UTEQ
Firmado digitalmente por UTEQ Nombre de reconocimiento (DN): cn=UTEQ, o=UTEQ, ou=UTEQ,
[email protected], c=MX Fecha: 2015.08.21 08:21:13 -05'00'
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL ESTADO DE QUERÈTARO
Nombre del proyecto: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Empresa: SECRETARÍA DE DESARROLLO AGROPECUARIO
Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIÓN AREA RECURSOS HUMANOS
Presenta: JUANA MARIA MEDINA AYALA
Asesor de la UTEQ Vicente Ontiveros Quiroz
Asesor de la Organización M. en A.P. Jorge Meré Alcocer
Santiago de Querétaro, Qro. Agosto 2015
Resumen
El Presente documento fue elaborado dentro de la Secretaría de Desarrollo Agropecuario con la finalidad de actualizar los formatos de los procedimientos administrativos que constantemente se utilizan dentro de la organización; permitiendo una mejora en la capacidad de emitir información acerca de cómo se realizan varias actividades en ese lugar con un mejor orden, una mejor facilidad y un mejor entendimiento. Para lo cual el proyecto se basa en archivos y formatos que anteriormente se manejan en la organización de ahí se parte para realizar una mejora respecto a los requerimientos que se solicitan al presentar la situación que desean presentar, se elabora diferentes documentos conforme al orden y procedimientos que se establecen en la Direccion Administrativa. Una vez concretados los formatos para Direccion Administrativa de la organización se obtuvo la acreditación de los mismos así como la accesibilidad y disponibilidad para ponerse en práctica con lo que trae excelentes beneficios en la organización.
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Description
I have my internship at ¨Queretaro state government¨ in the administrative sector. It is small, comfortable and the environment is good. The computer equipment is updated, in good condition and adequate to develop my project. My boss is Judith Bustos. She is an accountant. She is slim and tall. She is serious in the workplace. She is a good person, kind, intelligent, responsible, efficient, and creative. She always supports and teaches me. She always gives me good tips to learn in my career and work on my future.
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Dedicatorias A Dios Por la salud, fuerza, sabiduría y voluntad que me otorgo en esta etapa tan importante de mi vida, pero sobre todo por darme la dicha de estar en este mundo y nunca dejarme sola, porque en cada caída y alegría el me ha acompañado demostrándome su infinito amor para seguir adelante y nunca rendirme, porque nunca me ha dejado sola a pesar de que haya caído por varias veces y siempre me guía por el buen camino sobre todo me ha dado la oportunidad de lograr este momento importante en mi vida, porque bien sabemos que muchos iniciamos el mismo camino pero pocos llegamos hasta el final.
A mi madre Por darme la oportunidad de ser su hija, y demostrarme que será la única persona en el mundo que siempre va a estar con migo en las buenas y en las malas, por su apoyo mutuo que siempre me brindo más cuando me veía caer siempre me motiva con sus palabras de aliento para seguir a delante. Te quiero Mamá.
A mi padre Porque a pesar de las circunstancias presentadas sobre este camino, siempre me hizo sentir recta para poder seguir a delante y sobre todo por los valores que me inculco, por sus enseñanzas, sus experiencias 4
para que yo fuera cada día mejor. Gracias Papá. Y al igual que mi madre me siento muy afortunada por tenerlos a mi lado. Los Quiero.
A mis hermanos Porque al igual que mis padres son un motor más que me impulsa a emprender nuevos caminos para ser una mejor persona, Hugo, un gran ejemplo a seguir ya que ha sido el primero en lograr una profesión la cual siempre me demostró que nunca debemos darnos por vencidos a pesar de que hayamos tirado la toalla una y mil veces, Antonio, porque siempre estuvo ahí apoyándome con sus experiencias que algún día me sirvieron, hermanos de verdad muchas gracias por eso y más, los quiero.
A mis Profesores A cada uno de ellos ya que han forjado de mí una buena persona, dedicada y con sabiduría que ellos a través de sus buenas clases y argumentos han inculcado en mí sus enseñanzas, ellos que también siempre que necesite de tiempo, apoyo y consejos siempre estaban ahí para brindarme un buen consejo a todos y cada uno de ellos muchas gracias.
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Índice
Página
Resumen ................................................................................................................. 2 Description............................................................................................................... 3 Dedicatorias............................................................................................................. 4 Índice ....................................................................................................................... 6 I.- Introducción ......................................................................................................... 7 II.- Antecedentes ..................................................................................................... 9 III.- Justificación ..................................................................................................... 12 IV.- Objetivos ......................................................................................................... 13 V.- Alcance ............................................................................................................ 14 VI.- Análisis de Riesgos......................................................................................... 17 VII.- Fundamentación Teórica ............................................................................... 18 VIII.- Plan de Actividades ...................................................................................... 20 IX.- Recursos Materiales y Humanos .................................................................... 22 X.-Desarrollo del Proyecto ..................................................................................... 24 XI.- Resultados Obtenidos ..................................................................................... 43 XII.- Conclusiones y Recomendaciones ................................................................ 44 XIII.- Anexos .............................................................................................................. XIV.- Bibliografía........................................................................................................
6
I.- Introducción En la actualidad se considera que la Dirección Administrativa en una micro y macro empresa es de mucha importancia ya que es la que se encarga de planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de apoyo administrativo sobre la misma empresa, con el fin de tomar buenas decisiones que sean favorables para todos.
