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UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración “Manual de Organización Contable de una Empresa Fabricante de Licores”

MONOGRAFIA Para obtener el título de:

Licenciado en Contaduría Presenta:

Gudelia de los Angeles Araujo Ayala Asesor:

M.A.P. Alicia Eguía Casis

Xalapa – Enríquez, Veracruz

Marzo 2009

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DEDICATORIAS Y/O AGREDECIMIENTOS

Gracias a dios, por darme salud, protección, por haberme permitido llegar a cumplir esta meta tan deseada. Gracias por dejarme compartir estos momentos con las personas que quiero y estimo.

Gracias a mi mama, por su amor, cuidado, y protección que siempre me ha brindo, a mi hermano, mi abuelo, mis tías, a mi familia, por su cariño y la unión que siempre existirá entre nosotros. Y a mis amigos y compañeros por su ayuda.

Gracias a mi asesora, M.A.P. Alicia eguía por su atención, ayuda y tiempo, que siempre me brindo para la realización de la presente monografía.

Gracias a mis sinodales, el C.P. Ernesto Cobos Escudero y C.P. Silvia Nassar Molina por sus atenciones y ayuda recibida.

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ÍNDICE Pág. RESUMEN………………….………………………….……………………………..1 INTRODUCCIÓN…………………………………….………………………………2 CAPÍTULO I. ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA FABRICANTE DE LICORES ………………………………………………………………………….....6 2.1 Constitución de la empresa…………………………………………………….7 2.2 Misión…………………………………………………………………………….7 2.3 Valores…………………………………………………………………………...8 2.4 Visión……………………………………………………………………………..8 2.5 Objetivos generales…………………………………………………………….8 2.6 Objetivos específicos…………………………………………………………...8 2.7 Descripción de las funciones del personal…………………………………...9 2.8 Productos………………………………………………………………………...17 2.8.1 Proceso de producción…………………………………………………...17 2.8.2 Mercado…………………………………………………………………...19 2.8.3 Riesgos y oportunidades de mercado……………….…………………20 2.9 Aspectos legales………………………………………………………………..21 2.9.1 Ley Impuesto Especial sobre Producción y Servicios………………..21 2.9.2 Ley del Impuesto Sobre la Renta……………………………………….24 2.9.3 Retenciones de ISR………………………………………………………27 2.9.4 Retenciones de IVA……………………………………………………….28 2.9.5 Ley del Impuesto Empresarial a Tasa Única…………………………..29 2.9.6 Impuesto Sobre Nóminas………………………………………………...30 2.9.7 Ley del seguro social………………………………………………………31

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE …………………………………………………………………..………32 1.1 Definición de manual ……………………………………………………..…….33 1.2 Importancia de los manuales ……………………………………………..……34 IV

1.3 Objetivos de los manuales ………………………………………………..……35 1.4 Limitaciones de los manuales ………………………………………..………..36 1.5 Etapas para la elaboración de manuales ……………………….……………37 1.5.1 Planeación del trabajo ………………………………….………………..37 1.5.2 Aplicación de técnicas de investigación……………...…………………38 1.5.3 Análisis de la información…………………………………...……………44 1.5.4 Estructuración………………………………….…………….……………45 1.5.5 Validación de la información…………………..…………………………45 1.5.6 Autorización del manual…………….…………………..………………..45 1.5.7 Distribución………………………………..……………………………….45 1.6 Manual de contabilidad……………….………………………………………..46 1.6.1 Definición del manual de contabilidad……………..……………………46 1.6.2 Objetivos del manual de contabilidad……………….………………….46 1.6.3 Importancia del manual de contabilidad………….…………………….47 1.6.4 Como elaborar un manual de contabilidad …………………………….47 1.6.5 Contenido del manual de contabilidad …………………………………48 1.6.6 Descripción del contenido del manual de contabilidad……………….49 1.6.7 Catálogo de cuentas …………………………………..…………………52 1.6.7.1 Objetivos e importancia del catálogo de cuentas……...…..…52 1.6.7.2 Clasificación del catálogo de cuentas …………………………52 1.6.7.3 Definiciones de los elementos que conforman el catálogo de cuentas………………………………………………………………………………..53 1.6.8 Cuentas de mayor ……………….………………………………………54 1.6.9 Pólizas……………………………………………………..……………...55 1.6.9.1 Definición de pólizas…………………………….………………55 1.6.9.2 Tipos de pólizas…...…………………….……………………….56 1.7 Control interno ………..…………………………………………………………57 1.7.1 Definición de control interno…..……………………………………….57 1.7.2 Objetivos del control interno…..……….………………………………57

CAPÍTULO

III.

MANUAL

DE

ORGANIZACIÓN

CONTABLE…………………………………………………………………………...58 3.1 Introducción………………………………………………………………………60 V

3.2 Objetivos del manual de organización………………………………………...60 3.3 Organigrama general……………………………………………………………61 3.4 Catálogo de cuentas…………………………………………………………….62 3.5 Instructivo del catálogo de cuentas……………………………………………65 3.6 Guía contabilizadora…………………………………………………………....95 3.7 Políticas contables……………………………………………………………..134 3.8 Diagrama de flujo………………………………………………………………135 3.9 Documentos fuente…………………………………………………………….137 3.10 Estados financieros…………………………………………………………..166 3.11 Glosario………………………………………………………………………..171 CONCLUSIONES…………………………………………………………………..174 FUENTES DE INFORMACIÓN……………………………………………………178

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RESUMEN. El siguiente trabajo consiste en la realización del manual de organización contable de una fábrica de licores, el primer capítulo se menciona la empresa fabricante de licores, su historia, misión, valores, visión, objetivos generales y específicos, descripción de las funciones, productos, proceso de producción, mercado, riesgos y oportunidades de mercado, aspectos legales. Dentro del segundo capítulo, definición de un manual, importancia, objetivos, etapas de elaboración de los manuales, definición de manual de contabilidad: (objetivos, importancia, contenido, descripción del contenido), catálogo de cuentas, cuentas de mayor, pólizas, control interno. El tercer capítulo consiste en el manual de organización contable, introducción, objetivos del manual, organigrama, clasificación del catálogo de cuentas, instructivo del catálogo de cuentas, guía contabilizadora, políticas contables, diagrama de flujo, documentos fuente, estados financieros.

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INTRODUCCIÓN

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El presente trabajo trata del estudio del manual de organización contable, desde sus principales características, elaboración y utilización para el buen funcionamiento de la empresa. La realización del manual tiene como propósito, servir de guía para solucionar problemas, es una herramienta de trabajo, que proporciona información sobre cada una de las operaciones que se realizan en la empresa. Cualquier negocio, ya sea grande o pequeño, necesita para su comprensión de un manual; conceptuando este como un documento en el cual se concentra de forma clara y precisa instrucciones, permitiendo el registro en forma ordenada y sistemática de las actividades de la empresa. Las personas responsables de cada área deben tener el conocimiento y dominio de los manuales, como un medio de analizar la situación presente y formular un proyecto para la organización en el futuro, dependerá de su previsión el que la empresa siga su proceso y esté preparada para cualquier cambio. El manual de contabilidad indica el correcto registro de cada una de las operaciones que van surgiendo con motivo de las operaciones de la empresa, utilizándose como guía contabilizadora sujeta a las políticas contables, para la presentación de estados financieros. En el primer capitulo conocerá la historia, sus objetivos, los productos, el proceso de producción, mercado, aspectos legales de la empresa.

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La administración de esta empresa tiene determinadas particularidades especiales que deben ser conocidas por todas las personas que intervienen en su operación. Las áreas de operación son diferentes de acuerdo al producto de elaboración y al número de personas empleadas en cada una de las áreas, quienes deben tener conocimientos especiales y adecuados, ya sea en forma general o específica, interviniendo también en el trabajo que debe desempeñar en particular dentro de la misma. La prioridad en este tipo de empresa es la elaboración de sus productos con alto grado de calidad, y la satisfacción del cliente, tiene como función social de toda organización la generación de empleos, el desarrollo regional y la trascendencia social que a futuro debe tener. Es importante la planeación adecuada de la comercialización y organización de sus funciones de manera correcta, a través de una buena administración, para obtener el máximo rendimiento, reduciendo costos, mediante procedimientos de control que impidan fugas, y que permitan la fijación de precios razonables. Para el logro de estos objetivos, se debe contar con una adecuada información, que sólo es posible obtener estableciendo una organización eficiente a través de una adecuada técnica administrativa – contable, ya que nos proporcionará la base suficiente y apropiada para una mejor toma de decisiones, que permita corregir fallas en la operación o hacer que se eleve la eficiencia de la misma. El segundo capítulo da a conocer de forma generalizada los conceptos que integran el manual,

se hace mención de los conceptos de manual, la

importancia así como el objetivo del mismo; en el cual parte de lo general a lo particular. El tercer capitulo es la aplicación del manual de contabilidad, implementado para las empresas de producción, en el cual se crea información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades

e

información

sobre

políticas,

funciones,

sistemas 4

procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realiza la empresa. Se presentan los procedimientos integrales, los cuales forman el pilar para poder

desarrollar

adecuadamente

las

actividades,

estableciendo

responsabilidades, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, políticas y control interno, que participen en cumplimiento de cada función. El sistema de control interno se constituye como una herramienta de apoyo para los directivos de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. Cabe mencionar que en función del control con el que se lleva la transparencia de los registros, es fundamental que tenga autenticidad para la presentación, confiable de los estados financieros y así tener la certidumbre, que las decisiones que se tomen sean las más benéficas para la empresa. El presente manual además

de contener información ordenada

y

sistematizada, explica datos muy interesantes que sirven de base en la estructura de una empresa para la correcta toma de decisiones. El manual de organización contable esta sujeto a ser actualizado o, en su caso, modificado según

las

necesidades

de

cada

empresa

de

producción.

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CAPÍTULO I ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA FABRICANTE DE LICORES

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2.1 Historia de la empresa. La empresa “PRONASA” surgió de la idea de crear productos naturales, sin conservadores, ni colorantes artificiales. Considerando que en esta región es fácil encontrar la materia prima para la elaboración de licores de frutas. En el año 2000 se registró, ante la secretaria de economía la marca, y desde ese año se inició la elaboración del producto. Mismo que se comenzó a promover a nivel local. Cabe señalar que las materias primas utilizadas en la elaboración, son seleccionadas cuidando su calidad para obtener en el producto terminado la confianza y seguridad que se desea brindar al consumidor. Se elaboran en forma artesanal utilizando lo indispensable en cuanto a mano de obra. Respecto a lo financiero, se hace mención que en se invirtió exclusivamente en lo necesario para una mínima producción, y de acuerdo al éxito obtenido y la aceptación de los productos en el mercado, la inversión ha crecido. Hoy en día, el factor clave en el éxito de esta empresa ha sido la innovación en sus productos y en la presentación de éstos ante el consumidor, para mantener su competitividad. Otro de los logros fue envasar su producto en botellas de cristal para no peder las propiedades de su esencia, en cuanto a sabor, olor y consistencia. Con el propósito de obtener información financiera que contribuya a su expansión, se pensó en implementar un manual de organización contable, adaptado a las necesidades de las operaciones propias de la empresa.

2.2 Misión. Producir bebidas tradicionales, siendo líder en calidad sabor y servicio, proporcionando una alternativa a los consumidores más exigentes, que gustan

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de los sabores naturales sin conservadores artificiales que se ha comprobado que dañan el organismo.

2.3 Valores. Promoviéndolo como un gran producto orgullosamente mexicano, exaltando su origen típico regional. Siendo guiados por valores y principios de honestidad, confianza y calidad.

2.4 Visión. Ser una empresa líder y competitiva que se mantenga en el interés del cliente, de tal forma que pueda expandir su mercado a nivel estatal y nacional. Mediante la promoción de los productos naturales y tradicionales en nuestra región.

2.5 Objetivos generales. 1) Permanecer dentro de las preferencias del consumidor. 2) Crecer de pequeña a mediana y en un futuro lograr una gran empresa. 3) Mantener la calidad y accesibilidad de los productos. 4) Lograr la expansión mediante sucursales.

2.6 Objetivos específicos. 1) Satisfacer la demanda local. 2) Incrementar ventas. 3) Generar un margen de utilidad, sin perder la calidad del producto. 4) Contar con un establecimiento, para la comercialización del producto. 5) Promover el producto en el mercado local. 6) Comercializar el producto a un precio razonable para incrementar las ventas. 7) Hacer estudio de mercadotecnia para ofrecer el producto a los consumidores. 8) Supervisar el cuidado del producto que este en condiciones adecuadas de su consumo. (No olvidar que el producto no tiene conservadores) 8

9) Controlar las operaciones de todo lo que conlleva el registro y transacciones contables.

2.7 Descripción de funciones del personal. Nombre del puesto: Gerente general. Objetivo del puesto: Tomar dediciones de lo que se relaciona con la empresa. Supervisa a: contador, supervisor, jefe de de ventas, cajera, almacenista, auxiliar contable, empleado de ventas. Función general: Puesto imprescindible, ya que es la máxima autoridad dentro de la empresa y sobre él esta la responsabilidad de los sucesos que acontezcan dentro de la misma. Es el responsable de vigilar el cumplimiento de las políticas generales de acción. Actividades específicas: Coordinar las actividades que realiza la empresa en general y tomar decisiones pertinentes en el momento adecuado para el cumplimiento de objetivos previamente establecidos. Responsable de supervisar que todos los departamentos lleven a cabo de manera eficiente y eficaz sus actividades para así lograr el óptimo funcionamiento de la empresa. Actividades diarias: Revisar y autorizar documentos referentes a las operaciones de la empresa, resolver conflictos internos con el personal integrante de la empresa y supervisar que todo marche bien.

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Actividades periódicas: Supervisar inventarios, realizar arqueo de caja, pagar servicios públicos contratados, entrevistarse con el consejo administrativo, realizar juntas con los jefes de los departamentos, determinar estrategias de ventas, determinar oferta y demanda, hacer investigaciones de mercado, escoger publicidad adecuada, capitación del personal contratado.

Nombre del puesto: Contador. Depende de: Gerente general Coordina con: Gerente general, jefe de ventas, cajera. Objetivo del puesto: Registrar todas las operaciones realizadas en la empresa y proporcionar la información financiera. Función general: Persona encargada de registrar las transacciones realizadas en un periodo determinado, tiene a sus órdenes a los auxiliares contables e informa al Gerente General sobre el análisis de operaciones contables como la depreciación, amortización, corrección de pólizas de ingresos y egresos que se tienen en el período. Función especifica: Actividades diarias: Llevar relaciones bancarias, registrar las operaciones realizadas en el día, supervisar las cobranzas. Actividades periódicas: Realizar los Estados financieros correspondientes al periodo. Dar el informe completo sobre la situación financiera de la empresa al Gerente General (por lo menos cada mes), calcular la nomina y realizar el cálculo y pago de impuestos.

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Nombre del puesto: Supervisor Depende de: Gerente general Coordina con: Jefe de ventas, almacenista. Objetivo del puesto: Verificar que las actividades de la empresa se realicen con normalidad. Función general: Revisar y coordinar las funciones se lleven con regularidad y sin complicaciones. Función especifica: Actividades diarias: Llevar un control de las actividades de la empresa.

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Nombre del puesto: Jefe de ventas. Depende de: Gerente general Coordina con: Gerente general, almacenista, cajera, empleado de ventas. Objetivo del puesto: Llevar acabo las actividades necesarias y requeridas para el incremento de las ventas. Función general: Llevar un control y orden en la realización de las ventas. Función especifica: Actividades diarias: Llevar un control de los productos a su custodia y proporcionar información. Actividades Eventuales: Realizar un inventario de los productos que maneja informar al departamento de ventas en caso de existir algún faltante.

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Nombre del puesto: Cajera. Depende de: Gerente general. Coordina con: Jefe de ventas. Objetivo del puesto: Llevar acabo las actividades necesarias y requeridas para atender con calidad y rapidez al cliente. Función general: Este puesto es importante para la realización de ventas directas con orden y rapidez ya que son quienes tienen relación directa con los clientes. Función especifica: Actividades diarias: Llevar a cabo el cobro de la venta de los productos de una manera directa con los clientes.

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Nombre del puesto: Almacenista Depende de: Gerente general Coordina con: Jefe de ventas. Objetivo del puesto: Llevar acabo las actividades necesarias y requeridas para tener siempre surtido el almacén y los departamentos. Función general: Este puesto es importante para la realización de las ventas y satisfacción de los clientes ya que siempre debe estar surtido el almacén así como también los departamentos. Función especifica: Actividades

diarias:

Llevar

a

cabo

un

inventario

en

los

diferentes

departamentos para saber que productos son los que faltan y poder surtir esos productos. Actividades periódicas: Llevar un control de los productos a su custodia y proporcionar información a la gerencia de aquellas circunstancias que puedan afectar a la empresa. Actividades Eventuales: Realizar un inventario de los productos que maneja informar al departamento de ventas en caso de existir algún faltante.

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Nombre del puesto: Auxiliar contable Depende de: Contador Objetivo del puesto: Tener conocimientos para la realización de las actividades de contabilidad. Función general: Auxiliar a su jefe inmediato en la elaboración de los registros contables relativos a ingresos, egresos, nóminas y demás actividades de su área. Actividades especificas: Actividades diarias: Establecer conjuntamente con su superior inmediato las actividades a realizar, elaborar pólizas cheque, pólizas de diario, pasar cargos y abonos de las pólizas a los registros de pólizas. Actividades periódicas: elaborar conciliaciones bancarias, calcular sueldos y salario de empleados, calcular la nómina total a pagar.

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Nombre del puesto: Empleado del área de ventas. Depende de: Gerente general Coordina con: Jefe de ventas. Objetivo del puesto: Llevar acabo las actividades necesarias y requeridas para atender con calidad y rapidez al cliente. Función general: Este puesto es importante para la realización de ventas directas con orden y rapidez ya que son quienes tienen relación directa con los clientes. Función especifica: Actividades diarias: Llevar a cabo la venta de los productos de una manera directa con los clientes. Actividades periódicas: Llevar un control de los productos. Actividades Eventuales: Ayudar a realizar un inventario de los productos que maneja informar al departamento de ventas en caso desistir algún faltante.

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2 .8 Productos. Licor de: 1) Café 2) Mora 3) Maracuyá 4) Nanche 5) Limón 6) Naranja 7) Anís 2.8.1 Proceso de producción. 1) Licor de café Ingredientes: Licor de café, Alcohol etílico, granos de café tostado, Agua destilada, azúcar. Procedimiento: Coloque en un frasco de vidrio con cierre hermético los granos de café, el alcohol. Deje macerar por lo menos cinco días en un lugar bien oscuro y, de ser posible, con poca humedad. Los granos tomarán un tono blancuzco. Posteriormente se prepara el jarabe con el agua y el azúcar. Déjelos hervir por algunos minutos, hasta que tenga consistencia almibarada. A continuación, filtre el alcohol y mezcle con el almíbar frío. Embotelle y cierre herméticamente para posteriormente dejar reposar en un lugar seco y oscuro. 2) Licor de mora. Ingredientes: Mora, Alcohol, Agua destilada, Azúcar. Procedimiento: Se lava la mora en una coladera y se exprime únicamente el jugo en una tela manta de cielo, con las manos. Se deja de 8 a 10 días hasta que fermente. Cuando forme una capa de espuma se la va quitando durante 2 o 3 días. Para cortar la fermentación se le añade alcohol y se deja el tiempo que desee. Después se le agrega el dulce, poniendo a hervir miel con azúcar y agua. Se embotelle y cierre herméticamente para posteriormente dejar reposar. 17

3) Licor de maracuyá. Ingredientes: Maracuyá, Alcohol, Agua destilada, Azúcar. Procedimiento: Se lava el maracuyá y se extrae la pulpa, se incorpora el alcohol, posteriormente se prepara un jarabe con agua y azúcar. Después, filtre el alcohol y mezcle con el almíbar frío. Embotelle y cierre herméticamente para posteriormente dejar reposar. 4) Licor de nanche. Ingredientes: Nanches, Alcohol, Agua destilada, Azúcar. Procedimiento: Se lava el nanche y se incorpora los nanches con el alcohol, se deja reposar, posteriormente se prepara un jarabe con agua y azúcar. Después, filtre el alcohol y mezcle con el almíbar frío. Embotelle y cierre herméticamente. 5) Licor de limón Ingredientes: Limón, Alcohol, Agua destilada, Azúcar. Procedimiento: Cuidadosamente separada la pulpa, de la cáscara de limón y la cáscara es macerada en alcohol de caña, se prepara el jarabe con el agua y el azúcar. Después, filtre el alcohol y mezcle con el almíbar frío. Embotelle y cierre herméticamente para posteriormente dejar reposar. 6) Licor de naranja. Ingredientes: Naranjas, Alcohol, Azúcar, Agua destilada. Procedimiento: Cuidadosamente separada la pulpa, de la cáscara de naranja y la cáscara es macerada en alcohol de caña, se prepara el jarabe con el agua y el azúcar. 18

Después, filtre el alcohol y mezcle con el almíbar frío. Embotelle y cierre herméticamente para posteriormente dejar reposar. 7) Licor de anís. Ingredientes: Alcohol etílico, agua destilada, Azúcar, semillas de anís, Anís estrella para aromatizar. Procedimiento: Ponga el alcohol y las semillas de anís machacadas a macerar. También, si lo desea, colocar un poco de anís estrella para aromatizar. Deje macerar la preparación por 15 días. Posteriormente filtre y reserve. Prepare un almíbar con el agua y el azúcar, hirviéndolos hasta que obtener la consistencia deseada. Una vez que esté frío, mezcle el alcohol filtrado con el almíbar y embotelle. Resérvelo por unas semanas hasta que esté listo para disfrutar. 2.8.2 Mercado. Nuestro mercado es local. Hacer llegar el producto al sector de consumidores en potencia.

