UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TEMA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES EN LA EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA. LTDA. PERIODO 2014

AUTORA: DANIELA ELIZABETH MOSQUERA VELEPUCHA DIRECTOR: Msc. MARIO GANCHALA

QUITO - ECUADOR

DICIEMBRE 2014

APROBACIÓN DEL TUTOR Yo, Msc. Mario Ganchala, en calidad de Director de Tesis del tema, “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES EN LA EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA. LTDA. PERÍODO 2014”, realizado por la Sra. Daniela Elizabeth Mosquera Velepucha, para optar por el título de LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, doy fe que el presente trabajo de investigación ha sido dirigido y revisado en cada una de sus partes, por lo cual autorizo su respectiva presentación.

Atentamente,

Msc. Mario Ganchala DIRECTOR DE TESIS

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AUTORÍA DE TESIS

El desarrollo del presente trabajo es de exclusiva responsabilidad de mi autoría y me responsabilizo por su edición y reproducción.

Atentamente,

_______________________________ Daniela Elizabeth Mosquera Velepucha C.C. 070323186-0

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DEDICATORIA Dedicado a mi Dios, por permitirme llegar a cumplir una meta más en mi vida, por ser él quien guía mis pasos, mi mente y mi corazón. A mi esposo, ya que con su impulso, su esfuerzo y su ayuda incondicional mantuvo la llama viva que no me permitió decaer. A mis hijos MATEO, EMILY Y DANIEL ya que con su paciencia, su comprensión y su inocencia, me han regalado un momento de sus vidas y son mi motivación diaria para culminar esta etapa profesional.

A cada una de las personas que contribuyeron con una palabra de aliento.

Daniela

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AGRADECIMIENTO Agradezco con infinita misericordia a mi DIOS y a mi querida Virgen Dolorosa, quienes son el eje fundamental de mi vida, y me llenaron de fortaleza y de Fe para culminar este trabajo. A mi esposo Juan Fernando, a mis hijos Mateo, Emily y Daniel, quienes supieron compartir su tiempo para lograr con este objetivo, que en momentos se tornaba imposible. A mis padres quienes me han apoyado en esta etapa de mi vida. A mis hermanos, quienes en uno u otro momento estuvieron apoyándome. A la empresa PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA. LTDA., por permitirme desarrollar este trabajo, facilitándome la información necesaria. A la Universidad Tecnológica Equinoccial “UTE” sobre todo a quienes conforman el sistema de educación a distancia, por compartir sus conocimientos, orientaciones y motivaciones. De manera muy especial a mi Director de Tesis Master Mario Ganchala, por su ayuda, paciencia, consejos y conocimientos brindados para la ejecución de este trabajo.

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INTRODUCCIÓN

Proponer la implementación de un manual de procedimientos de control interno para el área administrativa y contable juega un papel importante por el entorno empresarial que se ha vuelto altamente competitivo y en los últimos años se han generado varios avances que permiten a las empresas sobresalir y con la aplicación de

manuales de control interno

cuyo objetivo principal es el reducir errores y

optimizar tiempo, se han alcanzado grandes logros, es por eso que la presente investigación tuvo como objetivo general crear un “Manual de Procedimientos de Control Interno Administrativos y Contables en la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda.”, Se obtuvo un conocimiento global y desagregado de la problemática del área de estudio de manera de lograr un diagnóstico adecuado que permitió realizar una propuesta, que pueda ser utilizada como herramienta que facilite el trabajo de los funcionarios y logre resultados que permita la toma de decisiones adecuadas por parte de la Gerencia. De ahí, que en el Capítulo I, EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION, describe la situación en la que se encuentra la empresa, sus antecedentes, la metodología, y técnicas utilizadas, el diseño de la investigación, y el tratamiento de la información. En el Capítulo II, MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL, en el que está comprendido el presente trabajo de tesis, recoge el pensamiento de expertos del área y estudios previos realizados, contiene además el marco conceptual en el cual se sustenta el desarrollo de la investigación, las leyes tributarias y reglamentos.

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En nuestro Capitulo III nos referimos a METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN, el proceso investigativo se llevó a cabo mediante el instrumento de recolección de datos como: La encuesta. En el Capítulo IV ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS, la con los resultados de la encuesta se procedió a tabularlas, graficarlas e interpretarlas. El Capítulo V, DIAGNOSTICO, cuenta la historia y estado actual de la empresa. Capítulo VI, LA PROPUESTA, se presenta todo el “Manual de Procedimientos de Control Interno Administrativos y Contables en la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda.” En donde se plantea una propuesta de estructura organizacional, manual de funciones en el cual se definen funciones para cada uno del personal de la empresa, se plantea un plan de cuentas, y flujogramas y procedimientos propuestos para cada uno de los departamentos y empleados. Y por último en el Capítulo VII tenemos CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, el trabajo de tesis termina con las Conclusiones basadas en el análisis del resultado de la investigación, y las recomendaciones que se considera deben realizarse para lograr un buen control interno administrativo y contable de la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cia.Ltda.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS APROBACIÓN DEL TUTOR ................................................................................................ II AUTORÍA DE TESIS .............................................................................................................. III DEDICATORIA .......................................................................................................................IV AGRADECIMIENTO ............................................................................................................... V INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................VI

1 EL PROBLEMA ..................................................................................................................................... 1 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................................... 1 1.2 CONTEXTUALIZACIÓN ........................................................................................................ 2 1.3 ANÁLISIS CRÍTICO .............................................................................................................. 2 1.4 PROGNOSIS ......................................................................................................................... 3 1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.......................................................................................... 4 1.6 INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................................ 4 1.7 DELIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................................ 5 1.8 JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................... 5 1.9 OBJETIVOS ..................................................................................................................... 6 1.9.1 Objetivo General ........................................................................................................ 6 1.9.2 Objetivos específicos.................................................................................................. 7 1.10 LIMITACIONES ................................................................................................................. 7 2 MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL .............................................................................. 8 2.1 EMPRESA ........................................................................................................................ 8 2.2 IMPORTANCIA .................................................................................................................... 8 2.3 CLASIFICACIÓN .................................................................................................................. 9 2.3.1 Por su naturaleza se clasifican en: Industriales, Comerciales y de Servicios ............ 9 2.3.1.1 Empresas Industriales .............................................................................................. 9 2.3.2 Por el Sector al que pertenecen se clasifican en Públicas Privadas y Mixtas .......... 9 2.3.3 Por integración del Capital son unipersonales y pluripersonales ............................. 10 2.4 LA CONTABILIDAD .................................................................................................... 11 2.5 FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD ................................................................................... 11 2.6 CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD ........................................................................ 12 2.7 IMPORTANCIA .................................................................................................................. 12 2.8 PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD .................................................................................... 13 2.9 CLASIFICACIÓN ................................................................................................................ 14 2.10 DEPENDIENDO DE LA NATURALEZA ................................................................................ 14 2.10.1 Contabilidad General o Comercial ......................................................................... 14 2.10.2 Contabilidad Bancaria ............................................................................................ 14 2.10.3 Contabilidad Agropecuaria .................................................................................... 14 2.10.4 Contabilidad de Seguros ........................................................................................ 14

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2.10.5 Contabilidad de Costos .......................................................................................... 14 2.10.6 Contabilidad Gubernamental.................................................................................. 15 2.11 DEPENDIENDO DE SUS USUARIOS ................................................................................... 15 2.11.1 Contabilidad Financiera ......................................................................................... 15 2.11.2 Contabilidad Administrativa .................................................................................. 15 2.11.3 Contabilidad Fiscal ................................................................................................. 15 2.12 PROCESO CONTABLE ...................................................................................................... 16 2.12.1 Comprobantes – Documentos Mercantiles ............................................................ 16 2.12.2 Importancia............................................................................................................. 17 2.13 CLASIFICACIÓN .............................................................................................................. 17 2.13.1 Documentos Negociables ....................................................................................... 17 2.13.2 Documentos no Negociables .................................................................................. 17 2.13.3 Comprobantes de Ingresos ..................................................................................... 17 2.13.4 Comprobantes de Egresos ...................................................................................... 18 2.13.5 Cheques .................................................................................................................. 18 2.13.6 Facturas .................................................................................................................. 18 2.13.7 Letras de Cambio ................................................................................................... 18 2.13.8 Notas de Crédito ..................................................................................................... 18 2.13.9 Notas de Débito ...................................................................................................... 19 2.13.10 Pagaré ................................................................................................................... 19 2.14 SISTEMA CONTABLE ...................................................................................................... 19 2.14.1 Importancia del Sistema Contable.......................................................................... 20 2.15 ASIENTO CONTABLE ............................................................................................... 22 2.16 LA CUENTA ................................................................................................................ 22 2.16.1 PARTES DE LA CUENTA ................................................................................... 22 2.16.2 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS ............................................................... 23 2.17 LA ECUACION CONTABLE ...................................................................................... 24 2.17.1 ACTIVO ................................................................................................................. 24 2.17.2 PASIVO ................................................................................................................. 24 2.17.3 PATRIMONIO ....................................................................................................... 24 2.17.4 INGRESOS ............................................................................................................ 24 2.17.5 GASTOS ................................................................................................................ 25 2.17.6 ESTADOS FINANCIEROS .................................................................................. 25 2.17.7 Objetivo de los Estados Financieros ...................................................................... 25 2.17.8 Clasificación de los Estados Financieros ............................................................... 26 2.17.9 BALANCE GENERAL ......................................................................................... 26 2.17.10 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS ....................................................... 26 2.17.11ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO ................................... 26 2.17.12ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO ............................................................... 26 2.18 CONTROL INTERNO ................................................................................................. 28 2.18.1 IMPORTANCIA .................................................................................................... 28 2.18.2 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO .............................................................. 30

IX

2.18.3 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO ............................................................. 31 2.19 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ......................................................... 34 2.20 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO ........................................................... 34 2.20.1 Fracaso ................................................................................................................... 35 2.20.2 Elusión de los controles por la dirección ............................................................... 35 2.20.3 Confabulación ........................................................................................................ 35 2.20.4 Relación costes / beneficio .................................................................................... 35 2.21 TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO ....................................................................... 36 2.22 QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO ................ 36 2.23 RESPONSABILIDADES: ............................................................................................ 36 2.24 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO ......................................................... 37 2.24.1 CONTROL CONTABLE ....................................................................................... 37 2.24.2 CONTROL ADMINISTRATIVO ......................................................................... 38 2.25 MANUAL DE CONTROL INTERNO ......................................................................... 39 2.26 POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES .................................. 40 2.26.1 POSIBILIDADES .................................................................................................. 40 2.26.2 LIMITACIONES ................................................................................................... 41 2.27 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES .................................................................. 41 2.27.1 POR SU CONTENIDO ......................................................................................... 41 2.27.2 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA ....................................................................... 41 2.28 MARCO LEGAL .......................................................................................................... 42 2.28.1 LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO .................................................. 42 2.29 INGRESOS DE FUENTE ECUATORIANA ............................................................... 42 2.30 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD .......................................... 44 2.30.1 NIC1: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ................................. 44 2.31 NIC 7 ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO ...................................................................... 45 2.31.1 Objetivo ................................................................................................................. 45 2.31.2 Alcance .................................................................................................................. 46 2.32 DEFINICIONES ................................................................................................................ 47 2.32.1 Efectivo y equivalentes al efectivo ........................................................................ 47 2.32.2 Actividades de operación ....................................................................................... 48 2.32.3 Actividades de inversión........................................................................................ 49 2.32.4 Actividades de financiación ................................................................................... 51 2.33 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF .......... 52 2.33.1 OBJETIVO ............................................................................................................ 52 2.34 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NO.1 .......... 53 2.34.1 ADOPCION POR PRIMERA VEZ DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA ............................................................................... 53 2.35 NORMA INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN FINANCIERA NO.9 ................. 55 2.35.1 NIIF PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS ENTIDADES (PYMES).................... 55 2.36 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................... 56 2.36.1 Variable Independiente .......................................................................................... 56

X

2.36.2 Variables dependientes .......................................................................................... 56 3 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 57 3.1 TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................. 57 3.2 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................................... 57 3.2.1 Método principal .................................................................................................... 57 3.2.2 Método auxiliar...................................................................................................... 57 3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ........................................................................................ 58 3.4 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA RECOLECTAR LA INFORMACIÓN . 58 3.4.1 FUENTES PRIMARIAS ....................................................................................... 59 3.4.2 FUENTES SECUNDARIAS ................................................................................. 59 3.5 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS............................................................... 60 3.5.1 Técnicas de análisis de datos ................................................................................. 60 3.5.2 Técnicas de procesamiento de datos ...................................................................... 60 3.6 PLAN DE PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ............................................................ 60 3.6.1 Encuesta ................................................................................................................. 61 4 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS ........................................... 64 5 DIAGNÓSTICO .................................................................................................................. 72 5.1 HISTORIA .................................................................................................................... 72 5.2 ESTADO ACTUAL...................................................................................................... 72 6 PROPUESTA....................................................................................................................... 73 6.1 TEMA ............................................................................................................................. 73 6.2 DATOS INFORMATIVOS .................................................................................................. 73 6.3 MISIÓN ........................................................................................................................ 74 6.4 VISIÓN ......................................................................................................................... 74 6.5 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................... 74 6.6 OBJETIVOS ................................................................................................................. 75 6.6.1 Objetivo General .................................................................................................... 75 6.6.2 Objetivos Específicos ............................................................................................ 75 6.7 ACTIVIDAD QUE REALIZA............................................................................................... 75 6.7.1 Servicio de Rentas Internas ................................................................................... 76 6.7.2 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ............................................................. 76 6.7.3 Ministerio de Relaciones Laborales....................................................................... 77 6.7.4 Superintendencia de Compañías ............................................................................ 77 6.7.5 Contabilidad........................................................................................................... 77 6.7.6 Auditorías de Estados Financieros......................................................................... 77 6.8 ANÁLISIS FODA ........................................................................................................ 77 6.8.1 FORTALEZAS ...................................................................................................... 78 6.8.2 OPORTUNIDADES .............................................................................................. 78 6.8.3 DEBILIDADES ..................................................................................................... 78 6.8.4 AMENAZAS ......................................................................................................... 79 6.9 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ........................................................................ 82 6.10 OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................................ 83

XI

6.11 MARCO JURÍDICO ..................................................................................................... 83 6.12 ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA........................................................ 83 6.13 ORGANIGRAMA PROPUESTO DE LA EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA........................................................ 84 6.14 OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES ........................................................... 84 6.14.1 Gerencia General ................................................................................................... 84 6.14.2 Gerencia Operativa ................................................................................................ 85 6.14.3 Gerencia Administrativa - Financiera .................................................................... 86 6.14.4 Contador General ................................................................................................... 87 6.14.5 Asistente Contable ................................................................................................. 89 6.14.6 Secretaria ............................................................................................................... 90 6.14.7 Mensajería.............................................................................................................. 92 6.14.8 Jefe de Recursos Humanos .................................................................................... 93 6.14.9 Asistente de Recursos Humanos ............................................................................ 94 6.15 PROCEDIMIENTOS ................................................................................................... 95 6.15.1 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD ......................................................... 95 6.16 PROPUESTA CONTABLE................................................................................................ 110 6.16.1 Introducción ......................................................................................................... 110 6.17 REGISTROS BÁSICOS PARA UNA ORGANIZACIÓN CONTABLE ....................................... 117 6.17.1 Cuenta Bancos ..................................................................................................... 117 6.17.2 Estado de cuenta .................................................................................................. 118 6.17.3 Conciliación Bancaria .......................................................................................... 119 6.17.4 Rol de Pagos ........................................................................................................ 120 6.17.5 Provisiones de Beneficios Sociales ..................................................................... 120 7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 121 7.1 CONCLUSIONES: ..................................................................................................... 121 7.2 RECOMENDACIONES............................................................................................. 122

XII

INDICE DE GRAFICOS

GRAFICO NO. 1 MANUAL DE CONTROL INTERNO ...................................................... 64 GRAFICO NO. 2 POLITICAS CONTABLES ........................................................................ 65 GRAFICO NO. 3 MANUAL DE FUNCIONES .................................................................... 66 GRAFICO NO. 4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ........................................................... 67 GRAFICO # 5 CONTROLES CONTABLES ........................................................................ 68 GRAFICO # 6 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL........................................................... 69 GRAFICO NO. 7 CAPACITACION DE PERSONAL EN NIIF’S ....................................... 70 GRAFICO NO. 8 APLICACIÓN DE NIIF’S ......................................................................... 71

INDICE DE IMÁGENES ILUSTRACIÓN 1: CHEQUE ................................................................................................ 118 ILUSTRACIÓN 2: ESTADO DE CUENTA ......................................................................... 118 ILUSTRACIÓN 3: CONCILIACIÓN BANCARIA.............................................................. 119

INDICE DE TABLAS

TABLA 1: ROL DE PAGOS ................................................................................................. 120 TABLA 2: PROVISIONES LABORALES ........................................................................... 120

XIII

INDICE DE CUADROS

CUADRO NO. 1 MANUAL DE CONTROL INTERNO ....................................................... 64 CUADRO NO. 2 POLITICAS CONTABLES ........................................................................ 65 CUADRO NO. 3 MANUAL DE FUNCIONES ...................................................................... 66 CUADRO NO. 4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ........................................................... 67 CUADRO NO. 5 CONTROLES CONTABLES .................................................................... 68 CUADRO NO. 6 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL ...................................................... 69 CUADRO NO. 7 CAPACITACION DE PERSONAL EN NIIF´S ........................................ 70 CUADRO NO. 8 APLICACIÓN DE NIIF´S .......................................................................... 71

XIV

CAPÍTULO I 1 1.1

EL PROBLEMA Planteamiento del Problema

PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA., ofrece servicios especializados en asesoramiento contable, informes de auditoría, capacitación y toda la

información relacionada con lo tributario y laboral.

La

empresa en el último año ha experimentado un crecimiento tanto en su recurso humano, como en lo financiero y administrativo. Según el informe de gerencia se puede manifestar que las pocas políticas establecidas por la Gerencia General no han permitido mejorar la calidad del servicio a los clientes internos y externos, por la falta de procesos administrativos y contables, las relaciones interdepartamentales, y la falta de coordinación en las disposiciones jerárquicas.

