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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA CARRERA DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA: “EL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y SU INCIDENCIA EN LA INFORMACIÓN FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO AMBATO LTDA. DE LA CIUDAD DE AMBATO”.
Tesis de Grado previo la obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría, C.P.A.
AUTOR:
JOSE VICENTE TOALOMBO PUNINA
DIRECTOR DE TESIS:
MSC. PABLO CUESTA C.
QUITO - ECUADOR
2014 i
CERTIFICACIÓN DE TUTORÍA En mi calidad de Director de Tesis del presente trabajo de investigación del Egresado, José Vicente Toalombo Punina titulado “El sistema de control de activos fijos y su incidencia en la información financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., de la ciudad de Ambato”,
CERTIFICO que ha cumplido con todos los requisitos
pertinentes.
En la ciudad de Quito a Abril del 2014.
MSC. Pablo Cuesta C. TUTOR DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
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AUTORÍA
Yo,
José Vicente Toalombo Punina con cédula de identidad
número 180401722-4, me responsabilizo por los contenidos, ideas y comentarios expuestos en el presente trabajo investigativo El Sistema de control de activos fijos y su incidencia en la información financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., de la ciudad de Ambato, diseñado exclusivamente para la institución, además me responsabilizo de la autenticidad y originalidad del presente documento.
José Vicente Toalombo Punina C.I. 180401722-4
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DEDICATORIA
El presente trabajo investigativo está dedicado primeramente a mi esposa querida, mi hija, por ser la razón fundamental de mi existir quienes con su amor y dedicación supieron apoyarme en los momentos más difíciles de mi vida.
De igual forma, a mis Padres, a quien le debo toda mi vida, les agradezco el cariño y su comprensión, a ustedes quienes han sabido formarme con buenos sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir adelante buscando siempre el mejor camino.
José Vicente Toalombo Punina C.I. 180401722-4
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AGRADECIMIENTO Primero y antes que nada, dar gracias a Dios, por estar conmigo en cada paso que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante todo el período de estudio.
Agradecer hoy y siempre a mi familia por el esfuerzo realizado por ellos. El apoyo en mis estudios, de ser así no hubiese sido posible. A mis padres y demás familiares ya que me brindan el apoyo, la alegría y me dan la fortaleza necesaria para seguir adelante.
Un agradecimiento sincero a quienes hacen la Universidad Tecnológica Equinoccial en especial al MSC. Pablo Cuesta C., por la colaboración, paciencia, apoyo que me brinda, por escucharme y aconsejarme siempre.
José Vicente Toalombo Punina C.I. 1804017224-4
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ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DE TUTORÍA ................................................................ II AUTORÍA .................................................................................................. III DEDICATORIA ......................................................................................... IV AGRADECIMIENTO .................................................................................. V ÍNDICE GENERAL.................................................................................... VI ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................... VIII ÍNDICE DE GRÁFICOS ............................................................................ IX ÍNDICE DE ANEXOS ................................................................................. X RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................ 1 CAPÍTULO I ............................................................................................... 2 EL PROBLEMA.......................................................................................... 2 1.1 TEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................ 2 1.2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................. 2
1.3 ÁRBOL DE PROBLEMAS................................................................... 5 1.4 ANÁLISIS CRÍTICO ............................................................................ 5 1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................... 6 1.6 INTERROGANTES ............................................................................ 6 1.7 DELIMITACIÓN .................................................................................. 6 1.8 JUSTIFICACIÓN ................................................................................ 7 1.9. OBJETIVOS ....................................................................................... 8 General ...................................................................................................... 8 Específicos................................................................................................. 8 1.10 HIPÓTESIS ...................................................................................... 8 CAPÍTULO II .............................................................................................. 9 MARCO TEÓRICO .................................................................................... 9 2.1. ANTECEDENTES .............................................................................. 9 2.2. FUNDAMENTACIÓN FILOSÓFICA .................................................. 10 2.3. FUNDAMENTACIÓN LEGAL............................................................ 10 2.4 CATEGORÍAS FUNDAMENTALES .................................................. 17 vi
2.5 MARCO CONCEPTUAL .................................................................. 35 CAPÍTULO III ........................................................................................... 37 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .............................................. 37 3.1 MODALIDADES DE INVESTIGACIÓN ............................................. 37 3.2. MÉTODOS Y TÉCNICAS ................................................................ 38 3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ............................................................... 39 3.4 OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES ...................................... 40 3.5. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ............................................... 42 3.6 PLAN DE PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS .................................. 42 3.7
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS ................................ 42
3.8.
VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS .............................................. 53
CAPÍTULO IV........................................................................................... 58 PROPUESTA ........................................................................................... 58 4.1 DATOS INFORMATIVOS .................................................................. 58 4.2. ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA........................................... 59 4.3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................... 59 MANUAL
DE
CONTROL
DE
LOS
ACTIVOS
FIJOS
DE
LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO AMBATO LTDA. ................. 61 CAPÍTULO V.......................................................................................... 131 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................... 131 5.1 CONCLUSIONES ........................................................................... 131 5.2 RECOMENDACIONES .................................................................... 132 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................... 133 A N E X O S ............................................................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 136
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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: VARIABLE INDEPENDIENTE:Procedimientos de control de activos fijos……………………………… ................................................... 40 Tabla 2: VARIABLE DEPENDIENTE:Información financiera ................. 41 Tabla 3 PREGUNTAS Y RESPUESTAS BÁSICAS ................................. 42 Tabla 4 Conocimiento de activos fijos...................................................... 43 Tabla 5 Manual de control de activos ...................................................... 44 Tabla 6 Frecuencia de control de activos ................................................ 45 Tabla 7 Procedimiento administrativo en caso de faltantes de activos fijos ................................................................................................................. 46 Tabla 8 Personal de contabilidad lleve el control de activos .................... 47 Tabla 9 Nombramiento de un encargado para el manejo de activos ....... 48 Tabla 10 Calificación de la administración de activos .............................. 49 Tabla 11 Importancia del manual de administración de activos fijos ....... 50 Tabla 12 Beneficios para la cooperativa con implementación de un manual ..................................................................................................... 51 Tabla 13 Información actual de activos fijos ............................................ 52 Tabla 14 FRECUENCIA OBSERVADA ................................................... 54 Tabla 15 FRECUENCIA ESPERADA ...................................................... 55 Tabla 16 Cálculo del Chi cuadrado .......................................................... 56
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ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 ÁRBOL DE PROBLEMA .......................................................... 5 Gráfico 2 Categorías Fundamentales ...................................................... 17 Gráfico 3 Relación entre COSO I y COSO II ........................................... 35 Gráfico 4 Conocimiento de activos fijos ................................................... 43 Gráfico 5 Manual de control de activos .................................................... 44 Gráfico 6 Frecuencia de control de activos .............................................. 45 Gráfico 7 Procedimiento administrativo en caso de faltantes de activos fijos .......................................................................................................... 46 Gráfico 8 Personal de contabilidad lleve el control de activos ................. 47 Gráfico 9 Nombramiento de un encargado para el manejo de activos .... 48 Gráfico 10 Calificación de la administración de activos ........................... 49 Gráfico 11 Importancia del manual de administración de activos fijos ..... 50 Gráfico 12 Beneficios para la cooperativa con implementación de un manual ..................................................................................................... 51 Gráfico 13 Información actual de activos fijos .......................................... 52
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ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1 RUC de la Cooperativa Ambato Ltda. ...................................... 136 Anexo 2 Encuesta .................................................................................. 137 Anexo 3 Tabla del Chi Cuadrado ........................................................... 139 Anexo 4 Indicadores Financieros ........................................................... 140 Anexo 5 Estados Financieros ................................................................ 141 Anexo 6 Asientos Contables .................................................................. 143 Anexo 7 Fotografía de Activos Fijos en bodega..................................... 145
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RESUMEN EJECUTIVO El control interno de activos fijos dentro de toda organización sea pública o
privada es de gran importancia para la economía de la misma. El
desarrollo del
presente trabajo
contiene los procedimientos
administrativos contables del control de los activos fijos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.
Se ha definido los conceptos y teorías necesarias para el desarrollo de esta tesis en lo que respecta a control. El objetivo principal de esta tesis es elaborar un manual de procedimientos del Control Interno de Activos Fijos con la finalidad de implementarla en la institución financiera.
El control interno de una empresa, mejora el registro de las actividades y provee a la administración de herramientas para tomar decisiones, para que al establecer los objetivos se preparen estrategias para conseguirlos.
Para el desarrollo del presente trabajo se aplicó los métodos: deductivo, inductivo, analítico y sintético mediante la realización de encuestas a los funcionarios encargados de los activos fijos.
Mediante la tabulación se ratifica la necesidad de contar con un sistema de control interno de los activos fijos dentro de la Cooperativa Ambato Ltda., siendo que la mayoría de los resultados obtenidos indican un alto porcentaje del inadecuado uso, custodia, registros, constatación física, administración y control de activos fijos, es decir, que éstos resultados demostraron la inquietud por diseñar un manual que permita controlar de una forma adecuada los activos fijos de la entidad investigada.
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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 TEMA DE INVESTIGACIÓN
“El sistema de control de activos fijos y su incidencia en la información financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.,de la ciudad de Ambato.”
1.2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el mundo cooperativo donde se ocasiona la pérdida y desgaste de un activo fijo,
es cuando no se controla si son utilizados de la manera
correcta o de forma irresponsable ya que en muchas oportunidades se realiza la compra o cambio de un activo fijo pero no se determina de forma exacta la justificación, para tal compra o cambio se sugiere que se debe realizar investigaciones sobre el bienestar de la Cooperativa de acuerdo a sus necesidades.
Los activos fijos constituyen una parte importante en toda institución, los mismos que se encuentran valorados y asignados a personas responsables dentro de la empresa; siendo esta la consideración se estima necesario la existencia de un manual para el control de los activos fijos dentro de la institución objeto de ésta
investigación ya que su
inexistencia provoca una inadecuada utilización; traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento así como también evidencia una falta de planificación y provisión; lo que ha constituido uno de los principales y recurrentes problemas en esta institución financiera. 2
En la ciudad de Ambato algunas empresas, cooperativas e industrias que no cuentan con un sistema que controle todos los activos que poseen, convirtiéndose esto en un gran problema ya que siempre están expuestos a pérdidas y robos de los mismos. ESTADO DE SITUACIÓN SECTOR FINANCIERO POPULAR Y SOLIDARIO 31-Dic-13 (en miles de dólares) 12 CODIGO CUENTA 18 1801 1802 1803 1804 1805 1806 1807 1808 1809 1890 1899 189905 189910 189915 189920 189925 189930 189935
9 OSCUS
PROPIEDADES Y EQUIPO Terrenos Edificios Construcciones y remodelaciones en curso Otros locales Muebles, enseres y equipos de oficina Equipos de computación Unidades de transporte Equipos de construcción Equipo de ensilaje Otros (Depreciación acumulada) (Edificios) (Otros locales) (Muebles, enseres y equipos de oficina) (Equipos de computación) (Unidades de transporte) (Equipos de construcción) (Equipo de ensilaje)
Fuente: Direccion Nacional de Estadistas y Estudios de la SEPS Elaborado por: Sr. Vicente Toalombo
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3,883.62 1,374.79 2,746.97 0.00 0.00 1,052.42 951.04 607.41 0.00 0.00 1,048.14 -3,897.15 -2,124.91 0.00 -394.65 -635.98 -377.51 0.00 0.00
10 SAN FRANCISCO 3,248.80 1,184.24 2,862.35 0.00 0.00 632.54 713.64 154.85 0.00 0.00 583.98 -2,882.80 -1,764.82 0.00 -282.78 -538.97 -118.01 0.00 0.00
13 MUSHUC RUNA 3,138.65 372.41 2,847.31 0.00 0.00 459.50 372.63 517.12 0.00 0.00 78.31 -1,508.62 -614.07 0.00 -277.46 -311.26 -277.33 0.00 0.00
16 EL SAGRARIO 3,259.90 667.80 2,695.85 0.00 0.00 544.23 663.84 147.60 0.00 0.00 6.16 -1,465.58 -603.38 0.00 -253.00 -566.98 -42.22 0.00 0.00
En el sector cooperativo, existe la imperiosa necesidad de impulsar la importancia del manejo del inventario con su debida codificación, permitiendo a la Cooperativa
mantener el control oportuno así como
también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica.
En la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. hay una falta de control de activos fijos, ya que no son vigilados y custodiados adecuadamente porque son utilizados de forma incorrecta en momentos y circunstancias imprevistos, por lo que fue necesario buscar el control inmediato de los activos fijos de esta institución.
Efectuado un estudio de los problemas que tiene en estos momentos la Cooperativa se ha considerado que es necesario contar con un sistema que controle los activos fijos tanto de la matriz como en las sucursales para garantizar la seguridad de estos bienes y no tener problemas con el manejo de los mismos.
La cooperativa por ser una de las más grandes del centro del país debe contar con toda la tecnología a su alcance para brindar un servicio de calidad a todos sus clientes internos y externos.
Al analizar la situación económica de los activos fijos, que representan grandes inversiones se estableció, que, un porcentaje no está dentro de los parámetros del balance general, desde el punto de vista financiero se ha establecido que los inventarios se están controlando de una manera tradicional por lo cual se desea elaborar un
manual para el manejo
correcto de los mismos y que proporcione una transparencia en los datos registrados.
Con el control de los activos fijos ayuda a los empleados administrativos y las demás personas que directa o indirectamente se benefician de esta
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institución Cooperativa para crear un modelo económico social que le dé a la comunidad su importancia individual y colectiva.
1.3 ÁRBOL DE PROBLEMAS Gráfico 1 ÁRBOL DE PROBLEMA (Causa) Pérdida de bienes muebles
Inoportunos registros contables
Demora en la localización de bienes
Injustificada baja de activos
Deficiente control de activos fijos
(Problema)
Inexistencia de documentos fuentes
Aplicación inadecuada de procedimientos
Desinterés de los responsables
Falta de un manual para el control de Activos Fijos.
(Efecto) Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Vicente Toalombo
1.4 ANÁLISIS CRÍTICO Realizado un estudio de los diferentes problemas que tiene en estos momentos la cooperativa se ha considerado que es necesario contar con un sistema que controle los activos fijos tanto de la matriz como de todas las sucursales para garantizar la seguridad de estos bienes y evitar problemas con el manejo de los mismos.
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1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿De qué manera incide la falta de aplicación de un manual para el control de los activos fijos dentro del proceso contable de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.?
1.6 INTERROGANTES ¿De qué manera afecta el inadecuado control de activos fijos en la información financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.?
¿Es confiable la información financiera de la Cooperativa?
¿Existen procedimientos preestablecidos de control interno que permita su registro contable y presupuestario?
¿Cuál es el proceso para el manejo de activos fijos?
1.7 DELIMITACIÓN CAMPO:
Contabilidad y Auditoría
ÁREA:
Contabilidad
ASPECTO: Control Interno de los activos fijos TEMPORAL: La investigación se desarrollará en el año 2013 desde el mes de enero hasta el mes de abril. ESPACIAL: Se efectuará en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Ambato” Ltda. Ubicada en la calle Lalama y Juan Benigno Vela de la ciudad de Ambato. RECURSOS: Se cuenta con los recursos necesarios para la realización del presente trabajo investigativo.
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Al momento de realizar la investigación, las posibles limitaciones que se encontrarán están relacionadas con el poco tiempo que se dispone para la ejecución y desarrollo del mismo; también la poca colaboración o falta de información que se dé para la obtención de datos.
1.8 JUSTIFICACIÓN La elaboración de un manual de activos fijos dentro de una cooperativa, se realiza para controlar y proporcionar contablemente y registrar
los aspectos
de los activos fijos
que
importantes beneficien al
crecimiento social y económico de esta institución.
En la cooperativa al implementar un manual de control de activos fijos crea un impacto positivo para los funcionarios
y empleados, al
determinar su verdadero valor de acuerdo a su vida útil y también a la existencia física.
Con la aplicación de este un manual de control de los activos fijos, ayudará
a promover la forma eficiente y exacta
de
manejar los
inventarios para conocer su utilidad económica para que sea utilizado en la inversión y compras de los activos fijos para el desarrollo institucional.
Con esta investigación, se pone en práctica los conocimientos adquiridos durante la vida de estudiante en la Universidad Tecnológica Equinoccial, y por palpar la necesidad de implementar un manual de control de activos fijos, para la Cooperativa ya que no cuenta la institución, de esta manera garantizar su correcta utilización.
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1.9. OBJETIVOS
General Elaborar un sistema de Control Interno de Activos Fijos con la finalidad de implementar en esta Cooperativa
Específicos Determinar
la
causa
que
genera
la
inadecuada
aplicación
de
procedimientos a través de procesos con el fin de encontrar la mejor solución
Establecer mecanismos adecuados para obtener información confiable en los estados financieros mediante el diseño de formatos y registros contables con el propósito de obtener una herramienta útil para la toma de decisiones.
Estudiar el grado de incidencia del control interno en la Administración de Activos Fijos de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato. Ltda.
1.10 HIPÓTESIS Los procedimientos de un control de activos fijos mejoran la información financiera en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.
VARIABLE INDEPENDIENTE: Procedimiento de control de activos fijos VARIABLE DEPENDIENTE:
Información financiera
UNIDAD DE OBSERVACIÓN:
Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. 8
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. ANTECEDENTES Revisado los archivos de la biblioteca de la Facultad de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Técnica de Ambato, se encontró:
Tema: Sistemas de control interno como herramienta para fortalecer la Gestión Administrativa Operacional de DEMACO Cía. Ltda., en Ambato en el año 2005”, concluye que “El Control Interno en la empresa es una herramienta muy esencial para poder corregir errores saber llevar el manejo con métodos importantes, procedimientos que generan cambios positivos y poder lograr el objetivo propuesto por la gerencia”.
Interpretando esta conclusión, el Control Interno es un mecanismo para conseguir los objetivos planteados y las metas propuestas para conseguir los objetivos planteados y las metas propuestas para cada departamento, corrige errores y llevan al éxito a la entidad.
Incidencia del Control Interno en la Administración de Activos Fijos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Indígena SAC Durante el año 2010. Autora: Tubón Quinfia Sandra Margoth
De acuerdo al análisis efectuado de la encuesta realizada a los directivos y personal de la Cooperativa SAC, el 83,33% si conocen que es control interno, pero la aplicación en si en el área contable donde se concentra la situación financiera de la Cooperativa, tiene un desfase en relación al cuidado, mantenimiento, custodia, control, renovación y determinación del valor real en ciertos bienes.
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Recomiendan la creación de un módulo dentro del paquete utilizado en la Cooperativa.
2.2. FUNDAMENTACIÓN FILOSÓFICA La investigación que se presenta se desarrollará en base a la normativa del paradigma interpretativo llamado también naturalista. Puesto que cuestiona y se acoge a una situación cuantitativa que atraviesa la Cooperativa, con el fin de determinar la realidad económica del propósito de la investigación y dar solución al problema.
2.3. FUNDAMENTACIÓN LEGAL La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., se fundamenta en las siguientes leyes para el efecto de investigación a realizarse. Según NIC-NIFF 16: Propiedad, Planta y Equipos vs. Decreto 2649 “La Norma Internacional de Contabilidad 16, establece el tratamiento para la contabilización de la Propiedad, Planta y Equipo. Este tratamiento sirve para que los usuarios de los Estados Financieros, puedan conocer la inversión que se ha hecho, así como los cambios que se han presentado por deterioro, obsolescencia, desapropiación o por un intercambio de la propiedad, planta y equipo.
