TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.0 GERENCIA CLINICA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.26

01.27

01.28

01.29

01.30

01.31

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01.35

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01.37

01.66

01.67

O3 03.1

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

PDF

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ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

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E

C

P

DOC

ACTAS ACTAS COMITÉ DE ETICA MÉDICA Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DE ETICA HOSPITALARIA Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DE ENFERMERÍA Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DE TRANSPLANTES Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DE REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DE TRASPLANTE DE MÉDULA OSEA Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DEL INSTITUTO DE CANCER Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DE ESTADISTICAS VITALES Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DE ADMISIONES Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DE AUDITORIA MEDICA E HISTORIA CLINICA Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DE GARANTIA DE CALIDAD Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS COMITÉ DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE INFECCIONES Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS REUNION COORDINADORES QUIRURGICOS Acta de reunión Registro de asistencia ACTAS DE COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DE VIOLENCIA SEXUAL Acta de reunión Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO Circular o Comunicado Memorando

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12 1 12

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1 12

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1 12

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1 12

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1 12

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1 12

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12 1 12

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1 12

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1

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1

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X

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG (Sistema Integrado de Gestión) - DARUMA SALUD, para el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se utilizara actividades de digitalización para conservar en formato electrónico adjunto al acta, para el caso de capacitaciones el Registro de Asistencia se conservara fisico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se digitalizara para conservar 5 años adicional.

X X

X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001).

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SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF O3 03.2

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO NORMATIVO

X

1

X

X

20

X

X

20

X

Circular o Comunicado O4 04.5

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

CONTRATOS CONVENIOS Contrato de clinica de anticuagulacion con Pfizer (ya no esta vigente)

X

Contrato con Fundonemos Contrato de Cideim (ya se termino) 04.10

CONVENIO UNIVERSIDADES

Conservación en papel por un periodo de 20 años a partir de la liquidación del contrato (LEY 80 1993 ).

Otro Si Actas Anexos Tecnicos Polizas Otro Si 10 10.4

Hojas de Vida estudiantes HOJAS DE VIDA HOJAS DE VIDA MEDICOS

40

X

40

X

La información de hojas de vida que se almacena de manera electronica se administrara con los mismos criterios y tiempos que se establecen para las hojas de vida generadas en fisico. Las hojas de vida de los aspirantes se almacenan de manera electronica y solo se conservaran en este medio debido a que no existe una relacion laboral con los aspirantes.

X

Hojas de vida médicos Socios Hojas de vida medicos adscritos

X

Hojas de vida rurales

X

Solicitud de ingreso al cuerpo médico y de profesionales de la salud Hojas de vida aspirantres 13 13.4

21 21.1

21.2

21.3

21.4

X X

1

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Indicadores Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso PROCESO JURIDICO CONCILIACIONES Citación Acta de conciliacion DEMANDA Oficio Notificación Demanda Respuesta TUTELA Oficio Contestación REQUERIMIENTO JURIDICO Oficio Contestación

X

X

5

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1

9

X

X

X

X

1

9

X

X

X

El proceso establecio conservar la información por tiempo indefinido en el archivo de gestión.

Finalizado el año de conservación en el archivo de gestión se transfiera al archivo central para digitalizar y conservar en carpetas electronicas, los documentos originales se conservan por 10 años en cajas.

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SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

21 21.5

21.6

24

PROCESO JURIDICO QUEJA Oficio Contestación DERECHO DE PETICIÓN Oficio Contestación REGISTROS

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

X

1

X

DE

DF

ACCESO PROCEDIMIENTOS

S

D

E

C

9

X

X

X

1

9

X

X

X

5

15

X

X

P

Investigacion cace

X

Propuesta laboratorios casas medicas

X

Citacion varios

X

Solicitud de Gerencia Comercial

X

Solicitud de Historia Clinica

X

1

X

X

Plaza rural

X

1

X

X

X

1

X

X

X

1

X

X

X

28 28.1

HABILITACIÓN SEDES NOVEDADES Carta solicitud Formulario de Novedades

28.2

CORRESPONDENCIA ENTES GUBERNAMENTALES Comunicado enviado Comunicado recibido Certificación

______________________________________________________________ Nombre y Firma Gerente Clinico Fecha:

X

X

DISPOSICIÓN FINAL CT

X

X

1

X

X

X

1

X

X

X

1

X

X

X X X

La información se conserva en carpetas electronica en formato PDF.

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C =

Confidencial

P = Público

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE INSTRUCTIVOS Gerencia ClinicaSeguridad del Paciente

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS Comité de Infecciones y Vigilancia Epidemiológica

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS Auditoria Clinica

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Instructivo guía reporte y gestión de eventos adversos Instructivo para la remisión de casos a auditoria de pares Instructivo Guía Prueba de Alergia a la Penicilina Instructivo Guia Para La Identificación De Pacientes en el CMI Instructivo Identificación y Manejo de Alergias en el paciente Instructivo guía para definir infecciones nosocomiales Instructivo guía para la notificación de enfermedades de salud pública Instructivo guía para la vigilancia epidemiológica en infecciones nosocomiales Instructivo guia para aislamiento del paciente Instructivo guía para la prevención de infecciones por catéter. Instructivo guía para la profilaxis antimicrobiana quirúrgica - Adultos Instructivo guía para el lavado y fricción higiénica de manos Instructivo guía para la prevención de infecciones asociadas a cateterismo vesical Instructivo guía para la atención del paciente infectado en áreas de diagnóstico Instructivo guía para la prevención del infecciones del sitio operatorio Instructivo guía para el uso racional de alcohol glicerinado en la higiene de manos. Instructivo guía para la limpieza y desinfección de dispensadores de alcohol Instructivo guía para la prevención de neumonías Instructivo guía para la limpieza y desinfección de áreas Instructivo guía para la detección,registro y seguimiento de pacientes con I.N Instructivo guía para el control y seguimiento de pacientes infectados y/o colonizados por Acinetobacter baumannii multiresistente Instructivo guía para la profilaxis antimicrobiana en cirugía - Pediatría Instructivo Guía para la prevención de la transmisión perinatal del VIH Intructivo guía para el uso de antibioticos innovadores (originales) en pacientes hospitalizados en el CMI Guia para el uso de Antibióticos en la UCI adultos, basada en la microbiología local, disminución de presion selectiva, mecanismos de resistencia bacteriano y conceptos de farmacoeconomia. Guía para la terapia antimicrobiana Instuctivo Guía para la Limpieza y Desinfección de incubadoras pediatricas y otros dispositivos en la Unidad de recién Nacidos Guía para el baño y aseo general del paciente Guía para la preparación preoperatoria de la piel Guia para la desinfección de equipos biomedicos no criticos Instructivo Guía de Auditoria de la Historia Clínica. Instructivo Consentimiento Informado Diligenciamiento de Justificaciones de Medicamentos NO POS Instructivo de Referencia y Contrarreferencia Manual de Auditoria Medica Diligenciamiento de Justificaciones de Insumos y Procedimientos NO POS

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG

INSTRUCTIVOS Comité de Enfermeria

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Guias Gerencia Clinica

SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Instructivo guía asistencial de enfermeria para manejo de paciente en urgencias Instructivo guía de punción venosa Instructivo guía de egreso de pacientes Instructivo guía de curaciones Instructivo guía control de glucometria Instructivo guía toma de muestras sanguineas Instructivo guía toma de hemocultivos Instructivo guía toma de recolección de orina Instructivo guía hoja de seguimiento hemoderivados Instructivo guía administración liquidos parenterales Instructivo guía administración de medicamentos Instructivo guía control liquidos administrados y eliminados Instructivo guía de colocación de sonda nasogástrica y lavado gástrico Instructivo guía punción lumbar Instructivo guía recibo y entrega de turno de Enfermería Instructivo guía toma de signos vitales Instructivo guía transfusiones Instructivo guía manejo del paciente con Infarto Agudo Miocardio Instructivo guía de extubación Instructivo guía manejo cateter central Instructivo guía decanulación de introductores femorales Instructivo guía manejo de secreciones en paciente intubado Instructivo guía manejo de analgesia epidural Instructivo guía código azul Instructivo guía paso de sonda nasoyeyunal Instructivo guía manejo de heridas Instructivo guía reanimación cardiopulmonar Instructivo guía manejo de nebulizaciones Instructivo guía realización de enemas evacuantes Instructivo guía toma de éxamen materia fecal Instructivo guía manejo de la hiperbilirrubinemia Guía de terapia transfusional en urgencias Instructivo guía Paracentesis Instructivo guía cateterismo umbilical Instructivo guía cuidados de enfermería de pacientes con marcapaso transitorio Manejo de Carro de Paro Instructivo para movilización de pacientes de cama a silla Instructivo guia para la colocación de la sonda vesical Instructivo guia atención al paciente neonatal-Pediatrico Postquirurgico de cardiopatia. Instructivo Guia Hoja de seguimiento Hemoderivados en Unidad de Recien Nacidos Protocolo de Cirugía Cierre de Ductus Arterioso Persistente en la UCI Neonatal Manejo de los carros de paro y de entubación difícil en el CMI Guia de manejo del paciente con reacción alérgica Guía de manejo del paciente con disfunción sinusal y seno enfermo Guía de manejo del paciente con fibrilacion auricular Guía de manejo del paciente con dolor postoperatorio

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Guias Gerencia Clinica

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS

PROCEDIMIENTO

Guía de manejo anestésico Guía de manejo del paciente con bradiarritmias Guía de manejo del paciente con taquicardia auricular ectópica Guía de manejo del paciente con taquicardia auricular multifocal Guía de manejo del paciente con taquicardia supraventricular paroxística por reentrada nodal Guía de manejo del paciente con ritmo de la unión auriculoventricular Guía de manejo del paciente con extrasístoles ventriculares Guía de manejo del paciente con ritmo idioventricular acelerado Guía de manejo del paciente con taquicardia ventricular Guía de manejo del paciente con taquicardia ventricular con torsión de puntas Guía de manejo del paciente con via accesoria con o sin pre-excitación Guía de manejo del paciente con cor pulmonale Guía de manejo del paciente con crisis hipertensiva Guía de manejo del paciente disección aórtica Guía de manejo del paciente con estenósis aórtica Guía de manejo del paciente con estenosis mitral Guía de manejo del paciente con fiebre reumática aguda Guía de manejo del paciente con infarto de miocardio con elevación del ST Guía de manejo del paciente con insuficiencia aórtica Guía de manejo del paciente con insuficiencia cardiáca Guía de manejo del paciente con insuficiencia mitral Guía de manejo del paciente con pericarditis aguda Guía de manejo del paciente con síncope Guía de manejo del paciente con taponamiento cardiaco Guía de manejo del paciente con apendicitis aguda Guía de manejo del paciente con cáncer de seno Guía de manejo del paciente con cólon irritable Guía de manejo del paciente con cuerpo extraño en tracto gastrointestinal Guía de manejo del paciente con dispesia - gastritis Guía de manejo del paciente con diverticulitis aguda Guía de manejo del paciente con dolor anal agudo Guía de manejo del paciente con eventración crónica Guía de manejo del paciente con eventración aguda - evisceración Guía de manejo del paciente con hemorragia gastrointestinal alta Guía de manejo del paciente con hemorragia de vías digestivas bajas Guía de manejo del paciente con hemorroides Guía de manejo del paciente con hernia inguinal Guía de manejo del paciente con obesidad Guía de manejo del paciente con acné Guía de manejo del paciente con alopecia androgenética Guía de manejo del paciente con alopecia areata Guía de manejo del paciente con efluvium telógeno Guía de manejo del paciente con obstrucción intestinal Guía de manejo del paciente con pancreatiits aguda Guía de manejo del paciente con pileflebitis Guía de manejo del paciente con reflujo gastroesofágico

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

Guias Gerencia Clinica

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Guía de manejo del paciente con sepsis abdominal Guía de manejo del paciente con absceso hepático amebiano Guía de manejo del paciente con colecistitis - colelitiasis Guía de manejo del paciente con encefalopatía hepática Guía de manejo del paciente con herida facial Guía de manejo del paciente con melasma Guía de manejo del paciente con pediculosis capitis Guía de manejo del paciente con pediculosis corporis Guía de manejo del paciente con pediculosis pubis Guía de manejo del paciente con pitiriasis versicolor Guía de manejo del paciente con rosácea Guía de manejo del paciente con urticaria Guía de manejo del paciente con cetoacidosis diabética Guía de manejo del paciente con coma hiperosmolar Guía de manejo del paciente con coma mixedematoso Guía de manejo del paciente con crisis tirotóxica Guía de manejo del paciente con hipercalcemia Guía de manejo del paciente con hipermagnesemia Guía de manejo del paciente con hipernatremia Guía de manejo del paciente con hiperkalemia Guía de manejo del paciente con hipocalcemia Guía de manejo del paciente con hipoglicemia Guía de manejo del paciente con hipokalemia Guía de manejo del paciente con hipomagnesemia Guía de manejo del paciente con hiponatremia Guía de manejo del paciente con lupus eritematoso sistémico Guía de manejo del paciente con sindrome antifosfolípido Guía de manejo del paciente con aborto Guía de manejo del paciente con abruptio de placenta Guía de manejo del paciente con cesárea Guía de manejo del paciente con cesárea previa Guía de manejo del paciente con fibroadenoma Guía de manejo del paciente con quistes en mama Guía de manejo del paciente con corioamnionitis Guía de manejo del paciente con desproporción cefalopélvica Guía de manejo del paciente con embarazo ectópico Guía de manejo del paciente con embarazo prolongado Guía de manejo del paciente con endometriosis -ablación Guía de manejo del paciente con endometriosis - histerectomía Guía de manejo del paciente con enfermedad pélvica inflamatoria Guía de manejo del paciente que va a histerectomia abdominal Guía de manejo del paciente que va a histerectomia vaginal Guía de manejo del paciente que va a histerectomia laparoscópica Guía de manejo del paciente con incompetencia cervical Guía de manejo del paciente con infección cervico-vaginal Guía de manejo del paciente con leiomioma Guía de manejo del paciente con mastitis puerperal Guía de manejo del paciente con mastodinia Guía de manejo del paciente que va a miomectomia por laparoscopia Guía de manejo del paciente con parto normal Guía de manejo del paciente con placenta previa Guía de manejo del paciente con preclampsia

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

Guias Gerencia Clinica

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Guía de manejo del paciente con prolapso de cupula vaginal Guía de manejo del paciente con prolapso genital Guía de manejo del paciente con prolapso uterino Protocolo de aspiración de ovocitos Guía de manejo del paciente con ruptura prematura de membranas Guía de manejo del paciente con sangrado uterino anormal Guía de manejo del paciente con sufrimiento fetal Guía de manejo del paciente con trabajo de parto pretérmino Guía de manejo del paciente con colitis amebiana Guía de manejo del paciente adulto con colitis y gastroenteritis Guía de manejo del paciente con endocarditis bacteriana Guía de manejo del paciente con erisipela-celulitis Guía de manejo del paciente con infección causada por cateter Guía de manejo del paciente con infecciones necrotizantes de la piel Guía de manejo del paciente con meningitis aguda Guía de manejo del paciente con mordedura de animales Guía de manejo del paciente con peritonitis bacteriana espontanea Guía de manejo del paciente con salmonellosis Guía de manejo del paciente con demodecidosis Guía de manejo del paciente con enfermedad de Chagas Guía de manejo del paciente con escabiosis Guía de manejo del paciente con larva migrans Guía de manejo del paciente con leishmaniasis Guía de manejo del paciente con malaria grave y complicada Guía de manejo del paciente con miasis Guía de manejo del paciente con neurocisticercosis Guía de manejo del paciente con tungiasis Guía de manejo del paciente con dengue Guía de manejo del paciente con hepatitis en urgencias Guía de manejo del paciente con herpes genital Guía de manejo del paciente con herpes simple Guía de manejo del paciente con herpes zoster Guía de manejo del paciente con infección por virus del VIH Guía de manejo del paciente con influenza Guía de manejo del paciente con mononucleosis infecciosa Guía de manejo del paciente con rubeóla Guía de manejo del paciente con sarampión Guía de manejo del paciente con varicela Guía de manejo del paciente con asma Guía de manejo del paciente con bronquitis aguda Guía de manejo del paciente con derrame pleural Guía de manejo del paciente con exacerbación aguda de la EPOC Guía de manejo del paciente con evento cerebrovascular isquémico Guía de manejo del paciente con hematoma cerebeloso Guía de manejo del paciente con hematoma hipertensivo Guía de manejo del paciente con hemorragia subaracnoidea Guía de manejo del paciente con convulsiones Guía de manejo del paciente con enfermedad de Parkinson Guía de manejo del paciente con cefalea Guía de manejo del paciente con hemoptisis Guía de manejo del paciente con neumotórax espontáneo

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

Guias Gerencia Clinica

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Guía de manejo del paciente con neumonía adquirida en la comunidad Guía de manejo del paciente con obstrucción aguda de la vía aérea Guía de manejo del paciente con oxigenoterápia Guía de manejo del paciente con lesión vascular isquémica Guía de manejo del paciente con radiculopatía cervical Guía de manejo del paciente con radiculopatía lumbar Guía de manejo del paciente pediátrico con trauma craneoencefálico Guía de manejo del paciente con trauma raquimedular Guía de manejo del paciente con blefaritis Guía de manejo del paciente con catarata Guía de manejo del paciente con conjuntivitis Guía de manejo del paciente con orzuelo Guía de manejo del paciente con pterigión Guía de manejo del paciente con epiglotitis y supraglotitis aguda Guía de manejo del paciente con epistaxis Guía de manejo del paciente con fatingoamidalitis Guía de manejo del paciente con fractura nasal Guía de manejo del paciente con laringitis aguda Guía de manejo del paciente con otitis media Guía de manejo del paciente con otitis media (niños) Guía de manejo del paciente con otitis media con efusión Guía de manejo del paciente con otitis media crónica supurativa Guía de manejo del paciente con otoesclerosis Guía de manejo del paciente con resfriado común Guía de manejo del paciente con rinosinusitis (adultos) Guía de manejo del paciente con rinosinusitis (niños) Guía de manejo del paciente con sordera súbita Guía de manejo del paciente con vértigo Guía de manejo del paciente con bronquilitis Guía de manejo del paciente con convulsión febril Guía de manejo del paciente con croup Guía de manejo del paciente con fiebre de orígen desconocido Guía de manejo del paciente con gastroenterítis aguda Guía de manejo del paciente con sindrome de dificultad respiratoria Guía de manejo del paciente con cardiopatía congénita Guía de manejo del paciente con convulsión en el recién nacido Guía de manejo del paciente con ductus arterioso persistente Guía de manejo del paciente con enterocolitis necrotizante Guía de manejo del paciente con hipoglicemia neonatal Guía de manejo del paciente con artritis séptica Guía de manejo del paciente con fascitis plantar Guía de manejo del paciente con fractura de fémur Guía de manejo del paciente con hallux valgus Guía de manejo del paciente con dedo en gatillo Guía de manejo del paciente con delirium Guía de manejo del paciente con depresión Guía de manejo del paciente con intento de suicidio Guía de manejo del paciente con psicosis aguda Guía de manejo del paciente con ictericia neonatal Guía de manejo del paciente y sus líquidos y electrólitos Guía de manejo del paciente prematuro extremo

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG

Guias Gerencia Clinica

INSTRUCTIVO Gerencia Clinica

DOCUMENTOS EXTERNOS Comité de Infecciones y Vigilancia Epidemiológica

DOCUMENTOS EXTERNOS Auditoria Clinica

DOCUMENTOS EXTERNOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Guía de manejo del paciente con sepsis neonatal Guía de criterios de ingreso y egreso a unidad de cuidados intensivos neonatales Guía de manejo del paciente con crisis de ansiedad Guía de manejo del paciente con alargamiento óseo Guía de manejo del paciente con amputación de extremidades Guía de manejo del paciente con artritis por gota Guía de manejo del paciente con artritis reumatoide Instructivo Guía metodológica para la elaboración y actualización de guías Clínicas. Reporte del Sistema Nacional de Infecciones Nosoco Proposed Standards Prevention and Control of Infec Prevention Of Healthcare Associated Pneumonia,2002 CDC Definitions of Nosocomial Infections Guía para la prevención de infecciones del sitioQX Environmental Infection Control in Health-Care Fac Prevention of Intravascular -Catheter Related Inf. Guideline for Hand Hygiene in Health-Care Settings Prevention of Catheter-associated Urinary TractINF Instructivo para la notificación semanal negativa Eventos de notificación al nivel nacional Instructivo para el formato de notificación SIstema de vigilancia en salud pública SIVIGILA-Definición de Eventos Formato para la notificación semanal Código sanitario nacional o ley 9 de 1979 Decreto 1562 del 22 de junio de 1984 La ley 100 de 1993 El decreto 1938 de 1994 El decreto 1891 de 1994 Resolución 4288 de 1996 Resolución 00412 del 2000 Prevención de Infecciones nosocomiales Recommendations for Isolation Precautions in Hospi Fichas epidemiológicas para la notificación Resolución 1995/99 Normas para el manejo de la HC. Ley 23 de 1981 de Ética Médica Ley 9 Manejo de residuos Decreto 046 Decreto 050 Decreto 2309 S. O. G. C. Acuerdo 228 Cobertura de Medicamentos POS y POS-S Resolución 2948 CTC Acuerdo 260 Copagos y cuotas moderadoras Decreto 806 Afiliación al regimen de Seg. Social Resolución 5261 MAPIPOS Acurerdo 72 Cobertura Regimen Subsidiado Resolución 13437 Derechos del paciente Acuerdo 74 Otras coberturas Regimen Subsidiado Guía Técnica Colombiana de Responsabilidad Social Norma Responsabilidad Social SA 8000

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE DIRECTRICES

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DOCUMENTOS VARIOS CUADERNOS

FOLLETOS

TABLAS

TIPOS

CODIGO

AUDITORIA MEDICA AUDITORIA MEDICA

Directrices Gerencia clinica SIPOC- no ver Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad

PROCEDIMIENTO

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional

Joint Commission International Quejas Registros Supersalud Cove Secretaria de Salud Documentos Icontec Cuaderno correspondencia entregada Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Como detectar y ayudar a un niño o un adolescente con riesgo de suicidio Como ayudar una persona con riesgo de suicidio Tabla no.9 Relacion de actividades, complicaciones, infecciones, muertes, eventos adversos, reacciones adversos, complicaciones, infecciones y muertes auditadas por pares.

Se guarda 1 año en fisico, se escanea y elimina

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.1 INSTITUTO DE INVESTIGACIÓNES HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 4 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: INSTITUTO DE INVESTIGACIONES 8.1 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.71

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE COMITÉ DE INVESTIGACION

X

5

X

X

X

X

5

X

X

X

Las actas de reunión se conservan en fisico desde el año 2005 hasta Octubre de 2015, fecha a partir de la cual se empezaron a crear y conservar en el aplicativo DARUMA - SALUD. Se establece que posterior a los 5 años, los documentos en físico se digitalizarán para ser conservados durante 5 años en formato electronico (PDF) en el archivo de gestión.

Acta de reunión Registro de asistencia O3 03.1

COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

X

1

X

X

03.2

Circular o Comunicado Memorando COMUNICADO NORMATIVO

X

1

X

X

O4 04.6 13 13.4

Circular o Comunicado CONTRATOS CONTRATOS INSTITUTO DE INVESTIGACIONES

X

2

18

X

INFORMES INFORME DE GESTIÓN

X

5

X

X

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG (Sistema Integrado de Gestión) - DARUMA SALUD

REGISTROS X

X

5

15

X

X

X

X

X

5

15

X

X

X

Acuerdos de Confidencialidad

Factibilidad

Reembolsos Caja menor

25

Ley 80, proceso de contratación. El tiempo de retención en el archivo de Gestión se fija a partir de la liquidación del contrato.

X

Informe 24

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X

1

X

X

Los acuerdos de Confidencialidad y las Factibilidades de los estudios clinicos se conservan en físico en el Archivo de Gestión durante 5 años; posterior a este tiempo se digitalizarán para ser enviadas al Archivo Central. Las factibilidades que son diligenciadas en plataformas web no pueden ser archivadas. Los reembolsos de caja menor serán conservados durante 1 año en físico en el Archivo de Gestión y posterior a este tiempo serán eliminados. El Departamento de Contabilidad del CMI conserva los soportes originales de estos reembolsos en su archivo de gestión.

CAPACITACIONES Material educativo para capacitación

Registro de Asistencia

X

X

2

X

X

X

2

X

X

X

Los registros de asistencia a las capacitaciones que se llevan a cabo dentro del Instituto para actualizar procedimientos y normatividad vigente, se establece conservar en fisico (2) años, finalizado este tiempo se digitalizaran para conservar en formato electronico (PDF) 5 años más.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.1 INSTITUTO DE INVESTIGACIÓNES HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 4 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: INSTITUTO DE INVESTIGACIONES 8.1 RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

27 27.1

ESTUDIOS ESTUDIO DE INVESTIGACION Protocolo de investigación Firma del Protocolo por Investigador Principal Manual del Investigador Consentimiento Informado Asentimiento Informado Formato de entrega de Consentimiento Informado Encuesta de entendimiento de Consentimiento Informado Guia para manejo de Clinica Report Form Hojas de Vida del Investigador Principal Hoja de Vida Equipo Investigador Anuncios de Reclutamiento y Material entregado a los participantes Herramientas de recoleccion de datos Presupuesto e Información Financiera del estudio Poliza de Seguro para los participantes Correspondencia Despachada a Comité de Etica Carta de sometimiento del proyecto Carta de aprobación metodológica del proyecto Carta de Sometimiento para Aprobación de Enmiendas al Proyecto Carta de Sometimiento para Aprobación de Nueva Versión del Consentimiento Informado Carta de Sometiniento para aprobacion de Nueva Versión del Asentimiento Informado Carta de Sometimiento para aprobación de versiones subsecuentes de anuncios de recluatamiento y material entregado al paciente Carta de sometimeinto de incentivos y compensaciones a sujetos participantes no previstas en revisiones previas. Carta de Sometimiento para aprobación de incentivos y compensaciones a sujetos participantes no previstas en revisiones previas. Carta de Sometimiento para aprobación de nueva Versión de anuncios de reclutamiento y material entregado al paciente Carta sometimiento informes trimestrales Carta sometimiento aprobación anual del proyecto Carta sometimiento informe y reporte final del proyecto. Carta de sometimiento Procedimiento Operativo del Estudio Carta de sometimiento Eventos Adversos Serios Nacionales Carta de sometimiento Eventos Adversos Serios internacionales Carta de sometimiento Embarazos Carta de sometimiento Apertura de Ciego (Si aplica) Notificación desviaciones / violaciones al proyecto Correspondencia Recibida de Comité de Etica Carta de Aprobación del Estudio emitida por Comité de Etica Carta de Aprobación de Enmiendas al Estudio Carta de Aprobación de versiones subsecuentes de Consentimiento Informado Carta de Aprobación de versiones subsecuentes de Asentimiento Informado Carta de Aprobación de versiones subsecuentes de anuncios de reclutamiento y material entregado al paciente Carta de Aprobación de incentivos y compensaciones a sujetos participantes no previstas en revisiones previas.

X

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

ACCESO

D

E

C

X

X

X

P

PROCEDIMIENTOS

DOC 5

15

Resolución Nro. 2378 de 2008 Ministerio de Salud y Protección Social. Por la cual se adoptan las Buenas Prácticas Clínicas para las instituciones que conducen investigación con medicamentos en seres humanos. La documentación en fisico se digitalizara para almacenarse por un periodo total de 20 años ; 5 años en archivo de gestión 15 años en archivo central en formato electrónico aplicativo Docunet. Se determina realizar selección de los estudios catalogados de suma importancia para la organización para que se transfieran al archivo histórico organizacional.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.1 INSTITUTO DE INVESTIGACIÓNES HOJA No FECHA: VERSION:

3 DE 4 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: INSTITUTO DE INVESTIGACIONES 8.1 RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

27 27.1

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

ACCESO

D

E

C

X

X

X

P

PROCEDIMIENTOS

DOC

ESTUDIOS ESTUDIO DE INVESTIGACION Carta de Aprobación de informes trimestrales Carta de Aprobación anual de proyecto Carta de Aprobación de informe y reporte final del proyecto Respuesta del Comité del Procedimiento Operativo del estudio Respuesta del Comité de Eventos Adversos Serios Nacionales Respuesta del Comité a la Apertura del ciego Respuesta del Comité a notificación desviaciones/ Violaciones al proyecto Correspondencia Recibida de Comité de Etica Carta de compromiso del Investigador Principal Carta de Aprobación de INVIMA Enmienda al protocolo Enmienda al Manual del Investigador Nuevas versiones de Consentimiento Informado Nueva versiones de Asentimiento Informado Nuevas versiones de anuncios de reclutamiento y material entregado al paciente Labotarorio Manual del Laboratorio Acreditación de laboratorio Rangos Normales de Laboratorio Registro Envío de muestras a laboratorio Central Registro toma de muestras de Laboratorio Producto de Investigación (PI) Documentación de Recepción de Producto de Investigación Producto de Investigación (PI) Formato de Contabiidad producto de investigación Manual Producto de Investigación Documentación destrucción Producto de Investigación Registro control de Temperatura Producto de Investigación Insumos Inventario Documentación llegada Insumos Documentación destrucción de Insumos Entrenamientos Lista de Asistencia Documentación soporte para entrenamientos Comité de Etica Lista integrantes CE Estatutos CE Monitoría Carta información Visita de Inicio Material educativo para visita de inicio Carta de Seguimiento de visitas de monitoria Respuesta a Carta de Seguimiento por parte de Investigador Principal Site Visit Log de Monitoria Documentación de sujetos Subject Screening and Enrolment Log

X

5

15

Resolución Nro. 2378 de 2008 Ministerio de Salud y Protección Social. Por la cual se adoptan las Buenas Prácticas Clínicas para las instituciones que conducen investigación con medicamentos en seres humanos. La documentación en fisico se digitalizara para almacenarse por un periodo total de 20 años ; 5 años en archivo de gestión 15 años en archivo central en formato electrónico aplicativo Docunet. Se determina realizar selección de los estudios catalogados de suma importancia para la organización para que se transfieran al archivo histórico organizacional.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.1 INSTITUTO DE INVESTIGACIÓNES HOJA No FECHA: VERSION:

4 DE 4 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: INSTITUTO DE INVESTIGACIONES 8.1 RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

27 27.1

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

ACCESO

D

E

C

X

X

X

PROCEDIMIENTOS

P

DOC

ESTUDIOS ESTUDIO DE INVESTIGACION

X

5

15

Resolución Nro. 2378 de 2008 Ministerio de Salud y Protección Social. Por la cual se adoptan las Buenas Prácticas Clínicas para las instituciones que conducen investigación con medicamentos en seres humanos. La documentación en fisico se digitalizara para almacenarse por un periodo total de 20 años ; 5 años en archivo de gestión 15 años en archivo central en formato electrónico aplicativo Docunet. Se determina realizar selección de los estudios catalogados de suma importancia para la organización para que se transfieran al archivo histórico organizacional.