Se ha visto la necesidad de elaborar un manual de control interno para la empresa PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA., esto mejorará los servicios que presta, poniendo énfasis en el área operativo - contable, a fin de establecer las bases que permitan un oportuno, y eficiente desarrollo de las actividades, contribuyendo de manera óptima al alcance de objetivos y metas planteadas, con el propósito de ofertar a los clientes servicios de calidad acorde con las exigencias del mercado, y los entes de control (Servicio de Rentas Internas SRI, IESS, Superintendencia de Compañías, entre otros)

1

1.2 Contextualización PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda. “, es una empresa que fue creada el 16 de Junio del año 2011, teniendo como objeto social principal prestación de toda clase de servicios de asesoría contable, financiera administrativa, tributaria, laboral auditoria interna y externa.

El control contable y administrativo en la empresa no es el más adecuado, ya que no existe distribución de actividades, y esto ha provocado que se pierda mucho tiempo en todas las actividades asignadas al personal. Por lo antes expuesto, y ante la necesidad se puede determinar que la creación de un manual procedimientos de control interno permitirá que PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., administre de mejor manera sus tiempos, su asignación de tareas y por consecutivo su presentación de informes y balances.

1.3 Análisis Crítico La situación actual y el mal manejo de los recursos en la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda. ha originado en varias ocasiones un mal funcionamiento de los procesos dentro de la organización, como la demora en el procesamiento de la información mensual, la falta de entrega y desmotivación del personal por el desconocimiento de los objetivos o a donde está encaminado su trabajo, la doble línea de mando es decir la doble autoridad, la mala distribución del trabajo a cada uno de los empleados, y la constante rotación del personal, etc.; por tales circunstancias, la empresa está obligada a dar solución a esos problemas,

2

tratando de implantar nuevas políticas, procedimientos, estrategias que servirán para el mejor funcionamiento y la optimización de recursos en todas las áreas, procurando así; que el empleado, que es actor principal en los procesos operativos de la empresa, se sienta parte de la misma. En pocas palabras se debe definir las líneas de comunicación de la organización y de

separar

en

unidades

organizativas

diferentes

actividades

de

gestión,

financiamiento, administración y operativas. Por tal razón la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., necesita un mejor control principalmente de sus actividades operativas diarias contables y procedimientos administrativos para evitar la pérdida de tiempo, errores, y malinterpretaciones por parte de empleados, administradores de la empresa. Si la empresa no toma en consideración lo antes expuesto e implementa un manual de procedimientos de control interno, con el cual funcione organizadamente, y de manera oportuna para la emisión de balances y reportes administrativos, los resultados repercuten en lo económico y financiero, puesto que las ventas decaen con el mal funcionamiento interno de la empresa haciendo que esto afecte directamente a los clientes.

1.4 Prognosis Si no se implementa un manual de procedimientos de control interno eficiente, oportuno y eficaz en la empresa los resultados se verán reflejados en los balances financieros ya que existen varios costos ocultos, como el costo tiempo, que implica una pérdida de clientes.

3

1.5 Formulación del Problema

La Empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., posee falencias en las operaciones diarias en lo que se refiere a sus procesos contables, por todos estos inconvenientes se planteó las siguientes interrogantes: ¿Cómo la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., ha venido desarrollando sus actividades cotidianas en relación a los servicios contables, así como la presentación de reportes y cuál ha sido su tiempo de respuesta? ¿De qué forma la ausencia de un Manual de Procedimientos de Control Interno afecta a la realización de los objetivos de la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda.?

1.6 Interrogantes de la Investigación  ¿Qué políticas de control interno deberían incrementarse

para un buen

manejo de los procesos contables, y la correcta aplicación de las leyes contables y tributarias vigentes, las

mismas que permitirán disminuir los

errores en los registros contables de la Compañía PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda.?  ¿Con el mejoramiento del control interno en el área de recursos humanos se optimizará los recursos y el manejo del personal?  ¿Se debería evaluar los procedimientos y políticas actuales y realizar una reestructuración total en las funciones y una revisión de la carga de trabajo de los empleados para que estos hagan su trabajo con la mayor eficiencia posible?

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 ¿Será posible que al elaborar un Manual de Control Interno, que mejore procesos contables y administrativos en la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., se consiga un mejor desempeño en el desarrollo de sus actividades cotidianas, y que conlleven a cumplir los objetivos de la institución?  ¿Qué estrategias se debería utilizar para captar la atención de futuros clientes y de mantener a los que ya tenemos en los actuales momentos?

1.7 Delimitaciones de la Investigación Este trabajo de investigación se realizó con datos correspondientes al periodo 2014 de la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito, Provincia de Pichincha en el departamento contable–administrativo, en donde con el diseño de un sistema administrativo se pretende darle forma a la empresa tomando en cuenta que está bien constituida y con el diseño del sistema contable organizar y clasificar todas las actividades para los empleados e inclusive para los socios.

1.8 Justificación El tema de investigación propuesto es de gran interés para todas las personas que necesitan conocer los fundamentos acerca de un manual de procedimientos de control interno. En la actualidad existen muchas empresas dedicadas a la prestación de servicios contables y que necesitan conocer los procedimientos que se deben aplicar para un buen control interno, constituyéndose este trabajo en un aporte para un manejo adecuado de los mismos.

5

PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda. Constituida como una sociedad de derecho, y cuya finalidad es la de ofrecer servicios contables y de auditoria, ha venido trabajando sin un manual de procedimientos de control interno, si bien existen pequeños registros de algunas funciones los mismos no cuentan con las respectivas firmas de responsabilidad, ni tampoco son manuales completos ni para todos los cargos contables y administrativos, en tales circunstancias el manual de procedimientos de control interno propuesto aportará para obtener información confiable y veraz. 

A través de la investigación se pretende contribuir a la empresa con un instrumento útil y práctico, beneficiando directamente a PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda. Y al personal involucrado en el proceso contable y administrativo.



Los directivos de la empresa están dispuestos a colaborar a fin de que se lleve a cabo la investigación y cuyo resultado sea factible de ejecutarlo por lo que se espera ponerlo en práctica inmediatamente.

1.9 OBJETIVOS 1.9.1 Objetivo General

Elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno que permita a la empresa PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA., regular y mejorar el cumplimiento en los procesos administrativos, y contables, desarrollando procesos administrativos, que permitan cumplir con los objetivos de la organización en cada una de sus áreas.

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1.9.2 Objetivos específicos  Realizar un diagnóstico de la situación de la empresa para conocer el estado real de la misma.  Creación de un manual de control interno para mejorar el cumplimiento de los procesos administrativos y contables de la organización.  Identificar los procesos administrativos necesarios para una correcta ejecución de la contabilidad.  Establecer los controles adecuados con el propósito de definir las funciones por cada uno de los puestos de trabajo, y evitar la constante rotación de personal en el área contable, proponiendo un sistema de evaluación y motivación del trabajo realizado por el empleado en un tiempo determinado.  Planificar nuevas estrategias con el propósito de dar mayor atención a los clientes potenciales, brindándoles un excelente y oportuno servicio contabletributario.  Establecer los beneficios y garantías que proporciona una buena estructura de control interno para salvaguardar sus actividades administrativas y contables. 1.10 Limitaciones

Uno de los limitantes que se presentan en la investigación es cuadrar y organizar el tiempo de las personas que laboran en la empresa ya que muchas veces realizan su trabajo fuera de la oficina, más aún los socios que no tienen un horario fijo para asistir a la oficina.

7

CAPÍTULO II

2 MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL 2.1

EMPRESA

Bravo (2013) “La empresa es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad” 1 Pag.3 Empresa es una entidad compuesta por recursos humanos, financieros y tecnológicos que se dedica a actividades de producción, comercialización y/o prestación de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la colectividad, y que nos producirán un ingreso económico. 2.2

Importancia

La estructura de las empresas les permite, cada una dentro de su especialidad, planificar, desarrollar y controlar todos los procesos productivos, comerciales y de distribución de manera que por este medio se ofrece a la comunidad casi la totalidad de bienes y servicios que existen en la economía mundial. Las empresas tienen la posibilidad de obtener y manejar grandes cantidades de recursos necesarios para la operación de sus negocios, con el objeto de maximizar el beneficio proveniente del ejercicio de sus diversas actividades.

1

BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013; Pág. 3

8

2.3

Clasificación

2.3.1 Por su naturaleza se clasifican en: Industriales, Comerciales y de Servicios 2.3.1.1 Empresas Industriales

Son las que transforman materias primas en nuevos productos como por ejemplo las manufactureras, textiles, etc. 2.3.1.2 Empresas Comerciales

Son las que compran y venden productos sin transformarlos, convirtiéndose en intermediarias entre las empresas productoras y los consumidores. 2.3.1.3 Empresas de Servicios

Se dedican a la generación y venta de servicios o sea productos intangibles que satisfacen las necesidades de los clientes como las de seguridad, capacitación, asesorías, etc. 2.3.2

Por el Sector al que pertenecen se clasifican en Públicas Privadas y Mixtas

2.3.2.1 Empresas Públicas

Son las que su capital es propiedad del Sector Público o Estatal (Estado) 2.3.2.2 Empresas Privadas

Son las que su capital pertenece al Sector Privado (personas naturales o jurídicas)

9

2.3.2.3 Empresas Mixtas

Son las empresas cuyo capital pertenece a los sectores público y privado (personas jurídicas) 2.3.3 Por integración del Capital son unipersonales y pluripersonales

2.3.3.1 Empresas Unipersonales

Cuyo capital está conformado por el aporte de una sola persona 2.3.3.2 Pluripersonales

El capital es propiedad de dos o más personas conformados en Sociedades o compañías y se subdividen en: Según el Código Civil personas son todos los individuos de la especie humana cualquiera sea su edad, sexo o condición. 2 Persona Jurídica, Se forma cuando dos o más personas se constituyen legalmente como una Persona Jurídica con el fin de contraer obligaciones y ejercitar derechos funcionando bajo una Razón Social Comerciantes, Las personas que teniendo capacidad para contratar hacen del comercio una profesión habitual 3 La Ley de Compañías determina cinco clases de Compañías de Comercio que pueden emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades

2

Código Civil. Art. 41.

3

Código de Comercio. Art. 2.

10



Compañía en nombre colectivo



Compañía en comandita simple y dividida por acciones



Compañía de Responsabilidad Limitada



Compañía Anónima



Compañía de Economía mixta

2.4

LA CONTABILIDAD

Bravo (2013) “Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objetivo de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable” 4 Pág.1 El concepto de es muy claro y conciso indicando que la contabilidad nos permite registrar las operaciones y poder identificar la situación económica de una empresa a través de sus estados financieros. 2.5

Funciones de la Contabilidad 

Registro Cronológico de las operaciones durante toda la vida de la empresa, como una función histórica



Reflejar todos los acontecimientos económicos como una función estadística.



Estudiar el proceso que se necesita para la obtención o compra de los productos como una función económica



Examina los recursos monetarios con los que cuenta o contará la empresa como una función financiera



Afectación de los impuestos fiscales a la empresa como función fiscal



Como una función legal el conocer las leyes y reglamentos que se aplican a la empresa.

4

BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013; Pág. 1

11

2.6 Características de la Contabilidad 

Entendible, Los registros y reportes informativos deben redactarse en un lenguaje sencillo que facilite la comprensión del mensaje que se pretende entregar.



Relevante, Mostrar los aspectos más significativos, prima el concepto de materialidad y no de precisión



Confiable, Los datos serán verificables y comprobables



Comprable, Preparar la información bajo normativa estándar y universal, a través de prácticas, métodos y procedimientos uniformes.

2.7

Importancia

Tal y como se desprende de los conceptos que

definen la Contabilidad, su

importancia radica en la información que facilita sobre las actividades económicas desarrolladas por la entidad contable, presentada a través de informes fáciles de comprender y a través de los cuales se da a conocer el resultado de las operaciones económico financieras desarrolladas en un negocio o empresa, a fin de que se constituya en un instrumento que permita a los

usuarios internos y externos,

planificar, controlar y tomar decisiones adecuadas que redunden en beneficio de la empresa. Considerando que la Contabilidad es una herramienta para la toma de decisiones económicas apropiadas, sus informes oportunos y confiables permiten desarrollar reportes de rentabilidad obtenida y potencial de los productos,

informes de

productividad de los empleados y cotejarlos con los sueldos y más costos que éstos

12

generan.

Permite comparaciones entre años

o entre compañías, ayuda en la

elaboración de presupuestos; facilita los datos para

examinar el desempeño

histórico y las proyecciones del negocio. Permite predecir efectos futuros de las decisiones que se

deseen adoptar, e identificar los puntos neurálgicos de la

empresa, ineficacia o ineficiencias, así como fortalezas para mejorar el funcionamiento y resultados empresariales.

2.8 Principios de la Contabilidad “Los principios de contabilidad generalmente aceptados, son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información económica y financiera de la empresa a través de los Estados financiero….El Principio Fundamental de la Partida Doble, dice que no hay deudor sin acreedor, ni viceversa”. (Bravo Valdivieso Mercedes, 2013. p. 8). 5 El criterio para las investigadoras sobre el principio fundamental de la contabilidad es el de la Partida Doble, aunque sin dejar de mencionar que los otros principios son muy importantes para el óptimo funcionamiento del ejercicio contable.

5

BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013; Pág. 8

13

2.9

Clasificación

2.10 Dependiendo de la naturaleza 2.10.1 Contabilidad General o Comercial

La misma que se aplica a empresas que se dedican a comprar y vender bienes o servicios no financieros. 2.10.2 Contabilidad Bancaria

Aplicada a empresas del sector bancario y financiero

y su plan de cuentas lo

proporciona la Superintendencia de Bancos. Se aplica a bancos, mutualistas y otras del sistema financiero. 2.10.3 Contabilidad Agropecuaria

Aplicada a las empresas que se dedican a la producción y cultivos del agro. 2.10.4 Contabilidad de Seguros

Para las empresas aseguradoras y todos los seguros de que tienen un tratamiento especial. 2.10.5 Contabilidad de Costos

Las empresas industriales requieren un sistema contable de dos partes, la primera es la contabilidad general y la segunda la de Costos a fin de determinar el costo individual de los productos que fabrica o servicios específicos que produce.

14

2.10.6 Contabilidad Gubernamental

Se aplica al Sector Público de acuerdo a disposiciones legales y normas dispuestas por la Contraloría General del Estado. Se aplica a empresas u organismos del estado 2.11 Dependiendo de sus usuarios

Aun cuando los informes o reportes contables parten de la misma base de datos, la contabilidad permite las siguientes especializaciones: 2.11.1 Contabilidad Financiera

La utilizan principalmente usuarios externos como son accionistas, bancos, organismos gubernamentales, y más personas relacionadas con la empresa a fin de facilitar su toma de decisiones. La información que genera sobre hechos globales es histórica y obligatoria. 2.11.2 Contabilidad Administrativa

Herramienta de utilidad para la planificación, control y toma de decisiones de los ejecutivos dentro de la empresa y por los directivos de instituciones varias u organismos estatales o de las personas encargadas de administrar la empresa. Su finalidad es el futuro de la organización, se hace por segmentos y es opcional. 2.11.3 Contabilidad Fiscal

Diseñado para cumplir con las obligaciones tributarias de las empresas.

15

2.12 Proceso Contable

Denominado también Ciclo Contable constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción hasta la presentación de los Estados Financieros 6 El Ciclo Contable contiene: 

Comprobantes o documentos fuente



Estado de Situación Patrimonial Inicial



Libro Diario



Libro Mayor



Libros Auxiliares



Balance de Comprobación



Hoja de Trabajo



Ajuste y Resultados



Cierre de Libros



Estados Financieros

2.12.1 Comprobantes – Documentos Mercantiles

Los comprobantes son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las transacciones que se realizan en la empresa, entre los comprobantes más utilizados tenemos, comprobantes de ingresos, comprobantes de egresos, contratos, cheques, facturas, letras de cambio, notas de débito, notas de

6

BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013; Pág. 16

16

crédito, pagarés, papeletas de depósitos, planillas de aportes, recibos, roles de pago, etc. 2.12.2 Importancia

Los documentos mercantiles son de gran importancia por cuanto proporcionan un mayor grado de confiabilidad y validez a los registros contables, los documentos comerciales son utilizados como referencia y como comprobantes en caso de desacuerdo legal. 2.13 Clasificación

Se clasifican en: 2.13.1 Documentos Negociables

Son aquellos que completan la actividad comercial, se utilizan por lo general para cancelar una deuda, para garantizar una obligación, para financiación. 2.13.2 Documentos no Negociables

Son aquellos que se requieren para la buena marcha de la empresa, son de uso diario, constante y corriente, están ligados a la vida misma del comercio, son indispensables para el control de la empresa. 2.13.3 Comprobantes de Ingresos

Son aquellos que se utilizan en el negocio para registrar las transacciones comerciales que originan ingresos de dinero en efectivo o en cheques ya sean por ventas de mercaderías, comisiones, o cobros recibidos de clientes, etc.

17

2.13.4 Comprobantes de Egresos

Son documentos en los que se registran los desembolsos de dinero, ya sea por compra de activos, pagos de impuestos, pagos de deudas, pagos de sueldos, compras de bienes y servicios, etc. 2.13.5 Cheques

El cheque es un documento comercial que debe contener el mandato puro y simple de pagar una suma de dinero, es pagadero a la vista, a su presentación el Banco está obligado a pagarlo o protestarlo, aunque tenga fecha futura. 2.13.6 Facturas

Es el documento que el vendedor entrega al comprador con el detalle de las mercadería o servicios, indicando cantidad, detalle del producto o servicio, precio, condiciones de pago, impuestos fiscales, RUC. La factura es de carácter obligatorio por todas las transacciones que superan los 4,00 dólares. 2.13.7 Letras de Cambio

Es una orden de pago que da el acreedor a su deudor para que pague en determinado tiempo y lugar el valor que se indica en el documento, el mismo garantiza el pago de cierta cantidad de dinero por parte del cliente. 2.13.8 Notas de Crédito

Las notas de crédito son documentos que se emiten por la modificación en las condiciones de la transacción originalmente pactadas, es decir, para anular

18

operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones (Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios).

2.13.9 Notas de Débito

Las notas de débito se emiten para el cobro de intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos

por el vendedor con posterioridad a la emisión del

comprobante de venta.

2.13.10

Pagaré

Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona denominada

suscriptora, de que pagará a una segunda persona llamada

beneficiaria o tenedora, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré".

