. Se ofrece como un premio para inducir al pago inmediato; dicho pago debe ser dentro de un cierto

60

número de días, contados a partir del comienzo del período de crédito comercial.  Descuento por pago de contado (no tarjeta de crédito). Tiene un beneficio directo en la financiación de las cuentas pro cobrar, en la promoción de las ventas, incrementándose el volumen y mejorándose generalmente la rentabilidad de la empresa.

3.8.5 Riesgo del crédito.

Cualquier concesión de un crédito implica asumir un riesgo ya que aunque la expectativa del acreedor es que cobrará en la fecha prevista, siempre existe la incertidumbre del cumplimiento de los términos del acuerdo; es decir, la contingencia de que el deudor no efectúe la liquidación de sus obligaciones. Esta incertidumbre es riesgo de impago del débito que el acreedor siempre deberá asumir en el momento de conceder el crédito.

La razón fundamental de esta situación es que el empresario prioriza la venta sobre el resto de cosas. Aunque a simple vista parezca un razonamiento lógico, no es del todo correcto. Lo importante debe ser vender, cierto, pero vender en beneficio y cobrar lo antes posible. La venta no termina hasta que el dinero está en la empresa.

Las diversas causas de morosidad en el pago son: falta de capital suficiente, crisis comercial, incompetencia, falta de experiencia, una imprudente extensión su crédito, especulación exterior, negligencia en la dirección de su negocio, disposición fraudulenta, exceso de competencia.

El procedimiento que debe seguirse para una correcta gestión del riesgo es el siguiente:

61

1)

Tomar

2)

Conceder

la un

decisión

de

vender

a

un

cliente.

límite

de

crédito

a

ese

cliente.

3) Realizar un seguimiento de la situación que incluya revisiones periódicas del límite concedido.

La concesión de un límite determinado se hará en función del riesgo asociado que tengan sus ventas. Lógicamente, un mayor riesgo implica un menor límite de crédito. Este límite no debe fijarse para un periodo demasiado largo de tiempo porque la situación del cliente puede cambiar. Como mínimo debe revisarse con carácter anual.

Es importante comentar cuáles son algunos de los instrumentos que disponen las empresas para realizar la gestión de riesgos:  Convenios con Compañías aseguradoras que analizan la salud financiera del cliente (actual y futura) y conceden límites de riesgo.  Regulación de las situaciones de impago entre comprador y vendedor a través de un contrato mercantil, en el que se fijan unas garantías.  Solicitud de avales al comprador ante determinados volúmenes de venta.  Instrumentos financieros como el factoring, que ofrecen una garantía ante la insolvencia de los deudores, ya que al ceder los derechos de cobro, la entidad que realiza dichos servicios asume el riesgo de impagos, fraudes, etc. Como podemos ver existen muchos instrumentos en el mercado capaces de cubrir ese riesgo inherente a la venta a crédito. Por lo tanto, debemos ser conscientes de su importancia y repercusión sobre la actividad para poder gestionarlo correctamente y evitar problemas con consecuencias nefastas para cualquier empresa.

62

También es importante clasificar a los clientes:  Cliente bueno, “es aquél que en forma habitual paga en la fecha convenida”, también se les conoce como clientes cumplidos.  Cliente regular, “aquél que paga sus facturas fuera de la fecha convenida; cuando se atrasa nos avisa y cumple, generalmente, pagando en la fecha prometida.  Cliente malo, “aquél que en forma frecuente se atrasa en sus pagos, no avisa los motivos de su atraso y, generalmente, no cumple con lo que promete”, también se les conoce como clientes morosos.  Cliente dudoso, “aquél cliente que por sus antecedentes no podemos otorgarlo como bueno, regular o malo”.  Cliente nuevo, “aquél que no ha efectuado operaciones con la empresa”

3.9 Cobranza.

El problema de la cobranza es uno de los más frecuentes en el ámbito empresarial; esto se debe tanto a las políticas de pago como por crisis y recesión o por la falta de previsión que se da al interior de las empresas.

Falta de información del acreditado, facturación mal elaborada, discrepancias entre ésta y las órdenes de compra y entrega, demoras y alteraciones en la entrega de mercancía, son situaciones que retrasan el cobro de facturas y dan lugar a la acumulación de la cartera vencida.

La política de cobros. “Decisiones básicas para determinar y evaluar los procedimientos que sigue una empresa para cobrar a su vencimiento las cuentas a cargo de clientes”. Se

63

refieren a la forma que debe administrarse la cobranza cuando el cliente no paga su adeudo en términos del crédito otorgado.

Las empresas determinan sus políticas generales de cobro mediante la combinación de los procedimientos que llevan a cabo. Éstos incluyen el envío de cartas, llamadas telefónicas, visitas personales y demandas judiciales. Una de las principales variables de las políticas es la cantidad de dinero dedicado a los procedimientos de cobro. La mejor política depende de la situación del negocio, la tolerancia frente al abuso por parte de la empresa y la relación que tenga con los clientes.

El proceso de cobro.