Figura 1.1 Macro localización de la empresa.

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Figura 1.2 Micro localización de la empresa.

Xalapa, Enríquez. Latitud: 19º 32' 24". Longitud: 96º 55' 39", Altitud: 1,427 metros sobre el nivel del mar Población Total: 390,58 habitantes. Superficie: 118.45 k ms2 El municipio de Xalapa colinda al norte con los municipios de Banderilla, Jilotepec y Naolinco; al este con Naolinco, Emiliano Zapata, al Emiliano Zapata y Coatepec; y al oeste con

sur con

Coatepec, Tlalnehuayocan y

Banderilla. 2.8.3 Riesgos y oportunidades de mercado.

•

Oportunidades. 20

Está dirigido al público en general que habita la zona de la cuidad de Xalapa y sus alrededores.

•

Amenazas.

No contar con un local establecido. Apertura de otros negocios con el mismo giro. •

Fortaleza.

Calidad y sabor del producto. Ser productos naturales (artesanales). Atención personalizada.

•

Debilidades.

Somos poco conocidos. La competencia

2.9 Aspectos legales 2.9.1 Ley del Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios. Impuesto de una empresa fabricante de licores. De acuerdo al artículo 1 de la ley del impuesto especial sobre producción y servicios están obligados al pago del impuesto, las personas físicas y morales que realicen los actos o actividades siguientes: I.

enajenación en el territorio nacional o, en su caso, la importación definitiva, de los bienes señalados en esta ley.

II.

la prestación de los servicios señalados en esta ley.

El impuesto se calculará aplicando a los valores a que se refiere este ordenamiento, la tasa que para cada bien o servicio establece el articulo 2 del mismo o, en su caso, la cuota establecida en esta ley.

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Artículo 2.- Al valor de los actos o actividades que a continuación se señalan, se aplicarán las tasas siguientes: I. En la enajenación o, en su caso, en la importación de los siguientes bienes: A) Bebidas con contenido alcohólico y cerveza: 1. Con una graduación alcohólica de hasta 14°G.L.....................................25% 2. Con una graduación alcohólica de más de 14° y hasta 20°G.L. ............. 30% 3. Con una graduación alcohólica de más de 20°G.L. .................................50% Artículo 3.- Para los efectos de esta Ley se entiende por: I. Bebidas con contenido alcohólico, las bebidas alcohólicas y las bebidas refrescantes, de acuerdo con lo siguiente: a) Bebidas alcohólicas, las que a la temperatura de 15° centígrados tengan una graduación alcohólica de más de 3°G.L., hasta 55°G.L., incluyendo el aguardiente y a los concentrados de bebidas alcohólicas aun cuando tengan una graduación alcohólica mayor. b) Bebidas refrescantes, las elaboradas con un mínimo de 50% a base de vino de mesa, producto de la fermentación natural de frutas, pudiéndose adicionar agua, bióxido de carbono o agua carbonatada, jugo de frutas, extracto de frutas, aceites esenciales, ácido cítrico, azúcar, ácido benzoico o ácido sórbico o sus sales como conservadores, así como aquéllas que se elaboran de destilados alcohólicos diversos de los antes señalados. Artículo 5.- El impuesto se calculará mensualmente y se pagará a más tardar el día 17 del mes siguiente a aquél al que corresponda el pago, excepto en el caso de importaciones de bienes en el que se estará a lo dispuesto en los artículos 15 y 16 de esta Ley, según se trate. Los pagos mensuales se realizarán en los términos que al efecto se establezcan en esta Ley y tendrán el carácter de definitivos. El pago mensual será la diferencia que resulte de restar a la cantidad que se obtenga de aplicar la tasa que corresponda en los términos del artículo 2o. de esta Ley a las contraprestaciones efectivamente percibidas en el mes de que se trate, por la enajenación de bienes o la prestación de servicios gravados por esta Ley; el impuesto pagado en el mismo mes por la importación de dichos 22

bienes, así como el impuesto que resulte acreditable en el mes de que se trate de conformidad con el artículo 4o. de esta Ley. Cuando en la declaración de pago mensual resulte saldo a favor, el contribuyente únicamente podrá compensarlo contra el impuesto a su cargo que le corresponda en los pagos mensuales siguientes hasta agotarlo. Cuando el contribuyente no compense el saldo a favor contra el impuesto que le corresponda pagar en el mes de que se trate o en los dos siguientes, pudiendo haberlo hecho, perderá el derecho a hacerlo en los meses siguientes hasta por la cantidad en que pudo haberlo compensado. Las disposiciones que establece el Código Fiscal de la Federación en materia de devolución de saldos a favor y de compensación, se aplicarán en lo que no se oponga a lo previsto en el presente artículo. Artículo 5.-A. Los fabricantes, productores, envasadores o importadores, que a través de comisionistas, mediadores, agentes, representantes, corredores, consignatarios o distribuidores, enajenen los bienes a que se refieren los incisos A), B) y C) de la fracción I del artículo 2o. de esta Ley, estarán obligados a retener el impuesto sobre la contraprestación que a éstos correspondan y enterarlo mediante declaración que presentarán ante las oficinas autorizadas, de conformidad con lo dispuesto en el primer párrafo del artículo 5o. de esta Ley. Cuando las contraprestaciones se incluyan en el valor de la enajenación por las que se pague este impuesto, no se efectuará la retención y no se considerarán contribuyentes de este impuesto por dichas actividades. Los contribuyentes que únicamente realicen las actividades a que se refiere el párrafo anterior y que por dichas actividades les sea retenido el impuesto sobre las contraprestaciones que les correspondan en los términos del citado párrafo, no tendrán obligación de presentar declaraciones de pago mensual.

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2.9.2 Ley del Impuesto Sobre la Renta. Artículo 2. Para los efectos de esta Ley, se considera establecimiento permanente cualquier lugar de negocios en el que se desarrollen, parcial o totalmente, actividades empresariales o se presten servicios personales independientes. Se entenderá como establecimiento permanente, entre otros, las sucursales, agencias, oficinas, fábricas, talleres, instalaciones, minas, canteras o cualquier lugar de exploración, extracción o explotación de recursos naturales. Artículo 4. Se considerarán ingresos atribuibles a un establecimiento permanente en el país, los provenientes de la actividad empresarial que desarrolle o los ingresos por honorarios y en general por la prestación de un servicio personal independiente, así como los que deriven de enajenaciones de mercancías o de bienes inmuebles en territorio nacional, efectuados por la oficina central de la persona, por otro establecimiento de ésta o directamente por el residente en el extranjero, según sea el caso. Sobre dichos ingresos se deberá pagar el impuesto en los términos de los Títulos II o IV de esta Ley, según corresponda. También se consideran ingresos atribuibles a un establecimiento permanente en el país, los que obtenga la oficina central de la sociedad o cualquiera de sus establecimientos

en

el

extranjero,

en

la

proporción

en

que

dicho

establecimiento permanente haya participado en las erogaciones incurridas para su obtención. Artículo 8. Cuando en esta Ley se haga mención a persona moral, se entienden comprendidas, entre otras, las sociedades mercantiles, los organismos descentralizados que realicen preponderantemente actividades empresariales, las instituciones de crédito, las sociedades y asociaciones civiles y la asociación en participación cuando a través de ella se realicen actividades empresariales en México. 24

En los casos en los que se haga referencia a acciones, se entenderán incluidos los certificados de aportación patrimonial emitidos por las sociedades nacionales de crédito, las partes sociales, las participaciones en asociaciones civiles y los certificados de participación ordinarios emitidos con base en fideicomisos sobre acciones que sean autorizados conforme a la legislación aplicable en materia de inversión extranjera; asimismo, cuando se haga referencia a accionistas, quedarán comprendidos los titulares de los certificados a que se refiere este párrafo, de las partes sociales y de las participaciones señaladas. Tratándose de sociedades cuyo capital esté representado por partes sociales, cuando en esta Ley se haga referencia al costo comprobado de adquisición de acciones, se deberá considerar la parte alícuota que representen las partes sociales en el capital social de la sociedad de que se trate. El sistema financiero, para los efectos de esta Ley, se compone por las instituciones de crédito, de seguros y de fianzas, sociedades controladoras de grupos financieros, almacenes generales de depósito, administradoras de fondos para el retiro, arrendadoras financieras, uniones de crédito, sociedades financieras populares, sociedades de inversión de renta variable, sociedades de inversión en instrumentos de deuda, empresas de factoraje financiero, casas de bolsa, casas de cambio y sociedades financieras de objeto limitado, que sean residentes en México o en el extranjero. Asimismo, se considerarán integrantes del sistema financiero a las sociedades financieras de objeto múltiple a las que se refiere la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito que tengan cuentas y documentos por cobrar derivados de las actividades que deben constituir su objeto social principal, conforme a lo dispuesto en dicha ley, que representen al menos el setenta por ciento de sus activos totales, o bien, que tengan ingresos derivados de dichas actividades y de la enajenación o administración de los créditos otorgados por ellas, que representen al menos el setenta por ciento de sus ingresos totales. Para los efectos de la determinación del porcentaje del setenta por ciento, no se considerarán los activos o ingresos que deriven de la enajenación a crédito de bienes o servicios de las propias sociedades, de las enajenaciones que se 25

efectúen con cargo a tarjetas de crédito o financiamientos otorgados por terceros. Tratándose de sociedades de objeto múltiple de nueva creación, el Servicio de Administración Tributaria mediante resolución particular en la que se considere el programa de cumplimiento que al efecto presente el contribuyente podrá establecer para los tres primeros ejercicios de dichas sociedades, un porcentaje menor al señalado en el párrafo anterior, para ser consideradas como integrantes del sistema financiero para los efectos de esta Ley. Para los efectos de esta Ley, se considera previsión social, las erogaciones efectuadas por los patrones a favor de sus trabajadores que tengan por objeto satisfacer contingencias o necesidades presentes o futuras, así como el otorgar beneficios a favor de dichos trabajadores, tendientes a su superación física, social, económica o cultural, que les permitan el mejoramiento en su calidad de vida y en la de su familia. Para los efectos de esta Ley, se consideran depositarios de valores a las instituciones de crédito, a las sociedades operadoras de sociedades de inversión, a las sociedades distribuidoras de acciones de sociedades de inversión, a las casas de bolsa y a las instituciones para el depósito de valores del país concesionadas por el Gobierno Federal de conformidad con lo establecido en la Ley del Mercado de Valores, que presten el servicio de custodia y administración de títulos .

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2.9.3 Retenciones de ISR Artículo 86 fracción IV. Presentar, a más tardar el día 15 de febrero de cada año, ante las autoridades fiscales, la información correspondiente de las personas a las que les hubieran efectuado retenciones en el año de calendario anterior conforme a lo dispuesto en el último párrafo del artículo 127 de esta Ley. Artículo 86 Fracción IX, inciso a.

De las personas a las que en el año de

calendario inmediato anterior les hubieren efectuado retenciones de impuesto sobre la renta, así como de los residentes en el extranjero a los que les hayan efectuado pagos de acuerdo con lo previsto en el Título V de esta Ley. Artículo 86 Fracción X. Las declaraciones a que se refiere este artículo, así como las mencionadas en el artículo 143, último párrafo, de esta Ley, deberán presentarse a través de medios electrónicos en la dirección de correo electrónico que al efecto señale el Servicio de Administración Tributaria mediante disposiciones de carácter general Artículo 143. Cuando los ingresos a que se refiere este Capítulo se obtengan por pagos que efectúen las personas morales, éstas deberán retener como pago provisional el monto que resulte de aplicar la tasa del 10% sobre el monto de los mismos, sin deducción alguna, debiendo proporcionar a los contribuyentes constancia de la retención; dichas retenciones deberán enterarse, en su caso, conjuntamente con las señaladas en el artículo 113 de esta Ley. El impuesto retenido en los términos de este párrafo podrá acreditarse contra el que resulte de conformidad con el segundo párrafo de este artículo.

27

2.9.4 Retención de IVA Artículo 1-A Están obligados a efectuar la retención del impuesto que se les traslade, los contribuyentes que se ubiquen en alguno de los siguientes supuestos: I. Sean instituciones de crédito que adquieran bienes mediante dación en pago o adjudicación judicial o fiduciaria. II. Sean personas morales que: a)

Reciban

servicios

temporalmente

bienes,

personales prestados

independientes, u

otorgados

o

por

usen

o

personas

gocen físicas,

respectivamente. b) Reciban servicios de autotrasporte terrestre de bienes, prestados por personas físicas o morales. III. Sean personas físicas o morales que adquieran bienes tangibles, o los usen temporalmente, que enajenen u otorguen residentes en el extranjero sin establecimiento permanente en el país. IV. Las personas morales que hayan efectuado la retención del impuesto, y que a su vez se les retenga dicho impuesto conforme a esta fracción o realicen la exportación de bienes tangibles en los términos previstos en la fracción I del artículo 29 de esta ley, podrán considerar como impuesto acreditable, el impuesto que les trasladaron y retuvieron, aun cuando no hayan enterado el impuesto retenido de conformidad con lo dispuesto en la fracción IV del artículo 5 de esta ley.

28

2.9.5 Ley del Impuesto Empresarial a Tasa Única. Artículo 1. Están obligadas al pago del impuesto empresarial a tasa única, las personas físicas y morales residentes en el territorio nacional, así como los residentes en el extranjero con establecimiento permanente en el país, por los ingresos que obtengan, independientemente del lugar en donde se generen por la realización de las siguientes actividades: I.

Enajenación de bienes.

II.

Prestación de servicios independientes.

III.

Otorgamiento del uso o goce temporal de bienes.

El impuesto empresarial a tasa única se calculará aplicando la tasa del 17.5% a la cantidad que resulte de disminuir de la totalidad de los ingresos percibidos por las actividades a que se refiere este artículo, las deducciones autorizadas en esta ley. Artículo 7 El impuesto empresarial a tasa única se calculará por ejercicio y se pagará mediante declaración que se presentará ante las oficinas autorizadas en el mismo plazo establecido para la presentación de la declaración anual del impuesto sobre la renta. Artículo 9 Los contribuyentes efectuarán pagos provisionales mensuales a cuenta del impuesto empresarial a tasa única del ejercicio, mediante declaración que presentarán ante las oficinas autorizadas en el mismo plazo establecido para la presentación de la declaración de los pagos provisionales del impuesto sobre la renta.

29

2.9.6 Impuesto Sobre Nóminas. Se encuentran obligadas al pago del impuesto sobre nóminas, las personas físicas y morales que, realicen erogaciones en dinero o en especie por concepto

de

remuneración

al

trabajo

personal

subordinado,

independientemente de la designación que se les otorgue. Para efectos de este impuesto, se considerarán erogaciones destinadas a remunerar el trabajo personal subordinado, las siguientes: I.

Sueldos y salarios

II.

Tiempo extraordinario de trabajo

III.

Premios, primas, bonos, estímulos e incentivos

IV.

Compensaciones

V.

Gratificaciones o aguinaldos

VI.

Participación patronal al fondo de ahorros

VII.

Primas de antigüedad

VIII.

Comisiones

IX.

Pagos realizados a administradores, comisarios o miembros de los consejos directivos de vigilancia o de administración de sociedades y asociaciones

El impuesto sobre nóminas se determinará, aplicando la tasa del 2% sobre el monto total de las erogaciones realizadas por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado. El impuesto se causará en el momento en que se realicen las erogaciones por el trabajo personal subordinado y se pagará mediante declaración, en la forma oficial aprobada, que deberá presentarse a más tardar el día diecisiete del mes siguiente.

30

2.9.7 Ley del seguro social. Artículo 1. “La presente ley es de observancia general en toda la republica, en la forma y términos que la misma establece, sus disposiciones son de orden público y de interés social”.

31

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE

32

1. Manual. 1.1 Definición de manual. En los siguientes párrafos presentaremos el concepto de manual desarrollado por diferentes autores. Graham Kellog establece que: El manual presenta sistemas y técnicas específicas, Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades

específicas.

Un

procedimiento

por

escrito

significa

establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. (Gómez Ceja, Guillermo, 1994 p.378) Gómez Ceja Guillermo (1994) define al manual como: “Un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quién los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas”. (p. 378) Rodríguez Valencia J. (1998) menciona que un manual es: “un documento en el que se encuentra de manera sistemática, las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad”. (p.57) De las definiciones anteriores se llego a la conclusión que: MANUAL. Es un documento en el cual se concentra de forma clara y precisa instrucciones, que permite encaminar las actividades de la empresa, de acuerdo a las políticas y procedimientos que señala la secuencia lógica y 33

cronológica de la entidad, con el propósito de orientar y uniformar cada una de las operaciones propias de la misma empresa. Los manuales, son una herramienta de forma sencilla, directa, uniforme y debidamente autorizada, de presentar la información que trata de los deberes, responsabilidades de un empleado, y actividades de una empresa, y son lineamientos bajo los cuales tendrá que sujetarse, para realizar su trabajo de acuerdo a las políticas de la empresa.

1.2 Importancia de los manuales. La importancia del manual radica en ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por tal motivo, un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar junto con la propia organización. En nuestros días, es un requisito de suma importancia que las empresas, se apoyen en varios manuales de procesos. La verdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario. La importancia de estos documentos en todo tipo de organismo social, se encuentra en que permiten tener en forma ordenada y sistemática el quehacer cotidiano de las operaciones que realiza cada área funcional así como las personas que las ejecutan, sin importar el área o nivel de quien las llevan a cabo.

34

Los manuales administrativos por otro lado permiten conocer el funcionamiento interno de las políticas de ejecución, descripción de tareas, ubicación de los puestos, requerimientos de los mismos y responsables de la ejecución.

1.3 Objetivos de los manuales. A continuación se mencionan los objetivos de los manuales. 1) Presentar una visión del conjunto de la empresa. 2) Lograr y mantener un sistema sólido para la empresa. 3) Servir de guía para la solución de problemas. 4) Precisar las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para evitar duplicidad y detectar omisiones y deslindar responsabilidades. 5) Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo. 6) Ser un instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades responsables. 7) Orientar y uniformar la conducta de cada grupo de personas en la empresa. 8) Establecer instrucciones de una forma clara, sencilla y directa para su comprensión. 9) Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos. 10) Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo. 11) Funcionar como medio de relación y coordinación. 35

1.4 Limitaciones de los manuales. A continuación se presentan algunas limitaciones de los manuales: •

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. En el caso de un manual mal diseñado en lugar de beneficiar y ayudar a la empresa solo perjudicaría.

•

El costo de producción y actualización puede ser alto. Sin embargo su costo - beneficio puede justificar su formulación por lo que puede convertirse en una inversión útil que sirve de apoyo a la empresa.

•

Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad, debido a que la empresa se encuentra sujeta a un proceso continuo de cambios, que la afectan en su estructura y operación.

•

Incluyen solo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notoria para la misma.

•

Muy sintéticos carecen de utilidad, muy detallados los convierte en complicados. Por eso el desarrollo del los manuales debe de ser de fácil aplicación y utilización para evitar caer en esta clase de inconvenientes.

36

1.5 Etapas para la elaboración de manuales. Para la elaboración o actualización del manual administrativo de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas: 1. Planeación del Trabajo 2. Aplicación de Técnicas de Investigación 3. Análisis de la Información 4. Estructuración 5. Validación de la Información 6. Autorización del Manual 7. Distribución 1.5.1 Planeación del trabajo. La planeación, significa identificar por anticipado que medios y que procedimientos son necesarios para alcanzar un determinado objetivo, eligiendo entre todas las alternativas posibles la que permita reducir al mínimo necesario el desgaste de esfuerzos. La preparación de un manual está basada por consiguiente en dos motivos igualmente importantes. •

El conocimiento de los objetivos que se quieren alcanzar.

•

El conocimiento de la situación efectiva de la empresa y, en particular, de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos, personal, grado de organización, etc.

Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar, para definir la estrategia general de obtención de información, a través de fuentes más representativas como son:

37

1) Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son base para la realización de las funciones de la Dependencia o Entidad. 2) Archivos documentales de la Dependencia o Entidad. 3) Los Manuales Administrativos existentes. 4) Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación existente.

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronológico, las actividades necesarias para la elaboración de los Manuales Administrativos de la Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y distribución del Manual.

1.5.2 Aplicación de Técnicas de Investigación. Simultáneamente a la elaboración del Programa de Trabajo, se establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, ya sean documentales o de campo. A continuación se describen las técnicas de investigación: 1) Investigación documental.- trata principalmente de recolectar y hacer un primer examen de la información que exista, escrita, gráfica, sobre el objeto definido de estudio que se trate. Consiste en recopilar documentos para la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarán en

los

Manuales

Administrativos,

éstos

pueden ser:

bases

jurídico-

administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas oficiales,

disposiciones

normativas,

y

todos

aquellos

que

contengan

información relevante para el estudio. 38

2) Observación.-implica observar cómo realiza una persona actividades especificas y anotar todos sus acciones en la secuencia correcta, tiene como finalidad el complementar, confrontar y verificar datos obtenidos en la investigación documental.

Es la percepción reflexiva de la realización de actividades, con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigación documental. La observación es muy útil cuando el analista necesita ver de primera mano como se manejan los documentos, como se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados. Saber que buscar y como interpretar su significado, también requiere de experiencia. Los observadores con experiencia captan quien utiliza los documentos y si encuentran dificultades; también están alertas para detectar documentos o registros que no se utilizan. 3) Cuestionarios. Es una forma de reunir datos; su contenido tiene por objeto describir hechos y opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. La preparación de formularios en los cuales se deben registrar la información que se necesita recolectar debe hacerse con especial atención, ya que el diseño de éstos depende en gran parte la facilidad para la recolección y procesamiento de la información. Los cuestionarios son útiles cuando es preciso recabar información específica de un gran número de personas. La aplicación de esta técnica se desarrolla a través de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisión de la misma dependerá del diseño y la presentación del cuestionario, así como de la disposición del personal al que se aplica.

