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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Tesis de grado para la obtención del título de: Licenciada en Contabilidad y Auditoria
TÍTULO DEL TEMA DE TESIS DE GRADO
“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO”
Autora: Maritza Alexandra Vaca Arias Director: Carlos Barahona Meneses
QUITO - ECUADOR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
TABLA DE CONTENIDOS
Resumen Introducción CAPITULO I ................................................................................................................................................. 1 EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION................................................................................................... 1 1.1 Planteamiento del problema ............................................................................................................... 1 1.2 Formulacion del problema ................................................................................................................ 2 1.2.1 Sistematizacion del problema ..................................................................................................... 2 1.3 Objetivo general ................................................................................................................................ 3 1.4 Objetivos específicos.......................................................................................................................... 3 1.5 Justificación del tema ......................................................................................................................... 4 1.6 Hipótesis: ............................................................................................................................................ 4 1.7 Variables ............................................................................................................................................ 4 CAPITULO II MARCO TEÓRICO................................................................................................................ 5 2. 1 Fundamentacíon científica ................................................................................................................ 5 2.1.1 Definición de control interno ........................................................................................................ 5 2.1.2 Fundamentos del control interno ................................................................................................. 6 2.1.3 Objetivos del control interno ........................................................................................................ 7 2.1.3.1 Objetivos básicos del control interno........................................................................................ 8 2.1.3.2 Objetivos generales del control interno .................................................................................... 8 2.1.3.3 Objetivos generales del control interno aplicables a todos los sistemas ................................. 8 2.1.3.4 Objetivos de control interno aplicables a ciclos de transacciones............................................ 9 2.1.4 Principios rectores del control interno ......................................................................................... 9 2.1.5 Elementos de un buen sistema de control interno .................................................................... 11 2.1.6 Elementos del control interno .................................................................................................... 12 2.1.7 Clasificación del control interno................................................................................................. 16 2.1.8 Métodos de evaluación ............................................................................................................. 18
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2.2. Marco conceptual ............................................................................................................................ 20 CAPITULO III ............................................................................................................................................. 28 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION................................................................................................ 28 3.1. Diseño de la investigación ............................................................................................................... 28 3.2 Técnica de la investigación ............................................................................................................. 28 3.3 Población y muestra: ....................................................................................................................... 29 3.4 Tratamiento y análisis de los datos ................................................................................................. 29 CAPITULO IV ............................................................................................................................................. 31 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL .............................................................................................................. 31 4.1 Generalidades .................................................................................................................................. 31 4.2 Marco legal ....................................................................................................................................... 32 4.3 Estructura organizacional ................................................................................................................. 32 Organigrama .......................................................................................................................................... 34 4.4 Estructura funcional .......................................................................................................................... 35 4.4.1 Comunidad de hermanas franciscanas de maria inmaculada................................................... 35 4.4.2 El rectorado.-............................................................................................................................. 35 4.4.3 El vicerrectorado: ..................................................................................................................... 37 4.4.4 Inspeccion ................................................................................................................................. 38 4.4.5 Junta general de directivos y educadores. ................................................................................ 39 4.4.6 Consejo directivo...................................................................................................................... 41 4.4.7 Junta de profesores .................................................................................................................. 42 4.4.8 Junta de profesores de área ..................................................................................................... 43 4.4.9 Departamento de pastoral ......................................................................................................... 44 4.4.10 Consejo de orientacion y bienestar estudiantil ........................................................................ 45 4.4.11 Departamento de orientacion vocacional y bienestar estudiantil dobe ................................... 45 4.4.12 Departamento de convivencia humana ................................................................................... 47 4.4.13 Departamento de investigación experimental ecuatoriano suizo - diexes .............................. 49
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4.4.14 Comisiones ............................................................................................................................. 50 4.4.15 Personal docente .................................................................................................................... 51 4.4.16 Personal administrativo .......................................................................................................... 52 4.4.17 Secretaría................................................................................................................................ 53 4.4.18 Colecturía ................................................................................................................................ 54 4.4.19 Recepción ............................................................................................................................... 55 4.4.20 Biblioteca................................................................................................................................. 56 4.4.21 Capellania ............................................................................................................................... 57 4.4.22 Departamento medico ............................................................................................................. 57 4.4.23 Transporte ............................................................................................................................... 58 4.4.24 Bar........................................................................................................................................... 59 4.4.25 Limpieza .................................................................................................................................. 60 4.5. Objetivos generales ......................................................................................................................... 60 4.6 Objetivos específicos....................................................................................................................... 61 4.7 Visión ................................................................................................................................................ 62 4.8 Misión ............................................................................................................................................... 62 4.9 Politicas contables ........................................................................................................................... 63 CAPITULO V .............................................................................................................................................. 31 MARCO PROPOSITIVO ............................................................................................................................ 95 5. Propuesta de un manual de control interno ....................................................................................... 94 5.1 Campo de aplicación ........................................................................................................................ 94 5.2 Objetivos de la propuesta ................................................................................................................. 95 5.2.1 Objetivo general ....................................................................................................................... 95 5.2.2 Objetivos específicos: ............................................................................................................... 95 5.3 Misión ............................................................................................................................................... 95 5.4 Visión ................................................................................................................................................ 96 5.5 Politicas generales del proceso contable ........................................................................................ 96
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5.6 Procesos para registrar en el sistema contable todos los movimientos financieros que generan las actividades de la unidad educativa ecuatoriano suizo............................................................................ 98 5.6.1 Descripción del procedimiento para registrar en el sistemacontable todos los movimientos financieros que generen las actividades de la unidad educativa ecuatoriano suizo98 5.7 Flujograma del procedimiento para registrar en el sistema contable todos los movimientos financieros que generen las actividades de la unidad educativa ecuatoriano suizo.............................. 99 5.8 Manejo y contabilización de la cuenta caja ................................................................................... 100 5.8.1 Normativa para el manejo de caja ............................................................................................... 100 5.8.2. Procesos para la realización de un arqueo de caja .................................................................... 101 5.8.2.1 Descripción del procedimiento para realizar un arqueo de caja........................................... 101 5.8.2.2 Flujograma del procedimiento para realizar un arqueo de caja chica .................................. 102 5.8.3 Manejo y contabilización de la cuenta caja chica ........................................................................ 103 5.8.3.1 Normativa para el manejo del fondo de caja chica y realización de arqueos para su oportuna reposición. ........................................................................................................................................ 103 5.8.3.2 Descripción del procedimiento para realizar pagos con caja chica ..................................... 105 5.8.3.2.1 Flujograma del procedimiento para realizar pagos con caja chica ................................... 106 5.8.3.3 Proceso para efectuar la reposición de caja chica ............................................................... 107 5.9 Flujograma del procedimiento para efectuar la reposición de caja chica ...................................... 108 5.10 Procesos para el manejo y contabilización de la cuenta bancos.................................................. 109 5.10.1 Normativa para el manejo de las cuentas bancarias............................................................. 109 5.10.2 Proceso para realización de conciliaciones bancarias ............................................................ 112 5.10.2.1 Descripción del procedimiento para realizar conciliaciones bancarias ......................... 112 5.10.2.2 Flujorama del procemiento para realizar conciliaciones bancarias .................................... 113 5.11 Procesos para el manejo y contabilización de las cuentas documentos por cobrar..................... 114 5.11.1 Normativa para el manejo de las cuentas y documentos por cobrar ................................... 114 5.11.2 Proceso para realizar una confirmación de saldos................................................................ 116 5.11.2.1 Descripción del procedimiento para realizar una confirmación de saldos ......................... 116 5.11.2.2 Flujograma de procedimientos para realizar confirmacion de saldos ................................ 118 5.12 Normativa para el manejo de compras ......................................................................................... 119
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5.12.1 Descripcion del procedimiento para compras ....................................................................... 121 5.12.2.2 Flujograma de procedimientos para realizar compras ....................................................... 122 5.13 Manejo y contabilización de las cuentas por pagar .................................................................. 123 5.13.1. Normativa para el manejo de las obligaciones de la entidad ............................................... 123 5.14 Normativa para el manejo de nomina ........................................................................................... 125 5.14.1 Proceso para realizar el cálculo y cancelación de sueldos ................................................... 126 5.14.1.1 Flujograma de procedimientos la elaboracion de sueldos ................................................. 128 5.15 Proceso para elaboración y presentación de los estados financieros. ........................................ 128 5.15.1 Descripción del procedimiento para la presentación de los estados financieros ......................................................................................................................................................... 129 5.15.1.1 Flujograma de procedimientos para la elaboracion y presentacion de los estados financieros ........................................................................................................................................ 130 CAPITULO VI ........................................................................................................................................... 132 6.1 Conclusiones ................................................................................................................................. 132 6.2 Recomendaciones ......................................................................................................................... 133
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RESUMEN El presente trabajo de investigación Tiene como finalidad la Elaboración de un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS de Control Interno para el área Contable de la Unidad Educativa Experimental Ecuatoriano Suizo, que se presenta como alternativa para solucionar la problemática relacionada con diversas debilidades de control interno inexistente en dicha Institución, además la ausencia de ello podría generar inseguridad en las operaciones financieras porque la información no es confiable, sin ningún tipo de argumentos y que las decisiones no puedan ser tomadas adecuadamente por posibles errores. En la perspectiva que aquí se adopta, se puede afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades. El control interno siendo un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que conducen en todos los niveles, no se trata de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. La propuesta de un manual de procedimientos de Control Interno del Área Contable, tiene por objeto proponer los lineamientos de control interno a aplicarse en los procesos a fin de mejorar la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones que realiza la entidad. En el proceso investigativo y para la elaboración de la propuesta se ha utilizado técnicas e instrumentos de investigación tales como: encuestas, cuestionarios de control interno, análisis F.O.D.A., observación directa, flujo gramas. Los tipos de estudio utilizados fueron: Explorativo, descriptivo, explicativo, deductivo, e inductivo, además material bibliográfico y virtual que permite ampliar el estudio. En el Manual de Control Interno se presentan los procesos de las áreas tanto administrativas, contables y financieras de la entidad; para cada proceso se presenta una normativa de control, la descripción del procedimiento de ejecución, el correspondiente flujo grama y como valor agregado se ha realizado una matriz de evaluación de riesgos del proceso. Mediante la creación e implementación del Manual de Control Interno que se propone, se pretende crear y mejorar las normativas de control existentes a fin de que los procesos operativos sean realizados con mayor eficacia y se obtenga información confiable para la toma de decisiones en bien de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo. Se recomienda a los directivos de la Unidad, aplicar las normativas que se establece en el presente Manual de Control Interno, a fin de que se constituya en una herramienta gerencial que ayude en la solución de problemas de control interno. Finalmente se presenta una serie de conclusiones y recomendaciones las cuales sustentan el propósito que persigue con la presente investigación
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INTRODUCCION La educación como actividad humana implica cada día más, desafíos y oportunidades para las instituciones educativas y los profesionales de la docencia, de manera que se contribuya a elevar los cánones educativos. La Unidad Educativa Experimental Ecuatoriano Suizo, es una Institución religiosa que tiene como objetivo a más de buscar la excelencia académica y promover sus mejores estrategias y políticas con el servicio a la colectividad, también quiere atender los diversos departamentos que se involucran en su organización, no solo son importantes los procedimientos administrativos, pedagógicos sino también los procesos contables. Por esta razón con el presente estudio investigativo se propuso elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable, que tiene como fin, ayudar al Departamento de Colecturía a la elaboración y control efectivo de las actividades económicas que se generan cotidianamente, que se acreciente la eficiencia en los procesos contables y mejore el servicio que presta a la comunidad educativa.
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CAPITULO I EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Las organizaciones se forman con objetivos claramente definidos, que pueden cambiar con las situaciones o eventualidades históricas. En este sentido las organizaciones son como un organismo viviente capaz de evolucionar y adaptarse a los cambios y transformaciones presentes en el medio que lo rodea. De acuerdo con sus finalidades, las organizaciones pueden ser con o sin fines de lucro. Ambas hacen énfasis en integrar los recursos materiales, financieros y al hombre, para lograr un cometido previamente establecido. Las organizaciones con fines de lucro, se denominan empresas. Independientemente del tamaño, la razón social o la actividad económica de la empresa, ella debe procurar obtener el máximo de las utilidades producto de las ventas o servicios prestados, de manera tal, que pueda utilizar el capital propio para su normal funcionamiento o para el rendimiento del mismo. En los 30 años de trayectoria y constitución de la Unidad Educativa Experimental Ecuatoriano Suizo de Las Hermanas Franciscanas de María Inmaculada, desde su creación no solo se ha caracterizado por dar cumplimiento a las normas y principios que la rigen eclesialmente, sino ante todo en el fiel cumplimiento de las obligaciones, normas y leyes del país donde se encuentran establecidas. En el país los cambios son constantes, por lo que se exponen a las entidades a varios tipos de riesgos que son difíciles de controlar, tales como los cambios adversos en leyes que afectan impuestos y operaciones de distinto género, y que no solo se ven afectados a nivel económico las grandes empresas y entidades sino también a las instituciones educativas a enfocar el control interno de un modo actualizado e innovador. Por lo cual las Instituciones Educativas deben estar a la par con todas las empresas dedicadas a diferentes servicios, manejándose también de acuerdo a las normas legales, económicas y contables que rigen en nuestro país. La problemática que
se ha identificado en la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo, es 1
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relacionada varios aspectos: en lo administrativo, falencias en documentos normativos como Manuales de normas y procedimientos administrativos , verificar la confiabilidad y exactitud de la parte contable para satisfacer las necesidades del plantel educativo y de las exigencias de la Directiva, el conocimiento e interpretación de nuevas normas contables, laborales, tributarias, y la dinámica específica del plan de cuentas que oriente y facilite la administración de los bienes, además corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones financieras y las decisiones que se tomen en base a esos resultados no serán las acertadas lo que puede ocasionar un crisis operativa que perjudicaría los resultados de sus actividades. Esto se puede originar al no poseer un control interno efectivo y eficiente en el área contable. Debido a la importancia que va adquiriendo el control interno en los últimos tiempos en las organizaciones, a causa de numerosos problemas producidos por el desconocimiento o ineficiencia, se considera necesario que la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo tenga un manual de procedimientos de Control Interno para el Área Contable, para que sea entendible y fácil de llevar la contabilidad a las personas de este departamento , refuercen y enmarquen sus responsabilidades teniendo en cuenta, además de los preceptos y principios de la fé católica y de la comunidad, tengan un conocimiento claro de las obligaciones y deberes que deben cumplir. Este tema requiere atención por parte de la Unidad Educativa ya que es importante y también necesario el estudio e investigación sobre los procedimientos contables para el control interno, ya que son muchas las implicaciones e incidencias que le han están afectando en el normal desarrollo de las actividades. Veo oportuno presentar a la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo un Manual de Procedimientos de control interno en el área contable. Que le permita manejar sus recursos y bienes económicos de una manera acertada y oportuna
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA ¿Cuenta con un Manual de Control Interno en el área contable
la
Unidad Educativa
Experimental Ecuatoriano Suizo que permita optimizar sus operaciones y resultados financieros?
1.2.1 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA •
¿Se tiene un diagnóstico de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo? 2
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•
¿Se cuenta con políticas financieras y contables en la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo?
•
¿Qué tipo de controles Interno se aplican en la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo?
•
¿Qué requisitos debe considerar la elaboración de un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable, para asegurar, una administración financiera eficiente y eficaz que responda a las demandas de la Institución y del entorno?
•
Cuales con las normas internas, externas y estrategias que se deben desarrollar para la aplicación del Manual de Control Interno en el Área Contable?
•
¿Se debe desarrollar flujo gramas de las principales acciones contables de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo?
1.3 OBJETIVO GENERAL • Desarrollar y proponer un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo, con el fin de que los procesos operativos sean realizados con mayor eficiencia, eficacia y economía y se obtenga información confiable para la toma de decisiones.
1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: •
Realizar un diagnóstico institucional de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo
•
Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el Área Contable de la Unidad Educativa
•
Definir las políticas financieras y contables que se llevan a cabo en el proceso contable.
•
Analizar el las normas y estrategias aplicados al área contable de la Unidad Ecuatoriano suizo
•
Desarrollar flujo gramas de las acciones que intervienen el proceso contable de la Unidad Educativa Educativa
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1.5 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA El control interno fomenta la eficiencia y eficacia de sus resultados y reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Un buen Control Interno hace posible que una organización sea responsable económicamente ante todos los interesados directos, aportando de esta manera al desarrollo institucional. El presente estudio permite a la Unidad Educativa visualizarse desde un enfoque sistemático, de tal manera que el control interno se ubica como un componente de dicho sistema, encargado de proteger no sólo el buen funcionamiento del Control Interno, sino además, de salvaguarda los movimientos de la Institución a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas. Con el Manual de Control Interno en el Área Contable, conocerá a la Unidad Educativa “Ecuatoriano Suizo” de manera oportuna y con certeza, el estado financiero real de la Institución además de controlar las operaciones y suministrar la información financiera de la entidad, con lo que se ganará en transparencia y credibilidad de la comunidad educativa, lo que favorecerá la imagen de esta institución. Además, aporta información valiosa para las demás instituciones que la Congregación posee en el País.
1.6 HIPÓTESIS: La implementación de un Manual de Control Interno en el Área Contable permite a la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo mejorar la eficacia y eficiencia en el desarrollo de sus actividades y procesos del Área Contable.
1.7 VARIABLES • Implementación de un manual de Control Interno. • Eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo.
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CAPITULO II MARCO TEORICO
2. 1 FUNDAMENTACÍON CIENTÍFICA 2.1.1 Definición de Control Interno Según el Autor GUSTAVO CEPEDA, en su libro Auditoría y Control Interno, Editorial Mc Graw Hill, define al Control Interno de la siguiente manera: “El Control Interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido. La Gerencia establece el Control Interno a través de la planeación, organización, dirección y ejecución de tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y metas serán logrados.” Según: Edison E. Estrella Rosero Control Interno es: “El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender.” Según: Samuel Alberto Mantilla en su libro CONTROL INTERNO INFORME COSO, señala que Control Interno es: “El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones, Confiabilidad de la información financiera, Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.”
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Según Mantilla, S. (2006, p. 11), en su libro Control Interno de los nuevos instrumentos financieros, señala, que el control interno: “Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”. Acorde con esta definición, el control interno se centra en el cumplimiento de las leyes gubernamentales y normas propias de la institución, para que exista fiabilidad de la información financiera y operativa, con la finalidad de proteger los recursos de la entidad, advertir errores e irregularidades de manera oportuna, que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones. La definición que elaboró el Basle Committee de Control Interno, en Aspiazu, N. (2005, p. 34), es la siguiente: “Control Interno es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración principal y todos los niveles del personal. La junta de directores y la administración principal son responsables por el establecimiento de la cultura apropiada para facilitar un efectivo proceso de control interno y por monitorear su efectividad. En las instituciones educativas de nivel medio del Ecuador, acorde a las leyes vigentes, los responsables directos de las finanzas del plantel son: el rector o rectora conjuntamente con el colector, involucrándose además en el control interno, el Consejo Directivo como organismo asesor-veedor de las distintas instancias de la vida institucional. Siguiendo lo prescrito en la Ley de Educación, en lo correspondiente a las funciones que debe desempeñar el Consejo Directivo, se prescribe que este organismo puede nominar “Comisiones Eventuales” las mismas que tendrán vigencia por el lapso de dos años. Según el Autor GUSTAVO CEPEDA, en su libro Auditoría y Control Interno, Editorial Mc Grawn Hill, define lo siguiente: 2.1.2 Fundamentos del Control Interno Lo determinan las condiciones primordiales y básicas que autentifican la efectividad del control interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competitividades signadas por la Constitución y la Ley a cada entidad y las características que le son propias. La Autorregulación, 6
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el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno. • Autorregulación.- Mediante la autorregulación la entidad adopta los principios, normas y procedimientos precisos para la operación del Sistema de Control Interno. Favorece el autocontrol al normalizar los comportamientos requeridos para el cumplimiento de los objetivos, y hace efectivo y transparente el ejercicio de su función constitucional en los diferentes grupos de interés. • Autocontrol.- Fundamenta en la capacidad de cada empleado, independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, ejecutar enmiendas, mejorar y solicitar ayuda cuando lo crea oportuno de tal manera que la realización de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad certifiquen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. • Autogestión.- Facilita promover a la entidad pública a la autonomía organizacional ineludible para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la funciones requeridas y recomendadas por los órganos de control. Según Mantilla, S. (2006, p. 11), en su libro Control Interno de los nuevos instrumentos financieros, señala:
2.1.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO El control interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de la Constitución, leyes y normas que la regulan, coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que él se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.
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El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de las instituciones. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización.
2.1.3.1 OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO
Los objetivos básicos del control interno abarcan aspectos de controles internos contables y controles internos administrativos, los primeros, involucran los propósitos de la protección de los activos de la institución y la operación de información financiera veraz, confiable y oportuna; los segundos, pretenden la promoción de la eficacia en la operación de la actividad, y el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la entidad en la ejecución de las operaciones.
2.1.3.2 OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno Contable comprende el Plan de Organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. Por lo tanto, el control interno contable está diseñado en función de los objetivos de la organización; ofrece la seguridad, que las operaciones se realizan acorde con las normas y políticas señaladas por la administración. En los objetivos de los controles contables internos se pueden identificar dos niveles: 2.1.3.3 OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO APLICABLES A TODOS LOS SISTEMAS
Los objetivos generales de control aplicables en todos los sistemas se desarrollan a partir de los elementos básicos de control interno enumerados anteriormente siendo más específicos para facilitar su aplicación. .
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2.1.3.4 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO APLICABLES A CICLOS DE TRANSACCIONES
Los Objetivos de Control de Ciclos se desarrollan a partir de los objetivos generales de control de sistemas, para que se apliquen a las diferentes clases de transmisiones agrupadas en un ciclo. Estos objetivos consideran, que todas las operaciones deben registrarse para emitir la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de Contabilidad, generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a los Estados financieros y para mantener en archivos apropiados los datos relativos a los activos sujetos a custodia. Las transacciones deben clasificarse en forma tal, que permita la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y el criterio de la administración. Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable cuidándose específicamente que se registren aquellas que afectan más de un ciclo. En general los objetivos de Control Interno pretenden: • Proteger los objetivos de la organización evitando pérdidas por fraudes o Negligencia • Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones. • Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la administración. • Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua, haciendo que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y externos. 2.1.4 PRINCIPIOS RECTORES DEL CONTROL INTERNO
De acuerdo a Wanda Wallace, quien goza de gran prestigio y reconocimiento entre los profesionales de la auditoria de estados financieros y autora del más importante manual sobre control interno, determina los siguientes principios: citado en Menéndez, J. (2006, p. 24). 1. Segregación de funciones, 2. Autocontrol, 3. De arriba hacia abajo, 4. Costo menor que beneficio, 9
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5. Eficacia, 6. Confiabilidad y 7. Documentación. 1. Segregación de funciones La segregación de funciones implica, la no simple separación de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables. De manera ideal en las corporaciones grandes, complejas ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción. 2. Autocontrol La dirección, gestión, supervisión y evaluación/valoración del control interno son resortes de la administración. No hay controles internos que sean externos; el sistema de control interno, se controla así mismo. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean desempeñados por gente capaz, apoyada en tecnología. 3. De arriba hacia abajo Significa que el control interno es una forma de presión o influencia ejercida por los máximos niveles administrativos, o sea que un empleado de nivel bajo u operativo, no puede controlar a los directivos principales.
• Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de menor nivel (sub-procesos, tareas, actividades). • El direccionamiento proviene de la alta gerencia y se traslada a la acción por mecanismos operativos. • El tono desde lo alto es fundamental, que se convierten en cumplimiento forzoso, por mecanismos de carácter legal. 4. Costo menor que beneficio Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno genera valor a la Organización, lo que implica de salida, que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controla, ni los beneficios que proveen. Si el control interno genera sobre costos, 10
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es mejor eliminarlo. O dicho de otra manera, el beneficio que genera tiene que ser sustancialmente mayor que el costo que conlleva.
5. Eficacia Aquí se tiene una gran connotación, y es que si el control interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve, de ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación (valoración) de eficacia. Y ésta, es sustancialmente diferente del control de gestión y resultados.
6. Confiabilidad Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación, y conciencia monitoreo del control interno.
7. Documentación Significa que toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada, de manera tal que pueda ser analizada por cualquier interesado.
2.1.5 ELEMENTOS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Para Goxens, A. y Goxens, M. (1994, p. 27), “La administración eficiente de los activos es la clave para el éxito de la empresa. El manejo eficiente de los activos tangibles e intangibles, que es responsabilidad absoluta de la gerencia, permitirá a las empresas, y a sus propietarios, alcanzar los resultados económicos deseados”. Estos son recursos conocidos como activos, muchos de ellos tangibles como el efectivo, muebles, vehículos, equipos mercaderías y otros bienes, valores y derechos adquiridos, por tanto susceptibles de ser valorados y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas. Los activos intangibles como el talento humano competente y comprometido, el prestigio, la experiencia, el posicionamiento, la confianza entre otros, la contabilidad no puede reflejar en los balances por cuanto no es posible medirlos en unidades monetarias, pero que a la hora de
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explotarlos en conjunto, generan rentas importantes que se evidencian en el estado de los resultados. Gran parte del manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las instituciones a partir de una organización sólida, pero a la vez flexible, con personal preparado y comprometido, con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros y que opere en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro. Entre los elementos de un buen sistema de control interno, destacan:
•
Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.
•
Un plan de autorizaciones, registro contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
•
Unos procedimientos eficaces con los que llevará a cabo el plan proyectado.
•
Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.
La Auditoria Interna forma parte del Control Interno, tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. Según el Autor GUSTAVO CEPEDA, en su libro Auditoria y Control Interno, Editorial Mc Grawn Hill, define a los elementos de Control Interno de la siguiente manera:
2.1.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO a. Ambiente de control El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado 12
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en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una organización. Los principales factores del ambiente de control son:
•
La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
•
La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento.
•
La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
•
Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.
•
El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración y comités de auditorías con suficiente grado de independencia y calificación profesional. El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organización.
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b. Evaluación de riesgos El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (internos y externos), como de la actividad. El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquéllos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del mismo. Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y con el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares. Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento. c. Actividades de control Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos. Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel fundamental en la gestión, destacándose al respecto el centro de procesamiento expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:
• Las operaciones • La confiabilidad de la información financiera • El cumplimiento de leyes y reglamentos
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En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así sucesivamente. A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control: •
Preventivo / Correctivos
•
Manuales / Automatizados o informáticos
•
Gerenciales o directivos
En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuales son las que les competen, debiéndose para ello explicar claramente tales funciones. A continuación se detalla una muestra de la amplitud que tiene las actividades de control, pero no constituye la totalidad de las mismas:
•
Análisis efectuados por la dirección.
•
Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.
•
Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos, análisis de consistencia, remuneraciones.
•
Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.
•
Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.
•
Segregación de funciones.
•
Aplicación de indicadores de rendimiento.
d. Información y comunicación Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia
con
los
demás,
hacia
el
mejor
logro
de
los
objetivos.
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La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales. La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones. Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones. Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No obstante resulta importante mantener un esquema de información acorde con las necesidades institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rápidamente. Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las mismas e. Supervisión Se refiere principalmente a cuál es el rol de las actividades de control en concordancia con el control interno, que deben realizar las autoridades de supervisión; involucra que esta actividad tenga carácter obligatorio en entidades, monitorear su funcionamiento y sancionar cuando no se cumplen
2.1.7 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR TIPO: Control Interno Administrativo: Según la Declaración sobre Normas de auditoria SAS 1, el Control Interno Administrativo es: “Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que por lo común, solo tienen que ver indirectamente con los registros financieros 16
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Control Interno Contable: Según el libro de Aguirre Juan; Auditoria, Editorial Didáctica Multimedia S.A, el Control Interno Contable es: “Son los controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables” Comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:
• Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la gerencia • Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y permitir la preparación de los Estados Financieros. • Se salvaguardan los activos solo acensándolos con autorización • Los activos registrados son comparados con las existencias. El objetivo de implantar controles internos contables, no es únicamente el mantener un método para procesar información contable, sino también salvaguardar a la organización de posibles pérdidas financieras POR LA ACCIÓN Control Interno Previo: Las organizaciones deberán establecer mecanismos y procedimientos para analizar las operaciones y actividades que hayan proyectado realizar, antes de su autorización, o de que esta surta efectos, con el propósito de determinar la propiedad de dichas operaciones y actividades, su legalidad y veracidad y finalmente su conformidad con los planes y programas. El control previo será ejecutado por el personal responsable del trámite normal de las operaciones y actividades.
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Control Interno Concurrente: Los niveles y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de personas, establecerán y aplicarán mecanismos y procedimientos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones, con el objeto de asegurar: 1. El logro de los resultados previstos. 2. La ejecución eficiente y económica de las funciones encomendadas a cada persona. 3. El cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, normativas. 4. El aprovechamiento eficiente de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros. Control Interno Posterior: La máxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesoría de su unidad de auditoria interna, establecerá los mecanismos para evaluar periódicamente y con posterioridad a la ejecución de las operaciones: 1. El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas. 2. Los resultados de la gestión. 3. Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economía en la utilización de los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y naturales, y, 4. El impacto que han tenido en el medio ambiente
2.1.8 MÉTODOS DE EVALUACIÓN •
COSO
El denominado "INFORME COSO" sobre Control Interno, publicado en EE.UU. en 1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida. Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creó en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes organizaciones: • American Accounting Association (AAA) 18
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• American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) • Financial Executive Institute (FEI) • Institute of Internal Auditors (IIA) • Institute of Management Accountants (IMA)
•
MICIL
En una primera etapa, el marco integrado de Control Interno fue desarrollado por los requerimientos de los auditores externos, como base para determinar el grado de confiabilidad en las operaciones realizadas y las registradas, a partir de su evaluación con el desarrollo de las funciones de control y auditoria profesional las organizaciones han llegado a crear y constituir las “direcciones ejecutivas de auditoria interna” (DEAI) de las entidades y empresas, cuya principal actividad está dirigida a la evaluación del control interno orientado hacia la evaluación de los riesgos respecto al eficiente uso de los recursos, el eficaz logro de los objetivos para los cuales se creó la entidad
•
CORRE
Marco Integrado - CONTROL DE LOS RECURSOS Y LOS RIESGOS ECUADOR – (CORRE), publicado por el Proyecto Anticorrupción “SÍ SE PUEDE”, en el año 2006. Con pequeñas modificaciones al concepto general de COSO, al control interno se lo define como: Un proceso, efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: •
Honestidad y responsabilidad
•
Eficacia y eficiencia en las operaciones,
•
Fiabilidad de la información,
•
Salvaguarda de los recursos; y, Cumplimiento de las leyes y normas.
En la actualidad la implementación de las NIFF afecta también al proceso de control interno La Superintendencia de Compañías mediante Resolución No. 08.G.D.DSC.010 del 20 de noviembre del 2008 estableció la adopción de NIIF por parte de las compañías.
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Es muy importante considerar que la transición a las NIIF no es sólo un cambio de políticas de contabilidad. La adopción de las NIIF impacta todos los aspectos de las compañías, incluyendo sistemas de reporte financiero, control interno, impuestos, tesorería, manejo del efectivo, asuntos legales, entre otros. La conversión a las NIIF requiere una transformación que involucra empleados, procesos y sistemas. Una conversión planeada y administrada apropiadamente puede representar mejoras sustanciales en el desempeño de la función financiera así como mejores controles y reducción en los costos. Cabe indicar que la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo es una institución sin fines de lucro por lo cual la implementación de las NIFF será aplicable a las ONG 2.2. MARCO CONCEPTUAL Los Manuales son medios valiosos para la comunicación y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo. Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesión cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar una función o un aspecto de ella. El “Manual de Procedimientos” es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse. Contabilidad: Es una Técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en relación con dichas Entidades 20
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Cuentas Contables: Instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial. Se utiliza una palabra y un número, la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el elemento cuantitativo. Dichas palabras y números son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Gráficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito“ o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta. (Él debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es la parte derecha de la cuenta y no otra cosa como lo puede indicar su palabra) Hay dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestión o de resultados. Las cuentas de patrimonio aparecerán en el Balance y pueden formar parte del Activo o del Pasivo (y dentro de éste, del Pasivo exigible o del Capital, también llamado Fondos propios o Patrimonio Neto). Las cuentas de gestión o de resultados son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Administración financiera.- Es el área de la administración que cuida de los recursos financieros de la empresa. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Capital.- Es un factor de producción constituido por inmuebles maquinarias o instalaciones de cualquier género, que en colaboración con otros factores, principalmente el trabajo y bienes intermedios se destina a la producción de bienes de consumo. Es una cantidad de dinero que se presta. Recursos materiales que pueden generar un beneficio o renta. . Control.- Proceso de observación y medición, consistente en la comparación regular de las magnitudes previstas con los resultados, lo que permite disponer de las diferencias; ayuda a tomar decisiones para alcanzar los objetivos planificados; además, implica la capacidad para mantener estable un sistema o proceso. Control Interno.- El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización. 21
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Cuenta.- Registró de todas las transacciones, y de la fecha de cada una de ellas, que afecta a una fase particular de una institución. Se expresan en forma de cargos y abonos, evaluados. Cuentas de activos.- Representan todo lo que cada institución posee o tiene. Cuentas de pasivos.- Representan aquello que la institución debe a terceros. Cuentas de Capital o Patrimonio.- Representa la propiedad neta de cada establecimiento. Cuentas de Ingreso.- Representan los valores de entradas de la institución. Cuentas de Egresos o Gastos.- Representan las salidas que ocasionaron gastos al plantel. Cuentas de Orden y contingentes.- No representan ni activos, ni pasivos propios de la institución: como garantías otorgadas o recibidas en términos monetarios, y mostrando el saldo actual, si existe. El Plan de cuentas.- Es una relación que comprende todas las cuentas que han de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una institución para poder así reflejar sus operaciones, indicando para cada una de las cuentas los motivos de cargo y abono, el significado de su saldo y la coordinación establecida entre ellas. Egresos.- Erogación o salida de recursos financieros, motivada por el compromiso de liquidación de algún servicio recibido, o por algún otro concepto, desembolsos o salidas de dinero, aun cuando no constituyan gastos que afecten las pérdidas o ganancias. Ingresos.- Son los ingresos por concepto de sueldos o salarios. Ganancias del trabajo provenientes del trabajo independiente. Representa el ingreso que tiene la persona como resultado de su trabajo. Banco.- Entidad crediticia que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista de créditos, recibe y concentra en forma de depósito los capitales. Inversiones.- En economía la inversión es un término con varias acepciones relacionadas con el ahorro, la colocación de capital, dinero empleado en equipo, existencias o mejoras, que tiene una duración de más de un año y que aumentan la capacidad productiva de una empresa. Inventario.- Documento en el que se enlistan los nombres de los materiales disponibles en la compañía. Estos materiales pueden estar ya terminados y listos para la venta, encontrarse en proceso de fabricación o ser simples materias Normas de Control Interno.- Se encuentran agrupadas por áreas, sub-áreas y títulos. Las áreas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con
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criterios afines: naciones o gobiernos, empresas o individuos, para proporcionar asistencia financiera al prestatario a cambio de un interés y a veces, otras ventajas para el prestamista. Presupuesto.- Resumen sistemático de las previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos. Existen algunos tipos de presupuestos. Activos.- Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios económicos que el bien otorgue. Eso no significa que sea necesaria la propiedad ni la tenencia. Los activos son un recurso o bien económico propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios. Los activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Eficiencia: La palabra eficiencia proviene del latín efficientia que en español quiere decir, acción, fuerza, producción. Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado Eficacia: Es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado Principios Contables: son un conjunto de reglas generales y normas que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de técnica contable. Transacciones Contables: Las transacciones financieras producen documentos fuentes de información, los cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La información contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, Planificación: es prever los actos contables que tendremos durante el desarrollo de nuestras actividades, para ir considerando que información deseamos obtener al final de nuestras actividades; sabiendo que la utilidad de la contabilidad radica en la presentación de forma lógica, la situación de todo Negocio Recursos Financieros: aquellos que la entidad obtiene o genera, es decir, su origen o su fuente, y la manera en que son aplicados o utilizados en las actividades de la entidad, los cuales afectan la liquidez de la empresa. 23
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Auditoria: es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado. Aunque hay muchos tipos de auditoría, la expresión se utiliza generalmente para designar a la auditoría externa de estados financieros que es una auditoría realizada por un profesional experto en contabilidad de los libros y registros contables de una entidad para opinar sobre la razonabilidad de la información contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables TÉCNICAS DE AUDITORIA Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional.
Las técnicas de auditoria son las siguientes:
1.- ESTUDIO GENERAL.Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria. El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.
2.- ANÁLISIS.Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los siguientes:
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a) Análisis de saldos Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de las partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos, es lo que constituye el análisis de saldo. b) Análisis de movimientos En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensación de partidas, sino por acumulación de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el análisis de la cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta. 3.- INSPECCION.Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros. En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad. En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por títulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la operación realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada o de la 25
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circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operación.
4.- CONFIRMACIÓN.Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida. Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pode la confirmación, para que conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas: Positiva.- Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo. Negativa.- Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crédito. 5.- INVESTIGACIÓN.Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa. 6.- DECLARACIÓN.Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa. Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.
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Aun cuando la declaración es una técnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se está examinando.
7.- CERTIFICACIÓN.Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad . 8.- OBSERVACIÓN.Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos. El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cómo se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.
9.- CÁLCULO.Verificación matemática de alguna partida. Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas. En la aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al promedio de las inversiones del periodo
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CAPITULO III METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION Se utilizará el siguiente método: MÉTODO CIENTÍFICO: sirve para investigar lo que está pasando con los procedimientos de control interno financiero en la institución educativa incluyendo el análisis de la situación y el planteamiento de una propuesta como alternativa de solución al problema.
3.1. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN La investigación será de tipo explicativa, puesto que en el proyecto se fundamenta en la presentación de un diseño: El Manual de Control Interno para el Área Contable de la Unidad Educativa “Ecuatoriano Suizo”, lo que beneficiará el funcionamiento de la Institución Educativa. Se trabajará con muestras representativas de la población, lo que permite obtener conclusiones del fenómeno en estudio y posteriormente socializar los resultados al personal directivo de la Unidad Educativa. Se utilizará también la técnica de campo, porque se estudiaron los hechos en el lugar donde ocurrieron La investigación será documental y bibliográfica que se empleara como fuente de análisis de libros relacionados con la Contabilidad y el manejo de las finanzas, con la finalidad de obtener la información de primera mano y de acuerdo a los objetivos del proyecto.
3.2 TÉCNICA DE LA INVESTIGACIÓN La técnica a desarrollarse es la encuesta, dirigida a los directivos y al área contable, aplicando como instrumento el cuestionario, con la finalidad de conocer datos referentes al manejo y control interno en la Institución Educativa; ya que la aplicación de la encuesta proporciona datos importantes sobre el objeto de estudio.
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Entre las fuentes que se utiliza consta: el cuestionario de encuesta que se aplica al personal administrativo, conformado por las autoridades del plantel y el Consejo Directivo, y la segunda encuesta aplicada al personal que labora en el Departamento Contable, lo que permitirá conocer las dificultades por las que está atravesando el control interno financiero en la Unidad Educativa. También se efectúa uso de fuentes secundarias, recurriendo a los archivos contables que ha manejado la institución: reportes, inventarios, informes, en la red de Internet con la finalidad de obtener teorías, hechos y datos válidos que aportaran a la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable 3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA: El presente estudio se centra en investigar lo que ocurre con los procedimientos de control interno contable en la Unidad Educativa “Ecuatoriano Suizo” El universo de la población contara con el siguiente personal: PERSONAL
CANTIDAD
Personal Administrativo
3
Personal Religioso
4
De esta población utiliza como muestra 3 personas que forman parte del área administrativa, y 4 personas Religiosas que laboran en Colecturía
3.4 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LOS DATOS Con la ayuda de las encuestas realiza la tabulación de los datos que sirven para analizar e interpretar los resultados obtenidos en el trabajo de campo. La discusión realiza contrastando los resultados del estudio con la información presentada en el marco teórico, para llegar a una clara explicación de las mismas.
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CAPITULO IV
DIAGNOSTICO INSITUCIONAL
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CAPITULO IV DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL
4.1 GENERALIDADES1 La Unidad Educativa Experimental Ecuatoriano Suizo está ubicada en el norte de la ciudad de Quito, calle Manuel Valdivieso Nº 585 y Altar, sector Pinar Bajo, Parroquia Chaupicruz, en las cercanías del aeropuerto, una zona altamente comercial, lo que permite un fácil acceso a diferentes productos para la labor educativa. Cabe señalar que en los alrededores existen otras instituciones educativas. La Institución se inició bajo el nombre de “Colegio Asís”, que posteriormente fue cambiado a “Colegio Ecuatoriano – Suizo” y, a partir del 27 de octubre de 1995 según
el Decreto de
Creación Resolución 3146 como UNIDAD EDUCATIVA EXPERIMENTAL ECUATORIANO SUIZO. El 2 de agosto de 1971, las Hermanas Sigisberta Wenk y Lilia Isabel Hernández, llegaron a Quito desde la ciudad de Pasto, Colombia, con la consigna de preparar material publicitario y promocionar la nueva obra franciscana: la actual Unidad Educativa Experimental Ecuatoriano – Suizo. Más tarde llegaron las Hermanas Marianita Blanca Ercila y Laura Lucía. Las cuatro religiosas fueron las fundadoras del colegio. El 13 de octubre de 1971, la Institución abrió sus puertas a la niñez quiteña, con 16 educandos para Pre – Kinder, Kinder, Primero y Segundo Grados. Se incorporó la enseñanza de inglés, con un
sistema individualizado y una educación en libertad y responsabilidad. Para 1975 la
Institución tenía ya escuela completa. Se legalizó el funcionamiento del Jardín de Infantes y la Escuela con seis grados, según el acuerdo Nº 093 del 27 de junio de 1979. En el año lectivo 1976 – 1977 se inicia con el Primer Curso del Ciclo Básico; terminando este ciclo, en 1979 – 1980 se establece el Primer Año del Diversificado en Humanidades Modernas, especialidad Químico Biológico y Físico Matemático. Después de tres años de funcionamiento de las dos especialidades, al terminar el año lectivo 1981 – 1982, se gradúa la primera promoción. Luego de nueve promociones se solicita al Ministerio de Educación la autorización para crear el 1
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Primer Año Ciclo Diversificado de la especialidad de Ciencias Sociales, la misma que inicia en el período lectivo 1991 – 1992; la primera promoción en esta especialidad, se incorpora en 1994. Actualmente, la secundaria cuenta con las tres especializaciones. Según Resolución # 3146 del 27 de octubre de 1995, el Ministerio de Educación y Cultura, gracias a las gestiones realizadas por la Hna. María Delia Proaño Rosales, Rectora de aquel entonces, declara a esta Institución como UNIDAD EDUCATIVA EXPERIMENTAL con la aprobación del Enfoque Pedagógico: “Aprender a Educarse, a Ser y a Obrar por procesos, capacidades y valores, con autonomía, responsabilidad y trascendencia”. El Señor continúa bendiciendo esta obra, cuyo único interés es el de preparar a la niñez y a la juventud con una educación capaz de dar una respuesta de compromiso ante la familia y la sociedad, una educación centrada en los valores del evangelio que nos legaron San Francisco de Asís y la Madre Caridad Brader, Fundadora de la Congregación de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada
4.2 MARCO LEGAL2 La Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo, para su funcionamiento ha estructurado el Reglamento Interno, el mismo que obtuvo aprobación
por parte del Ministerio de Educación
según
Acuerdo Ministerial No 3146 del 24 de octubre de 1997, en el que se consideran entre otros los siguientes aspectos 4.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La UEEES está estructurada y organizada por: Autoridades, organismos educadores y educandos, departamentos administrativos, servicios generales y otros que se detallan a continuación: DE LOS NIVELES: 1. Nivel Directivo 2. Nivel Asesor 3. Nivel Operativo 4. Nivel Auxiliar y de Apoyo 2
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NIVEL DIRECTIVO: a.
Rectora
b.
Vicerrector(a)
c.
Inspector General
NIVEL ASESOR: a.
Consejo Directivo
b.
Junta General de Directivos y Educadores.
c.
Junta de Directores de Área.
d.
Junta de Educadores de Área.
e.
Junta de Educadores de Curso.
f.
Junta de Educadores Tutores.
NIVEL OPERATIVO: a. Departamento de Pastoral b. Consejo de Orientación y Bienestar Estudiantil – COBE c. Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil. – DOBE d. Departamento de Convivencia Humana (Inspección) e. Comité General de Padres de Familia. f. Comisiones: Disciplina, Contingencia, Espiritualidad e Identidad Franciscana, Evaluación, Deportes y Lúdica, Extensión Cultural y Relaciones Públicas, Horarios y Cronogramas y Asuntos Sociales NIVEL DE APOYO: a.
Colecturía
b.
Secretaría
c.
Recepción
d.
Capellanía
e.
Biblioteca
f.
Médico.
g.
Transportes
h.
Bar
i.
Seguridad y Guardianía
j.
Limpieza 33
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ORGANIGRAMA3
COMUNIDAD DE HERMANAS FRANCISCANAS DE MARIA INMACULADA RECTORADO JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y PROFESORES
CONSEJO DIRECTIVO VICERRECTORADO JUNTAS DE CURSO
DIEXES
INSPECCION GENERAL
JUNTA DE DIRECTORES DE AREA
DOBE
TUTORES
ADMINISTRATIVO
SECRETARIA GENERAL
EDUCADORES CONVIVENCIA HUMANA
EDUCADORES
DPARTAMENTO PASTORAL
COLECTURIA
BIBLIOTECA LABORATORIO
EDUCANDOS
ASOCIACION DE EX ALUMNOS
PASANTIAS ESTUDIANTILES
3
COMITÉ GENERAL DE PADRES DE FAMILIA
COMITÉ DE PREVENCION Y SEGURIDAD
COMISIONES
ASUNTOS SOC. Y CULT.
