23 de julio del 2004

Núm. 2

VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO Y CAPACITACIÓN PROFESIONAL

Comisión de Auditoría

“P a p e l e s d e T r a b a j o”

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CONTENIDO

C.P.C. Manuel C. Gutiérrez García Presidente C.P.C. José Besil Bardawil Vicepresidente de Desarrollo y Capacitación Profesional C.P. Juan Francisco Fernández Andrea Director Ejecutivo Comisión de Auditoría C.P.C. Ramón Martínez Liñán Presidente C.P.C. Juan Anaya Pérez Vicepresidente C.P.C. José Antonio Snell Torres Secretario Integrantes: C.P.C. Antonio Bojorgues García C.P.C. Miguel Ángel Brizuela González C.P.C. Francisco Daniel Cortés C.P. Alberto E. Hernández Cisneros C.P.C. Gerardo Herrera Hurtado C.P.C. Jorge López Rodrigo C.P. Ángel Osorio Fernández C.P.C. Ignacio Pineda Luna C.P.C. José Arturo Rangel González C.P.C. J. Ignacio Toussaint Purón C.P.C. Graciela Velásquez Lespron C.P.C. Horacio Zúñiga Gómez

CONCEPTO

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OBETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

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NORMATIVIDAD

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CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

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PAPELES DE TRABAJO ELABORADOS POR EL CLIENTE

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INFORMACIÓN QUE DEBEN CONTENER LOS PAPELES DE TRABAJO

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CRUCE DE ÍNDICES

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MARCAS EN LOS PAPELES DE TRABAJO

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REDACCIÓN CLARA Y PRECISA

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IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

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CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

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CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

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CONCEPTO Todo trabajo relacionado con la auditoría debe estar plasmado en papeles de trabajo, de acuerdo a nuestro Boletín 3010 de normas y procedimientos de auditoría, denominado documentación de la auditoría. Existen varias definiciones de los papeles de trabajo, sin embargo, mencionaremos una que dice que es el conjunto de documentos que el auditor debe formular, en los que hará constar el análisis de las cuentas que revisa, los hechos descubiertos al practicar una auditoría y una serie de pruebas escritas que tienen por objeto respaldar el dictamen del auditor, demostrar la calidad y extensión del trabajo ejecutado y cumplir con la norma de evidencia suficiente y competente. OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Asimismo, en el Boletín 3010 de normas y procedimientos de auditoría, nos menciona que el objetivo de la documentación de la auditoría, es ampliar el concepto básico de los papeles en cuanto a su forma, contenido, propiedad, custodia y confidencialidad, ya que en los papeles de trabajo se acumulan diversas particularidades del negocio que se examina, no obstante que el auditor contará con una memoria privilegiada a través de sus papeles de trabajo, ya que pasado el tiempo, no es posible que precise con toda exactitud las características de una operación o de un hecho. NORMATIVIDAD Los papeles de trabajo, que también se denominan cédulas de auditoría, deben mostrar la evidencia suficiente y competente de lo que el auditor ha revisado, y en su conjunto, le sirve de base para apoyar su opinión. Los papeles de trabajo deben ser completos y lo suficientemente detallados, ya que si cumple con estas dos características, dichos papeles de trabajo hablaran por si solos, de tal forma que el auditor que los consulte o los revise conserva una conversación tan rica y satisfecha de su contenido; es bonito hablar con los papeles de trabajo, esto sucede cuando los papeles se encuentran completos y lo suficientemente detallados, es triste hablar con papeles de trabajo que se encuentran totalmente mudos por carecer de información. CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Por la diversidad de los papeles de trabajo, es conveniente y se requiere en pensar en una clasificación de los mismos, esto es con la finalidad para que en el momento en que se haga indispensable consultarlos, ya sea antes o después de haber concluido el trabajo, se nos facilite su localización; para esta clasificación no existen criterios uniformes por lo tanto existen diversas maneras de clasificarlos, sin embargo existe una división general llamadas sumarias y analíticas. Una clasificación sencilla para elaborar y localizar los papeles de trabajo, es asignándoles índices, se acostumbra estandarizar los índices con el objeto de facilitar al auditor y a sus asistentes una localización rápida de los mismos, y ahorrar tiempo en el trabajo. Hay auditores que les asignan los siguientes índices: 3

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Utilizan una letra A, B, C... etc., para las cuentas de activo;

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Utilizan doble letra AA, BB, CC,... etc., para las cuentas de pasivo y capital;

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Utilizan números 10, 20, 30... etc., para las cuentas de resultados;

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Utilizan números romanos I, II, III... etc., para los papeles de trabajo del archivo permanente.