En la primera parte de este proyecto se presentan los antecedentes de la Secretaria de Desarrollo Agropecuario (SEDEA) que es la encargada de llevar acabo el apoyo para el desarrollo en el sector agropecuario a través de diferentes programas de desarrollo y fomento y adicionalmente observando como instrumento la figura de la Dirección Administrativa la cual se encarga de planear, organizar, dirigir y controlar al personal de esta misma, y que a su vez se lleva un registro de todas aquellas actividades que se vayan generando día con día, para así poder hacer una buena toma de decisión.
Seguido se presenta un plan de procedimientos los cuales ofrecen las actividades que se llevan a cabo para la realización de algún documento. Una vez informado la planeación de las diferentes actividades se muestra el desarrollo del proyecto que con ello es una parte muy importante de este documento ya que en él se desarrolla el resultado y el entendimiento del mismo. Al presentar este manual de procedimientos tiene como propósito 7
el contar con una guía clara y especifica la cual garantice la óptica operación y desarrollo de actividades de la Secretaria de Desarrollo Agropecuario. Finalmente se llevaran a cabo las conclusiones y las recomendaciones al haber finalizado este documento.
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II.- Antecedentes
La creación de la Secretaria de Desarrollo Agropecuario se enmarca en la Constitución Política del Estado de Querétaro y la Ley Orgánica. Secretaria de Desarrollo Agropecuario (SEDEA). Es una dependencia del Poder Ejecutivo del Estado de Querétaro que observa dentro de sus quehaceres los siguientes aspectos:
Implementar y operar los programas de desarrollo rural. Mejorar los aspectos que incidan en las ramas agrícolas, ganaderas, forestales, pesca, agroindustrial y comercialización. Operación de subsidios derivados del programa “oportunidades” Manejo de la estadística de aspectos agropecuarios. Otorgar financiamientos a pequeños productores. Emisión de garantías para que productores puedan acceder a diversas fuentes de financiamiento del sistema financiero mexicano. Creación de infraestructura hidroagrìcola (obras de captación de agua, sistema de riego) Implementación del programa de agricultura protegida y programa de capacitación.
Dirección: Oficinas: Av. Ignacio Zaragoza 334 Pte. Col. Niños Héroes. CP. 76010 / Querétaro, Qro. Tel. (442) 1.92.66.00 Extensión: 6606 http://sedea.queretaro.gob.mx E-mail:
[email protected] Horario de atención: 8:00 hrs. a 15:30 hrs. de lunes a viernes 9
Misión de SEDEA
Promover
un
modelo
económico
dentro
del
sector
agropecuario fundamentado en el ser humano, mediante una administración
integral,
sustentable
y
participativa
de
procesos regionales de producción y comercialización para contribuir a incrementar la producción de alimentos, materias primas y elevar el ingreso de los productores.
Visión Consolidar y mantenernos a nivel Nacional como una Secretaría cercana a los productores y autentica facilitadora de la participación social; en donde se brinden soluciones conjuntas a problemas en los sectores agrícola y ganadero de acuerdo a la vocación natural de los suelos, generando condiciones para el trabajo, la inversión y generación de riqueza.
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Valores
Calidad y calidez en la prestación de los servicios ofrecido de quienes trabajan en la Secretaría de Desarrollo Agropecuario. Respeto y equidad a nuestros semejantes y al medio ambiente. Honestidad y responsabilidad en cada una de las actividades que se realizan.
Política de Calidad La política de calidad se ha definido en congruencia con lo mencionado anteriormente, como parte del objetivo de avanzar hacia la implantación de su Sistema de Gestión de la Calidad en el Desarrollo Agropecuario del Estado de Querétaro. Nos comprometemos al mejoramiento continuo de los servicios derivados de los diferentes programas y de las operaciones financieras y crediticias que ofrece la SEDEA como conexión con los Fideicomisos (FIDIVEPRO y FIRE 2000) con el fin de satisfacer las necesidades de los productores agrícolas y el buen uso de los recursos tanto económicos como naturales. 11
III.- Justificación La acción de llevar una buena planificación en cualquier organización, es sumamente importante ya que deben llevar un control eficiente lo cual les permitirá abarcar diferentes alcances como: una buena toma de decisión, dando como resultado la buena confianza que les tiene el jefe. Con respecto a la SEDEA el poder de llevar una buena administración es de carácter obligatorio con el fin de poder proporcionar la situación real y el posicionamiento económico por el cual la secretaria está pasando en ese momento, además de que les permite llevar un orden para que en dado caso que se solicite una auditoria, ellos puedan respaldar en que se han aplicado correctamente los recursos; por lo cual el llevar una buena administración permite tener un excelente control y una mejor visión en el momento preciso en el que se encuentre la SEDEA.
Es por eso que en el siguiente documento les presentare los procedimientos que se llevan a cabo para la toma de una decisión respecto al orden económico.
12
IV.- Objetivos Con este proyecto de estadía al elaborar un manual de procedimientos nos permite:
1.- Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la empresa
para la consecución de los objetivos los cuales fueron
creados.
2.- Validar la importancia estructural del puesto para definir de manera eficiente la reestructura organizacional pertinente a fin de reducir cargas financieras para la empresa.
3.- Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto justifica su existencia dentro de la estructura organizacional.