El proceso de cobro puede ser costoso pero se requiere de firmeza para no prolongar la gestión de cobro y reducir al máximo las perdidas por cuentas incobrables. Los costos de morosidad son altos, además inmovilizan los recursos que tienen un costo de oportunidad y que podrían estar generando beneficios entre otra parte de la estructura financiera de la empresa. A medida que una cuenta por cobrar envejece más y más, la gestión de cobro se hace muy estricta y personal.

Conocerse las razones de la morosidad:  Por un problema de calidad en el producto o servicio al cliente o por culpa de un error propio del proveedor en la factura.  Un problema ocasionado por algún Intermediario que ha intervenido en la relación comercial con el cliente y que ha cometido un fallo de servicio que provoca la retención del pago por parte del cliente.  El desconocimiento por parte del cliente de que existe una factura por pagar.

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 La falta de liquidez del cliente que le impide hacer el pago o la intencionalidad del moroso de retrasar durante un cierto tiempo el cumplimiento de sus obligaciones.  La mala fe del moroso que no quiere pagar e intenta evadir sus obligaciones. Los medios que podemos utilizar para reclamar el pago son:

1. Visita al deudor. La visita personal es sin duda el mejor método para cobrar una deuda, ya que supone la mejor manera de negociar ya que se esta cara a cara con el deudor; el gestor de cobros tiene la oportunidad de conocer la situación real al penetrar en su entorno y ver las instalaciones. De este modo puede detectar signos de deterioro, baja de actividad, disminución de la producción, etc.

Llamadas telefónicas.

Son el mejor método de recobro, ya que el teléfono es un medio rápido, que da la oportunidad de tener una comunicación interactiva con el cliente y escuchar de su propia voz los motivos del impago y las posibles soluciones.

Cartas de aviso.

Enviar una o más cartas cada una con un tono cada vez más enérgico.; la primera no debe parecer una amenaza.

Contratar oficinas de cobro.

Puede recurrirse a una entidad profesional de cobro. Se debe evaluar el costo ya que puede ser muy alto, a menudo el 50% de la deuda no recaudada.

65

Concertar un monto reducido.

Se debe tener en cuenta, que tratar demasiado duro a un cliente para cobrar puede llevarlo a la bancarrota. Por lo que se concertara un monto reducido un plan de pagos flexible.

Declarar una obligación como pérdida. Puede ser la mejor alternativa si el monto adeudado es relativamente pequeño o muy costoso de recaudar. Vender las cuentas por cobrar a un fiduciario. Los negocios que hacen dinero mediante la compra de cuentas por cobrar de otras empresas por menos de su valor nominal, se llaman fiduciarios o factoring.

Demandar al cliente.

Las acciones legales son el último recurso, sin embargo, se debe determinar si vale la pena emprender la acción judicial.

Al emprender la acción judicial se debe considerar lo siguiente:

Documentar la deuda. Cuando se presenta un problema de cobro, el siguiente paso es documentar la existencia del débito para posteriormente iniciar la reclamación; es uno de los puntos clave para poder tener éxito en la recuperación de la deuda, ya que una de las estrategias habituales de los morosos es negar la existencia de la deuda o manifestar su desacuerdo con el importe reclamado.

Se deberá contar con la suficiente documentación para poder demostrar la existencia del débito y de su origen, puesto que tanto si va a negociar por la vía amistosa, como si decide emprender acciones judiciales.

Tener mejor conocimiento del deudor. Es necesario solicitar un informe jurídico completo del deudor, que incluya todos sus datos y nombres de los actuales 66

socios y administradores; obtener una copia del Registro Mercantil; comprobar la dirección fiscal actual de la sociedad.

Investigación de la situación financiera del moroso. Se debe solicitar un nuevo informe completo del deudor para conocer su situación financiera actual y la viabilidad de que pueda mantenerse en el sector, este informe facilita la toma de decisiones en los casos en que se esta estudiando la posibilidad de acudir a su reclamación por la vía judicial.

Tomar medidas urgentes para disminuir el riesgo con el moroso. Aunque no siempre es posible continuar con el suministro de mercancías al deudor, en muchas ocasiones el bloqueo de los envíos es una buena arma para estimular al deudor a pagar. Los siguientes envíos deberán ser pagados al contado y deberá ir cumpliendo con los plazos pactados. También se puede ir cobrando la deuda simultáneamente al cobro de nuevos pedidos hasta dejar liquidada la deuda.

Reconocimiento de la deuda. Como medida precautoria imprescindible ante cualquier impago o prórroga hay que conseguir del moroso un reconocimiento de la deuda. Es un documento que no aparece regulado en el orden civil ni mercantil pero esta reconocido por la jurisprudencia como un negocio jurídico unilateral por el que su autor reconoce la existencia de una deuda preexistente, manifiesta su voluntad de asumir la obligación,

fija un plazo y forma de pago del débito.

También se debe conseguir documentos cambiarios para materializar el acuerdo de pagos alcanzado; es importante conseguir un aval en los títulos cambiarios para reforzar las garantías de cobro.

Finalmente, cabe mencionar que no debe concederse más crédito a un cliente que deje de cumplir sólo porque se pensó que era un riesgo aceptable.

67

3.10 Vigilancia sobre los saldos pendientes de cobro.

La vigilancia constante de las cuentas por cobrar es una medida efectiva para mantener las cuentas al corriente. No se debe esperar a que el cliente pague, es necesario que el departamento de crédito cobranzas tenga comunicación con el cliente, además de que se requiere firmeza para hacer valer los acuerdos en términos del crédito otorgado.