2.14 Sistema Contable

El sistema contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres grandes propósitos. Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación de la estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y planes de largo alcance. Información interna a los gerentes para uso de la planeación de la estrategia, toma de decisiones y la implementación de políticas generales y planes de largo alcance. Información externa para los accionistas, el gobierno y terceras personas.

19

“El sistema de información contable es la perfecta combinación del personal, los registros y los procedimientos para que un negocio pueda cumplir con las necesidades de información financiera”7 2.14.1 Importancia del Sistema Contable

Tener un buen sistema de contabilidad en nuestra empresa que sea eficiente y funcional además de ser un activo intangible, indiscutiblemente lo convierte en una fuente de información importante para conocer de la situación económica y financiera para nuestras empresas. La información financiera, Contable y Administrativa tiene los siguientes objetivos: 

Generar los Balances que son como una fotografía de la empresa en cada instante.



Generar los Estados de Resultados (P y G) para evaluar la utilidad en un periodo de tiempo.



Generar flujos de Efectivo.



Determinar y controlar la carga tributaria.



Argumentar la toma de decisiones en nuestra organización.



Evaluar la función de la Administración.



Controlar las operaciones de la entidad económica.



Tomar decisiones en materia de inversión y crédito.



Suministrar información sobre la situación financiera y económica de la entidad.



Contribuir a la información estadística de la empresa y la del DANE.

7

HORNGREN Y HARRISON, Contabilidad Quinta Edición Pag.225

20



Determinar precios y tarifas de nuestros productos y servicios.



Proporcionar información de carácter legal.



Estimar los costos y beneficios sociales atribuibles a la empresa.



Informar sobre los efectos que las operaciones practicadas han producido a las finanzas de la empresa en cada período.



Facilitar y agilizar la toma de decisiones económicas. Ahora bien, los principios de la contabilidad deben ser implacables en el sistema contable, la Contabilidad contenida en nuestro software de contabilidad debe de tener ciertas características o cualidades, como las siguientes:



Debe ser clara y fácil de comprender.



Que sea confiable.



Que se presente de forma oportuna.



Que sea verificable, en la medida que presente fielmente los hechos económicos.



Debe de tener relevancia, que permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares.



Debe de ser fácilmente comparable. Para concluir, La importancia de la información que genera el sistema contable es vital para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organización y esta debe tener las características que arriba hemos mencionado para poder corregir cualquier desviación que tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a los resultados que los accionistas han previsto ganar.

21

2.15 ASIENTO CONTABLE Zapata (2008) “Es la formula técnica de anotación de las transacciones bajo el principio de partida doble” p.49 8 No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor, todo asiente contiene: Fecha, cuenta o cuentas deudoras y el valor afectado; cuenta o cuentas acreedoras y el valor afectado, explicación del asiento y el comprobante que originó la jornalización.

2.16 LA CUENTA Es el nombre específico que se le da a un artículo u operación con el fin de clasificar todas las transacciones de acuerdo a la cuenta a la que pertenecen. 2.16.1 PARTES DE LA CUENTA

Toda cuenta contiene tres partes: Debe, Haber y Saldo. Debe: Se registran todos los valores que reciben, ingresan o entran a cada una de las cuentas (lado izquierdo). Haber: Se registran todos los valores que entregan, egresan o salen de cada una de las cuentas (lado derecho). Saldo: El saldo es la diferencia entre él debe y el haber de una misma cuenta.

8

ZAPATA, P. (2008). Contabilidad General. Bogotá: McGraw-Hill Interamericana. P.49

22

2.16.2 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS 2.16.2.1

POR SU NATURALEZA  Personales  Interpersonales

2.16.2.2

POR EL GRUPO AL QUE PERTENECEN  Activo  Pasivo  De Capital  De Gastos  De Rentas

2.16.2.3

POR EL ESTADO FINANCIERO

 Estado de Situación Financiera o Balance General  Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados  Estado de Cambios en el Patrimonio Neto  Estado de Flujo de efectivo  Notas a los Estados Financieros 2.16.2.4

POR EL SALDO

 Deudoras  Acreedoras

23

2.17 LA ECUACION CONTABLE Activo = Pasivo + Patrimonio Pasivo = Activo – Patrimonio Patrimonio = Activo – Pasivo 2.17.1 ACTIVO

Son recursos económicos que se espera que beneficien al negocio en el futuro. Son algo que la empresa posee y que tiene valor. El efectivo, el inventario de mercaderías, el mobiliario, y los terrenos son activos. Estos aparecen al lado izquierdo de una ecuación contable. 2.17.2 PASIVO

Son deudas por pagar a entidades externas, que se conocen como acreedores, son algo que la empresa debe. Estos aparecen al lado derecho de una ecuación contable. 2.17.3 PATRIMONIO

Son los derechos de los propietarios sobre los activos de la empresa, al igual que el pasivo, estos aparecen al lado derecho de una ecuación contable. 2.17.4 INGRESOS La empresa en el ejercicio de su actividad presta servicios y vende bienes. A cambio de ellos, percibe dinero o nacen derechos de cobro a su favor, que hará efectivos en

24

las fechas estipuladas, es decir se produce un ingreso cuando se vende un bien o se presta el servicio según la actividad a la que se dedica la empresa. 2.17.5 GASTOS

Denominados también Egresos, cuando surge un gasto se produce una doble circulación económica, de un lado sale dinero, y, como contrapartida, se recibe en su momento algo real, una contraprestación en bienes y servicios, que colaboraran en el proceso productivo. Los gastos se identifican con la corriente real de las operaciones de consumo de bienes y servicios, en las que incurre una empresa para poder llevar a cabo su actividad. 2.17.6 ESTADOS FINANCIEROS

Son documentos empresariales que informan acerca de la situación económica de una empresa, siempre al término de un periodo contable o ejercicio económico. Esta información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial futuro de la Compañía. 2.17.7 Objetivo de los Estados Financieros

El objetivo básico de la presentación de los informes o estados financieros es proporcionar información que sea útil para tomar decisiones de inversión y de préstamos.

25

2.17.8 Clasificación de los Estados Financieros 2.17.9 BALANCE GENERAL

El Balance General presenta los activos, los pasivos y el capital contable de la entidad en una fecha específica, generalmente al final de un mes, un trimestre o un año. 2.17.10

ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Denominado también Estado de resultados integrales, se elabora al finalizar el periodo contable con el objetivo de determinar la situación económica de la empresa, las cuentas que lo conforman son las de Ingresos, Costos, Gastos Operacionales y Gastos no Operacionales, Gastos de ventas, Gastos Financieros, Resultado Final, Utilidad o Pérdida. 2.17.11

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

Se denomina también Estado de Evolución del Patrimonio, informe contable que nos permite conocer y analizar los cambios en políticas contables sobre las cuentas patrimoniales dentro de un periodo a otro, es un informe de uso interno y externo, nos permite conocer la variación que ha tenido el patrimonio. 2.17.12

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

Este estado financiero se elabora al término de un ejercicio económico o periodo contable para evaluar con mayor objetividad la liquidez o solvencia de la empresa, su objetivo es proporcionar a los usuarios de estados financieros una base para

26

evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus equivalentes, y las necesidades de la empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivos. 2.17.12.1

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Las notas a los Estados Financieros incluyen descripciones narrativas o análisis más detallados de los montos presentados en el balance general, estado de resultados, estado de flujos de efectivo y estado de cambios en el patrimonio, así como información adicional tales como pasivos contingentes y compromisos Las notas de los estados financieros deben ser presentadas de una manera sistemática. Cada partida en el balance general, estado de resultados y estado de flujos de efectivo debe tener referencia cruzada a cualquier información relacionada en las notas. 2.17.12.2

SALDO DEUDOR

Se obtiene cuando la sumatoria del Debe es mayor que la sumatoria del Haber de la misma cuenta. 2.17.12.3

SALDO ACREEDOR

Se obtiene cuando la sumatoria del Haber es mayor que la sumatoria del Debe de la misma cuenta.

27

2.18 CONTROL INTERNO Mantilla Samuel Alberto (Auditoria del Control Interno 2009) “Control Interno es un proceso que está ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización, tale objetivos son eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de normas y obligaciones y salvaguarda de activos.”

9

El autor nos realiza énfasis en el control interno por parte de los directivos de la empresa, sin embargo el control interno es un proceso para todo el personal de la empresa en todas las áreas y departamentos, esto nos dará seguridad del cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones de cada personal que labora en la entidad. 2.18.1 IMPORTANCIA

El sistema de control interno de una compañía tiene un rol clave en la administración de los riesgos que son significantes para el cumplimiento de sus objetivos de negocio, un sistema sólido de control interno contribuye a salvaguardar la inversión de los accionistas y los activos de la compañía, Un sistema de control interno eficaz, es de vital importancia para la entidad, dado que proporciona una seguridad razonable, tanto en la eficacia y eficiencia en las operaciones; a través de procedimientos que permiten realizarlas en forma

9

Mantilla Samuel Alberto, Auditoria del Control Interno, Edición 2009

28

adecuada y garantizan la optimización de recursos, la fiabilidad de la información financiera; en lo que se refiere a la elaboración y presentación de estados financieros íntegros, que aportan seguridad a la gestión empresarial para una adecuada toma de decisiones y prevención de errores y fraudes, y el cumplimiento de leyes y normas vigentes a las que se encuentra sujeta la entidad.

Facilita la efectividad y la eficiencia de las operaciones, ayuda a asegurar la confiabilidad del proceso de presentación de reportes internos y externos y ayuda al cumplimiento de las leyes y regulaciones. El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto.

Detecta las

irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente, según las directrices marcadas por la administración. Constituye una herramienta para los administradores de las entidades, en su afán de implantar procedimientos coordinados, que permitan alcanzar las metas y objetivos previstos, dentro de un enfoque de excelencia; puesto que la empresa que no apliquen controles adecuados, corre el riesgo de tener desviaciones en sus 29

actividades, que podrían llevar a una crisis operativa con una serie de consecuencias que perjudican los resultados empresariales. 2.18.2 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO

Los objetivos primordiales de la implantación de un sistema de control interno son:  Salvaguardia de los activos de la empresa  Confiabilidad e integridad de la información financiera  Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.  Optimización en el empleo de los recursos Los objetivos de control interno abarcan aspectos como la protección de los bienes de la entidad ya que la inexistencia de controles adecuados puede ocasionar pérdidas, mal uso de recursos que afectan las operaciones de las empresas. Cuando se habla de confiabilidad e integridad de la información financiera se hace referencia a la preparación de los estados financieros en forma fiable de tal manera que exista seguridad, transparencia y veracidad en la información presentada en ellos, ya que estos reflejan los resultados económicos obtenidos en cada período.

Para la entidad el desarrollo de sus actividades tanto administrativas como operativas están sujetas a normativas y procedimientos que deben ser cumplidos, puesto que la violación a las mismas son perjudiciales para el ente económico

Al referirse a la optimización en el empleo de los recursos quiere decir que, ya sean estos económicos, humanos, materiales y tiempo se utilicen con la debida eficacia y

30

eficiencia ya que con el adecuado manejo de estos se garantiza mejores resultados económicos. 2.18.3 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

Los principios de control interno constituyen bases técnicas para desarrollar criterios en el diseño e implementación de un sistema de control interno eficaz, igualmente proveen el marco de referencia para evaluar el grado de cumplimiento del mismo, los principios del control interno se detallan a continuación. 2.18.3.1

Responsabilidad delimitada

Es necesario fijar las responsabilidades de cada una de las direcciones, departamentos y cargos por escrito, con nitidez e informarlas claramente. 2.18.3.2

Separación de funciones de carácter incompatible

Los errores intencionales o no intencionales pueden prevenirse con una adecuada separación de funciones, considerando las 4 directrices generales que son: 2.18.3.2.1

Custodia de los activos de contabilidad

Los cargos que involucren custodia temporal o permanente sobre un activo no pueden relacionarse con los referentes a su contabilización. 2.18.3.2.2 Autorización relacionados

de

operaciones

de

la

custodia

de

activos

Las personas que autorizan las operaciones no deben tener el control sobre el activo relacionado por que se aumenta la posibilidad de desfalco de la empresa.

31

2.18.3.2.3 Separación de la responsabilidad operativa de la responsabilidad de registro contable

Las responsabilidades operativas y de registro no pueden fusionarse, puesto que los resultados podrían ser tergiversados para mejorar el desempeño de la unidad o departamento en cuestión. 2.18.3.2.4 Separación de responsabilidades dentro del departamento del Procesamiento Electrónico de Datos (PED)

Las actividades principales del departamento de procesamiento electrónico de datos como son: análisis de sistemas, programación, operación y control, deben ser separadas adecuadamente caso contrario los datos podrían ser manipulados para ocultar irregularidades. En este caso al ser un programa contable adquirido a un proveedor externo, se tiene la seguridad de que toda la programación del mismo en ningún momento sea manipulada, sería importante que se realice un monitoreo de usuarios, ya que esto permitiere ver cada uno de los movimientos que ha realizado una persona dentro del sistema contable. 2.18.3.3

Selección de servidores hábiles y capacitados

El proceso de selección debe permitir la contratación de personal idóneo para el desempeño de funciones asignadas. 2.18.3.4

Aplicación de pruebas periódicas de exactitud a las operaciones

Las operaciones deben de verificarse mientras se procesan o en forma periódica y de esta manera asegurar su correcta y oportuna autorización y registro.

32

2.18.3.5

Rotación de deberes

Cuando las personas llevan mucho tiempo en un mismo cargo tienden a sentirse imprescindibles y su trabajo se vuelve rutinario, por lo que es aconsejable la rotación de personal que les permite capacitarse en otras labores y además aportan con nuevas ideas a la eficacia de las operaciones. 2.18.3.6 Fianzas de servidores que manejan recursos financieros y materiales

La empresa debe exigir cauciones a todos los empleados que manejan activos, como por ejemplo los encargados de emitir cheques, manejo de efectivo, etc., o en su defecto puede optar por la contratación de pólizas de fidelidad.

2.18.3.7 Instrucciones por escrito Las tareas de los diferentes puestos deben figurar siempre por escrito en los manuales de procedimientos, puesto que éstos fortalecen el sistema de control interno al promover la eficiencia y delimitación clara de funciones. 2.18.3.8 Formularios pre numerados Todos los formularios con los que dispone la empresa deben ser pre-enumerados e impresos y contar con procedimientos de control interno para su emisión, manejo y custodia, de esta manera se garantiza la integridad de las operaciones.

2.18.3.9 Uso limitado de efectivo Los desembolsos de efectivo deben utilizarse sólo para desembolsos menores y urgentes a través de fondos de caja menor administrados en forma adecuada.

33

2.18.3.10

Depósitos inmediatos e intactos

Los valores recaudados deben ser depositados en forma intacta y dentro de 24 horas posteriores, bajo ningún concepto el dinero recaudado puede utilizarse para pagos en efectivo, cambios de cheques o cualquier otro tipo de operación no autorizada. 2.18.3.11

Uso del mínimo de cuentas bancarias

El mantener un mínimo de cuentas bancarias para el desarrollo de las operaciones reduce el riesgo de errores y fraudes. 2.18.3.12

Utilización de cuentas de control

Es aconsejable la utilización de cuentas de control debido a que éstas prueban la exactitud de los saldos de las cuentas. 2.19 Elementos del Sistema de Control Interno

Los elementos del sistema de control interno son; Ambiente de control, proceso de evaluación del riesgo, sistema de información aplicable a los informes financieros y a la comunicación, actividades de control y monitoreo de los controles. 2.20 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO

El sistema de control interno por muy bueno que sea en su diseño y funcionamiento es capaz de proporcionar sólo una seguridad razonable de que los objetivos institucionales serán alcanzados debido a las limitaciones inherentes a todo sistema de control interno y que incluyen:

34

2.20.1 Fracaso

Los controles internos a pesar de estar bien diseñados pueden fallar las circunstancias relativas al recurso humano como: malentendido en las instrucciones, dejadez, fatiga, despistes, personal eventual que carece de conocimientos, cambios en el sistema antes de capacitar al personal, es decir, factores de error humano. 2.20.2 Elusión de los controles por la dirección

Se refiere a la omisión de políticas o procedimientos establecidos por parte de los responsables del control con fines ilegítimos, con ánimo de lucro personal o para mejorar la presentación de la situación financiera o para disimular el incumplimiento de obligaciones legales. 2.20.3 Confabulación

Las personas pueden confabularse en forma colectiva para burlar los controles y de esta manera cometer y encubrir actos, datos financieros y otras informaciones a fin que los resultados presentados cumplan con los objetivos base para los incentivos u otro tipo de beneficio personal. 2.20.4 Relación costes / beneficio

En vista que los recursos son escasos, las entidades deben considerar los costes/beneficio relativos a la implantación de controles en forma equilibrada, para lo cual se tomará en cuenta tanto el riesgo de fracaso como el posible efecto en la entidad, junto a los costes correspondientes a la implantación de un

35

nuevo sistema de control. Es importante recalcar que el costo no puede superar el valor de lo que se quiere controlar. 2.21 TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Son un conjunto de procedimientos que se emplean para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades que pueden ocurrir al procesar y registrar transacciones; además permiten:  Obtener un conocimiento del sistema contable y de control del cliente.  Evaluar el sistema con el fin de determinar su grado de confianza.  Llevar a cabo un programa de pruebas sobre el funcionamiento del sistema y los controles establecidos. 2.22 QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO 

Todos los empleados del Departamento Operativo Contable y Financiero de la Empresa PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA. deberán consultar permanentemente este manual para conocer las medidas de control interno, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar.



Los jefes de las diferentes áreas porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de controles modernos que conlleven a cambios en el ambiente de la Institución.

2.23 RESPONSABILIDADES:

El sistema de control interno deberá:

36

Estar inmerso en las operaciones de la compañía y hacer parte de su cultura, Ser capaz de responder rápidamente a los riesgos de negocio que evolucionan y que surgen de factores dentro de la compañía así como a los cambios en el ambiente de negocios. Incluir procedimientos y/o manuales que sirvan para reportar inmediatamente a los niveles apropiados de la administración cualquier falla de administración o con trol que sean significantes y que sean identificadas junto con los detalles de la acción correctiva que se esté emprendiendo. 2.24 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

El control interno asigna la siguiente clasificación: 2.24.1 CONTROL CONTABLE

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén pre numerados.