4.- Mejorar la productividad de la Empresa mediante el análisis en que se realizan las operaciones, tiempos y movimientos, y necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades.
5.- Tener una guía para la inducción de nuevo personal al puesto en cuanto a las obligaciones y actividades a realizar.
6.- En un dado momento en el que tengan una auditoria, tener a la mano este manual de procedimientos para que los mismo auditores se den cuenta de que se están haciendo las actividades tales y como se manejan en el manual.
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V.- Alcance I.
La actuación del presente proyecto dentro de la Secretaria de Desarrollo Agropecuario, se circunscribe únicamente al área de la Dirección Administrativa en donde operan los movimientos que benefician a todo el personal como:
Órdenes de pago, (Gasto corriente) y (Obras de apoyo gubernamentales)
Solicitudes internas de Compra
Requisiciones Vehicular
Resguardos
Ausencias del personal
Contratación de Personal
II.- Estas actividades se manejan de diferente manera cada una de ellas, Más sin embargo todo con una cierta finalidad.
14
No. De Actividad
Duración
Actividad Se solicita a la identidad interna
1
financiera un escrito por el cual
3 días
se pide una cierta cantidad de dinero para poder hacer el pago de lo que se esté mencionando en
dicho
documento,
para
después ser autorizado por el jefe una vez de haber checado si se cuenta con el recurso. En este documento es donde se
2
Medio Día
solicita una cierta cantidad de mercancías, en el cual se detalla la cantidad que se comprara, el tipo de producto, el precio y después verificar que se cuente con el recurso necesario para comprarlo y ser firmado por el jefe. Es un documento en el cual se
3
autoriza la compra o el pago de
Medio Día
alguna mercancía, que en este caso se enfoca al mantenimiento vehicular
de
todos
aquellos
automóviles que son destinados para el personal de la SEDEA que ya se encuentran en mal estado o que les estén fallado.
15
No
dejando
atrás que estos
automóviles son totalmente para uso laboral. Es un cierto documento en el cual
4
se acredita que se ha realizado
Medio Día
un determinado pago. Una vez checando ciertas facturas en que lo acrediten. Aquí
con
anticipación
el
trabajador debe de entregar su
5
formato por el cual justifique el porqué de su ausencia, para
2 días
después realizar un oficio en el cual se le hace entrega al jefe para su validación. Este es un documento en cual se realiza
6
para
la
hacer
la
aceptación de contratación de un nuevo personal a la secretaria, y
60 días
para
ver
requisitos
si
cuenta
establecidos
poder ser contratado.
16
con
los para
VI.- Análisis de Riesgo Para llevar a cabo este proyecto de la elaboración de un Manual de Procedimientos, hay que tener mucho en cuenta que se pueden presentar diferentes limitantes como a continuación se presentan:
I.- El tiempo: En esta Secretaria, el tiempo es demasiado importante ya que, se tiene que planear y organizar bien los tiempos para que dichos documentos se hagan correctamente, conforme a lo establecido.
II.- La comunicación: Es otra de las bases fundamentales para la elaboración de dichos formatos, ya que la comunicación es importante para poder establecer si los documentos son aceptados, si se les dará seguimiento, o les falta algo al respecto.
III.- Recursos materiales y humanos: En el caso de los recursos materiales, puede suceder que dentro de la Secretaria, en algún momento puedan fallar los diferentes sistemas para la elaboración de dicho proyecto, tales como: internet, computadoras, CPU, etc. Aunque se toma en cuenta que el desarrollo se puede ir realizando en tiempos en que se presente en dentro de la organización, así como poder hacer un avance en casa. Respecto a los recursos humanos, puede influir que los contratiempos y el personal dentro de la Secretaria encargadas de la situación financiera no sean lasa suficientes para darle el visto bueno a los formatos de financieros.
IV.- Técnica: En la forma de poder realizar los formatos correctamente y de esa manera poder ser aceptado por las diferentes personas encargadas de darle la aceptación al proyecto.
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VII.- Fundamentación Teórica Por su naturaleza los manuales de procedimientos son lo que con más frecuencia se utilizan en las organizaciones. Según el autor Joaquín Rodríguez Valencia, en su libro Cómo elaborar y usar los manuales administrativos 4ta edición, define los siguientes conceptos:
Manual. Es un documento elaborado sistemáticamente el cual indicara las actividades a realizarse por los miembros de una organización y la forma en lo harán, ya sea conjunta o separadamente.
Manual de Procedimientos. Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones de deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa, además de que se describen los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos para así mismo precisar su responsabilidad y participación.
A su vez se toma en cuenta que los manuales de administración, como instrumentos administrativos apoyan a la organización y se consideran elementos básicos para la coordinación, la dirección y el control administrativo. Estos manuales tienen como objetivo: Presentar una visión integral de cómo opera la organización. Precisar la secuencia lógica de los pasos que componen cada uno de los procedimientos. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo. Describir gráficamente los flujos de las operaciones. 18
Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a la organización. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
La función del manual de procedimientos consiste en describir la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades concatenadas, señalando quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse.
La finalidad de describir procedimientos es la de uniformar y documentar las acciones que realizan las diferentes áreas de la organización y orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de sus actividades.
Es muy importante reservar los manuales para información de carácter estable relacionada con la estructura procedimental de la organización.