La administración de la cobranza se realiza a través de un informe conocido como “análisis de antigüedad de saldos” en el que aparecen todas las cuentas a cobrar, analizadas por su antigüedad.

Este documento en tiempos las deudas de cada uno de los clientes, teniendo en cuenta los retrasos en el pago según la antigüedad del vencimiento. Ofrece de forma instantánea una imagen precisa del riesgo de cada uno de los clientes y su estructura diferenciando el riesgo vencido del riesgo no vencido. La ventaja de este balance es que puede comprobar los saldos vencidos de los no vencidos y conocer la antigüedad de los vencidos y su relación con la totalidad del riesgo del cliente.

Dicho análisis contiene la siguiente información: 

Número de cliente.



Nombre del cliente.



Saldo de la cuenta.



Importe al corriente. Representa la suma de todas las facturas que están dentro de los términos del crédito.



Importe vencido de 1 a 30 días.



Importe vencido de 31 a 60 días.



Importe vencido de 61 a 90 días.



Importe vencido a más de 91 días.

68

Con el análisis de antigüedad de saldos se tendrá información importante para poder juzgar y establecer la provisión para cuentas de cobro dudoso y así poder presentar una valuación adecuada de las cuentas por cobrar de conformidad a principios de contabilidad.

3.10.1 Inversión de las cuentas por cobrar.

La inversión de las cuentas por cobrar se determina por el volumen de las ventas a crédito y por el promedio de días que transcurren entre las fechas de venta y la cobranza.

Para medir la inversión en cuentas por cobrar se efectúan pruebas de liquidez. Se calcula generalmente la relación que existe entre las cuentas por cobrar y las ventas y la rotación de las cuentas por cobrar como sigue:

Cuentas por cobrar (neto)

Representa el por ciento de =

Ventas netas

ventas anuales pendientes de ser liquidadas.

3.10.2 Rotación de cuentas por cobrar:

Esta razón indica el número de veces que en promedio la empresa ha renovado las cuentas por cobrar, es decir, las veces que se han generado y cobrado a lo largo del ejercicio.

69

Rotación de

Ventas =

Cuentas por cobrar

promedio de cuentas por cobrar.

Días de cuentas por cobrar

360 = Rotación de cuentas por cobrar

Si la rotación de cuentas por cobrar es baja en comparación con lo establecido en las políticas de crédito de la empresa, se deduce que los clientes no están cumpliendo oportunamente con sus pagos, lo cual puede ocasionar problemas de liquidez. Si este es el caso, será necesario que se lleve a cabo una revisión más cuidadosa de los clientes a quienes se otorga crédito, con el fin de evitar esta situación, reducir el plazo que normalmente se les otorga y supervisar más estrechamente a cobranza.

3.11 Efectividad del programa de Cuentas por Cobrar.

El objetivo del análisis es determinar las utilidades generadas como resultado de sus políticas de Cuentas por Cobrar.

Existen diversos factores que ayudan a medir la efectividad de dicho programa:

70

 Porcentaje que representan las cuentas incobrables.  Porcentaje que representan las cuentas incobrables de cuentas por cobrar.  Pérdidas totales en dinero.  Número de cuentas rebajadas (cuentas en las que fue necesario negociar un pago menor con el fin obtener al menos un abono).  Total de cuentas rebajadas (en dinero).  Porcentaje que representas la cuentas rebajadas sobre las cuentas por cobrar.  Promedio de las cuentas por cobrar.  Promedio de la antigüedad de las cuentas por cobrar.

Todos estos factores pueden combinarse para realizar un análisis más detallado.

3.12 Financiamientos con cuentas por cobrar.

Se pueden obtener financiamientos con la venta de cuentas por cobrar, a descuento a una institución financiera generalmente no bancaria, lo cual es una fuente importante para generar flujo de efectivo en el financiamiento de la empresa. Se establece un contrato de cesión de derechos entre el cedente (empresa) y una institución financiera tercero (el factor). A esta operación de venta de cuentas por cobrar se le llama “Factoring” que significa factoraje. El factoring fundamentalmente ofrece: 

Financiamiento ágil, de disponibilidad inmediata y equilibrado en relación al volumen de ventas de la compañía cliente.



Mejorar la situación financiera y la posición monetaria, porque evita endeudamientos que incrementan pasivos.

71



Nivela los flujos de efectivo y optimiza el manejo de la tesorería, especialmente cuando se tienen ventas estaciónales.



Permite aprovechar oportunidades, como descuentos por pronto pago.



Optimizar la rotación de los activos y capital



Reduce costos financieros y mejora la productividad general de la empresa.



Ofrece soluciones dirigidas a la problemática financiera de las empresas, fundamentalmente en lo concerniente a liquidez y capital de trabajo, derivando sustanciales beneficios financieros, administrativos, estratégicos y fiscales en su operación.

Existen varios tipos de factoring, 

Factoring con recursos.



Factoring sin recursos.



Factoring con cobranza delegada.



Factoring a proveedores.



Factoring de exportación – importación.



