GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS GESTION DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-G-001
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Tabla de Contenido
1.
OBJETIVO .................................................................................................................. 2
2.
GLOSARIO ................................................................................................................. 2
3.
DESARROLLO ............................................................................................................. 3
3.1 3.2 3.2.a 3.2.b 3.2.c 3.3 3.4 3.5 3.5.a 3.5.b 3.6.
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS ................................................................................ 4 GESTIÓN DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS........................................... 4 Gestión Administrativa o de Supervisión del Contrato ......................................................... 4 Gestión Técnica o Interventoría del Contrato ..................................................................... 4 Disposiciones comunes a la Gestión de Contratos ............................................................... 5 GESTIÓN CONJUNTA ................................................................................................... 6 GESTIÓN ÚNICA ......................................................................................................... 6 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR Y GESTOR ............................................................... 7 Designación del Administrador del Contrato ...................................................................... 7 Designación de Gestorías .............................................................................................. 8 DOCUMENTOS QUE DEBEN REMITIRSE A LOS ADMINISTRADORES Y GESTORES DE CONTRATOS PARA EL EJERCICIO DE SU ROL .................................................................................... 11 3.7. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA GESTIÓN DE CONTRATOS ........................................ 11 3.7.a.Funciones del Administrador del Contrato ....................................................................... 11 3.7.b. Funciones de Gestión Administrativa o de Supervisión..................................................... 13 3.8. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES HSE y RSE ................................................................ 17 3.9. ATENCIÓN PQR’S RELACIONADAS CON CONTRATOS EJECUTADOS O EN EJECUCIÓN .............. 17 ANEXO 1 MATRIZ DE COMPLEJIDAD DE CONTRATOS
1. ANEXO 2 ASEGURAMIENTO DE LA PREVENCIÓN, ATENCIÓN Y CIERRE DE EVENTOS DE ANORMALIDAD LABORAL QUE AFECTEN A ECOPETROL S.A.
Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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OBJETIVO
Establecer las reglas para el aseguramiento de la correcta ejecución de los Contratos y Convenios celebrados por ECOPETROL, en su condición de Contratante1, por parte de quienes ejerzan el rol de Administrador y Gestor.
2.
GLOSARIO
Administrador del Contrato: Funcionario de ECOPETROL responsable del aseguramiento y control del correcto cumplimiento de las obligaciones a cargo de la Empresa y del Contratista. Con el apoyo de las Gestorías, deberá gestionar integralmente los riesgos que se presenten durante la ejecución del Contrato buscando la satisfacción de las necesidades e intereses de la Empresa. Coordinación Funcional: Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa que corresponde a quienes ejerzan las actividades de Gestión Técnica y Administrativa, para los efectos de la presente Guía, se entenderá la coordinación que ejerce el Administrador respecto de los gestores frente a las problemáticas surgidas con el Contrato y en la coordinación general del trabajo de las gestorías en relación con el seguimiento a la ejecución de un contrato. La coordinación funcional que aquí se menciona no implica, ni equivale a la “subordinación laboral” de que trata la legislación laboral colombiana. DEA: Dirección Estratégica de Abastecimiento. DHS: Dirección de Higiene y Seguridad Física. DSC: Dirección Centro de Servicios Compartidos. ECOPETROL S.A.: En el presente documento podrá denominarse también como ECOPETROL o Empresa. Gestión Administrativa o de Supervisión del Contrato: Aseguramiento y control de las obligaciones de tipo administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico de un Contrato, cuando no se requieren conocimientos especializados. Esta gestoría podrá ser realizada directamente por ECOPETROL quien podrá soportarse en los contratos de prestación de servicios de Gestoría Administrativa o de Supervisión del Contrato. Gestión Conjunta: Cuando la Gestión Administrativa y Técnica del Contrato confluyan en una misma persona, de conformidad con lo señalado en la presente Guía. Gestión de Riesgos: Ciclo mediante el cual se realiza la planeación, identificación, evaluación, tratamiento y monitoreo de aquellos eventos de ocurrencia incierta que de materializarse generarían un impacto, positivo o negativo, en el logro o cumplimiento de los objetivos de los procesos o proyectos. Gestión Técnica o Interventoría del Contrato: Aseguramiento del cumplimiento de las obligaciones de naturaleza técnica del Contrato para las que se requiere un conocimiento técnico especializado, o 1
Aplica también a los contratos que celebre Ecopetrol S.A. en su condición de contratista cuando le fuere otorgado un Mandato con Representación, siempre y cuando el contrato lo contemple y le permita aplicarlo.
Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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cuando la complejidad o extensión del mismo lo justifiquen. La Gestión Técnica es realizada por el Gestor Técnico o Interventor. Gestión Única: Cuando el Administrador realice por sí mismo todas las actividades que conlleve la Gestión de un Contrato, incluidas la Gestión Técnica y Administrativa. Kick Off Meeting: Reunión liderada por el Administrador del Contrato, como condición necesaria para el inicio formal de la etapa de ejecución de un proyecto o Contrato, cuando aplique. ODS: Orden de Servicio. PQR’s: Peticiones, Quejas y Reclamos. UCN: Unidad de Servicios Compartidos de Compras y Contratación.
3.
DESARROLLO
El rol de Administrador y Gestor de Contratos implica el seguimiento, la verificación y el aseguramiento del cumplimiento de las obligaciones que adquieren tanto ECOPETROL como los contratistas durante la ejecución del Contrato y la administración de los riesgos de esta etapa como la ejecución de los controles definidos para su mitigación, por lo que, de la rigurosidad y efectividad de dicha Gestión depende el éxito o fracaso de la fase de ejecución contractual. En la lectura e implementación de la presente Guía, deberá tenerse en cuenta que las funciones a cargo de los mencionados roles, se expresan de manera general, con carácter enunciativo y no taxativo. En consecuencia, corresponde al Administrador y al Gestor actuar con la máxima diligencia en el ejercicio de sus funciones, de manera proactiva y no reactiva, dentro del marco y la legislación que resulte aplicable al Contrato y la normativa interna de ECOPETROL. Conforme a lo anterior, todas las actuaciones del Administrador y del Gestor, se deberán encaminar a asegurar la ejecución exitosa del contrato y la real satisfacción de las necesidades que motivaron su celebración; por lo cual, si se presentare incumplimiento de obligaciones (no realización o realización defectuosa, inoportuna, incompleta, etc., de las actividades a cargo), imputable al Contratista, y se afectare la normal ejecución del Contrato, será necesario dar aplicación inmediata a los instrumentos de disuasión y/o sancionatorios previstos en el mismo (requerimientos, no conformidades, apremios, descuentos, terminaciones anticipadas, afectación a la evaluación de desempeño, entre otros), considerando para graduar su imposición la gravedad y magnitud del incumplimiento, su causa, su reiteración, etc. El incumplimiento de las obligaciones y deberes a cargo de quienes ejecuten las actividades consistentes en la Administración y Gestión de Contratos, tales como la falta de aplicación o la aplicación extemporánea, tardía, de los instrumentos sancionatorios establecidos en el Contrato, entre otras; podrá dar lugar al inicio de investigaciones con efectos civiles, disciplinarios, fiscales y/o penales en su contra. Las obligaciones, deberes y responsabilidades del Administrador y Gestor del Contrato, surgen a partir del momento del recibo de la comunicación de su designación como tales y no terminarán con la liquidación del mismo; toda vez que con posterioridad a dicha liquidación, quienes ejerzan los roles de Administración y Gestoría deberán velar por la debida ejecución de las garantías (si las hubiere y fuere Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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necesario ejecutarlas) y/o cualquier otra actividad posterior relacionada con el Contrato que fue objeto de seguimiento. 3.1
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
Durante la fase de ejecución del contrato, el Administrador es el principal responsable por asegurar su debido seguimiento; para lo cual, cuenta con un equipo de apoyo conformado por las Gestorías. El Administrador deberá obrar de manera diligente en el despliegue de todas las actuaciones que sean necesarias para asegurar la correcta ejecución del Contrato en los plazos y condiciones acordados por las partes, incluyendo aquellas tendientes a evitar la materialización de los riesgos que dificulten o imposibiliten su ejecución; previniendo y dando solución de fondo a los conflictos que puedan surgir entre las partes y evitando, de esta manera, la ocurrencia de situaciones que se materialicen en reclamaciones, quejas, demandas, etc. El Administrador es el líder del relacionamiento de ECOPETROL con el Contratista y con los terceros relacionados con la ejecución del Contrato, por lo que será el responsable de atender, suscribir y ofrecer respuestas debidamente sustentadas, con ocasión de la presentación de peticiones, quejas o reclamos relacionados con el Contrato a su cargo. De acuerdo con la normativa de ECOPETROL, el Administrador no está autorizado para realizar modificaciones al Contrato2. Las modificaciones al Contrato deberán seguir el procedimiento establecido en el Manual de Delegaciones de Autoridad o documento que haga sus veces, y en el Manual de Contratación de ECOPETROL o documento que haga sus veces. El Administrador deberá exigir al Gestor todos los informes y justificaciones que fueren necesarios para garantizar el cumplimiento de las funciones asignadas a su rol. 3.2 3.2.a
GESTIÓN DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS Gestión Administrativa o de Supervisión del Contrato
De manera general, se realiza a través del Gestor de Supervisión o Gestor Administrativo, quien en representación de ECOPETROL, deberán obrar con la debida diligencia en el aseguramiento y control al cumplimiento de las obligaciones contractuales de tipo administrativo, desde el momento en que fuere designado como Gestor. Estas funciones serán asumidas por funcionarios de ECOPETROL en el caso de las Gestorías Únicas, en donde corresponde a los Administradores la verificación de los aspectos administrativos, técnicos, financieros, contables y jurídicos del contrato, desde su alistamiento hasta el cierre del mismo. 3.2.b Gestión Técnica o Interventoría del Contrato Se realiza a través del Gestor Técnico o Interventor del Contrato.