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VIII.- Plan de Actividades
GRAFICA DE GANTT ACTIVIDADES
DESCRIPCION DE ACTIVIDAD
A
I.- Antecedentes
B
II.- Justificación
C
IV.- Objetivos
D
V.- Alcances
E
VI.- Análisis de Riesgos
F
VII.- Fundamentación teórica
G
VIII.- Plan de Actividades
H
IX.- Recursos Materiales y Humanos
I
Descripción/ Summary
J
X.- Desarrollo del Proyecto
K
Resumen
L
I.- Introducción
M
XI.- Resultados Obtenidos
N
XII.- Conclusiones y Recomendaciones
Ñ
XIII.- Anexos
O
XIV.- Bibliografía
RANGO GRAFICA
INICIO
DURACION (DIAS)
FIN
4/may/15
4
7/may/15
11/may/15
4
14/may/15 1/may/15 22/ago/15
18/may/15
5
22/may/15
25/may/15
4
28/may/15
1/jun/15
8
8/jun/15
10/jun/15
9
19/jun/15
22/jun/15
1
22/jun/15
22/jun/15
4
25/jun/15
29/jun/15
12
10/jul/15
13/jul/15
16
28/jul/15
07/ago/15
1
07/ago/15
07/ago/15
1
07/ago/15
10/ago/15
1
10/ago/15
10/ago/15
1
10/ago/15
10/ago/15
1
10/ago/15
10/ago/15
1
10/ago/15
20
INICIO
FIN
Grafica de Gantt
Mayo
Junio
Julio
A B C D E F G H I J K L M N Ñ O
21
Agosto
IX.- Recursos Materiales y Humanos La Siguiente lista es una muestra de los recursos materiales y humanos que se utilizaran para la elaboración del proyecto. Recursos Materiales: Computadora / Laptop Dispositivo USB Internet Copias CD Recursos Humanos: Asesor de la Secretaria (Contador) Asesor de la UTEQ (Profesor) Directores de la Secretaria Recursos Financieros: Económico Alimentación
Como bien sabemos la Universidad Tecnológica de Querétaro (UTEQ) es una Universidad Sustentable, es por ello que los recursos materiales se toman muy pocos, por lo cual nuestro proyecto se entregara vía electrónico grabado en discos. Como parte los recursos humanos se toma mucho en cuenta el apoyo tanto de la C. Judith Rico Bustos, como de la C. Paula Cabrera Olvera que antes que nada dan el acceso para realizar el proyecto así mismo dan su punto de vista para modificación del proyecto; también se toma en cuenta a los directores de la secretaria ya que en algún momento podrían autorizar el uso de los formatos y por 22
ultimo al asesor de la UTEQ , el profesor Vicente Ontiveros Quiroz que es quien da también la verificación del proyecto y sus puntos de vista hacia detalles que hagan falta para realizar el proyecto de la mejor manera posible. Los recursos Financieros se toman solo 2 aspectos que de cierta manera son importantes en la vida cotidiana lo económico para el traslado hacia la secretaria y los gastos que se necesiten para la elaboración del proyecto y a su vez la alimentación.
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X.-Desarrollo del Proyecto PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE QUERETARO SECRETARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
24
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:05 Versión 02
Responsable
M025P0502 Orden de Pago
Actividad
M020MP02 Página 1/2
Descripción
Dirección o Departamento Solicitante
1
Entrega mediante memorándum documentos (facturas CFDI, recibos de honorarios) a la Dirección Administrativa para su trámite y reembolso.
Dirección Administrativa
2
Recibe mediante memorándum documentos, revisa y turna al Departamento de Recursos Humanos y Servicios.
Jefe del Departamento
3
Recibe documentos y turna al Analista Administrativo
Analista Administrativo
4
Recibe, analiza, verifica saldos presupuestales, revisa documentos comprobatorios, los cuales deben incluir con la Normatividad para la administración del presupuesto y requisitos fiscales vigentes.
4A
En caso de no contar con saldo, elabora memorándum devolviendo documentos sugiriendo realizar recalendarización o transferencia de presupuesto.
4B
Si cuenta con saldo, captura información en el sistema APLICANET (pago a proveedores), para generar orden de pago e imprime por medio del sistema ORACLE y turna documentos a firma del Director.
Dirección Administrativa
5
Recibe y firma orden de pago con los documentos comprobatorios, justificación si existiera necesidad y devuelve al analista administrativo.
Analista Administrativo
6
Recibe y saca copias de la orden de pago con los documentos comprobatorios para archivo y seguimiento, relaciona orden de pago y lleva a la Dirección de Presupuesto Y Gasto público de la Secretaria de Planeación y Finanzas para su pago.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
25
Reviso: Ing. Benjamín Vázquez
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:05 Versión: 02
Responsable
M025P0502 Orden de Pago
Actividad
Dirección de Presupuesto y Gasto Publico de la Secretaria de Planeación y Finanzas
Analista Administrativo Dirección de Presupuesto y Gasto Publico de la Secretaria de Planeación y Finanzas
M020MP02 Página 2/2
Descripción
7 7A
7A1 7B
Recibe orden de pago y revisa documentos para su autorización. Si no procede la autorización, devuelve los documentos y orden de pago mediante formato de devolución de órdenes de pago, en el cual indican los motivos de la devolución. Recibe, corrige y regresa a la actividad 5. Si procede el pago emite un contra recibo y entrega al Analista Administrativo.