37

El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración b) Se registren las operaciones como sean necesarias para a) permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y b) mantener la contabilidad de los activos. c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración. c) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia. 10 2.24.2 CONTROL ADMINISTRATIVO

Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos

y

procedimientos

relacionados

principalmente

con

eficiencia

en

operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen controles tales como

10

http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html

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análisis estadísticos, estudios de noción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización. Ejemplo: Que los trabajadores de la fábrica lleven siempre su placa de identificación. Otro control administrativo sería la obligatoriedad de un examen médico anual para todos los trabajadores. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión. El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. 11 2.25 MANUAL DE CONTROL INTERNO

Es una parte fundamental dentro de un sistema. Su elaboración debe ser una de las actividades primordiales en el departamento de control interno o auditoría y debe

11

http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html

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estar claramente contemplado dentro del plan de desarrollo de la función de control interno. Permite describir como los empleados deben realizar su trabajo, de una forma eficiente y clara sin que existan posibilidades de fraudes y con el fin de minimizar errores.

Es recomendable para este manual, adoptar el sistema de hojas intercambiables, esto sirve para que cuando se evalué, y se llegue a la conclusión de que el proceso o procedimiento se deba modificar. El manual de control interno constituye

elemento primordial del proceso de

capacitación de los empleados responsables.

Definiendo al control interno seria como un libro, o una carpeta, en los que de una manera sencilla de manejar se indican en forma sistemática y ordenada, los elementos administrativos con el fin de orientar la conducta de entre cada grupo humano dentro de las diferentes empresas. 2.26 POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES

2.26.1 POSIBILIDADES 

Permiten delegar en forma efectiva ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir el control por excepción.



Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar



Ayudan a establecer objetivos, políticas y procedimientos, funciones y normas.

40



Incrementan la coordinación en la realización de un trabajo.

2.26.2 LIMITACIONES 

Si no son actualizadas periódicamente pierden su efectividad.



Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.



El costo de reproducirlos y actualizarlos puede ser alto.

2.27 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES 2.27.1 POR SU CONTENIDO

De historia del organismo De organización De políticas De procedimientos De contenido múltiple De adiestramiento o instructivo Técnicos 2.27.2 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA

Producción Administración Compras

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Ventas Finanzas Contabilidad Cobranzas De personal Generales 2.28 MARCO LEGAL 2.28.1 LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Art.19.- Obligación de llevar contabilidad.- Están obligados a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales ya sean nacionales o extranjeras que realicen actividades empresariales en el Ecuador y que; tengan un ingreso mayor a cien mil dólares (100.000 USD) o que inicien con un capital propio mayor a sesenta mil dólares (60.000 USD) o sus costos o gastos han sido mayores a ochenta mil dólares (80.000 USD). 2.29 INGRESOS DE FUENTE ECUATORIANA

Art. 8.- Ingresos de fuente ecuatoriana.- Se considerarán de fuente ecuatoriana los siguientes ingresos: 12

12

Ley de Régimen Tributario Interno

42

1. Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades laborales, profesionales, comerciales, industriales, agropecuarias, mineras, de servicios y otras de carácter económico realizadas en territorio ecuatoriano, salvo los percibidos por personas naturales no residentes en el país por servicios ocasionales prestados en el Ecuador, cuando su remuneración u honorarios son pagados por sociedades extranjeras y forman parte de los ingresos percibidos por ésta, sujetos a retención en la fuente o exentos; o cuando han sido pagados en el exterior por dichas sociedades extranjeras sin cargo al gasto de sociedades constituidas, domiciliadas o con establecimiento permanente en el Ecuador. Se entenderá por servicios ocasionales cuando la permanencia en el país sea inferior a seis meses consecutivos o no en un mismo año calendario; 2. Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades desarrolladas en el exterior, provenientes de personas naturales, de sociedades nacionales o extranjeras, con domicilio en el Ecuador, o de entidades y organismos del sector público ecuatoriano; 3. Las utilidades provenientes de la enajenación de bienes muebles o inmuebles ubicados en el país; 4. Los beneficios o regalías de cualquier naturaleza, provenientes de los derechos de autor, así como de la propiedad industrial, tales como patentes, marcas, modelos industriales, nombres comerciales y la transferencia de tecnología; 5. Las utilidades que distribuyan, paguen o acrediten sociedades constituidas o establecidas en el país;

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6. Los provenientes de las exportaciones realizadas por personas naturales o sociedades, nacionales o extranjeras, con domicilio o establecimiento permanente en el Ecuador, sea que se efectúen directamente o mediante agentes especiales, comisionistas, sucursales, filiales o representantes de cualquier naturaleza; 7. Los intereses y demás rendimientos financieros pagados o acreditados por personas naturales, nacionales o extranjeras, residentes en el Ecuador; o por sociedades, nacionales o extranjeras, con domicilio en el Ecuador, o por entidades u organismos del Sector Público; 8. Los provenientes de loterías, rifas, apuestas y similares, promovidas en el Ecuador; y, 9. Los provenientes de herencias, legados y donaciones de bienes situados en el Ecuador. Para los efectos de esta Ley, se entiende como establecimiento permanente de una empresa extranjera todo lugar o centro fijo ubicado dentro del territorio nacional, en el que una sociedad extranjera efectúe todas sus actividades o parte de ellas. En el Reglamento se determinarán los casos específicos incluidos o excluidos en la expresión establecimiento permanente. 2.30 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD 2.30.1 NIC1: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

2.30.1.1

Objetivo

El objetivo de esta Norma es prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito general, para asegurar la comparabilidad con los estados 44

financieros de periodos anteriores de la misma empresa y con los estados financieros de otras empresas. Para lograr este objetivo, esta norma establece consideraciones generales para la presentación de los estados financieros, orientación para su estructura y requerimientos mínimos para el contenido de los estados financieros. El reconocimiento, medición y revelación de transacciones y eventos específicos son tratados en otras Normas Ecuatorianas de Contabilidad. 2.30.1.2

Alcance

Una entidad aplicará esta Norma al preparar y presentar Estados Financieros con propósitos de información general conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Esta Norma no será de aplicación a la estructura y contenido de los Estados Financieros intermedios condensados que se elaboren de acuerdo a la NIC 34 de información financiera intermedia. Esta norma se aplicará de la misma forma en todas las entidades, incluyendo aquellas que presentan estados financieros consolidados y aquellas que presentan estados financieros separados, tal como se definen en la NIC 27 Estados Financieros consolidados y separados. 2.31 NIC 7 Estados de Flujos de Efectivo 2.31.1 Objetivo El estado de flujos de efectivo permite evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y determinar necesidades de liquidez. El objetivo de esta NIC es exigir a las empresas la información acerca de los movimientos históricos de efectivo a través de la presentación de un estado de flujos de efectivo.

45

2.31.2 Alcance La NIC 7 exige a todas las empresas presentar un estado de flujos de efectivo, independientemente de la naturaleza de sus actividades.

Todas las empresas necesitan efectivo por las mismas razones, es decir para llevar a cabo sus operaciones, pagar sus obligaciones y suministrar rendimientos a sus inversores.

Entre los beneficios de la Información sobre flujos de efectivo están el que nos permite evaluar los cambios en los activos netos de la empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad para modificar tanto los importes como las fechas de cobros y pagos, teniendo en cuenta la evolución de los sucesos que se den en torno a la empresa y a las oportunidades que se puedan presentar.

La información contenida en los flujos de efectivo es útil para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y equivalentes al efectivo, de igual forma permite comparar la información sobre el rendimiento de la explotación de diferentes empresas, ya que elimina los efectos de utilizar distintos tratamientos contables para las mismas transacciones y sucesos económicos.

Uno de los beneficios más importantes de la información histórica sobre los flujos de efectivo es que se usa como indicador del importe, momento de la aparición y certidumbre de flujos de efectivo futuros, también es útil para comprobar la exactitud de evaluaciones pasadas respecto de los flujos futuros, así como para examinar la

46

relación entre rendimiento, flujos de efectivo netos y el impacto de los cambios en los precios.

2.32 Definiciones A continuación se presentan los términos más utilizados dentro de esta NIC, con su respectivo significado: 

El efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista



Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor



Flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo



Actividades de explotación son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos ordinarios de la empresa, así como otras actividades que no puedan ser calificadas como de inversión o financiación



Actividades de inversión son las de adquisición, enajenación o abandono de activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes al efectivo



Actividades de financiación son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por parte de la empresa.

2.32.1 Efectivo y equivalentes al efectivo Los equivalentes al efectivo se tienen para cumplir los compromisos de pago a corto plazo, no son vistos como inversiones. La característica más importante de una 47

inversión financiera calificada como equivalente al efectivo, es que es fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y está sujeta a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.

Los préstamos bancarios se consideran como actividades de financiación, pero en algunos países hacen parte integrante de la gestión del efectivo de la empresa. En esas circunstancias, tales sobregiros se incluyen como componentes del efectivo y equivalentes al efectivo.

Los flujos de efectivo no incluirán ningún movimiento entre las partidas que constituyen el efectivo y equivalentes al efectivo, puesto que estos componentes son parte de la gestión del efectivo de la empresa más que de sus actividades de explotación, inversión o financiación.

2.32.2 Actividades de operación Las actividades de operación deben ser la fuente principal de los flujos de efectivo con el objetivo de generar los fondos líquidos necesarios para reembolsar los préstamos, mantener la capacidad de explotación de la empresa, pagar dividendos y realizar nuevas inversiones sin recurrir a fuentes externas de financiación.

De igual forma, la información de los componentes específicos de los flujos de efectivo de las actividades de explotación es útil, junto con otra información, para pronosticar los flujos de efectivo futuros de dichas actividades.

Los flujos de efectivo procedentes de las actividades de explotación determinan las pérdidas o ganancias netas. Algunos ejemplos de flujos de efectivo por actividades de explotación son los siguientes:

48



Cobros procedentes de las ventas de bienes y prestación de servicios



Cobros procedentes de regalías, cuotas, comisiones y otros ingresos ordinarios



Pagos a proveedores por el suministro de bienes y servicios



Pagos a empleados y por cuenta de los mismos



Cobros y pagos de las empresas de seguros por primas y prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las pólizas suscritas



Pagos o devoluciones de impuestos sobre las ganancias, a menos que éstos puedan clasificarse específicamente dentro de las actividades de inversión o financiación



Cobros y pagos derivados de contratos que se tienen para intermediación o para negociar con ellos

La empresa que posea títulos o conceda préstamos manejará estas operaciones como procedentes de actividades de operación. De forma similar, los anticipos de efectivo y préstamos realizados por entidades financieras se clasificarán habitualmente entre las actividades de explotación, puesto que están relacionados con las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos ordinarios de la empresa.

2.32.3 Actividades de inversión La presentación separada de los flujos de efectivo procedentes de las actividades de inversión es importante, porque tales flujos de efectivo representan la medida en la cual se han hecho desembolsos por causa de los recursos económicos que van a

49

producir ingresos y flujos de efectivo en el futuro. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de inversión son los siguientes: 

Pagos por la adquisición de inmovilizado material, inmaterial y otros activos a largo plazo, incluyendo los pagos relativos a los costes de desarrollo capitalizados y a trabajos realizados por la empresa para su inmovilizado material



Cobros por ventas de inmovilizado material, inmaterial y otros activos a largo plazo



Pagos por la adquisición de instrumentos de pasivo o de capital, emitidos por otras empresas, así como participaciones en negocios conjuntos



Cobros por venta y reembolso de instrumentos de pasivo o de capital emitidos por otras empresas, así como inversiones en negocios conjuntos



Anticipos de efectivo y préstamos a terceros



Cobros derivados del reembolso de anticipos y préstamos a terceros



Pagos derivados de contratos a plazo, a futuro, de opciones y de permuta financiera, excepto cuando dichos contratos se mantengan por motivos de intermediación u otros acuerdos comerciales habituales, o bien cuando los anteriores pagos se clasifican como actividades de financiación



Cobros procedentes de contratos a plazo, de futuros, de opciones y de permuta financiera, excepto cuando dichos contratos se mantienen por motivos de intermediación u otros acuerdos comerciales habituales, o bien cuando los anteriores cobros se clasifican como actividades de financiación.

50

Cuando un contrato se trata contablemente como cobertura de una posición comercial o financiera determinada, los flujos de efectivo del mismo se clasifican de la misma forma que los procedentes de la posición que se está cubriendo. 2.32.4 Actividades de financiación Es importante la presentación separada de los flujos de efectivo procedentes de actividades de financiación, puesto que resulta útil al realizar la predicción de necesidades de efectivo para cubrir compromisos con los que suministran capital a la empresa. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de financiación son los siguientes: 

Cobros procedentes de la emisión de acciones u otros instrumentos de capital



Pagos a los propietarios por adquirir o rescatar las acciones de la empresa



Cobros procedentes de la emisión de obligaciones, préstamos, bonos, cédulas hipotecarias y otros fondos tomados en préstamo, ya sea a largo o a corto plazo



Reembolsos de los fondos tomados en préstamo



Pagos realizados por el arrendatario para reducir la deuda pendiente procedente de un arrendamiento financiero.

51

2.33 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF

Bravo (2013); El proceso de globalización de la economía ha impuesto a las empresas, entre otras necesidades, la de lograr un alto grado de comparabilidad de la información financiera en el ámbito internacional 13 La armonización en esta materia, junto con mayores niveles de transparencia, constituye un instrumento imprescindible para lograr una mayor calidad en la información financiera disponible para los distintos usuarios y grupos interesados, y para una toma de decisiones más fundamentada por parte de los inversores, en beneficio de un funcionamiento más eficiente de los mercados. El mundo, sus Estados, sus empresas y sus organizaciones no lucrativas, están en proceso de globalizar o ya han globalizado sus economías, con el ánimo de que las personas y los recursos materiales sean más productivos. La contabilidad, como técnica de registro de hechos económicos, debe adaptarse a las nuevas necesidades y circunstancias para ello ha creado mecanismos que estandaricen la normativa contable de observancia obligatoria en el mundo. 2.33.1 OBJETIVO El objetivo de la IASB es “desarrollar estándares contables de calidad, compresibles y de cumplimiento forzoso, que requieran información de alta calidad, transparente y comparable dentro de los estados financieros para poder tomar decisiones en función de estos”.

13

BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013; Pág. 463

52

Trabajar en la consecución de un único conjunto de normas globales de alta calidad para la preparación de la información financiera, desarrolladas de acuerdo a los principios de transferencia claridad y globalidad, además las NIIFS no tienen la intención de eliminar las normas ya existentes en algunas jurisdicciones contables, sino que, por el contrario, pretenden construir una serie de normas para la preparación de información financiera que se conviertan en el marco de referencia. 2.34 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA No.1

2.34.1 ADOPCION POR PRIMERA VEZ DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA

El objetivo de esta NIIF es asegurar que los primeros estados financieros conforme a las NIIF de una entidad, así como sus informes financieros intermedios, relativos a una parte del periodo cubierto por tales estados financieros, contienen información de alta calidad que:  Sea transparente para los usuarios y comparable para todos los periodos en que se presenten;

 Suministre un punto de partida adecuado para la contabilización según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); y

 Pueda ser obtenida a un costo que no exceda a sus beneficios.

53

2.34.1.1

ALCANCE

Se aplicará NIIF en:  Sus primeros Estados Finacieros conforme a la NIIF  En cada Informe Financiero intermedio que, en su caso, presente de acuerdo con la NIC 34 Información Finaciera Intermedia, relativos a una parte del periodo cubierto por sus primeros estados financieros conforme a las NIIF.  Son los primeros Estados Finacieros anuales los que adoptan en los cuales la entidad adopta las NIIF mediante una declaración explicita y sin reservas contenida en tales estados financieros del cumplimiento del las NIIF 2.34.1.2

RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN

Una entidad elaborará y presentará un estado de situación financiera de conforme a las NIIF en la fecha de transición de las NIIF, siendo este el punto de partida para su contabilización. 2.34.1.3

POLITICAS CONTABLES

Se utilizaran las mismas políticas contables en su estado de situación financiera de apertura conforme a las NIIFy a lo largo de todos los periodos que se presenten en sus primeros estados financieros.

54

2.35 NORMA INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN FINANCIERA No.9 2.35.1 NIIF PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS ENTIDADES (PYMES)

La aplicabilidad de las NIIF en las empresas a nivel mundial, si bien busca su universalización y que la información financiera se efectué bajo un mismo lenguaje que asegure la posterior comparabilidad y confiabilidad tuvo un traspié el cual constituye su costo de implantación de ciertas normas sea por el giro del negocio o por su escaso impacto en los estados financieros, su elevado costo en relación de con los beneficios que se esperan, es aquí donde surge la necesidad de generar un conjunto de normas de información que sin ser demasiado rígidas cumplan con el objetivo inicial de las NIIF planteadas, es ahí donde nacen la NIIF para PYMES aplicada a pequeñas y medianas empresas, que de manera especial se aplica a dichas entidades, sin embargo esto no quiere decir que no se puedan aplicar las NIIF completas a PYMES, ya que sus objetivos serán el de:  Comprensibilidad, la información debe presentarse de manera comprensible para los usuarios  Relevancia, la información presentada en los estados financieros debe ser relevante para la toma de decisiones  Materialidad, La información es material por ello es relevante si su omisión o su presentación errónea puede influir en las decisiones económicas que los usuarios tomen a partir de los estados financieros.  Fiabilidad, Esta información debe ser fiable, y es fiable cuando está libre de error significativo.

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 Esencia, Las transacciones y demás sucesos deben contabilizarse y presentarse de acuerdo a su esencia y no solamente en consideración a su forma legal.  Prudencia, la prudencia no permite el sesgo, el ejercicio de la prudencia en la preparación de los estados financieros.  Integridad para ser fiable, La información en los estados financieros debe ser completa dentro de los límites de la importación relativa y el costo.  Comparabilidad, La información financiera debe permitir a los usuarios el comprar los estados a lo largo del tiempo para identificar las tendencias de su situación financiera.  Equilibrio entre costo y beneficio, Los beneficios derivados de la información debe exceder a los costos de suministrarla Los conceptos básicos para la preparación de los estados financieros, determinados en el marco conceptual para las NIIF completas, son aplicables en NIIF para PYMES, ello permite que exista uniformidad en los criterios de aplicación, ya sean entidades grandes pequeñas o medianas. 2.36 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN 2.36.1 Variable Independiente

Diseñar un manual de procedimientos de control interno administrativos y contables. 2.36.2 Variables dependientes Mejor control, Mejor Organización, Eficiencia, Efectividad, Servicio.