CONSEJO ESTUDIANTIL
DISCIPLINA
RECEPCION
EVALUACION BRIGADAS DE PARTICIPACION ESTUDIANTIL
Reglamento Interno UEE SUIZO página 3
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4.4 ESTRUCTURA FUNCIONAL
Según el Reglamento Interno de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo: Está definida su estructura organizacional con el fin de garantizar el cumplimiento de las funciones en el nivel correspondiente y con el nivel necesario de responsabilidad. 4.4.1 COMUNIDAD DE HERMANAS FRANCISCANAS DE MARIA INMACULADA La Comunidad de Hermanas Franciscanas es el eje principal de la Unidad Educativa sus funciones son: a. Asesora el desarrollo de los planes de administración de bienes b. Aprueba el presupuesto anual c. Elige a la Rectora y Vicerrectora d. Está pendiente de las necesidades de las obras que forman parte de la Comunidad e. Recibe las cuentas de las diferentes fraternidades y obras f. Capacita a las hermanas en lo referente a la administración g. Asesora a la Rectora en la planeación de la Economía de la Unidad Educativa 4.4.2 EL RECTORADO.De conformidad con el Reglamento General de la Ley de Educción, Art. 95, la Rectora es la primera autoridad y responsable última de todo lo relacionado con la Institución. Delega los diferentes aspectos del proceso educativo en las personas y cargos que juzgue conveniente para el mejor logro de los objetivos del Plantel. Será nombrada por la Hermana Superiora Provincial de la Comunidad de Religiosas Franciscanas de María Inmaculada. Son deberes y atribuciones de la Rectora, además de lo establecido en el Reglamento General de la Ley de Educación, los siguientes: a. Cumple y hace cumplir las normas legales, reglamentarias y más disposiciones impartidas por las autoridades competentes. b. Administra, el establecimiento y responde por su funcionamiento y por la disciplina dentro del plantel y fuera de él. 35
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c. Ejerce o delega la supervisión pedagógica de conformidad con el Reglamento Interno. d. Permanece en el establecimiento durante el desarrollo de la jornada de trabajo. e. Vincula la acción del establecimiento con el desarrollo de la Comunidad. f. Preside las reuniones el Consejo Directivo y la Junta General. g. Promueve y participa en acciones de mejoramiento de la Educación, actualización y desarrollo profesional del personal educador y administrativo. h. Legaliza los documentos oficiales que son de su responsabilidad y suscribir conjuntamente con el secretario, los títulos que confiere el establecimiento. i. Admite
nuevos
educandos
de
acuerdo
con
las
disposiciones
reglamentarias
correspondientes. j. Declara aptos para presentarse a las evaluaciones escritas de Grado a los educandos que hubieren cumplido con los requisitos correspondientes. k. Autoriza matrículas extraordinarias y la recepción de exámenes de conformidad con este reglamento. l. Asigna al personal las comisiones ocasionales que fueran necesarias. m. Designa tribunales para la defensa de los trabajos de investigación o demostración de los trabajos prácticos y para la recepción de los exámenes de grado n. Da a conocer a la Junta General de Directivos y Educadores, en su última sesión, el informe anual de labores. o. Estimula y sanciona al Personal Docente, Administrativo y de Servicio de acuerdo con las normas legales y reglamentarias pertinentes. p. Suministra oportunamente a la Dirección Provincial de Educación la información estadística del establecimiento y más datos solicitados por las autoridades. q. Aprueba la distribución de trabajo y el horario elaborado por una comisión especial designada por el Consejo Directivo r. Aprueba la organización de actividades culturales, sociales, deportivas, de Defensa del Medio ambiente y de Educación para la Salud con la participación del establecimiento y de la Comunidad. s. Admite, aceptar renuncias y liquidar a los educadores y personal, de acuerdo a las leyes respectivas.
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t. Fomenta y mantiene las buenas relaciones humanas directas con las autoridades y organizaciones internas de: Padres de familia, estudiantes y otros para estar siempre informada de todas sus inquietudes. u. Conoce diariamente a través del Inspector General el informe de asistencia del personal y tomar medidas que ayuden a eliminar irregularidades. v. Justifica faltas (de 4 o más días) y atrasos del personal por causas debidamente justificadas y documentadas de acuerdo a la Ley. w. Justifica faltas del alumnado cuando excedan de cinco días consecutivos, por causas plenamente verificadas. x. Amonesta en privado a la persona que dejare de cumplir con sus obligaciones y motivarle en su cumplimiento antes de proceder a sanciones. y. Informa oportunamente al Consejo Directivo de los trámites y comisiones realizadas en beneficio de la Institución. z. Evalúa y reajusta en forma permanentemente el Plan Institucional. 4.4.3 EL VICERRECTORADO: La Vicerrectora, es la segunda autoridad de la Institución y son sus deberes y atribuciones, además de las mencionadas en el art. 97 del Reglamento General de la Ley de Educación, los siguientes: a. Asume el Rectorado en ausencia de la Rectora b. Responsable de la Planificación evaluación y desarrollo académico y pedagógico del establecimiento en coordinación con el Rector. c. Permanece en el establecimiento durante el desarrollo de las actividades de la jornada estudiantil d. Preside la Junta de Consejo Académico o Coordinadores de Área e. Asesora al Rector en asuntos técnicos y administrativos f. Coordina y supervisar el trabajo de las Comisiones especiales designadas por el Rector o Consejo Directivo. g. Informa periódicamente al Rector y al Consejo Directivo el cumplimiento de sus funciones. h. Ejecuta otras acciones delegadas por el Rector o señaladas en el Reglamento interno del plantel 37
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i. Cumple y hace cumplir las normas legales reglamentarias y más disposiciones impartidas por el Rector y los organismos competentes. j. Programa, ejecuta, controla y evalúa la planificación académica y pedagógica de la Unidad Educativa en coordinación con la Rectora, el Consejo Directivo, y Departamento de Investigación (DIEXES.) k. Vela por la articulación coherente de todos los estamentos de la Unidad y supervisa su acción dentro de una visión enmarcada en el Enfoque Pedagógico de la Provincia Nuestra Señora de los Ángeles de las Hermanas Franciscanas de María Inmaculada. l. Asigna carga horaria académica a los educadores conjuntamente con la Rectora. m. Mantiene comunicación con las familias en lo relativo a formación y situación académica de sus hijos, en comunicación con los Educadores Guías. n. Participa en las reuniones de Educadores Guías, para conocer los logros y dificultades de sus acompañados. o. Orienta, controla y dirige las funciones del Dpto. de Convivencia Humana, COBE, DOBE y Comisión de Disciplina p. Acompaña en el desarrollo de los planes y programas elaborados por las Juntas de Educadores de Área. q. Controla la presentación de planes, horarios, programas, trabajos e informes del personal en el transcurso del año. r. Revisa y firma registros de Evaluación y demás documentos Curriculares Institucionales. s. Llama la atención verbal o escrita a aquellos educadores que no cumplen satisfactoriamente sus obligaciones y disposiciones académicas. t. Ejerce la Supervisión Técnico-Pedagógica dos horas semanales con la finalidad de verificar, ayudar y orientar todo lo que fuere necesario para el Personal Educador; a su vez delegará esta actividad al coordinador del Departamento de Investigación (DIEXES) y a los coordinadores de Área. 4.4.4 INSPECCION a. Cumple y hace cumplir las disposiciones reglamentarias y las que impartan las autoridades del establecimiento. b. Concurre al establecimiento veinte minutos antes del inicio de las jornadas y permanecer hasta quine minutos después de concluidas las mismas.
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c. Desarrolla acciones tendientes a orientar el comportamiento de los educandos y ofrecer ayuda para la solución de los problemas individuales o de grupo. d. Ofrece la información necesaria al Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil, a los educadores guías y en general. e. Cuida la seguridad e integridad de los educandos, dentro y fuera del establecimiento mientras se hallen bajo a su cargo. f. Atiende los reclamos de los educandos y luego del respectivo diálogo y toma de conciencia; definir acuerdos que conduzcan a la resolución de los mismos. g. Despliega todas las actividades encaminadas a crear un ambiente de calidad, calidez, buen vivir, simpatía, confianza, cordialidad, cooperación, respeto mutuo, así como hábitos de trabajo y buenos modales. h. Lleva los libros, registros, formulario y más documentos oficiales concernientes a la actividad escolar. i. Atiende a los padres de familia e informarles oportunamente acerca del comportamiento de sus hijos. j. Desarrolla actividades con los educandos cuando faltare un educador. k. Mantiene informado diariamente al Inspector General sobre casos especiales que conciernen al comportamiento de los educandos. l. Vela por el buen uso y conservación del local y de sus servicios, instalaciones y más pertenencias del establecimiento. m. Justifica la inasistencia de los educandos hasta por dos días consecutivos. n. Participa en las juntas de curso y cumple las comisiones dispuestas por las autoridades del colegio. o. Labora a tiempo completo en la jornada respectiva y cumple las mismas actividades del Inspector General. p. Coordina su trabajo con el Inspector General. 4.4.5 JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y EDUCADORES. Conforme al Reglamento General de la Ley de Educación (Art. 108), la Junta General de directivos y educadores está integrada por: 1. La Hna. Rectora, quien la preside, 2. El Vicerrector,(a) 39
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3. El Inspector General e Inspectores Auxiliares 4. Educadores Hay reuniones en forma ordinaria a inicio y finalización del año lectivo y cuando está lo requiera. La convocatoria es realizada por escrito por lo menos con tres días hábiles de anticipación. Para sesionar cuenta con la mayoría de sus miembros, previa la constatación del quórum reglamentario, la mitad más uno. Además de lo dispuesto en el Art. 108 del Reglamento General de la Ley de Educación, son deberes y atribuciones: a.
Conoce y aprueba el Plan de acción institucional preparado por el Consejo Directivo y sugerir las modificaciones que creyere convenientes.
b.
Propone reformas al Reglamento Interno.
c.
Elige los vocales principales y suplentes del Consejo Directivo.
d.
Estudia y resuelve los asuntos que fueren sometidos a su consideración por el Rector.
e.
Las sesiones extraordinarias realiza previa convocatoria de la Rectora de la Unidad Educativa por si o petición de las dos terceras partes de sus miembros, y en ella se trata los asuntos constantes en la convocatoria.
f.
Hace las sugerencias para la mejor coordinación en cuanto a la planificación Curricular de la Unidad Educativa, ejecución de los programas y factores que contribuyen al desarrollo y aplicación del Plan Institucional.
g.
Recibe los informes de actividades de las Autoridades, Departamentos, Comisiones y otros servicios, hace las sugerencias respectivas. Especialmente la de la Comisión de la Evaluación Institucional.
h.
Conoce y analiza los resultados de la Evaluación Institucional
i.
Estudia y analiza detenidamente el crecimiento académico y actitudinal de los educandos, para sugerir medidas que permitan alcanzar el más alto grado de eficiencia en el proceso de aprendizaje.
j.
Sugiere a las Autoridades, medidas generales de orden científico, pedagógico, cultural, disciplinario y administrativo que creyere conveniente.
k.
Analiza situaciones específicas que vayan en beneficio de la Institución.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
4.4.6 CONSEJO DIRECTIVO Es el organismo de decisión, ejecución y control de acuerdo con las Leyes y Reglamento vigentes. Se conformará de acuerdo a lo establecido en los Art. 103 y 106 del Reglamento General de la Ley de Educación. Está conformado por la Rectora que lo convoca y preside, el Vicerrector(a),
y tres vocales; el primer vocal elegido por la comunidad de Hermanas
Franciscanas de María Inmaculada y los dos restantes electos por la Junta General de Directores y Educadores, La Secretaria General, con voz informativa Además de lo establecido en el artículo 107 del Reglamento General de la Ley de Educación, son deberes y atribuciones del Consejo Directivo los siguientes: a. Elabora el plan institucional del establecimiento en el período de matrículas y dar a conocer a la Junta General. b. Elabora el Reglamento Interno del establecimiento o sus reformas y remite a la Dirección Provincial para su aprobación. c. Designa la comisión encarga de elaborar el horario general y la distribución de trabajo para el personal educador. d. Conforma las comisiones permanentes establecidas en el Reglamento Interno. e. Promueve la realización de actividades de mejoramiento Institucional. f. Crea estímulos e impone sanciones a los estudiantes de conformidad con las normas del Reglamento Interno. g. Conoce y aprueba los informes presentados por los responsables de los departamentos, organismos técnicos y comisiones. h. Evalúa periódicamente el plan institucional y realiza los reajustes que fueren necesarios. i. Aprueba el cronograma de actividades del Plantel presentado por la Comisión, el Vicerrector, Coordinador Académico, el Coordinador General del Departamento de Investigación – DIEXES. j. Ratifica la designación de abanderados y escoltas, efectuado por la Comisión Especial, según el último acuerdo de la Corte Constitucional. k. Otorga la medalla al mérito estudiantil a quienes se hayan destacado en sus seis años de vida estudiantil.
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4.4.7 JUNTA DE PROFESORES De conformidad con el Reglamento de Ley de Educación (Art. 110), la Junta de Educadores es el organismo integrado por todos los Educadores que labora en un curso, la Rectora, el Vicerrector(a), Educador Guía, Inspector, representante del Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil (DOBE), y un educando delegado(a) representante del curso. Hay reunión ordinariamente cada tres meses y en forma extraordinaria cuando la convoque la Rectora, el Vicerrector(a) o Educador Guía actúa como secretario(a) el educador tutor o guía para el efecto; debiendo conocer, analizar y evaluar el crecimiento intelectual y la disciplina individual y colectiva de los estudiantes, estudiar los diversos problemas de orden Técnico-Pedagógico y Disciplinario que presenta y sugiere las medidas que debe adoptar para solucionarlos. Lo realiza conforme al horario establecido por el Consejo Directivo sin alteración de las labores educativas. Además de lo establecido en el Reglamento General de la Ley de Educación, son deberes y atribuciones de la Junta de Educadores de Curso. a. Estudia y analiza detenidamente el crecimiento integral de los educandos tanto individual como globalmente y por asignaturas, estableciendo un seguimiento trimestral, para sugerir medidas que permitan alcanzar el más alto grado de eficiencia en el proceso de aprendizaje. b. Trabaja coordinadamente con las Juntas de Área y el DOBE c. Informa por escrito al Rector, Vicerrector y Consejo Académico acerca del crecimiento integral de los estudiantes y las dificultades Técnico Pedagógicas que se presentaren, en su proceso de aprendizaje. d. Estudia los informes presentados por el educador- tutor o guía acerca de casos disciplinarios especiales y proponer a la junta la rebaja prudencial del porcentaje de comportamiento y continuar con el órgano regular correspondiente. e. Dispone que la inspección o el educador guía informe al representante sobre las recomendaciones formuladas por la Junta en relación con la disciplina
de su
representado, o bajo crecimiento académico.
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4.4.8 JUNTA DE PROFESORES DE ÁREA Es el organismo integrado por los educadores de las asignaturas del área académica, está presidida por el Director de Área nombrado por la Rectora; la Junta elegirá al Secretario de entre sus miembros. Además de lo establecido en el Art. 115 del Reglamento General de la Ley de Educación, son deberes y atribuciones de la Junta de Educadores de Área: a. Elabora y presenta al Vicerrectorado el Plan de Acción Anual conjuntamente con los miembros de su área al inicio del Año escolar. b. Promueve conjuntamente con el Director de área un permanente proceso de mejoramiento y capacitación en el Enfoque Pedagógico y un trabajo coordinado, continuo e integrado con todos sus miembros. c. Coordina las actividades o comisiones solicitadas al Área para los diferentes eventos institucionales. d. Planifica oportunamente los diferentes Documentos Curriculares: Plan Anual, Guías de Clase, Evaluaciones, Proyectos, por niveles, en horas libres o extracurriculares. e. Selecciona estrategias metodológicas de acuerdo a la edad y a la Asignatura. . f. Propicia la investigación y experimentación pedagógica así como la innovación y adaptación curricular. g. Promueve la elaboración y utilización de los materiales didácticos que la tecnología educativa ofrece al proceso educativo. h. Fomenta en los educandos y educador del Área la Autoevaluación y evaluación e informar de los resultados. i. Reunirse de manera ordinaria una vez por semana. j. Realiza el acompañamiento respectivo en las aulas. k. Coordina y fortalece el uso adecuado de textos, cuadernos, agenda y demás materiales solicitados. l. Revisa en las reuniones, el avance del plan de Acción y de la planificación curricular. m. Evalúa los logros alcanzados
en el desarrollo de
los diferentes documentos
n. Ejecuta correctamente y pide asesoramiento acerca
del sistema de evaluación
Curriculares. Institucional normado por la Ley de Educación. 43
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
o. Informa en Consejo Académico las novedades académicas y actitudinales de los educandos del Área. p. Elabora y presenta oportunamente a Vicerrectorado o Junta de Directores de Área los informes del desempeño de los miembros del área. q. Sobre la base del seguimiento, busca y aplica estrategias de recuperación pedagógica para estudiante con dificultades de aprendizaje, después de cada evaluación. r. Solicita a Vicerrectorado y DIEXES el asesoramiento necesario en el desarrollo del Enfoque Pedagógico. s. Elabora y revisa las evaluaciones a ser aplicadas a educandos nuevos y entregar al Vicerrectorado. t. Informa a las respectivas autoridades sobre casos especiales en cuestiones académicas y disciplinarias de los educandos siguiendo el órgano regular. u. Cumple las demás funciones que le asignaren las autoridades y las que señale el Reglamento Interno del establecimiento. 4.4.9 DEPARTAMENTO DE PASTORAL Está integrado por el Padre Capellán, las Hermanas Franciscanas de María Inmaculada, los educadores de formación en la Fe y por las personas que la Rectora considere conveniente. Se reúnen de manera ordinaria una vez al mes. a. Elabora el Plan de Acción Pastoral. b. Motiva la participación de los padres de familia, educadores, jóvenes, niños y niñas en los encuentros, retiros y convivencias para fortalecer el encuentro personal con Dios y los demás. c. Organiza, ejecuta y evalúa las actividades religiosas que constan en el Calendario Litúrgico y otras celebraciones afines a la Comunidad Franciscana como: Misión Compartid y Formación Permanente. d. Dinamiza activamente los momentos litúrgicos para fortalecer nuestra identidad eclesial y compromiso cristiano. e. Unifica FE, CULTURA Y VIDA, a través de las orientaciones de Religión y Moral Católica. f. Concienciar en el Personal Educador el verdadero sentido de la solidaridad como actitud de vida que abarca todas las dimensiones de la persona. g. Promueve en el educador y en los educandos la vivencia de valores humanos – cristianos. h. Planifica, programa, ejecuta y evalúa el Plan de acción anual de Actividades del Departamento. i. Promueve y organiza cursos y actividades que motiven y comprometan en la formación y vivencia de la fe de la Comunidad Educativa. 44
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j. Propone y desarrolla Proyectos de formación y acción social tales como grupos apostólicos, grupos de acción social, grupos de oración, misiones, MIFRAMI, otros. k. Evalúa la actividad Pastoral de Plantel. l. Presenta por escrito los informes a la Rectora. m. Propone en la Institución la vivencia de los valores del Evangelio n. Fomenta en el ser y quehacer de la Obra la experiencia de Dios y la vida de amor entre todos.
4.4.10 CONSEJO DE ORIENTACION Y BIENESTAR ESTUDIANTIL Es un organismo técnico asesor, encargado de impulsar y dinamizar la orientación y los servicios destinados a Orientación y Bienestar Estudiantil en el establecimiento. Está integrado por el Vicerrector que lo preside, el Coordinador del Departamento de Orientación o el Orientador., un representante de cada Nivel Básico, Propedéutico y Bachillerato, el Capellán y Médico. El Consejo de Orientación y Bienestar Estudiantil se organiza obligatoriamente, al inicio del año lectivo y sus miembros duran en sus funciones hasta cuando sean legalmente reemplazados de conformidad con el Art. 127 del Reglamento General de la Ley de Educación. Son deberes y atribuciones del Consejo de Orientación y Bienestar Estudiantil, a más de los establecidos en el Art. 53 del Reglamento Especial de Orientación Vocacional y Bienestar Estudiantil, los siguientes: a. Elabora el plan de Acción b. Coordina la organización y funcionamiento del Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil (COBE) c. Estudia la documentación de candidatos para desempeñar cargos del sector de la Orientación e informar y recomendar al Consejo Directivo sobre su idoneidad. d. Sugiere al Rector de la Unidad Educativa la selección de candidatos para educadores guías de curso de acuerdo con el Reglamento General 4.4.11 DEPARTAMENTO DE ORIENTACION VOCACIONAL Y BIENESTAR ESTUDIANTIL DOBE El Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil de la Unidad Educativa, es el organismo técnico educador, responsable de investigar, planificar, organizar, ejecutar, coordinar, asesorar y evaluar los objetivos y acciones de Orientación y Bienestar Estudiantil, en concordancia con el plan de la Unidad Educativa, con la participación directa de todos sus miembros y más agentes
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educativos de la unidad Educativa y el apoyo de la comunidad en general. Está integrado por las siguientes personas: a. Coordinador: Doctor o Licenciado en Psicología Educativa y Orientación Vocacional. b. Inspector General. c. Trabajador Social d. Médico e. Capellán Son deberes y atribuciones, además de las estipuladas en el art. 123 del Reglamento General de la Ley de Educación: a.
Elabora el Plan de acción anual del departamento y someterlo a consideración del Consejo de Orientación.
b.
Realiza investigaciones diagnósticas integrales sobre aspectos psicológicos, sociales, económicos, de salud, educativos – pasantías, vocacionales y profesionales de los educandos.
c.
Coordina y participar en la organización de niveles y paralelos, ubicación en las especializaciones y ocupación profesional, en coordinación con el personal educador y administrativo del plantel.
d.
Programa actividades encaminadas a lograr la adaptación y bienestar del estudiantado en el medio escolar, familiar y social.
e.
Planifica y desarrolla actividades tendientes a prevenir y controlar problemas académicos y Comportamentales de los educandos.
f.
Orienta a los educados y padres de familia para la selección y ubicación de los educandos en la especialización a seguir.
g.
Informa y orienta a las autoridades, personal educador y padres de familia sobre aspectos de carácter psicopedagógico, social y de salud de los educandos.
h.
Organiza y mantiene actualizado el registro acumulativo y más instrumentos técnicos del departamento.
i.
Coordina y participa en el desarrollo de programas que propicien las buenas relaciones humanas de integración de los agentes educativos de la Institución y otros que tengan relación con su función específica y la tarea educativa de la Institución.
j.
Coordina con los educadores guías el contenido curricular, estrategias, reajustar y ejecutar el proyecto de Vida, según el Plan Curricular establecido. 46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
k.
Coordina actividades prácticas, de orientación grupal e individual, relacionadas con: Orientación sexual, prevención del uso indebido de drogas, desajustes escolares, familiares, sociales, de aprendizaje y aspectos vocacionales, profesionales y uso adecuado de tiempo libre.
l.
Vela por la privacidad y reserva de la información recopilada y manejarla con ética profesional.
m. Asesora, acompañar y participar en la conformación del Gobierno Estudiantil. n.
Elabora el informe anual de actividades y remitirlo a la Sección Provincial de Orientación, previa aprobación de las autoridades de la Unidad Educativa.
o.
Cumple con las demás funciones relacionadas con la Orientación y Bienestar Estudiantil y los delegados por los directivos de la Unidad y más autoridades educativas.
p.
Hace visitas domiciliarias a cargo de la Trabajadora Social de la Institución, según el caso lo amerite.
q.