Entre otros.

72

CAPÍTULO 4 COMO SE HACEN REALMENTE LAS COSAS

CAPÍTULO 4. COMO SE HACEN REALMENTE LAS COSAS. Para el área de Cuentas por Cobrar las actividades se realizan según como se presente cada situación, pues no se cuenta con políticas ni procedimientos; si bien es cierto que existen niveles jerárquicos y las áreas funcionales de la empresa están definidas, al otorgar un crédito o una prórroga en la fecha de pago la Gerencia de ventas es quien interviene directamente en la autorización.

A continuación haremos una breve descripción del desarrollo de las actividades:

4.1 Otorgamiento de un Crédito.

Para solicitar un crédito en Pierre Harry no es necesario cubrir demasiados requisitos, pues el análisis que se realiza es muy sencillo.

A continuación describiremos el proceso de Análisis y otorgamiento de una línea de crédito:

1. Se hace llegar al cliente la solicitud de crédito para que sea debidamente llenada y devuelta al vendedor o al departamento de cuentas por cobrar junto con la copia de una serie de documentos que son enlistados en la misma solicitud. 2. Cuentas por Cobrar realiza el análisis de dicha solicitud, verifica en Acta Constitutiva: Razón Social, nombres de los socios, Objeto de la Empresa, entre otros. Se realiza investigación telefónica de las referencias comerciales. 3. Cuando el cliente entrega Estados Financieros, estos realmente no son analizados, solo complementan el expediente del cliente. Aunque en la mayoría de los casos los clientes no los proporcionan argumentando que es 74

información confidencial, con esto menos podemos darnos cuenta del panorama económico en el que se desarrolla el cliente. 4. En base a los comentarios obtenidos en las referencias comerciales se decide otorgar o no la línea de crédito: monto, plazo, límite. 5. En ocasiones se solicita un aval o algún documento en garantía, como puede ser un pagaré o un cheque post fechado. 6. Se emite carta de aprobación de la línea de crédito indicando el monto, plazo, y límite del crédito; así como también se proporcionan los datos bancarios y los datos del contacto en cuentas por pagar.

En ocasiones los vendedores toman la decisión de otorgar créditos o prórrogas en pagos sin consultar al área de crédito y cobranza, tampoco solicitan los requisitos necesarios y mucho menos un aval o un documento en garantía. El otorgar una línea de crédito así implica que no sepamos cual es el panorama real en el que se encuentra el cliente, no podemos darnos una idea de si tiene las condiciones económicas para solventar sus obligaciones o si quiera saber como lo perciben sus otros proveedores. Además de que se pierde formalidad en el compromiso que contrae y sobre todo, realmente no sabemos cual es el riesgo al que os enfrentamos al dar créditos de esta manera.

A continuación se muestra el formato de Solicitud de Crédito y la Carta de otorgamiento de Crédito:

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SOLICITUD PARA APERTURA DE CREDITO (Contrato de compraventa en pagos diferidos y tracto sucesivo con garantía de crédito) PERSONA MORAL (PM) PERSONA FÍSICA (PF)

FECHA:____________________ MONTO SOLICITADO:$__________________MONEDA

INFORMACIÓN GENERAL (PM y PF) Razón Social o Nombre de la persona física: ______________________________________________________________________________ R.F.C._____________________________ Dirección:____________________________________________________________________ No. Exterior:__________________

No. Interior:___________________

Colonia:______________________

Código Postal:_________________

Delegación o Municipio:_________________________ Teléfonos:__________________

Estado:________________________

_______________________ ______________________

Fax:_______________ Tiempo que tiene en el mercado:

Correo Electrónico:________________________________

Local Propio

Local rentado Nombre del Propietario:___________________________________ Domicilio:______________________________________________ Teléfono:____________ Tiempo de renta:______________

Cuentan con seguro para proteger sus Activos: SI

NO

Quien es el beneficiario? La propia empresa

El dueño

Un tercero

Compañía aseguradora:______________________________________________________ Que riesgos ampara la póliza?

Indique si tiene sucursales

ROBO INCENDIO ASALTO MOTIN TRANSPORTE SI

NO

Cuantas?____________

En que poblaciones:_________________________________________________________ Tiene nexos con firmas extranjeras: SI NO En caso afirmativo, ¿Cuales son? ___________________________________________

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Son Dictaminados los Estados Financieros por contador Público? SI

NO

Nombre del Contador Publico que dictamina:_________________________________ Jefe de Pagos:________________________________________________________________ Días de revisión:________________ de: _________ A:_________ Días de Pagos :_________________de: _________ A:_________ REFERENCIAS COMERCIALES RAZON SOCIAL:_________________________________________________________________ DIRECCIÓN:____________________________________________________________________ ATENCIÓN:_____________________________ TELEFONOS:_______________________ CREDITO CON QUE CUENTA________________ CONSUMO MENSUAL___________________ RAZON SOCIAL:_________________________________________________________________ DIRECCIÓN:____________________________________________________________________ ATENCIÓN:__________________________ TELEFONOS:_______________________ CREDITO CON QUE CUENTA________________ CONSUMO MENSUAL___________________ RAZON SOCIAL:_________________________________________________________________ DIRECCIÓN:____________________________________________________________________ ATENCIÓN:__________________________ TELEFONOS:_______________________ CREDITO CON QUE CUENTA________________ CONSUMO MENSUAL___________________ BANCOS NOMBRE