2
Las modificaciones sólo podrán ser realizadas por el Funcionario Autorizado del Contrato, único funcionario de ECOPETROL que ostenta la condición de representante legal de la empresa para su Contrato. Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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La contratación de Gestoría Técnica o Interventoría se debe adelantar mediante contratos de consultoría; está prohibida la contratación de cualquier apoyo a los Gestores Técnicos contratados o a los Interventores contratados. Cuando la Gestión Técnica corresponda a funcionarios de ECOPETROL y dichos funcionarios requieran la contratación de personal de soporte, éstos últimos no deben contratarse como gestores (ni administrativos, supervisores, técnicos o interventores); dicha contratación estará sujeta a las normas que le resulten aplicable. 3.2.c
Disposiciones comunes a la Gestión de Contratos
Las obligaciones, deberes y responsabilidades de los gestores, surgen a partir del momento del recibo de la comunicación de su designación por parte del Funcionario Autorizado y no terminarán con la liquidación del Contrato. Cuando los servicios de Gestión fueren contratados, el personal que haga parte de sus equipos de trabajo, deberá obrar con el máximo deber de diligencia en el cumplimiento de sus funciones, teniendo en cuenta que se asimilan a los servidores públicos en el ejercicio de su rol. Al respecto, cobran especial importancia, las estipulaciones contenidas en el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), cuyo incumplimiento se considerará falta disciplinaria gravísima y de las cuales, se destacan las siguientes: i. ii. iii.
Mantener informado al Administrador del Contrato y/o Funcionario Autorizado, sobre hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción; situaciones que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del Contrato; incumplimientos contractuales. Exigir la calidad de los bienes y servicios contratados. Abstenerse de certificar como recibidos a satisfacción trabajos, servicios o bienes que no han sido ejecutados o recibidos a cabalidad.
La responsabilidad disciplinaria de las personas jurídicas se exigirá también al representante legal y a los miembros de la Junta Directiva, y el incumplimiento de sus funciones, podrá generarles inhabilidad para contratar con el Estado por el término de cinco (5) años. Si el Gestor no informare oportunamente al Administrador sobre el incumplimiento, o no tomare las medidas o acciones necesarias y oportunas para mitigar dicho incumplimiento, se considerará solidariamente responsable con el Contratista por los perjuicios que se ocasionaren a ECOPETROL. El Gestor deberá proponer de manera justificada al Administrador, aquellos mecanismos que en su concepto, coadyuven para una correcta ejecución del Contrato3. Las Gestorías serán responsables por obrar con la debida diligencia y oportunidad en la proyección de las comunicaciones o respuestas que deba suscribir el Administrador, garantizando que la información que se ofrezca sea fiel reflejo de la realidad del Contrato.
Teniendo en cuenta el objeto del Contrato, la normativa interna de ECOPETROL y la Ley aplicable al mismo. 3
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Cualquier discrepancia que existiere entre el Gestor Técnico y/o el Administrativo del Contrato, en relación con una actuación que deba tomarse frente al Contratista, deberá ser expuesta de manera justificada al Administrador, este último quien tomará la determinación final. Las funciones asignadas a los roles de Administrador, Gestoría Técnica y Gestoría Administrativa contenidas en la presente Guía son enunciativas y no taxativas, por lo cual, deberán dar cumplimiento a todas las actividades que correspondan a su rol y que se indiquen en los documentos normativos y de gestión de Ecopetrol que apliquen al contrato objeto de seguimiento. 3.3
GESTIÓN CONJUNTA
Cuando la Gestión Técnica y Administrativa del Contrato confluyan en una misma persona, por presentarse las siguientes situaciones: i. Cuando el aseguramiento y control al cumplimiento de los aspectos técnicos del Contrato no requieran de un conocimiento técnico especializado, y por lo tanto, puedan ser asegurados por parte de quien realice las funciones de Gestión de Supervisión o Administrativa. ii. En Contratos de Alta Complejidad Técnica, cuando por solicitud de un área de negocio, el Comité Estratégico de Abastecimiento autorice la Gestión mediante Gestorías Conjuntas, la solicitud que se eleve al Comité, deberá contener en todos los casos: a. b. c.
d.
Justificación de la conveniencia de tener una gestoría conjunta, evidenciando los hechos que pretenden solucionarse y que motivan la solicitud. Justificación y proyección de los ahorros que implica tener una gestoría Conjunta Vs. Gestorías separadas. Presentación del análisis y justificación de la mitigación de los riesgos que pudieran generarse con ocasión del impacto que la decisión de utilizar gestoría conjunta tuviere sobre los Contratos de Gestoría Administrativa contratados por la Dirección Centro de Servicios Compartidos y que se encontraren vigentes. El representante de la Coordinación de Gestorías Administrativas deberá coadyuvar en la presentación de este punto frente al Comité. Las demás justificaciones que resulten pertinentes, según sea el caso.
En los casos en que el Comité autorice la contratación de Gestorías Conjuntas, la administración de estos Contratos estará a cargo del área solicitante, y su Gestoría Administrativa a cargo de la Coordinación de Gestorías Administrativas de la Dirección Centro de Servicios Compartidos, bajo el esquema de Gestión que se tenga. En ningún caso los recursos o personas vinculadas a la ejecución de estos Contratos, podrán ser destinados o asignados a fines distintos a la Gestión, o para suplir necesidades de personal de un área. 3.4
GESTIÓN ÚNICA
Contratos de baja complejidad administrativa y técnica, en donde no se requiere un esquema plural de Gestión: i. Contratos con Delegación de Propósito Específico, de baja complejidad de Interventoría y Supervisión, de acuerdo con la Matriz de Complejidad de Contratos expedida por la DEA (Anexo 1). Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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ii. Contratos de baja complejidad técnica y administrativa, de acuerdo con la Matriz de Complejidad de Contratos expedida por la DEA; entre ellos, las suscripciones, licenciamientos y membresías, alquiler de salones y logística para eventos, servicio de traducciones, etc. iii. Contratos de cuantía inferior a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 S.M.L.M.V.). En ningún caso se podrá contratar la Gestión Técnica o hacer uso de las Gestorías Administrativas contratadas por parte de la Dirección Centro de Servicios Compartidos para los anteriores Contratos, salvo que medie la autorización que conste en Acta del Comité Estratégico de Abastecimiento. Ante este Comité, deberá justificarse la razón por la cual se requiere incurrir en los costos que implica la contratación y/o utilización de los servicios de un tercero. El aseguramiento y control de los Contratos de Gestión Única, estará encaminado a verificar los siguientes aspectos, sin limitarse a ellos: -
3.5
Aseguramiento del cumplimiento, en calidad y oportunidad, de las obligaciones a cargo de ECOPETROL y del Contratista. La entrega del bien o servicio en las condiciones pactadas. El cumplimiento de la normativa legal e interna que aplique al objeto del Contrato. La acusación y pago al Contratista por el bien o servicio prestado. La oportuna evaluación de desempeño. Las demás propias de la Administración y Gestoría que le resulten aplicables de acuerdo con el objeto y naturaleza del contrato y las obligaciones adquiridas en el mismo por las partes. En materia de servicios públicos, la Gestión se refiere al aseguramiento del pago oportuno, de acuerdo a las fechas estipuladas por la entidad prestadora del servicio (acueducto, energía, celulares, teléfono, televisión y aseo), haciendo un seguimiento continuo al consumo e informando sobre las variaciones importantes de los mismos. DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR Y GESTOR
3.5.a
Designación del Administrador del Contrato
Los funcionarios que se designen como Administradores, deberán ostentar como mínimo el nivel de Profesional II, y contar con la experiencia para el ejercicio de la actividad correspondiente (verificada por quien lo postula). En todos los casos, el Administrador del Contrato será postulado por el Funcionario Solicitante y será designado por el Funcionario Autorizado. Para su postulación se deberán tener en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos: i.
Objeto del Contrato: La Administración debe versar sobre Contratos con objetos similares entre sí.
ii.
Conocimiento sobre el objeto del Contrato: Debe tener conocimiento sobre el objeto del Contrato a administrar, con el fin de garantizar un debido seguimiento a su ejecución.
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iii.
Dispersión geográfica: El Administrador debe estar en capacidad y posibilidad real de hacer presencia sistemática en el lugar en el cual se esté(n) ejecutando el (los) Contrato(s).
iv.
Cantidad de Personal Contratado: Deberá tenerse en cuenta el número de personas vinculadas al Contrato, bajo la premisa de que a mayor número de personas, mayor será la exigencia para el Administrador.
v.
Complejidad del Contrato.
vi.
Plazo y Valor del Contrato.
vii.
Impacto Social.
viii.
Carga laboral del funcionario postulado.