PAPELES DE TRABAJO ELABORADOS POR EL CLIENTE Hay papeles de trabajo que deben ser elaborados por el cliente; actualmente, el auditor ha logrado que su cliente le prepare ciertos papeles de trabajo, enunciando de manera no limitativa, los siguientes: „ „ „ „

Relaciones analíticas de unas cuentas; Integraciones mensuales tanto de compras como de ventas; Vaciados de declaraciones mensuales; Vaciados de pagos de nóminas;

Este tipo de información el auditor externo la usará durante su examen. Esta colaboración por parte del cliente, representara para él una reducción de tiempo y por lo tanto, un menor costo por los servicios de auditoría. INFORMACIÓN QUE DEBEN CONTENER LOS PAPELES DE TRABAJO En los papeles de trabajo, generalmente se incluye por mencionar algunos, la siguiente información: • • • • • • • • •

Extractos o copias de asambleas de accionistas; Información de la estructura organizacional; Evidencia de la planeación; Programa de trabajo; Evidencia del estudio y evaluación del control interno; Análisis de operaciones; Naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos; Evidencia de la supervisión; Declaraciones recibidas del cliente.

CRUCE DE ÍNDICES Dentro de los papeles de trabajo también tendremos que mencionar los famosos cruces de índices, que no es más que cruzar cifras y datos que aparezcan simultáneamente en dos o más cédulas (sumarias V.S. analíticas), cualquier operación realizada por una empresa, afecta simultáneamente a dos renglones de sus estados financieros, por lo que es frecuente que una cifra anotada en una cédula aparezca en otra que tenga relación con una que a su vez conste en otra cédula.. 4

MARCAS EN LOS PAPELES DE TRABAJO En los papeles de trabajo se acostumbra poner marcas con el propósito de ahorrar tiempo, estas marcas pueden ser estandarizadas de representación simbólica, de tal forma que su significado representen en hecho, un procedimiento o una técnica, de esta forma se suple la descripción de una partida examinada, es recomendable que al principio del expediente de los papeles de trabajo se definan los símbolos que serán utilizados así como su significado, es muy común que las marcas se anoten con determinado color a través de lápiz o plumón. REDACCIÓN CLARA Y PRECISA En los papeles de trabajo debe usarse redacción clara y precisa, hay personas que dicen que mientras mejor se conoce una operación, situación, etc., menos palabras será necesario usar para anotarlas en las cédulas, por lo tanto quien formule el papel de trabajo, debe hacerlo con el menor número de palabras posibles y sin esfuerzo. Es importante que en los papeles de trabajo exista letra legible, ya que si las cifras, conceptos y conclusiones, etc., son ilegibles, da lugar a que se lea una cosa diferente a la anotada. IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son de suma importancia para el auditor ya que de ellos obtendrá toda la información que requiere para proceder a lo siguiente: • • • • • •

Elaborar el dictamen; Elaborar la carta de observaciones; Sirven de fuente de información posterior a las autoridades fiscales; Comprobar que el auditor realizó un trabajo de calidad profesional; Demostrar que cumplió con toda la normatividad establecida; Sirven de guía para la realización de futuros trabajos, etc.

CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO Toda la información que contienen los papeles de trabajo son datos de los estados financieros de la compañía examinada, por tal motivo dicha información debe considerarse de carácter confidencial. CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben conservarse siempre bajo el control directo del auditor, es obvio que los papeles de trabajo realizados, son el único lugar donde constan los resultados obtenidos y donde se obtienen los datos para formular el dictamen o informe según corresponda, por lo que las medidas que se tomen para garantizar su conservación física, nunca estarán de más. Como nos menciona el Boletín 3010 de normas y procedimientos de auditoría en su párrafo 30, los papeles de trabajo son propiedad del auditor, y a petición expresa podrá poner a 5

disposición de su cliente parte o extractos de los mismos sin que éstos constituyan un sustituto de los registros contables. También menciona que el auditor deberá aplicar los procedimientos necesarios para asegurar la custodia y confidencialidad de sus papeles de trabajo, y deberá conservarlos por el tiempo que sea necesario con el objeto de satisfacer las necesidades de su práctica y cualquier requerimiento legal o profesional.

COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE MÉXICO. Presidente: CPC Manuel C. Gutiérrez García. El Material aquí reproducido es propiedad del CCPM, queda estrictamente prohibida su reproducción total o parcial sin previa autorización por escrito.

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