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos; cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano

39

todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlos. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

•

Cuestionarios abiertos.

Al igual, que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, en un medio ambiente de ventas al menudeo, podría recabar mas información provechosa de una pregunta abierta de este tipo: ¿Cómo podría simplificarse y mejorarse el proceso de verificación de crédito para los clientes?

•

Cuestionarios cerrados.

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el mejor método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma de opinión sobre los aspectos importantes.

•

Etapas en el desarrollo de un cuestionario.

Los cuestionarios bien hechos no se desarrollan rápidamente, llevan tiempo y mucho trabajo. La primera consideración se encuentra en determinar el objetivo del cuestionario. ¿Qué datos quiere conocer el analista a través de su uso? El analista define como utilizar los cuestionarios a fin de obtener los hechos al considerar la estructura más útil para el estudio y la más sencilla de entender por parte de los interrogados. Lleva tiempo desarrollar preguntas bien elaboradas y deben siempre probarse y modificarse, si es necesario, antes de que imprima una forma final y se distribuya.

•

Selección de quienes recibirán el cuestionario. 40

Aquellas personas que reciban el cuestionario deben seleccionarse de a cuerdo con la información que puedan proporcionar. Escribir o imprimir un cuestionario no significa que se pueda distribuir ampliamente sin un análisis previo. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el cuestionario no es anónimo, no será posible retirar sus respuestas de la muestra. La realización de esto también es desgastante y caro. 4) Entrevistas. Es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencias y observaciones, tanto internas como externas valiéndose de la viva narración de las personas. Consiste en obtener información verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona información completa, debido a la interacción que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepción de actitudes.

•

Etapas de la entrevista.

Etapa 1: Fase de arranque y de creación de un clima de confianza. La entrevista individual es una herramienta sencilla, aunque, en función de cómo se realiza, puede dar resultados muy variables. Las tareas del evaluador: •

Conocer y respetar los usos y costumbres (código de cortesía, silencios, formulación de las preguntas, duración de la discusión antes de empezar las preguntas, etc.).

Prever los problemas de idioma (códigos, calidad de los eventuales interpretes, sentido de las palabras como, por ejemplo, "desarrollo").

41

•

Adaptarse a su interlocutor, su papel, su estatus jerárquico en el organismo, para la realización de la entrevista o para el intercambio de información (alguna información puede ser confidencial).

•

Tener en cuenta los elementos que influyen sobre la actitud de la persona entrevistada, como el entorno material, social, jerárquico o simbólico.

•

Presentar y explicar las razones de la entrevista, la forma cómo las personas entrevistadas han sido seleccionadas y cómo serán utilizadas las respuestas.

•

Fijar (incluso negociar) las reglas del juego: la duración de la entrevista, la grabación o no de las respuestas, etc.

•

Aclarar inmediatamente si se utilizarán las respuestas de forma anónima o no.

•

Comprobar la justa comprensión de la introducción por parte de la persona entrevistada, y el carácter voluntario de sus respuestas.

Etapa 2: Fase de ajuste entre el sujeto y las respuestas de las personas meta. El evaluador debe adaptarse a su interlocutor y, en función de su papel y de su estatus jerárquico en el organismo, interpretar las respuestas de este último teniendo en cuanta las especificidades que puedan presentarse: •

Manera de abordar la pregunta

•

Posible dificultad para expresar puntos de vista críticos

•

Mensajes que el interlocutor quiere transmitir a través del evaluador

•

Eventual percepción del evaluador como un inspector.

El evaluador debe también adaptarse a la actitud de su interlocutor: sus experiencias personales, los puntos que ha deseado evocar aunque no estaban

previstos

en

la

guía

de

entrevista,

etc.

En la flexibilidad del evaluador reside la clave del éxito para la recolección de los datos. Sin embargo, el evaluador debe controlar en todo momento la

42

evolución de la entrevista, evitando salirse del tema o insistir demasiado sobre un punto. Etapa 3: Fase de seguimiento de la guía de entrevista y de profundización. Las dos reglas elementales que hay que seguir durante una entrevista son la flexibilidad y el control. La escucha permite tratar en tiempo real la información facilitada por el interlocutor. No se trata de hablar por él, ni tampoco de dejarle proseguir según su propio hilo conductor. La actividad por parte del evaluador permite encontrar el equilibrio entre la flexibilidad y el control. Etapa 4: Fase de conclusión y post entrevista. •

Concluir. Finalizar la entrevista con consideraciones positivas o con una libre discusión. Prever

volver

a

contactar

la

persona,

si

es

necesario.

No olvidar las formulas de agradecimiento para concluir la entrevista. •

Preservar

la

confidencialidad.

Si el interlocutor ha puesto la confidencialidad como condición, se debe respetar este principio, lo mismo que preservar la vida privada de la persona. Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten la comprensión. Para que esta técnica se desarrolle con éxito es conveniente observar lo siguiente:

•

Utilizar las entrevistas libres, dirigidas o ambas.

•

Tener claro el objetivo de la entrevista.

•

Concertar previamente cita con el servidor público.

Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío del enfoque de la entrevista. 43

Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda. 1.5.3 Análisis de la Información. En el análisis de la información obtenida, se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o situación. Describir ese hecho o situación. Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. Examinarlos críticamente. Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos. Precisar las relaciones entre cada elemento. Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes: ¿Qué trabajo se hace? Se trata de saber que operaciones se efectúan para lograr el cometido o propósito del mismo. ¿Quién lo hace? Se refiere a las áreas que intervienen en el procedimiento, también se cuestionan las actitudes del personal hacia el trabajo y las relaciones laborales entre las personas. ¿Cómo se hace? Se refiere a los métodos y técnicas aplicadas para realizar el trabajo y la forma en que han sido adoptados en la empresa. ¿Cuándo se hace? Se refiere a la información sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar la operación. ¿Dónde se hace? Se refiere a la funcionalidad de los locales y distribución interna del espacio con relación a las operaciones y tareas del personal. ¿Por qué se hace? Busca la justificación de la existencia de ese trabajo. Con esta pregunta se pretende conocer los objetivos de las acciones que integran el

44

procedimiento, para así poder determinar si alguna de estas acciones no tiene objeto que se siga desarrollando. Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se puede continuar con las etapas de:

1.5.4 Estructuración. En esta etapa se debe establecer el diseño y la presentación que se utilizará para la elaboración de los Manuales Administrativos. 1.5.5 Validación de la información. Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las áreas. 1.5.6 Autorización del manual. Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la Dependencia o del área a la que corresponda el documento. 1.5.7 Distribución. Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa. La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la información

que

contiene,

por

lo

que

se

recomienda

mantenerlos

permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas con el propósito de que sean apegados a la realidad.

45

1.6 Manual de contabilidad. 1.6.1 Definición del manual de contabilidad. En las siguientes líneas presentaremos el concepto de manual de contabilidad: Rodríguez, (1998) Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad: Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,

manejo de registros, control de la elaboración de

información financiera. (p. 64) Guajardo, (1995) precisa que: Es un libro por separado donde, además de los números y títulos de cuentas, se describe en forma detallada lo que se debe registrar en cada uno de ellas, los documentos que dan soporte a transacción así como lo representa su saldo. (p.112). Es un conjunto de libros, documentos y normas que permiten registrar las transacciones que realiza un negocio con el fin de controlar sus operaciones e informar sobre los resultados que obtiene la empresa. 1.6.2 Objetivos del manual de contabilidad. •

Proporcionar al usuario una herramienta para el concreto registro contable de las operaciones, convirtiendo la contabilidad en un mecanismo que proporcione información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

•

Unificar los registros e información de los distintos departamentos que conforman la entidad económica.

46

•

Guiar la comunicación y coordinación de todas las actividades que se realicen dentro de la institución.

•

Producir información ágil, veraz y oportuna para la presentación de sus resultados en las actividades encomendadas en cada uno de los departamentos.

1.6.3 Importancia del manual de contabilidad. Consiste en presentar la estructura orgánica del área de contabilidad, descripción del sistema contable, operaciones internas, manejo de registros, control de la elaboración de la información. Éste servirá como fuente básica de referencia y ayudará a capacitar a los nuevos miembros. La contabilidad es un sistema de información necesario para que las organizaciones conozcan los resultados de su operación y la posición financiera a una fecha determinada. La información generada por un sistema de contabilidad puede ser útil tanto para usuarios internos en la organización, es decir la administración de la misma, como para usuarios externos. La necesidad de que la información que proporciona la contabilidad sea confiable; para lograr esto, se requiere que la estructura del sistema de información esté debidamente planeada, en función de la naturaleza de la actividad de cada entidad, así como de los propósitos que tenga la información. 1.6.4 Como elaborar un manual de contabilidad. La elaboración de un manual de contabilidad implica el cumplimiento de un proceso integrado por una serie de tareas relacionadas secuencialmente, cuya agrupación en apartados facilita la programación del trabajo. A continuación se detalla una serie de fases que figuran el proceso para la elaboración del manual. 47

•

Definir el objetivo a cumplir. Es imprescindible una definición clara de la necesidad que se pretende satisfacer, ya que de ella depende todo el trabajo posterior.

•

Elección de los responsables de la preparación. Una vez ya definido el objetivo a seguir, deberá elegirse el responsable deberá contar con todo el apoyo del personal.

•

Estudio preliminar de la organización. En esta fase el mismo analista debe interiorizarse del trabajo a realizar, los objetivos y alcances del mismo. Es vital que el analista comprenda con claridad suficiente que es lo que se espera de su trabajo ya que las malas interpretaciones llevaran a resultados deficientes.

1.6.5 Contenido del manual de contabilidad. Introducción. Objetivos del manual. Organigrama. Catálogo de cuentas. Instructivo del catálogo de cuentas. Guía contabilizadora. Control interno contable. Políticas contables. Diagrama de flujo. 48

Documentos fuente. Estados financieros. Glosario. 1.6.6 Descripción del contenido del manual de contabilidad. Introducción. Este apartado debe incluir una breve introducción, su propósito es explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de él, su alcance, cómo usar este manual y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones. Objetivos del manual. Debe contener una explicación del propósito que se pretende lograr con el manual contable. Organigrama. En este apartado se presentará gráficamente la estructura orgánica. Catálogo de cuentas. “El plan de cuentas que nos sirven para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes. O bien es una lista ordenada de cuentas en función a cada entidad u organismo”. (Romero, 2002, p. 368) Instructivo del catálogo de cuentas. Es de utilidad no solo a los contadores sino también a los directivos, los cuales debe de interpretar y utilizar los datos de contabilidad con propósitos operativos. El instructivo del catálogo de cuentas, tiene los fines siguientes: 1. Precisar los objetivos de la contabilidad. 49

2. Indicar los criterios del plan de cuentas. 3. Explicar el método de codificación adoptado. 4. Ilustrar la función de las cuentas. Guía contabilizadora. Es un documento en el que detalladamente y por cada operación, se indican los asientos, de los documentos fuente de datos que los captan, documentos que contabilicen, pues al determinar los asientos

para registrar todas las

operaciones posibles de la empresa dentro de sus actividades normales, tendrán que citarse las cuentas que deban afectarse. Control interno contable. Consiste en los procedimientos o políticas que se encuentren definidos en la empresa, para lograr los objetivos planeados por la entidad. Políticas contables. Son aquellas que se implementan en la empresa para aplicarlas en forma constante en los registros contables de la empresa en cuanto a sus operaciones. Diagrama de flujo. “Es un esquema o dibujo en el que, por medio de figuras geométricas conectadas por flechas, se indica la secuencia de una operación, o bien la trayectoria de un documento desde su origen hasta su destino”. (Elizondo, 1993, p.174) Documentos fuente. Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad.

50

Estados financieros. Los estados financieros básicos deben cumplir el objetivo de informar sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y cambios en la situación financiera por el periodo contable terminada en dicha fecha. Los principales estados financieros son: balance general, estado de resultados, estado de variaciones en el capital contable, estado de flujos de efectivo, que debe elaborar la empresa. El balance general. También llamado estado de situación financiera, que muestra información relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones financieros de la entidad; por consiguiente, los activos en orden de su disponibilidad, revelando sus restricciones; los pasivos atendiendo a su exigibilidad, revelando sus riesgos financieros; así como, el capital contable o patrimonio contable a dicha fecha. (Normas de Información Financiera, A-3, 2008, p.19) El estado de resultados. Muestra la información relativa al resultado de sus operaciones en un periodo y, por ende, de los ingresos, gastos; así como, de la utilidad (pérdida) neta o cambio neto en el patrimonio contable resultante en el periodo. (Normas de Información Financiera, A-3, 2008, p.19) El estado de variaciones. “Muestra los cambios en la inversión de los accionistas o dueños durante el período”. (Normas de Información Financiera, A-3, 2008, p.19) El estado de flujos de efectivo. “Indica información acerca de los cambios de los recursos y de las fuentes de financiamiento de la entidad en el periodo, clasificándolos por actividades de operación, de inversión y de financiamiento”. (Normas de Información Financiera, A-3, 2008, p.19) 51

Las notas a los estados financieros. Son parte integrante de los mismos y su objeto es complementar los estados básicos con la información relevante. Anexos. Son formatos que se utilizan en las operaciones de la empresa. Glosario Define los principales conceptos o términos utilizados en este manual, con el propósito de lograr un mejor entendimiento del documento 1.6.7 Catálogo de cuentas. “Es una lista ordenada de cuentas, esto es, un listado de las cuentas que en un momento determinado son las requeridas para el control de operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualización”. (Romero, 2002, p.368) 1.6.7.1 Objetivos e importancia del catálogo de cuentas. 1) Establecer la base del sistema contable. 2) Permitir la unificación de criterios, en el registro de las transacciones realizadas. 3) Constituir la base y guía en la elaboración de los estados financieros. 4) Servir en la elaboración de presupuestos. 1.6.7.2 Clasificación del catálogo de cuentas. •

Sistema decimal.- se basa en la clasificación de grupos y subgrupos, tomando como base la numeración del 0 al 9.

•

Sistema numérico.- se basa en la clasificación de grupos y subgrupos, asignando un número corrido a cada una de las cuentas.

•

Sistema nemotécnico.- se basa en el empleo de letras que representan una característica especial o particular de la cuenta, facilitando con esto su recuerdo. Por ejemplo, activo =A, activo circulante =AC, caja = ACc, etcétera.

52

•

Sistema alfabético.- se basa en la aplicación del alfabeto para clasificar las cuentas.

•

Sistemas combinados.- son una combinación de los anteriores.

1.6.7.3 Definiciones de los elementos que conforman el catálogo de cuentas. Activos. “Es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos

monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios

económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad”. (Normas de Información Financiera A-5, 2008, p. 8) Tipos de activos: Atendiendo a su naturaleza, los activos de una entidad pueden ser de diferentes tipos: a) efectivo y equivalentes b) derechos a recibir efectivo o equivalentes c) derechos a recibir bienes o servicios d) bienes disponibles para la venta o para su transformación y posterior venta. e) Bienes destinados al uso o para la venta o para su construcción y posterior uso f) Aquellos que representan una participación en el capital contable o patrimonio contable de otras entidades. Pasivos. “Es una obligación presente de la entidad, virtualmente ineludible, identificada, cuantificada en términos monetarios y que representa una disminución futura de beneficios económicos, derivada de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad”.(Normas Información Financiera A-5, 2008, p.10) 53

Tipos de pasivos: Atendiendo a su naturaleza, los pasivos de una entidad pueden ser de diferentes tipos: a) obligaciones de transferir efectivo o equivalentes b) obligaciones de transferir bienes o servicios c) obligaciones de transferir instrumentos financieros emitidos por la propia entidad. Capital contable. “Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos”. (NIF A-5, 2008, p. 11) Tipos de capital contable: a) capital contribuido. conformado por las aportaciones de los propietarios de la entidad. b) Capital ganado. Conformado por las utilidades y pérdidas integrales acumuladas, así como, por las reservas creadas por los propietarios de la entidad.

1.6.8 Cuentas de mayor. Cada una de las cuentas individuales que integran el libro mayor será conocida como cuenta mayor. “La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y las disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad”. (Romero, 2002, p.266) Cualquier cuenta, sea del tipo que sea, maneje el concepto que maneje, registre el valor que registre, siempre tendrá dos partes: una izquierda, llamada debe, y una derecha, llamada haber. Debe. Es la parte izquierda de la cuenta. Haber. Es la parte derecha de la cuenta. Cargo o cargar, significa registrar una cantidad en el debe de la cuenta, es decir, registrarla en la parte izquierda. 54

Abono o abonar, significa registrar una cantidad en el haber de la cuenta, es decir, registrar una cantidad en la parte derecha. Se llama movimiento a la suma de los cargos y a la suma de los abonos. Movimiento deudor. Es la suma de los cargos de una cuenta; es decir, la suma del debe. Movimiento acreedor. La suma de abonos de una cuenta, es decir, a la suma del haber. Saldo. A la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Saldo deudor. Cuando el importe del movimiento deudor sea mayor que el importe del movimiento acreedor. Saldo acreedor. Cuando el importe del movimiento acreedor sea mayor que el importe del movimiento deudor. Cuenta saldada o cerrada. Cuando el importe de la suma del movimiento deudor es igual a la suma del movimiento acreedor. 1.6.9 Pólizas. 1.6.9.1 Definición de pólizas. “Las pólizas son documentos de carácter interno, en las que se registran las operaciones y se anexan los documentos o comprobantes que justifiquen las anotaciones y cantidades en ellas registradas”. (Romero, 2002, p.662) La póliza es un documento que refuerza el control interno de las entidades, ya que permite verificar fácilmente el nombre de las personas que elaboraron, revisaron, autorizaron y registraron en diario y auxiliares. Método de pólizas. “Es un método de registro manual, en el cual las operaciones son registradas individualmente, es decir, para cada operación realizada se elabora una póliza”. (Romero,2002, p.662) 55

1.6.9.2 Tipos de pólizas. •

pólizas de ingreso

•

pólizas de egreso

•

pólizas de diario.

Pólizas de diario. Puesto que se esta recomendado que el sistema de contabilidad opera con base en normas de información financiera, es decir registrando activos y pasivos al devengarse y no al cobrarse o pagarse, afectando el flujo de efectivo, será necesario prever el uso de pólizas de diario, para registrar todas las operaciones que en principio no impliquen flujo de efectivo, sino hasta que sean cobradas o pagadas, pero que deben ser registradas para afectar propiamente los resultados o la situación financiera del organismo a una fecha determinada. Pólizas de ingreso. Estos documentos contabilizadores se utilizaran para registrar la totalidad de los ingresos que perciba el organismo operador por su operación normal. Los conceptos de ingreso están contenidos en el catalogo de cuentas Pólizas de egreso. Estas pólizas tomaran por ser la modalidad mas practica para el registro de las operaciones de egresos, se recomienda el uso de formatos de pólizas cheques convencionales, que constan de original y copia y en cuanto al formulario, contiene básicamente dos partes: •

la superior, en la que se asienta una capia al carbón del cheque expedido.

•

La parte inferior, en la que se puede asentar la firma de quien recibe el cheque y la aplicación contable.

Las pólizas cheque también deben reflejar los egresos contenidos en el reporte diario de movimiento en caja y bancos y deben archivarse con la documentación comprobaría del egreso anexa.

56

1.7 CONTROL INTERNO. 1.7.1 Definición de control interno control interno.- conjunto de normas y procedimientos cuya finalidad es proteger los activos de la empresa; también pretende la exactitud, oportunidad y certeza de la información financiera producida, la promoción de la eficiencia en la operación y la adhesión de los recursos humanos a las políticas prescritas por la dirección. “La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad”. (Normas y Procedimientos de auditoría, 2008, boletín 3050) Para poder establecer un sistema de control interno que resulte eficiente es necesario que, al implantarse, llene todos los aspectos importantes del funcionamiento de la empresa, cuidando que su costo sea proporcional al valor de la inversión que se desea controlar, porque de otro modo seria perjudicial. El control interno de una empresa se funda en la división adecuada de las labores, de tal manera que los empleados realicen su trabajo de manera que puedan cotejarse entre si los resultados, evitando la duplicidad de funciones. 1. 7. 2 Objetivos del control interno. •

Prevenir fraudes.

•

Descubrir malversaciones.

•

Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna.

•

Localizar errores administrativos, contables y financieros.

•

Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la empresa.

•

Promover la eficiencia del personal.

•

Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.

Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación y estimación

de

las

cuentas

sujetas

a

auditoria.

57

CAPÍTULO III MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE

58

3. Manual de organización contable.

•

Introducción

•

Objetivos

•

Organigrama

•

Catálogo de cuentas

•

Instructivo de catálogo de cuentas

•

Guía contabilizadora

•

Políticas

•

Documentos fuente

•

Estados financieros

•

Glosario

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3.1 Introducción El presente manual de contabilidad el cual indica el registro de cada una de las operaciones

que

van

surgiendo

con

motivo

de

las

transacciones,

transformaciones internas y otros eventos económicos que afectan a la empresa, su propósito es que se constituya en una guía que permita contabilizar y formular los estados financieros. El presente manual de contabilidad, establece los mecanismos de registro de las operaciones que efectúa en la empresa. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en el registro y procesamiento de información contable. Este manual contiene aspectos tales como: catálogo de cuentas, instructivo del catálogo de cuentas, guía contabilizadora, políticas contables, diagrama de flujo, documentos fuente, estados financieros.

3.2 Objetivos del manual de organización contable.

•

Proporcionar al usuario una herramienta para el concreto registro contable de las operaciones, convirtiendo la contabilidad en un mecanismo que proporcione información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

•

Unificar los registros e información de los distintos departamentos que conforman la entidad económica.

•

Guiar la comunicación y coordinación de todas las actividades que se realicen dentro de la institución.

•

Producir información ágil, veraz y oportuna para la presentación de sus resultados en las actividades encomendadas en cada uno de los departamentos.