No podrá existir más de un Administrador por Contrato, excepto en aquellos que fueren contratados a nivel nacional y ejecutados en más de una regional por parte del mismo contratista, caso en el cual, se podrá designar un administrador por cada regional. Estos Administradores regionales deberán actuar de manera coordinada y mantener reuniones sistemáticas sobre el avance de la ejecución en cada una de sus regionales, en aras de garantizar la unidad de acción y criterio en el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones del Contratista. Estos administradores serán solidariamente responsables entre sí por el aseguramiento y control de las obligaciones contractuales, así como por la aplicación de las sanciones al contratista, frente a las cuales deberán obrar de consuno. En caso de ausencia temporal o definitiva del Administrador, será responsabilidad del Funcionario Solicitante realizar una nueva postulación. Salvo hechos imprevistos o extraordinarios que lo imposibiliten para hacerlo, el Administrador saliente de manera temporal o definitiva, deberá comunicar su situación al Funcionario Solicitante con por lo menos diez (10) días hábiles de antelación, a fin de que se realice la inmediata postulación y designación de un nuevo Administrador. Con el fin de que el nuevo Administrador pueda asumir normalmente sus funciones, el Administrador saliente será responsable de entregar un informe completo del estado del Contrato al Administrador que lo remplace (salvo hechos imprevisibles o extraordinarios) y de gestionar los permisos necesarios en SAP. El Administrador entrante responderá por la debida ejecución del Contrato, a partir de la fecha de su designación por el Funcionario Autorizado, independientemente de la actualización de su rol en la herramienta SAP. No obstante, el Administrador saliente deberá realizar la actualización del nuevo Administrador en SAP, pues dicha omisión podrá ser considerada falta disciplinaria por incumplimiento de sus funciones. Únicamente cuando se trate de eventos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito que le impidan al Administrador saliente realizar el procedimiento anterior, la retroalimentación documentada al nuevo Administrador del Contrato, deberá ser realizada por el Coordinador de la Gestoría contratada para el Contrato o el Gestor funcionario de ECOPETROL, según fuere el caso; y el trámite de los permisos necesarios en SAP corresponderán al nuevo Administrador. 3.5.b Designación de Gestorías El Gestor Técnico del Contrato podrá ser un funcionario de ECOPETROL o un tercero contratado, de acuerdo con los análisis realizados por el Funcionario Solicitante. Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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3.5. b.1.a Gestoría Técnica o Interventoría a través de un funcionario de ECOPETROL Cuando el Gestor Técnico o Interventor sea funcionario de ECOPETROL, deberá ser postulado por el Funcionario Solicitante y designado por el Funcionario Autorizado mediante el “Formato Designación Unificada Gestores y Administrador GAB-F-057” o el que haga sus veces, antes o de manera concomitante con la firma del Acta de Inicio del Contrato. Durante la fase de ejecución del Contrato, el Gestor Técnico será postulado por el Funcionario Solicitante y designado por el Funcionario Autorizado. La designación deberá constar por escrito. Quien desempeñe las funciones asignadas al rol de Gestor Técnico, deberá tener conocimientos comprobados sobre la materia objeto del Contrato. Salvo hechos imprevistos o extraordinarios que lo imposibiliten para hacerlo, durante la ejecución del Contrato, el Gestor Técnico saliente deberá comunicar su situación al Administrador con por lo menos diez (10) días hábiles de antelación, con el fin de que se realice la designación de un nuevo Gestor Técnico. El Gestor Técnico saliente será responsable de entregar un informe completo del estado del Contrato a quien lo remplace, con el fin de que el nuevo pueda asumir normalmente sus funciones. El Gestor Técnico entrante responderá por la debida ejecución del Contrato, a partir de la fecha de notificación de su designación por escrito. 3.5. b.1.b Gestoría Técnica o Interventoría Contratada Cuando la Gestoría Técnica o Interventoría fuere contratada, la designación de la empresa Gestora deberá ser realizada por el Funcionario Autorizado del Contrato objeto de Gestión mediante el “Formato Designación Unificada Gestores y Administrador GAB-F-057”, o el que haga sus veces. La empresa contratada deberá garantizar la continuidad de la prestación del servicio de Gestoría de manera ininterrumpida, así como la idoneidad, capacitación, conocimiento y disponibilidad de su personal vinculado, para lo cual deberá contar con planes de contingencia para el manejo de rotación de personal. Si durante la etapa de ejecución del Contrato fuere necesario modificar al Gestor Técnico contratado (situación que sólo se presentaría si hubiera cambio de compañía Gestora), toda vez que esta gestoría es contratada por cada negocio o área corporativa de la empresa, la postulación deberá ser realizada por el Funcionario Solicitante del Contrato objeto de Gestión, y designada por escrito por el Funcionario Autorizado del mismo. Teniendo en cuenta la autonomía técnica y administrativa de los contratistas, cuando existieren razones objetivas y debidamente sustentadas para solicitar cambios en el personal del equipo de trabajo de las compañías gestoras que pusieren en riesgo la calidad del servicio prestado a Ecopetrol, el Administrador del contrato que se viere afectado deberá plantear dichas razones ante el Administrador del Contrato de Gestoría Técnica o Interventoría, para que a través de él se contáctate al contratista; este último, quien deberá tomar las acciones que considere pertinentes en aras de que no se vea afectada la prestación del servicio, sus indicadores de gestión, o incluso, su Evaluación de Desempeño. 3.5. b.2 Gestoría Administrativa o Supervisión Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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Como regla general, la Gestión Administrativa de los Contratos suscritos por ECOPETROL estará a cargo de la Dirección Centro de Servicios Compartidos, o conforme a la estrategia aprobada por la DEA. La designación o nombramiento, una vez se asigne el Contrato, debe ser realizada por el Funcionario Autorizado del Contrato objeto de administración, mediante el “Formato Designación Unificada Gestores y Administrador GAB-F-057” o que haga sus veces, siguiendo las siguientes reglas: i. Cuando la Gestoría Administrativa de un Contrato deba ser atendida a través de los Contratos de Gestoría Administrativa centralizada a cargo de la Dirección de Centro de Servicios Compartidos, la designación la hará el Funcionario Autorizado del Contrato que será objeto de Gestoría, de acuerdo con el contratista de Gestoría Administrativa que esté operando en la regional de ejecución del contrato que será objeto de gestión, o si se trata de un contrato nacional. En el evento en que finalice(n) el/los contrato(s) de Gestoría Supervisión, que estuvieren gestionando contratos en ejecución, deberá seguirse el procedimiento de empalme señalado en los respectivos contratos, teniendo en cuenta que en ningún momento podrá afectarse el servicio. A través de la Coordinación de Gestorías Administrativas, se deberá coordinar el procedimiento correspondiente. Para la designación y postulación del nuevo contratista que realice la Gestoría Administrativa de los contratos en ejecución, se seguirá el procedimiento señalado en el párrafo anterior. ii.
Cuando excepcionalmente la Gestoría Administrativa del Contrato fuere ejercida a través de Gestoría Conjunta, la postulación corresponderá al Funcionario Solicitante del Contrato que objeto de gestión. Este Contrato pertenecerá al área o Vicepresidencia a la que la DEA le hubiere autorizado la excepción de contratar la Gestión Conjunta.
Teniendo en cuenta la autonomía Técnica y Administrativa de los contratistas, cuando existieren razones objetivas y debidamente sustentadas para solicitar cambios en el personal del equipo de trabajo de las compañías gestoras que pusieren en riesgo la calidad del servicio prestado a ECOPETROL, el Administrador del contrato que se viere afectado deberá plantear dichas razones ante el Administrador del Contrato de Gestoría Administrativa, para que a través de él se contáctate al contratista, este último quien es el que deberá tomar las acciones que considere pertinentes en aras de que no se vea afectada la prestación del servicio, sus indicadores de gestión, o incluso, su Evaluación de Desempeño. Es responsabilidad de la Gestoría Administrativa garantizar que el personal de sus equipos de trabajo sea idóneo para la actividad a gestionar, cuente con un plan de transferencia de conocimiento para atender las situaciones de rotación de personal, no esté incurso en conflictos de interés y que permanentemente esté actualizado en los temas propios de su función. NOTA: Órdenes de Compra. Para el caso de Órdenes de Compra, la designación de los roles de Administrador y Gestor se realizará de igual manera que para los contratos. El Gestor Técnico será responsable de la verificación en sitio del cumplimiento de las especificaciones técnicas de las órdenes de compra, durante el recibo y el montaje (si aplica); y el Gestor Administrativo, será responsable de asegurar el seguimiento al pago y la custodia y preservación de la información de la orden de compra hasta su cierre. Cuando se tratare de compras instantáneas, tales roles podrán recaer en los funcionarios receptores de bienes o servicios.
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El Administrador del Contrato podrá ser el Funcionario Autorizado o el que éste designe, teniendo en cuenta que bajo ninguna circunstancia el Funcionario Autorizado podrá ser Gestor Técnico o Administrativo de una orden de compra. 3.6.
DOCUMENTOS QUE DEBEN REMITIRSE A LOS ADMINISTRADORES Y GESTORES DE CONTRATOS PARA EL EJERCICIO DE SU ROL
Posterior a la asignación del Contrato objeto de Gestión, y como documentos anexos al Formato de Designación de los roles de Administrador y Gestor, será obligación del Funcionario Autorizado remitir los siguientes documentos en medio magnético o vía correo electrónico:
Lista Chequeo Ejecución y Cierre de Contratos. Copia de los documentos del Proceso de Selección (Condiciones Generales y Específicas de la contratación, especificaciones de Interventorías, anexos, adendos, Acta de Audiencia Informativa, aclaraciones, etc.). Copia de la propuesta presentada por el Contratista. Copia del Análisis de Riesgos efectuado durante el trámite de planeación. Copia del Contrato y sus anexos. Soporte de la publicación del Contrato.
Tanto los Administradores como los Gestores deberán hacer una lectura juiciosa de toda la documentación del Contrato, en especial de las Actas de Precisión de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia y las respuestas ofrecidas a los proponentes en la etapa de selección del Contratista. Así mismo, deberán dar cumplimiento a todas las actividades que sean asignadas a sus roles en la normativa interna de ECOPETROL y que apliquen al Contrato. De acuerdo con la iniciativa de “menos papel más vida” la información arriba señalada, preferiblemente, deberá ser compartida a través de herramientas que permitan su fácil consulta de manera digital. 3.7.
ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA GESTIÓN DE CONTRATOS
3.7.a. Funciones del Administrador del Contrato A continuación se enuncian las principales funciones del Administrador del Contrato, sin perjuicio de las demás con que deba cumplir señaladas en los documentos normativos y de gestión que resulten aplicables al Contrato, la Ley, o aquellas que se entiendan pertenecerle dada la naturaleza de su encargo: 1. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones de los Contratos bajo su administración, así como de la correcta aplicación de la normativa interna que haga parte del mismo. 2. Coordinar con las Gestorías el plan de trabajo y las reuniones sistemáticas de seguimiento al cumplimiento de las obligaciones del Contrato, de manera que se asegure una actuación proactiva, preventiva y no reactiva, y la toma de decisiones oportunas durante su ejecución, liquidación o posterior a esta. 3. Suscribir el Acta de Inicio del Contrato, asegurándose del debido cumplimiento de los requisitos técnicos y/o administrativos señalados en el Contrato para tal fin. 4. En aquellos Contratos en donde excepcionalmente se hubiere pactado un anticipo, autorizar a la compañía fiduciaria en la cual se hubiere constituido el respectivo encargo fiduciario, el desembolso Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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de los recursos del fideicomiso al Contratista, previa verificación del cumplimiento de los requisitos previstos en el plan de descuento del anticipo del Contrato. 5. Ejercer, de manera oportuna, los derechos o prerrogativas de ECOPETROL en el Contrato, tales como las cláusulas de descuentos y pago a proveedores y trabajadores del Contratista, observando el procedimiento establecido en el Contrato. 6. Analizar las situaciones de incumplimiento, garantizando el debido proceso al Contratista, y si es el caso, aplicar de manera oportuna las sanciones previstas en el Contrato. 7. Convocar a las áreas de soporte para la resolución oportuna de los problemas asociados a la ejecución del Contrato. 8. Realizar reuniones periódicas con las Gestorías y solicitarles todos los informes que considerare necesarios para asegurar el debido seguimiento a la ejecución del Contrato, exigir de ellos resultados, y hacer presencia sistemática en el sitio de ejecución del Contrato. 9. Analizar, resolver y recomendar de manera oportuna, con el apoyo de la Gestoría que resulte competente, las reclamaciones económicas que presente el contratista, de conformidad con lo señalado en el Manual de Delegaciones de Autoridad o documento que haga sus veces. 10. Brindar informes al Funcionario Solicitante, de manera sistemática, sobre el avance de la ejecución del Contrato, y garantizar que los informes que se le presenten sean claros, completos y concisos, soportados en hechos y datos reales. 11. Asegurar que se realice una adecuada Gestión de riesgos del Contrato y adoptar las acciones para contrarrestar las situaciones que puedan afectar el desarrollo del mismo; teniendo en cuenta que tales acciones deben enmarcarse dentro del objeto del Contrato. 12. Cuando el Administrador identifique la necesidad de realizar modificaciones al Contrato, deberá justificarlas, sustentarlas y presentarlas ante el Funcionario Solicitante, este último, quien en caso de estar de acuerdo, deberá presentar la solicitud formal ante el Funcionario Autorizado, de acuerdo con lo señalado en el Manual de Delegaciones de Autoridad. 13. En su condición de líder del relacionamiento contractual, atender de manera personal las reuniones a las que fuere convocado por parte del Contratista, autoridades administrativas o cualquier tercero, especialmente cuando las mismas hicieren prever el acaecimiento de situaciones de anormalidad que pudieren poner en riesgo la ejecución del Contrato. Las demás reuniones que hagan parte del desarrollo normal del Contrato, serán atendidas de conformidad con lo establecido en los cronogramas o planes de trabajo acordados. 14. Liderar las interrelaciones con los funcionarios que manejan cada uno de los procesos en las distintas áreas corporativas o de negocio de ECOPETROL, asegurando la entrega oportuna de la información de carácter técnico o administrativo que éstos requieran y esté relacionada con el Contrato. 15. Monitorear las variables críticas de los Contratos o convenios a su cargo (accidentalidad, calidad, plazos, causación, alcance, valor y cumplimento, etc.), e informar oportunamente a los funcionarios responsables para el logro de soluciones enfocadas a evitar conflictos. 16. Realizar seguimiento continuo a los costos contractuales para controlar las sobre-ejecuciones. 17. Autorizar la subcontratación, cuando la misma fuere viable de conformidad con lo señalado en el Contrato, garantizando el cumplimiento de las condiciones y requisitos señalados en el Procedimiento de Responsabilidad Social Empresarial en la Contratación y Subcontratación, o el que estuviere vigente. 18. En los términos señalados en el Contrato y/o en la normativa vigente de ECOPETROL, autorizar la suspensión parcial o total del Contrato, mediante la suscripción de Acta de Suspensión correspondiente, informando de este hecho al Funcionario Solicitante y al Funcionario Autorizado. Una vez finalizadas o cesadas las causas que motivaron la suspensión, suscribir la respectiva Acta de Reinicio con acompañamiento de las Gestorías para asegurar la continuidad de la función de control técnico y administrativo. Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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19. Autorizar el reconocimiento y pago de los gastos reembolsables del Contrato, para lo cual deberá solicitar al Gestor Administrativo los soportes que justifiquen su valor. Cuando se trate de gastos de viaje del personal del Contratista, los soportes justificativos deberán ser presentados por el Gestor Técnico del Contrato de acuerdo con lo señalado en el Procedimiento de Viajes de ECOPETROL. 20. Solicitar el apoyo y realizar las consultas necesarias a otras dependencias de la Empresa, cuando las circunstancias del Contrato lo ameriten, en aras de garantizar su normal ejecución. 21. Aprobar periódicamente las Evaluaciones de Desempeño del Contratista en la herramienta que ECOPETROL disponga para ello, y reportar a los contratistas con incumplimientos graves ante el Comité de Contratistas con Inconvenientes de acuerdo con lo que se señale en el Procedimiento de Desempeño aplicable al Contrato. 22. Aprobar las Actas de Liquidación Parcial. 23. Certificar al Contratista la experiencia contractual producto de la ejecución del Contrato. Certificar la subcontratación autorizada, en caso de requerirse. 24. Velar por la Gestión del Sistema de Control Interno COSO en materia contractual, asegurando la operatividad y cumplimiento de los controles establecidos, así como la generación de las evidencias previstas en las matrices de riesgos y controles financieros y no financieros, asociados al cargo. 25. Firmar los formularios de afiliación a Administradoras de Riesgos Laborales de los contratistas cuando estos sean personas naturales. 26. Asegurar el respeto de los derechos humanos (D.D.H.H.) por parte del Contratista en relación con los trabajadores vinculados a la ejecución del Contrato, incluidos trabajadores de subcontratistas, proveedores y habitantes de las localidades en donde se desarrollan los trabajos o se presta el servicio. 27. Ejercer un estricto control financiero y contable sobre la ejecución presupuestal de los Contratos, dando cumplimiento a las obligaciones que por Ley SOX, ECOPETROL debe asegurar en el ejercicio de todas sus transacciones financieras. 28. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones del Contratista con sus trabajadores y proveedores, y ejecutar de manera oportuna las acciones de mitigación de los riesgos derivados de tales incumplimientos, de conformidad con lo señalado en el Contrato. 29. Presentar oportunamente los informes que se requieran por parte de la Unidad de Aseguramiento a la Ejecución Contractual o la Coordinación de Verificación y Aseguramiento al Abastecimiento de la Dirección Estratégica de Abastecimiento, o la dependencia que haga sus veces; incluso con posterioridad a la liquidación del Contrato. 30. Habilitar el indicador de factura final en el Contrato registrado en SAP, previa validación de que el pago haya sido realizado de acuerdo con el Acta de Liquidación Final. 31. Suscribir el Acta de Liquidación del Contrato, en cuya realización deberá intervenir, con el apoyo de las Gestorías. 32. Las demás que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa interna de ECOPETROL y la Ley. 3.7.b. Funciones de Gestión Administrativa o de Supervisión A continuación se enuncian las principales funciones del Gestor Administrador del Contrato, sin perjuicio de las demás con que deba cumplir señaladas en los documentos normativos y de gestión que resulten aplicables al Contrato, la Ley, o aquellas que se entiendan pertenecerle dada la naturaleza de su encargo: 3.7. b.1 Generales 1.
Verificar que la información consignada en el expediente del Contrato entregado por los gestores de compras y contratación sea coherente con la información cargada en SAP, reportando al
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2. 3. 4. 5.
6. 7.
8. 9. 10.
11. 12. 13.
14. 15.
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Funcionario Autorizado cualquier inconsistencia de manera inmediata para que se realicen los ajustes correspondientes. Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Contrato, de manera previa a la suscripción del Acta de Inicio, entre otros, solicitar, revisar y aprobar las garantías y seguros requeridos en el Contrato. Verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias a cargo del Contratista cuando ECOPETROL tuviere la condición de agente retenedor, y que surgieren con ocasión de la suscripción y modificaciones del Contrato. Verificar los trámites y requisitos contractuales aplicables para el desembolso de Anticipos y/o Pagos Anticipados y realizar el seguimiento financiero a los mismos. Elaborar las actas que debieren suscribirse con ocasión del Contrato, asegurando el cumplimiento de las condiciones y requisitos que deban constar en ellas, adicionando o eliminando la información aplicable en relación con los modelos o formatos prestablecidos por ECOPETROL, de acuerdo con el objeto del Contrato. En el evento de que no existiere un formato prestablecido, será responsabilidad del gestor o quien haga sus veces, crearlo. Se excepcionan de esta regla, aquellas que deban ser elaboradas por parte de la Gestoría Técnica del Contrato, por corresponder a sus funciones. Atender de manera oportuna y completa las solicitudes que realice el Administrador del Contrato. Coordinar con el Administrador las fechas y asegurar los aspectos logísticos que fueren necesarios para la realización de las reuniones que se requieran con ocasión del Contrato, tales como la reunión inicial de socialización (kick off meeting), entre otras. Dentro de los aspectos logísticos se encuentran: asegurar el lugar donde se va a realizar la reunión, las invitaciones y asistencia de los participantes, las presentaciones, permisos de ingreso a las instalaciones de ECOPETROL, etc. Cargar y mantener actualizada toda la información referida al Contrato en las herramientas que ECOPETROL disponga para ello, con datos ciertos, claros, completos, confiables y coherentes. Realizar la evaluación de los aspectos administrativos relativos al desempeño del Contratista conforme lo señalado en el Procedimiento de Desempeño aplicable al Contrato, y asegurar la aprobación de la misma por parte del Administrador. En relación con los pagos del Contrato: (i) Realizar la validación de las Actas de Recibo de Cantidades remitidas por los Gestores Técnicos (cuando aplique), (ii) verificar el cumplimiento de los requisitos de pago establecidos en el Contrato, (iii) realizar el Acta de Liquidación Parcial y cargar la hoja de entrada para aprobación del Administrador, (iv) una vez aprobada por el Administrador, notificar al Contratista; (v) verificar la presentación de la factura por parte del Contratista; y (vi) verificar la liberación del “Documento de Causación” por parte del Administrador del Contrato que informa de la aprobación del pago al Contratista. Verificar la suficiencia presupuestal para todos los pagos derivados del Contrato, y alertar oportunamente al Administrador para la toma de los correctivos que fueren del caso. Esto aplica tanto en los eventos de redistribución de cantidades, sobre ejecución y subejecución. Asegurar el cumplimiento de la normativa interna vigente sobre todos los aspectos que involucren la ejecución del Contrato. Cuando fuere necesario modificar el Contrato, apoyar al Administrador en la elaboración de los memorandos de recomendación y solicitud; y cargar la información requerida en el Formato de Compras y Contratación (FCC), incluida la (SolPed o SP) que previamente debió ser creada en SAP por el área solicitante. Crear las ODS o asociación a posiciones cuando a cada una de estas actividades hubiere lugar y solicitar los permisos asociados en SAP (transacción ME21N) y asegurar su correcto funcionamiento. Tan pronto tuviere conocimiento, reportar al Administrador las alertas o alarmas de cualquier tipo que pudieren poner en riesgo la debida ejecución del Contrato a su cargo, o cualquier otra que pudiere suponer un riesgo para ECOPETROL.
