MANUAL DEL PROCESO PARA CHATARRIZACIÓN DE BIENES MUEBLES CS-STAB-03-P06

Versión 1.0 02/12/14

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Contenido 1.

INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2.

LINEAMIENTOS DEL PROCESO..................................................................................................... 3

3.

ROLES .......................................................................................................................................... 3

4.

GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4

5.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 6

6.

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE CHATARRIZACIÓN DE BIENES MUEBLES .......................... 7

6.1.

PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7

6.2.

ALCANCE .................................................................................................................................. 7

7.

ANEXOS ..................................................................................................................................... 10

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1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso

CHATARRIZACIÓN DE BIENES MUEBLES

Código del Proceso

CS-STAB-03-P06 PROPÓSITO: Gestionar la baja de los Bienes Muebles de Larga Duración y Bienes Muebles Sujetos a Control Administrativo y/o existencias (Bienes Muebles de Consumo) que son asignados a INMOBILIAR, que hubieren sido declarados obsoletos, fuera de uso o inservibles y cuya venta o donación no fuera posible o conveniente; hasta convertirlos en materia prima DISPARADOR:  Proceso de Entrega Recepción de Bienes Muebles.

Descripción

ENTRADAS:  Informe Técnico de la situación actual de los Bienes Muebles. ACTIVIDADES PRINCIPALES:  Elaborar Informe Técnico de justificación y proyecto de Resolución Administrativa contando con los documentos mencionados.  Oficiar a la Contraloría General del Estado, para fines de control y auditoria.  Elaborar oficio con expediente para comunicar que se ha dado inicio al proceso de cauterización a la Subsecretaría de Industrias, Productividad e Innovación Tecnológica; del MIPRO. PROCESO RELACIONADO:  Entrega y Recepción de Bienes Muebles

Productos/Servicios del Proceso

Baja de los Bienes Muebles de Larga Duración, Bienes Muebles Sujetos a Control Administrativo y/o Existencias (Bienes Muebles de Consumo).

Tipo de Proceso

Sustantivo.

Responsables del Proceso

Director Nacional de Administración de Bienes Muebles.

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Tipo del cliente

Cliente Interno.  

Marco Legal

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   

Ley de Administración de Bienes Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público Decreto Ejecutivo Nro. 52 de 22 de julio de 2013 Decreto Ejecutivo No. 906, de 3 de octubre de 2011 Decreto Ejecutivo 1791-A, de 19 de junio de 2009 – Proceso de chatarrización de los bienes del Sector Público Reglamento de Chatarrización de bienes inservibles, sector público.

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El Proceso de Chatarrización de Bienes Muebles Administrados por INMOBILIAR, requiere considerar los siguientes lineamientos: 

El presente manual regula el Proceso de baja de los Bienes Muebles de Larga Duración, Bienes Muebles Sujetos a Control Administrativo y/o Existencias (Bienes Muebles de consumo) que han sido asignados a INMOBILIAR mediante Leyes y/o Decretos Ejecutivos; para su administración temporal, siempre que hubieren sido declarado obsoletos, fuera de uso o inservibles y cuya venta o donación no fuere posible o conveniente.

3. ROLES Acta Entrega Recepción.- Documento que evidencia la entrega recepción de Bienes Muebles, Bienes Inmuebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable del buen uso, conservación y mantenimiento de los Bienes Muebles, o el responsable de haber recibido un servicio a satisfacción. Contraloría General del Estado: Es el organismo técnico superior de control, con Autonomía administrativa, presupuestaria y financiera, dirigido y representado por el Contralor General del Estado. Coordinador General Administrativo Financiero: Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y desconcentrados. Director Administrativo.- Se gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.