Realiza investigación diagnóstica, holística sobre aspectos psicológicos, sociales, económicos, de salud, educativos, vocacionales y profesionales de los educandos.
r.
Publica y socializar los cuadros estadísticos de los logros y dificultades en el aspecto pedagógico de los educandos.
s.
Se reúne con los Educadores Guías para elaborar el cronograma de jornadas de Integración y Formación Holística de educandos y Padres de Familia por niveles.
4.4.12 DEPARTAMENTO DE CONVIVENCIA HUMANA Está integrado por: Inspector General, Inspector de la Sección Básica e Inspector Auxiliar, quienes conforman el Consejo de Orientación y Bienestar Estudiantil como coordinadores de disciplina. De acuerdo al Reglamento General de la Ley de Educación, el Inspector General es delegado del Rector para colaborar en el desarrollo, formación y disciplina de los educandos, teniendo en cuenta los Documentos de Educación y los de la Comunidad Franciscana de María Inmaculada, es la tercera Autoridad del Plantel, en caso de ausencia será reemplazado por uno de los inspectores auxiliares. Es nombrado por la Hna. Rectora de la Unidad Educativa y coordinará las acciones a continuación descritas:
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Son deberes y atribuciones del Inspector General, además de lo establecido en el artículo 100 del Reglamento General de la Ley de Educación, los siguientes: a.
Participa en la ejecución del Plan Institucional.
b.
Cumple y hace cumplir las Leyes, Reglamentos y más disposiciones impartidas por las autoridades del Establecimiento
c.
Organiza al inicio del Año escolar actividades, talleres sobre el Código de Convivencia Institucional, a nivel de educandos, educadores y padres de familia para lograr la armonía entre todos los estamentos.
d.
Mantiene el orden y disciplina de los educandos
e.
Labora durante toda la jornada estudiantil.
f.
Controla la asistencia del Personal Educador, Administrativo y de Servicio e informar diariamente al Rector de las novedades que se presentaren.
g.
Desarrollar acciones tendientes asegurar el bienestar social y la formación moral y cívica de los educandos.
h.
Mantiene buenas relaciones con autoridades, personal administrativo y de servicio, padres de familia, educandos y miembros de la comunidad.
i.
Comunica oportunamente las disposiciones impartidas por las autoridades superiores al personal educador, alumnado y padres de familia.
j.
Cumple las comisiones y disposiciones impartidas por las autoridades del establecimiento.
k.
Coordina y Orienta al personal de inspección en el manejo de, formularios y demás documentos concernientes a su actividad escolar.
l.
Concede permiso de salida a educandos, por causas de fuerza mayor, calamidad doméstica y con la presencia de los padres.
m. Justifica la inasistencia de los educandos cuando esta exceda
hasta por 3 días
consecutivos n.
Fomenta y vivencia conjuntamente con el personal docente, administrativo y apoyo la vivencia de los valores Institucionales y franciscanos: responsabilidad, autonomía, trascendencia, paz, humildad y fraternidad,
o. Mantiene comunicación oportuna y permanente con los representantes de los educandos en aspectos relacionados con el comportamiento e
integración de sus hijos en
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coordinación con los Educador, Tutores, Guías y el Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil. p.
Lleva los registros de asistencia de los educadores, personal administrativo y de servicio, así como organizar y controlar los de asistencia y disciplina de los educandos.
q.
Orienta y controla la correcta utilización de los documentos de su dependencia, especialmente el Leccionario diario y la Ficha individual de los estudiantes e informar oportunamente las novedades al Vicerrector.
r.
Elabora el Plan de Acción Anual del trabajo de Inspección y presentarlo a Vicerrectorado al inicio del año lectivo.
s.
Coordina todas las actividades extraescolares.
t.
Asiste a las reuniones del Consejo Académico.
u.
Asesora a los educadores
en la solución de problemas de comportamiento de
educandos cuando éstos sean reincidentes. v.
Coordina y asiste a los distintos eventos en los que participen los estudiantes o, a su vez, delegar esta responsabilidad a los Tutores.
w. Vigila y registra las horas especiales de trabajo del personal educador (reuniones de áreas, comisiones, refuerzo pedagógico, capacitación y otros). x.
Registra y archiva las novedades
de comportamiento de los estudiantes en forma
mensual y anual, observar el crecimiento para asignar los respectivos porcentajes para dar a conocer en las Juntas de Curso y los casos especiales a la Comisión de Disciplina. y.
Conforma la Comisión especial designada para la elaboración de horarios y Cronograma general de la Institución.
z.
Trabaja coordinadamente con las autoridades de la Unidad Educativa.
4.4.13 DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN EXPERIMENTAL ECUATORIANO SUIZO DIEXES Este Departamento es el encargado de guiar, asesorar, desarrollar, coordinar y evaluar el Enfoque Pedagógico con el visto bueno de las autoridades. Está integrado por la Rectora, el Vicerrector (a), el Director del DIEXES y Educadores designados por la Rectora. Para ser miembro del Departamento se considerará su pertenencia, compromiso y experiencia laboral y el coordinador será nombrado por la Hermana Rectora de entre sus miembros. 49
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Son deberes y atribuciones: a. Se reúne semanalmente para planificar y evaluar el desarrollo Institucional en el aspecto académico. b. Acompaña y asesora a los educadores
en la aplicación y vivencia del Enfoque
Pedagógico “Aprender a Educarse, a ser y a obrar por procesos, capacidades y valores, con autonomía, responsabilidad y trascendencia”. c. Es vínculo de unión entre educadores y autoridades. d. Cultiva la excelencia académica con un gran sentido de responsabilidad en los conocimientos técnicos, prácticos y las experiencias de orden científico, cultural y técnico. e. Evalúa los programas desarrollados cada trimestre y hacer las recomendaciones pertinentes. f. Diseña instrumentos curriculares que faciliten el mejoramiento de la calidad educativa. g. Emite directrices internas para que educandos y educadores, contribuyan eficazmente para la aplicación adecuada del Enfoque Pedagógico de la Institucional. h. Coordina las diferentes jornadas pedagógicas. i. Presentarla documentación revisada con su respectivo informe al Vicerrector. j. Presenta un informe trimestral al Consejo Directivo de las actividades realizadas. k. Asiste a las reuniones de Consejo Académico l. Elabora el plan anual del DIEXES. m. Socializa la Pedagogía Institucional con todos los miembros de la Comunidad Educativa. n. Fomenta y estimular gradual y permanentemente una actitud investigativa experimental. o. Capacita a los educadores, Padres de familia y educandos nuevos en el enfoque pedagógico de la Institución. p. Cada miembro trabaja el tiempo que le asigne la Hna. Rectora, dentro del contrato celebrado. q. Dura en sus funciones hasta el término del año lectivo y pueden ser reelegidos. 4.4.14 COMISIONES: DISCIPLINA, CONTINGENCIA, ESPIRITUALIDAD E IDENTIDAD FRANCISCANA, EVALUACIÓN, DEPORTES Y LÚDICA, EXTENSIÓN CULTURAL Y RELACIONES PÚBLICAS, HORARIOS Y CRONOGRAMAS Y ASUNTOS SOCIALES Las Comisiones están integradas por los Profesores de los diferente niveles
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Se organizan de acuerdo con los requerimientos del Plantel y sus miembros durarán un año lectivo en sus funciones, debiendo sesionar cada mes en forma ordinaria y en forma extraordinaria cuando las circunstancias así lo requieran. a. Desarrolla actividades designadas en la Junta General y aquellas inherentes a sus funciones. b. Es obligación de los Profesores integrar las Comisiones para las que fueren designados, no se aceptarán excusas de ninguna naturaleza. c. Elabora la planificación de las actividades a realizarse durante el período para el que fueron designados, de su ejecución presentarán un informe parcial, trimestral y anual al Vicerrectorado, quien es el encargado de presentar al Consejo Directivo para su aprobación. 4.4.15 PERSONAL DOCENTE Los educadores son responsables de la formación holística de los educandos en la asignatura a su cargo y en todas las actividades de la vida de la Unidad Educativa, siempre de acuerdo con la filosofía de las Hermanas Franciscanas de María Inmaculada. a. Mantiene su probidad (integridad, rectitud, docencia, dignidad, fidelidad), y tiene una clara jerarquía de valores que le permitan dar testimonio de vida y educar en el pluralismo, la solidaridad, la lealtad, el respeto, la justicia, la paz, la democracia, la superación personal. b. Es constructor de fe, esperanza y caridad – amor, creador y dador de vida espiritual y moral, mensajero de fraternidad, constructor de la dignidad humana y facilitador de la unidad familiar. c. Enriquece espiritualmente para apoyar al otro en su proceso de perfeccionamiento, vislumbrar el saber para ayudarle al otro en su superación personal, ser autónomo para propiciar la autonomía del otro, d. Consolida el diálogo como puente de unión con el otro y permitirle que asuma la libertad con juicio crítico. e. Forma en los DEBERES como medio para disfrutar de los DERECHOS. f. Es agente de cambio y forjador de una nueva humanidad. g. Tiene capacidad para trabajar en equipo, como camino de solidaridad, respeto a la heterogeneidad y a la participación de los demás. 51
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h. Tiene una mente abierta al cambio, a la innovación y a la evaluación. i. Identifica con la Filosofía, Pedagogía y Principios de la Unidad Educativa poniendo al servicio de la Institución sus capacidades y valores humanos. j. Tiene vocación Católica Franciscana para la docencia y el servicio, y construir, con sus actitudes, una pedagogía de amor a la luz de los valores de la filosofía franciscana. k. Asume la ÉTICA y la MORAL como el norte de sus actuaciones, y la LEALTAD como inspiración de identidad y pertenencia, entendiendo la importancia de la confidencialidad profesional y del respeto a los canales de comunicación institucional. l. Concibe claramente a la ciencia con conciencia, y a su cátedra como un espacio de proyección, transformación y aplicación. m. Asume una actitud programática del proceso académico (tecnología pedagógica). n. Lidera su gestión educativa en cuanto a su rol de: Innovador, creador, consejero, realizador, facilitador, dignificando su labor con un cálido respeto a los demás/ o. Aplica la pedagogía basada en procesos, capacidades y valores, propuesta por la Unidad Educativa Experimental Ecuatoriano – Suizo, transmitiendo con idoneidad y profesionalismo lo que sabe y conoce. p. Promueve didácticamente las técnicas y dinámicas necesarias en el grupo de trabajo, mediante el desarrollo del pensamiento lógico en los educandos, más que la memoria informativa, y a través del empleo adecuado de recursos didácticos, multimedios y audiovisuales. q. Forma en los educandos los hábitos y la disciplina necesaria para la administración asertiva de sus vidas y orientarlos en métodos de estudio para que aprendan a aprender. r. Motiva, estimula, refuerza y evalúa permanentemente el proceso académico, y asumir a la investigación como un espacio de promoción intelectual. s. Demuestra interés por capacitarse y actualizarse, como respuesta a las necesidades y exigencias del medio actual. t. Deja huella, a través de acciones educativas. 4.4.16 PERSONAL ADMINISTRATIVO a. Identifica los Principios Filosóficos y Pedagógicos de la Unidad Educativa, poniendo al servicio de la Institución sus capacidades y valores humanos.
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b. Vive un encuentro personal con Dios, quien se manifiesta en la Eucaristía, el Evangelio, en la naturaleza y en los más necesitados económica y espiritualmente c. Vive los valores franciscanos como son: autonomía, responsabilidad y trascendencia. d. Mantiene buenas relaciones humanas, basadas en la comunicación, cordialidad y servicio de calidad e. Tiene capacidad organizativa y mente abierta para solucionar conflictos. 4.4.17 SECRETARÍA: Para ser secretaria requiere poseer el Título de Bachiller en Comercio y Administración especialidad Secretariado Español o superior, será nombrada por la Rectora. Conforme al Reglamento General de la Ley de Educación (Art. 128) la Secretaria es la delegada de la Rectora para el manejo de documentos, leyes, acuerdos y demás aspectos oficiales relacionados con los educandos del Plantel. Son deberes y atribuciones: a. Lleva los libros, registros y formularios oficiales y es responsable de su conservación, integridad, inviolabilidad y reserva. En caso de infracción es sancionado de acuerdo con la Ley. b. Organiza, centraliza y mantiene actualizada la estadística y el archivo del establecimiento. c. Tramita la correspondencia oficial y llevar un registro de ingresos y egresos de la misma d. Confiere, previa autorización del rector copias y certificaciones. e. Suscribe en bases a las disposiciones reglamentarias y conjuntamente con el rector, los documentos de carácter estudiantil; f. Realiza las convocatorias escritas, de acuerdo con las indicaciones del rector, g. Recopila y conserva debidamente organizados los instrumentos legales que regulan la educación, tales como Leyes, Reglamentos, Resoluciones, Acuerdos y Circulares h. Desempeña sus funciones con oportunidad cortesía, responsabilidad y ética profesional. i. Labora ocho horas diarias. j. Mantiene una cartelera informativa, k. Organiza y ejecuta el proceso de matrículas, l. Archiva las actas de Juntas Cursos – Grados, m. Elabora y publica datos informativos sobre inscripciones, matrículas y otros, 53
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n. Vela por el buen uso y funcionamiento de los materiales confiados a Secretaría, o. Proporciona a quien corresponda y en forma oportuna información necesaria para la elaboración de cuadros estadísticos y otros, contando para el efecto el respectivo permiso de la Hna. Rectora. p. Consigna, publica y entrega oportunamente, las apreciaciones de los educandos en las fechas señaladas por el Vicerrectorado. q. Actúa como secretaria de sesiones del Consejo Directivo, Junta General de Directivos y Educador, Comité General de Padres de Familia, Juntas de curso y demás reuniones de trabajo del personal educador, redactar y firma las respectivas actas luego de ser aprobadas. r. Elabora la galería de los educandos más distinguidos de cada promoción y especialidad, previo visto bueno del Consejo Directivo. s. El Cuadro de honor y acuerdos respectivos de los tres mejores educandos de cada nivel y paralelo para su entrega anual. t. Cumple las demás obligaciones determinadas en la ley y los reglamentos y por las autoridades del establecimiento. 4.4.18 COLECTURÍA: Esta bajo la responsabilidad de profesionales especializados en la rama contable y tiene como deberes y atribuciones lo establecido en el Art. 130 del Reglamento General de la Ley de Educación, los Art. 58, 59 y 60, las normas establecidas en la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control: a. Cumple con las leyes y reglamentos pertinentes y responsabilizarse de los bienes y recursos presupuestarios del establecimiento. b. Participa en la elaboración del presupuesto c. Atiende oportunamente los egresos que sean debidamente justificados así como recaudar con diligencia los fondos y asignaciones del establecimiento. d. Presenta el informe al rector sobre el estado financiero del establecimiento y las necesidades presupuestarias, mensualmente o c cuando fuere solicitado. e. Suscribe conjuntamente con la Rectora cheques y comprobantes de pago f. Mantiene actualizado el inventario de los bienes muebles e inmuebles
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g. Participa en la elaboración de los inventarios del establecimientos y actas de entrega – recepción. h. Labora ocho horas diarias. i. Cumple con todas las órdenes y disposiciones de la Rectora. j. Recauda sin demora alguna, las rentas provenientes de bienes patrimoniales y realizar los depósitos correspondientes en forma inmediata e intacta en la cuenta de La Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo y entregar a la Rectora, una copia con el respectivo detalle del depósito. k. Atiende inmediatamente las peticiones de documentos de parte de la Rectora y dar las explicaciones reales y objetivas ante las diferentes circunstancias que se presentaren l. Mantiene estricta ética profesional en el desempeño de su función. m. Mantiene ordenado el archivo de su respectiva oficina, evitando que documentos importantes estén al alcance de otras personas y cuidar de la buena presentación y mantenimiento de los documentos. n. Testimonia la Espiritualidad Franciscana de pobreza, minoridad, solidaridad y justicia. o. Cumple con todas las comisiones que le fueren encomendadas dentro y fuera del Plantel. p. Asesora en materia económica a la Autoridades de la Institución q. Lleva la tesorería del Comité General de Padres de Familia r. Tramita y legaliza donaciones. s. Mantiene registros para fines de pagos de deudas. t. Realiza adquisiciones de activos fijos, bienes en custodia y suministros y materiales u. Asiste a reuniones y seminarios de actualización. v. Cumple las demás obligaciones determinadas en la Ley y los Reglamentos y por las autoridades del establecimiento. 4.4.19 RECEPCIÓN: La recepcionista es nombrada y removida por la Rectora. Es la persona encargada de recibir y trasmitir la información recibida, de manera personal o vía telefónica según el caso, a los diferentes miembros de la Comunidad Educativa, manteniendo buenas relaciones y comunicación con todas las personas. Son responsabilidades:
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a. Opera la central del conmutador, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las extensiones. b. Atiende al público que solicita información dándole la atención requerida. c. Responde por los bienes a su cargo y en caso de pérdida asumirá su valor. d. Anota en libros de control, las llamadas efectuadas y recibidas, así como también de todas las personas que ingresan a la Institución. e. Solicita a los educadores y demás personal la respectiva autorización para realizar llamadas locales, a celulares y otras de larga distancia y registrar las mismas. f. Anota los mensajes recibidos a las diferentes personas y secciones de la Institución. g. Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones. h. Cumple las normas y procedimientos establecidos por las autoridades de la Institución. i. Solicita la credencial a las personas que ingresan y entregarles la identificación de acuerdo a la dependencia a la que se dirigen. j. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. k. Realiza cualquier tarea afín que se le sea designada. l. Colabora con el proceso de Inscripción de educandos, nuevos y con la asignación de las citas para DOBE y Rectorado. m. Registra e informa Nóminas de educandos Inscritos, Aprobados o Desaprobados. n. Esta dispuesta a servir con alegría o. Es paciente, prudente y responsable con su trabajo 4.4.20 BIBLIOTECA En la Institución funciona una Biblioteca destinada al servicio de los Educandos, Educadores y Comunidad, con un horario especial El responsable de la Biblioteca será un profesional especializado que se sujetara al Art. 132 del Reglamento General de la Ley de Educación y sus responsabilidades son: a. Cuida del orden, disciplina y buen comportamiento en la sala de consulta. b. Atiende a las solicitudes de educandos y educadores en cuanto a retiro y entrega de libros. c. Sugiere de acuerdo a las solicitudes de educadores o áreas, nuevas adquisiciones. d. Responde por los bienes a su cargo y en caso de pérdida asumirá su valor.
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e. Clasifica y cataloga: textos, libros, revistas y documentos en general, aplicando un sistema determinado, manteniendo el archivo actualizado. f. Elabora cuadros estadísticos del Servicio. g. Maneja un registro de préstamos de libros con un lapso de tiempo, máximo 48hs. h. Ejecuta inventarios permanentes del material a su cargo i. Mantiene relaciones cordiales con el personal que labora en la Unidad Educativa, proporcionando oportunamente la información que se solicitare. j. Los diccionarios y enciclopedias podrán ser consultados únicamente en la Biblioteca. k. Exige la presentación del Carnet de la Institución del año en curso para facilitar el uso de los libros y material didáctico a su cargo y para otros usuarios el documento de identificación. l. En caso de destrucción o de pérdida el educando deberá responsabilizarse pecuniariamente, adquiriendo otro ejemplar de idénticas características al averiado o perdido. m. Vela por el buen uso de libros y materiales n. Brinda el servicio de fotocopiado 4.4.21 CAPELLANIA Es el Sacerdote designado por el Señor Obispo, la Comunidad de Hermanas Franciscanas lo acepta para velar, fomentar y desarrollar las prácticas del crecimiento Espiritual- Humano, amparado en los valores del Cristianismo y de la Filosofía Franciscana. a. Celebra Eucaristías conforme al horario acordado. b. Colabora en la atención sacramental a los estudiantes de acuerdo al horario establecido. c. Brinda orientación espiritual a los Educandos, Educadores, Padres de Familia y Personal de Apoyo. d. Ofrece servicios de consejería espiritual. e. Trabaja en las actividades planeadas por la Institución. f.
Coordina con el Departamento Pastoral los retiros de la comunidad educativa.
g. Coordina las demás funciones inherentes a la naturaleza de su cargo h. Trabaja en equipo con los integrantes del Departamento de Pastoral. 4.4.22 DEPARTAMENTO MEDICO a. Elabora el Plan de Acción conjuntamente con el DOBE b. Llevarla historia clínica individual de todos los educandos. 57
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c. Atiende a Educador, Personal administrativo y apoyo de la Unidad Educativa que requieran de sus servicios. d. Atiende los casos de emergencia y cirugía menor de estudiantes, Educadores, Personal Administrativo y de apoyo. e. Organiza y responsabilizarse del funcionamiento del departamento f. Promueve y mantiene buenas relaciones con todos los miembros de la Institución y Comunidad. g. Certifica asistencia de servicio, reposo, exoneración temporal de actividades educativas. h. Coordina con los demás miembros del DOBE acciones relacionadas con la prevención, mejoramiento de la salud, higiene y seguridad. i. Coordina con los educadores de Cultura Física la realización de actividades recomendadas para los casos especiales y la exoneración, así como las acciones tendientes a la rehabilitación de los estudiantes. j. Coordina con la Trabajadora Social, en casos que se requiera asistencia de profesionales de otras instituciones. k. Asiste a las reuniones de trabajo convocadas por el DOBE y la Institución. l. Participa en las investigaciones que proponga el DOBE y que se refieran a su campo de acción. m. Promueve campañas de higiene y salubridad. n. Lleva un registro de la recepción y distribución de medicamentos. o. Canjea certificados médicos para justificar faltas de estudiantes y educador que requieran de ello. p. Labora la jornada con horario de la Institución. q. Realiza control preventivo a los educandos. 4.4.23 TRANSPORTE El transporte estudiantil es un servicio de carácter social para el alumnado; por lo tanto no perseguirá fines de lucro para el plantel ni para persona y organismo. Para lo cual el Ministerio de Educación
extiende el siguiente Acuerdo Ministerial de Febrero del 2007
que se
encuentra en vigencia, con la finalidad de regular transporte escolar que brindan servicio a los planteles educativos del país, el mismo que necesita ser reformado de acuerdo con las necesidades y circunstancias de la realidad actual.
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Son responsabilidades de los educandos: a. Estar en la parada acordada del bus cinco minutos antes de la hora establecida para evitar cualquier atraso. b. Saludar al abordar el vehículo y despedirse cuando termine el recorrido como señal elemental de educación. c. Demostrar urbanidad al no arrojar basura ni objetos dentro o fuera del vehículo. d. Estar puntualmente a la salida para evitar retrasos. e. Traer permiso por escrito con la firma del representante y entregárselo al jefe de transporte, en caso de tener necesidad de bajarse en otra parada; los representantes asumen la responsabilidad y deslindan al colegio de cualquier consecuencia que se derive de esta situación. f. Proteger su integridad física evitando sacar las manos, cabeza o cualquier parte del cuerpo por las ventanas o puertas de los transportes. g. No abrir puertas ni ventanas sin autorización. h. Utilizar correctamente los cinturones para evitar accidentes 4.4.24 BAR Actuará conforme el último ACUERDO INTERMINISTERIAL 001-10 del Ministerio de Educación y Ministerio de salud Pública que regula el funcionamiento de de Bares Escolares del Sistema Educativo nacional Además de las normas emitidas, en la Institución funcionará el bar para la atención de educandos, educadores y padres de familia, bajo las siguientes normas: a. Dispone de recursos humanos suficientes para la atención general del Plantel, quienes utilizarán un mandil, gorro y guantes desechables de protección y aseo. b. Debe mantener el respeto mutuo con el personal de La Unidad Educativa Experimental Ecuatoriano Suizo. c. Brinda las comodidades necesarias tanto en mobiliario, vajilla y velar por su buen mantenimiento. d. La preparación y conservación de alimentos se basa en el cumplimiento de todas las normas de higiene establecidas por el Ministerio de Salud Pública e. Cumple con los requisitos establecidos por el Departamento Médico de la Institución. f. Los precios de los productos a expenderse serán publicados y no excederá en su valor. 59
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g. Cancela cumplidamente el canon de arrendamiento mensual establecido por las Autoridades del Plantel, en Colecturía. h. Respeta el horario de recesos para la atención y no hacerlo en horas clase. Caso contrario será amonestado por escrito. 4.4.25 LIMPIEZA Serán designados por la Rectora y tienen los siguientes deberes y atribuciones: a.