Además las entidades no solo deben aplicar las normas a los activos que se encuentran en uso, sino también a los inmuebles.
El Decreto 2649, solo se limita a reseñar algunas partes de la depreciación, costo, vida útil, lo cual deja vacíos en la contabilidad y no permite realizar una adecuada toma de decisiones a la administración. Por sus grandes diferencias se ha realizado un paralelo que muestra cómo se maneja la contabilización en cada una de las normas”. 10
El Reglamento General de la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario, manifiesta:
Artículo 140.- Convocatoria asamblea general.- El interventor, en el plazo de ocho días de posesionado, convocará a una asamblea general para normalizar el funcionamiento de la cooperativa, la misma que, en caso necesario,
autorizará la contratación de una auditoría externa, la
adquisición o venta de activos fijos y la contratación de personal.
Artículo
214.-
Presupuestos.-
Los
presupuestos
para
gastos
administrativos del Fondo de Liquidez y del Seguro de Depósitos, serán aprobados por el Directorio y administrados por los responsables de las secretarías técnicas.
En lo referente a Información Financiera, la misma ley dice:
Artículo 26.- Balances e informes financieros.- Las organizaciones del sector comunitario, enviarán su información financiera en la forma que les sea requerida por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
El Régimen de Control Interno, señala:
Artículo
98.-
Fines
del
control
interno.-
El
control
Interno
es
responsabilidad de los directivos, gerente y empleados de la cooperativa y tiene por finalidad garantizar que la gestión administrativa y financiera, cumpla con los siguientes requerimientos:
a)
Eficacia y eficiencia en las operaciones materia del objeto social;
b)
Fiabilidad de la información financiera frente a sus integrantes y a terceros;
c)
Seguridad en el manejo de los recursos de la entidad; y,
d)
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables. 11
Artículo 99.- Materia del control interno.- El control interno estará dirigido a la totalidad de actividades administrativas, económicas y financieras de la organización, especialmente en lo relacionado con la organización interna, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos sociales, los riesgos en el logro de tales objetivos y las medidas para afrontarlos, el sistema de información, el cumplimiento de
las normas jurídicas y
técnicas, la administración de los recursos y la corrección oportuna de las deficiencias de control.
Para la práctica de un eficiente sistema de control interno, se tomarán en cuenta las normas sobre funciones incompatibles, depósito inmediato e intacto de las recaudaciones, el otorgamiento de recibos, pagos con cheques o mediante la red bancaria y los reglamentos internos cuando sea del caso.
Artículo 100.- Tipos de control interno.-
El control interno se aplicará en
forma previa, concurrente y posterior.
a) Control previo.- Analizará las actividades, antes de su autorización o ejecución, respecto de su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos;
b) Control concurrente.- Se lo efectuará en forma permanente, mediante la inspección y constatación de la entrega o ejecución oportuna, calidad y cantidad de obras, bienes o servicios que se recibieren o prestaren, de conformidad con la ley y los términos del contrato;
c) Control posterior.- Se lo realizará por auditores internos o externos, debidamente calificados por la Superintendencia, quienes dictaminarán sobre los estados financieros de la organización para la cual fueron contratados, determinando la razonabilidad de las cifras presentadas, que se reflejará en el informe de auditoría pertinente.
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En la actual Ley de Economía Popular y Solidaria, que rige, trata sobre los activos fijos:
Artículo 109.- Destino de los recursos.- Los recursos del Fondo de Liquidez y del Seguro de Depósitos, no podrán ser destinados para cubrir gastos administrativos, ni para pago de inversiones en activos fijos de las secretarías técnicas
Artículo 77.- Convocatoria asamblea general.- El interventor, en el plazo de treinta días de posesionado, convocará a una asamblea general para normalizar el funcionamiento de la cooperativa, la misma que, en caso necesario, autorizará la contratación de una auditoría externa, la adquisición o venta de activos fijos y la contratación de personal.
LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
6. Depreciaciones de activos fijos.
a) La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este gasto sea deducible, no podrá superar los siguientes porcentajes:
(I) Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares 5% anual.
(II) Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual.
(III) Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual.
(IV) Equipos de cómputo y software 33% anual. 13
En caso de que los porcentajes establecidos como máximos en este Reglamento sean superiores a los calculados de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil o la técnica contable, se aplicarán estos últimos.
b) Cuando el contribuyente haya adquirido repuestos destinados exclusivamente al mantenimiento de un activo fijo podrá, a su criterio, cargar directamente al gasto el valor de cada repuesto utilizado o depreciar todos los repuestos adquiridos, al margen de su utilización efectiva, en función a la vida útil restante del activo fijo para el cual están destinados, pero nunca en menos de cinco años. Si el contribuyente vendiere tales repuestos, se registrará como ingreso gravable el valor de la venta y, como costo, el valor que faltare por depreciar. Una vez adoptado un sistema, el contribuyente solo podrá cambiarlo con la autorización previa del respectivo Director Regional del Servicio de Rentas Internas;
c) En casos de obsolescencia, utilización intensiva, deterioro acelerado u otras razones debidamente justificadas, el respectivo Director Regional del Servicio de Rentas Internas podrá autorizar depreciaciones en porcentajes anuales mayores a los indicados, los que serán fijados en la resolución que dictará para el efecto. Para ello, tendrá en cuenta las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y los parámetros técnicos de cada industria y del respectivo bien. Podrá considerarse la depreciación acelerada exclusivamente en el caso de bienes nuevos, y con una vida útil de al menos cinco años, por tanto, no procederá para el caso de bienes usados adquiridos por el contribuyente. Tampoco procederá depreciación acelerada en el caso de bienes que hayan ingresado al país bajo regímenes suspensivos de tributos, ni en aquellos activos utilizados por las empresas de construcción que apliquen para efectos de sus registros contables y declaración del impuesto el sistema de "obra terminada", previsto en la Ley de Régimen Tributario Interno. 14
Mediante este régimen, la depreciación no podrá exceder del doble de los porcentajes señalados en letra a);
d) Cuando se compre un bien que haya estado en uso, el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable para depreciar el costo de adquisición. La vida útil así calculada, sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios, no puede ser inferior a la contemplada para bienes nuevos;
e) Cuando el capital suscrito en una sociedad sea pagado en especie, los bienes aportados deberán ser valorados según los términos establecidos en la Ley de Compañías o la Ley de Instituciones del Sistema Financiero. El a portante y quienes figuren como socios o accionistas de la sociedad al momento en que se realice dicho aporte, así como los indicados peritos, responderán por cualquier perjuicio que sufra el Fisco por una valoración que sobrepase el valor que tuvo el bien aportado en el mercado al momento de dicha aportación. Igual procedimiento se aplicará en el caso de fusiones o escisiones que impliquen la transferencia de bienes de una sociedad a otra: en estos casos, responderán los indicados peritos evaluadores y los socios o accionistas de las sociedades fusionadas, escindidas y resultantes de la escisión que hubieren aprobado los respectivos balances. Si la valoración fuese mayor que el valor residual en libros, ese mayor valor será registrado como ingreso gravable de la empresa de la cual se escinde; y será objeto de depreciación en la empresa resultante de la escisión. En el caso de fusión, el mayor valor no constituirá ingreso gravable pero tampoco será objeto de depreciación en la empresa resultante de la fusión;
f) Cuando un contribuyente haya procedido al re avalúo de activos fijos, podrá continuar depreciando únicamente el valor residual. Si se asigna un nuevo valor a activos completamente depreciados, no se podrá volverlos a depreciar. En el caso de venta de bienes revaluados se considerará 15
como ingreso gravable la diferencia entre el precio de venta y el valor residual sin considerar el revalúo;
g) Los bienes ingresados al país bajo régimen de internación temporal, sean de propiedad y formen parte de los activos fijos del contribuyente y que no sean arrendados desde el exterior, están sometidos a las normas de los incisos precedentes y la depreciación será deducible, siempre que se haya efectuado el pago del impuesto al valor agregado que corresponda. Tratándose de bienes que hayan estado en uso, el contribuyente deberá calcular razonablemente el resto de vida útil probable para depreciarlo. La vida útil así calculada, sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios, no puede ser inferior a la contemplada para bienes nuevos. Cuando se constituya un fideicomiso de administración que tenga por objeto el arrendamiento de bienes que fueran parte del patrimonio autónomo la deducción será aplicable siempre que el constituyente y el arrendatario no sean la misma persona o partes relacionadas.
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2.4 CATEGORÍAS FUNDAMENTALES Gráfico 2 Categorías Fundamentales
Balance General
Gestión Financiera
Activos Fijos
Contabilidad financiera
Procedimiento s Control de Activo Fijo
Información Financiera
VARIABLE INDEPENDIENTE:
VARIABLE DEPENDIENTE:
Procedimientos de control de activos fijos
Información financiera
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BALANCE GENERAL
Según, ZAPATA (2011) El balance general es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los activos, los pasivos y el patrimonio con que cuenta una empresa en un momento determinado.
Según, Turmero (2008) El balance general es una imagen de la empresa en
un
momento
determinado.
Incluye
los
activos
y
pasivos,
proporcionando información sobre el patrimonio neto de la empresa. En otras palabras un balance general es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo. El balance general consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel des estado patrimonial de la empresa. Partes de un Balance general Activo Pasivo Patrimonio Los activos incluyen: El dinero que se encuentra físicamente en la empresa, ejemplo, en su caja fuerte, o el dinero que tiene depositado en el banco, ejemplo, en cuenta corriente o ahorro. Los elementos físicos con que cuenta la empresa para realizar sus operaciones y que tienen una duración permanente, ejemplo, edificios, terrenos, maquinaria, vehículos de transporte, muebles, o que tienen una duración temporal, ejemplo, materia primas, mercaderías. Las deudas que tienen los clientes con la empresa. 18
Los pasivos incluyen: Las deudas que tiene la empresa con sus proveedores. Las deudas que tiene pendiente con los bancos y otras entidades financieras. Mientras que el patrimonio incluye: Las aportaciones hechas por los socios o accionistas. Los beneficios o utilidades que ha obtenido la empresa.
En cuanto a su elaboración el balance general se realiza cada año al finalizar el ejercicio económico de la empresa(cierre de balance), aunque también se suelen elaborar balances al inicio del ejercicio (balance de apertura), y balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral (balance parcial). El balance general nos permite conocer la situación financiera de la empresa (al reflejar cuál es el valor de sus activos, pasivos y patrimonio), analizar esta información, por ejemplo, saber cuánto y donde ha invertido, cuanto de ese dinero proviene de los acreedores y cuanto proviene de capital propio, cuanto eficientemente está utilizando sus activos, que tan bien está administrando sus pasivos, etc., y, en base a dicho análisis, tomar decisiones. Asimismo, al comparar un balance con otros anteriores, nos permite comprar la situación financiera actual de la empresa con situaciones financieras dadas en otros momentos, por ejemplo, saber si ha aumentado sus activos, en cuanto ha reducido sus deudas, en cuánto ha variado su patrimonio, etc., y también, si la empresa está cumpliendo con sus objetivos financieros. La forma en que se suele presentar un balance es mostrando los activos en una columna y los pasivos y patrimonio en otra. En la columna izquierda se enlistan los activos ordenados generalmente en función a su liquidez, empezando con aquellos que son más fácilmente convertibles en dinero en efectivo; por ejemplo, el dinero en caja es el más líquido que hay y, por tanto, se ubica en primer lugar.
19
Y en la columna derecha se enlista los pasivos y el patrimonio ordenados generalmente en función a su exigibilidad, empezando con aquellos que tiene una mayor exigibilidad, por ejemplo, las deudas con proveedores suelen ser más exigibles que el capital y, por tanto, se ubican antes que estos. El valor total de los activos siempre debe ser igual al valor total de los pasivos más el valor total del patrimonio.
Activo = Pasivo + Patrimonio
Para CARDENAS (2011), al cativo corriente o activo circulante es el activo que fácilmente puede convertir en dinero en efectivo, comprende las cuentas de: Caja y banco o disponible: el dinero que la empresa tiene en su caja o depositado en una cuenta en el banco. Cliente: cuentas por cobrar o cuentas por cobrar comerciales: el dinero que los clientes les deben a la empresa como producto de venta hechas al crédito. Otros deudores: otras cuentas por cobrar o cuentas por cobrar no comerciales, el dinero que le deben a la empresa, pero que no incluye el saldo de los clientes. Existencias o inventarios: incluyen las materias primas, los productos en proceso, y los productos terminados o las mercaderías. El activo no corriente o activo fijo es el activo que difícilmente puede ser convertido en dinero en efectivo, comprende las cuentas de Inmuebles, maquinaria y equipo: comprende edificios, terrenos, maquinaria, equipos, vehículo de transporte, muebles, enseres, etc. Depreciación acumulada: el valor de la depreciación acumulada de los activos de la cuenta anterior a excepción de los terrenos que no se deprecian. El pasivo corriente son las obligaciones o deudas que tiene la empresa con vencimiento menor a un año, comprende las cuentas de: 20
Proveedores, cuentas por pagar o cuentas por pagar comerciales: el dinero que la empresa le debe a sus proveedores como producto de compra hechas al crédito. Otros acreedores, otras cuentas por pagar o cuentas por pagar no comerciales: el dinero que la empresa le debe a terceros, pero que no incluye el saldo que le resta pagar a sus proveedores. Impuestos por pagar p tributos por pagar: el saldo de impuestos que a la empresa le resta pagar. El pasivo no corriente son las obligaciones o deudas que tiene la empresa con vencimiento mayor a un año, comprende las cuentas de: Deudas a largo plazo: deudas a largo plazo que tiene la empresa, por ejemplo, con entidades financieras. Y, finalmente, el patrimonio neto comprende las cuentas de: Capital social. Utilidades retenidas, utilidades acumuladas, resultados acumulados o reservas. Utilidades del ejercicio o resultado del ejercicio.
ACTIVOS El Diccionario Administrativo – contable, presenta que un activo es un valor que una empresa dispone y que puede ser medido, representado o convertido en dinero en efectivo. Ejemplos de activos pueden ser el mobiliario, productos para su venta, acciones y cualquier tipo de bienes que la empresa posea. Los activos pueden clasificarse en diferentes tipos, siendo la clasificación más común en corrientes y fijos. Los activos fijos son aquellos que tienen el propósito de usarse en la empresa y no de venderse, como por ejemplo el mobiliario, las máquinas de producción, computadoras, etc. Los activos fijos también forman parte de balance de la empresa y sufren depreciaciones con el tiempo.
21
Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades.
CATEGORIAS IMPORTANTES DE LOS ACTIVOS FIJOS Loa renglones de planta y equipos se clasifican, con frecuencias, en los siguientes grupos: 1. Activos Fijos tangibles: El término tangible denota sustancia física como es el caso de un terreno, un edificio o una máquina. Esta categoría se puede subdividir en dos clasificaciones claramente diferenciales: Propiedad de planta sujeta a depreciación. Se incluyen los activos fijos de vida útil limitado, tales como los edificios y equipos de oficias. Terrenos. El único activo fijo que no está sujeto a depreciación es la tierra, que tiene un término limitado de existencia. 2. Activo intangible: el termino activos intangibles se usa para describir activos que se utilizan en la operación del negocio pero que no tiene sustancia física y no son corrientes. Por ejemplo, están las patentes los derechos del autor, las marcas registradas, las franquicias. Los activos corrientes tales como las cuentas por cobrar o el arrendamiento pre pagado, no están incluidos en la clasificación de intangibles, aunque carezcan de sustancia física. Recursos naturales: un lugar adquirido con el fin de extraer o remover parte de un recurso valioso tal como el petróleo, minerales o madera se clasifica como un recurso natural, no como terreno. Este tipo de activo se convierte gradualmente en inventario a mediad que el recurso natural se extrae del lugar.
CLASIFICACION DE LOS ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos tangibles se clasifican en tres grupos:
22
1. El equipo y maquinaria. Que son las maquinarias, edificios, muebles y enseres, vehículo, activos sujetos a depreciación porque son activos con vida limitada. 2. Los recursos naturales: los cuales son los que están sujetos a extinción del recurso o que se encuentran en agotamiento. 3. Los terrenos: son los bienes que no están sujetos a depreciación ni a agotamiento.
El Reglamento para la preparación de información financiera, plantea la utilización de diversas cuentas para el control del activo fijo. De acuerdo con este esquema, los activos fijos pueden serclasificados en: terrenos, edificios y otras construcciones, maquinaria y equipo, unidades de transporte, muebles y enseres, equipos diversos, unidades de reemplazo, unidades por recibir, trabajos en curso. En nuestro medio, las normas tributarias no permiten la contabilización de los recursos naturales como es el caso de las reservas mineras o petroleras, por considerarse que el suelo y el subsuelo pertenecen al Estado, quien otorga licencia para su explotación.
CONTABILIZACION DEL ACTIVO FIJO
Costo original CHONG, (2002) presenta que de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, el activo fijo debe ser contabilizado a su costo y ser incluidos en la empresa en su fecha de compra, el costo original incluye su precio más todos aquellos toques razonables y necesarios que se pagaron para tenerlo listo para su propósito de su uso. Debido a que estos costos varían de acuerdo a cada tipo, a continuación se presenta algunos ejemplos y problemas que se suelen presentar en su contabilización: Terrenos Precio de compra a)
Impuestos atrasados 23
b)
Comisiones del corredor
c)
Gastos notariales y registrales
d)
Honorarios legales
Cierre de la transacción a)
Costos de la demolición
b)
Costos de los servicios públicos
Edificaciones: las edificaciones pueden ser construidos o comprados en estado acabado, nuevos o usados. En el primer caso, el costo original del edificio incluye todos aquellos costos en los que se incurre para su construcción, desde el pago a los arquitectos, permisos y licencias de construcción, hasta los cargos de los contratistas, materiales, mano d obra y gastos generales. En el caso que se adquiera un edificio ya existente, nuevo o viejo, su costo original incluye, al igual que los terrenos, todos los costos de transferencia y las mejoras que se realizan para reparar y renovar el edificio para su propósito original. Algunos costos no previstos como una huelga de obreros de construcción civil deben ser incluidos como gasto y no como parte del costo del edificio, debido a que son costos evitables e innecesarios para completar la construcción.