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Director Financiero.- Se administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Director Nacional de Administración de Bienes Muebles.- Gestiona la recepción y administración de aquellos bienes muebles que son asignados a INMOBILIAR, considerando su estado, uso y valor comercial. Experto de Administración de Bienes Muebles.- Coordina y organiza los procesos de la gestión de administración de Bienes Muebles asignados a INMOBILIAR mediante Leyes y/o Decretos Ejecutivos. MIPRO: Ministerio de Industrias y Productividad. Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública para la administración de los Bienes Muebles e Inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de administración de Bienes Muebles e Inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Bienes Muebles de Larga Duración.- Son Bienes Muebles transferidos mediante Leyes o Decretos Ejecutivos a INMOBILIAR destinados a actividades administrativas y/o productivas que generan beneficios institucionales, tienen una vida útil estimada mayor a un año y su costo de adquisición sea igual o mayor a cien dólares (USD 100,00). Bienes Muebles Sujetos a Control Administrativo.- Son Bienes Muebles transferidos mediante Leyes o Decretos Ejecutivos a INMOBILIAR, destinados a actividades administrativas y/o productivas que generan beneficios institucionales, no tienen vida útil (es decir no sufre depreciación) y su costo de adquisición sea menor a cien dólares (USD 100,00). Bienes Muebles.- Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad, entregados para la administración y/o control temporal de la institución. Bien Mueble Obsoleto.- Objeto que es anticuado, inadecuado a las circunstancias y necesidades actuales.

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Bienes Muebles fuera de uso.- Son aquellos bienes que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la institución, siendo susceptibles de remate, venta, permuta, transferencia gratuita, traspaso o comodato. Bien Mueble Inservible.- Que no está en condiciones de ser utilizado, muy estropeado, no apto para el fin que fue creado. BM.- Bienes Muebles. Donación.- Acto por el que se da o entrega algo sin contraprestación de ninguna especie. Enajenar.- Transferir el dominio o propiedad de una cosa.

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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

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6. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE CHATARRIZACIÓN DE BIENES MUEBLES 6.1. PROPÓSITO Gestionar la baja de los Bienes Muebles de Larga Duración y Bienes Muebles Sujetos a Control Administrativo y/o existencias (Bienes Muebles de Consumo) que son asignados a INMOBILIAR, que hubieren sido declarados obsoletos, fuera de uso o inservibles y cuya venta o donación no fuera posible o conveniente.

6.2. ALCANCE El siguiente proceso inicia con el Informe Técnico de la situación actual de los Bienes Muebles por parte del Director Nacional de Administración de Bienes Muebles hasta que se informe a la Subsecretaría de Industrias, Productividad e Innovación Tecnológica para el seguimiento y control del MIPRO sobre las actividades públicas que INMOBILIAR ha realizado en el proceso de chatarrización. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

ROL

Disponer Gestión

Subdirector Técnico de Administración de Bienes

Disponer la inspección a los BM recomendados para la baja

Coordinador General Administrativo Financiero

Realizar la inspección de los BM a dar de baja

Dirección Administrativa y Dirección Financiera

DESCRIPCIÓN Una vez recibido el Informe Técnico del Proceso de Entrega y Recepción de Bienes Muebles, el Subdirector Técnico revisa las directrices para la chatarrización de los Bienes Muebles y de no tener observaciones procede a disponer la gestión a la Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes. El Coordinador dispone la inspección de los Bienes Muebles recomendados para la baja a la Dirección Administrativa y la Dirección Financiera y éstos emiten los informes correspondientes En base al Informe Técnico emitido por la Dirección Nacional de Administración de Bienes Muebles se realizará la inspección de los Bienes Muebles a dar de baja, en la cual participarán:

DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Informe Técnico

Requerimiento

Informe Técnico

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1. Custodio de Bienes de INMOBILIAR. 2. Funcionario de Control Previo de la Dirección Financiera. 3. Un Analista de Bienes de la Dirección Nacional de Administración de BM. Elaborar informe de justificación y proyecto de resolución administrativa

Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes

Revisar Informe y Proyecto de Resolución Administrativa

Subdirector Técnico de Administración de Bienes

Elaborar oficio para Contraloría comunicando acerca del proceso de baja de BM

Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes

Revisar Comunicado

Subdirector Técnico de Administración de Bienes

El Director elaborará un Informe Técnico en el cual deberá justificar la condición de inservible y la imposibilidad o inconveniencia de la venta de los bienes mediante remate o venta directa, o la transferencia gratuita mediante donación. El Subdirector revisa el Informe Técnico y el Proyecto de Resolución Administrativa, lo remite para la firma de la Máxima Autoridad, con el fin de que se resuelva chatarrizar los Bienes Muebles de Larga Duración, Bienes Muebles Sujetos a Control Administrativo y/o Existencias (Bienes Muebles de Consumo), considerados como obsoletos, inservibles o fuera de uso. Una vez suscrita la Resolución Administrativa, el Analista de Disposición y Enajenación de Bienes realiza el acercamiento con la empresa Gestora Ambiental. El Director elabora el Oficio con el que la Máxima Autoridad comunicará a CGE con fines de control y auditoría, que INMOBILIAR procederá a chatarrizar los Bienes Muebles considerados como obsoletos, inservibles o fuera de uso. El Subdirector Técnico revisa el Oficio y lo remite a la Máxima Autoridad para su suscripción y envió a la Contraloría General del Estado.

Informe Técnico

Informe Técnico/Proyecto de Resolución

Oficio

Oficio

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Convocar y seleccionar empresa Gestora Ambiental

Analista de Disposición y Enajenación de Bienes

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El Analista de Disposición y Enajenación de Bienes convocará mediante comunicación escrita a las Empresas Gestoras Ambientales para que emitan una propuesta, las mismas que serán analizadas y se seleccionará una de ellas para realizar el proceso de Chatarrización de los Bienes Muebles. El Analista elaborará el Oficio solicitando el retiro de los Bienes Muebles que serán sometidos al proceso de chatarrización en las diferentes ubicaciones a nivel nacional. La Empresa Gestora Ambiental retira los Bienes Muebles a ser chatarrizados y el Director Nacional de Administración de Bienes Muebles elabora y suscribe el Acta de Entrega Recepción de los Bienes Muebles que serán chatarrizados. Arma el expediente para comunicar el proceso de chatarrización, el mismo que debe contener los siguientes documentos:  Formulario 1; que es el formato establecido por el MIPRO, en donde se detallará todos los Bienes Muebles a ser chatarrizados.  Listado en forma física y digital de los Bienes Muebles a ser chatarrizados.  Copia de la Resolución Administrativa.  Copia del Informe Técnico correspondiente.  Copia de la comunicación correspondiente recibida en la Contraloría General del Estado.  Acta de Entrega Recepción suscrita por el gestor ambiental e

Oficio/Acta Entrega Recepción

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

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INMOBILIAR. Copia de la papeleta de depósito realizado en la Cuenta Única del Tesoro Nacional.

Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes

El Director revisa y valida el expediente, y lo remite al Subdirector Técnico de Administración de Bienes.

Revisar y Remitir

Subdirector Técnico de Administración de Bienes

El Subdirector Técnico revisa y remite el oficio a la Subsecretaría de Industria, Productividad e Innovación Tecnológica del Ministerio de Industrias y Productividad (MIPRO), a fin de realizar el seguimiento y control sobre las actividades públicas que INMOBILIAR ha realizado en el proceso de chatarrización.

Remitir Copia del Acta

Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes

El Director remite una copia del Acta Entrega Recepción al Subdirector Técnico de Administración de Bienes.

Acta entrega recepción

Subdirector Técnico de Administración de Bienes

El Subdirector revisa y remite el Acta Entrega Recepción a la Dirección Nacional de Administración de Bienes Muebles y al Coordinador General Administrativo Financiero para los trámites pertinentes.

Acta entrega recepción

Validar expediente

Revisar y remitir el Acta Entrega recepción

7. ANEXOS o

Manual del Proceso de Entrega y Recepción de Bienes Muebles

Oficio/Expediente

Oficio

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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones

Nombre

Cargo

Elaborado Por:

Ing. Sonia Lucía Pazmiño

Analista de Procesos

Aprobado Por:

Abg. Verónica Jama

Directora de Disposición y Enajenación

Validado Por:

Mgs. Fabián Moscoso

Subdirector Técnico de Administración de Bienes

Firma

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión 1.0

Descripción del Cambio Emisión Inicial

Fecha de Actualización 02/12/2014

Fecha