Cuida de su presentación personal.
b.
Ser tratado con dignidad y respeto.
c.
Permanece a tiempo completo en el Plantel.
d.
Asiste puntualmente a la jornada de trabajo.
e.
Cuida de todas las dependencias y materiales bajo su responsabilidad, los mismos que serán entregados previo inventario por parte de Colecturía.
f.
Vela por la buena conservación y mantenimiento de los bienes a su cargo.
g.
Sugiere a las Autoridades de La Unidad Educativa el arreglo y la adquisición de distintos implementos necesarios para su labor.
h.
No abandona la Unidad Educativa sino por causas debidamente justificadas y previa autorización de la Rectora.
i.
Cumple con todas las comisiones que le fueren encomendadas por las distintas Autoridades internas del Plantel.
j.
Informa inmediatamente de todas las novedades que se presentaren en el ejercicio de su trabajo.
k.
Recibe capacitación y orientación en relaciones humanas
4.5. OBJETIVOS GENERALES:
a. Promover el desarrollo integral, de las potencialidades y valores del hombre ecuatoriano. b. Ofrecer una formación científica, humanística, técnica, artística y práctica, impulsando la creatividad y la adopción de tecnologías apropiadas al desarrollo del país. c. Fortalecer la conciencia cívica de soberanía y nacionalidad respetando la identidad cultural de los diferentes grupos étnicos y de sus genuinas expresiones.
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d. Desarrollar el conocimiento de los recursos naturales e incentivar su defensa y su aprovechamiento racional y equitativo para obtener el equilibrio ecológico y el crecimiento socio económico del país. e. Convertir los principios evangélicos en normas de conducta y colocar a Cristo como su centro y fundamento; y, a la Iglesia Católica como su maestra. f. Fomentar un ambiente humano – cristiano para formar a la nueva generación que serán los ciudadanos artífices del nuevo siglo, para que aprendan a SER, a convivir, aprendan a aprender, aprendan a crecer y a vivir su fe, mediante la ejecución de la Pedagogía por Proceso que se fundamentan en la Filosofía Franciscana. g. Lograr la formación armónica y Holística de la personalidad de niños y adolescentes basada en los valores del Evangelio, impartiendo una educación moderna, técnica y humanista, acorde con las necesidades y al desarrollo del país. h. Optimizar el trabajo pastoral, académico, administrativo, técnico y profesional de la Institución. i. Respetar el desarrollo de las capacidades intelectuales, afectivo, volitivas, espirituales y psicomotriz de la niñez y juventud; estructurando un currículo pertinente y funcional, de tal manera que haya una coordinación secuencial de los contenidos programáticos en los tres niveles. j. Incorporar a la sociedad bachilleres con una sólida formación científica, humanística y cristiana, dispuesta a enfrentar los desafíos del nuevo milenio con esfuerzo y participación activa hacia la solución de la problemática social actual. k. Fortalecer la innovación pedagógica, con apertura a la investigación, flexibilidad, y dinamismo, mediante la elaboración, ejecución y evaluación de proyectos educativos, que respondan a la filosofía de la Institución.
4.6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: a. Impartir una formación católica y holística de acuerdo a las “Características de la Educación Franciscana” y al Enfoque Pedagógico de la Institución. b. Formar hombres y mujeres con espíritu de servicio según el Evangelio, abiertos a su tiempo y al futuro, intelectualmente competente, capaz de comprometerse en la construcción de un mundo más justo y más humano. 61
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c. Fomentar el desarrollo de la conciencia cívica y política, orientando una actividad democrática para una mejor convivencia social. d. Promover la práctica de diversas disciplinas deportivas, como opciones extraescolares con el objeto de lograr un beneficio psicofísico del educando. e. Promover relaciones interpersonales sinceras, constructivas y respetuosas con todos los miembros de la Institución para crear un clima favorable que permita el desarrollo personal del educando y de los educadores. f. Desarrollar las aptitudes artísticas, la imaginación creadora y la valoración de las manifestaciones estéticas g. Fomentar la comprensión, valoración, defensa y conservación de la salud, el deporte, la educación física, la recreación individual y colectiva y la utilización adecuada del tiempo libre. h. Crear condiciones adecuadas de mutuo conocimiento y estimación de realidades y valores educativos, culturales, cívicos y morales con todos los pueblos. i. Inspirar una acción educadora a ejemplo de María, traducido en un espíritu de sencillez, entrega y sacrificio continuos, en la conciencia con los educandos, mediante el testimonio, la confianza y una presencia fraternal. j. Normar el convivir de todos los Estamento de la Comunidad Educativa mediante la concientización de los valores morales, centrados en conseguir su vivencia y la práctica de los mismos.
4.7 VISIÓN “Ser una comunidad educativa líder en la formación integral de niños y jóvenes, donde todos conociendo a Jesucristo y su Evangelio haga vida los valores del Reino, siendo instrumentos de Paz y Bien en su relación con los seres humanos y la naturaleza”
4.8 MISIÓN “La Unidad Educativa Experimental Ecuatoriano Suizo es una institución particular católica franciscana, regentada por la comunidad de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada, que ofrece una educación integral a niños y jóvenes con el Enfoque Pedagógico “Aprender a Educarse, a Ser y a Obrar por Procesos, Capacidades y Valores, con Autonomía, Responsabilidad y Trascendencia” 62
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4.9 POLITICAS CONTABLES En el Manual de Convivencia de las Hermanas Franciscanas de María Inmaculada hacen referencia a las Políticas Contables. Las políticas de Contabilidad son emitidas por la Congregación de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada la misma que son ajustadas a las normas de contabilidad generalmente aceptadas. ARQUEO DE CAJA. • Utiliza el modelo enviado por la casa Provincial, elaboran cada último día del mes, y es firmado por la Hna. Superiora y Ecónoma. • En caso que exista descuadre en la caja, la Hermana Ecónoma informa la pérdida, escribe al Gobierno Provincial, solicita la ayuda y solución respectiva. • El dinero y chequera es guardado en un lugar seguro y bajo llave. • Cada vez que se reciba efectivo o cheque en la caja general, emite el respectivo recibo de caja o comprobante de ingreso. Igualmente, cada vez que entregue dinero de caja realiza el respectivo comprobante de egreso.
CONCILIACIÓN BANCARIA. •
Es realizada mensualmente y verifica todas las cuentas bancarias con los documentos y conciliación correspondientes.
•
Todos los desembolsos en la obra hace mediante cheques o transferencia bancaria debidamente autorizados, con excepción de los pagos por menores cuantías (menores de 100 dólares) los hace a través de la caja chica.
•
Las fraternidades dispone en caja chica un valor no mayor a los 300 dólares.
•
Todo desembolso efectuado cuenta con los soportes respectivos, que dan claridad sobre la clase de operación. Igualmente, cuenta con la firma de quien elaboró, revisó y aprobó. Los soportes respectivos posee el sello de cancelado, para evitar su doble cobro. El comprobante de egreso es firmado y sellado por el beneficiario. Si el desembolso se lo hace fuera de la obra, el comprobante de egreso es firmado por la Hna. Ecónoma.
•
Los cheques anulados están debidamente archivados.
•
No se giran cheques al portador
•
La apertura y manejo de toda cuenta bancaria se registra a nombre de Hermanas 63
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Franciscanas o de las obras apostólicas, con firmas conjuntas y la autorización del Gobierno Provincial. •
En las Fraternidades no hay libretas de ahorro. A excepción de las hermanas que tienen a nombre personal porque perciben sueldo del Estado o jubilación, y estos valores están depositados únicamente en cuenta bancaria, dichas libretas tienen dos firmas, el de la Hermana beneficiaria y la Hermana Ecónoma.
INVERSIONES (PROVINCIA Y OBRAS) •
Mensualmente efectúan los arqueos de inversiones, con el fin de verificar que existe físicamente los documentos o títulos valores, observan sus fechas de vencimiento para renovarlos oportunamente
•
Los títulos de valores y demás certificados de las inversiones están en caja fuerte . CUENTAS POR COBRAR:
No está permitido, sin previa autorización, dar dineros en calidad de préstamos, ni administrar bienes ajenos a la Congregación. •
Mensualmente elabora análisis sobre la composición de las mismas para efectuar las gestiones de cobro correspondientes y así evitar que se convierta en cartera morosa.
•
La Hermana Ecónoma está pendiente del cobro de estas cuentas a tiempo.
•
Según normas de la Congregación no hace préstamos a terceros ni de fraternidad, sin ser autorizadas por el Gobierno Provincial.
CUENTAS POR PAGAR. • Periódicamente solicita a las entidades de seguridad social (IESS), y cobro de impuestos (SRI) la expedición de estados de cuenta con el fin de observar si se han aplicado correctamente los pagos cancelar las deudas pendientes • Afilia al seguro social a todos los empleados y paga hasta el 5 de cada mes los aportes correspondientes. • Paga dentro de los 5 primeros días del mes los valores retenidos al SRI y hace conjuntamente la declaración de anexos. 64
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• Paga a tiempo el valor de los servicios • La Hna. Ecónoma está pendiente y busca los medios para cancelar puntualmente las deudas de la Provincia, Fraternidad y obra.
IMPUESTOS, GRAVÁMENES Y TASAS. Presenta la descomposición de estos saldos por clase de impuestos, es decir, por retención en la fuente, IVA, Vehículos, Predial.
OBLIGACIONES LABORALES. Los pasivos laborales se estiman y contabilizan mensualmente de acuerdo con el valor de la nómina. Registra mensualmente los valores correspondientes a Fondos de reserva, décimos, bono navideño y bono por fiestas patrias, y el sueldo de los meses que el colegio tiene vacaciones
PASIVOS Y PROVISIONES Debe constar la provisión de servicios, impuestos por pagar, seguro social por pagar, cuota por pagar.
OTROS PASIVOS. Presenta los saldos al cierre del ejercicio de los saldos de Anticipos y Avances recibidos, Ingresos recibidos para terceros y dineros en encargo.
LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD. Tiene los soportes correspondientes y firmados por la Hna. Superiora, que es la que aprueba los gastos; Hna. Ecónoma que es la Hna. que efectúa los gastos y el Contador que es quien revisa que los comprobantes estén correctamente elaborados.
INGRESOS Y EGRESOS •
Registra los comprobantes en la fecha correspondiente, los mismos que son respaldados con 65
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facturas y documentos correspondientes, los cuales están a nombre de Hermanas Franciscanas o la razón social que consta en el o RUC y cumpla con los requisitos legales para su validez. •
Todos los ingresos (donaciones, dotaciones, en especie, dinero) que las fraternidades reciban, registra en la contabilidad.
•
En las Fraternidades pide factura o nota de venta a nombre de la Hna. que efectúa el gasto, excepto los activos fijos que van a nombre de Hermanas Franciscanas, para la retención respectiva se solicita a la Hna. Ecónoma Provincial el comprobante de retención.
INVENTARIOS •
La Casa Provincial, Obra y Fraternidad tiene los inventarios actualizados de acuerdo a las disposiciones dadas desde la casa Provincial.
•
Los bienes físicos son entregados a cada dependencia, habitación oficina, bodegas, áreas, dirigentes de clase, Hermanas responsables y firman el acta respectiva previa la constatación física.
•
A fin de año, de igual manera recibe, las dependencias, habitaciones, oficinas, bodegas, áreas, aulas de clase y otros con el inventario y constatación física del mismo.
•
Cada vez que ingrese bienes materiales registra el respectivo ingreso a la dependencia, habitación, oficina, bodega, área etc. y así mismo, cada vez que sean, cambiados de lugar o dados de baja, se registra la salida del mismo.
•
Hace el inventario físico de todos los objetos existentes y sube a la contabilidad de la provincia y obras los activos fijos únicamente.
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO •
Conserva en los archivos todos los títulos de propiedad, contratos, pólizas, recibos y demás documentos que representen valores para la Casa General, Provincias, Obras y Fraternidades.
•
Verifica que los soportes de la Propiedad planta y equipo, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
66
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DEPRECIACIÓN. •
La depreciación es registrada utilizando el método de línea recta y de acuerdo con el número de años de vida útil estimado para los activos. ACTIVO
VIDA UTIL PORCENTAJE ANUAL
Edificios
20 años
5%
Muebles y Enseres 10 años
10 %
Maquinaria y Equipo 10 años
10 %
Vehículos
20%
5 años
Equipo de computo 1 – 3 años 33 %
•
La hoja de inventario es archivada en la dependencia respectiva y en ella debe consta la fecha de recibido y las firmas del que recibe y de la persona que entrega.
•
Los códigos son impresos en el programa de contabilidad en el módulo de inventarios y son colocadas en el objeto inventariado.
•
Tienen en la Casa Provincial una copia impresa de los inventarios de la Fraternidad y obra y un archivo de las entradas, salidas, cambios de lugar de los objetos inventariados, al igual que los que son dados de baja
PRESUPUESTO El Presupuesto de Ingresos y egresos es el documento contable y de política financiera aprobado por la Congregación de Hermanas Franciscana, en el cual se consigna el gasto de acuerdo con su naturaleza y cuantía, mismo que realizan las fraternidades en el desempeño de sus funciones en cada ejercicio fiscal. El Presupuesto que formula anualmente es integrado y elaborado por la Congregación de Hermanas Franciscanas y el cual incluye todos los egresos estimados para el ejercicio fiscal correspondiente. Las distintas fases que constituyen el proceso anual de la elaboración del Presupuesto se sujetan a lo siguiente: • La Congregación establece los lineamientos para la formulación del presupuesto. • En la segunda quincena de agosto de cada año cada fraternidad presenta a la Congregación el presupuesto y los planes operativos anuales correspondientes. 67
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• .Una vez elaborado el presupuesto, cada fraternidad presenta a más tardar el 15 noviembre ante la Congregación. • En la ejecución de los gastos, las fraternidades realizan sus actividades con sujeción a los objetivos y metas del presupuesto aprobado, conforme a los lineamientos generales de los Planes de Desarrollo Institucional vigentes. • Los requerimientos de recursos extraordinarios no presupuestados debe solicitarse a Congregación previamente al gasto. su autorización se determina conforme a la disponibilidad presupuestal .BALANCE DE COMPROBACIÓN Debe estar soportado con los anexos de caja (arqueo de caja), bancos (estados de cuenta, libretas de ahorro, pólizas, conciliación bancaria), cuentas por cobrar (auxiliar de cuentas por cobrar); Cuentas por pagar (auxiliar de cuentas por pagar). INFORME ECONOMICO •
La Hermana Ecónomo Provincial y las Hermanas Ecónomas de las Fraternidades y obras tiene la obligación de presentar el informe económico cada segundo sábado del mes al Gobierno Provincial y a la Fraternidad en Capítulo de cuentas.
•
El informe económico es presentado en forma comparativa con el presupuesto y analizarlo y evaluarlo entre todas y toma las medidas correctivas para el siguiente mes, si el caso lo amerita y ver si se está cumpliendo con los objetivos propuestos a inicio de año.
•
El balance de comprobación en las obras está firmado por el contador y las Hermanas Directora, y Ecónoma de la misma.
•
En caso de que la Fraternidad no se pueda reunir en Capítulo, la Hna. Ecónoma debe presentar por escrito el informe económico y enviar una copia con una carta adjunta, informando al Gobierno Provincial.
•
Si la Hna. Ecónoma de la Fraternidad no presenta el informe Económico, la Hna. Animadora y la Fraternidad deben comunicar por escrito al Gobierno Provincial.
•
Si la Hna. Ecónoma de la obra no presenta el informe económico, la Hermana Animadora debe enviar un memorándum al contador por incumplimiento de sus obligaciones e informar al Gobierno Provincial por escrito.
•
Envía mensualmente el acta de Capítulo de cuentas al Economato Provincial. 68
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•
Cada Hermana Ecónoma local hará la revisión de las transacciones antes de presentar el informe mensual a la fraternidad.
•
En las obras e contador junto a la Hermana Ecónoma hará la revisión de las transacciones antes de presentar el informe y deben verificar lo siguiente
DISPONIBLE •
Cada fin de mes elabora el arqueo de caja según el modelo enviado por el Economato Provincial, presentarlo y hacer firmar a la Hna. Animadora de la Obra o Fraternidad.
•
El saldo de caja debe ser el mismo valor que está en el balance de comprobación con el valor contado físicamente (arqueo de caja)
INVERSIONES •
Mensualmente verifican los valores de inversión con los papeles correspondientes.
CUENTAS POR COBRAR •
Cada cuenta por cobrar está justificada con el balance de submódulos correspondientes y con los recibos firmados.
•
Las pensiones por cobrar tiene el respaldo de las listas de los alumnos que adeudan.
CUENTAS POR PAGAR •
Se debe indicar ahí la relación de las más importantes cuentas por pagar a al Gobierno General, Gobierno Provincial, a Contratistas y Retenciones y aportes de nomina
INGRESOS Y EGRESOS •
Todos los ingresos y egresos están firmados y debidamente soportados.
UTILIDAD O PÉRDIDA •
Ver y analizar qué resultados nos da el balance de comprobación
El Contador (a) debe anexar al informe económico sus recomendaciones y preocupaciones en lo que se refiere a su análisis de la situación económica de la obra y de la ejecución presupuestal. Estos anexos deben ser analizados por la Hermana Animadora de la obra y las Hermanas de la Fraternidad en el capítulo de cuentas, y tomarlo en cuenta para las decisiones pertinentes. 69
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SEGUROS •
Revisar, estudiar y consultar a expertos sobre la normatividad de los seguros tanto de las Hermanas como de los Bienes de la Congregación en los diferentes países donde tiene actividades la Congregación.
•
Todos nuestros trabajadores deben estar asegurados, desde que empiezan a trabajar con nosotras.
•
Todos los vehículos que tiene la provincia deben estar matriculados, y asegurados.
CONTRATOS •
Según la normatividad de cada país o Diócesis determinar el contrato o convenio, especificar con claridad sus condiciones de tiempo, lugar, tipo de servicio de cada una de las partes, determinar la forma como termina el contrato y renovarlo
a la fecha de vencimiento de
acuerdo a la conveniencia de las partes y la determinación de la autoridad competente en la Congregación. •
Todos los trabadores de nuestras obras y fraternidades deben tener contrato por escrito.
•
Todas las contrataciones para construcción, mantenimiento y otros deben ser por escrito.
•
Tener siempre en cuenta el manual laboral
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Las instituciones de la Iglesia Católica deberán inscribirse y obtener su número de identificación en el Registro único de contribuyentes, en la respectiva jurisdicción. La provincia tiene un solo RUC, y es el mismo para las fraternidades. En las fraternidades toda compra o servicio debe contar con facturas o notas de venta a nombre personal excepto en la adquisición de activos fijos que se lo hará a nombre de Hermanas Franciscanas y se hará la retención correspondiente la misma que será enviada al economato provincial en el mismo mes que se efectúa la compra, para la declaración respectiva. Por la situación de impuestos en las fraternidades estamos llevando contabilidad de familia. En la Contabilidad de la provincia no están registrados gastos de las hermanas como son medicina, vestuario, alimentación, útiles de aseo, éstos rubros salen como aporte a la fraternidad de Pomasqui.
70
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Cada obra de la Provincia tiene su propio RUC y las facturas, notas de venta o liquidación de compras salen a nombre de la obra. La casa provincial y cada obra hacen la declaración del impuesto a la renta anual. RETENCIONES Somos agentes de retención y estamos obligadas a llevar contabilidad. Debemos hacer retenciones en la fuente (renta) en todas las compras ya sea de bienes o servicios y retenciones del IVA, excepto a contribuyentes especiales. El valor total de dinero retenido debemos pagar mensualmente al SRI en las fechas indicadas para ello y al mismo tiempo declarar el anexo correspondiente de retenciones. ARCHIVOS En la provincia, fraternidad y obra debe existir un lugar destinado al economato en el que conste entre otros: un archivo debidamente ordenado en el que se guarde: •
Los documentos oficiales, escrituras o contratos, estatutos, títulos de propiedad.
•
Libros de Contabilidad debidamente empastados de cada año y en las obras de Perú deben estar notariados de acuerdo a la ley
•
Libros de Comprobantes de Contabilidad debidamente empastados de cada año
•
Carpeta de Bancos, conciliación bancaria
•
Carpeta individual por cada trabajador, la misma que debe contener: hoja de vida, cedula de identidad contratos, liquidación laboral, avisos de entrada y salida, memorandos, permisos, justificación por faltas o incumplimiento de su trabajo.
•
Carpeta de nómina de pago de personal o Rol de pagos, teniendo en cuenta que los mismos deben estar firmados, tanto por el trabajador como por el Empleador; deben constar también los formularios de los décimos tercer y cuarto sueldo y las planillas de los bonos de navidad y fiestas patrias.
•
Carpeta del IESS (Comprobantes de pago de aportes y fondos de reserva o CTS)
•
Carpeta de Impuestos y retenciones 71
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•
Carpeta de correspondencia enviada y recibida.
•
Respaldos informáticos.
4.8 F.O.D.A El F.O.D.A, es una técnica utilizada por con la finalidad de obtener un diagnóstico de la situación actual que atraviesan las mismas.. 4.8.1 Fortalezas • Son virtudes internas que deben ser aprovechadas para el crecimiento continuo de la comunidad. Entre estas tienen: • Prestigio de la Comunidad tras 50 años de fundación. • Compromiso social y religioso de las hermanas que la conforman. • Predisposición al cambio que ayude a continuar con su misión. • Mayor conciencia de las Hermanas en compartir los bienes con la Congregación y la administración con responsabilidad los mismos. • La Unidad Educativa se ha preocupado por ayudar a los jóvenes tanto espiritual como ayudas en becas educativas •
La gestión de proyectos para los estudiantes, padres de familia y demás personas.
4.8.2 Debilidades Son factores internos negativos que afectan significativamente al crecimiento de la organización, deben ser corregidas y controladas de inmediato. Las debilidades identificadas en la Unidad Educativa son:
Falta de recursos económicos para concluir la construcción y equipamiento de obras.
Falta de manuales que orienten a las hermanas corresponsables de la administración de bienes la forma de registro y presentación de la información contable.
72
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Falta de capacitación en los campos tributario, contable, laboral a las Hermanas Ecónomas.
Existe dificultades en algunos procesos administrativos.
Comunicación Inadecuada.