Analista Administrativo
8
Recibe contra Recibo autorizado.
Caja de la Tesorería de la Secretaria de Planeación y Finanzas
9
Realiza transferencia bancaria y entrega copia al analista administrativo.
Analista Administrativo
10
Retira efectivo y entrega efectivo a las direcciones o Departamentos solicitantes de acuerdo a los gastos tramitados para su reembolso.
Dirección o Departamento Solicitante
11
Firman de recibo en la copia del contra recibo o transferencia bancaria emitido por la Secretaria de Planeación y Finanzas.
Analista Administrativo
12
Archiva contra recibo y transferencia bancaria con copia de la orden de pago en la carpeta de órdenes de pago. Termina Procedimiento.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
26
Reviso: Ing. Benjamín Vázquez
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:05 Versión: 02
M025P0502 Orden de Pago
Dirección o Dpto. Solicitante
Dirección Administrativa
Jefe del Departamento
Entrega mediante Memorándum, los documentos para revisión y tramite
Recibe documentos y revisa
Recibe documentos y turna al analista administrativo
Analista Administrativo
M020MP02 Página 1/2
Dirección de Presupuesto y Gst. Publico de la Secretaria de Planeación y Finanzas
Caja de la Tesorería de la Secretaria de Planeación y Finanzas
Recibe, analiza y verifica los saldos presupuestales
Si no cuenta con saldo, se elabora memorándum devolviendo documentos
Recibe y firma orden de pago con los documentos comprobatorios
Si cuenta con saldo se captura en el sistema APLICANET para generar pago y turna a firma del Director Recibe, saca copias y turna a Dirección de Presupuesto para su pago
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
27
Recibe orden de pago y revisa documentos para su autorización
1 Reviso: Ing. Benjamín Vázquez
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:05 Versión: 02
Dirección o Dpto. Solicitante
M025P0502 Orden de Pago
Dirección Administrativa
Jefe del Departamento
Analista Administrativo
M020MP02 Página 1/2
Dirección de Presupuesto y Gst. Publico de la Secretaria de Planeación y Finanzas
Caja de la Tesorería de la Secretaria de Planeación y Finanzas
1 Recibe, corrige y regresa a la actividad 5
Recibe contra recibo autorizado
Firma de recibido en la copia del contra recibo bancario
Si no procede la autorización devuelve documentos mediante un formato de devoluciones Si procede el pago, emite un contra recibo y entrega al analista administrativo Realiza transferencia bancaria y entrega copia al analista
Retira el efectivo y entrega a los departamentos solicitantes para su reembolso Archiva contra recibo y transferencia bancaria Termina Procedimiento.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
28
Reviso: Ing. Benjamín Vázquez
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:05 Versión: 02
Responsable
M024P0502 Adquisición de bienes con Recursos de Gatos Corriente
Actividad
M020MP02 Página 1/2
Descripción
Dirección o Departamento solicitante
1
Envía mediante Memorándum, solicitud de compra del bien a adquirir especificando características, (cantidad, unidad de medida y descripción) cuenta y saldo.
Dirección Administrativa
2
Recibe solicitud de compra del bien a adquirir revisa y turna al departamento de Recursos Humanos y Servicios.
Departamento de Recursos Humanos y Servicios
3
Recibe la Solicitud y turna al auxiliar administrativo.
Auxiliar Administrativo
4
Consulta saldo y verifica la cuenta a la cual se va a realizar el cargo de acuerdo al clasificador por objeto del gasto.
4a
Si no existe saldo o está mal clasificada la cuenta informa y devuelve a la Dirección Administrativa.
Dirección Administrativa
4a1
Elabora Memorándum devolviendo solicitud sugiriendo realizar la petición de una recalendarización o transferencia de recursos o bien clasificar la cuenta.
Dirección o departamento solicitante
4a2
Recibe, analiza y entrega a la dirección administrativa solicitud de recalendarización, transferencia o corrección de clasificación de cuenta. En caso de solicitar recalendarización transferencia ver procedimiento M024P2101. En caso de tratarse de corrección de cuenta se turna al departamento de Recursos Humanos y Servicios.
Dirección Administrativa
4a2a 4a2b
Departamento de Recursos Humanos y Servicios
4a2c
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Recibe y turna al Auxiliar Administrativo.
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
29
Reviso: Ing. Paula Cabrera
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:05 Versión: 02
Responsable
M024P0502 Adquisición de bienes con Recursos de Gasto Corriente
Actividad
M020MP02 Página 2/2
Descripción
Auxiliar Administrativo
5
Si existe saldo y esta correcta la cuenta, captura la adquisición vía sistema ORACLE y se envía electrónicamente a la Dirección de Adquisiciones de Oficialía Mayor, imprime solicitud interna, recaba firma del director.
Dirección de Adquisiciones de Oficialía Mayor
6
Recibe solicitud interna y realiza las gestiones correspondientes para su atención.
Almacén de Adquisiciones de Oficialía Mayor
7
Avisa vía telefónica al auxiliar administrativo que puede recoger el bien.
