MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso Gestión del Talento Humano Procedimiento: Solicitud de Permisos Laborales Código: SO-GTH-PCSPL-08 Versión: 01 Página: 1 de 8

Fecha: 30/11/2012

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1. OBJETIVO Establecer los mecanismos para otorgar permisos justificados al personal de la unidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud por parte del funcionario interesado y finaliza con la legalización y el archivo en el respectivo expediente laboral.

3. INSUMOS • Formato Solicitud de Permiso o Ausencia de Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM-01(IS) • Justificación respectiva (IP) 4. PRODUCTOS • Permiso Autorizado • Evidencia de la recuperación del tiempo en caso de que el permiso sea con fines académicos (docencia/estudio).

5. NORMATIVIDAD Ver normograma

6. DEFINICIONES Absentismo Laboral: La ausencia de una persona de su puesto de trabajo en las horas que le corresponden trabajar de acuerdo a la legislación laboral. Permiso laboral: Son las autorizaciones para faltar al trabajo, por un tiempo máximo de tres (3) días, para atender situaciones excepcionales, con derecho a remuneración. Ausentismo Laboral: la no asistencia al trabajo por parte de un empleado que se pensaba que iba a asistir.

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Compensatorio: Reconocimiento en tiempo que recibe un servidor público a cambio del trabajo adicional realizado fuera de su jornada laboral. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Subdirector(a) Administrativo(a) • Formaliza los permisos solicitados por los funcionarios • Verifica el cumplimiento en la recuperación del tiempo en caso de que el permiso haya sido otorgado con fines académicos (docencia/estudio) • Autoriza permisos de más de tres días, comisiones y licencias. • Concede permisos a subdirectores y jefes de oficina Director, Subdirectores y Jefes de Oficina • Autoriza los permisos solicitados y concede permisos remunerados hasta por tres (3) días con la debida justificación. • Garantizar la recuperación del tiempo concedido al funcionario en caso de que este sea con fines académicos (docencia/estudio). Funcionarios: • Solicitar el permiso con la debida anticipación al jefe inmediato, mediante la utilización del formato – Solicitud de Permiso o Ausencia de Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM01 • Cumplir con la recuperación del tiempo según lo pactado con el jefe inmediato en caso de que el permiso haya sido otorgado con fines académicos (docencia/estudio). • Remitir el formato a la Subdirección Administrativa - área de talento humano, para el respectivo seguimiento y archivo en el expediente laboral. Secretario Ejecutivo: • Archivar el respectivo formato en el expediente laboral.

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8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN • La Subdirección Administrativa es la responsable de hacer cumplir las normas que aseguren el control de asistencia, puntualidad y permanencia del personal en la entidad en la jornada laboral. • El horario de trabajo es de lunes a viernes de ocho (8) horas diarias en jornada única continua de 8:00 am. A 5:30 pm., con una (1) hora de almuerzo, la cual se deberá coordinar entre los funcionarios de cada dependencia en turnos de 12 m a 1:00 p.m. y de 1:00 pm. A 2:00 pm, de tal manera que las dependencias no permanezcan solas y se garantice la prestación efectiva del servicio. • En caso de que el Director General de la entidad, especifique un horario de trabajo diferente el empleado deberá acoger dicho horario. • Los empleados no pueden abandonar sus labores antes de haber terminado la jornada diaria, a menos que tengan la autorización de su jefe inmediato mediante el diligenciamiento del formato Solicitud de Permiso o Ausencia de Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM-01, el cual para todos los eventos sin excepción, deberá ser remitido a la Subdirección Administrativa – Área de Talento Humano. • En caso de comprobarse que el empleado ha abandonado su puesto de trabajo, por razones personales sin la autorización de su jefe inmediato, se le efectuara el respectivo llamado de atención al jefe de la dependencia. • Incurrir en forma reiterada en el incumplimiento de la jornada laboral establecida acarreara la apertura de una investigación disciplinaria de acuerdo a lo establecido en el Código Único Disciplinario para los servidores públicos • El total de horas de permisos personales se deberá compensar con horas de trabajo, previamente acordadas con el jefe inmediato.

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9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No.

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Actividad

Solicitar Permiso

Descripción de la actividad Presenta formato de solicitud de permiso con dos (2) días de anticipación, previo diligenciamiento del formato Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM-01

Analiza el formato Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos GTHPCSPL-FM-01con el jefe inmediato quien la evalúa y firma en señal de visto bueno; Aprobar la solicitud en caso de que el permiso otorgado sea con fines educativos (docencia/estudio) se debe acordar la forma de reponer el tiempo. Una vez aprobado por el jefe inmediato el funcionario entregará a la Subdirección Informar el Administrativa –Talento Humano, para su Ausentismo conocimiento y control en la reposición del tiempo, así como el control del ausentismo laboral. Informar Incumplimiento

Área Responsable

Todas las dependencias

Todas las Dependencias

Todas las Dependencias

Cargo responsable

Registros

Funcionarios

Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos GTHPCSPL-FM-01

Punto de Control

Solicitud De Permiso o Director, Verificar Vo Ausencia De subdirector y Bo Jefe Servidores Jefes de Oficina Inmediato Públicos GTHPCSPL-FM-01

Funcionarios

Subdirección En caso reiterado de incumplimiento de lo Administrativa y pactado en la reposición del tiempo, Subdirector(a) Comunicación Financierainforma por medio de Comunicación Oficial Administrativo(a) Oficial Interna Talento interna al jefe inmediato. Humano

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No.

Actividad

Descripción de la actividad

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Área Responsable

Cargo responsable

Registros

Punto de Control

Si ir al paso 5 No ir al paso 6

5

6

Solicitar proceso disciplinario

. Subdirección Solicita a la subdirección de asuntos Administrativa y legales mediante comunicación oficial Subdirector(a) Comunicación Financierainterna la apertura de investigación Administrativo(a) oficial interna Talento disciplinaria Humano

Archivar documentos

Una vez efectuado el seguimiento al Subdirección cumplimiento de la reposición del tiempo o Administrativa y la investigación disciplinaria se archivaran Financieralos documentos en el respectivo Talento expediente laboral del funcionario Humano

Técnico Operativo

Expediente Laboral

Verificar Archivo en el Expediente Laboral

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9. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Todas las Dependencias

Todas las Depedencias

Funcionarios

Director, subdirector y Jefes de Oficina

Inicio

4

2

1

Subdirección Administrativa y Financiera Talento Humano Subdirector(a) Administrativo(a)

Subdirección Administrativa y Financiera Profesional Universitario

6

Aprobar la solicitud

Informar Incumplimiento

Archivar Documentos

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Comunicación Oficial Interna

Expediente Laboral

Solicitar Permiso

Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM01

Fin NO 5

Incumplimient o

3

Informar el Ausentismo

SI 5

Solicitar proceso Disciplinario

Comunicación Oficial Interna

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11. ANEXOS

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