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16. Solicitar paz y salvos de subcontratistas, proveedores y/o dueños de predios, y de ser el caso, recomendar la aplicación de los descuentos acordados y en la forma prevista en el Contrato o la normativa interna de ECOPETROL. 17. Las funciones correspondientes al aseguramiento y control de los aspectos laborales del Contrato, subcontratos debidamente autorizados, y/o proveedurías, serán las contenidas en la Guía de Aspectos y Condiciones Laborales expedida por la Dirección de Relaciones Laborales de ECOPETROL. Para tal fin, la gestoría revisará con base en la metodología que defina la Coordinación de Gestoría Administrativa de DSC o la dependencia que haga sus veces, aspectos tales como: cumplimiento de perfiles, documentos para vinculación de trabajadores, pagos de nómina, seguridad social y parafiscales, liquidación final de prestaciones sociales, Art. 21 Ley 50/90, reajustes salariales, entre otros. 18. Identificar los subcontratos autorizados por Ecopetrol y las proveedurías que utilice el contratista para desarrollar el objeto contractual y verificar mediante la metodología que defina la Coordinación de Gestoría Administrativa el cumplimiento de pagos a través de la solicitud de paz y salvos y del formato de control a la subcontratación. Asegurar su reporte por parte del contratista en el formato GAB-F-105 o el que haga sus veces. 19. Asegurar el reporte de mano de obra por parte de los contratistas a cargo en la herramienta que Ecopetrol disponga, con base en el Instructivo para Reportar la Mano de Obra de Contratistas (GAB-I-003) o el que haga sus veces. 20. Identificar y reportar las alarmas sociales y laborales generadas durante la ejecución del contrato en la herramienta dispuesta por ECOPETROL (Sharepoint o la que haga sus veces) y realizar la actualización periódica del estado de éstas hasta su cierre. 21. Atender y gestionar de manera oportuna las alarmas laborales y sociales detectadas, realizar seguimiento y asegurar su cierre efectivo. 22. Realizar auditorías laborales a los contratos a su cargo y acompañar y asegurar el cierre de hallazgos derivados de las que realice DRL; efectuar visitas periódicas a trabajadores en el área de influencia durante la ejecución del contrato. 23. Implementar de acuerdo con lo dispuesto por la Coordinación de Gestoria Administrativa, el Esquema de Atención del Trabajador de Contratista en las localidades requeridas con base en los instrumentos creados por DRL para tal fin (Protocolo de Atención al Trabajador, Libreto de Preguntas y Respuestas, Matriz de Atención y Planilla de Registro de Solicitudes). 24. Revisar los soportes de los gastos reembolsables derivados del Contrato, para la aprobación del Administrador. 25. Analizar, resolver y recomendar las reclamaciones económicas que presente el contratista y presentarlas para la firma del Administrador. 26. Las demás que debiere ejecutar de acuerdo con las obligaciones del Contratista y ECOPETROL pactadas en el Contrato objeto de seguimiento, la normativa interna de ECOPETROL y la Ley. 3.7.c. Funciones de Gestión Técnica o Interventoría del Contrato A continuación se enuncian las principales funciones del Gestor Técnico, sin perjuicio de las demás con que deba cumplir señaladas en los documentos normativos y de gestión que resulten aplicables al Contrato, la Ley, o aquellas que se entiendan pertenecerle dada la naturaleza de su encargo: 1. Exigir del Contratista la ejecución de las actividades del Contrato y el cumplimiento de los aspectos técnicos del mismo de conformidad con lo señalado en el Contrato, la normativa interna de ECOPETROL, las normas de Interventorías aplicables según su objeto y/o la ley, y proyectar la notificación de cualquier incumplimiento de naturaleza de Interventoría para la firma del Administrador (conminando al Contratista a rehacer las actividades, entregas o trabajos a su costa); así como elaborar los planes de mejoramiento que fueran necesarios, según fuere el caso. Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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2. Reportar sistemáticamente al Administrador el cumplimiento de las obligaciones correspondientes a aspectos técnicos del Contrato, y las acciones correctivas y/o preventivas adoptadas para reducir o mitigar los impactos por desviaciones. 3. Verificar la procedencia, calidad y cantidad de los materiales que suministra el Contratista para el desarrollo de los trabajos o servicios, de acuerdo con lo estipulado por ECOPETROL en las especificaciones de técnicas del Contrato o lo indicado en las normas de técnicas o legales que regulan la materia; así como realizar las pruebas para la inspección, durante el cargue, descargue y almacenamiento de los mismos, supervisar su transporte dentro de las instalaciones de ECOPETROL, etc.; cuando fuere el caso. 4. Asegurar la entrega de materiales que ECOPETROL se comprometa a suministrar al Contratista, dejando constancia de ello en el Acta respectiva; y elaborar, conjuntamente con el Contratista, a la fecha de terminación de la ejecución del Contrato, el balance final de los materiales sobrantes suministrados por ECOPETROL y levantar el Acta de recibo respectiva. 5. Recibir y aprobar los productos y/o servicios entregados por el Contratista y que se ajusten a las normas o especificaciones técnicas que apliquen, o rechazarlos en caso contrario, indicando sus observaciones a los mismos. Adicionalmente, informar al Gestor Administrativo, mensualmente o de acuerdo al plan de pagos, las cantidades de los productos y/o servicios recibidos a satisfacción. 6. Llevar un control permanente de los materiales y personal utilizados por el Contratista, verificando que la cantidad y calidad de los mismos estén acordes con lo exigido en los Documentos del Proceso de Selección (DPS) o con lo ofrecido en la propuesta. En caso de presentarse discrepancias, informar lo pertinente al Administrador, con el fin de que éste requiera al Contratista para que cumpla, y recomendarle la eventual aplicación de los instrumentos sancionatorios previstos en el Contrato. 7. Supervisar que el personal requerido se encuentre en los frentes de trabajo, conforme a la programación detallada respectiva. 8. Proponer de manera justificada y sustentada al Administrador, las modificaciones que considere necesarias en el objeto del Contrato. 9. Recomendar de manera motivada al Administrador del Contrato la procedencia de la suspensión parcial o total del Contrato, así como su reinicio, y proyectar las actas respectivas. 10. Autorizar viajes a contratistas de acuerdo al Procedimiento de Viajes para contratistas, previo control de uso racional de gastos rembolsables conforme al plan presentado por el Contratista, y presentar al Administrador los soportes que justifiquen su valor, para que este efectúe su reconocimiento y pago. 11. Ingresar en el sistema de información que ECOPETROL disponga, las cantidades recibidas durante la ejecución del Contrato u orden de compra. 12. Analizar y resolver las reclamaciones económicas que presente el contratista y presentarlas para la firma del Administrador. 13. Analizar, resolver y recomendar las reclamaciones económicas que presente el contratista y presentarlas para la firma del Administrador. 14. Firmar el Acta de Finalización del Contrato. 15. Elaborar de manera conjunta con la Gestoría Administrativa un informe mensual de los hitos relevantes del Contrato para que el Administrador pueda dar seguimiento documental al mismo. 16. Entregar a la Gestoría Administrativa la información de contenido técnico que fuere necesaria para la elaboración de las actas o informes requeridos durante cualquiera de las etapas el Contrato. 17. Verificar el cumplimiento de las actividades propuestas en las Fichas del Plan de Manejo Ambiental. 18. Asegurar el cumplimiento de los Actos Administrativos emitidos por las Autoridades Ambientales. 19. Mantener actualizado el índice de cumplimiento legal ambiental ICLA y el indicador LTO. 20. Realizar seguimiento y mantener actualizada la herramienta CAMI en materia de licencias, permisos y otros. Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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21. Proyectar la respuesta de los actos administrativos emitidos por las Autoridades Ambientales y entes de Control, las cuales deben ser suscritas por el Administrador del Contrato. 22. Acompañar al Administrador en la atención de las visitas de las autoridades ambientales y entes de control, y presentarle los informes que éste requiera de manera previa o concomitante con dichas visitas. 23. Realizar el informe de cumplimiento ambiental de acuerdo al Manual de Seguimiento Ambiental de Proyectos y sus modificaciones, y solicitar a los contratistas la información requerida para la realización de los Informes de Cumplimiento Ambiental (ICA). 24. Recopilar la información requerida para el reporte ambiental que se presenta ante la Contraloría General de la República, establecida en los formatos destinados para tal fin. 25. Mantener actualizada la información requerida para diligenciar el RUA (Registro Único Ambiental del Sector de Hidrocarburos del IDEAM). 26. Mantener actualizada la información requerida para el GRI (Global Reporting Iniciative). 27. Las demás relacionadas con su rol y necesarias para asegurar el debido seguimiento al cumplimiento del Contrato. 3.8.
CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES HSE y RSE
Los Administradores y Gestores de Contratos deberán dar cumplimiento a las obligaciones HSE y RSE que apliquen a los contratos objeto de gestión, de conformidad con las actividades que son de su responsabilidad bajo la normativa interna de ECOPETROL, contenidas principalmente en la Guía Gestión de Contratistas – Foco HSE (ECP-DHS-G-043), el Procedimiento de Desempeño de Contratistas ECPDEA-P-006; la Guía para la Evaluación, Control y Seguimiento de la Gestión HSE de contratistas ECPDHS-G-024, Procedimiento RSE en la Contratación y Subcontratación, o los documentos que hagan sus veces; además de los otros que resultaren aplicables al contrato objeto de seguimiento. 3.9.