Auxiliar Administrativo
8
Se recoge, firma de recibido en .a orden de compra emitida por la Dirección de Adquisiciones de Oficialía Mayor, resguardo de activos y entrega a la dirección o departamento solicitante recabando firma de recibido en la solicitud interna o copia de la orden de compra y archiva. Termina Procedimiento.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
30
Reviso: Ing. Paula Cabrera
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:05 Versión: 02
M024P0502 Adquisición de bienes con Recursos de Gasto Corriente
Dirección o Dpto. Solicitante
Dirección Administrativa
Envía Memorándum con la solicitud de compra
Recibe solicitud de compra y analiza
Recibe, analiza y entrega a la Dirección Administrativa
Departamento de Recursos Humanos y Servicios
Dirección de Adquisiciones de Oficialía Mayor
Almacén de Adquisiciones de Oficialía Mayor
Consulta saldo y verifica la cuenta a la cual se realizara
Recibe solicitud de compra y turna
Elabora Memorándum sugiriendo realizar la transferencia
Si no existe saldo o está mal se devuelve a la Dirección Administrativa
Si solicita recalendarización ver procedimiento de recalendarización Si hay corrección de cuenta se turna a RH y servicios
Auxiliar Administrativo
M020MP0 Página 1/2
Recibe y turna al Auxiliar Administrativo
Si esta correcta se captura en el sistema ORACLE, se imprime y recaba firmas
Se recibe solicitud interna y realiza las gestiones correspondientes
Avisa vía telefónica que pueden recoger el bien 1
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
31
Reviso: Ing. Paula Cabrera Olvera
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:05 Versión: 02
Dirección o Dpto. Solicitante
M024P0502 Adquisición de bienes con Recursos de Gasto Corriente
Dirección Administrativa
Departamento de Recursos Humanos y Servicios
Auxiliar Administrativo
M020MP0 Página 1/2
Dirección de Adquisiciones de Oficialía Mayor
Almacén de Adquisiciones de Oficialía Mayor
1
Recoge el bien, firma de recibido en la orden de compra y entrega a la Dirección solicitante recabando firmas de recibido en la solicitud. Termina
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
32
Reviso: Ing. Paula Cabrera Olvera
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:13 Versión: 02
Responsable
M024P1302 Control de Inventario de Bines, Muebles y Equipo
Actividad
M020MP02 Página 1 / 2
Descripción
Auxiliar Administrativo
1
Recibe el bien adquirido soportado con la orden de compra del almacén de la Dirección de Adquisiciones de Oficialía Mayor, resguardo de archivos que emite el Departamento de control de inventarios de la Dirección de Control Patrimonial de Oficialía Mayor y entrega al Auxiliar Administrativo (Inventarios), así como los documentos (memorándum) del soporte de compra.
Auxiliar Administrativo (inventarios)
2
Recibe, revisa características del bien, coteja con los documentos (orden de compra, resguardo de activos y memorándum) los datos generales (número de activo, serie, modelo, factura, proveedor, número de orden de compra) y registra el alta del bien en el programa de control de inventarios asignando el resguardante del bien, datos generales y gasto con que se realizó.
3
Imprime el resguardo interno, entrega el bien al resguardante y recaba las firmas del documento.
4
Informa vía correo electrónico al Departamento de Control de Inventarios de la Dirección de Control Patrimonial de Oficialía Mayor, solicitando la asignación de los bienes.
Dirección Administrativa
5
Envía correo electrónico al Departamento de control de inventarios de la Dirección de control patrimonial de Oficialía Mayor, solicitando los cambios.
Departamento de control de Inventarios de la Dirección de control Patrimonial de la Oficialía Mayor
6
Recibe, realiza los cambios correspondientes en su sistema y resguardo personal de bienes muebles y equipo y envía mediante correo electrónico a la Dirección Administrativa para recabar firmas.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
33
Reviso: Ing. Efraín León Hdz.
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:13 Versión: 02
Responsable
M024P1302 Control de Inventario de Bines, Muebles y Equipo
Actividad
M020MP02 Página 2/2
Descripción
Dirección Administrativa
7
Recibe mediante correo electrónico del Departamento de control de Inventarios de la Dirección de control patrimonial de Oficialía Mayor los resguardos de personal de bienes, muebles, equipo que se solicitaron y turna.
Auxiliar Administrativo (inventarios)
8
Recibe, revisa que sean correctos los resguardos de personal de bienes muebles y equipo de acuerdo a los cambios solicitados.
8a
En caso de detectar algún error en la información del resguardo personal de bienes, muebles y equipo, regresar a la actividad 5.
8b
En caso de no detectar errores en la información del resguardo personal de bienes, muebles y equipo, se recaban firmas, saca una copia, archiva y el original se devuelve de manera económica al Departamento de Control de Inventario de la Dirección de Control Patrimonial de Oficialía Mayor para su control de acuerdo a sus procesos. Termina Procedimiento.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
34
Reviso: Ing. Efraín León Hdz
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:13 Versión: 02
Auxiliar Administrativo
M024P1302 Control de Inventario de Bines, Muebles y Equipo
Auxiliar Administrativo (Inventarios)
Dirección de Administrativa
M020MP02 Página 1/2
Dpto. de control de inventarios de la Dirección de Control Patrimonial de la Oficialía Mayor
Recibe el bien adquirido soportado con la orden de compra del almacén de la Dirección de Adquisiciones de Oficialía Mayor
Recibe resguardo de archivos que emite el Departamento de control de inventarios así como los documentos del soporte de compra
Recibe, revisa características y coteja con los documentos Registra el alta del bien en el programa de control de inventarios asignando al resguardante del bien
Imprime resguardo, entrega el bien y recaba firmas
1
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
35
Reviso: Ing. Efraín León Hdz.