60

3.3 Organigrama general. A continuación se presenta el organigrama general de la empresa.

Gerente general

Contador

Auxiliar contable

Supervisor

Jefe de ventas

Cajera

Almacenista

Empleado de ventas

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3.4 Catálogo de cuentas. El presente manual de contabilidad maneja dos niveles, el primero de cuatro dígitos para el mayor, y el segundo nivel tres dígitos para las cuentas de auxiliar. 1000.000 Cuentas de activo 2000.000 Cuentas de pasivo 3000.000 Cuentas de capital contable 4000.000 Cuentas complementarias de activo 5000.000 Cuentas de resultados acreedoras 6000.000 Cuentas de resultados deudoras 7000.000 Cuentas de orden 1000.000 Cuentas de activo 1100.000 Activo a corto plazo 1101.000 Caja. 1102.000 Fondo fijo de caja chica 1103.000 Bancos 1104.000 Inversiones temporales 1105.000 Clientes 1106.000 Documentos por cobrar 1107.000 Deudores 1108.000 IVA acreditable pagado 1109.000 IVA acreditable pendiente de pago 1110.000 Inventarios terminados 1111.000 Materia prima 1112.000 Anticipo a proveedores 1113.000 Papelería y útiles. 1114.000 IEPS acreditable pagado

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1200.000 Activo a largo plazo 1201.000 Mobiliario y equipo de oficina 1202.000 Equipo de fabricación 1203.000 Equipo de transporte 2000.000 Cuentas de pasivo 2100.000 Pasivo corto plazo. 2101.000 Proveedores 2102.000 Documentos por pagar 2103.000 Acreedores 2104.000 Anticipos de clientes 2105.000 Dividendos por pagar 2106.000 IVA causado pagado 2107.000 IVA causado por cobrar 2108.000 Impuestos y derechos por pagar 2109.000 IEPS causado cobrado 2110.000 IEPS causado por cobrar 2111.000 PTU por pagar

3000.000 Cuentas de capital contable 3100.000 Capital contribuido 3101.000 Capital social 3102.000 Aportaciones para futuros aumentos de capital 3200.000 Capital ganado 3201.000 Utilidades acumuladas

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3202.000 Pérdidas acumuladas 3203.000 Utilidad neta del ejercicio 3204.000 Pérdida neta del ejercicio 4000.000 Cuentas complementarias de activo 4100.000 Cuentas complementarias de activo a largo plazo 4101.000 Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina 4102.000 Depreciación acumulada de equipo de fabricación 4103.000 Depreciación acumulada de equipo de transporte

5000.000 Cuentas de resultados acreedoras 5100.000 Ventas 5200.000 Productos financieros 5300.000 Otros productos 6000.000 Cuentas de resultados deudoras 6100.000 Costo de producción 6200.000 Devoluciones sobre venta 6300.000 Rebajas sobre venta 6400.000 Gastos de venta 6500.000 Gastos de administración 6600.000 Gastos financieros 6700.000 Otros gastos

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3.5 Instructivo del catálogo de cuentas. 1000.000 Cuentas de activo 1100.000 Activo a corto plazo 1101.000 Caja La cuenta de caja registra los aumentos y disminuciones que sufre el dinero en efectivo propiedad de la entidad, el cual está representado por la moneda de curso legal o sus equivalentes, tales como giros bancarios, postales o telegráficos, o la moneda extranjera y los metales preciosos amonedados. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal de la existencia en efectivo propiedad de la entidad. 2. del importe del valor nominal del efectivo recibido por la entidad (entradas) 3. del importe del valor nominal de los faltantes (según libros, sobrantes según arqueo de caja). Abono: 1. del importe del valor nominal del efectivo entregado por la entidad (salidas de efectivo) 2. del importe del valor nominal de los sobrantes de efectivo (según libros, faltantes según arqueo de caja). 3. del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros). Saldo: es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad.

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1102.000 Fondo fijo de caja Esta cuenta registra los movimientos que experimente el fondo fijo de caja, la cual representa el importe del valor nominal del dinero en efectivo propiedad de la entidad establecido en un importe fijo, destinado a efectuar pagos menores. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del importe del fondo al inicio de ejercicio. 2. del importe del valor nominal del fondo al constituirse y por los incrementos que puedan efectuarse. Abono: 1. del importe del valor nominal de las disminuciones o cancelaciones que lleguen a efectuarse. 2. del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Saldo: es deudor y representa el valor nominal del importe del fondo en efectivo, en comprobantes, o por la suma de ambos. 1103.000 Bancos La cuenta de bancos registra los aumentos y las disminuciones que experimenta el efectivo propiedad de la entidad, depositado en cuentas de cheques de instituciones del sistema financiero (bancos). Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieras (bancos). 2. del importe del valor nominal del efectivo depositado en cuenta de cheques. 3. del importe del valor nominal del efectivo depositado a través de transferencias electrónicas. 4. del importe del valor nominal de los intereses ganados y depositados en cuentas de cheques, según avisos de abono del banco.

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Abono: 1. del importe del valor nominal de los cheques expedidos a cargo de la empresa. 2. del importe del valor nominal de las transferencias electrónicas de fondos realizadas con cargo a las cuentas de la empresa. 3. del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, situaciones, etcétera, que el banco cobra por servicios y cargados en cuentas de cheques, según avisos de cargo al banco. 4. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieras (bancos). 1104.000 Inversiones temporales Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan las inversiones que con carácter temporal realiza la entidad, ya sea en casas de bolsa o cualquier otro organismo del sistema financiero nacional, con el propósito de obtener un rendimiento o ganancia en un breve tiempo, durante el cual ha invertido el efectivo ocioso que sobre pasa los requerimientos normales de la operación. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal de las inversiones negociables a su valor neto de realización. El cual representa a su vez el valor de cotización en el mercado o el precio de venta de la inversión, menos los gastos que se incurren en la enajenación. Las inversiones en otros instrumentos a su costo de adquisición más rendimientos devengados o su valor estimado de realización, el menor. En caso de inversiones temporales en moneda extranjera, se convertiría a moneda nacional al tipo de cambio. Esta valuación tampoco debe exceder el valor neto estimado de realización.

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2. del importe del valor nominal de las adquisiciones de inversiones temporales a precio de costo. Este costo de adquisición debe incluir los gastos incurridos en las compras, tales como comisiones, corretajes, etcétera. Los rendimientos devengados no cobrados al momento de la compra representan una recuperación del costo y no forman parte de los resultados del periodo en que se cobran. Abono: 1. por la venta de inversiones temporales a precio de costo. 2. por el importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa el valor de las inversiones temporales en valores negociables, a su valor neto de realización, el cual representa el valor de cotización en el mercado o el precio de venta de la inversión menos los gastos que se incurran en su enajenación. 1105.000 Clientes Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de mercancías, única y exclusivamente a crédito, ya sea documentado (títulos de crédito) o no. Esta cuenta representa el derecho exigible que tiene la entidad de exigir a sus clientes el pago de su adeudo por la venta de mercancías a crédito; es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. Cargo: 1. del importe de saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a sus clientes el pago por la venta de mercancías a crédito. 2. del importe originalmente pactado con los clientes por las ventas de mercancías a crédito. 3. del importe de los interés normales y moratorios. Abono: 1. del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o en liquidación de su adeudo efectúen los clientes. 2. del importe de las devoluciones de mercancías. 3. del importe de las rebajas y bonificaciones sobre ventas concedidas a los clientes. 68

4. del importes de los descuentos sobre venta concedidos a los clientes. 5. del importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables. 6. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa el importe del as ventas de mercancías a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir representa un beneficio futuro fundadamente esperado. 1106.000 Documentos por cobrar La cuenta de documentos por cobrar registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a las mercancías, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa. Por lo tanto, se dice que esta cuenta representa el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentado) derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a los suscriptores de títulos de crédito a favor de la entidad el pago de los mismos, derivados de la venta a crédito de conceptos distintos a las mercancías. 2. del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagarés) expedidos a favor de la empresa. Abono: 1. del importe del valor nominal de los documentos cobrados, endosados o cancelados por la entidad. 2. del importe del valor nominal de los documentos que se consideren totalmente incobrables. 3. del importe del valor nominal de los documentos que se consideren totalmente incobrables. 4. del importe de su saldo para saldarla. 69

Saldo: es deudor y representa el importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagarés) expedidos a favor de la entidad, derivado de las ventas de conceptos distintos a las mercancías a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. 1107.000 Deudores La cuenta de deudores registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a las mercancías, los préstamos concedidos y otros conceptos de naturaleza análoga, única y exclusivamente a crédito abierto, sin exigir garantía documental representada por títulos de crédito (letras de cambio y pagarés). Por lo tanto, se dice que esta cuenta representa el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a aquellas personas a las que les vendió a crédito conceptos distintos de las mercancías, a quienes les concedió préstamos (deudores), el pago de su adeudo; es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a los deudores el pago, derivado de la venta a crédito, de los conceptos distintos a las mercancías a crédito, otros conceptos análogos y los préstamos concedidos. 2. del importe originalmente pactado con los deudores, por la venta de conceptos distintos a las mercancías a crédito, sin garantía documental. 3. del importe de los préstamos concedidos. 4. del importe de otros conceptos de naturaleza análoga. 5. del importe de los intereses normales y moratorios cargados a sus cuentas. 6. del importe de los intereses moratorios. Abono: 1. del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación efectúen los deudores. 70

2. del importe de las devoluciones sobre ventas a crédito sin garantía documental de conceptos distintos a las mercancías. 3. del importe de las rebajas y bonificaciones sobre ventas a crédito sin garantía documental de los conceptos distintos de las mercancías o prestación de servicios. 4. del importe de los descuentos sobre ventas a crédito sin garantía documental de conceptos distintos de las mercancías o prestación de servicios. 5. del importe de las cuentas que se consideren realmente incobrables. 6. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa el importe del derecho de cobro derivado de las ventas a crédito de conceptos distintos a las mercancías, sin garantía documental. Otros conceptos de naturaleza análoga y los préstamos concedidos, por los cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. 1108.000 IVA acreditable pagado Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones del impuesto al valor agregado que la empresa paga en la adquisición (compra) de mercancías, bienes o servicios, por el cual obtiene el derecho de acreditarlo contra el impuesto al valor agregado cobrado a sus clientes en la venta de mercancías. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el IVA acreditable efectivamente pagado al inicio de ejercicio, el cual la empresa tiene el derecho de acreditar o recuperar del fisco. 2. del importe del impuesto trasladado por el proveedor o prestador de servicios en la adquisición (compra) de mercancías, bienes o servicios, efectivamente pagado. Abono: 1. del importe del impuesto trasladado efectivamente pagado, que se cancela por devolución, rebaja o descuento sobre una compra de mercancías adquiridas, o por la cancelación de un servicio. 71

2. del importe de su saldo traspasado a la cuenta de IVA causado cobrado por enterar al final de cada mes. 3. del importe de las devoluciones solicitadas y hechas efectivas por el fisco. Saldo: esta cuenta mensualmente deberá quedar saldada; de llegar a tener saldo será deudor y representará el importe del impuesto al valor agregado pendiente de acreditar o recuperar. 1109.000 IVA acreditable pendiente de pago Cargo: 1. del importe del impuesto pendiente por el proveedor o acreedor. Abono: 1. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor. 1109.000 Inventarios terminados Lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta. Cargo: 1. del importe del inventario terminado a precio de costo. Abono: 1. del importe de la venta de la mercancía. 2. del importe de su saldo para saldarla, para cierre de libros. Saldo: es deudor y representa el precio de costo del inventario terminado, mercancías en existencia al finalizar el ejercicio, propiedad de la entidad. 1110.000 Materia prima Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan la materia prima adquirida. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de la materia prima. 2. del importe del precio de costo de las compras de materia prima. 72

3. importe de todos los costos y gastos sobre compra, tales como permisos, derechos de importación, impuestos, etcétera. Abono: 1. Del importe de las transferencias a las cuentas de compras o almacén, al tener conocimiento de que las mercancías llegaron a las bodegas de la empresa. 2. del importe de los ajustes, correcciones negociadas e inclusive por la cancelación de pedidos. 3. del importe del precio de costo de las mercancías que la empresa devuelve físicamente a sus proveedores por no estar de acuerdo con su calidad, color, estilo, talla, precio, etcétera. 4. del importe de las bonificaciones que sobre el precio de costo conceden los proveedores a la empresa. 5. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las materias primas propiedad de la entidad. 1111.000 Anticipo a proveedores Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones por los importes que se anticipan a los proveedores de mercancías o servicios, a cuenta de futuras cuentas. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el importe de los anticipos efectuados a los proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios. Abono: 1. del importe de las amortizaciones del anticipo al momento de efectuar la liquidación en pago de las mercancías o servicios. 2. del importe de la devolución del anticipo por no haberse recibido la mercancía o el servicio. 3. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa los anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios. 73

1112.000 Papelería y útiles Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan aquellos materiales y útiles de oficina, como por ejemplo: papel (carta, oficio, para computadoras), facturas, recibos, sobres, lápices, plumas, etcétera. Esta cuenta aumentara cada vez que se adquieran y disminuirán por el precio de costo de estos bienes que se vayan utilizando o consumiendo; es decir, conforme se vayan gastando, se considerarán como un gasto y deberán descargarse de la cuenta de activo y aplicarse a los resultados de operación. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de la papelería y útiles de oficina que se tenga almacenados y que se vayan a consumir o utilizar en el periodo contable. 2. del importe del precio de costo de las compras de papelería y útiles de oficina. Abono: 1. del importe de la parte de dicha papelería y útiles que se vaya utilizando o consumiendo. 2. en el caso de no haber efectuado la aplicación a resultados durante el ejercicio. Del importe de la parte de dicha papelería y útiles que se haya empleado, consumido o utilizado durante el ejercicio. 3. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa el precio de costo de la papelería y útiles de oficina propiedad de la entidad, que está pendiente de utilizarse. 1113.000 IEPS acreditable pagado Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de los cálculos del impuesto especial sobre producción y servicios, a cargo de la empresa. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el IEPS acreditable efectivamente pagado al inicio de ejercicio, el cual la empresa tiene el derecho de acreditar. 74

Abono: 1. del importe del impuesto trasladado efectivamente pagado, que se cancela. Saldo: esta cuenta mensualmente deberá quedar saldada; de llegar a tener saldo será deudor y representará el importe del impuesto especial sobre producción y servicio pendiente de acreditar o recuperar. 1200.000 Activo a largo plazo 1201.000 Mobiliario y equipo de oficina Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los muebles y equipo de oficina propiedad de la empresa, valuados a precio de costo. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de los muebles y equipo de oficina, propiedad de la entidad. 2. del precio de costo de los muebles y equipo de oficina comprado, el precio de adquisición del mobiliario y equipo de oficina incluye los gastos estrictamente indispensables, pagados por la adquisición de los muebles. 3. del precio de costo de las adquisiciones o mejoras. 4. del precio del costo del mobiliario recibido como donaciones. 5. del precio de costo del mobiliario recibido como pago de algún deudor. 6. del precio de costo del mobiliario recibido como pago (exhibición) de capital social, por parte de socios o accionistas. Abono: 1. del importe del precio de costo del mobiliario y equipo vendido o dado de baja por terminar su vida útil de servicio o por inservible u obsoleto. 2. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa el precio de costo del mobiliario y equipo de oficina propiedad de la entidad.

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1202.000 Equipo de fabricación Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan en el equipo de fabricación, propiedad de la entidad. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo del equipo de fabricación. 2. del precio de costo del equipo de fabricación; el precio de adquisición incluye los costos y gastos estrictamente indispensables pagados en la compra. 3. del precio de costo de las adaptaciones o mejoras. Abono: 1. del importe del precio de costo del equipo de producción, vendidos o dados de baja por terminar su vida útil de servicio o por ser inservibles u obsoletos. 2. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa el precio de costo del equipo de producción propiedad de la entidad. 1203.000 Equipo de transporte Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los vehículos propiedad de la entidad, los cuales son usados para el transporte de sus empleados o ejecutivos, valuados a precio de costo. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo del equipo de transporte propiedad de la entidad. 2. del precio de costo del equipo de transporte adquirido, el precio de adquisición incluye los costos y gastos estrictamente indispensables pagados por la compra de equipo de transporte. 3. del precio de costo de las adaptaciones o mejoras. 4. del precio de costo del equipo de transporte recibido como donación. 5. del precio de costo del equipo de transporte recibido como pago de algún deudor. 76

6. del precio de costo del equipo de transporte recibido como pago (exhibición) de capital social, por parte de socios o accionistas. Abono: 1. del importe del precio de costo del equipo de transporte vendido o dado de baja por terminar su vida útil de servicio o por inservible u obsoleto. 2. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa el precio de costo del equipo de transporte propiedad de la entidad.

2000.000 Cuentas de pasivo 2100.000 Pasivo a corto plazo 2101.000 Proveedores Registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra de mercancía única y exclusivamente a crédito, ya sea documentado (titulo de crédito) o no. Esta cuenta representa la obligación que tiene la entidad de pagar a sus proveedores los adeudos provenientes de la compra de mercancías a crédito. Cargo: 1. del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación del adeudo con proveedores. 2. del importe de las devoluciones sobre compras de mercancías a crédito. 3. del importe de saldo para saldarla. Abono: 1. Del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de la empresa de pagar a sus proveedores por las compras de mercancías a crédito, documentadas o no. 2. del importe de los intereses moratorios que carguen los proveedores por mora en el pago. Saldo: es acreedor y representa el importe de las compras de mercancías a crédito, por las cuales se adquiere la obligación de pagar. 77

2102.000 Documentos por pagar Registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra de conceptos distintos a las mercancías o la prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a cargo de la empresa. Por lo tanto, se dice que esta cuenta representa la obligación que tiene la empresa de liquidar (pagar) el valor nominal de los títulos de crédito expedidos a cargo de la entidad, por la compra de bienes y servicios distintos de las mercancías a crédito. Cargo: 1. del importe del valor nominal de los títulos de crédito que se paguen. 2. del importe del valor nominal de los títulos de crédito que se cancelen. 3. del importe de su saldo para saldarla. Abono: 1. del importe de su saldo acreedor, que representa el valor nominal de los títulos de crédito a cargo de la entidad, pendientes de pago. 2. del importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio o pagares) firmados a cargo de la empresa. Saldo: es acreedor y representa el importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagares) suscritos a cargo de la empresa, por la compra de conceptos distintos a las mercancías, a crédito, por los cuales se adquiere la obligación de pagarlos. 2103.000 Acreedores Registra los aumentos y disminuciones derivados de las compras de conceptos distintos a las mercancías o la prestación de servicios, los préstamos recibidos y otros conceptos de naturaleza análoga, única y exclusivamente a crédito abierto, sin otorgar garantía documental representada por títulos de crédito (letras de cambio y pagarés). Por lo tanto, se dice que esta cuenta representa la obligación que tiene la entidad de liquidar (pagar) a las empresas o personas a las que se les compró 78

bienes y servicios distintos de las mercancías a crédito, o la prestación de servicios, sin garantía documental, o a quienes le concedieron prestamos. Cargo: 1. del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación del adeudo por la compra de bienes y servicios a crédito, sin garantía documental o por los prestamos recibidos. 2. del importe de las devoluciones de los conceptos distintos a las mercancías. 3. del importe de las rebajas concedidas por los acreedores. 4. del importe de su saldo para saldarla. Abono: 1. del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de pagar por las compras de conceptos distintos a las mercancías a crédito, sin garantía documental, o por los prestamos recibidos. 2. del importe de las cantidades que por los conceptos anteriores se hayan quedado de pagar a los acreedores. 3. del importe de los intereses moratorios que los acreedores hayan cargado, por falta de pago oportuno. Saldo: es acreedores y representa el importe de la obligación de pago, derivada de la compra de conceptos distintos a las mercancías a crédito, sin otorgar garantía documental, o la obtención de préstamos. 2104.000 Anticipo a clientes Registra los aumentos y disminuciones provenientes de aquellos anticipos que la empresa recibe de sus clientes a cuenta de futuras ventas de mercancías. Por lo tanto, se adquiere la obligación de entregar a los clientes las mercancías por las cuales ya recibimos cantidades a cuenta (anticipos). Cargo: 1. del importe de los traspasos efectuados a la cuenta de clientes, al momento de haber enviado la mercancía al clientes o al prestarle el servicio. 2. del importe de las devoluciones de los anticipos a los clientes. 3. del importe de su saldo para saldarla. 79

Abono: 1. del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de entregar mercancías o prestar servicios a los clientes, por los anticipos recibidos. 2. del importe de las cantidades recibidas de los clientes como anticipos, a cuenta de futuras ventas de mercancías o prestación de servicios. Saldo: es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de enviar a sus clientes las mercancías o de prestarles servicios, por los cuales ya recibió dinero como anticipo. 2105.000 Dividendos por pagar Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de la determinación por parte de la asamblea de socios del pago de dividendos, al momento de decretarse el pago, por lo tanto, representa la obligación de pagar a los socios o accionistas de la sociedad el importe de sus dividendos. Cargo: 1. del importe de los pagos efectuados a los socios o accionistas de los dividendos que les corresponden. 2. del importe de su saldo para saldarla. Abono: 1. del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de pagar a los socios o accionistas sus dividendos. 2. del importe de los dividendos por pagar, al momento de que su pago sea decretado por la asamblea de accionistas. Saldo: es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de pagar a los socios o accionistas sus dividendos, los cuales han sido designados por la asamblea de accionistas. 2106.000 IVA causado cobrado Esta cuenta registra los aumentos y las disminuciones derivadas de la obligación que las autoridades imponen a la empresa de retener impuesto al valor agregado (cobrar), por la venta de mercancías o la prestación de servicios, y posteriormente, efectuar el entero correspondiente, previa 80

disminución (acreditamiento) del IVA pagado en la adquisición (compra) de mercancías, bienes o servicios (IVA acreditable). Cargo: 1. del importe del IVA que se genere por una devolución, rebaja o descuento sobre venta. 2. del importe del IVA por la cancelación de una venta o prestación. 3. del importes del traspaso acreditado a la cuenta de IVA acreditable, al finalizar cada mes, cuando el IVA acreditable sea mayor que el retenido por enterar. 4. del importe del IVA retenido es mayor que el acreditable y existe la obligación de efectuar el entero a las autoridades fiscales. Abono: 1. dada su naturaleza, esta cuenta no tiene saldo, toda vez que al finalizar el ejercicio, se salda ya sea contra el IVA acreditable, o contra los impuestos por pagar. 2. del importe del IVA retenido (repercutido) a los clientes en la venta de mercancías. Saldo: esta cuenta no tiene saldo al finalizar el ejercicio, ni cada mes, ya que en ambos casos, su saldo se salda contra el IVA acreditable o contra los impuestos por pagar. 2107 000 IVA causado por cobrar Cargo: 1. del importe de su saldo para saldarla. Abono: 1. del importe del impuesto pendiente por el cliente. Saldo: acreedor. 2108.000 Impuestos y derechos por pagar Esta cuenta registra los aumentos y las disminuciones derivados de los impuestos y derechos a cargo de la entidad, en la cual esta es el sujeto. Es una cuenta de pasivo, pues representa la obligación de la empresa de cubrir con el estado, mediante el pago de impuestos. 81

Cargo: 1. del importe de los pagos efectuados para liquidar los impuestos y derechos a cargo de la empresa. 2. del importe de los ajustes o correcciones a las provisiones, por movimientos que tiendan a disminuirlas. 3. del importe de su saldo para saldarla. Abono: 1. del importe de su saldo, acreedor, que representa la obligación de pagar los impuestos y derechos de los que la empresa es sujeto. 2. del importe de las provisiones efectuadas por el cálculo de los impuestos y derechos de que la empresa es sujeto. Saldo: es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de pagar a las autoridades hacendarías y de otro tipo, los impuestos y derechos de que es sujeto. 2109.000 IEPS causado cobrado Cargo: 1. del importe de su saldo para saldarla. Abono: 1. del importe del impuesto pagado. 2110.000 IEPS causado por cobrar Cargo: 1. del importe de su saldo para saldarla Abono: 1. del importe del impuesto a crédito. 2111.000 PTU por pagar Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de la obligación que establece la Ley Federal del Trabajo, de participar a los trabajadores en las utilidades de la empresa.