Subject Identification Code list

Historia clinica de Sujetos de Estudio

Consentimiento Informado firmado por sujetos

Copia documentos de identificación

______________________________________________________ Nombre y Firma Gerencia Clinica

______________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Instituto de Investigación

Fecha:

Fecha :

______________________________________________________

______________________________________________________

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

CONVENCIONES: D = Digitalización

CT = Conservación total

E = C = DF =

Eliminación S = Selección Confidencial P = Público Documento Físico

DE = SIG =

Documento Electrónico Sistema Integrado de Gestión

SERIE= SUBSERIE=

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

DIRECTORIO CUADERNOS

CODIGO

TIPOS

SIG

Toma de Consentimiento Informado

SIG

Manual del Investigador

SIG

Manejo de medicamentos Instituto de Investigación

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Directorio CMI Cuaderno registro area Correspondencia recibida/despachada

Al culminar los registros y/o anotaciones el cuaderno puede digitalizarse como medio precausional para guardar evidencia.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.2 CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 1 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN 8.2 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.3

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

X

X

Acta de reunión X O3 03.1

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

1

X

X

1

X

X

X

1

X

X

5

X

X

Circular o Comunicado

24

Memorando COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso REGISTROS

SIG

Registro de mantenimientos de equipos (dispositivos médicos)

X

1

X

X

X

SIG

Material de Osteosíntesis en consignación

X

1

X

X

X

SIG

Registro de reparaciones y novedades

X

X

X

X

SIG

Talonario de Control de esterilizacion

X

1

4

X

X

Remision de Ortopedia

X

1

4

X

X

SIG

Registro Lectura de resultados de indicador biológico

X

1

4

X

X

SIG

Tira indicadora de ciclo de equipos esterilizadores

X

1

4

X

X

SIG

Bowie Dick procesado Solicitud de cuenta de cobro

X

1

X

5

X

03.2 13 13.4 SIG

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe de Central de Esterilización Fecha:

X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

X

1

X

X

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

X

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.2 CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN HOJA No FECHA: VERSION: SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN 8.2

CONVENCIONES:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE=

SUBSERIE=

2 DE 2 28/01/2015 2

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN 8.2 RETENCION EN AÑOS

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF 13 13.21

17

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO

CT

C

S

D

E

X

X

X

X

X

X

DOC

INFORMES X

1

X

1

INFORMES DE TELESCOPIOS Informe LISTA DE CHEQUEO X

Lista de chequeo ó puesta a punto de los equipos críticos de esterilización X SIG

Lista de chequeo temperatura ambiente Central de Esterilización X Lista de chequeo carro limpio X

24

Lista de chequeo de esterilizadores GENERAL REGISTROS

SIG

Registro de esterilización a servicios propios

X

1

X

X

X

SIG

Reporte de daños de instrumental

X

1

X

X

X

SIG

Registro de entrega de material elaborado

X

1

X

X

X

SIG

Reporte de cambio de filtro del motor Mides Rex (Craneotomia)

X

1

SIG

Reporte de incidentes

X

1

X

X X

X X

SIG

Control ropa recomendada

X

1

X

X

Registro cambio de turnos del personal Solicitud de elementos devolutivos

X

1

X

X

X

X

X

X

X

X

Registro de cambio luz ultravioleta

_______________________________________________________ Nombre y Firma Jefe de Gestión Documental Fecha:

1

X

Solicitud de equipos medicos – instrumental SIG

PROCEDIMIENTOS

P

X X

X

1 1

X

Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

_______________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha: CONVENCIONES: D = Digitalización E = Eliminación C = Confidencial

CT = Conservación total S = Selección P = Público

DF = Documento Físico

_______________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

DE = Documento Electrónico SIG = Sistema Integrado de Gestión SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

GUIAS LISTADOS

SIG

TIPOS Instructivo de Recepción de elementos a esterilizar. Instructivo de Lavado, Secado y Lubricación. Instructivo de Clasificación y Empaque de Elementos. Instructivo de Esterilización Instructivo para Almacenamiento y Despacho Instructivo para manejo de material especial Guía de tratamiento correcto de instrumental Instructivo para dilusión de líquidos Instructivo uso de detergente enzimático Instructivo uso de lubricantes Instructivo de uso de indicadores biologicos O.E Instructivo de uso de indicadores biologicos Vapor Instructivo de uso de indicadores biologicos Sterrad Manipulación,transporte,almacenamiento dispositivos estériles y contaminados Instructivo de uso de desinfectante de alto nivel Instructivo para la recepción de Endoscopios Guia de empaque de cánulas para cirugia cardiovascular Guia de separadores de Finoquieto Instructivo de elaboración de material Guia tiempo exposición dispositivos a secar Manejo capsulas unidosis Manejo de esterilizador con oxido de etileno Plan de emergencia Oxido de Etileno Plan de contingencia Esterilización Clasificacion de Ropa Aplicación de la Vigencia de Esterilizacion de los dispositivos Médicos y Ropa Procesados en el CMI Instructivo de uso de indicadores biologicos Sterrad Manipulación,transporte,almacenamiento dispositivos estériles y contaminados Instructivo de uso de desinfectante de alto nivel Instructivo para la recepción de Endoscopios Guia de empaque de cánulas para cirugia cardiovascular Guia de separadores de Finoquieto Instructivo de elaboración de material Guia tiempo exposición dispositivos a secar Manejo capsulas unidosis Manejo de esterilizador con oxido de etileno Plan de emergencia Oxido de Etileno Plan de contingencia Esterilización Clasificacion de Ropa Aplicación de la Vigencia de Esterilizacion de los dispositivos Médicos y Ropa Procesados en el CMI Guia despacho amarrado telescopio Guia de despacho para procedimientos quirurgicos Guias de instrumentacion Listado de tarifas clientes internos y externos

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

DOCUMENTOS EXTERNOS

METODOLOGIAS

TARJETAS

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Manual de buenas practicas de Esterilización Manual de operación sterrad 100s Manual de operación de matachana Manual de operación getinge Manual de operación sterivac 5xl Como utilizar Cidex. OPA Como utilizar cydezime Indicadores quimicos de paquete Tabla cambio colores limites prueba bowie & Dick Control de rutina Guia operación secadora mangueras e instrument Esterilizadores de vapor hodspitales NTC - 4954 Guia de dispositivos médicos GTC - 83 Esterilización productos cuidado salud NTC - 5153 Dispositivos méd. suturas quirúrgicas NTC - 2267 Materiales y empaques para disp. med. NTC-4778-2 Materiales y empaques para disp. med. #3 NTC4778-3 Materiales y empaques para disp. med. #4 NTC4778-4 Materiales y empaques para disp. med. #5 NTC4778-5 Materiales y empaques para disp. med. #6 NTC4778-6 Materiales y empaques para disp. med. #7 NTC4778-7 Materiales y empaques para disp. med. #8 NTC4778-8 Instrucciones de operación esterilizador Steri vac Guia de programas para esterilizar en matachana Instrucciones operación Indicador automático IncubADORAS Manual de operación selladora Surgicon Manual operación selladora hawomed 2000 Guia de operación hawo 500D Condiciones de almacenamiento productos medicos Manejo seguro de oxido etileno en capsulas unidosiS Material de osteosíntesis en consignación Protocolo de revisión de telescopios Fichas Tecnicas SIPOC Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud

Joint Commission International Tarjetas de fallas

PROCEDIMIENTO

Documentación que procede de otra institución y no forma parte de las series documentales de las oficinas.(Acuerdo 042 de 2002)

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.3 UNIDAD DE VACUNACIÓN HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE VACUNACIÓN 8.3 RETENCION EN AÑOS

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

O1 01.3

ARCHIVO ARCHIVO DE GESTION CENTRAL

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO

CT

C

S

D

E

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

Acta de reunión

01.39

O3 03.1

Registro de asistencia

X

1

X

X

ACTAS DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO

X

1

X

X

X

COMUNICACIONES INFORMATIVAS

X

1

X

X

X

1

X

X

Memorando

11 11.3

COMUNICACIONES NORMATIVAS

HISTORIAS CLINICAS CMI Esquema de vacunación pediatrico

SIG

Esquema de vacunación adultos

X

20

X

X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención. Los esquemas de vacunación son manejados bajo el aplicativo Carvac.

Notificacion evento adverso

13.23

24 SIG SIG

SIG SIG SIG

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Circular o Comunicado HISTORIAS CLINICAS

SIG

13 13.4

Las actas se generan en formato electronico (Word) y se conservan en fisico, junto al registro de asistencia, se establece conservar en fisico (1año), finalizado este tiempo se digitalizara para conservar 5 años adicional en formato electronico.

Acta de entrega COMUNICACIONES OFICIALES Circular o Comunicado

03.2

PROCEDIMIENTOS

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso INFORMES DE VACUNAS Informes de Vacunas PAI Informes de Vacunas No PAI REGISTROS Registro y control de vacunación - Niños y Adultos Registro de control de traslado de vacunas(Traslado para sedes) Registro y control de vacunación PPD Registro Salud ocupacional vigilancia epidemiologica riesgo biológico vacunación Registro Secretaria de salud vigilancia epidemiologica riesgo biologico Programa ampliado inmunizaciones sistema de notificacion eventos adversos a las vacunas Registro Diario de Recién Nacidos Vacunados Registro de Recién Nacidos No Vacunados Autorización para vacuna contra la fiebre amarilla Registro de temperatura de neveras Registro de limpieza de neveras Registro de Vacunacion de empresas Solicitud de Biologico e insumos al PAI Registro de vacunacion domiciliaria Entrega de cuadres Estadistica liquidación Registro entrada de vacunas (ficha)

X

X

5

X

5

X X X X X

1 1 1 1 1

X

1

X X X X X X X X X X X

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

X

X

X X X X

X X X X X X X X X

X

X X X X X

X X X X X

X

X

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.5 VACUNACIÓN HOJA No FECHA: VERSION: SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE VACUNACIÓN 8.3

__________________________________________ Nombre y Firma Jefe Unidad de Vacunación Fecha :

__________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

__________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

CONVENCIONES: D = E = C =

Digitalización Eliminación Confidencial

CT = Conservación total S = Selección P = Público

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SERIE: SUBSERIE:

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

2 DE 2 28/01/2015 2

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE VACUNACIÓN 8.3 RETENCION EN AÑOS

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

24

ARCHIVO DE GESTION

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO

CT

S

D

E

C

X

X

X

PROCEDIMIENTOS

P

DOC

REGISTROS Lista de chequeo para verificar si la persona es apta para recibir la vacuna de fiebre amarilla

X

1

X

1

X

X

1

X

X

1

X

X

Registro de control de llamadas X Libro Diario de pacientes Cronograma turno auxiliares

_______________________________________________________ Nombre y Firma Jefe de Gestión Documental Fecha:

X

Los documentos fisicos y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

_______________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha: CONVENCIONES: D = Digitalización E = Eliminación C = Confidencial

CT = Conservación total S = Selección P = Público

DF = Documento Físico

_______________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

DE = Documento Electrónico SIG = Sistema Integrado de Gestión SERIE= SUBSERIE=

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

CODIGO SIG

Instructivo para la aplicación de las vacunas

SIG

Manejo y traslado de las vacunas dentro del perímetro urbano

SIG

Manejo de cadena de frio Instructivo para el manejo de las alarmas de las neveras de vacunas en horas no habiles

SIG SIG

REGISTROS CONTABLES

TARJETAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DIRECTORIO

GUIAS

SIG

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud

Hoja de Gastos

HOJA DE GASTOS

FOLLETOS

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Manual de Calidad

Programa 5S Joint Commission International Directorio CMI Registro Entrega de puesto de trabajo Cuaderno de Contabilidad

CUADERNOS

PROCEDIMIENTO

Instructivo para vacunar al recien nacido hospitalizado en el CMI Certificado de Camara y Comercio Formulario unico de registro tributario Declaracion mensual de retencion en la fuente Declaracion mensual de impuesto de industria y comercio Retefuente-Reteica Notas de Devolución Bono para Vacunación Tajetas de fallas

Encuesta de satisfacción

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

TIPOS

Informacion completa sobre la vacuna contra la tuberculosis Pediculosis En el mes de la mujer un regalo de Vida (Información Virus Papiloma) Recomendaciones y cuidados pos perforacion de orejas Ahora la prevencion esta mas cerca Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Informacion completa sobre la vacuna de hepatitis B Tarjeta feliz cumpleaños Guias Clinicas

Documentación de apoyo Documento de apoyo a la gestion administrativa de todos los procesos, donde se describe los insumos o elementos consumidos en el proceso de atencion de cada usuario.

Documentos de Carácter Informativo

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.4 UNIDAD DE OFTALMOLOGIA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE OFTALMOLOGIA 8.4 RETENCION EN AÑOS

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.3

ARCHIVO DE GESTION

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO

CT

C

PROCEDIMIENTOS S

D

E

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

Acta de reunión X O3 03.1

X

1

X

1

X

X

X

1

X

X

X

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES INFORMATIVAS Circular o Comunicado Memorando

03.2 11 11.3

SIG 13 13.4

24

COMUNICACIONES NORMATIVAS Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos Informe del exámen o procedimiento INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso REGISTROS

5 X X

X X X

5

X

X

X

X

X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica, aplicativo Siam y Docunet. X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

X

1

SIG

Listado Programación de Citas

SIG

Listado de entrega de Resultados-Control Entrega de Resultados

X

1

Relación Entrega de cuadre

X

1

SIG

Control numero de Aplicaciones de Laser

X

1

SIG

Listado de Seguimiento Telefónico a los Pacientes

X

1

Tabla control de temperatura y humedad relativa

X

1

Registro de pacientes atendidos

X

15

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

X

1

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

x

X

X

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.4 UNIDAD DE OFTALMOLOGIA HOJA No FECHA: VERSION: SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE OFTALMOLOGIA 8.4

_________________________________________ Nombre y Firma Jefe Oftalmologia Fecha :

__________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

_________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SERIE: SUBSERIE:

CT = Conservación total S = Selección P = Público

2 DE 2 28/01/2015 2

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

DOCUMENTOS EXTERNOS

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Instructivo por puesto de trabajo actividad de registro de venta Instructivo por puesto de trabajo técnica de angiografia retinal Desinfección de lentes para laser Instructivo Angiografia Retinal Instructivo Biometria por Inmersión Instructivo de Paquimetria Instructivo de Manejo Ecografia Ocular Instructivo Biometria Convencional len star 900 Instructivo Campos Visuales Instructivo Fotos de Nervio Optico Topografía Corneal Pentacam Recuento de Células Endoteliales Panfotocoagulación Barrera laser. Iridectomia periferica. Triquiasis o distriquiasis. Lesiones de parpados y/o conjuntiva. Pupiloplastia - Iridoplastia Trabeculoplastia. Trombosis de rama. Capsulotomia. Corte de bridas vitreas. Indicaciones para toma de examenes ( campos visuales,fotos de nervio optico,tomografia retinal y tomografia de nervio optico,biometrias,topografia pentacam,sesibilidad de contraste) Visuscan User Manual CineScan S-Standardized-U. Manual-Versión: S 2.xx CineScan S-General Purpose-U. Manual-Vers: S 4.xx CineScan S-A scan-User Manual-Versión: S 4.xx Cine Scan & S- HFB Mode-ADDENDUM CineScan S-General Purpose-User Manual Laser Visulas 532- Instrucciones de uso-Zeiss Laser Visulas Yag nide k Compu-Scan-Biometric Ruler y Pachymetry Mode Video Graphic Printer-Manual de Instrucciones Field Analyzer II-Instrucciones de uso Variable Angle Retinal Camera Carl angiografica carl zeiss ff 450 plus Tabla de conversión para pacientes aphakicos Clasificación unica en servicios de salud Formato sugerencias e inquietudes

ENCUESTAS

Encuesta de satisfacción

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG SIG

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio . Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

METODOLOGIAS

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional

PROCEDIMIENTO

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Certificado de Acreditación en Salud

DIRECTORIO FOLLETOS

Programa 5S Joint Commission International Directorio de especialistas Directorio CMI Derechos y deberes del paciente

Documentos de carácter informativo.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.5 UNIDAD TERAPIA FONIATRICA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE TERAPIA FONIATRICA 8.5 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.3

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO ARCHIVO DE GESTION CENTRAL

PDF

XLSX

X

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

12

X

X

1

X

X

C

P

DOC X

X

Actualmente el proceso maneja las actas en formato word aún no las generan en el aplicativo DARUMA SALUD.

X

X

X

X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Acta de reunión O3 03.1

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

X X

1

X

1

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

13 13.4

COMUNICADO NORMATIVO

X

X

Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Informe Fonoaudiologico Evaluación miofuncional (SIG Registro evaluación fonoaudiólogica) Evaluación de voz (SIG Registro evaluación fonoaudiólogica) Evaluación de deglución (SIG Registro evaluación fonoaudiólogica) Anamnesis de Voz Anamnesis Miofuncional Evaluación de lenguaje Anamnesis para problemas de deglución Anamnesis de niños en edad escolar Orden Medica INFORMES

SIG 24

INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso Registro consulta primera vez fonoaudiólogia REGISTROS

SIG

Listado de asignación de citas Control registro honorarios medicos Control bauchers Cooomeva Relación de cuadres a tesoreria

X

X

5

15

X

X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica,

X

X

5

X Actualmente la información se conserva en el aplicativo Excell.

X

X

X X

X

X

1

X

X X

1

X

X

1

X

X

X

1

X

X

__________________________________________ Nombre y Firma Jefe Unidad Foniatrica

__________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

Fecha:

Fecha :

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.5 UNIDAD TERAPIA FONIATRICA HOJA No FECHA: VERSION: SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE TERAPIA FONIATRICA 8.5

CONVENCIONES:

__________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

2 DE 2 28/01/2015 2

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

CODIGO

TIPOS

SIG

Instructivo consulta primera vez en fonoaudiología

SIG

Instructivo evaluación fonoaudiológica

SIG

Instructivo por puesto de trabajo registro de venta TERF

SIG

Instructivo por puesto de trabajo Asignación de Citas TERF Procedimiento de registro de venta en fonoaudiologia

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Procedimiento de tratamiento de los desordenes de comunicación deglución DOCUMENTOS EXTERNOS

SIG

Encuesta de satisfacción

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

DIRECTORIO CUADERNOS

Manual de procedimientos para fonoaudiología

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mese (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud

Programa 5S Directorio telefonico Agenda telefonica Cuaderno de comunicación interna

Documentación de apoyo

TARJETAS

Recordatorio (citatorio)

Información que se le entrega al paciente en formato físico, el documento no retorna a la oficina.

FOLLETOS

Normas higiene de voz Plan casero (pautas de higiene vocal) Pautas antireflujo Relajacion muscular Deberes y derechos de los pacientes Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación

Documentos de carácter informativo.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.6 UNIDAD DE REHABILITACIÓN Y MEDICINA FISICA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE REHABILITACIÓN Y MEDICINA FISICA 8.6 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.3

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO ARCHIVO DE GESTION CENTRAL

PDF

XLSX

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

X

X

P

DOC X

12

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Acta de reunión

X

O3 03.1

1

X

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

X

1

X

X

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

13 13.4

COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Hoja de apertura de historia clinica Consentimiento informado de rehabilitación Registro de seguimiento diario a tratamiento de fisioterapia (miembro superior – miembro inferior – columna - parálisis facial Evaluación según segmento corporal Evaluación de dolor y función Registro Nota de Evolución Informe de Fisioterapia Hoja de apertura de historia clínica y evaluación fisioterapéutica Fase II Fase III Fase IV Seguimiento rehabilitación cardiaca fase IV Seguimiento factores de riesgo Informe de Rehabilitación Cardiaca Hoja de apertura de historia clínica drenaje linfatico manual Registro de seguimiento diario a tratamiento de drenaje linfático Informe de Drenaje Linfático Valoración programa de riesgo cardiovascular y acondicionamiento físico Seguimiento programa de ejercicio INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Numero de pacientes atendidos Numero de pacientes educados Estadística de los pacientes por sala

5

X

15

X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

5

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica. Se inicia proceso de digitalización de la información en el administrador documental Docunet ( serie historia clinica) Enero de 2016

X

X

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión), la estadistica de pacientes se conserva en disco local computador de la jefe del servicio

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.6 REHABILITACIÓN Y MEDICINA FISICA HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE REHABILITACIÓN Y MEDICINA FISICA 8.6 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES TIFF

PDF

DISPOSICIÓN FINAL

XLSX

ACCESO PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO ARCHIVO DE GESTION CENTRAL

DE

DF

24

RETENCION EN AÑOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

REGISTROS Reporte de la estadistica diaria

X

X

Control de temperatura de hidrocollactor

X

1

Control de temperatura paquetes frios

X

1

Control de temperarura tanques de parafina

X

1

Orden de salida (interno - externo) Planilla Control de Asistencia(Fisioterapia,Rehabilitación Cardiaca ,Factores de Riesgo y Ejercicio, Medicina Mente y Cuerpo y Fibromialgia)

X

1

X

1

Ronda de educacion al paciente

X

1

Reporte de mantenimiento a maquinas rehabilitacion cardiaca

X

1

Registro diario a mantenimiento de piscina

X

1

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1

SIG

____________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Rehabilitación y Medicina Fisica Fecha :

_________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

X

X

_________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

Al finalizar el registro de los datos en la estadiistica (excell), el documento fisico se conservara dos meses. Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS

SIG

DOCUMENTOS EXTERNOS

DOCUMENTOS EXTERNOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TARJETAS

DIRECTORIO CUADERNOS

TIPOS Guias de manejo de acondicionamiento fisico y reforzamiento muscular Guias de manejo de rehabilitacion cardiaca Guias de manejo fisiatria Guia de manejo incontinencia urinaria Guia de manejo incontinencia fecal Guia de intervención fisioterapéutica Guia de manejo conservador de tunel del carpo Guia de manejo de esguince de tobillo grado i y ii Guía de manejo de esguince de tobillo grado iii postquirurgico Guía de manejo de hombro descompresión subacromial artroscopica con ruptura parcial del manguito rotador Guía de manejo de hombro descompresión subacromial artroscopica sin ruptura del manguito rotador Guía de manejo de hombro pinzamiento subacromial Guia de manejo para la cervicalgia Guia de manejo para la lumbalgia mecanica Guia de manejo postquirurgico de ligamento cruzado anterior Guia de manejo postquirurgico liberacion del tunel del carpo Guía de manejo prequirúrgico lesión de ligamento cruzado anterior Guía de manejo síndrome hiperpresión patelofemoral Guia de manejo rehabilitacion cardiaca fase ii Guia de manejo rehabilitacion cardiaca fase iii Guia de manejo rehabilitacion cardiaca fase iv Manual del Usuario Step 600 XT PRO Manual del usuario Bike 600 XT PRO Manual del usuario XTPRO Cross Training Instruction manual daewoo - televisor Manual del usuario Abdominal Crunch Manual del Usuario Multi hip Manual del usuario Shoulder Press Manual del Usuario Lower Back Manual del usuario Rotary Calf Manual del Usuario Chest Press Operators Manual - Traction and treatment tables Software user guide - EMG IR RETRAINER Instruction Manual EMG IR RETRAINER Sistema funcionamiento Biofeedback Manual del usuario Intelect Modelo 240 Stim Manual del usuario Intelect 300 sound Spinal Traction Manual del usuario Intelect 340 Stim Manual la Practica aplicada en la terapeutica laser Manual del usuario Vectra Guia de Operación - Defibrilador/monitor Hewlett Packard Manual de Operación Paracare Manual del usuario Optiflex Instructivo de operación de remolinos

ENCUESTAS

Sugerencias e inquietudes

METODOLOGIAS

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Manual de operación Hydrocollator Manual de instrucciones Freezer vertical Manual de uso Studio Cycle II Instrucciones de ensamble Stydio Cycle Manual de ensamble y operación Magnetic Bike Manual de instrucciones aire acondicionado Manual de operación Balanza Manual de Operación Recumbent Bike Model B850 Instructivo de operación Manual tensiometros anenoides Manual de Usuario Caminadora Weslo Garantias de Equipos Manual de Usuario Hidrocollator Tarjetas presentación del servicio Tarjeta Estado de mantenimiento y Calibración de Equipo Tarjeta de Sesiones Registro de fallas operativas Directorio CMI Vademecum Registro Entrega de Correspondencia Evaluación de Servicio

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

PROCEDIMIENTO

Guias de manejo de fisioterapia

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud

Programa 5S

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

FOLLETOS

CODIGO SIG

TIPOS Recomendaciones al paciente Deberes de los pacientes -Manual del Usuario Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Derechos y deberes del paciente Requisistos para sesiones de Fisioterapia (Impreso) Requisitos para el ingreso al programa de Rehabilitación Cardiaca (Impreso) Programa de Rehabilitación Cardiaca-Manual de orientación para pacientes con cirugía cardiaca después de alta hospitalaria Para el correcto despacho de ordenes de procedimientos ( Impreso) Ejercicios para realizar en Casa (Impreso) Carta de Bienvenida (Impreso) Buenos consejos para cuidar su espalda Campaña sonrisa- La Risa es salud y vida.

PROCEDIMIENTO Información que se le entrega al paciente en formato físico, el documento no retorna a la oficina.

Información que se le entrega al paciente en formato físico, el documento no retorna a la oficina.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.7 LABORATORIO DE FUNCIÓN PULMONAR HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: LABORATORIO DE FUNCIÓN PULMONAR 8.7 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O3 03.1

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO ARCHIVO DE GESTION CENTRAL

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES INFORMATIVAS

X

1

X

X

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11

COMUNICACIONES NORMATIVAS Circular o Comunicado HISTORIAS CLINICAS CMI HISTORIA CLINICA CMI

X

X

5

15

X

Resolución 1995 de 1999 "Manejo de historia clinica". Finalizado el procedimiento el informe se imprime para entregar al paciente, en caso de no ser reclamado se conservara 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se eliminira teniendo en cuenta que el registro se conserva en el sofware del equipo medico.

X

11.3 Informe de Resultado Prueba de Función Pulmonar 24

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

REGISTROS X

1

X

X

1

X

X

Entrega de cuadre verificacion de consecutivos X Registro de asistencia pacientes a examen medico

________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Laboratorio de Función Pulmonar Fecha :

__________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES: __________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

D = Digitalización CT = Conservación total Eliminación E = S = Selección Confidencial P = Público C = DF = Documento Físico DE = Documento Electrónico SIG = Sistema Integrado de Gestión SERIE: SUBSERIE:

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria.

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

Encuesta de satisfacción

ENCUESTAS

METODOLOGIAS DIRECTORIO TARJETAS FOLLETOS

TIPOS

SIG SIG

Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud Directorio CMI Tarjetas de presentación Recomendaciones y asignacion de citas Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación

PROCEDIMIENTO Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio . Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Documentos de carácter informativo.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.8 CENTRO OTOLOGICO HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CENTRO OTOLOGICO 8. 8 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF

01.3

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

O1

RETENCION EN AÑOS

PDF

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

1

X

X

1

X

X

C

P

XLSX DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

X

Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Acta de reunión

O3 03.1

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES

X

COMUNICACIONES INFORMATIVAS

X

1

X

X

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.4

SIG 13 13.4

24

COMUNICACIONES NORMATIVAS Circular o Comunicado HISTORIAS CLINICAS HISTORIA CLINICA CMI Consentimiento informado para procedimiento de toma de impresiones (elaboracion de audifonos, moldes y protector auditivo) Informe de Evaluación Otológica INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso REGISTROS

X

5

X

Listado de Asignación de Citas

SIG

Listado de Encendido y Apagado de equipos

X

__________________________________________ Nombre y Firma Jefe Centro Otologico Fecha :

X

X

X

X

X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica. X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

X SIG

5

15

1

X

X

1

X

X

__________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.8 CENTRO OTOLOGICO HOJA No FECHA: VERSION: SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: CENTRO OTOLOGICO 8. 8

__________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización CT = Conservación total Eliminación S = Selección

C =

Confidencial

DF = DE = SIG =

Documento Físico Documento Electrónico Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

P = Público

2 DE 2 28/01/2015 2

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Instructivo de Audiometría Tonal Instructivo de Impedanciometría Instructivo de Logoaudiometría Instructivo de Acufenometría Instructivo de Sisi Instructivo de Tone de Cay Instructivo de Campo Dinámico Instructivo de Potencial Evocado Auditivo (B.E.R.A.) Instructivo de Electronistagmografía (E.N.G. ó V.N.G.) Instructivo de Electrococleografía Instructivo de Prueba de Lombard Instructivo de Audiometría Infantil Instructivo de Prueba de l Fístula Perilinfática Instructivo de Rehabilitación Auditiva Instructivo de Asignación de Citas Instructivo de Registro de Venta Instructivo de Potencial Evocado de Estado estable ASSR

INDICACIONES

SIG

Indicacion para la Prueba de ENG ó VNG

DOCUMENTOS EXTERNOS

SIG

Indicaciones para la Prueba de ENG ó VNG

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.9 CLINICA DE LA MENOPAUSIA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 1 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CLINICA DE LA MENOPAUSIA 8.9 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS

01.38

ACTAS DE ESTUDIOS MEDICOS

O3

Acta de estudio COMUNICACIONES OFICIALES

03.1

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

O1

RETENCION EN AÑOS

X

COMUNICACIONES INFORMATIVAS

12

X

X

X

1

X

X

X

1

X

X

5

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 13 13.4

COMUNICACIONES NORMATIVAS

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Circular o Comunicado INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

X

Informe 24

La información se conserva en disco local PC.

Listado de pacientes mas constantes REGISTROS

X

Registro de Asistencia

X

1

X

X

X

Entrevista Inicial

X

1

X

X

X

__________________________________________ Nombre y Firma Jefe Clinica de la Menopausia Fecha :

__________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha: CONVENCIONES:

__________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

D = E = C = DF =

Digitalización CT = Conservación total Eliminación S = Selección Confidencial P = Público Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE DIRECTORIO

CODIGO

TIPOS Directorio telefonico Base de datos Pacientes Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación

PROCEDIMIENTO Documentación de apoyo, de carácter informativo

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.10 CONSULTA EXTERNA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CONSULTA EXTERNA 8.10 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF TIFF O1

RETENCION EN AÑOS

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

X

01.3 Acta de reunión

Registro de asistencia

01.25 O3 03.1

X

1

ACTA DE JUNTA DE HEMOFILIA

X

X

X

5

X

X

X

1

X

X

X

1

X

X

COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES INFORMATIVAS Circular o Comunicado Memorando

03.2 11 11.3

SIG

COMUNICACIONES NORMATIVAS

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Circular o Comunicado HISTORIAS CLINICAS HISTORIA CLINICA CMI Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos Historia clinica consulta externa Orden medica Informe de seguimiento de curaciones Lista de chequeo de puvaterapia detallado Lista de chequeo para la atencion segura del paciente Lista de chequeo de Fototerapia Lista de chequeo para paciente posterior a la entrevista de enfermeria Historia clinica hemofilia Formato de Administración de medicamentos de hemofilia Historia Clinica Programa de Diabetes Programa de visita Post-Quirurgica

13 13.4

Documento electronico generado por el grupo interdisciplinario de hemofilia, donde se dan a conocer todas las actividades del programa (resueltas y pendientes)

Historia clinica Fortalecimiento Pelvico INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

5

15

X

X

X

X X X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica, los documentos fisicos se vinculan a la historia clinica electronica como imagen, finalizado el proceso se conservan en cajas en el archivo central.

X X X X X X x

El documento de carácter administrativo se vincula a la historia Clinica, una vez se digitaliza se procede a su eliminación.

X X X

5

X

X

Informe Estadistica pacientes de Hemofilia Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso

X

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.10 CONSULTA EXTERNA HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CONSULTA EXTERNA 8.10 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

13 13.4

17 SIG SIG

INFORMES DE GESTIÓN Registro diario de asistencia de pacientes Programa de Diabetes Informe estadístico mensual del programa de Diabetes Estadistica de Asistencia Reporte mensual de fototerapia LISTAS DE CHEQUEO Lista de chequeo de técnica de aplicación de insulina. Lista de chequeo de autocontrol. Lista de chequeo de conducta de autocuidado en plan de alimentación y ejercicio. Lista de chequeo de conducta de autocuidado de miembros inferiores. Lista de chequeo de manejo de crisis. Lista de chequeo de apoyo familiar y social. Lista de chequeo para la atención seguridad del paciente

23 23.5

PROGRAMA PROGRAMA CLINICA DE HERIDAS Control de Curaciones PROGRAMA FOTOTERAPIA - PUVATERAPIA Control de Pacientes de Fototerapia Registro de entrega a Facturación Entrega de turno enfermeria fototerapia

23.7

24

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

E

ACCESO C

P

PROCEDIMIENTOS

DOC

INFORMES

SIG SIG SIG SIG

23.6

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

X

X

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG (Sistema Integrado de Gestión)

X X

X X

X X

X X

X X

X

X

X

X

X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado el mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

1 X

X

X

1 X X

X X X

X X X

1

X

X

X

X

PROGRAMA DE HEMOFILIA Lista de chequeo Auxiliar de Enfermeria Hemofilia Lista de chequeo de actividades Coordinadora Administrativa Hemofilia Relación entrega de Formato de Administración de medicamentos de hemofilia a Gestión Documental Control entrega de medicamentos entre servicios REGISTROS

5

X X X X

X X X

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

X

Relación entrega de cuadres verificación de consecutivos

X

1

X

X

Planilla de control de Efectivo-vales y franquicias

X

1

X

X

Registro de mantenimiento de equipos

X

1

Entrega de puesto de trabajo

X

1

X

1

X

X

Programacion Turnos de personal administrativo

X

X

Relación entrega de llaves

X

1

X

Relacion de historia clinicas enviadas a Gestion Documental

X

1

X

X X X X X

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.10 CONSULTA EXTERNA HOJA No FECHA: VERSION: SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CONSULTA EXTERNA 8.10

__________________________________________ Nombre y Firma Jefe Consulta Externa Fecha:

__________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

__________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

Fecha :

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

P = Público

3 DE 3 28/01/2015 2

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: CONSULTA EXTERNA 8.10 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF PDF

24

SIG

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

DISPOSICIÓN FINAL

ARCHIVO CENTRAL

CT

S

D

E

ACCESO C

P

PROCEDIMIENTOS

XLSX DOC

REGISTROS Registro de sesiones

X

1

Programación de paciente de cirugia ambulatoria o hospitalizado (Visita Domiciliaria)

X

6

X X

Documento adjunto al paquete de facturación para el proceso de cobro.