4.8 3 Oportunidades Son factores positivos externos que deben ser aprovechados ya que el entorno está en constante cambio. Son oportunidades las siguientes:
Autogestión para apoyo de organismos internacionales.
Credibilidad de la religión católica.
4.8.4 Amenazas Son aspectos negativos externos y se debe establecer estrategias para controlar en caso que sea necesario. Las principales amenazas que rodean a la Unidad Educativa son: • Dependencia de recursos. • Incidencia de la política socialista del estado. • Existencia de otras religiones. • Posible suspensión del apoyo externo. • Desprestigio de la religión. • Cambios en las Leyes Tributarias, Legales, Laborales. •
Aumento de tributos para los institutos religiosos.
73
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
5.8 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL Es una herramienta que permite conocer las distintas variables que intervienen en la actividad empresarial en la que se desarrolla el negocio, permitiendo hacer una evaluación real del estado actual de la empresa y del entorno en el que opera. Este análisis también ayuda a determinar las variables críticas del negocio, es decir, aquellas cuyas fluctuaciones podrían afectar sustancialmente a la entidad; así como identificar aquellas que le permiten a la empresa obtener éxito y ventaja competitiva, con el fin de fortalecerlas o mejorarlas. Mediante el proceso de análisis situacional se establecen las Oportunidades y Amenazas que obtiene la organización, producto de las variables externas sobre las cuales la empresa no tiene ningún control; además de las Fortalezas y Debilidades que se derivan de las variables internas sobre las cuales la entidad puede influir o controlar.
5.8.1 ÁREA CONTABLE El área contable dispone de un plan de cuentas numérico, de cuatro niveles para Activos y de tres niveles para Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos. En el 2004 la empresa adquirió un programa informático contable llamado Discovery System, desarrollado por el Lic. Walter Vaca, diseñado específicamente para las Hermanas Franciscanas El programa está desarrollado en SQL y funciona bajo el sistema operativo Windows XP; presenta los módulos de: Contabilidad, Presupuestos, Inventarios, Facturación, Nómina. Discovery System presentaba ciertas limitaciones para la empresa en lo referente a Reportes de Cuentas por cobrar, Nomina; por lo cual, tras la adquisición, se solicitó al fabricante que realizara ciertas modificaciones en el programa original para ajustarse a las necesidades de la compañía. Actualmente es necesario llamar al fabricante para que realice modificaciones, cambios o incluya otro módulo en el sistema, de acuerdo a las circunstancias de la empresa. El área contable, objeto de este estudio, contempla las siguientes actividades Principales: 1. Caja 2. Bancos 3. Facturación y Cobranzas 74
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4. Compras 5. Pagos 6. Nómina 7. Estados Financieros
CAJA La cuenta Caja, es una de las más importantes debido a que es el concepto básico de mayor transferencia, por lo tanto, la más vulnerable, lo que genera una gran necesidad de protección y control. Para realizar el diagnóstico de la Caja se aplican cuestionarios a las personas responsables de su manejo. RESPONSABLES: AUXILIAR DE COLECTURIA, COLECTORA, CONTADOR, OBJETIVO: Obtener un claro conocimiento del proceso que aplica el área contable financiera para el manejo de la cuenta Caja. CUESTIONARIO CUENTA CAJA GENERAL Y CAJA CHICA PREGUNTA
SI
NO
1. ¿Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos?
3
2 ¿Es conocida la clave por personal diferente al contador, colectora y Aux. de colecturia?
3
3 ¿Se conservan en la caja fuerte los ingresos del día, hasta su depósito en bancos?
3
4 ¿Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos?
3
5 ¿Los valores recaudados diariamente son ingresados a la cuenta caja?
3
6 ¿Se expiden los recibos de caja?
3
7 ¿Están debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza los ingresos?
3
8 ¿Se cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que sean cobrados? 9 ¿Son depositados los ingresos en forma intacta como fueron recibidos?
3 3
10 ¿Se listan los cheques y otros valores recibidos por una persona distinta al Aux. de colecturía
3
antes de entregárselos a éste? 11 ¿Existe un fondo fijo de caja chica? 12 ¿ Se Deposita el dinero al día siguiente de la recaudación?
3
3
75
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
CONCLUSIONES El 27.27% del personal al que se realizó la encuesta afirma:
•
Los ingresos son registrados de acuerdo a su naturaleza, depositados de manera intacta como fueron recibidos y archivados en un lugar seguro.
El 72.73% del personal al que se realizó la encuesta afirma:
•
No poseen un fondo de caja chica, el dinero que ingresa diariamente no tiene ningún tipo de seguridades porque no poseen caja fuerte simplemente lo guardan en un cajón.
•
Cuando realizan el proceso de recaudación de valores no expiden recibos de caja, por lo que los ingresos no son registrados a caja en ese mismo día lo registran al final del mes
•
Al entregar el dinero a la persona encargada no realizan ningún tipo de descripción de los cheques y el dinero que entregan, simplemente entregan el dinero y anotan en una hoja simple el valor.
•
El dinero recibido tanto en efectivo como cheques no es depositado al siguiente día.
DEFICIENCIAS DETECTADAS EN LA CUENTA CAJA GENERAL Y CAJA CHICA: 1. No existe caja fuerte para la custodia del efectivo, chequeras y demás documentos legales y confidenciales de la unidad educativa 2. No existe un fondo de caja chica, el dinero para gastos menores lo cogen de los ingresos recaudados en ese momento 3. Los recibos de caja no son pre numerados, son recibos simples 4. El dinero recaudado no es depositado al día siguiente
76
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BANCOS Para realizar el diagnóstico de la cuenta Bancos se aplicarán cuestionarios a las personas responsables de su manejo. RESPONSABLES: AUXILIAR DE COLECTURIA, COLECTORA, CONTADOR, OBJETIVO: Obtener un claro conocimiento del proceso que aplica el área contable financiera para el manejo de la cuenta Bancos CUESTIONARIO CUENTA BANCOS CUESTIONARIO
SI
¿Son autorizadas por la congregación de Hnas. Franciscanas cada una de las cuentas corrientes?
3
¿Están registradas a nombre de la entidad las cuentas corrientes que se manejan en ella?
3
¿Las firmas están debidamente autorizadas?
3
¿Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco?
NO
3
¿Se encuentran debidamente protegidos los cheques emitidos y que no han sido cobrados por los proveedores?
3
¿Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados?
3
¿Se giran en orden secuencial?
3
¿Los cheques girados sirven para cubrir pagos exclusivos de la empresa?
3
¿Se lleva un registro en libros auxiliares de bancos?
3
¿Se realiza verificación de cifras y números antes de su firma?
3
¿Existe más de una firma en el giro de pagos con cheque?
3
¿Se expiden cheques con firmas conjuntas?
3
¿Se realiza confirmación telefónica por parte del banco para pagos por sumas superiores a $1.000,00?
3
¿Se verifica que todos los datos del comprobante de egreso para ser llenados por el beneficiario (firma, sello y número de cédula) están completos antes de entregarle el
3
Correspondiente cheque? ¿Existen horarios y días especiales para la entrega de cheques? ¿Se utiliza sello protector de cheques?
3 3
¿Existe alguna clase de política que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo Determinado aquellos cheques en tránsito que no hayan sido cobrados? ¿Se realizan conciliaciones de manera periódica?
3 3
77
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
¿Se realizan oportunamente los comprobantes de egreso para los pagos? ¿Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones?
3 3
¿El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes?
3
¿Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones?
3
TOTALES
13
9
CONCLUSIONES: El 60% del personal entrevistado señala que: Los cheques son firmados por dos personas en este caso la Rectora y la Colectora adicional al cheque también se le pone un sello de seguridad del colegio y cuando el cheque girado es más de $ 1000 el banco llama para confirmar el pago del mismo. Las Conciliaciones Bancarias son realizadas de manera periódica y archivadas de manera cronológica. El 40% del personal señala que: •
No se realizan oportunamente los comprobantes de egreso que respalde el pago, a veces lo realizan a fin de mes
•
No existe ninguna seguridad con los cheques en blanco ni con los cheques girados y no cobrados ya que son expuestos en el escritorio de la encargada de realizar los pagos, en su ausencia, para que otros empleados puedan cancelarlos cuando se acerque un proveedor ya que no tienen días especiales para cancelar a los proveedores
•
Las conciliaciones y los pagos son realizadas por la misma persona.
DEFICIENCIAS DETECTADAS EN POCESO DE LA CUENTA BANCOS: 1. No existe caja fuerte para guardar las chequeras y demás documentos legales y confidenciales de la Unidad Educativa. 2. Los cheques anulados y los que son devueltos por el banco no son archivados en forma secuencial. 78
22
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
3. Los cheques girados y no cobrados son expuestos en el escritorio de la encargada de realizar los pagos en su ausencia, para que otros empleados puedan cancelarlos cuando se acerque un proveedor. 4. En ocasiones no se realizan comprobantes de egreso oportunamente que respalde el pago si no solo le hacen firmar un recibo simple y el registro contable del pago lo realizan al final del mes 5. Algunas conciliaciones bancarias han tenido que ser ajustadas contablemente. FACTURACIÓN Para realizar el diagnostico de Facturación se aplicarán cuestionarios a las personas responsables de su manejo. RESPONSABLES: AUXILIAR DE COLECTURIA OBJETIVO: Obtener un claro conocimiento del proceso que aplica el área contable financiera para el manejo de la facturación
CUESTIONARIO PROCESO DE FACTURACION CUESTIONARIO
SI
¿Están claramente definidas las funciones de la persona encargada del proceso de
1
facturación? ¿Las facturas son impresas pre numeradas y autorizadas por el SRI?
NO
1
¿Existe un archivo cronológico de las facturas?
1
¿Se procesan contablemente las facturas, las anulaciones y las devoluciones?
1
¿Se realiza la facturación a través de algún sistema?
1
¿ Recibió capacitación del manejo de sistema de facturación?
1
¿ El sistema de facturación está integrado con el sistema contable?
1
¿ Se quedan con la respectiva copia de las Facturas que entregan?
1
¿Cómo es el proceso de Facturación? Se factura solo de las personas que cancelaron las pensiones ese día por lo que la facturación es de forma diaria
79
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
CONCLUSIONES: La persona encuestada señala: •
Las facturas son pre impresas, numeradas autorizadas por el SRI
•
El sistema que manejan para facturación es diferente al sistema de contabilidad por lo que no registran contablemente las facturas anulas.
•
No existe adecuada segregación de funciones, porque la persona que factura es la persona que cobra y la persona que registra,
no tienen las facturas ordenadas
cronológicamente. •
No se quedan con la respectiva copia de las facturas enviadas a los padres de familia
DEFICIENCIAS DETECTADAS PROCESO DE FACTURACIÓN 1. La facturación la realizan solo cuando cancelan las pensiones y para saber a quien facturar lo realizan alumno por alumno lo que puede ocasionar errores y emitir la factura a una persona equivocada 2. El sistema de contabilidad y de facturación no están integrados por lo tanto no se puede contabilizar ni llevar un control de las facturas anuladas lo que ocasiona diferencias en las cuentas por cobrar 3. No existe segregación de funciones en el proceso 4. No se capacito del funcionamiento del sistema a la persona encargada. 5. No se quedan con las copias de las facturas enviadas
CUENTAS POR COBRAR Para realiza el diagnóstico de las Cuentas por Cobrar se aplica cuestionarios a las personas responsables de su manejo. RESPONSABLES: AUXILIAR DE COLECTURIA, COLECTORA OBJETIVO: Obtiene un claro conocimiento del proceso que aplica el área contable financiera para el manejo de las cuentas por cobrar
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CUESTIONARIO PROCESO CUENTAS POR COBRAR CUESTIONARIO
SI
¿Se hacen esfuerzos periódicos para cobrar las cuentas de forma rápida y eficiente?
NO 2
¿La persona que tiene bajo su custodia las cuentas es independiente de la colectora y de la auxiliar de colecturía?
2
¿Tienen respaldos de las cuentas por cobrar en un archivo diferente del programa ?
2
¿Se expiden inmediatamente las respectivas facturas cuando se cobran las cuentas y se realizan las correspondientes transacciones de cancelación?
2
¿Se cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que sean cobrados?
2
¿Son depositados los ingresos en forma intacta como fueron recibidos?
2
¿Se lleva un registro de los pagos parciales realizados a las facturas?
2
¿Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes y documentos que respaldan las cuentas por cobrar y sus respectivos abonos y cancelación?
2
¿Se confirman periódicamente los valores con los clientes?
2
¿Se lleva un registro de las cuentas?
2
¿Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja?
2
Se confrontan los valores estipulados en números y letras?
2
¿La Unidad Educativa tiene políticas de créditos?
2
TOTALES
5
8
CONCLUSIONES: El 50 % de las personas entrevistadas indican que:
• Lleva un control de las cuentas por cobrar y de los pagos parciales a parte del programa en un archivo de Excel, • Al momento de cobrar emite la respectiva factura de pago y el dinero es depositado de forma intacta tal como fue recibido.
81
13
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
El otro 50% de las personas entrevistadas indican que:
• No hay nadie que realice la recuperación de cartera ni la confirmación de valores con los clientes ya que no existen personas encargadas de ese proceso. • La persona que realiza y que tiene bajo su cargo las cuentas por cobrar es la Colectora y la Auxiliar de Colecturía • No son registrados en caja los valores recaudados • No poseen una política que establezca la posibilidad de dar créditos DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR 1. Las cuentas por cobrar en facturación no son reales con el saldo del sistema contable debido a que no son programas integrados por ello hay riesgo de que los resultados pueden ser manipulados o mal ingresados 2. Los valores adeudados no son confirmados periódicamente con los clientes. 3. La persona encargada del registro de las cuentas por cobrar es la misma que cobra, que registra en contabilidad y concilia por ello hay riesgo de fraude en el proceso. 4. Los valores recaudados no se registra en caja en ese momento si no lo registran el fin de mes. 5. No realiza la recuperación de cartera de forma agil y eficiente por lo las cuentas por cobrar son bastante elevadas 6. No tiene políticas de créditos
COMPRAS Para realizar el diagnóstico de las Cuentas por Cobrar se aplicarán cuestionarios a las personas responsables de su manejo. RESPONSABLES: AUXILIAR DE COLECTURIA, COLECTORA, RECTORA OBJETIVO: Obtener un claro conocimiento del proceso que aplica el área contable financiera para el manejo de las compras
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CUESTIONARIO PROCESO COMPRAS CUESTIONARIO
SI
Se cuenta con un proceso de selección de proveedores esta actividad? ¿Se realizan las compras basándose en solicitudes firmadas por personas autorizadas?
NO 3
3
¿Se pronostican adecuada y oportunamente las compras a realizarse durante todo el período?
3
¿Los pedidos son pre numerados y se lleva un control de ellos?
3
¿Se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, cantidad y otras limitaciones?
3
¿Verifica el departamento de contabilidad dichas autorizaciones antes de realizar el Pago?
3
¿Pasan las facturas de los proveedores directamente por contabilidad para su Registro?
3
TOTALES
2
5
7
CONCLUSIONES: El 42.85% del personal entrevistado señala que: • Todas las solicitudes de compras sean estas mínimas o de mayor cantidad y clase son firmadas y aprobadas por la persona autorizada en este caso la Rectora de la Institución El 57.15% del personal señala:
• Las compras no son realizadas en base a presupuestos ni son realizadas oportunamente, tampoco son controladas con órdenes de compra pre numerados. • El departamento de contabilidad no verifica antes de cancelar que las compras estén autorizadas • No cuenta con un proceso para seleccionar proveedores DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL PROCESO DE COMPRAS 1. No posee un formato establecido para realizar la respectiva orden de compra, lo realizan en una hoja en blanco en forma manual. 83
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2. El departamento contable antes de proceder al pago no verifica si las hojas de compras están autorizadas ellos solo se basan en la factura. 3. No realiza presupuestos para compras.
CUENTAS POR PAGAR Para realizar el diagnóstico de las Cuentas por Pagar se aplicarán cuestionarios a las personas responsables de su manejo. RESPONSABLES: AUXILIAR DE COLECTURIA, COLECTORA, RECTORA OBJETIVO: Obtener un claro conocimiento del proceso que aplica el área contable financiera para el manejo de las Cuentas por cobrar CUESTIONARIO PROCESO DE CUENTA POR PAGAR CUESTIONARIO
SI
¿Cada proveedor se encuentra registrado por separado?
3
¿Las facturas de los proveedores llegan al departamento responsable?
3
NO
¿Cuando llega la factura al departamento de contabilidad: Se comprueban las multiplicaciones y las sumas.?
3
¿Se verifican las facturas con los pedidos, las notas de entrega?
3
¿Se verifica si los gastos fueron previamente aprobados y autorizados?.
3
¿Se elabora un presupuesto de pagos semanal?
3
¿El presupuesto de pagos es autorizado por una persona distinta a quien lo elabora?
3
¿La persona encargada de firmar los cheques y los comprobantes de egreso marca de alguna forma los documentos que soportan el pago, en el momento de firmar el cheque, para evitar que éstos sean presentados una segunda vez?
3
¿Se adjuntan a los comprobantes de egreso los documentos que les sirven de base y se archivan con ellos?
3
¿La persona que autoriza los pagos es distinta a la que realiza los comprobantes de egreso y emite los cheques correspondientes?
3
¿Se concilian regularmente las cuentas pendientes de pago con el mayor para evitar duplicar el pago?
3
¿Se archivan los comprobantes de egreso en forma cronológica y secuencial?
3
TOTALES
5
7 84
12
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CONCLUSIONES: De acuerdo con los resultados del cuestionario el 41.67% señala que:
•
Para un mejor control cada proveedor tiene su registro
•
Las facturas de los proveedores son entregadas directamente a colecturía
•
Los comprobantes de egreso cuentan con la documentación de soporte y son archivados en forma numérica.
•
Las funciones de emisión del comprobante de egreso, aprobación del mismo y firma del cheque son funciones separadas realizadas por distintas personas
El 58.33% de los encuestados señalan que:
•
No son verificadas las facturas antes de ser canceladas, tanto en que si los gastos están debidamente autorizados y aprobados como si los cálculos están bien realizados.
•
La persona que firma y verifica los comprobantes de egreso no pone ningún tipo de señal en la factura y evitar que sea presentada para un segundo pago ficticio
•
No se concilian regularmente las cuentas por pagar
DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR 1. Los documentos de soporte de los comprobantes de egreso no son marcados de ninguna forma ni revisados para evitar un pago ficticio. 2. Falta de supervisión en los datos del comprobante de egreso para ser llenados por el beneficiario, como son firma, sello y número de cédula, antes de entregarle el cheque respectivo al proveedor. 3. No se verifican los cálculos en las facturas que emiten los proveedores así se podría evitar cualquier tipo de fraude por parte de ellos. 4.
No se verifica si el pago a realizarse está debidamente autorizado y aprobado
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NOMINA Para realizar el diagnóstico de la nómina se aplicarán cuestionarios a las personas responsables de su manejo. RESPONSABLES: AUXILIAR DE COLECTURIA, COLECTORA, OBJETIVO: Obtener un claro conocimiento del proceso que aplica el área contable financiera para el manejo de nomina CUESTIONARIO PROCESO DE NOMINA CUESTINARIO
SI
NO
¿Se lleva el control sobre las horas extras, comisiones, préstamos, vacaciones, permisos y bonos de los empleados?
2
¿Se mantiene actualizada adecuadamente a la persona que realiza nómina con respecto a las leyes ecuatorianas que rigen durante el período contable?
2
¿La persona que emite y entrega los cheques de sueldos y comisiones es distinta de aquella que elabora la nómina?
2
¿ Existe una persona que aprueba los Roles de pago?
2
¿La persona que autoriza los roles de pago es distinta de aquella que los elabora?
2
¿Se verifican los préstamos al IESS de cada empleado con las planillas que nos envía?
2
¿Se mantiene un archivo alfabético cronológico de los roles de pago de los empleados?
2
¿Se verifica que los roles de pago que quedan para el archivo de la empresa están debidamente firmados por el empleado?
2
¿Las deducciones por multas o descuentos están debidamente documentados y autorizados por la Rectora?
2
TOTALES
4
5
CONCLUSIONES: De acuerdo a la entrevista realizada el 50% afirma que:
•
Se lleva un control adecuado de las horas extras, vacaciones, préstamos tanto al IEES como préstamos a la Unidad Educativa adicionalmente señalan que lo roles de pagos son archivados de manera cronológica. 86
9
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Mientras tanto el otro 50 % de las respuestas indican que:
•
La persona que realiza la nómina no se encuentra actualizado con lo referente al código de trabajo ni a otro tipo de leyes que necesita saber para el proceso.
•
No hay ninguna autoridad que revise y apruebe los roles de pagos ni verifique que los roles de pagos sean firmados cuando se procede al pago de sueldos.
•
La misma persona que entrega los cheques de los sueldos, es la misma que realiza la nómina y aprueba los pagos.
DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL PROCESO DE NOMINA 1. Falta de capacitación a la persona encargada sobre las leyes y código de trabajo 2. No existe una segregación de funciones adecuada ya que la misma persona que realiza las transferencias de los sueldos es la misma que elabora y aprueba 3. No todos los meses se entregan ni se les hace firmar los roles a los empleados 4. No existe un formato predetermina para la aprobación de préstamos directo a la Unidad Educativa solo es de manera verbal no hay ningún documento por escrito y firmado por el empleado ni por la Rectora ESTADOS FINANCIEROS Para realizar el diagnostico de los estados financieros se aplicarán cuestionarios a las personas responsables de su manejo. RESPONSABLES: AUXILIAR DE COLECTURIA, COLECTORA, CONTADOR, ECONOMA PROVICIAL OBJETIVO: Obtener un claro conocimiento del proceso que aplica el área contable financiera para el manejo de los estados financieros
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CUESTIONARIO PROCESO DE ESTADOS FINANCIEROS CUESTINARIO
SI
NO
1
3
¿Se mantiene actualizado a todo el personal de contabilidad con respecto a las normas ecuatorianas de contabilidad? ¿Se elaboran los siguientes estados financieros? Balance de Situación Financiera
4
Estado de Pérdidas y Ganancias
4
¿Se elaboran mensualmente los estados financieros?
4
¿Se verifica si están registrados todos los ingresos, egresos y asientos de ajuste antes de cerrar el período contable?
4
¿La anulación de los diferentes tipos de comprobantes contables emitidos a través del sistema informático son autorizados por el Contador General? ¿Se establece una fecha fija de cierre y presentación de estados financieros?
4 4
¿Son revisados los estados financieros por una persona distinta a quien los elabora y los firma, antes de ser firmados?
4
¿Se realiza el análisis financiero con la información proporcionada por los estados Financieros?
4
TOTALES
9
2
11
CONCLUSIÓN: Después de la entrevista se puede concluir lo siguiente: El 81.81% del personal señala:
•
Mensual y anualmente se elaboran el balance de situación, el estado de pérdidas y ganancias, el mismo que es revisado por una persona distinta de quien lo elabora, la presentación de los mismos tienen fechas establecidas por la Congregación.
