Política Gastos de via Jie.

UPC-RH-O7 viáticos y

Fecha de emisión: 28101/'11 Fecha última de actualización:

pasajes.

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UPC

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UPC I Política No. 7 Gastos de viaie

UPC-RH-07 GASTOS DE VIAJE

POLíTICA 7: GASTOS DE VIAJ E.

presente política tiene por objeto regular el otorgamiento de gastos de viaje para los colaboradores con motivo de alguna comisión fuera de su lugar de trabajo.

1. La

Alcance.

2. La presente política aplicará a todo el personal de UPC, con sus singula ridades.

Descripción. 3. La Firma proporcionará al colaborador los gastos de viaje (recursos económicos) necesarios para el cumplimiento de una comisiÓn como serían transporte, alimentaciÓn, hospedaje, uso o goce temporal de automóviles, servicio de Internet, fax, fotocopiado, llamadas telefónicas, propinas, lavandería, tintorería (estos últimos cuando se requiera por la duración del viaje), entre otros. 4. Comisión, se refiere a la tarea o funciÓn oficial que Se encomienda a un colaborador por cuestiones de trabajo para que se realicen dentro y fuera

del país.

5. Sólo se podrá autorizar el ejercicio de gastos de viaje para

el

desempeño de las comisiones que sean estrictamente necesariaS para dar cumplimiento a los objetivos de la empresa.

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UPC I Política No. 7 Gastos de viaje

6. Tratándose de com¡siones en el extranjero la autorización para los gastos de viaje corresponderá al Director General. Tratándose de comisiones en territorio nacional la autorización para los gastos de viaje corresponderá al superior jerárquico a partir de nivel Gerente.

7.

8. Para gestionar los gastos de viaje, el superior jerárquico (Gerente hasta Director General), deberá enviar un correo electrónico a la cuenta [email protected], con la siguiente información: a) Nombre del colaborador. b) División a la cual se le hará el cargo. c) Lugar de comisión. d) Tipo de transporte (aéreo, marítimo, terrestre). e) Duración de la comisión. f) DÍa de salida y de regreso. g) Hora de salida y de regreso. h) Objetivo, por ejemplo: reunión, evento, capacitación, etc. i) Observaciones. 9. La solicitud de gastos de viaje deberá realizarse por lo menos con z días hábiles de anticipación a la fecha de comisión, lo anterior para dar margen

a la búsqueda y reservación del medio de transporte y hospedaje, según sea el caso.

ro. Corresponderá al departamento de Contraloría, a través del Auxiliar Administrativo, gestionar lo propio para los traslados vía aérea y marítima, para cuyo caso, serán en la clase más económica disponible y lo más apegado a los horarios de vuelo deseados en la solicitud. Si durante la comisión al colaborador, por cuestiones laborales, le es necesario tramitar un cambio en su ruta u horario, éste deberá solicitarlo al AuxiliarAdministrativo, quien verificará si será posible o no de acuerdo la disponibilidad de vuelos y horarios y, será la empresa quien absorba, en su caso, los costos por penalización.

ll.

lz. Si el cambio de ruta y/u horario fuese por cuestiones personales de igual manera, éste deberá solicitarlo al Auxiliar Administrativo, no obstante, si resultasen costos por penalización, éstos serán absorbidos por el colaborador y deberá pagarlo (en una sola exhibición) al momento de su llegada.

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i3. Tratándose de transportación terrestre, el Auxiliar informará

al colaborador

comisionado

el

itinerario

Administrativo

de las salidas

identificadas en las líneas de autobuses a fin de que este elija a su parecer, depositando para el caso el monto necesario para que el colaborador cubra el gasto. r4. En caso de que el personal comisionado utilice vehículo oficial o propio (éste último bajo su estricta responsabilidad para trasladarse al lugar de la comisión) la empresa cubrirá el costo de peajes y combustibles calculando la gasolina según el número aproximado de kilómetros a recorrer. r5. La renta de automóviles solo será autorizado para el Director General y Socios de la Firma, únicamente cuando se justifique que es indispensable para cumplir con el objetivo de la comisión y en los lugares donde la Firma no tenga medios de transporte. La renta autorizada en todos los casos será de automóvil tioo económico o comDacto.

t6. Tratándose de

traslados locales,

el

colaborador deberá utilizar,

preferentemente, los servicios de taxis controlados en terminales aéreas o de sitio, cuyo uso será exclusivamente para traslados laborables, y deberá comorobarse a través de un recibo.

al departamento de ContralorÍa, a través del Auxiliar gestionar Administrativo, la reservación de hotel para garantizar la pernota del colaborador. r7. Corresponderá

r8. El hospedaje se realizará exclusivamente en los hoteles con los que la Firma haya celebrado convenio (en habitaciones sencillas o dobles) según sea et caso. 0ue son:

Hotel

Ciudad Cu liacá n

Los Mochis

Mazatlán Los Cabos Tijua na

México,

D.F.