X

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Jefe de Consulta Externa

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo

Fecha:

Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C =

Confidencial

P = Público

______________________________________________________________

DF =

Documento Físico

Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

DE =

Documento Electrónico

Fecha:

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS

PROCEDIMIENTO

Instructivo de asignación de citas Instructivo de facturación a entidades Instructivo de recepcion de autorizaciones de procedimiento quirurgico Instructivo de programacion de cirugia Instructivo aux.enfermeria atencion en sala de yesos Instructivo auxiliar de enfermeria de consultorios Instructivo para la auxiliar de enfermería de Fototerapia Protocolo de Intervención Gerontologica Protocolo de Intervención Fisioterapéutica Protocolo Terapia Revitalizante Protocolo Terapia Mente y Cuerpo Protocolo Intervención Medica Mente y Cuerpo

PROTOCOLOS

Protocolo tablas de manejo SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

GUIAS

SIG SIG

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG MANUAL

SIG SIG

Protocolos de Educación personalizada en técnicas de aplicación de insulina para la persona con diabetes. Protocolo de odontopediatria Protocolo para infiltraciones de tejidos blandos e intra-articulares Protocolo para artrocentesis Manejo de consulta odontológica Manejo control de placa Manejo de obturacion en resina Manejo de detartraje Manejo de exodoncia metodo cerrado Manejo de fluorización Manejo de profilaxis Manejo de sellantes Manejo de heridas de pie diabetico. Manejo de urgencia - estructura dentaría en observación Manejo de rehabilitación (núcleos) Guía de reaccion inmediata - Clinica de Diabetes Guia para la monitorización del tratamiento anticoagulante en la atención odontológica Guia para la consulta odontologica general y especializada Guia de reaccion inmediata para el manejo de los riesgos potenciales tipo caida del paciente Guia de reaccion inmediata ante la caida de pacientes, familiares o visitantes en servicios ambulatorios del cmi de las sedes principal, ciudad jardin y chipichape Guia para fototerapia camara nueva u.v.a -9 Guias de manejo clínico de lesión del ligamento cruzado anterior rodilla Guia de atención y manual de procedimiento para ortodoncia Guia de utilización y cuidado de autoclave Educación personalizada en autocontrol y manejo de medicamentos para la persona con diabetes. Educación personalizada en plan de alimentación y ejercicio para la persona con diabetes. Educación personalizada en cuidado de miembros inferiores para la persona con diabetes. Educación personalizada para manejo de crisis en persona con diabetes. Educación grupal a personas con diabetes o con riesgo de diabetes. Manual para el manejo de endodoncia Manual de funciones de la enfermera coordinadora en el programa de manejo y prevención de la diabetes Manual tratamiento temporomandibular atm

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

TARJETAS

Encuesta de satisfacción

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DIRECTORIO CUADERNOS HOJA DE GASTOS

FOLLETOS

FICHAS

TIPOS

PROCEDIMIENTO

Tajetas de fallas Tarjeta Postquirurgico

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Programa 5S Joint Commission International Formato de sugerencias e inquietudes Directorio CMI Libreta de apuntes Hoja de Gastos Derechos y deberes de los pacientes Guia para alimentación por sonda Preparandose para volver a casa Consulta Gerontológica con enfoque familiar Programa de Edema y Enfermedades linfaticas Cirugia reemplazo total de cadera Portafolio de Clinica de Heridas Folleto cuidado a personas con heridas y ostomias Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Folleto Programa Manejo y prevencion de la diabetes Fichas Tecnicas Fichas Epidemiologicas

Documento de apoyo a la gestion administrativa de todos los procesos, donde se describe los insumos o elementos consumidos en el proceso de atencion de cada usuario.

Documentos de Carácter Informativo

Documentos de Carácter Informativo

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.11 URGENCIAS HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: URGENCIAS 8.11 REPOSITORIO CODIGO

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF O1

ACTAS

01.3

ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

X

X

P

DOC

X

12

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Acta de reunión

X

O3

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES

03.1

COMUNICADO INFORMATIVO

1

X

1

X

1

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X X X X

X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.4 SIG

COMUNICACIONES NORMATIVAS Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Constancia de retiro voluntario CMI Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas / procedimientos / tratamientos médicos Consentimiento de transfunsion Solicitud de reserva de sangre Control de Entrega de Globulos de Rojos y/o Hemoderivados Formato de Seguimiento de la Transfusión Atencion Medica-Ingreso Atencion Medica-Conducta Atencion Medica-Interconsulta Atencion Medica-Just Estancia Atencion Medica-Analisis de Resultado de Examenes Atencion Medica-Signos Vitales Atencion Medica-Evolución Atencion Medica-Egreso Atencion Medica-Nota Aclaratoria Atencion Medica-Solicitud de Cx-HX Atencion Enfermeria-Signos Vitales Atencion Enfermeria-Control de Medicamentos Atencion Enfermeria-Control de Dispositivos Invasivos Atencion Enfermeria-Notas de Enfermeria Atencion Enfermeria-Imágenes Atencion Enfermeria-Plantilla consentimiento Plan cuidados de enfermeria Formato de control para administracion de factor a paciente hemofílico

Medidas Preventivas de Caida en Urgencias

5

15

X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X X

X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica, los documentos fisicos se integran a la historia clinica electronica Siam como imagen adjunta, finalizado el proceso los documentos se conservan en carpeta de historia clinica.

X Se envia la información organizada por mes al archivo central para conservar por 2 meses, finalizado este tiempo se eliminan. Si ocurre algun incidente por caida del paciente este documento se vincula a la historia clinica (Siam)

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.10 URGENCIAS HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: URGENCIAS 8.11 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DE

DF

SIG

13.4

17

15

X

X

X

X

X

X

X

X

PDF

XLSX

CT

S

X

X

X

Resucitación INFORMES

X

X

X

X

Se vincula el documento a la historia clinica (siam), finalizdo el proceso se elimina el documento fisico. Documento que se imprime para firma del médico y se envia a Auditoria Médica para su tramite.

X

X

INFORMES DE GESTIÓN

P

DOC

Identificación y medidas preventivas de pacientes con riesgo de zonas de presión

Se vincula el documento a la historia clinica (siam) y se elimina el documento fisico.

X

5

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso LISTAS DE CHEQUEO Lista de Chequeo Gestión del Riesgo en Urgencias Adulto

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo Gestión del Riesgo en Urgencias Pediatria

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Lista de chequeo para insercion de sonda vesical a permanencia o cateterismo vesical

24

5

PROCEDIMIENTOS C

Formato interno de entrega y seguimiento a justificacion de medicamentos , insumos, examenes y procedimientos no pos, (CTC)

SIG SIG 13

ARCHIVO CENTRAL

ACCESO

E

HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Lista de chequeo para traslado de pacientes a internación (UCI-UCIN-RN-HX-AG-CX) Formato de entrega de medicamentos por Home Care

ARCHIVO DE GESTION

DISPOSICIÓN FINAL D

TIFF 11 11.4

RETENCION EN AÑOS

Lista de Chequeo Control de la entrega y/o desecho de medicamentos de control especial para la atención de pacientes REGISTROS Control de entrega cadena de custodia Control de apertura y cierre del carro de paro

X

1

X

X

X

1

X

X

X

X

X

Hoja de Gastos Hojas de Gastos Anuladas

X

1

X

1

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

X

X

X

Relación de letras firmadas y entregadas

X

1

X

X

X

Registro de control para certificado de defunciones

X X

1 1

X X

X X

X

SIG

Registro ronda de educación al paciente y familiar

SIG

Relación de estudios entregados para lectura IDx. Registro de paciente que egresa para hospitalización en casa (Home Care)

X

1

X

1

X

X

X

Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores

X

1

X

X

X

X

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Jefe Administrativa de Urgencias Fecha:

Nombre y Firma Jefe Asistencial de Urgencias Fecha:

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.10 URGENCIAS HOJA No FECHA: VERSION:

3 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: URGENCIAS 8.11

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha: CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C =

Confidencial

P = Público

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: URGENCIAS 8.11 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

24

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL

ARCHIVO CENTRAL

CT

S

D

ACCESO

E

C

PROCEDIMIENTOS

DOC

REGISTROS Registro de faltantes en el carro de paro

X

2

X

X

Solicitud de cambio de turno

X

1

X

X

SIG

Inventario de Pertenencias

X

1

X

X

SIG

Inventario de equipo e instrumental médico

X

3

X

X

Entrega de cuadres verificacion de consecutivos

X

1

X

X

Reporte de llamadas a especialistas

X

1

X

X

Registro de esterilización

X

3

Entrega de turno admisiones

X

1

Letras de Cambio Anulada

X

1

SIG

P

X

X

X

X

X

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

El documento se conserva en el puesto de trabajo de Admisiones en espera de que él paciente recoga el documento.

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Administrativa de Urgencias Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Asistencial de Urgencias Fecha:

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo

Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

Fecha:

Fecha: CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C =

Confidencial

P = Público

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DOCUMENTOS EXTERNOS

TIPOS Instructivo para llamado de especialistas. Instructivo cadena de custodia de elementos probatorios. Instructivo guia para la cateterización vesical Guia para el manejo de enfermeria del catéter venoso central en el servicio de urgencias. Instructivo guia de traslado de pacientes criticos del proceso de urgencias a otros procesos del cmi - se hizo pero hay q revisar Instructivo de criterios de clasificación de triage Instructivo guía toma de electrocardiograma Instructivo guia preparacion y administracion de medicamentos en urgencias Prevencion caidas de pacientes en urgencias Guía para el manejo del código azul en Urgencias Instructivo para el manejo del carro de paro en Urgencias. Instructivo ordenes médicas verbales sin historia clínica abierta Prevención de aparición de zonas de presión en pacientes en urgencias Procedimiento Atención Integral Paciente en Urgencias Procedimiento para la clasificación triage del paciente en urgencias Instructivo para la protección de las pertenencias del paciente Certificado de Defunción. Formato de reclamacion accidentes escolares accidentes personales y renta diaria por hospitalizacion-aseguradora solidaria de colombia Seguro de accidentes escolares-seguros de vida del estado s.a Declaracion sobre accidentes-mundial seguros Autorizacion para prestacion de servicios medicos y clinicos-suramericana

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Atencion de urgencias-seguros bolivar Tajetas de fallas

TARJETAS

Formato de sugerencias e inquietudes ENCUESTAS

Encuesta de satisfacción

METODOLOGIAS

PROCEDIMIENTO

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso, el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional

Programa 5S Joint Commission International Certificado de Acreditación en Salud

SIG SIG DIRECTORIO SIG

Manual de Calidad Proyectos Directorio CMI Cuaderno de correspondencia

Documentación de apoyo, Se contempla su almacenamiento por un periodo de 6 meses una vez se registre información en la ultima página.

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE FOLLETOS GUIAS-FICHAS CARNET

CODIGO

TIPOS Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Fichas Epidemiologicas Guias Clinicas Carnet de alergias

PROCEDIMIENTO Documentos de Carácter Informativo

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.12 LABORATORIO CLINICO Y TRANSFUSION HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 5 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: LABORATORIO CLINICO Y TRANSFUSION 8.12 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF 01.3

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

O1

RETENCION EN AÑOS

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documentoa se conservara fisico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se digitalizara para conservar 5 años adicional.

X

X

X

X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X

X

X

Acta de reunión X O3 03.1

COMUNICADO INFORMATIVO Circular o Comunicado Memorando

03.2

COMUNICADO NORMATIVO

11 11.3

1

X

X

1

X

1

Consentimiento Informado transfusión sanguinea

X

1

Consentimiento informado para prueba de VIH

X

1

Solicitud de reserva de globulos rojos y hemoderivados

X

Reacciones Transfusionales

X

9

X

X

1

9

X

X

Los documentos que obedecen al proceso tecnico de transfusión se deben conservar en fisico por un periodo de 10 años, finalizado este tiempo se destruira mediante acta de descarte documental. Decreto 1571 de 1993 artículo 71 (Ministerio de protección social)

1

9

X

X

Registro del implante de los progenitores hematopoyeticos

1

9

X

X

Aferesis de celulas hematopoyecticas

1

9

X

X

1

9

X

X

1

9

X

X

Documentos referente al proceso tecnico de aferesis, tiempo de conservación en fisico 10 años, finalizado este tiempo se destruira mediante acta de descarte documental. Decreto 1571 de 1993 artículo 71 (Ministerio de protección social)

1

1

X

X

Informes que hacen parte de historia clinica, se conservan en el aplicativo Siam - Historia Clinica

X

X

X

Informe de Laboratorio

24

X

HISTORIAS CLINICAS CMI

Criopreservación de celulas hematopoyecticas (por producto)

13

X

Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA

Control de aferesis de celulas hematopoyeticas

13.4

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES

Secreciones, Exudados, Coprocultivos, Hemmocultivos INFORMES

X

X

X

INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso REGISTROS

X

Registro de mantenimiento del Vitek 2 Compac

X

X

X

Registro de mantenimiento del Phoenix

X

X

X

Mantenimiento del microscopio de fluorescencia Zeiss

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Control de presurizadotes

X

X

X

Mantenimiento Cabina de flujo laminar Vitek 2 Compac

X

X X

X

Mantenimiento del microscopio Nikon Alpha Phot 2 Microbiolog Mantenimiento del microscopio Nikon Eclipse ía Limpieza general de microbiología

5

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG (Sistema Integrado de Gestión) - DARUMA SALUD

X

X

Los documentos electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, la dispocisión final es su conservación total.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.12 LABORATORIO CLINICO Y TRANSFUSION HOJA No

2 DE 5

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: LABORATORIO CLINICO Y SERVICIO DE TRANSFUSION 8.12 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF TIFF 24

RETENCION EN AÑOS

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

REGISTROS Microscopio fluorescencia Zeiss

X

X

X

Phoenix

X

X

X

Bactalert

X

X

X

Nikon Alpha Phot 2

X

X

X

Nikon Eclipse

X

X

X

Cabina de flujo laminar

X

X

X

Cabina de extracción

X

X

X

Presurizadores

X

X

X

Incubadora Binder 1

X

X

X

Incubadora Binder 2

X

X

X

Incubadora Memmert 1

X

X

X

Incubadora Memmert 2

X

X

X

Coloración de Gram

X

X

X

Coloración Auramina Rodamina

X

X

X

Coloración de Ziehl Nielsen

X

X

X

Preparaciones para micología

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Viabilidad de cepas

X

X

X

Esterilidad del Breakman

X

X

X

Registro del cepario

X

X

X

Congelador cepario Whirpool

X

X

X

Temperatura ambiental y humedad relativa

X

X

X

Incubador BACTalert 3D

X

X

X

Incubador Memmert #1

X

X

X

Incubador Memmert #2

X

X

X

Incubadora Binder 1

X

X

X

Incubadora Binder 2

X

X

X

Nevera Samsung

X

X

X

Nevera Vestfrost

X

X

X

Nevera Whirpoll

X

X

X

Temperatura y humedad relativa Carro hongos

X

X

X

Temperatura y humedad relativa Carro Mycobacterias

X

X

X

Mantenimiento del operario del XE 2100L

X

X

X

Mantenimiento del operario del SP 1000i SYSMEX

X

X

X

Mantenimiento del operario del XT1800i

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

Microbiolog Autoclave ía Pruebas manuales

Hematologí Mantenimiento del operario del MICROTEST ONE a Mantenimiento del operario del MICROSCOPIO NIKON Mantenimiento del operario de la Citocentrífuga Wescor Mantenimiento de ingeniería del XE 2100L

X

X

Los documentos electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, la dispocisión final es su conservación total.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.12 LABORATORIO CLINICO Y TRANSFUSION HOJA No FECHA: VERSION:

3 DE 5 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: LABORATORIO CLINICO Y SERVICIO DE TRANSFUSION 8.12 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF TIFF 24

RETENCION EN AÑOS

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

REGISTROS Mantenimiento de ingeniería del MICROTEST ONE

X

X

X

Mantenimiento de ingeniería del MICROSCOPIO NIKON

X

X

X

Mantenimiento de ingeniería del SP 1000i SYSMEX

X

X

X

Mantenimiento de ingeniería del XT1800i

X

X

X

Mantenimiento de ingeniería de la Citocentrífuga Wescor

X

X

X

Registros de Calibración del Hemograma en XE 2100L

X

X

X

Registros de Calibración del Hemograma en XT 1800i

X

X

X

Registro de calibración del micrómetro

X

X

X

Fallas de los equipos XE 2100L SYSMEX

X

X

X

Fallas del XT1800i SYSMEX

X

X

X

Fallas del MICROTEST ONE

X

X

X

Registros de controles de calidad XE 2100L Unity Real Time

X

X

X

Registros de controles de calidad XT 1800i Unity Real Time

X

X

X

X

X X

X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

Registros de paso de datos de las interfaces

X

X

X

Registro de aviso de datos críticos

X

X

X

Registro de comparación por cambio de lotes de reactivos

X

X

X

Registro de comparación por cambio de envíos de reactivos

X

X

X

Control de temperatura nevera

X

X

X

Control de temperatura y humedad ambiental

X

X

X

Mantenimiento del operario del Ca1500 Sysmex

X

X

X

Mantenimiento del operario del Ca 540 Sysmex

X

X

X

Mantenimiento Tromboelastógrafo

X

X

X

Mantenimiento agitador Kline Mazzini

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Registros de controles de calidad XT 1800i Unity Real Time Hematologi Registros de control de calidad de Drepanocitos a Registros de control de calidad de Hemoparásitos. Registros de control de calidad diario de Sedimentaciones. Registros de controles diarios de las coloraciones de Wrigth. Registros de controles diarios de las coloraciones de Giemsa. Registros de control de calidad externo. Registros de correlación entre los equipos XE2100L y xt1800i. Registros de control de precisión del diferencial manual. Registros de concordancia entre observadores. Registros de la medida de la eficiencia de la agitación XE 2100 Registros de la medida de la eficiencia de la agitación XT 1800i

Coagulació Mantenimiento del operario del Ca1500 Sysmex ny Serología Mantenimiento del operario del Ca 540 Sysmex Mantenimiento Tromboelastógrafo

X X

X X X X X X X X X X

X

X

X

Mantenimiento agitador Kline Mazzini

X

X

X

Fallas Ca1500 Sysmex Fallas Ca 540 Sysmex

X

X X

X

X

X

Los documentos electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, la dispocisión final es su conservación total.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.12 LABORATORIO CLINICO Y TRANSFUSION HOJA No FECHA: VERSION:

4 DE 5 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: LABORATORIO CLINICO Y SERVICIO DE TRANSFUSION 8.12 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF TIFF 24

RETENCION EN AÑOS

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

REGISTROS Registro de aviso de datos críticos

X

X

X

Fallas Tromboelastógrafo Registro de comparación por cambio de envíos de reactivos

X X

Registro de comparación por cambio de lotes de reactivos

X X X

X

X X X

Registros de control de calidad ensayos CA 1500 Unity Real Time.

X

X

X

Registros de control de calidad ensayos CA 540 Unity Real Time.

X

X

X

Registros de control de calidad externo.

X

X

X

Registros de control de calidad Tromboelastógrafo

X

X

X

Registros de correlación Ca1500 CA540

X

X

X

Registros de paso de datos de las interfaces

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Registros de control de calidad Mononucleosis.

X

X

X

Registros de control de calidad Prueba de embarazo.

X

X

X

Control de temperatura nevera

X

X

X

Control de temperatura y humedad ambiental Entrega de unidades de glóbulos rojos/ hemoderivados a los servicios

X

X

X

X

1

X

X

Resección de unidades / hemocomponentes sanguíneos en los servicios

X

1

X

X

Resección de unidades devueltas al servicio de transfusión

X

1

X

X

Entrega de unidades de glóbulos rojos para recién nacidos

X

1

X

X

Devolución de hemocomponentes

X

1

X

X

Remisión de muestras laboratorio

X

1

X

X

Entrega de turno bacteriología

X

1

X

X

Resección de turno bacteriología

X

X

Coagulació Registros de control de calidad RPR ny Registros de control de calidad Seroaglutinaciones. Serología Registros de control de calidad Leptospira

Los documentos electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, la dispocisión final es su conservación total.

1

X

Cuadro de turnos

X

1

X

X

Turno auxiliares

X

1

X

X

Turno bacteriologas

X

1

X

X

Turno secretarias

X

1

X

Cuadro de vacaciones

X

1

X

Consecutivo de facturacion

X

1

Registro de BK y Cultivos

X

1

Libro de Registro diario de Bacilos copia y cultivo – Secretaria de Salud

X

1

Programa de Tuberculosis – Secretaria de Salud

X

1

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria.

Información para digitalizar finalizado el año en curso.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.12 LABORATORIO CLINICO Y TRANSFUSION HOJA No FECHA: VERSION:

5 DE 5 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: LABORATORIO CLINICO Y SERVICIO DE TRANSFUSION 8.12

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe de Laboratorio Clinico y Servicio de Transfusión Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DESCRIPCIÓN DE REGISTROS Microbiología Registros Registros de Mantenimiento de Operario 309 1. Registro de mantenimiento del Vitek 2 Compac 310 2. Registro de mantenimiento del Phoenix 311 3. Mantenimiento del microscopio de fluorescencia Zeiss 312 4. Mantenimiento del microscopio Nikon Alpha Phot 2 313 5. Mantenimiento del microscopio Nikon Eclipse 314 6. Limpieza general de microbiología 315 7. Control de presurizadotes 316 8. Mantenimiento Cabina de flujo laminar

Registros de Mantenimiento Ingenieria Aplicativo AM 317 1. Vitek 2 Compac 318 2. Phoenix 319 3. Bactalert 320 4. Microscopio fluorescencia Zeiss 321 5. Nikon Alpha Phot 2 322 6. Nikon Eclipse 323 7. Cabina de flujo laminar 324 8. Cabina de extracción 325 9. Presurizadores 326 10. Incubadora Binder 1 327 11. Incubadora Binder 2 328 12. Incubadora Memmert 1 329 13. Incubadora Memmert 2

Registros de Calidad 330 Coloración de Gram 331 Coloración Auramina Rodamina 332 Coloración de Ziehl Nielsen 333 Preparaciones para micología 334 Autoclave 335 Pruebas manuales 336 Viabilidad de cepas 337 Esterilidad del Breakman 338 Registro del cepario

Registros de Temperatura y Humedad Relativa 339 Congelador cepario Whirpool 340 Temperatura ambiental y humedad relativa 341 Incubador BACTalert 3D 342 Incubador Memmert #1 343 Incubador Memmert #2 344 Incubadora Binder 1 345 Incubadora Binder 2 346 Nevera Samsung 347 Nevera Vestfrost 348 Nevera Whirpoll 349 Temperatura y humedad relativa Carro hongos 350 Temperatura y humedad relativa Carro Mycobacterias

Hematología Registros Registros de Mantenimiento del Operario 351 Mantenimiento del operario del XE 2100L 352 Mantenimiento del operario del SP 1000i SYSMEX 353 Mantenimiento del operario del XT1800i

DESCRIPCIÓN DE REGISTROS Hematología Registros 354 Mantenimiento del operario del MICROTEST ONE 355 Mantenimiento del operario del MICROSCOPIO NIKON

356 Mantenimiento del operario de la Citocentrífuga Wescor

Registros de Mantenimiento Ingenieria Aplicativo AM 357 Mantenimiento de ingeniería del XE 2100L 358 Mantenimiento de ingeniería del SP 1000i SYSMEX 359 Mantenimiento de ingeniería del XT1800i 360 Mantenimiento de ingeniería del MICROTEST ONE 361 Mantenimiento de ingeniería del MICROSCOPIO NIKON 362 Mantenimiento de ingeniería de la Citocentrífuga Wescor

Registros de Calibración de Equipos 363 Registros de Calibración del Hemograma en XE 2100L 364 Registros de Calibración del Hemograma en XT 1800i 365 Registro de calibración del micrómetro

Registros de Fallas de Equipos 366 Fallas de los equipos XE 2100L SYSMEX 367 Fallas del XT1800i SYSMEX 368 Fallas del MICROTEST ONE

Registros de Control de Calidad 369 Registros de controles de calidad XE 2100L Unity Real Time 370 Registros de controles de calidad XT 1800i Unity Real Time 371 Registros de control de calidad de Drepanocitos 372 Registros de control de calidad de Hemoparásitos. 373 Registros de control de calidad diario de Sedimentaciones. 374 Registros de controles diarios de las coloraciones de Wrigth. 375 Registros de controles diarios de las coloraciones de Giemsa. 376 Registros de control de calidad externo. 377 Registros de correlación entre los equipos XE2100L y xt1800i. 378 Registros de control de precisión del diferencial manual. 379 Registros de concordancia entre observadores. 380 Registros de la medida de la eficiencia de la agitación XE 2100 381 Registros de la medida de la eficiencia de la agitación XT 1800i 382 Registros de paso de datos de las interfaces 383 Registro de aviso de datos críticos 384 Registro de comparación por cambio de lotes de reactivos 385 Registro de comparación por cambio de envíos de reactivos

Registros de Temperatura y Humedad Relativa 386 Control de temperatura nevera 387 Control de temperatura y humedad ambiental

Coagulación y Serología Registros Registros de Mantenimiento del Operario 388 Mantenimiento del operario del Ca1500 Sysmex 389 Mantenimiento del operario del Ca 540 Sysmex 390 Mantenimiento Tromboelastógrafo 391 Mantenimiento agitador Kline Mazzini

Registros de Mantenimiento Ingenieria Aplicativo AM 392 Mantenimiento del operario del Ca1500 Sysmex 393 Mantenimiento del operario del Ca 540 Sysmex 394 Mantenimiento Tromboelastógrafo 395 Mantenimiento agitador Kline Mazzini

DESCRIPCIÓN DE REGISTROS Coagulación y Serología Registros Registros de Fallas de Equipos 396 Fallas Ca1500 Sysmex 397 Fallas Ca 540 Sysmex 398 Fallas Tromboelastógrafo

Registros de Control de Calidad

399 Registro de aviso de datos críticos 400 Registro de comparación por cambio de envíos de reactivos 401 Registro de comparación por cambio de lotes de reactivos 402 Registros de control de calidad ensayos CA 1500 Unity Real Time. 403 Registros de control de calidad ensayos CA 540 Unity Real Time. 404 Registros de control de calidad externo. 405 Registros de control de calidad Tromboelastógrafo 406 Registros de correlación Ca1500 CA540 407 Registros de paso de datos de las interfaces 408 Registros de control de calidad RPR 409 Registros de control de calidad Seroaglutinaciones. 410 Registros de control de calidad Leptospira 411 Registros de control de calidad Mononucleosis. 412 Registros de control de calidad Prueba de embarazo.

Registros de Temperatura y Humedad Relativa 413 Control de temperatura nevera 414 Control de temperatura y humedad ambiental

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

TIPOS

PROCEDIMIENTO

6 Tomar muestras procedimiento. Flujograma. 7 Tomar muestras AMEF 8 Tomar muestras AMEF gráficos. SUBPROCESO: Tomar Muestras

9 TM POE 1 Revisión de la Solicitud de Servicio , verificación de la identificación y de los requisitos fisiológicos del paciente en la toma de muestras. 10 TM POE 2 Selección de Materiales de Sangría. 11 TM POE 3 Venopunción o punción capilar y entrega de muestras. 12 TM POE 4 Toma de muestras de pacientes que pertenecen a estudios clínicos. 13 TM POE 5 Toma de muestras para investigación de las pruebas de paternidad ADN y otras que impliquen cadena de custodia con fines legales. 14 Recibir muestras procedimiento. Flujograma. 15 Recibir muestras AMEF.

SUBPROCESO: Recibir Muestras

16 Recibir muestras AMEF Gráficos. 17 RM POE 1. Verificación de la identificación del paciente, de los requisitos de recolección de muestras y otras necesidades del paciente. 18 RM POE 2. Selección de Materiales e Instrucciones acerca de la recolección de muestras. 19 RM POE 3. Identificación y verificación de ingreso de muestras. 20 Preprocesar muestras procedimiento. Flujograma recibir y entregar muestras. 21 Preprocesar muestras procedimiento. Flujograma producir sueros y plasmas, diligenciar almacén de muestras 22 Preprocesar muestras AMEF 23 Preprocesar muestras AMEF Gráficos. 24 Preprocesar muestras diagrama distribución de muestras

SUBROCESO:Preprocesar Muestras

25 Preprocesar muestras diagrama manejo y distribución de muestras del Sistema de Referencia. 26 PPM POE 1. Producción de sueros y plasmas. 27 PPM POE 1a. Producción de sueros y plasmas para estudios clínicos. 28 PPM POE 2.Transferencia de alícuotas de tubos primarios a secundarios.

PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS

29 PPM POE 3. Descongelar sueros. 30 PPM POE 3a. Descongelar plasma para ensayos de coagulación. 31 PPM POE 4. Separación y distribución de sueros del sistema de referencia. 32 PPM POE 5. Empaque de muestras con riesgo biológico para transporte. 33 Procesar muestras procedimiento. Flujograma. 34 Procesar muestras procedimiento. AMEF. 35 Procesar muestras procedimiento. AMEF Gráfico. 36 PM POE 1. Entrega de turno. 37 PM POE 2. Revisión de la identificación de las muestras tomadas en los servicios clíncos y de las que ingresan por la recepción de muestras. SUBPROCESO: Procesar Muestras 38 PM POE 3. Verificación de la presencia de detergentes. 39 PM POE 4. Transporte y entrega de hemoderivados. 40 PM SR Sistema de referencia procedimiento. 41 PM SR POE 1. Manejo de muestras del sistema de referencia. 42 PM SR POE 2. Recepción y transcripción de resultados del sistema de referencia. 43 PM SR POE 3. Manejo de estudios clínicos. 35 Entregar resultados a demanda procedimiento 36 Entregar resultados AMEF. 36 Entregar resultados AMEF Gráficos. 36 EER POE 1. Revisar y empacar resultados en papel. ACTIVIDAD: Entregar Resultados

36 EER POE 2. Verificar la identidad del paciente y de los exámenes en el momento de la entrega de resultados 36 EER POE 3. Entregar los resultados de los pacientes que participan en estudios clinicos 36 EER POE 4. Recibir resultados de las pruebas de paternidad ADN provenientes del laboratorio de referencia y entregar a los interesados 37 POE Estandarización de procesos 38 POE Propiedad del Cliente 39 Biología Molecular. Manual de Calidad. 40 Citometría de flujo. Manual de Calidad. 41 Coagulación. Manual de Calidad.

MANUALES

Manuales de Calidad

42 Hematología. Manual de Calidad. 43 Inmunología. Manual de Calidad. 44 Microbiología. Manual de Calidad. 45 Química. Manual de Calidad. 41 Manual de Buenas Prácticas en Seguridad. Laboratorio Clínico y Servicio de Transfusión.