Edificio
Construcción Contratista Mano de obra Ingeniero Documentos legales
Compra Costo de remodelación 24
Impuestos sobre la venta Pagos al corredor Otros
MEJORAS Y REPARACIONES
A lo largo de la vida útil de un activo se suelen realizar desembolsos relacionados con los mismos, los cuales pueden ir desde el cambio de aceite, el silenciador o la batería de un vehículo, hasta la modernización completa de una planta concentradora, por ejemplo. El problema contable que presentan estos desembolsos, es si deben o no ser incluidos como parte del costo del activo o si deben considerarse como gasto del periodo. La regla general al respecto es que deben ser activados todos aquellos desembolsos relacionados con el activo fijo que incrementen los beneficios futuros del mismo. Estos beneficios pueden ser expresados como un incremento de la vida útil, por una mejora sustancial en la calidad de los productos manufacturados por el activo, por una reducción en los costos de operación, o por un aumento de la capacidad productiva. Algunas de las principales situaciones sobre estos desembolsos, pueden ser: Reparaciones y mantenimiento. Las reparaciones y mantenimiento comprenden aquellos gastos que no amplían la capacidad o eficiencia del activo y que simplemente mantienen el activo en sus condiciones ya existente o que restablecen el activo para que trabaje bien. Por ejemplo, son reparaciones el costo de pintar un auto, la reparación de un choque, el afinamiento y el cambio de llantas. En todos estos casos, los desembolsos realizados deben ser cargados o gastos contra los resultados del periodo en el que se efectuaron. De acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados, se encuentra que las reparaciones extraordinarias. Comprenden aquellas reparaciones que no se realizan de manera frecuente, implican un desembolso significativo por general, e incrementan el valor de uso o la vida útil del activo fijo. 25
Por ejemplo, es el caso del cambio de motor de un vehículo, la renovación del sistema eléctrico de la planta, y el cambio del sistema de agua y desagüe en un edificio. Las reparaciones de carácter extraordinario deben ser cargas al costo del activo, incrementándolo. De esta manera, el valor neto en libros ahora resulta mayor y debe ser depreciado en los años de vida del activo, debe recalcularse el cronograma de depreciación para los siguientes periodos. Adiciones. Las adiciones representan nuevos activos que se añaden al activo original, como por ejemplo, la construcción de estos pisos en un edificio, la instalación de un sistema para un bloque de departamentos o la construcción de un nuevo pabellón en un centro médico. En estos casos, las erogaciones generadas las adiciones deben ser capitalizadas, aumenta el costo original del activo. Mojaras y reemplazos. Representan la sustitución de partes del activo original por otras nuevas que van a incrementar el beneficio futuro del activo. La mejora es un gasto original por la sustitución del activo original por uno mejor que aumenta la capacidad o eficiencia de un activo o que amplía su vida útil.
LA DEPRECIACIÓN CHONG (2002), la depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo en el periodo en el cual se estima que se utilizara. Muchas veces el concepto de la depreciación trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente. 1. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el costo del activo de acuerdo con autoevaluaos realizados al fin de cada periodo. La depreciación es una asignación de costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original. 2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida útil estimada, es decir, que no registra más depreciación para el activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya
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no se use, la mayoría de veces, las empresas continúan utilizando los activos totalmente depreciados. 3. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación es simplemente parte del costo del activo que es enviado a gasto y no significa efectivo. 4. La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero si afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por tanto, la depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos, a un mayor nivel de depreciación, las utilidades son menores, y también los impuestos son menores. Definición de control de Activos El control Interno de activos, comprende el plan de organización, procedimientos y normas adoptados por las empresas o instancias para salvaguardar sus activos o bienes.
GESTIÓN FINANCIERA
Para Rivera (2003),
la gestión financiera consiste en administrar los
recursos que se tienen en una empresa para asegurar que serán suficientes para cubrir los gastos para que esta pueda funcionar. En una empresa esta responsabilidad la tiene una sola persona: el gestor financiero. De esta manera podrá llevar un control adecuado y ordenado de los ingresos y gastos de la empresa.
Para Cárdenas ( 2011), Se denomina gestión financiera (o gestión de movimiento de fondos) a todos los procesos que consisten en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea físico billetes y monedas) o a través de otros instrumentos, como cheques y tarjetas de crédito. La gestión financiera es la que convierte a la visión y misión en operaciones monetarias.
Funciones 27
La determinación de las necesidades de recursos financieros: planteamiento de las necesidades, descripción de los recursos disponibles, previsión de los recursos liberados y cálculo de las necesidades de la financiación externa. La consecución de financiación según su forma más beneficiosa: teniendo en cuenta los costes, plazos y otras condiciones contractuales, las condiciones fiscales y la estructura financiera de la empresa.
La aplicación juiciosa de los recursos financieros, incluyendo los excedentes de tesorería: de manera a obtener una estructura financiera equilibrada y adecuados niveles de eficiencia y rentabilidad.
El análisis financiero: incluyendo bien la recolección, o el estudio de información de manera a obtener respuestas seguras sobre la situación financiera de la empresa.
El análisis con respecto a la viabilidad económica y financiera de las inversiones.
Organización La forma que adopta la estructura de una empresa tiene que ver, con su tamaño. Si la empresa es grande, la importancia del tema financiero es determinante, entonces se incluirá en el organigrama la función de un gerente financiero o gerente
administrativo-financiero. El gerente
financiero es aquella persona que pone en gestión financiera las decisiones enunciadas en la estrategia, a partir de la visión y misión de la empresa. Esta es su función como gerente y estratega.
De esta gerencia o jefatura dependerá el área de Tesorería, donde se custodian los fondos que están en el poder de la empresa (antes de que 28
se apliquen como pagos o se depositen). Del área de Tesorería depende la de Cobranzas, donde se producen todos los ingresos.
Existe también el área de pago o Cuentas a pagar, que se ocupa de recibir la documentación requerida para realizar un pago, verificar que corresponda y requerir las autorizaciones correspondientes.
También suele haber un área de presupuesto financiero o Control presupuestario, que es el sector que convierte a la gerencia financiera en una gerencia de estrategia. Aquí es donde se analiza la posición financiera de la empresa y se surgieren las mejores opciones de requerir fondos o de invertirlos.
CONTABILIDAS FINANCIERA La técnica mediante la cual se recolecta, clasifica, registra, e informan de las operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad económica. La función principal de la contabilidad financiera es llevar en forma histórica la vida económica de una empresa, los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien al presente u al futuro. También proporciona estados financieros que son sujetos al análisis e interpretación, informando a los administradores, a terceras personas y a oficinas gubernamentales del desarrollo de las operaciones de la empresa. Los criterios que deben seguir en los registros de la contabilidad financiera son: Aplicación correcta de conceptos contables clasificando lo que debe quedar incluido dentro del activo y lo que incluirá el pasivo.
29
INFORMACIÓN FINANCIERA
Para Buendía, D. y Llorente V. (2012), la información financiera es la que produce la contabilidad indispensable para la administración y el desarrollo de las empresas y por lo tanto es procesada y concentrada para uso de la gerencia y personas que trabajan en la empresa.
La importancia de la información financiera que será presentada a los usuarios sirve para que formulen sus conclusiones sobre el desempeño financiero de la entidad. Por medio de esta y otros elementos de juicio el usuario general podrá evaluar el futuro de la empresa y tomar decisiones de carácter económico sobre la misma.
Objetivos de la información financiera.
Los estados financieros básicos deben cumplir el objetivo de informar sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y cambios por el periodo contable terminado en cierta fecha. Los estados financieros son un medio de comunicar la situación financiera y un fin por que no tratan de convencer al lector de un cierto punto de vista o de una posición. La capacidad de los estados financieros es la de trasmitir información que satisface al usuario, y ya que son diversos los usuarios de esta información esta debe servirles para: Tomar decisiones de inversiones y créditos, los principales interesados de esta información son aquellos que pueden aportar un financiamiento u otorguen un crédito, para conocer qué tan estable y el crecimiento de la empresa y así saber el rendimiento o recuperación de la inversión. Verificar la solvencia y liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar recursos, aquí los interesados serán los diferentes acreedores o propietarios para medir el flujo de dinero y su rendimiento.
30
Evaluar el origen y características de los recursos financieros del negocio, así como su rendimiento, esta área es de interés general para conocer el uso de estos recursos. Por último formarse un juicio de como se ha manejado el negocio y evaluar la gestión de la administración, la rentabilidad, solvencia y capacidad de crecimiento de la empresa. Cuando la información financiera satisface al usuario general es porque una persona con algunos conocimientos técnicos pueden formarse un juicio sobre: El nivel de rentabilidad La posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez. La capacidad de crecimiento El flujo de Caja
Características de la información financiera. Las características de los estados financieros deben ser en base de la información contable indicada en el boletín A-1 de los PCGA, que son: Utilidad. Su contenido informativo debe ser significativo, relevante, veraz comparable y oportuno. Confiable.
Deben
ser
estables
consistentes,
objetivos
y
verificables. Provisionalidad.
Contiene
estimaciones
para
determinar
la
información, que corresponde a cada periodo contable. El rasgo esencial de los estados financieros será el de contener caracterizar por ser imparcial y objetivo, a fin de no influenciar en el lector a cierto punto de vista respondiendo así a las exigencias de confiabilidad y veracidad. Dentro del contexto de los principios de contabilidad generalmente aceptados los estados financieros básicos son históricos, por que informan de hechos sucedidos y son parte del marco de referencia para que el usuario general pueda ponderar el futuro. Los estados financieros básicos son:
31
El balance general, que muestra los activos, pasivos, y el capital contable a una fecha determinada. Es estado de resultado, que muestra los ingresos, costos y gastos y la utilidad o pérdida del ejercicio en el periodo. El estado de variaciones en el patrimonio, que muestra los cambios en las inversiones en el capital contable, que muestra los propietarios durante el periodo.
El estado de cambios en la situación financiera, que indica cómo se modificaron los recursos y obligaciones de la empresa en el periodo. Las notas de los estados financieros, son parte integrante de los mismos, y su objetivo es complementar los estados con información relevante. Limitaciones en el uso de los estados financieros. Los usuarios de la información financiera deben tomar en cuanto los siguientes conceptos: Las transacciones y los eventos económicos son cuantificados con reglas particulares dependiendo del criterio personal del que los realiza. Los estados financieros se expresan con moneda como su forma de medición se debe considerar que tiene un valor que cambia en función de los eventos económicos. Los estados financieros, en especial el balance general, no pretenden presentar el valor del negocio, sino presentar el valor, para el negocio, de sus recursos y obligaciones cuantificables. Los estados financieros cuantifican otros elementos esenciales de la empresa como los recursos humanos, el producto, la marca, el mercado, etc.
NIIF 5 Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones
En Zapata, (2011). Encontramos: En particular, la NIIF requiere que: 32
(a) Los activos que cumplan los requisitos para ser clasificados como mantenidos para la venta, sean valorados al menor valor entre su importe en libros y su valor razonable menos los costos de venta, así como que cese la depreciación de dichos activos; (b) Especifica que un activo clasificado como mantenido para la venta, así como los activos y pasivos incluidos dentro de un grupo de activos para su disposición clasificado como mantenido para la venta, se presentan separadamente en el estado de situación financiera, y (c) Especifica que los resultados de la operación discontinuada serán mostrados separadamente en el estado del resultado integral.
La NIIF: (a) Adopta la clasificación de “mantenidos para la venta”. (b) Introduce el concepto de grupo de activos para su disposición, que es un grupo de activos de los que la entidad quiere disponer, ya sea por venta o de otro modo, en conjunto como grupo, mediante una única transacción en que también se transfieren los pasivos asociados directamente con dichos activos. (c) clasifica una operación como discontinuada en la fecha en que la operación cumple los requisitos para ser clasificada como mantenida para la venta o cuando la entidad ha dispuesto de la operación.
Una entidad clasificará a un activo no corriente (o un grupo de activos para su disposición) como mantenido para la venta, si su importe en libros se recuperará fundamentalmente a través de una transacción de venta, en lugar de por su uso continuado.
Según el COSO¹ formaliza un nuevo enfoque del Control Interno en las Empresas, interpretando su aplicación no solamente a los procedimientos, sino más a las personas que hacen parte integral de una organización. Identifica una definición más adecuada, con sus objetivos precisos y componentes de control fundamentales de aplicar en las empresas de 33
manera más funcional y clara, dirigida a lograr controles más funcionales y la de lograr una mayor seguridad razonable a las instituciones.
En todas las organizaciones, no obstante la existencia de controles adecuados no está exenta de sometimiento de errores no intencionales e intencionales, estos últimos denominados fraudes y en especial en las empresas denominadas de cuello blanco.
Por las aplicaciones informáticas, han aparecido nuevas formas de sometimiento de fraudes en las instituciones financieras y en el sector real y cooperativo que van en contra muchas veces de sus mismos clientes.
Nos ayuda a conocer las nuevas metodologías de control interno, sus aplicaciones y recomendaciones necesarias para lograr una seguridad razonable en las empresas, como también la de detectar posibles errores intencionales y no intencionales, presentando soluciones de detección y prevención de los fraudes más conocidos aparecen en las Instituciones.
Nos sirve también para la evaluación de
los controles internos,
determinación de deficiencias, excepciones e inconsistencias, como la presentación de informes de control para la ayuda en la erradicación de problemas de esta índole.
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Gráfico 3 Relación entre COSO I y COSO II Fuente: Red Financiera Rural Elaborado: Vicente Toalombo
2.5 MARCO CONCEPTUAL ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos son aquellos que tienen el propósito de usarse en la empresa y no de venderse, como por ejemplo el mobiliario, las máquinas de producción, computadoras, etc. Los activos fijos también forman parte del balance de la empresa y sufren depreciaciones con el tiempo.
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PROCESO INTERNO
Un concepto fundamental dentro de la gestión por procesos para que éste lleve a cabo con la máxima eficiencia es el concepto “cliente interno – proveedor interno”.
Cada persona dentro de la organización tiene unas funciones y responsabilidades definidas dentro del proceso al que pertenece. Al destinatario de este “trabajo” le denominaremos “cliente interno”. De igual manera, a “todo lo que provoca” que esa persona tenga que desarrollar un trabajo le denominaremos “proveedor interno”.
INFORMACIÓN FINANCIERA
Conjunto de datos que se emiten en relación con las actividades derivadas del uso y manejo de los recursos financieros asignados a una institución. Es aquella información que muestra la relación entre los derechos y obligaciones de la dependencia o entidad, así como la composición y variación de su patrimonio en un período o momento determinado.
36
CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 MODALIDADES DE INVESTIGACIÓN De campo Según Luis Herrera y otros. (2009; pág. 103), en su libro Metodología de la Investigación menciona: “Es el estudio sistemático de los hechos en el lugar en que se producen los acontecimientos. En esta modalidad el investigador toma contacto en forma directa con la realidad, para obtener información de acuerdo con los objetivos del proyecto.”
En la presente investigación se utilizó esta modalidad por cuanto permitió acudir al lugar donde ocurren los hechos para obtener la información según los objetivos de investigación.
Bibliográfica - Documental Según Luis Herrera y otros. (2009; pág. 103), en su libro Metodología de la Investigación menciona: “Tiene el propósito de detectar, ampliar y profundizar diferentes enfoques, teorías, conceptualizaciones y criterios de diversos autores sobre una cuestión determinada, basándose en documentos (fuentes primarias), o en libros, revistas, periódicos y otras publicaciones (fuentes secundarias). Su
aplicación
recomienda
especialmente
en
estudios
sociales
comparados de diferentes modelos, tendencias o de realidades socio culturales en estudios geográficos, históricos, geopolíticos, literarios, entre otros”.
37
Se
empleó para conocer, comparar, profundizar y deducir diferente
criterios de diversos autores, para ello se acudió a libros, archivos de la empresa y el internet para la redacción, elaboración, fundamentación, ampliación y conceptualizar del marco teórico. 3.2. MÉTODOS Y TÉCNICAS
Método Deductivo Según César Augusto Bernal. (2006; pág.56), en su libro Metodología de la Investigación dice: “Es un método de razonamiento que consiste en tomar conclusiones generales para explicaciones particulares. El método se inicia con el análisis de los postulados, teoremas, leyes, principios, etc., de aplicación universal y de comprobada validez, para aplicarlos a soluciones o hechos particulares.”
A través de este método se procedió a extraer conclusiones particulares relacionadas al problema de estudio en base a investigaciones anteriores para realizar la formulación de la hipótesis y que después se puedan comprobar y poder dar una solución al problema.
Método Analítico Según César Augusto Bernal. (2006; pág.57), en su libro Metodología de la Investigación dice: “Este método estudia los hechos, partiendo de la descomposición del objeto de estudio en cada una de sus partes para estudiarlas en forma individual (análisis), y luego se integran partes para estudiarlas de manera holística e integral (síntesis).” En el presente trabajo de investigación se utilizó el método analítico, ya que para poder comprobar la hipótesis se debe analizar el problema planteado descomponiendo en sus partes todos y cada uno de sus
38
elementos que intervienen para poder tener una mejor claridad del objeto de estudio para llegar a fin perseguido.
Técnicas:La Encuesta Según César Augusto Bernal. (2006; pág. 177), en su libro Metodología de la Investigación dice: “La encuesta de se fundamenta en un cuestionario o conjunto de preguntas que se prepararon con el propósito de obtener información de las personas”.
En esta investigación se aplicó la técnica de la encuesta a través de un cuestionario con un listado de preguntas escritas que se entregó a los empleados, a fin de que las contesten por escrito el mismo que será muy importante para la recolección y análisis de datos para esta investigación.
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA
En esta investigación se trabajó con un conjunto poblacional que está conformado por el personal Administrativo, financiero, Jefes de Agencia y Área Corporativa, y a todos los empleados, pues están en relación directa al manejo de los activos fijos, que comprenden un No. de 30 personas, distribuidos así: Personal Administrativo
4
Personal Financiero
4
Jefes de Agencia
8
Área Corporativa
14
Es decir, la encuesta se aplicó a 30 personas que tienen relación directa con el problema objeto de investigación
39
3.4 OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES Tabla 1: VARIABLE INDEPENDIENTE: Procedimientos de control de activos fijos VARIABLE DIMENSIONES Activos Fijos Estos bienes se corresponden con los medios de trabajo destinados a la Activos fijos prestación de servicios o producción. Su control se refiere específicamente a la adquisición; del cálculo y Control registro de la depreciación; los mantenimientos y reparaciones corrientes y capitalizables; las bajas por inservibles, ventas o intercambios; así como las reglas de valoración y exposición en los estados financieros
INDICADORES
ÍNDICES
Le han informado Si alguna vez si la Cooperativa cuenta No con un manual de control de activos fijos.
( )
Con qué frecuencia Mensual se realiza el control de los activos fijos Trimestral dentro de la cooperativa. Semestral
( )
Elaborado por: Vicente Toalombo
40
( )
( ) ( )
INSTRUMENTO
ENCUESTA
Tabla 2: VARIABLE DEPENDIENTE: Información financiera VARIABLE DIMENSIONES Conjunto de datos que se emiten en relación con las Recursos actividades derivadas del uso y manejo de los recursos financieros asignados a una institución. Es aquella información que muestra la relación entre los derechos y obligaciones de la dependencia o entidad, así como la composición y variación de su patrimonio en un período o momento Período contable determinado.
INDICADORES Cree usted que el Si personal de No contabilidad es el adecuado para el control de activos fijos Considera necesario Si nombrar un encargado No para el manejo de activos fijos
¿Cómo califica la actual administración de activos fijos en la Cooperativa?
¿Con la implantación del manual, qué beneficios tendrá la Cooperativa? Elaborado por: Vicente Toalombo
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ÍNDICES ( ) ( )
INSTRUMENTO
ENCUESTA ( ) ( )
Eficiente ( ) Deficiente ( ) Moderada ( ) Mejor Eficiencia ( )
Información financiera precisa ( ) Mejor Operatividad ( ) Otra ( )
3.5. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Tabla 3 PREGUNTAS Y RESPUESTAS BÁSICAS PREGUNTAS BÁSICAS ¿Para qué?
RESPUESTAS Conocer la incidencia del control de activos fijos en la información financiera Empleados de la Cooperativa “Ambato”
¿De qué personas?
Ltda. ¿Sobre qué aspectos?
Los activos fijos de la Cooperativa
¿Quién o quiénes?