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Cargo: 1. del importe del pago realizado a los trabajadores como participación en las utilidades de la empresa. 2. del importe del ejercicio para saldarla. Abono: 1. del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de participar a los trabajadores en las utilidades de la empresa. 2. del importe de la participación a los trabajadores en las utilidades de la empresa. Saldo: su saldo es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de participar a sus trabajadores en las utilidades. 3000.000 Cuentas de capital contable 3 100. Capital contribuido 3101.000 Capital social Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de las aportaciones que efectúan los socios o accionistas de sociedades mercantiles. Esta cuenta se utilizara en el caso de empresas constituidas como sociedades mercantiles. Cargo: 1. del importe de las disminuciones de capital social, ya sea en caso de reintegro a los socios o accionistas de su capital (parte o totalmente), o para amortización de pérdidas. 2. del importe de su saldo para saldarla. Abono: 1. del importe de saldo acreedor, que representa el importe del capital social suscrito por los socios o accionistas de la sociedad. 2. del importe de los aumentos de capital, representados por la suscripción de acciones por los socios. 3. por los incrementos al capital por nuevos inversionistas, capitalización de utilidades, etcétera. 83

4. por las reevaluaciones de activos, dando cumplimiento a los requisitos de carácter legal, como las practicas contables vigentes. Saldo: es acreedor y representa el importe del capital social de la empresa, totalmente suscrito, aun cuando pudiera estar no totalmente exhibido (pagado) 3102.000 Aportaciones para futuros aumentos de capital Esta cuenta registra aumentos y disminuciones derivados de las cantidades aportadas por los socios, decretados por la asamblea de accionistas (socios), para ser aplicados posteriormente como aumentos de capital social. Cargo: 1. del importe de las aplicaciones realizadas, es decir, de las cantidades que se hayan aplicado como incrementos al capital social. 2. del importe de su saldo para saldarla. Abono: 1. del importe de su acreedor, que representa las cantidades que han sido aportadas por los socios, de conformidad al mandato de la asamblea de accionistas, para ser aplicadas en futuros aumentos de capital social. 2. del importe de las nuevas aportaciones realizadas por los socios o accionistas, para futuros aumentos de capital social. Saldo: es acreedor y representa las aportaciones realizadas por los socios, para ser aplicadas a futuros aumentos de capital social. 3200.000 Capital ganado 3201.000 Utilidades acumuladas Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de los traspasos de las utilidades netas del ejercicio (de cada periodo contable). Cargo: 1. del importe de las aplicaciones de las utilidades, por pago de dividendos, etcétera. 2. del importe de su saldo para saldarla. 84

Abono: 1. del importe de su saldo acreedor, que representa las utilidades acumuladas y retenidas por la disposición de la asamblea de accionistas, para ser aplicadas en forma, tiempo y condiciones que la misma asamblea decida. 2. del importe de los incrementos de las utilidades acumuladas, con cargo a la cuenta utilidad neta del ejercicio. Saldo: es acreedor y representa las utilidades acumuladas y retenidas en la empresa por la de4cision de la asamblea de accionistas. 3202.000 Pérdidas acumuladas Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones de las pérdidas acumuladas. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, que representa las pérdidas acumuladas. 2. del importe de la pérdida neta del ejercicio, con abono a esa cuenta. Abono: 1. del importe de las amortizaciones que se hagan de las pérdidas acumuladas. 2. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa las perdidas acumuladas. 3203.000 Utilidad neta del ejercicio Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan la utilidad neta del ejercicio. Cargo: 1. del importe de las separaciones de utilidad, para ser aplicadas a las reservas. 2. del importe de su saldo, traspasado a la cuenta de utilidades acumuladas. 3. del importe de su saldo para saldarla. 85

Abono: 1. del importe de su saldo acreedor, que representa la utilidad neta del ejercicio. (en este caso, esta utilidad es la que corresponde a la del ejercicio inmediato anterior, la cual se obtuvo del traspaso de la cuenta de pérdidas y ganancias). 2. del importe de la utilidad neta del ejercicio, con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias. Saldo: es acreedor y representa la utilidad del ejercicio. 3204.000 Pérdida neta del ejercicio Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan la pérdida neta del ejercicio. Cargo: 1. del importe de su saldo deudor, el cual representa la pérdida neta del ejercicio. (en este caso, la perdida es la que corresponde al ejercicio inmediato anterior, el cual se obtiene del traspaso de la cuenta de pérdidas y ganancias.) 2. del importe de la pérdida neta del ejercicio, con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias. Abono: 1. del importe de su saldo, traspasado a la cuenta de pérdidas acumuladas en el ejercicio (resultados de ejercicios anteriores). 2. del importe de su saldo para saldarla. Saldo: es deudor y representa la pérdida neta del ejercicio. 4000.000 Cuentas complementarias de activo 4100.000 Cuentas complementarias de activo a largo plazo 4101.000 Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de mobiliario y equipo de oficina, la cual representa la parte 86

recuperada del costo de adquisición, a través de su vida útil de uso o servicio y considerando un valor (o no) d desecho. Cargo: 1. del importe de las disminuciones efectuadas a la depreciación acumulada con base en los estudios efectuados a la cuenta de mobiliario y equipo de oficina, con abono a los resultados del ejercicio. 2. del importe de su saldo, cuando se da de baja mobiliario que esta totalmente depreciado o este se ha dañado y se considera inservible. 3. del importe de la depreciación acumulada cuando se vende mobiliario. 4. por cualquiera de los conceptos anteriores, cuando éstos no se realizaron durante el ejercicio. 5. del importe de su saldo para saldarla. Abono: 1. del importe de su saldo acreedor, el cual representa la depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina, propiedad de la entidad. 2. del importe de la depreciación y equipo, con cargo a resultados. 3. del importe de los incrementos efectuados a la depreciación con base en estudios técnicos o la disponibilidad de nuevos elementos que así los permitan determinar. 4. del importe de la depreciación del nuevo mobiliario y equipo adquirido, o recibido por la empresa, con cargo a los resultados. 5. por cualquiera de los conceptos anteriores, cuando la compañía tenga establecida la política de aplicar la depreciación en forma anual. Saldo: es acreedor y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de mobiliario y equipo de oficina que se ha recuperado a través de los cargos efectuados a los resultados del periodo, es decir, representa la depreciación acumulada. 4102.000 Depreciación acumulada de equipo de fabricación Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de equipo de fabricación, lo cual representa la parte recuperada del costo de adquisición, a través de su vida útil o de servicio y considerando un valor (o no) de desecho. 87

Cargo: 1. del importe de las disminuciones efectuadas a la depreciación acumulada con base en los estudios efectuados a la cuenta de equipo de fabricación, con abono a los resultados del ejercicio. 2. del importe de su saldo, cuando se dan de baja el equipo que están totalmente depreciados o se han dañado y se consideran inservibles. Abono: 1. del importe de su saldo acreedor, el cual representa la depreciación acumulada de equipo de fabricación propiedad de la entidad. 2. del importe de la depreciación de equipo de fabricación, con cargo a los resultados. 3. del importe de la depreciación del nuevo equipo de fabricación adquiridos o recibidos por la entidad, con cargo a los resultados. Saldo: es acreedor y representa la cantidad de precio de costo de adquisición del equipo de fabricación que se ha recuperado a través de los cargos efectuados a los periodos, es decir, representa la depreciación acumulada. 4103.000 Depreciación acumulada de equipo de transporte Representa la parte recuperada del costo de adquisición, a través de su vida útil de uso o servicio y considerando un valor (o no) de desecho. Cargo: 1. del importe de las disminuciones efectuadas a la depreciación acumulada con base en los estudios realizados a la cuenta de equipo de transporte, con abono a resultados de ejercicio. 2. del importe de su saldo, cuando se da de baja equipo de transporte que esta totalmente depreciado o que se ha dañado y se considera inservible. 3. del importe de la depreciación acumulada cuando se vende equipo de transporte. Abono: 1. del importe de su saldo acreedor, el cual representa la depreciación acumulada del equipo de transporte, propiedad de la entidad. 2. Del importe de la depreciación del equipo de transporte, con cargo a los resultados. 88

3. del importe de los incrementos efectuados a la depreciación con base en estudios técnicos o la disponibilidad de nuevos elementos que así lo permitan determinar. 4. del importe de la depreciación del nuevo equipo de transporte adquirido o recibido por la entidad, con cargo a resultados. Saldo: es acreedor y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de equipo de transporte que se ha recuperado a través de los cargos a los resultados del periodo, es decir, representa la depreciación acumulada. 5000.000 Cuentas de resultados acreedoras 5100.000 Ventas Esta cuenta registra las disminuciones y los aumentos relativos a la operación de ventas de mercancías de la entidad, las que constituyen su actividad o giro principal, ya sean al contado, a crédito o con documentos. Registradas a precio de venta. Abono: 1. del importe de las ventas de mercancías realizadas al contado, a crédito o con garantía documental, a precio de venta. Saldo: es acreedor y representa el importe de las ventas de mercancías realizadas en el periodo contable, al contado, a crédito o con garantía documental. 5200.000 Productos financieros Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de los ingresos o las ganancias que obtiene la empresa por el uso o manejo del dinero. Cargo: 1. del importe de su saldo para saldarla, con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias. Abono: 1. del importe de los intereses cobrados. 2. del importe de los descuentos obtenidos o ganados. 89

3. del importe de las utilidades o ganancias en valuación de moneda extranjera, en cambios de la misma o en valuación de metales preciosos amonedados. 4. del importe de los productos financieros que se hayan devengado por cualquiera de lo conceptos anteriores. Saldo: es acreedor y representa el importe de los productos financieros que la empresa obtuvo duran5te el ejercicio, derivados del uso del dinero. 5300.000 Otros productos Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de las ganancias o productos consecuencia de aquellas operaciones que no corresponden a la actividad o giro principal de la entidad y que son esporádicas o eventuales. Cargo: 1. del importe de su saldo para saldarla, con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias. Abono: 1. del importe de las ganancias o productos obtenidos por la empresa, como resultado de aquellas operaciones esporádicas, eventuales o especiales que no constituyen la actividad principal de la empresa, como por ejemplo la utilidad inventa de activo fijo, utilidad en venta de inversiones temporales, sobrantes, etcétera. Saldo: es acreedor y representa el importe de las utilidades, ganancias o productos que la empresa obtiene, derivados de aquellas actividades eventuales que no constituyen su actividad principal. 6000.000 Cuentas de resultados deudoras 6100.000 Costo de producción Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que representan el precio de costo de las mercancías producidas. Cargo: 1. del importe de la producción de mercancías a precio de costo. 90

Abono: 1. del importe de las devoluciones sobre ventas de mercancías, a precio de costo. Saldo: es deudor y representa el costo de producción. 6200.000 devoluciones sobre ventas Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones realizados por concepto de la mercancía que los clientes devuelven a la empresa, por no ser la que ellos pidieron, o por no estar de acuerdo con la misma, ya sea por cuestiones de calidad, color, tamaño, etcétera, es decir, estas devoluciones pueden ser sobre ventas de contado, crédito o documentadas, registradas a precio de venta. Cargo: 1. del importe de las mercancías que los clientes devuelven físicamente por no estar de acuerdo con sus requerimientos de calidad, color, tamaño, precio, etcétera, registradas a precio de venta. Saldo: es deudor y representa el importe de las mercancías que los clientes devolvieron durante el periodo contable por no satisfacer sus necesidades, registradas a precio de venta. 6300.000 rebajas sobre ventas Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes, sobre ventas de mercancías de contado, a crédito o documentadas, registradas a precio de venta. Cargo: 1. el importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes, a precio de venta. Saldo: es deudor y representa el importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes durante el periodo contable, registradas a precio de venta.

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6400.000 Gastos de venta Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de incrementar el volumen de sus ventas, o derivados del departamento de ventas. Cargo: 1. del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, tendientes a incrementar y desarrollar el volumen de las ventas, tales como propaganda y publicidad, renta de bodegas, teléfonos del departamento de ventas, sueldos de gerentes de ventas, empleados, comisiones, empaques y envase, luz, papelería y útiles, seguros de bodegas, y mercancías, gratificaciones, prima vacacional, IMSS, INFONAVIT, aguinaldo, depreciaciones y amortizaciones de equipo e instalaciones del departamento de ventas, estimación para cuentas de cobro dudoso de clientes y, en general, todas aquellas que sean realizadas por el departamento de ventas. 2. del importe de los gastos del departamento de ventas que se hayan devengado, por cualquiera de los conceptos anteriores. Abono: 1. del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias. Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por el departamento de ventas, con la finalidad de incrementar o desarrollar el volumen de ventas. 6500.000 Gastos de administración Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de lograr los objetivos para los que fue establecida, es decir, aquellos gastos relacionados con las personas y oficinas encargadas de la dirección o administración del negocio. Cargo: 1. del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, tendientes a lograr los objetivos para los que fue creada, es decir, todos los gastos efectuados por el departamento de administración, incluyendo a todas aquellas 92

personas encargadas de tomar decisiones, tales como directores, gerentes, administradores, contadores, etcétera y, por lo tanto, incluye renta de oficinas, teléfonos, luz, sueldos, salarios, honorarios, gratificaciones, depreciaciones y amortizaciones del equipo e instalaciones utilizados por el departamento de administración, en general, todos los gastos efectuados por el departamento administrativo. 2. del importe de los gastos del departamento de administración que se hayan devengado por cualquiera de los conceptos anteriores. Abono: 1. del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias. 6600.000 Gastos financieros Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de obtener financiamiento (dinero, prestamos, servicios bancarios, etcétera) es decir, derivados del manejo del dinero. Cargo: 1. del importe de los intereses pagados. 2. del importe de los descuentos concedidos. 3. del importe de las comisiones y situaciones que cobre el banco. 4. del importe de las pérdidas obtenidas en valuación de metales preciosos amonedados. 5. del importe de los gastos financieros que se hayan devengado, por cualquiera de los conceptos anteriores. Abono: 1. del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias. Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por la empresa al conseguir financiamiento para poder llevar a cabo sus actividades de una manera normal y estimular su crecimiento.

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6700.000 Otros gastos Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de las pérdidas o gastos como consecuencia de aquellas operaciones que no corresponden a la actividad o giro de la entidad y que son esporádicas o eventuales. Cargo: 1. del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, derivadas de aquellas operaciones eventuales o esporádicas que no constituyen el giro o la actividad principal de la empresa, como la pérdida en venta de activos fijos, la pérdida de venta de inversiones temporales, faltantes o sobrantes, robos etcétera. Abono: 1. del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias. Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por la empresa, derivadas de aquellas operaciones esporádicas, eventuales o especiales que realiza la empresa, las cuales no constituyen su actividad principal.

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3.6 Guía contabilizadora. 1100.000 Activo a corto plazo 1101.000 Caja Saldo: es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad. Operación (1): ingresos a caja. Documento fuente: comprobantes que soportan la elaboración de una póliza de ingresos, documento base para la contabilización de los ingresos. Asiento contable: Cargo: caja Abono: Ventas. Operación (2): egresos a caja. Documento fuente: comprobantes que soportan la elaboración de una póliza de egresos, documento base para la contabilización del egreso. Asiento contable: Cargo: proveedores Abono: caja Control interno: - controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos prenumerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endosos restrictivos, etc. Estas medidas permiten un control eficaz sobre las entradas de efectivo, además de que sirven de base para su registro contable y verificación posterior. - deposito integro e inmediato de la cobranza. Esta medida esta encaminada al lograr que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca el menor tiempo posible en poder de las personas que lo manejan, para evitar, tanto el uso incorrecto de los fondos(incluyendo el que se utilicen para efectuar pagos), como el riesgo de manipulaciones inadecuadas.

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- aprobación por parte de la administración de las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias y para las adquisiciones, ventas y gravámenes de los valores. Es recomendable que existas firmas mancomunadas para el manejo del efectivo y las inversiones, con objeto de que esta actividad no recaiga en una sola persona. - autorización previa de las salidas de dinero, expedición de cheques nominativos, límites para el pago en efectivo, comprobación adecuada, etcétera. - segregación adecuada de las funciones de autorización, adquisición y venta, custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos. - adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores. - valuación periódica de las inversiones. -existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos. - arqueos periódicos del efectivo y valores. - formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación. 1102.000 Fondo fijo de caja Saldo: es deudor y representa el valor nominal del importe del fondo en efectivo, en comprobantes, o por la suma de ambos. Operación (1): constitución del fondo fijo de caja Documento fuente: documento interno emitido o autorizado por un funcionario de alto nivel en la organización en el que consigna la aprobación de que de constituya un fondo fijo de caja. Asiento contable: Cargo: fondo fijo de caja Abono: bancos Operación (2): reembolso del fondo fijo de caja. Documento fuente: comprobantes diversos de gastos, solicitud de reembolso.

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Asiento contable: Cargo: diversas cuentas (en función a la naturaleza de los comprobantes de gastos a rembolsar). Abono: bancos Operación (3): Incremento del fondo fijo de caja. Documento fuente: Documento interno emitido o autorizado por un funcionario de alto nivel en la organización en el que consigne la aprobación para que se incremente el fondo fijo de caja. Asiento contable: Cargo: Fondo fijo de caja Abono: bancos Operación (4): Disminución del fondo fijo de caja. Documento fuente: Documento interno que consigne conveniencia de disminuir el monto del fondo fijo de caja. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: fondo fijo de caja Operación (5): Cancelación del fondo fijo de caja. Documento fuente: Documento interno emitido o autorizado por un funcionario de alto nivel en la organización en el que consigna la instrucción de cancelar un fondo fijo de caja. Asiento contable: Cargo: bancos (por e) remanente en efectivo en poder del responsable del fondo a cancelar), Diversas cuentas (en función a la naturaleza de los comprobantes a contabilizar) Abono: Fondo fijo de caja

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Control interno: - controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos prenumerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endosos restrictivos, etc. Estas medidas permiten un control eficaz sobre las entradas de efectivo, además de que sirven de base para su registro contable y verificación posterior. - deposito integro e inmediato de la cobranza. Esta medida esta encaminada al lograr que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca el menor tiempo posible en poder de las personas que lo manejan, para evitar, tanto el uso incorrecto de los fondos(incluyendo el que se utilicen para efectuar pagos), como el riesgo de manipulaciones inadecuadas. - aprobación por parte de la administración de las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias y para las adquisiciones, ventas y gravámenes de los valores. Es recomendable que existas firmas mancomunadas para el manejo del efectivo y las inversiones, con objeto de que esta actividad no recaiga en una sola persona. - autorización previa de las salidas de dinero, expedición de cheques nominativos, límites para el pago en efectivo, comprobación adecuada, etcétera. - segregación adecuada de las funciones de autorización, adquisición y venta, custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos. - adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores. - valuación periódica de las inversiones. -existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos. - arqueos periódicos del efectivo y valores. - formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación.