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

TIPOS

PROCEDIMIENTO

42 Anticuerpos Anti Cardiolipina Igg Por Elisa. 43 Anticuerpos Anti Cardiolipina Igm Por Elisa. 44 Anticuerpos Anti Ndna Ifi (Critidia). 45 Anticuerpos Anti Nucleares Extractables Rpn Por Elisa. 46 Anticuerpos Anti Nucleares Extractables Sm Por Elisa. 47 Anticuerpos Anti Nucleares Extractables Ssa Por Elisa. 48 Anticuerpos Anti Nucleares Extractables Ssb Por Elisa. 49 Anticuerpos Anti Nucleares Por Ifi (Hep 2) 50 Anticuerposanti Treponema En Lcr Por Microelisa 51 Anticuerpos Anti Treponema Por Microelisa 52 Beta 2 Glicoproteina 1 53 Chlamydia Antigeno 54 Electroforesis De Hemoglobina En Agarosa En Medio Acido. Inmunología Manuales de Procedimientos

55 Electroforesis De Hemoglobina En Agarosa En Medio Alcalino. 56 Electroforesis De Proteinas De Alta Resolucion En Gel De Agarosa Para Lcr. 57 Electroforesis De Proteinas De Alta Resolucion En Gel De Agarosa Para Orina. 58 Electroforesis De Proteinas De Alta Resolucion En Gel De Agarosa Para Suero. 59 Herpes Tipo 1 Igg Por Micro Elisa. 60 Herpes Tipo 1 Igm Por Microelisa. 61 Herpes Tipo 2 Igg Por Microelisa. 62 Herpes Tipo 2 Igm Por Microelisa. 63 Inmunofijación En Gel De Agarosa 64 Tsh Neonatal Por Fia 65 Varicela Zoster Anticuerpos Igg Por Microelisa 66 Hiv Anticuerpos Por Western Blot 67 Hcv Anticuerpos Por Western Blot 68 Hba1c Por Hplc 69 Variantes De La Hemoglobina Por Hplc 70 Acido Urico Uricasa Cobas 501

MANUALES

71 Albumina Bcg Cobas 501 72 Amilasa Eps Maltohepta Cobas 501 73 Amonio 74 Antitrombina Iii Turbidimetría Cobas 501 75 Bilirrubina Directa Evelyn Malloy Cobas 501 76 Bilirrubina Total Dpd Cobas 501 77 Bun En Orina Expontanea Gidh Harnstof Cobas 501 78 Bun Gidh Harnstof Cobas 501 79 Calcio Ionizado Isd Cobas B211 80 Calcio Total Cresolft. Compl Cobas 501 81 Calcio Total En Orina Expontanea 82 Calculos Renales 83 Cetonuria Quimica Manuales De Procedimientos

84 Ck Total Dgkc Cobas 501 85 Cloro Isd Cobas B211 Quimica 86 Colesterol Hdl Homogéneo Cobas 501 87 Colesterol Ldl Homogéneo Cobas 501 88 Colesterol Total Chod Papa Cobas 501 89 Complemento C3 Turbidimetria Cobas 501 90 Complemento C4 Turbidimetria Cobas 501 91 Creatinina Jaffe Cinético 92 Electrolitos Isd Cobas B211 93 Electrolitos Isi Cobas 501 94 Factor Reumatoideo Turbidimetría Cobas 501 95 Fosfatasa Alcalina Sfbc Cobas 501 96 Fosforo Azul De Molib. Cobas 501 97 Gammagt Dkgc Cobas 501 98 Gases Arteriales Isd Cobas B211 99 Glicemia Hexokinasa Cobas 501 100 Got-Asat Tris Sin Piridoxal Ifcc Cobas 501

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

TIPOS

PROCEDIMIENTO

101 Gpt-Alat B. Tris Sin Piridoxal Ifcc Cobas 501 102 Hierro Ferrosine Cobas 501 103 Iga Turbidimetría Cobas 501 104 Igg Turbidimetría Cobas 501 105 Igm Turbidimetría Cobas 501 106 Ldh Lactato Piruvato Dkgc Cobas 501 107 Lipasa Cobas 501 Quimica Manuales De Procedimientos

108 Magnesio Calmagite Cobas 501 109 Microalbuminuria Turbidimetría Cobas 501 110 Peptido Natrurético Cobas 501 111 Procalcitonina Elfa Vidas 112 Proteina C Reactiva De Alta Sensibilidad 113 Proteina C Reactiva De Alta Sensibilidad Turbidimetría Cobas 501 114 Proteina C Reactiva Turbidimetría Cobas 501 115 Proteinas Totales Biuret Cobas 501 116 Proteinas Totales En Lcr Y Orina Cobas 501 117 Tranferrina Turbidimetría Cobas 501 118 Trigliceridos Gpo-Pap Cobas 501 119 Acido Folico Cobas 601 120 Acido Valproico Architect 121 Alergenos Rast Vidas 122 Alfafetoproteina Cobas 601 123 Anticuerpos Anti Tiroglobulinicos Architect 124 Anticuerpos Anti Tpo Cobas 601 125 Antigeno Carcinoembrionario Cobas 601 126 Antigeno Específico De Prostata Cobas 601 127 Antigeno Específico De Prostata Fracción Libre Cobas 601

MANUALES

128 Ca 125 Cobas 601 129 Ca 15-3 Cobas 601 130 Carbamacepina Architect 131 Citomegalovirus Igg 132 Citomegalovirus Igm 133 Ck‐Mb De Masa Cobas 601 134 Cortisol Cobas 601 135 Dengue Igm 136 Dhea's Cobas 601 137 Digoxina Architect Quimica Inmunoensayo Quimica Inmunoensayo Manuales 138 Dimero D Elfa Vidas De Procedimientos 139 Estradiol Cobas 601 140 Fenitoina Architect 141 Fenobarbital Architect 142 Ferritina Cobas 601 143 Fsh Cobas 601 144 Hcg Cobas 601 145 Hepatitis A Igg Cobas 601 146 Hepatitis A Igm Cobas 601 147 Hepatitis B Anticuerpo De Superficie Cobas 601 148 Hepatitis B Antigeno Core Igg 149 Hepatitis B Antigeno Core Igm 150 Hepatitis B Antigeno De Superficie Cobas 601 151 Hepatitis B Antigeno De Superficie Confirmatoria Cobas 601 152 Hepatitis C Igg Architect 153 Hiv Antigeno--‐Anticuerpo Architect 154 Htlv1--‐2 Architect 155 Inmunoglobulina E Igg Cobas 601 156 Insulina Cobas 601 157 Lh Cobas 601

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

TIPOS

PROCEDIMIENTO

158 Parathormona Cobas 601 159 Probnp Cobas 601 160 Progesterona Cobas 601 161 Prolactina Cobas 601 162 Rubeola Igg Cobas 601 163 Rubeola Igm Cobas 601 164 T3 Cobas 601 165 T4 Cobas 601 Quimica Inmunoensayo Manuales 166 T4 Libre Cobas 601 De Procedimientos 167 Teofilina Architect 168 Testosterona Total Cobas 601 169 Tiroglobulina Cobas 601 170 Toxoplasma Igg Architect 171 Toxoplasma Igm Architect 172 Troponina T Cobas 601 173 Tsh Cobas 601 174 Vancomicina Architect 175 Vitamina B12 Cobas 601 176 Vitamina D Cobas E601 177 Anticoagulante Lúpico Confirmatorio 178 Anticoagulante Lúpico Tamizaje 179 Desmopresina Prueba 180 Dimero D 181 Factor Ix 182 Factor Viii 183 Factor Von Willebrand 184 Fibrinógeno 185 Funcion Plaquetaria Evaluacion (En Preparacion) 186 Inhibidor Del Factor Ix

MANUALES Coagulación Manuales De Procedimientos

187 Inhibidor Del Factor Viii 188 Proteina C De La Coagulación 189 Proteina S De La Coagulación 190 Tiempo De Protrombina 191 Tiempo De Protrombina Mezcla 50:50 192 Tiempo De Sangrêa 193 Tiempo De Tromboplastina Parcial 194 Tiempo De Tromboplastina Parcial Cruzado 195 Tiempo De Tromboplastina Parcial Expandido 196 Tiempo De Tromboplastina Parcial Mezcla 50:50 196 Tiempo De Tromboplastina Parcial Salino 197 Tromboelastograma 198 Celulas Le 199 Drepanocitos 200 Eritrosedimentación De Westergreen 201 Extendido Periferico

Hematologia Manuales De Procedimientos

202 Gota Gruesa Hemoparasitos 203 Hematocrito Y Hemoglobina 204 Hemograma Plaquetas 205 Recuento De Plaquetas 206 Recuento De Reticulocitos 207 Analisis De Fluidos Corporales 208 Azucares Reductores 209 Coprologico

Coproanálisis Manuales De Procedimientos

210 Coprologico Por Concentracion 211 Coproscopico 212 Eosinofilos En Orina 213 Oxalatos En Orina 214 Parcial De Orina

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

TIPOS

PROCEDIMIENTO

215 Porfirinas 216 Porfobilinogeno Coproanálisis Manuales De Procedimientos

217 Proteina De Bence Jones 218 Prueba De Embarazo 219 Sangre Oculta En Mf 220 Test De Baerman 221 Test De Graham Para Oxiuros 223 Rpr 224 Vdrl

Serologia Manuales De Procedimientos

225 Mononucleosis 226 Leptospira 227 Prueba De Embarazo 228 Seroaglutinaciones 229 Antigeno Para Cryptococcus 230 Bacilo Difterico Examen Directo 231 Baciloscopia 232 Coaglutinacion En Liquido Cefalorraquideo 233 Coloracion De Gram 234 Coloracion De Tzank 235 Coloracion Para Cryptosporidium 236 Coprocultivo 237 Coprocultivo Para Campilobacter 238 Coprocultivo Para Colera 239 Coprocultivo Para Yersinia 240 Cultivo 241 Cultivo De Liquidos 242 Cultivo Para Anaerobios 243 Cultivo Para Bk

MANUALES

244 Cultivo Para Hongos, Koh, Gram Microbiologia Manuales De Procedimientos

245 Cultivo Para Neisseria 246 Cultivo Para Liquido Prostatico 247 Estreptococo Prueba Directa 248 Exudado Vaginal Directo Y Gram 249 Exudado Uretral Directo Y Gram 250 Hemocultivo Para Germenes Aerobios 251 Hemocultivo Para Germenes Anerobios 252 Hemocultivo Para Hongos 253 Hongos Examen Directo 254 Inmunodifusion Para Aspergillus 255 Inmunodifusion Para Histoplasma 256 Inmunodifusion Para Hongos 257 Inmunodifusion Para Paracoccidioides 258 Lcr, Gram .Tinta China 259 Lcr, Gram, Tinta Chinay Cultivo 260 Mielocultivo Para Germenes Aerobios 261 Mielocultivo Para Germenes Anerobios 262 Mielocultivo Para Micobacterias 263 Urocultivo Microbiologia 264 Hemoclasificacion Directa E Inversa 265 Hemoclasificación Y Prueba De Coombs Para Recien Nacidos 266 Coombs Indirecto

Servicio De Transfusión Manuales 267 Prueba Cruzada Mayor De Procedimientos. 268 Rastreo De Anticuerpos 269 Coombs Directo Monoespecifico Y Fraccionado 270 Fenotipificacion 271 Reserva De Globulos Rojos

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

TIPOS

PROCEDIMIENTO

272 Cd34+ 273 Cd3 Citometría De Flujo Manuales De Procedimientos

274 Cd4 275 Cd8 276 Cd19,Cd20 277 Hla B27/B7 278 Inmunotipificación De Leucemias Y Linfomas 279 Bcr/Abl Genxpert 280 Citomegalovirus Carga Viral Por Pcr 281 Citotoxicos Anticuerpos Por Serologia 282 Clostridium Dificille Genxpert 283 Dna Extracción Y Cuantificación 284 Enterovirus Causantes De Meningitis Genxpert 285 Estafilococo Meticilino Resistente Genxpert 286 Factor Ii Y Factor V Genxpert

Biologia Molecular Manuales De Procedimientos

287 Hla Clase I Por Pcr Luminex 288 Hla Clase Ii Por Pcr Luminex 289 H1n1 Genxpert.

MANUALES

290 Hbv Por Pcr. 291 Hcv Por Pcr.

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

292 Hiv Por Pcr. 293 Hpv Por Pcr. 294 Mycobacterium Tuberculosis Resistente A Rifampicina Genxpert. 295 Mycobacterium Identificacion Por Pcr 296 Mycobacterium Pruebas De Sensibilidad A Medicamentos De Primera Línea Por Pcr 297 Polioma Virus Carga Viral Por Pcr. Uroanálisis Manuales De Procedimientos

298 Parcial De Orina Uf 1000i. 299 Azucares Reductores. 300 Cariotipo Con Bandeo G (En Preparacion) 301 Cariotipo Con Bandeo Q En Preparacion 302 Cariotipo Con Bandeo R En Preparacion

303 Cariotipo Para Fragil X En Preparacion Citogenetica Y Genetica Molecular 304 Traslocacion 11q;23 Por Fish En Preparacion Manuales De Procedimientos 305 Traslocacion 12;21 Por Fish En Preparacion 306 Traslocacion 9;22 Por Fish En Preparacion 307 Her2 Neu Por Fish En Preparacion 308 Hibridación Genomica Comparada En Preparacion

DOCUMENTOS EXTERNOS

SIG

Sistema OMNI S

SIG

Sistema Cardiac Reader

SIG

Sistema Axsym

SIG

Sistema Bact Alert y MB Bact

SIG

Sistemas Modular PE Roche

SIG

Sistemas Delfia

SIG

Sistema Apraise

SIG

Sistema Hitachi 911

SIG

Sistemas de Thrombolizer

SIG

Sistema Miditron

SIG

Sistemas Vitek

SIG

Sistemas DCA

SIG

Manuales Operativos de Centrifugas

SIG

Sistema de producción de Agua grado reactivo

SIG

Decretos de Ley de la República de Colombia Sistema Tecan y Columbus

SIG

Documentación que procede de otra institución y no forma parte de las series documentales de las oficinas.(Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

DOCUMENTOS EXTERNOS

TIPOS SIG

Pruebas de Eficiencia

SIG

Sistema de microscopía de IFI

SIG

Sistemas Urisys

SIG

Sistemas de análisis de Pruebas Serológicas

SIG

Sistema Diamed

SIG

Sistemas análisis de Parasitología

SIG

Sistema Coagmate II

SIG

Sistema XE 2100L

SIG

Sistema Vidas

SIG

Sistema KX21

SIG

Sistemas de análisis del agua grado reactivo

SIG

Microscopios

SIG

Manuales operativos de neveras y congeladores

SIG

Sistemas de cabinas de aire laminar y de extracción

SIG

Sistema UF100 Sysmex

SIG

Sistema Autoscan IV

SIG

Incubadora Binder

SIG

Sistema Chemwell para microelisa

SIG

Sistema Diamed incubadora, centrífuga y lector

SIG

Termociclador Applied Biosystem

SIG

Sistema de microelisa: lector Multiscan Ex Labsystem y lavador.Termo Electron Corporation

SIG

Incubador de micrplacas Bueco

SIG

Mezclador Vortex

SIG

Sistema Hamilton Roche

SIG

Sistema Cobas Amplicor Roche

PROCEDIMIENTO

Documentación que procede de otra institución y no forma parte de las series documentales de las oficinas.(Acuerdo 042 de 2002)

SIPOC Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas METODOLOGIAS

Acciones de Mejora Plan de Acción Matriz Dofa Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional

TARJETAS ENCUESTAS HOJA DE GASTO DIRECTORIOS GUIAS FOLLETOS

Joint Commission International Tarjetas de fallas Encuesta de satisfacción del paciente Hojas de Gasto Directorio Telefónico Guías clínicas Derechos y deberes

Herramientas de gestión que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.13 ANGIOGRAFIA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: ANGIOGRAFIA 8.13 REPOSITORIO CODIGO

TIFF 01.3

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

O1

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

Acta de reunión

Registro de asistencia

O3 03.1

X

COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

1

X

X

X

1

X

X

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11

COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA

11.3

HISTORIA CLINICA CMI X

SIG

Transferencia Consentimiento informado para intervenciones quirurgicas/procedimientos/tratamiento medico

SIG

Informe gráfico cateterismo periferico

X

SIG

Informe gráfico cateterismo cardiaco

X

SIG

X

SIG

Informe gráfico de miembros inferiores Seguimiento clinico diario Angiografia

SIG

kardex

X

SIG

Lista de chequeo para el egreso de pacientes Instrumento para la proteccion de pertenencias de los pacientes que ingresan al proceso de angiografia Seguimiento Clinico Postanestesico Atención médica- Paraclinicos

X

SIG SIG

5

15

X

X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X

X

X

X X X

Atención médica- Evoluciones

X

Atención médica- Ingreso

X

Atención médica- Nota Aclaratoria

X

Atención médica- Control

X

Atención médica- Egreso

X

Atención Enfermeria- Nota de Pre inducción

X

Atención Enfermeria- Egreso Recuperación

X

Atención Enfermeria- Control de Medicamentos

X

Atención Enfermeria- Control de Dispositivos Invasivos

X

Atención Enfermeria- Nota de circulante angiografía

X

Atención Enfermeria- Nota aclaratoria Atención Enfermeria- Signos vitales

X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica. Los informes (DVD) se conservan 1 año posterior a la fecha del informe en el archivo central en espera de ser reclamados, finalizado este tiempo se eliminaran teniendo en cuenta que las imágenes se conservan en el aplicativo PACS. Los documentos fisicos se vinculan al aplicativo Docunet para integrarlos a la historia clinica electronica en Siam. Finalizdo el proceso se conservan en carpeta fisica de historia clinica.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.13 ANGIOGRAFIA HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: ANGIOGRAFIA 8.13 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

13 13.4

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

E

ACCESO C

DOC

INFORMES DE GESTIÓN

X

X

5

X

Informe Registro de fallas Internas

X

Registro de fallas Interprocesos

X

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión) X

LISTAS DE CHEQUEO Lista de Chequeo para la Administración de Medicamentos con Base en los Ocho Correctos

X

X

X

X

X

Lista de chequeo para la seguridad del paciente en procedimientos endovasculares

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo Gestión del Riesgo

X

X

X

X

X

X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X

SIG

24 SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

PROCEDIMIENTOS

INFORMES

Respuesta de fallas interproceso 17

P

REGISTROS Control de insumos carro de paro sala de procedimientos Insumos stock carro de paro Control de Placas y CDs Entregados a Recepcecion angiografia Hoja de Control para Liquidación de gastos clínicos y honorarios. (HG) Reporte de medicamentos próximos a vencer Tabla de control de temperatura-humedad relativa Control de Entrega de Placas a pacientes Solicitud de Ingreso de Pacientes a Cuidado Intensivo Relacion de entrega de informes a facturación Censo diario de pacientes hospitalizados en recuperacion Relación de historias clinicas pacientes ambulatorios Relación control entrega de informes médicos y Cds Relación de cajas enviadas a Gestion Documental Relación entrega de CD a Gestion Documental Reporte Radiación dosimetria y control Solicitud de personal Solicitud de vacaciones y licencias Registro de llamadas a telefono celular Mantenimiento preventivo y correctivo Recibo de caja provisional Cuadre diario de caja Inventario carro paro Conciliacion de Medicamentos para paciente programado Memo de Disponibilidad de la Unidad de Angiografia Relacion de pacientes comentados Test de carga de Desfibriladores Entrega de Turno de Enfermeria en Angiografia Control de disposicion de generadores de marcapaso en la unidad de angiografía Cotizaciones de procedimientos medicos Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores Control de transcripcion y entrega de informes a secretarias

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

X X X

X

X

X

1 X

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.13 ANGIOGRAFIA HOJA No FECHA: VERSION:

3 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: ANGIOGRAFIA 8.13

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe de Angiografia Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha: CONVENCIONES:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG

SIG

Instructivo Stent de Carotida con Estenosis Critica Instructivo por puesto de trabajo actividad de Asignación de Citas y Admisión Instructivo de Instrumentador-Técnico Realización del Examen Instructivo por puesto de trabajo Actividad de Preparación Instructivo de Limpieza y Preparación de la Zona del Exámen Instructivo por puesto de trabajo en Recuperación Instructivo Coartación de Aorta-Cardiología Pediatrica Instructivo Cierre de Ductos Arterioso-Cardiología Pediatrica Instructivo Cateterismo Cardiaco Derecho e Izquierdo-Cardiología Pediatrica Instructivo Cierre de Comunicación Interauricular con dispositivo Amplatzer-C.P. Instructivo por puesto de trabajo Actividad de Registro de Venta Instructivo Endoprótesis Aneurisma Abdominal Instructivo Cateterismo Derecho Instructivo Electrofisiologia-Implantación de Marcapasos Definitivo Instructivo Estudio Electrofisiologico Diagnóstico Instructivo por puesto de trabajo en Transcripción Instructivo de Angioplastia con Stent de Carotida Instructivo T.E.I. para Aneurisma Cerebral con Técnica Remodeling Instructivo Arteriografia Carotidea Vertebral Instructivo Panangiografia Cerebral Mas Cayado Aortico y Pareanquimograma Instructivo Terapia Endovascular Intracraneal Para Aneurisma Cerebral Instructivo Cateterismo Izquierdo Instructivo Terapia Endovascular Intracraneal Para Malformación Vascular Instructivo Arteriografia Espinal Instructivo Panangiografia Cerebral de Seis Vasos Instructivo Angioplastia Coronaria con Implantación de Stent Instructivo para el manejo de glóbulos rojos y-o hemoderivados. Retiro de Introductores Instructivo De Enfermería Para La Preparación De Pacientes Que Requieren El Procedimiento De Ablacion Con Cateter De Lesion O Tejido Del Corazon Por Radiofrecuencia

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Instructivo Guía De Enfermería Para La Preparacion De Pacientes De Angioplastia Coronaria Transluminal Percutanea Uno O Dos Vasos

SIG SIG SIG SIG

Programación Diaria de Pacientes

SIG SIG SIG

Operators Manual SIMENS Guía del Usuario del Desfibrilador CodeMaster HP Viridia Patients Monitors

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DOCUMENTOS EXTERNOS

PROCEDIMIENTO

Instructivo Guía De Enfermería Para La Preparacion De Pacientes De Aortograma Toracico Instructivo Guía De Enfermería Para La Preparacion De Pacientes De Arteriografia Coronaria Diagnostica Instructivo Guía De Enfermería Para La Preparacion De Pacientes De Arteriografia Pulmonar Bilateral Con Cateterismo Derecho instructivo guía de enfermería para la preparacion de pacientes de arteriografia vertebral bilateral selectiva con carotidas (panamgiografia) Instructivo Guía De Enfermería Para La Preparacion De Pacientes De Cateterismo Cardiaco Del Lado Izquierdo Del Corazon Instructivo Guía De Enfermería Para La Preparacion De Pacientes De Cierre De Ductus Arterioso Persistente Por Via Endovascular (Cateterismo) Instructivo Guía De Enfermería Para La Preparacion De Pacientes De Insercion De Marcapasos Bicameral Instructivo Guía De Enfermería Para La Preparacion De Pacientes De Cateterismo Combinado De Los Lados Derecho E Izquierdo Del Corazon Con Estudio Electrofisiologico Criterios Para Estratificación de atención de pacientes en Angiografía. Criterios Para Egreso de Pacientes Post Procedimientos Endovascular. Instructivo De Entrega De Medicamentos Al Instrumentador Durante Los Procedimientos De Angiografia Proceso de Angiografía Procedimiento de Preparación del Paciente en Angiografía Procedimiento de Atención en Recuperación y Egreso del paciente en Angiografia Procedimiento de Registro de Venta en Angiografia Procedimiento de Realización del Examen en Angiografia Procedimiento de Interpretación y Transcripción Angiografia

SIG

PROCEDIMIENTO S

TIPOS

SIG

En caso de registrar anotaciones en el programa diario, se digitaliza para conservar evidencia.

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE DOCUMENTOS EXTERNOS TARJETAS

DIRECTORIO

CODIGO TIPOS SIG HP Viridia Component Monitoring System SIG Configuration Manual Tarjetas de reporte de fallas Directorio CMI Tarifarios Entidades

Encuesta de satisfacción

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad

SIG

PROCEDIMIENTO

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud

FOLLETOS

CTC

Joint Commission International Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Derechos y deberes del paciente Recomendaciones postquirúrgicas para personas con Marcapasos. Recomendaciones postquirúrgicas para personas con dispositivo de Amplatzer Recomendaciones postquirúrgicas para personas con punción femoral o yugular. Recomendaciones postquirúrgicas para personas con stent coronario. Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.14 APOYO DIAGNOSTICO CARDIOVASCULAR NO INVASIVO HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: APOYO DIAGNOSTICO CARDIOVASCULAR NO INVASIVO 8.14 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.3

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

PDF

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

XLSX DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

X

X

Acta de reunión de Personal X O3 03.1

1

X

Registro de Asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES INFORMATIVAS

X

1

X

X

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3 SIG

SIG 13 13.4

17 SIG SIG SIG SIG

COMUNICACIONES NORMATIVAS Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Consentimiento Informado: Eco stress, Eco tee y Prueba de esfuerzo Registro clinico Ecos especiales (stres y Tee) Registro clinico Prueba de Esfuerzo Informe Stress Informe Prueba de Esfuerzo Informe Hollter Informe Ecocardiográfico EKG Informe Vascular Informe de Carotidas Registro de orden de reanimación cardiocerebro pulmonar r.c.c.p (codigo azul) INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso Estadistica medicos remitentes LISTA DE CHEQUEO Lista de Chequeo de Gestión del Riesgo Lista de chequeo carro de paro Lista de chequeo de encendido para Desfibrilador Lista de chequeo de encendido para Prueba de Esfuerzo de la Mar Reynolds Cardiodirect 12s. Lista de chequeo de encendido para Ecocardiografo Lista de chequeo medicamentos lonchera ecos especiales Lista de Chequeo para Iniciar Ejercicio en Banda Rodante

5 X X X

15

X

X

X X

X X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica. Los documentos fisico se vinculan a la historia clinica electronica (Siam) como imagen, directamente desde el servico, finalizo el proceso se transfieren al archivo central para conservar en cajas.

X X X X X X X X

5

X

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

X X X X

X X

X X X X

X X X

X X X

X X X

X

X

X X X

X X X

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.14 APOYO DIAGNOSTICO CARDIOVASCULAR NO INVASIVO HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: APOYO DIAGNOSTICO CARDIOVASCULAR NO INVASIVO 8.14 RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

24 SIG

PDF

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

ACCESO

E

C

X

P

XLSX DOC

REGISTROS Control de entrega de resultados Registro de anulación y reemplazo de facturas

X X

1 1

X X

Chequeo exhaustivo ecocardiografos

X

1

X

X

SIG

Entrega rotación eco estrés y transesofagico

X

2

X

X

SIG SIG

Entrega de rotación prueba de esfuerzo Entrega de rotación EKG

X

2

X

X

X

2

X

X

SIG

Control de Desinfección Transductor Transesofagico Entrega de cuadres

X

1

X

X

X

1

X

X

Entrega de objetos perdidos

X

1

X

1

X

X

1

X

X

1

X

X

X

1

X

X

X

1 5

X

X X

SIG

Control y pedidos de insumos Ecos especiales Registro de permisos al personal

X X

Cotizacion Pacientes Inventario general de insumos examenes especiales u.c.v. Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores SIG

Registro Diario de holter

______________________________________ Nombre y Firma Jefe Unidad de Cardiología Fecha :

X

X

X

X

_______________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

______________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

PROCEDIMIENTOS

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE = SIG =

Documento Electrónico Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

Los documentos fisicos y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: APOYO DIAGNOSTICO CARDIOVASCULAR NO INVASIVO 8.14 RETENCION EN AÑOS

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF 24

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO

CT

C

S

D

E

PROCEDIMIENTOS

P

DOC

REGISTROS Honorarios medicos interconsultas

X

1

X

X

Entrega de resultados servicios internos

X

6

X

X

SIG

Formato para traslado de equipo portatil

X

6

X

X

SIG

Custodia Grabadora de Holter

X

1

X

X

_______________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Unidad de Cardiología Fecha:

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria.

_______________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES: D = Digitalización E = Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C = Confidencial

P = Público

DF = Documento Físico

_______________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

DE = Documento Electrónico SIG = Sistema Integrado de Gestión SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DOCUMENTOS EXTERNOS

TIPOS Instructivo por puesto de trabajo asignación de citas Instructivo por puesto de trabajo registro de venta Instructivo por puesto de trabajo en transcripción Instructivo por puesto de trabajo en entrega de resultados Instructivo Auxiliar de Enfermeria Prueba de Esfuerzo Instructivo Auxiliar de Enfermeria Holter EKG 24 Horas Instructivo Auxiliar de Electrocardiografia Instructivo por puesto de trabajo ecocardiograma transtoracico Instructivo Auxiliar de Enfermería Ecocardiograma Transesofagico Instructivo Auxiliar de Enfermería Ecocardiograma Estrés Instructivo Ecocardiograma Modo M, Bidimensional con Doppler Instructivo Ecocardiograma Transesofagico Instructivo Prueba de Esfuerzo Instructivo Ecocardiograma Stress Instructivo Monitoria Holter Instructivo Ecografia Doppler Instructivo para traslado de equipos de ecografia Ecocardiograma fetal Instructivo ecografia doppler transcraneal Manejo de la Dobutamina. Lavado del transductor transesofagico Hojas de seguridad medicamentos Manual de buenas practicas ambientales Matriz de peligros evaluación y control de riesgo Manual Sistema de Ultrasonido HDI 5000 sono CT Philips (5 Tomos). Manual Sistema de Ultrasonido HDI 5000 (3 Tomos) Uso de Desinfectantes y Gels Equipo HDI 5000 Verificador de fugas transductor tranesofágico Ultrasound System HDI 5000 Reference Manual Pulsioxímetro 3800 Manual del usuario Operational Instructions DMS 300 S. Digital Holter Sistema de ultrasonido ie33 guia rapida para control por voz Sistema de ultrasonido ie 33 guias de introducción Video copy processor-impresora de ecografo atl 5000 Owners manual led lcd t.v / lcd tv (televisor ) Hdi 5000 manual de referencia Hdi 5000 acoustic output table Hdi 5000 para comenzar Hdi 5000 actualizaciones de conjunto de manuales Hdi 5000 configuracion Emc supplement for the hdi 4000 tha hdi 5000 and the sonos system nov-2004 Hdi 5000 sistema de ultrasonido (transductores y seguridad ) Hdi 5000 5 ultrasonido Hdi 5000 sistema de ultrasonido manual de referencia Getting started Uso de desinfectantes y gel atl philips Autorización del manual de uso de desinfectantes y gel (transductor mpt 7-4

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

DOCUMENTOS EXTERNOS

TARJETAS

DIRECTORIO SOBRES

CODIGO

TIPOS Manual de utilización de eco tee Verificador de fugas para transductor transesofagico de ecocardiografia ( T.E.E) y sistema de desinfección Actualización del manual uso de desinfectantes y gel , transductor mpt 7-4 Funciones compartidas para la seguridad del sistema y los datos ultrasonido Using desinfectants and gels manual up date mayo Inicio de un examen hdi 5000 Datex -ohmeda pulsioximetro 3800 Video graphic printer X-cribe user manual Cardioscan cs 12 holter software Operating instructions ag md 835 p ELI 250 electrocardiografo user manual Suction bottle assembly operación y mantenimiento Electrocardiografo mortara physicians guide manual del usuario Desfibrilador medtronic lifepak 500 instruccions de utilizacion Track master tmx 425 series X12 + user manual Speedmaster sm seires submicro inverters Track master treamill owners manual Sistema de prueba de esfuerzo x-scribe manual del usuario X-scribe stress exersise user manual Manual tecnico y de operación holter cardioscan 12 Manual tecnico y cardioscan cs 12 holter software DVD recorder-ecografo atl Utilidad clinica del doppler transcraneal Indicaciones de la cardiografia transesofajica Ficha tecnica de wescocide gl -28 Manual de metodos ,diagnostico en electrofisiologia cardiovascular Introduction tubascular ultrasonography Procedimiento en electrocardiografia Echocardiogram Catheter ablation Heart failure Placemakers Electrophysiology (ep) study Tilt table test Cardiac catheterización Desfribrillators ( icds) The echo manual Sistema integrado portatil para oxigenoterapia Heart diseale in infants, childrem and adolecents vol 1,2,3 Video casset recorder hs md 3000 ua Configuracion x- scribe Tarjetas de reporte de fallas Agenda telefónica Listado de especialistas Directorio CMI Sobre Unidad Cardiovascular-Examenes de Diagnostico No Invasivos Cronograma mantenimiento de equipos Cotizacion de Equipos

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Documento de apoyo a la gestión.

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

Encuesta de satisfacción

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

TIPOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad

PROCEDIMIENTO Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud

FOLLETOS

Programa 5S Joint Commission International-si Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Derechos y deberes del paciente Tabla de procedimientos de Apoyo Diagnostico Cardiovascular

Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.15 MEDICINA NUCLEAR HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: MEDICINA NUCLEAR 8.15 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF TIFF O1 01.3

RETENCION EN AÑOS

PDF

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO

CT

C

PROCEDIMIENTOS S

D

E

P

DOC X

12

X

X En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documentoa se conservara fisico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se digitalizara para conservar 5 años adicional.

