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TESORERIA EL TESORERO Es el encargado de la administración del Club en su faz económica. Tiene a su cargo el cobro de las cuotas del Club, pagando también todas las obligaciones económicas que este tenga. Lleva prolijamente la contabilidad y rinde su estado de cuentas en las reuniones. Al finalizar el ejercicio, confecciona un balance que es considerado y aprobado por sus pares. Hará pagos de cuotas solo con la expresa autorización de la Junta Directiva. Llevara los libros del Registro de Fondos: a)Administrativo: proveniente del pago de cuotas de socios. b)De Obras: obtenidos mediante las captaciones de fondos. Tanto la secretaria como la tesorería son de gran importancia para un club LEO, mientras que la primera es la que concluye la relación y trato con los demás y sobre las actividades del Club a través de las cartas, actas e informes; la segunda administra prácticamente todas las actividades, porque no hay ninguna que no requiera mínimamente de fondos para realizarse, el movimiento de dinero es habitual dinero e imprescindible para que la mayoría de las cosas marchen con éxito. El rendimiento de un club LEO va a depender en gran parte de la organización y eficacia de la tesorería, quien la maneje, el tesorero, además de formar parte de la Comisión Directiva, deberá ser organizado, claro en su accionar y meticuloso a la hora de informar sobre el movimiento de fondos. Asimismo y a pesar de que la autonomía en las decisiones la tienen la Junta Directiva, es el tesorero quien en definitiva dará el visto bueno a la hora de desarrollarse determinadas actividades que requieran de fondos. Es importante que la junta directiva pueda contar con una persona eficiente para este cargo. Es responsabilidad del Tesorero: 3 Administrar los fondos del Club y llevar la contabilidad del Club 3 Cobrar las cuotas a los socios. 3 Pagar las cuotas del Distrito y Distrito Múltiple 3 Confeccionar un balance al finalizar el período. COMO LOGRAR UNA BUENA GESTION ????? 3 3 3

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Cada vez que se reciba o cobre dinero es recomendable emitir un recibo o confeccionar un comprobante, mejor aun es que sea por duplicado para que tanto la persona que abono como Uds. tengan la constancia En el caso de que se efectué cualquier tipo de erogación o pago deberá realizarse contra factura, recibo, Ticket y vale que compruebe dicho egreso. Cuando obras de recaudación, realizar una rendición con todos los ingresos y egresos correspondientes a dicha actividad, marcando el saldo que arroje. Esta rendición deberá anexarse al balance de finalización de ejercicio como información adicional. Informar en las reuniones la situación financiera del Club (ingresos y egresos). Además deberá avisar a quienes adeuden cuotas. Cuando finalice el periodo fiscal, deberá que confeccionar un Balance general de ingresos y egresos del periodo, el mismo debería contener adjuntos todos los comprobantes emitidos y recibidos, además de notas anexas (como

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rendiciones referentes a las distintas campañas efectuadas) y planillas que faciliten la mejor interpretación del cierre de la gestión. LAS CUOTAS DE UN CLUB LEO Son parte de las obligaciones que tenemos ya sea para con nuestro propio club en forma individual como para con la Región, Distrito y Múltiple. Hacen al mantenimiento administrativo del movimiento en todos esos niveles. Cuotas Mensuales x socio Leo: Es el valor que cada socio paga mensualmente al Club LEO, esta destinado al funcionamiento administrativo del club leo (pago de cuotas regionales, distritales y nacionales; pago de gastos de correo, fotocopia, telefono, representacion, distinciones, etc.) Cada Club leo estipula el valor de la cuota por socio, se supone que este valor surge de un meticuloso estudio de las obligaciones a pagar que tiene el club y de un estimativo de gastos para el correcto funcionamiento, todo esto esta contenido en un presupuesto, que debera ser aprobado por con integrantes del club. Para tener un control de las cuotas pagadas y por pagar, el tesorero deberá llevar un registro de las mismas por socio. Una alternativa es una planilla con los nombres de todos y las cuotas del periodo. Es un cuadro de doble entrada, lo que nos puede ayudar a la hora de saber cuanto ingreso por socio y por cuota en un momento determinado del ejercicio fiscal. Un ejemplo es Socio