SUCURSAL

______________ ____________ ______________ ____________ ______________ ____________

No. DE CUENTA

TELEFONOS

_________________ _________________ _________________

_______________ _______________ _______________

Aceptamos que Pierre Harry, S.A. de C. V. nos entregará la factura definitiva hasta la liquidación del crédito o pago diferido o a plazos o tracto sucesivo. SOLICITANTE: _______________________________________________________________

PUESTO:__________________

FIRMA:_____________________

FECHA:_____________________

DOCUMENTACIÓN QUE DEBERA ANEXARSE: COPIA DEL ACTA CONSTITUTIVA DE LA EMPRESA O ALTA EN SHCP DE LA PERSONA FÍSICA. COPIA DE LA ESCRITURA CON PODERES DE QUIEN SUCRIBE LA SOLICITUD (PM). COPIA DE LA IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE LEGAL (PM), O DE LA PERSONA FÍSICA. LISTA DE LAS PERSONAS AUTORIZADAS PARA RECIBIR O RECOGER MERCANCÍAS. NOMBRE DE LA PERSONA QUE PUEDE SUSCRIBIR TITULOS DE CREDITO. ESTADOS FINANCIEROS DEL ULTIMO EJERCICIO ULTIMA DECLARACIÓN DEL ISR GARANTIA QUE OFRECE PARA EL CREDITO SOLICITADO: CHEQUE POSTFECHADO PAGARE CON AVAL DUEÑO DE BIENES RAICES COPIA DE LA ESCRITURA DE LA PROPIEDAD DEL AVAL.

77

San Nicolás 2, Col. San Nicolás Tlaxcolpan, Tlalnepantla Edo. de Méx. CP 54030

TLALNEPANTLA, EDO. DE MÉX., A 31

DE MARZO DE 2011.

ATENCIÓN, Worth Line, S.A. DE C.V. Ing. Anel Carelia Romero Rodrigo.

Tenemos el agrado de comunicarle, que hemos puesto a su disposición una línea de crédito, por la cantidad de: $25,000 (Veinticinco mil pesos 00/100 MN), a un plazo de 30 días a partir fecha de presentación de factura.

El importe de los documentos deberá depositarse a una de las cuentas anexas:

Banco: Bancomer. Cuenta: ******154 Clabe Interbancaria: ***************543. Moneda: Dólares.

Banco: Banamex Sucursal: 458. Cuenta: ****493 Clabe Interbancaria: ***************931 Moneda: Dólares.

Favor de confirmar su movimiento enviando la ficha de depósito o comprobante al fax: 55 5311-7373, o a la dirección de correo electrónico: [email protected]

Atentamente:

Lic. Adriana Morales O. Tesorería. Pierre Harry, S.A. de C.V. Tel. 5311-7781 Ext. 106 Fax: 5311-7373 E-mail: [email protected]

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Como podemos darnos cuenta, las actividades que realiza la empresa no están bien delimitadas, el área de Ventas es quien determina el como se desarrollarán las relaciones comerciales, argumentan que siempre han vendido así y nunca han tenido problemas y que no consideran importante que sea analizada la situación económica de los clientes; pues el hecho de conocer a los dueños, a los compradores, tener una aparente “amistad” o “conocer de años” al posible cliente es suficiente para otorgar una línea crediticia. Sin embargo, considero que lo más grave es que este comportamiento se presenta desde los niveles de más alta jerarquía, Gerencia General y Gerente de ventas, quienes permiten se den con frecuencia estas situaciones, sin considerar quien debe poner los lineamientos a seguir es crédito y cobranza en base a políticas y procedimientos bien definidos.

No es correcto que intervenga la Gerencia de Ventas en la toma de decisiones de manera principal ya que su objetivo es “vender”, “alcanzar un número planeado” lo cual no le permite considerar el comportamiento del cliente, y aunque a veces ellos sean quienes soliciten a los clientes una promesa de pago, no es seguro que ésta sea cumplida, pues al final el cliente puede dar una fecha con el fin de que su orden de compra sea surtida; el tendrá su material enseguida, podrá disponer de él y la “urgencia” por realizar el pago pasa a segundo plano pues su necesidad ya fue cubierta.

Y en este caso, el vendedor solo se compromete a la entrega del material solicitado, de alguna manera dan por cerrado el ciclo, el cual, realmente termina cuando el cliente realiza el pago.

4.2 Cobranza.

La Cobranza la llevamos a cabo mediante el vencimiento para pago de facturas. Para lo cual llevamos un registro de las facturas que se ingresan a revisión, en el cual se indica el nombre del cliente, número de factura, importe, fechas de 79

emisión, revisión y vencimiento, siendo esta última la que se obtiene del contrarecibo que nos entregan los clientes o en base a la fecha en que se envío la factura vía electrónica al cliente. En esta base revisamos en que fecha las facturas de los clientes van a vencer y por tal deberán serán pagadas.