Acta de reunión X O3 03.1

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

1

X

1

X

1

X

X

X

X

X

X

Circular o Comunicado 03.2 11

Memorando COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA

X

X

X

11.3

HISTORIA CLINICA CMI

SIG

Consentimiento informado para examen de Medicina Nuclear

SIG

Informe del examen o procedimiento

SIG

Entrevista clínica-Prueba de Esfuerzo con Isonitrilos

SIG 13

Entrevista Clinica INFORMES

13.4

SIG

INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso REGISTROS Libro de entrega de resultados STICKER

X

1

X

X

SIG

Registro de control dosimetria personal - Lectura directa

X

1

X

X

SIG SIG

Registro de control de medidas de radiación del bulto

X

1

X

X

Registro entrega de dosímetro Registro de control de medidas de radiación en habitación de paciente con procedimiento MN.

X

1

X

X

X

1

X

X

X

SIG

Registro de elusión generador de Tc99 - Molibdeno

X

1

X

X

SIG

Registro de temperatura y humedad relativa Gamacamara y Nevera

X

1

X

X

SIG

Reporte de novedades Gamacamara infinia

X

1

X

X

SIG

Control de salida de residuos de Medicina Nuclear (Bolsas y Guardianes)

X

1

X

X

SIG

Libro relación entrega de resultados

X

1

X

X

SIG

Control de calidad Calibrador de isotopos Control de calidad Medidas de protección radiológica de las diferentes areas de uso de Radionucléidos

X

1

X

X

X

1

X

X

24

SIG

SIG

X

5

15

X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica. Los consentimientos y entrevistas clinicas se conservan en cajas finalizado el proceso de vinculación a la historia clinica electronica del paciente en Siam.

X

X

X

5

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG (Sistema Integrado de Gestión) - DARUMA SALUD

X

X X X X

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.15 MEDICINA NUCLEAR HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: MEDICINA NUCLEAR 8.15

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe de Medicina Nuclear Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DOCUMENTOS EXTERNOS

Instructivo Linfo Gamagrafia para Identificación de Ganglio Centinela con Sonda Instructivo Administración de Terapia de Yodo 131 en Pacientes Hospitalizados Instructivo para el Manejo de Desechos Radioactivos de Medicina Nuclear Instructivo de Recepción y Manejo de Material Radioactivo de M.Nuclear Manual de Protección Radiológica Medicina Nuclear Plan de emergencia en caso de accidentes en medicina nuclear Instructivo para Administración de Radiofármacos Instructivo para Determinar Niveles de Radiación en Bulto Instructivo para pacientes con terapia de Iodo 131 Instructivo Para Determinar Niveles De Radiación En Habitación Paciente Esquema basico de emergencia por contaminación radiactiva Manejo carro de paro Medicina Nuclear Encendido y apagado de Equipo Infinia II Encendido y Apagado de Estación de Trabajo Xeleris Instrucciones para Manejo y elusión de Generador Tecnecio 99

SIG

Guia para el control de los insertos de Radiofarmacos e insertos de Radioactivos. Responsabilidades del encargado de la Protección Radiológica

SIG

Nuclear Medicine Procedure Manual 2000-2002

SIG

Radioisotope Calibrator Owner´s Manual

SIG

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

TIPOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG

PROCEDIMIENTO

Instructivo Estudio de Perfusión Miocardica MN Instructivo Estudio Para Detección de Hemangioma Hepatico MN Instructivo Estudio Para Detección de Reflujo Gastroesofagico MN Instructivo Gamagrafia de Tiroides MN Instructivo Gamagrafia Hepatobiliar MN Instructivo Cistografia Isotópica MN Instructivo Gamagrafia Renal con DTPA - MAG 3 Instructivo Test de Captopril Renal Instructivo Gamagrafia Renal con DMSA Instructivo Gamagrafia Osea Instructivo Gamagrafia Paratiroides Instructivo Gamagrafia de Ventilación y Perfusión Pulmonar Instructivo por puesto de trabajo registro de venta MN Instructivo por puesto de trabajo de Asignación de Citas Instructivo Gamagrafia para Disquinesia Vesicular Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Documentación que procede de otra institución y no forma parte de las series documentales de las oficinas.(Acuerdo 042 de 2002)

Technetium Tc 99 m Generador - Expected mci of TC 99 M AT 8:00 a.m. EST.

Encuesta de satisfacción

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

METODOLOGIAS

DIRECTORIO HOJA DE GASTOS

CODIGO SIG SIG SIG SIG

TIPOS

PROCEDIMIENTO

Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Programa 5S Joint Commission International Directorio CMI

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Hoja de Gastos

Documento de apoyo a la gestion administrativa de todos los procesos, donde se describe los insumos o elementos consumidos en el proceso de atencion de cada usuario.

Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Indicadores para pacientes que reciben dosis para barrido con l-131 Gamagrafia Renal con dtpa o dmsa (recomendaciones) Gamagrafia para sangrado gastrointestinal (recomendaciones) Diverticulo de meckel ( recomendaciones) Gamagrafia hepatoesplenica ( recomendaciones) Gamagrafia- estudio de vias biliares (hida) recomendaciones FOLLETOS

Estudio de investigaciones de reflujo gastroesofagico recomendaciones Estudio de vaciamiento gastrico o reflujo gastroesofagio mas vaciamiento gastrico Perfusion miocardica ( estudio con isonitrilos o talio ) prueba de esfuerzo Instrucciones para pacientes pediatricos con procedimientos renales o urologicos en Medicina Nuclear

CTC

Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS

Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.16 IMÁGENES DIAGNOSTICAS HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: IMÁGENES DIAGNOSTICAS 8.16 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF PDF 01.3

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

O1

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

X

X

P

XLSX DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Acta de reunión Registro de asistencia 01.40

X

X

ACTA COMITÉ DE PROTECCION RADIOLOGICA

X

X

12

X

X

X

1

X

X

X

1

X

X

Acta O3 03.1

COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO Circular o Comunicado

03.2 11 11.3 SIG

SIG

SIG

13 13.4

Memorando COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Consentimiento Informado para intervenciones quirurgicas procedimientos tratamientos medicos Consentimiento para biopsia aspirativa con aguja fina de mama guiada por ultrasonido ( bacaf de mama)

5

X

15

X

X

X

X

X

X

Consentimiento biopsia aspirativa con aguja fina de tiroides ( bacaf de tiroides)

X

X

X

Consentimiento de biopsia con aguja cortante en mama ( biopsia tipo trucut)

X

X

X

Consentimiento de doppler color de pene para estudio de disfuncion erectil

X

X

X

Consentimiento escrito biopsia transrectal de prostata

X

X

X

X

X

X

X

X

Informe de estudios medico

X

Entrevista para Resonancia Magnetica

X

Entrevista clinica (paciente que requiere medio de contraste)

X

Valoración de Preanestesica

X

X

X

X

Registro de anestesia

X

X

X

X

Encuesta de embarazo escanografia

X

X

X

X

Lista de chequeo para la seguridad del paciente en procedimientos con anestesiologo

X

X

X

Lista de chequeo para la seguridad del paciente en procedimientos de imagenologia

X

X

X

X

X

X

Lista de chequeo para la seguridad del paciente en procedimientos en biopsia de prostata INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso Registro de fallas Internas

X

5

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica, los documentos fisicos se trasnfieren al archivo central para vincularlos a las historia clinica electronica del paciente (siam), finalizado el proceso se conservan en cajas. Los procedimientos que generan registro de anestesia se conservaran en carpeta de hsitoria clinica.

Documento vinculado a Siam,finalizado el proceso se elimina el documento fisico.

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.16 IMÁGENES DIAGNOSTICAS HOJA No

2 DE 2

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: IMÁGENES DIAGNOSTICAS 8.16 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF PDF 24

SIG

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

RETENCION EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO CENTRAL

CT

S

D

E

C

P

XLSX DOC

REGISTROS

Reporte dosimetría

X

1

X

El documento original es enviado a Salud Ocupacional para su custodia dentro de la carpeta de cada colaborador, la copia del documento se publica en la cartelera del servicio.

X

X

Documento que se origina y entrega a empresa de mensajeria externa para la gestión de entrega de la información . Posteriormente retorna a Contabilidad para el cobro a la organización.

X

X

SIG

Control de entrega de estudios a mensajeria externa

X

1

SIG

Control de inventario carro de paro

X

1

X

X

SIG

Control de apertura y cierre del carro de paro

X

1

X

X

SIG

Seguimiento telefónico a procedimientos especiales

SIG

Control de entrega de estudios Stickers Control de entrega de placas a Gestion Documental Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores

X X

X X

1 X

1

X

X

1

Consecutivo ,lecturas de estudios especiales

X

5

Seguimiento a pendientes transcripción

X

5

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe de Imágenes Diagnosticas Fecha:

X

1

X

X

X

X

X X

X

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha: CONVENCIONES:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

Los documentos fisicos y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: IMÁGENES DIAGNOSTICAS 8.16 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF PDF

24

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

E

ACCESO C

P

PROCEDIMIENTOS

XLSX DOC

REGISTROS Cambio y turnos de enfermeria

X

1

X

X

Relacion de Gasto caja menor

X

1

X

X

Control de procedimientos asistidos por anestesiologos

X

1

X

X

Control de paciente entrevistados

X

1

X

X

SIG

Control de placas radiografícas dañadas

X

1

X

X

SIG

Control de cajas de peliculas por tamaño

X

3

X

X

Reporte de urgencias tecnologos de Escanografia y resonancia disponibilidades

X

1

X

X

Documento enviado a nomina para su gestión.

Orden de servicio

X

X

1

X

X

Documento el cual se genera en el aplicativo de Siam, se imprime para anexar a la factura finalizado el procedimiento.

Horario de radiologos

X

1

X

X

Disponibilidad medicos

X

1

X

X

Control de muestras de Laboratorio

X

1

X

X

Control de Pistolas de Biopsia

X

1

X

X

SIG

Control Insumos Escanografia

X

1

X

X

SIG

Control Insumos Resonancia

X

1

X

X

SIG

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria.

Documentación que se conserva durante la gestión.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Jefe de Imágenes Diagnosticas

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo

Fecha:

Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C =

Confidencial

P = Público

______________________________________________________________

DF =

Documento Físico

Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

DE =

Documento Electrónico

Fecha:

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

FICHAS

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Instructivo por puesto de trabajo actividad de citas Instructivo por puesto de trabajo actividad de citas y registro de venta Instructivo por puesto de trabajo técnico de Rayos X Instructivo por puesto de trabajo Técnico de Rayos X - Urografia Instructivo por puesto de trabajo Técnico de Fluoroscopia Instructivo por puesto de trabajo técnico manejo Arco en C Instructivo manejo de equipo Portatil Instructivo por puesto de trabajo auxiliar de ecografía Instructivo por puesto de Trabajo Técnico de Mamografia Instructivo por puesto de trabajo Técnico de Escanografia Instructivo por puesto de trabajo Técnico de Resonancía Instructivo por puesto de trabajo Auxiliar de Escanografía y Resonancia Instructivo por puesto de trabajo de Auxiliar de Suministros Instructivo por puesto de trabajo Auxiliar de revelado e impresión Instructivo por puesto de trabajo secretaria de transcripción Instructivo por puesto de trabajo Auxiliar Control verificación y empaque Instructivo por puesto de trabajo actividad entrega de resultados

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Instructivo por puesto de trabajo tecnico de Rayos X turno de urgencias Instructivo por puesto de trabajo coordinador de calidad Instructivo por puesto de trabajo Mensajería Manejo de estudios pendientes Manual de Protocolos Radiología General Manual de protocolos Resonancia Magnetica Manual de protocolos Ecografía Manual de protocolos Fluoroscopia Manual de protocolos Mamografía Manejo de constante y exposimetro automatico Manual del operador AMX 4 Manual del operador Amplificador de Imagen OEC. Manual del operador equipo de Fluoroscopia Advantx Manual de radiologia para tecnólogos (consulta) Manual de operación mesa COMPAX 400 Manual de operación Equipo Rayos X Toshiba mod UBS Manual de operador Equipo Rx Toshiba mod RAD 2 Guia practica de diagnóstico y tto en hombro Radiología: atención al paciente BRILLIANCE 16 POWER manual del operador ( 6 tomos) Manual de proyecciones en Radiología Pediatrica Manual del operador Equipo Arco en C OEC 8800 Protocolo Basico de Atención sistema Digitalización AGFA CR Manual de instrucciones de uso POLYMOBIL PLUS Tomografo Brilliance 16 power Volumen 1 a Volumen 4 Monitor MRI guia de uso Inyector medio contraste resonancia manual del operador Equipo MAGNETOM AVANTO manual del operador- Sistema Equipo MAGNETOM AVANTO- Bobinas Equipo MAGNETOM AVANTO Manual del operador- Neuro 3 D Equipo MAGNETON AVANTO Manual del operador- Argus Equipo MAGNETON AVANTO Manual del operador- Espectroscopia Equipo MAGNETON AVANTO Manual del operador vessel - view Equipo MAGNETOM AVANTO Pulse sequences aplication Equipo Brilliance 16 power monitor de signos vitales Equipo fluorostar 7900 Manual del operador Equipo Logiq 9 Manual basico del usuario Equipo Logiq 9 Manual avanzado de referencia Manual de equipo de rayos x amrad Ficha chequeo de encendido y apagado de equipos de Rayos X Ficha de chequeo de encendido y apagado equipo de Mamografia Ficha de chequeo de encendido y apagado equipos 1 y 2 ecografía Ficha de chequeo de encendido y apagado de Equipos de Escanografía Ficha de chequeo de encendido y apagado de equipo de Resonancia Fichas Tecnicas SIPOC Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CUADERNOS

ENCUESTAS

HOJA DE GASTO DIRECTORIOS GUIAS

FOLLETOS

SOBRES

CODIGO

TIPOS Certificado de Acreditación en Salud Joint Commission International Cuaderno entrega de Recursos Humanos Cuaderno entrega interna de documentos Cuaderno de placas Cuaderno entrega de documentos a contabilidad Soporte de materiales cobro resonancia, escanografia y ecografia

Encuesta de satisfacción del paciente

Hojas de Gasto Directorio Telefonico Abreviados Imágenes Diagnosticas Dosis de gadolinium segun el peso Guias clinicas Recibos de Citas Estudio por Video de Alta Calidad de la Deglución. Guia Diagnostica de Resonancia Dinamica de Piso Pelvico Derechos y deberes Mamografo con tomosintesis Sobre Unidad de Imágenes Diagnosticas Cotización Licencia de funcionamiento (equipos )

PROCEDIMIENTO

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada 2 meses (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

El servicio conserva una copia del documento.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.17 DENSITOMETRIA OSEA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: DENSITOMETRIA OSEA 8.17 REPOSITORIO CODIGO

TIFF 01.3

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

O1

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

Acta de reunión

X

O3 03.1

1

X

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

X

1

X

X

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI

5

Informe de Densitometria

13 13.4

24

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Entrevista clinica INFORMES

15

X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica. La información se genera en el aplicativo Siam.

X

X

Se registran datos generales del paciente, el documento se consolida en el informe medico, finalizado el mes se elimina.

X

INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso REGISTROS

X

5

X

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

X

1

X

X

X

1

X

X

Control de entrega de resultados

Entrega de cuadre verificacion de consecutivos

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.17 DENSITOMETRIA OSEA HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: DENSITOMETRIA OSEA 8.17

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Densitometria Osea Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

DOCUMENTOS EXTERNOS

CODIGO

TIPOS

SIG

Operación diaria Densitometro

SIG SIG

Manual de referencia Prodigy Advance Criterios Diagnosticos para osteoporosis Manual de impresora Manual de computador Sugerencias e Inquietudes

ENCUESTAS

Encuesta de satisfacción

METODOLOGIAS

DIRECTORIO CUADERNOS FOLLETOS CTC

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad

PROCEDIMIENTO Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud

Programa 5S Joint Commission International Directorio CMI Codigo de entidades Cuaderno relación interna de estudios para envio torre A y Ortopedia Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS

Documentos de carácter informativo. Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.18 UNIDAD DE ENDOSCOPIA DIGESTIVA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE ENDOSCOPIA 8.18 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.3

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

Acta de reunión

1

X O3 03.1

X

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES INFORMATIVAS

X

1

X

X

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

13 13.4

17

24

COMUNICACIONES NORMATIVAS

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Circular o Comunicado HISTORIAS CLINICAS HISTORIA CLINICA CMI Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos Entrevista clinica para pacientes que asisten a procedimientos endoscopicos Valoración Preanestesica Registro de anestesia Informe de Endoscopia Informe de Fisiologia Informe de Capsula Endoscopica Informe de PHmetria Lista de chequeo de Seguridad en procedimientos de Endoscopia Lista de Chequeo de Traslado a los servicios de Hospitalización INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso LISTAS DE CHEQUEO

5

X

X Resolución 1995 para manejo de historia Clinica, conservación de 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención. Los documentos fisicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clinica electronica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clinica. Los pacientes que solo generan consentimiento informado, se vinculan a Docunet (serie Consentimientos informados por mes) finalizado el proceso se conservan en cajas.

X X X X X X X X X X

5

X

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

Lista de Chequeo mejorando la experiencia del paciente

X

REGISTROS Relación entrega de historias clinicas a Gestión Documental

X

Programacion turnos de personal

X

15

X

X

1 X

1

X

X

X

X

X

X

X

X

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.18 UNIDAD DE ENDOSCOPIA DIGESTIVA HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE ENDOSCOPIA 8.18 RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

24

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

E

1

X

X

1

X

X

ACCESO C

P

PROCEDIMIENTOS

DOC

REGISTROS Relacion de inventario general carro de paro

X

Control de apertura y cierre carro de paro

X X

Registro de Eventos Adversos Control de temperatura y humeda relativa

5

X

1

SIG

Hoja de Control para Liquidación de gastos clínicos y honorarios.

X

1

SIG

Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores

X

1

________________________________________ Nombre y Firma Jefe Endoscopia Digestiva Fecha :

_________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

X X 1 X

X X X

X

X

X

X

X

X

_________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG = SERIE:

Sistema Integrado de Gestión

SUBSERIE:

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE ENDOSCOPIA 8.18 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DF

DE

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO

CT

C

S

D

E

P

PROCEDIMIENTOS

TIFF PDF XLSX DOC 24

REGISTROS Solicitud cambio de turno

X

1

X

X

Lista de Chequeo puesto de trabajo secretaria clinica

X

1

X

X

Programacion diario de paciente

X

1

X

X

X

Registro y control de entrega de resultados y pertenencias

X

1

X

X

X

Registro de control pos-anestesico

X

1

X

X

X

Solicitudes de servicios internos

X

1

X

X

Control de Esterilización Vapor - Statim

X

1

X

X

Soporte de pacientes remitidos

X

1

X

X

X

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta tabla.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Jefe Endoscopia Digestiva

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo

Fecha:

Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

DE =

Documento Electrónico

Fecha:

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

______________________________________________________________

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

PROTOCOLO GUIA

SIG

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DIRECTORIO

TIPOS Instructivo para la gestión Enfermera Jefe de la Unidad de Endoscopia Instructivo para la secretaria clínica de la Unidad de Endoscopia Instructivo para la auxiliar de enfermería de la Unidad de Endoscopia el auxiliar suministros de la Unidad de Endoscopia Instructivo para auxiliar dede servicios generales de la Unidad de Endoscopia Protocolo para el Reprocesamiento de Equipos en la Unidad de Endoscopia Instructivos de los procedimientos que se realizan en la Unidad de Endoscopia Preparaciones para procedimientos en la Unidad de Endoscopia Instructivo para la recuperación de pacientes de la Unidad de Endoscopias Protocolo para la Profilaxis Antibiótica en Endoscopia Asignacion de Auxiliares de Enfermeria

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Encuesta de satisfacción

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud Programa 5S Joint Commission International Directorio comerciales por entidad Directorio de anestesiologos Telefonos consultorios endoscopia Directorio CMI

PROCEDIMIENTO

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Documentación de apoyo

Agendas médicas CUADERNOS Cuaderno de correspondencia y mensajeria unidad de endoscopias CMI

FOLLETOS

Preparación para Ultrasonido Endoscopico de Colon Preparación para Enteroscopia Preparación para Terapia Endoscopica con Argon Plasma en Colon y Recto Preparación para Terapia Endoscopica con Argon Plasma en Esofago , estomago y duodeno Preparación para Colangiografia endoscopica-CPER Preparación para Colangiografia Transparietohepatica Preparación para Ultrasonido Endoscopico de Recto Preparación para Manometria Esofagica

Documentos de carácter informativo.

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

FOLLETOS

CTC

CODIGO

TIPOS Preparación para Colonoscopia Total Mas Endoscopia Digestiva Alta Preparación para Colonoscopia Total - Polipectomia de Colon Preparación para Colonoscopia Izquierda o Sigmoidoscopia Preparación para Rectosigmoidoscopia Preparación para Endoscopia Digestiva Alta Plegable instructivo de procedimientos endoscopicos Endoscopia Digestiva Alta o Esofagogastroduodenoscopia Plegable Diagnostico y tratamiento de Enfermedades Digestivas. Instructivo Gastrostomia y Gastroyeyunostomia Portafolio de Endoscopia Recomendaciones para paciente con balon intragastrico Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Endoscopia Digestiva Alta Endoscopia Digestiva Baja de Colon Endoscopia Digestiva Baja en Recto y Sigmoide Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter informativo.

Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.19 UNIDAD DE UROLOGIA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE UROLOGIA 8.19 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF

01.3

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

O1

RETENCION EN AÑOS

PDF

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

XLSX DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

Acta de reunión X O3 03.1

1

X

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

X

1

X

X

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.4

13 13.4

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos Valoración Preanestesica Registro de anestesia Nota Quirurgica Nota de Enfermeria Nota aclaratoria Control de Medicamentos Informe de Fisiologia Informe de Capsula Endoscopica Informe de PHmetria Informe de Videocistoscopia Informe de Litotricia extracorporea Informes Procedimiento unidad de urologia Lista de Chequeo para la Seguridad en Procedimientos de Urología Formulario de antecedentes Personales para realizar procedimientos Urológicos (entrevista) INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso

5

15

X

X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X

X X X X X X X X X X X X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clinica. Conservación total 20 años apartir de la ultima fecha de atención. Los documentos fisicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clinica electronica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clinica.

X X

X

5

X

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.19 UROLOGIA HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE UROLOGIA 8.19 REPOSITORIO CODIGO

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF TIFF 24

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

PDF

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO CENTRAL

CT

S

D

E

C

P

XLSX DOC

LISTAS DE CHEQUEO

Lista de Chequeo Gestión del Riesgo

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo mejorando la experiencia del paciente

X

X

X

X

X

REGISTROS Hoja de Control para Liquidación de gastos clínicos y honorarios.

X

X

X

X

X

X

X

X

1

X

X

X

X

X

X

SIG

SIG 24

Registro de programación de citas Registro Entrega de Informes a pacientes

X

1 X

X

Turnos del personal enfermeria - administrativo

1 1

X

Relacion de inventario

X

1

Control Diario de Cidex

X

1

Estadisticas financieras, procedimientos

1

X

X

X

1

X

X

Entrega de cuadre verificacion de consecutivos

X

1

Control de apertura y cierre carro de paro

X

1

X

X

Relacion de inventario general carro de paro

X

1

X

X

Registro de verificación del funcionamiento de desfibriladores

X

1

X

X

Copia Honorarios medicos profesionales

X

1

_____________________________________ Nombre y Firma Jefe Urologia Fecha:

X

X

X

X

X

_______________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha: CONVENCIONES:

_____________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS

SIG

TIPOS Instructivo para la gestión Enfermera Jefe de la Unidad de Urología Instructivo para la secretaria clínica de la Unidad de Urología Instructivo para la auxiliar de enfermería de Endoscopia Urológica Instructivo para trasladar pacientes a recuperación de la Unidad de Urología Instructivo para enviar muestras al laboratorio clínico de la Unidad de Urología Instructivo para auxiliar de servicios generales de la Unidad de Urología Instructivo para manejo de soluciones en la Unidad de Urología Instructivo para el técnico en Litotripcia de la Unidad de Urología Instructivo para la auxiliar de enfermería de Litotripcia en la Unidad de Urología Preparación del área para Instrumentación del Tracto Inferior de la Via Urinaria Recomendaciones para la Manipulación, Limpieza y Desinfección de Maquinas y Elementos de Anestesia

SIG

Desinfección del Entorno en Salas de Procedimientos de la Unidad de Urología Instructivo Para el Uso de Sedación Oral Instructivo para la Confirmación de Pacientes Instructivo para el registro de no conformidades durante el seguimiento telefónico a los pacientes Instructivo para la identificación de paciente y procedimiento correcto

SIG

Solicitud y asignación de cita para procedimientos en la unidad de Urología

SIG NO

Instructivo para la Recuperación del Paciente en la Unidad de Urología

SIG SIG SIG

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Instructivo para fluidos corporales Instructivo para Preparación de Paciente para Cistoscopía Instructivo para Preparación de Paciente para Litotripcia Instructivo para Preparación de Paciente para Proendoscopicos Urológicos Instructivo para Preparación de Paciente para Urodinamia

Encuesta de satisfacción

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

DIRECTORIO CUADERNOS FOLLETOS CTC

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se elimina. Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso, el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud

Programa 5S Joint Commission International Directorio CMI Documentación de apoyo Cuaderno procedimientos de Liptotricia Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS

Documentos de carácter informativo. Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.20 CUIDADO INTEGRAL DE LA MUJER HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CUIDADO INTEGRAL DE LA MUJER 8.20 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF 01.3

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

O1

RETENCION EN AÑOS

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

Acta de reunión

X

1

X

X

X

5

X

X

X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Registro de asistencia 01.52

ACTA DE ENTREGA DE ELEMENTOS ANATOMOPATOLOGICOS

SIG O3

Acta de Entrega COMUNICACIONES OFICIALES

03.1

COMUNICADO INFORMATIVO

X

1

X

X

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

SIG

COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Transferencia de paciente Consentimiento informado de anestesia

5

X

X

X X

Valoración Preanestesica

X

Registro de anestesia

X

Registro de perfusión

X

Sticker Material de Osteosintesis e implantes mamarios, oculares Verificación de requisito paciente prequirurgico

X

SIG

Control de trabajo de parto por enfermería

X

SIG

Partograma Nota de Preparación

X

X

X

X

Control de Dispositivos Invasivos

X

Control de Medicamentos

X

Nota Circulante

X

Ingreso

X

Nota Recuperadora

X

Orden medica Desecho de material de osteosintesis y residuos anatomopatologicos y/o fetal Biopsia corial- Consentimiento

X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X

Consentimiento informado para Pacientes Testigos de Gehová transfusion Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos

SIG

15

Finalizado el tiempo de conservación en fisico, se digitalizara para conservar en formato electronico PDF. Si el producto es fetal se conserva en la historia clinica del paciente.

X X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.20 CUIDADO INTEGRAL DE LA MUJER HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 3 04/03/2014 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CUIDADO INTEGRAL DE LA MUJER 8.20 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF 11 11.3 SIG

SIG

HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Informe del examen o procedimiento Informe de Ecografia Obstetrica Informe de Ecografia Ginecologica Aldrete Conducta Nota Egreso recuperación Nota Instrumentadora Signos Vitales Nota Quirurgica Lista de Chequeo para Traslado de pacientes a Internación Lista de Chequeo para la seguridad Operatoria Carnet de alergias Criterio para traslado pacientes de alto riego

RETENCION EN AÑOS

PDF

XLSX

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

5

15

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

X

X

X

P

DOC

X X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

X X X X X X X X X X

Documentación la cual debe ser transferida a Gestión Documental cada 3 meses para digitalizar y conservar en el aplicativo (Docunet).

Informe de Tiempo monitoria fetal X 13 13.4

17

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso

X

X

5

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

LISTAS DE CHEQUEO Lista de Chequeo de Accesos Venoso Periferico

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo de Paso de Sonda Vesical Lista de Chequeo para la Administración de Medicamentos con Base en los 8 Correctos Lista de Chequeo Guia Lavado de Manos

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X X

X

X X

SIG

Lista de Chequeo Verificación para recibir a Neonatos

X

X X

SIG

Lista de chequeo riesgo de caida en consulta Lista de chequeo para traslado de pacientes RN por parto o cesarea con complicaciones Lista de chequeo toma de Bx de vellosidad

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Lista de chequeo de circulantes por pacientes REGISTROS Listado diario de programación de citas Diagnostico Prenatal

X

X

X

X

X

X

X

SIG

Hoja de Control para Liquidación de gastos clínicos y honorarios. (HG)

X

X

X

SIG

Reporte Diario de Pacientes Hospitalizados Ginecoobstetricia.

SIG

Registro Diario de Recien Nacidos Entrega de cuadres verificacion de consecutivos Seguimiento PostQx Control de tiempos de espera paciente en consulta de ux Control de entrega Historia Clinicas a hospitalización Relacion de parto, cesarias y legrado

SIG SIG SIG 24 SIG

X

1 1 X

1

X

1 1 1 1 1 5

X X X X X

1

X

X

X

X X X X X X

X X X X X X

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.20 CUIDADO INTEGRAL DE LA MUJER HOJA No FECHA: VERSION:

3 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CUIDADO INTEGRAL DE LA MUJER 8.20 RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

SIG SIG SIG SIG SIG

REGISTROS Relacion mensual eventos adversos Nacimiento atendidos según edad gestacional y peso al nacer Relación de tarjeta de disculpas y agradecimientos enviados Registro entrega de patologias Turno de ginecologos 24 horas Cuadro de pertenencias del paciente Relación Cirugia por carácter de atencion Control Guardianes Seguimiento interrupcion voluntaria del embarazo Control recien nacidos quirofanos

SIG

24

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

Relacion de entrega de celulas madres

X X X X

5 5 1 1 1 1 1 1 1 1 1

SIG

Inventario de quirofanos

X

1

X

X

X

SIG

Inventario recuperacion sala de partos

X

1

X

X

X

SIG

Inventario sala de partos locker 36

X

1

X

X

SIG

Prevención y reducción de la frecuencia de Caídas Control de certificados de Nacido vivo

X X

1 1

X

X

X

X X

Control de inventario carro de paro

X

1

X

X

X

Control de apertura y cierre del carro de paro

X

1

X

X

X

Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores Registro de control para certificado nacido vivo y /o defunciones

X

1

X

X

X

X

1

X

X

X

SIG

__________________________________________ Nombre y Firma Jefe Unidad de Ginecobstetricia Fecha :

__________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

X X X X X X X

X X

X

X X

X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X

__________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE= SUBSERIE=

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: SUBSECCIÓN: CUIDADO INTEGRAL CUIDADO DE INTEGRAL LA MUJER DE 8.20 LA MUJER 8.20 RETENCION EN AÑOS

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF 24

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL

ARCHIVO CENTRAL

CT

S

D

ACCESO E

C

Incumplimiento a la guia de profilaxis antibiotica Relacion de pacientes e.p.s. Hoja de verificaciones para las 5S

X X

X X

1 1

X

X

X

X

X

1

X

X

X

1

X

X

__________________________________________

__________________________________________

Nombre y Firma Jefe Unidad de Ginecobstetricia

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo

Fecha :

Fecha:

__________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

P

PROCEDIMIENTOS

DOC

REGISTROS Informe consolidado de encuesta diaria (Colposcopia y Gineco)

SIG

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C =

Confidencial

P = Público

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE= SUBSERIE=

La información se consigna en el aplicativoSiam, finalizado este proceso se debe eliminar el documento fisico. Documentación que se conserva durante la gestión.

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

CODIGO

TIPOS

SIG

Instructivo Guía toma de sangre para recolección de celulas madre

SIG

Instructivo para la Atención del Recien Nacido

SIG

Instructivo Trabajo de Parto.