Investigador: Vicente Toalombo
¿Cuándo?
En el período Enero - Junio 2013
¿Dónde?
Cooperativa “Ambato” Ltda.
¿Cuántas veces?
Una vez
¿Qué
técnicas
de Encuesta
recolección? ¿Con qué instrumentos?
Cuestionario estructurado
¿En qué situación?
U.T.E.
3.6 PLAN DE PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS -
Organización de la información investigación previa.
-
Preparación de instrumentos de evaluación cuestionarios.
-
Depuración de la información encuestas aplicadas.
-
Aplicación de instrumentos.
-
Elaboración de cuadros estadísticos pasteles estadísticos.
-
Análisis cuantitativo y cualitativo selección y análisis de datos.
3.7
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS
42
Pregunta 1. ¿Conoce qué es un activo fijo?
Tabla 4 Conocimiento de activos fijos Variable
Frecuencia
%
Si
25
83.33
No
5
16.67
Total
30
100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 4 Conocimiento de activos fijos No 17% Si 83%
Fuente: Tabla N°. 4 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación El 83.33% indican que sí y 32 que corresponde al 35% indican que no.
Los empleados de la institución deben conocer la terminología básica y sobre todo los activos fijos son parte importante de la empresa, pues no está destinado a ser comercializado, sino para ser utilizado dentro de la misma.
43
Pregunta 2.
¿Conoce si la Cooperativa cuenta con un manual de
control de activos fijos?
Tabla 5 Manual de control de activos Variable
Frecuencia
%
Si
0
0.00
No
30
100.00
Total
30
100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 5 Manual de control de activos Si 0%
No 100%
Fuente: Tabla Nº. 5 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 100% dice que no conoce si la empresa cuenta con un manual para el control de activos fijos
De lo que se colige que la cooperativa Ambato no ha informado a sus empleados que la institución cuenta o no con un manual de control de activos fijos, por lo que se crea confusión con procesos de compra y control de los mismos.
44
Pregunta 3.
¿Con qué frecuencia se realiza el control de activos
fijos dentro de la cooperativa?
Tabla 6 Frecuencia de control de activos Variable
Frecuencia
%
Mensual
0
0,00
Trimestral
0
0,00
Semestral
0
0,00
Anual
30
100,00
Total
30
100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 6 Frecuencia de control de activos Mensual 0%
Semestral 0%
Trimestral 0%
Anual 100%
Fuente: Tabla Nº. 6 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación El 100% de los encuestados al respecto indican que controlan anualmente.
En lo que tiene que ver con esta pregunta los encuestados manifiestan que la frecuencia con la que realizan el control de activos fijos dentro de la cooperativa es anualmente.
45
Pregunta 4. ¿Cuál es el procedimiento administrativo que sigue en caso de faltante de activo fijo?
Tabla 7 Procedimiento administrativo en caso de faltantes de activos fijos Variable
Frecuencia
%
Amonestación
28
93.33
Multa
2
6.67
Otro
0
0,00
Total
30
100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 7 Procedimiento administrativo en caso de faltantes de activos fijos
Otro 0%
Multa 7%
Amonestaci ón 93%
Fuente: Tabla Nº. 7 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 93.33% indican que lo amonestan, el 6.67% dice que aplican la opción multa.
De las encuestas realizadas la mayor
parte manifiestan que el
procedimiento administrativo cuando falta un activo fijo es amonestar al empleado. 46
Pregunta: 5. ¿Cree usted que el personal de contabilidad es quien debe llevar el control de activos fijos?
Tabla 8 Personal de contabilidad lleve el control de activos Variable
Frecuencia
%
Si
28
93.33
No
2
6.67
Total
30
100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 8 Personal de contabilidad lleve el control de activos No 7%
Si 93%
Fuente: Tabla Nº: 8 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 93.33% manifiesta que sí y el 6.67% dicen que no.
Los encuestados al referirse que el personal de contabilidad es el que lleva el control de inventarios la mayoría está de acuerdo y solo
un
porcentaje mínimo indican que no es el departamento de contabilidad el que lleva el control de activos.
47
Pregunta: 6. ¿Considera necesario nombrar un encargado para el manejo de activos fijos?
Tabla 9 Nombramiento de un encargado para el manejo de activos Variable
Frecuencia
%
Si
26
86.67
No
4
13.33
Total
30
100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 9 Nombramiento de un encargado para el manejo de activos No 13%
Si 87%
Fuente: Tabla Nº.9 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 86.67% dicen que sí, y el 13.33% dice que no.
Por lo que si se considera necesario nombrar a un encargado para el manejo de activos fijos porque se mejorará la atención.
48
Pregunta 7.- ¿Cómo califica la actual administración de activos fijos en la Cooperativa?
Tabla 10 Calificación de la administración de activos Variable
Frecuencia
Eficiente
%
3
10.00
Deficiente
10
33.33
Moderada
17
56.67
Total
30
100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 10 Calificación de la administración de activos Eficiente 10%
Deficiente 33%
Moderada 57%
Fuente: Tabla Nº. 10 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 56.367% califica como moderada, el 33.33% deficiente, y el 10% como eficiente.
Quienes tienen la potestad de controlar los bienes de la empresa, en lo que se refiere a activos fijos deben tener un trabajo eficiente, pues todo recurso de una organización constituye parte importante y significativa para la misma.
49
Pregunta
8.
¿Considera importante
disponer de un manual de
administración de activos fijos para la Cooperativa?
Tabla 11 Importancia del manual de administración de activos fijos Variable
Frecuencia
%
Si
29
96.67
No
1
3.83
Total
30
100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 11 Importancia del manual de administración de activos fijos No 3%
Si 97%
Fuente: Tabla Nº. 11 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 96.67% dice que sí y el 3,33% opina que no
Los encuestados si consideran necesario disponer de un manual de administración de activos fijos para la cooperativa, mientras que tan solo un mínimo de ellos afirman lo contrario.
50
Pregunta 9. ¿Con la implantación del manual, qué beneficios tendrá la Cooperativa?
Tabla 12 Beneficios para la cooperativa con implementación de un manual Variable
Frecuencia
%
Mejor Eficiencia
5
16.67
Información financiera precisa
18
60.00
Mejor operatividad
5
16.67
Otra
2
6.67
Total
30
100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 12 Beneficios para la cooperativa con implementación de un manual Mejor operativida d 17%
Otra 6%
Mejor Eficiencia 17%
Informació n financiera precisa 60% Fuente: Tabla Nº. 12 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación El 60% opina
que un manual beneficiará para que la información
financiera sea precisa, el 16,67% que será más eficiente, el 16.67% también dice que habrá mejor operatividad y el 6.67% opina otra. El implantar un manual para el control de activos fijos será de gran ayuda para la institución, ya que permitirá tener un registro confiable, siendo la información verídica lo cual ratificará el éxito o el fracaso de la misma. 51
10. Según su opinión, ¿cómo cree que es la información actual en relación a los activos fijos? Tabla 13 Información actual de activos fijos Variable Eficiente Deficiente Moderada Totales
Frecuencia 4 19 7 30
% 13.33 63.33 23.33 100,00
Fuente: Encuestas Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 13 Información actual de activos fijos Eficiente 13%
Moderada 23% Deficiente 64%
Fuente: Tabla Nº. 13 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e interpretación El 63.33% opinan que es moderada, el 23.33% dicen que es deficiente y el 13.33% que es eficiente. La información que se disponga de una empresa tiene que ser confiable y eficiente, de ello depende el éxito de la institución, ya que sirve para tomar decisiones oportunas, previo una investigación certera, que no sea al azar, sino que se base en la realidad, de esta manera, inclusive se tiene información válida para los estados financieros para que arrojen los resultados adecuados y demostrar si existe pérdida o ganancia en un período dado.
52
3.8.
VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS
El método estadístico utilizado para comprobar las hipótesis es el chi cuadrado (x²) por ser una prueba que permite medir
aspectos
cualitativos y cuantitativos de las respuestas que se obtuvieron del instrumento administrado y medir la relación que existe entre las dos variables de las hipótesis en estudio.
Se seleccionó las preguntas que tienen relación directa:
Ho.
Los procedimientos del control de activos fijos mejoran la información financiera en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.
H1.
Los procedimientos del control de activos fijos
no mejoran la
información financiera en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.
7. ¿Cómo califica la actual administración de activos fijos en la Cooperativa?
10. ¿Según su opinión, cómo cree que es la información en relación a los activos fijos?
Para la verificación de hipótesis se escoge la prueba de Ji² cuadrado, cuya fórmula es la siguiente:
X² i
(O E )² E 53
En donde: X²= Es Ji cuadrado Σ = Sumatoria O = Frecuencia observada E= Frecuencia esperada.
Tabla 14 FRECUENCIA OBSERVADA
Pregunta Administración Información
TOTAL
de Activos
Financiera
Eficiente
3
4
7
Deficiente
10
19
29
Moderada
17
7
24
TOTAL
30
30
60
Respuesta
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Frecuencia Esperada:
54
Tabla 15 FRECUENCIA ESPERADA Pregunta Administración Información
TOTAL
de Activos
Financiera
Eficiente
3.50
3.50
7
Deficiente
14.50
14.50
29
Moderada
12.00
12
24
30
30
60
Respuesta
TOTAL
Fuente: Tabla Nº. 14 Elaborado por: Vicente Toalombo
El grado de libertad es igual a la multiplicación del número de las filas menos uno por el número de las columnas menos uno así: Gl = (F-1) (C-1) Gl = (2-1) (3-1) Gl = (1) (2) Gl = 2
Dónde: Gl= grados de libertad C= Columnas de la tabla F= Fila de la tabla Entonces tenemos que Gl= 2; en donde el nivel de significación a = 0,05; en la tabla de distributiva Ji² que equivale a 5.99
Cálculo Matemático:
Evalúo la hipótesis nula, es decir, que no hay unión entre las dos variables, para ello se calculó el Ji cuadrado evidenciando los valores obtenidos especialmente con los de la distribución hipotética, dados los totales obtenidos en los que no haya ninguna asociación entre las variables. 55
Tabla 16 Cálculo del Chi cuadrado CONDICIÓN
fo
Administración de Activos
Información Financiera
fe
fo-fe
(fo-fe)2
(fo-fe)2/fe
3
3,5
-0,5 0,25
0,07
10
14,5
-4,5 20,25
1,40
17
12
5 25,00
2,08
4
3,5
0,5 0,25
0,07
19
14,5
4,5 20,25
1,40
7
12
-5 25,00
2,08 7,103
Fuente: Tablas Nº. 14 y 15 Elaborado por: Vicente Toalombo
X² = 7.103
Valor tabla=
5,991
Chi 2 =
7,103 Valor Chi 2 de la muestra
Región de aceptación de la Ho: Hipótesis Nula Area de significancia 0,05 Grado de significancia (error)
5,991
56
Decisión Final
El valor X²t= 7.103 es mayor a X²c= 5.99 y de acuerdo a lo establecido la hipótesis nula H0 se rechaza, es decir, los procedimientos del control de activos fijos no mejorarán la información financiera en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Aquí conviene mencionar que se ha realizado una demostración primaria de la hipótesis, en base a la estadística mostrado en el párrafo anterior.
57
CAPÍTULO IV PROPUESTA
4.1 DATOS INFORMATIVOS Título de la propuesta:
Diseño del Manual para el control de los activos fijos en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Ambato”
Nombre del proponente: Vicente Toalombo
Institución ejecutora:
Universidad Tecnológica Equinoccial
Beneficiarios Directos:
Cooperativa de Ahorro y Crédito “Ambato” Ltda.
Indirectos:
Socios de la Cooperativa Otras entidades crediticias
Ubicación:
Ambato – Ecuador
Tiempo estimado para la ejecución 6 Meses Inicio
Enero 2013
Fin:
Junio 2013
Equipo Técnico responsable: Jefe del Departamento de Contabilidad: Investigador:
Vicente Toalombo
58
4.2. ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., al igual que muchas de las instituciones financieras similares, que mantienen actividades de intermediación monetaria registran debilidades en diferentes ámbitos, siendo el detectado la falta de control en el manejo de los activos fijos. Resulta casi imposible encontrar en la Institución un detalle de los procesos que se deben realizar en cada unidad, todo es desarrollado según el criterio de quien lo ejecuta.
De acuerdo a la investigación realizada se puede indicar que existe un gran número de personas que no conocen sobre la administración y control de los activos fijos, debido a que no saben las políticas de aplicación, procesos de los mismos para que puedan encaminar.
Ante lo expuesto y con el fin de mejorar el proceso contable, buscando tener una mejor información financiera, se considera importante contar con un manual para el control de activos fijos con el fin de establecer valores reales y la ubicación del bien.
Sin embargo, contabilidad, ni administración, no han realizado un control de cada uno de ellos hasta la actualidad a fin de mejorar el proceso contable y por ende demostrar una información verídica en los Estados Financieros.
4.3. JUSTIFICACIÓN La Cooperativa de Ahorro y Crédito “Ambato” Ltda. en su trayectoria ha venido ejecutando actividades contables, sin tener en cuenta la ausencia en algunos bienes o documentación de soporte, también se puede mencionar que existe un descuido debido a que aparentemente no está directamente relacionada con la utilidad, razón por la cual se justifica el desarrolla de la presente propuesta y debido a la necesidad en el área de 59
contabilidad para el adecuado control de los activos fijos desde la adquisición hasta el completo uso del bien, puesto que existen bienes que se encuentra únicamente en papeles, lo que genera gastos posteriores para la Cooperativa, también como funcionario de la cooperativa he visto que los bienes son transferidos, a otras oficinas sin debida elaboración de algún documento de entrega y recepción, he visto que algunos bienes en estado muy bueno se encuentra en bodega ya dado de baja, las mismas que se puede revalorizar o que puede utilizar como herramienta de trabajo y la ves optimizar los gastos.
Es importante la ejecución del presente manual, pues se requiere contar con un manual para el control interno de los activos fijos, lo que permite que regule el control de activos fijos y la administración de los bienes y ayuda a brindar mejores procesos contables.
Este trabajo será de mucha utilidad para la Cooperativa debido a que todos los bienes estarán organizados y contabilizados y en cualquier momento
se podrá realizar cambios, compras, bajas y otras cuestiones
relativas a los activos fijos.
60
MANUAL DE CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVADE AHORRO Y CRÉDITO AMBATO LTDA.
Vicente Toalombo
61
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 01/26 REVISIÓN 01
1. INTRODUCCIÓN.
Considerando el volumen de operaciones que la cooperativa mantiene e invierte en Activos Fijos, se determina la necesidad de Implementar un documento
en el que se establezcan guías y procedimientos, con el
propósito de velar por la eficiente administración y control de los recursos materiales, de manera que se posibilite, la ubicación de los bienes donde están situados, la identificación de los custodios y usuarios de los bienes, la apropiada interrelación entre el control contable y el manejo físico mediante la aplicación de este manual pre establecido y el uso de registros, formularios y reportes consolidados para todas las oficinas operativas
El Manual incorpora además los procedimientos que deben aplicarse para los ingresos y egresos de bienes originados en la compra, bajas, transferencias, donaciones, traspasos internos, entre otros, así como para el
mantenimiento,
Complementariamente,
y
constataciones contempla
físicas
de
los
bienes.
los aspectos vinculados con los
diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, relacionados con la custodia y manejo de los bienes, con lo cual se propende al control interno de los Activos Fijos.
62
eficiente
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 02/26 REVISIÓN 01
2. OBJETIVOS GENERAL
Establecer registros, formularios y procedimientos tendientes a mejorar la administración de los bienes en lo que respecta al ingreso, egreso, traspaso, toma física, entrega-recepción, mantenimiento y protección de los mismos.
2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1) Definir un conjunto de criterios técnicos normativos de carácter práctico, que permitan una eficiente administración y control de los activos fijos de la Cooperativa, apoyado en medidas orientadas a salvaguardar los diversos recursos materiales.
2) Implementar una guía adecuada para la Institución, segregación de funciones y delimitación de responsabilidades en el manejo de los activos fijos de la cooperativa
3) Definir normas entre el control contable y el físico, para identificación de los bienes y disponer de información útil y oportuna para la toma de decisiones.
63
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 03/26 REVISIÓN 01
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
El presente
Manual es de aplicación obligatoria en todas las Oficinas
Operativas de la cooperativa y para todos los directivos, funcionarios y empleados. Las
reformas
que fueren necesarias para adaptarlo a la
naturaleza de la cooperativa, deberán contar previamente con la aprobación del Consejo de Administración. 4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
Consejo de Administración Auditoria interna Gerencia general
Gerencia de negocio
Jefaturas de agencias
Gerencia de operaciones
Gerencia Financiera
Jefatura de Compras
Tesorería Asesoría de negocio
Jefes de cajas
Contabilidad
Sección de contabilidad
Asesoría de Inversión
Área operativa
64
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 04/26 REVISIÓN 01
GERENTE GENERAL
Es la persona quien autoriza los pagos, firma los cheques y toma las decisiones dentro de la empresa. Contrata al personal administrativo. Toma decisiones en el aspecto Comercial: Creación de nuevos productos Financiero: Autoriza la adquisición de obligaciones Financieras. Autoriza la adquisición de Activos Fijos e inversiones. Firma las declaraciones de impuestos: al Servicios de Rentas Internas. Autoriza los trámites con los entes de Control: Servicio de Rentas Internas y Superintendencia de la Ley de Economía Popular y Solidaria. Controla las políticas internas de la Cooperativa.
GERENTE FINANCIERO
Organiza,
dirige,
coordina
y
controla
todas
las
actividades
administrativas y financieras de la Cooperativa. Vigila la incorporación de los procesos específicos de control interno, dentro de los sistemas de presupuesto, de determinación y recaudación de los recursos financieros, de tesorería y contabilidad.
65
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 05/26 REVISIÓN 01
Avala el funcionamiento de control interno administrativo y financiero. Adopta medidas correctivas para el mejoramiento de los sistemas de Administración financiera. Establece métodos específicos de evaluación presupuestaria. Presenta con oportunidad la información financiera requerida, a los distintos grados gerenciales internos, así como a la Auditoría interna y externa. Cumple y hace cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, las políticas y normas pertinentes relacionadas con sus funciones, así como supervisar la labor y la calidad ética y profesional del personal de su departamento. Vigila la liquidación y cancelación oportuna de toda obligación Financiera.
GERENTE DE OPERACIONES
Custodia y controla las claves de acceso a las bóvedas y cajas fuertes Autoriza a los usuarios el acceso al sistema Fit - Coop. Garantiza las actividades de soporte operativo y contable de los servicios, procesos y/o actividades a cargo del área, cumplan con la normativa interna y externa vigente; y se efectúen con la calidad, seguridad y oportunidad requeridas. Vigila que las operaciones crediticias de la Cooperativa se realicen según las políticas establecidas Controla el correcto cierre de caja diario de todas las oficinas operativas. 66
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 06/26 REVISIÓN 01
CONTABILIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS.
La contabilización se efectuará adquieran, construyan,
al momento que
los activos fijos se
fabriquen o activen. Los activos fijos serán
registrados inicialmente a su costo de adquisición o elaboración. De ser el caso, el diferencial cambiario que se incurra para la adquisición, constituirán costo del activo.
La pérdida de valor de los activos, resultantes de siniestros y otras causas imprevistas, se registrarán al momento de ser reconocido el evento.