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:13 Versión: 02
Auxiliar Administrativo
M024P1302 Control de Inventario de Bines, Muebles y Equipo
Auxiliar Administrativo (Inventarios)
M020MP02 Página 2/2
Dirección de Administrativa
Dpto. de control de inventarios de la Dirección de Control Patrimonial de la Oficialía Mayor
Envía correo electrónico al Departamento de control de inventarios solicitando los cambios
Recibe, realiza los cambios correspondientes en su sistema y reguardo personal de bienes muebles y equipo
1 Informa vía correo electrónico al Departamento de control de inventarios solicitando la asignación de los bienes
Envía documento a la Dirección Administrativa para recabar Firmas
Recibe, revisa que sean correctos los resguardos de acuerdo a los cambios solicitados
Si detecta algún error en la información del resguardo regresar a la actividad 5
Recibe correo electrónico de los resguardos que solicitaron y turna
Si no de detectan errores en la información, se recaban firmas, se saca copia, archiva y se devuelve el original al departamento de control de inventarios. Termina Procedimiento.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2012
36
Reviso: Ing. Efraín León Hdz.
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 7.02 Versión: 02
Responsable
M024P0202 Movimientos de Incidencias de Personal Por Ausencias
Actividad
M020MP02 Página 1/1
Descripción
Dirección o Departamento Solicitante
1
Envía solicitud de permiso debidamente firmada especificando si se trata de vacaciones fuera de periodo, permiso con goce de sueldo, permisos sin goce de sueldo, licencia, incapacidad o falta injustificada.
Dirección Administrativa
2
Recibe solicitud de permiso, analiza, autoriza y turna al Departamento de Recursos Humanos y Servicios.
Jefe del Departamento
3
Recibe y genera mediante el sistema INTRAGEQ formato de Ausencias del personal, haciendo referencia a la solicitud de permiso.
4
Recaba firmas en el formato de ausencias del personal, según sea el caso de incidencia.
5
Envía formato de ausencias del personal a la dirección de Recursos Humanos de Oficialía Mayor, en el caso de incapacidad se anexa las hojas emitidas por el IMSS del patrón y trabajador, así mismo en el caso de licencia se anexa el documento soporte y recaba sello de recibido con el propósito de que se realicen los trámites correspondientes de acuerdo a la incidencia.
6
Recibe formato de ausencias del personal con sello de recibido y archiva. Termina Procedimiento.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
37
Reviso: C. Judith Rico Bustos
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 7.02 Versión: 02
M024P0202 Movimientos de Incidencias de Personal Por Ausencias
Dirección o Departamento Solicitante
Se envía solicitud de Permiso, debidamente firmado.
M020MP02 Página 1/1
Dirección Administrativa
Jefe del Departamento
Recibe solicitud de permiso, analiza y turna.
Recibe y genera mediante el sistema INTRAGEQ, el formato de la solicitud de permiso.
Recaba firmas en el formato de ausencia de personal, según sea el caso.
Envía formato de ausencias del personal a la dirección de Recursos Humanos de Oficialía Mayor.
Recibe formato y archiva acuse. Termina Procedimiento.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
38
Reviso: C. Judith Rico Bustos
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8.01 Versión: 02
Responsable
M024P0102 Contratación de Personal
Actividad
Dirección o Departamento Solicitante Director Administrativo
Jefe del Departamento
M020MP02 Página 1/2
Descripción
1
Envía memorándum de solicitud de contratación de plaza vacante.
2
Recibe solicitud de empleo, CV, o candidatos enviados por el Departamento de Selección y Capacitaciones de Oficialía Mayor de posibles candidatos.
3
Entrevista y analiza al candidato en relación al perfil del puesto requerido.
3a
Si no cubre perfil requerido del puesto, terminar el procedimiento.
3b
Si es un posible candidato, se elabora la solicitud de evaluación y se envía al Departamento de Selección y Capacitación de Oficialía Mayor para que se programe el examen.
Departamento de Selección y Capacitación de Oficialía Mayor
3b1
Recibe solicitud de evaluación y programa fecha de examen.
Jefe del Departamento
3b2
Recibe fecha de examen e informa al candidato fecha y hora del examen.
Candidato
3b3
Acude al Departamento de Selección y Capacitación de Oficialía Mayor a presentar el examen correspondiente.
Departamento de Selección y Capacitación de Oficialía Mayor
3b4
Aplica examen y envía reporte de selección a la Dirección Administrativa.
Director Administrativo
3b5
Recibe soporte de selección y turna al Departamento de Recursos Humanos y Servicios.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
39
Reviso: C. Judith Rico Bustos
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8.01 Versión: 02
Responsable
M024P0102 Contratación de Personal
Actividad
Jefe del Departamento
M020MP02 Página 2/2
Descripción
4
Recibe Resultados.
5
Si es candidato elegible se le llama para proporcionarle los requisitos que debe cubrir para su contratación.
Candidato
6
Reúne los requisitos de acuerdo a la lista de documentos, entrega y llena la solicitud de registro de personal, firma formato de pre-afiliación IMSS, póliza de seguro de vida y formato de elección de banco de su preferencia.
Jefe del Departamento
7
Llena formato único del personal y lo turna a firma del C. Secretario y del titular de la Dirección Administrativa.