56

CAPÍTULO III 3

3.1

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Para el estudio, investigación y análisis de este tema, la metodología a desarrollar se basará en las relaciones que existen entre el método, el objeto y la forma como se utilizan las técnicas, en otra palabras, la metodología se sustentará en la forma en que se efectuará la investigación porque se trata de un proceso en el que se combinan los inseparables elementos constitutivos de la ciencia como son la teoría, método, técnica, objeto y sujeto de investigación.

3.2

MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN

3.2.1 Método principal

Se utilizará el método inductivo que permitirá realizar un adecuado análisis de los diferente tópicos a tratar, orientando la investigación de una manera confiable que dará validez al estudio, pues se tendrá una correcta y estructurada organización de la información, procedimientos adecuados que optimizarán los recursos disponibles para alcanzar los objetivos propuestos. 3.2.2 Método auxiliar

Para dar un soporte adecuado a la investigación, se utilizará como método auxiliar el método analítico, que se fundamentará sobre la base de examen minucioso de cada caso estudiado en particular.

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La utilización de este método necesariamente se realizará en forma sistemática y progresiva, a través de varias etapas como son la observación de los hechos, la descripción, el examen crítico, la descomposición de los casos a fin de conocerlos en sus partes, la enumeración y ordenación de las partes, para facilitar la comprensión del estudio y la clasificación que nos conducirá a establecer los casos particulares como un todo, explicar, hacer comparaciones y establecer relaciones fundamentando en los objetivos propuestos y las experiencias sobre servicios profesionales a través de las empresas. 3.3

POBLACIÓN Y MUESTRA

El muestreo se utiliza con frecuencia cuando existe una población extensa, por ejemplo en una investigación de mercados, ya que ofrece algunos beneficios importantes en comparación con la realización de un censo. En la presente investigación se realizará encuestas a las áreas de contabilidad, y administración, por tal motivo no es necesario aplicar el muestreo para obtener la población objeto de estudio, ya que la encuesta se aplica a la totalidad de personas que laboran en cada área. 3.4

TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA RECOLECTAR LA INFORMACIÓN

Para la consecución de los objetivos planteados, será necesario acudir a las siguientes técnicas de recopilación de la información:

58

3.4.1 FUENTES PRIMARIAS 3.4.1.1 La Observación.-

La observación será una técnica muy utilizada en la presente investigación. Con su ayuda y aplicando un instrumento tal vez muy básico como un cuaderno de notas se podrá recolectar datos y analizar los procesos relacionado con la empresa. 3.4.1.2 La encuesta.-

Mediante un interrogatorio efectuado al personal relacionadas con el manejo de los procesos administrativos, contables,

para obtener opiniones y datos claros que

contribuyan al éxito de la investigación. Específicamente utilizaremos la encuesta con preguntas cerradas, que consiste en preguntas directas entre el entrevistador y entrevistado. 3.4.2 FUENTES SECUNDARIAS

Los datos estadísticos y análisis sobre el tema realizados por otros autores serán recabados de instituciones como: Cámara de Comercio de Quito, Colegio de Contadores de Pichincha, Universidad Tecnológica Equinoccial, Universidad Central del Ecuador. Además se utilizará información que proporcionen: 

Observación de campo.



Encuestas al personal.



Evaluación del Control Interno a través de cuestionarios.



Manuales y documentos explicativos.



Referencias Bibliográficas.

59



Revistas, artículos referentes al tema.



Internet.

3.5 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS 3.5.1

Técnicas de análisis de datos

Se han aplicado las siguientes técnicas: a. Análisis documental b. Comprensión de gráficos c. Conciliación de datos d. Interpretación

3.5.2 Técnicas de procesamiento de datos El trabajo de investigación ha procesado los datos conseguido de las diferentes fuentes, por intermedio de las siguientes técnicas: a. Ordenamiento y clasificación b. Registro manual c. Proceso computarizado con Excel

3.6 Plan de procesamiento de la información Para ejecutar este manual de forma efectiva y con el fin de obtener resultados veraces cuyo análisis genere cambios significativos y positivos se requiere la utilización de recursos.

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Los manuales de procedimientos son documentos que se registran y transmiten, sin distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades contables administrativas, además facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y desarrollo de las funciones. Los manuales de procedimientos permiten: uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, simplificar la responsabilidad por fallas o errores, facilitar las labores de auditoria, la evaluación y el control interno y su vigilancia; la conciencia en sus empleados y en sus jefes acerca de que el trabajo se está o no realizando correctamente Al realizar encuestas directamente no hay un plan de procesamiento de información ya que realizaremos un análisis objetivo a las encuestas tomadas a los empleados de la empresa. 3.6.1

Encuesta

La encuesta consta de 8 preguntas las cuales se les realizaron a los empleados de la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., con el fin de conocer su opinión sobre la realidad actual de la empresa y la vialidad de este proyecto investigativo.

61

Encuesta # 1

DIRIGIDA A:

Personal Contable-Administrativo

INSTRUCCIONES:

Marque con una (X) según corresponda

OBJETIVO: Conocer el nivel de información de los empleados acerca de los controles internos que aplica la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda.

1. ¿La Empresa posee un manual de control de Interno?

SI

NO

2. ¿Se aplican políticas contables en la Empresa? SI

NO

3. ¿La empresa cuenta con un manual de funciones para cada área? SI

NO

4. ¿La estructura organizativa facilita el flujo de información de las actividades?

SI

NO

5. ¿Se realizan controles contables periódicamente? SI

NO

62

6. ¿La empresa tiene un manual de procesos para contratar al personal? SI

NO

7. ¿Existe capacitación para el personal en NIIF’S? SI

NO

8. ¿Cree que la aplicación de las NIIF´S para el área contable y administrativa sean las correctas?

SI

NO

¡Gracias por su tiempo y colaboración¡

63

CAPITULO IV

4 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS 1.- ¿La Empresa posee un manual de control de Interno? Cuadro No. 1 MANUAL DE CONTROL INTERNO Alternativa

Población

Porcentajes

NO SI

7 0

100% 0%

TOTAL

7

100%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera Grafico No. 1 MANUAL DE CONTROL INTERNO

DISPONIBILIDAD DE UN MANUAL 0% NO

100%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera

Interpretación: En referencia a la pregunta planteada, se puede notar claramente que el 100% de los empleados de la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda. Opinan que NO se dispone de un manual de procedimientos de Control Interno. Análisis: Revisando los resultados, cabe mencionar que la opinión de la mayoría es real, en torno a la inexistencia de un manual de control interno, los reglamentos de este tipo, tienen un origen técnico – científico, en el cual se establecen indicadores de logros, es decir se trata de un documento de medida de la eficiencia, tanto productiva como administrativa, en el cumplimiento de la normativa particular de la institución. El porcentaje menor corresponde a un empleado que no tenía conocimiento ya que su ingreso a la institución es reciente.

64

2.- ¿Se aplican políticas contables en la Empresa? Cuadro No. 2 POLITICAS CONTABLES Alternativa

Población

Porcentajes

NO SI

7 0

100% 0%

TOTAL

7

100.00%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera

Grafico No. 2 POLITICAS CONTABLES

POLITICAS CONTABLES

NO

100%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera

Interpretación: Absolutamente todos los encuestados (100%) manifestaron que NO se aplican políticas contables en la empresa. Análisis: Según la respuesta dominante manifestada en la encuesta, se puede verificar que dentro de nuestro planteamiento las políticas contables deben ser establecidas claramente y con mucha responsabilidad para que puedan ser aplicadas en el día a día y el desempeño de sus empleados sea el más óptimo, la creación de políticas contables en una empresa es el inicio de buenos y sin duda claros resultados en Estados Financieros.

65

3.- ¿La Empresa cuenta con un manual de funciones para cada área? Cuadro No. 3 MANUAL DE FUNCIONES Alternativa

Población

Porcentajes

NO SI

6 1

85.72% 14.28%

TOTAL

7

100.00%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera Grafico No. 3 MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL DE FUNCIONES 14,28%

SI NO

85,72%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera

Interpretación: Según los resultados interpretados en esta pregunta el 85.72% de los empleados contesta que NO existe un manual de funciones para cada área. Análisis: En realidad el porcentaje de respuestas negativas se ve reflejado debido a que la empresa actualmente a designado las funciones en cada área de manera verbal y se podría decir casi que artesanalmente, puesto que no existen documentos por escrito, el 14.28% de respuestas positivas indica al personal que tenían en su poder memos en donde se especificaba las funciones pero por iniciativas propias mas no son manuales aprobados por gerencia.

66

4.- ¿La estructura organizativa actual facilita el flujo de información de las actividades? Cuadro No. 4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Alternativa

Población

Porcentajes

NO SI

5 2

71.45% 28.55%

TOTAL

7

100.00%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera Grafico No. 4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

28,55% SI 71,45%

NO

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera

Interpretación: Esta pregunta aplicada al personal de PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda. Nos indica un porcentaje 71.45% que NO facilita el flujo de información la actual estructura organizativa y el 28.55% que SI facilita el flujo. Análisis: El análisis de los datos del 28.55% en respuestas positivas se da debido a que las personas que laboran en la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., de alguna manera se acoplaron o acostumbraron al flujo de la información recibida según la actual estructura organizativa, información que no es clara pero que ha servido según el criterio de algunos empleados, sin embargo el 71.45% que contesta que NO facilita el flujo de información de las actividades indica que necesitan una nueva estructura organizativa que sea informada a todo el personal.

67

5.- ¿Se realizan controles contables periódicamente?

Cuadro No. 5 CONTROLES CONTABLES Alternativa

Población

Porcentajes

NO SI

7 0

100.00% 0.00%

TOTAL

7

100.00%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera

Grafico # 5 CONTROLES CONTABLES

0% CONTROLES CONTABLES

NO

100%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera

Interpretación: La interpretación de los datos indica un porcentaje del 100% que responden que NO se realizan controles contables periódicamente.

Análisis: Es un grave error que no se realicen controles contables periódicamente ya que solamente el control es la herramienta de medida de eficacia infaltable como constatación de los procesos, sin control contable no se puede esperar una gestión óptima de servicios.

68

6.- ¿La empresa tiene un manual de procesos para contratar al personal? Cuadro No. 6 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL Alternativa

Población

Porcentajes

NO SI

7 0

100.00% 0.00%

TOTAL

7

100.00%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera

Grafico # 6 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

MANUAL RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

100% NO

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera

Interpretación: Esta pregunta fue contundente en su respuesta del 100% como un NO, pues la realidad es que la empresa no cuenta con un manual de procesos para el reclutamiento del personal.

Análisis: La opinión de todos los encuestados apunta a que es urgente la implementación de un manual de procesos tanto contable como administrativo en donde además se incluyan un proceso para la contratación del personal.

69

7.- ¿Existe capacitación para el personal en NIIF’S? Cuadro No. 7 CAPACITACION DE PERSONAL EN NIIF´S Alternativa

Población

Porcentajes

NO SI

2 5

28.55% 71.45%

TOTAL

7

100.00%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera Grafico No. 7 CAPACITACION DE PERSONAL EN NIIF’S

CAPACITACION EN NIIF´S

SI

71,45%

28,55%

NO

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera

Interpretación: El cumplimiento de la capacitación del personal en NIIF´S se ve reflejada en los resultados que se interpretan en esta pregunta con un 71.45% con un SI en que si se capacitaron en NIIF´S y un 28.55% en un NO que no se han capacitado. Análisis: La opinión de todos los encuestados apunta a que en realidad las personas que laboran en la empresa han recibido buena capacitación en NIIF, pues son profesionales y la empresa se ha preocupado por la capacitación, sin embargo existe un pequeño porcentaje a quienes deberán capacitarse, porcentaje que corresponde a personal relativamente nuevo tomando en cuenta que los últimos cursos de capacitación se dieron hace seis meses atrás.

70

8.- ¿Cree que la aplicación de las NIIF´S para el área contable y administrativa sean las correctas? Cuadro No. 8 APLICACIÓN DE NIIF´S Alternativa

Población

Porcentajes

NO SI

1 6

14.28% 85.72%

TOTAL

7

100.00%

Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera Grafico No. 8 APLICACIÓN DE NIIF’S

APLICACIÓN DE NIIF´S

14,28% SI NO 85,72%

Interpretación: La opinión de las personas entrevistadas refleja porcentaje del 85.72% que opinan que SI se aplican correctamente las NIIF y el 14.28% opina que NO se están aplicando correctamente. Análisis: La apreciación en cuanto a la aplicación correcta de las NIIF en la empresa nos presenta un resultado muy convincente debido a que las personas han recibido una correcta aplicación por profesionales y la empresa ha invertido valores razonables en capacitación y la aplicación de NIIF en la empresa está siendo la correcta, sin embargo lo que no está siendo aplicado correctamente es el proceso contable – administrativo, para lo cual se aplicara el manual de procedimientos.

71

CAPÍTULO V 5

DIAGNÓSTICO

5.1 HISTORIA La empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda. Está ubicada en la Provincia de Pichincha en la Ciudad de Quito en la Av. 6 de Diciembre N33-32 y e Ignacio Bosano. Es una empresa que se dedica a la prestación de toda clase de servicios de asesoría contable, financiera administrativa, tributaria, laboral auditoria interna

y

externa,

administrativa,

financiera,

de

control,

tributaria,

llevar

contabilidades en general, costos, auditorías, peritajes, organización de empresas, orientación tributaria y legal en el ramo de la contabilidad, dirección y orientación para suministrar la información correcta, balances, resultados, declaraciones de impuestos y todo lo concerniente al desenvolvimiento económico de cualquier empresa. 5.2

ESTADO ACTUAL

La empresa actualmente cuenta con siete empleados, entre ellos están los tres socios que realizan la función de auditores y a la vez están como gerente general, de operaciones y financiero, un trabajador que tiene el cargo de contador general, una asistente contable una empleada que tiene el cargo de secretaria contable, una persona que les ayuda en mensajería, no cuentan con una persona que se encargue de roles de pagos, IESS, Ministerio de Relaciones Laborales, es decir todo lo que se requiere en el departamento de Recursos Humanos, además todos los socios supervisan al personal, las labores operativas, contables, administrativas también hay que considerar que ninguna de las personas que actualmente laboran no tiene claras sus funciones y esto está retrasando el proceso contable y administrativo.

72

CAPITULO VI

6 PROPUESTA 6.1 Tema Diseñar un manual de procedimientos de control interno administrativos y contables en la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda.

6.2 Datos Informativos La Empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales ubicada en la ciudad de Quito, Provincia de Pichincha viene funcionando desde el año 2011, según escritura pública de fecha 16 de Junio del 2011, esta empresa nació a raíz de la unión de sus tres socios que en sus inicios laboraban de manera independiente en todo lo relacionado a la contabilidad, con el paso del tiempo el trabajo fue incrementándose hasta que tomaron la decisión de conformar una empresa con una oficina estable en donde se pueda recibir a los clientes de la misma, es cuando sus socios deciden unirse y crear la empresa, desde el año 2011 a la fecha la empresa ha incrementado sus clientes potencialmente, y por ende ha requerido más empleados, necesitando ya de un control interno por las varias funciones y labores que todos desempeñan para con el sistema de control interno tener un funcionamiento organizado, un mejor control de todos sus recursos y una visión a futuro de desarrollo.

73

6.3 MISIÓN Mantener altos estándares de calidad para generar la confianza de las personas naturales y jurídicas que buscan la mejor alternativa para cubrir sus expectativas fiscales, tributarias económicas y administrativas.

6.4 VISIÓN Convertirse en una empresa líder a nivel nacional, brindando los servicios contables y generando más plazas de trabajo.

6.5 JUSTIFICACIÓN Mediante la creación e implementación de este manual se pretende crear normativas de control que mejoren la eficiencia en las operaciones y evitar problemas en la institución, es conveniente llevar a cabo estas sugerencias, para que la empresa se vaya consolidando en el mercado. Entre los beneficios de contar con un manual de control interno, podríamos citar los siguientes, proteger los recursos de la organización, garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones de la organización; garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión; asegurar la oportunidad, claridad y confiabilidad de la información y de los registros que respaldan la gestión, y, aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos. El aplicar este propuesta sin duda será de gran ayuda para todos sus directivos y a todo su personal quienes podrán realizar con mayor eficiencia todas sus actividades tanto contables como administrativas.

74

6.6 OBJETIVOS 6.6.1

Objetivo General

Elaborar un manual de procedimientos de control interno administrativos y contables en la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., ordenar y organizar sus operaciones administrativas y contables. 6.6.2



Objetivos Específicos

Realizar un diagnóstico de la situación de la empresa, para conocer el estado real de la misma.



Crear un sistema administrativo para que guie el rumbo de la empresa.



Establecer un manual de funciones, para que los empleados tengan bien definidas sus funciones.



Proponer un plan de cuentas ideal para la realidad de la empresa.



Buscar alternativas para el control del sistema contable para mejorar sus recursos.



Propuestas de capacitación para todo su personal.

6.7 Actividad que realiza PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., es una institución innovadora que asesora apegándose a las leyes tributarias y contables, en donde los resúmenes financieros permiten a los clientes tomar oportunas decisiones, así como, tanto las sociedades y las personas naturales deban cumplir con todas las exigencias que requieran los entes reguladores, mencionando algunos como son: Servicio de Rentas Internas (SRI), Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS),

75

Ministerio de Relaciones Laborales, Superintendencia de Compañías, Instituto Nacional de Compras Públicas (INCOP), entre otros.

Pese a que es una empresa relativamente joven la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., ha logrado posesionarse en la ciudad de Quito, dando a conocer su nombre, profesionalismo y calidad en el servicio contable, tiene clientes de diferente actividad económica como florícolas, constructoras, servicios petroleros, comerciales, industriales y de servicios en general.