ATENCIÓN PQR’S RELACIONADAS CON CONTRATOS EJECUTADOS O EN EJECUCIÓN
Cuando durante la ejecución, la liquidación de un Contrato o con posterioridad a ésta, surgieren peticiones, quejas o reclamos relacionados con el Contrato, se seguirán las reglas que se indican en el cuadro a continuación:
SOLICITUD
Certificación de haber contratado con ECOPETROL / Evaluación de Desempeño / PQR
SITUACIÓN
- Contrato ejecutado y finalizado antes de la entrada en operación del sistema SAP (2004*).
*Base de datos de Contratos ejecutados con ECOPETROL sólo contiene información desde el año
SOLUCIÓN
En la respuesta que se ofrezca deberá indicarse que de acuerdo con la información que reposa en los archivos de ECOPETROL, los datos que se tienen del Contrato son: “ xxxx. . . . “
DEBE SUSCRIBIR CERTIFICACIÓN O RESPUESTA POR PARTE DE ECOPETROL Jefe de la Unidad de Servicios Compartidos de Compras y Contratación – UCN / DSC.
Toda vez que para esa época no había un
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Certificación de Contrato ejecutado y finalizado desde el año 2004 en adelante / Evaluación de Desempeño / PQR
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2004.
Procedimiento de Desempeño de Proveedores, la certificación NO es una constancia sobre el buen o mal desempeño del Contratista.
- Contrato ejecutado y finalizado después de la entrada en operación del sistema SAP.
En la respuesta que se ofrezca deberá indicarse que de acuerdo con la información que reposa en los archivos de ECOPETROL, los datos que se tienen del Contrato son “ xxxx. . . . “
- Contrato sin evaluación de desempeño (porque no existía el procedimiento de desempeño)
Toda vez que para esa época no había un Procedimiento de Desempeño de Proveedores, deberá indicarse esta situación y que por lo tanto, la misma NO es una constancia sobre el buen o mal desempeño del Contratista.
Versión: 3
En primera instancia, debe certificar quien se desempeñó como último Administrador del Contrato según información de SAP. (Independientemente del área de la empresa, o cargo en el que se encuentre). En ausencia definitiva del último Administrador (porque se pensionó o porque no trabaja en ECOPETROL u otra razón), debe certificar el Jefe del área que se benefició con la prestación del Contrato. Si el área desapareció por una reorganización o reestructuración empresarial, certificará el área que hubiere absorbido las funciones correspondientes. Si el área hubiere desaparecido sin que otra hubiere asumido sus funciones, en última instancia, certificará el Jefe de la Unidad de Servicios Compartidos de Compras y Contratación – UCN / DSC.
Certificación de Contrato ejecutado y finalizado / Evaluación de Desempeño
Contrato con Evaluación de Desempeño
Certificación en la que se adjunte una impresión de la evaluación de
En primera instancia, debe certificar quien se desempeñó como último Administrador del
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/ PQR
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desempeño que consta en SAP.
Versión: 3
Contrato según información de SAP. (Independientemente del área de la empresa, o cargo en el que se encuentre). En ausencia definitiva del último Administrador (porque se pensionó o porque no trabaja en ECOPETROL u otra razón), debe certificar el Jefe del área que se benefició con la prestación del Contrato. Si el área desapareció por una reorganización o reestructuración empresarial, certificará el área que hubiere absorbido las funciones correspondientes. Si el área hubiere desaparecido sin que otra hubiere asumido sus funciones, en última instancia, certificará el Jefe de la Unidad de Servicos Compartidos de Compras y Contratación – UCN / DSC.
Certificación de Contrato en ejecución / Evaluación de Desempeño / PQR
Contrato vigente al que no se le ha cerrado la evaluación de desempeño
Certificación en la que se indique que el Contrato está en ejecución y finaliza en determinada fecha; y en donde se adjunte los resultados de la evaluación PARCIAL, dejando claro que la FINAL aún no se ha producido.
Administrador del Contrato en el momento de la presentación de la PQR.
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Versión: 3
RELACIÓN DE VERSIONES
Versión 1
Fecha 29/11/2012
2
20/06/2014
3
02/07/2014
Documento Anterior Documento Nuevo Cambios Adecuación de roles y responsabilidades en servicio al Administrador del Contrato, establecimiento de Contratos con única Gestoría conforme a la matriz de ejecución, actualización conforme a ajustes de normativa en directrices aplicables a la función de Gestoría, actualización conforme al Manual de Delegaciones de Autoridad y al modelo de Administración de Contratos. Adecuación de roles y responsabilidades en servicio al Administrador del Contrato, actualización conforme a ajustes de normativa en directrices aplicables a la función de Gestoría y ajustes al modelo de gestión de contratos. Las versiones 2 y 3 tienen el mismo contenido y estructura, lo único que cambia es el código, ya que por un error de digitación en la versión 2 el código quedo mal cargado
Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable: Elaboró: Maria Alejandra Canosa Criado Teléfono: 44736 Buzón:
[email protected] Dependencia: Dirección Estratégica de Abastecimiento.
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ANEXO 1 MATRIZ DE COMPLEJIDAD DE CONTRATOS Complejidad/ Criterios
No. Personas vinculadas a la ejecución con contrato sujeto a Ley Colombiana 0 51 201 a a o 50 200 más
Cuantía del Contrato (en SMLMV) 0 a 10
11 a 2000
Lugar de Ejecución del Contrato
2001 o mas
Exterior
Colombia
Riesgo Incidentes Sociales
A
M
B
Plazo de Ejecución (en meses)
Riesgos HSE
A
M
B
o a 1
1 a 24
24 o mas
Dispersión Geográfica (regionales donde se ejecuta el Contrato) 1
2
3 X
ALTA
X
MEDIA
BAJA
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
TOTAL “X”
Mayoría de “x” altas = Contrato de complejidad Alta Mayoría de “x” medias = Contrato de complejidad Media Mayoría de “x” bajas = Contrato de complejidad Baja
La presente Matriz evalúa los siete criterios que determinan si un contrato es de Alta, Media o Baja Complejidad, con el fin de establecer su modelo de gestión; esto es, si se trata de un contrato de Gestión Única o de Gestión Conjunta, o si se mantiene el esquema tripartito de gestión consistente en un Administrador, una Gestoría Técnica y una Gestoría Administrativa; sin perjuicio de que para el caso de la Gestoría Técnica el Funcionario Solicitante deberá hacer los análisis de complejidad del seguimiento a las especificaciones técnicas del mismo que justifiquen la presencia de esta gestoría para el seguimiento a las obligaciones del Contrato. A continuación se expone una breve explicación de estos criterios: (i)
Número de Personas Vinculadas a la Ejecución del Contrato, con contrato sujeto a la legislación colombiana: A mayor número de personas vinculadas, mayor complejidad en la gestión, especialmente en tareas tales como la verificación del pago de salarios y aportes al sistema de protección social.
(ii)
Cuantía del Contrato: Expresada en Salarios Mínimos legales Mensuales Vigentes, se refiere a los recursos que van a ser objeto de administración en el contrato. A mayores recursos, mayor complejidad en su gestión.
(iii)
Lugar de Ejecución del Contrato: Los contratos que se ejecutan en Colombia son objeto de requerimientos legales que deben ser verificados por quienes realicen la gestión: aspectos tributarios, societarios, laborales, etc.
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(iv)
Riesgos de Incidentes Sociales: En donde (A) es Alto, (M) Medio y (B) Bajo. Estos riesgos deben ser identificados en la etapa de planeación contractual, con su correspondiente plan de mitigación de riesgos. Ciertos objetos contractuales como los referidos a exploración y producción de hidrocarburos, son generalmente considerados como de riesgo alto; igualmente, los que se ejecutan en ciertas zonas del país. Por el contrario, contratos tales como las suscripciones, órdenes de compra, etc., son de riesgo bajo.
(v)
Riesgos HSE: En donde (A) es Alto o Very High, (M) Medio o High y (B) Bajo o Medium. Estos riesgos deben ser identificados en la etapa de planeación contractual, de conformidad con lo señalado en la normativa interna aplicable.
(vi)
Dispersión Geográfica: En términos de las regionales donde deba ejecutarse el contrato objeto de gestión, por la dificultad que implica el debido seguimiento, cuando se ejecuta en más de una regional.
Cabe resaltar que los criterios señalados por sí solos no determinan la complejidad de un contrato, deben ser analizados en conjunto. Para los efectos de la aplicación de la presente tabla, se considera que los Convenios suscritos por ECOPETROL son de complejidad MEDIA.
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ANEXO 2. ASEGURAMIENTO DE LA PREVENCIÓN, ATENCIÓN Y CIERRE DE EVENTOS DE ANORMALIDAD LABORAL QUE AFECTEN A ECOPETROL A fin de asegurar la prevención, atención y cierre de eventos de anormalidad laboral que afecten a ECOPETROL originados en el relacionamiento entre el Contratista como empleador y el trabajador como empleado de dicho Contratista, es necesario que los Administradores y Gestores de Contratos, tengan en cuenta en su Gestión los siguientes aspectos: a) Dado que la anormalidad es originada en virtud de la existencia de una relación laboral entre el Contratista y su trabajador, es importante identificar con el Contratista un interlocutor único, vocero autorizado, con el que los representantes de ECOPETROL puedan hacer en forma permanente y segura contacto directo y que permita una debida comunicación e interacción en forma permanente. b) Los eventos de anormalidad laboral que pueden tener origen en las relaciones laborales entre el Contratista y ECOPETROL, pueden ser: Cese de actividades; bloqueo; mitin; retiro forzado de trabajadores; sabotajes; atentados; y muerte, amenazas y secuestro. c) Como medida preventiva, el Administrador y gestor del Contrato sugerirán al Contratista que elabore un plan de atención para situaciones de anormalidad laboral, que aplicará de ser necesario. Recomendará que en él se tenga en cuenta o incluya al menos lo siguiente: Actividades preventivas: a) La implementación de un sistema adecuado de monitoreo del entorno que le permita actuar en forma anticipada y diligente ante posibles situaciones de anormalidad laboral antes que ellas se materialicen. b) Que cuente con planes de contingencia definidos que pueda implementar en caso que se presente una anormalidad laboral y que aseguren el normal desarrollo de la operación. c) Que una vez se tenga conocimiento del hecho o amenaza que pueda materializarse en una situación de anormalidad laboral, informe a ECOPETROL de tal forma que se permita un reporte temprano de la situación. d) Que en el marco de su autonomía al aplicar su plan de atención el Contratista tome las acciones necesarias para que desaparezcan los hechos que puedan suscitar anormalidad laboral. e) Que el plan permita que una vez mitigado el riesgo los involucrados puedan monitorear el entorno con el fin de evitar que se vuelvan generar nueva alarmas. Actividades de atención: a) Que una vez materializado el riesgo se pueda identificar qué medidas adicionales se deben implementar para controlar la anormalidad laboral. b)
Que se documente en forma completa y diligente la situación de anormalidad presentada.