8
Recibe formato único de personal firmado se anexan los documentos de acuerdo a la lista y orden, presentar para realizar el movimiento y envía al Departamento de Selección y Capacitación de Oficialía Mayor para su movimiento ante la Dirección de Recursos Humanos de Oficialía Mayor.
9
Recibe el formato único de personal junto con los documentos y autoriza la contratación del candidato.
Dirección de Recursos Humanos de Oficialía Mayor
Jefe del Departamento
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
10
Recibe acuse de documentos, archiva e informa al candidato, que se presenta a laborar. Termina Procedimiento.
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
40
Reviso: C. Judith Rico Bustos
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:01 Versión: 02
Dirección o Departamento solicitante Envía Memorándum de solicitud de contratación de plaza vacante
M024P0102 Contratación de Personal
Director Administrativo
Jefe del Departamento
Departamento de Selección y Capacitación de Oficialía Mayor
M020MP02 Página 1/2
Candidato
Dirección de Recursos Humanos de Oficialía Mayor
Recibe solicitud de empleo, CV, o candidatos enviados por el Departamento de Selección y Capacitación
Entrevista y Analiza al candidato en relación al perfil del puesto requerido
Si no cubre con el perfil del puesto, Termina Procedimiento
Si es posible el candidato se elabora la solicitud de evaluación y se envía al Departamento de Selección para Examen
Recibe fecha y hora e informa al candidato
Recibe solicitud y programa fecha de examen Acude al Departamento de Selección y presenta examen
1
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
41
Reviso: Ing. C. Judith Rico Bustos
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
Dirección Administrativa
Secretaria de Desarrollo Agropecuario Manual de Procedimientos Apartado 8:01 Versión: 02
Dirección o Departamento solicitante
M024P0102 Contratación de Personal
Director Administrativo
Jefe del Departamento
Departamento de Selección y Capacitación de Oficialía Mayor
M020MP02 Página 2/2
Candidato
Dirección de Recursos Humanos de Oficialía Mayor
1 Recibe solicitud y turna al Departamento de Recursos Humanos
Recibe resultados se le llama al candidato para proporcionarle los requisitos que debe cubrir
Aplica examen y envía reporte de selección a Director Administrativo
Llena formato de personal y turna a firma del secretario de la Dirección administrativa
Reúne los requisitos de acuerdo a lo solicitado y llena solicitud de personal firma formato del IMSS y formato de selección de banco de preferencia
Recibe formato firmado se anexan documentos y se envía a la Dirección de Recursos Humanos
Recibe formato único de personal junto con los documentos y autoriza contratación
Recibe acuse de documentos, archiva e informa al candidato que se presente a laborar.
Fecha de Elaboración: 13/07/2015
Elaboro: Juana María Medina Ayala
Fecha de Vigencia: 13/12/2015
42
Reviso: Ing. C. Judith Rico Bustos
Vo. Bo. M. en A.P. Jorge Meré
XI.- Resultados Obtenidos
Una vez realizado esta manual de procedimientos, como resultado tenemos que gracias a ello se determinan las actividades las cuales se deben realizar dentro de la empresa para la consecución de los objetivos que sean señalados, como también validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto justifica su existencia dentro de la estructura organizacional y que la productividad de la Empresa mejore mediante el análisis en que se realizan las operaciones, los tiempos y movimientos, y necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades de cada uno, este manual también tiene como gran resultado el tener una guía para la inducción de nuevo personal al puesto en cuanto a sus obligaciones y actividades que se tienen que realizar.
No dejando atrás que cuando exista una auditoria, que en su caso se llegó a tener en el trascurso de la estadía, se tuvo a la mano este manual de procedimientos para que los mismo auditores se dieran cuenta de que se están haciendo las actividades tales y como se manejan en los mismos formatos de procedimientos.
XII.- Conclusiones y Recomendaciones
A continuación se presentan las conclusiones obtenidas al haber realizado la elaboración del Manual de Procedimientos de la Secretaria de Desarrollo Agropecuario SEDEA, el objetivo por el cual se llevó a cabo la realización del proyecto antes mencionado fue para aportar ayuda, dado que los procedimientos que se presentan en este lugar van cambiando y ante auditorias que se presenten es bueno tener este manual actualizado debido que en algún momento se necesita información para verificar que las actividades se estén realizando tal y como se maneja en el manual.
Más allá de eso se pretende que los diferentes formatos que se elaboraron por un servidora puedan ser de gran apoyo y ser tomados en cuenta, se desea que puedan servir como guía para tener un mejor entendimiento para futuras personas que vayan ingresando a la secretaria. Por último al aplicar estos formatos en los Manual de Procedimientos que se manejan actualmente en la Secretaría de Desarrollo Agropecuario se obtuvo una mejora en la visión, facilidad y entendimiento de la situación de actividades; por lo cual hubo una gran aceptación por parte del asesor de la empresa así como los Secretarios pertenecientes dentro de la SEDEA.
44
XIII.- ANEXOS
Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Anexo 4
XIV.- Bibliografía
Manuales de la Empresa. (Impreso) Manual de Procedimientos 2014, Secretaria de Desarrollo Agropecuario
CENGAGE Learning. Joaquín Rodríguez Valencia. Como elaborar y usar manuales administrativos (4ta Edición)
http://sedea.queretaro.gob.mx