La contabilidad mantendrá un control individualizado de los activos fijos.
INGRESO DE ACTIVOS.
Luego de que la Cooperativa ha seguido los procesos correspondientes para la adquisición, Gerencia aprueba la orden de compra del bien y el personal encargado realiza la compra y se entrega los documentos fuente a contabilidad para que realice el asiento contable y efectúe el traspaso del bien a la oficina solicitante, mediante acta de entrega recepción y se realice el ingreso el nuevo bien de activos por oficina y por funcionario.
67
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 07/26 REVISIÓN 01
RESPONSABILIDAD Es responsabilidad de los Directivos, funcionarios y empleados, utilizar los activos fijos de la Cooperativa
únicamente para llevar a cabo labores
institucionales y por ningún motivo para fines personales o particulares
RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN. En primer término la responsabilidad recae en la máxima autoridad de la Cooperativa, siendo su obligación velar por la correcta adquisición, conservación, mantenimiento, valoración y enajenación de los activos fijos institucionales, comparte esta responsabilidad con Directivos y Jefes de unidades administrativas
RESPONSABILIDAD EN EL REGISTRO Y CONTROL.
El control contable
y
físico de los activos fijos está a cargo
del
Departamento de Contabilidad; mientras que el control concurrente lo ejerce Auditoria, en sujeción a lo previsto en el presente Manual y demás normas contables.
RESPONSABILIDAD DE LA CUSTODIA Y CONTROL FÍSICO. La responsabilidad directa corresponde a cada funcionario que se les haya asignado determinados activos fijos para el desempeño de sus funciones y los que por delegación expresa se agreguen a su cuidado. En cada oficina operativa y en Contabilidad, deberán mantenerse los documentos y registros (Actas de Entrega –Recepción) que permitan identificar con precisión los responsables directos del uso y custodia de los bienes. 68
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 08/26 REVISIÓN 01
TRASPASO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS.
Es el traslado de los bienes, de una oficina a otra
de acuerdo a la
necesidad. Para realizar este proceso será necesario el acuerdo de los responsables de oficina, quienes oficializarán y legalizarán el traspaso mediante acta de Entrega-Recepción, Contabilidad
para
su
respectivo
la misma que entregarán a registro
y
constatación
física.
Adicionalmente será constatado por Auditoría.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE BIENES.
Es la ejecución periódica de trabajos que eviten el deterioro intensivo, daño o destrucción de los bienes. Los coordinadores de oficina son los responsables de notificar a la Oficina Matriz el estado de los bienes, para que en el caso de equipos de cómputo, sean revisados y se dé el mantenimiento
preventivo, en cuanto
al resto de activos, será el
departamento de compras quien coordine el mantenimiento de los bienes.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE BIENES
Es la reparación inmediata de los daños o desperfectos ocurridos en los bienes por el uso normal o causas imprevistas.
Si el responsable de oficina detecta dificultades en el funcionamiento de los bienes o si se hallaren en mal estado, ya sea por obsolescencia, deterioro o daños en general, comunicará a compras
y solicitará la reparación,
utilizando para ello el REGISTRO 12; Formulario de Requerimiento de Reparación Mantenimiento, diseñado para el efecto y será Gerencia quien 69
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 09/26 REVISIÓN 01
en última instancia autorizará el arreglo.
Antes de resolver quién va a reparar o dar mantenimiento a los bienes se asegurará de revisar las garantías y cláusulas pertinentes de los contratos de compra-venta ya que el proveedor puede estar obligado a prestar tales servicios.
Aquellos bienes que se encuentran en mal estado, y cuya reparación no fuera factible realizarla, o siéndolo, no se justifique en función de su elevado costo, se lo considerará como inservibles y se tramitará su baja.
ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIONES.
Cualquier adquisición que tenga el efecto de aumentar la capacidad productiva de un activo fijo o de incrementar su vida útil se registrará como aumento del valor en libros del activo fijo o como un activo independiente, según resulte más práctico para su control y depreciación.
En casos de costos normales y necesarios para conservar la condición operativa del activo fijo, como la adquisición de partes o piezas, deberán cargar al gasto.
70
se
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 10/26 REVISIÓN 01
EN CASO DE ROBO, HURTO O CASO FORTUITO.
El funcionario afectado informará a Gerencia y Auditoría Interna y realizará la denuncia ante las instancias legales pertinentes, para inicio de una investigación y reclamos del seguro.
Auditoría analizará el caso y determinará si califica como siniestro, en este caso el seguro asumirán la pérdida, en caso de comprobarse que fue por negligencia del funcionario, Este deberá reponer, por un bien de iguales características o será descontado de sus haberes el valor que corresponda.
USO, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE VEHÍCULOS.
ALCANCE.
El uso, mantenimiento y control de los vehículos, (Camionetas y motos) de propiedad de la Cooperativa,
estarán sujetos a las disposiciones
contenidos en este Manual.
USO Camionetas: Se destinarán exclusivamente para el cumplimiento de labores institucionales asignadas por el gerente, en el caso de la oficina Matriz y responsables de oficina en el caso de las Agencias, quienes registrarán la Orden de movilización en el REGISTRO 15, legalizada por el Funcionario que lo conducirá y entregarán la orden de combustible, para el tanque o del vehículo en las Gasolineras asignadas por la cooperativa en cada zona geográfica.
71
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 11/26 REVISIÓN 01
Motocicletas: Se destinarán exclusivamente para el cumplimiento de labores institucionales, y el uso será de exclusiva responsabilidad del funcionario a quien se le asignó las motocicletas
CONDUCTORES DE CAMIONETAS Y MOTOS.
Los vehículos de propiedad de la cooperativa, serán conducidos únicamente por funcionarios que tengan licencia de conducir de acuerdo al tipo que corresponda. Recursos Humanos solicitará una copia de este documento
a
todos
los
funcionarios
que
conduzcan
vehículos
institucionales. Archivo que reposará en esa unidad.
RESPONSABILIDAD Y MANTENIMIENTO.
Se responsabilizará de la custodia de los vehículos, a los funcionarios, mediante acta de entrega-recepción en la que conste el inventario de vehículos, accesorios y herramientas. En la matriz, los vehículos al Chofer Institucional, en las Agencias a los Responsables de oficina y las motocicletas a cada funcionario.
En la matriz, el control, chequeo y reparación de los vehículos estará a cargo del Chofer Institucional, y en las agencias el responsable de oficina, quienes llevarán un reporte diario de movilización en el que anotarán: la hora de salida y entrada, kilómetros recorridos, destino y el nombre del funcionario que utilizó el vehículo, quien firmará el, REGISTRO 16 Control de Ruta del Vehículo.
Los vehículos una vez terminada la jornada de trabajo, se guardarán en los garajes autorizados. 72
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 12/26 REVISIÓN 01
El Chofer Institucional, los responsables de oficinas y los funcionarios a cargo de las motos, deberán realizar las siguientes actividades:
Diariamente revisarán
y controlarán: los niveles de aceite, agua,
líquido de frenos, la presión de neumáticos, el encendido y el estado de las demás partes y piezas; y, realizará el aseo interior y exterior del vehículo. Igualmente serán responsables de que con la periodicidad del caso, el vehículo sea lavado, engrasado, pulverizado, cambiado de aceites, filtros, etc. Periódicamente se realizará un chequeo mecánico integral.
En caso de averías de los vehículos, los responsables comunicarán a la Secretaria de Gerencia, con quien coordinarán su reparación inmediata.
CUSTODIO DE DOCUMENTOS DE RESPALDO DE LOS VEHÍCULOS Y MOTOS.
Las copias a color de las facturas, contratos y documentos de arrendamiento relacionados con la adquisición de los vehículos reposarán en caja fuerte bajo la responsabilidad del encargado de compras.
La Matricula original y SOAT está bajo la responsabilidad de los Coordinadores de las oficinas.
73
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 13/26 REVISIÓN 01
MEDIDAS DE RESGUARDO Y SEGURIDAD DE LOS ACTIVOS FIJOS
SEGUROS.
Se contratará seguros especialmente para cubrir riesgos de accidentes, incendios, destrucción, robo, uso indebido y riesgos contra terceros, relacionados con: instalaciones, edificios, vehículos y equipos, con compañías aseguradoras solventes acreditadas en el país.
Estas pólizas serán contratadas en las condiciones más favorables para la cooperativa. Gerencia
velará
por la correcta y oportuna suscripción,
custodia, renovación y ejecución de las pólizas de seguros, garantizando de esta manera su gestión.
CAUCIONES.
Gerente,
funcionarios
empleados que manejen dinero, están en la
obligación de prestar caución a favor de la Cooperativa, para responder por el fiel cumplimiento de las funciones.
Los Funcionarios mencionados brindarán, caución desde el momento de su contratación o cuando en un cambio de puestos, asumiera una de estas responsabilidades.
74
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 14/26 REVISIÓN 01
SEGURIDAD FÍSICA.
Al personal asignado para la vigilancia y cuidado de los bienes en edificios, locales, garajes, bodegas, etc.; de la cooperativa, sean estos servidores institucionales o contratados para este servicio, Gerencia les asignará las funciones por escrito, en las que constarán la vigilancia de las puertas de acceso y efectuar rondas periódicas, a fin de evitar que se produzcan robos o hurtos de bienes.
Fuera de los horarios de trabajo no se permitirá el ingreso a instalaciones de la cooperativa, excepto en la matriz a Personal Administrativo.
El encargado de Servicios Generales, para la matriz; y el Responsable de oficina, para las agencias, serán los responsables de mantener los bienes con las seguridades necesarias y en perfectas condiciones, además sugerirán mecanismo más idóneo para brindar protección de los bienes a su cargo.
75
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 15/26 REVISIÓN 01
CODIFICACIÓN Y ETIQUETAS
Se refiere a la estructura y descripción de la codificación establecida para el control contable y físico de los activos fijos de la cooperativa, la cual está diseñada en base a un número determinado de dígitos que ubicados en los diferentes campos o niveles, proveen información desagregada y uniforme que permite conocer principalmente las diferentes clasificaciones y sub clasificaciones de los bienes, su ubicación geográfica y su identificación individual.
CODIFICACIÓN. La
codificación comprende el mínimo de campos y
dígitos correspondientes, que se establece para la ubicación e identificación específica de los activos fijos.
La codificación contendrá 14 dígitos,
y estos podrán incrementarse en
función de la estructura orgánica de la cooperativa, volumen de bienes y sistema de registro a emplearse.
ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIÓN.
CAMPO
1 2 3 4 5 6
CÓDIGO
CONCEPTO
01
Identifica la Oficina Operativa. 01
Identifica la Unidad Administrativa GER
Identifica el Departamento 01
Identifica el grupo de activo 001
Identifica el nombre del activo
01
Determina el # correlativo del bien.
76
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 16/26 REVISIÓN 01
PRIMER CAMPO. Compuesto de dos dígitos, cuyo ordenamiento se basa en la agencia u oficina a la que pertenece el bien, según la siguiente tabla:
OFICINA
CÓDIGO
Ambato
01
Cevallos
02
Guaranda
03
Pujilì
04
Latacunga
05
Saquisilì
06
Quito
07
Latacunga Estación
08
SEGUNDO CAMPO. Compuesto de dos dígitos, identifica en que área de la Cooperativa está ubicado el bien, de acuerdo a la siguiente clasificación:
ÁREA
CÓDIGO
Gerencial
01
Administrativa
02
Operativa
03
Otras
04
77
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 17/26 REVISIÓN 01
TERCER CAMPO. Compuesto de tres dígitos, identifica el departamento en el que se ubica el bien, de acuerdo a la estructura de la cooperativa.
DEPARTAMENTO
CÓDIGO
GERENCIAL Gerencia
GER
Secretaria Gerencia
SEG
ADMINISTRATIVA Contabilidad
CON
Tesorería
TES
Sistemas
SIS
Auditoria
AUD
Jurídico
JUR
Proveeduría
PRO OPERATIVA
Cajas
CAJ
Servicio al cliente
SCL
Asesores de Crédito
ASE
Responsables de Oficina
RES
OTRAS Archivo
ARC
Salón de Eventos
SEV
Sala de Reuniones
SER
Sala de Espera
SES
Bodega
BOD
Bóveda
BOV
Otras
OTR
78
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 18/26 REVISIÓN 01
CUARTO CAMPO. Compuesto por dos dígitos, identifica el tipo de bien, de acuerdo a la siguiente clasificación.
TIPO DE ACTIVO
CÓDIGO
Muebles
01
Enseres
02
Equipo de Oficina
03
Equipo de Cómputo
04
Unidades de transporte
05
Estructuras metálicas
06
QUINTO CAMPO: Compuesto por dos dígitos, identifica el número de bien, de acuerdo a la siguiente clasificación.
79
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 19/26 REVISIÓN 01
TIPO DE ACTIVO CÓDIGO MUEBLES ANAQUEL DE MADERA 2 PUERTAS
001
ENSERES ÁNFORA EN ALUMINIO Y ACRÍLICO
001
EQUIPO DE OFICINA CAJA AMPLIFICADORA CON ENTRADA USB INCLUYE
001
EQUIPO DE CÓMPUTO UPS 1250 TRIPPLITE1200W12VDC
001
UNIDADES DE TRANSPORTE AUTO MOVIL FORD 550 FW
001
ESTRUCTURAS METÀLICAS ESTRUCTURA
METÀLICA
DE
PANCARTA EN LONA 2 CARAS
5m
DE
ALTO
CON 001
80
CÓDIGO MAF: 20/26
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
REVISIÓN 01
SEXTO CAMPO: Compuesto por dos dígitos, establece el número de activos iguales existentes en la oficina. Por ejemplo: BIEN
CÓDIGO
Teléfono Convencional
01
Teléfono Convencional
02
Teléfono Convencional
03
Teléfono Convencional
04
PRESENTACIÓN DE LAS ETIQUETAS. Las etiquetas deberán ser colocadas en todos los activos de la cooperativa, según corresponda y contendrán los siguientes parámetros: 1. LOGOTIPO DE LA COOPERATIVA 2. DESCRIPCIÓN DE BIEN. El nombre del bien. 3. NÚMERO de 14 dígitos de acuerdo a lo que corresponda. 4. UBICACIÓN. El departamento en el que está ubicado el bien. 5. ESTADO. Considera lo siguiente: BUENO en el caso de bienes con vida útil y mala en caso de bienes sin vida útil pero servible.
Descripción:
PERCHERO METAL 6 GANCHOS
Código: 09. 01. GER. Ubicación: GERENCIA ESTADO:BUENO
81
01.
073.
01
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 21/26 REVISIÓN 01
DEFINICIONES ADQUISICIÓN: Actividad que se realiza para satisfacer las necesidades de
un bien o servicio se requiere para la realización de un trabajo.
NIVEL: Son jerarquías existentes en una institución que tienen la autoridad para decretar la realización de una operación de compra.
SOLICITUD DE COMPRA: Documento con la cual un funcionario da a conocer la necesidad de un bien o servicio.
SUMINISTROS: Son bienes o servicios que se requieren para realizar un trabajo específico.
EQUIPOS: Herramientas que se requieren para la realización de un correcto trabajo.
ACTIVOS: Son bienes que forman parte del capital de una empresa.
COTIZACIONES: Precios referenciales de bienes que se requieran adquirir.
ESPECIFICACIONES.- Descripción de los requerimientos que conforman la calidad de diseño de un producto en cuanto a sus características.
PROVEEDORES.- Persona o Sociedad que abastece de bienes o servicios, sea en grandes cantidades o por menor.
82
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 22/26 REVISIÓN 01
KARDEX: Registro en la cual constan un listado detallado de bienes en existencia en un departamento
EVALUACIÓN.- Acción de calificar sobre algún bien o servicio adquirido
CALIDAD.- Conformidad de un producto o servicio ajustada a las especificaciones
preestablecidas
ACTIVOS FIJOS: Constituyen todos los bienes tangibles que dispone la Cooperativa, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los Estados Financieros, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:
a) Constituir propiedad de la Cooperativa. b) Utilizarse en las actividades de la Cooperativa. c) Tener una vida útil igual o superior a lo establecido en Normas Contables d) Tener un costo individual igual o superior a USD 100 .00.
TERRENOS: En este rubro se
registra el valor de los terrenos de la
Institución destinado a futura edificaciones así como sus valuaciones a costo de mercado.
EDIFICIOS: Registra el valor correspondiente a la adquisición o construcción de edificios de propiedad de la Cooperativa, así como el valor de las mejoras permanentes, ampliaciones, remodelaciones, etc. que incidan en el valor de los edificios.
83
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 23/26 REVISIÓN 01
CONSTRUCCIONES EN CURSO: Es una cuenta en la que se contabiliza los costos utilizados para la construcción de bienes muebles como edificios y locales destinados para uso de la institución. Luego de la cual se trasladó a la cuenta 18 activos fijos, previa el acta entrega recepción, para iniciar con el proceso de depreciación.
OTROS LOCALES: En esta cuenta se registra el costo de adquisición o construcción de locales para cumplimiento de sus funciones específicas.
MUEBLES DE OFICINA: Representa el costo de adquisición
más los
gastos de instalación de todos los muebles que son utilizados en las diferentes unidades administrativas de la cooperativa
EQUIPO DE OFICINA: Constituye el monto de los artículos de tipo mecánico o, eléctrico, que se utilizan en las actividades en las oficinas de la Cooperativa
UNIDADES DE TRANSPORTE: Representa el costo de adquisición vehículos más los accesorios instalados, siempre que sean significativos.
EQUIPO
DE
COMPUTACIÓN:
Constituye
todos
los
bienes
de
computación más sus accesorios, además los equipos de comunicaciones.
84
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
BIBLIOTECA Y PINACOTECA: Constituye
CÓDIGO MAF: 24/26 REVISIÓN 01
el conjunto
de libros,
enciclopedias, cuadros decorativos y obras artísticas.
ESTRUCTURAS METÁLICAS: Constituyen el valor a las estructuras
y
vallas metálicas publicitarias.
OTROS ACTIVOS: Se registrarán todos aquellos bienes
que
por sus
características no se los puede agrupar en ninguno de los rubros anteriores
BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS.- Los bienes que por su costo inferior
a USD 100,00 no son clasificados como activos fijos, pero
que tienen una vida superior a un año, tales como ciertos útiles de oficina, utensilios de cocina, vajilla, libros, herramientas, etc., que serán cargados al gasto y estarán sujetos a medidas de control, como bienes menores.
85
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF:25/26 REVISIÓN 01
MÉTODO DE DEPRECIACIÓN. Es la distribución depreciaciones
del costo del activo fijo durante su vida útil. Las
serán
calculadas
tomando
en
consideración
las
disposiciones emitidas por el SRI y se utilizará de preferencia el método de línea recta, sobre el costo histórico.
Los porcentajes de depreciación a aplicarse estarán de acuerdo a lo establecido por la Ley de régimen Tributario Interno y son:
Tabla N°. 17 DETALLE
PORCENTAJE
AÑOS
Edificios
5%
20años
Muebles de Oficina
10%
10 años
Equipos de Oficina
10%
10 años
Equipos de cómputo
33%
3 años
Programas de cómputo
33%
3 años
Vehículos
20%
5 años
Los bienes adquiridos del 1 hasta el 15 de cada
mes, se depreciarán
por el mes completo. Y si la adquisición se realizó del día 16 en adelante, la depreciación se realizará a partir del próximo mes. El método adoptado se revelará en las notas a los Estados Financieros.