Para saber que clientes van atrasados en sus pagos, y a cuantos días lo están se genera un reporte del sistema SAE llamado Antigüedad de saldos, en el cual se plasman los adeudos de los clientes a vencimientos de 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días.

En base al vencimiento de facturas que refleja el reporte se realizan llamadas de cobranza a los clientes quienes en ocasiones manifiestan que no cuentan con las facturas, no han autorizado pagos a proveedores, o también comentan que no han tenido buena cobranza por lo que se han visto en la necesidad de retrasar los pagos a los proveedores.

Dependiendo la razón del adeudo se hacen las aclaraciones pertinentes y se trata de obtener una fecha compromiso de pago por parte del cliente; sin embargo a veces cuando llega la nueva fecha de pago acordada vuelve haber atraso nuevamente, y si esto llega a repetirse más de una vez, solicito la intervención del gerente en el proceso de cobranza, ya que en este caso él se contacta con su homologo con el fin de obtener el cobro del adeudo.

En algunas ocasiones la respuesta que se obtiene es favorable, ya sea que nos liberen el pago total del adeudo, nos den una parcialidad o nos confirmen fechas compromiso para liquidar el adeudo, siendo estas cumplidas. Pero en otras ocasiones realmente no se obtiene ninguna respuesta lo que resulta bastante frustrante ya que eso nos indica que la negociación para la cobranza del adeudo será larga y tediosa.

80

Cuando un cliente tiene adeudo por 60 días o más de vencimiento y solicita material a crédito, en pocas ocasiones se le llega a pedir que liquide el adeudo o realice un abono al mismo para poder surtirle su nueva compra, o se les llega a restringir el crédito que les otorgamos; pero en la mayoría de los casos se le surte sin problema el material solicitado.

Pocas veces se ha considerado otorgar nuevamente la línea de crédito o suspenderlo de manera definitiva, siendo las condiciones de pago de “contado”.

Las razones que rigen el condicionamiento de la línea de crédito con los clientes morosos son las siguientes: se considera la amistad que se tiene con los dueños, o si es un cliente que tiene muchos proyectos, o a veces por “miedo” a que se vaya con la competencia.

Sin embargo, considero que hay momentos en que sí es necesario ejercer presión sobre el cliente para poder obtener el cobro del adeudo, y aunque es posible que después de eso el cliente nos cambie por la competencia también es probable que logremos cobrar el adeudo de manera parcial o total pues tener una cartera con facturas vencidas entre 60 y más de 90 días no es rentable para la empresa, ya que el volumen de ventas reportado mensualmente no esta siendo cobrado oportunamente, y para cuando se llegue a cobrar la utilidad contemplada para esas ventas ya no será real.

Las ventas reales son las que se cobran a su debido tiempo, y no aquellas que no sabemos cuando vamos a cobrar.

Solo con un cliente se ha negociado el pago de intereses por incumplimiento de pago en un adeudo correspondiente al año 2010, el cual se terminó de liquidar en Diciembre de 2011.

81

El volumen de facturas pendientes de cobro ha generado que la situación financiera de la empresa se vea bastante castigada pues al no obtener la cobranza de las ventas oportunamente el pago de las obligaciones tanto con los proveedores como con el Estado ha orillado a tomar préstamos bancarios, los cuales están generando un nivel de endeudamiento bastante alto y un nivel de liquidez y rentabilidad bajo.

Tres clientes cuentan con descuento por pronto pago, el cual tampoco se aplica como se debe, pues teóricamente estos descuentos se deben aplicar en un lapso menor al del plazo del crédito, con el fin de persuadir al cliente del beneficio que adquiere al pagar de manera pronta su adeudo; pero la realidad es otra, los clientes pagan a vencimiento de las facturas y se aplica el descuento, perdiendo nosotros así el beneficio al otorgar este tipo de descuentos.

Además que se ha dado el caso en que el cliente se aplica el descuento por pronto pago, después de que la factura venció, argumentando que como es “el consentido” pues se le va a permitir tal situación. Esto es un abuso de parte del cliente, porque aunque el descuento sea autorizado después de vencimientos, debería consultarlo y no darlo por hecho.

Con esto, que pareciera que los clientes son quienes tienen el control sobre la relación comercial que existe entre ellos y nosotros.

82

CAPÍTULO 5 ANÁLISIS Y DISCUSIÓN

CAPÍTULO 5. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN Como podemos darnos cuenta la problemática que existe en el área de crédito y cobranza es por falta de una adecuada delimitación de jerarquización con el área de ventas, es decir, no están definidos los limites y responsabilidades que tiene cada área en la toma de decisiones relacionadas con las ventas y créditos; por lo tanto las políticas y procedimientos que nos indiquen como se van a llevar a cabo las cosas son inexistentes.

Otra situación a considerar es en el proceso de investigación y análisis de crédito, si bien es cierto que no debe ser conservador tampoco debe ser tan flexible, pues así no es posible darnos cuenta de la capacidad financiera del “nuevo cliente” lo cual genera un riesgo el otorgarle un crédito.