Los servicios que presta, están orientados al desenvolviendo y actividades de cada empresa, así como lo que las entidades reguladoras requieren, entre ellas: 6.7.1

Servicio de Rentas Internas

Asesoría y direccionamiento de apertura, Actualización y cierre de RUC. Declaraciones de Impuestos (IVA, RETENCIONES EN LA FUENTE, IMPUESTO A LA RENTA, DECLARACION PATRIMONIAL…) Anexos ATS, RDEP, ICE, Gastos Personales, Precios de Transferencia… Reclamos de Impuestos Informe de Obligaciones Tributarias. 6.7.2

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Todo lo concerniente a Personal: Avisos de Entrada, Aviso de Salida, Horas extras, Planillas de Aportes.

76

6.7.3

Ministerio de Relaciones Laborales

Contratos de Trabajo, Legalización de Contratos, Actas de Finiquito, legalización de Formularios de Beneficios Sociales (Décimo tercero, décimo cuarto sueldo, utilidades) 6.7.4

Superintendencia de Compañías

Constitución de Personería Jurídica Entrega de Estados Financieros en base a NIIF, informes de auditoría, informes de Comisario. Aumento o disminución de capital Estado Societario, legalización de nombramientos de Gerente, Presidente… Realizan actividades de: 6.7.5

Contabilidad

Todo lo concerniente al proceso contable hasta la obtención de Estados Financieros, y Elaboración de nómina. 6.7.6

Auditorías de Estados Financieros

Auditorias administrativas, y en casos específicos.

6.8 ANÁLISIS FODA Antes de realizar el FODA, es conveniente saber exactamente de lo que se trata y como se lo aplica a una empresa. El análisis FODA es una herramienta analítica que permite conformar un cuadro de situación actual de la organización, permitiendo

77

de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formuladas.

El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Theats). De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas.

En cambio las oportunidades y las amenazas son

externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas. 6.8.1

FORTALEZAS

Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. 6.8.2

OPORTUNIDADES

Factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa y que permiten obtener ventajas competitivas. 6.8.3

DEBILIDADES

Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan, etc.

78

6.8.4

AMENAZAS

Son situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización. Con estos breves conceptos se ha procedido a realizar el siguiente análisis FODA.



ASPECTOS INTERNOS

ASPECTOS EXTERNOS

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES 

Profesionales con muchos años de experiencia.



Cumplimiento

Más

clientes

entre

Personas

Naturales y Sociedades de

trabajos



en

Oportunidad

de

mercados



Clientes satisfechos

internacional.



Planificación de actividades diarias



Buena publicidad de los clientes.

y semanales.



Dar fuentes de trabajo.



Prioridades de trabajo



Incremento de servicios.



Equipos actualizados



Aumento



Atención oportuna al cliente y

Personal capacitado continuamente en normas contables y tributarias. Trabajo en equipo.



Incentivos al personal



Los

clientes

son

nacional

considerados

amigos de la empresa.

79

e

requerimientos

contables y tributarios a clientes.

solvencia de inquietudes.



de

sea

nuevos

fechas establecidas.



ya

abrir

DEBILIDADES 

AMENAZAS 

Desintegración de la empresa.

programas.



Problemas políticos del Estado.



Desperdicio de tecnología.



Pérdida de clientes.



Utilización inadecuada de archivos



Pérdidas económicas.



Información dispersa en diferentes



Mal

Mala

utilización

de

equipos

y

equipos. 

Falta

de

estandarización

y

Inexistencia de respaldo

general

Falta del perfil profesional de los gerentes de la empresa



Falta de control en tiempos de trabajo



No existe control de calidad



Cambios continuos en órdenes y directivos que confunden a los empleados.



Existe rotación continua de los empleados



No se determinan funciones y tareas específicas.



Falta

políticas

de



Cambios de leyes tributarias.



Competencia

importante

empresas extranjeras.

de información electrónica. 

de

económicas Estatales

unificación de archivos 

manejo

cronogramas

calendarizados para entrega de balances al cliente.

80

con

ASPECTOS INTERNOS

ASPECTOS EXTERNOS

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES



Trabajos repetitivos



Mal manejo de presión laboral, por el personal.



Falta

de

comunicación

entre

gerente y empleados 

Mezcla de funciones y actividades.



Documentación de clientes recibida a destiempo.



No control interno en los procesos.

La empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., ha venido desarrollando su trabajo a través de una mezcla de procesos y actividades, sin definir los verdaderos procesos por servicios de la empresa, sin determinar las funciones, tareas y responsabilidades a los empleados, así como tampoco se han realizado evaluaciones permanentes a los trabajadores.

81

6.9 DESARROLLO DE LA PROPUESTA

PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PERIODO 2014

82

6.10 OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiente y la oportuna información financiera para nuestros clientes, para una efectiva toma de decisiones.

6.11 MARCO JURÍDICO Ley Orgánica de régimen tributario interno y su reglamento Reglamento de comprobantes de venta y retención NIC, NIIF Ley de Compañías Código de Trabajo

6.12 ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA.

DIRECTIVA SOCIOS

CONTADOR

ASISTENTE CONTABLE

SECRETARIA CONTABLE

MENSAJERO

83

6.13 ORGANIGRAMA PROPUESTO DE LA EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA.

Junta de Socios

Gerente General

Secretaria

Área Administrativa y Financiera

Contador General

Gerente Financiero

Asistente Contable

Área de Recursos Humanos

Área de Operaciones

Jefe de Recursos Humanos

Jefe de Operaciones

Asistente de Recursos Humanos

Mensajería

6.14 OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES 6.14.1 Gerencia General

La Gerencia General dirigirá la empresa por un período de cinco años, a partir del 2 de Junio del 2011, por nombramiento de la Junta General de Socios,

la cual

representará legalmente a la Compañía y tendrá a su cargo la administración de esta.

84

Sus obligaciones, atribuciones y responsabilidades principales son:  Nombrar al personal de la Compañía y señalar sus remuneraciones;  Analizar y actualizar las funciones de los diferentes miembros de la Compañía.  Revisar en forma periódica que las actividades y políticas internas se estén cumpliendo de acuerdo a los objetivos planeados.  Revisar mensualmente el flujo de caja que presente Contabilidad para programar los pagos y verificar la fluidez correcta del efectivo.  Negociar con el cliente conjuntamente con el Gerente Financiero y/o socios.  Representar a la empresa para la firma de contratos de servicios.  Dirigir de la mejor manera el recurso humano evitando al máximo la existencia de roces entre el personal que integra la empresa.  Mejorar continuamente la comunicación dentro del personal de la empresa.  Presentar un informe anual del desarrollo y evolución de la Compañía;  Aprobar el presupuesto de compras de insumo y suministros.  Controla los desembolsos de efectivo por medio de la firma de cheques.  Intervenir en la celebración y en toda clase de actos, contratos y obligaciones. 6.14.2 Gerencia Operativa

Sus obligaciones y funciones principales, son:  Responsable del desenvolvimiento de la operación diaria del trabajo de todo el personal contadores y asistentes contables.  La capacitación permanente del personal  Coordinar las acciones de su desempeño permanente con el Gerente General

85

 Mantener el liderazgo y rápida y eficiente solución de problemas diarios.  Reuniones con empleados para fijar políticas y soluciones de problemas.  Manejo de presupuestos de operaciones de la compañía.  Evaluación a los empleados en su desempeño laboral.  Establecer horarios laborales para todo el personal. 6.14.3 Gerencia Administrativa - Financiera

Sus obligaciones y funciones principales, son:  Responsable de presentar a Gerencia General los análisis financieros y presupuestos de la Compañía.  Planificar, organizar, dirigir, y controlar los procesos, proyectos, programas y acciones financieras encaminadas a la obtención de resultados positivos para la empresa.  Tomar decisiones financieras y efectuar el análisis, planeación, toma de decisiones sobre inversiones y financiamiento a corto y largo plazo, realizará el análisis de los pronósticos financieros y preparará los planes y presupuestos financieros de la empresa.  Realizar evaluaciones de rendimiento financiero.  Conjuntamente con la Gerencia General negociar con los clientes.  Firmar cheques en el caso que el cliente solicitare el servicio.  Firmar los formularios de Declaraciones de Impuestos, conjuntamente con los mayores de las cuentas que intervienen en los Impuestos.  Revisa Estados Financieros y sugiere a cliente las decisiones a tomar.

86

6.14.4 Contador General

Informará y reportará en forma directa al Gerente General y Gerente Financiero.

Sus funciones principales son:  Responsable directo de la contabilidad de los clientes, para lo cual supervisará las siguientes acciones:  Revisar diariamente toda la documentación empresarial que emita o reciba la compañía, con el fin de controlar la actividad comercial, servicios, económica y financiera.  Cumplir y hacer cumplir fielmente todos los procedimientos (instructivos, normas y políticas) administrativos, contables y de Control Interno emitidos por la Compañía para alcanzar sus objetivos.  Administrar, cuidar y responsabilizarse de los activos de la Compañía entregados en custodia para ejercer su cargo.  Responsable directo de la debida utilización del software contable, SAFI, instalado en la empresa.  Presentar a consideración de la Gerencia General y Financiera los mejoramientos en:  Planes y programas para mejorar los procesos contables y de Control Interno.  Controles respectivos para mejorar el análisis de cuentas contables y realizar los Balances mensuales, Estados de Ingresos y Gastos.  Informes sobre el análisis y evaluación metódica de las operaciones contables.

87

 Supervisar que el sistema de control interno proteja los activos de la Compañía, informando de manera oportuna y ágil el estado en que se encuentran cada uno de ellos en cualquier momento.  Diseñar un adecuado control sobre las diligencias contables, velando que el registro de las transacciones se cumplan de acuerdo a los procedimientos establecidos en los principios de contabilidad generalmente aceptados y que cumplan con las normas y leyes tributarias.  Elaborar y/o revisar de acuerdo al calendario las obligaciones tributarias que tiene

cada

cliente: Declaraciones de Impuesto

al Valor Agregado,

Retenciones en la Fuente, Impuesto a la Renta, anexos ATS, REOC, RDEP, AGP, etc.  Supervisar de que los registros contables, financieros y económicos de las compañías a su cargo y de PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., se realicen oportunamente, deberá coordinar las actividades con cada uno de los asistentes quienes serán los encargados de las labores operativas y el cumplimiento de la actividad contable.  Mantenerse al día en los cambios que se operen en las leyes tributarias.  Entregar la información solicitada en el caso que tuviese de Auditoría Externa.  Revisar oportunamente las actividades de los asistentes y solventar cualquier duda.  Mantener extrema vigilancia hacia los libros sociales de la empresa.  Capacitar a los nuevos asistentes que ingresen a la firma consultora.  Capacitar y dirigir en las funciones al personal del cliente, quienes realicen los reportes de información, así como la documentación fuente.

88

6.14.5 Asistente Contable

Se reporta: Al Contador

Sus obligaciones y funciones principales son:  Conjuntamente con el Contador, es también responsable directo de la actividad contable de la Compañía, por lo tanto deberá asistir para que se cumplan, entre otras, las siguientes labores:  Contabilizar facturas de venta y de compras, (deben estar aprobadas por un miembro de la compañía, la documentación debe cumplir con los lineamientos y obligaciones que rige el Reglamento de comprobantes de venta y retención) notas de crédito, realizar asientos de diarios, ajustes correspondientes, provisiones, etc.; y mantener o sugerir que se tenga un archivo ordenado y cronológico de todos los documentos contables que lleguen a la Empresa, para a su vez concluido el balance mensual, retornar la documentación al cliente, y si es necesario mantenerla en las perchas de PJL.  Elaborar Cheques para pagos.  Elaborar las retenciones, apegándose a los porcentajes vigentes, o revisar que las retenciones se hayan elaborado correctamente.  Realizar las conciliaciones bancarias mensualmente para cierre mensual de balance, conciliaciones de tarjeta de crédito.  Cuadrar las cuentas mensualmente para elaborar impuestos.  Mantener un adecuado criterio en la aplicación de las normas contables, es decir, debe cuidar que el registro de las transacciones realizadas por su persona estén de acuerdo a los procedimientos vigentes de los principios de

89

contabilidad generalmente aceptados, sobre una base uniforme y cumpliendo con las normas y leyes tributarias.  Administrar, cuidar y responsabilizarse de los activos de la Compañía entregados en custodia para ejercer su cargo.  Conjuntamente con el Contador, será responsable de la impresión, respaldo, archivo y custodia mensual de la información Contable ingresada en el sistema, requerida para las instituciones de Control Tributario.  Informar correcta y oportunamente a su Jefe o compañeros de trabajo, los plazos de vencimiento de impuestos, información tributaria, actualizaciones salariales, etc.  Elaborar o revisar los roles de pagos de las empresas, para ingresar al sistema contable, así también las provisiones sociales.  Procesar las planillas de IESS, efectuar ajustes y novedades.  Dirigir el correcto procedimiento para liquidación de haberes.  Revisar el correcto funcionamiento de la caja chica de los clientes, sugiriendo un arqueo de caja sorpresivo.  Asesorar a los clientes sobre otros pagos que tiene como empresa: como al Municipio, Patentes, Tasas, y otros. 6.14.6 Secretaria

Se reportará a Gerencia General y a Contador

Sus obligaciones y funciones principales, son:  Recibir, clasificar y distribuir correspondencia.  Organizar y archivar la correspondencia cuando le sea devuelta.

90

 Administrar, cuidar y responsabilizarse de los activos de la Compañía, entregados en custodia para ejercer su cargo;  Atender a clientes, personal y telefónicamente, personas en general que visiten la empresa.  Supervisar que los archivos de la documentación de: empleados, escrituras de constitución, cuenten con la máxima seguridad;  Supervisar diariamente que la distribución de la documentación llegue a sus destinatarios.  Elaborar correspondencia de carácter general o confidencial.  Gestionar la adquisición de pasajes aéreos, viáticos, reservación de hoteles, etc., de acuerdo a los procedimientos vigentes.  Guardar total discreción y confidencialidad de los trámites que se encuentre gestionando la empresa y únicamente pueden ser divulgados para información y debate por las autoridades de la misma.  Certificar vía telefónica los pagos de los proveedores.  Entrega de pagos a proveedores;  Colaborar con actividades urgentes que le sean encomendadas por el supervisor contable o la gerencia.  Concertar citas de la Gerencia.  Contar con una agenda telefónica actualizada.  Realizar las papeletas de depósitos.  Organizar ruta de mensajero  Recibir y organizar papelería, útiles de limpieza.

91

6.14.7 Mensajería

Se reporta a la Secretaria y Gerente Operativo.

Sus obligaciones y funciones principales, son:  Trámites bancarios:  Depósitos  Cobro de Cheques  Retiros de Cortes de Cuenta  Retiro de Notas de Débito y Crédito  Retirar comprobantes de retención  Certificación de cheques  Cambio de cheque de caja chica.  Trámites en Instituciones Públicas:  I.E.S.S  Certificados de cumplimiento de obligaciones  Servicio de Rentas Internas – SRI  Municipio Metropolitano: Pago impuestos prediales e Impuestos Municipales.  Pago planillas de consumo de agua, luz, teléfono, internet.  Franqueo y despacho de correspondencia  Retiro de correspondencia y encomiendas  Cobranza en general de la empresa.  Al terminar el día de labores, bajo ningún concepto, mantendrá valores en su poder. Cualquier valor debe entregarlo a la Secretaria para su custodia.

92

 Cuando no esté laborando fuera y se encuentre en las oficinas, colaborará con la Secretaria en las actividades internas y propias de la Compañía.  Es responsable directo del aseo y limpieza diario de las oficinas, escritorios y equipos electrónicos que se encuentran al servicio de los ejecutivos y empleados de la empresa.  Realizar cuando sea el caso, el despacho de información por vía aérea. 6.14.8 Jefe de Recursos Humanos

Sus obligaciones y funciones principales, son:  Estará encargado de elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar la elección de los candidatos más idóneo para los puestos de la organización.  Garantizar una buena comunicación entre todos los niveles de la organización, lo cual permita mantener un ambiente organizacional adecuado donde sea más armónica la comunicación y las jornadas laborales, proporcionando mayor productividad del Recurso Humano y por ende de la empresa.  Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados de PJL así como de los clientes que soliciten de este servicio.  Supervisar y revisar los procesos de nómina a fin de garantizar el pago oportuno a los empleados de la empresa.  Coordinar y controlar el proceso de salida de empleados dependiendo del caso que se presente.

93

 Supervisar y controlar los cálculos y pagos de beneficios sociales a los empleados, así como anticipos, préstamos, programación de vacaciones. 6.14.9 Asistente de Recursos Humanos

Se reportara al Jefe de Recursos Humanos y sus obligaciones y funciones principales, son:  Mantener actualizado los archivos del personal  Controlar horario de ingresos y salidas de personal, así como las asistencias.  Control y cálculo de horas extras  Verificar referencias y datos de empleados y de nuevos aspirantes.  Cálculos de beneficios sociales.  Realiza los contratos y liquidaciones de los empleados a través de la página del ministerio de Relaciones Laborales.  Coordinar la emisión del cheque y el respectivo pago de liquidación de haberes con el área de Contabilidad.  Recibe y coordinar solicitudes de préstamos, anticipos, permisos, atrasos del personal.  Realizar roles de pagos con sus correctos cálculos para que el mismo sea revisado y aprobado por Jefatura de Recursos Humanos.

Dentro de la Organización se ha establecido procedimientos para diferentes actividades que la empresa dentro de su desenvolvimiento diario las realiza y ofrece a sus clientes.

94

6.15 PROCEDIMIENTOS Para comenzar: damos a conocer el procedimiento de cómo se lleva la contabilidad de la empresa contratada en sus formas de negociación. 6.15.1 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD 6.15.1.1 (Primer caso) Procesamiento de la contabilidad en la empresa del cliente. (Contratante)

En este caso la empresa contratante (Cliente) necesitará tener dentro de su nómina un auxiliar de contabilidad, el mismo que se encargará entre otras actividades de: 

Realizar las retenciones en la fuente a cada una de las facturas según el caso.



Realizar comprobantes de ingreso y egreso.



Realizar declaraciones de impuestos



Conciliaciones bancarias. No.

TAREA

RESPONSABLE

1

Determina tipo de empresa, realizar análisis de la información, controles y registros existentes.

Contador

2

3

4

5

Enseña al auxiliar de la empresa contratante los registros internos de Ventas, Compras, Gastos, enseñar controles de clientes, Proveedores Empleados. Crear plan de cuentas y parámetros necesarios. Indica la manera de elaborar documentos, procesamiento contable, ordenar elaborar cronograma actividades.