86
CUESTIONARIO DE CONTROL DE RIESGO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO AMBATO LTDA.
PROVEEDORES
PRINCIPAL-AMBATO EDGAR PILAMUNGA
Agencia Funcionario
Fecha Viernes, 25 Abril de 2014 Hora Inic. 17:00 Hora Fin 18:00
Calificación
Variable a evaluar 0
1
1 ¿Se reciben los documentos o facturas en la fecha señalada?
1
2 ¿La factura cuenta con el sello de recibido a la fecha de entrega ?
1
2
N/A
3
3 ¿Los anticipos de los contratos se realiza el siguimiento hasta su cumplimiento?
4
4 ¿Custodia y organiza los documentos de valor , en orden y en un lugar seguro?
4
5 ¿Cumple con los niveles de autorizacion para la compra?
3
6 ¿Los gastos o comprobantes de egreso sustentan los documentos adeudados?
4
7 ¿Cuenta con un listado de proveedores?
4
8 ¿Cómo sustenta las deudas a proveedores?
4
9 Realiza un flujo de caja considerando los pagos semanales a proveedores. 10
MARCA
4
2
¿Revisa con atención los documentos que sustentan el pago a proveedores como control interno?
3
11 ¿Existe control presupuestario de las compras?
4
12 ¿Al cierre se registran las compras con las facturas pendientes de recepción?
4
13 ¿Esta centralizada la funcion de compras?
3
14 ¿Tienen politica de calificación de proveedores?
4
15 ¿Existen notas de crédito a favor de la institución por proveedores?
0
0 2 TOTALES 45 SUMATORIA DE LOS TOTALES CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD 0 No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos 1 Se reconoce pero no se realiza 2 Se reconoce y se realiza con deficiencia 3 Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad. 4 Se realiza correctamente OBSERVACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
RECOMENDACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
87
2 15
9
32
0
INVENTARIOS
Agencia Funcionario
PRINCIPAL-AMBATO CLARA SOLIS
Fecha Jueves 3 de Abril de 2014 14:00 Hora Fin Hora Inic
Calificación
1
0
Variable a evaluar ¿Son las existencias sometidas a recuentos periódicos, para verificar la veracidad de las mismas?
1
2
3
2
3
¿Se realiza conciliación de las cantidades despachadas con las pedidas y con las facturas, como forma de controlar la integridad de los bienes?
4
¿Se realiza el almacenaje de las existencias en un lugar seguro?
5
¿Existe restricción de acceso físico a la bodega?
3
6
¿Existe una adecuada segregación de funciones en las áreas relacionadas con el control de activos fijos?
3
7
¿Están segregadas las funciones, planificación, existencias, operaciones y custodia de existencia de funciones contabilización de costos, registros de existencias y mayor general?
8
¿Están segregadas las responsabilidades por la supervisión de los recuentos físicos y la aprobación de los ajustes surgidos de los mismos de la custodia, despacho, adquisición y recepción de existencias?
9
¿El sobre-stock es un problema. Qué evidencia existe de que la inversión de inventario no es excesiva?
10
¿Son las áreas física de almacenamiento, seguras?
11
Son codificados los bienes con las fechas de recepción con el objetivo de determinar el periodo de tiempo entre la recepción y el envio a usuarios finales?
12
Resultan satisfactorios los controles sobre el proceso de recibo de mercaderias para garantizar que la mercancia contada es inspeccionada antes de colocarla en la bodega y antes de pagarle la factura al proveedor?
13
Existen procedimientos establecidos para asegurar que se notifique al departamento de proveeduria cuando el bien se reciba en mal estado o en cantidades erroneas?
0
14
Existe un sistema de control de inventarios adecuado en el cual incluya: * Niveles actuales de inventarios
0
15
Son empleadas ordenes de compra para todas las operaciones?
16 17
¿Están los materiales y mercancías fácilmente accesibles cuando sean requeridos? TOTALES SUMATORIA DE CALIFICACIÓN 0 1 2 3 4
N/A
2
¿Es apropiada la aprobación de todos los documentos que respaldan la recepción y transferencia de bienes de las Agencias?
¿Están los artículos colocados ordenadamente y con espacio adecuado de almacenamiento?
4
3
0 4
0
X
2
0
X
3
2
4
4 3 3 0 36
0
LOS TOTALES INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos Se reconoce pero no se realiza Se reconoce y se realiza con deficiencia Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad. Se realiza correctamente
OBSERVACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
RECOMENDACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
88
6 17
18
12
0
15:00
MARCA
ACTIVOS FIJOS
Agencia Funcionario
PRINCIPAL- AMBATO ING. TERESA QUINATOA
Calificación
Variable a evaluar
1
2
Fecha Jueves 22 de Abril de 2014 Hora Inic 13:00 Hora Fin
0
¿Existen normas y procedimientos referidos al control de los bienes de activo fijo?
1
2
3
N/A
0
¿Están debidamente separadas las funciones de custodia, operación y registro de estos bienes?
1
Respecto de las propiedades (terrenos, edificios, bienes de uso y otros): ♦ ¿tienen como respaldo facturas, escrituras, títulos de propiedad o certificado de dominio vigente? ♦ Estos documentos ¿se guardan en forma adecuada para impedir su pérdida o 3 destrucción?
4
4
4
Los procedimientos existentes permiten conocer en forma oportuna: ♦ ¿la identidad, ubicación y uso de los bienes del Activo Fijo? ♦ ¿la situación de un bien cuando queda en desuso?.
1
¿Se efectúan verificaciones periódicas del inventario de los Activos Fijos?
3
¿Se concilian, por lo menos una vez al año, los inventarios físicos con los registros de la contabilidad?
3
5
6
7
8
Los procedimientos para el registro contable del Activo Fijo se ajustan, cuando corresponda, a las normas que rigen el Sistema de Contabilidad?
4
¿El sistema contable dispone de registros auxiliares que reflejen el costo neto de los bienes, que constituyan un patrón de comparación de los inventarios físicos?
2
Uso y control administrativo de cada vehículo? ♦ Conducción y manejo de vehículos? ♦ Autorización para conducir vehículos? ♦ Circulación y prohibiciones? ♦ Entrega y recepción de vehículos a cargo (responsabilidad)? ♦ Obligatoriedad del conductor de rendir fianza? ♦ Lugar de estacionamiento del vehículo? 9 ♦ Bitácora mensual del recorrido del vehículo? 10 11
12
1
¿La Institución dispone de inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios? ¿Se efectúa mantenimiento preventivo de los bienes?
2
¿Se asigna, formalmente, responsabilidad por la permanencia y mantenimiento de los bienes, a los usuarios de éstos?
2
¿Existe una Unidad encargada de las actividades de administración y control de los 13 bienes de Activo Fijo?
14
4
0
¿La entidad tiene cubierto por seguros, sus activos fijos, contra riesgos generalmente asegurables (incendios, robos, accidentes, daños a terceros y otros)? ¿Están vigentes las pólizas? El responsable de la administración de los vehículos: ♦ Lleva un control detallado de los cupones de combustibles recibidos
3
0
x
0
x
15 ♦ ¿Se verifica el kilometraje
La Autoridad responsable y el choferes encargados: ♦ ¿se preocupan de mantener los vehículos en óptimas condiciones mecánicas? ♦ ¿Se lleva una planilla Control de mantenimiento de cada Vehículo con el detalle de los trabajos realizados y repuestos utilizados? ♦ ¿Se compara la salida de repuestos de bodega, con los realmente utilizados en la 16 mantenimiento o reparación de los vehículos? 17
¿Existen bajas de activos fijos sustentados notarizados?.
2
0 3 TOTALES 32 SUMATORIA DE LOS TOTALES CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD 0 No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos 1 Se reconoce pero no se realiza 2 Se reconoce y se realiza con deficiencia 3 Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad. 4 Se realiza correctamente OBSERVACIONES GENERALES DEL EVALUADOR NOTA: El Auditor debe verificar que los bienes están marcados (codificados) para una fàcil identificaciàn
RECOMENDACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
89
8 17
9
12
0
14:00
MARCA
ADMINISTRACIÓN
Agencia Funcionario
PRINCIPAL- AMBATO ING. CRISTINA YUCAILLA
Fecha Martes 23 Abril del 2014 Hora Inic 12:00 Hora Fin
Calificación
1
Variable a evaluar La empresa cuenta con Organigramas estructurales, posicionales y funcionales?
0
1
2
3
4
N/A
4
2
Se cuenta con manuales y politicas?
3
Posee la Organización una Planificación Estrategica de sus actividades?
4
Utilizan herramientas de control de gestion como el CMI, Cuadro de Mando Integral?
5
La estructura refleja la vision de la empresa?
6
Las funciones asignadas a cada area son adecuadas para el cumplimiento de la mision?
7
Existen determinados los valores y principios corporativos?
4
8
Se difunde al personal lo que la empresa quiere llegar a convertirse a largo plazo?
4
9
Se maneja indicadores de gestión?
4
10
Se posee POA (Planes Operativos Anuales)
4
11
Se mide el cumplimiento de los objetivos planteados?
4
12
Se mantiene reuniones permanentes con el Directorio?
4
13
Se realiza un análisis financiero antes de la toma de decisiones?
4
14
Se realiza analisis organizacionales con periocidad?
4
3 4 3 4
0 0 TOTALES 53 SUMATORIA DE LOS TOTALES CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD 0 No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos 1 Se reconoce pero no se realiza 2 Se reconoce y se realiza con deficiencia 3 Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad. 4 Se realiza correctamente OBSERVACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
RECOMENDACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
90
3
0 14
9
44
0
14:00
MARCA
MATRIZ CONSOLIDADA DE RESULTADOS Y RIESGOS DE CONTROL INTERNO
Actividad del Número total de Puntos óptimos Puntos obtenidos proceso a revisar preguntas deseados
Valoración por Porcentaje de Porcentaje total importancia de cumplimiento obtenido factor
Proveedores
15
60
45
75%
15%
11%
Inventarios
17
68
36
53%
30%
16%
Activos Fijos
17
68
32
47%
40%
19%
ADMINISTRATIVO
14
56
53
95%
15%
14%
TOTALES
63
252
166
67%
100%
60%
CONCLUSIONES PORCENTAJE DE LA GESTION DE CUMPLIMIENTO:
Proveedores Inventarios Activos Fijos ADMINISTRATIVO TOTAL
75% 53% 47% 95% 60%
91
Mapa De Riesgos El mapa de riesgo es un instrumento metodológico mediante la cual se identifica un conjunto ordenado y flexible de factores que pueden dar origen a
irregularidades,
algunas
veces
a
errores
no
intencionales
y
definitivamente a hechos fraudulentos y de corrupción, con los mapas de riesgo se califica la presencia del riesgo y se prevén sus posibles daños. También el mapa de riesgos es una herramienta gerencial que puede adaptarse a las necesidades y objetivos. Identificando los distintos factores que lo integran y valorando la situación existente, es posible diseñar estrategias y acciones orientadas a enviar, controlar o minimizar la presencia de los posibles riesgos.
MAPA DE RIESGOS • Ausencia de planes de contingencia para el riesgo de Activos Fijos. • Incendios de las instalaciones de la institución. • Terremotos imprevistos que dañen instalaciones. • Factores climáticos que repercutan en el desarrollo normal de la institución. • Inestabilidad laboral. • Análisis de indicadores deficientes, no realizados profesionalmente. • Sustracción de información confidencial para la competencia. • Falta de un buen control interno en el área contable y financiera • Controles internos adecuados a la compra y baja de bienes. Para la evaluación de los riesgos de la Cooperativa de Ahorro y crédito Ambato Ltda., se propone el siguiente cuestionario de los componentes de control interno, los mismos que una vez aplicados ayudaran a determinar el nivel de confianza y el nivel de riesgo con la finalidad de adoptar medidas de control para mitigar los mismos.
92
Estructura Financiera Agrupa varios indicadores que demuestra la condición financiera de Cooperativa, sobre la base de límites preestablecidos por la metodología de análisis: Demuestra la forma en que la Cooperativa utiliza los activos de institución, en este caso el 76.85 % están destinados a la colocación de los créditos a favor de los socios. De acuerdo con esta metodología se considera adecuado un indicador superior al 80% (Revisar ANEXO 4 Indicadores Financieros).
Patrimonio Institucional Mide el patrimonio acumulado generado por la Cooperativa y su relación con el activo total, el comportamiento con este indicador debe ser creciente, hasta superar el 7%. Al 31 de Diciembre del 2013 la empresa posee un índice consolidado del 13.87%. Depósito de Ahorros Indica la capacidad de la cooperativa para obtener recursos de los socios y de otros oferentes de dinero para dedicarlos a la colocación de créditos. La sugerencia técnica de la metodología es que sea superior al 75%. La cooperativa registra un índice del 71.65%. Créditos Externos Con el propósito de fomentar el ahorro de los socios de la metodología sugiere que los créditos externos se mantengan por debajo del 15%. Al 31 de Diciembre del 2013. La entidad registra el 12.27% respecto de los activos totales. Eficiencia Operativa Representa la carga operacional implícita en el financiamiento de los Activos, el indicador se mide relacionado los gastos del personal más los gastos operativos respecto de los activos totales. Mientras más bajo menor. La cooperativa al 31 de Diciembre del 2013 registra un índice consolidado del 2.94%. Rentabilidad en Relación con el Patrimonio (ROE) Es un indicador de la capacidad de la cooperativa para generar resultados 93
positivos. No existe un ratio correcto, su medición solo es comparable con los resultados obtenidos por entidades similares, la cooperativa registro el 4.58% al 31 Diciembre del 2013. Rentabilidad en Relación al Activo Total (ROAC) Es otra forma de establecer la capacidad de la entidad para generar resultados positivos, la cooperativa obtuvo el indicador del 0.63 % al 31 Diciembre del 2013. Sostenibilidad Financiera Relaciona los ingresos y los gastos, se espera que el resultado sea superior al 110%, la Cooperativa obtuvo el indicador del 114.80% consolidado al 31 de Diciembre del 2013; este indicador demuestra una buena eficiencia en la utilización de los recursos.
Liquidez Mide el nivel de recursos líquidos que tiene la entidad para atender el pago de pasivos exigibles; la administración ha definido mantener en activos líquidos al menos el 20% del total de sus obligaciones, mientras que su indicador de liquidez refleja un 24.71% de recursos líquidos, con este indicador se mantiene dentro de lo normal. Morosidad La tolerancia de la mora y de la cartera en riesgo establecida por la administración, es del 5% o menos, mientras que al 31 de Diciembre del 2013 se mantiene un índice de morosidad del 6.77%. También se presentan indicadores que se analizan de manera mensual para tomar decisiones adecuadas de manera oportuna.
94
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 26/26 REVISIÓN 01
REGISTROS REGISTRO
TÍTULO
REVISIÓN
FECHA
RCM-00
1
23/05/2013
RCM-00
1
23/05/2013
RCM-00
1
23/05/2013
RCM-00
1
23/05/2013
RCM-00
1
23/05/2013
RCM-00
1
23/05/2013
RCM-00
1
23/05/2013
No. REGISTRO 1
SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS SOLICITUD DE FACTURAS
REGISTRO 2
PROFORMAS (COTIZACION) REGISTRO DE
REGISTRO 3
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
ORDEN DE COMPRA O TRABAJO
REGISTRO 4 LISTADO DE REGISTRO 5
REGISTRO 6
PROVEEDORES CALIFICADOS
TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
REGISTRO ENTREGA RECEPCIÓN DE 7
EQUIPOS
95
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA. REGISTROS Y PROCESOS
CÓDIGO MAFRP: 01/07 REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DE PROCESO
Identificación de la necesidad
La necesidad de la adquisición de materiales, suministros o servicios es identificada en todos los niveles de la organización, con mayor frecuencia por responsables del control de activos, así como de los jefes de área quienes conocen y controlan la utilización de determinados materiales, equipos o insumos.
OBJETIVO
Establecer los mecanismos necesarios para la realización de las compras, de equipos, materiales, suministros, etc. garantizando que los productos adquiridos cumplan con los requerimientos especificados por
la
Cooperativa de Ahorro y crédito Ambato Ltda.
ALCANCE Este procedimiento aplica a
todas las áreas de la Cooperativa, que
requieran de una necesidad de compra, hasta la recepción y verificación de la compra.
96
CÓDIGO MAFRP: 02/07
MANUAL DE ACTIVOS FIJOSDE LACOOPERATIVA AMBATO LTDA.
REVISIÓN 01
REGISTROS Y PROCESOS
No.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD Los coordinadores o Jefes departamentales, solicitan
por
escrito
al
Gerente
Operativo,
argumentando la necesidad, para cumplir
sus
funciones o de sus colaboradores.
Establecer especificaciones adecuadas de los bienes o servicios que se requiere en su área de trabajo, mismas que se detallarán en la orden de Coordinadores
compra para adquisiciones menores de un
de Oficina y
S.B.U, caso contrario el responsable elaborará la
Jefaturas
orden de compra. Responsable de la entrega – recepción de los bienes
o
servicio
adquiridos
para
su
departamento y su seguimiento en adquisiciones menores de un S.B.U. 1 La autorización para las adquisiciones mayores a $100,00 y hasta el valor de
un S.B.U se las
realizará en la misma Orden de Compra Disponer
de
proveedores
una
nómina
actualizada
de
clasificada por tipo de bienes y
servicios de adquisiciones de tres o más veces en el año, e informar a todas los Coordinadores departamentales para asegurar la selección del proveedor adecuado.
97
CÓDIGO MAFRP: 03/07
MANUAL DE ACTIVOS FIJOSDE LACOOPERATIVA AMBATO LTDA.
REVISIÓN 01
REGISTROS Y PROCESOS
No.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD Revisar las solicitudes de compra con las especificaciones detalladas, siesta es factible se solicitara al nivel Correspondiente la aprobación parala compra. (Comité de Compras), y elabora la Orden de Compra. Responsable de la entrega – recepción de los bienes o servicios adquiridos y evaluar y registrar el desempeño del proveedor.
Solicitud de Compra. (Solo para casos de 2
Responsable de adquisición mayora un 1 S.B.U) compras En el momento que en un puesto de trabajo se requiera
de
un
equipo
de
computación,
suministros, equipos de oficina, un servicio especializado, profesional etc., se deberá reportar al Coordinador de área para que se realice la compra o solicite al responsable de compras de acuerdo a niveles de autorización mediante la elaboración del Registro 1,Solicitud de Compra de Bien, en la cual constará las especificaciones del bien o servicio, las especificaciones serán realizadas con la ayuda
98
CÓDIGO MAFRP: 04/07
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
REVISIÓN 01
REGISTROS Y PROCESOS
No.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD
de un experto en el bien o servicio que labore en la cooperativa
La Solicitud de Compra de bien o servicio es emitida
por
duplicado
con
la
siguiente
distribución:
Origina l: Es manejada por el responsable de compras,
será archivada
en un fólder de
Compras pendientes hasta realizar la selección del proveedor, una vez asignado el proveedor calificado, esta se adjuntará a la copia respectiva del Registro 4 (Orden de compra).
Copia 1: Será manejada por el solicitante para hacer el seguimiento de la solicitud, sobre la base de
este
documento
solicitará
a
compras
información del estado de la misma
Solicitud de Factura Proforma (Cotizaciones) o Convocatoria a Proveedores
99
CÓDIGO MAFRP: 05/07
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
REVISIÓN 01
REGISTROS Y PROCESOS.