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c) Qué se incluya dentro del plan la posibilidad de evaluar la necesidad de acudir a las diferentes autoridades políticas, administrativas, judiciales, etc., para que actúen o intervengan de acuerdo con sus competencias constitucionales y legales. Actividades de cierre: a) Que se evalúe las pérdidas, daños o impactos sufridos durante el tiempo que haya durado la situación de anormalidad laboral. b)
Que se prevea un sistema que permita establecer las lecciones aprendidas.
c) En caso que se presenten eventos generados por trabajadores de empresas contratistas se deberá dar aviso al Administrador y Gestor Administrativo del Contrato, quienes pondrán en conocimiento del Contratista la situación generada, para efectos de sea esta quien asuma sus responsabilidades laborales como empleador y aquellas derivadas del Contrato suscrito con ECOPETROL exigiéndole se haga responsable de las acciones generadas por la situación de anormalidad. Es necesario tener siempre en cuenta que si bien ECOPETROL puede apoyar y realizar verificaciones sobre la situación, es responsabilidad del Contratista el manejo de las relaciones laborales individuales y colectivas con sus trabajadores. d) El Administrador y el Gestor Administrativo del Contrato invitaran al Contratista para que en ejercicio de su autonomía propenda siempre por el diálogo, el respeto por los derechos humanos y las normas aplicables al caso en materia constitucional, legal y de normativa internacional. e) El Administrador y el Gestor Administrativo del Contrato solicitaran al Contratista que documente todos los eventos de anormalidad laboral que se presenten, en la forma que consideren debida y conveniente en ejercicio de su autonomía, utilizando los medios de prueba que contempla la ley como testimonios (de sus empleados, representantes , trabajadores que no hayan participado en los eventos no pacíficos, clientes, proveedores, visitantes, público en general y autoridades públicas); y documentos (escritos, medios audiovisuales, fotografías, videos, grabaciones, informes, boletines, correos electrónicos entre otros); que permitan registrar todos los hechos sucedidos en la forma más completa y diligente posible. f) El Administrador y Gestor Administrativo del Contrato, recordará al Contratista que es deber de toda persona poner en conocimiento de las autoridades los delitos de cuya comisión tenga conocimiento y en tanto, si consideran que a lo largo del evento de anormalidad laboral se presentó algún hecho que pueda constituir delito, deberá realizar la respectiva denuncia ante las autoridades respectivas. g) El Administrador y Gestor Administrativo del Contrato, indicarán al Contratista que el primer responsable del reporte a ECOPETROL de alguna situación actual o potencial que genere anormalidades de carácter laboral y en tanto afecte la operación de la Empresa, es el Contratista que en calidad de empleador y por lo tanto debe informar al Administrador del Contrato sobre las situaciones que puedan causar una afectación en las operaciones. h). En caso que el Contratista no informe o lo haga de manera inoportuna, estarán directamente involucrados en la realización del reporte de la situación una vez se conozca de ella, el Gestor Administrativo del Contrato, el Administrador del Contrato, los gestores sociales, y todo funcionario o trabajador de ECOPETROL que tenga conocimiento de la anormalidad. Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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i) Mientras se desarrolle el evento de anormalidad laboral, el Gestor Administrativo reportará diariamente al Administrador del Contrato (o a quien ECOPETROL, designe para tal fin) el estado de la situación, los riesgos potenciales, las gestiones adelantadas por la gestoría y el Contratista junto a los resultados de las mismas. j). De acuerdo con los tipos de eventos de anormalidad laboral, el Administrador del Contrato o el Gestor Administrativo recomendarán acciones puntuales al Contratista, en caso que se presenten dichos eventos, así: A.
Ceses de Actividades
1) Invitar a los líderes de la protesta a que “levanten el cese de las actividades”, escuchar sus motivaciones y razones para efectos de establecer posibles accione. 2)
Propiciar espacios de diálogo para mitigar la situación.
3) Si la situación de anormalidad persiste y no es posible concertar espacios de diálogo con sus trabajadores o grupos de interés, se recomendará al Contratista contactar al Ministerio de Trabajo, para asegurar la presencia oportuna del representante de esa cartera a fin de que entre otros se levante el Acta de Constatación de Cese de Actividades. Si no hay en la zona representante del mencionado Ministerio del Trabajo se podrá acudir al Inspector de Policía Local. 4) Si no es posible levantar el Acta de Constatación de Cese de Actividades con las autoridades (Ministerio del Trabajo o Inspector de Policía), se recomendará realizar y suscribir el Acta Supervisión por parte de los representantes del Contratista. 5) En caso de persistir el cese de actividades y de presentarse situaciones de las catalogadas como no pacíficas, se indicará al Contratista que evalúe adicionalmente que solicite adicionalmente el Ministerio de Trabajo o Inspector de Policía, se certifique adicionalmente y según corresponda a los hechos ocurridos, lo siguiente: i) que “en desarrollo de la actividad se han llevado a cabo conductas no pacificas por parte de los participantes en la actividad, lo cual no está permitido por las normas de la OIT.”, ii) que “se está reteniendo personas contra su voluntad, lo cual constituye un acto de intimidación no amparado por las normas de la OIT”, iii) que “la Empresa ha invitado a la organización sindical a poner fin a las situaciones que privan a la presente actividad sindical del carácter pacífico que debería tener, sin, que haya sido posible que la organización acepte tal invitación”, iv) que “la Empresa reconoce y respeta la libertad de asociación y sus expresiones fundamentales, la libertad de opinión y expresión, y las libertades de reunión y manifestación, y recuerda que estas deben llevarse a cabo respetando la legislación nacional, como está previsto en las normas de la OIT”, v) que “como consecuencia de lo anterior, la empresa considera que dicha medida no está legitimada bajo la óptica de las normas de la OIT”. 6) Si el cese persiste se recomendará a los representantes de la empresa Contratista, que adopte las decisiones de manejo que en ejercicio de su autonomía Supervisión y como empleador permitan evitar la generación de perjuicios a la operación o instalaciones de ECOPETROL Así mismo, se estudie la posibilidad de realizar acciones frente a sus trabajadores involucrados en el cese, como: llamados a descargos, despidos, descuentos por tiempo perdido, declaratoria de ilegalidad del cese, y en general las acciones laborales individuales o colectivas que considere pertinentes para la atención de la situación. Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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7) En caso de que se considere que existe perturbación al orden público, se recomendará evaluar la posibilidad de acudir a las autoridades para que intervengan de acuerdo a su competencia. ECOPETROL, y el Contratista tendrán permanente comunicación para coordinar las acciones que sean necesarias junto a las autoridades. 8) Se recomendará después de tomar las medidas para mitigar la situación, concertar espacios de discusión con los actores, con el fin de establecer los motivos que causaron la protesta, concertar mesas de diálogo con compromisos y monitorear las acciones implementadas, incluido el seguimiento y verificación de cumplimiento de los compromisos adquiridos por las partes 9) Se sugerirá a los representantes de la empresa Contratista analizarán y documentarán la decisión de presentar posibles denuncias penales, laborales y civiles contra quienes hubieren participado en la situación. 10)
En todo caso se recomendará al Contratista documentar todo el evento.
B.
Bloqueo
1) Se indicará al Contratista que el derecho de asociación comprende el ejercicio de actividades como manifestar y reunirse. No obstante estas actividades deben desarrollarse bajo las siguientes reglas: i) Si se desarrolla en lugares públicos debe contar con autorización de las autoridades locales correspondientes. ii) Si interfiere los sitios de operación de ECOPETROL, debe contar con autorización de ella. iii) Debe respetarse el derecho de los trabajadores y ciudadanos en general que no deseen participar en ella. iv) Dado que involucra la libertad de expresión, es necesario realizarse pacíficamente, respetando el ámbito de la polémica sin incurrir en excesos en el lenguaje utilizado. 2) El Contratista con el acompañamiento ECOPETROL en caso que el evento sea en las instalaciones de esta última, deberán solicitar a los manifestantes que llevan a cabo la actividad el consentimiento otorgado por la Empresa para realizarla. En caso que no cuenten con la mencionada autorización deberán solicitar la suspensión inmediata de la actividad. 3) Se recomendará al Contratista establecer un diálogo persuasivo con aquellas personas participantes en el evento, invitándolos a realizar el desbloqueo. Así mismo, definir los mecanismos para mitigar la situación partiendo de la concertación de espacios para la interacción con los actores, en las que se determine si se trata de una protesta fundada o infundada. 4) Se sugerirá que a lo largo de los diálogos se evalúe la necesidad de solicitar la presencia permanente de las autoridades correspondientes para efectos de determinar si se trata de asuntos de competencia del Contratista o de dichas autoridades. 5) Se recordará a los representantes del Contratista que deberán adoptar las decisiones de manejo que correspondan para mitigar los efectos del evento de anormalidad y si corresponde o no tomar medidas contra sus trabajadores que hayan participado en el evento. 6) Si se trata de bloqueos y acciones de afectación total que alteren el orden público, que generen amenazas que revistan gravedad contra la seguridad de las personas, instalaciones, procesos, insumos, equipos y/o maquinarias de ECOPETROL se deberá solicitar al Contratista que acuda a las autoridades locales para que estudien la posibilidad de intervención de la fuerza pública. Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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7) En caso de no lograr el levantamiento del bloqueo realizado por trabajadores de contratistas, se recomendará solicitar la presencia al Ministerio de Trabajo para que constate el evento. 8) Se recomendará después de tomar las medidas para mitigar la situación, concertar espacios de discusión con los actores, con el fin de establecer los motivos que causaron la protesta, concertar mesas de diálogo con compromisos y monitorear las acciones implementadas, incluido el seguimiento y verificación de cumplimiento de los compromisos adquiridos por las partes 9) Se sugerirá a los representantes de la empresa Contratista analizarán y documentarán la decisión de presentar posibles denuncias penales, laborales y civiles contra quienes hubieren participado en la situación. 10)
En todo caso se recomendará al Contratista documentar todo el evento.