07/02

08/02

09/02

10/02

11/02

12/02

01/03

02/03

03/03

04/03

05/03

06/03

Total

Oscar Perez Lujan Pintos Ma. Noe Lopez TOTAL

Si el monto de la cuota es idéntica todos los meses, no se totaliza y solo se puede colocar si pago o no con un tilde o la “P” de pagado. Esta misma planilla suele utilizarse por ejemplo cuando el tesorero es de Región o Distrito, pero en vez de colocar el nombre de los Leos indica los nombre de los Clubes Leo. Cuota Distrital: es el valor que el Club LEO paga en forma mensual, bimestral, trimestral u anual al Distrito LEO, quien lo invierte en gastos funcionamiento a favor de los clubes (correspondencia, TE, edición de boletines y manuales, representación, distinciones, etc. Cada Distrito LEO fija el valor de su cuota, basándose en un presupuesto que deberá ser aprobado por la asamblea en la Conferencia Distrital, a través de los votos de los delegados de los clubes. También en ese mismo momento se estipulara la forma de pago. Normalmente es un valor por leo, con una base mínima de 10 leos que es lo mínimo indispensable para tener un Club Leo ( por ejemplo $ 1,70, x leo x bimestre). Cuota Nacional: Valor que el Club LEO paga anualmente al Distrito Múltiple LEO, que como en el caso de la cuota Distrital se invierte a favor de las los clubes leo del país. Cada Consejo de Distrito Múltiple, deberá proponer a través de un presupuesto el valor de la cuota a pagar por cada club leo para ese ejercicio, este presupuesto será aprobado por la asamblea de la Conferencia Nacional, es decir por los votos de los delegados de los clubes presentes. Normalmente es anual y en la actualidad es de $ 60 por Club Leo. OTRAS CUOTAS DE LOS LEOS: Cuota de Ingreso al Nuevo Socio: Valor que un nuevo socio del Club LEO paga a la Asociación Internacional, para recibir el material para nuevo socio, con distintivo (pin),

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carpeta de socio, certificado y material adicional instructivo. No es de carácter obligatorio. El valor de esta cuota única es de US$ 5,00. Puede ser que estos gastos sean cubiertos por el Club de LEONES patrocinador. El descuento se realiza a través de la cuenta que cada Club de Leones posee. Cuota Anual del Patrocinio del Club LEO: Valor de US$ 90,00, debitado por Lions International, una vez por año en la cuenta del Club de LEONES patrocinador. Esa cuota sirva para que Lions International cubra los gastos administrativos para los Clubes LEO, como envío de materiales LEOísticos, tanto para los LEO como para los Clubes de LEONES, premios, etc. Esta cuota es cubierta por el Club de LEONES patrocinador, pero puede ser reembolsado este monto por el Club LEO, lo que no es habitual. Lo correcto es dejar el pago a cargo de los LEONES. FONDOS A ADMINISTRAR Normalmente el tesorero deberá manejar, administrar y controlar dos (2) fondos: 3

3

FONDO ADMINISTRATIVO: Es el que proviene de las cuotas de los socios del club, y en algunos casos de multas o intereses cobrados por cuotas pagadas fuera de termino. Este fondo esta destinado para el pago de las cuotas regionales, distritales y nacionales, gastos tales como correo, teléfono, fotocopias, pueden cubrir gastos de representación, es decir cuando un leo representa al club en reuniones leoísticas o leonisticas, etc. FONDO DE OBRAS: Es el dinero que el Club Leo recibe de la comunidad a través de obras y campañas de recaudación o donaciones. Normalmente todo lo que se recibe en este concepto, deberá volver a la comunidad, aunque hay clubes que se reservan un porcentaje para administración, este comportamiento no esta regido en ningún lado.

CÓMO ORGANIZARSE ??? El Tesorero debe tener todo organizado y claro, lo ideal es poseer un sistema de archivo, que puede ser una carpeta en donde tendrá toda la información respecto de los ingresos y egresos que han ido sucediendo, no estaría demás que tuviera copia de los informes que hubiese entregado u los presupuestos confeccionados. Respecto de los ingresos bien podría contar con una planilla de ingresos de cuotas por socio (en el caso de un club) o de Clubes (si se tratara del tesorero de región o distrito). En cuanto a los egresos, deberá contar con todos los comprobantes de los pagos efectuados, los que podría clasificar dependiendo de a que correspondan los desembolsos (por ejemplo: Cuotas regional, Distrital y nacional; Gastos de secretaría; Gastos de Comité de difusión y boletín, etc.) Como su función es poseer datos actualizados de las finanzas, una forma de hacerlo es con cuadros de ingresos y egresos, el resultado final de este cuadro al finalizar el ejercicio fiscal, deberá coincidir con el saldo arrojado por el Balance Final del período. El cuadro consiste de columnas en las cuales se van poniendo en forma regular los ingresos y egresos a medida que van sucediendo, lo que con solo sumas y restas nos dará el saldo que poseemos en la tesorería. Por ejemplo: Fondos. Al final del período con la carpeta debidamente llevada, deberá ser fácil el balance.