No.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD
Aprobada la Solicitud de Compras se obtendrá las disposiciones dadas por Gerencia General, 3
Gerente
generalmente solicitara un número de ofertas
General
para
realizar
la
selección,
conocidas
las
disposiciones
el Responsable de compras,
revisa
Registro
el
5,LISTADO
DE
PROVEEDORES CALIFICADOS y solicitará a los proveedores calificados la proforma de los bienes o servicios especificada en el Registro 1,
o a
proveedores nuevos los Requisitos Solicitados al Proveedor para formar parte de la lista de Proveedores
calificados
de
la
Cooperativa
Ambato Ltda. Mediante el Registro 2, SOLICITUD DE FACTURAS PROFORMAS (COTIZACIÓN)
Para la calificación de proveedores el comité de compras deberá analizar la mejor propuesta basándose en tipo de productos calidad costos formas de pagos y servicios posventa. 4
Del Comité de Compras
Posteriormente a los integrantes del Comité de Compras, el Responsable de Compras convocara a una reunión a los que competen, para realizar la evaluación y selección de los proveedores, sea en forma verbal o escrita.
100
CÓDIGO MAFRP: 06/07
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
REVISIÓN 01
REGISTROS Y PROCESOS.
No.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD En cuanto a las convocatorias serán entregadas al proveedor, las bases serán establecidas de acuerdo
a
la
compra
a
realizar
pues
se
desconoce qué necesidad puede surgir, este documento será como una Referencia externa.
Ver
Registro
13
(Ficha
del
nivel
de
autorización para compras) Conocido el
Proveedor Seleccionado,
Responsable de Compras
El
o Coordinadores de
Oficina dependiendo del monto de compra procede
a la elaboración del Registro 4,
ORDEN DE COMPRA O TRABAJO, mismo que será emitido por triplicado: Registra la adquisición siempre y cuando exista la 5
Asistente
Orden de Compra
Contable
respectivo.
autorizada por el nivel
Codifica el bien, registrando en el archivo número de
6
Contadora
serie, marca, modelo, proveedor, fecha de compra.
Constatar lo estipulado en la factura, Orden de Compra y 7
Tesorero
realizar su respectivo ingreso de
acuerdo a las normas vigentes de contabilidad, y cancelar al proveedor en el tiempo acordado.
101
MANUAL DE ACTIVOS FIJOSDE LACOOPERATIVA AMBATO LTDA. REGISTROS Y PROCESOS
102
CÓDIGO MAFRP:07/07 REVISIÓN 01
CÓDIGO MAFIAF: 01/06
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
REVISIÓN 01
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
La toma física de Activos Fijos y el ingreso de nuevos se registrarán en el INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS. La responsabilidad del mantenimiento actualizado y registro de este documento recae en el departamento de contabilidad, dejando constancia de lo actuado,
que
se informará a
Gerencia y propondrá los ajustes y reclasificación respectiva.
BIENES DE MENOR CUANTÍA DEPRECIADOS.
El Control de los bienes menores, que no constan como Activos fijos y los depreciados en su totalidad, pero que son todavía útiles, se anotan en el Registro 14 denominado BIENES MENORES Y BIENES DEPRECIADOS. La responsabilidad del mantenimiento
actualizado y registro
documento recae en el departamento de Auditoria
realizará la constatación física
Contabilidad. Y
de este
anualmente,
de estos bienes, dejando
constancia de lo actuado en un informe que se presentará a Gerencia.
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS POR OFICINA Y POR FUNCIONARIO.
Se mantendrán un control de Activos fijos por oficina y por Funcionario en el REGISTRO 9, en el que constarán todas las características de los bienes. Este registro permitirá la ubicación de los bienes por oficina o por funcionario.
103
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA. TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MAFIAF: 02/06 REVISIÓN 01
ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN.
Las actas de entrega recepción de bienes, se lo realizará mediante Registro 7, denominado ACTAS DE ENTREGA –RECEPCIÓN.
Se realizará Entrega-Recepción en los siguientes casos:
1. Entrega Recepción a Funcionarios nuevos.
La Entrega-Recepción de bienes, a funcionarios nuevos, se lo realizará a partir del ingreso del empleado, luego de haber superado el período a prueba. En este proceso interviene el funcionario nuevo y Contabilidad supervisado por Auditoria.
2. Entrega Recepción por traspaso interno.
Cuando se trate de entrega-recepción de bienes entre dos oficinas operativas,
intervendrán los responsables de cada oficina, previa
autorización de Gerencia y supervisado por Auditoría.
104
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAFIAF: 03/06
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN 01
3. Entrega Recepción de Activos Nuevos.
Cuando se trata de nuevas adquisiciones, se entregará al funcionario que se hará cargo del bien, mediante acta de entrega recepción e intervendrá Contabilidad y funcionario que recibe el bien.
4. Entrega Recepción por separación del funcionario
de la
Cooperativa.
De producirse la separación del funcionario de la Cooperativa, por cualquier causa, Auditoría,
realizará la entrega-recepción de los bienes de
conformidad con el detalle constante en el Registro Control de Activos por Oficina y Funcionario y los bienes serán devueltos antes de la aceptación de la renuncia y liquidación de los haberes que le correspondan, en el mismo el estado de funcionamiento en que fueron entregados.
Las
Actas de Entrega-Recepción, por cualquiera de
los motivos
señalados, se realizarán en original y tres copias, que se distribuirán de la siguiente manera: Original contabilidad, copia para quien recibe, para quien entrega; y, para auditoria, según el caso.
105
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA. TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MAFIAF: 04/06 REVISIÓN 01
OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para conocer con exactitud los bienes con los que cuenta y el estado en que se encuentra los activos fijos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.
ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las áreas de la Cooperativa, que un empleado mantiene a su cargo un bien mueble o equipo, hasta la constatación física y verificación del bien
106
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA. TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MAFIAF: 05/06 REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No.
1
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Gerente
Envía Comunicado a la Contadora General
Financiero
informando que se procederá a realizar la constatación física de los activos. Coordina y planifica el cronograma general para el levantamiento del inventario físico.
2
Contador Capacita al personal involucrado, sobre el método a utilizar en la toma del inventario Proceden con la constatación de todas las características de los bienes, dejan constancia
3
Grupo de Trabajo
de lo actuado en un informe firmando por la persona responsable. Y
en el mes de diciembre o cualquier mes,
Auditoria realizará la constatación física 4
Auditoría
levantamiento
de
estos
bienes,
y
cuando
considere pertinente.
En caso de detectar novedades, será Auditoria, quien imponga acciones correctivas
107
CÓDIGO MAFIAF: 06/06 REVISIÓN 01
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LACOOPERATIVA AMBATO LTDA. TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO AMBATO Ltda. FLUJOGRAMA: TOMA FÌSICA DE ACTIVOS FIJOS
GERENTE FINANCIERO
INICIO
Solicita por escrito para que realiza el Inventario de Activos
CONTADOR
GRUPO DE TRABAJO
Recibe el comunicado de Constacion de Activos Fijos
Procede con la toma de Inventario de Activos Fijos, y dejan constancia de lo actuado firmado por de reponsable
Elabora el cronograma General de Actividades
Procesa Datos y envia
AUDITORIA
Examina los datos para su valides
Informe final
Fin Capacita al personal para la toma de Inventarios
Determina grupos de trabajo para toma de Inventarios
108
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MABAF: 01/05 REVISIÓN 01
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
ACTIVOS DADOS DE BAJA.
De los activos dados de baja se mantendrá un control, en los siguientes registros de acuerdo al caso: Activos dados de baja en uso
en el
REGISTRO 10, y Activos dados de baja en mal estado. Los bienes dados de baja y que ya no presten servicio a la Cooperativa serán Destruidos o Donados.
BAJA DE ACTIVOS ANTES DE DEPRECIACIÓN.
En el caso de que un bien sin haberse depreciado en su totalidad quedará en mal estado,
el Responsable de oficina
REGISTRO 11,
a auditoria la baja del bien y
técnico
solicitará
a través del
presentará un informe
que abalice su solicitud. Una vez analizado y autorizado por
auditoria, el REGISTRO 11 pasará a Contabilidad para que el valor por depreciar se contabilice en la perdida y se retire de balances y una copia reposará en auditoria para el control de inventarios.
La depreciación acelerada producida por este evento será considerada como no deducible para fines tributarios según lo establece la LORT y su reglamento.
109
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA. PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MABAF: 02/05 REVISIÓN 01
OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para dar de baja aquellos bienes que no sirven a la Cooperativa Ambato Ltda., ya sea por daños, perdida o destrucción, la misma que debe registrar contablemente.
ALCANCE Este procedimiento aplica a
todas las áreas de la Cooperativa, que
requieran dar de baja un bien, hasta la Consejo de Administración.
110
verificación y aprobación de
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MABAF: 03/05 REVISIÓN 01
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Los Jefes de agencias notificarán por escrito,
1
Coordinador de
los daños o pérdidas de los bienes de la
Agencia
Cooperativa especificando el bien al Gerente Financiero.
O Jefe de ÁREA Gerente
Dispone los trámites necesarios para que
Financiero
delegue un especialista en caso de ser equipos
2
Electrónicos Comunica por escrito a Gerente General quien delega a Auditoria Interna para su Inspección Auditoria
La auditoría realiza un informe técnico de los daños encontrados, la misma que presenta a Gerente General, quienes a su vez presentan a
3
Consejo de administración.
Convoca Gerente General 4
por
escrito
a
Consejo
de
Administración y a sus miembros para la reunión ordinaria o extraordinaria con el orden del día, y los puntos a tratar
111
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA. PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MABAF: 04/05 REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No.
5
RESPONSABLE
Consejo de Administración
ACTIVIDAD El gerente General y Auditoria, presenta el informe sobre el siniestro ocurrido, la cual el consejo realiza un análisis y autoriza, mediante en una acta donde están de acuerdo para dar de baja el bien
Actualiza los registros con la información de las actas. Legaliza las actas de bajas 6
Contadora
Actualiza el listado de activos Realiza el registro contable, dando de baja al Activos, adjuntado la acta de autorización, firmado por los miembros de Consejo de Administración, y posterior al archivo de documentos.
112
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA. PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MABAF: 05/05 REVISIÓN 01
FLUJOGRAMA: BAJA DE ACTIVOS FIJOS
COSTODIA O RESPONSABLE
GERENTE FINANCIERO
AUDITORIA INTERNA
GERENTE GENERAL
CONSEJO DE ADMINISTRACION
CONTADOR
Inicio
Recibe el listado del bien, con descripción y código Comunica por escrito la baja del bien
Recibe los trámites y Solicita a Auditoria para que realice el examen Tecnico
Recibe el comunicado de aprobación
Realiza informe sobre el siniestro
Legaliza las actas de baja Dispone realizar trámites para obtener autorización
Recibe informe Comité Ejecutivo Autoriza
si Verifica el listado en base a autorización de Consejo Administración
Fin
Recibe el comunicado de aprobación
Aprueba baja de bienes Elimina al bien del anexo de Activos
si
Fin Actualiza el listado de activos
Archivo de Document o
Fin
113
FORMULARIOS
114
REGISTRO 1 SOLICITUD DE COMPRA BIENES
SOLICITUD Nº. …………………
SOLICITUD DE COMPRA BIENES: SOLICITUD DE COMPRA SERVICIOS:
Solicitado Por: Cargo: Proceso Solicitante:
Fecha de Solicitud:
ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO Cantidad
Especificaciones Detalladas
Fines de Uso ( Justificación)
Atentamente, ______________________ SOLICITANTE
REVISADO Y APROBADO ________________________________ Nombre:………………………….. Cargo:……………………………. FECHA: ……../………/……………… Original: Resp. Compras Copia:
Resp. Proceso
115
REGISTRO 2 SOLICITUD DE FACTURAS PROFORMAS (COTIZACIÓN) SOLICITUD Nº. __________ Ambato,………/……………/……………. Sres.: (Nombre de la Empresa) (Ciudad que pertenece la empresa) La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., convoca a la presentación de Requisitos para Forma parte de nuestro Listado de Proveedores Calificados. Agradeceremos enviarnos la siguiente información: Requisitos Solicitados al Proveedor Factura Proforma de los bienes o servicios detallados en el REGISTRO 1, Solicitud de Compra de Bienes o Servicios. Para obtener mayor información favor acercarse o llamar a: Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Dirección: Juan B. Vela y Lalama. Telefax: 032420544 Fecha Máxima de Entrega: ……./……../…….. Agradecido por su atención.
Atentamente,
RESPONSABLE DE COMPRAS Documentos Adjuntos, Registro 1 RECIBIDO PROVEEDOR: Fecha:…………/…………/…………. Nombre:……………………………… Firma:…………………………………
116
REGISTRO 3 ACTA DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN
Evaluación Nº:
....................... ………………
Convocatoria Nº.
Fecha de Calificación: ........./……./………… 100
CARTA EMPRE SA
CLIENTE PRECIOS
PRESEN. S (REFER.)
(PROFO
DESCT
RMA)
OS.
CONDIC. CONDIC.
CERTIF.
TOTAL
PAGO
CALIDAD
PTOS.
ENTREG
Proveedor Seleccionado: ............................................ Puntaje Obtenido: ...................
EQUIPO CALIFICADOR (COMITÉ DE COMPRAS): NOMBRE: ……………………..…………
CARGO: ………………………..
FIRMA: .…………………...
……………………..…………
………………………..
.…………………...
……………………..…………
………………………..
.…………………...
117
REGISTRO 4
ORDEN DE COMPRA O TRABAJO
Nº. DE ORDEN:.................
Fecha:
........../.............../..............
Solicitud No. …………….
Proveedor Seleccionado:................................. Proforma No. .................. Plazo de entrega: ...................
CANTIDAD
Condic. de pago: ................
DESCRIPCIÓN
Son.......................................................................... ................................................................... Dólares
PRECIO UNIT.
SUBTOTAL % IVA TOTAL
ELABORADO POR:AUTORIZADO Nombre:………………………. Nombre:………………… RESPONSABLE DE COMPRAS Cargo:………………………….
RECIBIDO Y ACEPTADO POR EL PROVEEDOR: Fecha:…………/…………/…………. Nombre:……………………………… Firma:…………………………………
118
PRECIO TOTAL
REGISTRO 5
LISTADO DE PROVEEDORES CALIFICADOS
N°
Nombre de proveedor
Tipo de producto o servicio
Dirección
N° Teléfono
___________________________
Nombre contacto
Calificación de selección
Fecha de última compra
Observación
__________________________
RESPONSABLE DEL COMPRAS
119
RESPONSABLE DE PROCESO
REGISTRO 6
TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Nº.:......................
NOMBRE DEL PRODUCTO: .....................................................................
FECHA OPERAC.
ENTRADAS DESCRIPCIÓN
SALIDAS
Nº. Cant. Orden
NOMBRE
Cant.
EXISTE
FIRMA RECEPCIÓN
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
__________________________
__________________________
RESPONSABLE DEL KARDEX RESPONSABLE DE COMPRAS
120
REGISTRO 7
ENTREGA- RECEPCIÓN DE BIEN
ACTA Nº. .......................... ORDEN DE COMPRA Nº................... Nº. FACTURA: .................................... En la Ciudad de Ambato, a Los............ del mes de.................. del año........., comparecen por un lado La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Representada legalmente por su gerente, Ing. Santos Chango, quien se denominara PARTE QUE ENTREGA y por otra parte el Sr..................................................................., que desempeña el cargo de........................................................, en el Departamento de..................................................... , quien se denomina PARTE QUE RECIBE bajo las siguientes cláusulas. PRIMERO: La PARTE QUE ENTREGA tiene a bien entregar a la PARTE QUE RECIBE el(los) siguiente(es) equipos para el cumplimiento de sus funciones y brindar un servicio de calidad a nuestros socios: CANTIDAD
ESPECIFICACIONES
VALOR TOTAL $.
SEGUNDA: La PARTE QUE RECIBE, se compromete a dar los cuidados necesariospara el buen uso y mantenimiento del bien entregado hasta su permanencia en su cargo. En caso de cambio de cargo o cambio de usuario los bienes entregados se notificara al su jefe inmediato para los fines consiguientes del traspaso. TERCERA: En caso de daños o averías en el bien LA PARTE QUE RECIBE, debe notificar a su jefe inmediato para que se realice las reparaciones respectivas. Para constancia del presente documento, firman por triplicado:
___________________________ FUNCIONARIO QUE RECIBE
____________________________ RESPONSABLE DE COMPRAS
121
REGISTRO 8
DETALLE DE LA DEPRECIACIÓN
DE: 1 de enero A: 30 de diciembre DE. 2013 IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE ACTIVO: EJ. ENSERES DE OFICINA Y se elaborarán columnas para los siguientes datos: 1. Cantidad. 2. anterior 3. Descripción 4. Color 5. Área 6. Funcionario a cargo 7. Fecha de adquisición 8. Fecha de depreciación, 9. Años 10. Meses 11. Días 12. Costo de Adquisición 13. Valor de depreciación anual 14. Depreciación acumulada de dic. 2013 15. Valor por depreciar 16. Meses por depreciación 17. Gastos depreciación acelerada 18. Gastos 2013 19. Diferencia en costo y depreciación 20. Observaciones. ELABORADO POR:
122
REGISTRO 9
LEVANTAMIENTO DE ACTIVOS COAC AMBATO
OFICINA
MATRIZ
FUNCIONARIO: CLARA SOLIS
28/03/2013
CARGO:
FECHA DE REGISTRO
ASISTENTE CONTABILIDAD
ACTIVOS FIJOS COAC AMBATO
CANT
TIPO DE NOMBRE ACT. DEL BIEN
CARACTERISTICA
MARCA
COLOR
ESTADO
ÁREA DE FUNCIONARIO CÓDIGOANTER. UBICAC. A CARGO
123
FECHA VALOR DE DE COMPRA ADQUIS.
VALOR ACTUAL
OBSERVACIO N
REGISTRO 10
SOLICITUD DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
ACTIVOS DADOS DE BAJA.
SOLICITUD PARA DAR DE BAJA UN ACTIVO OBSOLETO
Nombre del Bien ……….…………………………………………………………………. Código…………………………………………………………………………………….. Fecha……………………………………………………………………………………… Motivo de la Baja y destino del bien ………………………………………………….. ………… …………………………………………………………………………………
Autorizado Por.
……………………………
124
REGISTRO 11
SOLICITUD DE BAJA DEPRECIACIÓN ANTICIPADA
SOLICITUD DE DEPRECIACIÓN
OFICINA:
RESPONSABLE:
FECHA. SOLICITA BAJA ANTICIPADA DEL SIGUIENTE BIEN: NOMBRE:
CÓDIGO:
DESCRIPCIÓN: DAÑO QUE PRESENTA: OPINIÓN TÉCNICA: SE ADJUNTA INFORME TÉCNICO:
SI
NO
___________________ RESPONSABLE DE OFICINA.
AUTORIZACIÓN Una vez analizado el Informe Técnico presentado por…… (Nombre del Técnico)………… Al respecto del daño del… (Describir el bien, con marca, colores y otros)……………. Auditoria
AUTORIZA
LA BAJA DEL BIEN DESCRITO O
NIEGA LA BAJA DEL BIEN DESCRITO Y SOLICITA UNA NUEVA OPINIÓN TÉCNICA.