C.
Mitin
1) Se indicará al Contratista que la libertad sindical y el derecho de asociación comprenden el ejercicio de actividades como el derecho de reunión, el proselitismo sindical y la entrega de material publicitario. No obstante están actividades deben desarrollarse en forma pacífica y dentro de las siguientes reglas: i) Como actividad sindical debe sujetarse tanto a las normas nacionales como de la OIT. ii) Si se lleva a cabo en el sitio y horario de trabajo debe contar con el consentimiento de su empleador. iii) Es necesario respetar el derecho de los trabajadores que no deseen participar de la actividad. iv) Dado que involucra la libertad de expresión, es necesario respetar el ámbito de la polémica y no incurrir en excesos de lenguaje. 2) Se recomendará al Contratista solicitar a las personas que llevan a cabo la actividad el consentimiento otorgado para realizarlo, recordando que las normas de la OIT establecen la necesidad del consentimiento del empleador para el permiso de actividades sindicales en horas y sitios de trabajo. 3) Se indicará que si no se cuenta con autorización para realizar la actividad en horas y sitios de trabajo, o a pesar de ser en vía pública se afecta la normalidad laboral de la empresa Contratista o ECOPETROL, el Contratista solicitará a los manifestantes que suspendan inmediatamente su actividad. Si los trabajadores de los contratistas contaren con las respectivas autorizaciones, pero han excedido las facultades, el Contratista les deberá solicitar que se ajusten a los parámetros otorgados, so pena de darla por terminada. 4) En caso que las actividades desarrolladas alteren el orden público o generen amenazas que revistan gravedad contra la seguridad de las personas y/o instalaciones, procesos, insumos, equipos y/o maquinarias de la empresa o de ECOPETROL, se solicitará la presencia de las autoridades competentes. 5) El Contratista deberá adoptar las decisiones de manejo para mitigar los efectos del evento de anormalidad. Se le sugerirá evaluar si corresponde o no tomar medidas contra sus trabajadores que han participado en el evento. 6) En todo caso el Contratista deberá adoptar los planes de contingencia que correspondan para asegurar la normalidad de la operación.
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7) Se sugerirá a los representantes de la empresa Contratista analizarán y documentarán la decisión de presentar posibles denuncias penales, laborales y civiles contra quienes hubieren participado en la situación. 8)
Se indicará al Contratista la conveniencia de documentar permanentemente todo el evento.
D.
Retiro forzado
1) Se recomendará al Contratista identificar a los líderes del evento con los que interactuará, solicitar a los actores de la situación terminen su actividad y escuchar sus motivaciones para efectos de establecer las posibles acciones a seguir. 2) Una vez restablecidas las condiciones laborales y levantadas las vías de hecho, el Contratista con el acompañamiento de ECOPETROL en el evento en el que sea en sus instalaciones, dialogarán con los líderes de la manifestación para persuadirlos de desistir del uso de mecanismos ilegales para que sus aspiraciones o quejas sean atendidas. 3) Si el diálogo persuasivo no logra que se levanten las vías de hecho, se recomendará al Contratista solicitar formalmente a las autoridades locales que las levanten como condición previa a la iniciación de conversaciones. 4) Se indicará al Contratista que ECOPETROL se reserva el derecho de restringir el acceso a las instalaciones de la Empresa de otros posibles actores de la protesta. 5) En caso de persistir el evento y de presentarse cualquiera de las situaciones siguientes, se deberá solicitar al ministerio del trabajo que certifique, según sea el caso: i) Que ”en desarrollo de la actividad se han llevado a cabo conductas no pacíficas por parte de los participantes en la actividad, lo cual no está permitido en las normas de la OIT”. ii) Que “la Empresa ha invitado a la organización sindical a poner fin a las situaciones que privan a la presente actividad sindical del carácter pacífico que debería tener, sin que haya sido posible que la organización acepte la invitación” iii) Que “la Empresa reconoce y respeta la libertad de asociación y sus expresiones fundamentales, la libertad de opinión y expresión, y las libertades de reunión y manifestación, y recuerda que estas deben llevarse a cabo respetando la legislación nacional, como está previsto en las normas de la OIT” iv) Que “como consecuencia de lo anterior, la empresa considera que dicha medida no está legitimada bajo la óptica de la OIT” 6) Se indicará al Contratista que deberá adoptar las decisiones de manejo para la atención de la situación, prevaleciendo la intención de diálogo, definirá los mecanismos para mitigar la situación partiendo de la concertación, de espacios de discusión con los actores, para determinar si se trata de una protesta fundada o infundada. En todo caso el diálogo se encuentra supeditado a que no se presenten vías de hecho. 7) El Contratista deberá adoptar las decisiones de manejo para mitigar los efectos del evento de anormalidad. Se le sugerirá evaluar si corresponde o no tomar medidas contra sus trabajadores que han participado en el evento. 8) En todo caso el Contratista deberá adoptar los planes de contingencia que correspondan para asegurar la normalidad de la operación.
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9) Se sugerirá a los representantes de la empresa Contratista analizarán y documentarán la decisión de presentar posibles denuncias penales, laborales y civiles contra quienes hubieren participado en la situación. 10)
Se indicará al Contratista la conveniencia de documentar permanentemente todo el evento.
E.
Sabotaje
1) Se recomendará al Contratista documentar permanentemente la situación, identificar actores y lugar de sabotajes, motivaciones. 2) Se sugerirá que en caso de existir actuaciones realizadas por trabajadores del Contratista, él deberá solicitar la presencia del Ministerio de Trabajo, para que certifique, según la situación presentada, lo siguiente: i) Que “en desarrollo de la actividad se han llevado a cabo conductas no pacificas por parte de los participantes en la actividad, lo cual no está permitido por las normas de la OIT.” ii) Que “ se está reteniendo personas contra su voluntad, lo cual constituye un acto de intimidación no amparado por las 00normas de la OIT” iii) Que “la Empresa ha invitado a la organización sindical a poner fin a las situaciones que privan a la presente actividad sindical del carácter pacífico que debería tener, sin, que haya sido posible que la organización acepte tal invitación” iv) Que “la Empresa reconoce y respeta la libertad de asociación y sus expresiones fundamentales, la libertad de opinión y expresión, y las libertades de reunión y manifestación, y recuerda que estas deben llevarse a cabo respetando la legislación nacional, como está previsto en las normas de la OIT” 3) Se recomendará actividades de sabotaje, que revistan gravedad, equipos y/o maquinarias
al Contratista que desde el mismo momento en que se identifiquen las o actividades que puedan perturbar el orden público o que generen amenazas contra la seguridad de las personas y/o instalaciones, procesos, insumos, de la empresa, se solicitará la presencia de las autoridades competentes.
4) Se sugerirá a los representantes de la empresa Contratista que estudien y documenten la decisión de presentar posibles denuncias contra quienes hubieren participado en la situación. De igual forma si corresponde o no tomar medidas contra sus trabajadores involucrados en los hechos. F.
Atentados
1) Se indicará al Contratista que deberá poner en conocimiento de las autoridades locales correspondientes y de ECOPETROL los hechos ocurridos. De igual forma identificar las consecuencias operacionales y laborales, recomendando o implementando planes de contingencia que permitan asegurar la continuidad de la operación. 2) Se recomendará que en caso que las acciones sean llevadas a cabo por trabajadores del Contratista, se solicite la presencia del Ministerio del Trabajo para que certifique, según sea el caso: i) Que “en desarrollo de la actividad se han llevado a cabo conductas no pacificas por parte de los participantes en la actividad, lo cual no está permitido por las normas de la OIT.” ii) Que “se está reteniendo personas contra su voluntad, lo cual constituye un acto de intimidación no amparado por las normas de la OIT” iii) Que “la Empresa ha invitado a la organización sindical a poner fin a las situaciones que privan a la presente actividad sindical del carácter pacífico que debería tener, sin, que haya sido posible que la organización acepte tal invitación” iv) Que “la Empresa reconoce y respeta la libertad de asociación y sus expresiones fundamentales, la libertad de opinión y expresión, y las libertades de reunión y manifestación, y recuerda que estas deben llevarse a cabo respetando la legislación nacional, como está previsto en las normas de la OIT”. Todos los derechos reservados para ECOPETROL S.A. Ninguna reproducción total o parcial, copia, transmisión, presentación o divulgación bajo cualquier forma o medio físico, digital, u otro conocido o por conocer, podrá ser realizada sin el permiso previo y escrito del representante legal de ECOPETROL S.A.; salvo las excepciones consignadas en las leyes vigentes de derechos de autor.
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3) Se indicará al Contratista que deberá poner en conocimiento de las actividades competentes toda actividad que considere constitutiva de un delito, pues es deber de toda persona hacerlo. Además, por tratarse de hechos que alteran el orden público y que generen amenazas que revistan gravedad, contra la seguridad de las personas y/o instalaciones, procesos, insumos, equipos y/o maquinarias de la empresa, el Contratista o ECOPETROL, el Contratista deberá solicitar la presencia de las autoridades competentes, para que evalúen la situación y tomen medidas del caso. G.
Muerte o amenaza de trabajadores
1) Si se trata de muerte o amenaza de trabajadores de contratistas, se indicará al Contratista que es su deber informar a las autoridades administrativas, judiciales y de policía sobre la ocurrencia del hecho, dado que es deber de toda persona poner en conocimiento toda actividad que considere constitutiva de un delito. 2) Se recordará al Contratista su deber de realizar los reportes de la situación a la ARL y las aseguradoras según corresponda. En caso de muerte el Contratista debe proceder con la liquidación de los haberes del trabajador conforme a la normativa laboral 3) Se recomendará al Contratista que brinde información y atienda a la familia del trabajador afectado.
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