•
La información proporcionada por lo estado financieros sirve para la toma de decisiones por parte de la provincia
El 18.19% señala que:
•
No se mantiene capacitado al personal con las normas de contabilidad NEC
•
Las anulaciones de los comprobantes no son autorizados por el Contador General. 88
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DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL PROCESO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 1. Los comprobantes anulados no son aprobados por el contador general por lo que el no trabaja directamente en la Unidad Educativa es Independiente y no tiene clave de acceso así que todos puede acceder para la anulación de los comprobantes. 2. No están actualizados con las nuevas reformas de las NEC ni las NIFF, ni tampoco con los requerimientos del SRI 3. El contador General es Independiente solo va a revisar para pagar impuestos una vez al mes. 4. A más de verificar los procesos en al are contable, se realizo encuestas dirigidas a la Ecónoma Regional y la Ecónoma Provincial que son las encargadas de la revisión de los procesos de esta área ENCUESTA DIRIGIDA A LA ECÓNOMA PROVINCIAL Y ECÓNOMA REGIONAL. CUESTIONARIO
1. La estructura financiera y contable actual de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo se rige por • Ley de Régimen Tributario Interno • Normas Ecuatoriana de Contabilidad. NEC • Reglamento y modelo contable de la Congregación de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada 2. ¿El área financiera y contable utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones? • Si • No 3 ¿Existe un organigrama funcional en el área contable –financiero? • Si • No 4. ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para realizar las actividades contables? • Si • No 5 ¿De qué manera participa Ud. en el control interno del departamento contable? • Presidiendo la comisión de control interno • Revisando el informe elaborado por la comisión del control Interno
SI
NO
2 2 2
2
2
2
1 1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
6 ¿Qué modalidad de control interno se ha estado implementando en la Institución educativa, en el control de los ingresos y egresos económicos? • Previo • Concurrente • Posterior 7. ¿Se preparan presupuestos anuales? • Si • No 8. La conciliación bancaria se verifica: • Mensual • Con otra periodicidad • Anual 9. ¿Se elaboran informes financieros mensualmente? • Siempre • A veces • Nunca 10. Los pagos efectuados son previamente autorizados: • Siempre • En ocasiones
2
2
2
2
2 9
TOTALES
4
CONCLUSION: Acorde a la opinión de las Ecónomas Provinciales de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo señala que el establecimiento educativo en el aspecto financiero y contable se maneja: •
En base a las NEC, por el reglamento y modelo contable de la Congregación de las Hermanas Franciscanas de María Inmaculada Y por la ley de Régimen Tributario Interno, las que especifican de manera acertada como debe llevarse la contabilidad ya que el reglamento de la congregación tiene como sustento las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la LRTI de manera que se obtiene fiabilidad de la información financiera y operativa
• Si utilizan tecnología informática para el registro de sus operaciones, ya que las nuevas técnicas contribuyen a que la información contable se mueva de una manera más rápida y fácil, así mismo almacena, procesa, distribuye, analiza la información y agiliza el
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13
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proceso para una toma de decisiones y pone a disposición la información para el momento que sea requerida. • No existe un organigrama funcional en el Departamento Contable; carece de un sistema de organización lo que lleva a que no existe una adecuada segregación de funciones, incurriendo en la misma persona, los cargos en el área de contabilidad. • La Institución no posee un manual de procedimiento que satisfaga las necesidades y expectativas del Departamento Contable-Financiero, carece del proceso que logra los objetivos propuestos • La Ecónoma Regional preside la Comisión de Control interno, responsabilidad que se encuentra especificada en el reglamento general de la Ley de Educación del Ecuador. • El control interno que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa es el control posterior, puesto que al finalizar el año lectivo, el Consejo Regional, realiza una auditoría en la que verifica si las compras realizadas, han cumplido con las exigencias necesarias, aspectos que avalan la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas. • Se preparan los presupuestos anuales ya que constituye una buena base para la contabilidad y transparencia, resulta clave para la administración financiera. La asignación presupuestaria será conforme al presupuesto de ingresos y egresos para cada ejercicio fiscal. • Afirma que los informes del movimiento contable lo realizan de manera mensual, los que son presentados a la Ecónoma Regional para su respectiva revisión y aprobación, esto asegura la confiabilidad y certeza en los procedimientos que se efectúan en las operaciones contables. CONCLUSION GENERAL DEL PROCESO Luego de realizar las evaluaciones del área contable utilizando los diferentes cuestionarios aplicados se ha detectado que La Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo posee un sistema de control interno contable; no obstante, éste no se difunde eficientemente a través de un documento escrito y actualizado para conocimiento de todo el personal del área contablefinanciera, debido a ello existen falencias en los procesos por la falta de una efectiva aplicación de controles como: 91
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• No existe segregación de funciones en las diferentes áreas. • No tiene seguridades para resguardar el efectivo. • No se realizan comparaciones de saldos con el proveedor o se mantiene una evaluación del estado de las obligaciones.
• Existe doble pago lo que ocasiona el pago ficticio. •
No se posee un registro de depósitos realizados que se puedan comparar con los ingresos. Además no se realiza arqueos sorpresivos para comparar saldos
•
No existe un fondo fijo de caja chica
•
No se realiza un concurso para seleccionar la mejor oferta en los cuales no solo se tome en cuenta el precio sino también la calidad del producto que va a ser adquirido.
•
Registros contables se realizan al final del mes
La falta de control ha provocado que la información haya sido manipulada y con alto riesgo de error en el proceso contable
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CAPITULO V PRESENTACION DE LA PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
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5. PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO El desarrollo vertiginoso de la ciencia, la tecnología, la comunicación y la evolución constante en la manera de direccionar los procesos administrativos, con lleva que en los momentos actuales las instituciones, organizaciones y empresas incorporen en su accionar nuevos enfoques y procedimientos financieros, que posibiliten transparentar las acciones contables, Bajo estas consideraciones, y con la finalidad de economizar tiempo, actividades y recursos que se reflejarán ineludiblemente en la eficiencia, eficacia y calidad de los servicios que brinda la institución, se presenta un Manual de Control Interno en el Área Contable, que ha sido elaborado con el propósito de orientar y mejorar el cumplimiento de las funciones, en el desempeño de los puestos de trabajo, descripciones y perfiles del puesto, como parte de la modernización administrativa. Las funciones señaladas en el Manual, son guías para el cumplimiento de las tareas que debe realizar cada empleado, proyectándose de esta manera una imagen positiva del área contable y de la Institución. Este documento contendrá en forma ordenada y sistematizada las instrucciones sobre los procesos y procedimientos de Control Interno en el área Contable
5.1 CAMPO DE APLICACIÓN Los procesos y procedimientos aquí descritos, serán aplicables a las diferentes áreas, funciones, actividades y operaciones que se generan en departamento contable
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5.2 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
5.2.1 OBJETIVO GENERAL Desarrollar y Proponer un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo, con el fin de que los procesos operativos sean realizados con mayor eficiencia, eficacia y economía y se obtenga información confiable para la toma de decisiones.
5.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: •
Definir claramente los procesos contables con el fin de establecer para casa proceso controles que ayuden a mejorar la eficiencia y eficacia de la Unidad Educativa.
•
Definir las políticas financieras y contables que se llevan a cabo en el proceso contable.
•
Desarrollar flujo gramas de las acciones que intervienen el proceso contable de la Unidad Educativa.
•
Aportar conclusiones y recomendaciones que ayuden a fomentar las prácticas administrativas, financieras y contables.
5.3 MISIÓN “En el aspecto financiero la Unidad Educativa Experimental Ecuatoriano Suizo debería tener como misión, transparentar el proceso contable, lo que involucra todas las actividades, operaciones y actuaciones contables, con el fin de garantizar que la información financiera, económica cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y las NIIF”
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5.4 VISIÓN
“La Unidad Educativa Experimental Ecuatoriano Suizo debería tener como visión en el aspecto financiero, aplicar un control interno integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Congregación de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y funciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a los objetivos previstos, y prescritos en el manual de control interno, para alcanzar eficacia y eficiencia”
5.5 POLITICAS GENERALES DEL PROCESO CONTABLE OBJETIVO Establecer los controles mínimos en la ejecución de los procesos contables a fin de asegurar la aplicación de la normativa contable aplicable para la obtención de información económica financiera que sirva de base para la toma decisiones en bien de Unidad Educativa DE LA RESPONSABILIDAD El proceso contable en la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo es responsabilidad del Área Contable y de la Congregación de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada, cada una en su competencia es decir, el área contable en el desarrollo de las operaciones y la Congregación en la revisión de los Estados Financieros. Los balances mensuales contienen las firmas de responsabilidad tanto de la Rectora como del Contador. La información que refleja los Estados Financieros debe permitir analizar los resultados obtenidos sobre la situación económica y financiera de la Unidad Educativa.
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DEL PLAZO DE ENTREGA El área contable tendrá la obligación de remitir a la Congregación los Estados Financieros hasta el 15 del siguiente mes de periodo contable.
DE LA DOCUMENTACIÓN FUENTE El área contable deberá verificar de forma prudente la documentación fuente, revisar detalladamente los valores, y en el aspecto de legalidades observar la fecha de emisión, fecha de validez, que se hayan completado correctamente los datos de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo como son RUC y dirección.
Las cantidades contabilizadas de los documentos fuente deberán estar marcadas ya que si una cantidad no está marcada significa que no fue contabilizada.
DE LA CONCILIACIÓN DE SALDOS Se deberá conciliar de forma mensual los saldos de cada cuenta del sistema contable con su auxiliar elaborado de forma computarizada a fin de detectar oportunamente las diferencias existentes y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias. Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables DE LOS SISTEMAS En el sistema contable DISKCOVER SYSTEM en el cual se llevarán las operaciones estará diseñado acorde a las necesidades de información de manera compatible a las operaciones que desarrolla la entidad
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DE LOS RESPALDOS DE LA INFORMACIÓN El área contable realizará respaldos de los archivos informáticos de las operaciones que se registran en el sistema contable como en el de facturación, esto a fin de evitar pérdida de información ante una eventualidad.
DE LAS CLAVES DE ACCESO En el sistema contable DISKCOVER SYSTEM registrará claves de acceso a fin de restringir la manipulación de los datos a personas no autorizadas 5.6 PROCESOS PARA REGISTRAR EN EL SISTEMA CONTABLE TODOS LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS QUE GENERAN LAS ACTIVIDADES DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO Como parte del proceso contable, el ingreso de información en los sistemas de procesamiento de datos es vital ya que este proceso es donde se producen los errores principales de digitación, por tanto se ha visto necesario la formulación de controles mínimos que verifiquen el correcto ingreso de datos y por ende el correcto procesamiento de la información. 5.6.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN EL SISTEMA CONTABLE TODOS LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS QUE GENERAN LAS ACTIVIDADES DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO • Recibir la documentación fuente de las transacciones realizadas. • Revisar los valores y que la documentación recibida sea legal. • En caso de encontrar errores en la documentación devolver a su remitente. • Una vez examinada la documentación, revisar la existencia en el sistema de contabilidad Diskcover System de las cuentas contables correspondientes para registrar la transacción. • En caso de no existir la cuenta apropiada crearla acorde al plan de cuentas establecido por la comunidad. • Registrar en el sistema contable las cuentas deudoras y acreedoras que nacieron de la transacción. • Verificar el correcto registro mediante la revisión del asiento contable y de ser el caso del 98
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libro mayor o balance de comprobación. • Archivar en el lugar correspondiente la documentación que respalda la transacción. 5.7 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN EL SISTEMA CONTABLE TODOS LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS QUE GENERAN LAS ACTIVIDADES DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO A continuación se presenta el flujograma de los procedimientos para el registro de los movimientos financieros CONTABILIDAD INICIO
Documentación Fuente
Verificar la validez de la documentación
No
Si Verificar la existencia de la cuenta
No
Crear Cuenta Contable
Registrar transacción
Verificar el Registro
Archivar documentación
FUENTE: UEE SUIZO ELABORADO POR: MARITZA VACA
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FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ECUATORIANO SUIZO
5.8 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA CAJA Aquí se presentan los lineamientos mínimos de control de la cuenta caja que representa el dinero en efectivo y los cheques a favor de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo
5.8.1 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CAJA DE LA RESPONSABILIDAD El dinero debe ser manejado por una sola persona para que así pueda rendir cuentas. La función de recibir efectivo debe estar separada de la función de desembolsar el efectivo. Además, la persona que maneja el efectivo o cheques no debe tener acceso a los registros contables..
DEL PROPÓSITO La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica. El procedimiento correcto es depositar el dinero de la caja general en las cuentas bancarias o inversiones de forma intacta máximo al día siguiente de la recaudación. DE LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Todo ingreso de dinero y cheques estará respaldado de un comprobante de ingreso pre numerado, con detalle de los conceptos por los que se recibe en efectivo y con firmas de responsabilidad de quien lo emite.
DEL ARQUEO DE CAJA Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo y cheques. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación deberá realizarse diariamente. En el arqueo de caja se deberá tomar en cuenta lo siguiente: Los Faltantes o sobrantes que deben registrarse en el momento del arqueo, el faltante a cargo de la persona encargada y al sobrante a ingresos por aclarar. 100
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No se deberán recibir cheque post-fechados. Todo billete falso se cargará al responsable del cobro
5.8.2. PROCESOS PARA LA REALIZACIÓN DE UN ARQUEO DE CAJA El efectivo es el activo más tentador para robos, por consiguiente los controles internos son más complejos que la mayor parte de los otros activos. Como uno de los procesos de control establecidos para el manejo del efectivo se ha propuesto el arqueo de caja del cual su procedimiento se detalla a continuación.
5.8.2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN ARQUEO DE CAJA •
Recibir la orden de realizar el arqueo de caja por parte de la Colectora.
•
Revisar las normas sobre Caja y solicitar todos los valores en custodia de la persona encargada de Caja.
•
Separa monedas, billetes, cheques, papeletas de depósito.
•
Revisar si los billetes y monedas no son falsas, y la legalidad de los cheques.
•
Comparar con la sumatoria de los comprobantes de ingreso emitidos hasta un máximo de 24 horas anteriores.
•
Determinar si existe faltante, sobrante, o todo se encuentra correctamente, de encontrar faltante se lo responsabiliza al custodio, de encontrar sobrante se registra en ingresos por aclarar y se detallan las observaciones.
•
Llenar el acta de Arqueo de Caja donde se dejara constancia de las novedades presentadas, la misma que se dará a conocer a la Colectora.
•
La Colectora tomara la decisión correspondiente (depende de lo que sea encontrado).
101
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5.8.2.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN ARQUEO DE CAJA CHICA A continuación se presenta el flujograma de los procedimientos para realizar un Arqueo de Caja Chica: ENCARDADA
CUSTODIO DE CAJA
COLECTORA
INICIO
Recibir Orden de realizar Arqueo de Caja
Revisar normas referentes al manejo de caja
Solicita valores en custodia
Entrega los valores disponibles en caja
Separa monedas, billetes y cheques
Determinar legalidad de billetes y cheques
No
Aplicar normativa de caja
Si Determinar saldo según comprobantes de ingreso
Determinar Faltante o Sobrante
Elaborar el acta de arqueo de caja
FUENTE: UEE SUIZO ELABORADO POR: MARITZA VACA
Analiza el informe y las novedades presentadas
Toma decisiones respecto al informe
FIN 102
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5.8.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA CAJA CHICA Aunque los importes individuales pagados mediante el fondo de caja chica quizá sean pequeños, estos gastos ocurren con tanta frecuencia que el importe total en un período contable posiblemente llegue a ser bastante considerable, por lo tanto es importante establecer controles para este fondo a fin de asegurar su correcto manejo y reposición. 5.8.3.1 NORMATIVA PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA Y REALIZACIÓN DE ARQUEOS PARA SU OPORTUNA REPOSICIÓN. DE LA CUANTÍA DEL FONDO El monto del Fondo de Caja Chica es hasta un monto máximo de $100.00 (CIEN 00/100 dólares), los mismos que serán utilizados única y exclusivamente para el fin creado.
DE LA CUANTÍA DE LOS DESEMBOLSOS El valor máximo por cada pago o desembolso no podrá sobrepasar el valor de $30,00 (TREINTA 00/100 dólares) incluido impuestos y disminuido el valor de la retención procedente, tampoco podrán subdividir las compras. DE LA DESIGNACIÓN DE LA CUSTODIA, MANEJO Y CONTROL El custodio y encargado del manejo del fondo de caja chica, por designación de la Rectora es la persona que desempeña las funciones de Colectora
DEL CAMBIO DE ADMINISTRADOR En caso de vacaciones, enfermedad, comisión, o ausencia temporal justificada de la persona responsable del manejo del fondo se encargará a otro empleado de la misma área, para lo cual se suscribirá un Acta de Entrega – Recepción y enviarla a la Rectora.
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DE LAS PROHIBICIONES No podrá utilizar el fondo de caja chica en: •
Pagos por la adquisición de bienes y servicios que superen el monto de $30,00.
•
No se puede subdividir las compras.
•
Pago de servicios personales que habitualmente deben cancelarse mediante roles de pago;
•
Gastos de uso personal de los empleados;
•
Anticipos de viáticos y subsistencias;
•
Cambio de cheques personales o de terceros, préstamos personales o a empleados.
•
Gastos que no tengan el carácter de imprevisibles o urgentes;
•
Abrir cuentas corrientes o ahorros;
•
Presentar para reposición o liquidación del fondo documentos con tachones, borrones, enmendaduras, mutilados, rotos o deteriorados;
•
Presentar documentos para reposición o liquidación con fechas anteriores a la del periodo liquidado.
•
Facturas y Notas de Venta que incumplan con los requisitos establecidos por el Servicio de Rentas Internas
DE LA REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA Para el correcto manejo del fondo, la reposición se efectuará cuando esté utilizado el 75% del fondo de caja chica, el cheque se extenderá a nombre del custodio y deberá ser efectivizado de forma inmediata. Por efectos del Régimen Tributario los comprobantes de ventas y retenciones deben quedar contabilizados en el mismo mes con el carácter de obligatorio. DE LA DOCUMENTACIÓN FUENTE Todos los pagos efectuados con el fondo de caja chica deberán estar sustentados con los comprobantes de venta válidos los mismos que deberán ser verificados de forma prudente, se debe revisar detalladamente las operaciones matemáticas, y en el aspecto de legalidades observar la fecha de emisión, fecha de validez, que se hayan completado correctamente los datos del Unidad Educativa como son RUC y dirección. 104
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DE LOS ARQUEOS SORPRESIVOS Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, El encargado realizará los arqueos de forma periódica y sorpresiva de los valores entregados a los Administradores del Fondo de Caja Chica, que para el efecto se elaborará un acta estableciendo las novedades u observaciones detectadas y sugerencias para lograr el adecuado manejo de los fondos. La mencionada acta deberá ser suscrita por los responsables de la realización del arqueo y mantener una copia en archivo para futuras auditorias. PROCESO PARA REALIZAR PAGOS CON CAJA CHICA Los pagos realizados de mediante el fondo de caja chica debe ser manejado de optima forma y asegurar el cumplimiento de los controles establecidos. 5.8.3.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR PAGOS CON CAJA CHICA • Todo pago a realizarse debe estar sustentado mediante facturas, notas de venta o liquidaciones de compra como respaldo de la transacción y ser entregado a la persona encargada • Una vez recibido el comprobante en contabilidad procede con la verificación de los datos del documento con el fin de que no contengan errores de valores y legales. • Si el documento contiene errores de cualquier índole es regresado al proveedor a fin de que se corrija y se emita un comprobante válido. • Una vez verificada la validez del documento entregado por el proveedor se procede a elaborar la retención con los porcentajes procedentes. • Se procede a realizar el pago respectivo y entregar el comprobante de retención al proveedor. . • En caso de no existir la cuenta de gasto apropiada crearla acorde al plan de cuentas aplicado por la entidad. • Registrar en el sistema contable las cuentas deudoras y acreedoras que nacieron de la transacción. • Verificar el correcto registro mediante la revisión del asiento contable y de ser el caso del libro mayor o balance de comprobación. • Archivar en el lugar correspondiente la documentación respaldo de la transacción. 105
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5.8.3.2.1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR PAGOS CON CAJA CHICA
PROVEEDOR
CONTABILIDAD
INICIO
Entrega de comprobante de venta
Verifica su validez
No
si Elabora comprobante de retención
Entrega del comprobante de retención
Realiza el Pago
Verificar cuenta en el plan
Crear cuenta contable
No
Si Registrar la transacción
Verificar registro
Archivar documentación
FUENTE: UEE SUIZO ELABORADO POR: MARITZA VACA
FIN
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5.8.3.3 PROCESO PARA EFECTUAR LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA Procede la reposición de fondo de caja chica cuando se ha gastado la cantidad estipulada en el reglamento de caja chica y se presentara un informe adjuntando los documentos que justifiquen los gastos realizados. Para la reposición del fondo de caja chica se realizara los siguientes procesos. • Contar el dinero en efectivo disponible en el fondo de caja chica, clasificándolo de acuerdo a la denominación de los billetes y monedas; revisar y determinar según los comprobantes el monto entregado con este fondo. • Determinar el saldo disponible en el fondo de caja chica. • Revisar los movimientos del fondo de caja chica a fin de determinar el saldo contable de la cuenta a la fecha de reposición del fondo. • Con los saldos determinados del efectivo disponible más los comprobantes y el saldo contable, verificar que estos saldos sea igual al valor del fondo de caja chica. • Elaborar informe y determinar el valor por el cual se repondrá el fondo de caja chica. • Elaborar cheque por el monto determinado a nombre del custodio de fondo. • La Contadora revisaran el informe de reposición y aprobarán conjuntamente con la Rectora mediante la firma del cheque de reposición de caja chica. • El custodio del fondo se encargará de cobrar el cheque y reponer en el fondo de caja chica. • Finalmente se debe contabilizar la reposición del fondo caja chica.
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5.9 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
AUXILIAR DE COLECTURIA
CONTADORA/ RECTORA
INICIO
Contar el dinero efectivo y comprobantes de pagos
Determinar el saldo disponible en caja chica
Revisar movimientos de caja chica realizados
Verificar que el saldo el efectivo sea igual al saldo contable
No
Determinar saldo contable
Si Elaborar informe y determinar el saldo de la reposición
Elaborar cheque por el monto determinado Aprobar informe y firmar
Cobrar el cheque y reponer el valor en el fondo de caja chica
Contabilizar la reposición de caja chica
FUENTE: UEE SUIZO ELABORADO POR: MARITZA VACA
FIN
108
No
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5.10 PROCESOS PARA EL MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA BANCOS Establecer parámetros que ayudan al control de los valores disponibles en las cuentas corrientes que mantiene la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo en las Instituciones financiera
5.10.1 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS DE LA APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS La Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo puede abrir cuantas cuentas bancarias les sean necesarias para la eficiente ejecución de las operaciones de la entidad. Las personas encargadas de apertura las cuentas bancarias son la Rectora en conjunto con la Colectora.
DE LA AUTORIZACIÓN La Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo mantendrá únicamente cuentas corrientes. Al abrir las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de la Rectora y Colectora de la entidad quienes son los únicos autorizados para suscribir cheques.
DE LOS CHEQUES Los parámetros mínimos para la emisión de cheques son: •
Todo cheque deberá ser emitido a nombre de la persona beneficiaria, por ninguna razón se deben emitir cheques pagaderos al portador.
•
La cantidad por la que se emite el cheque debe ser el valor exacto de la obligación que conste en los documentos fuente de la transacción.
•
Los cheques deben ser pagaderos a la fecha, no se pueden emitir cheques post fechados.