SIG

Consulta Urgencias Gineco-Obstetricas 24 horas. Instructivo guía control de trabajo de parto Instructivo guía para instrumentar en sala de partos Instructivo Guía toma de muestra de vellosidad corial Guia para la atención del recien nacido con gastrosquisis Instructivo para la atención en Ginecoobstericia del Recien Nacido Critico. Manual del Lactario

SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Formato sugerencias e inquietudes ENCUESTAS Encuesta de satisfacción

METODOLOGIAS

DIRECTORIO

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud Programa 5S Joint Commission International Directorio CMI Listado de especialistas Personal unidad Ginecoobstetricia ( asignación clave ) Derechos y deberes del paciente

PROCEDIMIENTO

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso,el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Documentación de apoyo

Folleto diagnostico prenatal y ultrasonido ginecobstretrico FOLLETOS

CTC

GUIAS-FICHAS APLICATIVOS TARJETAS

Cartilla didactica aprendo, tomo conciencia y me omprometo con el CMI Curso de Preparación para el Embarazo y Nacimiento Como Reaccionar en Caso de Emergencia y Evacuación Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS Relacion de facturas recibidas para sacar copia del informe Cuaderno registro entrega de HC Registros de muestras para el laboratorio Ficha de mantenimiento de los equipos Guias Clinicas Fichas Epidemiologicas Ruaf Tarjetas de disculpas

Documentos de carácter informativo.

Documentos de apoyo a la gestión

Documentos de Carácter Informativo

Documento que es entregado al usuario

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.21 UNIDAD DE MEDICINA REPRODUCTIVA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 4 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE MEDICINA REPRODUCTIVA 8.21 REPOSITORIO CODIGO

TIFF O1.3

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

O1

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS ACTA DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

Acta de Reunión Asamblea X

X

Registro de Asistencia

X

1

ACTAS DE REUNION ASAMBLEA

X

12

Registro de Asistencia COMUNICACIONES OFICIALES

X

1

COMUNICACIONES INFORMATIVAS

X

X

1

X

X

COMUNICACIONES NORMATIVAS Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA

X

X

1

X

X

11.3

HISTORIA CLINICA CMI Transferencia de paciente Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos Valoración Preanestesica Registro de anestesia Lista de Chequeo para la seguridad Operatoria

X

5

15

X

11.4 SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

HISTORIA CLINICA DE MEDICINA REPRODUCTIVA Consentimiento para almacenamiento de semen Consentimiento Informado para Fertilización Invitro Consentimiento Informado para Fertilización FIV+ ICSI Consentimiento Informado para Fertilización FIV + Banco de Semen Consentimiento autorización para uso de semen congelado por esposa Consentimiento inseminación intrauterina mujer soltera Consentimiento para retiro y traslado de semen congelado Consentimiento segundos receptores FIV con ovulo donado Consentimiento y declaración juramentada de una mujer soltera para procedimientos de reproducción asistida con gametos donados Consentimiento inseminación intrauterina con donante de semen conocido Consentimiento inseminación intrauterina Cosnsentimiento para descongelación y transferencia de embriones donados Consenimtiento para donación de embriones Consentimiento para donación de ovulos a pareja conocida Consentimiento para donación de semen a pareja conocida Consentimiento para retiro y traslado de embriones congelados Cosnsentimiento tecnica ICSI Consentimiento contrato extrajudicial receptores y donante de ovulos conocida Consentimiento para fertilización invitro con embriones donados Consentimiento para descartar embriones congelados Consentimiento de Receptora de Ovulos

X

1

19

X X

01.41

X

La información se conserva en libros empastados.

X

Acta de Reunión Asamblea O3 03.1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

X

X X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

X

HISTORIAS CLINICAS PACIENTE RECEPTOR Y PACIENTE OVULOS PROPIOS. Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica. Se implementaran procesos de escaneo para conservar la información en formato electronico PDF, en el archivo de gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.21 UNIDAD DE MEDICINA REPRODUCTIVA HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 4 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE MEDICINA REPRODUCTIVA 8.21 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

11 11.4 SIG

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

ACCESO

D

E

C

X

X

X

P

PROCEDIMIENTOS

DOC

HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA DE MEDICINA REPRODUCTIVA Consentimiento para congelacion de ovulos

X

1

19

Consentimiento para congelacion de embriones SIG

Hoja de Datos Generales del Paciente Historia Clinica de Consultorio Certificación Psicologica

SIG SIG

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Hoja de revision de examenes para FIV o POD Resultado prueba de espermograma Informe de Laboratorio Seguimiento Endometrial Hoja de Seguimiento Folicular Control de hiperestimulación ovárica-Seguimiento Folicular Esquema para Preparación Endometrial de Transferencia Embrionaria Certificado entrega muestra de semén Materiales Necesarios para la Aspiración Folicular Hoja de Prueba de Mock Transfer-Transferencia de Embriones Materiales para la aspiración folicular y transferencia embrionaria Hoja de seguimiento endometrial Hoja de preparación endometrial con estrogenos y progesterona exógena (E2P) para pacientes en amenorrea (falla ovarica) PDO Hoja de resultado de embarazo y datos de nacimiento

HISTORIAS CLINICAS PACIENTE RECEPTOR Y PACIENTE OVULOS PROPIOS. Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica. Se implementaran procesos de escaneo para conservar la información en formato electronico PDF, en el archivo de gestión.

Factura Orden Entidad Cotización Orden Médica Tutela Carnet Notificación Paciente SIG

Consentimiento y autorización de Donante anonimo

SIG

Consentimiento para donación de ovulos a terceros

SIG

Hoja de Datos Generales del Paciente donante de ovulos

SIG

Hoja de Datos Generales del Paciente donante de esperma Certificación Psicologica

SIG

Perfil personal del donante

SIG

Historia médica genética de los donantes de Semen

SIG SIG SIG

Historia médica genética de los donantes de Ovulos Materiales para Aspiración Folicular Hoja de seguimiento embrionario Revisión de Examenes Finales Informe de Laboratorio Estudio Citogenético Certificado entrega muestra de semen tomada en casa

SIG

Documentos administrativos que se vinculan a las historia clinica del paciente con procesos de tutela.

X

HISTORIAS CLINICAS DONANTE (SEMENOVULO) Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica. Se implementaran procesos de escaneo para conservar la información en formato electronico PDF, en el archivo de gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.21 UNIDAD DE MEDICINA REPRODUCTIVA HOJA No

3 DE 4

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE MEDICINA REPRODUCTIVA 8.21 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

24

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

E

ACCESO C

PROCEDIMIENTOS

P

DOC

REGISTROS

SIG

consentimiento de inseminacion intrauterina con banco de semen

SIG

Hoja de trabajo de inseminación intrauterina

SIG

Control de temperatura neveras medio de cultivo

X

1

X

X

SIG

Test Post-Coito

X

1

X

X

SIG

Control de CO2

X

1

X

X

X

SIG

Limpieza general del laboratorio de fertilidad

X

1

X

X

X

SIG

Control de temperatura Incubadora

X

1

X

X

X

SIG

Mantenimiento de incubador

X

1

X

X

X

SIG

Mantenimiento cabina de flujo laminar.

X

1

X

X

X

SIG

Mantenimiento de Microscopios

X

1

X

X

SIG

Hoja de muestras de semen congelado

X

1

X

X

SIG

Planilla entrega de medicamentos pacientes tutela o entidades de salud

X

1

X

X

X

SIG

Planilla entrega de medicamentos pacientes donantes de ovulos

X

1

X

X

X

SIG

Control de temperatura placas calefactoras

X

1

X

X

X

SIG

Control de temperatura nevera de medicamentos

X

1

X

X

X

SIG

Control y registro de medicamentos que requieren cadena de frio

X

1

X

X

X

SIG

Control y registro de medicamentos que no requieren cadena de frio

X

1

X

X

X

SIG

Relación caja menor

X

1

X

X

SIG

Relación de entrega de cuadres diario

X

1

X

X

SIG

Resultado de prueba espermograma mas R.E.M

X

1

X

X

SIG

Limpieza y desinfección de la Unidad de Medicina Reproductiva

X

1

X

X

X

SIG

Transporte de muestras biologicas

X

1

X

X

X

SIG

Limpieza de equipo biomedico

X

1

X

X

SIG

Registro de ingreso laboratorio de FIV - area controlada

X

1

X

X

SIG

Verificación de los niveles en tanques de N2L

X

1

X

X

SIG

Registro de donantes y receptoras de ovulos

X

X

X

SIG

Registro receptoras de semen

X

X

X

SIG

Ficha de cuarentena y libreación de semen

X

X

X

SIG

Registro de donantes descartadas del programa

X

X

X

SIG

Registro pacientes programa medicina, mente y cuerpo

X

X

______________________________________________ Nombre y Firma Jefe Unidad de Medicina Reproductiva Fecha :

No genera carpeta de historia clinica, se conserva la información en cajas en el archivo central. X X

X X Los documentos fisicos y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

X X X

X

______________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.21 UNIDAD DE MEDICINA REPRODUCTIVA HOJA No FECHA: VERSION: SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE MEDICINA REPRODUCTIVA 8.21

______________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha :

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C =

Confidencial

P = Público

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG = SERIE:

Sistema Integrado de Gestión

SUBSERIE:

4 DE 4 28/01/2015 2

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

PROCEDIMIENTOS

SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS

GUIAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

MANUAL

DOCUMENTOS EXTERNOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Procedimiento de Medicina Reproductiva Procedimiento del Laboratorio de Fertilidad Instructivo de limpieza y desinfección de la Unidad de Medicina Reproductiva Instructivo de confidencialidad donante de ovulos y receptoras Instructivo de limpieza de equipos biomedicos Guia Laparoscopia Diagnostica Guia de Espermograma Guia para aspiración de quiste de ovario Guia clinica para biopsia testicular Guia clinica para donación de Ovacitos Guia clinica de enfoque de la pareja infertil Guia clinica para estudio del factor masculino Guia para recanalización tubarica Guia clinica para hiperplasia suprarenal congenita Guia clinica para inyección intracitoplasmatica de espermatozoides Guia clinica para inseminación homologa y heterologa Guia clinica para transferencia de embriones Guia clinica para preparación endometrial Guia clinica para preservación de la fertilidad en pacientes con cancer Guia clinica para seguimiento folicular ecografico Guia clinica para sindrome de resistencia a la insulina en pacientes ginecologicos Guia banco de semen Transporte de muestras biologicas Guia clinica para aspiración de ovocitos Manual de normas tecnicas y procedimientos del laboratorio de reproduccion asistida Manual de bioseguridad laboratorio de fertilidad Manual de calidad laboratorio de fertilidad Manual de purificador de aire Coda Genx Manual de incubadora Cook tri gas K-MINC-1000 Manual de operación cabina de flujo laminar NU- Aire 201 Manual microscopio invertido olimpus IX-71 Manual de instrucciones pipetas eppendorf modelo 2100 Manual maquina centrifuga KUBOTA modelo 2100 Manual de esterreomicroscopio Manual de microscopio invertido NIKON ECLIPSE TE 300 Manual de procedimientos red latinoamericana de reproducción asistida Manual de incubador de CO2 HERACEL 150 Manual de cabina de flujo laminar K-SISTEMS WORKSTATION serie L100 Manual de placas calefactoras Manual de aspirador GENX Manual de analizador de CO2 FYRITE Manual de Instrucciones pipeta EPPENDORF serie 2100 Normas para la acreditación de centros de reproducción asistida y sus laboratorios de embriologia y andrologia Manual de instrucciones micropipeta FINNPIPETTE II 5.0 - 10 UL Manual organización mundial de la salud

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

TIPOS

DOCUMENTOS EXTERNOS

SIG

Consentimientos informados red latinoamericana de reproduccion asistida

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Lista para revisión de examenes donante de ovulos Lista para revisión de examenes donante de semen Lista para revisión de examenes donante de ovulos conocida o familiar Lista de examenes requeridos pre FIV o POD mujeres Lista de examenes requeridos pre FIV o POD hombres Lista de examenes requeridos pre IUI mujeres Lista de examenes requeridos pre IUI hombres Lista de examenes inciciales requeridos donantes de semen Lista de examenes inciciales requeridos donantes de ovulos Lista de examenes inciciales requeridos para nuevo ciclo donantes de ovulos Lista de examenes inciciales requeridos para nuevo ciclo donantes de semen Lista de examenes requeridos para liberación de muestras donantes de semen Protocolo Desvitrificacion Solicitud examen donantes Directorio CMI

LISTAS

SIG SIG SIG SIG SIG DIRECTORIO

Encuesta de satisfacción

METODOLOGIAS

FOLLETOS

SIG SIG SIG SIG SIG

Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Plan de Accion Proyectos Manual de Calidad Programa 5S Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Derechos y deberes del paciente Portafolio de la Unidad de Medicina Reproductiva

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.22 CIRUGIA Y CIRUGIA MENOR HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CIRUGIA Y CIRUGIA MENOR 8.22 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.3

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Acta de reunión

X O3 03.1

03.2 11 11.4

SIG

SIG

1

X

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO Circular o Comunicado Memorando COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Transferencia Consentimiento informado de anestesia Consentimiento informado para Pacientes Testigos de Gehová Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos Valoración Preanestesica Registro de anestesia Registro de perfusión Sticker Material de Osteosintesis e implantes mamarios, oculares Stickers Analgesia epidural y endovenosa Verificación de requisito paciente prequirurgico Nota de Preparación Control de Dispositivos Invasivos Control de Medicamentos Nota Circulante Ingreso Nota Recuperadora Orden medica Escala de Aldrete Conducta Nota Egreso recuperación Nota Instrumentadora Signos Vitales Nota Quirurgica Lista de Chequeo para Traslado de pacientes a Internación Lista de Chequeo para la Seguridad Operatoria

X

1

X

X

X

1

X

X

5

15

X

X

X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.22 CIRUGIA Y CIRUGIA MENOR HOJA No 2 DE 3 FECHA: 28/01/2015 VERSION: 2 SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CIRUGIA Y CIRUGIA MENOR 8.22 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

13.4

ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

DE

DF TIFF

13

RETENCION EN AÑOS

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

E

ACCESO C

P

PROCEDIMIENTOS

DOC

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso

X

X

5

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

Estadistica mensual pacientes Cuadro colores para estadistica 17

LISTA DE CHEQUEO Lista de Chequeo de Accesos Venoso Periferico

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo de Paso de Sonda Vesical Lista de Chequeo para la Administración de Medicamentos con Base en los 8 Correctos

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo Guia Lavado de Manos

X

X

X

X

X

SIG

Lista de Chequeo Alistamiento de Unidad de Cuidados Pos Anestesicos fase II.

X

X

X

X

X

SIG

Lista de chequeo control de medicamentos carro de paro

X

X

X

X

X

23 23.8

24

PROGRAMA PROGRAMA DE ANESTESIOLOGIA Entrevista telefonica a pacientes

X

1 X

Solicitud de permisos personal

X

X

X

X

X

X

Cita programadas

X

X

X

Relacion de cancelacion de Cx

X

X

X

Relacion diaria de pacientes

X

X

X

Inventario puesto de trabajo

X

X

X

Seguimiento de cancelacion de cirugia

X

X

X

Seguimiento encuesta

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

REGISTROS Relación de Pacientes para Encuestas

X

1

SIG

Control Materiales de Osteosintesis.

X

1

SIG

Prestamo y Devolución de Equipos.

X

1

Solicitud de Estudio Patológico

X

1

X

1

X

X

1 X

X X

Liquidaciones de Osteosintesis Seguimiento postquirurgico(relacion de entrega de historias clinicas pacientes ambulatorios)

X

1

X

X

Registro de dificultades del proceso por puesto de trabajo

X

1

X

X

X

Registro cadena de custodia

X

1

X

X

X

X

Relacion mensual de turnos personal SIG

X

Cronograma reuniones

SIG

SIG

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

1

Reporte cuerpo extraño para retirar en la unidad de cuiados pos - anestesicos

X

1

Hoja de verificaciones para las 5 S

X

1

X

X

X

X

X

X

X

X

Los documentos fisicos y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.22 CIRUGIA Y CIRUGIA MENOR HOJA No

3 DE 3

FECHA:

28/01/2015

VERSION: 2 SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CIRUGIA Y CIRUGIA MENOR 8.22

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF 24

RETENCION EN AÑOS

PDF

XLSX

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

E

C

P

1

X

X

X

1

X

DOC

REGISTROS

SIG

Formato para señalar la marcación del sitio correcto del paciente que rechace la marcación y del paciente neonatal y pediátrico

X

SIG

Proteccion de Pertenencias del Paciente en Cirugia

X X

X

X

1

X

X X

SIG

Registro diario de solicitudes de cirugía no electiva

SIG

Entrega de Turno Alistamiento Salas de Cirugia

X

1

X

SIG

Entrega de Turno Enfermera Jefe

X

1

X

SIG

Hoja de Control para Liquidación de Gastos Clínico

X

1

X

X

Relacion de Material de Osteosintesis en Custodia Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores

X

1

X

X

X

1

X

X

SIG SIG

ACCESO PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Cirugia y Cirugia Menor Fecha:

1

X X

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha: CONVENCIONES:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

Los documentos fisicos y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: CIRUGIA Y CIRUGIA MENOR 8.22 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

DE

DF TIFF

PDF

XLSX

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

E

ACCESO C

P

PROCEDIMIENTOS

DOC

REGISTROS SIG

SIG

Seguimiento Telefónico de pacientes.

X

6

X

X

Remisiones de Ortopedia

X

2

X

X

Inventario Corpomedica y Bioart

X

6

X

X

Hoja de pedido

X

1

X

X

Control de suministros

X

1

X

X

Movimiento inventarios

X

1

X

X

Oportunidad para la Asignación de Habitaciones

X

1

X

X

Hoja de devolucion de globulos rojos

X

1

X

X

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Jefe Cirugia y Cirugia Menor

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo

Fecha:

Fecha: CONVENCIONES:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG

TIPOS Instructivo Post Quirúrgico. Instructivo Pre Quirúrgico. Instructivo conteo de Compresas, Elementos Quirúrgicos y elementos quirurgicos cortupunzantes y no cortopunzantes. Instructivo guìa para entrega de turno Circulante de quirofanos Reglamento sala de cirugías Instructivo Manejo de Electrobisturi. Instructivo para la Limpieza y Desinfección de las Valvas de Laringoscopio. Instructivo Guia de manejo, Limpieza y Desinfección de la nevera para transporte y conservaciòn transitoria de Hemoderivados Instructivo para la entrega de Turno Instrumentadora Cirugía. Instructivo para conservación de las Unidades de Globulos Rojos y Plasma. Instructivo uso coagulador bipolar de precision Synergy Malis. Instructivo Apertura del paquete Quirúrgico. Instructivo para Recuperadoras en horas no habiles Sábados. Domingos y festivos

PROCEDIMIENTO

Instructivo Para el manejo y desinfección de salas en cirugía infectadas Instructivo para limpieza y desinfección de salas entre cirugía y cirugía.

INSTRUCTIVOS

Instructivo Guía para realizar limpieza y desinfección de sala de Cirugía para procedimientos cardiovasculares y Neurocirugía. Instructivo Entrega turno Recuperadora. Instructivo Manejo de Equipo Ligasure Instructivo Cirugía Paciente donador de Organos. Instructivo Recomendaciones para el manejo de Injertos de Tejido y Hueso Humano. Instructivo Guía para manejo de catéter peridural torácico para analgesia Clasificación de las muestras de sangre. Clasificación de las heridas. Manual de Instrumentación Cir. Cardiovascular. Manual de Instrumentadoras y Circulantes Neurocirugía. Calibración y operación del equipo Neoprobe 1000 manejo del paciente alergico al latex en salas de cirugia Manejo de los carros de paro - cirugía Instructivo para el manejo del Equipo para la administración de fluidos intravenosos normotermico LEVEL 1 Instructivo Guía Manejo de Muestras Anatomopatologicas Instructivo Guía Registro de Material de Osteosintesis Utilizado en Cirugía Instructivo Guía para Limpiar y Surtir el Calentador de Soluciones Endovenosas Instructivo Guía Manejo y conservación de Injertos Oseos Instructivo Guía Manejo del Equipo de Succión Instructivo Guía Aseo Sillas de Ruedas Cirugía Instructivo Guía Requerimientos Para Reemplazos Articulares y Artroscopia de cadera Instructivo Guía Lavado e higiene de Manos Instructivo guía de manejo y conservación de autoinjerto oseo

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

INSTRUCTIVOS

SIG

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

SIG SIG

TIPOS Instructivo Guía para acompañamiento de familiares y preparación de paciente que Fallece Instructivo para el manejo de los dispositivos medicos despues del procedimiento quirurgico Instructivo guia para el manejo depacientes alergicos a medicamentos Instructivo guia manejo del paciente alergico a medicamentos Instructivo guia de evaluación de receptor de transplante renal Instructivo guia de evaluación de donante vivo Instructivo guia manejo del donante de organos Instructivo guia para manejo de inmunusupresor posttransplante renal Instructivo guia inmovilizador de paciente transportado en silla de ruedas Programa de trasplante renal Manejo emergencia en cuidados pos anestesicos Criterios para dar de alta en cuidados pos anestesicos Desinfeccion camillas en unidad de cuidados pos anestesicos Limpieza de carro medicamentos Manejo de la satisfaccion del cliente en cirugia Manejo balade oxigeno auxiliar maquina de anestesia en cirugia Manejo material osteosintesis en cirugia Recomendaciones pos-quirurgicas Manejo de circuitos y filtros de maquinas de anestesia Manejo plan de capacitacion cirugia Procedimiento desinfeccion de dispensadores de jabon Manejo camilla electrica en cirugia Control interno en unidad de cuidados pos anestesicos Movilizacion de pacientes Manejo del sistema de calentamiento para pacientes Manejo de estribos ginecologicos Guia para entrega de turno alistamiento de salas Definición lado de venopuncion segun procedimiento quirurgico Custodia para documentos anexos a la historia clinica cirugia Desinfeccion de equipos que ingresan a cirugia Evaluacion dolor en unidad cuidados pos anestesicosProfilaxis antibiotica Instrumental utilizado en cirugia estereotactica Manejo de botiquin cirugia Control de inventario de equipos y dotacion salas de cirugia Manejo de emergencia en quirofanos Proceso Integral de Atención en Cirugía

Manual prequirurgico Plan personal para la escucha Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Matriz Dofa Proyectos Programa 5S Joint Commission International Manual de Calidad Plan de Accion

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

METODOLOGIAS

SIG

DIRECTORIO

FOLLETOS

TIPOS Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Directorio entidades Directorio CMI Listado anestesiologos Derechos y deberes del paciente Guia del visitante a cuidados intensivos Politica de Seguridad del Paciente Instructivo prequirurgico de ginecoobstatricia Instructivo prequirurgico de cirugia Procedimientos abdominales Ginecoobstetricia Procedimientos abdominales Cirugia Procedimientos que comprometen Cirugia de mama y torax Instructivo Pre-quirurgico de Cirugia Ginecologica por Laparoscopia Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Formato sugerencias e inquietudes

ENCUESTAS

Encuesta de satisfacción CTC

Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS

PROCEDIMIENTO Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua Documentación de apoyo

Documentos de carácter informativo.

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio . Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.23 ONCOLOGIA RADIOTERAPICA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: ONCOLOGIA RADIOTERAPICA 8.23 REPOSITORIO CODIGO

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DE

DF TIFF O1

ACTAS

01.3

ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

PDF

XLSX

ARCHIVO DE GESTION

DISPOSICIÓN FINAL

ARCHIVO CENTRAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC X

12

X

X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se digitalizara para conservar 5 años adicional.

X

X

X

X

X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X

X

Acta de reunión

X O3

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES

03.1

COMUNICADO INFORMATIVO

1

X

1

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA CMI HISTORIA CLINICA CMI Atención medica - Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos Atención médica-Ingreso Atención médica-Analisis Ingreso Atención médica-Interconsultas Atención médica-Ordenes de medicamentos-Generales Atención médica-Evolución Atención médica-Egreso Atención médica-Epicrisis Apoyo psicosocial - Nota aclaratoria Atención de enfermeria Braquiterapia - Nota aclaratoria Radioterapia - Nota aclaratoria Morbilidad Incapacidad Examen DX Fórmula Medicamento Transcripcion DX Resultado Laboratorio Grafico signos vitales Esquema de tratamiento (Formato para contorno) Cuadro de tratamiento- Reportes Recetario Oficial Registro para control de asistencia Historia clinica primera vez Remision Historia clinica basica externa Patologia Cuadro de Isoefecto Braquiterapia Cuadro de tratamiento braquiterapia-Reportes Lista de chequeo Medida Preventiva Ficha clinica evalución de estado emocional

X

5

15

X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.23 RADIOTERAPIA HOJA No

2 DE 3

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: RADIOTERAPIA 8.23 REPOSITORIO CODIGO 13 13.4

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION EN AÑOS

DE

DF

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

E

ACCESO C

P

PROCEDIMIENTOS

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

X

X

5

X

Informe Registro de fallas Internas

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG (Sistema Integrado de Gestión) - DARUMA SALUD

Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso Estadistica de pcte remitidos a albergue 17

LISTAS DE CHEQUEO X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

24

Lista de chequeo para la prevención de infecciones urinarias asociadas a cateterismo vesical REGISTROS

SIG

Control de placas radiograficas dañadas

X

SIG

Seguimiento Telefónico de pacientes braquiterapia

SIG

Hojas de gastos de procedimientos braquiterapia

SIG

Instrumento de constancia diaria acelerador lineal

X

1

SIG

Control de Calidad - Acelerador lineal - Theratron 780

X

1

SIG

Control de Calidad de Braquiterapia

X

SIG

Chequeo Diario del Acelerador Lineal

SIG SIG

Lista de chequeo de Venopunción Lista de chequeo para la insercción de sonda vesical Lista de chequeo para la higiene de manos

1

X

1

X

X

1

X

X

X

X

X

X

1

X

X

X

1

X

X

Control de Calidad del Cobalto

X

1

X

X

Control de Calidad del Acelerador Lineal

X

1

X

X

Inventario de equipos

X

1

X

X

1

X

X

X

X

X X

Control diario de carro de paro

X

X

Inventario de stock de medicamentos

X

1

Estado de mantenimiento y calibracion del equipo

X

1

X

X

X

Ficha de salud ocupacional por colaboradores

X

1

X

X

X

Control de vencimientos

X

5

X

Transferencia irradiación paquete componente sanguineo

X

2

X

X

Control de seguimiento de entidades

X

1

X

X

Control de pacientes que no llegan a citas programadas

X

1

X

X

Control de paciente de morbilidad diario

X

1

X

X

Relación de historias clinicas entregadas a Gestion Documental

X

1

X

X

Relación de cotizaciones.

X

1

X

X

Entrega de cuadre a tesoreria

X

1

X

Lista de turnos

X

1

X

Paciente que se inician como urgencias o concomitantes

X

5

X

X

Registro de asistencia de grupo de apoyo familia

X X X

5 1 1 1

X X X X

Relación de pacientes atendidos por psicologia

X

1

Check lista de actividades y funciones -area de psicosocial

X

1

Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores

X

1

Control de tac localizador

X

5

Remisión a pacientes a hogar de apoyo o al bergue Registro personal area psicosocial Registro de simulacion citas programadas

SIG

X

X

X

X

X X X X

X

X X X

X X

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado el mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

X

Los documentos fisicos y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.23 RADIOTERAPIA HOJA No FECHA: VERSION:

3 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: RADIOTERAPIA 8.23

_________________________________________________

_________________________________________________

Nombre y Firma Jefe Radioterapia Fecha:

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES:

________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

D = Digitalización E = Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C = Confidencial

P = Público

DF = Documento Físico DE = Documento Electrónico SIG = Sistema Integrado de Gestión SERIE:

SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Procedimiento para efectuar dosimetria absoluta del Acelerador Lineal Procedimiento para efectuar Winston Lutz test del Acelerador Lineal Procedimiento para efectuar test diario del Acelerador Lineal Procedimiento para efectuar la dosimetria absoluta del Cobalto Procedimiento para efectuar control de calidad del Cobalto Manual de Protección Radiológica Guías Clínicas de Manejo del Procedimiento de Radioterapia Desinfección del Instrumental utilizado en Braquiterapia Revisión y Cambio de Líquidos de la Procesadora Kodak Mantenimiento del Lavado de Rodillos de la Procesadora Kodak XOMAT 1000A PR Apertura de la puerta de unidad de cobalto Información del estatus de fuentes radioactivas a Ingeominas Asignación, confirmación de citas a pacientes que son programados a procedimientos en braquiterapia Guia asignacion de citas BRAQUIETERAPIA Preparación del paciente de Braquiterapia Intersticial o de Próstata Preparación de aplicadores vaginales y equipos Preparación del paciente para Braquiterapia superficial o de Piel Preparación del paciente para Braquiterapia Intracavitaria o de Cérvix

SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Reference Guide

SIG

Safety Manual - Acelerador Lineal

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

PROCEDIMIENTO

Procedimiento para efectuar control de calidad del Acelerador Lineal

Preparación del paciente para Braquiterapia Intraluminal o de Esófago Procedimiento general tratamiento radioterapia Guia médica de atención en cancer de mama Simulación de seno y drenaje linfático Guía médica de atención en cáncer de próstata Simulación de próstata Protocolo braquiterapia de alta tasa de dosis en el tratamiento de cáncer de prostata Guia de manejo clinico de cancer de cuello uterino Braquiterapia de cervix Linfoma no hodgkin Linfoma hodgkin Guia clinica de manejo de ca de recto Protocolos médicos en tumores de cabeza y cuello Protocolos médicos en tumores de canal anal Protocolos médicos en cáncer gástrico Manual auto clave resucitador Protocolo de tratamiento plan report Protocolo de irradiación de productos hematopoyeticos Accesory manual System manual Clinical User Guide User Guide Maintenance Manual for couch and couch top Technical User Guide

SIG SIG SIG SIG SIG

DOCUMENTOS EXTERNOS

TIPOS Procedimiento para efectuar el test diario del sistema de Braquiterapia de Alta

Enhanced Dynamic Wedege Implementation guide User guide update Guia para el uso clínico Series 200 HDR Remote Afterloader system user manual Poscargador por control remoto de alta tasa dosis serie 200 manual del usuario Operator´s manual - Theratron 7-80 User guide RT/RS estereotactic hardware External Bean Modelling configuration Quick start guide Instruction Manual - Electrometro User manual ionization chamber - Camara de Ionizacion Customer´s report on detectors External Beam Modelling Physics External Beam Modelling Utility programs External Beam Modelling user guide Brachyterapy modelling user guide Vision Basics manual - Brachyvision 6.0 Using vision Safety manual - Brachyvision 6.0 Using Brachyvision Beam profile editor User´s guide - Camara de Ionizacion cc13 Instruction Manual - Electrometro Introduction Software guide

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

DOCUMENTOS EXTERNOS

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TARJETAS

DIRECTORIO

TIPOS Radiation beam scanning system (product manual) Operator´s instruction manual - Intensimetro Instruction manual - HDR 1000 PLUS IONIZATION CHAMBER Technical Reports Series No. 398 Customer Acceptance Procedure - CAP VHS - Videos Varian VHS - Video Med-Tec VHS - Video The new brachytherapy Tabla de Relación Tejido Aire Tabla Porcentaje Dosis en Profundidad Instrutión Manual Excalibur CDX 2000A Guia Daily Constancy Tool Formato para autorización ( seguro bolivar, colmedica) Tarjetas de presentación Tarjetas de reporte de fallas Listado de los accionistas del CMI Listado de promotores Listado de pacientes que no inician tratamiento inmediato Dirección de colaboradores

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Directorio CMI Encuesta de inducción ENCUESTAS

Encuesta de satisfacción

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

HOJA DE GASTOS

FOLLETOS

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Programa 5S Joint Commission International

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Hoja de Gastos

Documento de apoyo a la gestion administrativa de todos los procesos, donde se describe los insumos o elementos consumidos en el proceso de atencion de cada usuario.

Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Derechos y deberes del paciente Cartilla de Imbanaco (capacitaciones) Recomendaciones para los familiares Informacion pacientes de simulacion Folleto Torax (tratamiento en mediastino, torax y pulmon) Tratamiento para Prostata

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.24 CUIDADOS PALEATIVOS HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CUIDADOS PALEATIVOS 8.24 REPOSITORIO CODIGO

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DE

DF TIFF O1

ACTAS

01.3

ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

PDF

XLSX

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

DOC

X

12

X

X

Acta de reunión

01.70

Registro de asistencia

X

1

X

X

ACTA DE COMPROMISO PARA EL INGRESO A LA FCP

X

5

X

X

X

X

X

Acta O3

COMUNICACIONES OFICIALES

03.1

COMUNICADO INFORMATIVO

1

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

12 12.4

24

HISTORIA CLINICA CMI Consentimiento informado Historia de ingreso Historia clinica psicoterapeuta Evolución Estudio socioeconomico INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso Estadistica de pacientes mes REGISTROS Registro de donaciones

5

X

X

15

X

X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica.

