Código: TR_ADE_001 Versión: 09/05/2012

CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: AREA DE DISTRIBUCION ELECTRICA CODIGO

SERIES - SUBSERIES

3300.01

ACTAS

3300.01.17

ACTAS REUNION GRUPO PRIMARIO

RETENCION ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

CODIGO

3300

DISPOSICION FINAL FISICO ELECTRONICO CT E D S TIPO DE SOPORTE

1

4

X

X

1

10

X

X

1

5

X

1

10

X

PROCEDIMIENTOS

X

Actas Comunicaciones Correos electrónicos

3300.03

ALUMBRADO PUBLICO

X

X

Comunicaciones Informes Levantamiento de planos Mantenimiento o inversión Orden Interna de Trabajo Presupuestos de mano de obra, materiales Programa

3300.06

ATENCION DAÑOS A USUARIOS

como X 10% representativa

X

Atención al usuario Reportes de trabajo diario

3300.08

AUTOEVALUACION DEL CONTROL Actas Cuestionario de autoevaluación Informes Plan de mejoramiento Registro asistencia Resultados Soporte de Acciones

3300.16

COMUNICACIONES OFICIALES

X

X

X

muestra

Comunicaciones

3300.22 3300.22.01

CONTRATACION ACEPTACION DE OFERTA

1

19

X

X

1

19

X

X

X

Aceptación de oferta Actas Adendos Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Comunicaciones

X

Conservar el 20% de los expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico.

Correos electrónicos Entrada almacén por compra Evaluación de ofertas Facturas Formato verificación Pólizas Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial (según el caso) Informes Ofertas Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Presupuesto Solicitud de oferta Solicitud y justificación de pedido

3300.22.02

CONTRATO Actas Adendos Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Comunicaciones Contrato Correos electrónicos Entrada almacén por compra Evaluación de ofertas Facturas

X

X Conservar el 20% de los expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico.

Formato verificación Pólizas Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial (según el caso) Informes Presupuesto Ofertas Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Solicitud de oferta Solicitud y justificación de pedido

3300.22.08

ORDEN DE COMPRA BIENES

1

19

X

X

X

1

4

X

X

X

Actas Adendos Comunicaciones

X Conservar el 20% de los expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico.

Correos electrónicos Entrada almacén por compra Evaluación de ofertas Facturas Formato verificación Pólizas Informes Presupuesto Ofertas Orden de Compra Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Solicitud de oferta Solicitud y justificación de pedido

3300.22.09

PROCESOS DE CONTRATACION TERMINADOS O FALLIDOS Actas Adendos Certificado de disponibilidad presupuestal Comunicaciones Evaluación de ofertas

Conservar el 20% de los X expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico.

Informes Ofertas Solicitud de oferta Solicitud y Justificación de Pedido

3300.24

CONTROL PORTERÍA

1

9

X

2

8

2

8

X

1

5

X

1

5

x

1

5

X

X

20% como representativa

muestra

X

X

20% como representativa

muestra

Comunicaciones Correos Electrónicos Formato de Autorización

3300.56

INDICADORES Actas Comunicaciones Encuestas Hoja de vida Indicador Seguimiento Indicador

3300.57

INFORMES

3300.57.03

INFORMES DE GESTION

X

X

Comunicaciones Correos electrónicos Informe

3300.62 3300.62.01

MANTENIMIENTO DE LINEAS MANTENIMIENTO LINEA DESENERGIZADA

X x

X

X

X

X

Comunicación Desconexión de circuitos Lista chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial Orden Interna de Trabajo Requisiciones y Reintegro de materiales

3300.62.02

MANTENIMIENTO LINEA ENERGIZADA Comunicación Desconexión de circuitos Lista chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial

X

Conservar el 10% aplicando muestro por polo de interés

Orden Interna de Trabajo Requisiciones y Reintegro de materiales

3300.74 3300.74.03

PLANES Y PROGRAMAS PLAN DE MEJORAMIENTO

1

10

X

X

X

X

1

4

X

X

X

X

0

10

X

X

X

X

1

10

X

X

X

X

Acciones de mejora, correctivas o preventivas Actas Comunicaciones Correos electrónicos Informes Plan Seguimientos Soporte de Acciones

3300.85 3300.85.02

PROYECTOS ELECTRICOS PROYECTOS ELECTRICOS PARTICULARES Actas Comunicaciones Correo Electrónico Documentos Legales Factibilidad de servicio Informes Memorias de cálculo Planos Presupuesto de obra

3300.91

REVISIONES E INSTALACIONES DE ENERGIA ELECTRICA

X

Orden de revisión Registros Fotográficos

3300.92

SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESOS Actas Análisis estadísticos de datos Comunicaciones Correo Electrónico Encuestas Indicadores

Se conserva en medio digital

Informes

3300.94

SERVICIO PROVISIONAL DE ENERGIA ELECTRICA

0

1

X

X

Comunicaciones Orden de revisión Solicitud CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación D= Digitalización S= Selección Fecha de elaboración Marzo de 2012

Elaboró: Gladys Albarracín Villamizar

Aprobó:

José Rafael Chaustre Lara

Cargo: Profesional 1- Gestión de Documentos

Cargo:

Jefe Área Distribución Eléctrica

X

X

Eliminación por picado