•
En caso de dañar un cheque se deberá marcar un sello de “CHEQUE ANULADO” y será archivado de forma secuencial. 109
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•
En caso de extravío de un cheque se debe verificar que no haya sido cobrado en la entidad bancaria y reportarlo como extraviado. Se deberá empezar un proceso investigativo sobre el paradero del cheque extraviado.
DE LOS DEPÓSITOS Para contabilizar un depósito deberá presentarse el comprobante de depósito respectivo. En caso de depósitos no identificados se deberán contabilizar en Cuentas por pagar – depósitos varios hasta transcurridos cinco años donde se procederá a registrarlos como ingresos extraordinarios.
DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos y/o registro de operaciones relacionadas. Corresponde a la administración designar al funcionario responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias que en la entidad la realiza la contadora. Se realiza de forma mensual ya que es común que los saldos de los estados de cuenta bancarios, no coincidan con el saldo en libros por cual es quiera de las siguientes razones: • Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos. • Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado. • Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa • Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación • Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. • Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc. • Débitos no contabilizados por la empresa • Costo de emisión de cheques • Costo de servicios bancarios • Errores u omisiones por parte de los Bancos 110
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DEL CONTROL PREVIO AL PAGO Los empleados designados para emitir un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, entre otros, previamente verificarán que: • La transacción disponga de la documentación respaldada y la autorización respectiva. • Exista la disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligación. • Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido. • No haya demora injustificada en el pago. Esto incluye además la verificación de: •
La documentación de respaldo que evidencia la obligación.
•
La existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar.
•
Que la transacción no ha variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.
DE LOS ESTADOS DE CUENTA El empleado encargado de bancos deberá exigir a la entidad bancaria que se le entregue de forma oportunamente el estado de cuentas, además deberá solicitar una clave electrónica para verificar el saldo diario de las cuentas bancarias. DEL ANÁLISIS DE SALDOS DISPONIBLES Al presentar los estados de cuentas y la conciliación respectiva a gerencia se deberá analizar el porcentaje de liquidez disponible a fin de minimizar riesgos de liquidez ya sean estos por altos o bajos niveles disponibles. En caso de mantener un saldo considerable realizar una previsión del dinero necesario para cubrir obligaciones y/o créditos y el saldo restante invertirlo en las diferentes opciones que dispone la entidad a fin de que ese disponible genere rendimientos.
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5.10.2 PROCESO PARA REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS Un procedimiento de control interno es la conciliación de las cuentas bancarias que mantiene la Unidad Educativa a fin de determinar saldos disponibles en las cuentas bancarias y comunicar de forma oportuna a la Rectora, razón por la cual se describe a continuación el procedimiento para su realización. 5.10.2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONCILIACIONES BANCARIAS • A fin de mes la entidad bancaria emite los estados bancarios por cada cuenta a nombre de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo. • La colectora recibe los estados bancarios del mes. • Procede con la revisión de los movimientos bancarios realizados durante el periodo. • Comparar los movimientos del estado de cuenta y el libro auxiliar de bancos con el fin de determinar Notas de Débito, Notas de Crédito, cheques girados y no cobrados, depósitos en tránsito entre otros rubros que no hayan sido contabilizados tanto por el banco como por la entidad. • Realizar una conciliación bancaria a partir del saldo contable incluyendo los registros que no han sido contemplados. • Determinar si cuadra la conciliación partiendo del saldo contable llegando al saldo del estado de cuenta • Determinar el saldo real disponible en las cuentas bancarias. • El Contador deberá aprobar la conciliación bancaria como también el reporte de saldos bancarios a fin de tomar las acciones adecuadas acorde al monto disponible.
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5.10.2.2 FLUJORAMA DEL PROCEMIENTO PARA REALIZAR CONCILIACIONES BANCARIAS BANCO
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
CONTADOR
INICIO Emisión de estados de cuenta
Recibir estados de cuenta
Revisar movimientos bancarios realizados Determinar saldo contable
Identificar N/C, N/D, cheques girados y no cobrados, depósitos en tránsito entre otros
Elaborar conciliación bancaria
No
No Determinar si cuadra la conciliación
Aprobar conciliación bancaria
FUENTE: UEE SUIZO ELABORADO POR: MARITZA VACA
Si Determinar saldo real disponible en cuenta bancaria
Si
Aprobar saldo de cuenta bancaria
FIN
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5.11 PROCESOS PARA EL MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LAS CUENTAS DOCUMENTOS POR COBRAR El manejo de las cuentas y documentos por cobrar dentro de la entidad es de vital importancia ya que en estas cuentas se centra la mayor parte de los activos de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo. 5.11.1 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR DE LA SEGURIDAD La documentación respaldo de las obligaciones a favor de la entidad deben ser archivadas de forma secuencial a fin de evitar pérdidas o hurtos de la documentación. En la Unidad Educativa para cada obligación crediticia se emite una letra de cambio por el monto de la deuda el mismo que está bajo la custodia de la persona encargada de crédito. DE LA AUTORIZACIÓN DE CRÉDITO La Rectora de la Unidad Educativa es la responsable de autorizar el crédito mediante una firma en la documentación de respaldo del crédito , luego es emitido el documento donde la colectora para su respectivo registro y archivo DEL REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Todas las cuentas y documentos por cobrar deben tener un registro adecuado y oportuno indicando la fecha de otorgación del crédito, el monto de la deuda, fecha de vencimiento, firmas tanto del deudor como del garante. Además estos deberán ser registrados contablemente en las cuentas de orden tanto deudoras como acreedoras. DEL ARQUEO DE DOCUMENTACIÓN Sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la entidad; los documentos 114
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motivos del arqueo son las letras de cambio que hayan suscrito los deudores. El efectuar el arqueo, es el recuento físico de los documentos, debe cuidarse que los documentos estén a nombre de la empresa, fecha de vencimiento, autenticidad de la firma del deudor, y otros requisitos legales de los títulos de crédito; también se deben observar las precauciones recomendables en todo arqueo y obtenerse la salvaguarda correspondiente. Este arqueo deberá ser realizado de forma mensual. DEL ANÁLISIS DE SALDO Consisten en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la corrección de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que muestra. Se aplica al estudio de los saldos más importantes para fortalecer los procedimientos de recaudación, sobre todo cuando estas cuentas y documentos por cobrar están vencidos. La presentación en el balance es por separado las cuentas y documentos por cobrar vigentes y las vencidas a fin de garantizar el análisis de la cartera. Los problemas encontrados serán resueltos o superados dentro de un tiempo razonable, para impedir la prescripción o incobrabilidad de los valores. Este análisis será efectuado periódicamente, de forma mensual para verificar la eficiencia de la recaudación de las cuentas vencidas. En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
DE LA CARTERA VENCIDA Se debe realizar un análisis profundo sobre la cartera crediticia detallando las cuentas que se encuentran vencidas lo que demostrará la incapacidad de cobro de la entidad, el empleados encargado deberá realizar el cálculo de la morosidad con corte al 01 de cada mes e informar a la colectora para tomar las medidas correctivas que faciliten la recaudación de esa cartera.
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DE LA CONCILIACIÓN DE SALDOS De forma mensual se deberá conciliar los saldos del sistema contable DISKCOVER SYSTEM con el sistema de Facturación a fin de mantener los saldos cuadrados. DE LA CONFIRMACIÓN DE SALDOS
La colectora enviara un comunicado a los partícipes que mantienen relación crediticia con la entidad para realizar una confirmación de saldos de los valores pendientes que mantienen con la entidad. Esta confirmación se la realizará de forma trimestral a fin de comprobar la conformidad de los partícipes respecto de sus cuentas
DE LAS CUENTAS INCOBRABLES Para aquellas cuentas y documentos incobrables, una vez que se hayan agotado todos los esfuerzos e instancias para su recuperación, se deberán retirar del balance general únicamente previa recomendación de un informe y aprobación de la Congregación de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada
5.11.2 PROCESO PARA REALIZAR UNA CONFIRMACIÓN DE SALDOS Como norma de control interno para en el manejo de las cuentas y documentos por cobrar se ha determinado la conciliación de saldos a fin de saber el grado de satisfacción de los deudores respecto del saldo que se registra en los libros contables de la entidad.
5.11.2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA CONFIRMACIÓN DE SALDOS • La Auxiliar de Colecturía determinara los clientes a los cuales se enviará la confirmación de saldos.
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• El área de contabilidad realiza las confirmaciones de saldos en base a la información contable. • La rectora y la colectora registran la firma de responsabilidad. • Se procede a realizar la entrega a los clientes de ser posible de forma personal. • El cliente recibe la confirmación, la analiza y determina si está o no conforma con el saldo presentado. • En caso de encontrarse conforme con el saldo, firma la confirmación y la devuelve a la Unidad Educativa. • En caso de no encontrarse conforme con el saldo, recauda y envía a la entidad la información que demuestre que el saldo que contiene la confirmación esta errado. • El área contable realiza un rastreo de la cuenta inconforme a fin de determinar si existe o no el error. • En caso de no encontrarse el error se procede a comunicar al cliente. En caso de presentarse un error se procede a ajustar la cuenta a fin de presentar el saldo correcto y se comunica la novedad al client
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5.11.2.2 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR CONFIRMACION DE SALDOS AUX DE COLECTURIA
COLECTORA
CONTADOR
CLIENTE
INICIO
Determina clientes para confirmación de saldos
Realiza la confirmación en base a datos contables
Registran firmas de responsabilidad
Recibe confirmación
Enviar Confirmación al cliente
Analiza el saldo presentado
Firma confirmación y la regresa a la Unidad Educativa Recibe y analiza la información presentada
Si
Esta conforme
No Presenta información de respaldo
FUENTE: UEE SUIZO ELABORADO POR: MARITZA VACA
Identifica cuenta inconforme
No
Comunicar al cliente
FIN
Determina error
118 Ajustar cuenta a fin de presentar saldo correcto
Comunicar al cliente
FIN
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5.12 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE COMPRAS DE LAS COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS •
Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto aprobado de la institución.
•
Las compras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas, previo análisis de la administración con la aprobación de la Congregación..
•
La Rectora será responsable de determinar los renglones de material gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento.
DE LAS COTIZACIONES Se elaboraran formularios predeterminados para la requisición de compras • El Formulario de Requisición de Compras departamento solicitante a la Rectora.
deberá ser llenado y enviado por el
• Deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos. • Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios. • . Las Cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el Formulario de Requisición para los artículos que se desean comprar. • . Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de entrega. • Las Cotizaciones) pueden provisionalmente recibirse por fax y en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin tachaduras. • Las Cotizaciones serán objeto de estudio por la Rectora y la Colectora • Las Compras por valor inferior a la suma de $500 podrán efectuarse de manera directa sin cotizaciones escritas, procurando en lo posible diversificar los proveedores. • Para Compras de $501.00 a $7,000.00 se deben solicitar por lo menos dos (2) cotizaciones escritas. • De $7,001.00 en adelante se requieren por lo menos tres (3) cotizaciones escritas.
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DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
• Las Órdenes de Compra serán con numeración consecutiva pre-impresa. • Las Órdenes de Compra serán preparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables. • Las Órdenes de Compra serán distribuidas de la manera siguiente: a. Original para el Proveedor b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la Factura de Pago al Proveedor. c. Copia para el Cronológico de Contabilidad / para el Registro Contable.
• Las Requisiciones y Órdenes de Compra dañadas o anuladas serán selladas como “Cancelada”, devolviéndose el original y las copias a Contabilidad para ser archivadas. • Los criterios para la adjudicación de las Órdenes de Compra, se fundamentarán principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte y entrega oportuna. • Bajo ningún concepto deberá destruirse una Orden de Compra. • Se mantendrá un registro y archivo por cada Orden de Compra emitida, que contendrá todo lo relativo a la solicitud de compra. • La administración será la responsable de preparar las Ordenes de Compras Pre numeradas.
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RECEPCION DE BIENES.• Los Bienes deberá ser recibida por la Encargada quien se asegurará de que la mercancía recibida está de acuerdo con la Orden de Compra y sus especificaciones. • La Encargada procederá a firmar el Conduce o Factura como prueba de haber recibido conforme los bienes. • Los Bienes recibidos será entregados bajo firma del encargado departamento que la solicita. • La Encargada anexará la Factura a la Orden de Compra para su pago siguiendo el procedimiento de solicitud de cheque.
5.12.1 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS La compra de bienes o servicios constituyen un proceso en el cual se debe aplicar varios puntos de control a fin de salvaguardar los recursos de la Unidad Educativa.
• Identificar la necesidad de adquisición de bienes o servicios • Llenar el formulario de requisición de compras • La Rectora analizara la necesidad de compra y la capacidad para solventar el pago • Solicitaran como mínimo 2 cotizaciones si el monto es hasta $7000 y 3 cotizaciones si el monto supera los $7000 • Optar por la mejor cotización considerando el costo • La Rectora entregara el análisis a contabilidad • Si la compra no es autorizada no se adquiere los bienes o servicios y en caso de ser aprobada se procede con la solicitud de orden de compra • El proveedor entrega los bienes solicitado, revisar que el bien se encuentre en buen estado y entregara la factura correspondiente • Revisar que el comprobante cumpla con todas las normativas vigentes. 121
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5.12.2.2 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS
EMPLEADO
RECTORA
COLECTORA
PROVEEDOR
INICIO
Identificar la necesidad de la adquisición del bien o servicio
FIN
Llenar el formulario de requisición de compra
No
Analizar necesidad de compra y capacidad de pago
FIN
Si Solicitar cotizaciones dependiendo el monto
No Analizar cotización para la compra
Autoriza la compra
Solicitud orden de compra
Si
Solicitar los bienes a ser comprados
Entrega de bienes y Factura
FUENTE: UEE SUIZO ELABORADO POR: MARITZA VACA
Firmar cheque
Realizar comprobante de retención y cheque
122 Registrar la transacción
FIN
Entregar comprobante de
retención y cheque
FIN
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5.13 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR Establece lineamientos que ayudaran a un control adecuado sobre las obligaciones que posee la Unidad Educativa a fin de que verificar su legalidad y exactitud y así precautelar los recursos de la entidad 5.13.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LAS OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD DE LA AUTORIZACIÓN Todas las obligaciones contraídas por la entidad serán debidamente autorizadas por el organismo competente para el efecto. DEL VENCIMIENTO A fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá un índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas. Todas las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida al momento de definir el compromiso, aspecto que será controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificación, sean éstas a corto o largo plazo. DE LOS GASTOS ADICIONALES Que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal y económica de quien o quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión. DEL USO DE UN SELLO RESTRICTIVO Para los documentos cancelados una vez concluido el trámite del pago, los documentos que evidencien el desembolso de dinero, serán marcados con un sello de “CANCELADO”, que indique en forma visible su condición de documento pagado, debiendo consignar además el número del cheque girado, el nombre de la entidad bancaria y la fecha de pago. 123
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Luego será el área contable la responsable de su registro, archivo y conservación por el tiempo que la ley disponga. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo documento para sustentar otro egreso de fondos, indebidamente o por error.
DE LA INFORMACIÓN La información administrativa sobre el endeudamiento de la entidad se organizará de manera tal que satisfaga los diferentes requerimientos, para mejorar el conocimiento y comprensión de este tipo de operaciones. DE LAS OBLIGACIONES La entidad adquirirá obligaciones mediante la autorización de la Rectora previo análisis de la capacidad de sustentar los pagos que conlleva tal obligación. El área contable deberá presentar las obligaciones clasificadas según el tipo de deudas (deuda interna o deuda externa) y de corto o largo plazo.
DE LAS OBLIGACIONES CON ENTIDADES FINANCIERAS La entidad adquirirá una obligación con una entidad financiera previa autorización de la Congregación de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada previo análisis de:
• Los objetivos del endeudamiento; • Las fases de endeudamiento; • La relación costo-beneficio en dependencia al fin de los recursos. DE LOS CONVENIOS DE PAGO La entidad tramitará convenios de pago ante las instituciones acreedoras a fin canalizar los pagos de forma oportuna y evitar recargos ya sea por interés de mora o multas. El principal convenio autorizado es el sistema de débito bancario. 124
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5.14 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE NOMINA El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente definidos en el Código de trabajo Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos. Deben ser aprobadas por personas autorizadas: • La contratación de personal. • El salario a pagar • Las deducciones que se realizarán en nómina. • Horas extraordinarias y otros pagos especiales. . El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que: • Preparen la nómina. • Aprueban nómina. • Pagan la nómina. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo. Separación de funciones: • Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina. • Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo. 125
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Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores. . El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable. Cuando la nómina sea pagada con cheque: • Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo. • La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga. • La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario. DE LAS RESPONSABILIDADES • La Auxiliar de Contabilidad es la responsable de calcular exactamente los valores a descontar o aportar al rol de pagos.
• La Colectora es la responsable de entregar información requerida por la Auxiliar de Contabilidad para el cálculo de valores complementarios al rol de pagos.
• El Contador se responsabiliza de hacer cumplir el procedimiento y garantizar que los saldos mostrados sean los reales.
• La Rectora es quien aprueba e pago 5.14.1 PROCESO PARA REALIZAR EL CÁLCULO Y CANCELACIÓN DE SUELDOS La cancelación oportuna de los sueldos a los empleados de la entidad motiva a la ejecución de actividades de forma eficiente y con mayor compromiso.
Verificar el cumplimiento con el horario de trabajo respectivo.
Verificar todos los anticipos, préstamos, bonos, incentivos o cualquier otro beneficio entregado por parte de la Unidad Educativa y con la información recopilada entrega de los cálculos al Colecturía
Realizar el rol de pagos mensual el cual deberá contener la nómina de trabajadores, 126
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sueldo básico, aporte individual (9,35%), otras deducciones, fondos de reserva (8,33%) otros ingresos, sueldo líquido a recibir.
Elaborar los cheques o las transferencias por el valor líquido a recibir.
Si el pago es en cheque entregar el cheque previa firma en el rol de pagos.
Registrar contablemente.
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5.14.2.1 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS LA ELABORACION DE SUELDOS INSPECCION AUXILIAR COLECTORA EMPLEADO COLECTURIA INICIO
Verificar el cumplimiento de horario
Verificar descuentos de empleados
Realizar el rol de pagos
Realizar la carga de trasferencias
Entregar rol individual a empleados
Registrar Contablemente
No
FIN
FUENTE: UEE SUIZO ELABORADO POR: MARITZA VACA
5.15 PROCESO PARA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Al Ser controlados por las Comunidad de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada es un obligación de la Unidad Educativa
remitir de forma mensual la información económica
financiera., por tal motivo es imprescindible definir los procedimientos a seguir para dar cumplimiento a esta disposición. La preparación de los Estados Financieros es responsabilidad de la Colectora y el Contador; su revisión y aprobación es por parte de la Ecónoma Provincial. Se elaboran dos Estados Financieros: Debe estar soportado con los anexos de caja (arqueo de caja), bancos (estados de cuenta, libretas de ahorro, pólizas, conciliación bancaria), cuentas por cobrar (auxiliar de cuentas por cobrar); Cuentas por 128
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pagar (auxiliar de cuentas por pagar) y tiene como fin Mostrar la situación financiera de la Unidad Educativa al final del mes, La elaboración de los Estados Financieros es una consecución de procesos interrelacionados entre sí, tales como: • Revisión de las cuentas, revisar los movimientos efectuados en el periodo y si es necesario modificar asientos con diarios de ajuste. • Registro de ajustes y cierre de las cuentas contables, efectuar los ajustes pertinentes y realizar los asientos de cierre, asiento de depreciación y provisiones. • Elaboración de los Estados Financieros, obtener los reportes del sistema y pasarlos al formato establecido en Excel, entregarlos a la Ecónoma para su aprobación y firma. 5.15.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO LOS ESTADOS FINANCIEROS
PARA
LA
PRESENTACIÓN DE
• Ingresar en el sistema contable DIskcover System todas las transacciones realizadas durante el ejercicio. • Verificar el saldo de cada cuenta contable con el mayor respectivo a fin de mantener saldos reales.
• Al final del periodo emitir de forma automática los estados financieros del ejercicio. • Entregar a la Ecónoma Provincial los estados financieros a fin de que sean revisados y aprobados para su inmediata remisión a la Comunidad de Hermanas Franciscanas • Remitir al organismo de control la información económica – financiera de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo.
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5.15.1.1 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
AUXILIARDE COLECTURIA
PARA
LA
COLECTORA
ELABORACION
Y
CONGREGACION
INICIO
Ingresar en el sistema contable las transacciones del periodo
Verificar el saldo de cada cuenta contable con el mayor
Emitir de forma automática los estados financieros del ejercicio
Revisar y aprobar los estados
No
financieros
Si Remitir estados financieros e información financiera requerida
FUENTE: UEE SUIZO ELABORADO POR: MARITZA VACA
FIN
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CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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6.1 CONCLUSIONES 1. No existe un manual de control interno formalmente establecido, sin embargo de la carencia de este instrumento, las actividades contables funcionan normalmente sobre la base del conocimiento práctico adquirido por la experiencia de sus empleados. 2. La Congregación de Hermanas Franciscanas es la responsable del diseño e implementación de los sistemas de control, debe aportar una mayor responsabilidad con la finalidad de lograr mejores acciones, en forma más oportuna, lo que permitirá obtener mayores beneficios de control en todos los niveles de la Unidad Educativa. 3. Falta de una efectiva aplicación de controles para el manejo del dinero . 4. Falta de conocimientos en la aplicación de procedimientos y técnicas contables que permite obtener información verídica y a tiempo. 5. El sistema contable Diskcover System que se encuentra implementado no satisface las necesidades de la Unidad Educativa, creando conflictos en el manejo del mismo y al momento de procesar la información.
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6.2 RECOMENDACIONES 1. Dar a conocer de manera efectiva a la Congregación de Hermanas Franciscanas el marco normativo y la estructura contable en el cual se desarrolla la Unidad Educativa, permitiendo demostrar la transparencia en el manejo de cuentas. 2. La propuesta planteada deberá ser revisada y aprobada por la Congregación a fin de implementar un instrumento de control interno formalmente establecido para proporcionar información sobre los diferentes procesos y controles que se deben ejecutar en el área contable. 3. Dar capacitación actual y constante en conocimientos contables e informáticos al personal encargado de la administración de bienes ya que es muy importante para mantener al personal actualizado en sus conocimientos. 4. Brindar una mayor protección al efectivo de caja chica, cheques cobrados y no depositados, cheques girados para pago a proveedores, efectivo cobrado y otros documentos importantes y confidenciales de la Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo, evitando que estos se encuentren al alcance de cualquier persona. 5. Panificar, organizar y controlar la actividad contable de la Unidad Educativa con la utilización del manual de procedimientos de control interno. 6. Innovar el Sistema de Contabilidad existente, que satisfaga las necesidades y se acople a las operaciones de la Unidad Educativa sin crear conflicto al momento de manejarlo y que permita que su información sea clara.
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BIBLIOGRAFIA
• Estrella Alexei, Arista Proyección Empresarial, 2006 • Sarmiento, Rubén (2008). Contabilidad General. Décima Edición. Quito, Ecuador. • Unidad Educativa Ecuatoriano Suizo. Reglamento Interno. • Zapata Pedro, Contabilidad General, Mc Graw Hill, 2006 • Bravo Mercedes, Contabilidad General, Sexta Edición • Varios Autores, Boletan El Contador , 1999
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