X

5

X

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

X Control prestamo de libros educativos X Registro voluntariado- datos personales X Registro para actividad educativa X Rotacion de auxiliares de enfermeria X Registro de Asistencia actividad FCP

1

X

COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIAS CLINICAS

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión), para el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se utilizara actividades de digitalización para conservar en formato electrónico adjunto al acta, para el caso de capacitaciones el Registro de Asistencia se conservara fisico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se digitalizara para conservar 5 años adicional.

X

1

X

X

1

X

X

1

X

X

1

X

X

1

X

X

1

X

X

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención. X

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.24 CUIDADOS PALEATIVOS HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: CUIDADOS PALEATIVOS 8.24

_________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Cuidados Paleativos Fecha:

_________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES:

________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo FECHA:

D = Digitalización E = Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C = Confidencial

P = Público

DF = Documento Físico DE = Documento Electrónico SIG = Sistema Integrado de Gestión SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

FOLLETOS

CODIGO

SIG

TIPOS

Instructivo formato de historia clinica

PROCEDIMIENTO Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Folleto quienes somos Folleto incentivo donación Folleto hagase donante de la fundacion de cuidados paliativos Ficha alfabetizantes Folleto como puede ser voluntario Formato de sugerencias e inquietudes

ENCUESTAS

Encuesta de satisfacción

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.25 TRASPLANTE DE MEDULA OSEA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: TRASPLANTE DE MEDULA OSEA 8.25

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

TIFF PDF XLSX DOC O1 01.3

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Acta de reunión X O3 03.1

1

X

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

X

1

X

X

X

1

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

SIG

COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA CMI HISTORIA CLINICA CMI Transferencia Seguridad Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos Consentimiento informado para la recoleccion de celulas progenitoras hematopoyeticas Consentimiento informado sobre el proposito y procedimiento el transplante alogenico hematopoyectico Consentimiento informado sobre el proposito y procedimiento transplante alogenico de celulas de cordon Consentimiento aspirado y/o biopsia de medula osea Valoración Preanestesica Registro de anestesia Consentimiento aferesis Historia clinica de consultorio (Infectólogo-psiquiatría- odontología-cardiología) Solicitud para la obtencion, procesamiento y suministro de celulas progenitoras hematopoyeticas. Registro de evaluacion del donante de celulas progenitoras Registro del implante de los progenitores hematopoyeticos Procedimiento aferesis Registro diario de cuidados (seguimientos) Control de Liquidos Control de Signos vitales

X X X

Procedimiento de infusión de celulas madres Descongelacion de sangre cordon umbilical

X X

5

15

X

X

X

X X X X X X X X X X X X X X X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.25 TRASPLANTE DE MEDULA OSEA HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: TRASPLANTE DE MEDULA OSEA 8.25 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DF

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

DE

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

ACCESO

D

E

C

X

X

X

P

PROCEDIMIENTOS

TIFF PDF XLSX DOC 11 11.4

12 12.4

24

HISTORIA CLINICA CMI HISTORIA CLINICA CMI Prueba de punsion pulmonar kardex de enfermeria Plan cuidados Lista de chequeo aferesis Listado de chequeo cateter central Escala de riesgos Documento clinicos externos Entrega de medicamentos Historia clinica del donante Constancia del paciente sobre terminacion de la relacion medico-paciente y retiro voluntario del centro medico imbanaco Atención Medica-Evolución Atención Medica-Egreso Atención Medica-Nota aclaratoria Atención Medica-Nota administrativa Procedimiento de Enfermeria-Nota de Enfermeria Procedimiento de Enfermeria-Control de Medicamentos Procedimiento de Enfermeria-Signos Vitales Procedimiento de Enfermeria-Control diario de Liquidos Procedimiento de Enfermeria-Valoración Neurologica y Glasgow Procedimiento de Enfermeria-Control de Dispositivos Invasivos Registro otras Especialidades INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso Estadistica Encuesta de Satisfacción REGISTROS

15

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

X X X X X X X X X X X X X

X

5

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

X

Listado de pacientes candidatos

SIG

5

X X X X X X X X X X

1

X

X

Relación entrega de placas a pacientes y familiares

X

1

X

X

Relación entrega de historias clinicas a Gestión Documental

X

1

X

X

Relacion de lotes por bodega

X

1

X

X

Reporte de vencimiento y/o averia de medicamentos y dispositivos medicos

X

1

X

X

X

Control diario de carro de paro

X

1

X

X

X

Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores

X

1

X

X

X

X

1

X

X

X

Control de apertura y cierre del carro de paro

Los documentos fisicos y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.25 TRASPLANTE DE MEDULA OSEA HOJA No FECHA: VERSION:

3 DE 3 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: TRASPLANTE DE MEDULA OSEA 8.25

_________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Trasplante de Medula Osea Fecha:

_________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES:

________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

D = Digitalización E = Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C = Confidencial

P = Público

DF = Documento Físico DE = Documento Electrónico SIG = Sistema Integrado de Gestión SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG

Ingreso del Paciente a la Unidad de Trasplante de Medula Osea

SIG

Instructivo Egreso del paciente en la Unidad de Trasplante de Medula Osea

SIG

Instructivo para procedimiento de Aferesis de celulas progenitoras hematopoyeticas

SIG

Intructivo movilizacion de progenitores hematopoyeticos.

SIG

Protocolo paciente Neutropenia Febril.

SIG

Protocolo consumo de componentes de derivados sanguineos en pacientes de trasplante de medula osea.

INSTRUCTIVOS

PROTOCOLO

Encuesta de satisfacción

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DIRECTORIO HOJA DE GASTOS FOLLETOS CTC

TIPOS

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Programa 5S Joint Commission International Directorio CMI Hoja de Gastos Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS

Cotizacion

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Documentación de apoyo Documento de apoyo a la gestion administrativa de todos los procesos, donde se describe los insumos o elementos consumidos en el proceso de atencion de cada usuario.

Documentos de carácter informativo. Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.26 RADIOCIRUGIA HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 2 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: RADIOCIRUGIA 8.26 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF O1

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

01.68

RETENCION EN AÑOS

PDF

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

XLSX DOC

ACTAS ACTA DE REUNION ACADEMICA

X

1

Caso Clinico

O3 03.1

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

X

1

X

1

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

12 12.4

24

COMUNICADO NORMATIVO

Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA CMI HISTORIA CLINICA CMI Transferencia Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos Valoración Prequirúrgica Registro de Anestesia Resumen de Historia Clínica Plan Cuidados Signos Vitales Control de medicamentos Aldrete Nota de Enfermería Criterio para evaluar el alto riesgo de caída de paciente radiocirugía - gamma Knife' Lista de chequeo para traslado de paciente a Imágenes Diagnosticas Lista de chequeo para el ingreso de pacientes a la unidad de Radiocirugía Protocolo Medición Snapshot Orden de Exámenes Registro Tecar Entrega de placas y/o resumen de historia clinica INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso REGISTROS

5

X X

X

X

X

X X

X X

15

X

X X X X X X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica. Los documentos fisicos se vinculan a la historia clinica electronica como imagen (Siam), finalizado el proceso se conservan en cajas.

X X X

X X

X X X X X

X X X X

X X X

5

X

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

Reporte de novedades equipo gamma knife

X

1

X

X

X

Inventario tipo gamma knife

X

1

X

X

X

Prueba semanales control de calidad

X

1

X

X

X

Los documentos fisicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte. Continua …

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.26 RADIOCIRUGIA HOJA No

2 DE 2

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: RADIOCIRUGIA 8.26

REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DE

DF TIFF 24

PDF

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

1

X

X

X

1

X

X

X

1

X

X

X

XLSX DOC

REGISTROS Control de apertura y cierre del carro de paro Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores Registro de Mantenimiento equipo

_________________________________________________ Nombre y Firma Jefe de Radiocirugia Fecha:

X X X

Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

_________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES:

________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

D = Digitalización E = Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C = Confidencial

P = Público

DF = Documento Físico DE = Documento Electrónico SIG = Sistema Integrado de Gestión SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS

GUIA

Aplicación de medidas preventivas de caidas de pacientes en radiocirugia. Preparación del marzo # 2 usado para RMN. Cuidados y asistencia de enfermería al paciente que requiere radiocirugia y procedimiento de angiografia. Guía para la desinfección del marco de LEKSELL Guía para la hidratación del localizador de imágenes Guía del Fisico Fichas técnicas de equipo Fichas técnicas rapiaseo Instructivo sencillo carro de paro de lujo Instructivo radiocirugia gamma knife Instrucción de uso del equipo cada una de sus partes Dosimetria absoluta protocolo Gamma plan treatnet manual desfibrilador Tablas de dosis de radiación Test aceptación elekta ( parametros ) Procedimiento de emergencia Procedimientos para efectuar dosimetria Procedimiento para efectuar test diario Procedimiento para efectuar test semanal Manual de procedimientos Guias médicas Licencia de manejo de gamma knife Dosisgadolinium según peso radiación

Encuesta de satisfacción

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

TIPOS Ingreso, preparación y salida del paciente que se realiza un procedimiento de radiocirugia Colocación del marco # 1 para radiocirugia (pendiente definir el nombre del marco # 1) Asistencia de enfemería en el procedimiento de radiocirugia

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Joint Commission International Programa 5S

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE DIRECTORIO HOJA DE GASTOS

FOLLETOS

CTC SOBRES

CODIGO

TIPOS

PROCEDIMIENTO

Directorio CMI Hoja de Gastos Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Derechos y deberes del paciente Instructivo de Radiocirugía Gamma Knife Gamma knife sergery informacion para pacientes Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS Sobre Radiocirugia

Documento de apoyo a la gestion administrativa de todos los procesos, donde se describe los insumos o elementos consumidos en el proceso de atencion de cada usuario. Liquidada la cuenta se elimina el documento.

Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.27 QUIMIOTERAPIA HOJA No FECHA: VERSION:

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: QUIMIOTERAPIA 8.27 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

TIFF

01.3

ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

DE

DF

O1

RETENCION EN AÑOS

PDF

XLSX

1 DE 2 28/01/2015 2

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO

CT

E

C

X

X

PROCEDIMIENTOS S

D

P

DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documentoa se conservara fisico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se digitalizara para conservar 5 años adicional.

Acta de reunión X O3 03.1

1

X

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

X

1

X

1

X

X

X

X

Circular o Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

12 12.4

24

COMUNICADO NORMATIVO Circular o Comunicado HISTORIA CLINICA CMI HISTORIA CLINICA CMI Consentimiento informado para Quimioterapia Atención medica - Evolución Atención medica - Ordenes medicas Atención medica - Interconsultas Atención medica - Nota aclaratoria Atencion Enfermeria-Signos Vitales Atencion Enfermeria-Notas de Enfermeria Apoyo psicosocial - Evaluación familiar Lista de Chequeo de Quimioterapia Inducción de Quimioterapia INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso REGISTROS Relación entrega de cuadre a Facturación Movimiento de inventario de insumos y activos Cotización para Procedimiento Medico Solicitud de insumos Autorizaciones de las Entidades para tratamientos y procedimientos (NO POS)

X

5

X

15

X

X

X X

X X X X X X X X X X

X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de Historia Clinica, conservación de la información por 20 años contados a partir de la ultima fecha de atención medica. Listas de chequeo e inducción de quimioterapia se vinculan a la historia clinica electronica (Siam) finalizado el proceso se elimina el documento fisico. Los consentimientos informados se vinculan a la historia clinica electronica finalizado el proceso se envian a gestión documental cada 6 meses para conservar en cajas por 20 años.

X X X X X

5

X X X

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X X X

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG (Sistema Integrado de Gestión) - DARUMA SALUD

X X X X X

X X 1

X X

3

X

X X X X X

Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo Siam.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.27 QUIMIOTERAPIA HOJA No FECHA: VERSION:

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: QUIMIOTERAPIA 8.27

_________________________________________________ Nombre y Firma Jefe de Quimioterapia Fecha:

2 DE 2 28/01/2015 2

_________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES: D = Digitalización E = Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C = Confidencial

P = Público

DF = Documento Físico

________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

DE = Documento Electrónico SIG = Sistema Integrado de Gestión SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

INSTRUCTIVOS

CARNET

CODIGO SIG

Instructivo Guía para el Manejo de la Extravasación de Citostáticos

SIG

Manejo seguro Residuos Citostáticos.

SIG

Guía para el Seguimiento telefónico.

SIG

Guía para el manejo de exposiciones agudas a citostáticos

SIG

Guía para la administración segura de citostáticos Carnet programacion para citas de tratamiento

SIG

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DIRECTORIO HOJA DE GASTOS FOLLETOS CTC

TIPOS

PROCEDIMIENTO Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Encuesta de satisfacción

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Programa 5S Joint Commission International Directorio CMI

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Hoja de Gastos

Documento de apoyo a la gestion administrativa de todos los procesos, donde se describe los insumos o elementos consumidos en el proceso de atención de cada usuario.

Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Información para el paciente y su familia Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS

Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.28 HOSPITALIZACIÓN HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 4 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: HOSPITALIZACIÓN 8.28 REPOSITORIO CODIGO

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DE

DF TIFF O1

ACTAS

1.3

ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

ARCHIVO DE GESTION

PDF

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

XLSX DOC

X

12

X

X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Acta de reunión

X

O3 03.1

1

X

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

X

1

X

X

X

1

X

X

Comunicado Memorando 03.2 11 11.3

COMUNICADO NORMATIVO Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI

5

Transferencia Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas / procedimientos / tratamientos médicos Consentimiento informado para la practica de intervenciones quirurgicas y/o procedimientos especiales paciente testigo de jehova Modelo de consentimiento informado para realizar la prueba presuntativa o diagnostica de VIH Constancia del paciente sobre terminacion de la relacion medico-paciente y retiro voluntario del centro medico imbanaco

X

Consentimiento informado sobre instauracion del protocolo de prevencion de caidas Consentimiento informado transfusión sanguinea Consentimiento informado VIH

X X X

Consentimiento informado para modificación de información legal de identificación del paciente. Atencion Medica-Consentimiento medico Atención médica-Ingreso Atención médica-Analisis Ingreso Atención médica-Interconsultas Atención médica-Ordenes de medicamentos-Generales Atención médica-Evolución Atención médica-Traslado Atención médica-Egreso Atención médica-Epicrisis Atención-Egreso RTC Atención-Egreso RTR Atención médica-Nota Aclaratoria Atención enfermeria-Signos vitales

15

X

X

X

X X X X

X X X X X X X X X X X X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.28 HOSPITALIZACIÓN HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 4 04/03/2014 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: HOSPITALIZACIÓN 8.28 REPOSITORIO CODIGO

DE

DF TIFF 11 11.3

PDF

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

5

15

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

X

X

X

P

XLSX DOC

HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Atención enfermeria-Valoración Neurologica y Glasgow

X

Atención enfermeria-Glucometria

X

Atención enfermeria-Control de medicamentos aplicados

X

Atención enfermeria-Control diario de liquidos

X

Atención enfermeria-Control de Hemovac

X X

Atención enfermeria-Control de dispositivos invasivos Atención enfermeria-Nota de Enfermeria

X

Atención enfermeria-Nota egreso enfermeria

X

Atención enfermeria-Verificaciones enfermeria

X

Atención enfermeria-Nota Aclaratoria

X

Atencion enfermeria-Plan Cuidados

X

Atención Terapeuta-Nota de Terapeuta

X

Atención Terapeuta-Terapia Respiratoria Otra especialidad

X

Registro administrativo

X

Formula medica

X

Hoja de remision de pacientes

X

Control de Cultivos Control de liquidos administrados y eliminados en 24 horas

X

X

X

Control de entrega de globulos rojos y / o hemoderivados servicio de transfusion X SIG

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Control de entrega de pacientes entre servicios

X

Tarjeta de medicación

X

Tarjeta de liquidos

X

Formato de informacion requerida para monitoreo de droga terapeutica

X

Formato de seguimiento de la transfusión

X

Formato entrega de medicamentos para paciente con manejo en casa Solicitud de reserva de globulos rojos

X

Plan cuidados

X

Lista de chequeo para el ingreso de paciente hospitalizacion

X

Lista de chequeo egreso paciente hospitalizacion

X

Criterio para evaluar el alto riesgo de caida de paciente en hospitalizacion

X

Medida preventiva para paciente en alto riesgo de caida

X

Seguridad del paciente (alergias) Reaccion transfusional

X

Acceso vascular periferico y arterial

X

Paso de sonda noso-duodeno-yeyunal

X

Nutrición Enteral Seguimiento a venopunciones Registro de terapia de reemplazo renal /dialisis peritoneal

X

X

X

X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.28 HOSPITALIZACIÓN HOJA No

3 DE 4

FECHA:

04/03/2014

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: HOSPITALIZACIÓN 8.28 REPOSITORIO CODIGO

DE

DF TIFF 11 11.3

SIG

13 13.4

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Prevención de Caídas en su Paciente Hospitalizado Control de dispositivos invasivos Control de anfotericina Seguimiento diario de acceso venoso periferico Hoja seguimiento de glucometrias y cetonemias Registro de nutrición parenteral Seguimiento del estado de la piel en el paciente hospitalizado Lista de chequeo cuando paciente fallece Medicamentos de Control Fraccionado Intervencion farmacéutica Informe de Examen de ayudas diagnosticas Cuidado de Heridas Cuidado de Fístula Resultado de Examen de laboratorio Reacción Adversa Control Infecciones -Epidemiología Evaluación de la calidad de la historia clinica Nota Auditoria INFORMES

PDF

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

5

15

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

X

X

X

P

XLSX DOC

X X X X X X X X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

X X X X X X X X X

INFORMES DE GESTIÓN

X

X

5

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso 17

LISTAS DE CHEQUEO

SIG

Lista de Chequeo para la Administración de Medicamentos con Base en los Ocho Correctos

X

X

X

X

X

SIG

Lista de Chequeo Control de la entrega y/o desecho de medicamentos de control especial para la atención de pacientes

X

X

X

X

X

SIG

Lista de Chequeo Gestión del Riesgo

X

X

X

X

X

SIG

Lista de Chequeo Adherencia a la Higiene de Manos Lista de chequeo para insercion de sonda vesical a permanencia o cateterismo vesical

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Lista de chequeo Administracion de hemoderivados

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo para la Prevención de Infecciones por Catéteres

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo para curacion de cateter venoso central o implantable

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo Verificación de Medidas Preventivas Para el Paciente Alérgico

X

X

X

X

X

SIG

Lista de Chequeo para Procedimiento para Venopunción

X

X

X

X

X

SIG

Lista de Chequeo Control de Liquidos Administrados y Eliminados

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo guia de administracion de quimioterapia endovenosa

X

X

X

X

X

SIG

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.28 HOSPITALIZACIÓN HOJA No

4 DE 4

FECHA:

04/03/2014

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: HOSPITALIZACIÓN 8.28

REPOSITORIO CODIGO

TIFF 24

REGISTROS

SIG

Censo diario

ARCHIVO DE GESTION

DE

DF

SIG

RETENCION EN AÑOS

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PDF

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

XLSX DOC X

1

X

X

Control de entrega de resultados a pacientes/familiar

X

1

X

X

Control diario de carro de paro Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores

X

1

X

X

X

X

1

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

Autoreporte de complicaciones y mortalidad Relacion atencion equipos de respuesta rapida- codigo azul Registro de paciente que egresa para hospitalización en casa (Home Care)

X

5 1

X

1

X

X

1

X

X

Control de Guardianes

X

1

X

X

Control de Bombas Braum Capacitaciones

X X

1

X

X

X

X

Registro de mortalidad hospitalizacion

1

X

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Nombre y Firma Jefe de Hospitalización Torre A

Nombre y Firma Jefe de Hospitalización Torre B

Fecha:

Fecha:

_______________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

_______________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha: CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: HOSPITALIZACIÓN TORRE A Y B 8.28 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF PDF

24

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

DISPOSICIÓN FINAL

ARCHIVO CENTRAL

CT

S

D

ACCESO

E

C

X

P

PROCEDIMIENTOS

XLSX DOC

REGISTROS Entrega de turno Jefe Enfermera

X

1

X

Entrega de turno Auxiliar de Enfermeria

X

1

X

Documentación que se conserva durante la gestión (Mes a Mes).

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Jefe de Hospitalización Torre A

Nombre y Firma Jefe de Hospitalización Torre B

Fecha:

Fecha:

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo

Fecha:

Fecha: CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

SIG SIG

Instructivo guía plan de cuidados de enfermería para paciente hospitalizado

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Instructivo guía realización de registros en enfermería Instructivo guía traslado de paciente hospitalizado a cirugía Instructivo guía cuidados de enfermería en post quirúrgico hospitalizado Instructivo guía ingreso de paciente a hospitalización Instructivo guía egreso de paciente hospitalizado Instructivo guía realización de registros en enfermería Instructivo guia traccion pelvica Instructivo guia traccion cervical con jaquima Instructivo guía para la toma de peso y talla en el paciente hospitalizado Instructivo guía aplicacion de escala riesgo de caida de pacientes Instructivo guía para transporte de pacientes intrainstitucional a examenes diagnosticos y/o terapeuticos Instructivo guía equipos de respuesta rapida- err en hospitalización Preparación y administración de hierro parenteral Modo de uso del desfibrilador burdick instructivo

SIG SIG SIG SIG

DOCUMENTOS EXTERNOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

ENCUESTAS

Encuesta de satisfacción

METODOLOGIAS

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Listado de medicamentos de alto riesgo 7 Metas internacionales seguridad del paciente 8 Correctos de enfermeria 4 Acuerdos Intrucciones Basicas para operación bom. Infusión Manual de Usuario radio portatil PRO Instrucciones de uso Succionador de vacio Manual de operación de electrocardiografo Manual de Usuario Pulsioxímetro 3800 Manual de Operación Monitor de Signos vitales Manual de Operación Electrocardiografo Monitor de pacientes C3 Philips - Instrucciones de uso Acuerdo -228-2002 Formato sugerencias e inquietudes

SIG SIG SIG SIG

PROCEDIMIENTO

Instructivo guía de entrega y recibo de paciente entre hospitalización, uci, ucin, rn Instructivo guía plan de cuidados de enfermería para evitar caída de pacientes en hospitalización Instructivo guía biopsia de medula ósea

SIG

INSTRUCTIVOS

TIPOS Guia para entrega de habitación Protocolo de estimulación temprana Procedimiento para drenaje postural Protocolo de sistemas de oxigeno Protocolo de manejo de fracturas Protocolo de fisioterapia en pacientes con inmovilización prolongada Reporte de exámenes paraclínicos para evolución en historia clínica Instructivo para instalar tracción cutanea Instructivo guía dietas hospitalarias Instructivo guía entrega y recibo de turno en hospitalización

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio . se diligencia a diario y se elimina Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DIRECTORIO HOJA DE GASTOS

FOLLETOS FOLLETOS CTC

GUIAS-FICHAS

TIPOS

PROCEDIMIENTO

Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Programa 5S Joint Commission International Directorio CMI Documentación de apoyo Directorio de especialistas Hoja de Gastos

Documento de apoyo a la gestion administrativa de todos los procesos, donde se describe los insumos o elementos consumidos en el proceso de atencion de cada usuario.

Derechos y deberes del paciente 11 pasos para ayudar a tener un cuidado medico mas seguro La risa es salud y vida Como Reaccionar en Caso de Emergencia y Evacuación Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS Guias Clinicas Fichas Epidemiologicas

Documentos de carácter informativo. Documento de apoyo a la gestión. Documentos de Carácter Informativo

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.29 UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 5 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO 8.29 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.3

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

PDF XLSX DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

Acta de reunión

X

O3 03.1

1

X

X

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO

X

1

X

X

X

1

X

X

Comunicado Memorando 03.2 11 11.4

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

COMUNICADO NORMATIVO Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI

5

Transferencia Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas / procedimientos / tratamientos médicos Consentimiento informado para la practica de intervenciones quirurgicas y/o procedimientos especiales paciente testigo de jehova Modelo de consentimiento informado para realizar la prueba presuntativa o diagnostica de VIH Constancia del paciente sobre terminacion de la relacion medico-paciente y retiro voluntario del centro medico imbanaco

X

Consentimiento informado sobre instauracion del protocolo de prevencion de caidas

X

Consentimiento informado transfusión sanguinea

X

Consentimiento informado VIH

X

X

X

X

X X X X

Atencion Medica-Consentimiento medico Atención médica-Ingreso

X

Atención médica-Analisis Ingreso

X

Atención médica-Interconsultas

X

Atención médica-Ordenes de medicamentos-Generales

X

Atención médica-Evolución

X

Atención médica-Traslado

X

Atención médica-Egreso

X

Atención médica-Epicrisis

X

Atención-Egreso RTC

X

Atención médica-Nota Aclaratoria

X

Atención-Egreso RTR Atención enfermeria-Signos vitales

X

Atención enfermeria-Valoración Neurologica y Glasgow

15

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

X

X X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.29 UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO HOJA No FECHA: VERSION:

2 DE 5 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO 8.29 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF 11 11.4

SIG

5

15

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

X

X

X

P

PDF XLSX DOC

HISTORIA CLINICA CMI Atención enfermeria-Glucometria

X

Atención enfermeria-Control de medicamentos aplicados

X

Atención enfermeria-Control diario de liquidos

X

Atención enfermeria-Control de Hemovac

X X X

Atención enfermeria-Nota egreso enfermeria

X

Atención enfermeria-Verificaciones enfermeria

X

Atención enfermeria-Nota Aclaratoria

X

Atencion enfermeria-Plan Cuidados

X

Atención Terapeuta-Nota de Terapeuta

X

Atención Terapeuta-Terapia Respiratoria Otra especialidad

X

Registro administrativo

X

Analgesia epidural y endovenosa

X

Epicrisis hospitalizacion

X

Control de drogas

X

X

Control de liquidos administrados y eliminados en 24 horas

SIG

ARCHIVO CENTRAL

HISTORIA CLINICA

Atención enfermeria-Control de dispositivos invasivos Atención enfermeria-Nota de Enfermeria

SIG

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

X

Control de entrega de globulos rojos y / o hemoderivados servicio de transfusion

X

Control de laboratorio

X

Control de entrega de pacientes entre servicios

X

Formato de seguimiento de la transfusión

X

Formato entrega de medicamentos para paciente con manejo en casa Solicitud de reserva de globulos rojos

X

Seguridad del paciente (alergias) Reaccion transfusional

X

Kardex de enfermeria Control de Cultivos Evaluación factor de riesgo: neumonia nosocomial-evaluacion diaria de factor de riesgo para neumonia nosocomial

X X

Seguimiento clínico paciente crítico uci

X

Seguimiento y control de hemoderivados

X

Registro de nutrición parenteral

X

Seguimiento del estado de la piel en el paciente hospitalizado

X

Lista de chequeo Entrega de Paciente a procedimiento desde UCI

X

Medicamentos de Control Fraccionado

X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

X X

X

Intervencion farmacéutica

X

Imágenes de procedimientos

X

Cuidado de Heridas

X

Control de Medicamentos

X

Cuidado de Fístula Resultado de Examen de Laboratorio

X X

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.29 UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO HOJA No

3 DE 5

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO 8.29 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

11 11.3

RETENCION EN AÑOS

5

15

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

ACCESO

D

E

C

X

X

X

P

PROCEDIMIENTOS

HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Reacción Adversa

X

Evaluación de la calidad de la historia clinica

X

Control Infecciones -Epidemiología

X

Control de pertenencias del paciente en UCI

X

SIG 13

Traslado a otra Institución desde UCI INFORMES

X

13.4

INFORMES DE GESTIÓN

X

Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso Informe de complicaciones y eventos adversos Informe de mortalidad Estadistica de ingresos de pacientes Informe financiero del servicio Informe de disponibilidad de equipos Horas de mantenimiento de equipos Evaluacion de guias clinicas Informe de calidad de historia clinica Informe tablas de capacidad instalada con pocision del mercado Informe composicion del mercado por tipo de cliente Relacion de pacientes según criterio de estancia Consolidado de adherencia a consentimiento informado de medicos que ingresan pacientes Consolidado de adherencia a consentimiento informado medicos del servicio uci

X X X X X X

Consolidado seguimiento de factores de riesgo Consolidado satisfacción del cliente Numero de quejas - Sugerencias - Felitaciones Encuesta de satisfaccion relacionado con derechos y deberes Resultado de encuesta de calificación de atención del servicio por especialidades

Tablas de ausentismo laboral Adhrencia a la higiene de manos Adhrencia durante los momentos en la higiene de manos Indicadores de fisioterapia Informacion de llamados para atender codigo azul Indicador numero de horas por ventilador utilizado Lista verificación programa 5 S Listado de turnos y novedades del servicio Seguimiento al informe medico a la visitas de pacientes en uci Reporte de Codigos Azul Tabla de evaluacion de tiempos de interconsultas Tabla de vigilancia de dispositvos invasivos Tabla de procedimientos invasivos y fallas presentadas

5

X

X

X X X X X X X X X X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

X X X X X X

Seguimiento al registro en historia clinica de informacion suministrada al ingreso

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

X

SIG

SIG

ARCHIVO CENTRAL

PDF XLSX DOC

Nota Auditoria

SIG

ARCHIVO DE GESTION

X X X X X X X X X X X X X X

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.29 UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO HOJA No FECHA: VERSION:

4 DE 5 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO 8.29 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF

SIG SIG

LISTAS DE CHEQUEO Lista de Chequeo para la Administración de Medicamentos con Base en los Ocho Correctos Lista de Chequeo Control de la entrega y/o desecho de medicamentos de control especial para la atención de pacientes

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

S

D

E

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

TIFF 17

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

CT

C

P

PDF XLSX DOC

SIG

Lista de Chequeo Gestión del Riesgo

X

X

X

X

X

SIG

Lista de Chequeo de Paso de Sonda Naso-Duodeno-Yeyunal

X

X

X

X

X

SIG

Lista de Chequeo Para la Administración de Hemoderivados

X

X

X

X

X

SIG

Lista de Chequeo para Procedimiento para Venopunción

X

X

X

X

X

SIG 24

Lista de Chequeo Adherencia a la Higiene de Manos REGISTROS

X

X

X

X

X

SIG

Guia de supervición Personal de Enfermeria

X

1

X

X

SIG

Solicitud de Insumos

X

5

X

X

SIG

Devolución de medicamentos e insumos

SIG

Control de ventilador

SIG

Registro de evento adverso

X X

SIG

Inventario medicamentos UCI por cubiculos

X

Control diario de carro de paro Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores SIG

Inventario fisioterapia

25

CAPACITACIONES

X X

5

X

X

1

X

X

X

5

X

X

X

1

X

X

X

X

1

X

X

X

X

1

X

X

X

X

1

X

X

X

X

Registro de Entrenamiento Secretaria Clinica

X

X

SIG

Registro de Entrenamiento Enfermero Jefe I

1 1

X

X

X

X

SIG

Resgistro de Entrenamiento Auxiliar de Enfermería

X

1

X

X

SIG

Resgistro de Entrenamiento Fisioterapeuta

X

1

X

X

SIG

Resgistro de Entrenamiento Mensajero

X

X

X

SIG

Evaluacion de competencia sonda vesical

X

1 1

X

X

SIG

Evaluacion de competencia colocacion de SNY

X

1

X

X

SIG

Evaluacion de competencia Retiro de introductor femoral

X

1

X

X

SIG

Evaluacion de competencia Nota de enfermería

X

X

SIG

Evaluacion de competencia Administracion de Medicamentos

X

1 1

X X

X

SIG

Evaluacion de competencia Administracion de Liquidos parenterales

X

1

X

X

SIG

Evaluacion de competencia Venopuncion

X

1

X

X

SIG

Evaluacion de competencia comunicación

X

X

X

SIG

Evaluacion de competencia prevencion neumonia Evaluacion de Competencia Succión de secreciones

X

1 1

X

X

X

1

X

X

SIG

SIG

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

Los documentos fisico y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.29 UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO HOJA No FECHA: VERSION:

5 DE 5 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO 8.29

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Unidad de Cuidado Intensivo Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO 8.29 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF PDF