Micro Hotel, Fiesta Inn, Hotel One, Sleep lN Hotel América, Hotel el Dorado, Plaza Inn City Express, Hotel Misión, Emporio, Quality Inn, Inn at Mazatlan, Crown Plaza, Hotel Don Pelayo Hotel Los Patios Hotel Real del Rio Fiesta Inn, Holiday Inn Express Reforma, Fiesta Americana, Camino Real

r9. En hoteles donde no se tenga celebrado convenio, se elegirá de acuerdo a la tarifa y cercanía donde se vaya a prestar el servicio o realizar el evento. 20. Las llamadas realizadas en el hotel deben de estar incluidas en la factura y solo serán autorizadas por cuestiones de trabajo.

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21. Para efectos del otorgamiento de los gastos de viaje se computará la duraciÓn de la comisión considerando la fecha del traslado del colaborador

desde el lugar de origen hasta la fecha en que éste tenga su regreso, verificando los días efectivos de comisión.

22.

LOS gastos de viaje se pagarán en moneda nacional, mediante transferencia bancaria a la cuenta del coraborador comisionado. 23. Sera responsabilidad del colaborador comrsionado, el uso adecuado de los recursos financieros autorizados para gastos de viaje.

24. las cuotas de gastos de viaje para el desempeño de comisiones en

la

República Mexicana se asignarán de acuerdo al lugar (zonas económicas) en

que se realice la comisión

y el nivel jerárquico que corresponda

al

colaborador conforme a la sieuiente tabla: CUOTAS MAXTMAS DIARIAS DE VIATICOS EN TERRITORIO

NACIONAL EN MONEDA NACIONAT

Niveljerárquico concepto Director General/ Socio/ D¡rector de área Alimentos Gerente Senior y bebidas y Gerente Resto de personal

Zona de vida

media

Zona de vida cara

$9oo.oo

$1,100.00

$75o.oo

$850.o0

$65o.oo

$750.oo

*Dichos ¡mportes incluyen el tVA y propina.

de lo previsto en la tabla anterior, las ciudades de zona de vida cara y media, son: 25. Para efectos

Ciudades zona

vida

media

Ciudades zona vida cara México,

D.F.

Ensenada, Mexicali y Tijuana del estado de Baja California Cabo 5an Lucas y La Paz, del estado de Baja California Sur

Resto del

territorio naciona

I

Campeche y Cd. Del Carmen, del estado de Campeche Manzanillo del estado de Colima Piedras Negras y Saltillo delestado de Coahuila Tapachula y Tuxtla Gutiérrez del estado de Chiapas Cd. Juárez y Chihuahua del estado de Chihuahua Guanajuato y León del estado de Guanajuato

Puerto Vallarta del estado de Jalisco Toluca de estado de México

Monterrey del estado de Nuevo León Huatulco del estado de Oaxaca

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26.Las cuotaS máximas de viáticos que se asignen a los colaboradores en el desempeño de comisiones en el extranjero, se otorgarán en dos modalidades conforme a la siguiente tabla:

cuoTAs MAXIMAS DIARIAS

Todos los

niveles jerárquicos

EN VIAJES INTERNACIONALES

Todos los paises

Cuotas máximas diarias establecidas en dólares de los Estados Unidos de América $soo.oo

Paises donde

Cuotas máximas diarias establecidas en

el euro es la moneda de

curso legal

CUTOS

$5oo.oo

z7.Por lo que se refiere a las comisiones en el extranjero que no requieran la pernocta del colaboradoren el lugaren que se realice la misma, la cuota será de un máxim o de zz5 dólares de los Estados Unidos de América, y tratándose de países donde la moneda de curso legal sea el euro, la cuota será de un máximo de zz5 euros. 28. Solo el Director General, por excepción, podrá autorizar montos distintos a las cuotas de gastos de viaje nacionales e internacionales establecidas en

la presente política. 29. Los gastos efectuados para el desempeño de las comisiones se justificaran a través del Anexo "Comprobación de gastos de viaje'i dentro de los 3 días hábiles siguientes a la realización de dicha comisión.