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1103.000 Bancos Saldo: es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieras (bancos). Operación (1): ingresos a bancos. Documento fuente: comprobantes que soportan la elaboración de una póliza de ingresos, documento base para la contabilización de los ingresos. Asiento contable: Cargo: caja Abono: Ventas. Operación (2): egresos a bancos. Documento fuente: comprobantes que soportan la elaboración de una póliza de egresos, documento base para la contabilización del egreso. Asiento contable: Cargo: proveedores Abono: caja Control interno: - controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos prenumerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endosos restrictivos, etc. Estas medidas permiten un control eficaz sobre las entradas de efectivo, además de que sirven de base para su registro contable y verificación posterior. - deposito integro e inmediato de la cobranza. Esta medida esta encaminada al lograr que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca el menor tiempo posible en poder de las personas que lo manejan, para evitar, tanto el uso incorrecto de los fondos (incluyendo el que se utilicen para efectuar pagos), como el riesgo de manipulaciones inadecuadas. - aprobación por parte de la administración de las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias y para las adquisiciones, ventas y gravámenes de los valores. Es recomendable que existas firmas mancomunadas para el manejo del efectivo y las inversiones, con objeto de que esta actividad no recaiga en una sola persona. 99

- autorización previa de las salidas de dinero, expedición de cheques nominativos, límites para el pago en efectivo, comprobación adecuada, etcétera. - segregación adecuada de las funciones de autorización, adquisición y venta, custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos. - adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores. - valuación periódica de las inversiones. -existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos. - arqueos periódicos del efectivo y valores. - formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación. 1104.000 Inversiones temporales Saldo: Deudor, representa el monto de las inversiones y valores propiedad de la entidad a una fecha dada. Operación (1): Adquisición de inversiones temporales renta fija de variable. Documento fuente: Títulos de crédito. Contratos de inversión. Asiento contable: Cargo: Inversiones temporales. Abono: bancos Operación (2): Transferencia a otro activo de las porciones de inversiones cuyo vencimiento o posibilidad de conversión a efectivo se suceda en un plazo mayor de un año. Documento fuente: Títulos de crédito. Contratos de inversión. Asiento contable: Cargo: Inversiones y valores a largo plazo Abono: Inversiones temporales Operación (3): Reversión de la transferencia efectuada a otro activo de las inversiones y valores cuyo vencimiento o posibilidad de conversión a efectivo sean a largo plazo, por entrar a un período de recuperación inferior a un año. 100

Documento fuente: Títulos de crédito. Contratos de inversión. Papeles de trabajo y auxiliares contables base para el control de recuperaciones de inversiones y valores. Asiento contable: Cargo: Inversiones temporales Abono: Inversiones y valores a largo plazo Operación (4): Retiro de inversiones y valores al término de la inversión. Amortización (pago) de valores por el emisor. Ventas de valores. (Operaciones todas efectuadas a la par en función a su costo de adquisición, no al valor nominal del título de crédito). Documento fuente: Títulos de crédito. Contratos de inversión. Asiento contable: Cargo: Caja y bancos Abono: Inversiones temporales Operación (5): venta de valores bajo la par (en función a su costo de adquisición, no al valor nominal del titulo de crédito). Documento fuente: títulos de crédito. Documentación soporte de la operación realizada. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: inversiones temporales. Operación (6): venta de valores sobre la par (en función a su costo de adquisición, no al valor nominal del titulo de crédito). Documento fuente: títulos de crédito. Documentación soporte de la operación realizada. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: inversiones temporales.

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Control interno: - adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores. - valuación periódica de las inversiones. -existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos. - arqueos periódicos del efectivo y valores. - formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación. 1105.000 Clientes Saldo: es deudor y representa el importe del as ventas de mercancías y prestación de servicios a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir representa un beneficio futuro fundadamente esperado. Operación (1): registro de la venta a clientes. Documento fuente: factura, remisión. Asiento contable: Cargo: clientes Abono: ventas Operación (2): pago de la venta a clientes. Documento fuente: recibo. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: clientes Control interno. - existencia de autorización y documentación de las ventas a crédito, de los precios de venta y, de los descuentos y devoluciones. - segregación adecuada de las funciones de recepción de pedidos de clientes, crédito, embarques, facturación, cobranza, devoluciones y contabilización. - registro en el periodo correspondiente, de la factura que amparan los embarques a clientes y a las notas de crédito que respaldan las devoluciones recibidas. 102

- control de las devoluciones. - vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y cobranza, principalmente con base en información sobre antigüedad de saldos. - otros ingresos. - conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. - confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar, por personas distintas de las que manejan los registros contables y participan en labores de cobranza. - custodia física de las cuentas por cobrar. - arqueos, periódicos y sorpresivos de los documentos que amparen las cuentas por cobrar, con el propósito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo de estos valores. - existencia de fianzas para proteger a la entidad sobre el personal que tiene a su cargo el manejo y custodia de las cuentas por cobrar. - procedimientos para el registro de las estimaciones. - existencia de autorización para otorgar en garantía o prenda, o ceder los derechos que amparan las cuentas por cobrar. 1106.000 Documentos por cobrar Saldo: es deudor y representa el importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagarés) expedidos a favor de la entidad, derivado de las ventas de conceptos distintos a las mercancías y la prestación de servicios a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. Operación (1): constitución de documentos por cobrar en sustitución de una factura, remisión o recibo expedido a favor de clientes. Documento fuente: titulo de crédito expedido a favor de la entidad en sustitución de una factura, remisión o recibo a favor de clientes. Asiento contable: Cargo: documentos por cobrar Abono: clientes 103

Operación (2): constitución de documentos por cobrar vía venta de mercancía. Documento fuente: factura, remisión o recibo expedido a favor del cliente a conservarse como garantía colateral del titulo de crédito a que dieron origen. Asiento contable: Cargo: documentos por cobrar Abono: ventas Diversas cuentas (en función a la naturaleza de la operación) Control interno: - existencia de autorización y documentación de las ventas a crédito, de los precios de venta y, de los descuentos y devoluciones. - segregación adecuada de las funciones de recepción de pedidos de clientes, crédito, embarques, facturación, cobranza, devoluciones y contabilización. - registro en el periodo correspondiente, de la factura que amparan los embarques a clientes y a las notas de crédito que respaldan las devoluciones recibidas. - control de las devoluciones. - vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y cobranza, principalmente con base en información sobre antigüedad de saldos. - otros ingresos. - conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. - confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar, por personas distintas de las que manejan los registros contables y participan en labores de cobranza. - custodia física de las cuentas por cobrar. - arqueos, periódicos y sorpresivos de los documentos que amparen las cuentas por cobrar, con el propósito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo de estos valores. - existencia de fianzas para proteger a la entidad sobre el personal que tiene a su cargo el manejo y custodia de las cuentas por cobrar. - procedimientos para el registro de las estimaciones. 104

- existencia de autorización para otorgar en garantía o prenda, o ceder los derechos que amparan las cuentas por cobrar. 1107.000 Deudores Saldo: es deudor y representa el importe del derecho de cobro derivado de las ventas a crédito de conceptos distintos a las mercancías y la prestación de servicios, sin garantía documental. Otros conceptos de naturaleza análoga y los préstamos concedidos, por los cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. Operación (1): constitución de un crédito diverso a favor de la entidad. Documento fuente: recibo de caja o cualquier otro documento que soporte la constitución del crédito originado por operaciones ajenas al giro de actividades de la entidad. Asiento contable: Cargo: deudores Abono: bancos. Otra cuenta que soporte el origen del crédito. Operación (2): pago, total o parcial, de un deudor. Documento fuente: recibo de caja. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: deudores Control interno: - las personas que manejan las cuentas de deudores deberán ser ajenas a las que manejan ingresos y los registros contables. - deberá prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestre el comportamiento de los deudores. La suma de todos los deudores deberá coincidir con el saldo en el mayor.

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1108.000 IVA acreditable pagado Saldo: esta cuenta mensualmente deberá quedar saldada; de llegar a tener saldo será deudor y representará el importe del impuesto al valor agregado pendiente de acreditar o recuperar. Operación (1): constitución del IVA acreditable. Documento fuente: todo tipo de factura, remisión o recibo a favor de la entidad por concepto de costo o gasto causado y el que consigne el impuesto al valor agregado repercutido por el proveedor de bienes o servicios. Asiento contable: Cargo: IVA acreditable Abono: bancos Proveedores Control interno: - se deberá estar pendiente de acreditar inmediatamente el impuesto. - el área de finanzas de la entidad deberá estar pendiente de identificar en la facturas o recibos de proveedores de bienes y servicios que el importe de la operación incluya o no el impuesto al valor agregado. - en el aspecto de control, tanto en entradas como en devoluciones de mercancías o materias primas. 1109.000 IVA acreditable pendiente de pago Operación (1): compra a crédito. Asiento contable: Cargo: IVA acreditable pendiente de pago Abono: proveedores

1110.000 Inventarios terminados Saldo: es deudor y representa el precio de costo del inventario terminado, mercancía en existencia al finalizar el ejercicio. Operación (1): inventarios terminados Documento fuente: nota de entrada. 106

Asiento contable: Cargo: inventarios de terminados. Abono: materia prima Operación (2): venta de mercancía Documento fuente: Nota de salida. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: inventarios terminados Operación (3): contabilización del arribo al almacén de productos terminados. Documento fuente: nota de entrada al almacén. Asiento contable: Cargo: inventario Abono: mercancías en transito. Operación (4): aplicación al costo de producción de las mercancías. Documento fuente: registro de inventarios perpetuos donde se tiene plenamente identificado el costo de la mercancía vendida. Factura o remisión de venta al cliente. Nota de salida de almacén. Asiento contable: Cargo: costo de producción Abono: inventarios terminados Control interno: - autorización del método de valuación seleccionado por la empresa. - segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y registro. - registro oportuno de la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente - Custodia física adecuada de los inventarios terminados. - inventarios físicos. -procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo. -registros adecuados para el control de existencias y anticipos a proveedores. 107

- comparación periódica de la suma de registros auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. - sistemas de información sobre cifras actualizadas. 1111.000 Materias primas Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las materias primas, propiedad de la entidad. Operación (1): compra de materias primas. Documento fuente: factura o remisión del proveedor. Comprobantes de gastos tales como fletes, acarreos, seguros, almacenajes, gastos de importación, etc. Nota de entrada al almacén. Asiento contable: Cargo: materias primas. Abono: banco (si la compra es a contado), Proveedores (si la compra es a crédito), Operación (2): registro de las devoluciones y rebajas aceptadas por lo proveedores sobre compras efectuadas de materias primas. Documento fuente: factura o remisión del proveedor. Nota de crédito expedida por el proveedor. Nota de salida del almacén. Asiento contable: Cargo: bancos Proveedores Abono: materias primas Control interno: -registros adecuados para el control de existencias y anticipos a proveedores. - comparación periódica de la suma de registros auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. - abrir auxiliares por cada orden de compra en transito con objeto de identificar el precio y costos de cada una de las mismas. La suma de estos auxiliares deberá ser igual a mayor. - vigilar la oportunidad de la transferencia contable de las mercancías una vez que se tenga conocimiento que el embarque llego a las bodegas de la entidad. 108

1112.000 Anticipo a proveedores Saldo: Deudor, representa los anticipos hechos a proveedores a cuenta de mercancías, materias primas, materiales, bienes o servicios. Guía de contabilización Operación (1): Entrega a cuenta, en efectivo o en cheque, a un proveedor de mercancías, materias primas, materiales, bienes o servicios. Documento fuente: Recibo del proveedor. Póliza de egresos. Asiento contable: Cargo: Anticipos a proveedores Abono: Caja y bancos Operación (2): Aplicación de un anticipo entregado a un proveedor. Documento fuente: Factura o remisión del proveedor. Nota de entrada al almacén. Asiento contable: Cargo: Proveedores, Cuentas por pagar (si la entidad maneja un sistema de cuentas por pagar) Abono: Anticipos a proveedores Control interno. - las entregas de efectivo a cuenta de mercancías, materia primas, materiales, bienes o servicios, deberán estar soportadas con un recibo adecuadamente registrado por el proveedor. - los anticipos a proveedores deberán registrarse en los auxiliares respectivos con toda oportunidad. La suma de estos registros auxiliares deberá ser igual a mayor. - los recibos que amparen los anticipos a proveedores, invariablemente, deberán anexarse a la póliza de egresos correspondiente. -los anticipos deberán estar autorizados por un funcionario responsable, o la persona indicada para tal efecto. - al formularse una orden de compra deberá estar soportada por la requisición de almacén debidamente autorizada.

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- el almacén deberá informar oportunamente a contabilidad sobre las entregas de mercancías, materias primas, materiales, bienes o servicios para que esta formule la liquidación de operaciones correspondientes con proveedores. - establecer políticas adecuadas para la entrega de anticipos. - Vigilar que las condiciones de los pedidos, por los que ya deberían haberse recibido los bienes o servicios. - vigilar que en la liquidación final a los proveedores se amorticen los anticipos. - evaluar la posibilidad de afianzar las entregas a proveedores. 1113.000 Papelería y útiles Saldo: es deudor y representa el precio de costo de la papelería y útiles de oficina propiedad de la entidad, que está pendiente de utilizarse. Operación (1): compra de papelería y útiles. Documento fuente: factura Asiento contable: Cargo: papelería y útiles Abono: bancos Operación (2): utilización de la papelería y útiles. Cargo: gastos de administración Abono: papelería y útiles Control interno: - al formularse una orden de compra deberá estar soportada por la requisición de almacén debidamente autorizada. - Vigilar que las condiciones de los pedidos, por los que ya deberían haberse recibido los bienes o servicios. - tener un control sobre la utilización de los mismos artículos. 1114.000 IEPS acreditable pagado Saldo: saldo será deudor y representará el importe del impuesto especial sobre producción y servicio pendiente de acreditar o recuperar. Operación (1): IEPS acreditable pagado. 110

Asiento contable: Cargo: IEPS acreditable pagado Abono: bancos 1200.000 Activo a largo plazo 1201.000 Mobiliario y equipo de oficina Saldo: es deudor y representa el precio de costo del mobiliario y equipo de oficina propiedad de la entidad. Operación (1): adquisición de mobiliario y equipo de oficina. Documento fuente: factura original de compra. Asiento contable: Cargo: mobiliario y equipo de oficina. IVA acreditable Abono: bancos (si la compra es de contado) Documentos por pagar (si la compra es a crédito) Operación (2): venta de mobiliario y equipo de oficina (cuando no es el giro de la entidad) Documentos fuente: factura de venta expedida por la entidad. Asiento contable: Cargo: Bancos (si la venta es de4 contado) Documentos por cobrar (si la venta es a crédito documentado) Abono: Mobiliario y equipo de oficina. Operación (3): Cancelación o baja de un mueble o equipo de oficina. Documento fuente: documento interno que autorice la baja por ser inservible el bien objeto; o, papeles de trabajo que soportan la baja por haber concluido el termino para depreciar. Asiento contable: Cargo: Depreciación acumulada de mobiliario y equipo Abono: Mobiliario y equipo de oficina. 111

Control interno: - autorización del método de valuación seleccionado por la empresa. - aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos. - segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro. - existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos. - existencia de archivos de documentación. -existencias de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones. - revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas. - registros adecuados para control de anticipos a proveedores o constructores. - comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados. - información oportuna al departamento de contabilidad de la unidades dadas de baja. - registros de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación. - existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes, conocer su valor en libros etcétera. -conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. - información sistematizada sobre cifras actualizadas. - adecuada protección de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento. 1202.000 Equipo de fabricación Saldo: es deudor y representa el precio de costo del equipo de fabricación propiedad de la entidad. Operación (1): adquisición de equipo de fabricación. Documento fuente: factura original de la compra. 112

Asiento contable: Cargo: Equipo de fabricación IVA acreditable Abono: Bancos (si la compra es de contado) Documentos por pagar (si la compra es a crédito) Operación (2): Cancelación o baja del equipo de fabricación. Documento fuente: documento interno que autorice la baja por ser inservible el bien objeto; o, papeles de trabajo que soportan la baja por haber concluido el termino para depreciar. Asiento contable: Cargo: Depreciación acumulada del equipo de fabricación. Abono: Equipo de fabricación. Control interno: - autorización del método de valuación seleccionado por la empresa. - aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos. - segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro. - existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos. - existencia de archivos de documentación. -existencias de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones. - revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas. - registros adecuados para control de anticipos a proveedores o constructores. - comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados. - información oportuna al departamento de contabilidad de la unidades dadas de baja. - registros de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación. 113

- existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes, conocer su valor en libros etcétera. -conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. - información sistematizada sobre cifras actualizadas. - adecuada protección de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento. 1203.000 Equipo de transporte Saldo: es deudor y representa el precio de costo del equipo de transporte propiedad de la entidad. Operación (1): adquisición de equipo de transporte y distribución. Documento fuente: factura original de compra. Asiento contable: Cargo: equipo de transporte y distribución. Abono: bancos (si la compra es de contado) Documentos por pagar (si la compra es a crédito) Operación (2): venta de equipo de transporte (cuando no es el giro de la entidad). Documento fuente: factura de venta expedida por la entidad. Asiento contable: Cargo: bancos (si la venta es a contado) Documentos por cobrar (si la venta es a crédito documentado) Abono: equipo de transporte. Operación (3): cancelación Documento fuente: documento interno que autorice la baja por ser inservible el bien objeto; o, papales de trabajo que soportan la baja por haber concluido el termino para depreciar.

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Asiento contable: Cargo: depreciación acumulada de equipo de transporte Abono: equipo de transporte. Control interno: - autorización del método de valuación seleccionado por la empresa. - aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos. - segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro. - existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos. - existencia de archivos de documentación. -existencias de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones. - revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas. - registros adecuados para control de anticipos a proveedores o constructores. - comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados. - información oportuna al departamento de contabilidad de la unidades dadas de baja. - registros de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación. - existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes, conocer su valor en libros etcétera. -conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. - información sistematizada sobre cifras actualizadas. - adecuada protección de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento.

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2000.000 Cuentas de pasivo 2100.000 Pasivo corto plazo 2101.000 Proveedores Saldo: es acreedor y representa el importe de las compras de mercancías a crédito, por las cuales se adquiere la obligación de pagar. Operación (1): constitución de pasivo a favor de proveedores. Documento fuente: factura, remisión o aviso de embarque al proveedor. Cargo: materia prima Abono: proveedores. Operación (2): pago a proveedores. Documento fuente: factura, remisión. Asiento contable: Cargo: proveedores Abono: bancos Control interno: - se deberá hacer conciliaciones mensuales entre la cuenta de proveedores y los estados de cuenta recibidos de los mismos. - se deberá comparar los estados de cuenta de los proveedores con los registros contables. - verificar el pago oportuno a proveedores con objeto de evitar el pago de intereses moratorios. - vigilar las condiciones de pago establecidas por los proveedores con objeto de beneficiarse con descuentos por pronto pago o por compras de volumen. - la suma de los adeudos a proveedores deberá ser igual al saldo que pertenece en la correspondiente cuenta de mayor. - establecer perfectamente y formalmente los niveles de endeudamiento que puede contraer la entidad. - validar, en todos los casos, que los bienes que se vayan a pagar efectivamente se hayan recibido. 116

2102.000 Documentos por pagar Saldo: es acreedor y representa el importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagares) suscritos a cargo de la empresa, por la compra de conceptos distintos a las mercancías, a crédito, por los cuales se adquiere la obligación de pagarlos. Operación (1): constitución de pasivo documentado a pagar. Documento fuente: titulo de crédito a cargo de la entidad. Asiento contable: Cargo: diversas cuentas (en función al origen del documento por pagar) Abono: documentos por pagar Operación (2): pago del pasivo documentado. Documento fuente: titulo de crédito a cargo de la entidad. Asiento contable: Cargo: documentos por pagar. Abono: bancos Control interno: - la persona que autorice el pago de documentos debe ser independiente a la persona que compra o la que solicita la erogación. - debe llevarse un registro detallado de los documentos por pagar. - deberán cancelarse con el sello de pagado los documentos ya pagados. - verificar cada pago que los intereses correspondientes están correctamente calculados. - la contratación de este tipo de adeudos a cargo de la entidad deberá ser autorizada por la alta administración. 2103.000 Acreedores Saldo: es acreedores y representa el importe de la obligación de pago, derivada de la compra de conceptos distintos a las mercancías a crédito, sin otorgar garantía documental, o la obtención de préstamos. Operación (1): pago de pasivo, derivado de operaciones ajenas al giro de la entidad. 117

Documento fuente: factura, remisión o recibo del beneficiario del adeudo. Asiento contable: Cargo: acreedores Abono: bancos Operación (2): obligación de pagar por la compra de distintos conceptos. Documento fuente: factura, remisión. Asiento contable. Cargo: materia prima Abono: acreedores Control interno: - los estados de cuenta de los acreedores deberán ser comparados con los registros de contabilidad de la entidad. - verificar el pago oportuno a los acreedores con objeto de evitar el pago de intereses moratorios u otro tipo de sanciones. - la suma de todos los auxiliares de acreedores diversos tendrá que ser igual al saldo de la cuenta de mayor. 2104.000 Anticipo a clientes Saldo: es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de enviar a sus clientes las mercancías o de prestarles servicios, por los cuales ya recibió dinero como anticipo. Operación (1): constitución del pasivo a favor de clientes por concepto de anticipos recibidos por la entidad a cuenta de futuras entregas de mercancías o servicios. Documento fuente: recibo de caja de la entidad. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: anticipos a clientes.