Es cierto que los agentes de ventas nos pueden ayudar con referencias acerca del cliente, o la buena relación – amistad que exista entre ellos que generen un cierto nivel de empatía, lo incorrecto es que sean ellos quienes determinen que cliente es o no candidato para un crédito u otorguen prórrogas para pago, ya que esto se vuelve una situación muy permisible ante el cliente, pues al querer incrementar el volumen de ventas y no perder al cliente al “irse con la competencia” no consideran el comportamiento real de pagos del cliente en cuestión.

De alguna manera esto ha generado en cierto modo que el cliente manifieste un tipo de “abuso” al no realizar los pagos de su adeudo, pues con dar una fecha compromiso, que tal vez no sea cumplida, se le sigue otorgando lo que pide.

Estas situaciones no pueden ser permitidas, ya que al ser un cliente moroso el que está pidiendo que se le surta más material, deberíamos pedirle como requisito, pague el adeudo vencido para poder surtir su necesidad y no conformarnos con una simple promesa de palabra.

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Otro punto que debe dejarse de lado, son las “amistades existentes” con los clientes, pues esto nunca va generar una relación comercial sana ya que va a ser motivo de que sean permisibles muchas situaciones que tengan que ver con los plazos de pago y surtido de material. En un negocio las amistades, no deben ser mezcladas con la relación comercial.

En la Cartera de clientes, para que la empresa tenga una buena liquidez, sus cuentas por cobrar no deben ser “viejas”, a más de 90 días, es decir se deben cobrar dentro del plazo de crédito establecido o en un periodo considerable, de lo contrario es muy probable que nuestras ventas realmente ya no nos generen una utilidad y nuestro flujo de efectivo sea muy bajo para poder solventar las obligaciones contraídas. El verdadero problema se presenta cuando el cliente solo nos da largas con el pago, y aunque se le hacen llamadas semanalmente realmente no da una fecha compromiso para el mismo, generando así que su adeudo vaya incrementándose debido a que se le están juntando los vencimientos de las facturas; el cliente aun estando consciente de que nos debe aun sigue pidiendo material que la mayoría de las veces se le surte sin restricción alguna, pues solamente se le pide una fecha compromiso de pago, al lo que el cliente puede responder “al día siguiente te hago un abono”, “la próxima semana te pago”, entre otros, pero eso no asegura que realmente lo haga, y como al final el cliente va a recibir su material, realmente que importancia tiene la promesa que nos de.

Actualmente crédito y cobranza cuenta con dos personas para el desarrollo de las actividades, siendo una de ellas la que se encargue de realizar la ruta, esta persona se encarga de ir a bancos, apoyar al área de dirección, compras (recogiendo o llevando material con los proveedores) y ventas (recogiendo material con proveedores o entregando material a clientes); cabe mencionar que el área de ventas cuenta con una persona para la entrega de material quien obviamente cuenta con un medio de transporte y también cuenta con un automóvil; sin embargo por lo menos una vez a la semana crédito y cobranza 85

debe apoyar al área comercial con la ruta y no acepta un “no” por respuesta, de lo contrario se considera como que no queremos hacer el trabajo.

El hecho de realizar actividades que impliquen trasladarse de un lado a otro siempre consume mucho tiempo, esto trae como consecuencia que no esté de tiempo completo en la oficina, por lo que no se le puede asignar o delegar funciones debido a que no las realice con la prontitud que son requeridas.

Considerando lo anterior, podemos ver que solo hay una persona para el desempeño de las funciones de Tesorería, facturación, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

Por lo que normalmente se genera un retraso en el desarrollo de las actividades; en repetidas ocasiones se ha solicitado la contratación de un becario para el apoyo de dicha área, sin embargo la petición ha sido rechazada, el argumento que nos da la Dirección, más bien la Gerente de Ventas, es que no manejamos tantos clientes y por lo tanto no tenemos tanto trabajo como para que se amerite la autorización de dicha contratación.

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CAPÍTULO 6 RECOMENDACIONES

CAPÍTULO 6. RECOMENDACIONES En base al planteamiento de la problemática planteada en los capítulos anteriores, haremos las siguientes recomendaciones:

Es urgente definir claramente las funciones del área de Ventas y Crédito y cobranza, para que no se genere confusión en “quién hace qué”.

Delimitar claramente la jerarquización de las áreas anteriores, de esta manera se sabrá quien tiene responsabilidad sobre la toma de decisiones en cada área.

Diseñar políticas y procedimientos en cada área, las cuales nos van a indicar “como se van hacer las cosas”. Para el establecimiento de dichas políticas se debe tomar en cuenta la relación que se genera entre ventas – crédito y cobranza, pues el “como realicen las cosas” cada una se verá reflejado en la otra, en el comportamiento del cliente y en la recuperación de la cartera. Cabe mencionar, que el área de crédito y cobranza es un filtro para el área de ventas y no viceversa; lo cual implicará que de alguna manera se deben diseñar los lineamientos de crédito y cobranza primero y en función a estos diseñar los de ventas; siempre teniendo como objetivo el alcanzar los objetivos tanto particulares como generales de la empresa.

Llevar a cabo y respetar las políticas y procedimientos que se diseñen.

Concientizar y sensibilizar ambas áreas. Esto ayudará a entender mejor los objetivos y responsabilidades de cada área y generar así que se trabaje en equipo con una mejor sinergia.