Contador

Contador

Contador

Auxiliar Contable de la empresa, realiza Comprobantes de ingresos y Auxiliar Contable de egresos adjuntando los respectivos la Empresa documentos de soportes y retenciones.

95

6

Auxiliar Contable de empresa, elabora Anexos, Roles de pago, asientos contables, Planillas de IESS, Ministerio RRLL

Auxiliar Contable de la Empresa

Verificar los documentos, realizar registros y Procesar la documentación. Conciliar bancos, inversiones, Cuadrar cuentas de clientes, otra cuentas por cobras, inventarios, activos fijos, Cuadrar cuentas de pasivos como proveedores, préstamos bancarios, obligaciones largo plazo.

Auxiliar Contable de la Empresa

9

Realizar formularios SRI borrador con saldos de mayor verificados.

Auxiliar de la Empresa

10

Verifica formulario vs, mayor, si no está correcto regresa a Auxiliar Contable para que haga los cambios.

7

8

11

12 13

Auxiliar Contable de la Empresa

Asistente contable

Verifica formulario vs, mayor, si esta Asistente contable correcto se envía los impuestos Comprueba saldos de cuentas con registros y anexos. Revisa, cada una de las cuentas, anexos y formularios, realizar análisis de balance, indica correctivos necesarios.

Asistente contable

Contador

14

Última revisión de balance, análisis comparativo de balances

Gerente Financiero

15

Revisa con cliente los estados Financieros se toman decisiones y se aprueba el balance.

Gerente Financiero

96

FLUJOGRAMA DE PROCESAMIENTO DE LA CONTABILIDAD (Primer caso)

CONTADOR

AUXILIAR EMPRESA

ASISTENTE CONTABLE

GERENTE FINANCIERO

INICIO 5

1

2

Determinar tipo de empresa, analiza información

6

Realiza comprobantes de ingreso, egreso adjuntando documento de soportes

14 Ultima revisión de balance análisis comparativo

Elabora anexos, Roles de pago, Asientos contables, IESS

Verificar Formulario de Impuestos vs mayores

Enseñar registros y controles contables 10

3

Crear plan de cuentas

4

Indica manera de elaborar documentos y da cronograma de actividades

7

Realiza registros y procesa la documentacion

8

Conciliar y cuadrar cuentas

SI

NO ¿Esta de acuerdo?

Envía impuestos

12

9

11

13

Realizar formulario Impuestos borrador

Comprobar saldos de cuentas con registros y anexos entregar balance cuadrado

Realiza Balance de Comprobación

Revisa cada una de las cuentas anexos y formularios indica correctivos

97

Revisar con el cliente los estados Financieros se toman decisiones y se aprueba el balance

FIN

15

6.15.1.2 (Segundo caso) Procesamiento de la contabilidad en la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., (contratada). No.

TAREA

RESPONSABLE

1

Determina tipo de empresa, realizar análisis información, controles y registros existentes.

2

Enseña a auxiliar o secretaria de la empresa contratante a realizar registros internos de Ventas, Compras, Gastos, Información requerida por el SRI,

3

Crear plan de cuentas y parámetros necesarios.

Asistente Contable

4

Registros de ventas compras y gastos, que tengan su respectivo soporte y estén sujetos a los requerimiento de ley

Asistente Contable

5

Realiza comprobantes documentos de ley.

Asistente Contable

6

Crear empresa en sistema SAFI, procesar información.

Asistente Contable

7

Conciliar bancos, inversiones, Cuadrar cuentas de clientes, otra cuentas por cobras, inventarios, activos fijos.

Asistente Contable

8

Realiza formularios involucradas

Asistente Contable

9

Comprobar saldos de cuentas con registros y anexos.

10

Revisa, cada una de las cuentas, anexos y formularios, realizar análisis de balance, indica correctivos necesarios. Si existen errores regresa a Asistente Contable para aplicar correctivos necesarios.

Contador

11

Última revisión de balance, análisis comparativo de balances

Gerente Financiero

12

Revisa con cliente los estados Financieros se toman decisiones y se aprueba el balance.

Gerente Financiero

al

de

SRI

ingreso,

egreso

verificando

98

las

de

y

la

otros

cuentas

Contador

Contador

Asistente Contable

FLUJOGRAMA DE PROCESAMIENTO DE LA CONTABILIDAD (Segundo caso

CONTADOR

ASISTENTE CONTABLE

GERENTE FINANCIERO

INICIO 3

2

Ultima revisión de balance análisis comparativo

Determinar tipo de empresa, analiza información

1

4

Enseñar a auxiliar o secretaria de la empresa registros internos de Ventas, Compras ,Gastos Información Requerida por el SRI

5

6 10

NO Revisa cada una de las cuentas anexos y formularios indica correctivos

11

Crear plan de Cuentas

7

8

Registros de venta compras y gastos que tengan su respectivo soporte y estén sujetos a los requerimientos de ley Realiza comprobantes de ingreso, egreso, y otros documentos de ley Abrir campos en el sistema Safi procesar

Revisar con el cliente los estados Financieros se toman decisiones y se aprueba el balance

12

FIN

Conciliar bancos y cuadrar Cuentas Realizar formulario del SRI

SI 9

Comprobar saldos de cuentas con registros y anexos ,entregar balance cuadrado

A continuación se da a conocer los procesos de las actividades que realiza la empresa.

99

PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

o

N

1

CUENTAS POR PAGAR TAREA Recibe de la empresa los pagos que va a realizar,

RESPONSABLE Asistente Contable

tomando en cuenta sus flujos de fondos. Si está completa la información se comienza a realizar el proceso de emisión de cheques, si faltare algún

2

documento soporte se solicita a la persona encargada

Asistente Contable

de la empresa, para que sea enviado, o dar seguimiento. 3 4

Procesa la emisión de cheques Contabiliza la documentación. Revisa

5

Asistente Contable

que

efectivamente

Asistente Contable se

haya

realizado

correctamente los cheques, verifican valores.

Contador

Si están correctos los valores se envía para la firma, 6

caso contrario se regresa al Asistente para las

Contador

correcciones. 7

Firma los cheques, verificando valores.

Gerente Financiero

Se realiza un detalle de los cheques realizados y se 8

Asistente Contable

envía al cliente para pagos.

100

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR

ASISTENTE

CONTADOR

GERENTE FINANCIERO

CLIENTE

INICIO 7

Revisa que se haya realizado correctamente

5

8

Se envía al cliente el pago 1

Revisa los pagos a realizar

6 Firma cheques

SI SI

2 NO

¿Están bien los valores? NO FIN

¿Esta completa la información

3

Procesa los comprobantes de Retención y Cheques

4

Contabiliza

101

PROCEDIMIENTO DE ROL DE PAGOS

ROLES DE PAGO TAREA

o

N

1

2

Se recibe ya sea físicamente o vía email la información de pagos a los empleados, como horas extras, bonificaciones, descuentos, anticipos (en algunos casos el cliente envía el un rol preliminar) Procesa el rol General

RESPONSABLE

Asistente

Asistente

Realiza los roles individuales con nombre, cargo, 3

Ingresos, egresos, líquido a pagar y firma del

Asistente

beneficiario.

4

5

Con la información anterior registra los cambios en el IESS, como horas extras o pagos adicionales, saca planillas de fondos de reserva, y si hubiere préstamos quirografarios e Hipotecarios. Verifica la información que esté de acuerdo con el Rol,

Asistente

Asistente

y se corrige si fuera el caso. Revisa el rol vs. Planilla de IESS, planillas de Fondos

6

7 8 9

Jefe de RRHH

de Reserva y préstamos. Revisa y aprueba

Jefe de RRHH

Se genera la planilla.

Asistente

Genera Roles individuales definitivos

Asistente

Se envía la documentación al cliente para pago de 10

Cliente

sueldos y en el seguro social.

102

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE ROLES DE PAGO

ASISTENTE

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

INICIO

10 Revisa Rol de pagos Planillas IESS

5 Recibe información de HE, Bonos descuentos en formatos entregados

1

CLIENTE

Se envía al cliente el pago

6 SI

Procesa Rol General

2

No

8

NO

Procesa IESS

3

4

¿Están bien los valores?

SI

7

Aprueba planillas

Si esta cuadrado

Genera planillas

9 Genera Rol individual

103

FIN

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS

CONCILIACIONES BANCARIAS No 1

TAREA

RESPONSABLE

Recibe los estados de cuenta bancarios, se

Asistente Contable

verifica los números de cuenta. 2

Obtener los auxiliares bancarios para proceder

Asistente Contable

con la conciliación Realiza cruces de partidas correspondientes a 3

cheques, depósitos, notas de débito y notas de

Asistente Contable

crédito Realiza reportes de conciliación , cruza los 4

saldos que quedaron pendientes del mes

Asistente Contable

anterior, y obtener reporte de conciliación 5 6

Contador

Revisa que esté correcta Si encuentra algún error, se envía al Asistente

Contador

para que realice las correcciones. 7

Firma o sumilla de responsabilidad en la

Contador

conciliación 8 9

Asistente Contable

Archiva la conciliación Envía al cliente con la documentación de respaldo.

104

Cliente

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS ASISTENTE

JEFE DE RECURSOS HUMANOS 9

INICIO 5

1

Revisa

Se entrega a cliente

Recibe Estado de Cuenta Bancario 6

2

Saca del Sistema de Cuenta bancario

3

Concilia Depósitos Cheques N/D, N/C

4

Realiza reportes de conciliacion

8

CLIENTE

SI ¿Están bien los valores? NO

7

Firma

archivar

105

FIN

PROCEDIMIENTO DE DECLARACIÓN DE IMPUESTOS

o

N

1 2

PROCEDIMIENTO DE DECLARACION DE IMPUESTOS TAREA RESPONSABLE Recibe documentación de clientes, libro de compras, ventas y documentos soporte. Registra en programa SAFI de contabilidad

4 5

Saca mayores de cuentas involucradas en Impuestos: IVA Compras, IVA Ventas, Retenciones de IVA, Retenciones FUENTE Ingresa la Información consolidada en Software DIM FORMULARIOS, Realiza los formularios 103 y 104 para sociedades ( 104A para Personas Naturales) Revisa los formularios VS. Mayores

6

Si están correctos regresa al Asistente para enviar las declaraciones vía internet, caso contrario envía a realizar correcciones

7

Generar el archivo XML y abre la página del SRI en internet y cargar archivo ( debe tener la clave electrónica)

3

10

Una vez cargado el archivo se imprime el CEP (comprobante electrónico de pago) Si tiene que pagar notifica a cliente para que realice el respectivo pago. Se envía al cliente información de valores para pago.

11

Si no tiene que pagar se imprime el CEP y se archiva en la carpeta del cliente.

8 9

106

Asistente Contable Asistente Contable Asistente Contable

Asistente Contable Contador Contador

Asistente Contable Asistente Contable Asistente Contable Cliente Asistente Contable

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE DECLARACIONES DE IMPUESTOS

ASISTENTE

JEFE DE RECURSOS HUMANOS 10

INICIO Revisa formularios vs mayores

5

1

CLIENTE

Notifica valor y envía a Cliente CEP

Recibe documentos 6

2

Registra en programa de Contabilidad

3

Revisa mayores de cuentas

4

Procesar DIM Formularios

7

Formulario 103-104

SI ¿Están bien los valores? NO

FIN

Envía declaraciones 8

Imprimir formularios y CEP

Tiene que pagar 9

11

Archiva y entrega al cliente con soportes

FIN

Conjuntamente con los Impuestos, las personas naturales obligadas a llevar contabilidad y las Sociedades tienen la obligatoriedad de enviar los anexos de todas las compras, ventas, retenciones en la fuente y retenciones de IVA recibidas así como las realizadas por nosotros es decir el ATS (Anexo Transaccional Simplificado).

107

PROCEDIMIENTO ANEXO TRANSACCIONAL SIMPLIFICADO o N TAREA RESPONSABLE Ingresar Información en el sistema Asistente Contable 1 DIM ANEXOS del SRI Revisar lo ingresado conforme las 2

declaraciones realizadas

Asistente Contable

Si esta correcto pasa imprimir 3 documento, caso contrario regresa a revisar lo ingresado Aprueba el anexo, y se imprimen 4

documentos Generar Archivo XML y guardar

5

6

en equipo.

Asistente Contable

Contador

Asistente Contable

Asistente Contable Imprimir formularios y CEP Abrir la página del SRI en internet

7 y cargar archivo ( debe tener la clave electrónica) Archivar en la carpeta del cliente, 8

para posteriormente devolver.

108

Asistente Contable

Asistente Contable

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO ANEXO TRANSACCIONAL SIMPLIFICADO

ASISTENTE CONTABLE

CONTADOR

INICIO

1

Ingresar información en el sistema DIM ANEXOS

3

SI

NO 2

4

5

6

7

8

Revisar lo ingresado

¿Están bien los valores?

Imprimir documento Genera archivo XML

Imprimir formularios y CEP

Tiene que pagar

Archiva y entrega al cliente con soportes

FIN

109

6.16 Propuesta Contable 6.16.1 Introducción

El modelo contable tiene por objeto el organizar de manera secuencial, cronológica y ordenada todas y cada una de las transacciones, o eventos comerciales que se produzcan en las actividades de la empresa, y con ello revelar información muy útil para saber la salud económica de la empresa, y tomar decisiones a tiempo a nivel de la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., así como también para nuestros clientes y sus diferentes tipos de empresas, es por esto que presentamos a continuación nuestro plan de cuentas establecido por la Superintendencia de Compañías y que dependiendo de las necesidades y/o actividades de las diferentes empresas deberá ser aplicado.

Plan General de Cuentas

1010205

Nombre de la Cuenta ACTIVO ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO CAJA BANCOS ACTIVOS FINANCIEROS ACTIVOS FINANCIEROS A VALOR RAZONABLE CON CAMBIOS EN RESULTADOS ACTIVOS FINANCIEROS DISPONIBLES PARA LA VENTA DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NO RELACIONADOS

1010206 1010207 1010208 1010209 10103 1010301 1010302

DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES RELACIONADOS OTRAS CUENTAS POR COBRAR RELACIONADAS OTRAS CUENTAS POR COBRAR (-) PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES Y DETERIORO INVENTARIOS INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO

Código 1 101 10101 1010101 1010102 10102 1010201 1010202

110

INVENTARIOS DE SUMINISTROS Y MATERIALES PARA EL 1010303 PROCESO DE PRODUCCIÓN INVENTARIOS DE SUMINISTROS O MATERIALES A SER 1010304 CONSUMIDOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS 1010305 1010307 1010308 1010309 1010310 1010311 1010312 1010313 10104 1010401 1010402 1010403 1010404 10105 1010501 1010502 1010503 10106 10107 10108 102 10201 1020101 1020102 1020103 1020104 1020105 1020106 1020107 1020108 1020109 1020110 1020111 1020112

INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS Y MERCADERIA EN ALMACEN MERCADERIAS EN TRÁNSITO OBRAS EN CONSTRUCCIÓN OBRAS TERMINADAS MATERIALES O BIENES PARA LA CONTRUCCIÓN INVENTARIOS REPUESTOS, HERRAMIENTAS, Y ACCESORIOS OTROS INVENTARIOS (-) PROVISIÓN POR VALOR NETO DE REALIZACION Y OTRAS PERDIDAS EN EL INVENTARIO SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADOS ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO ANTICIPOS A PROVEEDORES OTROS ANTICIPOS ENTREGADOS ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA (IVA) CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA (IR) ANTICIPO DE IMPUESTO A LA RENTA ACTIVOS NO CORRIENTES MANTENIDOS PARA LA VENTA Y OPERACIONES DISCONTINUADAS CONSTRUCCIONES EN PROCESOS OTROS ACTIVOS CORRIENTES ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO TERRENOS EDIFICIOS CONSTRUCCIONES EN CURSO INSTALACIONES MUEBLES Y ENSERES MAQUINARIA Y EQUIPO NAVES,AERONAVES EQUIPOS DE COMPUTACIÓN VEHÍCULOS, EQUIPOS DE TRANSPORTE OTROS PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO REPUESTOS Y HERRAMIENTAS (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

111

1020113 1020114 102011401 102011402 102011403 10202 1020201 1020202 1020203 1020204 10204 1020401 1020402 1020403 1020404 1020405 1020406 10205 10206 1020601 1020602 1020603 1020604 10207 1020701 1020702 1020703 1020704 1020705 1020706 2 201 20101 20102

(-) DETERIORO ACUMULADO DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO ACTIVOS DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN ACTIVOS DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN (-) AMORTIZACIÓN ACUMULADAD DE ACTIVOS DE EXPLORACION Y EXPLOTACIÓN (-) DETERIORO ACUMULADAD DE ACTIVOS DE EXPLORACION Y EXPLOTACION PROPIEDADES DE INVERSION TERRENOS EDIFICIOS (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDADES DE INVERSION (+) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDADES DE INVERSION ACTIVO INTANGIBLE PLUSVALIA MARCAS, PATENTES, DERECHOS DE LLAVE, CUOTAS PATRIMONIALES Y OTROS SIMILARES ACTIVOS DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN (-) AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE ACTIVO INTANGIBLE (-) DETERIORO ACUMULADO DE ACTIVO INTANGIBLE OTROS INTANGIBLES ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES ACTIVOS FINANCIEROS MANTENIDOS HASTA EL VENCIMIENTO (-) PROVISIÓN POR DETERIORO DE ACTIVOS FINANCIEROS MANTENIDOS HASTA EL VENCIMIENTO DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR (-) PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES DE ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES INVERSIONES SUBSIDIARIAS INVERSIONES ASOCIADAS INVERSIONES NEGOCIOS CONJUNTOS OTRAS INVERSIONES (-) PROVISIÓN VALUACION DE INVERSIONES OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES PASIVO PASIVO CORRIENTE PASIVOS FINANCIEROS A VALOR RAZONABLE CON CAMBIOS EN PATRIMONIO PASIVOS POR CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO FINANCIEROS

112

20103 2010301 2010302 20104 2010401 2010402 20105 2010501 2010502 20107 2010701 2010702 2010703 2010704 2010705 2010706 20108 20109 20110 20112 2011201 2011202 20113 202 20201 20202 2020201 2020202 20203 2020301 2020302 20204 2020401 2020402 20205 20206 20207 2020701 2020702 20208 20209 2020901