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Operación (2): aplicación de anticipos recibidos de clientes. Documento fuente: factura, remisión o recibo expedido por la entidad. Asiento contable: Cargo: anticipo a clientes Abono: cuentas por cobrar Operación (3): devolución de anticipos recibidos de clientes. Documento fuente: notificación de aviso de la entidad consignando la imposibilidad de no vender procediendo, entonces a la devolución del anticipo recibido. Asiento contable: Cargo: anticipos de clientes Abono: bancos Control interno: - vigilar la transferencia oportuna a la cuenta de clientes cuando se tenga conocimiento de que se facturó la mercancía o servicio, motivo del anticipo. - identificar claramente cada anticipo recibido de clientes. -cerciorarse que el total de los anticipos recibidos de clientes sea igual al saldo en mayor. 2105.000 Dividendos por pagar Saldo: es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de pagar a los socios o accionistas sus dividendos, los cuales han sido designados por la asamblea de accionistas. Operación (1): resolución por medio de la cual se decide pagar dividendos a los accionistas de una sociedad mercantil. Documento fuente: acta de asamblea, debidamente protocolizada que consigne la resolución de pago de dividendos. Asiento contable: Cargo: perdidas y ganancias Abono: dividendos por pagar. 119

Operación (2): pago de dividendos. Documento fuente: recibo del beneficiario (accionista). Asiento contable: Cargo: dividendos por pagar. Abono: bancos Control interno: - analizar cuidadosamente el decretar un pago de dividendos para evitar un problema de liquidez financiera a la entidad. -vigilar que el pago de dividendos se haga en función al monto de cada aportación o durante el tiempo a que estuvo impuesto el capital, salvo pacto en contrario. Los dividendos pagados deberán ser cancelados y archivados en forma adecuada. 2106.000 IVA causado cobrado Saldo: esta cuenta no tiene saldo al finalizar el ejercicio, ni cada mes, ya que en ambos casos, su saldo se salda contra el IVA acreditable o contra los impuestos por pagar. Operación (1): venta de producto Cargo: bancos Abono: IVA causado cobrado Operación (2): devoluciones sobre venta. Cargo: IVA causado Abono: bancos (si es de contado) Clientes (si es a crédito) Control interno: - es indispensable tener un adecuado conocimiento, o bien asesoría especializada, sobre el pago correcto y oportuno de todos los impuestos y derechos a que esta sujeta la entidad. 120

2107.000 IVA causado por cobrar Operación (1): venta a crédito Asiento contable: Cargo: clientes Abono: IVA trasladado por cobrar 2108.000 Impuestos y derechos por pagar Saldo: es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de pagar a las autoridades hacendarías y de otro tipo, los impuestos y derechos de que es sujeto. Operación (1): constitución de pasivos definitivos por concepto de impuestos, derechos por pagar. Documento fuente: declaraciones y papeles de trabajo que soportan los cálculos base para el pago de impuestos, derechos. Asiento contable: Cargo: diversas cuentas (en función al origen de la constitución del impuesto, derecho o aprovechamiento por pagar. Abono: impuestos y derechos por pagar. Operación (2): entero (pago) de impuestos, derechos o aprovechamientos. Documento fuente: declaraciones definitivas de impuestos, derechos. Asiento contable: Cargo: impuestos por pagar Abono: bancos. Control interno: -el pago de todo tipo de impuesto, derecho a que esta sujeta la entidad deberá ser oportuno para evitar sanciones. - es conveniente establecer archivos adecuados para todas las declaraciones prestadas, clasificadas por cada tipo de impuesto, derecho. - es indispensable tener un adecuado conocimiento, o bien asesoría especializada, sobre el pago correcto y oportuno de todos los impuestos y derechos a que esta sujeta la entidad. 121

2109.000 IEPS causado cobrado Operación (1): Asiento contable: Cargo: bancos Abono: IEPS causado cobrado 2110.000 IEPS causado por cobrar Operación (1): Asiento contable: Cargo: clientes Abono: IEPS causado por cobrar 2111.000 PTU por pagar Operación (1): PTU por pagar Cargo: bancos Abono: PTU por pagar Operación (2): provisiones de PTU Cargo: pérdidas, ganancias Abono: PTU por pagar 3000.000 Cuentas de capital contable 3100.000 Capital contribuido. 3101.000 Capital social. Saldo: es acreedor y representa el importe del capital social de la empresa, totalmente suscrito, aun cuando pudiera estar no totalmente exhibido (pagado). Operación (1): constitución del capital social. Documento fuente: acta constitutiva de la sociedad debidamente protocolizada. Asiento contable: Cargo: deudores Abono: capital social 122

Operación (2): pago, total o parcial, del capital social. Documento fuente: acta constitutiva de la sociedad debidamente protocolizada y comprobante por el pago efectuado. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: deudores Control interno: - existencia de registros de la emisión de los títulos que amparen las partes del capital social. - custodia y arqueos de títulos. - autorización y procedimientos adecuados para el pago de dividendos. - información oportuna al departamento de contabilidad de los acuerdo a de los accionistas o de los administradores, que afecten las cuentas del capital contable. - comparación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. - información sistematizada sobre cifras actualizadas.

3102.000 Aportaciones para futuros aumentos de capital Saldo: es acreedor y representa las aportaciones realizadas por los socios, para ser aplicadas a futuros aumentos de capital social. Operación (1): registro de las aportaciones para futuros aumento de capital. Asiento contable: Cargo: diversa cuenta (en función de los aumentos de capital). Abono: aportaciones para futuros aumentos de capital. 3 200. Capital ganado 3201.000 Utilidades acumuladas

123

Saldo: es acreedor y representa las utilidades acumuladas y retenidas en la empresa por la de4cision de la asamblea de accionistas. Operación (1): importe de los incrementos de la utilidad. Asiento contable: Cargo: utilidad neta del ejercicio Abono: utilidades acumuladas. 3202.000 Pérdidas acumuladas Saldo: es deudor y representa las perdidas acumuladas. Operación (1): importe de las pérdidas acumuladas. Asiento contable: Cargo: pérdidas acumuladas Abono: pérdida neta del ejercicio. 3203.000 Utilidad neta del ejercicio Saldo: es acreedor y representa la utilidad del ejercicio. Operación (1): determinación de la utilidad neta del ejercicio. Asiento contable: Cargo: pérdidas y ganancias Abono: utilidad neta del ejercicio. 3204.000 Pérdida neta del ejercicio Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan la pérdida neta del ejercicio. Operación (1): determinación de la pérdida neta del ejercicio. Asiento contable: Cargo: pérdida neta del ejercicio Abono: pérdidas y ganancias. 4000.000 Cuentas complementarias de activo 4100.000 Cuentas complementarias de activo a largo plazo 124

4101.000 Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina Saldo: es acreedor y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de mobiliario y equipo de oficina que se ha recuperado a través de los cargos efectuados a los resultados del periodo, es decir, representa la depreciación acumulada. Operación (1): provisión para depreciación de mobiliario y equipo de oficina. Documento fuente: factura del mueble o equipo de oficina a depreciar. Asiento contable: Cargo: gastos de administración Abono: depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina. Operación (2): venta de mobiliario y equipo de oficina (cuando no es el giro de la entidad). Documento fuente: factura de venta expedida por la entidad. Registros contables de mobiliario y equipo de oficina y depreciación acumulada. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: mobiliario y equipo de oficina. Operación (3): cancelación o baja de un mueble o equipo de oficina. Documento fuente: documento interno que autorice la baja por ser inservible el bien objeto; o, papeles de trabajo que soporten la baja por haber concluido el termino para depreciar. Asiento contable: Cargo: depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina. Abono: mobiliario y equipo de oficina. Control interno: - será necesario que el procedimiento seguido por la entidad para considerar la depreciación deba ser consistente con el aplicado en el ejercicio anterior. - verificar, parcial y mensualmente, la corrección de los cálculos para crear estas reservas. 125

- en los movimientos por concepto de baja o venta, asegurarse que se cancele completamente la depreciación acumulada del bien objeto de esta transacción. 4102.000 Depreciación acumulada de equipo de fabricación Saldo: es acreedor y representa la cantidad de precio de costo de adquisición de equipo de fabricación que se ha recuperado a través de los cargos efectuados a los periodos, es decir, representa la depreciación acumulada. Operación (1): provisión para depreciación de equipo de fabricación. Documento fuente: factura del equipo de fabricación a depreciar. Asiento contable: Cargo: gastos de administración Abono: depreciación acumulada de equipo de fabricación. Operación (2): venta de equipo de fabricación (cuando no es el giro de la entidad). Documento fuente: factura de venta expedida por la entidad. Registros contables de equipo de fabricación y depreciación acumulada. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: equipo de fabricación. Operación (3): cancelación o baja de equipo de fabricación. Documento fuente: documento interno que autorice la baja por ser inservible el bien objeto; o, papeles de trabajo que soporten la baja por haber concluido el termino para depreciar. Asiento contable: Cargo: depreciación acumulada de equipo de fabricación. Abono: equipo de fabricación. Control interno: - será necesario que el procedimiento seguido por la entidad para considerar la depreciación deba ser consistente con el aplicado en el ejercicio anterior. 126

- verificar, parcial y mensualmente, la corrección de los cálculos para crear estas reservas. - en los movimientos por concepto de baja o venta, asegurarse que se cancele completamente la depreciación acumulada del bien objeto de esta transacción.

4103.000 Depreciación acumulada de equipo de transporte Saldo: es acreedor y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de equipo de transporte que se ha recuperado a través de los cargos a los resultados del periodo, es decir, representa la depreciación acumulada. Operación (1): provisión para la depreciación de equipo de transporte. Documento fuente: factura del equipo a depreciar. Asiento contable: Cargo: gastos de venta Abono: depreciación acumulada de equipo de transporte.

Operación (2): venta de equipo de transporte (cuando no es el giro de la entidad). Documento fuente: factura expedida por la entidad. Registros contables de equipo de transporte y distribución y depreciación acumulada. Asiento contable: Cargo: bancos Abono: equipo de transporte. Operación (3): cancelación o baja de un equipo de transporte. Documento fuente: documento interno que autorice la baja por ser inservible el bien objeto; o, papeles de trabajo que soportan la baja por haber concluido el termino para depreciar. Asiento contable: Cargo: depreciación acumulada de equipo de transporte Abono: equipo de transporte.

127

Control interno: - será necesario que el procedimiento seguido por la entidad para considerar la depreciación deba ser consistente con el aplicado en el ejercicio anterior. - verificar, parcial y mensualmente, la corrección de los cálculos para crear estas reservas. - en los movimientos por concepto de baja o venta, asegurarse que se cancele completamente la depreciación acumulada del bien objeto de esta transacción. 5000.000 Cuentas de resultados acreedoras 5100.000 Ventas Saldo: es acreedor y representa el importe de las ventas de mercancías realizadas en el periodo contable, al contado, a crédito o con garantía documental. Operación (1): venta de mercancías o servicios. Documento fuente: factura, remisión o recibo a favor del cliente. Cargo: bancos Abono: ventas Control interno: -verificar que las ventas incluyan su correspondiente costo de ventas atribuible al período en que sucedieron. - los precios de venta de mercancías o servicios invariablemente deberán cobrarse al cliente con base en listas de precios vigentes y específicamente autorizadas. - en la fijación de los precios de venta tomar en cuenta los factores demanda de los consumidores, situación de competencia y situación de la entidad. 5200.000 Productos financieros Saldo: es acreedor y representa el importe de los productos financieros que la empresa obtuvo duran5te el ejercicio, derivados del uso del dinero. Operación (1): registro de los productos financieros. Documento fuente: titulo de crédito a favor de la entidad que consigne los intereses a su favor. 128

Asiento contable: Cargo: diversas cuentas (en función al origen o naturaleza del ingreso) Abono: productos financieros. Control interno: - los créditos de esta cuenta deberán tener un origen eminentemente financiero. - vigilar en cada abono: procedencia, documentación soporte, cálculos aritméticos etc. - vigilar que estos créditos correspondan al periodo en que se sucedieron. 5500.000 Otros productos Saldo: es acreedor y representa el importe de las utilidades, ganancias o productos que la empresa obtiene, derivados de aquellas actividades eventuales que no constituyen su actividad principal. Operación (1): registro de otros productos. Asiento contable: Cargo: diversas cuentas (en función al origen o naturaleza del ingreso) Abono: otros productos. Control interno: - vigilar en cada abono: procedencia, documentación soporte, cálculos aritméticos, etc. 6000.000 Cuentas de resultados deudoras 6100.000 Costo de producción Saldo: es deudor y representa el costo de producción. Operación (1): aplicación al costo de producción de las mercancías. Documento fuente: factura o remisión de venta al cliente. Nota de salida del almacén.

129

Asiento contable: Cargo: costo de producción Abono: inventarios. Operación (2): registro de las devoluciones de mercancías aceptadas a clientes. Documento fuente: factura original expedida al cliente devuelta a la entidad. Asiento contable: Cargo: inventario Abono: costo de producción Control interno: - esta cuenta solo deberá recibir cargos que correspondan al costo de mercancías. 6200.000 devoluciones sobre ventas Saldo: es deudor y representa el importe de las mercancías que los clientes devolvieron durante el periodo contable por no satisfacer sus necesidades, registradas a precio de venta. Operación (1): aceptación de las devoluciones sobre ventas. Documento fuente: factura original expedida por la entidad al cliente. Asiento contable: Cargo: devoluciones sobre ventas Abono: bancos Control interno: - la entidad deberá contar con sólidas políticas para la aceptación de las devoluciones sobre ventas. - toda devolución deberá ser autorizada por funcionario responsable, y estar amparada con nota de crédito. - recabar documentación que soporte una devolución, y su correspondiente nota de crédito. 130

6300.000 rebajas sobre ventas Saldo: es deudor y representa el importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes durante el periodo contable, registradas a precio de venta. Operación (1): otorgamiento de rebajas sobre ventas. Documento fuente: nota de crédito que consigne la rebaja concedida. Asiento contable: Cargo: rebajas sobre ventas Abono: cuentas por cobrar a clientes. Control interno: - la entidad deberá contar con sólidas políticas para la aceptación de rebajas sobre ventas. - toda rebaja deberá ser autorizado por funcionario responsable. - evaluar la conveniencia, o impacto en el cliente, de conceder el descuento o rebaja directamente en la factura. 6400.000 Gastos de venta Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por el departamento de ventas, con la finalidad de incrementar o desarrollar el volumen de ventas. Operación (1): registros de los gastos de venta. Documento fuente: todo tipo de factura, remisión o recibo expedido a favor de la entidad, así como las aplicaciones de gastos encaminados al mantenimiento o incremento de las ventas. Asiento contable: Cargo: gastos de ventas Abono: diversas cuentas (en función a la naturaleza del egreso o gasto) Control interno: - deberá vigilarse, para efectos de control financiero, que los cargos recibidos a esta cuenta sean consecuencia de actividades eminentemente de ventas. - los comprobantes de gastos, deberán reunir los requisitos administrativos. 131

- vigilar que los gastos correspondan al periodo en que se sucedieron. 6500.000 Gastos de administración Saldo: deudor durante el ejercicio, representa la suma de erogaciones y aplicaciones de gastos ocasionados por la administración de la entidad. Operación (1): registro de los gastos de administración. Documento fuente: todo tipo de factura, remisión o recibo expedido a favor de la entidad. Asiento contable: Cargo: gastos de administración. Abono: diversas cuentas (en función a la naturaleza del gasto o egreso). Control interno: - deberá vigilarse, para efectos de control financiero, que los cargos recibidos a esta cuenta sean consecuencia de actividades eminentemente de ventas. - los comprobantes de gastos, deberán reunir los requisitos administrativos. - vigilar que los gastos correspondan al periodo en que se sucedieron. 6600.000 Gastos financieros Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por la empresa al conseguir financiamiento para poder llevar a cabo sus actividades de una manera normal y estimular su crecimiento. Operación (1): registro de los gastos financieros. Documento fuente: titulo a crédito a cargo de la entidad que consigne el costo derivado de la obtención de dinero. Asiento contable: Cargo: gastos financieros. Abono: diversas cuentas (en función al origen o naturaleza del gasto). Control interno: - deberá vigilarse, para efectos de control financiero, que los cargos recibidos a esta cuenta sean consecuencia de actividades eminentemente de ventas. - los comprobantes de gastos, deberán reunir los requisitos administrativos. 132

- vigilar que los gastos correspondan al periodo en que se sucedieron. 6700.000 Otros gastos Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por la empresa, derivadas de aquellas operaciones esporádicas, eventuales o especiales que realiza la empresa, las cuales no constituyen su actividad principal. Operación (1): registro de otros gastos. Documento fuente: todo tipo de factura, remisión o recibo expedido a favor de la entidad. Asiento contable: Cargo: otros gastos. Abono: diversas cuentas (en función a la naturaleza del egreso o gasto) Control interno: - esta cuenta únicamente recibirá cargos por los gastos operativos ajenos al giro de actividades de la entidad. - cerciorarse que haya uniformidad y consistencia en los criterios de contabilización de estos gastos. - aquellos gastos que por su naturaleza o importe sean relevantes, deberán ser autorizados por la alta administración de la entidad.

133

3.7 Políticas contables. 1) Las ventas serán al menudeo y medio menudeo. 2) Las ventas podrán ser a crédito o al contado. 3) Se usará el método de inventarios perpetuos para el control de existencias. 4) Todos los ingresos recibidos diariamente serán canalizados en la caja. 5) Se depositarán íntegramente en el banco al día siguiente. 6) Los cheques serán firmados por el gerente general. 7) Para la evaluación se inventarios se usará el método de primeras entradas primeras salidas. 8) Se usará el método de depreciación línea recta. 9) El pago a los proveedores será con forme al acuerdo que se llegue con cada uno de ellos. 10) La nómina se pagara en efectivo. 11) Todos los pagos que sean mayores a $2 ,000.00 se pagarán con cheque. 12) La compañía trabajará con un solo banco. 13) El monto del Fondo Fijo de Caja chica será determinado hasta un máximo de $5,000.00. 14) El Contador será el responsable de realizar arqueos al Fondo Fijo de Caja en forma periódica. 15) Los estados de cuenta de Bancos e inversiones serán revisados minuciosamente por el responsable contable a través de las conciliaciones bancarias elaboradas mensualmente. 16) Los ingresos se reconocerán con base en el postulado básico de devengacion contable.

134

DIAGRAMA DE FLUJO OPERACIONES DE CAJA

AUXILIARES

POLIZA DE INGRESO

REGISTRO DE POLIZAS DE INGRESOS

OPERACIONES DE DIARIO

POLIZA DE DIARIO

POLIZA DE EGRESO

AUXILIARES

REGISTRO DE POLIZAS DE DIARIO

REGISTRO DE POLIZAS DE EGRESOS

DIARIO GENERAL

MAYOR

Inventarios balances

y

Estados financieros

135

Indica pases diarios Indica pases por concentración mensuales Indica pases anuales

136

3.9 DOCUMENTOS FUENTE. PÓLIZA

FECHA: (2)

PÓLIZA DE: (1)

NO.

.

(3) CUENTA

SUB CUENTA

(4)

(5)

NOMBRE

PARCIAL

DEBE

HABER

(6)

(7)

(8)

(9)

SUMAS IGUALES: $

(10)

$

CONCEPTO (11)

HECHA POR:

REVISADO

(12)

(13)

POR: AUTORIZADO POR: AUXILIARES (14)

(15)

DIARIO (16)

137

Instructivo de los documentos fuente. Póliza: 1. Nombre del tipo de póliza. 2. Fecha de elaboración de la póliza 3. Número de cada póliza 4. Número de cuenta 5. Número de subcuenta 6. Nombre de la cuenta 7. Importe de la cuenta 8. Importe del cargo 9. Importe del abono 10. Importe total 11. Descripción de la póliza 12. Nombre y firma de realización 13. Nombre y firma de revisión 14. Nombre y firma de autorización

138

15. Número de auxiliares 16. Número de diario

139

TARJETA DE PROVEEDORES

NO. (1)

NOMBRE (2) DIRECCIÓN (3) TELÉFONO (6)

1

C.P. (4)

CONDICIONES (5)

FAX (7)

LÍMITE DE CRÉDITO (8)

FECHA

REF.