Realizar un análisis más completo para el otorgamiento de los créditos. Basado en referencias comerciales pero también en un análisis de sus Estados Financieros bajo la aplicación de razones financieras las cuales nos ayudarán a tener una 88

mejor visión de las condiciones financieras en las que se encuentra nuestro posible cliente, como es la solvencia, nivel de endeudamiento, entre otros. Que todos los posibles clientes llenen la solicitud de crédito.

Solicitar como requisito indispensable un documento crediticio (cheque, pagaré) o un aval para afianzar el crédito.

En el tema de cobranza, se recomienda hacer llamadas previas al vencimiento, con el fin de confirmar que el cliente cuenta con el documento, que éste cubre los requisitos que solicita el cliente o si se presenta el caso contrario hacer las aclaraciones pertinentes antes de la fecha de vencimiento. Esto también nos podrá dar una visión más clara de la cobranza que se tendrá.

Enviar Estados de cuenta a los clientes, previos al vencimiento de facturas y después del vencimiento, esto le será de utilidad para saber el monto del adeudo con vencimiento próximo, o la cantidad de su adeudo vencido y a que tiempo.

Hacer llamadas de manera constante al cliente cuando éste se retrase en sus pagos.

Se recomienda suspender la línea de crédito, cuando el cliente ha excedido el monto otorgado o el plazo del crédito.

Que el departamento de crédito y cobranza sea el responsable de mantener el software que se utiliza para la administración de las operaciones de la empresa, actualizado y con información veraz, de esta manera será una herramienta útil en dicho proceso; como es tener la lista real de los clientes con los que se trabaja, ingresar los montos de crédito autorizados y los plazos, usar los filtros que contiene para el control de los créditos como el bloqueo o suspensión de los clientes morosos, entre otros.

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Contar con el personal especializado en Tesorería, una persona que lleve a cabo las funciones de facturación, cuentas por pagar y otra las de cuentas por cobrar.

Para el pago de comisiones a los vendedores, el área de cuentas por cobrar deberá pasar una reporte de las facturas cobradas a la Gerencia de Ventas y sobre este hacer el pago que realmente corresponda y no antes, ya que de algún modo el vendedor se involucraría más en el ciclo de la venta, no entregaría material con tanta facilidad y de alguna manera comprometería más al cliente con el pago de las obligaciones que contrajo; además de que no otorgaría créditos sin un previo análisis.

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CONCLUSIONES La empresa tiene potencial para desarrollar un crecimiento en el ramo en el que se desarrolla, aunque es cierto que esta muy competido, también es cierto que hay mercado para ello y Pierre Harry cuenta con el material necesario para formar parte de esa competitividad pues tanto el material que vende como el que fabrica cubre las normas y especificaciones requeridas por las normas que regulan este mercado,

además de que cuenta con grandes clientes directos (usuarios) o

indirectos (instaladores) que le son fieles lo cual es en cierta forma una fortaleza con la que cuenta la empresa.

Sin embargo la empresa Pierre Harry, S.A. de C.V. cuenta con deficiencias administrativas que se ven reflejadas en el desempeño de sus actividades, como es en la relación que se genera con el cliente y el comportamiento comercial que éste tiene.

Se tiene que poner mucho más atención en cambiar o mejorar las áreas de oportunidad a fortalezas administrativamente, en especial las que tienen que ver con crédito y cobranza pues la falta de éstas impide llevar un adecuado control sobre

las actividades sobre todo por que el área de ventas interviene

directamente en la toma de decisiones, informando a crédito y cobranza de éstas, y para cuando se quiere realizar un control sobre éstas es porque ya existe un problema siendo que tal vez se pudo evitar.

Debe quedar claro que Crédito y Cobranza es un filtro para el desarrollo de las actividades comerciales y no viceversa; por lo que el área de ventas debe apoyarse y en un momento acatar las recomendaciones o decisiones que el departamento de Crédito y Cobranza pueda darle, pues es ahí donde se originan los problemas comerciales – financieros, ya que el área comercial otorga créditos o hace acuerdos con los clientes sin considerar el comportamiento de estos debido a las deficiencias existentes, ya que al no estar delimitadas las funciones y

responsabilidades de cada área se llegan decisiones en el área de ventas, siendo este departamento quien no se compromete con llevar el ciclo de venta a su final, y después el departamento de crédito y cobranza es quien tiene que lidiar con los clientes.

Es cierto que se debe dar un buen trato a los clientes y cubrir las necesidades que éste tenga, pero esto no debe poner en riesgo a la empresa con la recuperación económica, pues de alguna manera hay que “acostumbrar” al cliente a trabajar bajo las políticas que se diseñen.

Además se debe considerar que en general el área de Tesorería debe contar con el personal suficiente y capacitado para el desempeño de sus actividades, ya que es quien provee a las áreas de Contabilidad y Gerencia la información para el control financiero y la toma de decisiones, por lo que la constante actualización de información y seguimiento a los clientes es de suma importancia.

El establecimiento de políticas, la delimitación de actividades y responsabilidades dentro del área comercial y de crédito y cobranza ayudará en mucho al mejoramiento en el manejo y control de los recursos, obteniendo así una buena relación comercial con el cliente, una cartera sana y la situación económica de la empresa tendrá una mejoría.

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