Fecha:
FIRMA, NOMBRE Y CARGO
125
REGISTRO 12
REQUERIMIENTO DE REPARACIÓN DE MANTENIMIENTO
Oficina Operativa:
Fecha:
Nombre del Bien:
Motivo del envió:
Funcionario responsable:
126
REGISTRO 13
FICHA DEL NIVEL DE AUTORIZACIÓN PARA COMPRAS
VALOR DE LA COMPRA $ 100,00 A 1 SBU $ 100,00 A $340,00 1 SBU A 25 SBU $ 340 A $ 8.000,00
25 SBU A 1% P.T. $ 8.000,00 A $ 60.000,00
1% P.T. A 5% P.T $ 60.001,00 A $300.000,00
5% P.T. A $ 300.000,00
GESTIÓN
Jefe de área (oficina)
AUTORIZACIÓN
Jefe de (oficina)
área XXXXXXXXXXXX
Gerentes de Área Gerente General
Gerente General,
Comisión de Compras Gerente General Gerente Financiero Gerente Negocios
Gerente General Gerente Financiero Gerente Negocios Consejo de Administración
Comisión de Compras Asamblea Presidente de General de Socios consejo de Administració n Gerente General Gerente Financiero
127
REQUISITOS
Solicitud de Compra
Factura Proforma, Solicitud de compra.
Convocatoria a concurso Bases
Convocatoria Bases
REGISTRO 14 BIENES MENORES Y DEPRECIADOS
OFICINA: MATRIZ FECHA DE REGISTRO 28/03/2013
FUNCIONARIO RESP. CARGO:
CLARA SOLIS ASISTENTE CONTABLE
ACTIVOS FIJOS COAC AMBATO CANT. CODIGO
CARACTERISTI COLOR AREA DE UBIC. FUNCIONARIO OBSERVACION OFICINA CA
128
REGISTRO 15
MANTENIMIENTO DE VEHICULO
RESPONSABLE:……………………………………… OFICINA:…………………………………………….
CARGO:………………………………….. FECHA:……………………………………………………..
CARACTERISTICAS: CODIGO: NIVEL DE GASOLINA:…………………………………… NIVEL DE DIESEL:…………………………V……………
F
INVENTARIO: CONCEPTO:
SI
NO
CONCEPTO
LIMPIADORES
LLAVE P/ CAMBIAR LLANTAS
ESPEJOS RETROVIS.
ANTENA
RADIO AM/FM CASSETTE /CD
TAPON DE RADIADORES
BATERIA
UNIDAD DE LUZ ALTA/BAJA
TAPON DE ACEITE
TAPETES
TAPON DE GASOLINA
PLACAS DE IDENTIDAD
CUARTOS DE LUZ INTERNA
AIRE ACONDICIONADO
LLANTA DE REFACCION
HERRAMIETAS( GATA,LLAVE DE RUEDAS)
EXTINTOR
FRENO DE MANO
SEÑALES REFLEJANTES
CONTROLES DE VENTANILLA
CALCOMANIA DE VERIFICACION
CINTURONES DE SEGURIDAD
ENCENDEROR
PARABRISA
JUEGO DE LLAVES
PEDALES
CONTROL DE ALARMAS
JUEGO DEL VOLANTE
POLIZA DE SEGURO(TARJETA)
LUZ DIRECCIONALES DELANTERA/ATRÁS
BOTIQUIN
FAROS
ESTADO DE LAS LLANTAS
BOCINA
CERRADURAS DE LAS PUERTAS
TABLERO DE INSTRUMENTOS
MATRICULA,SOAT (ESPECIE)
TRANSMISION MANUAL/ AUTOMATICOS
ESTADO DE PINTURA
ESTADO DEL MOTOR
SI
NO
KILOMETRAJE:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… OTROS:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
OBSERVACIONES:
RESPONSABLE:
ENTREGA:
RECIBE:
Nombre:…………………………….
Nombre:…………………………………
Nombre:……………………………
Firma
Firma
129
Firma
REGISTRO 16
CONTROL DE RUTA DE VEHÍCULO
OFICINA: _______________________________ VEHICULO: TIPO_____________________
MARCA: __________________PLACA: ___________
RESPONSABLE:_____________________________________
CARGO: _________________________
PERIODO CONTROL: DEL __________________ AL _______________
DIA
NOMBRE DEL CONDUCTOR
KILOM. DE INICIO
KILOM.FINAL DIFER. KILOM.
ACTIVIDAD REALIZADA FIRMA CONDUCTOR
FIRMA COORDINADOR
OBSERVACIONES: ( Registrar cambios de aceite,llantas y mantenimiento en general)………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. RESPONSABLE:
AUTORIZADO POR:
Firma:………………………………………………….
Firma:………………………………………………….
130
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES Una vez analizada la encuesta y en base a los resultados obtenidos, se concluye:
Los empleados de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato, desconocen la administración de un activo fijo; así como también si se realiza o no el control de los activos fijos dentro de la cooperativa.
No hay certeza de que se esté cumpliendo la normativa para la administración y control de los bienes ya que no se cuenta con un manual de procedimientos respecto a la administración y control de los mismos.
No hay claridad respecto a que si el valor de los activos fijos están reflejados en los estados financieros, lo que induce a un desconocimiento de la manera en que se maneja.
Las debilidades del control en los activos fijos ocasiona grandes desfases en la información financiera,
los procedimientos
aplicados son ineficientes porque no permiten detectar a tiempo su uso indebido.
La
información
financiera
mejora,
Financieros)
131
ver
Anexo
5
(Estados
5.2 RECOMENDACIONES
Socializar el presente proyecto de tal manera que todos los empleados conozcan sobre los activos fijos y su tratamiento, además de determinar quién será el responsable de su manejo.
La situación actual de los Activos Fijos en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Ambato”, determina la importancia de su administración y manejo, la cual deberá realizarse mediante un manual que permite identificar al bien de forma rápida y precisa. La aplicación de un manual auxiliara un registro contable que acceda a la obtención de saldos reales que se reflejan en los Estados Financieros, lo cual es
necesario para dar una información
financiera real.
Mantener un control permanente de los activos fijos de tal manera que la información esté siempre al día, y se pueda utilizar como información financiera verídica.
A través de políticas y procedimientos referentes al control interno de activos fijos se protege a los bienes mediante un sistema de control interno de vanguardia y con procesos eficientes y de calidad se detectarán anomalías en el patrimonio empresarial y por ende en los resultados financieros.
132
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PLAN CONTABLE GENERAL para
Empresas-Modificado (dinámica y Práctica) contiene más de 700 ejercicios de aplicación. Editorial. Asesor Empresarial
20. www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/44/contaf inan.htm
21. www.monografias.com/trabajos51/activos-fijos/activos-fijos.shtml
22. COSO, Control interno. Estructura conceptual Integrada. Ecoe Ediciones. Bogotá 2008
135
ANEXOS Anexo 1 RUC de la Cooperativa Ambato Ltda.
136
Anexo 2 Encuesta
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE ENCUESTA A APLICARSE A LOS EMPLEADOS Y ADMINISTRATIVOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
OBJETIVO: Conocer la información contable sobre la Cooperativa para la elaboración de un manual de control de activos fijos.
INSTRUCCIONES: Marque con una (X) de acuerdo a lo que usted crea que es lo correcto.
1. ¿Conoce qué es un activo fijo? Si
( )
No
( )
2. ¿Le han informado alguna vez si la Cooperativa cuenta con un manual de control de activos fijos?. Si
( )
No
( )
3. ¿Con qué frecuencia se realiza el control de los activos fijos dentro de la cooperativa?. Mensual
( )
Trimestral
( )
Semestral
( )
4. ¿Cuál es el procedimiento administrativo que sigue en caso de faltante de activo fijo?. Amonestación ( ) Multa
( )
Otro
( )
137
5.
¿Cree usted que el personal de contabilidad es el adecuado para el
control de activos fijos? Si
( )
No
( )
6. ¿Considera necesario nombrar un encargado para el manejo de activos fijos? Si
( )
No
( )
7. ¿Cómo califica la actual administración de activos fijos en la Cooperativa? Eficiente
( )
Deficiente
( )
Moderada
( )
8. ¿Considera importante disponer de un manual de administración de activos fijos para la Cooperativa? Si
( )
No
( )
9. ¿Con la implantación del manual, qué beneficios tendrá la Cooperativa? Mejor Eficiencia
( )
Información financiera precisa
( )
Mejor Operatividad
( )
Otra
( )
10. ¿Considera que la información financiera respecto a los activos fijos es?. Eficiente
( )
Deficiente
( )
Moderada
( )
Gracias
138
Anexo 3 Tabla del Chi Cuadrado
139
Anexo 4 Indicadores Financieros COOPERATIVA AMBATO LTDA. COMPARACION INDICADORES PERIODO 2013 VARIACION ANUAL IN D IC A D O R E S
dic - 12
1) Riesgo Crediticio Provisión préstamos incobrables/Total cartera de credito Ndev + Vencida Morocidad (vencida+No dev)/Total Cart
dic - 13 D IF
105,7%
98,20%
-7,5%
5,2%
6,77%
1,6%
2,1%
2,80%
0,7%
ROAC: Resultado / Promedio Activo Total
0,6%
0,63%
0,0%
ROE: Resultado / Promedio Patrimonio Total
4,1%
4,58%
0,5%
Fondos disponibles / Obligaciones Público
22,6%
24,71%
2,2%
Liquidez Disponible
11,1%
14,40%
3,3%
Liquidez en Inversiones
11,5%
10,31%
-1,2%
Gastos Operac./Activos
3,0%
2,42%
-0,6%
Gastos Operac./Cart Bruta
3,6%
2,94%
-0,7%
Gastos Personal/Activos
3,7%
3,87%
0,2%
Gastos Personal/Cart. Bruta
4,4%
4,70%
0,3%
(Gastos Operac+Personal)/Activos
6,7%
6,29%
-0,4%
Sostenibilidad acumulado T. ing/(T.Gast.+ Apor Corp.
117,0%
114,80%
-2,2%
Sostenibilidad Mensual T. Ing.m/T. Gast+ Apot. Corp.
117,7%
118,56%
0,9%
Ingr gan Inv / Total Inversiones
6,8%
9,15%
2,4%
Ingr gan Inv / f ondo dis+invers
3,5%
3,82%
0,4%
Ingr gan Inv / total Ingresos
3,4%
4,30%
0,9%
15,3%
13,87%
-1,4%
Morocidad (vencida)/Total Cartera 2)
3)
4)
5)
Rentabilidad
Liquidez
Eficiencia Adm inistrativa
Eficiencia Financiera
6) Solvencia Patrim onial Patrimonio/Activos Totales 7) Ejecucion Presupuestaria Cum prespto Cartera (Acumulado) Cum prespto Cartera (mes) Cum prespto Captaciones (acumulado)
99,8%
97,21%
-2,6%
-17,7%
-398,44%
-380,8%
96,3%
100,67%
4,4%
1,2%
1501,98%
1500,8%
Participacion de Cartera
79,2%
76,85%
-2,4%
Particip. total Captaciones
68,1%
71,65%
3,5%
Participac Crédito Externo
15,1%
12,27%
-2,9%
Partc Capital Institucional
15,3%
12,82%
-2,5%
Partc. Activos Improductivos
13,0%
15,75%
2,8%
116,2%
114,90%
-1,3%
0,8%
0,83%
0,0%
19,3%
18,05%
-1,3% 0,0%
143,1%
282,62%
139,5%
78,7%
137,51%
58,8%
39,1%
38,01%
-1,1%
60,9%
61,99%
1,1%
Cum prespto Captaciones (mes) 8) Estructura Sobre Activos
9) Estructura Sobre Cartera Cartera neta/ Total Captaciones Utilidad / Cartera Neta Patrimonio / Cartera Neta 10) Estructura de Captaciones (F.Disponibles + inversiones) /(25 mayores dep ah vista + DPF) (F.Disponibles + inversiones) /(100 mayores dep ah vista + DPF) Ahorros Vista/ Total Captaciones Depositos a Plazo / Total Captaciones
Fuente: Departamento de contabilidad de Cooperativa de ahorro y crédito Ambato Ltda. Elaborado por: Vicente Toalombo
140
Anexo 5 Estados Financieros COOPERATIVA AMBATO LTDA BALANCE GENERAL ACUM ULADO 31 de dicie m bre de 2013
CTA
31/12/2013
ACTIVO
CONSOLIDADO 5.039.265,21
11 FONDOS DISPONIBLES 12 OPERACIONES INTERBANCARIAS 13 14 1401,1402,1403,14 1411,1412,1413,14 1421,1422,1423,14 1499
INVERSIONES CART. BRUTA CRÉDITOS CREDITOS VIGENTES CREDITOS NO DEVENGA CREDITOS VENCIDOS PROVISION CREDITOS
15 DEUDORES POR ACEPTACIONES 16 CUENTAS POR COBRAR 17 BIENES REALIZABLES, ADJUDIC
REAL CON AJUST ES CONSOLIDADO 5.039.265,21
0,00
0,00
3.608.800,96 40.213.020,04 37.489.880,40 1.595.773,94 1.127.365,70 -2.674.030,36
3.608.800,96 40.213.020,04 37.489.880,40 1.595.773,94 1.127.365,70 -2.674.030,36
0,00
0,00
533.312,39
533.312,39
9.000,00
9.000,00
2.278.171,97 -536.564,58 432.678,93
2.269.971,97 -534.036,25 432.678,93
48.903.654,56
48.897.982,89
34.997.900,12 13.304.008,38 21.693.891,74
34.997.900,12 13.304.008,38 21.693.891,74
22 OPERACIONES INTERBANCARIAS
0,00
0,00
23 OBLIGACIONES INMEDIATAS
0,00
0,00
24 ACEPTACIONES EN CIRCULACIÓN
0,00
0,00
612.352,21 5.992.652,49
612.352,21 5.992.652,49
0,00
0,00
18 PROPIEDADES Y EQUIPO 1899 DEPRECIACIONES 19 OTROS ACTIVOS 1908 TRANSF. INTERNAS TOTAL ACTIVO CTA
PASIVO 21 TOTAL OBLIGAC PUBLICO 2101 AHORROS VISTA 2103 PLAZO FIJO
25 CUENTAS POR PAGAR 26 OBLIGC FINANCIERAS 27 VALORES EN CIRCULACIÓN 28 OBLIGACIONES CONVERTIBLES 29 OTROS PASIVOS
0,00
0,00
48.965,48
48.965,48
41.651.870,30
41.651.870,30
2.625.795,01
2.625.795,01
2908 TRANSF.INTERNAS TOTAL PASIVO PATRIMONIO 31 CAPITAL SOCIAL PRIMA O DESCUENTO EN 32 COLOCACIÓN DE ACCIONES 33 RESERVAS 34 OTROS APORTES PATRIMONIALES
0,00
0,00
3.635.311,55 0,00
3.635.311,55 0,00
35 SUPERÁVIT POR VALUACIONES
0,00
0,00
36 RESULTADOS TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
990.677,70
985.006,03
7.251.784,26 48.903.654,56
7.246.112,59 48.897.982,89
Fuente: Departamento de contabilidad de Cooperativa de ahorro y crédito Ambato Ltda. Elaborado por: Vicente Toalombo
141
COOPERATIVA AMBATO LTDA ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADO 31 de diciem bre de 2013 CTA
DESCRIPCION
31/12/2013 CONSOLIDADO
REAL CON AJUST ES CONSOLIDADO
INT. GANADOS INVERS. INT. GANADO Crédito INT. PAGADOS A SOCIOS INT. PAGADO FINANCIAM MARGEN NETO INTERESES COMISIONES GANADAS UTILIDADES FINANCIERAS INGRESOS POR SERVICIOS COMISIONES CAUSADAS PERDIDAS FINANCIERAS
330.175,35 7.068.683,50 2.274.350,03 337.381,83 4.787.126,99 0,00 0,00 122.318,31
330.175,35 7.068.683,50 2.274.350,03 337.381,83 4.787.126,99 0,00 0,00 122.318,31
MARGEN BRUTO FINANCIERO 44 PROVISIONES MARGEN NETO FINANCIERO 4501 GASTOS DE PERSONAL 45-4501 GASTOS DE OPERACION MARGEN DE INTERMEDIACION 55 OTROS INGRESOS 46 OTRAS PERDIDAS OPERACIONALES MARGEN OPERACIONAL 56 OTROS INGRESOS 47 OTROS GASTOS Y PERDIDAS 5 TOTAL INGRESOS 4 TOTAL GASTOS GANANCIA O PERDIDA ANTES DE IMPUESTOS Y PARTICIPACIONES GANANCIA O PERDIDA DEL APORTE CORPORATIVO GANANCIA O PERDIDA DEL
4.909.445,30 967.144,76 3.942.300,54 1.889.534,75 1.183.392,47
4.909.445,30 967.144,76 3.942.300,54 1.889.534,75 1.189.064,14
869.373,32
863.701,65
869.373,32 164.228,15 42.923,77
863.701,65 164.228,15 42.923,77
7.685.405,31 6.694.727,61 990.677,70 680.595,58 310.082,12 0,00
7.685.405,31 6.700.399,28 985.006,03 680.595,58 310.082,12 0,00
990.677,70
985.006,03
5101,5102,5103 5104 4101 4103 52 53 54 42 43
Fuente: Departamento de contabilidad de Cooperativa de ahorro y crédito Ambato Ltda. Elaborado por: Vicente Toalombo
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Anexo 6 Asientos Contables COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO "AMBATO" Ltda. MATRIZ AMBATO Documento: Comprobante Diario Fecha de Emisión: 30/01/2011 Reg. Compra de Activo Fijo Muebles CUENTA 18050505 25040507 25040528 11031020
DESCRIPCION MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA RET. 1% IMPUESTO A LA RENTA RETENCION 30% IVA BANCO PICHINCHA
DEBE 8.200.00
TOTALES
8.200.00
Elaborado:
HABER 82.00 295.20 7822.80 8.200.00
Autorizado:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO "AMBATO" Ltda. MATRIZ AMBATO Documento: Comprobante Diario Fecha de Emisión: 31/12/2013 Reg. De Depreciación Muebles y Enseres mes Diciembre CUENTA 45052505
DESCRIPCION MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA
18991505
(DEP. ACUM.MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA) TOTALES
DEBE 68.33
68.33 68.33
Elaborado:
Autorizado:
143
HABER
68.33
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO "AMBATO" Ltda. MATRIZ AMBATO Documento: Comprobante Diario Fecha de Emisión: 31/12/2013 Reg. De baja de Activo Fijo Muebles de Enseres por deterioro CUENTA 18991505 45052505
DESCRIPCION (DEP.ACUM.MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA) MUEBLES DE OFICINA
18050505
MUEBLES Y ENSERESE DE OFICINA
DEBE 2.528.33 5671.67
HABER
8.200.00
TOTALES
8.200.00
Elaborado:
8.200.00
Autorizado:
CALCULO METODO LINEA RECTA
CANTIDAD
ESTADO
1
VIGENTE
VIDA UTILI
COSTO
120 8.200,00
VALOR MESES MESES VALOR VALOR MESES DEPREC DEPRECIADO DEPRECIADO DEPRES. POR POR MENSUAL ANTERIOR ACTUAL ACUMULADA DEPRECIAR DEPRECIAR
68,33
36
144
37
2.528,33
5.671,67
83
Anexo 7 Fotografía de Activos Fijos en bodega
145
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