3o. Todo gasto de viaje anticipado no comprobado por el colaborador después del plazo mencionado, será descontado en la próxima nómina en una sola exhibición. 3r. Todo comprobante de gastos de viaje (facturas, recibos, notas de venta,

etc.) deberá reunir por lo menos con los siguiente requisitos fiscales: a) Clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida y

el régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del lSR. b) Número de folio y sello digital del SAT, así como el sello digital del contribuyente que lo expide. c) Lugar y fecha de expedición. d) Clave del registro federal de la persona a favor de quien se expida. e) Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o uso o goce que ampare. f) El valor consignado en número. g) El importe total consignado en número o letra.

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32. Todo comprobante fiscal

digital deberá ven¡r acompañado de su respetivo

arch¡vo XML.

colaborador mantener el saldo de su cuenta de Anticipos para gastos de viaje al corriente, es decir, no tener más de z anticipos sin comprobar o un anticipo de más de 3 días como saldo. 33. Es responsabilidad de cada

34. Los saldos a favordel colaborador, en su caso, se reembolsarán a través de transferencia bancaria, a más tardar el tercer día de su comprobación'

del superior jerárquico (Gerente - DirecciÓn General) que aprueban gastos: cumplir y hacer cumplir a su involucradas de las áreas personal la presente política. 35. Es responsabilidad

36. Es responsabilidad del superior jerárquico (Gerente

-

Dirección General) de las áreas involucradas rechazar aquellos conceptos que estén fuera de la política, como por ejemplo: artículos de baño y de uso personal, maletas de viaje, cuotas de club's de espectáculos, eventos deportivos, rentas de traje, multas de tránsito, seguros de vida terrestres o aéreos, bebidas alcohólicas, cigarros, golosinas, libros y revistas, etc. 37. Es responsabilidad del colaborador y superior jerárquico (Gerente Dirección General) hacer la solicitud de anticipo o reembolso de viáticos apegado a los tiempos establecidos en la presente polÍtica. 38. Es responsabilidad del departamento de Tesorería hacer los anticipos y reembolsos de forma oportuna apegándose a los tiempos establecidos en la

presente política.

39.Es facultad exclusiva de la Dirección General o a quien esta designe, autorizar cualquier excepción a la presente política. 4o.La política descrita en este documento será aplicable desde la fecha de la última actualización que aparece en el encabezado. Se respetarán las situaciones acontecidas anteriores a esta fecha.

UPC I Polít¡ca No.7 Gastos de viale

PROCEDIMIENTO

No.

Actividad

ResPonsable

Gerente

Gestiona la solicitud de qastos de viaje, por lo menos con z días de anticiPación, envtanoo un

a [email protected], con información:

correo

Auxiliar Administrativo

la

siguiente

el traslado y hospedaje, de acuerdo a los datos de la solicitud. Realizar las reservaciones Dara Calcula

de los sastos de viaie -v solicita del

depósito del impórte al Tesorería.

Envía los datos de la reservación Dara el traslado colaborador que saldrá de hospedaje comrsron.

4

y Departamento de

al

Realiza e,l depósito

de los gastos de viaje al

tesorena

cotaDoraoor.

Colaborador

Recibe los viáticos. y.datos de la reservación y cumple con su comrsron.

A su

regreso, presenta

gasros oe vraJe.

Auxiliar Administrativo

su comprobación

Revisa comprobación de gastos de viaje.

FIN DE PROCEDIMIENTO.

de

DIAGRAMA DE FLUJO

Gerente.

Aux. administrativo

Departamento de

Colaborador

Tesorería

lnicio I

-t

Gestiona la solicitud

Realizar las

vraJe.

reservaciones para el traslado y hospedaje.

A^ ^^-+^- utr )^ utr Bd>rv)

Calcula los gastos de viaje y solicita el depósito del

Realiza el depósito de los gastos de

viaje al cola borad or.

Envia los datos de la reservación, para el traslado de y hospedaje al colaborador que saldrá de comisfon.

Resive los v¡át¡cos y datos de la reservac¡-ón y cumple con su comisión.

Revisa comprobación de gastos de viaje.

A su regreso, presenta su comprobac¡ón de gastos de vlaje.

ü Fin

Arreola

Dalila del

P

rotege

Fo

m

os

tu ca p ita I, tu e m p resal

rta lece mos