TALLER DE ENTRENAMIENTO LEO – DISTRITO LEO “O”3 – P. F. 2003/2004 FECHA 01/07/02 10/07/02 18/08/02 18/08/02

DETALLE Saldo inicial P.F. 2002-2003 Cuotas cobradas Pago 2 cuotas Distritales Pago Cuota Nacional

INGRESOS 250,00 25,00

EGRESOS

34,00 60,00

SALDO 250,00 275,00 241,00 181,00

Esto me indica que el saldo al 18/08/02 es de $ 181,00 y que se han abonado 2 cuotas distritales y la nacional. De todos estos movimiento deberá haber registro.

EL PRESUPUESTO: Se entiende por presupuesto: el computo anticipado del costo de una obra o de los gastos y erogaciones de un Estado, organización, empresa, etc. Es un documento que contiene el calculo de ingresos y egresos previsto para un determinado periodo o actividad. Como se indica más arriba, la mayoría de las decisiones que se toman para realizar determinadas actividades son en base a presupuestos que arrojaran un estimativo sobre los ingresos y egresos a realizarse para esa acción. Si hablamos del presupuesto de una Obra de Servicio, deberemos tener en cuenta de donde surgirá la recaudación o ingreso de dinero y que gastos deberemos afrontar, dando así un resultado final. El presupuesto es la herramienta fundamental de la administración de una organización. En él se registran las órdenes de prioridad establecidas por las autoridades o Comisión Directiva de acuerdo al plan de trabajo a aplicar para el periodo, descartando así todas aquellos gastos que no sean de carácter prioritario. Al mismo tiempo, se establece el monto y origen de los recursos con que se ha de disponer para hacer frente a tales erogaciones, identificando, de esta forma, las cuotas que se han de utilizar para generar los recursos, y su incidencia sobre los distintos Clubes y/o socios LEO. El presupuesto debe ser equilibrado, lo que implica que todas las acciones que se desean llevar a cabo deben ser financiadas genuinamente con recursos provistos por los socios o Clubes, que son quienes afrontarán los gastos que demanda el accionar del club o de los funcionarios. Todo esto deberá ser claro y no ocasionar trastornos futuros, es decir que sea oneroso y perjudicial para ejercicios futuros, en donde habrá que recurrir a la necesidad de aumentar las cuotas o bien de reducir los gastos. De ahí que se requiere ser concisos, claros y efectuar los cálculos basándonos en información certera, sin supuestos o dejando volar la imaginación por lo que creemos o deseamos que suceda. MODELO DE CUADRO DE RESULTADOS: Antes que nada hay que aclarar que lo que presentamos los Leos como Balance al finalizar el ejercicio Fiscal, en la práctica es un “Estado de resultados” ó “Informe de Ingresos y Egresos”, pero al no tener este conocimiento tecnico formado es que denominamos de esa manera al Balance.

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CLUB LEO V.L.E.D.I. DE CIPOLLETTI Presidente: Leo Carolina Jimeno P.F. 2001 - 2002 ESTADO DE RESULTADOS ISaldo Anterior ....................................................................... .. $ 280,00 IIIngresos: Cobro de Cuotas Mensuales ....................................................................... $ 155,00 Donación Leones para Fondo Pro-Viaje...................................................... $ 150,00 Multas......................................................................................................... $ 30,00 TOTAL DE INGRESOS: .......................................................................... $ 615,00 IIIEgresos: Cuota Nacional.............................................................................................. $ 60,00 6 Cuotas Distritales....................... ................................................................$ 102,00 2 Cuotas Regionales........................ ..............................................................$ 50,00 Gastos Secretaria y Tesoreria ........................................................................$ 55,00 Gastos Varios ................................................................................................ $ 35,50 TOTAL DE EGRESOS: ............................................................................ ..$ 302,50

IV- Saldo Actual: ............................................................$ 312,50