DESCRIPCION

FOLIO

DEBE

HABER

SALDO

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

140

Tarjeta de proveedores: 1. Número de tarjeta de proveedores 2. Nombre del proveedor 3. Dirección del proveedor 4. Código postal del proveedor 5. Forma de pago 6. Número telefónico 7. Número de fax 8. Importe limite de crédito 9. Fecha de registro de la cuenta 10. Número de cuenta 11. Descripción del articulo 12. Número consecutivo de folio 13. Importe del cargo 14. Importe del abono 15. Importe total

141

NO. PROGRESIVO

ORDEN DE DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR NOMBRE DEL PROVEEDOR:

(1) FACTURA NO. (3)

(2)

REMISIÓN NO. (4)

CANTIDAD

UNIDAD

ARTÍCULO A DEVOLVER

PRECIO

IMPORTE

UNITARIO

(5)

(6)

RECIBIDO

(9)

(7)

JEFE DE COMPRA

(10)

(8)

FECHA

(11)

142

Orden de devolución al proveedor: 1. Número de orden de devolución 2. Nombre completo del proveedor 3. Número de factura 4. Número de remisión 5. Cantidad a devolver 6. Nombre del artículo a devolver 7. Precio por cada artículo 8. Importe total 9. Nombre y firma de recibido 10. Nombre y firma de jefe de compra 11. Fecha de la devolución

143

NOTA DE CRÉDITO EXPEDIDA POR:

(1)

NO. PROGRESIVO (2) REFERENCIA (3)

A FAVOR DE: (4)

SU PEDIDO NO. (5) NUESTRA

FACTURA

NO. (6) CANTIDAD UNIDAD

DESCRIPCIÓN

PRECIO

IMPORTE

UNITARIO (7)

(8)

(9)

(10)

(11)

TOTAL

(12)

CONCEPTO DE CRÉDITO (13)

HECHA POR

REVISADA POR

AUTORIZADO

AUXILIARES

FECHA

POR (14)

(15)

(16)

(17)

(18)

144

Nota de crédito: 1. Nombre de quien otorga el crédito 2. Número de crédito 3. Número de origen 4. Nombre beneficiario del crédito 5. Número de pedido 6. Número de factura 7. Número de artículos 8. Tipo de medida 9. Descripción de los artículos 10. Precio por artículo 11. Precio total 12. Importe total 13. Descripción del crédito 14. Nombre y firma de realización

145

15. Nombre y firma de revisión 16. Nombre y firma de autorización 17. Número de auxiliar 18. Fecha de autorización

146

PÓLIZA CHEQUE

(1)

CONCEPTO DEL PAGO

(2)

FIRMA DE QUIEN RECIBIO

CUENTA

SUB

(3)

NOMBRE

PARCIAL

DEBE

HABER

CUENTA (4)

(5)

(6)

(7)

SUMAS IGUALES

(8)

(9)

(10)

147

Póliza cheque: 1. Copia del cheque 2. Descripción del pago 3. Firma de recibido 4. Número de cuenta 5. Número de subcuenta 6. Nombre de la cuenta 7. Importe de la cuenta 8. Importe del cargo 9. Importe del abono 10. Suma del importe total

Factura

001

Fecha (2)

Día NOMBRE DEL CLIENTE (3)

Mes

Año

REMISIÓN No. NUESTRO PEDIDO No. (5)

148

(4) CONDICIONES (7)

DOMICILIO (6)

TELÉFONO (9)

LOCALIDAD, C.P. Y ESTADO (8)

CANTIDAD UNIDAD (10)

ARTÍCULO

(11)

(12)

IMPORTE CON LETRAS (17)

PRECIO

IMPORTE

UNITARIO (13)

(14)

SUMA

(15)

MAS IVA

(16)

TOTAL $

(18)

DEBEMOS Y PAGAREMOS EN MONEDA NACIONAL EL IMPORTE ARRIBA DETALLADO EL CUAL RECIBIMOS EN ENTERA CONFORMIDAD

FORMULÓ

REVISÓ

FECHA

(19)

(20)

(21)

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE LA MERCANCÍA

(22)

Factura: 1. Número de factura 2. Fecha de elaboración 149

3. Nombre del cliente 4. Número de remisión 5. Número de pedido 6. Dirección del cliente 7. Forma de pago 8. Ciudad, estado, y código postal 9. Número telefónico 10. Número de artículos 11. Tipo de medida 12. Descripción del artículo 13. Precio por artículo 14. Precio total

15. Suma de los importes 16. 15% IVA 17. Importe con letras 150

18. Importe total 19. Nombre y firma de realización 20. Nombre y firma de revisión 21. Fecha de recepción 22. Nombre y firma de recepción

FECHA (1)

RECIBO DE NÓMINA

/

/

NOMBRE DEL EMPLEADO (2) SUELDO CORRESPONDIENTE A: SEMANA INGRESOS (6)

(3) QUINCENA

DEL (4)

AL (5)

MES DÍAS

HORAS

(7)

(8)

IMPORTE (9)

151

NORMAL (CON 7º DÍA) TIEMPO EXTRA CRÉDITO AL SALARIO AL TRABAJADOR (10) OTROS INGRESOS

(11) TOTAL INGRESOS

(12)

DEDUCCIONES (13) IMSS

(13)

OTRAS (14) OTRAS TOTAL DEDUCCIONES

(15)

NETO RECIBIDO

(16)

RECIBI DE: NOMBRE DE LA EMPRESA (17)

LA CANTIDAD ANOTADA EN ESTE RECIBO

(18)

EN PAGO DE MI SUELDO. ADEMÁS CERTIFICO QUE NO SE ME DEBE

_________________________________________________________

ADEUDA A LA FECHA CANTIDAD ALGUNA

FIRMA DEL EMPLEADO

POR NINGUN CONCEPTO

Recibo de nómina: 1. Fecha del recibo 2. Nombre completo del empleado

152

3. Tipo de sueldo del empleado 4. Periodo de inicio del sueldo 5. Periodo de termino del sueldo 6. Tipo de ingresos 7. Número de días 8. Número de horas 9. Importe ingresos 10. Importe de crédito al salario 11. Importe de otros ingresos 12. Importe total de ingresos 13. Importe de imss 14. Importe de otras deducciones

15. Total de deducciones 16. Importe total 17. Nombre de la empresa

153

18. Firma de conformidad del empleado

REMISIÓN

VENDIDO A: (2)

154

FECHA (1) DÍA

MES

AÑO

CONDICIONES (3) NO. (4) CANTIDAD (5)

DESCRIPCIÓN

PRECIO

(6)

(7)

DEBEMOS Y PAGAREMOS INCONDICIONALMENTE A LA ORDEN DE: _______________________ A LA VISTA LA CANTIDAD SEÑALADA _____________________ IMPORTE DE LAS MERCANCÍAS RECIBIDAS DE CONFORMIDAD, SI NO FUESE PAGADA A SU VENCIMIENTO CAUSARÁ INTERESES MORATORIOS DEL % ______________________________ ACEPTO DE INCONFORMIDAD

IMPORTE (8)

SUBTOTAL

(9)

IVA

(10)

TOTAL

(12)

(11)

Remisión: 155

1. Fecha de elaboración 2. Nombre del comprador 3. Forma de pago 4. Número de referencia 5. Número de artículos 6. Nombre del artículo 7. Importe por artículo 8. Precio total 9. Importe subtotal 10. 15% IVA 11. Firma de conformidad 12. Importe total

156

NOTA DE ENTRADA

ALMACEN (1) FACTURA NUM.

RECIBIDO DE: (4)

PARTIDA

(8)

CANTIDAD (9)

FECHA (2) (5)

UNIDAD (10)

DESCRIPCIÒN DEL ARTÌCULO (11)

REMISION NUM. (6) ORDEN DE COMPRA NUM. (12)

NUM. (3) TOTA L

SALDO

(79

CUENT A

COSTO UNITARIO (13)

IMPORTE (14)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 TOTAL

RECIBIDO POR: (16) CÁLCULO: (19)

OPERO AUXILIARES:

A

OBSERVACIONES (18)

(17) REGISTRO CONTABILIDAD: (20)

157

(15)

Nota de entrada: 1. Nombre de departamento 2. Fecha de realización 3. Número de nota de entrada 4. Nombre de quien se recibe 5. Número de factura 6. Número de remisión 7. Tipo de importe 8. Número consecutivo 9. Número de artículos 10. Tipo de medida 11. Descripción del artículo 12. Número de orden de compra 13. Precio por artículo

158

14. Precio total 15. Importe total 16. Nombre y firma de recibido 17. Número de auxiliares 18. Observaciones del artículo 19. Número de cálculo 20. Número de registro

159

NOTA DE VENTA Nombre de la compañía: ___ (1) _________________________________ Dirección: ________ (2) _______________________________________ Cuidad: _______ (3) ___________________________________________ Fecha: ______ (4) ____________ No. __ (5) __________ Nombre del cliente: _____ (6) ___________________________________ Dirección: _____ (7) ___________________________________________ Cantidad (8)

Especificación (9)

P. unitario (10)

Total (11)

160

Nota de venta: 1. Nombre de la empresa 2. Dirección de la empresa 3. Localización de la empresa 4. Fecha de realización 5. Número de nota de venta 6. Nombre del cliente 7. Dirección del cliente 8. Número de artículos 9. Descripción del artículo 10. Precio por artículo 11. Precio total

161

NOTA DE SALIDA. No. Progresivo: (2)

Entregado a: (1) Concepto de salida:

Fecha: (4)

(3)

Cantidad (5)

Unidad (6)

Descripción del articulo Pecio unitario (7)

(8)

Importe (9)

(11)

TOTAL

162

Nota de salida: 1. Nombre del encargado 2. Número de nota de salida 3. Descripción de la salida 4. Fecha de realización 5. Número de artículos 6. Tipo de medida 7. Tipo de artículo 8. Precio por artículo 9. Precio total 10. Importe total

163

NOTA DE DEVOLUCIÓN.

Proveedor:____(1) _______________________________________ Dirección:__(2) ___________________________

Fecha:____(3) _______ Orden de compra No. __ (4) ____

Remisión de unidades No. ___ (5) _____________

Los siguientes materiales son devueltos a ustedes por las razones: (6)_______________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ______________ Clase de material: __ (7) __________________ Cantidad:____(8) ___________

164

Nota de devolución: 1. Nombre del proveedor 2. Dirección del proveedor 3. Fecha de la devolución 4. Número de orden de compra 5. Número de remisión de unidades 6. Descripción del motivo de la devolución 7. Tipo de material 8. Número de artículos

165

ESTADOS FINANCIEROS Compañía “PRONASA”, DE C.V. BALANCE GENERAL del _________________

al ________________

ACTIVO A CORTO PLAZO Caja _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX Fondo fijo de caja _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX Bancos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX Inversiones temporales _ _ _ _ XXXXX Clientes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX Documentos por cobrar _ _ _ _ XXXXX Deudores _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX IVA acreditable pagado _ _ _ _ _ XXXXX IVA acreditable pendiente pago _XXXXX Inventarios terminados_ _ _ _ _ XXXXX Materia prima _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX Anticipo a proveedores _ _ _ _ _XXXXX Papelería y útiles _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX IEPS acreditable pagado _ _ _ _ XXXXX TOTAL DE ACTIVO A CORTO PLAZO _ _ _ _XXXXX

ACTIVO A LARGO PLAZO Mobiliario y equipo de oficina _ _ XXXXX -Depreciación acumulada de Mobiliario y equipo de oficina _ _ XXXXX Equipo de fabricación _ _ _ _ _ _ XXXXX - Depreciación acumulada de Equipo de fabricación _ _ __ _ XXXXX Equipo de transporte _ _ _ _ _ _ _ XXXXX - Depreciación acumulada de Equipo de transporte _ _ _ _ _ _ XXXXX TOTAL ACTIVO _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX

PASIVO CORTO PLAZO Proveedores _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX Documentos por pagar _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX Acreedores _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX Anticipo a clientes_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX Dividendos por pagar _ _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX IVA causado cobrado _ _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX IVA causado por cobrar _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX Impuestos y derechos por pagar _ _ _ XXXXX IEPS causado cobrado _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX IEPS causado por cobrar _ _ _ _ _ _ _ XXXXX PTU por pagar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX TOTAL PASIVO _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX CAPITAL CONTABLE Capital contribuido Capital social _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX Aportaciones para futuros Aumentos de capital _ _ _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX Capital ganado Utilidades acumuladas _ _ _ _ _ _ _ _ XXXXX Pérdidas acumuladas _ _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX Utilidad neta del ejercicio _ _ _ _ _ _ _ XXXXX Pérdida neta del ejercicio. _ _ _ _ _ _ XXXXX

TOTAL DE PASIVO Y CAPITAL. _ _ _ _ _ _ _ _XXXXX

166

Compañía “PRONASA”, DE C.V. Estados de resultados del __________ al ____________ Ventas totales

XXXXX

Devoluciones sobre venta

XXXX

Rebajas sobre ventas

XXXX

XXXXX

Ventas netas

XXXXX

Costo de producción

XXXXX

Utilidad bruta

XXXXX

Gastos de operación: Gastos de venta

XXXXX

Gastos de administración

XXXXX XXXXX

Utilidad por operación

XXXXX

Productos financieros

XXXX

Otros productos

XXXX

Otros gastos

XXXX

Gastos financieros

XXXXX XXXXX XXXXX

Utilidad por operaciones Contínuas antes de ISR, IETU y PTU

XXXXX

ISR e IETU

XXXXX

PTU Utilidad o pérdida neta del ejercicio.

XXXXX XXXXX XXXXX

167

Compañía “PRONASA”, DE C.V. Estado de variaciones en el capital contable por el ejercicio del ____________ al ___________ Capital social Saldo al inicio y fin de ejercicio

XXXXX

Reserva legal Saldo inicio del ejercicio

XXXXX

+ Incremento con cargo a utilidades acumuladas

XXXXX

Saldo al finalizar el ejercicio

XXXXX

RESERVA CONTRACTUAL Saldo al inicio del ejercicio

XXXXX

+ Incremento con cargo a utilidades acumuladas

XXXXX XXXXX

RESERVA DE REINVERSION Creación con cargo a utilidades acumuladas

XXXXX

UTILIDADES ACUMULADAS Saldo al iniciarse el ejercicio - Traspasos a: Reserva legal

XXXXX

Reserva contractual

XXXXX

Reserva de reinversion

XXXXX

Saldo al finalizar el ejercicio

XXXXX XXXXX

UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO Utilidad según el estado de pérdidas y ganancias.

XXXXX

168

Compañía “PRONASA”, DE C.V. Estados de flujos de efectivo del __________ al ___________ Actividades de operación Cobros a clientes

$ XXXX

Pagos a proveedores

XXXX

Pagos a empleados

XXXX

Pagos por impuestos a la utilidad

XXXX

Flujos netos de efectivo de actividades de operación

XXXX

Actividades de inversión Adquisición de maquinaria y equipo

XXXX

Cobros por la venta de maquinaria y equipo

XXXX

Flujos netos de efectivo de actividades de inversión

XXXX

Efectivo excedente para aplicar en actividades de financiamiento

XXXX

Actividades de financiamiento Entrada de efectivo por emisión de capital

XXXX

Flujos netos de efectivo de actividades de financiamiento

XXXX

Incremento neto de efectivo y equivalentes de efectivo

XXXX

Efectivo al principio del periodo

XXXX

Efectivo al final del periodo

$ XXXX

169

Compañía “PRONASA”, DE C.V. Estados de flujos de efectivo del __________ al ___________ Actividades de operación Cobros a clientes

$ XXXX

Pagos a proveedores

XXXX

Pagos a empleados

XXXX

Pagos por impuestos a la utilidad

XXXX

Flujos netos de efectivo de actividades de operación

XXXX

Actividades de inversión Negocio adquirido

XXXX

Intereses cobrados

XXXX

Dividendos cobrados

XXXX

Adquisición de maquinaria y equipo

XXXX

Cobros por la venta de maquinaria y equipo

XXXX

Flujos netos de efectivo de actividades de inversión

XXXX

Efectivo excedente para aplicar en actividades de financiamiento

XXXX

Actividades de financiamiento Entrada de efectivo por emisión de capital

XXXX

Obtención de préstamos a largo plazo

XXXX

Pago de pasivos derivados de arrendamientos financieros

XXXX

Intereses pagados

XXXX

Dividendos pagados

XXXX

Flujos netos de efectivo de actividades de financiamiento

XXXX

Incremento neto de efectivo y equivalentes de efectivo

XXXX

Efectivo al principio del periodo

XXXX

Efectivo al final del periodo

$ XXXX

170

3.11 GLOSARIO Abono.- registrar una cantidad en el haber de la cuenta. Acreedor.- se usa para indicar la naturaleza de una cuenta. Acreedores diversos.- cuenta de pasivo usada para distinguir los adeudos que no se originan por la compra de mercancía propia del giro de la empresa. Activo circulante. partidas que representan efectivo o que se espera en forma razonable se conviertan en efectivo; bienes o recursos, que se esperan que brinden un beneficio económico futuro fundadamente esperado, ya sea por su venta, uso, consumo o servicios, normalmente dentro de un plazo de un año o del ciclo financiero a corto plazo, el que sea menor. Activo diferido.- pagos anticipados que realiza la entidad, por los cuales adquiere un derecho a recibir un beneficio económico futuro, fundadamente esperado, en un plazo mayor de un año. Amortización.- recuperación del costo de adquisición de un activo intangible o un cargo diferido, a través de su vida útil o de servicios, cargada a los resultados del ejercicio. Cargo.-registrar una cantidad en el debe de la cuenta. Conciliación.- documento que se prepara para informar el porque de las discrepancias de dos o mas elementos. control interno.- conjunto de normas y procedimientos cuya finalidad es proteger los activos de la empresa; también pretende la exactitud, oportunidad y certeza de la información financiera producida, la promoción de la eficiencia en la operación y la adhesión de los recursos humanos a las políticas prescritas por la dirección. Compras.-adquisiciones de mercancías efectuadas durante el ejercicio, de contado o a crédito. Cuenta.- registro donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y las disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad.

171

Depreciación.- recuperación del costo de adquisición de un activo fijo tangible, a través de su vida útil de uso o servicio, y considerando un valor de desecho. Devoluciones sobre compra.- precio de costo de las mercancías que la empresa regresa físicamente a sus proveedores por no estar de acuerdo con el color, precio, talla, estilo, modelo, etcétera. Devoluciones sobre ventas.- importe de las mercancías que los clientes regresan físicamente a la empresa por no estar de acuerdo en el precio, color, talla, estilo, modelo, etcétera. Dinero.- denominador común de toda la actividad económica, debido a que ningún otro instrumento es tan sencillo, aceptable y universal. Entidad.- lo que tiene ser, es decir, aquello que existe. Estado de cambios en la situación financiera.-estado financiero que permite analizar la manera en que la empresa obtiene recursos y forma de aplicarlos. Estado de cambios en las cuentas del capital.- estado financiero que permite juzgar la evolución o el comportamiento de la inversión de los propietarios. Estado de resultados.- estado financiero que permite juzgar los resultados de operación de una empresa en un periodo, a través de la utilidad o pérdida neta del ejercicio. Gasto.- decremento bruto de activos o incremento de pasivos experimentado por una entidad, con efecto en su utilidad neta, durante un periodo contable, como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales y que tienen por consecuencia la generación de ingresos. Ingreso.- incremento bruto de activos o disminución de pasivo experimentado por una entidad, con efecto en su utilidad neta, durante un periodo contable como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales. Pasivo circulante.- esta integrado por aquellas deudas y obligaciones a cargo de una entidad económica, cuyo vencimiento tiene plazo de un año o del ciclo financiero a corto plazo. Rebajas sobre compra.- bonificaciones que sobre el precio de costo nos conceden los proveedores, con la finalidad de evitarse una devolución física, o por efectuar compras en volumen. 172

Rebajas sobre ventas.- bonificaciones sobre el precio de venta se conceden a clientes, con la finalidad de evitar una devolución física, o porque los clientes realizan compras en volumen. Saldo.-diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Ventas.-total de mercancías vendidas a los clientes, ya sea de contado o a crédito, registradas a precio de venta.

173

CONCLUSIONES

174

El contenido de esta

monografía, incluyo los

aspectos

contables,

administrativos y legales, englobados y enfocados todos hacia la comprensión sencilla y esencial, del manual de organización contable. En este tipo de empresas de fabricación de licores, tiene como principal objetivo:

•

Satisfacer la demanda local.

•

Incrementar ventas.

•

Generar un margen de utilidad, sin perder la calidad del producto.

•

Promover el producto en el mercado local.

•

Comercializar el producto a un precio razonable para incrementar las ventas.

•

Supervisar el cuidado del producto que este en condiciones adecuadas de su consumo. (No olvidar que el producto no tiene conservadores)

•

Controlar las operaciones de todo lo que conlleva el registro y transacciones contables.

•

Tiene como función social de toda organización la generación de empleos, el desarrollo regional y la trascendencia social que a futuro debe tener.

Este tipo de empresas existen en esta región, tienen algunas limitaciones.

•

Falta de apoyo a este tipo de empresas para la obtención de financiamientos públicos y privados.

•

Promoción continúa en ferias donde se expongan los productos típicos.

175

•

Programas de formación integral del empresario, capacitándolo en el aspecto económico.

•

Simplificación de trámites para la creación de negocios.

•

Modernización del negocio.

La información del manual de organización contable, sirve de ayuda para la realización y entendimiento de los diferentes pasos y procedimientos del mismo, mediante el cual sirve de apoyo para la solución de posibles problemas que surjan durante el transcurso de la actividad. Su principal objetivo del manual de organización contable es:

•

Proporcionar al usuario una herramienta para el concreto registro contable de las operaciones, convirtiendo la contabilidad en un mecanismo que proporcione información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

•

Unificar los registros e información de los distintos departamentos que conforman la entidad económica.

•

Guiar la comunicación y coordinación de todas las actividades que se realicen dentro de la institución.

•

Producir información ágil, veraz y oportuna para la presentación de sus resultados en las actividades encomendadas en cada uno de los departamentos.

Su importancia es, presentar la estructura orgánica del área de contabilidad, descripción del sistema contable, operaciones internas, manejo de registros,

176

control de la elaboración de la información. Éste servirá como fuente básica de referencia y ayudará a capacitar a los nuevos miembros. Con la elaboración del presente trabajo se pretende que las empresas fabricante de licores, lleve a cabo estas estrategias para el mejoramiento del negocio, así crear fuente de empleos. Finalmente espero que el presente trabajo sirva de ayuda, guía, para la realización del manual de organización contable, no solo a las empresas fabricantes de licores, si no también a toda persona que se encuentre interesado sobre el tema.

177

FUENTES DE INFORMACIÓN

•

Impuesto sobre Nóminas.

•

Ley del Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios

•

Ley del Impuesto Empresarial a Tasa Única

•

Ley del Impuesto Sobre la Renta

•

Ley del Impuesto al Valor Agregado

•

Ley de Seguro Social

•

Normas de Información Financiera

•

Normas y Procedimientos de auditoría y Normas para atestiguar 29a edición 2008

•

Elizondo López Arturo, El Proceso Contable, ECAFSA, México, 1993.

•

Guajardo Cantú Gerardo, Contabilidad Financiera, Mc Graw Hill, México, 1995.

•

Gómez Ceja Guillermo, “Planeación y Organización de empresas”, Mc Graw Hill, México, 1994.

•

Rodríguez Valencia Joaquín, “Como elaborar y Usar los Manuales Administrativos, ediciones contables y administrativas, S.A. de C.V. México, D.F. 1993.

178

•

Romero Javier,

“Principios de Contabilidad”, Mc Graw Hill, México,

2002.

•

Santillana González Juan Ramón, Como Hacer y Rehacer una Contabilidad, Ediciones contables y administrativas, México, D.F. 1988.

•

Argüelles Muñoz Maria de la Paz. Organización contable de una empresa hotelera, Xalapa, 1986.

•

Guerrero Heredia Carlos. Manual de Organización Contable para una Empresa Farmacéutica, Xalapa, 2004.

•

Hernández Villanueva Norma Angélica. Manual de Contabilidad para una Empresa Automotriz, Xalapa, 2007.

179

ÍNDICE DE FIGURAS Pág. Figura 1.1 Macro localización de la empresa……………………………………..19 Figura 1.2 Micro localización de la empresa…………….………………………..20

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