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR LOCALES DEL EXTERIOR OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS LOCALES DEL EXTERIOR PROVISIONES LOCALES DEL EXTERIOR OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES CON LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR DEL EJERCICIO CON EL IESS POR BENEFICIOS DE LEY A EMPLEADOS PARTICIPACIÓN TRABAJADORES POR PAGAR DEL EJERCICIO DIVIDENDOS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS-RELACIONADAS OTROS PASIVOS FINANCIEROS ANTICIPOS DE CLIENTES PORCIÓN CORRIENTE DE PROVISIONES POR BENEFICIOS EMPLEADOS JUBILACION PATRONAL OTROS BENEFICIOS A LARZO PLAZO PARA LOS EMPLEADOS OTROS PASIVOS CORRIENTES PASIVO NO CORRIENTE PASIVOS POR CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO FINANCIEROS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR LOCALES DEL EXTERIOR OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS LOCALES DEL EXTERIOR CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS-RELACIONADAS LOCALES DEL EXTERIOR OBLIGACIONES EMITIDAS ANTICIPOS DE CLIENTES PROVISIONES POR BENEFICIOS EMPLEADOS JUBILACIÓN PATRONAL OTROS BENEFICIOS NO CORRIENTES PARA LOS EMPLEADOS OTRAS PROVISIONES PASIVO DIFERIDO INGRESOS DIFERIDOS

113

2020902 20210 3 301 30101 30102 302 304 30401 30402 305 30501 30502 30503 30504 306 30601 30602 30603 30604 30605 30606 30607 307 30701 30702 4 41 4101 4102 4105 4106 410601 410602 4107 4109 4110 4111 4112

PASIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS OTROS PASIVOS NO CORRIENTES PATRIMONIO NETO CAPITAL CAPITAL SUSCRITO O ASIGNADO (-) CAPITAL SUSCRITO NO PAGADO, ACCIONES EN TESORERIA APORTES DE SOCIOS O ACCIONISTAS PARA FUTURA CAPITALIZACION RESERVAS RESERVA LEGAL RESERVA FACULTATIVA Y ESTATUTARIA OTROS RESULTADOS INTEGRALES SUPERHAVIT DE ESTADOS FINANCIEROS DISP PARA LA VENTA SUPERHAVIT POR REVALUACION DE PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO SUPERHAVIT POR REVALUACION DE ACTIVOS INTANGIBLES OTROS SUPERHABIT POR REVALUACIÓN RESULTADOS ACUMULADOS GANANCIAS ACUMULADAS (-) PERDIDAS ACUMULADAS RESULTADOS ACUMULADOS PROVENIENTES DE LA ADOPCIÓN POR PRIMERA VEZ DE LAS NIIF RESERVA DE CAPITAL RESERVA POR DONACION RESERVA POR VALUACION SUPERHAVIT POR REVALUACION DE INVERSIONES RESULTADOS DEL EJERCICIO GANANCIA NETA DEL PERIODO (-) PERDIDA NETA DEL PERIODO INGRESOS INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS VENTA DE BIENES PRESTACIÓN DE SERVICIOS REGALIAS INTERESES INTERESES GENERADOS POR VENTAS A CREDITO OTROS INTERESES GENERADOS DIVIDENDOS OTROS INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS (-) DESCUENTOS EN VENTAS (-) DEVOLUCION EN VENTAS (-) BONIFICACION EN PRODUCTO

114

4113 43 4301 4302 4303 4304 4305 5 51 5101 510101 5102 510201 510202 5103 510301 510302 5104 510401 510403 510404 510406 510407 510408 52 5201 520101 520102 520103 520104 520105 520106 520107 520108 520109 520110 520111 520112 520113 520114 520115 520116

(-) OTRAS REBAJAS COMERCIALES OTROS INGRESOS DIVIDENDOS INTERESES FINANCIEROS GANANCIA EN INVERSIONES EN ASOCIADAS / SUBSIDIARIAS VALUACION DE INTRUMENTOS FINANCIEROS A VALOR RAZONABLE OTRAS RENTAS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS Y PRODUCCION COSTOS DE VENTAS COSTOS DE VENTAS EN PRODUCCION MANO DE OBRA DIRECTA SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES GASTO PLANES DE BENEFICIOS A EMPLEADOS MANO DE OBRA INDIRECTA SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES GASTO PLANES DE BENEFICIOS A EMPLEADOS OTROS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION DEPRECIACIÓN PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO DETERIORO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EFECTO VALOR NETO DE REALIZACION DE INVENTARIOS MANTENIMIENTO Y REPARACIONES SUMINISTROS MATERIALES Y REPUESTOS OTROS COSTOS DE PRODUCCION GASTOS GASTOS DE VENTAS SUELDOS, SALARIOS Y DEMAS REMUNERACIONES APORTES SEGURIDAD SOCIAL BENEFICIOS SOCIALES GASTO PLANES DE BENEFICIOS A EMPLEADOS HONORARIOS COMISIONES Y DIETAS A PERSONAS NATURALES REMUNERACION A OTROS EMPLEADOS AUTONOMOS HONORARIOS A EXTRANJEROS MANTENIMIENTO Y REPARACIONES ARRENDAMIENTO OPERATIVO COMISIONES PROMOCION Y PUBLICIDAD COMBUSTIBLE LUBRICANTES SEGUROS Y REASEGUROS TRANSPORTE GASTOS DE GESTION

115

520117 520118 520119 520121 52012101 52012102 520122 52012201 52012202 520123 52012301 52012306 520128 5202 520201 520202 520203 520204 520205 520206 520207 520208 520209 520210 520212 520213 520214 520215 520216 520217 520218 520219 520220 520221 52022101 52022102 520222 52022201 52022202 520223 52022301 52022302 52022306

GASTOS DE VIAJE AGUA, ENERGIA, LUZ Y TELECOMUNICACIONES NOTARIOS DEPRECIACIONES PROPIEDAD , PLANTA Y EQUIPO PROPIEDAD DE INVERSION AMORTIZACIONES INTANGIBLES OTROS ACTIVOS GASTOS DETERIORO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO OTROS ACTIVOS OTROS GASTOS GASTOS ADMINISTRATIVOS SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL BENEFICIOS SOCIALES GASTO PLANES DE BENEFICIOS A EMPLEADOS HONORARIOS COMISIONES Y DIETAS A PERSONAS NATURALES REMUNERACION A OTROS EMPLEADOS AUTONOMOS HONORARIOS A EXTRANJEROS MANTENIMIENTO Y REPARACIONES ARRENDAMIENTO OPERATIVO COMISIONES COMBUSTIBLE LUBRICANTES SEGUROS Y REASEGUROS TRANSPORTE GASTOS DE GESTION GASTOS DE VIAJE AGUA, ENERGIA, LUZ Y TELECOMUNICACIONES NOTARIOS IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y OTROS DEPRECIACIONES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO PROPIEDADES DE INVERSION AMORTIZACIONES INTANGIBLES OTROS ACTIVOS GASTO DETERIORO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INVENTARIOS OTROS ACTIVOS

116

520227 520228 5203 520301 520302 520303 520304 520305 5204 520401 520402

GASTO IMPUESTO A LA RENTA OTROS GASTOS GASTOS FINANCIEROS INTERESES COMISIONES GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE ACTIVOS DIFERENCIA EN CAMBIO OTROS GASTOS FINANCIEROS OTROS GASTOS PERDIDA EN INVERSIONES ASOCIADAS OTROS

6.17 Registros Básicos para una Organización Contable

Debido a que la base fundamental de una buena contabilidad es disponer de información veraz. Además de llevar en forma técnica todos y cada uno de los siguientes registros, a continuación detallaremos varios formatos de los diferentes registros que se van a utilizar en la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda. 6.17.1 Cuenta Bancos En la actualidad la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., se maneja con una sola chequera del Banco Pichincha, cuenta que únicamente firmada por el Gerente General, la propuesta está planteada que sea firmada con firmas conjuntas, y además sea manejada por una sola persona en este caso la asistente contable quedara responsable del buen manejo de la misma, ya que actualmente la maneja cualquier persona que necesite.

117

Ilustración 1: Cheque Fuente: Empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda.

6.17.2 Estado de cuenta Al realizar todas sus transacciones con la cuenta bancos, la empresa necesita solicitar su estado de cuenta mensual, para realizar todas sus conciliaciones bancarias, considerando que en la actualidad las instituciones bancarias envían sus estados de cuenta mediante correos electrónicos, esto facilitara el control. ESTADO DE CUENTA BANCO PICHINCHA 2100040315

Cuenta Corriente

ago-14

Mes de SALDO ANTERIOR

1.557,63

(+) DEPOSITOS

8.867,92

(-) CHEQUES/DEBITOS

(5.027,27)

(+) INTERES

0,05 DETALLE DE MOVIMIENTOS

FECHA

No.DOC

02/08/2014

85

09/08/2014

DESCRIPCION Pago Cheque Cámara

DEBITO

CREDITO

70,00

10027674 Deposito

12/08/2014

84

15/08/2014

8386

31/08/2014

1012

SALDO 1.487,63

8.642,92

Cheque Costo Bancario

4.957,00

5.398,55

0,27

5.398,28 0,05

Ilustración 2: Estado de Cuenta Fuente: Autor

118

10.355,55

5.398,33

6.17.3 Conciliación Bancaria

La empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., debe realizar sus conciliaciones bancarias mensualmente para detectar cualquier anomalía a tiempo y tomar acciones correctivas, pues actualmente no se está conciliando cada mes. El formato para la conciliación deberá ser el siguiente:

CONCILIACION BANCARIA PJL Auditores y Consultores Banco Pichincha

Empresa : Banco : Correspondiente al Mes de:

Agosto xxx

Cuenta Corriente Nº

2100040315

Expresado en: Descripción

Dólares Libros

Bancos

Saldos al 31/08/2014 (-) Cheques Girados y no cobrados

5.500,00

4.731,70

Ch/100

(-)

(100,00)

Ch/105

(-)

(25,20)

Ch/108 (-) Cheques No Contabilizados

(-)

(220,10)

Ch/101 (+) Depósitos No contabilizados

(-)

(100,00)

Deposito No. 102253

(+)

500,00

Deposito No. 285242 (-) Notas de Débito no Contabilizadas

(+)

15,00

N/D 256886 (+) Notas de Crédito no Contabilizadas

(-)

(12,00)

N/C 256

(+)

20,00

Conciliación al 31/Agosto/2014

5.154,70

Ilustración 3: Conciliación Bancaria Fuente: Autor

119

5.154,70

6.17.4 Rol de Pagos Los empleados deberán contar con todos sus roles mensuales, un ejemplar deberá reposar en los archivos ya sean de nuestros clientes o en la empresa misma, pero correctamente firmados y ordenados. EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA. ROL DE PAGOS agosto 2014

MES: NOMBRES Carrera Jorge Velepucha Lucy Cueva Patricia Villamarin Andres Maldonado Mayra Lucero Kathy Cadena Carlos

CARGO Gerente General Financiera Operaciones Contador Asistente Contable Secretaria Mensajeria

TOTAL

SUELDO

TOTAL APORTE ANTICIPOS INGRESOS PERSONAL 1.200,00 113,40 800,00 75,60 700,00 66,15 1.000,00 94,50 420,00 39,69 340,00 32,13 340,00 32,13

BONIFICACION

500,00 500,00 500,00 500,00 400,00 340,00 340,00

700,00 300,00 200,00 500,00 20,00

3.080,00

1.720,00

4.800,00

453,60

-

TOTAL EGRESOS 113,40 75,60 66,15 94,50 39,69 32,13 32,13

VALOR A PAGAR 1.086,60 724,40 633,85 905,50 380,31 307,87 307,87

453,60

4.346,40

Tabla 1: Rol de Pagos Fuente: Autor

6.17.5 Provisiones de Beneficios Sociales Cumpliendo con la Ley, las normas, valores, políticas de la empresa se aplicara el siguiente formato para las provisiones mensuales de nuestra empresa así como para nuestros diferente clientes. EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA. PROVISIONES LABORALES agosto 2014

MES:

NOMBRES Carrera Jorge Velepucha Lucy Cueva Patricia Villamarin Andres Maldonado Mayra Lucero Kathy Cadena Carlos

CARGO Gerente General Financiera Operaciones Contador Asistente Contable Secretaria Mensajeria

TOTAL

TOTAL INGRESOS

APORTE PATRONAL

DECIMO TERCERO

DECIMO CUARTO

VACACIONES

TOTAL PROVISIONES

1.200,00 800,00 700,00 1.000,00 420,00 340,00 340,00

145,80 97,20 85,05 121,50 51,03 41,31 41,31

100,00 66,67 58,33 83,33 35,00 28,33 28,33

28,33 28,33 28,33 28,33 28,33 28,33 28,33

50,00 33,33 29,17 41,67 17,50 14,17 14,17

324,13 225,53 200,88 274,83 131,86 112,14 112,14

4.800,00

583,20

400,00

198,33

200,00

1.381,53

Tabla 2: Provisiones Laborales Fuente: Autor

120

CAPITULO VII 7

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

7.1

CONCLUSIONES: 

El presente Manual de Procedimientos de Control Interno Administrativo y Contable permitirá la identificación oportuna de riesgo y la prevención de los mismos, el correcto detalle de funciones, responsabilidades de cada uno de los empleados que laboran en la empresa.



La empresa no cuenta con un sistema administrativo, viene funcionando de manera desorganizada, descontrolada y sin objetivos claros, en este Manual encontraran ayuda en su organigrama estructural, en donde se observan claramente los mandos jerárquicos.



En vista de que el plan de cuentas con el que se manejan no se acopla a las necesidades que la empresa va requiriendo por su rápido crecimiento y que debe estar también al alcance de las compañías de nuestros clientes, en el presente Manual se propone un plan de cuentas universal aprobado por la Superintendencia de Compañías, y que puede ser aplicado a todo tipo de compañías, dependiente de su necesidad.



El complimiento de los objetivos operacionales financieros y de las normas institucionales si estaría fundamentada en la implementación y aplicación de un Manual de procedimientos de Control Interno ya que este instrumento asegurara el cambio y la competitividad.

121

7.2 RECOMENDACIONES 

Se recomienda a la administración la revisión, actualización y evaluación periódica de la aplicación del presente Manual de Procedimientos propuesto en donde se detallan funciones, responsabilidades, para de esta manera satisfacer tanto los requerimientos de la compañía como los requerimientos sociales y personales de los empleados.



Poner en marcha el sistema administrativo que propongo en este proyecto investigativo, que permitirá organizarse desde la parte estructural de la empresa y así sobre la marcha ir tomando los correctivos necesarios para que la empresa funcione organizadamente y tener una visión a futuro de desarrollo.



Consideramos que se trata de una compañía joven la cual motiva de distintas maneras a su personal, sin embargo; el uso de técnicas de evaluación ayudaría significativamente en la administración del desempeño de cada puesto.



Aplicar el plan de cuentas propuesto y aceptado por la Superintendencia de Compañías, el mismo que podrá ser utilizado en las diferentes empresas que manejamos y en todas sus diferentes áreas y sectores a las que pertenecen.



La compañía muestra un crecimiento por cuya razón para el futuro encomendamos que se debe crear una Área de Recursos Humanos en el cuál se administre los recursos humanos en forma óptima y acogiendo las disposiciones legales del código de trabajo.

122

BIBLIOGRAFÍA 1. BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013. 2. CABRERA. E (S/A). Funciones Administrativas 2013. 3. CEGARRA J. (2011). Metodología de la investigación Científica y tecnológica. Madrid: Díaz de Santos S.A. 4. HORNGREN, Charles; HARRISON, Walter; OLIVER Suzanne; Contabilidad; Octava Edición; 2010. 5. LRTI Ley de Régimen Tributario Interno. 6. MANTILLA Samuel Alberto, Auditoria Financiera de PYMES, Eco Ediciones Edición 2008. 7. MORENO Fernández Joaquín (2010).Contabilidad Superior, segunda edición Pp.67 8. PICKLE, Hal B. ABRAHAMSON, Royce L. Administración de empresas pequeñas y medianas Edición 1991 9. RAMIREZ Padilla David Noel (2009). Contabilidad Administrativa, séptima edición. Pp.35 10. VILLASAMIL, J. (S/A). Objetivos de la Contabilidad 11. ZAPATA, Pedro, Contabilidad General, con base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) Séptima Edición 2011 McGraw-Hill, Colombia.

Link-grafía (PÁGINAS WEB): 1. http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html 2. http://www.contabilidad.tk/concepto-de-gastos-e-ingresos-13.htm 3. http://www.faccsystem.com/index.php 4. http://www.icontable.com/node/1363 5. http://www.sri.gob.ec 6. https://app.ute.edu.ec/sict/biblioteca/catalogobln 7. INFRAGA, N. (2011). Importancia y clasificación de la contabilidad, http://tecnoingraganeftali.blogspot.com/2011/09/importancia-y-clasificacionde-la.html 8. www.plangeneralcontable.com 123

ANEXOS ANEXO # 1 Encuesta DIRIGIDA A:

Personal Contable-Administrativo

INSTRUCCIONES:

Marque con una (X) según corresponda

OBJETIVO: Conocer el nivel de información de los empleados acerca de los controles internos que aplica la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda.

12. ¿La Empresa posee un manual de control de Interno?

SI

NO

13. ¡Se aplican políticas contables en la Empresa? SI

NO

14. La empresa cuenta con un manual de funciones para cada área? SI

NO

15. La estructura organizativa facilita el flujo de información de las actividades?

SI

NO

124

16. Se realizan controles contables periódicamente? SI

NO

17. La empresa tiene un manual de procesos para contratar al personal? SI

NO

18. ¿Existe capacitación para el personal en NIIF’S? SI

NO

19. ¿Cree que la aplicación de las NIIF´S para el área contable y administrativa sean las correctas?

SI

NO

Gracias por su colaboración.

125

ANEXO # 2

ORGANIGRAMA PROPUESTO DE LA EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA.

Gerente General

Secretaria

Área Administrativa y Financiera

Área de Recursos Humanos

Área de Operaciones

Contador General

Gerente Financiero

Jefe de Recursos Humanos

Jefe de Operaciones

Asistente Contable

Caja-Tesoreria

Asistente de Recursos Humanos

Mensajeria

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