24

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

ACCESO

D

E

C

P

X

X

X

X

X

X X

PROCEDIMIENTOS

XLSX DOC

REGISTROS

SIG

Asignación auxiliares de enfermeria

X

1

X

SIG

Asignación enfermeros

X

1

X

SIG

Asignación fisioterapeutas

X

1

X

SIG

Entrega de turno enfermeros jefes

X

1

X

SIG

Entrega de cubiculos desinfectados

X

1

SIG

Revisión mensual carro de paro

X

2

X

X

SIG

Control de dispositivos invasivos

X

1

X

X

SIG

Entrega de Turno Fisioterapeutas UCI A

X

1

X

X

SIG

Inventario de mediamentos por habitación

X

1

X

X

SIG

Seguimiento a cambios de Posicion en paciente critico

X

1

X

X

Documentación que se conserva durante la gestión.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Jefe de Cuidados Intensivo

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo

Fecha:

Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C =

Confidencial

P = Público

______________________________________________________________

DF =

Documento Físico

Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

DE =

Documento Electrónico

Fecha:

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

TIPOS

SIG

Reglamento de la Unidad de Cuidados Intensivos. Instructivo guía paciente donador de órganos Instructivo guia de enfermeria para evitar incidentes clinicos en el paciente critico Instructivo guía medidas de confort en el paciente critico y tips de seguridad Instructivo guía accesos vasculares perifericos y arteriales Instructivo guía manejo del paciente con abdomen abierto (Curación) Instructivo guía manejo de balón de contrapulsación intraortico Instructivo guía medición de la presión intra-abdominal por método intravesical Instructivo guía lavado abdominal en cuidados intensivos (Quirurgico) Instructivo guía traslado de pacientes criticos Instructivo guía monitoria hemodinamica con catéter arteria pulmonar Instructivo guía manejo de ventriculostomia Instructivo guía nutrición enteral Instructivo guía manejo de secreciones en paciente intubado Instructivo guía decanulación de introductores femorales Instructivo guía de limpieza y cuidados de traqueostomia Instructivo guía para extubación Instructivo guía de medición de la presión del neumotaponador Instructivo guía para preparación de multivitaminas Instructivo guía punción lumbar Instructivo guía para succión de secreciones con sistema cerrado Instructivo guía de toracentesis Instructivo guía para oxigeno-terapia en UCI-UCIN Instructivo guía inserción y manejo de catéter venoso central Instructivo guía para inserción de catéter femoral para diálisis Instructivo guía inserción de catéter en arteria pulmonar Instructivo guía paracentesis Instructivo guía de fisioterapia en UCI-UCIN Instructivo guía atelectasia en postopertorio de cirugía cardiovascular y tórax (Prevención) Instructivo guía para monitorización de capnografía Instructivo guía para canalización y manejo de linea arterial Instructivo guía inserción de tubo de tórax Instructivo guía lavado de cavidad bucal Instructivo guía ventilación mecánica no invasiva (VNI) Instructivo guía prevención de neumonía asociada a ventilación mecánica Instructivo guía reclutamiento alveolar paciente con respiración espontanea Instructivo guía procedimiento para aplicar hemoderivados Instructivo guía manejo de analgesia epidural Instructivo guía alimentación parenteral Instructivo guía información a familiares Proceso en la Unidad de Cuidados Intensivos e Intermedios Procedimiemto Atención Integral Paciente en U.C.I. - UCIN Adultos Instructivo guía manejo del paciente con infarto agudo de miocardio Instructivo Manejo de carro de paro en UCI Adultos Instructivo guía para administración de líquidos parenterales Instructivo guia para administracion de medicamentos Instructivo guia para control de glucometria Instructivo guía para control de liquidos administrados y eliminados Instructivo guia para control horario por enfermería Instructivo guia para cuidado de ostomías Instructivo guía para cuidados de paciente con marcapaso transitorio Instructivo Guia para Cumplimiento de Ordenes Verbales Instructivo guía para manejo de heridas por Enfermería Instructivo guía para paso de sonda nasoyeyunal Instructivo guia para prevencion de flebitis Instructivo guía para prevención del delirium Instructivo guia para procedimiento quirurgico en sala virtual Instructivo guía para traslado de paciente crítico a cirugía Instructivo guia cateterismo vesical - Insercion y cuidados generales Instructivo guía protocolo de atencion en UCI del paciente alergico Instructivo guia de formatos listas de chequeo Instructivo guia recibo y entrega de turno UCI-A Instructivo para la protección de las pertenciencias del paciente UCI-A Instructivo cuidados del paciente postquirurgico de resección de tumores complejos y de base de craneo Instructivo guia para prevencion de ulceras por presión Instructivo guia movilización de pacientes criticos Monitoria de medicamentos de alto riesgo por bomba de infusión

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

GUIAS

PROTOCOLO

DOCUMENTOS EXTERNOS

LISTAS DE CHEQUEO

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Guia del visitante uci Guia del visitante ucin Guia extubación Guia inserción de sonda vesical Guia para canalización de línea arterial Guia para colocación catéter venoso central Guia para la administración de hemoderivados Guia para la administración de medicamentos con base en los 8 correctos Guia procedimiento donación de organos Guia supervisión auxiliar de enfermería Guia supervisión gestión de fisioterapia Guia ventilación mecanica no invasiva Norma de utilización equipos de protección individual Protocolo ingreso paciente UCI Protocolo ingreso paciente UCIN Protocolo ingreso kit post quirurgico Cirugia Cardiovascular Protocolo Sonda Vesical Protocolo Cateter Venoso Central UCI-A Protocolo Gastroyeyunostomia Protocolo Puncion Lumbar Protocolo Tubo a Torax Protocolo Traqueostomia Protocolo Swan Ganz Protocolo Linea Arterial Protocolo Cateter Mahurkar Protocolo de Medicion De Presion Intraabdominal Protocolo Ventriculostomia Protocolo Toracentesis y Duan Pig Protocolo Colocacion Marcapaso Transvenoso Protocolo Fibrobroncoscopia Protocolo Colocacion de SNY Acuerdo Número 72 Manual de Operación Respirador TAEMA OSIRIS Manual de Oper. de Sistema de comunicación Cont. Manual de Operación Ventilador BEAR 1000 Instructivo Bear Graphic Display Manual de inst. y serv. Viridia Inf. Center Guia de Conceptos monitoring system Guia de rapida de referencia omnicar monit. System Guia de servicio HP omni care component monitoring Manual de usuario Bombas Baxter Guia de utilización Transductor Guia de usuario Desfibrilador code master XL Guia de usuario Centro de información Viridia Procedimiento de Lavado broncoalvear Lista de chequeo cateter central Lista de chequeo cateter mahurka Lista de chequeo decanulación introductores femorales Lista de chequeo gastroyeyunostomia Lista de chequeo inducción en sistemas Lista de chequeo sala virtual quirurgica Lista de chequeo linea arterial Lista de chequeo marcapaso Lista de chequeo medición de la presión intrabdominal Lista de chequeo para pacientes cirugía cardiovascular Lista de chequeo punción lumbar Lista de chequeo revista de enfermería Lista de chequeo sonda vesical Lista de chequeo swan ganz Lista de chequeo toracentesis Lista de chequeo tubo de tórax Lista de Chequeo Para Cuidado de la Gastroyeyunostomia Endoscópica Percutánea Lista de Chequeo Para la Prevención de Infecciones por Catéteres Lista de Chequeo Para la Prevención de Infecciones Urinarias Asociadas a Cateterismo Vesical Lista de Chequeo Para la Prevención de Zonas de Presión UCI Lista de Chequeo Para la Prevención de Neumonía Asociada a Ventilación Mecánica Lista de Chequeo Rehabilitación Cardiaca Fase I Lista de Chequeo Verificación de Medidas Preventivas en Flebitis Lista de Chequeo Verificación de Medidas Preventivas Para el Paciente Alérgico Lista de Chequeo para Donación de Órganos Lista de Chequeo de Medidas Para Cumplir Órdenes Verbales Lista de chequeo intubacion Lista de chequeo Secretaria Clínica UCIA

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

LISTAS DE CHEQUEO

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TARJETAS DIRECTORIOS

TIPOS PROCEDIMIENTO Lista de mezclas y goteos Estandarizados Lista de chequeo Ventilacion Mecanica NO Invasiva Lista Chequeo Colocacion de Cateter de Arteria Pulmonar Lista de Chequeo para Manejo de Abdomen Abierto Lista Chequeo para Manejo de Balon de Contrapulsacion Lista de Chequeo para Toracostomia Lista de Chequeo para paracentesis Lista de Chequeo Cuidados De Ostomias Lista de Chequeo Succion de pacientes con sonda de succión cerrada Lista de Chequeo Manejo de Secresiones en paciente intubado Lista de Chequeo Control de Liquidos Administrados y Eliminados Lista de Chequeo Lavado de Cavidad Bucal Documento de apoyo a la gestión. Lista de Chequeo Prevención de Neumonia Nosocomial Lista de Chequeo Medicion de Presion del Neumotaponador Lista de Chequeo Movilizacion de pacientes UCI-UCIN Lista de Chequeo Administracion de medicamentos de via respiratoria en UCI Lista de chequeo Verificacion del sistema de oxigeno instalado Lista de chequeo instalacion de capnografia Lista de Chequeo Registro para estadistica de extubación Lista de Chequeo Recepcion en uci de pacientes con procedimiento cardiovascular Lista de chequeo cuando paciente fallece Tarjetas de reporte de fallas Directorio CMI Sugerencias e inquietudes

ENCUESTAS Encuesta de satisfacción

METODOLOGIAS

HOJA DE GASTOS FOLLETOS CTC CARNET APLICATIVOS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud Programa 5S Joint Commission International

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

Hoja de Gastos

Documento de apoyo a la gestion administrativa de todos los procesos, donde se describe los insumos o elementos consumidos en el proceso de atencion de cada usuario.

Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Derechos y deberes del paciente Cartel de prevencion de caidas Justificación de procedimientos , medicamentos o insumos no POS Carné de alergias Apache

Documento de apoyo a la gestión.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.30 UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PEDIATRICO - RECIEN NACIDOS HOJA No FECHA: VERSION:

1 DE 4 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PEDIATRICO - RECIEN NACIDOS 8.30 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF O1 01.3

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

P

PDF XLSX DOC

ACTAS ACTAS DE REUNION DE PROCESOS

X

12

X

X

En el software Daruma Salud a través del módulo de Actas se conservara la información, el documento Registro de Asistencia el cual se origina en físico se digitalizara para vincular junto al acta, para el caso de capacitaciones el documento se conservara físico 1 año en el archivo de gestión, finalizado este tiempo se utilizara actividades de digitalización para conservar la información en formato electrónico PDF por 5 años más en el archivo de gestión.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Acta de reunión X O3 03.1

03.2 11 11.4

Registro de asistencia COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADO INFORMATIVO Comunicado Memorando COMUNICADO NORMATIVO Comunicado HISTORIA CLINICA HISTORIA CLINICA CMI Transferencia Consentimiento informado para intervenciones quirúrgicas/procedimientos/tratamientos médicos Modelo de consentimiento informado para realizar la prueba presuntativa o diagnostica de VIH

1

X

X

X

1

X

X

X

1

X

X

5

15

X

X

X

X X X

Seguimiento clinico del paciente UCIP - RN

X

Instructivo guia para la prevención de úlceras de presión en la UCI neonatal y Pediatrica

X

Tarjeta Medicación a la vista

X

Control de Liquidos administrados y eliminados en 24 horas Consentimiento de transfunsión

X

Solicitud de reserva de sangre

X

Control de Entrega de Globulos de Rojos y/o Hemoderivados

X

Formato de Seguimiento de la Transfusión

X

Registro de Evolución Paraclinica

X

Plan cuidados

X

Guia para la recepción de pacientes Postquirurgicos de cardiopatias

X

Kardex de enfermeria Lista de chequeo para la educacion de padres durante la estancia en la UCI pediatrica del CMI

X

Criterio para evaluar el alto riesgo de caida de paciente

X

Prevención de riesgo de caida

X

Control de peso,perimetro cefalico y talla para rnpt menores de 1.500 gramos

X

Lista de chequeo aplicada al ingreso del paciente pediatrico a ucip

X

Lista de chequeo aplicada al egreso del paciente en uci pediatrica

X

Formato entrega medicamentos de alto costo Tarjeta de Liquidos

X X

X

X

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.30 UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PEDIATRICO - RECIEN NACIDOS HOJA No FECHA: VERSION:

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SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PEDIATRICO - RECIEN NACIDOS 8.30 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF 11 11.4

5

15

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO PROCEDIMIENTOS

CT

S

D

E

C

X

X

X

P

PDF XLSX DOC

HISTORIA CLINICA CMI Recetario oficial

X

Control de Cultivos

X

Unidad de cuidados intensivo neonatal y pediatrico vigilancia de dispositivo invasivo Control de eritropoyetina-anfotericina Control de anfotericina Registro de terapia de reemplazo renal /dialisis peritoneal Registro de visitas Registro para estadistica de extubación Instructivo seguimiento de cateter central

X X X X X X

Hoja de control cambio de posicion en cama y de pulsoximetro

X

Lista de chequeo ventilador de alta frecuencia

X

Formato entrega de medicamento para paciente con manejo en casa

X

Formula medica Evaluación factor de riesgo: neumonia nosocomial-evaluacion diaria de factor de riesgo para neumonia nosocomial

X X

Valoracion Riesgo de Zonas de Presion UCI RN

SIG

Control Suministro Oxigeno

SIG

Control Suministro Oxido Nítrico

13.4

ARCHIVO CENTRAL

HISTORIA CLINICA

SIG

13

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

Atencion Medica-Consentimiento medico

X

Atencion Medica-Ingreso

X

Atencion Medica-Signo Vital

X

Atencion Medica-Evolución

X

Atencion Medica-Egreso

X

Atencion Medica-Nota Aclaratoria

X

Procedimiento Enfermeria-Signo Vital

X

Procedimiento Enfermeria-Glucometria

X

Procedimiento Enfermeria-Plan Cuidado

X

Procedimiento Enfermeria-Control de Liquido

X

Procedimiento Enfermeria-Control de Medicamentos

X

Procedimiento Enfermeria-Nota de Enfermeria

X

Procedimiento Enfermeria-Nota Aclaratoria

X

Atencion Enfermeria-Nota Egreso Enfermeria

X

Atención Terapeuta-Nota de Terapeuta

X

Atención Terapeuta-Terapia Respiratoria

X

Registro Administrativo INFORMES

X

INFORMES DE GESTIÓN

X

Informe Registro de fallas Internas Registro de fallas Interprocesos Respuesta de fallas interproceso Informe de complicaciones y eventos adversos Informe de mortalidad

Resolución 1995 de 1999 para manejo de historia Clínica. Conservación total 20 años a partir de la última fecha de atención. Los documentos físicos se digitalizan en el aplicativo Docunet para ser integrados a la historia clínica electrónica (Siam), finalizado el proceso se conservan en carpeta de historia clínica.

5

X

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.30 UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PEDIATRICO - RECIEN NACIDOS HOJA No FECHA: VERSION:

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SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PEDIATRICO - RECIEN NACIDOS 8.30 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF

13 13.4

17 SIG SIG SIG SIG 24

DISPOSICIÓN FINAL CT

S

D

E

ACCESO C

P

X X

Lista de Chequeo Gestión del Riesgo

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Lista de Chequeo Adherencia a la Higiene de Manos Lista de Chequeo mejorando la experiencia del paciente Lista de Chequeo Control de la entrega y/o desecho de medicamentos de control especial para la atención de pacientes REGISTROS Relacion de historia clinica entregadas a Gestión Documental

X

5

X

X Los documentos que son generados en medio electrónico se administran bajo el aplicativo SIG DARUMA (Sistema Integrado de Gestión)

X

1

X

X

Inventario de equipos medicos

X

1

X

X

X

Inventario de carro de paro

X

1

X

X

X

Formato chequeo actividades diarias coordinacion clinica

X

1

X

Control salida de bebe

X

1

X

X

Control de Alquiler de Acido Nítrico

X

1

X

X

Control de temperatura y humeda relativa

X

1

Valor normal de tension arterial por edad

X X

X

X

X

2

X

X

5

X

X

X

X

Complicacion y mortalidad Uci Pediantrica

X

5

X

Relación apoyo ecomimico a pacientes

X

1

Medición de tiempo

X

1

Insumo de carro de paro pediatrico por año

X

1

X

Registro de verificación del funcionamiento de Desfibriladores

X

1

Traslado de paciente critico en Uci rn y Ucip

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1

X

X

X X

Vigilancia de dispositivos invasivos

X

1

X

X

Relacion de CTC enviados a auditoria medica

X

1

X

X

SIG

Seguimiento a responsabilidades del cargo/jfe maria sthela

X

1

X

Vigilancia procedimientos invasivos UCI-RN / jefe martin Registro revision diaria equipo biomedicos/ mantenimiento / enviar cada 6 meses a gestion doc para digitalizar Medicamento y dispositivos RN

X

1

X

X

X

1

X

X

X

X

SIG SIG SIG SIG SIG

X

Seguimiento al cumplimiento de la valoración preanestesica

X

Control de respuesta a solicitud de examenes ( Ecocardiogramas - Ecografias - Rayos Control Diario Bandeja de Reanimacion UCIP- RN Inventario Mensual de Bandeja de Reanimacion UCIP- RN Solicitud de Leches y/o Formulas al Lactario

1 X

Relación de Interconsultas/ asesoria en salud mental

X X X X

X

1

X X

X

1

X

1

X

X

X X X

X

1 1 1

X X

Documento en el cual el personal asistencial realiza el trazo de todos los paso a paso que se deben cumplir en la atención medica, garatizando una buena calidad. Finalizado mes, la documentación sera enviada a gestión documental para digitalizar y conservar en el aplicativo Docunet.

X

SIG

SIG

PROCEDIMIENTOS

PDF XLSX DOC

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Estadistica de ingresos de pacientes Seguimiento a Quejas y Sugerencias Lista verificación programa 5 S Estadistica mensual de elementos invasivos Estadistica fisioterapeutica LISTAS DE CHEQUEO

Registro de eventos adversos

SIG

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL

Los documentos fisicos y electronicos de esta serie evidencian el control que ejerce los grupos en sus actividades, transcurrido el tiempo de retención, se procede a eliminar el soporte ya que no cuenta con valor administrativo y legal para criterios de auditoria. Los documentos digitalizados se almacenaran por un periodo de 5 años adicionales en formato electrónico en el Archivo de cada oficina una vez cumplan con el tiempo estipulado en ésta Tabla de Retención.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 8.30 UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PEDIATRICO - RECIEN NACIDOS HOJA No FECHA: VERSION:

4 DE 4 28/01/2015 2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8.0 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PEDIATRICO - RECIEN NACIDOS 8.30

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Recien Nacidos Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Jefe Cuidado Intensivo Pediatrico Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo Fecha:

______________________________________________________________ Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección P = Público

C =

Confidencial

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

TABLA DOCUMENTOS CONSERVACIÓN EN MESES HOJA No

1 DE 1

FECHA:

28/01/2015

VERSION:

2

SECCIÓN: GERENCIA CLINICA 8 SUBSECCIÓN: UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PEDIATRICO - RECIEN NACIDOS 8.30 REPOSITORIO CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DE

DF TIFF PDF

24

REGISTROS Relacion de Equipos de terapia respiratoria uci pediatrica envida a central de esterilización

RETENCION EN AÑOS ARCHIVO DE GESTION

DISPOSICIÓN FINAL

ARCHIVO CENTRAL

CT

S

D

ACCESO

E

C

P

PROCEDIMIENTOS

XLSX DOC

X

1

X

X

Asignacion de turnos

X

1

X

X

Solicitud de permiso (personal)

X

1

X

X

Registro Cupo negado

X

1

X

X

SIG

Recibo y Entrega de Turno fin de semana Lactario

X

1

SIG

Entrega y Recibo de turno del personal de Terapia Respiratoria UCI RN Consolidado de seguimiento a historia clinica

X

1

X

X

X

1

X

X

Documentación la cual seconserva durante la gestión.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Jefe Recien Nacidos

Nombre y Firma Jefe Cuidado Intensivo Pediatrico

Fecha:

Fecha:

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Nombre y Firma Presidente Comité de Archivo

Nombre y Firma Secretario Comité de Archivo

Fecha:

Fecha:

CONVENCIONES: D = E =

Digitalización Eliminación

CT = Conservación total S = Selección

C =

Confidencial

P = Público

DF =

Documento Físico

DE =

Documento Electrónico

SIG =

Sistema Integrado de Gestión

SERIE: SUBSERIE:

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

SIG

INSTRUCTRIVO

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Instructivo Guia de Manejo de Cateter Venoso Central Instructivo Guia para Prevención de Infecciones por Cateter Instructivo Guia de Punción y Mantenimiento de Accesos Venosos Perifericos Instructivo Guia de Punción y Mantenimiento de Accesos Arteriales Perifericos Instructivo guia para la transfusión de hemocomponentes en la UCIP Instructivo Revista Medica Instructivo Guia para Disminuir el Riesgo de Zonas de Presión Instructivo Guia para Disminuir el Riesgo de Caida de Pacientes Hospitalizados en la UCIP Instructivo Guía Compatibilidad de Medicamentos Instructivo Guia Toma de Muestras de Laboratorio Instructivo Guia para la Inserción de Catéter de Tenkoff Instructivo Guia de Recibo y Entrega de Turno Instructivo Guia para la Exploración y Dreanaje de Mediastino por Mediastinotomia Instructivo Guia de Traslado de Pacientes Criticos Instructivo Guia de Enfermeria para el Cuidado y Mantenimiento de Catéter de Arteria Pulmonar Instructivo Guia de Nutrición Enteral Instructivo Guia de Inserción de Sonda Vesical y Toma de Urocultivo Instructivo Guia Cuidados de Enfermeria al Paciente con Marcapaso Transitorio Instructivo Guia de Dialisis Peritoneal Pediatrica Instructivo Guia de Toma de Signos Vitales Paciente Pediatrico Guia para la Prodilaxis Antimicrobiana en Cirugia Pediatrica Instructivo Guia Administración de Liquidos Endovenosos UCI Pediatrico Instructivo Guia de Infusiones Endovenosas de Medicamentos Guia de Valoración Integral del Paciente Pediatrico Guia Transporte de Pacientes con Soporte de Oxigeno Guia Protocolo de Inicio de ventilación Mecánica Invasiva Guia Protocolo de Inicio de ventilación Mecánica no Invasiva Guia Protocolo de Inicio de ventilación en Posición Prono Guia de Ventilación de Alta Frecuencia Guia Protocolo de Afecciones de via Aerea Superior e Inferior Guia de Reanimación del Paciente Pediatrico Guia Protocolo Cuidado de Traqueostomia Guia Protocolo de Succión Guia de Extubación Orotraqueal Guia Protocolo para la Utilización de Oxido Nitrico Guia de Lavado de Cavidad Bucal Guia Cambio de Latex Instructivo Guia de Protección de la Piel del Paciente con soporte de Oxigeno Ventilatorio Mecanico Protocolo de nutrición enteral en la UCI pediátrica Guía de inserción de Sonda Vesical y toma de Urocultivo en la UCI pediátrica Guía toma de muestras de Laboratorio en la UCI pediátrica Guía para la exploración y drenaje de mediastino por mediastinotomia Guía para la inserción de catéter tenckhoff Guía compatibilidad de medicamentos. Guía de transporte de pacientes con soporte de Oxigeno Protocolo Inicio de la ventilación mecánica no invasiva. Protocolo Manejo de afecciones de la vía aérea superior e inferior Guía de reanimación del paciente pediátrico Protocolo Cuidado de traqueostomía Técnica de succión. Protocolo de extubación Orotraqueal Guía de enfermeria monitoria hemodinámica con catéter arteria pulmonar en uci pediátrica. Guia de enfermeria cuidados de enfermeria al paciente con marcapaso transitorio Guia de enfermeria dialisis peritoneal pediatrica Guia de enfermeria toma de signos vitales paciente pediatrico uci Guía de Inicio de Ventilación Mecanica Invasiva Guía de Prevención de Infección por Cateter Instructivo para la Identificación del Paciente Recién Nacidos y/o Instructivo Guía para Uso de Oxido Nítrico en Pediatria Instructivo Guia para accesos vasculares , perifericos y arteriales en el recien nacido Instructivo cuidados catéter arteria pulmonar. Instructivo para el cumplimiento de órdenes verbales durante Código Azul Unidad de Cuidado Intensivo Pediátrica Inserción, Cuidado Y Mantenimiento De Catéter Percutáneo

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG

SIG

INSTRUCTIVO

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Instructivo manejo de carro de paro, lonchera de reanimacion y desfibrilador unidad de cuidado intensivo pediatrico Manejo De Dolor Unidad De Cuidado Intensivo Pediátrico Mantenimiento De Accesos Venosos Centrales Inmovilización De Tubo Orotraqueal En El Paciente Pediátrico Proceso Integral de Atención en UCI Pediátrica Instructivo para uso de Oxido Nitrico Instructivo Manejo de CPAP Instructivo micronebulización Instructivo Intubación Orotraqueal Instructivo Extubación Instructivo manejo de secreciones Instructivo manejo banadejas de reanimación Instructivo para aplicación de surfactante Instructivo Reanimación Neonatal Instructivo para limpieza y desinfección del equipo de broncoscopia Instructivo de lavado de cavidad bucal Instructivo de manejo de oximetria de pulso Instructivo Inmovilización de Tot en el Recien Nacido Instructivo Paciente en Ventilación Instructivo Paciente con Traqueostomia Instructivo suministro de leche materna con enfermedad infectocontagiosa Instructivo ingreso del neonato a UCI-RN Instructivo Alimentación Enteral Instructivo administración Parenteral Instructivo manejo del Recien Nacido Instructivo para el transporte del paciente Neonato Instructivo para Acolitar la realización de Punción lumbar Instructivo para Toma de Signos Vitales Instructivo para recibo y entrega de turno en la UCIRN Instructivo para Acolitar Procedimientos de Crioterapia Instructivo para manejo de información a familiares Instructivo para la Identificación del Paciente Neonato en Recién Nacidos Instructivo para cuidados de cateteres central umbilical Instructivo para manejo de la hiperbilirrubinemia Instructivo de Minima manupulación Instructivo seguimiento de pacientes prematuros Instructivo para preparación de medicamentos Instructivo para manejo de glucometrias Instructivo control de peso, talla y perimetro cefalico Instructivo manejo de formula estándar para calculo de dosis de inotropicos Instructivo para manejo de la seguridad de los recien nacidos Instructivo para el manejo de zonas de presión en el Recien Nacido Instructivo para Inserción y mantenimiento de cateteres Instructivo para el egreso del Recien Nacido Instructivo Guia para accesos perifericos y arterial Instructivo Guia riesgo de caida del Recien Nacido Instrutivo Guia Suministro de Leche Materna al Recien Nacido con Enfermedades Infectocontagiosas Guía para la Extubación del Recién Nacido. Guía para la Intubación Orotraqueal del recién nacido. Instructivo Guía para Ventilación mecanica en Recién Nacidos. Instructivo guía del manejo ventilatorio de pacientes recién nacidos con hipertensión pulmonar presente Guía para el Ingreso del Neonato a la Unidad de Cuidado Intensivos de RN Guía para el Egreso del paciente de la Unidad de Cuidado Intensivos de RN Protocolo cierre quirurgico de mediastino Instructivo guía alimentación enteral en el recién nacido Guía Alimentación Parenteral en el Recién Nacido Instructivo guía manejo del recién nacido Guía Administración del surfactante en el Recien Nacido Guía de Manejo de CPAP Nasofaringeo en el recién nacido Guía de Reanimación Neonatal Instructivo Guía para el Transporte de paciente Neonatal Instructivo guía ventilación mecanica en RN normal y con HPP. Guía para Punción Lumbar en el Recien Nacido Guía para Toma de Signos Vitales en el Recien Nacido Instructivo Guia para Recibo y Entrega de Turno en Recien Nacidos Guía para Procedimientos de Crioterapia en el Recien Nacido Instructivo para el Manejo de Información a Familiares

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

INSTRUCTIVOS SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

DOCUMENTOS EXTERNOS

TARJETAS

ENCUESTAS

METODOLOGIAS

SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG

TIPOS Instructivo Guía Inmovilización de Tubo Orotraqueal en el Recién Nacido Instructivo Guía Manejo del Paciente con Tubo a Torax Instructivo Guía de Cuidado de Catéteres Umbilicales Instructivo Guía para Manejo de la Hiperbilirrubinemia Instructivo Guía para Protocolo de Manipulación Mínima en el Recien Nacido Instructivo Guía Micronebulización en el recién nacido Instructivo Guía para Inserción, Cuidado y Mantenimiento de Catéteres Centrales Instructivo Guía para Seguimiento de pacientes Prematuros con Retinopatía ROP Instructivo guía para control de peso, talla y perímetro cefálico en el Recién Nacido Instructivo Guía para la Preparación de Medicamentos en Unidad de Recién Nacidos

PROCEDIMIENTO

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Instructivo Guía para accesos periféricos y arteriales en el Recién Nacido Instructivo para el manejo de glucometrias en paciente recién nacido con nutrición parenteral Proceso de Atención en la UCI RN Procedimiento Integral de Recién Nacidos Instructivo Guía para Uso de Oxido Nítrico en el Recién Nacidos Valor Juridico de las Historias Clinicas Manual de operaciòn de mesa de calor radiante Manual de operaciòn de bomba perfusora model AS40A Manual de oper. de incubadora Isolette Mo. C2000 Manual de uso Ventilador Mecanico model IV-200 Manual de Oper. Monitor Sig. Vit. Datascope passp. Manual de Operaciòn electrocardiografo Alfa 1000 Manual de Operaciòn Mesa de Calor Radiante V-3600 Manual de Instruciones FAXPHONE 11/21 Manual de Operaciòn Bomba Perfusora AS50 Manual de oper. de incubadora Isolette CE Manual de Operaciòn pulso Oximetro 515B Y 515C Manual de funcionamiento pesa Infant Scale Air Shields Manual de funcionamiento High Frequency Oscillatory Ventilator Manual de funcionamiento Model 515B Pulsi Oximetro Novametrix Manual de funcionamiento Humedificador Respitarorio Fischer @Paykel Manual de funcionamiento monitor de paciente Intellivue MP 20 MP 30 Manual de funcionamiento Incubadoras para neonatos Air Shields Isolette Modelo C400 Manual de funcionamiento Atom Infant Incubator V2100 Manual de funcionamiento Ice Maker Manual de funcionamiento ventilator 840 Manual de funcionamiento Incubadora Isolette Hill Room air shields Manual de funcionamiento 3100A High frequency Manual de funcionamiento Incubadora Atom Care Fusión Incu I Manual de funcionamiento Babytherm dragger medical Manual de funcionamiento Modelo Warm Touch 5300 A Manual de funcionamiento Capnografo Novametrix Manual de funcionamiento Incubadora Ohio Care Plus Manual de funcionamiento Monitor M3/M4 Philips Manula de funcionamiento perfusor Compact B. Braum Manual de funcionamiento Analizador de oxigeno VTI Tarjetas de agradecimiento Tajetas de fallas

Documentos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Documentación de apoyo

Encuesta de satisfacción

Documento para la medición del nivel de satisfacción de los clientes en referencia a la atención prestada. Una vez la información sea incorporada al aplicativo se considera su destruccion cada mes (teniendo como base la fecha de la generación) Para el caso en que las encuestas presenten sugerencias de peso , el servicio realizara el plan de acción necesario a su criterio .

Sipoc Cuadro de mando Integral Mapa de Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Accion Matriz Dofa Proyectos Manual de Calidad Politica Integral de Calidad, Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional Certificado de Acreditación en Salud Programa 5S

Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua

DOCUMENTOS DE APOYO CLASE

CODIGO

TIPOS Joint Commission International Formato de sugerencias e inquietudes

METODOLOGIAS HOJA DE GASTOS

Hoja de Gastos

FOLLETOS DIRECTORIO GUIAS-FICHAS SIG

Guia de cuidado en casa para niños con cirugia de corazón Derechos y deberes de los pacientes Como reaccionar en caso de Emergencia y Evacuación Directorio CMI Fichas Tecnicas Guias Clinicas Fichas Epidemiologicas Identificacion de Paciente UCI RN/ IDENTIFICACION EN CUBICULO

PROCEDIMIENTO Herramientas de gestion que proporcionan a cada oficina, metodologías para la mejora continua Documento de apoyo a la gestion administrativa de todos los procesos, donde se describe los insumos o elementos consumidos en el proceso de atencion de cada usuario. Documentos de Carácter Informativo

Documentos de Carácter Informativo